2.2 Cerinţele aferente perfectării documentelor primare. Introducerea unui document nou.

Regimul de utilizare a documentelor formate permite de a efectua redactarea automată a

operațiunilor și înregistrărilor duble. Documentul electronic astfel devine un analog al documentului pe
suport de hârtie.
Programul de evidență poate fi configurat astfel, încât utilizatorul să poate obține majoritatea
documentelor în format electronic. În programul 1C lucrul cu documentele poate fi divizat în două etape:
eliberarea primară a acestora și înregistrarea în baza informațională.
Pentru simplificarea lucrărilor totalitatea formularelor documentelor sunt incluse în meniul
„Documente”, iar regăsirea acestora poate fi efectuată prin meniul „Registre”. În afară de registrele formate
la etapa configurării pentru fiecare sector de evidență aparte există și registrul general care include toate
documentele perfectate în sistem.
Orice document primar ce confirmă un fapt economic servește drept bază pentru efectuarea a
înregistrărilor contabile. Înregistrarea dublă la etapa perfectării documentelor se efectuează în mod automat
doar cu acordul utilizatorului. Documentul ce nu formează înregistrare dublă rămâne inactivat, ceea ce se
confirmă prin lipsa bifei în registrul documentelor.
În programul 1C Contabilitate orice document poate fi format prin intermediul „Configuratorului”.
La configurarea sistemului se stabilesc structura documentelor, tipul dialogului pentru perfectarea acestora,
forma de tipar a acestora precum și algoritmul reflectării datelor documentului în evidența contabilă.
Toate documentele primare urmează să conțină următoarele elemente:
 Denumirea documentului;
 Data perfectării;
 Conținutul faptelor economice;
 Unitățile de măsură a faptelor nominalizate;
 Numele prenumele, funcțiile persoanelor responsabile de înregistrarea operațiunilor;
 Semnăturile persoanelor responsabile.
Documentul de orice tip este format din două părți: antet și partea tabelară.
În antet sunt înregistrate elementele generale ale întreprinderii. Partea tabelară a documentului
presupune totalitatea datelor aferente entității ce sunt de o anumită structură. În unele documente partea
tabelară poate fi utilizată în calitate de date inițiale destinate calculului sumelor generale.
În cadrul programei contabile 1C este posibilă înregistrarea operațiilor economice prin intermediul
documentelor și păstrarea lor în registrele de documente, iar documentul poate forma automat înregistrarea
dublă.
Alegerea documentului pentru înregistrare poate fi efectuată prin mai multe modalități:
1) culegerea din registru: Dacă este activă careva din ferestrele registrelor, pentru introducerea unui
document nou este necesar a executa una din funcțiile:
- setarea butonului „Element nou” din bara de pictograme
- setarea butonului Ins.
Dacă registrul va conține mai multe tipuri de documente, programul va activa funcția interogativă
de selectare a documentului necesar. Din lista documentelor prezentate este necesar de a selecta documentul
respectiv și a activa butonul „OK”.
În cazul când sistemul programei conține multiple registre, iar documentul necesar pentru formare
nu poate fi găsit, este nevoie de a deschide registrul general. Documentele introduse în registrul general
automat sunt reflectate și în toate celelalte registre care sunt generate de configurator.
 Interfața utilizatorului conține comenzi ale sistemului sau butoane din bara de pictograme ce pot
permite introducerea directă a unui document nou, adică fără a deschide registrele unde sunt păstrate aceste
documente. Pentru aceasta este necesar de a selecta poziția respectivă din bara de meniuri sau a activa
pictograma.
2) Introducerea din registrele de operațiuni și înregistrări contabile este posibilă prin activarea
registrului.
3) Introducerea documentului în baza altui document. Sistemul de programe contabile 1C dispune
de funcții de copiere a informației dintr-un document în altul. Pentru aceasta este posibilă utilizarea funcției
„Introducerea în baza”. Această funcție permite de a forma factura fiscală sau de expediție din conturile
spre plată eliberate anterior.
Ordinea trecerii informației din rechizitele concrete ale documentelor-tip în document-copie se
formează la înscrierea algoritmului de creare a documentului. Informația privind utilizarea capacităților de
introducere a documentelor în baza altor documente este detaliată în configurația programei.
Pentru a introducere un document în bază altui document este necesar a stabili cursorul în
documentul de bază și de a efectua una din funcțiile:
- tastarea consecutivă a tastelor F9,
- tastarea butonului „Introducerea în bază”,
- alegerea poziției din „Introducerea în bază” din meniul „Acțiuni al meniului programei”.
Pe ecran va fi prezentată listă documentelor. Prin selectarea documentului necesar și tastarea
butonului OK pe ecran va fi afișat documentul în care informația va fi copiată din documentul precedent.