Soluţie integrată pentru contabilitate

Manual pentru utilizarea aplicaţiei

ACONT XP

Cuprins:
1. Introducere;
2. Instalare;
3. Mod de funcţionare;
4. Module:
 Administrare;
 Contabilitate;
 Gestiune;
 Producţie;
 Salarii;
 Imobilizări.
5. Despre noi;
6. Cerinţe sistem.

0
1. Introducere
Destinat atât firmelor mici şi mijlocii cât şi contabililor autorizaţi, ACONT XP se
remarcă prin faptul că oferă toate instrumentele necesare pentru evidenţierea
contabilă a proceselor economice ce au loc într-o întreprindere, păstrând în
acelaşi timp o uşurinţă în exploatare unanim apreciată. Diverse rapoarte şi
situaţii de lucru vă stau la dispoziţie, pentru a putea avea o oglindă fidelă a
activităţii firmei atât din punct de vedere financiar cât şi contabil.
Printre facilităţile pe care produsul nostru vi le oferă, enumerăm:
 optimizat pentru Windows XP, păstrându-se compatibilitatea cu Windows
2000, Windows 98 SE;
 varianta monopost şi de reţea;
 configurarea accesului utilizatorilor pe module şi/sau societăţi;
 configurarea şi generarea automată a notelor contabile pornind de la
documentele primare;
 configurarea dinamică a coeficienţilor folosiţi pentru calculul salariilor
(CAS, şomaj, pensie, fond de sănătate e.t.c.) precum şi posibilitatea
modificării tranşelor de impozitare în conformitate cu grilele de impozit
legal aprobate;
 posibilitatea calculării salariului pornind de la venitul net la cel brut;
 închiderea automată a exerciţiului financiar contabil şi preluarea soldurilor
de pornire pentru anul următor;
 evidenţa detaliată a furnizorilor şi clienţilor precum şi a stocurilor de
materiale şi mărfuri pe una sau mai multe gestiuni;
 evidenţa mijloacelor fixe aflate în patrimoniu precum şi calculul amortizării
acestora conform metodei lineare;

1
 2. Instalare
Se introduce în unitatea CD-ROM CD-ul “ACONT XP” care conţine “kit”-ul
de instalare a aplicaţiei. Programul de instalare porneşte automat şi conţine
următorii paşi:
1. fereastra de întâmpinare “Welcome”, în care sunteţi avertizat că
programul “ACONT XP” este protejat de legea Dreptului de autor. Pentru
a trece la următoarea etapă se apasă butonul “Next”;
2. fereastra “Software License Agreement” conţine licenţa “ACONT XP”
pentru utilizatorul final. Citirea acesteia este obligatorie şi se face prin
parcurgerea textului folosind tastele PgDn şi PgUp. În cazul în care sunteţi
de acord cu termenii şi condiţiile prevăzute aici apăsaţi butonul “Yes”;
3. fereastra “Customer information” se referă la datele privind utilizatorii
acelui calculator, şi se poate opta pentru a instala aplicaţia doar pentru
utilizatorul curent al acelui calculator sau pentru toţi utilizatorii acelui
calculator;
4. fereastra “Choose destination Directory” va indica calea unde va fi
instalată aplicaţia. Pentru Windows 2000 şi Xp calea implicită va fi:
“C:\Documents and Settings\All Users\Adirom Solutions\ACONT
XP”, iar pentru celelalte tipuri de Windows calea va fi: “C:\Adirom
Solutions\ACONT XP”. Această cale poate fi modificată. Apăsaţi apoi
butonul „Next”;
5. fereastra “Ready to Install the Program” vă prezită datele de instalare
a aplicaţiei. Apăsaţi “Instal”;
6. fereastra “Setup Complete” indică sfârşitul procesului de instalare.
Apăsaţi “Finish”.

2
 Programul îl puteţi lansa din meniul Windows: Start-Programs-Adirom
Solutions-ACONT XP sau executând dublu “click” pe pictograma “ACONT XP” de
pe Desktop.
Observaţii. În cazul în care doriţi să reinstalaţi aplicaţia, bazele de date
existente pe harddiskul dumneavoastră vor fi păstrate. Dezinstalarea aplicaţiei
se face din Control Panel- Add/Remove Programs. După dezinstalare
bazele de date rămân pe harddisk. Pentru o dezinstalare completă ştergeţi
manual directorul în care a fost instalată aplicaţia.
Pentru sistemele de operare Windows de reţea, aplicaţia trebuie sa fie
instalată folosind contul de administrator. Dacă doriţi ca si alţi utilizatori ai acelui
calculator (care au conturi separate pe acel calculator) să poată utiliza aplicaţia,
trebuie să acordaţi drepturi de citire şi scriere asupra directorului în care a fost
instalată aplicaţia.

3
 3. Mod de funcţionare
Aplicaţia a fost concepută pentru lucrul în reţea de calculatoare. Pentru
aceasta este necesară instalarea versiunii de server pe una din staţiile de lucru,
pe celelalte staţii fiind necesară instalarea variantei client. Fiecare din aceste
versiuni presupune achiziţionarea pachetului de instalare corespunzător.
Versiunea de server poate funcţiona de sine stătător (monopost),
funcţionarea ei nedepinzând de aplicaţia client. Se va instala aşadar intâi
versiunea de server pe calculatorul care va fi considerat mai stabil şi mai bine
dotat din punct de vedere hardware. La
instalare programul crează un singur
utilizator pentru baza de date şi anume
utilizatorul „administrator” cu parola
implicită „1234”. Cu ajutorul acestui cont
puteţi adăuga, modifica şi şterge utilizatorii
aplicaţiei „ACONT XP”. După ce au fost
adăugaţi utilizatorii aplicaţiei, se poate
instala şi pe calculatoarele din reţea versiunea client a aplicaţiei. După instalare,
la prima lansare în execuţie a programului, va fi afişată o fereastră în care veţi fi
solicitat să specificaţi calea
către baza de date, bază de
date care se află pe
calculatorul pe care a fost
instalată versiunea server a aplicaţiei. Prin apăsarea butonului „...” se va
deschide o altă fereastră care vă va permite să selectaţi fişierul „DataBase.dbc”
acolo unde a fost el instalat odată cu aplicaţia server. Odată selectată baza de
date, se va alege un utilizator şi se va introduce parola corespunzătoare lui.

4
 Programele din cadrul aplicaţiei “ACONT XP” permit efectuarea tuturor
operaţiunilor asupra tabelelor: adăugarea de date, modificarea şi stergerea
datelor. Acest lucru este
posibil prin utilizarea butoanelor corespunzătoare fiecărei operaţiuni. În partea
de jos a ferestrei pot fi văzute datele existente în tabelă în momentul respectiv.
La operaţiunile de modificare, ştergere şi consultare, programul solicită datele
de identificare a
înregistrării din tabelă.
Aceste date de
identificare pot fi
stabilite prin consultarea tabelei din partea de jos a ferestrei.
Pentru verificarea datelor introduse
şi salvarea acestora în tabelă, se va apăsa
butonul „Salvare date”. În cazul în care se
vor constata erori, acestea vor fi afişate
într-o fereastră separată şi se poate opta
pentru corectarea lor sau pentru
abandonarea operaţiunii. Pentru abandonarea sau terminarea unei operaţiuni se
apasă tasta „Escape” când cursorul este poziţionat într-unul din câmpurile de
identificare a înregistrării.
Ca ordine de introducere a datelor în baza de date se va respecta
următoarea ordine: se completează prima oară datele referitoare la societatea
comercială; se va introduce apoi luna si anul de pornire aplicaţie (vezi meniul:
„Utilitare>>Iniţializare parametrii aplicaţie>>Lună şi An de pornire aplicaţie”)
care se referă la anul şi luna cu care se începe introducerea documentelor
contabile; ultimul pas obligatoriu este acela de a configura conturile prestabilite
(“Utilitare>>Configurare conturi predefinite”).

5
 a. Modulul Administrare
Este modulul care cuprinde programele la care au acces doar utilizatorii cu
drept de administrator.
1. Administrare firme
Aplicaţia „ACONT XP” permite evidenţa contabililă a mai multor firme. Cu
acest program puteţi adăuga, modifica sau sterge firmele a căror evidenţă
contabilă va fi gestionată de aplicaţia „ACONT XP”.
2. Conturi utilizatori
Program pentru administrarea utilizatorilor aplicaţiei. Se preiau următoarele
date:
- Nume, Prenume: numele şi prenumele utilizatorului;
- Cont: numele utilizatorului (de preferabil cu litere mici);
- Parola: parola de acces pentru aplicaţie;
- Administrator: dacă acestui utilizator i se dau drepturi de administrator;
- Activ/Inactiv: căsuţă de validare prin care se stabileşte dacă utilizatorul
mai are dreptul de utilizare a acestui cont. Administratorul poate declara acest
utilizator ca inactiv şi pe perioada de concediu a acestuia.
Administratorul poate stabilii aici ce drepturi i se dau utilizatorului pentru
fiecare firma în parte, respectiv care module îi sunt accesibile utilizatorului
pentru fiecare firmă.
3. Refacere baze de date
Program ce se executa în cazul alterării fişierelor index ale bazei de date.
Lucrul acesta este posibil, de exemplu, când se părăseşte „forţat” (altfel decât
prin optiunea „Exit”) aplicaţia. Programul reface fişierele index ale tabelelor
bazei de date. Înainte de a executa acest program, asiguraţi-vă că toţi
utilizatorii au părăsit aplicaţia. Pe perioada cât se execută acest program, nici un
utilizator nu mai trebuie să mai utilizeze aplicaţia.

6
4. Salvare bază de date
Program folosit pentru a copia bazele de date într-un director specificat de
utilizator. În momentul în care se efectuează salvarea bazei de date, nici un
utilizator nu mai trebuie să fie în aplicaţie. Directorul în care se va salva baza de
date va avea în denumire data şi ora când s-a efectuat salvarea.
5. Restaurare bază de date
Program ce restaurează baza de date pe baza unei copii (salvări)
efectuată anterior. „Directorul sursă” se referă la directorul din care se doreşte
efectuarea restaurării. Se recomandă (cu insistenţă) efectuarea unei copii
(salvări) a bazei de date înaintea executării acestui program.

7
 b. Modulul Contabilitate
 Nomenclatoare
1. Date de identificare firmă
Se preiau următoarele date
ale societăţii: numele firmei, tipul
societăţii (persoană fizică sau
juridică), localitate, adresa, cod
fiscal, cod de inregistrare la
Registrul Comerţului, banca,
contul bancar, filiala.

2. Planul de conturi
Programul permite introducerea conturilor noi, modificarea sau stergerea
lor. Se recomandă stabilirea analiticelor necesare pentru a evita lucrul pe conturi
sintetice si apoi crearea de conturi analitice.

3. Valute convertibile
Program ce permite introducerea valutelor convertibile cu care lucrează
societatea comercială. În restul aplicaţiei când se va dorii folosirea unei valute
se va selecta simbolul ei.

4. Furnizori
Programul permite gestionarea tabelei ce conţine furnizorii cu care
lucrează societatea comercială. Pentru fiecare furnizor se va specifica un cont
din clasa corespunzătoare. Nu este obligatoriu ca pentru fiecare furnizor să fie
creat un analitic distinct. Soldul iniţial al fiecărui furnizor este preluat cu acest
program.

8
5. Clienţi
Programul permite gestionarea tabelei ce conţine clienţii societăţii
comerciale. Pentru fiecare client se va specifica un cont din clasa
corespunzătoare. Nu este obligatoriu ca pentru fiecare client să fie creat un
analitic distinct. Soldul initial al fiecărui client este preluat cu acest program.

 Operaţiuni contabile
1. Note contabile
Cu acest program se introduc notele contabile, altele decât cele care
provin dintr-un document de tip factură, chitanţă sau ordin de plată.

2. Note contabile facturi Furnizori

Se introduc notele contabile corespunzătoare facturilor furnizori. Dacă
furnizorul nu există în baza de date, atunci din lista respectivă se va alege „00
Adăugare furnizor nou” şi apoi se vor introduce datele noului furnizor. Acelaşi
lucru este valabil şi pentru un cont nou, în acest caz se va alege din lista
corespunzătoare contului valoarea „00 Cont nou” după care se vor introduce
datele noului cont. Se
vor introduce întâi
notele contabile
corespunzătoare
produselor sau
serviciilor din factură
ultima notă contabilă
care se va introduce
fiind aceea a T.V.A. –
ului. După introducerea acestei note programul vă va întreba dacă vreţi să

9
înregistraţi şi plata acum. În cazul în care răspundeţi afirmativ, un nou formular
se va deschide şi veţi fi solicitat să introduceţi datele corespunzătoare plăţii.
Facturile introduse cu acest program se vor regăsii în jurnalele de cumpărări.

3. Note contabile facturi Clienti

Se introduc notele contabile
corespunzătoare facturilor clienţi.
Dacă clientul nu există în baza de
date atunci din lista respectivă se va
alege „00 Adăugare client nou” şi
apoi se vor introduce datele noului
client. Acelaşi lucru este valabil şi pentru un cont nou, în acest caz se va alege
din lista corespunzătoare contului valoarea „00 Cont nou” după care se vor
introduce datele noului cont. Se vor introduce întâi notele contabile
corespunzătoare produselor sau serviciilor din factură ultima notă contabilă care
se va introduce fiind aceea a T.V.A. – ului. După introducerea acestei note
programul vă va întreba dacă vreţi să înregistraţi şi încasarea acum. În cazul în
care răspundeţi afirmativ, un nou formular se va deschide şi veţi fi solicitat să
introduceţi datele corespunzătoare încasării. Facturile introduse cu acest
program se vor regăsii în jurnalele de vânzări.

4. Note contabile Încasări şi Plăţi

Se introduc notele contabile corespunzătoare operaţiunilor care se fac prin
conturile de casă sau bancă. La tip operaţiune se poate alege una din
următoarele trei valori: „Plată factură”, „Încasare factură” şi „Alte operaţiuni”.
Odată specificat tipul operaţiunii care se doreşte, se va trece la selectarea
furnizorului sau clientului, apoi se va introduce numărul documentului cu care se

10
plăteşte sau încasează (chitanţă, ordin de plată etc.), se vor specifica apoi data
documentului care se achită sau încasează (factura) precum si numărul lui. Lista
„Număr document” va fi populată automat cu numerele tuturor facturilor din
acea dată şi corespunzătoare acelui furnizor sau client. Dacă factura există în
baza de date, automat în câmpul „Valoare poziţie” va fi trecută valoarea ei.
Atenţie! În registrul de casă vor apărea doar notele contabile introduse cu
acest program.

5. Descărcare gestiune
Programul generează automat
notele contabile corespunzătoare
descărcării contului marfă.
Programul permite selectarea lunii
contabile pentru care se doreşte
efectuarea descărcării de gestiune,
precum şi a datei şi numărului notei care va fi generată. Dacă operaţiunea de
descărcare gestiune a mai fost efectuată odată, notele contabile generate atunci
vor fi şterse şi vor generate dinnou. Se pot configura conturile debitoare şi
creditoare ale acestei note contabile.
Formula de calcul este:
K = (Sold iniţial 378 + Rulaj creditor 378)/(Sold iniţial 371 + Rulaj debitor 371)

Se întocmesc 3 note contabile:

% 371
607 >>>>>>> Rulaj creditor în lună 707 * (1 – K)
378 >>>>>>> K * Rulaj creditor în lună 707
4428 >>>>>>> Rulaj creditor în lună 4427

Prin apăsarea butonului „Calculează” vor fi afişate pe ecran valorile pe

baza formulelor de calcul afişate mai sus. Dacă se doreşte modificarea acestor

11
valori puteţi face acest lucru executând „click” pe valoarea respectivă şi
introducând apoi noua valoare. Adăugarea propriuzisă a notelor contabile în
baza de date se face după apăsarea butonului „Salvare date”.

6. Note de închidere
Programul generează automat notele contabile de închidere pentru clasa
de conturi 6 şi 7. Programul permite
selectarea lunii contabile pentru care
se doreşte generarea notelor de
închidere, precum şi a datei şi
numărului notei care va fi generată. Dacă această operaţiune a mai fost
efectuată odată, notele contabile generate atunci vor fi şterse şi vor generate
dinnou. Cotul de profit şi pierderi poate fi deasemenea modificat şi el dacă se
lucrează, spre exemplu cu analitice.

 Rapoarte
1. Note contabile
2. Registru Jurnal
3. Registru de casă
4. Jurnal de Cumpărări
5. Jurnal de Vânzări
6. Balanţa
7. Fişa contului
8. Fişa furnizorului
9. Fişa clientului
10. Evidenţă Furnizori
11. Evidenţă Clienţi

12
  Utilitare
1. Preluare note contabile Salarii
2. Preluare note contabile Gestiune
3. Preluare note contabile Producţie
4. Preluare note contabile Imobilizări
Set de programe ce permit transformarea în note contabile a
documentelor şi operaţiunilor efectuate în celelalte module ale aplicaţiei şi
preluarea acestora în modulul de Contabilitate. Programul permite specificarea
lunii contabile pentru care se doreşte preluarea notelor contabile, data şi
numărul notei care va fi generată automat în modulul de Contabilitate. Dacă
operaţiunea de preluare note contabile a mai fost executată odată, atunci notele
contabile preluate anterior vor fi şterse şi generate dinnou. Notele contabile
generate din modulele de Gestiune şi Producţie şi care provin dintr-o factură
(furnizori sau clienţi), nu pot fi modificate în modulul de Contabilitate decât cu
programele special concepute pentru facturi.

5. Iniţializare solduri de pornire aplicaţie

Programul permite introducerea soldurilor de pornie pentru conturile
utilizate de societate. După
ce a fost specificată luna şi
anul de pornire aplicaţie se
vor introduce cu acest
program soldul la 1
Ianuarie şi rulajele
cumulate până la luna şi
anul de pornire pentru

13
fiecare cont contabil utilizat. Dacă contul căruia i se doreşte introducerea
soldului nu există în baza de date, atunci din lista corespunzătoare conturilor se
alege valoarea „00 Cont nou” şi apoi se vor introduce datele noului cont.

6. Iniţializare parametrii aplicaţie

Programul permite specificarea lunii şi anului începând cu care se vor
introduce documentele contabile. Specificarea acestei valori este obligatorie.
Aplicaţia nu va permite introducerea de note contabile sau facturi cu o dată mai
mică decât cea specificată ca fiind luna şi anul de pornire aplicaţie.

7. Sfârşit exerciţiu contabil

Programul calculează soldul la 1 ianuarie pentru toate conturile utilizate.
Calculul se face pornind de la soldul la 1 ianuarie şi rulajele din anul precedent,
ţinându-se cont de funcţia contului. Executarea acestui program este necesară
pentru a stabilii soldul iniţial la 1 ianuarie al tuturor conturilor. Executarea
acestui program nu înseamnă „inchiderea” anului contabil respectiv. Acest
program se va executa ori de câte ori s-au făcut modificări asupra notelor
contabile din anul anterior, modificări care ar putea influenţa soldul initial al
anului curent. Programul nu se execută pentru anul corespunzător anului de
pornire aplicaţie.

8. Configurare conturi predefinite

Programul permite configurarea anumitor
conturi contabile. Acest lucru este necesar atât pentru a uşura introducerea
documentelor contabile cât şi pentru a putea genera corect notele contabile la
preluarea datelor din modulele aplicaţiei în modulul de Contabilitate. Rularea

14
acestui program este obligatorie, şi se face după specificarea lunii şi anului de
pornire aplicaţie.

c. Modulul gestiune
 Nomenclatoare
1. Date de identificare firmă (vezi descrierea din modulul de Contabilitate)
2. Furnizori (vezi descrierea din modulul de Contabilitate)
3. Clienţi (vezi descrierea din modulul de Contabilitate)
4. Gestiuni
Program ce permite gestionarea tabelei care conţine gestiunile societăţi
respective. Pe lângă denumirea gestiunii programul mai solicită şi atribuirea unui
cont contabil acelei gestiuni. Spre exemplu unei gestiuni de marfuri i se va
atribuii contul „371”, unei gestiuni de materii prime contul „301” etc. Dacă este
vorba despre o secţie de producţie contul care i se va atribuii nu va fi „345” ci
un cont de materii prime („301”) care este cel mai des utilizat atunci când se
întocmesc note de transfer către această gestiune. Acest cont este utilizat
pentru a configura nota contabilă pentru documentele de lucru cu această
gestiune (note de tranfer, bonuri de consum etc.). Este aşadar un cont ajutător,
dar care în momentul introducerii documentului, respectiv a notei contabile, se
poate modifica.

5. Produse
Program ce permite gestionarea tabelei care conţine denumirile
produselor, mărfurilor, consumabilelor, serviciilor etc. Pe lângă denumire si
unitate de măsură programul mai solicită specificarea tipului acelei înregistrări
care poate fi: „PR” – marfă, materie primă, consumabile etc.;
„PF” – produs finit („345”);
„SV” – orice tip de serviciu facturabil;

15
 „TR” – transport, unitatea de masură poate fi kilometri;
„DS” – discount, poate fi de cel puţin două tipuri: valoric sau
procentual.

6. Planul de conturi (vezi descrierea din modulul de Contabilitate)

7. Valute convertibile (vezi descrierea din modulul de Contabilitate)

 Preluare documente
1. Facturi Furnizori
Programul permite introducerea în baza de date a facturilor de la furnizori.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele facturii şi poziţiile facturii. Dacă
vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din factură trebuie să
selectaţi opţiunea „Poziţii factură”, apoi să apăsaţi butonul „Modificare”. Dacă
vreţi să modificaţi furnizorul produselor din factură, trebuie să selectaţi opţiunea
„Factură” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „PF”, „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Gestiune primitoare: gestiunea care primeşte produsul respectiv.
Automat în câmpul „Cont corespondent” va apărea contul care a fost
introdus la adăugarea acelei gestiuni. Poziţiile facturii pot fi
distribuite mai multor gestiuni;
 N.I.R.: ultimul număr de N.I.R. pentru acea gestiune;
 Denumire produs/serviciu: denumirea produsului sau serviciului.
Dacă nu există în baza de date se poate introduce alegând din acea
listă valoarea „00 Adăugare produs / serviciu nou”;

16
 Cont corespondent: contul corespondent necesar pentru întocmirea
notei contabile atunci când se preiau datele în modulul de
Contabilitate;
 Cantitatea: cantitatea din factură. Dacă este vorba de transport se
poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece valoarea 1 şi
apoi la „Preţ de achiziţie” se poate trece valoarea fără T.V.A. a
transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp se poate
introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că este un
discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai mare de
100 şi atunci se consideră că este un discount valoric. Se recomandă
ca poziţia de discount să fie ultima poziţie introdusă pentru că
programul calculează automat valoarea lui pe baza poziţiilor din
factură introduse până în acel moment. Cantitatea poate fi şi o
valoare negativă în cazul facturilor storno;
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel produs (serviciu);
 Valută: simbolul valutei, dacă este o factură externă;
 Peţ de achiziţie: preţul de achiziţie al acelui produs. În cazul unei
poziţii de discount acest câmp nu se completează;
 Stoc constituit de aviz: se bifează această căsuţă de validare dacă
produsul de pe factură a intrat deja în gestiunea respectivă pe baza
unui aviz de expediţie a mărfii, astfel nu se mai constituie stoc
respectiv un nou lot în baza de date pentru acel produs;
 Preţ de vânzare: se
completează doar în
cazul mărfurilor
(„371”).

17
 Dacă se doreşte listarea la imprimantă a Notei de Intrare Recepţie se
apasă butonul „N.I.R.”. Va apărea un nou formular care va cuprinde toate
notele de recepţie întocmite pe baze acelei facturi.
2. Avize Furnizori
Programul permite introducerea în baza de date a avizelor de la furnizori.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele avizului şi poziţiile avizului. Dacă
vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din aviz trebuie să selectaţi
opţiunea „Poziţii aviz”, apoi să apăsaţi butonul „Modificare”. Dacă vreţi să
modificaţi furnizorul produselor din aviz, trebuie să selectaţi opţiunea „Aviz” şi
apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „PF”, „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Gestiune primitoare: gestiunea care primeşte produsul respectiv.
Automat în câmpul „Cont corespondent” va apărea contul care a fost
introdus la adăugarea acelei gestiuni. Poziţiile avizului pot fi
distribuite mai multor gestiuni;
 N.I.R.: ultimul număr de N.I.R. pentru acea gestiune;
 Denumire produs: denumirea produsului sau serviciului. Dacă nu
există în baza de date se poate introduce alegând din acea listă
valoarea „00 Adăugare produs / serviciu nou”;
 Cont corespondent: contul corespondent necesar pentru întocmirea
notei contabile atunci când se preiau datele în modulul de
Contabilitate;
 Cantitatea: cantitatea din aviz. Dacă este vorba de transport se
poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece valoarea 1 şi
apoi la „Preţ de achiziţie” se poate trece valoarea fără T.V.A. a
transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp se poate

18
 introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că este un
discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai mare de
100 şi atunci se consideră că este un discount valoric. Se recomandă
ca poziţia de discount să fie ultima poziţie introdusă pentru că
programul calculează automat valoarea lui pe baza poziţiilor din aviz
introduse până în acel moment. Cantitatea poate fi şi o valoare
negativă în cazul avizelor storno;
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel produs (serviciu);
 Valută: simbolul valutei, dacă este un aviz extern;
 Peţ de achiziţie:
preţul de achiziţie al
acelui produs. În
cazul unei poziţii de
discount acest câmp
nu se completează;
 Preţ de vânzare: se
completează doar în cazul mărfurilor („371”).
Dacă se doreşte listarea la imprimantă a Notei de Intrare Recepţie se
apasă butonul „N.I.R.”. Va apărea un nou formular care va cuprinde toate
notele de recepţie întocmite pe baze acelui aviz.

3. Facturi Clienţi (sevicii)

Programul permite introducerea în baza de date a facturilor către clienţi
(facturile ce conţin servicii). Datele sunt împărţite în două categorii: datele
facturii şi poziţiile facturii. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o
poziţie din factură trebuie să selectaţi opţiunea „Poziţii factură”, apoi să apăsaţi

19
butonul „Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi clientul, trebuie să selectaţi
opţiunea „Factură” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea facturii se vor completa următoarele date:
 Client: se alege un client din lista derulantă sau se introduce unul
nou prin selectarea valorii „00 Adăugare client nou”;
 Cont debitor: contul debitor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.
Se preia automat contul clientului care a fost ales din listă, dar acest
cont se poate modifica;
 Anulată: dacă factura a fost anulată, se va alege valoarea
corespunzătoare din lista derulantă.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Denumire serviciu: denumirea serviciului. Dacă nu există în baza de
date se poate introduce alegând din acea listă valoarea „00
Adăugare serviciu nou”;
 Cont corespondent: contul corespondent necesar pentru întocmirea
notei contabile atunci când se preiau datele în modulul de
Contabilitate;
 Cantitatea: cantitatea din factură. Dacă este vorba de transport se
poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece valoarea 1 şi
apoi la „Preţ de vânzare” se poate trece valoarea fără T.V.A. a
transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp se poate
introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că este un
discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai mare de
100 şi atunci se consideră că este un discount valoric. Se recomandă
ca poziţia de discount să fie ultima poziţie introdusă pentru că

20
 programul calculează automat valoarea lui pe baza poziţiilor din
factură introduse până în acel moment. Cantitatea poate fi şi o
valoare negativă în cazul facturilor storno;
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel serviciu;
 Valută: simbolul valutei, dacă este o factură extern;
 Peţ de vânzare: preţul de vânzare al acelui produs. În cazul unei
poziţii de discount acest câmp nu se completează.

4. Facturi Clienţi (mărfuri)

Programul permite introducerea în baza de date a facturilor de mărfuri
către clienţi. Datele sunt împărţite în două categorii: datele facturii şi poziţiile
facturii. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din factură
trebuie să selectaţi opţiunea „Poziţii factură”, apoi să apăsaţi butonul
„Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi clientul sau să anulaţi factura, trebuie să
selectaţi opţiunea „Factură” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Gestiune predătoare: gestiunea din care se scoate produsul
respectiv. Automat în câmpul „Cont creditor” va apărea contul care a
fost introdus la adăugarea acelei gestiuni;
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cont debitor: contul debitor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.
Se va completa automat cu numărul de cont care a fost specificat cu
programul „Configurare conturi predefinite”;
 Cont creditor: contul creditor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.

21
 Se va completa automat cu numărul de cont care a fost specificat la
adăugarea în baza de date a gestiunii;
 Cantitatea: cantitatea care a fost vândută. Dacă este vorba de
transport se poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece
valoarea 1 şi apoi la „Preţ de vânzare” se poate trece valoarea fără
T.V.A. a transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp
se poate introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că
este un discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai
mare de 100 şi atunci se consideră că este un discount valoric. Se
recomandă ca poziţia
de discount să fie
ultima poziţie
introdusă pentru că
programul calculează
automat valoarea lui
pe baza poziţiilor din factură introduse până în acel moment.
Cantitatea poate fi şi o valoare negativă în cazul facturilor storno.
După introducerea cantităţii va apărea o tabelă în care este afişat
modul în care a fost scăzută cantitatea din stocuri. Scăderea se face
prin una din metodele FIFO sau LIFO aşa cum s-a optat prin
programul Iniţializare parametrii aplicaţie. Pentru a trece la
completarea următoarelor date se va apăsa tasta „Escape”.
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel produs (serviciu);
 Valută: simbolul valutei, dacă este o factură externă;
 Peţ de vânzare: preţul de vânzare al acelui produs. În cazul unei
poziţii de discount acest câmp nu se completează;

22
  Stoc scăzut de aviz: se bifează această căsuţă de validare dacă
produsul de pe factură a fost scăzut deja din gestiune printr-un aviz.

5. Facturi Clienţi (produse finite)

Programul permite introducerea în baza de date a facturilor de produse
finite către clienţi (vânzarea produselor finite direct din fabrică către clienţi).
Datele sunt împărţite în două categorii: datele facturii şi poziţiile
facturii. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din factură trebuie să
selectaţi opţiunea „Poziţii factură”, apoi să apăsaţi butonul „Modificare”. Dacă
vreţi să modificaţi clientul sau să anulaţi factura, trebuie să selectaţi opţiunea
„Factură” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PF”, „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Gestiune predătoare: gestiunea din care se scoate produsul
respectiv, respectiv secţia de producţie;
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cont debitor şi cont creditor: contul debitor şi creditor necesar
pentru întocmirea notei contabile atunci când se preiau datele în
modulul de Contabilitate. Se va completa automat cu numărul de
cont care a fost specificat cu programul „Configurare conturi
predefinite”;
 Cantitatea: cantitatea care a fost vândută. Dacă este vorba de
transport se poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece
valoarea 1 şi apoi la „Preţ de vânzare” se poate trece valoarea fără

23
 T.V.A. a transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp
se poate introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că
este un discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai
mare de 100 şi atunci
se consideră că este
un discount valoric. Se
recomandă ca poziţia
de discount să fie
ultima poziţie
introdusă pentru că
programul calculează automat valoarea lui pe baza poziţiilor din
factură introduse până în acel moment. Cantitatea poate fi şi o
valoare negativă în cazul facturilor storno. După introducerea
cantităţii va apărea o tabelă în care este afişat modul în care a fost
scăzută cantitatea din stocuri. Scăderea se face prin una din
metodele FIFO sau LIFO aşa cum s-a optat prin programul
Iniţializare parametrii aplicaţie. Pentru a trece la completarea
următoarelor date se va apăsa tasta „Escape”;
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel produs finit (serviciu);
 Valută: simbolul valutei, dacă este o factură externă;
 Peţ de vânzare: preţul de vânzare al acelui produs finit. În cazul unei
poziţii de discount acest câmp nu se completează;
 Stoc scăzut de aviz: se bifează această căsuţă de validare dacă
produsul de pe factură a fost scăzut deja din gestiune printr-un aviz.

6. Avize Clienţi

24
 Programul permite introducerea în baza de date a avizelor către clienţi.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele avizului şi poziţiile avizului. Dacă
vrţi să modificaţi de exemplu o poziţie din aviz trebuie să selectaţi
opţiunea „Poziţii aviz”, apoi să apăsaţi butonul „Modificare”. Dacă vreţi să
modificaţi clientul, trebuie să selectaţi opţiunea „Aviz” şi apoi să apăsaţi butonul
„Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „PF”, „SV”, „TR”, „DS” (vezi Produse);
 Gestiune predătoare: gestiunea din care se scoate produsul
respectiv. Automat în câmpul „Cont corespondent” va apărea contul
care a fost introdus la adăugarea acelei gestiuni;
 Denumire produs: denumirea produsului sau serviciului;
 Cont corespondent: contul corespondent necesar pentru întocmirea
notei contabile atunci când se preiau datele în modulul de
Contabilitate;
 Cantitatea: cantitatea din aviz. Dacă este vorba de transport se
poate trece fie numărul de kilometri, fie se poate trece valoarea 1 şi
apoi la „Preţ de vânzare” se poate trece valoarea fără T.V.A. a
transportului. Dacă este o poziţie de discount în acest câmp se poate
introduce o valoare de la 1 la 100, şi atunci se consideră că este un
discount procentual, fie se poate introduce o valoare mai mare de
100 şi atunci se consideră că este un discount valoric. Se recomandă
ca poziţia de discount să fie ultima poziţie introdusă pentru că
programul calculează
automat valoarea lui
pe baza poziţiilor din
aviz introduse până în

25
 acel moment. Cantitatea poate fi şi o valoare negativă în cazul
avizelor storno. După introducerea cantităţii va apărea o tabelă în
care este afişat modul în care a fost scăzută cantitatea din stocuri.
Scăderea se face prin una din metodele FIFO sau LIFO aşa cum s-a
optat prin programul Iniţializare parametrii aplicaţie. Pentru a trece
la completarea următoarelor date se va apăsa tasta „Escape”;
 T.V.A.: taxa pe valoare adăugată pentru acel produs (serviciu);
 Valută: simbolul valutei, dacă este un aviz extern;
 Peţ de vânzare: preţul de vânzare al acelui produs. În cazul unei
poziţii de discount acest câmp nu se completează.

7. Bonuri de consum
Programul permite introducerea în baza de date a bonurilor de consum.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele bonului şi poziţiile bonului. Dacă
vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din bon trebuie să
selectaţi opţiunea „Poziţii bon de consum”, apoi să apăsaţi
butonul „Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi gestiunea predătoare, trebuie să
selectaţi opţiunea „Bon de consum” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR” (vezi Produse);
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cont creditor: contul creditor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.
Se va completa automat

26
 cu numărul de cont care a fost specificat la adăugarea în baza de
date a gestiunii;
 Cantitatea: cantitatea din bonul de consum. După introducerea
cantităţii va apărea o tabelă în care este afişat modul în care a fost
scăzută cantitatea din stocuri. Scăderea se face prin una din
metodele FIFO sau LIFO aşa cum s-a optat prin programul
Iniţializare parametrii aplicaţie. Pentru a trece la completarea
următoarelor date se va apăsa tasta „Escape”;
 Preţ de gestiune: preţul de gestiune al produsului.

8. Note de transfer
Programul permite introducerea în baza de date a notelor de transfer între
gestiuni. Datele sunt împărţite în două categorii: datele notei de transfer şi
poziţiile notei. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie
din notă trebuie să selectaţi opţiunea „Poziţii notă de transfer”, apoi să apăsaţi
butonul „Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi gestiunea predătoare, gestiunea
primitoare sau vreţi să modificaţi unul din conturile debitoare sau creditoare,
trebuie să selectaţi opţiunea „Notă de transfer” şi apoi să apăsaţi butonul
„Modificare”.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR” (vezi Produse);
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cantitatea: cantitatea din transferată între cele două gestiuni. După
introducerea cantităţii
va apărea o tabelă în
care este afişat modul în
care a fost scăzută

27
 cantitatea din stocuri. Scăderea se face prin una din metodele FIFO
sau LIFO aşa cum s-a optat prin programul Iniţializare parametrii
aplicaţie. Pentru a trece la completarea următoarelor date se va
apăsa tasta „Escape”;
 Preţ de gestiune: preţul de gestiune al produsului.

9. Reglare stocuri (inventar)

Programul permite reglarea stocurilor pe baza unor liste de inventariere.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele listei de inventar şi poziţiile listei
de inventar. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din
listă trebuie să selectaţi opţiunea „Poziţii inventar”, apoi să apăsaţi butonul
„Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi gestiunea trebuie să selectaţi opţiunea
„Inventar” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
Programul permite reglarea stocului scriptic pe baza celui faptic. Astfel în
funcţie de cantitatea faptică cantitatea introdusă poate fi negativă (dacă se
doreşte diminuarea stocului scriptic) sau pozitivă (dacă se doreşte mărirea
stocului scriptic).
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „PF” (vezi Produse);
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cantitatea: diferenţa dintre stocul faptic şi cel scriptic. Această
diferenţă poate fi negativă dacă se doreşte diminuarea stocului
scriptic, sau pozitivă dacă se doreşte creşterea lui;
 Preţ de gestiune: preţul de gestiune al produsului;
 Data lotului: data lotului din care face parte produsul;
 Preţ de vânzare: preţul de vânzare pentru mărfuri;

28
  Cont debitor: contul creditor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.
Se va completa automat cu numărul de cont care a fost specificat la
adăugarea în baza de date a gestiunii;
 Cont creditor: contul creditor necesar pentru întocmirea notei
contabile atunci când se preiau datele în modulul de Contabilitate.
Se va completa automat cu numărul de cont care a fost specificat cu
programul „Configurare conturi predefinite”.

10. Stocuri iniţiale

Programul permite reglarea stocurilor iniţiale, de pornire aplicaţie. Datele
sunt împărţite în două categorii: datele documentului şi poziţiile
documentului. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu o poziţie din listă trebuie să
selectaţi opţiunea „Poziţii document”, apoi să apăsaţi butonul „Modificare”. Dacă
vreţi să modificaţi gestiunea trebuie să selectaţi opţiunea „Document” şi apoi să
apăsaţi butonul „Modificare”.
Programul permite introducerea stocurilor de pornire aplicaţie. Se vor
introduce cantităţile faptice pentru fiecare lot al acelui produs.
La introducerea unei poziţii se vor completa următoarele date:
 Tip: „PR”, „PF” (vezi Produse);
 Denumire produs: denumirea produsului;
 Cantitatea: stocul de pornire (de preferabil faptic);
 Preţ de gestiune: preţul de gestiune al produsului;
 Data lotului: data lotului din care face parte produsul;
 Preţ de vânzare: preţul de vânzare pentru mărfuri.

29
 d. Modulul producţie
 Nomenclatoare
1. Date de identificare firmă (vezi descrierea din modulul de Contabilitate);
2. Furnizori (vezi descrierea din modulul de Contabilitate);
3. Clienţi (vezi descrierea din modulul de Contabilitate);
4. Gestiuni (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
5. Produse (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
6. Planul de conturi (vezi descrierea din modulul de Contabilitate).

 Preluare documente
1. Bonuri de consum (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
2. Note de transfer 1 (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
3. Note de transfer 2 (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
Spre deosebire de primul program de note de transfer, acesta din urmă
permite transferul unui produs finit dintr-o gestiune de produse finite într-o
gestiune de marfuri (scăderea contului de produse finite şi încărcarea contului
de marfă);
4. Reglare stocuri (inventar) (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
5. Stocuri iniţiale (vezi descrierea din modulul de Gestiune);
6. Raport de producţie
Programul permite preluarea rapoartelor de producţie în baza de date.
Datele sunt împărţite în două categorii: datele produsului finit şi datele materiei
prime folosite. Dacă vreţi să modificaţi de exemplu datele unei
materii prime trebuie să selectaţi opţiunea „Materii prime”, apoi să apăsaţi

30
butonul „Modificare”. Dacă vreţi să modificaţi datele produsului finit trebuie să
selectaţi opţiunea „Produs finit” şi apoi să apăsaţi butonul „Modificare”.
Se introduce întâi
produsul finit, apoi se
introduc materiile prime
folosite pentru acel produs
finit. Se pot genera poziţiile
corespunzătoare materiilor
prime folosite prin
apăsarea butonului
„Generare poziţii conform
consumului normat...”. La fiecare generare automată a poziţiilor
corespunzătoare materiilor prime, vechile poziţii vor fi şterse şi vor fi generate
altele noi.

7. Consum normat
Programul permite introducerea în baza de date a consumului normat
pentru fiecare produs finit în parte. Programul solicită introducerea contului
debitor şi a contului creditor necesare pentru întocmirea notei contabile
corespunzătoare bonului de consum.

31
5. Despre noi
Înfiinţată în 1999, cu gândul de a transforma o pasiune într-o afacere,
Adirom Solutions S.R.L., oferă produse şi servicii IT de calitate, încercând să
trateze fiecare client cu maximum de atenţie. Activitatea noastră se
concentrează în două direcţii principale, creaţia de software şi service IT. În
domeniul software, am realizat aplicaţia financiar contabilă integrată “ACONT”,
care a ajuns acum să fie folosită cu succes de un număr important de clienţi din
diverse domenii de activitate, precum şi aplicaţia pentru gestiunea
restaurantelor şi barurilor “AGeRes”. Deasemenea asigurăm service hardware şi
software pe bază de contract sau intervenţii la cerere.
În continuare, eforturile noastre vor fi îndreptate spre menţinerea la nivel
ridicat a calităţii produselor şi serviciilor oferite iar cu speranţa că oferta noastră
vi se va părea atractivă, vă aşteptăm să vă alăturaţi familiei de clienţi mulţumiţi
ai Adirom Solutions S.R.L.
Pentru orice informaţii suplimentare sau rezolvarea unor eventuale
probleme pe care le-
Administrativ Robert Vasilescu adirom@adirom.ro
aţi putea Analiză Programare Cătălin Bănică suport@adirom.ro avea, va
Vânzări Gabriel Popescu sales@adirom.ro
rugăm să Tehnic Cristian Marin service@adirom.ro contactaţi
Web design Florin Darie 3d23w.design@adirom.ro
persoana de decizie
din departamentul potrivit:

32
 Adirom Solutions S.R.L.
Tel. +421-3123868 Fax. +421-3126009 E-mail adirom@adirom.ro
Str. Beldiman nr.1 sector 5 Bucuresti - Romania
Registrul Comertului : J40/10167/1995 Cod Fiscal : R 7995441
www.adirom.ro

6. Cerinţe sistem
- Minime
- Pentium II (350 MHz, 64 MB RAM);
- Placă de reţea (10/100 MB), în cazul utilizării în reţea;
- Imprimante cu Jet de cerneală;
- Sistem de operare Windows 98.
- Recomandat
- Pentium III (500 MHz, 256MB RAM);
- Placă de reţea (10/100 MB), în cazul utilizării în reţea;
- Imprimante cu Laser Jet;
- Sistem de operare Windows Xp.

33