Manual de Utilizare Aplicatie Preluare Date Misiuni Versiune Finala - V4 - 0

Manual de
Utilizare pentru
Aplicatia de Preluare
Date Misiuni
administrator
siveco.mae.2005
Document version 4.0
Created: 01-Nov-2004
Last updated: 18-Dec-2006
SIVECO Romania SA
644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Page 2 of 45
Distribution Control
Copy No. Distribution
1. Internal copy SIVECO Romania
2. Information copy Ministerul Afacerilor Externe
Change History
Version Date Comments
1.0 DRAFT 01-Nov-2004 Initial version
2.0 15-Dec-2004 Version 2.0
3.0 01-Dec-2005 Version 3.0
3.1 27-Ian-2006 Version 3.1
4.0 18-Dec-2006 Version 4.0
Document Approvals
Name Function Dept. Signature Date
Mircea Bogdan TSE
ISSUED
VACARESCU
VERIFIED Cristina ITCUS PM
APPROVED

Page 3 of 45
Table of Contents
DISTRIBUTION CONTROL...............................................................................................2
CHANGE HISTORY.........................................................................................................2
DOCUMENT APPROVALS...............................................................................................2
TABLE OF CONTENTS.............................................................................................3
1. SCOP.........................................................................................................................4
2. PREZENTAREA GENERALA A APLICATIEI.................................................5
3. PREZENTAREA MENIULUI APLICATIEI.......................................................6
4. PREZENTAREA FLUXULUI DE OPERARE...................................................10
4.1. PREZENTARE GENERALA A PASILOR DE LUCRU..................................................10
4.2. FLUX DE OPERARE DETALIAT..............................................................................11
4.2.1. Verificare parametri generali.......................................................................12
4.2.2. Setare simbol contabil contabil Banca/ Casa...............................................12
4.2.3. Introducerea valorilor din buget...................................................................13
4.2.4. Introducerea operatiilor de incasari si plati prin Banca/Casa.....................17
4.2.5. Introducerea operatiunilor diverse...............................................................25
4.2.6. Initializarea soldurilor pentru prima luna pentru jurnalele de Banca/Casa26
4.2.7. Generarea soldurilor incepand cu a doua luna de lucru..............................27
4.2.8. Initializarea soldurilor pe conturi pentru prima luna...................................29
4.2.9. Generarea soldurilor pe conturi incepand cu sfarsitul primei luni de lucru30
4.2.10. Introducerea/Modificarea cursurilor valutare............................................31
4.2.11. Vizualizarea/Listarea rapoartelor pentru jurnalele de Banca/Casa,
Operatiuni diverse, Situatia Financiara si Situatii Interne.....................................33
4.2.12. Generarea fisierelor de transmis catre centrala MAE................................42
4.2.13. Importul datelor privind nomenclatoarele..................................................43
5. Completari si Recomandari......................................................................................46

Page 4 of 45
1. Scop
Prezentul document isi propune sa prezinte modul de lucru cu aplicatia pentru

Preluarea datelor financiar-contabile de la Misiunile din cadrul Ministerului Afacerilor
Externe, reprezentand un manual de utilizare a sistemului.
Orice modificari intervenite in aplicatie, si care determina modificarea modului
de operare, vor fi completate prin versiunile ulterioare ale Manualul de utilizare.

Page 5 of 45
2. Prezentarea Generala a Aplicatiei
Prin intermediul aplicatiei, fiecare din misiunile din cadrul Ministerului

Afacerilor Externe, vor colecta si transmite catre centrala MAE informatii referitoare la
operatiunile de incasari si plati efectuate in cadrul misiunii. Pe langa aceste informatii
se vor colecta date cu privire la operatiunile contabile diverse.
Datele transmise catre centrala MAE se refera la jurnalele de banca, casa si
diverse. Acestea se vor transmite in format .txt, ulterior fiind preluate in sistemul
integrat Siveco Applications.
Aplicatia permite gestionarea operatiilor referitoare la:

 creditele bugetare aprobate;
 jurnale de banca si casa;
 jurnale diverse;
 cursuri valutare;
 rapoarte: jurnale de casa/banca, jurnale diverse, situatia financiara (situatia
fondurilor, situatia executiei bugetare, situatia partizilor, incasari, cheltuieli),
situatii interne (jurnale de casa si banca pe articole bugetare si pe partizi).

Page 6 of 45
3. Prezentarea Meniului Aplicatiei
Meniul de baza si optiunile de meniu se prezinta astfel:
Optiunile de Meniu sunt urmatoarele:

1. Comenzi, cuprinde doua optiuni:
a. Setari parametri generali – prin care se defineste misiunea care
utilizeaza sistemul si valuta bugetului. Acest lucru se va face la nivelul
centralei MAE, pe baza de user si parola. Aceasta optiune nu se va
utiliza la nivel de Misiune. Utilizatorul din cadrul Misiuni poate verifica

Page 7 of 45
Misiunea, valuta bugetului si valuta nationala prin folosirea
utilizatorului “misiune” si a parolei “misiune”;
b. Iesire aplicatie.
2. Import/Export, cu trei optiuni:
a. Import Tabela din fisier text – prin acesta optiune se realizeaza
actualizarea nomenclatoarelor locale de la Misiune cu datele din
nomenclatoarele din sistemul integrat din Centrala MAE;
b. Export Fisier pt Jurnale Banca si Casa – se utilizeaza pentru generarea
fisierelor de Banca sau Casa, care ulterior se transmit catre centrala
MAE;
c. Export Fisier pt Operatiuni diverse – se utilizeaza pentru generarea
fisierelor de operatiuni diverse pentru export la nivelul centralei MAE.
3. Nomenclatoare, cu doua optiuni:
a. Nomenclator de Furnizori – prin care se permite, daca se doreste,
adaugarea de furnizori noi specifici Misiuni respective;
b. Nomenclator de Cursuri valutare - se utilizeaza pentru rapoartele
privind executia bugetara, aici introducandu-se cursurile valutare lunare
intre valuta operatiunilor si valuta bugetului.
4. Module de preluare date, cu patru optiuni:
a. Jurnal de Banca si Casa – prin intermediul acestei optiuni se deschide
modulul de preluare date in jurnalele de banca sau casa;
b. Operatiuni Diverse – se utilizeaza pentru preluarea operatiunilor
contabile diverse (alte operatiuni contabile decat incasarile si platile prin
banca sau casa);
c. Setare simbol contabil Banca / Casa – se utilizeaza pentru definirea
simbolurilor contabile pentru conturile de banca si casa, care ulterior
vor fi propuse implicit in operatiunile de incasari si plati din jurnalele de
banca sau casa;
d. Buget – in cadrul acestei optiuni se adauga valorile creditelor bugetare
aprobate pentru misiunea respectiva pe ani si in valuta bugetului;
5. Manipulare solduri , cu patru optiuni:

Page 8 of 45
a. Setare sold initial pt Jurnalul de Banca si Casa – prin care se introduc
soldurile initiale pentru banca si casa, la momentul inceperii lucrului cu
aplicatia;
b. Generare sold initial luna pt Jurnalul de Banca si Casa – prin care se
genereaza soldurile initiale incepand de la a doua luna de lucru cu
aplicatia;
c. Initializare solduri pe conturi – prin care se introduc soldurile initiale pe
conturi, la momentul inceperii lucrului cu aplicatia;
d. Generare sold initial pe luna, cont – prin care se calculeaza automat
soldul pe conturi pentru banca si casa, incepand de la sfarsitul primei
luni de lucru cu aplicatia;
6. Raportari, cu patru optiuni:
a. Jurnalul de Banca si Casa (Portrait) – permite listarea jurnalelor lunare
de Banca si Casa;
b. Jurnal de Operatiuni diverse (Portrait) – permite listarea jurnalelor
lunare de Operatiuni diverse;
c. Situatia Financiara (Landscape), cu zece sub-optiuni:
i. Cap.I – Situatia fondurilor – permite listarea situatiei financiare;
ii. Cap. II. A – Chelt. in cont MAE, buget. – permite listarea
cheltuielilor din cont MAE inregistrate in evidenta (JC+JB) -
alocatii bugetare;
iii. Cap. II. B – Chelt. in cont MAE, extrabuget. – permite listarea
cheltuielilor din cont MAE inregistrate in evidenta (JC+JB) –
extrabugetare;
iv. Cap. III. A – Chelt. din buget Misiune, buget. – permite listarea
cheltuielilor din buget misiune inregistrate in evidenta (JC+JB) -
alocatii bugetare;
v. Cap. III. B – Situatia executiei bugetare – permite listarea
situatiei executiei fata de bugetul aprobat;
vi. Cap.VI. A – Incas. in cont MAE, buget. – permite listarea
incasarilor in cont MAE din evidenta (JC+JB) - alocatii
bugetare;
vii. Cap. VI. B – Incas. in cont MAE, extrabuget. – permite listarea
incasarilor in cont M.A.E. din evidenta (JC+JB) – extrabugetare;

Page 9 of 45
viii. Cap. V. A – Situatia partizilor (VN) – permite listarea situatiei
partizilor in valuta nationala;
ix. Cap. V. B – Situatia partizilor (VR) – permite listarea situatiei
partizilor in valuta de raportare a bugetului;
x. Cap. VI – Fonduri primite de la M.A.E. sau de la alte misiuni –
permite listarea fondurilor primite de la MAE sau de la alte
misiuni;
d. Situatii interne, cu doua sub-optiuni:
i. Jurnal bugetar/extrabugetar pe articol bugetar - permite
listarea jurnalelor de banca si casa pe fiecare articol bugetar,
existand posibilitatea filtrarii informatiilor pe un interval
periodic format din una sau mai multe luni calendaristice;
ii. Jurnal bugetar/extrabugetar pe partid - permite listarea jurnalelor
de banca si casa pe fiecare partid, centralizate pe o anumita
perioada de timp.
7. Ferestre – este optiune standard Windows.

Page 10 of 45
4. Prezentarea Fluxului de Operare
4.1. Prezentare Generala a Pasilor de Lucru
Pasii de lucru cu aplicatia sunt urmatorii:
1. Verificare parametri generali;

2. Setare simbol contabil contabil Banca/Casa;
3. Introducerea valorilor din buget;
4. Introducerea operatiilor de incasari si plati prin Banca/Casa;
5. Introducerea operatiunilor diverse;
6. Initializarea soldurilor pentru prima luna de lucru pentru jurnalele de
Banca/Casa;
7. Generarea soldurilor incepand cu a doua luna de lucru;
8. Initializarea soldurilor pe conturi pentru prima luna;
9. Generarea soldurilor pe conturi incepand cu sfarsitul primei luni de lucru;
10. Introducerea/Modificarea cursurilor valutare;
11. Vizualizarea/Listarea rapoartelor pentru jurnalele de Banca/Casa, Operatiuni
diverse, Situatia Financiara si Situatii interne;
12. Generarea fisierelor de transmis catre centrala MAE.
Pasii de lucru 1 si 2 se realizeaza o singura data la inceperea lucrului in aplicatie.

Pasul 6 se realizeaza de regula o singura data dupa introducerea operatiunilor pentru
prima luna de lucru, pentru fiecare tip de registru si valuta, urmand ca dupa
introducerea operatiilor pentru lunile urmatoare, sa se initializeze soldurile pe fiecare
registru, valuta si luna urmatoare.
Ceilalti pasi se parcurg in mod normal in ordinea prezentata mai sus, putand
interveni si operatiuni de modificare si/sau stergere in oricare dintre ei.
Exista o etapa suplimentara care se parcurge atunci cand sunt necesare anumite
actualizari de nomenclatoare :

Page 11 of 45
– Import tabela din fisier text, prin care se importa noile date in nomenclatoarele
aplicatiei.
Nomenclatoarele utilizate in aplicatie sunt urmatoarele:
 Nomenclator de valute – utilizeaza codificarea internationala a valutelor;
 Nomenclator de conturi contabile;
 Nomenclator de corespondente contabile;
 Nomenclator de linii bugetare – cuprinde subcapitolele bugetare concatenate cu
articolele/aliniatele bugetare; Pentru operatiunile fara linie bugetara se utilizeaza
linia bugetara: “FARA.FARA”;
 Nomenclator de cursuri valutare – se actualizeaza de utilizatorul din cadrul
fiecarei misiuni;
 Nomenclator de salariati;
 Nomenclator de Misiuni;
 Nomenclator de Furnizori/Debitori – persoane fizice;
 Nomenclator de Furnizori/Debitori – persoane juridice.
Nomenclatoarele de salariati si misiuni diplomatice (unitati MAE) sunt create si

actualizate la nivelul centralei MAE, existand doar posibilitatea importarii lor la
nivel de Misiune. Astfel, utilizatorul din cadrul Misiunii nu poate interveni cu
schimbari in structura datelor privind salariatii si misiunile diplomatice.
Nomenclatoarele de furnizori/debitori (persoane fizice si juridice) pot fi actualizate
la nivel de Misiune cu firmele din tara respectiva, daca e cazul, prin optiunea de
”Adaugare”, in forma -> Nomenclator de furnizori.
4.2. Flux de Operare Detaliat
4.2.1. Verificare parametri generali
Verificarea parametrilor generali se face in meniul Comenzi / Setari parametri

generali, unde se va deschide o fereastra “Autentificare”, unde se introduce
User: „misiune”, Parola: „misiune”.

Page 12 of 45
Dupa autentificare apare fereastra in care se vizualizeaza Misiunea, Codul de
valuta pentru bugetul misiunii respective si Codul valutei nationale pentru acea
misiune.
4.2.2. Setare simbol contabil contabil Banca/ Casa
In optiunea de meniu Module de preluare date / Setare simbol contabil Banca /

Casa, se definesc conturile contabile utilizate pentru operatiunile de incasari si
plati prin banca si casa.
Simbolurile contabile se ataseaza pentru registrele de banca si casa bugetar (din

alocatii bugetare) si extrabugetar. Acestea vor fi ulterior propuse de aplicatie in
modulele de preluare date pentru casa si banca.

Page 13 of 45
4.2.3. Introducerea valorilor din buget
In cadrul acestei optiuni se introduc creditele bugetare aprobate in fiecare an

pentru misiunea care utilizeaza aplicatia (misiunea introdusa in parametri
generali). Valorile se introduc in unitati monetare in valuta bugetului misiunii
(in EURO sau USD) pentru fiecare linie bugetara.
Pentru evidentierea in rapoartele aferente ”Situatiilor interne” a operatiunilor
fara linie bugetara, se aloca buget cu valoare 0 pe linia bugetara:
“FARA.FARA”.
Pentru adaugarea unei informatii in fereastra de buget se parcurg pasii urmatori:

 se apasa butonul “Adaugare”;
 se completeaza anul la care se refera inregistrarea (anul pe care se aloca bugetul
respectiv), dupa care se apeleaza selectorul de linie bugetara, exact ca in imaginea
de mai jos:

Page 14 of 45
 din fereastra de linie bugetara care se deschide se selecteaza linia bugetara pe
care se doreste introducerea valorilor din buget. In partea de sus a ferestrei se pot
utiliza oricare din criteriile de selectie: cod linie, cod agentie (misiune), subcapitol,
articol, descriere. Apoi prin dublu-click pe sageata care indica inregistrarea
dorita, se aduce linia bugetara in fereastra de buget:
 in fereastra de buget se completeaza valoarea in valuta bugetului, apoi pentru

salvare se apasa butonul “Salvare”:

Page 15 of 45
 pentru adaugarea unei noi inregistrari se repeta pasi de mai sus;
 pentru vizualizarea inregistrarilor din buget, in fereastra “Buget”, se poate
naviga printre inregistrari prin click cu mouse-ul in sagetile stanga / dreapta din
campul “Inregistrare”;
 daca se doreste vizualizarea unei anumite inregistrari atunci se utilizeaza
butonul de selectie “Sel”, selectandu-se inregistrarea respectiva:

Page 16 of 45
 in fereastra de “Date Buget”, se pot completa in partea de sus criteriile de
selectie, inregistrarea dorita a fi vizualizata, se poate selecta prin dublu-click.
Observatie importanta: in orice fereastra de selectie de informatii, valoare %
inseamna “orice”. In exemplul de mai sus, in campul linie bugetara, valoarea
“000232%”, inseamna orice linie bugetara care incepe cu ”000232”.
 pentru modificarea unei inregistrari se foloseste optiunea de “Modificare”, dupa
operarea modificarilor apelandu-se optiunea de “Salvare”:
 butonul de “Anulare” se utilizeaza pentru renuntarea la operatiunea respectiva

(adaugare sau modificare).

Page 17 of 45
4.2.4. Introducerea operatiilor de incasari si plati prin Banca/Casa
Prin aceasta optiune se preiau informatiile referitoare la platile si incasarile

efectuate prin jurnalele de banca/casa.
Fereastra de informatii pentru jurnalele de banca/casa cuprinde doua parti:

- o parte “Master” – care contine informatiile legate de valuta jurnalului, tipul de
jurnal (registru) si luna operatiunilor;
- o parte “Detail” – care contine inregistrarile (operatiunile) pe registrul selectat

in partea “Master”. In cadrul ferestrei de “Detail” exista si o lista a
operatiunilor in partea de jos a ferestrei, pentru selectia unei inregistrari
existente, se face pozitionarea pe inregistrarea respectiva;

Page 18 of 45
Pentru adaugarea unei inregistrari intr-un registru (jurnal) de banca/casa se
parcurg urmatorii pasi:
1. Pentru cazul in care registrul de banca/casa nu este definit pe luna respectiva:
 Se realizeaza pozitionarea in fereastra de “Master” – verificarea
pozitionarii corecte in “Master” se face prin chenarul verde care incercuieste
fereastra “Master”;
 Se apeleaza butonul de “Adaugare”;
 Se completeaza valuta registrului (valuta bugetului Euro sau
USD sau valuta tarii respective);
 Se selecteaza Tipul de Registru: CASA, BANCA, CASA
EXTRABUGETAR, BANCA EXTRABUGETAR;
 Se completeaza luna operatiunilor;
 Se apeleaza butonul de “Salvare”.

Page 19 of 45
In acest moment exista registrul respectiv adaugat. Pentru a introduce informatiile
(operatiile) in acest registru, se executa urmatorii pasi:
 Dupa pozitionarea in fereastra de “Detail” se apeleaza butonul
“Adaugare”. In cazul primei inregistrari pe un jurnal, se completeaza urmatoarele
campuri:
- ziua operatiunii – propusa automat de sistem ziua curenta;
- descrierea operatiunii;
- simbol contabil corespondent;
- suma incasata sau suma platita;
- Cod furnizor (optional);
 Dupa ce se opereaza prima inregistrare pe jurnalul respectiv,
pentru operatiile urmatoare, la apelarea butonului ”Adaugare”, programul ofera
posibilitatea preluarii automate a informatiilor ultimei pozitii adaugate (ultima zi
introdusa); astfel utilizatorul modifica doar campurile dorite, restul datelor
ramanand identice.
Observatii:
- campurile ”Id operatiune” si ”Nr curent” reprezinta elemente de contorizare a
informatiilor. ”ID operatiune” reprezinta numarul total al operatiilor introduse
in jurnale, indiferent de tipul acestora, iar ”Nr curent” retine pozitiile introduse
pe un anumit registru de-a lungul unui an calendaristic;
- pentru campurile ”simbol contabil corespondent”, ”linia bugetara”, ”cod
furnizor”, se poate utiliza selectorul pentru a se adauga o valoare;
- campul ”simbol contabil Casa/Banca” este completat automat de sistem in
functie de tipul registrului, cu simbolul contabil definit in optiunea de meniu -
>Module de preluare date / Setare simbol contabil Banca / Casa;

Page 20 of 45
- Prin apelarea campului ”Cod furnizor”, utilizatorul poate selecta furnizorul din
nomenclator, pe baza unor filtre de cautare pe categorii de colaboratori(Salariati
, Persoane fizice, Persoane juridice sau Unitati MAE);
- daca se doreste adaugarea unui furnizor nou, care nu exista in nomenclator,

utilizatorul din cadrul Misiunii are doua optiuni:
1) Introducerea acestuia in nomenclatorul de furnizori, in optiunea de meniu
Nomenclatoare/Nomenclator de furnizori, prin apelarea butonului ”Adaugare”
si completarea campurilor din tabel:

Page 21 of 45
Optiunile de ”Modificare” si ”Stergere” sunt valide numai daca se doreste
efectuarea de actualizari asupra furnizorilor introdusi din aplicatie (Preluare=L), care
nu au asociate tranzactii in Jurnalele de Banca, Casa, Operatiuni Diverse.
2) Adaugarea furnizorului din forma -> Jurnal de banca si casa, si preluarea

automata a acestuia in nomenclatorul de furnizori la salvarea operatiunii.
Se va bifa campul Adaugare furnizor nou, care permite activarea butonului de
comanda Furnizor nou. Prin apelarea acestuia, se deschide fereastra de adaugare
Adauga persoana fizica/ juridica, unde utilizatorul introduce datele de identificare
ale firmei; dupa apelarea butonului ”Salvare”, acestea vor fi preluate in campurile
”Cod furnizor”, ”Denumire furnizor”:

Page 22 of 45
 Dupa completarea acestor informatii se apeleaza butonul
“Salvare”.
2. Pentru cazul in care registrul de banca/casa este inregistrat pe luna respectiva, si

se doreste adaugarea unei noi inregistrari:

Page 23 of 45
 Se realizeaza pozitionarea in fereastra de “Master” – verificarea
pozitionarii corecte in “Master” se face prin chenarul verde care incercuieste
fereastra “Master”;
 Se utilizeaza selectorul pentru gasirea registrului in care se
doreste a se face inregistrarea:
 Se va deschide o fereastra de filtrare pentru jurnalul de

banca/casa, in care se selecteaza registrul respectiv cu dublu-click, eventual
utilizandu-se si criteriile de filtrare din partea superioara a ferestrei:
 Dupa selectarea registrului respectiv, se activeaza fereastra de

detaliu (prin click in ea), si se repeta pasi prezentati mai sus pentru adaugarea de
operatiuni intr-un registru;
Stergerea sau modificarea unei inregistrari din detaliu se face prin pozitionarea
pe inregistrarea respectiva, si apelarea butonului de “Stergere” sau “Modificare”.
Validarea unei modificari se face prin butonul “Salvare”.

Page 24 of 45
Butonul de “Anulare” se utilizeaza pentru renuntarea la operatiunea respectiva
(adaugare, modificare sau stergere), inainte de Salvare.
Modulul de preluare date > Jurnal de Banca si Casa, prezinta urmatoarele avantaje :
- In cazul in care se doreste adaugarea unei operatii intr-o zi anterioara celei
aferente ultimei operatii introduse, pozitia nou introdusa va avea ca si numar
curent - numarul ultimei pozitii din ziua ei +1, si se va efectua automat
renumerotarea pozitiilor din zilele urmatoare.
- Daca se completeaza gresit ziua operatiunii, prin apelarea butonului
”Modificare”, se introduce ziua corecta si totodata are loc reordonarea automata
a celorlalte pozitii introduse;
- Pe fiecare registru, la inceput de an (luna Ianuarie), se reinitializeaza automat
campul ”Nr Curent”, incepand de la 1;
- Daca intr-un an se incepe introducerea operatiunilor cu alta luna decat Ianuarie,
campul Numar Curent devine activ pentru prima inregistrare introdusa pe
jurnalul respectiv in anul respectiv, putand fi completat de utilizator. Astfel,
acesta are posibilitatea sa introduca numarul de la care incepe incrementarea
operatiunilor pe registrul respectiv (ex: Nr curent=201).
4.2.5. Introducerea operatiunilor diverse
Prin intermediul acestui modul se introduc alte operatii contabile efectuate la

nivelul misiunii diplomatice, care nu se incadreaza in operatiuni de incasari si plati prin
banca/casa.
Natura acestor operatiuni (decontari) urmeaza a fi stabilita la nivelul central al
Ministerului Afacerilor Externe.

Page 25 of 45
Fluxul de lucru in cadrul acestui modul este asemanator cu cel pentru jurnalele
de banca/casa, cu urmatoarele diferente:
- In loc de registrele de banca sau casa se selecteaza DIVERSE sau DIVERSE
EXTRABUGETAR;
- Nu mai exista o corespondenta definita intre doua conturi , ci se completeaza
doar simbol contabil, prin selectarea acestuia din nomenclatorul ”Plan de
conturi”;
Operatiile efectuate in acest modul sunt urmarite la nivelul partizilor, pe conturi,
prin intermediul rapoartelor.
4.2.6. Initializarea soldurilor pentru prima luna pentru jurnalele de Banca/Casa
Dupa introducerea operatiilor pe jurnalele de banca si casa pentru prima luna de

lucru, este necesar sa se faca initializarea soldurilor:

Page 26 of 45
Acesta optiune se gaseste in meniul Manipulare solduri / Setare sold initial pt
Jurnalul de Banca si Casa. Prin intermediul acestei optiuni se introduc soldurile
initiale pentru fiecare jurnal in parte.
Jurnalele se pot selecta utilizand selectorul din campul “Id”, apoi tastand
optiunea de “Modificare”, se modifica valoarea in campul “Valoare sold initial”, pe
care programul a initializat-o cu valoarea 0, si apoi se selecteaza optiunea “Salvare”.
Operatia de initializare a soldurilor pe jurnale este necesara la momentul primei
luni de lucru cu un anumit jurnal, pentru preluarea corecta a soldurilor de inceput, care
vor fi actualizate cu operatiile de incasari si plati efectuate de-a lungul timpului.
Exista doua optiuni pentru initializarea soldurilor: fie imediat dupa definirea
registrului, inainte de introducerea operatiilor pe prima luna de lucru, fie la sfarsitul
primei luni de lucru, dupa introducerea operatiunilor pe jurnalul respectiv.
4.2.7. Generarea soldurilor incepand cu a doua luna de lucru
Aceasta optiune se utilizeaza, dupa introducerea informatiilor incepand cu luna a

doua de lucru.

Page 27 of 45
Prin intermediul ei, se genereaza solduri initiale de pornire pentru fiecare jurnal
in parte pentru fiecare luna de operatiuni (incepand cu luna a doua de lucru). Aceasta
optiune permite efectuarea automata a calculului soldurilor finale pe luna incheiata si
preluarea lor ca solduri initiale in luna curenta.
Utilizatorul din cadrul misiunii poate opta pentru generarea soldurilor initiale in
luna fie imediat dupa definirea registrului pe luna respectiva, inainte de introducerea
operatiilor, fie dupa introducerea tuturor operatiilor, la sfarsitul lunii de lucru.
Pentru a genera soldul pentru fiecare jurnal in parte trebuie dat Click in zona
“Generare individuala” si zona sa fie incadrata de chenarul albastru.
Pentru a genera soldul pentru toate operatiunile pe luna pe care se doreste
generarea soldurilor trebuie dat Click in zona “Generare toate operatiile pe luna” si
zona sa fie incadrata de chenarul albastru.
Observatie importanta: Aceasta optiune se foloseste de regula la inceputul lunii
de lucru inainte de a incepe introducerea datelor. Daca au fost introduse informatii pe
luna curenta si se fac modificari de informatii pe luna precedenta este obligatoriu sa se
dea o noua generare pentru luna curenta dupa terminarea modificarilor pe luna
precedenta, pentru refacerea calculului.

Page 28 of 45
Daca se fac modificari pe registre anterioare, se reface calculul soldului initial pe
fiecare luna pana la luna curenta, pentru preluarea corecta a soldurilor.
4.2.8. Initializarea soldurilor pe conturi pentru prima luna
Dupa introducerea operatiilor pe jurnale pentru prima luna de lucru, este necesar
sa se faca initializarea soldurilor pe conturi:
Acesta optiune se gaseste in meniul Manipulare solduri / Initializare solduri pe

conturi. Prin intermediul acestei optiuni se introduc soldurile initiale pentru fiecare
simbol contabil in parte.
Inregistrarile se pot selecta utilizand selectorul din butonul “Sel” sau navigand cu
butoanele din “Inregistrare”, apoi tastand optiunea de “Modificare”, se modifica
valoarea in campurile “Sold initial credit” si “Sold initial debit”, pe care programul le-a
initializat cu valoarea 0, si apoi se selecteaza optiunea “Salvare”.
Astfel, prin introducerea operatiunilor in jurnalele de banca, casa, operatiuni
diverse, s-a realizat automat initializarea simbolurilor contabile folosite , urmand ca in

Page 29 of 45
aceasta forma sa se completeze soldurile conturilor prin inlocuirea valorii ”0” cu
valoarea efectiva a soldului initial.
Observatie: Optiunea de setare a soldurilor initiale pe conturi folosind butonul
”Adaugare” este valida pentru simbolurile contabile de debitori si creditori, pentru
preluarea soldurilor initiale aferente creantelor si datoriilor existente la nivel de partizi.
4.2.9. Generarea soldurilor pe conturi incepand cu sfarsitul primei luni de lucru
Aceasta optiune se utilizeaza, dupa terminarea introducerii informatiilor

incepand cu prima luna de lucru, inainte de scoaterea raportarilor situatia financiara si
Situatii interne.
Prin intermediul ei, se genereaza solduri initiale de pornire pentru fiecare simbol
contabil in parte pentru fiecare luna de operatiuni (incepand cu sfarsitul primei luni de
lucru).
Pentru a genera soldul se selecteaza luna curenta de lucru si se bifeaza “Propag”,

apoi se da “Generare”. Bifa “Propag” are rolul de a modifica soldurile initiale si finale
pentru toate lunile ulterioare lunii curente care au fost deja initializate.

Page 30 of 45
Observatie importanta: Aceasta optiune se foloseste la sfarsitul lunii de lucru
inainte de a scoate raportarile. Daca se fac modificari de informatii in aplicatie este
obligatoriu sa se dea o noua generare inainte de scoaterea raportarilor.
4.2.10. Introducerea/Modificarea cursurilor valutare
Prin intermediul acestei optiuni se introduc cursurile valutare lunare. Se introduc

numai paritatea intre valutele utilizate in operatiunile din jurnale sau operatiunile
diverse si valuta de conversie a bugetului.
Aceste cursuri valutare se pot modifica permanent pe parcursul unei luni de

operatiuni, urmand ca inainte de raportarea catre MAE, se se completeze cu valorile
comunicate de centrala MAE. Ele ajuta la obtinerea raportarilor cu situatia financiara si
situatiile interne in valuta bugetului, efectuand astfel conversiile valutelor nationale in
valuta de raportare.
Valoarea introdusa are semnificatia urmatoare: cate unitati monetare in valutele

de lucru reprezinta o unitate monetara in valuta bugetului (Euro sau USD). De ex: 1
USD = 20 HUF.

Page 31 of 45
4.2.11. Vizualizarea/Listarea rapoartelor pentru jurnalele de Banca/Casa,
Operatiuni diverse, Situatia Financiara si Situatii Interne
Prin intermediul acestei optiuni, se pot lista pentru verificare si/sau arhivare
jurnalele de banca/casa, jurnalele diverse, situatia financiara si situatiiile
interne(jurnalele de banca si casa centralizate pe partizi si articole bugetare).
Pentru vizualizarea jurnalelor lunare de banca/casa se selecteaza jurnalul

respectiv si se apeleaza optiunea “Vizualizare raport”.

Page 32 of 45
Raportul care apare pe ecran poate fi ulterior tiparit sau salvat in format .html sau
.txt prin utilizarea celui de-al doilea buton de “Export”.
Observatie:
In cazul in care inainte de selectarea optiunii de vizualizare a jurnalului pe luna
respectiva, nu a fost generat soldul initial din meniul Manipulare solduri/ Generare sold

Page 33 of 45
initial luna pentru Jurnalul de banca si casa, raportul nu va fi generat si apare
urmatorul mesaj de atentionare:
Numai dupa generarea soldului initial pe Jurnal Banca/Casa in luna respectiva

este posibila vizualizarea raportului Jurnal Banca/Casa, deoarece acest sold, calculat
automat de sistem la apelarea optiunii de generare, ca si sold final pentru luna
precedenta si preluat in luna de raportare ca sold initial este afisat pe raport in prima
sectiune a coloanei ”Sold”.
Pentru listarea Jurnalului de operatiuni diverse se procedeaza la fel ca si in cazul

jurnalului de banca/casa.
In acest raport vor fi afisate decontarile lunare introduse in modulul de preluare
date >Operatiuni diverse.

Page 34 of 45
Pentru obtinerea raportului Cap. I – Situatia fondurilor se selecteaza luna la care
se doreste obtinerea acestuia si valuta nationala, urmand ca programul sa calculeze
valorile.
Observatie:
Daca pentru misiunea respectiva a fost completat campul Valuta nationala –in cadrul
Setarii parametrilor generali ai aplicatiei, valoarea lui va fi propusa de sistem pe toate
formele care cer valuta nationala, cum sunt cele de vizualizare rapoarte- Situatia
Financiara.

Page 35 of 45
Pentru obtinerea raportului Cap. II. A – Cheltuielilor din cont MAE inregistrate
in evidenta (JC+JB) - alocatii bugetare se selecteaza luna la care se doreste obtinerea
acestuia si valuta nationala, urmand ca programul sa calculeze valorile.
Pentru obtinerea raportului Cap. II. B – Cheltuieli din cont MAE inregistrate in
evidenta (JC+JB) - alocatii extrabugetare se selecteaza luna la care se doreste obtinerea

Page 36 of 45
Pentru obtinerea raportului Cap. III. A – Cheltuieli din buget misiune inregistrate
in evidenta (JC+JB) - alocatii bugetare se selecteaza luna la care se doreste obtinerea
Pentru obtinerea raportului Cap. III. B – Situatia executiei fata de bugetul aprobat
se selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia si valuta nationala, urmand ca
programul sa calculeze valorile.
Pentru obtinerea raportului Cap. IV. A – Incasari in cont MAE din evidenta
(JC+JB) - alocatii bugetare se selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia si
valuta nationala, urmand ca programul sa calculeze valorile.

Page 37 of 45
Pentru obtinerea raportului Cap. IV. B – Incasari in cont MAE din evidenta
(JC+JB) - alocatii extrabugetare se selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia
si valuta nationala, urmand ca programul sa calculeze valorile.
Pentru obtinerea raportului Cap. V.A. – Situatia partizilor in valuta nationala se

selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia si valuta nationala, urmand ca
programul sa calculeze valorile.
Pentru obtinerea raportului Cap. V.B. – Situatia partizilor in valuta de referinta se

selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia, urmand ca programul sa calculeze
valorile.
Pentru obtinerea raportului Cap. VI – Fonduri primite de la M.A.E. sau de la alte

misiuni se selecteaza luna la care se doreste obtinerea acestuia, urmand ca programul
sa calculeze valorile.

Page 38 of 45
Prin intermediul rapoartelor aferente Situatiilor Interne, aplicatia ofera posibilitatea
generarii urmatoarelor situatii centralizatoare :
 Jurnal Bugetar/ Extrabugetar pe articol bugetar
Pentru obtinerea acestui raport se va selecta tipul jurnalului – bugetar/
extrabugetar, perioada pentru care se doreste listarea informatiilor si linia
bugetara , urmand ca programul sa calculeze valorile centralizate pe luna si
cumulat, pe intreaga perioada.

Page 39 of 45
Observatii:
- Perioada de definire a raportului trebuie sa fie aferenta unui singur an
calendaristic (limita de definire a bugetului alocat). In caz contrar, apare
mesajul de atentionare:
- In cazul in care se omite alocarea unui buget pe linia bugetara selectata,

raportul nu se genereaza si apare mesajul de atentionare ”Nu s-au gasit
inregistrari!”
 Jurnal Bugetar/ Extrabugetar pe partid

Pentru obtinerea raportului se va selecta tipul jurnalului - bugetar
/extrabugetar, perioada pentru care se doreste listarea informatiilor, partidul si
valuta nationala, urmand ca programul sa calculeze valorile centralizate pe luna
si cumulat, pe inreaga perioada .

Page 40 of 45
Observatie:
La nivelul acestui raport exista posibilitatea filtrarii informatiilor pe o perioada
mai mare de un an urmarindu-se astfel operatiunile efectuate cu partidul
respectiv pe parcursul unuia sau a mai multor ani calendaristici.
4.2.12. Generarea fisierelor de transmis catre centrala MAE

Page 41 of 45
Dupa verificarea corectitudinii datelor introduse in sistem, se genereaza fisierele
care vor fi transmise catre centrala MAE.
Pentru generarea fisierelor pentru centrala MAE, se selecteaza fiecare jurnal care
se doreste a se transmite si se apeleaza optiunea “Export”.
Dupa apelarea acestei optiuni, va apare o fereastra care confirma generarea

fisierului pe discul c, avand si informatia cu numele fisierului.
Dupa verificarea faptului ca fiserele au fost generate corect, acestea vor fi

transmise catre centrala MAE. Pana la transmiterea fisierelor catre MAE, operatiunile
se pot corecta, regenerandu-se fisierele aferente. Pentru a evita transmiterea eronata a
unor fisiere incomplete, este bine ca dupa fiecare generare de fisier, acestea sa fie
mutate din “C:\” in alte locatii de pe disk.

Page 42 of 45
Dupa transmiterea fisierelor catre centrala MAE, eventualele corectii privind
incadrarea in clasificatia bugetara, se vor face numai cu consultarea persoanelor
responsabile de fiecare misiune din cadrul centralei MAE, pentru a evita preluarea unor
date incorecte in baza centralizata de la MAE.
4.2.13. Importul datelor privind nomenclatoarele
Prin intermediul acestei optiuni se realizeaza actualizarea datelor din

nomeclatoarele utilizate in aplicatie:
- Coresp = corespondente contabile;
- Currencies = valute;
- Employee = salariati;
- Linie_bugetara = linii bugetare;
- Planconturi = planul contabil;
- Supplier_ = debitori/ creditori;
La instalarea aplicatiei aceste nomenclatoare sunt completate cu valorile la

momentul respectiv. Pe parcursul anului, poate apare necesitate actualizarii acestor cu
valori noi.

Page 43 of 45
In momentul in care apar elemente noi care trebuie actualizate, centrala MAE va
transmite o serie de fisiere .txt, care vor fi copiate pe disk (la o anumita adresa),
urmand ca apoi sa fie importate in aplicatie.
In parte de sus a ferestrei de import se secteaza tabela in care se face importul (de
ex: Currencies), iar in partea de jos adresa de unde se va importa fisierul, precum si
numele fisierului .txt, care corespunde cu numele tabelei selectate mai sus.
Apoi se apeleaza optiunea “Import”, programul afisand in partea de jos ferestrei
rezultatul importului:

Page 44 of 45
5. Completari si Recomandari
Documentatia de instalare a aplicatiei pentru preluarea operatiunilor financiare-

contabile desfasurate la nivelul misiunilor diplomatice va fi prezentata intr-un
manual separat.
Orice observatii legate de intelegerea prezentului document, vor fi transmise catre

responsabilii de misiune din cadrul centralei MAE. Aceste observatii vor fi
centralizate, eventualele completari si/ sau modificari ale aplicatiilor si implicit ale
documentatiilor aferente, vor fi tratate in versiuni ulterioare alte aplicatiei si
documentatiei.
Modul de tratare financiar-contabila operatiunilor precum si cazurile specifice de

operatiuni financiar-contabile vor face obiectul analizelor interne din cadrul MAE.
Aplicatia nu ofera solutii contabile, ci este un suport prin care se gestioneaza aceste
operatiuni.

Page 45 of 45

Manual de Utilizare Aplicatie Preluare Date Misiuni Versiune Finala - V4 - 0

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Utilizare Aplicatie Preluare Date Misiuni Versiune Finala - V4 - 0

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Prezentul document isi propune sa prezinte modul de lucru cu aplicatia pentru

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Prin intermediul aplicatiei, fiecare din misiunile din cadrul Ministerului

Aplicatia permite gestionarea operatiilor referitoare la:

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Meniul de baza si optiunile de meniu se prezinta astfel:

Optiunile de Meniu sunt urmatoarele:

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

5. Manipulare solduri , cu patru optiuni:

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

4.1. Prezentare Generala a Pasilor de Lucru

Pasii de lucru cu aplicatia sunt urmatorii:

1. Verificare parametri generali;

Pasii de lucru 1 si 2 se realizeaza o singura data la inceperea lucrului in aplicatie.

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Nomenclatoarele de salariati si misiuni diplomatice (unitati MAE) sunt create si

4.2. Flux de Operare Detaliat

4.2.1. Verificare parametri generali

Verificarea parametrilor generali se face in meniul Comenzi / Setari parametri

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

4.2.2. Setare simbol contabil contabil Banca/ Casa

In optiunea de meniu Module de preluare date / Setare simbol contabil Banca /

Simbolurile contabile se ataseaza pentru registrele de banca si casa bugetar (din

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

In cadrul acestei optiuni se introduc creditele bugetare aprobate in fiecare an

Pentru adaugarea unei informatii in fereastra de buget se parcurg pasii urmatori:

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

 in fereastra de buget se completeaza valoarea in valuta bugetului, apoi pentru

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

 butonul de “Anulare” se utilizeaza pentru renuntarea la operatiunea respectiva

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

Prin aceasta optiune se preiau informatiile referitoare la platile si incasarile

Fereastra de informatii pentru jurnalele de banca/casa cuprinde doua parti:

- o parte “Detail” – care contine inregistrarile (operatiunile) pe registrul selectat

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

- daca se doreste adaugarea unui furnizor nou, care nu exista in nomenclator,

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

2) Adaugarea furnizorului din forma -> Jurnal de banca si casa, si preluarea

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

2. Pentru cazul in care registrul de banca/casa este inregistrat pe luna respectiva, si

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

 Se va deschide o fereastra de filtrare pentru jurnalul de

 Dupa selectarea registrului respectiv, se activeaza fereastra de

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

4.2.5. Introducerea operatiunilor diverse

Prin intermediul acestui modul se introduc alte operatii contabile efectuate la

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

4.2.6. Initializarea soldurilor pentru prima luna pentru jurnalele de Banca/Casa

Dupa introducerea operatiilor pe jurnalele de banca si casa pentru prima luna de

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

4.2.7. Generarea soldurilor incepand cu a doua luna de lucru

Aceasta optiune se utilizeaza, dupa introducerea informatiilor incepand cu luna a

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0

644397786.doc SIVECO Confidential Document version: 4.0