Manual de utilizare pentru autoritățile contractante

1. Crearea unui cont......................................................................................................................... 2

1.1. Accesarea ecranului pentru crearea unui cont ..................................................................... 2
1.2. Completarea informațiilor aferente contului ....................................................................... 2
1.3. Validarea e-mailului de înregistrare ...................................................................................... 4
1.4. Acceptarea contului de către ONAC/UCA ............................................................................. 4
1.5. Autentificarea utilizatorului în platformă ............................................................................. 4
1.6. Resetarea parolei .................................................................................................................. 5
1.7. Opțiuni/gestionarea contului ................................................................................................ 6
2. Formulare ..................................................................................................................................... 6
2.1. Gestionarea formularelor...................................................................................................... 6
2.2. Introducerea datelor ............................................................................................................. 7
3. Acordul-cadru .............................................................................................................................. 8
3.1. Filtrarea acordurilor-cadru .................................................................................................... 8
3.2. Accesarea acordurilor-cadru ................................................................................................. 9
3.2.1. Fila General .................................................................................................................... 9
3.2.2. Fila Obiect acord-cadru ................................................................................................ 10
3.2.3. Fila Autorități contractante.......................................................................................... 10
3.2.4. Fila Operatori economici.............................................................................................. 11
3.2.5. Fila Documente anexate .............................................................................................. 11
3.2.6. Fila Contracte subsecvente .......................................................................................... 12
4. Help ............................................................................................................................................ 18
4.1. Crearea unui tichet .............................................................................................................. 19
4.2. Căutarea unui tichet ............................................................................................................ 20
4.3. Închiderea unui tichet ......................................................................................................... 20
4.4. Vizualizarea tichetelor deschise/închise ............................................................................. 21
 1. Crearea unui cont
Portalul adresat autorității contractante îi permite să-și definească conturi noi prin crearea unui
cont din ecranul de înregistrare.

Pentru înregistrarea unui cont este necesar să se parcurgă următorii pași:

1.1. Accesarea ecranului pentru crearea unui cont

Se accesează butonul Autentificare, ulterior se accesează butonul Creează cont. Se va alege

ONAC/UCA pentru care se creează contul respectiv. Aceeași selecție trebuie făcută în toate
ecranele de autentificare și creare de conturi.

1.2. Completarea informațiilor aferente contului

Utilizatorul autorității contractante completează formularul pentru înregistrarea conturilor. În

urma formularului se vor face următoarele conturi:
- Un cont aferent instituției (autorității contractante)
- Două conturi aferente persoanelor de contact, conturile persoanelor de contact se pot
gestiona de către utilizatorul aferent autorității contractante.

Crearea unui cont Pagina 2 din 21

 Utilizatorul completează metadatele formularului.

Se bifează/completează toate metadatele obligatorii, sistemul nu permite trimiterea unei cereri

fără a avea datele obligatorii completate, avertizând utilizatorul printr-un mesaj.
Utilizatorul încarcă documentul Mandat având posibilitatea de a descărca în prealabil un șablon

aferent completării.
Dacă există neconcordanțe în completarea datelor, sistemul returnează automat un mesaj de
informare prin care îndrumă utilizatorul să completeze datele corect.

Crearea unui cont Pagina 3 din 21

 1.3. Validarea e-mailului de înregistrare

Sistemul trimite automat un e-mail pentru validarea adresei de e-mail utilizată la crearea
contului.

După validarea e-mailului, cererea este trimisă în circuitul intern al ONAC/UCA pentru analiză și
activarea contului.

1.4. Acceptarea contului de către ONAC/UCA

În momentul în care cererea de creare cont este acceptată, utilizatorul primește un e-mail
informativ că utilizatorul creat pe platformă a fost activat.
Pentru orice problemă întâmpinată, apelați ONAC/UCA pentru a vă asigura că accesul dvs. la
platformă este complet funcțional.

1.5. Autentificarea utilizatorului în platformă

Pentru autentificare se folosește numele de utilizator (e-mailul) din cerere și parola setată și se
selectează unitatea ONAC/UCA.

Crearea unui cont Pagina 4 din 21

 1.6. Resetarea parolei

Pentru resetarea parolei se utilizează butonul Recuperează parola.

Se introduce e-mailul aferent contului și se apasă pe butonul Trimite link de resetare. Ulterior,

sistemul va trimite un e-mail ce va conține un link ce va deschide o nouă pagină pentru setarea
parolei noi. Această pagină va conține un câmp pentru introducerea noii parole și un buton de
confirmare. Ulterior confirmării, parola va fi setată și utilizatorul va primi e-mail de confirmare a
modificării.

Crearea unui cont Pagina 5 din 21

 1.7. Opțiuni/gestionarea contului

Zonele afișate în contul utilizatorului sunt următoarele:

1. Inbox – în această secțiune se regăsesc toate notificările primite. Pentru vizualizare se

apasă click stânga pe subiectul notificării.
2. Formularele mele – în această secțiune se regăsesc fișierele formularelor completate.
3. Datele contului – în această secțiune se regăsesc datele contului.
4. Datele contului ➔ Persoană contact – această opțiune este afișată doar pentru
utilizatorul principal al instituției de unde se pot gestiona persoanele de contact.
5. Facturile mele – sunt afișate facturile înregistrate în sistemul PEAPC.

2. Formulare
Modulul de formulare asigură colectarea datelor necesare activității desfășurate de ONAC.

2.1. Gestionarea formularelor

La accesarea modulului Formulare, aplicația afișează toate formularele la care utilizatorul a

participat sau urmează să participe.

Aplicația oferă posibilitatea de a selecta o anumită procedură pentru a afișa doar formularele
aferente procedurii sau de a filtra lista de formulare după câmpurile:

• Status
• Data finalizării
• Tip document
• Creat la
• Înregistrat la

Formulare Pagina 6 din 21

 2.2. Introducerea datelor

Pentru introducerea datelor în formulare este necesar să acționăm butonul Adăugare (plus). În
ecranul nou deschis se vor completa datele aferente formularului.

Pentru trimiterea formularului se acționează butonul Pasul Următor, apoi butonul Trimitere.

Pentru salvarea formularului în modul Ciornă (draft) se acționează butonul Salvare draft.

Pentru întoarcerea în ecranul de gestionare se acționează butonul Pas anterior.

Formulare Pagina 7 din 21

 3. Acordul-cadru

Modulul Monitorizare asigură integrarea și automatizarea proceselor de lucru aferente etapei

de post-atribuire, care constă în monitorizarea acordurilor-cadru încheiate de ONAC/UCA pentru
și în numele utilizatorilor AC și OE pentru monitorizarea contractelor subsecvente încheiate de
utilizatorii AC cu utilizatorii OE. Prin acest modul se asigură centralizarea, procesarea și
actualizarea tuturor informațiilor necesare activităților de monitorizare, precum și facilitarea
comunicării ONAC/UCA cu toate părțile implicate în procedura de achiziție publică centralizată.

În cazul în care procedura nu necesită comenzi, se vor înregistra doar facturi și NIR-uri.

Utilizatorii AC vor putea să comande produsele/serviciile contractate direct din sistem, prin
accesarea magazinului online aferent unui contract subsecvent, iar utilizatorii OE vor fi notificați
cu privire la comenzile făcute de către utilizatorii AC.

3.1. Filtrarea acordurilor-cadru

Pentru filtrare se pot folosi atât câmpurile din partea de sus a paginii, cât și cele din partea de

jos. După ce s-au selectat metadatele dorite se acționează butonul Filtrare.

Pentru ștergerea filtrelor, se acționează butonul Coș de gunoi din stânga zonei de filtrare.

Acordul-cadru Pagina 8 din 21

 3.2. Accesarea acordurilor-cadru

Pentru a accesa un acord-cadru se va acționa butonul de accesare:

3.2.1. Fila General

Se va deschide o fereastră nouă în care se pot vizualiza informații noi pe fiecare filă, această

fereastră se va deschide implicit în fila General, în care se regăsesc doar câmpuri de tip read
only.

Acordul-cadru Pagina 9 din 21

 3.2.2. Fila Obiect acord-cadru

Utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza obiectul acordului-cadru.

3.2.3. Fila Autorități contractante

În această filă, utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza cantitățile cu care s-a înscris în acordul-
cadru. Fiecare utilizator va putea vizualiza doar înregistrările sale. Datele introduse în formularul

de necesități (FN) se pot vizualiza în secțiunea Formular.

Acordul-cadru Pagina 10 din 21

 3.2.4. Fila Operatori economici

Aceasta este fila în care Operatorul economic a editat produsele sale.

Prin selectarea Operatorului economic se poate vizualiza catalogul lui de produse.

3.2.5. Fila Documente anexate

În fila Documente anexate utilizatorul poate încărca un document, descărca

documente/înlocui documente sau șterge documente.

3.2.5.1. Încărcarea documentelor

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca documente prin acționarea butonului Încărcare

document.

Acordul-cadru Pagina 11 din 21

 3.2.6. Fila Contracte subsecvente

Prin acționarea butonului Adăugare, utilizatorul AC va putea adăuga un contract subsecvent.

Se va deschide un pop-up în care se vor completa datele aferente contractului subsecvent. După

completarea câmpurilor se va acționa butonul Salvează. Contractul subsecvent a fost definit.

După ce utilizatorul completează datele generale ale contractului subsecvent, va acționa butonul

Descărcare șablon contract.

După adăugarea unui contract subsecvent, utilizatorul trebuie să încarce un document aferent

acestuia prin click–dreapta ➔ Încărcare document.

Acordul-cadru Pagina 12 din 21

 Se deschide pop-upul prin care utilizatorul va selecta documentul semnat electronic pe care
dorește să-l încarce la contractul subsecvent.

Documentul semnat electronic este de tip PDF, însă se poate încărca și o copie semnată olograf.

Utilizatorul OE este notificat pentru a descărca contractul subsecvent semnat electronic

și pentru a încărca propria versiune după aplicarea semnăturii.

3.2.6.1. Fila Obiect contract

Pentru deschiderea unui contract subsecvent, utilizatorul acționează butonul din coloana

Acțiune, urmând să se deschidă un nou ecran în care se regăsesc file cu informații referitoare la
contract. Implicit, ecranul se deschide în fila General.

Sistemul va deschide o nouă fereastră aferentă contractului subsecvent.

Acordul-cadru Pagina 13 din 21

 3.2.6.2. Fila Colaborare

În acest ecran se realizează comunicarea între AC și OE semnatari ai contractului subsecvent. Prin

adăugarea de mesaje se vor trimite automat notificări pe e-mail.

3.2.6.3. Fila Documente anexate

În fila Documente anexate utilizatorul poate încărca un document/anexa documente

(exemplu: documente de recepție, documente informative, procese verbale) sau genera

document din șablon.

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca documente prin acționarea butonului Încărcare

document.

Acordul-cadru Pagina 14 din 21

 3.2.6.4. Fila Comenzi

La acționarea butonului Adăugare, se va deschide un pop-up în care se vor selecta produsele

aferente comenzii.

Pentru a adăuga un produs în coșul de cumpărături, se acționează butonul Adaugă în coș. Pentru

articolele care nu necesită comandă (exemplu: combustibil și servicii) se va adăuga doar factura
și NIR.

După adăugarea produsului în coșul de cumpărături sistemul transmite un mesaj pop-up cu 2

variante de interacțiune.

Acordul-cadru Pagina 15 din 21

 Pentru vizualizarea coșului de cumpărături și modificarea cantității, utilizatorul poate

interacționa cu butonul Coșul meu de cumpărături de unde poate modifica cantitatea sau

poate șterge produse.

Pentru finalizarea comenzii utilizatorul apasă pe butonul Finalizează comanda.

Utilizatorul poate aloca o adresă de livrare aferentă comenzii prin click–dreapta ➔ Adresă de
livrare.

În ecranul Obiect comandă utilizatorul poate vizualiza produsele selectate și cantitatea

acestora.

Autoritatea contractantă are posibilitatea de setare status la nivel de obiect din comandă prin
click-dreapta ➔ Setează status.

Acordul-cadru Pagina 16 din 21

 Se selectează statusul și se apasă OK.

Utilizatorul AC are posibilitatea de a adăuga un certificat constatator la nivel de contract

subsecvent prin acționarea butonului Generează certificat constatator ➔ setare date ➔

Generează certificat constatator.

3.2.6.5. Fila Facturi

Se poate adăuga factura generată din sistemul e-Factura, accesând fila Facturi ➔ Adăugare.
Prin acționarea butonului Adăugare, utilizatorul va putea adăuga o factură nouă. În pop-upul

care se deschide, se va alege furnizorul și se vor completa datele relevante ale facturii ce urmează
a se emite, dacă se decide ca utilizatorul și nu operatorul economic să adauge factura în PEAPC.

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca un fișier XML aferent facturii, compatibil cu sistemul e-
Factura al ANAF, sistemul va adăuga automat datele din factură, urmând ca utilizatorul să
completeze liniile care nu s-au asociat cu codul de produs.

Dacă există produse ale căror coduri nu sunt identificate și asociate, se va afișa un mesaj de
eroare utilizatorului, solicitându-i să facă asocierea corectă și propunându-i opțiunile adecvate.

Acordul-cadru Pagina 17 din 21

 3.2.6.6. Fila NIR-uri

Sistemul oferă posibilitatea de emitere a unui NIR prin accesarea filei NIR-uri ➔ Adăugare.
Prin acționarea butonului Adaugă, utilizatorul va putea adăuga un NIR nou.
În pop-upul care se deschide se va alege furnizorul și se vor completa datele relevante NIR-ului ce
urmează a se emite.

Prin acționarea butonului Adaugă, aferent filei NIR-uri, utilizatorul va putea adăuga articolele

ce urmează a fi recepționate.
În pop-upul care se deschide se vor selecta produsele și se vor completa datele produselor
recepționate.

4. Help
Zona de help (denumită și suport, asistență, ajutor), este zona în care utilizatorul poate înregistra
o problemă pe care o întâmpină în aplicație în timpul operării, iar aceste probleme se anunță prin
crearea unui tichet.
Transmiterea unei probleme către echipa de suport se poate realiza prin accesarea funcționalității

Help din ecranul principal, care ulterior va deschide un nou ecran.

Help Pagina 18 din 21

 4.1. Crearea unui tichet

În interfața colaborativă Help, utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza tichetele deschise și

închise, dar și de a crea un tichet care se transmite automat către echipa de suport. Crearea

tichetului se realizează prin acționarea butonului +, urmând să se deschidă un pop-up în care se

vor completa informațiile referitoare la tichet.

După crearea tichetului, acesta va fi vizibil în lista tichetelor deschise de către utilizatorul
respectiv.

La accesarea tichetului, utilizatorul poate colabora în mod direct cu echipa de suport, având și
posibilitatea de încărcare de documente (poze etc.).

Help Pagina 19 din 21

 4.2. Căutarea unui tichet

În cazul în care utilizatorul are foarte multe tichete deschise către echipa de suport, acesta poate
căuta un tichet specific prin specificarea anumitor caracteristici ale tichetului respectiv în zona
de căutare.

4.3. Închiderea unui tichet

În cazul în care un tichet a fost soluționat și nu a fost închis de către echipa de suport, acesta
poate fi închis de către utilizatorul care l-a deschis, prin acționarea butonului cu 3 puncte din

dreapta sus: Închide tichetul – implicit, tichetul va dispărea din zona Deschis și va fi transferat

în zona Închis.

Help Pagina 20 din 21

 4.4. Vizualizarea tichetelor deschise/închise

Pentru alegerea a căror tichete se dorește sa se vizualizeze în funcție de statusul acestora, se

acționează butoanele Deschis sau Închis.

Prin acționarea butonului Deschis se vor afișa doar tichetele deschise.

Prin acționarea butonului Închis se vor afișa doar tichetele închise.

Help Pagina 21 din 21