TEORIE

Baze de date - Microsoft Access

A. Cunoștințe teoretice necesare

Baza de date este un ansamblu de date care se refera la un subiect si poate fi manipulat de mai
mulți utilizatori în viziuni diferite asupra datelor.
Datele: reprezintă un set de fapte obiective, eterogene despre un proces sau un eveniment care
au o utilitate redusă dacă nu sunt transformate în informaţii. Costul, viteza, durata , notele la un
examen sunt date.
Informațiile: sunt date înzestrate cu relevanţă şi scop. Au o anumită semnificaţie şi sunt
organizate pentru anumite scopuri. Informaţiile se obțin din prelucrarea datelor, de ex. media notelor
obținute la un examen, suma salariilor personalului unei instituții, valoarea minimă a unui bilet etc.
Tabelele păstrează toate datele cu care se lucrează în baza de date în formatul rând – coloană.
Fiecare coloana a tabelului este denumita câmp, iar fiecare rând al tabelului este o înregistrare.
Fiecare câmp al unui tabel va contine același tip de informatie, având acelașii tip de date si
aceleași caracteristici.
Programul Access vă permite să atribuiţi unui câmp un tip de dată: de tip text, număr, data
calendaristica, yes/no, obiect pentru imagini, sunete şi clipuri video etc.

Pe lângă tipul de date care poate fi memorat de către un câmp, este necesar, uneori să
precizăm şi alte caracteristici (proprietăţi) ale câmpurilor, ca de exemplu:

Dimensiune Permite fixarea mărimii zonei alocate coloanei. Implicit este 50

câmp caractere.
Indică formatul de afişare a datelor. Se deschide o listă din care se
Format
poate alege un anumit format.
Zecimale Precizează nr. de zecimale. (Auto- nr de zecimale precizat din Format)
Valoare Permite precizarea valorii initiale în câmpul respectiv pentru o nouă
implicită înregistrare.
Denumirea sub care va apărea coloana în formularele sau rapoartele
legendă
utilizator. Implicit este trecut numele câmpului.
Regulă de Permite specificarea unei reguli de validare, o condiţie pusă pe valoarea
validare introdusă pentru a fi acceptată de tabel.

1
 EX:
<=100And>=5000 condiţia pt valoarea de introdus va fi
între 100 şi 5000
<>0 Intrarea tb să fie diferită de 0
>1000 or Is Null Intrarea tb să fie sau vidă sau mai mare
ca 1000
Like „A????” Intrarea tb să fie pe 5 caractere şi să
înceapă cu litera „A”
>= 01/1/960 And Intrarea să fie o dată a anului 1990
<01/1/970
Text de Specifică mesajul afişat în cazul introducerii valorilor eronate.
validare
Obligatoriu Specifică acceptarea sau nu a valorilor nule în coloană
Indică prezenţa sau nu a unui index pentru coloană. Yes (No Duplicate)
Indexat valorile permise sunt unice iar Yes (Duplicate) valorile coloanei sunt
oarecare.

Cheile primare (primary keys) sunt acele câmpuri care ale căror valori identifică în mod unic
fiecare înregistrare din tabel.
Indexarea asigura mecanismul de regăsire rapidă a datelor si se aplică pentru acele câmpuri
care servesc drept criterii de sortare sau selecție.
O relaţie reprezintă o legătură informaţională între datele a două tabele. Ea este asigurată prin
apariţia aceluiaşi câmp în ambele tabele. Relaţiile sunt necesare în formarea unor sinteze a
informaţiilor din baza de date.
Există trei tipuri de relaţii care se pot stabili între două tabele. Notăm cele două tabele cu T1 şi
T2.
a) Relaţia de „unu la unu” notată 11: se stabileşte în momentul în care fiecărei înregistrări
din tabela T1 îi corespunde câte o înregistrare în tabela T2 sau nici una.
Ex: între entitatea Clase şi Diriginti: o clasa are un singur diriginte, un diriginte are o singura
clasă;
b) Relaţia „unu la mai mulţi” notată 1n: unei înregistrări din tabela T1 îi corespund mai
multe înregistrări din tabela T2.
Ex: : între entitatea Clase şi Elevi: o clasă are mai mulţi elevi, un elev aparţine unei singure clase.
c) Relaţia „mai mulţi la mai mulţi” notată nn: se caracterizează prin faptul că o înregistrare
din tabela T1 poate avea corespondenţă mai multe înregistrări din tabela T2 şi o îregistrare din tabela
T2 poate fi simultan în relaţie cu mai multe înregistrări din tabela T1.
Ex: între entitatea Clase şi Profesori: o clasă are mai mulţi profesori, un profesor predă la mai
multe clase.
Integritatea referenţială aplicată relaţiilor dintre tabele împiedică utilizatorii să şteargă sau să
modifice accidental datele relaţionate.
Bazele de date profesionale sunt create de specialisti.
Introducerea, mentenanța si regăsirea informațiilor este realizată de utilizatorul bazei de date.
Administratorul bazei de date furnizează accesul la anumite date pentru anumiți utilizatori.
Administratorul bazei de date este responsabil cu recuperarea datelor în cazul unei defectiuni
sau erori majore.

2
 B. Cunoștințe practice necesare
1. Utilizarea functiei Help- - Se apasa F1 sau butonul
2. Moduri de vizualizare a obiectelor bazei de date
 Vizualizare foaie de date – se vizualizează valorile memorate în tabele sau datele
extrase prin interogări sau rapoarte
 Vizualizare proiect – se poate modifica structura tabelelor, câmpurile unei
interogari, setări de pagina, în vederea imprimării rapoartelor etc.
Operații generale asupra obiectelor bazei de date (se executa din clic dreapta pe obiect):
import, export, redenumire, ștergere, copiere, decupare, imprimare, examinare înaintea imprimării.
Sortarea datelor, într-o tabelă, formular, interogare, in ordine crescătoare, descrescătore, în
ordine alfabetică, alfabetică inversă- se face clic pe câmpul pe care se face ordonarea si apoi clic pe

butonul
Crearea obiectelor bazei de date:
 tabele- din panglica Creare---proiectare tabel
 interogari- din panglica Creare—expert interogare
 formulare- din panglica Creare—mai multe formulare-- expert formular
 rapoarte- din panglica Creare—expert raport

Crearea unei reguli de validare pentru numere, text, data/ora, simbol valutar (in etapa de
proiectare tabel , facem clic pe câmpul dorit și completăm în zona Proprietăți de jos, rubrica ”regulă de
validare”

Un lucru foarte important de care trebuie să se țină seama la modificarea proprietăților unui
atribut este să nu se aleagă o dimensiune mai mică pentru proprietățile respective, deoarece există
pericolul pierderii datelor introduse.
Filtre aplicate asupra unei tabele, asupra unui formular (au rolul de a selecta datele care vor fi
afișate ) - din panglica Pornire , se alege opțiunea Filtrare. Un filtru se poate elimina cu opțiunea
”Comutare filtru” din panglica Pornire
Adăugarea diferitelor criterii unei interogări utilizând operatorii mai mic strict (<), mai mic sau
egal (<=), mai mare strict (>), mai mare sau egal (>=), egal (=), diferit de (< >) Atentie la like!

3
 Rularea unei interogări – se realizează din modul de vizualizare proiect cu butonul Executare !
Formularul este un obiect Access care este destinat introducerii și afișării datelor conținute
într-o baza de date.
Introducerea de noi înregistrări într-o tabelă -cu formularul deschis, acționați butonul din
bara de navigare,
Pentru a adăuga un text sau o imagine în antetul sau subsolul unui formular este necesară
deschiderea formularului prin apăsarea butonului Vizualizare proiect.. Se poate introduce un text în
antet sau subsol cu ajutorul mouselui dupa ce s-a tras de marginea antetului sau subsolului pentru a
crea spatiul necesar.
Raportul este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor sub formă de
documente obţinute în urma consultării bazei de date.
 Adăugarea, modificarea textului în antetul, subsolul unui raport – se realizează din
Vizualizare proiect
 Exportarea unui tabel, interogare într-un registru de calcul, un fisier text (.txt, .csv), un
fisier xml într-o locatie pe hard disk- din clic dreapta, se alege opțiunea de export și
formatul dorit
 Modificarea orientării unui raport: pe lung, pe lat. Modificarea dimensiunii hârtiei,
imprimarea unei pagini, a unor înregistrărilor selectate, a întregului tabel- din butonul
Office---Imprimare—examinare îniantea imprimării