TRIBUNALUL BUCUREŞTI

DEPARTAMENTUL IT

MANUAL UTILIZARE DOSAR ELECTRONIC

Dosarul electronic are două componente:

Prima vizează consultarea dosarului electronic, disponibilă on line pe site –
ul Tribunalului București accesând doc.tmb.ro/autentificare:

cât şi pe intranetul Tribunalului București, iar cea de-a a doua presupune

comunicarea securizată a documentelor anexate la dosar, citarea electronică a
părților atât în etapa de verificare administrativă a cererii de chemare în judecată
cât şi în faza de judecată.

1
 1. Interfața de consultare dosar electronic - JUDECĂTOR

Informațiile disponibile în Ecris, se pot accesa în baza datelor de conectare

furnizate Departamentului IT, urmare solicitării înaintate de grefierul șef.
Configurarea presupune indicarea numelui, prenumelui, a unei adrese de e-
mail valide precum şi a unui număr de telefon pe care se va comunica ulterior codul
de acces.
Dosarul electronic se poate accesa doar din browser-ele: Google Chrome,
Mozilla Firefox, astfel în bara de adrese se va introduce: doc.tmb.ro/autentificare

2
 În câmpul Adresa de E-mail se introduce adresa de e-mail configurată în
aplicație de către Departamentul IT, se alege instanța apoi se acționează butonul
Autentifică.
Răspunsul aplicației se concretizează în fereastra următoare:

3
 În câmpul Introduceți codul SMS se va introduce codul primit pe telefon,
apoi se acționează butonul Verifică.
Răspunsul aplicației se concretizează în fereastra următoare:

În fereastra astfel deschisă se introduce numărul dosarului şi se acționează

butonul Accesează Dosar.

4
 Documentele depuse în format electronic, scanate, emise de către instanță se
pot vizualiza acționând butonul Descarcă.

În ipoteza că se dorește căutarea unui alt dosar se acționează butonul Caută

alt dosar.
Ieșirea din aplicație se face acționând butonul roșu Ieșire.

1. Interfața de comunicare securizată - GREFIER

5
Atenție!

Pentru a putea efectua comunicarea în format electronic a documentelor

(de ex. Cerere de chemare în judecată, Cerere de apel/recurs, Întâmpinări etc
TREBUIE CA PENTRU ÎNCEPUT SĂ VĂ ASIGURATI SE REGASESC LA
DOSARUL DIN ECRIS.

Verificarea existenței documentului scanat se realizează astfel (se

exemplifică cu o cerere de chemare în judecată) :
- în aplicația Ecris, se accesează secțiunea Documente în dosar,
- din lista documentelor se alege documentul tip Cerere de chemare în judecată,
- în formularul documentului trebuie să apară mențiunea Conţine 1
ataşament,

Dacă se dorește vizualizarea documentului scanat, se apasă link-ul

Ataşamente și apoi clic pe numele documentului (File name).

6
 După ce v-ați asigurat că există documentele în format electronic, pentru
trimiterea acestora către părți accesați scurtătura Trimitere documente dosar
electronic:
Se va deschide fereastra:

7
 Accesul nu presupune introducerea numelui de utilizator și a parolei,
identificarea utilizatorului făcându-se automat. Din acest motiv, programul se va fi
folosi de către utilizator doar de la stația de lucru proprie. Dacă numele afișat nu
este cel corect, se va lua imediat legătura cu Departamentul I.T.
Se introduce numărul de dosar pentru care se dorește trimiterea de
documente/citații/comunicări/comunicări în procedura prealabilă în câmpul
corespunzător din formularul Trimitere Documente și se apasă butonul Caută.
Dacă numărul de dosar se găsește în baza de date Ecris, se vor încărca datele
dosarului în cele trei secțiuni : Citații, Comunicări, Comunicări Prealabile.

8
 Notificările Dosarul nu are citații valide!, Dosarul nu are comunicări
valide! semnifică fie că nu sunt create citații sau comunicări în dosar, fie acestea
sunt mai vechi de 3 luni (și în această situație nu mai pot înaintate către părți), fie
dosarul nu există în aplicația Ecris.

1. COMUNICĂRILE ÎN PROCEDURA PREALABILĂ se trimit astfel :

Din formularul Trimitere Documente se accesează secțiunea Comunicări
Prealabile:

9
 Formularul de trimitere de documente în procedura prealabilă constă dintr-o
listă tip drop-down cu părțile din dosar, două butoane albastre etichetate cu + și
Ecris și un editor de texte (asemănător aplicației Microsoft Word).
Din listă se va alege partea către care se va trimite comunicarea. Dacă se
dorește comunicarea unei adrese către alt destinatar decât părțile din dosar,
aplicația permite adăugarea unui nou destinatar prin apăsarea butonului + și
introducerea numelui acestui destinatar:

10
 Butonul Ecris se folosește pentru accesul la conținutul comunicării în
procedura prealabilă, conținut stocat în baza de date Ecris. La prima utilizare a
acestui buton din sesiunea de lucru a aplicației T.D.S. se vor cere datele de
conectare la aplicația Ecris :

Până la părăsirea sesiunii de lucru curente a aplicației T.D.S., aceste date de

conectare la aplicația Ecris nu vor mai fi solicitate. Prin urmare, se va închide
fereastra cu aplicația Ecris deschisă la pasul anterior și se va apăsa din nou butonul
Ecris pentru a accesa direct conținutul comunicării prealabile (nu este necesară
apăsarea butonului Tipărire):

11
 Din conținutul comunicării prealabile se va selecta, cu mouse-ul, doar adresa
de comunicare corespunzătoare părții selectate din lista părților (de la antet până la
semnătura grefierului) și se va da comanda de copiere (clic dreapta, copy/copiază
sau combinația de taste Ctrl+C) :

12
 Se închide fereastra aplicației Ecris, se revine la fereastra aplicației T.D.S. și
în secțiunea de editare text activată cu clic în interiorul dreptunghiului, se va da
comanda de lipire a textului selectat anterior (clic dreapta, inserați/paste sau
combinația de taste Ctrl+V) :

13
 Pentru atașarea documentelor ce trebuie transmise se acționează butonul
Ataşează fişiere.

14
Pentru atașarea unui fișier se procedează astfel :
- se apasă butonul Atașează fișiere,
- se bifează fișierul/fișierele de trimis,
- se apasă butonul Închide.

Pentru confirmarea atașării fișierului selectat va fi afișat mesajul Fișiere atașate: 2

:

15
 Pentru verificarea fișierelor atașate și, eventual, eliminarea unora sau
atașarea altor fișiere, se apasă din nou butonul Atașează fișiere și se va proceda la
schimbările necesare.

16
 Adresa de e-mail și numărul de telefon vor fi importate din aplicația Ecris.
Dacă nu sunt aceste informații, vor fi scrise în căsuțele corespunzătoare. Există și
varianta selectării lor din agendă prin intermediul butonului Agendă (în situația în
care destinatarul este unul din cei cu care s-a semnat un protocol de colaborare):

În funcție de opțiunea destinatarului, se apasă pe unul din cele două butoane

Trimite E-Mail sau Trimite SMS. Se va solicita o confirmare a operației de
trimitere:

17
 Dacă se răspunde cu Nu, se va anula operația de trimitere a comunicării
prealabile. Dacă se răspunde cu Da, se va afișa faptul că trimiterea comunicării
prealabile a fost inițiată:

Starea trimiterii comunicării prealabile poate fi vizualizată din Raport

Transmisii - Lista de trimiteri. Lista de trimiteri este generată prin intermediul celui
de-al doilea buton din bara de comenzi afișată în partea de sus a ferestrei aplicației
(bara de culoare neagră), pe zile:

18
Semnificația coloanelor din lista de trimiteri este următoarea :
- Status – starea trimiterii documentului, cu simbolurile :

- s-a adăugat un nou document în lista de trimiteri

- s-a inițiat trimiterea efectivă a documentului

- documentul a fost trimis

- Ora – ora la care s-a trimis documentul
- Tip – tipul documentului trimis (citație sau comunicare)
- ID Dosar – numărul dosarului pentru care se trimite documentul
- Destinatar – destinatarul documentului
- Confirmare – data și ora la care destinatarul a accesat comunicarea trimisă (se
înregistrează automat în momentul în care se deschide link-ul transmis prin e-mail
sau SMS, nefiind necesară o validare din partea destinatarului):

19
 Simbolul afișat pe linia documentului reprezintă faptul că sunt fișiere
atașate la comunicarea efectuată (cererea de chemare în judecată, în exemplul
nostru de mai sus).

Dacă în termen de 3 zile nu s-a confirmat accesul destinatarului la

documentul transmis, se va proceda la trimiterea clasică a comunicării prealabile
prin plic, în format letric.

20
 După înregistrarea confirmării privind accesarea comunicării prealabile de
către destinatar, cu ajutorul butonului Imprimă corespunzător, se va lista Dovada
vizualizării documentului care va fi semnată și adăugată la dosar:

După listarea dovezii de vizualizare a documentului, în Lista de trimiteri,

pentru documentul în cauză, va fi afișat simbolul de document printat :

21
 ATENȚIE ! Dacă se va printa un document neconfirmat, acesta nu se va
mai regăsi în lista documentelor neconfirmate.
Pentru trimiterea unui alt document se va reveni la secțiunea Trimitere
Documente prin intermediul primului buton din bara de comenzi afișată în partea
de sus a ferestrei aplicației de transmitere electronică a documentelor. (bara de
culoare neagră):

2. TRANSMITEREA CITAŢIILOR:
După introducerea numărului de dosar, dacă există citații valide, în secțiunea
citațiilor, pentru ultimul termen, vor fi afișate părțile pentru care au fost create
citațiile:

22
 Dacă o citație creată în Ecris este considerată de aplicație invalidă, va apărea
cu chenar roșu ca în imaginea următoare:

23
Pentru ca o citație să fie considerată validă în aplicația de trimitere electronică a
documentelor, în aplicația Ecris, din modulul Citații/Citative/Comunicări, se va
apăsa butonul Imprimă corespunzător citației respective, fără a se tipări conținutul
citației (butonul Tipărire nu va fi folosit):

Revenind la Trimitere Documente, se dă clic pe partea pentru care se va

trimite citația:

24
 Dacă sunt de atașat fișiere, se urmează pașii descriși la trimiterea comunicării
prealabile.
Adresa de e-mail și numărul de telefon vor fi importate din aplicația Ecris.
Dacă nu sunt aceste informații, vor fi scrise în căsuțele corespunzătoare sau vor fi
selectate din agendă prin intermediul butonului Agendă.
În funcție de opțiunea destinatarului, se apasă pe unul din cele două butoane
Trimite E-Mail sau Trimite SMS. Se va solicita o confirmare a operației de
trimitere:

25
 Dacă se răspunde cu Nu, se va anula operația de trimitere a citației. Dacă se
răspunde cu Da, se va afișa faptul că trimiterea citației a fost inițiată:

Starea trimiterii citației poate fi vizualizată din Raport Transmisii - Lista de

trimiteri. Lista de trimiteri este generată prin intermediul celui de-al doilea buton
din bara de comenzi afișată în partea de sus a ferestrei aplicației de trimitere
documente (bara de culoare neagră), pe zile:

26
Semnificația coloanelor din lista de trimiteri este următoarea :
- Status – starea trimiterii documentului, cu simbolurile :

- s-a adăugat un nou document în lista de trimiteri

- s-a inițiat trimiterea efectivă a documentului

- documentul a fost trimis

- Ora – ora la care s-a trimis documentul
- Tip – tipul documentului trimis (citație sau comunicare)
- ID Dosar – numărul dosarului pentru care se trimite documentul
- Destinatar – destinatarul documentului
- Confirmare – data și ora la care destinatarul a accesat citația trimisă (se
înregistrează automat în momentul în care se deschide link-ul transmis prin e-mail
sau SMS, nefiind necesară o validare din partea destinatarului):

27
Simbolul afișat pe linia documentului reprezintă faptul că sunt fișiere atașate
la comunicarea efectuată (cererea de chemare în judecată, în exemplul nostru de
mai sus).
Dacă în termen de 3 zile nu s-a confirmat accesul destinatarului la
documentul transmis, se va proceda la trimiterea clasică a comunicării prealabile
prin plic, în format letric.
După înregistrarea confirmării privind accesarea comunicării prealabile de
către destinatar, cu ajutorul butonului Imprimă corespunzător, se va lista Dovada
vizualizării documentului care va fi semnată și adăugată la dosar:

28
 După listarea dovezii de vizualizare a documentului, în Lista de trimiteri,

pentru documentul în cauză, va fi afișat simbolul de document printat .

29
ATENȚIE ! Dacă se va printa un document neconfirmat, acesta nu se va mai
regăsi în lista documentelor neconfirmate.
Pentru trimiterea unui alt document se va reveni la secțiunea Trimitere
Documente prin intermediul primului buton din bara de comenzi afișată în partea
de sus a ferestrei aplicației de transmitere electronică a documentelor (bara de
culoare neagră):

30
 3. TRANSMITEREA ELECTRONICĂ A COMUNICĂRILOR

După introducerea numărului de dosar, dacă există comunicări valide, în

secțiunea comunicărilor, pentru ultimul termen, vor fi afișate părțile bifate în
formularul de comunicări în aplicația Ecris:

Ca la citații, comunicările invalide (cu chenar roșu) vor fi validate prin

intermediul butonului Imprimă din aplicația Ecris, modulul
Citații/Citative/Comunicări.
Se dă clic pe partea pentru care se va trimite comunicarea:

31
 Se atașează documentul final (hotărâre sau încheiere finală de dezinvestire)
ce trebuie comunicat (este de tip doc):
- se apasă butonul Atașează fișiere,
- se bifează fișierul de trimis,
- se apasă butonul Închide.

32
 Adresa de e-mail și numărul de telefon vor fi importate din aplicația Ecris.
Dacă nu sunt aceste informații, vor fi scrise în căsuțele corespunzătoare sau vor fi
selectate din agendă prin intermediul butonului Agendă.

33
 În funcție de opțiunea destinatarului, se apasă pe unul din cele două butoane
Trimite E-Mail sau Trimite SMS. Se va solicita o confirmare a operației de trimitere
(se va verifica că există un document atașat – Documente atașate să fie diferit de
0):

34
 Dacă se răspunde cu Nu, se va anula operația de trimitere a comunicării.
Dacă se răspunde cu Da, se va afișa notificarea că trimiterea comunicării a fost
inițiată:

Starea trimiterii comunicării poate fi vizualizată din Raport Transmisii -

Lista de trimiteri. Lista de trimiteri este generată prin intermediul celui de-al doilea
buton din bara de comenzi afișată în partea de sus a ferestrei aplicației de
transmitere a documentelor (bara de culoare neagră), pe zile:

35
Semnificația coloanelor din lista de trimiteri este următoarea :
- Status – starea trimiterii documentului, cu simbolurile :

- s-a adăugat un nou document în lista de trimiteri

- s-a inițiat trimiterea efectivă a documentului

- documentul a fost trimis

- Ora – ora la care s-a trimis documentul
- Tip – tipul documentului trimis (citație sau comunicare)
- ID Dosar – numărul dosarului pentru care se trimite documentul
- Destinatar – destinatarul documentului
- Confirmare – data și ora la care destinatarul a accesat comunicarea trimisă (se
înregistrează automat în momentul în care se deschide link-ul transmis prin e-mail
sau SMS, nefiind necesară o validare din partea destinatarului):

36
 Simbolul afișat pe linia documentului reprezintă faptul că sunt fișiere
atașate la comunicarea efectuată (cererea de chemare în judecată, în exemplul
nostru de mai sus).
Dacă în termen de 3 zile nu s-a confirmat accesul destinatarului la
documentul transmis, se va proceda la trimiterea clasică a comunicării prealabile
prin plic, în format letric.
După înregistrarea confirmării privind accesarea comunicării prealabile de
către destinatar, cu ajutorul butonului Imprimă corespunzător, se va lista Dovada
vizualizării documentului care va fi semnată și adăugată la dosar:

37
După listarea dovezii de vizualizare a documentului, în Lista de trimiteri, pentru

documentul în cauză, va fi afișat simbolul de document printat .

38
ATENȚIE ! Dacă se va printa un document neconfirmat, acesta nu se va mai
regăsi în lista documentelor neconfirmate.
Pentru trimiterea unui alt document se va reveni la secțiunea Trimitere
Documente prin intermediul primului buton din bara de comenzi afișată în partea
de sus a ferestrei aplicației de transmitere electronică a documentelor (bara de
culoare neagră):

39