Primii pasi in utilizarea aplicatiei de arhivare electronica

Autentificarea in aplicatie cu certificat digital

Pentru autentificarea in aplicatia de arhivare electronic, accesati link-ul: http://e-arhivare.certsign.ro i parcurgei urmtorii pai: 1) Introduceti tokenul cu certificatul digital in calculator; 2) Selectati certificatul digital pe numele dumneavoastra din eventuala lista de certificate prezentata si apasati OK; 3) Introduceti codul PIN individual aferent certificatului dumneavoastra, apasati OK si veti fi introdus in aplicatia de arhivare.

Adugarea documentelor pentru arhivare

Pentru a aduga un singur document n aplicaia de arhivare, procedai astfel: 1) Din meniul din stnga selectai opiunea Adaug document. 2) n fereastra care se deschide, completai principalele caracteristici ale documentului. 3) Apsai butonul Browse i selectai fiierul de pe staia de lucru pe care dorii s l arhivai. Pentru a aduga simultan mai multe documente n aplicaia de arhivare, procedai astfel: 1) Din meniul din stnga selectai apasati butonul Adaug mai multe documente. 2) Facei click pe link-ul Click pentru a ncrca mai multe fiiere. Se va deschide o fereastr care va permite adugarea mai multor fiiere. Fiierele adugate vor avea indicatorul de stare 0%, care arat c ele au fost selectate i pregtite pentru ncrcare. 3) Pentru ncrcare, apsai butonul ncepe ncrcare, iar pentru tergerea unui document din list se apas iconia .

La ncrcarea cu succes a fiierelor, indicatorul de stare va fi 100%, iar fiierele vor fi marcate cu simbolul . .

Pentru finalizarea adugrii documentelor, nchidei fereastra de coninut apsnd butonul

n cadrul seciunii Detalii vor apare urmtoarele cmpuri: n fereastra de adugare document, n cmpul Categoria documentului, se va afia categoria preselectat Declaratii ANAF.

Campurile obligatorii de completat vor fi: Titlu document: se poate introduce un titlu pentru document, sau se poate selecta ca numele documentului s fie identic cu numele fiierului, prin bifarea csuei corespunztoare Fiier: la apsarea butonului Browse se va deschide o fereastr cu ajutorul creia se va selecta fiierul de pe staia de lucru care se dorete a se aduga n aplicaie Optional, se pot completa si campurile: Descriere document: se poate introduce o descriere pentru documentul adugat n aplicaie. Cuvinte cheie: utile pentru ca documentul s poat fi regsit ulterior folosind cutarea dup acestea. Cuvintele cheie personale asociate cu documentul care se introduc vor fi separate prin ; sau prin :. Dup completarea tuturor datelor dorite, utilizatorul va apsa butonul Adaug i documentul va fi adugat n aplicatie, putand fi regasit in aceasta faza in Sectiunea Documente in biblioteca, nesemnate.

Vizualizarea documentelor nesemnate de titularul dreptului de dispozitie

Vizualizarea documentelor nesemnate de TDD (titularul dreptului de dispozitie) se poate face cu un click pe numrul de documente nesemnate din sectiunea Documente incarcate aflata in pagina principala.

Lista documente nesemnate. Semnare documente

La apsarea unui click pe numrul de documente nesemnate se afieaz o list cu toate documentele organizaiei care se afl n bibliotec, dar care nu sunt semnate de un titular drept de dispoziie.

n cadrul acestui ecran pot fi fcute urmtoarele aciuni: vizualizare document, la apsarea butonului din dreptul unui document, , dup ce au fost selectate mai multe semnare documente selectate, la apsarea butonului documente din list,

semnare toate documentele nesemnate, la apsarea butonului va duce la semnarea tuturor documentelor din list. apsarea butonului de semnare documente

, aciune care

La

selectate, respectiv toate documentele nesemnate, se va deschide un ecran de semnare n care titularul dreptului de dispoziie va trebui s introduc parola tokenului cu care semneaz, dup care va apsa Coninu si va ncepe operaia de semnare a datelor. n dreptul fiecrui document care se ncearca s se semneze se va afia statusul operaiei. La sfrit se precizeaz cte documente din total au fost semnate cu succes. In acest moment documentele dumneavoastra au fost plasate in coada de asteptare pentru semnarea electronica de catre administratorul de arhiva. Arhivarea survine dupa aceasta semnatura, iar in momentul in care vor fi arhivate, documentele vor fi gasite in sectiunea Arhiva electronica cu valoare legala.

Vizualizarea documentelor din arhiva electronic

Vizualizarea documentelor arhivate se face n baza unui drept de vizualizare a registrului de arhivare. Accesul la documentele arhivate se face din meniul Arhivare, submeniul Registru Arhivare.

Pentru vizualizarea unui document din arhiva se alege un document din registrul de arhivare electronic i se apas butonul de Vizualizare document.