INTERCLASAREA

Jecan Sergiu
sergiu.jecan@econ.ubbcluj.ro Curs 4 Drawing si Interclasarea (16 20 martie 2009) Curs 10 Powerpoint si Outlook (4 8 mai 2009) Curs 13 Retele de calculatoare (25 29 mai 2009)

Reactualizare cunostinte
Header Insert Picture Creare scrisori => o metoda simplista de management a documentelor De ex: o firma trebuie sa trimita felicitari de sarbatori la toti angajatii

Definitie

Interclasarea, nlnuirea sau fuzionarea, reprezint operaia prin care dou sau mai multe fiiere sunt prelucrate mpreun n vederea realizrii unui nou fiier, conform unor criterii specificate.
Sablon Baza de date: Acces, Excel, Word, contacte, etc Documentul interclasat

Actori

ablonul, sau documentul principal, care este un document cu un anumit format ce conine text, eventuale elemente grafice i denumiri de cmpuri de date, sursa de date, care mpreun cu ablonul, constituie intrrile, i documentul interclasat (desfurat, ieirea), adic un document rezultat n urma aplicrii ablonului asupra unei pri sau ntregii surse de date, ntr-o ordine oarecare.

Etapele interclasarii

Editarea formatului i a prilor fixe ale ablonului, Crearea sau ncrcarea sursei de date, Inserarea cmpurilor de date n cadrul ablonului, Aplicarea criteriilor de filtrare i ordonare asupra sursei, Obinerea documentului interclasat.

Realizarea interclasarii

Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard Wizard -> 6 pasi

Pasul 1 Selectarea tipului de document

Scrisorile (Letters) nu necesita un format special al hartiei, iar fiecare scrisoare incepe pe pagina noua Mesajele e-mail (E-mail messages) crearea unor mesaje electronice personalizate Plicurile (Envelopes) dimensiunea unui plic; adresa expeditorului e identica, adresa destinatarului e diferita Etichetele (Labels) pentru produse; necesita imprimante speciale Cataloagele (Directory) nu sunt pe pagini diferite precum scrisorile

Alegerea tipului de document

Exista 6 pasi care trebuie urmati Se trece la pasul urmator cu Next Se poate reveni la pasul anterior cu Previous

Pasul 2 Alegerea documentului pentru sablon

Documentul curent (Use the current document) Sablon predefinit (Start from a template) Document preexistent (Start from existing document)

Pasul 3 Stabilirea si selectarea sursei de date

O baz de date deja creat (Use an existing list) se pot utiliza fisiere Word, Excel, Access, fisiere text, baze de date Datele de contact din Microsoft Outlook (Select from Outlook contacts)1 O nou baz de date (Type a new list) o baza de date Access

1Funcioneaz

doar dac acest utilitar de mail este instalat i selectat ca fiind programul implicit de gestionare a corespondenei electronice.

Crearea sursei de date

Utilizarea unei baze de date deja existenta

Pasul 4 Elaborarea sablonului

Presupune redactarea propriu-zis a ablonului scrisorii, a mesajului electronic, a plicului, etichetei, sau a catalogului Unde intervin elementele variabile (cmpuri) va trebui s utilizm, fie link-ul More items... din panoul de sarcini, fie dac afim paleta de componente Mail Merge, butonul Insert Merge Fields Elementele prevzute ntre paranteze unghiulare sunt denumirile cmpurilor

Realizarea sablonului

Realizarea sablonului

Observaie: Referirea unui element variabil nu se poate realiza prin tastare direct, ci doar prin una din modalitile expuse anterior. Aadar, introducerea tastat a unei denumiri de cmp ntre paranteze unghiulare va avea ca efect doar adugarea textului respectiv n cadrul ablonului, i nimic mai mult.

Pasul 5 Previzualizarea documentului

Inainte de generarea documentului final, este bine s se verifice modul n care codurile utilizate pentru cmpuri au fost sau nu nlocuite cu succes de ctre valorile memorate n cadrul sursei de date Implicit, se va vizualiza prima nregistrare din sursa de date. Putem naviga ntre nregistrri, utiliznd fie butoanele din bara de instrumente Mail Merge , fie cele din cadrul panoului de sarcini sau . Comutarea ntre afiarea codului i valoarea care l substituie se realizeaz la acionarea butonului . i la acest pas se poate reveni asupra editrii sursei de date i a criteriilor, precum i eventuala excludere a unor intrri din aceast surs (Exclude this recipient). Dup efectuarea tuturor modificrilor se poate realiza interclasarea documentelor: Complete the merge ...

Pasul 6 Finalizarea procesului de interclasare

Coninutul panoului de sarcini poate diferi in functie de alegerea de la pasul 1. Astfel, n cazul scrisorilor tradiionale gsim link-ul Edit individual letters ..., a crui rezultat final va fi crearea unui document care s conin toate scrisorile individualizate, conform criteriilor menionate, fiecare scrisoare ncepnd la pagin nou.

Se recomand salvarea att a ablonului, ct i a documentului rezultat, n vederea utilizrii lor ulterioare, i evident, n vederea imprimrii scrisorilor.

Documentul interclasat

Studiu de caz

Sablonul Word Sursa de date Documentul interclasat TEMA: realizarea unor felicitari de Pasti pentru angajati.