Serviciul de plăţi electronice

MANUAL DE UTILIZARE

Acest sistem va permite efectuarea de plaţi in România si in străinătate utilizând propriul dumneavoastră PC.
Puteţi culege informaţii despre conturile curente : tranzacţii ce s-au efectuat, sold iniţial si sold final, informaţii legate
de trezorerie. Aceste informaţii pot fi vizualizate si tipărite, sau se pot exporta pentru a fi importate in sistemul dv.
contabil.
Cerintele minime pentru utilizarea produsului sunt:
 Instalare MultiCash UniCredit pe o statie Stand-alone
- Acces la 162.25.25.71 pe port 5040
- Drepturi depline la permission si security pe folderul aplicatiei pentru utilizatorul care va folosi
aplicatia - aplicatia nu se poate instala in Program Files
- Acces la USB Stick daca se doreste ca fisierul de semnatura sa fie stocat in alta parte decat in PC
- Conexiune TCP/IP sau modem
- Antivirusul sa aiba la exceptii tot folderul aplicatiei pentru a nu sterge fisiere critice
- Instalarea aplicatiei si rularea setup-ului trebuie facuta cu drepturi de administrator

 Instalare MultiCash UniCredit pe un server ( fizic / virtual ) din retea

- Acces la 162.25.25.71 pe port 5040– atat pe server cat si pe statiile de lucru
- Portul 4711 si 4712 sa fie deschise bidirectional – in reteaua implicata
- Drepturi depline la permission si security pe folderul aplicatiei pentru utilizatorii care vor accesa
aplicatia de pe server - aplicatia nu se poate instala in Program Files
- Telnet Client si Telnet Server trebuie sa fie activate din Windows features – atat pe server cat si pe
statiile de lucru
- Acces la USB Stick daca se doreste ca fisierul de semnatura sa fie stocat in alta parte decat pe server
sau PC
- Conexiune TCP/IP sau modem
- Antivirusul sa aiba la exceptii tot folderul aplicatiei pentru a nu sterge fisiere critice – setarile la
antivirus sa fie facute atat pe server cat si pe PC-urile utilizatorilor
- Instalarea aplicatiei se va face cu drepturi de administrator
- Rularea Setup-ului din folder-ul aplicatiei de pe statia fiecarui utilizator prin Network , cu drepturi de
administrator ( rularea acestui set-up este obligatoriu in cazul in care versiunea de Windows difera intre
statia de lucru si statia considerata server)
- Aplicatia poate functiona cu setare prin mapare pe PC-ul fiecarui utilizator sau prin shortcut cu cale de
UNC ( ex. : \\servername\MultiCashUniCreditFOLDER\MCCWIN... )
- Motorul de baze de date se poate instala pe server ca serviciu ( la instalarea ca serviciu este indicat ca sa
fie instalare pe cale de UNC pt. a se putea folosi serviciul si pt. alte aplicatii MCH) sau ca proces

Sistemul este compus din:

 Cash Management – vizualizarea tranzacţiilor efectuate pe conturile dv.
 ROI – pentru plăţi in lei
 ROA – pentru plăţi in valutã
 SEPA – plati i valuta EUR in CEE
 Comunicaţii – modulul de comunicare cu banca

1. ACCESUL IN PROGRAM

Fiecare utilizator are propriul nume si parola de acces in program, acestea fiind stabilite la instalare.
Pentru a avea acces in program va trebui sa introduceţi numele de utilizator si parola in fereastra Logon.

Manual de Utilizare Pagina 2

 După introducerea greşitã a parolei de trei ori consecutiv se va bloca accesul în program pentru utilizatorul
respectiv.
Daca doriti schimbarea parolei de utilizator, va trebui sa parcurgeti urmatorii pasi:
-Utilizator
- Schimbare Parola

Se deschide urmatoarea fereastra:

Va trebui sa introducem parola veche si in urmatoarele doua campuri, parola noua.

Putem schimba si parola pentru semnatura electronica.

Pentru aceasta, trebuie sa parcurgem urmatorii pasi:
-Se merge la:
-Comunicatii
-Schimbare parola ES

Manual de Utilizare Pagina 3

 va apare urmatoarea fereastra:

unde vom completa parola veche, parola noua si repetare parola noua si tastam „OK”.

Va apare mesajul:

 NOTA

Manual de Utilizare Pagina 4

 Programul este „case sensitive ” si nu poate fi mai mica de 3 caractere sau mai mare de 8. Daca la
instalare s-au folosit litere mici/mari pentru parola se vor folosi la fel în continuare pânã în momentul schimbării
parolei.

2. CASH MANAGEMENT

In acest modul veţi regăsi informaţii despre tranzacţiile efectuate pe conturile dv. Acestea sunt grupate după
diverse criterii oferindu-va o căutare rapida si eficienta.

Detalii despre conţinutul acestui modul puteţi afla din următoarele pagini ale acestui manual.

Manual de Utilizare Pagina 5

 Extrase de cont

Aceasta opţiune permite consultarea rapida a operaţiunilor efectuate pe conturile dv. Date suplimentare despre o
anumita tranzacţie se pot obţine printr-un dublu-clic pe respectiva tranzacţie.

Apelare se face din meniul Rapoarte- Extrase sau cu un clic pe butonul :

Informaţiile pe care le veţi regăsi in acest ecran sunt :

- Iban cont: de aici puteţi selecta contul pentru care doriţi sa vedeţi extrasul de cont
- valuta
- data extras: se selectează data dorita , implicit avem afişata cea mai recenta data pentru care s-a făcut
preluarea de la banca
- extras: nr. extrasului de cont
- data valutei si data înregistrării tranzacţiei
- detalii: conţine detaliile pentru fiecare tranzacţie
- suma: valoarea tranzacţiei
-
In cazul în care se doreşte vizualizarea unui anumit extras sau a mai multora care îndeplinesc un anumit
criteriu se va apela butonul Selecţie, completând apoi criteriile de căutare.

Opţiunea Tipãrire se supune selecţiei. Dacã nu se face selecţie se vor tipări toate extrasele din baza de date.
Recomandare este sa alegeti <Tiparire extras>

Manual de Utilizare Pagina 6

Butonul Tipãrire extras afişat va tipari pe ecran sau pe imprimantã, în funcţie de opţiunea dv., extrasul care se consultã
în acel moment.
Tipărirea se poate face pe ecran sau pe imprimanta în trei variante de prezentare:
- Extrase comprimate ( sumar)
- Sigular ( largit)
- Complet

 NOTA
Butoanele de Selecţie si Tipãrire funcţionează la fel în toate ecranele aplicaţiei.

Manual de Utilizare Pagina 7

 Solduri

Permite consultarea rapidã a soldurilor

Conţine :
-lista cu soldurile tuturor conturilor deţinute de compania dvs şi accesibile prin sistemul de plăţi electronice
- Data si ora soldului conturilor
- Valuta
- Sold total – soldul la ora afisata – nu ia in calcul sumele blocate
- sold disponibil - soldul ce poate fi utilizat
Tot de aici se pot apela – Rate de schimb si Dobanzi

 Tranzacţii

Opţiunea permite vizualizarea unui istoric pentru fiecare cont in parte, tranzacţiile fiind prezentate detaliat. Aici
se pot construi diferite rapoarte pentru încasări şi plăţi în funcţie de necesitãţi.

Apelarea se face din Rapoarte –Tranzacţii – sau printr-un clic pe butonul

Manual de Utilizare Pagina 8

Informaţiile prezentate in acest ecran sunt :
- descrierea si numărul contului
- valuta contului
- data valutei cu care a fost instructata tranzacţia
- data efectuării tranzacţiei
- detalii de plata
- suma tranzacţiei

Pentru determinarea tranzactiilor azi/azi, vom intra la “Tranzactii”

- trebuie bifat - “Afisare pre-posted items”

- tranzactiile care sunt azi/azi, vor apare cu campul “St.” completat cu “pre-posted items”

Manual de Utilizare Pagina 9

 3. ORDINE DE PLATA

Aveţi posibilitatea de a ordona plăti atât in lei cat si in valuta, utilizând unul din cele doua module de plăţi.

 ROI – PLATI IN LEI

Accesarea modulului se face printr-un clic pe butonul: <Plati Interne Romania>

Modulul de Plati Interne Romania

Introducere ordine de plata – scriere ordine

Butonul

Prin apelarea acestui buton, se deschide urmatoarea fereastra:

Manual de Utilizare Pagina 10

Pentru a introduce un ordin nou, clic pe „Ordin nou”

Manual de Utilizare Pagina 11

 Obligatoriu se completeaza campurile cu rosu
Completarea ordinului de plata se face folosind baze de date auxiliare : Bănci, Conturi, Plătitori, Beneficiari.
Completarea ordinului de plata se face similar cu completarea unui ordin de plata pe hârtie cu deosebirea ca vom
utiliza bazele de date menţionate anterior.
 completarea beneficiarului: clic pe butonul daca exista in baza de date , in caz contrar se
adauga in fisierul de beneficiari
 suma: veţi completa suma ce urmează sa fie plătita beneficiarului
 nr. ordin : numărul ordinului de plata
 detalii: completaţi detaliile plătii respective (nr. factura, alte explicaţii)
 cod cont: contul din care faceţi plata – se alege din baza de date ( se completeaza automat si platitorul
 data scadenta: data la care se executa ordinul de plata dar nu mai tarziu de 10 zile calendaristice – implicit
se propune data completării

Salvarea ordinului de plata.

Daca doriţi sa salvaţi plata ca un şablon, pentru o utilizare ulterioara, apăsaţi butonul Salvare ordin ca sablon. Daca nu
mai aveţi alte ordine de plata de completat, închideţi fereastra Ordine de plata cu un clic pe butonul .
 NOTA
Prezenţa butonului permite apelarea informaţiilor din bazele de date.

Daca nu aveti beneficiarul il adaugati in fisierul de beneficiari astfel:

 Baze de date > Beneficiari
Apasati butonul < Beneficiar nou>

Apasati beneficiar nou.

Se va deschide urmatoarea fereastra:

Manual de Utilizare Pagina 12

In continuare se completează detaliile beneficiarului, obligatorii fiind câmpurile marcate cu rosu :
- Cod beneficiar : nume prescurtat al beneficiarului
- Nume : Numele complet al beneficiarului
- IBAN: Iban beneficiar – se completeaza fara spatii si daca nu este corect sistemul avertizeaza

 NOTA:
Daca platiti taxe si impozite proprii la Trezorerie sau beneficiarul are contul
deschis la TREZORERIE
 in campul CUI/CNP va trebui sa completati CF al d-voastra sau al
beneficiarului , dupa caz ( dar numai partea numerica).
Mare atentie la platile bugetare!!! La unele plati bugetare, in campul
CUI/CNP va trebui sa completati CUI-ul beneficiarului.

După completarea odinelor de platã urmează etapele de:

 crearea fişierului de plăţi
 transmitere la banca.

b.) Crearea fişierului de plăti – ROI

Toate ordinele de platã scrise şi aprobate vor fi incluse în fişierul ce se va crea.

Apasati butonul Creare fisier sau Plati > Creare fisier

Manual de Utilizare Pagina 13

 Va propune toate ordinele scadente in urmatoarele 10 zile din care puteti selecta marcand numai cele pe care
doriti sa le trimiteti.

Pasul1:Apãsaţi pe butonul Creare fisiere pentru a trece la pasul urmãtor

Manual de Utilizare Pagina 14

Pasul2:

In aceasta fereastra va face totalul OP-urilor ca numar si valoare

Pentru a transmite fişierul apãsaţi butonul Pregatire Fişie(e) pt. comunicatier din fereastra urmãtoare.

Pasul 3:

Avem trei posibilitati:

1) sa semnam fisierul in aceasta fereastra – puneti parola de comunicatie

Manual de Utilizare Pagina 15

 Va trebui sa introducem numele utilizatorului cu drept de semnatura si a parolei de semnatura astfel:
- in campul Utilizator ES se va completa numele utilizatorului cu drept de semnatura;
- in campul Parola ES se va introduce parola de semnatura
dupa care se da OK.

2) sa se semneze fisierul in Cash Management – File Manager

punem parola de comunicatie, si lasam bifat numai la Cu semnatura electronica

Manual de Utilizare Pagina 16

Mergem apoi in File Manager sesiunea noastra apare cu starea „Asteapta ES”

In momentul in care dorim sa semnam fisierul, nu avem altceva de facut decat sa apasam butonul „Semnatura” si va
apare urmatorul ecran ce cuprinde continutul fisierului ce va fi semnat

Manual de Utilizare Pagina 17

Unde vom introduce numele utilizatorului cu drept de semnatura si parola de semnatura. In momentul in care am tastat
corect, apasam „OK”

Daca parola este corecta vom observa ca ne intoarcem in fereastra din „File Manager” iar in campul „Stare”, din
„Asteapta ES”, vom avea „Asteapta com” , iar in partea din dreapta sus, la „Semnatura” apare numele celui care a
semnat, iar la „Data” , data si ora la care a fost semnata sesiunea de plati.

Nu mai avem decat sa apasam butonul de Trimite fisier , iar dupa transmiterea cu succes la banca, campul Stare, va
deveni „Verif ES OK”.

 ATENTIE
În cazul în care la Stare apare scris Eroare, veţi găsi în coloana următoare şi mesajul de eroare corespunzător.
!!!În acest caz vã rugãm sã sunaţi de urgenţã la Bancã pentru identificarea problemei şi transmiterea corectã a
fişierului de plăţi.

c.) Import ROI

În cazul în care în fişierul creat se observã prezenţa unor ordine de platã eronate şi nu se mai doreşte trimiterea lor
la bancã se poate importa fişierul respectiv, fisier ce se regaseste in \\ROIWIN\ si au denumirea in functie de
ziua creerii llzznnn.ROI - unde ll este numa creerii, zz este ziua si nnn al catelea fisiere ROI din ziua curecta.
Fisierele au totdeauna extensia ROI Plãţile importate se vor regăsi în Ordine de plata şi vor putea fi modificate
sau şterse.

 NOTA
Ordinele de platã se vor sterge din ile Manager!
Pentru a fi trimise la bancã vor trebui reluate procedurile de Creare ROI.

Manual de Utilizare Pagina 18

d.) Vizualizare istoric ordine de platadin istoric

Aici puteti vizualiza un istoric al OP-urilor care au fost deja introduse in fisierele de tip ROI. Contine urmatoarele
informatii: nume fisier, tipul sesiunii, fisier BPD, numar ordin, stare comunicatie, rezultat comunicatie, data fisier,
platitor (cu date platitor), beneficiar (date beneficiar) suma OP, data valutei.

 ROA – PLATI IN VALUTA

Accesarea modulului se face printr-un clic pe butonul < Plati Externe Romania>

Completarea şi aprobarea ordinelor de platã în valutã se face similar cu cea a ordinelor de platã în lei. Ceea ce intervine
în plus este completarea valutei în care se face plata (alegerea se face din baza de date de valute) si informatii referitoare
la coduri statistice

Manual de Utilizare Pagina 19

 a.) Introducere ordine de platã

Completarea ordinului de platã se face folosind baze de date auxiliare : Valute, Bănci, Conturi, Plătitori,
Beneficiari,Coduri statistice

Pentru crearea unui nou ordin de platã apelaţi butonul Ordin Nou.

Manual de Utilizare Pagina 20

 Se completează ordinul de platã cu datele necesare ( cele marcate cu rosu sunt obligatorii) şi se salvează.
 beneficiar – nume, adresa, nume banca, adresa banca SWIFT , IBAN
 valuta
 suma
 referinta ( nr. Document)
 detalii de platã ( minim 8 caractere)
 plătitor
 cod cont – se alege contul din care se face plata ( poate fi si contul de lei
 comisioane – daca sunt in Comnitatea Europeana este obligatoriu – comisioane impartite – respectiv :
0 Comisioane locale-> Ord / Comisioane Externe ->Ben
 Cont comisioane – poate fi si contul de lei
 Informatii statistice –( numai pt. plati mai mari de 50.000 eur) daca nu stiti codul statistic puteti folosi

butonul din dreapta cu

Manual de Utilizare Pagina 21

  data scadentã – poate fi o data ulterioara dar nu mai tarziu de 10 zile calendaristice

Daca nu exista beneficiarul se adauga in fisierul de beneficiari

b.) Trimitere fisier ROA se face ca si la lei - respectiv creare fisier , semnare si trimitere

c.) Import fisier ROA

În cazul în care în fişierul creat se observa prezenta unor ordine de plata eronate şi nu se mai doreşte trimiterea lor
la banca se poate importa fişierul respectiv fisier ce se regaseste in \\ROAWIN .

Manual de Utilizare Pagina 22

 Plăţile importate se vor regăsi în Ordine de platã şi vor putea fi modificate sau şterse.

 NOTA
Ordinele de platã se vor sterge din File Manager!

d.) Vizualizare istoric ordine de plata

Aici puteti vizualiza un istoric al OP-urilor care au fost deja introduse in fisierele de tip ROA. Ecranul prezentat
contine urmatoarele informatii: nume fisier, tipul sesiunii, fisier BPD, numar ordin, stare comunicatie, rezultat
comunicatie, data fisier, platitor (cu date platitor), beneficiar (date beneficiar) suma OP, data valutei.

 PLATI SEPA

Plati SEPA – reprezinta plati in cadrul Comunitatii Europene in valuta EURO.

Manual de Utilizare Pagina 23

Completarea şi aprobarea ordinelor de platã SEPA se face similar cu cea a ordinelor de platã în lei.

a) Introducere Ordine de plata

Manual de Utilizare Pagina 24

 Se completează ordinul de platã cu datele necesare ( cele marcate cu rosu sunt obligatorii) şi se salvează.
 Referinta End-To-End - ( nr. Document)
 Cont platitor
 platitor
 beneficiar – nume, adresa, nume banca, adresa banca SWIFT , IBAN
 suma
 detalii de platã ( minim 8 caractere)

Daca nu exista beneficiarul se adauga in fisierul de beneficiari

Manual de Utilizare Pagina 25

b.) Trimitere fisier SEPA se face ca si la lei - respectiv creare fisier , semnare si trimitere

c.) Import fisier SEPA - se face la fel

În cazul în care în fişierul creat se observa prezenta unor ordine de plata eronate şi nu se mai doreşte trimiterea lor
la banca se poate importa fişierul respectiv fisier ce se regaseste in \\SPAWIN .

d.) Vizualizare istoric ordine de plata

La fel ca la celelalte module

4. MODULUL DE COMUNICATIE CU BANCA

Comunicatie cu Banca.
Accesarea se poate face prin doua moduri:
a.) din meniul Comunicaţii –Executare comunicaţii Favorite .

Manual de Utilizare Pagina 26

sau cu un clic pe butonul de comunicatii

Sunt 3 sesiuni de comunicatie cu banca :

- STA Primire date cont - Aceasta opţiune are ca scop realizarea schimbului de informaţii cu banca. Astfel se
va putea face preluarea datelor de la bancã ( extrase, solduri intermediare, tranzactii din cursul zilei,cursuri ,
rade de dobanzi).
Se pune parola de comunicatii si se apasa butonul de „Executie imediata”

Manual de Utilizare Pagina 27

 In cazul in care sunt mai multe instalari pt. Semnatura distribuita se utilizeaza si sesiunile :
- ESG Primire fisier pt. Semnatura distribuita
- PTK Primire jurnal Semnatura distribuita
Se pune parola de comunicatii si se apasa butonul de „Executie imediata”

Pentru a efectua aceste sesiuni, trebuie sa ne conectam la banca pentru fiecare in parte.
Imediat după introducerea parolei de comunicaţie se va iniţia legătura cu banca. La sfârşitul comunicaţiei veţi
primi mesajul “Comunicaţie executatã cu succes “ dacã datele s-au preluat sau, un mesaj de eroare în caz contrar.

b.) Creare AUTOMAT de aducere a informatiilor de la banca :

Din meniul „Comunicatii” alegeti optiunea „Colectare date de la banci”

Manual de Utilizare Pagina 28

 Selectati din partea dreapta a ecranului sesiunea STA si apoi apasati pe tasta „ Adauga tip sesiune”. Aceasta
se va muta in ecranul din partea stanga . Puneti bifa la „Start comunicatii manual” si apasati butonul „Next”

Manual de Utilizare Pagina 29

Puneti parola de comunicatie si dati <Next >

Bifati la porneste totdeauna pe statia proprie si dati <Finish.>

La sfarsit sunteti primiti mesajul :

Manual de Utilizare Pagina 30

Prin apelarea butonului se executa aceasta sesiune.

 Atenţie
În cazul în care parola de comunicaţie este greşitã de trei ori se va bloca accesul la bancã. În acest caz vã rugãm
sã ne contactaţi!

Manual de Utilizare Pagina 31