Manual de utilizare pentru operatorii

1. Crearea unui cont......................................................................................................................... 2

1.1. Accesarea ecranului pentru crearea unui cont .....................................................................2
1.2. Completarea informațiilor aferente contului .......................................................................2
1.3. Validarea e-mailului de înregistrare ......................................................................................3
1.4. Acceptarea contului de către ONAC/UCA .............................................................................4
1.5. Autentificarea utilizatorului în platformă .............................................................................4
1.6. Resetarea parolei ..................................................................................................................4
1.7. Opțiuni/gestionarea contului ................................................................................................5
2. Formulare ..................................................................................................................................... 6
2.1. Gestionarea formularelor......................................................................................................6
2.2. Introducerea datelor .............................................................................................................7
3. Acordul-cadru .............................................................................................................................. 8
3.1. Filtrarea acordurilor-cadru ....................................................................................................8
3.2. Accesarea acordurilor-cadru .................................................................................................9
3.2.1. Fila General ....................................................................................................................9
3.2.2. Fila Obiect acord-cadru ................................................................................................10
3.2.3. Fila Autorități contractante..........................................................................................10
3.2.4. Fila Operatori economici..............................................................................................11
3.2.5. Fila Documente anexate ..............................................................................................13
3.2.6. Fila Contracte subsecvente ..........................................................................................14
4. Help ............................................................................................................................................ 19
4.1. Crearea unui tichet ..............................................................................................................19
4.2. Căutarea unui tichet ............................................................................................................21
4.3. Închiderea unui tichet .........................................................................................................21
4.4. Vizualizarea tichetelor deschise/închise .............................................................................21
 1. Crearea unui cont

Portalul adresat operatorului economic îi permite operatorului economic să-și definească conturi
noi prin crearea unui cont din ecranul de înregistrare.

Pentru înregistrarea unui cont este necesar să se parcurgă următorii pași:

1.1. Accesarea ecranului pentru crearea unui cont

Se accesează butonul Autentificare, ulterior se accesează butonul Creează cont. Se va alege

ONAC/UCA pentru care se creează contul respectiv. Aceeași selecție trebuie făcută în toate
ecranele de autentificare și creare de conturi.

1.2. Completarea informațiilor aferente contului

Utilizatorul operatorului economic completează formularul pentru înregistrarea conturilor. În

urma formularului se vor face următoarele conturi:
- Un cont aferent instituției (operatorului economic)
- Două conturi aferente persoanelor de contact, conturile persoanelor de contact se pot
gestiona de către utilizatorul aferent instituției.

Utilizatorul completează metadatele formularului.

Crearea unui cont Pagina 2 din 22

 Se bifează/completează toate metadatele obligatorii, sistemul nu permite trimiterea unei cereri
fără a avea datele obligatorii completate, avertizând utilizatorul printr-un mesaj.

Utilizatorul încarcă documentul Mandat având posibilitatea de a descărca în prealabil un șablon

aferent completării.
Dacă există neconcordanțe în completarea datelor, sistemul returnează automat un mesaj de
informare prin care îndrumă utilizatorul să completeze datele corect.

1.3. Validarea e-mailului de înregistrare

Crearea unui cont Pagina 3 din 22

 Sistemul trimite automat un e-mail pentru validarea adresei de e-mail utilizată la crearea
contului.

După validarea e-mailului, cererea este trimisă în circuitul intern al ONAC/UCA pentru analiză și
activarea contului.

1.4. Acceptarea contului de către ONAC/UCA

În momentul în care cererea de creare cont este acceptată, utilizatorul primește un e-mail
informativ că utilizatorul creat pe platformă a fost activat.
Pentru orice problemă întâmpinată, apelați ONAC/UCA pentru a vă asigura că accesul dvs. la
platformă este complet funcțional.

1.5. Autentificarea utilizatorului în platformă

Pentru autentificare se utilizează username-ul (e-mailul) utilizat în cerere și parola setată și se

selectează unitatea ONAC/UCA.

1.6. Resetarea parolei

Pentru resetarea parolei se utilizează butonul Recuperează parola.

Crearea unui cont Pagina 4 din 22

 Se introduce e-mailul aferent contului și se apasă pe butonul Trimite link de resetare. Ulterior,

sistemul va trimite un e-mail ce va conține un link ce va deschide o nouă pagină pentru setarea
parolei noi. Această pagină va conține un câmp pentru introducerea noii parole și un buton de
confirmare. Ulterior confirmării, parola va fi setată și utilizatorul va primi e-mail de confirmare a
modificării.

1.7. Opțiuni/gestionarea contului

Zonele afișate în contul utilizatorului sunt următoarele:

1. Inbox – în această secțiune se regăsesc toate notificările primite. Pentru vizualizare se

apasă click stânga pe subiectul notificării.
2. Formularele mele – în această secțiune se regăsesc fișierele formularelor completate.
3. Datele contului – în această secțiune se regăsesc datele contului.

Crearea unui cont Pagina 5 din 22

 4. Datele contului ➔ Persoană contact – această opțiune este afișată doar pentru
utilizatorul principal al instituției de unde se pot gestiona persoanele de contact.
5. Facturile mele – sunt afișate facturile înregistrate în sistemul PEAPC.

2. Formulare

Modulul de formulare asigură colectarea datelor necesare activității desfășurate de ONAC.

2.1. Gestionarea formularelor

La accesarea modulului Formulare, aplicația afișează toate formularele la care utilizatorul a

participat sau urmează să participe.

Aplicația oferă posibilitatea de a selecta o anumită procedură pentru a afișa doar formularele
aferente procedurii sau de a filtra lista de formulare după câmpurile:
• Status
• Data finalizării
• Tip document
• Creat la
• Înregistrat la

Formulare Pagina 6 din 22

 2.2. Introducerea datelor

Pentru introducerea datelor în formulare este necesar să acționăm butonul Adăugare (plus). În
ecranul nou deschis se vor completa datele aferente formularului.

Pentru trimiterea formularului se acționează butonul Pasul Următor, apoi butonul Trimitere.

Pentru salvarea formularului în modul Ciornă (draft) se acționează butonul Salvare draft.

Pentru întoarcerea în ecranul de gestionare se acționează butonul Pas anterior.

Formulare Pagina 7 din 22

 3. Acordul-cadru

Modulul Monitorizare asigură integrarea și automatizarea proceselor de lucru aferente etapei

de post-atribuire, care constă în monitorizarea acordurilor-cadru încheiate de ONAC/UCA pentru
și în numele utilizatorilor AC și OE pentru monitorizarea contractelor subsecvente încheiate de
utilizatorii AC cu utilizatorii OE. Prin acest modul se asigură centralizarea, procesarea și
actualizarea tuturor informațiilor necesare activităților de monitorizare, precum și facilitarea
comunicării ONAC/UCA cu toate părțile implicate în procedura de achiziție publică centralizată.

În cazul în care procedura nu necesită comenzi, se vor înregistra doar facturi și NIR-uri.

Utilizatorii AC vor putea să comande produsele/serviciile contractate direct din sistem, prin
accesarea magazinului online aferent unui contract subsecvent, iar utilizatorii OE vor fi notificați
cu privire la comenzile făcute de către utilizatorii AC.

3.1. Filtrarea acordurilor-cadru

Pentru filtrare se pot folosi atât câmpurile din partea de sus a paginii, cât și cele din partea de

jos. După ce s-au selectat metadatele dorite se acționează butonul Filtrare.

Pentru ștergerea filtrelor, se acționează butonul Coș de gunoi din stânga zonei de filtrare.

Acordul-cadru Pagina 8 din 22

 3.2. Accesarea acordurilor-cadru

Pentru a accesa un acord-cadru se va acționa butonul de accesare:

3.2.1. Fila General

Se va deschide o fereastra nouă în care se pot vizualiza informații noi pe fiecare filă, această

fereastră se va deschide implicit în fila General în care se regăsesc doar câmpuri de tip read

only.

Acordul-cadru Pagina 9 din 22

 3.2.2. Fila Obiect acord-cadru

Utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza obiectele acordului-cadru.

3.2.3. Fila Autorități contractante

În această filă, utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza lista autorităților contractante

participante în acordul-cadru.

Acordul-cadru Pagina 10 din 22

 3.2.4. Fila Operatori economici

Operatorul economic va avea posibilitatea să editeze produsele sale în Catalogul de produse

prin acționarea butonului de editare , apoi a butonului Încărcare document .

Utilizatorul poate încărca o singură poză, dacă se va acționa de mai multe ori butonul Încărcare

document. Fișierul inițial se va suprascrie cu fișierul final.

În această secțiune se pot adăuga produse pentru un Operator economic prin acționarea
butonului Adaugă.
Se va deschide un pop-up în care se va adăuga articolul și se vor completa metadatele, apoi se

apasă Salvează. Se pot adăuga unul sau mai multe articole din cele existente în Obiect acord-

cadru.

Acordul-cadru Pagina 11 din 22

 Se selectează articolele din catalogul de produse.

După salvarea înregistrărilor, prin selectarea Operatorului economic se poate vizualiza catalogul
lui de produse.

Acordul-cadru Pagina 12 din 22

 3.2.5. Fila Documente anexate

În fila Documente anexate utilizatorul poate încărca un document, descărca

documente/înlocui documente sau șterge documente.

4.2.5.1 Încărcarea documentelor

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca documente prin acționarea butonului Încărcare

document.

Acordul-cadru Pagina 13 din 22

 3.2.6. Fila Contracte subsecvente

Prin apăsarea butonului Acțiune, utilizatorul va putea vizualiza un contract subsecvent.

După adăugarea unui contract subsecvent de către utilizatorul autorității contractante, sistemul
notifică operatorul economic pentru a adăuga propriul contract subsecvent semnat electronic.

Inițial se va descărca documentul încărcat de către autoritatea contractantă, urmând să fie

adăugat după completare prin acționarea butonului Încărcare contract semnat electronic.

Se deschide pop-upul prin care utilizatorul OE va selecta documentul semnat electronic pe care
dorește să-l încarce la contractul subsecvent.

Documentul semnat electronic este de tip PDF, însă se poate încărca și o copie semnată olograf.

Acordul-cadru Pagina 14 din 22

 3.2.6.1. Fila Obiect contract

Pentru deschiderea unui contract subsecvent, utilizatorul acționează butonul din coloana

Acțiune, urmând să se deschidă un nou ecran în care se regăsesc file cu informații referitoare la
contract, implicit ecranul se deschide în fila General.

Acordul-cadru Pagina 15 din 22

 3.2.6.2. Fila Colaborare

În acest ecran se realizează comunicarea între AC și OE semnatari ai contractului subsecvent. Prin

adăugarea de mesaje se vor trimite automat notificări pe e-mail.

3.2.6.3. Fila Documente anexate

În fila Documente anexate utilizatorul poate încărca un document/anexa documente sau

genera un document din șablon.

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca documente prin acționarea butonului Încărcare

document.

Acordul-cadru Pagina 16 din 22

 3.2.6.4. Fila Comenzi

Utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza comenzile lansate și de a seta un status la nivel de obiect dintr-o

comanda prin click-dreapta ➔ Setează status.

3.2.6.5. Fila Facturi

Posibilitatea de adăugare a facturii generate din sistemul e-Factura, prin accesarea filei Facturi
➔ Adăugare.
Prin acționarea butonului Adăugare, utilizatorul va putea adăuga o factură nouă. În pop-upul

care se deschide, se va alege furnizorul și se vor completa datele relevante ale facturii ce urmează
a se emite.

Acordul-cadru Pagina 17 din 22

 Prin bifarea facturii dorite și acționarea butonului Șterge, utilizatorul va putea șterge factura

selectată.

Prin bifarea articolului din factură dorit și acționarea butonului Șterge, utilizatorul va putea

șterge articolul selectat.

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca un fișier XML aferent facturii, sistemul va adăuga
automat datele din factură, urmând ca utilizatorul să completeze liniile care nu s-au asociat cu
codul de produs.

Acordul-cadru Pagina 18 din 22

 3.2.6.6. Fila NIR-uri

Posibilitatea de a vizualiza un NIR prin accesarea filei NIR-uri.

4. Help

Zona de help (denumită și suport, asistență, ajutor), este zona în care utilizatorul poate înregistra
o problemă pe care o întâmpină în aplicație în timpul operării, iar aceste probleme se anunță prin
crearea unui tichet.

Transmiterea unei probleme către echipa de suport se poate realiza prin accesarea funcționalității
Help din ecranul principal, care ulterior va deschide un nou ecran.

4.1. Crearea unui tichet

În interfața colaborativă Help, utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza tichetele deschise și

închise, dar și de a crea un tichet care se transmite automat către echipa de suport. Crearea

Help Pagina 19 din 22

 tichetului se realizează prin acționarea butonului +, urmând să se deschidă un pop-up în care se

vor completa informațiile referitoare la tichet.

După crearea tichetului, acesta va fi vizibil în lista tichetelor deschise de către utilizatorul
respectiv.

La accesarea tichetului, utilizatorul poate colabora în mod direct cu echipa de suport, având și
posibilitatea de încărcare de documente (poze, etc.).

Help Pagina 20 din 22

 4.2. Căutarea unui tichet

În cazul în care utilizatorul are foarte multe tichete deschise către echipa de suport, acesta poate
căuta un tichet specific prin specificarea anumitor caracteristici ale tichetului respectiv în zona
de căutare.

4.3. Închiderea unui tichet

În cazul în care un tichet a fost soluționat și nu a fost închis de către echipa de suport, acesta
poate fi închis de către utilizatorul care l-a deschis, prin acționarea butonului cu 3 puncte din
dreapta sus: Închide tichetul – implicit, tichetul va dispărea din zona Deschis și va fi transferat

în zona Închis.

4.4. Vizualizarea tichetelor deschise/închise

Pentru alegerea a căror tichete se dorește sa se vizualizeze în funcție de statusul acestora, se

acționează butoanele Deschis sau Închis.

Prin acționarea butonului Deschis se vor afișa doar tichetele deschise.

Help Pagina 21 din 22

 Prin acționarea butonului Închis se vor afișa doar tichetele închise.

Help Pagina 22 din 22