Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte

Vederi, scenarii si rapoarte

Puteti combina foile de calcul, vederile1 si scenariile2 n rapoarte ce pot fi apoi tiparite folosind programul de completare3 Report Manager. Din momentul adaugarii unui raport, acesta este salvat mpreuna cu dosarul de lucru, astfel nct puteti tipari raportul ulterior. De exemplu, daca aveti un scenariu Best Case, un scenariu Worst Case si doua vederi personalizate diferite - Summary si Details puteti crea un raport care va tipari scenariul Best Case cu vederea Details si un alt raport ce tipareste scenariul Worst Case cu vederea Summary.

Crearea si utilizarea vederilor

Puteti salva aspectul curent al unui dosar de lucru astfel nct sa nu mai modificati parametrii ori de cte ori vizualizati sau tipariti dosarul de lucru respectiv. Puteti salva parametrii diferiti ai vederii inclusiv liniile sau coloanele ascunse si parametrii de filtrare ca si parametrii de tiparire. Daca ascundeti o foaie de calcul nainte de a adauga o vedere, atunci Microsoft Excel va ascunde foia de calcul ori de cte ori afisati vederea respectiva. nainte de a crea o vedere, setati dosarul de lucru asa cum doriti sa apara atunci cnd va fi tiparit. Daca includeti parametrii de tiparire ntr-o vedere, atunci vederea va include fie zona curenta de tiparire definita pentru fiecare foaie de calcul fie ntregul dosar de lucru daca foaia de calcul nu are definita zona de tiparire.

Crearea unei vederi

Pentru a crea o vedere se procedeaza astfel: Se stabilesc parametrii foii de calcul active ce se vor salva n vederea ce se va adauga dosarului de lucru deschis. 2. Se selecteaza comanda Custom Views din meniul View. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Custom Views (vezi figura 1). 1.

Figura 1. Caseta de dialog Custom Views.

3.

Se executa clic pe butonul Add al dialogului Custom Views. Pe ecran se deschide caseta de dialog Add View (vezi figura 2).

Figura 2. Caseta de dialog Add View.

Vedere (view) Un set de parametrii de afisare si tiprire pe care l puteti denumi si aplica unui dosar de lucru. Puteti crea mai multe vederi pentru acelasi dosar de lucru, prin salvarea separat a fiecrei vederi. 2 Scenariu (scenario) Un set denumit de valori de intrare pe care l puteti substitui ntr-un model de dosar de lucru. 3 Program de completare (add-in program) Component care poate fi instalat pe sistemul de calcul pentru a aduga comenzi si functii n Microsoft Excel.

4. 5.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte In caseta Name a dialogului Add View, se introduce un nume pentru vederea ce se adauga. n zona Include in view a dialogului Add View, se stabilesc optiunile dorite astfel:
Se activeaza caseta de validare Print settings, daca se doreste ca n vedere sa salveze parametrii satbiliti pentru tiparire. Se activeaza caseta de validare Hidden rows, columns and filter settings, daca se doreste ca n vedere sa se salveze si parametrii stabiliti pentru filtre si liniile sau coloanele ascunse.

6.

Se executa clic pe butonul OK a casetei de dialog Add View pentru a o nchide si a reveni n foaia de calcul. Sugestie Deoarece Microsoft Excel listeaza n caseta de dialog Custom Views toate vederile dintr-un dosar de lucru, este indicat sa includeti numele foii active n numele unei vederi pentru a o face mai usor de identificat.

Afisarea unei vederi

1. Pentru a afisa una din vederile adaugate unui dosar de lucru se procedeaza astfel: Din meniul View se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Custom Views (vezi figura 3).

Figura 3. Caseta de dialog Custom Views avnd afisate mai multe vederi ale dosarului de lucru curent deschis.

2. 3.

n lista Views, se selecteaza numele vederii ce se va afisa. Se executa clic pe butonul Show. Pe ecran se va afisa vederea selectata, indiferent de foaia de calcul activa n momentul deschiderii casetei de dialog Custom Views.

Tiparirea unei vederi

Pentru a tipari o vedere se executa urmatoarele operatii: Se deschide meniul View si se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran apare caseta de dialog Custom Views. 2. In lista Views a dialogului (vezi figura 3), se selecteaza numele vederii ce se va tipari. 3. Se executa clic pe butonul Show al dialogului Custom Views. 4. Se executa clic pe butonul Print din bara instrumentelor Standard. Nota: Microsoft Excel salveaza n vedere zonele de tiparire definite anterior pentru fiecare foaie de calcul din dosarul de lucru. Daca una dintre foile dosarului nu are zona de tiparire, atunci Microsoft Excel tipareste ntregul dosar de lucru. 1.

Stergerea unei vederi

Pentru stergerea unei vederi se executa urmatoarele operatii: Se deschide meniul View si se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Custom View. 2. Se selecteaza, din lista Views (vezi figura 3), numele vederii ce se va sterge. 3. Se executa clic pe butonul Delete al casetei de dialog Custom Views. 1.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte

Crearea si utilizarea scenariilor

Scenariul este un set al valorilor utilizate pentru a evalua rezultatul unui model de foaie de calcul. Puteti crea si salva grupuri diferite ale valorilor de pe o foaie de calcul si apoi comuta pe oricare dintre aceste noi scenarii pentru a vedea diferitele rezultate. Spre exemplu, daca vreti sa creati un buget dar nu sunteti siguri asupra veniturilor dvs., puteti defini diferite valori pentru venituri si apoi sa comutati ntre scenarii pentru a executa o analiza de tipul ce-ar fi daca (what-if analysis4). In scenariul Worst Case, valoarea din celula B1 este $50,000, iar cea din celula B2 este $13,200. Scenariul Best Case schimba valorile din B1 la $150,000 si B2 la $26,000.

Crearea unui scenariu

1. Pentru a crea un scenariu se procedeaza astfel: Se deschide meniul Tools si se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Manager (vezi figura 4).

Figura 4. Caseta de dialog Scenario Manager.

2.

Se executa clic pe butonul Add al dialogului Scenario Manager. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Edit Scenario (vezi figura 5).
Butonul Collapse Dialog Box.

Figura 5. Caseta de dialog Edit Scenario.

3.

In caseta Scenario name a dialogului Edit Scenario, tastati un nume pentru scenariu.

Analiz de tipul ce-ar fi dac (what-if analysis) Un proces de modificare a valorilor din celule pentru a vedea cum afecteaz rezultatele formulelor de pe foaia de calcul.

4.

5. 6.

7.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte In caseta Changing cells a dialogului Edit Scenario, introduceti referintele celulelor pe care vreti sa le schimbati. Sau executati clic pe butonul Collapse Dialog Box pentru a reduce caseta de dialog la caseta Changing values, selectati celulele respective din foaia de calcul si apoi executati din nou clic pe butonul Collapse Dialog Box pentru a readuce caseta de dialog la dimensiunea normala. n zona Comment a dialogului Edit Scenario, introduceti, daca vreti, o scurta descriere a scenariului. n zona Protection, se selecteaza optiunile dorite. Selectarea casetei de validare Prevent changes sigura protejarea scenariilor mpotriva modificarii lor. Selectarea casetei de validare Hide determina ascunderea scenariilor. Se executa clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Values (vezi figura 6).

Figura 6. Caseta de dialog Scenario Values.

8.

n caseta de dialog Scenario Values, se introduc valorile dorite pentru celule ce se modifica. 9. Dupa introducerea valorilor, se executa clic pe butonul OK al dialogului Scenario Values pentru a se crea scenariul. Pe a crea si alte scenarii, se executa clic pe butonul Add al dialogului Scenario Values si se repeta operatiile prezentate n punctele de la 3 la 9 (apare din nou caseta de dialog Scenario Manager). 10. Cnd s-a terminar crearea scenariilor, se executa clic pe butonul Close din dialogul Scenario Manager.

Editarea unui scenariu

1. 2. 3. Pentru a edita un scenariu se procedeaza astfel: Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariul ce se va edita Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran va apare caseta de dialog Scenario Manager (vezi figura 4). n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager, se selecteaza scenariul ce se va edita si apoi se executa clic pe butonul Edit. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Edit Scenario (vezi figura 5). Se fac schimbarile dorite si apoi se executa clic pe butonul OK. Pe ecran va apare caseta de dialog Scenario Values (vezi figura 6). n caseta de dialog Scenario Values, se corecteaza valorile celulele ce se modifica. Pentru a salva modificarile facute n scenariul selectat, se executa clic pe butonul OK al casetei de dialog Scenario Values. Se revine n caseta de dialog Scenario Manager. Pentru a edita si alte scenarii se repeta operatiile de la punctul 3 la 6. Pentru a reveni la caseta de dialog Scenario Manager fara a modifica scenariul curent se executa clic pe butonul Cancel. Dupa terminarea editarii scenariilor se executa clic pe butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Scenario Manager si a reveni n foaia de calcul.

4. 5. 6.

7.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte

Prevenirea modificarii unui scenariu

Pentru a preveni modificarea unui scenariu de catre alte persoane executati urmatoarele operatii: 1. n meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Scenario Manager. 2. n lista Scenarios, se selecteaza un scenariu. 3. Se executa clic pe butonul Edit. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Edit Scenario. 4. Pentru a preveni ca alte persoane sa modifice scenariile dvs., selectati caseta de validare Prevent changes. Pentru a elimina un scenariu din lista Scenarios a casetei de dialog Scenario Manager, se selecteaza caseta de validare Hide. 5. Se executa clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenari Values. 6. n caseta de dailog Scenario Values, se executa clic pe butonul OK. n caseta de dialog Scenario Manager, care apare pe ecran, se executa clic pe butonul Close. 7. n meniul Tools, se indica comanda Protection si apoi se selecteaza optiunea Protect Sheet. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Protect Sheet (vezi figura 7).
Previne editarea continutului celulelor. Previne modificarea obiectelor. Previne editarea scenariilor. Poate contine o parola de acces.

Figura 7. Caseta de dialog Protect Sheet.

8.

Asigurati-va ca in caseta de dialog Protect Sheet este selectata caseta de validare Scenarios si apoi executati clic pe butonul OK, pentru a nchide caseta de dialog si a reveni n foaia de clacul.

Note Puteti adauga scenarii atunci cnd foaia de calcul este protejata, dar nu puteti edita sau sterge scenariile existente ct timp foaia de calcul este protejata, n afara cazului cnd deselectati caseta de validare Prevent changes din dialogul Edit Scenario. Puteti doar modifica valorile din celule foii de calcul, n afara cazului cnd celulele sunt blocate. Daca n foia de calcul ce contine scenarii protejate exista un scenariu cu caseta de validare Hide selectata, atunci scenariul respectiv nu este vizibil n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager.

Afisarea unui scenariu

Pentru a afisa unul din scenariile adaugate unui dosar de lucru se executa urmatoarele operatii: 1. Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariile pe care dorim sa le vizualizam. 2. n meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Scenario Manager (vezi figura 7). 3. n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager, se selecteaza scenariul pe care vrem sa-l vizualizam. 4. Se executa clic pe butonul Show din dialogul Scenario Manager. Pentru a vizualiza scenariul selectat, n unele cazuri este necesar fie sa mutam fereastra dialogului fie chiar sa o nchidem (executnd clic pe butonul Close). 5

5.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte Pentru a vizualiza un alt scenariu se repeta operatiile de la punctele 3 si 4 n cazul atunci cnd dialogul Scenario Manager este afisat sau de la punctele 2 la 4 cnd dialogul Scenario Manager este nchis.

Stergerea unui scenariu

1. 2. Pentru a sterge un scenariu se procedeaza astfel: Se decshide dosarul de lucru ce contine scenariul ce se va sterge. n meniul Tools se selecteaza comada Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de dailog Scenario Manager. 3. n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager se selecteaza scenariul ce se va sterge si apoi se executa clic pe butonul Delete.

Unirea scenariilor
Daca modelele analizelor ce-ar fi daca ale scenaiilor din diferite dosarede lucru sunt identice, atunci ele pot fi unite. Pentru a uni scenariile se executa urmatoarele operatii: 1. Se deschid toate dosarele de lucru ce contin scenarii ce vor fi unite. 2. Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Scenario Manager. 3. Se executa clic pe butonul Merge. Pe ecran va apare caseta de dialog Merge Scenarios (vezi figura 11).

Figura 8. Caseta de dialog Merge Scenarios.

4. 5.

n caseta Book, se selecteaza numele unui dosar de lucru. n lista Sheet, se executa clic pe numele foii de calcul ce contine scenariile ce vor fi unite. Toate celulele ce se modifica de pe foile de calcul sursa trebuie sa refere celule corespondente ce se modifica de pe foaia de calcul activa. Microsoft Excel copiaza toate scenariile de pe foil de clacul pe foaia de calcul activa.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte

Crearea si utilizarea rapoartelor

Combinarea vederilor si scenariilor ntr-un raport tiparit
Pentru a combina vederile si rapoartele ntr-un raport tiparit se procedeaza astfel: Se deschide dosarul de lucru ce contine vederilr si scenariile pe baza carora se va crea un raport pentru tiparit. 2. n meniul View se selecteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Report Manager (vezi figura 9). Nota: Daca comanda Report Manager nu apare n meniul View, se ncarca programul de completare Report Manager din Microsoft Excel. 1.

Figura 9. Caseta de dialog Report Manager.

3.

n dialogul Report Manager se executa clic pe butonul Add. Pe ecran va apare caseta de dialog Add Report (vezi figura 10).

Figura 10. Caseta de dialog Add Report.

4. 5. 6.

7.

n caseta Report Name a dialogului Add Report, se tasteaza un nume pentru raportul ce se va crea. n caseta Sheet a dialogului Add Report, se selecteaza foaia de calcul care va forma o sectiune a raportului. Daca foaia de calcul aleasa la punctul anterior contine vederi, atunci se activeaza caseta de validare View si din lista View, care se afiseaza executnd clic pe sageata de lnga caseta, se selecteaza vederea ce se va folosi pentru aceasta sectiune a raportului. Daca foaia de clacul aleasa la punctul 5 contine scenarii, atunci se activeaza caseta de validare Scenario, iar din lista Scenario, care se afiseaza executnd clic pe sageata de lnga caseta, se selecteaza scenariul ce se va utiliza aceasta prima sectiune a raportului. 7

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte 8. Pentru a adauga sectiunea creata n lista Sections in this Report, se executa clic pe butonul Add din caseta de dialog Add Report. 9. Pentru a adauga toate sectiunile dorite n raportul ce se creaza, se repeta operatiile de la punctele 5 la 8. Nota: Microsoft Excel tipareste sectiunile unui raport n ordinea n care ele sunt listate n caseta Sections in this Report. 10. Dupa crearea tuturor sectiunilor raportului, se executa clic pe butonul OK pentru a nchide acest dialog si a reveni n caseta de dialog Report Manager. 11. Daca se doreste crearea unui alt raport pentru dosarul de lucru deschis, se repeta operatiile descrise n acest algoritm, ncepnd cu punctul 3. 12. Pentru a nchide caseta de dialog Report Manager si a reveni n foaia de calcul se executa clic pe butonul Close.

Crearea unui raport rezumat al scenariilor

Pentru a crea un raport rezumat al scenariilor este necesar ca mai nti sa se creeze scenariile, daca nu sunt deja create. Crearea unui raport rezumat al scenariilor presupune executarea urmatoarelor operatii: 1. Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariile pentru care se doreste realizarea unui raport rezumat. 2. Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran va apare caseta de dialog Scenario Manager (vezi figura 11).
Datele unuia dintre scenariile adaugate.

Butonul Summary.

Figura 11. Caseta de dialog Scenario Manager avnd selectata un scenariu.

3. 4.

n caseta de dialog Scenario Manager se executa clic pe butonul Summary. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Scenario Summary (vezi figura 12). n caseta de dialog Scenario Summary se selecteaza optiunea Scenario summary sau Scenario PivotTable. Pentru exemplificare s-a selectat optiunea Scenario summary.

Figura 12. Caseta de dialog Scenario Summary.

5.

6.

n caseta Result cells a dialogului Scenario Summary, se introduc sau se selecteaza (folosind butonul Collapse Dialog Box al casetei de text Result cells) adresele celulelor care refera celule ale caror valori sunt schimbate de catre scenariile adaugate. n cazul adreselor multiple, acestea se vor separa prin virgule. Se executa clic pe butonul OK al casetei de dialog Scenario Summary. 8

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte Raportul rezumat generat se va afisa pe o foaie de calcul separata, a carei eticheta este Scenario Summary (vezi figura 13).

Figura 13. Raportul rezumat generat pentru scenariile adugate n dosarul de lucru.

Nota: Nu este obligatoriu sa existe celule cu rezultate pentru generarea unui raport rezumat al scenariilor. Ele sunt necesare doar ntr-un raport de tip Pivot Table al scenariilor.

Editarea unui raport creat cu Report Manager

1. 2. 3. 4. Pentru a edita un raport creat folosind Report Manager se executa urmatoarele operatii: Se deschide dosarul de lucru ce contine raportul de editat. n meniul View se selecteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Report Manager (vezi figura 9). n lista Reports a dialogului Report Manager, se selecteaza raportul ce se va edita si apoi se executa clic pe butonul Edit. Apare caseta de dialog Edit Report (vezi fig. 14). Pentru a adauga o noua sectiune n raport, n zona Section to Add se selecteaza foia de calcul, vederea si scenariul dorit si apoi se executa clic pe butonul Add al dialogului Edit Report. Pentru a sterge o sectiune, se selecteaza sectiunea din lista Sections in this Report si apoi se executa clic pe butonul Delete al dialogului Edit Report. Pentru a schimba ordinea sectiunilor, n lista Sections in this Report se selecteaza sectiunea ce se va muta si apoi se executa clic pe butonul Move Up sau Move Down. Se selecteaza caseta de validare Use Continuous Page Numbers pentru a numerota consecutiv paginile raportului (u separat pentru fiecare sectiune). Pentru a indica terminarea editarii raportului se executa clic pe butonul OK al dialogului. Se revine n caseta de dialog Report Manager. Pentru a nchide caseta de dialog Report Manager si a reveni n foaia de calcul se executa clic pe butonul Close.

5. 6.

Figura 14. Caseta de dialog Edit Report.

Microsoft Excel Vederi, scenarii si rapoarte

Tiparirea unui raport creat cu Report Manager

1. 2. 3. 4. 5. 6. Pentru a tipari un raport creat cu Report Manager se procedeaza astfel: Se deschide dosarul de lucru ce contine raportul ce se va tipari. Din meniul View se seleteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Report Manager. n lista Reports se selecteaza raportul ce se va tipari. Se executa clic pe butonul Print. Apare caseta de dialog Print (vezi figura 15). n caseta Copies, se tasteaza numarul copiilor ce se vor tipari. Pentru a lansa operatia de tiparire a Figura 15. Caseta de dialog Print. raportului se executa clic pe butonul OK.

10