Manual încărcare fişiere plăţi

Bulevardul Expozitiei
Sector 1, Bucuresti
Tel: +4 021 200 20 20
BusinessNet@UniCredit.ro
www.unicredit.ro
 Cuprins

1. Introducere ............................................................................................................................................... 3
2. Încărcarea unui fişier................................................................................................................................. 4
3. Administrare formate proprii de fişiere de plăţi ....................................................................................... 7
4. Folosirea utilitarului Excel pentru generarea fişierelor de plăţi în format CSV standard ....................... 10
5. Semnarea plăţilor încărcate în BusinessNet Pro ..................................................................................... 15
6. Verificarea executării plăţilor încărcate .................................................................................................. 16
7. Asistenţă, helpdesk şi contact ................................................................................................................. 17
1. Introducere

Meniul de import şi upload disponibil numai in versiunea BusinessNet Professional oferă posibilitatea transferului unor pachete de
plăţi (ce pot fi generate de către sistemele de contabilitate) direct în aplicaţie, folosind machete predefinite.
Plăţile în moneda naţională (normale, salariale sau de trezorerie) sau în alte valute (inclusiv schimburile valutare) pot fi preluate în
aplicaţie în două moduri:

 Import - pachetul de plăţi este procesat ca un grup de plăţi (fiecare plată este procesată individual). Există opţiuni de
ştergere, editare precum şi opţiunea de mutare a ordinelor din pachet, ca ordine individuale în vederea de ansamblu a
plăţilor.

 Upload - pachetul de plăţi este procesat în ansamblu. Nu există opţiuni de ştergere, editare, mutare a plăţilor individuale.

Vederea de ansamblu prezintă toate pachetele (încărcate prin import sau upload) si statusul acestora, iar detaliile aferente pot fi
vizualizate prin selectarea unui pachet.

Opţiunile Import şi Upload permit procesarea pachetelor fie de plăţi domestice fie de plăţi externe, dar numai a unui sigur tip odată.
Nu este permisă combinarea plăţilor domestice cu cele externe în acelaşi fişier.

Aplicaţia BusinessNet Pro permite încărcarea următoarelor tipuri1 de fişiere cu plăţi:

- Plăţi în lei în format CSV standard, CSV format personalizat sau ROI.
- Plăţi în valută în format CSV standard, CSV format personalizat sau ROA.
- Plati in lei/valuta in format XML conform standardului ISO 20022
Toate tipurile de fişier sunt în format text ASCII.

Formatul CSV standard

1
ROI = format de plată domestică MultiCash
ROA = format de plată în valută MultiCash
CSV= fişier cu separatori - diferit pentru ordinele domestice şi cele în valută
XML = in standardul ISO 20022
Fişierul nu are cap de tabel, fiecare rând se termină cu perechea CRLF iar separatorul câmpurilor este “,”. Extensia fişierului nu are
importantă. Pentru a facilita generarea acestui tip de fişier se poate folosi un program dezvoltat în Excel şi care se poate obţine de
la echipa HelpDesk (E-mail:BusinessNet@unicredit.ro, Tel. 40 21 2002020).

Pentru informaţii suplimentare privind structura acestui tip de fişiere puteţi accesa meniul Informatii al aplicaţiei BusinessNet, sau vă
puteţi adresa ofiţerului dumneavoastră de cont/ echipei HelpDesk.

Formatul CSV propriu

Pentru a personaliza aplicaţia BusinessNet în funcţie posibilităţile sistemului ERP, un user poate defini propria structura pentru
fişierele cu plăţi ce vor fi încărcate în aplicaţie.
Principalele avantaje ale utilizării unui format propriu in comparaţie cu formatul CSV standard sunt ca se poate alege structura
fişierului (cu separator – caz în care se alege şi separatorul sau cu structură fixă), se poate parametriza ordinea câmpurilor, se pot
adăuga câmpuri goale-dummy, se pot elimina din câmpurile opţionale şi se poate alege separatorul şi formatul de dată.
Definirea şi utilizarea unui format CSV propriu ramane la alegerea dumneavoastră şi nu exclude utilizarea formatului standard de
fişiere.

Acest format poate fi definit folosind funcţia Administrare formate din meniul Import şi Upload. Capitolul 3 cuprinde o descrie
detaliata a aceste funcţii.

Formatul ROI/ROA

Aceste formate sunt personalizate pentru aplicaţia MultiCash a UniCredit Bank însă pot fi folosite şi pentru aplicaţia BusinessNet.
Pentru informaţii suplimentare privind structura acestor tipuri de fişiere puteţi accesa meniul Informatii al aplicaţiei BusinessNet, sau
vă puteţi adresa ofiţerului dumneavoastră/echipei HelpDesk.

2. Încărcarea unui fişier

Pentru a începe încărcarea unui fişier, se utilizează meniul Start Import sau Start Upload:

Câmpurile obligatorii, marcate cu un asterisc roşu ( ) sunt:

 tipului ordinului (plăţi domestice in lei sau plăţi in valută)

 nume fişier - se selectează cu ajutorul butonului
 structura fişier – format MultiCash (ROI/ROA), CSV standard sau formatul CSV personalizat, SEPA (domestic), SEPA
pain 001 XML
Adiţional se poate completa o scurtă descriere a pachetului încărcat, pentru a fi identificat cu uşurinţă după finalizarea procesului.

În final se apasă butonul pentru a începe încărcarea fişierului de plata.

Procesul de import sau upload poate avea loc în două moduri2:

 prin browser fără indicarea automată a progresului. Starea pachetului pe parcursul transferului este sau
, iar utilizatorul trebuie să actualizeze vederea de ansamblu de pe ecran pentru a urmări progresul până la
starea sau . (apăsaţi pentru a actualiza vederea de ansamblu sau accesaţi aplicaţia
mai târziu pentru a verifica starea pachetelor – fişierele mari pot necesita mai mult timp pentru procesare)

 prin applet java3 se afişează progresul animat

În intervalul de timp necesar finalizării procesului de încărcare, in special în cazul în care fişierul este de mari dimensiuni, se poate
părăsi meniul Import/Upload şi se pot realiza orice alte acţiuni, revenind asupra pachetului pentru a verifica daca acesta a fost
importat complet (eventual verificarea posibilelor erori).

2.1.I MPORT

După import, aplicaţia prezintă utilizatorului un sumar al plăţilor importate.

Pachetele importate sunt afişate în vederea de ansamblu cu starea . Pentru a edita ordinele de plată individuale, daţi
clic pe pachet. Se pot edita, şterge sau muta plăţi individuale din pachet în vederea de ansamblu a plăţilor interne şi externe pentru
procesare ulterioară.

2
Opţiunea este valabilă în meniul Setări - Bancare - Applet încarcă/descarcă
3
Pentru această opţiune este necesar Java runtime. Vizitaţi www.java.com
În pachet, plăţile corecte sunt afişate cu starea .

Dacă o plată este afişată în starea , utilizatorul poate edita plata respectivă, făcând corecturi manuale sau o poate

şterge (folosind optiunea de ştergere după ce a bifat in prealabil ordinul de plată sau apăsând butonul . Pentru a afla
motivul pentru care un ordin de plată ce se află in statusul se poate utiliza butonul . Toate plăţile corecte
pot fi procesate în continuare.

Pentru ca ultima etapă –semnarea - să fie realizată iar ordinele de plată să ajungă in sistemul băncii pentru a putea fi procesate,
utilizatorul va muta pachetul din starea alegând opţiunea trimite catre directorul de semnaturi.

In folder-ul Semnături, starea afişată este . Regulile privind semnătura se aplică plăţilor
individuale în funcţie de conturile din care au fost ordonate plăţile. Pachetul poate fi transferat din starea în cea de
pregătire , cu ajutorul listei de acţiuni din partea de jos a ecranului.
2.2. UPLOAD

Pachetele transferate prin upload pot avea următoarele stări în Vedere de ansamblu:

 Procesul de încărcare este în desfăşurare (apăsaţi pentru a actualiza vederea de ansamblu

sau accesaţi aplicaţia mai târziu pentru a verifica starea pachetelor – fişierele mari pot necesita mai mult timp pentru
procesare);
 Upload încheiat cu succes şi se aşteptă semnătura;

 Există o eroare şi procesul de upload s-a oprit. Daţi clic pe pachet pentru a vedea mesajul de eroare. Dacă
o plată este invalidă, întregul pachet devine invalid şi trebuie reîncărcat.

După upload, aplicaţia prezintă utilizatorului un sumar al plăţilor încărcate.

3. Administrare formate proprii de fişiere de plăţi

3.1. V EDERE DE ANSAMBLU FORMAT PROPRIU
Această funcţie din meniu permite vizualizarea tuturor formatelor proprii definite pentru clientul sau clienţii pe care utilizatorul este
autorizat.

Un profil poate fi şters prin bifarea căsuţei corespunzătoare şi alegerea opţiunii Sterge sau modificat prin selectarea acestuia.

Un format nou poate fi creat pornind de la varianta standard (butonul ) sau pornind de la un format propriu
existent (butonul )

Indiferent de varianta aleasă, utilizatorul este direcţionat către fereastra de Creare format propriu nou ce are două secţiuni: în partea
de sus se pot alege caracteristicile generale ale noului format, iar in partea de jos se gestionează ordinea şi formatul câmpurilor din
acel fişier.

3.2. ALEGEREA CARACTERISTICILOR GENERALE

Această secţiune este comună atât pentru plăţi în lei cât şi pentru plăţi în valută.

Un fişier de import plăţi conţine fie plăţi domestice, fie plăţi în valută, dar numai un sigur tip odată. Nu este permisă combinarea
plăţilor domestice cu cele externe într-un singur pachet. De aceea unul dintre parametrii obligatorii de selectat în această secţiune
este „Tip plata”.
Explicaţia următoarelor câmpuri:

Secţiunea General
- Nume pofil: maxim 20 de caractere, va fi utilizat pentru identificarea formatului propriu creat şi va fi vizualizat în lista
derulantă din câmpul „Structura Fisier” afişat la încărcare prin meniul Start Import/Start Upload;
- Client: numele clientului pentru care formatul va fi disponibil. Conţine lista clienţilor atribuiţi user-ului de BusinessNet.
Selecţia unui client în acest câmp indică faptul că pachetul de plăţi poate fi constituit conţinând ca si conturi plătitoare
doar conturile acestui client selectat (RON sau valută, după caz);
-
Secţiunea Format
- Tip Profil Secvenţial: în fişierul ce se va importa fiecare rând va reprezenta o plată, iar fiecare câmp aferent plăţii va fi
separat prin caracterul selectat in câmpul de mai jos numit „Separator”;
- Tip Profil Fix: în fişierul ce se va importa fiecare rând va reprezenta o plată, fiecare câmp aferent plăţii va avea o lungime
fixă şi nu se va folosi un separator;
- Separator: câmp obligatoriu doar pentru tipul secvenţial, se poate alege intre virgulă, punct si virgulă si Tab
- Câmpuri cuprinse intre – acest câmp este opţional, se poate alege între ghilimele simple sau ghilimele duble;
- Înlocuieşte caractere invalide cu + acest câmp este opţional, se poate alege din lista derulantă, caracterul cu care vor fi
înlocuite cele invalide;

3.3. DEFINIREA CÂMPURILOR

Acest tabel va conţine câmpuri şi informaţii diferite în funcţie de tipul plăţilor. Capul de tabel este însă acelaşi:

- Obiect - reprezintă ordinea respectivului câmp in cadrul plăţilor;

- Camp data – conţine o scurta descriere a câmpului respectiv;
- Lungimea max. – în funcţie de informaţia conţinută, fiecare câmp are o anumită lungime maxim permisă;
- Următoarea coloană conţine informaţia dacă respectivul câmp este obligatoriu sau opţional;
- Format camp – se poate alege doar pentru câmpurile care conţin o dată sau o sumă.
- În cazul plăţilor domestice se pot alege, de asemenea, valorile ce vor fi identifica Metoda de procesare (Normal – Prima
sesiune de clearing disponibilă sau Urgent - Transmitere prin sistemul ReGIS ) pentru fiecare plată în parte;

Următoarele reguli se aplică în crearea unui nou format propriu:

- Dacă unui câmp opţional nu i se dă un număr de ordine in coloana „Obiect”, atunci prezenţa lui în fişier nu mai este
necesară;
- În mod implicit câmpurile sunt numerotate crescător, dar aceasta ordine poate fi schimbată prin modificarea valorii din
coloana „Obiect”;
- Se vor afişa mesaje de eroare dacă nu se specifică poziţia unui câmp obligatoriu în coloana „Obiect”;
- Dacă, în total, poziţiile specificate nu sunt consecutive (se omit una sau mai multe poziţii sau se acordă pentru două
câmpuri aceeaşi poziţie ), aplicaţia va renumerota automat câmpurile greşite;
- Fişierul ce va fi încărcat nu are cap de tabel, fiecare rând se termină cu perechea CRLF iar extensia fişierului nu are
importantă.

Pentru salvarea formatului propriu, în urma definirii conform regulilor mai sus expuse, se va apăsa butonul . Utilizatorul
dispune şi de următoarele opţiuni:

Opţiunea „Adauga camp gol” – permite utilizatorului adăugarea unuia sau mai multor câmpuri goale in formatul de fişier creat. Iniţial
acest câmp va fi plasat la finalul fişierului însa poziţia lui poate fi schimbată prin modificarea numerotării câmpurilor.
Orice modificare adusă unui format existent va fi salvată prin opţiunea „Actualizare”.

3.4. Î NCĂRCAREA UNUI FIŞIER DEFINIT PRIN MENIUL ADMINISTRARE FORMATE

Importul sau Upload-ul unui fişier cu structura personalizată se realizează urmând aceeaşi paşi ca şi pentru un format standard
(Capitolul 2).
 Pentru ca fişierului de plăţi, creat după structura proprie definită anterior, să poată fi încărcat trebuie ales numele profilului
propriu în câmpul „Structura fisier”

4. Folosirea utilitarului Excel pentru generarea fişierelor de plăţi în

format CSV standard
Pentru a facilita generarea acestui tip de fişier se poate folosi unul din programele de mai jos dezvoltate în Excel pentru fiecare tip
de plăţi în parte. Vă rugăm să vă adresaţi sucursalei sau departamentului Call Center pentru a obţine aceste utilitare.

4.1. P ROCEDURA DE GENERARE ŞI IMPORT A PLĂŢILOR ÎN FORMAT CSV STANDARD

Procedura are următorii paşi:

a) Se introduc plăţile în fişierul Excel

b) Se verifică plăţile din fişierul Excel
c) Se exportă plăţile din fişierul Excel ca fişier CSV

a) Introducerea plăţilor în fişierul Excel

Fişierul Excel se bazează pe anumite funcţii cărora trebuie să li se permită rularea. Vă rugăm să acceptaţi folosirea funcţiilor macro
prin apăsarea pe “Enable Macros”.

sau, pentru versiuni mai noi:

Fişierul Excel conţine toate coloanele necesare generării fişierului CSV cu plăţi.

Pentru plăţi în lei, aceste coloane sunt :

PO_No. Numărul ordinului OBLIGATORIU

Amount Suma plăţii OBLIGATORIU

CCY/RON Valuta este întotdeauna RON OBLIGATORIU

Payer Account IBAN Contul IBAN debitat OBLIGATORIU

Payee Name Numele beneficiarului plăţii OBLIGATORIU

Payee address 1 Adresa beneficiarului plăţii – câmpul 1 opţional

Payee address 2 Adresa beneficiarului plăţii – câmpul 2 opţional

Codul fiscal al beneficiarului plăţii obligatoriu numai pt. plăţi de
Payee CUI buget
Payee Account IBAN Contul IBAN creditat OBLIGATORIU

Details 1 Detaliile plăţii – câmpul 1 opţional

Details 2 Detaliile plăţii – câmpul 2 opţional

Details 3 Detaliile plăţii – câmpul 3 opţional

Not USED Explanation4 (Field intentionally Câmp liber OBLIGATORIU
left blank)
Processing date [YYMMDD] Data procesării OBLIGATORIU

Processing Method NORMAL/URGENT Metoda de procesare. Urgent = un comision mai mare opţional

Pentru plăţi în valută, aceste coloane sunt:

Amount Suma plăţii OBLIGATORIU

Currency ISO code Valuta plăţii OBLIGATORIU
Payer Account IBAN Contul IBAN debitat OBLIGATORIU
Charge type [‘OUR’ / ‘BEN’ / ‘SHA’] Tipul comisionului OBLIGATORIU
Payee Name Numele beneficiarului plăţii OBLIGATORIU
Payee address 1 Adresa beneficiarului plăţii – câmpul 1 opţional
Payee address 2 Adresa beneficiarului plăţii – câmpul 2 opţional
Payee address 3 Adresa beneficiarului plăţii – câmpul 3 opţional
Payee country ISO code Codul tarii beneficiarului plăţii OBLIGATORIU
Payee Account no. Contul IBAN creditat OBLIGATORIU
Payee bank SWIFT address Codul SWIFT al băncii beneficiare OBLIGATORIU
Payee bank name 1 Nume si adresă bancă beneficiară – câmpul 1 OBLIGATORIU
Payee bank name 2 Nume si adresă bancă beneficiară – câmpul 2 opţional
Payee bank name 3 Nume si adresă bancă beneficiară – câmpul 3 opţional
Payee bank name 4 Nume si adresă bancă beneficiară – câmpul 4 opţional
Details of payment 1 Detaliile plăţii – câmpul 1 OBLIGATORIU
Details of payment 2 Detaliile plăţii – câmpul 2 opţional
Details of payment 3 Detaliile plăţii – câmpul 3 opţional
Details of payment 4 Detaliile plăţii – câmpul 4 opţional
Date of execution in format ‘YYMMDD’ Data procesării OBLIGATORIU
Stat code 1 field 1 – amount Cod statistic 1 câmpul 1 – sumă OBLIGATORIU
Stat code 1 field 2 – details Cod statistic 1 câmpul 2 – detalii opţional
Stat code 1 field 3 – delivery date Cod statistic 1 câmpul 3 – data livrării opţional
Stat code 1 field 4 – register no. Cod statistic 1 câmpul 4 – nr. registru BNR opţional
Stat code 1 field 5 – statistical code Cod statistic 1 câmpul 5 – cod statistic OBLIGATORIU
Stat code 2 field 1 – amount Cod statistic 2 câmpul 1 – sumă opţional
Stat code 2 field 2 – details Cod statistic 2 câmpul 2 – detalii opţional
Stat code 2 field 3 – delivery date Cod statistic 2 câmpul 3 – data livrării opţional
Stat code 2 field 4 – register no. Cod statistic 2 câmpul 4 – nr. registru BNR opţional
Cod statistic 2 câmpul 5 – cod statistic opţional / obligatoriu daca
Stat code 2 field 5 – statistical code este specificata suma
Stat code 3 field 1 – amount Cod statistic 3 câmpul 1 – sumă opţional
Stat code 3 field 2 – details Cod statistic 3 câmpul 2 – detalii opţional
Stat code 3 field 3 – delivery date Cod statistic 3 câmpul 3 – data livrării opţional
Stat code 3 field 4 – register no. Cod statistic 3 câmpul 4 – nr. registru BNR opţional
Cod statistic 3 câmpul 5 – cod statistic opţional / obligatoriu daca
Stat code 3 field 5 – statistical code este specificata suma

Pentru a introduce un ordin de plată trebuie completate toate coloanele obligatorii ale unui rând.
 b) Verificarea plăţilor din fişierul Excel

Prin apăsarea butonului activaţi funcţia de verificare a plăţilor. Rezultatul este vizibil printr-un mesaj iar în cazul
erorilor (grave sau minore) ele se listează in pagina “ERROR”.

 În cazul în care s-au găsit erori grave, nu se poate exporta fişierul si se afişează următorul mesaj:

În pagina “ERROR” va apărea un text similar cu cel de mai jos:

Vă rugăm să verificaţi erorile indicate si să verificaţi din nou fişierul.

 În cazul în care s-au găsit erori minore, se poate continua cu exportul şi se afişează următorul mesaj:

 În cazul în care nu s-au găsit erori se afişează următorul mesaj:

c) Exportul plăţilor din fişierul Excel ca fişier CSV

Pentru a exporta cu succes plăţile în format CSV vă rugăm să specificaţi în celula D2 calea şi numele fişierului CSV. Această cale
trebuie să fie accesibilă.

Exportul se iniţiază prin apăsarea butonului . Înaintea exportului aplicaţia va efectua o verificare. Daca nu
s-au găsit erori grave atunci fişierul se exportă cu succes în calea specificata.

La finalul exportului se prezintă un mesaj de confirmare:

Daca apăsaţi pe YES se afişează un sumar cu elementele cheie ale fişierului exportat:

Pentru încărcarea plăţilor din fişierul CSV în aplicaţia BusinessNet Pro se urmează paşii descrişi în Capitolul 2.
5. Semnarea plăţilor încărcate în BusinessNet Pro
Înainte de a putea fi semnate, pachetele încărcate trebuiesc mutate în directorul de “Semnaturi”. Această acţiune se face prin
bifarea pachetului şi alegerea opţiunii “Trimite către directorul de semnături”. Astfel pachetul pleacă din vederea de ansamblu a
pachetelor încărcate şi se regăseşte în directorul de semnături alături de orice alte ordine introduse manual.

Semnarea se face în bloc prin bifarea pachetului şi introducerea unui cod token generat de dispozitivul de securitate DIGIPASS.
6. Verificarea executării plăţilor încărcate
Orice pachet semnat se regăseşte în arhiva ordinelor semnate tot sub forma unui pachet. Conţinutul acestui pachet poate fi de
asemenea vizualizat.

În extrasul de cont plăţile vor apărea individual. Dacă este vorba de un cont de salarii cu facilitatea “single debit-multiple credit”
atunci toate plăţile dintr-o zi nu se mai vad individual ci sub forma unui singur debit cu narativul “SALARII” (apare pe cont după ora
17:00).
7. Asistenţă, helpdesk şi contact
Manualele de utilizare în format PDF si structura fişierelor de import se pot descărca din meniul Informaţii

Simbolurile folosite în mesaje către utilizator:

Avertisment, se poate continua

Eroare, nu se poate continua

Schimbarea a fost acceptată

Se aşteaptă confirmarea utilizatorului

Se aşteaptă confirmarea descărcării

Echipa HelpDesk este la dispoziţia dumneavoastră după cum urmează:

Luni-Vineri 24/7

E-mail: BusinessNet@unicredit.ro

Tel. +40 21 2002020