Lucrare de laborator Nr4

Tema: Prelucrarea şi reprezentarea datelor cu ajutorul rapoartelor.

Scopul: Studierea tehnicilor de lucru şi obţinere deprinderilor practice pentru elaborarea

rapoartelor în SGBD ACCESS.

Un raport este o reprezentare a datelor afişată la monitor, imprimantă sau salvată într-un fişier.
În raport pot fi efectuate calcule, este posibilă gruparea şi sortarea datelor, obţinerea totalurilor şi a
subtotalurilor pentru grupuri de date create.
Înainte de a purcede la crearea unui raport este de dorit să vă fixaţi răspuns la următoarele întrebări:
 Care este scopul creării raportului?
 Ce informaţie şi din care tabele ale bazei de date va fi reprezentată în raport?
 Care va fi forma de reprezentare a datelor în raport?
 Va fi în raport o grupare de date?
Răspunsurile clare date la aceste întrebări vă vor permite să creaţi un raport corect care va îndestula
cerinţele dumneavoastră.
Răspunsul la prima întrebare va preciza scopul creării raportului. Răspunsul la a doua întrebare vă
permite să alegeţi corect un tabel sau o interogare pe baza cărei veţi crea raportrul. Răspunsul la cea
de-a treia întrebare vă permite să afişaţi raportul într-o forma mai clară şi sub un aspect mai plăcut.
Tot din acest răspuns va fi clar dacă datele vor fi grupate şi dacă va fi necesară calcularea
subtotalurilor pe grupuri de înregistrări şi a totalurilor generale.

O metodă simplă de creare a raportului.

În caz că este necesar să creaţi un raport ce afişează valorile tuturor înregistrărilor într-o coloană
(valorile fiind precedate de numele câmpurilor), veţi proceda în felul următor:
1. Deschideţi fereastra bazei de date.
2. Selectaţi sursa de date (un tabel sau o interogare) pentru care doriţi să obţineţi acest raport.
3. În meniul Insert selectaţi AutoReport.

După o perioadă scurtă pe monitor va fi afişat un raport cu caracteristicele descrise mai sus. Salvaţi
raportul obţinut.
Dacă doriţi să schimbaţi aspectul raportului vă deplasaţi pe pagina Report din fereastra Database şi
acţionaţi butonul Design. Va fi afişat regimul de proiectare a raportului. Puteţi în antetul raportului
să afişaţi denumirea lui, deasemenea îl puteţi formata pentru a-i îmbunătăţi aspectul (formatarea
raportului se face la fel ca şi formatarea formularelor).
Un raport similar puteţi să obţineţi şi în regimul de proiectare a raportului. Pentru aceasta:
În fereastra bazei de date activaţi pagina Report apoi:
1. Acţionaţi butonul New.
2. În fereastra NewReport selectaţi regimul DesignView.
3. Din lista derulantă selectaţi tabelul sau interogarea pe baza cărei doriţi să creaţi raportul şi
actionaţi Ok.
4. Dacă lista câmpurilor tabelului (interogării) nu este afişată acţionaţi butonul FieldList din bara
instrumentelor standard.

1
5. Efectuaţi dublu clic pe listă pentru a selecta toate câmpurile şi le trageţi în zona Detail a
ferestrei de proiectare.
6. Formataţi raportul obţinut şi salvaţi-l.

Crearea unui raport în regimul Report Wizard.

Crearea raportului în regimul Report Wizard o vom demonstra printr-un exemplu concret. După
cum s-a menţionat mai sus trebuie să ne fixăm răspunsuri la un şir de întrebări pentru a obţine un
raport corect.
1. Care este scopul creării raportului?
Obţinerea informaţiei pentru fiecare localitate în parte, despre modele comandate: Modelul, Preţul
de vânzare, Numărul de automobile comandate şi a valoarea tranzacţiei. Deasemenea pentru
pentru fiecare localitate să fie afişată suma banilor încasaţi de la vânzări.
2. Pentru crearea acestui raport în baza tabelelor “Registrul Clienţilor” şi “Catalog de
automobile” vom obţine o interogare ce va conţine următoarele câmpuri:
 Localitatea (Registrul Clienţilor)
 Model (Catalog de automobile)
 Preţul de vânzare
 Numărul de automobile
 Valoarea Tranzacţiei (Câmp calculat) =[Preţul de vânzare]*[Nr de auto]
3. În raport va fi o grupare de date după câmpul Localitate cu totalizări de tipul Sum pentru
câmpul calculat Valoarea Tranzacţiei.
4. Datele vor fi reprezentate sub formă de tabel cu coloanele:
Localitatea Model Preţul de vânzare Valoarea Tranzacţiei

Acum veţi purcede la crearea raportului. Pentru aceasta:

1. Obţineţi o interogare cu câmpurile fixate în punctul 2 şi salvaţi-o.
2. În fereastra Database acţionaţi pe Report, apoi butonul de comandă New.
3. În fereastra NewReport selectaţi opţiunea ReportWizard, în caseta derulantă selectaţi
interogarea creată pentru obţinerea raportului, apoi acţionaţi butonul de comandă Ok.
4. În fereastra ReportWizard din domeniul Available Fields treceţi câmpurile ce vor participa în
raport în domeniul Selected Fields şi acţionaţi butonul de comandă Next.
5. În fereastra apărută veţi fixa câmpul după care se va efectua gruparea informaţiei (transferaţi
câmpul Localitatea în domeniul din dreapta) şi acţionaţi Next.
6. La acest pas fixaţi câmpurile după care se va sorta informaţia în fiecare grupă (fixaţi sortatrea
după câmpul model). Acţionând butonul Summary Options veţi fixa totalurile care se vor afişa
pentru fiecare grup de înregistrări. Pentru câmpul Valoarea Tranzacţiei veţi fixa funcţia Sum
(Totalurile în ReportWizard se pot obţine numai pentru câmpurile numerice). După selectarea
opţiunilor de totalizare acţionaţi Ok, apoi butonul Next.
7. La acest pas fixaţi modul de afişare a datelor în raport şi orientarea pe pagină, apoi acţionaţi
butonul Next.
8. Fixaţi stilul de prezentare a raportului selectând unul din lista propusă, apoi Next.
9. Inseraţi denumirea raportului creat şi modul de vizualizare, apoi acţionaţi butonul Finish.

2
Raportul este creat. Cercetaţi raportul obţinut. Răsfoiţi paginile raportului şi luaţi aminte de
aranjarea informaţiei în raport. Treceţi în regimul de proiectare şi modificare a raportului
(DesignView) şi analizaţi structura raportului, pentru a înţelege cum se aranjează controalele.

Proiectarea rapoartelor în regimul DesignView.

Pentru deschiderea fereastrei de proiectare a rapoartelor vom urma: Database / Report / New /
DesignView.
O variantă a ferestrei de proiectare a raportului poate conţine următoarele domenii:
 Antetul raportului – este ataşat la începutul raportului
 Antetul de pagină – este situat la începutul fiecărei pagini şi după antetul raportului
 Antetul de grup – este situat înaintea primei însrieri din fiecaregrup de înregistrări
 Domeniul de date – reflectă fiecare înregistrare din raport
 Subsolul de grup – este situat după domeniul de date a ultimei înregistrări din fiecare grup
 Subsolul de pagină – este situat în partea de jos a fiecărui grup
 Subsolul raportului – este situat la sfârşitul raportului
Prezenţa domeniilor de mai sus nu este obligatorie în toate rapoartele. Vom deschide acele domenii
care ne sunt necesare pentru raportul concret.
Fie, că trebuie să proiectăm un raport, care va conţine următoarea informaţie:
Localitatea, Modelul, Numele, Prenumele, Data comenzii.
Informaţia urmând a fi afişată pentru fiecare localitate în parte cu totaluri, care ne-ar indica pentru
fiecare model în parte numărul de automobile comandate, apoi la sfârşit să fie indicat numărul total
de automobile comandate.
Pentru a realiza acest raport creaţi o cerere ce va conţine câmpurile:
Localitatea, Model, Nume, Prenume, Data comenzii şi salvaţi-o.
După aceasta:
1. În fereastra Database deschideţi pagina Report, acţionaţi butonul New, iar în fereastra New
Report selectaţi regimul DesignView şi selectaţi cererea pentru crearea raportului.
2. În meniul View activaţi PageHeader/Footer şi ReportHeader/Footer (antetul şi subsolul de
pagină şi raport).
3. În antetul raportului inseraţi o casetă, unde veţi scrie denumirea raportului, iar din meniul Insert
acţionând comanda Date and Time fixaţi data şi timpul creării acestui raport.
4. În subsolul de pagină fixaţi numerotarea paginilor (Meniul Insert comanda PageNumbers).
5. În antetul de pagină afişaţi în casete de tip Label denumirile coloanelor raportului:
Localitatea Modelul Numele Prenumele Data comenzii
Vom efectua gruparea după câmpurile Localitatea şi Model. Pentru aceasta în meniul View
acţionaţi comanda Sorting and Grouping. În fereastra deschisă fixaţi câmpurile Localitatea şi
Model, după care se va efectua gruparea şi opţiunile de sortare (ascending, descending). Tot aici
fixaţi proprietăţile grupurilor:
 Group Header – afişarea antetului de grup
 Group Footer – afişarea subsolului de grup
 Group On – opţiunile de grupare
 Group Interval – lungimea intervalului de grupare
 Keep Together – tipul aranjării informaţiei din grup
1. În antetul grupei Localitatea plasaţi controlul Localitatea. Eticheta o stergeţi.
2. În antetul grupei Model plasaţi controlul Model. Eticheta o ştergeţi.
3. În zona Detail plasaţi controalele legate

3
 Nume Prenume Data comenzii (fără etichete)
6. În subsolul grupei Localitatea plasaţi două controale în care introduceţi câmpuri calculabile:
=”Total pe”&[Localitatea]
=SUM([Numărul de auto])
În subsolul formularului plasaţi un control calculabil care va afişa totalul global. Scrieţi:
În etichetă - „Total pe ţară’
În control - =SUM([Numărul de auto]), care va afişa numărul de modele comandate.
7. Formataţi raportul (Formatarea se face la fel ca şi formatarea formularelor).

1. Numerotarea înregistrărilor în domeniul de date (Detail)

Pentru a numerota înregistrările din fiecare grup sau în cadrul întregului raportul procedaţi astfel:
Adăugaţi în domeniul de date un câmp nelegat.
1. Deschideţi fereastra pentru fixarea proprietăţilor acestui câmp.
Pe pagina Data în zona Control Sourse întroduceţi =1
Pe pagina Data în zona Running Sum fixaţi opţiunea dorită:
 Over Group – numerotarea în cadrul fiecărui grup
 Over All – numerotarea în cadrul întregului raport

Sarcini

1. Creaţi un raport într-o singură coloană folosind opţiunea AutoReport: Columnar. Vizualizaţi
raportul creat în regimul de proiectare. Fiţi atenţi la amplasarea domeniilor raportului şi a
controalelor(câmpurilor). Încercaţi să înţelegeţi cum se utilizează câmpurile caliulabile, care
afişează data elaborării raportului şi a informaţiei, ce ţine de pagina curentă şi numărului total de
pagini în raport. (pot fi amplasate în raport şi cu Insert Date and Time şi respectiv Insert Page
Numbers).
2. Creaţi acelaş raport folosind opţiunea DesignView.
3. Creaţi un raport tabelar folosind opţiunea AutoReport: Tabular. Vizualizaţi raportul creat în
regimul de proiectare. Fiţi atenţi la amplasarea domeniilor raportului şi a controalelor
(câmpurilor).
4. Creaţi un raport folosind opţiunea ReportWizard, care conţine următoarea informaţie: Data
tranzacţiei, Data livrării, Modelul, Numele de familie, Prenumele, Localitatea, Telefonul.
Informaţia din raport să fie grupată după anul încheierii tranzacţiei. Vizualizaţi raportul obţinut.
Adăugaţi în raport câmpuri calculabile, care afişează pentru fiecare grup de înregistrări
următoarele totaluri: Numărul de tranzacţii încheiate, Numărul de automobile comandate şi
Valoarea tranzactiilor.
5. Creaţi acelaş raport folosind opţiunea DesignWiew.