Mail Merge sub Word sau imbinarea corespondentei (1/2)

Nu, nu este vorba de celebrele scrisori in lant, ci de inlantuirea scrisorilor. De fapt, este vorba despre imbinarea documentelor de orice fel scrisori, oferte, faxuri, emailuri, prin functia de Mail Merge sub Word.

Imbinarea corespondentei MailMerge, sau imbinarea corespondentei, este o facilitate a procesorului de texte Word care presupune asocierea unui document principal cu o baza de date, avand ca rezultat multiplicarea documentului pentru fiecare inregistrare a bazei de date. Deci, daca avem o oferta pe care dorim sa o transmitem catre 1000 de firme din baza noastra de date, utilizand Mail Merge o putem personaliza astfel incat continutul de baza sa fie acelasi, insa in antetul ofertei sa includem denumirea companiei tinta. Documentul de baza pentru Mail Merge este un fisier in format Word (de tip DOC). Baza de date poate fi un fisier Excel (de tip XLS), fisier Access (de tip MDB), lista de contacte din Outlook, sau un fisier baza de date extern formatului acceptat de suita Office (de exemplu o baza de date SQL). Ce ne propunem in acest prim tutorial: conceperea unei oferte catre cei peste 1000 de clienti, stocati in baza de date a companiei. Baza de date se afla intr-un fisier de tip Excel. Expedierea ofertei se va realiza prin posta, deci cele 1000 de oferte vor trebui listate la imprimanta. Acest tutorial se va intinde pe mai multe articole si vor fi parcursi urmatorii pasi (tutorialul se bazeaza pe Word 2003 English, insa procedura este similara si pentru celelalte versiuni de Word). Mai intai identificam etapele principale: Crearea documentului principal Identificarea bazei de date Demararea procesului de Mail Merge >>> Crearea documentului principal (poate fi creat si ulterior, dupa demararea procesului de Mail Merge, insa vom opta pentru a-l crea de la inceput): in Word se va tasta textul documentului, ca in exemplul de mai jos. Se poate observa ca nu a fost completata rubrica Catre, deoarece datele pentru aceasta rubrica urmeaza a fi preluate din baza de date clienti.

>>> Identificarea bazei de date: aceasta se afla intr-un fisier Excel cu numele Clienti.xls, in foaia de calcul cu denumirea Sheet1. Primul rand din foaia de calcul este un rand de antet (adica in loc de informatii despre un client contine denumirea coloanelor).

>>> Demararea procesului Mail Merge: avand documentul de oferta deschis, din meniul Tools Letters and Mailings se da clic pe Mail Merge. In partea stanga se deschide un panou, care ne va ghida pe parcursul procesului MailMerge. Vom parcurge urmatorii pasi, descrisi in urmatorul articol: Selectarea tipului de document Selectarea documentului de pornire Selectarea destinatarilor Formatarea documentului si inserarea campurilor Mail Merge Previzualizarea documentului de oferta Cum se pot efectua modificari la documentul Mail Merge Finalizarea operatiei Mail Merge Despre cum se poate efectua Mail Merge catre e-mail din Word cititi aici. Aici puteti face download pentru Tutorial MailMerge sub MS Word in format e-book (din magazinul nostru online isashop.ro).
Mail Merge sub Word sau imbinarea corespondentei (2/2)

MailMerge, sau imbinarea corespondentei, este o facilitate a procesorului de texte Word care presupune asocierea unui document principal cu o baza de date, avand ca rezultat multiplicarea documentului pentru fiecare

inregistrare a bazei de date. In articolul trecut ne-am ocupat de fazele premergatoare ale operatiei de MailMerge: Crearea documentului principal: am creat un nou document Word in care am introdus textul pentru o oferta comerciala Identificarea bazei de date: o foaie de calcul dintr-un registru Excel Demararea procesului de Mail Merge: din Tools Letters and Mailings se da clic pe Mail Merge. In in partea stanga se deschide un panou, care ne va ghida pe parcursul procesului MailMerge. Vom parcurge urmatorii pasi, descrisi in acest articol: Selectarea tipului de document Selectarea documentului de pornire Selectarea destinatarilor Formatarea documentului si inserarea campurilor Mail Merge Previzualizarea documentului de oferta Cum se pot efectua modificari la documentul Mail Merge Finalizarea operatiei Mail Merge 1) Selectarea tipului de document: la primul pas trebuie sa specificam tipul de document care va fi creat in acest caz se alege Letters, adica scrisori. In panou, in partea de jos, este afisat indicatorul de pasi: Step 1 of 6, adica Pasul 1 din 6.

Se da clic pe link-ul Next Starting document de jos (in panou, sub indicatorul de pasi, se afla respectivul link).

2) Selectarea documentului de pornire: la pasul 2 se alege documentul de baza, adica documentul pe baza caruia se vor genera scrisorile inlantuite. Vom opta pentru optiunea Use the current document, adica Foloseste documentul curent.

3) Selectarea destinatarilor: vom da clic pe link-ul Browse pentru a alege fisierul Excel ce contine datele referitoare la clienti.

In fereastra care se deschide, navigam in folderul unde este stocat fisierul Excel si il selectam pentru a-l deschide. Este afisata o fereastra cu titlul Select Table, in care specificam foaia de calcul de unde vom prelua datele. Aici sunt afisate toate foile de calcul din fisierul Excel. In exemplul de fata vom selecta Sheet 1. De asemenea, vom specifica ca primul rand din fisierul Excel este un cap de tabel si nu contine date valide prin activarea optiunii First row of data contains column headers.

Dam clic pe Ok. In continuare este afisata o fereastra in care sunt listate randurile din foaia de calcul selectata. In mod implicit, sunt selectate toate randurile pentru a fi inlantuite cu documentul de oferta. Vom lasa toate randurile selectate, deoarece dorim a trimite oferta catre toti clientii.

NOTA: In exemplu de fata s-a utilizat un fisier Excel exemplu, care are doar 2 randuri de date. Dam clic pe Ok, dupa care dam clic pe link-ul de jos Next: Write your letter pentru a trece la pasul urmator.

4) Formatarea documentului si inserarea campurilor Mail Merge: in aceasta etapa, putem modifica textul documentului. Sau daca nu am scris oferta inca, putem tasta acum textul. Tot acum vom specifica datele de tip MailMerge. Pentru aceasta, vom insera campuri speciale de MailMerge in zonele unde ar trebui sa fie datele destinatarilor. Dorim ca in oferta sa apara numele si prenumele pe o linie, urmat de o noua linie unde va fi scrisa functia si firma. Pozitionam cursorul cu un TAB dupa Catre. Din panoul din stanga selectam More items.

Ne este afisata o lista a campurilor MailMerge disponibile (preluate din randul de antet al fisierului Excel optiunea Database Fields trebuie sa fie selectata).

Dam clic pe NUME si dupa aceea clic pe butonul Insert. Apasam butonul Close si se poate observa ca primul camp MailMerge a fost inserat:

Cursorul se afla in acest moment imediat dupa campul MailMerge inserat anterior. Inseram acolo un spatiu. Dam clic din nou pe link-ul More items din panoul din stanga. Selectam campul PRENUME si apasam Close. A fost inserat al doilea camp MailMerge.

Prin ENTER trecem pe linia urmatoare si prin TAB ne pozitionam sub Nume. Dam clic pe link-ul More items. Selectam FUNCTIE si apasam Insert. Dam clic pe Close. Imediat dupa campul Functie, inseram un spatiu, caracterul - si inca un spatiu. Dam clic pe link-ul More items. Selectam FIRMA si apasam Insert. Dam clic pe Close. In acest moment am introdus toate campurile MailMerge in scrisoarea de oferta, ca in imaginea de mai jos:

Dam clic pe link-ul Next: Preview your letters.

5) Previzualizarea ofertelor:

6) Cum efectuam modificari in ofertele MailMerge: daca constantam ca sunt necesare modificari in cadrul textului, sau la campurile MailMerge, atunci putem reveni la pasii anteriori prin clic pe link-ul de jos intitulat Previous, care intotdeauna ne conduce la pasul anterior.

7) Finalizarea operatiei de MailMerge: daca totul este in regula, finalizam operatia MailMerge dand clic pe link-ul Next: Complete the merge.

Aceasta operatia va dura mai mult sau mai putin, in functie de volumul bazei de date (adica in functie de numarul de randuri completate in fisierul Excel). In final, dupa completarea operatiei de MailMerge, putem opta pentru 2 posibilitati:

7.a) Print: daca avem imprimanta conectata si pornita, atunci dam clic pe acest link si se demareaza operatia de listare. Insa se recomanda utilizarea celei de-a doua optiune, deoarece in procesul de listare pot interveni diverse probleme (blocare hartie, intreruperea curentului, terminare toner, etc). 7.b) Edit individual letters: se recomanda utilizarea acestei optiuni, care permite vizualizarea si salvarea tuturor scrisorilor intr-un fisier. Daca se utilizeaza aceasta optiune, este afisata o fereastra care permite selectia scrisorilor. Implicit este activata optiunea All, adica toate. Lasam aceasta optiune activata si dam clic pe Ok.

Este creat un fisier nou, cu numele implicit Letters 1, care va contine atatea pagini cate inregistrari sunt in fisierul Excel. Astfel, deoarece oferta noastra are o singura pagina, si daca fisierul Excel are 1000 de inregistrari, fisierul generat va avea 1000 de pagini. Pe fiecare pagina, datele destinatarului vor fi diferite, fiind preluate din randurile fisierului Excel. Salvam pe disc fisierul cu toate ofertele, urmand sa-l listam ulterior. Avantajul listarii ulterioare este urmatorul: putem lista pe etape documentul (putem lista numai anumite pagini si putem oricand relua listarea). In articolul viitor se va explica operatia de MailMerge catre email. Aici puteti face download pentru Tutorial MailMerge sub MS Word in format e-book (din magazinul nostru online isashop.ro).

MailMerge spre email din Word

Publicat la: 27 iulie 2011 | De iteach MailMerge, sau imbinarea corespondentei, este o facilitate a procesorului de texte Word care presupune asocierea unui document principal cu o baza de date, avand ca rezultat multiplicarea documentului pentru fiecare inregistrare a bazei de date. Ne propunem conceperea unei invitatii catre

cei aproximativ 200 de parteneri ai companiei. Datele despre clienti sunt stocate in lista de contacte Outlook. Expedierea ofertei se va realiza prin e-mail. Pentru a putea beneficia de facilitatea MailMerge din Microsoft Word trebuie ca aplicatia implicita de e-mail instalata sub Windows sa fie compatibila MAPI. De exemplu, se poate utiliza Outlook din Office. Daca u tilizati Outlook, atunci trebuie ca Outlook si Word sa fie aceiasi versiune (asta in cazul in care aveti instalari multiple de Office). Nu puteti atasa fisiere la mesajele email rezultate din MailMerge (daca chiar aveti nevoie de asa ceva, atunci ati putea include un link catre un URL de unde se poate face download pentru fisierul respectiv insa pentru versiuni de Word mai mici de 2003 pot apare probleme la includerea de link-uri). Mai intai tastam textul documentului in Word. Fiind vorba de un email trebuie sa fie scurt si la obiect.

Baza de date clienti este stocata in lista de contacte Outlook. Pentru a putea utiliza lista de contacte Outlook, trebuie ca aplicatia Outlook sa fie configurata ca fiind aplicatia implicita de mesagerie electronica din sistem. NOTA: Pentru exemplificare, la acest proiect se va lucra cu lista de contacte Outlook. Insa se poate proceda similar si daca baza de date este stocata intr-un fisier Excel. Avand documentul de oferta deschis, din meniul Tools Letters and Mailings se da clic pe optiunea MailMerge. In continuare, vom urma urmatorii pasi: Selectia tipului de document pentru MailMerge Selectia documentului de pornire Selectia destinatarilor Formatarea mesajului si inserarea campurilor MailMerge Previzualizarea mesajului Modificarea mesajelor (daca este cazul)

Finalizarea operatiei de MailMerge 1) Selectam tipul de document pentru MailMerge: E-mail messages. Dupa care dam clic pe Next: Starting document (in partea de jos).

2) Alegem documentul de pornire: adica documentul pe baza caruia se vor genera documentele inlantuite. Vom opta pentru optiunea Use the current document, adica Foloseste documentul curent. Se da clic pe link-ul Next: Select recipients. 3) Selectam destinatarii: se poate alege Select from Outlook Contacts, adica Alege din lista de contacte Outlook.

NOTA 1: Pentru a putea alege lista de contacte din Outlook trebuie ca aplicatia Outlook sa fie setata ca fiind clientul de e-mail implicit din Windows. Daca nu este, atunci se va afisa un mesaj de eroare care ne indica ca a aparut o problema cu citirea listei de contacte; ni se sugereaza sa setam Outlook ca si client implicit de email. NOTA 2: Daca dorim sa alegem destinatarii dintr-un fisier Excel, la acest pas selectam Use existing list, dupa care dam clic pe link-ul Browse pentru a alege fisierul Excel de pe disc. Este afisata o fereastra ce solicita denumirea profilului Outlook. Este propus profilul implicit. Se da clic pe Ok.

In continuare trebuie specificat folderul cu lista de contacte. Se afiseaza o lista de foldere create sub Outlook. In exemplul dat, nu exista decat un singur folder, cel creat implicit de aplicatia Outlook. Se da clic pe Ok.

Se afiseaza fereastra cu toate contactele din lista de contacte Outlook. In mod implicit, sunt selectate toate. Dam clic pe Ok daca le vrem pe toate. Sau putem selecta/deselecta contactele, in functie de necesitate. Se da clic pe link-ul Next: Write your e-mail message. 4) Formatarea mesajului si inserarea campurilor MailMerge: daca nu a fost scris textul mesajului, acumn poate fi tastat. Dupa ce avem textul de baza, trecem la inserarea campurilor MailMerge. Vom dori sa inseram numele, prenumele, functia si firma destinatarului. Tastam un TAB dupa Catre. Din panoul din stanga selectam More items.

Este afisata structura listei de contacte. Dam clic pe Last (prenume), dupa care dam clic pe Insert si pe Close. Este inserat campul MailMerge in mesaj.

Tastam un spatiu dupa Last si dam din nou clic pe More items. De data aceasta alegem First (numele), dupa care dam clic pe Insert si pe Close. Revenind in documentul Word, prin ENTER trecem pe linia urmatoare. Cu TAB ne pozitionam sub campul Last. Dam clic pe More items si inseram aici campul Title. Trecem pe linia urmatoare si ne aliniem sub Title. Dam clic din nou pe More items si inseram campul Company. Dupa ce am terminat de inserat toate campurile MailMerge, dam clic pe link-ul Next: Preview your e-mail messages. 5) Previzualizarea: putem previzualiza un mesaj e-mail, care a fost completat cu primul contact din lista de contacte Outlook. 6) Modificarea mesajului: putem efectua modificari la document, sau la selectia bazei de date, dand clic pe link-ul Previous. 7) Finalizarea operatiei de MailMerge: daca toate datele sunt in regula, atunci finalizam operatia prin clic pe Next: Complete the Merge. Aici avem la dispozitie o singura optiune: Electronic mail.

Dand clic pe optiunea Electronic Mail se afiseaza fereastra de configurare a expedierii mesajelor e-mail.

Astfel, la rubrica To trebuie specificata adresa e-mail a destinatarului. In mod implicit a fost completata cu campul Email Address, care este un camp din structura listei de contacte Outlook. NOTA: Daca s-a optat pentru a utiliza un fisier Excel drept sursa de date, atunci la rubrica To se va specifica coloana din foaia de calcul care contine adresa e-mail. Se completeaza campul Subject. Dupa care se poate alege formatul mesajului electronic (lasam optiunea implicita HTML). Optiunea Send records se refera la destinatari. Vom lasa optiunea All activata, pentru a expedia mesajele catre toate persoanele din lista de contacte.

Dam clic pe Ok. Daca suntem conectati la Internet, are loc transmiterea mesajelor prin aplicatia Outlook. Daca nu suntem conectati la Internet, atunci mesajele vor fi depuse in folderul Outbox si pot fi transmise ulterior cand are loc conectarea la Internet. NOTA: Atentie la transmiterea mesajelor prin e-mail. Daca exista conexiune permanenta la Internet, exista si pericolul sa fie transmise multe mesaje gresite, fara posibilitatea de a le mai revizui inca o data. Deci ar trebui verificat textul si datele destinatarilor inainte de a finaliza operatia de MailMerge. Alte articole despre Mail Merge: Mail Merge sub Word sau imbinarea corespondentei (1/2) Mail Merge sub Word sau imbinarea corespondentei (2/2) Aici puteti face download pentru Tutorial MailMerge sub MS Word in format e-book (din magazinul nostru online isashop.ro).