Rapoarte

Rapoartele sunt modalităţi e valorificare a conţinutului informaţional al bazei de date, servind ca

instrument de cunoaştere a aspectelor pozitive şi negative ale datelor introduse. Rapoartele sunt situaţii
centralizate obţinute din datele tabelelor unei baze de date.
Un raport conţine cinci secţiuni:
- Report header(Antetul raportului) – apare în partea superioară şi conţine de obicei titlul
raportului
- Page header(Antetul paginii) - apare în partea superioară şi reprezintă antetul de pagină. În
această zonă se poate insera data, numărul paginii, informaţii care se repetă pe fiecare pagină.
- Detail (Detalii) – secţiunea unde vor fi afişate datele din tabele sau interogări
- Page Footer(Subsolul paginii) – poate conţine acelaşi lucru ca şi antetul paginii
- Report Footer – este subsolul raportului.

Generarea autorapoartelor

Cele mai uşor obţinute rapoarte sunt autorapoartele. Acestea sunt de două feluri: pe coloană şi sub
formă tabelară. Pentru a crea un autoraport se parcurg următorii paşi:
- în fereastra principală a bazei de date se alege opţiunea Report
- se apasă butonul New (Nou)
- în fereastra New Report se alege tipul de raport dorit şi tabelul sau interogarea care conţine
datele care stau la baza raportului
se apasă OK.

Crearea si salvarea unui raport folosind expertul

Pentru a crea un raport nou trebuie apăsat butonul Reports în partea stângă a ferestrei principale a
bazei de date, după care se alege opţiunea Create raport by using wizard şi se parcurg următorii paşi:
1. se alege tabelul sau interogarea căreia i se va crea raportul şi atributele care le va conţine
acesta.
2. se alege structura raportului.
3. se grupează datele din tabel cum se doreşte.
4. se stabileşte daca dorim să sortăm datele din raport şi se poate alege modul de sortare.
5. se alege modul în care vor fi prezentate datele în raport şi se alege orientare paginii raportului
(Portret sau tip vedere).
6. se alege stilul pe care dorim să-l conţină raportul.
este etapa finală în care se alege numele raportului.

Aplicaţie:

Căutaţi o baza de date memorată pe hard disk, alegeţi un tabel din ea si ataşaţi-i un raport. Salvaţi
raportul sub numele Raport_nume tabel .

Adăugarea, modificarea antetului şi a subsolului unui raport

Pentru a adăuga un text sau o singură imagine în atetul sau subsolul unui raport, este necesară
deschiderea acestuia prin apăsarea butonului Design (în modul de vizualizare Design View). Astfel pe
ecran va apărea constructorul de rapoarte în care puteţi modifica cea ce doriţi .
Pe ecran va mai apărea şi o bară de instrumente corespunzătoare constructorului de rapoarte, prin
intermediul căreia se poate realiza modificarea raportului
 Pentru a introduce un text in antet sau subsol trebuie apăsat butonul cu textul Aa de pe bara de
instrumente. După apăsarea acestui buton se selectează locul unde se va poziţiona textul şi acesta se va
introduce. După introducerea textului salvăm raportul, iar modificările făcute se vor vedea dacă
deschidem raportul apăsând butonul Open .
Pentru a introduce o imagine se foloseşte comanda Insert -> Picture .

Aplicaţie:

În raportul realizat anterior inseraţi în antet un text, iar în subsol o imagine care să aibă legătură cu
datele din tabel.

Salvarea, ştergerea şi închiderea unui raport

Microsoft Access salvează automat modificările, dar pentru o mai mare siguranţă se poate apăsa
butonul Save, de pe bara de instrumente sau funcţia Save din meniul File.
Un raport se poate şterge apăsând butonul pentru ştergere existent in partea de sus a ferestrei
principale a bazei de date, sau prin alegerea opţiunii Delete din meniul derulant. O alta modalitate de a
şterge un raport este selectând raportul şi apăsând butonul Delete de pe tastatură.

Gruparea datelor după diferite atribute

Dacă la crearea unui raport nu am grupat datele după diferite atribute, acest lucru se poate
realiza cu ajutorul comenzi Sorting and Groupping din meniul View sau din meniul derulant, după ce aţi dat
clic dreapta în bara din partea stângă a constructorului de meniuri.
Pe ecran va apărea fereastra Sorting and Grouping, în care vă alegeţi cum doriţi să fie grupate
datele şi anume după ce atribute şi modul de sortare a datelor (crescător sau descrescător).

Crearea de etichete de adresă

Unul dintre avantajele utilizării bazelor de date îl reprezintă posibilitatea de a crea etichete poştale
pe baza datelor din baza de date. Pentru a crea un raport cu etichete se va folosi instrumentul Label
Wizard din fereastra care apare la crearea unui raport nou.
Pentru a crea astfel de etichete se parcurg următorii paşi:
1. Se alege opţiunea Label Wizard din caseta de dialog New Report şi tot în aceeaşi fereastră se
alege tabelul din care luăm datele.
2. Se alege dimensiunea etichetei, unitatea de măsură şi tipul etichetei.
3. Se configurează eticheta astfel încât să conţină datele dorite, prin adăugarea din lista de câmpuri
disponibile, cele dorite.
4. Se formatează după preferinţă textul etichetelor.
5. Se dă un nume raportului creat.

Aplicaţie:

Realizaţi o bază de date care să conţină:

Date personale [IdPersoana; Adresare; Nume; Prenume; Adresa; Funcţia]. Realizaţi un raport cu etichete,
care să conţină următoarele date:

Adresare
Nume Prenume
Functia
Adresa