4.2.

DOCUMENTE MAIL MERGE

Pentru facilitarea scrierii corespondenţei personalizate (scrisori, formulare, plicuri etc) care să
aibă acelaşi conţinut, dar să fie adresată personal fiecărui destinatar în parte, se foloseşte
opţiunea Mail Merge (Fuziunea corespondenţei).

Operaţiunea Mail Merge constă în stabilirea unei legături între fişierul în care se introduc datele
destinatarului (nume, prenume, adresă, alte coordonate ale firmei) adică scrisoarea propriu-zisă,
numită document principal (Main Document) şi fişierul sursă care conţine aceste date numit
fişier sursă de date (Data Source).

Paşii necesari realizării unei aplicaţii sunt:

l. Crearea / editarea documentului principal (scrisori formatate):

� se deschide documentul care se doreşte folosit drept document principal;

� se alegea opţiunea Mail Merge (Îmbinare corespondenţă�);

� în secţiunea Main documet (document principal) se acţionează butonul Create şi se alege

tipul de document în care vor fi introduse înregistrările din baza de date, Form Letters (Scrisori
tip...);

� se alege butonul Active Window;

� se alege din fereastra principală, butonul Edit, iar din lista care apare, Form Letter,
Document ;

� se tastează apoi textul care apare în fiecare scrisoare formatată, lăsând loc pentru informaţiile
care variază de la un document la altul din punct de vedere al conţinutului.

1. Crearea unei noi surse de date (,,baza de date”):

� se selectează opţiunea Mail Merge din meniul Tools;

� se alege butonul Get Data (Preluare date) din secţiunea Data Source (sursa de date) care
conţine opţiuni referitoare la fişierul care va constitui baza de date pentru documentul principal;

� se acţionează butonul Create Data Source (Creare sursă de date);

� se stabileşte structura sursei de date, fie folosind câmpurile existente şi înlăturându-le pe cele
în plus (se selectează câmpul şi se acţionează Remove Field Name), fie înlăturând câmpurile şi
adăugându-le pe cele noi (se tastează câmpul şi se acţionează Add Field Name);

� se încheie stabilirea structurii, alegând butonul OK;

� se va preciza în căsuţa de dialog Save Data Source, în fanta File Name, numele sub care se
doreşte salvată structura sursei de date, după care se alege OK;

� se alege din căsuţa de dialog butonul Edit Data Source, introducându-se în continuare,
conţinutul informaţiei, care diferă de la o scrisoare la alta. După fiecare grup de informaţii se
alege butonul Add New, iar la sfârşit butonul OK.

De menţionat, că într-o aplicaţie, structura sursei de date poate fi: modul de adresare, numele,
prenumele, funcţia, localitatea, adresa etc.

2. Completarea documentului principal.

� se poziţionează cursorul acolo unde se doreşte introducerea informaţiilor din sursa de date;

� se acţionează butonul Insert Merge Field din bara de instrumente aferentă operaţiei Mail
Merge, după care se clichează câmpul care se doreşte inserat; De exemplu, dacă formula de
introducere a scrisorii este ,,Dragă domnule…” , se scrie ,,Dragă domnule”, se acţionează Insert
Merge Field şi se alege câmpul Name. Pe ecran va fi afişat, pe fond gri, numele câmpului
selectat. În mod similar se completează toată scrisoarea şi se inserează toate câmpurile sursei;

� se dă câmpurilor inserate dimensiune, forma, aparenţa şi alinierea care se doreşte să apară în

forma finală a scrisorii;

� se salvează forma finală a scrisorii.

3. Interclasarea informaţiilor din sursa de date cu documentul principal:

� se clichează butonul View Merged Data, având scrisoarea formatată în fereastra document.
Word va afişa informaţia din prima înregistrare a sursei de date plasată în câmpurile
documentului principal;

� se alege una din următoarele comenzi din bara de instrumente aferente operaţiei ,,Mail�:

1. Merge to New Document – dacă se doreşte ca scrisorile să fie plasate într-un nou document;

2. Merge To Printer – dacă se doreşte ca scrisorile să fie tipărite;

3. Mail Merge – dacă numai anumite înregistrări vor fi implicate în procesul de interclasare.

4.3. TIPĂRIREA UNUI PLIC

Tipărirea uni plic se face folosind comanda ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS.
Pentru a tipări un singur plic, se efectuează următorii paşi:

� dacă adresa de destinaţie este deja scrisă într-un document, se deschide documentul respectiv;

� se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta
ENVELOPES (Fig. 4) din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS;

Fig. 4. Fereastra Plicuri

� se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Dacă Word găseşte o adresă în
document ea va fi inclusă în caseta Delivery Address;

� dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur, aceasta se scrie în caseta Return Address;

� dacă s-au introdus adrese într-o agendă de adrese sau în dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul Adress Book de deasupra casetei Delivery Address sau de deasupra casetei
Return Address pentru a selecta o adresă, în loc să se scrie direct;

� dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului se execută clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS;
Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor;
pentru formatarea caracterelor se alege comanda Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U pentru scrierea aldin,
italic sau subliniat.

� pentru a încheia tipărirea plicului, se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe

butonul PRINT. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în
secţiunea Feed din colţul din dreapta jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.