CIEL Crearea unei noi societati Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL.

Pasii care trebuiesc urmati sunt: Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati: Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate. Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va deschide fereastra Lista societati:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati si codul unic de identificare a bazei de date:

Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe societatea dorita.

Parametrizarea societatii Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare.

Crearea unei fise de articol Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole.

Pasii de adaugare sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga;

Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Inregistrarea unei facturi de cumparare Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare. Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le inregistrati.

Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare: Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de cumparare

Introduceti seria, numarul si data facturii primite; Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de partener. Programul va propune crearea fisei de partener. Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica. Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor. Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare.

Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din sectiunea Adaugare NIR nou. Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea

Comisia de receptie; Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza;

Inregistrarea unei plati aferente unei facturi Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente / Trezorerie / Borderou Incasari-Plati. Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata: Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii.

Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin banca); Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea entitatii. Selectati data efectuarii tranzactiei; Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea platii;

Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti; Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare); Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus). Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala a facturii de cumparare.

Inregistrarea unei Note de transfer

Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre depozite. Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii: Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de transfer;

Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui depozit nou;

Listari
Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul dorit. Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii. Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii: Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa butonul ; Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va intereseaza;

Butoane functionale in nomenclatoare

- Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date;

- Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului.

- Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente.

- Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent.

- Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori.

- are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata.

Data Curs Detalii -

data la care se doreste memorarea cursului valutar cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.

- acest buton are ca efect conectarea la site-ul www.bnr.ro si actualizarea on-line a cursului valutar pentru data si moneda selectata.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

- Buton pentru inchiderea ferestrei

Butoane functionale din lista de documente

/ Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face si prin combinatia de taste CTRL + A. Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea tastei DEL (DELETE). Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D. Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor. Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate face si prin combinatia de taste CTRL+R

Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate rutinele de validare a documentului. Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe acest document. Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat. Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor documentului) selectat.

Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie. Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura de vanzare sau proforma. Deschide documentul Proces verbal constatare diferente

Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in program.

Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 sau prin apasarea butonului X

Butoane functionale din documente

- Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIRuri. Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente. - Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document - deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus. Pentru mai multe informatii cititi Note contabile - acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea forma:

Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau Servicii din factura.

Tip repartizare Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie. Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe. Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand cont si de valoarea de transport sau nu. Furnizor - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar daca este selectata la cost optiunea Transport. Numar document - In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip facture de cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este selectata la cost optiunea Transport. Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s- a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine editabil si se completeaza cu valoarea taxelor. Moneda si Curs moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON.

- Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.

- deschide documentul Proces verbal constatare diferente - mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

Acest buton poate avea trei stari: Salveaza Valid in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa salvarea documentului in baza de date. Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente Salveaza Temporar in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte documente, descarcari de gestiune sau rapoarte. Salveaza Anulat in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari exceptand numarul documentului. Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document

Informatii antet document

Status document - la deschiderea unui document nou statusul este implicit Valid. Utilizatorul poate alege ca status pentru document si starea Temporar sau Anulat. Pentru informatii despre starea unui document cititi Statusul unui document Agent camp de tip lista, se populeaza cu informatiile completate in Nomenclatoare /Agenti. Puteti adauga un agent nou direct din document daca introduceti numele persoanei si aceasta nu figureaza in baza de date. Tip document baza - tipul documentului din care a fost preluat documentul curent Nr document baza - numarul documentului din care a fost preluat documentul curent. Taxarea inversa camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se va calcula valoarea TVA dar nu va fi luata in calcul la totalul documentului.

Informatii linii document

Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare /Articole.Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol. Sablon articol - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Sabloane articole. Acest camp devine activ doar daca articolul selectat este de tip stocabil sau produs finit. Cont - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Plan conturi. Gama de conturi care se poate selecta este filtrata in functie de tipul de document. ( Ex: pentru factura de cumparare se pot selecta doar conturi din clasa 6). Acest camp se activeaza doar daca articolul selectat este de tip serviciu. Cantitatea - in acest camp se introduce cantitatea tranzactionata pentru fiecare articol in parte. Campul este obligatoriu de completat. In functie de cantitatea introdusa se va calcula valoarea tranzactionata. In acest camp se pot introduce 7 caractere numerice pentru partea intreaga si 3 caractere numerice pentru zecimale. UM - reprezinta unitatea de masura a articolului selectat. Acest camp este completat de program cu informatiile gasite in fisa de articol. Pret unitar - reprezinta pretul unitar de tranzactionare a articolului selectat. Pretul poate fi si zero. In functie de acest camp se va calcula valoarea tranzactionata. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata. Pret unitar cu TVA - reprezinta pretul de vanzare cu TVA inclus. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata. Discount - reprezinta reducerea procentuala acordata, calculata in functie de pretul unitar. Valoare - reprezinta valoarea tranzactiei fara taxe pentru articolul selectat pe linia curenta. Valoarea este calculata automat prin inmultirea cantitatii cu pretul unitar minus discount. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, discountul va fi afisat in moneda selectata. Optiune TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Optiunea se poate modifica de utilizator. Lista se populeaza cu valorile din Configurari / Parametrizare TVA Cota si Optiuni. Cota TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Cota se poate modifica de utilizator daca cota de TVA este diferita de zero.

Valoare TVA - reprezinta valoarea TVA aferenta articolului curent. Valoarea este calculata de program in functie de Valoare si Cota de TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, valoarea TVA va fi afisat in moneda selectata. Total - reprezinta totalul liniei. Se calculeaza de catre program ca suma a coloanelor Valoare si Valoare TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, totalul va fi afisat in moneda selectata. Valoare RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. Valoare TVA RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare TVA daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. Total RON - echivalentul in moneda locala a campului Total daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. Cod bare - se completeaza cu informatia din fisa articolului curent. Selectarea articolului in lista se poate face si in functie de codul de bare. Observatii - camp text, se editeaza optional de catre utilizator.

Informatii subsol document

Tab Articol

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru articolul din linia selectata. Ultimul pret de vanzare ultimei facturi de vanzare. valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data

Cantitate comandata - reprezinta cantitatea stocului pentru acest articol inregistrata pe comenzi de vanzare nesoldate.

Stocul disponibil - reprezinta cantitatea totala aflata pe stoc pe intreaga societate indiferent de depozit sau sablon. Stocul minim - cantitatea minima stabilita pentru articolul curent. Valoarea este setata in fisa articolului.

Butoane functionale tab articol - are ca efect deschiderea unei ferestre care arata stocul articolului selectat in fiecare depozit definit in program.

Tab Partener

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru partenerul selectat in antetul documentului. Data ultimei achizitii reprezinta data ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest partener. reprezinta totalul ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest partener. reprezinta valoarea totala a facturilor neincasate reprezinta valoarea maxim admisa a soldului

Valoarea ultimei achiziti Sold Credit maxim -

Total incasari - reprezinta cumulul incasarilor inregistrate in program de la aces partener

Tab Delegat

Informatiile din aceasta fereastra sunt completate din fisa partenerului date delegat.

Tab Observatii In aceasta fereastra se introduc observatii libere despre documentul curent.

Totaluri document

Net - reprezinta valoarea fara TVA a documentului. Daca documentul s-a introdus in alta moneda decat RON atunci vor fi afisate valorile atat pentru moneda documentului cat si echivalentul in RON (moneda locala); Discount - reprezinta discountul acordat la total factura. Acest discount se aplica la valoarea neta care include discounturi acordate in liniile documentului. Valorile afisate pentru discount sunt procentuale si valorice. Daca se introduce un discount procentual se va calcula discountul valoric si invers, daca se introduce discount valoric se va calcula un discount procentual.

Cota TVA (valoare TVA) - afisarea se face grupat pentru fiecare cota de TVA folosita in liniile documentului. Daca documentul este introdus in alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si echivalentul in RON. Total - se calculeaza ca Net Discount + TVA. Daca documentul este introdus in alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si echivalentul in RON. Bifa Document eronat - permite modificarea valorilor de total care in mod normal sunt calculate automat. Puteti folosi aceasta bifa atunci cand totalurile calculate in factura primita nu corespund realitatii.

Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat

In documentele de iesire si in cele interne puteti vizualiza stocul disponibil pentru toate articolele din depozitul selectat apasand butonul de vizualizare stoc din dreptul campului Depozit

La apasarea acestui buton se va deschide o fereastra in care puteti vizualiza stocul cantitativ pentru toate articolele existente in depozitul selectat.

Note de intrare-receptie
In acest sistem nu puteti introduce sau edita o nota de intrare-receptie decat in baza unui document Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor.

In aceasta fereastra puteti vizualiza NIR-urile inregistrate in sistem. Observatie!! Pentru a modifica valorile dintr-un NIR intrati pe factura sau avizul din care s-a generat; Este posibil ca totalul unui NIR sa difere de totalul facturii din care provine; Exemplu!! In cazul unei facturi care contine atat articole de tip stocabil cat si articole de tip servicii, nota de intrare-receptie se face doar pentru articolele de tip stocabil.

Stocuri minime
In fisa fiecarui articol in parte aveti posibilitatea sa setati un nivel al stocului minim. In functie de acest parametru programul poate genera o lista cu toate articolele din baza de date care au stocul real la un nivel egal sau mai mic decat al stocului teoretic.

Statusul unui document

Valid documentul va fi salvat in baza de date si va fi luat in calcul la toate procesarile facute de program (Ex: descarcare de gestiune, raportari, etc). Un document in stare valid nu mai poate fi modificat. Temporar documentul va fi salvat in baza de date dar nu vor fi verificate regulile de validare si de asemenea documentul nu va fi luat in calcul la procesarea datelor. Documentul in stare temporara poate fi modificat in orice moment de utilizator. Nu se permite inchiderea daca perioada contine documente cu status temporar. Devalidarea unui document temporar implica transformarea statusului din Valid in Temporar.

Anulat documentul este salvat in baza de date dar asupra lui nu se mai poate face nici o actiune de modificare ulterioara salvarii cu acest status.

Note contabile
Aceasta aplicatie genereaza, acolo unde este cazul, notele contabile pentru documentele validate. Notele contabile se pot vizualiza inainte de salvarea documentelor, exceptie facand notele aferente descarcarilor de gestiune. Fereastra in care se afiseaza nota contabila va avea urmatoarea forma:

In urmatoarele exemplificari de note contabile se considera pret de achizitie de 100 lei, cota TVA 24% si pret vanzare fara TVA 120 lei. 1. Factura cumparare marfa

2. Factura cumparare servicii

3. Factura cumparare inregistrata pe baza avizului de la furnizor

4. Factura de cumparare din UE (cu taxare inversa)

5. Factura de cumparare din afara Uniunii Europene (NON UE)

6. Factura cumparare marfuri pentru depozit en-detail

7. Aviz de la furnizor

8. Factura de vanzare din depozit de tip en-gross

9. Factura de vanzare inregistrata in baza unui aviz de expeditie

10. Aviz de expeditie

11. Factura de vanzare din depozit de tip en-detail

12. Transfer intre gestiuni

13. Nota de predare-primire

14. Proces verbal de modificare pret

15. Bon de consum

16. Alocare in costul marfii a costului de transport si manipulare marfa dintr-o factura separata

17. Achizitii de servicii din tara NONUE

18. Achizitii bunuri si servicii din tara NONUE

Preluarea in documente de intrare sau iesire

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de date.

Preluarea in documente de trezorerie

Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele unui partener. Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele unui partener. Observatii!! Daca un partener este si client si furnizor, prin intermediu butonului Preluare document puteti sa selectati atat facturi de vanzare cat si facturi de cumparare. In aceeasi inregistrare puteti selecta, pe rand, atat facturi de cumparare cat si facturi de vanzare sau proforme. Puteti incasa sau plati partial un document modificand suma din coloana Incasat/platit din sectiunea detalii document. Exemplu!! Cum se pot selecta in acelasi borderou proforme si facturi de cumparare pentru acelasi partener. Pasul 1. Selectarea unei facturi proforma. In sectiunea Documente disponibile selectati optiunea Proforma

Pasul 2. Pentru a selecta in acelasi borderou a facturilor de cumparare, selectati in campul Tip document Factura de cumparare

Dupa selectarea documentelor dorite apasati butonul Salveaza din partea de jos a ferestrei. Observatie!! Nu este obligatorie ordinea de selectare a documentelor

Exemplu!! Cum se poate face plata partiala a unei facturi de cumparare

Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro) Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient sa il completati in coloana CIF si daca aveti conexiune valida la internet apasati pe iconita care apare in celula.

Se va deschide urmatoarea fereastra

Rezidenta
Reprezinta zona de provenienta a partenerului. Este o informatie necesara in generarea notelor contabile. Exemplu!! In cazul inregistrarii unei facturi de cumparare cu partener rezident in Romania nota contabila generata va fi urmatoarea:

In cazul in care partenerul are rezidenta in Uniunea Europeana aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

In cazul in care partenerul are rezidenta in afara Uniunii Europene aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

De semenea campul Rezidenta poate fi folosit si pentru a imparti partenerii introdusi in baza de date in trei mari categorii: Romania Uniunea Europeana (UE) Din afara Uniunii Europene (NonUE)

Date societate
In cadrul ferestrei date societate puteti introduce sau modifica datele societatii curente. Datele completate in aceasta fereastra vor fi afisate in antetele documentelor si a rapoartelor tiparite din acest program.

Logo-ul importat in aceasta fereastra va fi tiparit in antetul documentelor. Butonul permite sincronizarea si completarea automata a datelor societatii in functie de datele gasite pe www.mfinante.ro Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea datelor cu site-ul www.mfinante.ro Butonul Salveaza inchide fereastra si salveaza datele in baza de date. Butonul Iesire inchide fereastra fara a salva datele introduse sau modificate.

Parametri generali

Setari stocuri

Metoda de descarcare de gestiune este una din cele mai importante setari care trebuie facuta de utilizator. In functie de metoda aleasa se va calcula valoarea pretului de cost si a profitului. Metodele de descarcare disponibile sunt: FIFO - "primul intrat primul iesit", presupune c articolele iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al primei intrari n stoc. Pe masura epuizarii lotului, stocurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator n ordine cronologica. LIFO - "ultimul intrat primul iesit" iesirile din stoc sunt evaluate la costul de achizitie al articolelor intrate ultimele n stoc. CMP cost mediu ponderat, presupune evaluarea articolelor iesite din stoc la un pret calculat lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau inainte de fiecare operatie de intrare, ca raport intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul initial plus cantitatea intrata.

In exemplul de mai jos gasiti modalitatea de calcul pentru fiecare metoda disponibila.
Exemplu!! Caz general Numar Tip document document Factura cumparare 10001 Factura cumparare 10002 Factura cumparare 10003 Data Articol UM Kg Kg Kg Cantitate Pret achizitie Moneda (fara TVA) 100 5.00 RON 80 6.00 RON 120 7.00 RON

15/01/2011 Cafea 21/02/2011 Cafea 17/03/2011 Cafea

La emiterea unei facturi de vanzare pentru cantitatea de 150 KG cu pretul de 9 LEI/Kg, calculul descarcarii de gestiune va fi urmatorul: Metoda de descarcare aleasa: - FIFO = First In First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 5 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 800 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 800 LEI (Costul marfii) = 550 LEI LIFO = Last in First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 7 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 1000 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 1000 LEI (Costul marfii) = 350 LEI - CMP = Cost Mediu Ponderat Calculul descarcarii de gestiune: (100Kg x 5LEI+80Kg x 6LEI+120Kg x 7LEI) / (100Kg + 80Kg + 120Kg) x 150Kg = 909 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 909 LEI (Costul marfii) = 441 LEI -

Tip descarcare aceasta optiune se refera la momentul generarii notei contabile aferente descarcarii de gestiune valorice. Altfel spus, cand se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuielii cu marfa vanduta. Utilizatorul poate alege una din optiunile: Descarcare dupa fiecare document (implicit) Descarcare periodica Avertizare stoc minim camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune va apare un mesaj de avertizare ori de cate ori la tranzactionarea unui articol nivelul stocului atinge nivelul stocului minim setat in fisa articolului. Afisarea stocului minim la intrarea in program camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune, ori de cate ori se acceseaza programul, se deschide o tabela in care sunt afisate toate articolele care au ajuns sau au scazut sub stocurile minime setate in fisa fiecarui articol.

Permite lucrul cu stoc negativ camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci se permite emiterea unei facturi de vanzare pentru un depozit de tip en-gross chiar daca stocul nu este suficient urmand ca descarcarea de gestiune aferenta acelei facturi sa se regleze automat la urmatoarea intrare in stoc.

Cota TVA sunt definite implicit cotele de TVA tranzactionabile pe teritoriul Romaniei. Cotele de TVA nu pot fi modificate de utilizatori. Optiuni TVA aceste informatii sunt necesar de completat pe fiecare rand din document in cazul achizitiilor si vanzarilor. Programul va completa implicit optiunea de TVA setata in fisa de articol sau daca nu este setata o optiune de TVA va propune optiunea TAXABILE cu cota de TVA de 24%. In functie de optiunea de TVA selectata in documente se va genera nota contabila si ulterior jurnalele de vanzari si cumparari. Lista de optiuni de TVA disponibila va fi filtrata in functie de tipul de document in lucru conform coloanei Tip document.

Setari conturi implicite

In aceasta fereastra gasiti conturi care vor fi completate automat intr-o nota contabila generata de program.

In procesul de generare a notelor contabile aferente documentelor inregistrate, programul va completa implicit anumite conturi. Daca doriti ca in nota contabila sa apara un alt cont sau un analitic modificarea trebuie sa o faceti aici.

Trezorerie
In aceasta fereastra puteti configura efectele de incasare sau plata. Standard sunt preconfigurate CEC-uri si BO (Bilete la Ordin). Aceste documente vor fi luate in considerare in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit

Folosind butonul Exemplu!!

puteti adauga in lista si alte documente.

Dorim sa adaugam documentul Cambia Pasul 1: In primul rand trebuie sa completam in coloana la Tip document denumirea noului document.

Pasul 2: In tabela Conturi incasare/plata trebuie sa adaugam conturile corespondente in cazul tranzactionarii cambiei (incasari/plati).

Pentru salvarea informatiilor in baza de date apasati butonul Informatia nou adaugata se va regasi in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit

Serii documente
In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati, pentru fiecare document care se poate emite din acest program, seria si numarul de pornire precum alocarile automate de numere.

Daca bifati optiunea Numerotare automata atunci la documentele emise se va asocia urmatorul numar disponibil fara ca utilizatorul sa poata interveni.

Semnaturi rapoarte
In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a inregistra pentru fiecare document in parte, persoanele care fac parte din comisia ce vor semna documentul de receptie. La intocmirea documentului de receptie a marfii utilizatorul poate alege una sau mai multe persoane din lista in ce ordine doreste.

In exemplul de mai sus sunt desemnate persoanele care pot semna documentul Nota de intrare receptie. La intocmirea documentului utilizatorul poate selecta din aceasta lista ce persoana doreste.

Schimbare societate
Daca aveti in evidenta mai multe societati aveti posibilitatea sa treceti de la o societate la alta fara a inchide programul. Accesand meniul Configurari / Schimbare societate se va deschide tabela cu lista societatilor definite.

Aici puteti sa selectati societatea dorita sau puteti crea una noua apasand butonul Adauga Daca doriti stergerea unei societati folositi butonul Sterge

Parteneri
Informatii generale Partenerii sunt entitatile care vor interactiona cu societatea creata. Oricarei facturi, de vanzare sau de cumparare, introdusa in acest program va trebui sa i se completeze in antet un astfel de partener. Cu alte cuvinte, partenerii definiti reprezinta clientii si/sau furnizorii societatii dumneavoastra. Primul partener creat implicit odata cu baza de date va avea denumirea societatii proprii. Acest partener il veti folosi atunci cand trebuie sa emiteti aviz de insotire a marfii nefacturabil la transferul intre unitati si subunitati.

Observatii!! Puteti sincroniza datele unui partener cu cele de pe site-ul oficial al Ministerului de finante. Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro); Prin sincronizarea datelor programul extrage de pe site-ul www.mfinante.ro pe langa denumirea si adresa partenerului si informatii referitoare la atributul fiscal (daca partenerul este sau nu platitor de TVA) precum si despre starea partenerului (daca este activ sau in stare de faliment); Trebuie sa mai stiti ca in fisa de partener nu se va specifica in clar daca entitatea introdusa va fi client sau furnizor. Fiecarui partener nou creat i se asigneaza un sablon de partener. Diferentierea in notele contabile si in rapoarte se va face in functie de tipul de document in care este selectat partenerul

Exemplu!! Daca partenerul ALPHA este folosit intr-o factura de cumparare atunci in rapoarte va apare ca un furnizor. Daca acelasi partener,ALPHA, este folosit intr-o factura de vanzare atunci in rapoarte va apare ca si client. In acest fel, daca o alta societate ALPHA este si client si furnizor pentru societatea mea nu va trebui sa o introduc decat o singura data in baza de date.

Notele contabile asociate documentelor vor avea asociate conturi de terti in functie de tipul documentului. Exemplu!! Pentru factura de vanzare catre ALPHA se va genera nota contabila: 4111 = 704* 4111 = 4427 Daca se va introduce o factura de cumparare de la acelasi partener ALPHA se va genera nota contabila 628* = 401 4426 = 401

FAQ Ce este acela un sablon de partener? Sablonul de partener este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga contul de tert in functie de documentul inregistrat. Acest sablon este asociat oricarui partener definit in baza de date. Exceptie de la aceasta regula o face partenerul intern definit la crearea unei baze de date noi. Conturile asociate acestui sablon sunt urmatoarele:

Simbol cont 401 404 408 409

Nume cont Furnizori Furnizori de imobilizari Furnizori - facturi nesosite Furnizori - debitori Furnizori - debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor Furnizori - debitori pentru prestari de servicii Clienti Clienti Clienti incerti sau in litigiu Clienti - facturi de intocmit Clienti - creditori Debitori diversi Creditori diversi

Tip cont Pasiv Pasiv Pasiv Activ

Utilizabi l Da Da Da Nu

4091 4092 411 4111 4118 418 419 461 462

Activ Activ Activ Activ Activ Activ Pasiv Activ Pasiv

Da Da Nu Da Da Da Da Da Da

Pentru gama Simplu utilizatorul nu are acces direct la acest sablon.

Informatiile din fisa de partener

General Cod reprezinta codul unic de identificare in baza de date pentru partenerul introdus. In acest camp se pot introduce 25 caractere alfanumerice. Nu pot fi doi parteneri cu acelasi cod definiti in aceeasi baza de date. Campul este completat de program incepand cu valoarea 00001. Puteti schimba acest cod cu orice alt cod doriti dumneavoastra. Acest camp este obligatoriu de completat. Observatie!! La crearea unei baze de date noi se va crea implicit un partener in nomenclatorul de parteneri avand la cod INTERN si la denumire numele societatii create. Acest partener va fi folosit pe documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru transferul intre punctele de lucru. Acest partener nu se poate sterge din baza de date. Denumire o sa apara pe documente si in rapoarte. In acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice. Campul este obligatoriu de completat cu cel putin un caracter. Acest camp se poate completa/actualiza in functie de codul fiscal daca se opteaza pentru

sincronizarea cu site-ul ministerului de finante. Denumirea partenerului nu este unica, putand exista doi parteneri cu aceeasi denumire. Blocat aceasta optiune este implicit nebifata. Daca se bifeaza, atunci acest partener nu va mai putea fi selectat in documente. CIF reprezinta codul de identificare fiscala a partenerului. Programul in functie de setarile din meniul Configurare / Parametrizare / Parametri generali poate verifica corectitudinea si/sau unicitatea acestui cod. Daca utilizati programul pe un calculator conectat la internet atunci puteti opta pentru o sincronizare cu site-ul ministerului de finante. Pentru a realiza acest lucru este suficient sa scrieti un cod fiscal valid si sa apasati pe iconita din celula. Pentru detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante Activ - aceasta optiune daca este bifata inseamna ca partenerul are activitate comerciala. La selectarea unui partener inactiv programul va genera un mesaj de atentionare. In urma sincronizarii datelor cu site-ul Ministerului de Finante progamul va bifa sau nu optiunea in fisa de partener. Nr. Reg. Com. - reprezinta numarul de inregistrare la Registrul Comertului, al partenerului introdus. Campul este optional, se poate actualiza daca se opteaza pentru sincronizarea cu site-ul Ministerului de Finante. Informatii adresa Categorie - reprezinta o modalitate de grupare a partenerilor. Acest camp este de tip lista. Daca aveti deja editate categoriile de parteneri in meniul Nomenclatoare / Categorii parteneri atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza de date o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va salva informatia in tabela Categorii parteneri. Acest camp nu este obligatoriu de completat. Rezidenta - reprezinta zona din care provine partenerul (Romania, Uniunea Europeana sau din afara Uniunii Europene) Tara - reprezinta tara de origine a partenerului. Campul este de tip lista, se populeaza de catre utilizator pe masura introducerii informatiilor in baza de date. Asta inseamna ca, daca tara de provenienta nu exista in baza, aceasta se va salva . La urmatorul partener introdus aceasta tara va apare in lista de tari ce pot fi selectate. Judet - reprezinta judetul in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de adaugare a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara