APLICATIA MICROSOFT ACCESS 2007 NOTIUNI GENERALE Pentru a intelege cum putem utiliza programul, sa pornim cu cateva definitii:

Microsoft Access 2007 este un program specializat pentru administrarea informatiilor organizate sub forma bazelor de date si care face parte din pachetul de programe Microsoft Office. Baza de date este o colectie de date sau informatii, organizata astfel incat sa faciliteze memorarea, cautarea, modificarea si stergerea datelor prin diferite operatii specifice. Informatiile din baza de date, care pot fi cuvinte, numere, semne etc, sunt organizate in tabele interconectate. Fisierul creat cu aplicatia Access 2007 are extensia implicita . accdb (Access Data Base). O baza de date contine mai multe obiecte, dupa cum urmeaza: TABELE - sunt cele mai importante dintre obiecte si, ca oricare dintre tabele, sunt structurate pe randuri (linii) si coloane. Prima linie a tabelului, numita linia de antet, are un rol special datorita faptului ca fiecare celula contine un nume de camp, de exemplu campul Nume si prenume, Data nastere, Adresa etc. Celelalte linii reprezinta inregistrarile sau articolele tabelului. Denumire_camp1 Denumire_camp2 Denumire_camp3 Inregistrare 1 Inregistrare 2 Inregistrare 3 Structura unui tabel poate fi modificata prin adaugarea de campuri noi sau stergerea unor campuri existente. In cazul modificarii structurii unui tabel, interogarile, formularele si rapoartele care se bazeaza pe tabelul reproiectat trebuie reconstruite! Un tabel cu mai multe campuri poate fi divizat in mai multe tabele, numite tabele asociate. Unul dintre ele este numit tabel principal, in care se afla si cheia primara. Aceasta este de obicei o valoare numerica, un cod, prin intermediul caruia se face legatura cu celelalte tabele asociate in cadrul bazei de date. In exemplul urmator, fiecare inregistrare separata consta din introducerea numarului de identificare, modului de adresare, prenumelui, numelui de familie, adresei, codului postal si localitatii. Inregistrarea nr.1 : Domnul Popescu Cristi, Batistei 4, 8787, Bucuresti. Inregistrarea nr.2: Domnul Barbu Ion, Batistei 4, 8787, Bucuresti. Nr de Identificare/ Cheia primara 1 2 Mod de adresare Domnul Domnul Nume de familie Popescu Barbu Cod postal 8787 8787

Prenume Cristi Ion

Adresa Batistei 4 Batistei 4

Oras Bucuresti Bucuresti

Cheia primara serveste drept semn de identificare pentru fiecare inregistrare (are o valoare unica) , toate elementele unei inregistrari fiind legate prin acest semn. INTEROGARI - se folosesc pentru afisarea anumitor inregistrari din tabele, pe baza unor criterii impuse. Inregistrarile se pot afisa intr-o ordine stabilita de utilizator. Se pot combina campuri care provin din mai multe tabele asociate, iar rezultatele interogarii pot fi vizualizate intr-o singura fereastra. Datele rezultate intr-o interogare pot fi afisate, iar modificarile facute pot fi salvate in tabelul care a furnizat campurile. FORMULARE obiecte ce faciliteaza introducerea articolelor intr-un tabel, folosind un sablon vizualizat pe ecran, numit masca, creat de utilizator fie in modul Vizualizare proiect, fie utilizand Expertul. Acestea permit navigarea intre articolele tabelului, respectiv editarea lor, in scopul introducerii datelor, verificarii acestora sau pur si simplu vizualizarii lor. Formularele pot afisa de obicei un singur articol odata, intr-o ordine stabilita de utilizator.

Datele introduse sau modificate intr-un formular vor fi memorate in tabelul pe baza caruia s-a construit formularul. Exista posibilitatea folosirii unui singur formular pentru a introduce articole simultan in mai multe tabele. RAPOARTE - se folosesc la extragerea datelor din tabele si interogari in scopul imprimarii acestora. Articolele tiparite pot fi grupate si sortate. Rapoartele pot contine antet si subsol de pagina (afisate la inceputul si sfarsitul fiecarei pagini, in care pot fi introduse numele campurilor) precum si un antet si un subsol de raport (afisate pe prima si pe ultima pagina a raportului, in care se poate include, de exemplu, denumirea si sigla unei institutii). Cheia primara Pentru lucrul simultan cu informatiile provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie sa aiba cel putin un camp (sau un numar de campuri) care sa contina o valoare unica pentru fiecare inregistrare din tabel. De exemplu, daca avem mai multe tabele care contin numele elevilor dintr-o scoala si fiecare tabel descrie notele obtinute de elevi la o anume disciplina , Codul Numeric Personal (CNP) al elevului poate reprezenta cheia primara prin care avem acces la situatia scolara a acestuia in toate tabelele. Atributul de cheie primara, de regula, se atribuie unui camp care are tipul Autonumerotare (AutoNumber), deoarece informatiile continute in acest camp sunt generate automat de programul Access, pentru fiecare articol existand un numar de identificare. Daca intr-un tabel exista un anumit camp (de tip text sau numeric), care intotdeauna contine valori unice pentru fiecare element din tabel, atunci campul respectiv poate avea atributul de cheie primara (exemplu: codul numeric personal). Un tabel care face parte din baza de date, de cele mai multe ori trebuie sa aiba o cheie primara, deoarece valoarea acesteia este utilizata in definirea unei relatii care se va stabili intre tabelul actual si celelalte tabele ale bazei de date. Nu se recomanda crearea unui tabel in care nici un camp nu aiba atributul de cheie primara, deoarece acesta va fi un tabel izolat si nu va putea fi folosit in relatie cu celelalte tabele. Indexarea Daca un camp al unui tabel este indexat, programul Access ataseaza acestui camp tabele interne cu ajutorul carora cautarile, sortarile, gruparile si filtrarile referitoare la campul respectiv se vor efectua foarte rapid. Intr-un tabel pot fi indexate mai multe campuri, indecsii atasati acestora fiind creati de catre program cand este activata optiunea Indexat (Indexed) din proprietatile campurilor. Adaugarea sau stergerea indecsilor unui camp poate fi realizata oricand, in vizualizarea tip proiect, folosind proprietatea Indexat (Indexed). Un camp este necesar sa fie indexat daca este folosit cu mare frecventa in operatii de sortare, cautare, filtrare si grupare. Relationarea tabelelor Proiectarea eficienta a unei baze de date implica separarea datelor in mai multe tabele, fiecare tabel avand o tema bine definita. De exemplu la o scoala avem pentru fiecare elev, identificat cu CNP, nume, adresa, clasa, situatia la toate materiile studiate. Prin separarea datelor in mai multe tabele cu teme unice se evita repetarea informatiei si utilizarea datelor reordonate, astfel minimizandu-se si spatiul necesar memorarii datelor. Astfel, datele izolate in mai multe tabele, in momentul prelucrarii lor (atunci cand se creeaza interogari, formulare, rapoarte) trebuie sa fie reunite, adica legate intre ele logic cu ajutorul relatiilor, ceea ce permite lucrul cu informatii din mai multe tabele in acelasi timp. Primul pas in reuniunea informatiilor din mai multe tabele consta in definirea relatiilor dintre acestea. Dupa ce au fost definite relatiile se poate trece la urmatorul pas, acela in care se creeaza celelalte obiecte ale bazei de date (interogari, rapoarte, formulare) ce permit afisarea simultana a datelor din mai multe tabele.

PRIMII PASI IN LUCRUL CU BAZELE DE DATE Deschiderea si inchiderea aplicatiei Microsoft Access Pentru deschiderea aplicatiei se va utiliza din meniul butonului START comanda Programs, apoi din pachetul Microsoft Office se va alege comanda Microsoft Office Access 2007. Daca exista o scurtatura (shortcut) pentru aplicatia MS Access pe Desktop, se executa un dublu clic pe acesta. Pentru inchiderea aplicatiei se va utiliza comanda Iesire din Access (Exit Access) din meniul butonului rotund Microsoft Office plasat in coltul din stanga sus sau se va actiona butonul in forma de X aflat in partea dreapta sus a ferestrei.

Deschiderea unei baze de date existente Programul Microsoft Access, la pornire, nu afiseaza ca si celelalte programe Microsoft Office, o interfata de lucru, ci trei panouri de activitate: - in partea stanga se afla un panou de unde selectam o categorie in functie de tipul de baza de date pe care vrem s-o cream. Pentru o baza de date goala alegeti Se prezinta (Featuring), iar din panoul din mijloc selectati Baza de date necompletata (Blank Database) . Pentru modele de baze de date gata create alegeti Sabloane locale (Local Templates); - in mijloc reuneste tipurile de baze de date disponibile; - in dreapta se foloseste pentru deschiderea unei baze de date existente. Pentru deschidere se va utiliza zona Deschidere baza de date recenta (Open Recent Database) care ne permite accesul la bazele de date existente, create anterior cu ajutorul programului Access. Panoul va afisa cele mai recent folosite baze de date, impreuna cu comanda Mai multe (More) pentru a cauta baze de date ce nu sunt in lista. In fereastra aparuta se va indica locatia si numele bazei de date si se va apasa butonul Deschidere (Open).

Crearea unei baze de date noi Pentru o baza de date goala alegeti Se prezinta (Featuring) din panoul din stanga iar din panoul din mijloc selectati Baza de date necompletata (Blank Database) . Pentru a utiliza baze de date gata create alegeti Sabloane locale (Local Templates). Daca selectati un tip de baza de date, in partea dreapta va apare o fereastra in care se va specifica numele si locatia noii baze de date, apoi se va apasa butonul Creare (Create).

Salvarea unei baze de date In momentul in care se creeaza o baza de date noua, aceasta este salvata automat, utilizatorul specificandu-i denumirea si locatia. Modificarile ulterioare pe structura unui obiect al bazei de date (tabel, formular, interogare, raport) vor solicita implicit la inchiderea acestuia, salvarea. Pentru salvare, utilizati butonul rotund Microsoft Office si de acolo selectati Salvare (Save) pentru a salva modificarile facute in baza de date Access 2007 sau Salvare ca (Save As) pentru a o salva cu un nume nou sau intr-unul din formatele Access mai vechi.

Utilizarea functiei Help Ori de cate ori utilizatorul intampina greutati in utilizarea aplicatiei poate apela manualul de utilizare prin apasarea butonului in forma de semnul intrebarii, din coltul din dreapta sus. Din tastatura se poate folosi tasta F1.

Inchiderea unei baze de date Se utilizeaza comanda Inchidere baza de date (Close Database) din meniul butonului rotund Microsoft Office. Acesta va inchide numai baza de date, nu si aplicatia Access. Bara de acces rapid Pentru a nu ne incurca umbland dupa diferite comenzi mai des utilizate, ne sare in ajutor Bara de acces rapid aflata in coltul din stanga sus langa butonul rotund Microsoft Office. Aici se pot plasa cele mai utilizate comenzi, daca dam clic pe sageata orientata in jos si din meniul aparut selectam comenzile dorite. Pentru mai multe comenzi selectati Mai multe comenzi (More Comands) . In fereastra ce se deschide selectati comenzile din panoul din stanga si apasand pe butonul Adaugare (Add) mutati-le in dreapta.

Barele de meniuri si de comenzi Access 2007 are un nou mod de prezentare, avand in plus bara de comenzi specifica fiecarui meniu. Comenzile sunt grupate in functie de utilizare, in cadrul aceluiasi meniu. De exemplu, comanda Copiere (Copy) se regaseste in grupul de comenzi Clipboard al meniului Pornire (Home). In functie de obiectul care lucrati (tabel, raport, formular, interogare) pe bara de meniuri apar noi meniuri cu comenzi specifice acelui obiect. Acestea sunt plasate in dreapta celorlalte meniuri si sunt separate de acestea printr-o linie verticala.

Moduri de vizualizare a obiectelor unei baze de date In functie de obiectul deschis si de actiunile pe care utilizatorul doreste sa le realizeze, vom intalni mai multe moduri de vizualizare ale obiectelor. Trecerea de la un mod la altul se face utilizand comanda Vizualizare (View) prezenta in meniul Pornire (Home) sau in meniurile specifice de lucru cu fiecare obiect. Selectarea modului de vizualizare se poate face si cu ajutorul butoanelor din coltul dreapta jos al ferestrei. Obiectul Tabel Modul de vizualizare


Interogare

Vizualizare Foaie de date (Datasheet View) se utilizeaza pentru lucrul cu inregistrarile unui tabel Vizualizare PivotTable (PivotTable View) pentru vizualizare sub forma de tabel pivot Vizualizare PivotChart (PivotChart View) pentru vizualizare sub forma de diagrama pivot Vizualizare proiect (Design View) se utilizeaza pentru lucrul cu campurile unui tabel Vizualizare Foaie de date (Datasheet View) se utilizeaza pentru afisarea rezultatului interogarii Vizualizare PivotTable (Pivot Table View) pentru vizualizare sub forma de tabel pivot Vizualizare PivotChart (Pivot Chart View) pentru vizualizare sub forma de diagrama pivot Vizualizare SQL (SQL View) pentru interogari cu limbajul SQL (Structured Query Language) Vizualizare proiect (Design View) se utilizeaza pentru lucrul cu campurile unei interogari Vizualizare formular (Form View) prezentare, se utilizeaza pentru lucrul cu inregistrarile unui formular Vizualizare aspect (Layout View) pentru a modifica structura formularului in timp ce e afisat Vizualizare proiect (Design View) se utilizeaza pentru lucrul cu controalele campurilor unui formular, zonele de antet / subsol Vizualizare raport (Report View) pentru vizualizarea raportului Examinare inaintea imprimarii (Print Preview) se utilizeaza pentru vizualizarea continutului raportului in pagina, asa cum va fi printat Vizualizare aspect (Layout View) pentru operatiuni asupra structurii raportului concomitent cu afisarea lui Vizualizare proiect (Design View) se utilizeaza pentru lucrul cu controalele campurilor unui raport, zonele de antet / subsol

Formular

Raport

Modurile de Vizualizare aspect (Layout View), specific formularelor si rapoartelor si Vizualizare Proiect (Design View) permit amandoua modificari in structura acestor obiecte. In Vizualizare aspect (Layout View) sunt afisate datele formularului/raportului si prin urmare puteti formata si pozitiona mai precis informatiile prezentate. Pe de alta parte, in Vizualizare Proiect (Design View) puteti realiza modificari in zona de antet si subsol si aveti acces la o gama mai larga de controale si functii, insa nu puteti vedea continutul inregistrarilor, ci doar structura generala a formularului / raportului.

TABELE OPERATII PRINCIPALE Deschiderea unui tabel Cand deschideti o baza de date, in partea dreapta se afla un panou denumit Toate obiectele Access (All Access Objects) care arata tabelele, formularele, interogarile si rapoartele existente, fiecare dintre aceste obiecte avand iconita proprie. Daca dati clic pe sageata orientata in jos din coltul din dreapta sus al panoului se va deschide un meniu cu doua categorii de comenzi: - Navigare la categoria (Navigate to Category) care sorteaza obiectele in functie de tipul obiectului, tabele si obiectele in realtie cu acestea, data crearii, etc;

- Filtrare dupa grup (Filter By Group) care in functie de sortarea realizata mai sus, filtreaza obiectele dupa mai multe criterii.

Pentru a deschide un tabel dati dublu clic pe pictograma acestuia sau clic dati dreapta si din meniul contextual selectati Deschidere (Open). Tabelul se va deschide in modul de vizualizare Vizualizare foaie de date (Datasheet View).

Crearea unui tabel in modul de vizualizare Proiectare Cand cream o baza de date noua, Access 2007 ne duce direct in modul de creare tabele, unde se afla gata creat un tabel gol cu numele Tabel1 (Table1). Acesta este afisat in modul de Vizualizare foaie de date (Datasheet View). Pentru a construi structura tabelului se va schimba in modul de Vizualizare Proiect (Design View), cu ajutorul butonului Vizualizare (View). Vi se va solicita sa-i dati un nume tabelului si sa-l salvati mai intai. Comanda Vizualizare (View) functioneaza astfel: la fiecare clic pe buton, ia pe rand toate modurile de vizualizare; daca dati clic pe sageata de dedesubt, apare o lista cu modurile de vizualizare de unde puteti alege. Comanda Vizualizare (View) se gaseste atat in meniul Pornire (Home) cat si in meniurile specifice fiecarui obiect.

Pentru a crea alt tabel in modul de Vizualizare foaie de date (Datasheet View), selectati comanda Tabel (Table) din grupul de comenzi Tabele (Tables) al meniului Creare (Create). Pentru a crea un tabel in modul de vizualizare Proiect (Design View), alegeti comanda Proiectare tabel (Table Design) din aceeasi locatie. In modul de vizualizare Proiect se vor introduce denumirile campurilor, tipul de date care va fi stocat in campurile respective, eventual o descriere a campurilor (nu este neaparat necesar). In plus, utilizatorul poate stabili proprietatile campurilor selectate, folosind zona inferioara a ferestrei. Mai jos vom face o descriere a zonelor ferestrei.

Stabilirea tipului de date

Introducerea denumirii campurilor

Stabilirea proprietatilor campurilor

Bara de titlu a ferestrei afiseaza numele implicit al tabelului (Tabel 1 / Table 1). Fereastra are trei coloane: Ajutor Soft Nume camp (Field Name) - in care se tasteaza numele campului - maxim 64 caractere, inclusiv spatiile; Tip de date (Data Type) folosind butonul se alege tipul de date ce pot fi introduse in campul respectiv; Text - caractere de tip text sau combinatii de text si cifre; Memo - texte de mare dimensiune, cum sunt descrieri sau note aproximativ 16 pagini de text scris la un rand pentru fiecare articol al tabelului; Numar (Number) - date numerice utilizate in calcule matematice;

Data si ora (Date/Time) - date calendaristice si/sau ore; Moneda (Currency) - valori monetare; Autonumerotare (AutoNumber) numere unice care permit identificarea unica sau contorizarea articolelor din tabel; Da/ Nu (Yes/No) - valori logice de tipul Da/Nu; Obiect OLE (OLE Object) - imagini grafice, documente Word, foi de calcul Excel in marime de pana la 2 GB; Hyperlink - legatura catre o adresa Internet, la o referinta a unui document de pe discul fix al utilizatorului, la o referinta a unui document din retea; Expert cautare (Lookup Wizard) - crearea unui camp care poate fi incarcat dintr-o lista derulanta. Descriere (Description) - in care putem face descrierea campului, daca este cazul, in cateva cuvinte. In partea inferioara a ferestrei apare o zona etichetata cu Proprietati campuri (Field Properties), in cadrul caruia sunt stabilite proprietatile campului selectat. Dimensiune camp (Field Size), care stabileste numarul maxim de caractere care pot fi introduse de utilizator intr-un camp de tip text (cel mult 255) sau dimensiunea valorii numerice intr-un camp de tip numar. Format, ce specifica modul de afisare al datelor in functie de tipul campului. Putem utiliza un format predefinit sau un format personalizat, definit de utilizator. Zecimale (Decimal Places), stabileste numarul cifrelor afisate in dreapta separatorului zecimal pentru campuri de tip numar si valoare monetara. Masca de intrare (Input Mask), un sir de caractere numit masca ce controleaza modul de introducere a datelor in interiorul campului. Poate fi utilizata in cazul campurilor de tip text, numar, data calendaristica/ora si monetar Valoare implicita (Default Value), valoarea initiala sau predefinita, introdusa automat de programul Access in campul respectiv cand se creeaza un nou articol Regula de validare (Validation Rule), expresie logica care limiteaza valorile care pot fi introduse in campul respectiv. Proprietatea nu poate fi utilizata in cazul campurilor de tip numar cu incrementare automata si de tip obiect OLE Text de validare (Validation Text), sir de caractere de lungime maxima 255 caractere care va fi afisat intr-o fereastra de validare stabilita de proprietatea Regula de validare Obligatoriu (Required), specifica daca in campul respectiv trebuie introdusa sau nu o valoare. Daca proprietatea este configurata cu valoarea Yes, in procesul de introducere a datelor utilizatorul in mod obligatoriu trebuie sa introduca in campul respectiv o anumita valoare (campul nu poate fi lasat necompletat, deci campul nu poate contine o valoare Null) Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) arata ca in campul respectiv utilizatorul poate introduce un sir de lungime zero (sir vid simbolizat prin ). Un sir de lungime zero indica faptul ca avem anumite informatii despre continutul campului respectiv, insa campul nu trebuie completat (de exemplu persoana respectiva nu are telefon). O valoare nula (adica nu au fost introduse date) nu este identica cu un sir de lungime zero. Indexat (Indexed), un camp al unui tabel este indexat atunci cand se cere ca programul Access sa ataseze campului respectiv tabele interne prin care se realizeaza accelerarea cautarilor, sortarilor, gruparilor si filtrarilor de articole. Proprietatea Indexat (Indexed) poate fi configurata cu urmatoarele valori: Nu (No) campul nu este indexat; Da (Cu dubluri) (Yes (Duplicates OK)) campul este indexat si permite ca doua sau mai multe articole ale tabelului sa aiba aceiasi valoare in campul respectiv (adica indexul permite introducerea dublurilor); Da (Fara dubluri) (Yes (No Duplicates)) campul este indexat dar, nu se permite ca doua articole dintr-un tabel sa aiba aceiasi valoare in campul respectiv (adica indexul creat nu permite introducerea dublurilor). In coltul dreapta jos al ferestrei se afiseaza un ajutor soft, care sprijina utilizatorul in rezolvarea problemelor cu care se confrunta. Dupa ce am creat tabelul, adica am descris structura tabelului si am introdus campurile si proprietatile aferente se stabileste Cheia primara, o proprietate care se atribuie unui camp si care identifica in mod unic fiecare inregistrare din tabel.

10

Pentru a stabili sau modifica o cheie primara se procedeaza astfel: se deschide tabelul in modul de vizualizare Proiectare se selecteaza campul utilizat pentru cheia primara (sau campurile utilizate pentru cheia primara) din grupul de comenzi Instrumente (Tools) al meniului Proiectare (Design) se alege comanda Cheie Primara (Primary Key). Se poate folosi aceeasi comanda pentru dezactivarea cheii primare. Campurile care sunt cheie primara au simbolul unei chei in stanga lor.

Dupa stabilirea cheii primare, se salveaza tabelul. La prima salvare a tabelului se va afisa o fereastra de dialog in care se introduce numele tabelului, dupa care se da comanda OK. Tabelul salvat in acest moment nu contine nici un articol, fiind salvata doar structura acestuia.

Pentru introducerea informatiilor in tabelul salvat, adica pentru a completa inregistrarile tabelului, acesta se va deschide in modul de vizualizare de tip Foaie de date (Datasheet View). Navigarea intre inregistrarile unui tabel Tabelul deschis in modul de vizualizare tip foaie de date, afiseaza in partea inferioara butoane pentru deplasarea intre inregistrari. In partea de jos a ferestrei se gaseste o bara de navigare intre inregistrari, cu care se poate trece in mod programat la inregistrarea dorita: - salt la prima inregistrare - salt la inregistrarea precedenta - inregistrarea actuala (numarul) din totalul de inregistrari - salt la inregistrarea urmatoare - salt la ultima inregistrare - introducerea unei noi inregistrari (goale) Pentru a ajunge rapid la o anumita inregistrare, se poate introduce direct numarul ei in campul numeric.

11

Adaugarea unei inregistrari noi O noua inregistrare se adauga intotdeauna la sfarsitul tabelului cu ajutorul butonului Nu este posibila inserarea unei inregistrari intre cele existente. Introducerea in campul de date se realizeaza cu ajutorul tastaturii acolo unde este pozitionat cursorul. Modificarea datelor unei inregistrari Se va deschide tabelul in modul de vizualizare tip foaie de date, se va pozitiona cursorul in celula in care se doresc efectuate modificari ale continutului si se vor tasta noile date. Daca se doreste stergerea datelor anterioare, se vor folosi tastele Backspace (pentru stergerea caracterelor din stanga cursorului) sau Delete (pentru stergerea caracterelor din dreapta cursorului). Anularea ultimelor comenzi executate Daca se constata ca s-au facut greseli in editare sau in lucrul cu campurile, comenzile recent aplicate pot fi anulate, in ordinea inversa efectuarii lor, folosind comanda Anulare (Undo) sau se pot reface comenzile anulate folosind Refacere (Redo). Aceste comenzi trebuie introduse pe bara de acces rapid pentru a putea fi utilizate. Stergerea unei inregistrari Pentru a sterge o inregistrare din tabel, ne pozitionam in modul de vizualizare Foaie de date (Datasheet View) apoi selectam inregistrarea (folosind campul de marcare din stanga inregistrarii astfel incat sa se selecteze toata linia) si actionam tasta Delete; o alta modalitate este sa se foloseasca din meniul Pornire (Home), grupul de comenzi Inregistrari (Records), comanda Stergere (Delete). Se mai poate folosi si meniul contextual (clic dreapta pe inregistrarea selectata) iar de aici stergere inregistrare (Delete Record). Modificarea latimii unei coloane intr-un tabel In cazul coloanelor al caror continut nu poate fi afisat in intregime, este necesara redimensionarea acestora. Astfel, se va selecta coloana si din grupul de comenzi Inregistrari (Records) al meniului Pornire (Home) se va folosi comanda Mai multe (More). Din meniul care se deschide selectati Latime coloana (Column Width). In fereastra aparuta se va specifica valoarea noua pentru latimea coloanei si se va apasa Ok. Redimensionarea poate fi realizata mai simplu, pozitionand cursorul pe linia dintre denumirile coloanelor, iar cand cursorul se transforma intr-un plus cu doua sageti, se agata si se gliseaza spre stanga sau spre dreapta.

12

Mutarea unei coloane intr-un tabel Daca ordinea coloanelor dintr-un tabel nu este cea dorita de utilizator, aceasta poate fi modificata astfel: se selecteaza coloana de mutat, se pozitioneaza cursorul pe denumirea campului si prin agatare cu clic stanga de mouse se deplaseaza intre alte coloane ale tabelului. In noua pozitie, inainte de eliberarea clic-ului de mouse, apare o linie ingrosata.

Salvarea si inchiderea unui tabel Inregistrarile introduse intr-un tabel sunt salvate automat de catre aplicatia Access. Daca utilizatorul doreste salvarea modificarilor, poate folosi din meniul butonului rotund comanda Salvare (Save). Pentru a inchide un tabel se da clic dreapta pe eticheta acestuia si din meniul contextual se alege Inchidere fereastra (Close) sau se va actiona butonul in forma de X aflat in dreptul acestuia.

Stergerea unui tabel In panoul din stanga care afiseaza obiectele, selectati tabelul de sters si alegeti comanda Stergere (Delete) din meniul Pornire (Home). Aceasta comanda este activa numai daca in prealabil ati selectat un obiect (tabel, inregistrare). De asemenea daca dati clic dreapta pe tabelul astfel selectat, se va utiliza comanda Stergere (Delete) din meniul contextual.

13

Operatia de stergere trebuie confirmata apoi de utilizator.

MODIFICAREA STRUCTURII UNUI TABEL Pentru modificarea structurii unui tabel se va trece in modul de vizualizare tip Proiect folosind comanda Vizualizare (View).

Inserarea unui camp nou intr-un tabel Atunci cand se lucreaza intr-un tabel si este necesara inserarea de noi campuri, care nu au fost introduse initial la crearea tabelului, exista posibilitatea introducerii acestora ulterior. Pentru aceasta se va trece in Vizualizare proiect (Design View), apoi se vor introduce datele noului campul sub campurile existente deja (Nume camp, Tip de date). Daca se doreste inserarea unui camp nou intre campurile deja existente, se selecteaza campul deasupra caruia se va introduce noul camp si se foloseste din meniul Proiectare (Design), grupul de comenzi Instrumente (Tools), comanda Inserare randuri (Insert Rows), sau se va folosi aceeasi comanda din meniul contextual daca dam clic dreapta pe campul astfel selectat.

Stergerea unui camp dintr-un tabel Se afiseaza tabelul in vizualizare Proiect (Design View) . Se va selecta campul si se va folosi din meniul Proiectare (Design) comanda Stergere randuri (Delete Rows). Se mai poate folosi aceeasi comanda din meniul contextual.

14

SCHIMBAREA PROPRIETATILOR UNUI CAMP La crearea unui tabel se stabileste structura acestuia, adica sunt definite campurile care il compun, de exemplu nume, CNP, Adresa etc, impreuna cu proprietatile fiecarui camp, care au fost prezentate anterior. In Microsoft Access 2007 exista posibilitatea schimbarii acestor proprietati, daca este necesar, astfel: 1. Se deschide tabelul in Vizualizare Proiect (Design View) si se selecteaza campul caruia i se doresc schimbate proprietatile 2. In partea de jos a ferestrei se aleg proprietatile dorite. Modificarea dimensiunii campurilor Proprietatea Dimensiune camp (Field Size) are valori diferite, in functie de tipul campului selectat. Astfel, pentru un camp de tip Text, dimensiunea campului poate varia, la alegerea utilizatorului, intre 1 si 255 de caractere (valoarea implicita este 255). Dimensiunea campului de tip Numar (Number) poate fi stabilita alegand din lista ascunsa unul dintre urmatoarele domenii: Octet (Byte), permite introducerea valorilor numerice intregi, nenegative, din intervalul 0 . 255 Intreg (Integer), permite introducerea valorilor numerice intregi, din intervalul -32.768. + 32.767 Intreg lung (Long Integer), permite introducerea valorilor numerice intregi, din intervalul -2.147.483.648. + 2.147.483.647 Simpla precizie (Single), permite introducerea valorilor numerice cu zecimale, din intervalul -3,4*1038 +3,4*1038 Dubla precizie (Double), permite introducerea valorilor numerice cu zecimale, din intervalul -1,797*10308 +1,797*10308 ID Reproducere (Replication ID) numere mari generate aleator folosite pentru identificarea produselor Zecimala (Decimal) se foloseste pentru numere cuprinse intre -10 28 +1028 cu afisarea unui numar de maxim 28 zecimale.

Atentie, la modificarea dimensiunilor unui camp Dimensiune camp (Field Size) este de preferat sa nu se aleaga o dimensiune mai mica decat cea existenta, deoarece exista riscul de a pierde date importante introduse deja in campul respectiv. De asemenea, e de preferat ca dimensiunea sa nu fie prea mare daca nu e cazul, deoarece Access rezerva spatiu virtual in functie de dimensiunea campului si nu de continutul acestuia. Modificarea formatului de afisare a valorilor numerice in campuri Modalitatea de afisare a datelor din campurile de tip Numar (Number), Moneda (Currency) sau Data si ora (Date and Time) o putem stabili cu ajutorul proprietatii Format. Astfel, pentru un camp Numeric sau Moneda putem alege intre afisarea valorilor cu simboluri monetare (Dolari sau Euro), cu separator de mii, etc, iar pentru un camp in care introducem date calendaristice, putem alege afisarea acestora in format scurt, mediu sau lung.

15

Modificarea numarului de zecimale Cu ajutorul proprietatii Zecimale (Decimal Places) se poate stabili numarul cifrelor care sunt afisate la dreapta separatorului zecimal. Indexarea unui camp Crearea unui index se realizeaza in modul de vizualizare Proiect a tabelului care contine campul de indexat. Pentru a adauga un index unui camp, se selecteaza campul respectiv, apoi in partea de proprietati a acestui camp, in dreptul proprietatii Indexat (Indexed), se alege optiunea Da (Yes). Daca se alege optiunea Da (Fara dubluri) - Yes (No Duplicates), atunci in campul respectiv nu se pot introduce doua inregistrari cu aceeasi valoare. Daca se alege optiunea Da (Cu dubluri) - Yes (Duplicates OK), atunci in campul respectiv se pot introduce doua inregistrari cu aceeasi valoare. Pentru eliminarea unui index in dreptul proprietatii Indexat (Indexed) se va alege optiunea Nu (No). Daca un camp are atributul de cheie primara, acesta va fi indexat automat cu Da (Fara dubluri) sau Yes (No Duplicates).

Crearea unei reguli de validare Pentru a nu introduce informatii eronate in campurile unui tabel, se pot stabili reguli de validare asupra campurilor, reguli ce nu permit sa fie introduse date necorespunzatoare. O regula de validare se creeaza astfel: 1. In modul de vizualizare Proiect al tabelului, se selecteaza campul dorit si se foloseste proprietatea Regula de validare (Validation Rule). 2. Se va scrie in zona Regula de validare (Validation Rule) expresia matematica care va limita introducerea valorilor in campul respectiv. Exemple de reguli: a. >=0 (valori mai mari sau egale cu 0), b. >100 and <200 sau Between 100 and 200 (valori intre 100 si 200), c. >=M (text care incepe cu litera M, N, O ), d. >#19.03.2000# (date calendaristice de dupa 19 martie 2000). Atunci cand se incalca regula de validare la introducerea datelor in campul respectiv (in mod de vizualizare tip foaie de date) poate sa apara o fereastra cu un mesaj de atentionare si indrumare. Textul care dorim sa apara la incalcarea unei reguli de validare se va introduce in modul de vizualizare Proiect, in zona proprietatii Text de validare (Validation Text).

16

RELATII Crearea unei relatii intre tabele Se vor inchide mai intai toate tabelele bazei de date, apoi din grupul de comenzi Afisare/Ascundere (Show/Hide) al meniului Instrumente baza de date (DatabaseTools) se va alege comanda Relatii (Relationships). In urma alegerii acestei comenzi, apare pe ecran fereastra Relatii (Relationship) in care se afiseaza relatiile existente sau se pot proiecta altele noi. Daca baza de date nu are tabele relationate, apare automat o fereastra Afisare tabel (Show Table) cu ajutorul careia putem stabili tabelele sau interogarile care vor fi implicate in relationari. Din fereastra Afisare tabel (Show Table) se selecteaza tabelul de relationat, apoi se apasa butonul Adauga (Add). Se executa acesti pasi, pe rand, cu toate tabelele dorite. Pe ecran, in spate, in fereastra Relatii (Relationships), apar toate tabelele intre care se vor stabili legaturile dorite.

Pentru construirea unei relatii intre 2 tabele existente in fereastra Relatii (Relationships), se trage cu mouse-ul numele campului care reprezinta cheie primara in primul tabel (numit tabel primar) peste numele campului asociat din celalalt tabel (numit tabel asociat). De obicei campul cu cheia primara din primul tabel si campul asociat din cel de-al doilea tabel au acelasi nume, insa nu este obligatoriu.

Dupa realizarea operatiei de tragere cu mouse-ul se va afisa automat o noua fereastra numita Editare relatii (Edit Relationships). Aici se verifica daca operatia de tragere a campurilor a fost executata corect. In coloana din stanga trebuie sa fie afisat numele tabelului primar si numele campului care este cheie primara, iar in coloana din dreapta trebuie sa fie afisat numele tabelului asociat precum si numele campului asociat. Daca este cazul, aceste date pot fi modificate. In continuare, optional, se configureaza proprietatile de asociere intre cele 2 tabele astfel selectand: Impunere integritate referentiala (Enforce Referential Integrity), adica impunerea integritatii referentiale a relatiei. Aceasta optiune conditioneaza ca fiecarei inregistrari din campul cheii secundare sa ii corespunda o inregistrare in campul cheii primare si previne existenta unei inregistrari orfane in interiorul bazei de date (adica inregistrari dintr-un tabel care nu au corespondent in

17

celalalt tabel). Integritatea referentiala reprezinta un sistem de reguli folosite de catre aplicatie pentru a asigura validitatea relatiilor intre inregistrarile din tabelele relationate, precum si prevenirea stegerii sau modificarii accidentale a datelor. Actualizare in cascada campuri corelate (Cascade Update Related Fields) - actualizarea tuturor inregistrarilor corelate din tabelele relationate, atunci cand o inregistrare din tabelul primar este modificata. Stergere in cascada campuri corelate (Cascade Delete Related Records) - stergerea tuturor inregistrarilor corelate din tabelele relationate, atunci cand o inregistrare din tabelul primar este stearsa

In fereastra Editare relatii (Edit Relationships) se va vizualiza in partea inferioara, tipul relatiei: unu-la-mai-multi (One-To-Many) adica unei inregistrari din tabelul primar ii pot corespunde mai multe inregistrari in tabelul asociat. In acest tip de relatie, unul dintre campurile implicate in relatie are atributul de cheie primara. unu-la-unu (One-To-One) - adica unei inregistrari din tabelul primar ii poate corespunde numai o inregistrare in tabelul asociat. In acest tip de relatie, ambele campuri implicate in relatie au atributul de cheie primara. Nedeterminata (Indeterminate) - In acest tip de relatie, nici unul dintre campurile implicate in relatie nu au atributul de cheie primara. Pentru finalizarea relatiei se va apasa butonul Creare (Create). In fereastra Relatii (Relationships), relatiile intre tabele sunt vizualizate sub forma liniilor. Pe linii sunt vizualizate diferite simboluri (1, ) care specifica tipul relatiei: 1 este langa cheia primara, iar infinit langa cheia externa (adica unui articol din tabelul primar ii pot corespunde mai multe articole in tabelul asociat). Un lucru deosebit de important de care trebuie tinut seama este faptul ca nu se pot crea legaturi intre doua tabele dupa orice campuri, ci numai dupa acele campuri care intr-un tabel sunt cheie primara si in celalalt tabel reprezinta cheie externa. Cele doua campuri dupa care se face legatura trebuie sa fie de acelasi tip . Singura diferenta este ca un camp de tip AutoNumber poate fi legat de un camp de tip Number. Dimensiunea campurilor (Field Size) trebuie sa fie aceeasi. Modificarea relatiilor dintre tabele Daca se doreste modificarea relatiei dintre doua tabele, in fereastra Relatii (Relationships) se executa un clic dreapta pe legatura pe care doriti sa o modificati si apoi din meniul contextual se alege optiunea Editare relatii (Edit Relationships). Pe ecran apare fereastra de definire a relatiei, se fac modificarile dorite si se apasa Ok. Pentru operatiuni asupra relatiilor se mai pot folosi si comenzile din meniul Design.

Stergerea relatiilor dintre tabele Daca se doreste stergerea legaturii dintre doua tabele, in fereastra Relatii (Relationships) se executa un clic dreapta pe legatura pe care doriti sa o stergeti si apoi din meniul contextual se alege optiunea Stergere (Delete). Pe ecran apare o caseta de dialog care va cere confirmarea stergerii legaturii.

18

FORMULARE Deschiderea unui formular In panoul din stanga Toate obiectele Access (All Access Objects) care afiseaza obiectele bazei de date, se va selecta formularul dorit cu dublu clic sau clic dreapta si apoi Deschidere (Open) pentru a se deschide in modul de vizualizare Formular (Form View). Pentru celelalte moduri de vizualizare, din meniul contextual al formularului se alege: Vizualizare aspect (Layout View), pentru a deschide formularul in mod de vizualizare tip Aspect in care se pot face modificari; Vizualizare Proiect (Design View), pentru a deschide formularul in mod de vizualizare tip Proiectare.

Crearea unui formular utilizand Expertul Din grupul de comenzi Formulare (Forms) al meniului Creare (Create) selectati Mai multe formulare (More Forms), iar din meniul afisat alegeti Expert Formular (Form Wizard) care genereaza construirea unui formular cu ajutorul unui asistent. Acesta afiseaza o fereastra de dialog, in care utilizatorul va oferi detalii despre noul formular. Vor aparea mai multe ferestre, pe rand: 1. In prima fereastra a Expertului formular (Form Wizard) din lista ascunsa Tabele/Interogari (Tables/Queries) se va alege tabelul sau interogarea a caror campuri vor fi afisate, modificate sau introduse cu ajutorul formularului. Modificarile aduse in formular vor fi inregistrate si in tabelul sau interogarea care genereaza campurile. Se vor alege din zona Campuri disponibile (Available Fields), campurile formularului executand dublu clic pe ele sau selectandu-le si deplasandu-le in zona Campuri selectate (Selected Fields) cu ajutorul sagetilor dintre cele doua zone. Trecerea de la o fereastra la cealalta se face prin apasarea butonului Urmatorul (Next).

19

2. Din urmatoarea fereastra aparuta se alege modul in care sa fie afisate campurile in formular;

Coloane (Columnar) prezinta pe fiecare pagina o singura inregistrare; Tabele (Tabular) prezinta pe fiecare pagina mai multe inregistrari sub forma de lista; Foaie de date (Datasheet) prezinta pe fiecare pagina mai multe inregistrari sub forma de tabel; Stanga-dreapta (Justified) prezinta pe fiecare pagina numai o singura inregistrare, cimpurile de date fiind aranjate sub forma de blocuri.

3. Din urmatoarea fereastra se va alege, dintre stilurile predefinite, stilul pe care doriti sa-l contina formularul (ex. Median, Metro, Module, etc.). 4. In urmatoarea fereastra se va stabili numele viitorului formular. Este recomandat sa se dea formularului aceeasi denumire ca tabelului corespondent. Se apasa apoi butonul Terminare (Finish).

20

Datele care se introduc in campurile formularului sunt preluate automat si in tabelul de baza si nu trebuie salvate. Introducerea datelor intr-un formular Se deschide formularul la fel cum se deshid si tabelele si se foloseste comanda Nou (New) din grupul de comenzi Inregistrari (Records) al meniului Pornire (Home). Se poate utiliza si butonul existent in partea de jos a formularului. Acesta va va pozitiona pe o noua inregistrare care afiseaza campurile (necompletate), in care se vor introduce datele. Pentru a va deplasa intre campurile formularului se va folosi tasta Tab.

Parcurgerea si modificarea inregistrarilor Pentru deplasarea intre inregistrari se pot folosi butoanele existente in partea de jos a formularului. Ne pozitionam pe inregistrare apoi introducem modificarile ca atare. Dupa realizarea modificarilor dorite, prin inchiderea formularului modificarile vor fi actualizate in tabel.

Pozitionarea pe prima inregistrare a tabelei

Intoarcere la inregistrarea anterioara

Trece la urmatoarea inregistrare

Pozitionare pe ultima inregistrare In acest camp se introduce pur si simplu nr inregistrarii respective

21

Adaugarea si modificarea textului in antetul si subsolul formularului Se deschide formularul in modul de Vizualizare Proiect (Design View) care afiseaza 3 zone: Detaliere, Antet formular, Subsol Formular. In zona Detaliere (Detail) se regasesc controale aferente campurilor din formular, iar zonele Antet formular (Form Header) si Subsol formular (Form Footer) sunt restranse.

Pentru a introduce un text in antet sau in subsol va trebui cu ajutorul mouse-ului sa trageti de linia antetului Antet formular (Form header) sau de linia subsolului Subsol formular (Form footer) si apoi in spatiul creat de culoare gri, sa introduceti textul dorit folosind butonul Eticheta (Label) din grupul de comenzi Controale (Controls) al meniului Proiectare (Design). Dupa apasarea acestui buton se selecteaza in antet locul unde sa fie pozitionat textul si apoi se introduce textul dorit. Asemanator se pot introduce si diferite imagini in antet sau in subsol folosind butonul Imagine (Image). Grupul de comenzi Controale (Controls) contine comenzi care se utilizeaza pentru introducerea de diferite controale intr-un formular: casete de text, butoane, liste, butoane de validare, etc. Textul il puteti formata folosind comenzile din grupul Font. Tot aici gasiti optiuni pentru a adauga culori formularului. Unele comenzi se afla si in meniul contextual al formularului (clic dreapta). Pentru lucrul cu formulare mai exista meniul Aranjare (Arrange) care cuprinde comenzi pentru aranjarea si alinierea controalelor in fomrular. Comenzile din grupul Afisare/Ascundere (Show/Hide) se folosesc pentru a afisa sau ascunde zona de antet, zona de subsol, rigla sau liniile orizontale si verticale de ghidaj, utilizate pentru pozitionarea mai usoara a controalelor. Salvarea si inchiderea formarului Inregistrarile introduse intr-un formular sunt salvate automat de catre aplicatia Access. Daca utilizatorul doreste salvarea modificarilor, poate folosi din meniul butonului rotund, comanda Salvare (Save). Pentru a inchide un formular se poate utiliza comanda Inchidere (Close) din meniul contextual al etichetei formularului sau se va actiona butonul in forma de X aflat in partea dreapta sus a ferestrei in care e deschis formularul.

22

Stergerea unui formular Din panoul din dreapta se va selecta formularul de sters si se va actiona butonul Stergere (Delete) din grupul de comenzi Inregistrari (Records) al meniului Pornire (Home). Comanda de stergere se regaseste si in meniul contextual al obiectului formular (care apare cand executati clic dreapta pe obiect) sau se poate apasa tasta Delete, dupa ce s-a selectat tabelul. Operatia de stergere trebuie facuta dupa ce se inchide formularul si trebuie confirmata apoi de utilizator.

OBTINEREA INFORMATIILOR INTR-O BAZA DE DATE Folosirea functiei de cautare a datelor Programul permite cautarea unor date memorate intr-un camp al unei inregistrari. Cautarea se poate face intre inregistrarile unui tabel, ale unei interogari sau ale unui formular, in vizualizare tip foaie de date sau tip formular. Un tabel poate contine foarte multe date, astfel incat gasirea unei anumite informatii poate fi dificila. In acest sens, pentru a gasi rapid anumite date folosim comanda Cautare (Find) din grupul Gasire (Find) al meniului Pornire (Home), sau folosind combinatia de taste Ctrl + F. Daca se doreste cautarea in cadrul unui anumit camp, inainte de apela comanda Cautare (Find), se selecteaza campul respectiv. In caz contrar, cautarea se poate realiza in tot tabelul, formularul sau interogarea.

23

Fereastra afiseaza urmatoarele zone: De cautat (Find What) se tasteaza valoarea ce urmeaza sa fie cautata; Privire in (Look in) stabileste campul in care se realizeaza cautarea. Implicit este afisat campul selectat, dar se poate schimba in vederea cautarii in intreg tabelul. Potrivire (Match) stabileste modul de comparare a informatiei cautate cu diferitele valori (Camp intreg - Whole Field; Inceputul campului - Start of Field; Orice parte a campului - Any Part of Field); Cautare (Search) folosind lista ascunsa se va stabili directia de cautare ( Sus - Up; Jos - Down; Toate - All); Potrivire litere mari si mici (Match Case) in procesul de cautare se va face deosebire intre minuscule si majuscule; Cautare in campuri dupa format (Search field As Formatted) - in procesul de cautare se va face deosebire intre diferite moduri de formatare; Urmatorul (Find Next) cauta urmatorul. Folosirea functiei de sortare a datelor Pentru a facilita identificarea datelor in cadrul unui tabel, formular sau a unei interogari, se poate realiza sortarea acestora in ordine crescatoare sau descrescatoare. Sortarea datelor dintr-un anumit camp in ordine crescatoare sau descrescatoare se face prin selectarea campului dorit si alegerea uneia dintre urmatoarele trei posibilitati: 1. Din meniul Pornire (Home), grupul Sortare si Filtrare (Sort&Filter) se alege una din comenzile Sortare ascendenta (Sort Ascending) sau Sortare descendenta (Sort 2. Descending) . Se executa clic dreapta pe campul de sortat si din meniul derulant se alege tipul de sortare dorit: comanda Sortare ascendenta (Sort A to Z) sau Sortare descendenta (Sort Z to A)

24

Folosirea functiei de filtrare a datelor Filtrarea datelor reprezinta o modalitate de afisare a acestora pe baza anumitor criterii stabilite de utilizator. Articolele care nu se incadreaza in aceste criterii vor fi ascunse, adica nu vor fi afisate, dar nu vor fi si sterse. Practic, pentru a regasi mai usor anumite date intr-un tabel, formular sau interogare se va crea un filtru asupra acelui obiect. Cea mai uzuala filtrare este Filtrare (Filter) care se regaseste in grupul Sortare si Filtrare (Sort&Filter) din meniul Pornire (Home). Se poate utiliza si butonul Filtrare prin selectie (Selection). Aceasta tehnica filtreaza si afiseaza datele dintr-un anumit tabel, formular sau interogare in functie de datele selectate de utilizator. In exemplul urmator se realizeaza o filtrare pentru afisarea inregistrarilor care contin in campul Sex, textul Feminin. Astfel s-a identificat textul Feminin, s-a selectat coloana si s-a folosit unul din modalitatile de filtrare: 1. Clic pe comanda Filter si apoi din meniul aparut s-a bifat numai Feminin. Tabelul va afisa in continuare numai inregistrarile care indeplinesc conditia data cu ajutorul filtrarii. 2. Clic pe sageata din dreapta numelui campului Sex si bifati ca mai sus numai Feminin. 3. Clic pe comanda Selection si apoi din meniul aparut s-a ales Equals Feminin. 4. Clic dreapta pe textul Feminin si din meniul contextual s-a selectat Equals Feminin.

Dupa crearea filtrului, acesta se poate elimina utilizand din meniul contextual , comanda Golire filtru din sex (Clear Filter from Sex). Pentru eliminarea unui filtru se poate utiliza butonul Filtrare (Filter) si din meniul aparut selectati Golire filtru din sex (Clear Filter from Sex) (in acest caz). Filtrul mai poate fi eliminat si executand un clic stanga pe palnia din dreapta denumirii campului si utilizarea acelorasi comenzi.

25

Pentru a comuta intre tabelul cu toate inregistrarile si tabelul filtrat folositi comanda Comutare filtrare (Toggle Filter). Aceasta este activa (colorata in portocaliu) numai daca este aplicat un filtru.

Comanda Complex (Advanced) va permite sa setati filtre dupa mai multe criterii daca selectati Filtrare dupa formular (Filter by Form) din meniul acesteia. La inchiderea tabelului (formularului, interogarii) filtrul este salvat odata cu acesta, astfel incat data viitoare cand se va deschide tabelul, filtrul va putea fi aplicat din nou. INTEROGARI Moduri de vizualizare ale unei interogari Programul pune la dispozitia utilizatorului 5 moduri de vizualizare a interogarilor: 1. Vizualizare foaie de date (Datasheet View) rezultatul interogarii este afisat tabelar si se pot face modificari 2. Vizualizare Pivot Table (Pivot Table View) pentru vizualizarea sub forma de tabel pivot 3. Vizualizare Pivot Chart (Pivot Chart View) pentru vizualizarea sub forma de diagrama pivot 4.Vizualizare SQL (SQL View) pentru afisarea comenzilor cu limbajul SQL (Structured Query Language) 5. Vizualizare proiect (Design View) se utilizeaza pentru proiectarea structurii interogarii Pentru a comuta intre cele 5 tipuri se va alege din meniul Pornire (Home) comanda Vizualizare (View). Acestea apar numai daca aveti o interogare deschisa activa. Deschiderea unei interogari creata anterior La fel ca in cazul tabelelor si formularelor, din panoul din dreapta dati dublu clic pe interogare sau dati clic dreapta si alegeti din meniul contextual: Deschidere (Open), pentru a deschide interogarea in vizualizare tip foaie de date; Proiect (Design View), pentru a deschide interogarea in vizualizare tip proiect. Crearea unei interogari utilizand Expertul Pentru a crea o interogare noua, in fereastra bazei de date se va alege comanda expert Interograre (Query Wizard) din grupul Altceva (Other) al meniului Creare (Create), care genereaza construirea unei interogari cu ajutorul unui asistent. Acesta afiseaza o fereastra de dialog, in care utilizatorul va alege unul din cele 4 tipuri de interogare prezentate: Expert de interogare simpla (Simple Query Wizard) interogare simpla pe un singur tabel; Expert de interogare de tip tabel incrucisat (Crosstab Query Wizard) interogare pe doua sau mai multe tabele si/sau interogari; Expert interogare de cautare dubluri (Find Duplicates Query Wizard) gaseste inregistrarile duplicate intr-un camp al unui tabel; Expert interogare necorespondente (Find Unmatched Query Wizard) - gaseste inregistrarile dintr-un tabel care nu se regasesc in alt tabel.

26

Dupa ce selectati Expert de interogare simpla dati OK si vor aparea doua ferestre, pe rand: 1. In prima fereastra a Expertului interogare (Querie Wizard), din lista ascunsa Tabele/Interogari (Tables/Queries) se va alege tabelul a carui campuri vor fi afisate si modificate cu ajutorul interogarii. Modificarile aduse in interogare vor fi inregistrate si in tabelul care genereaza campurile. Se vor alege din zona Campuri disponibile (Available Fields), campurile interogarii executand dublu clic pe ele sau selectandu-le si deplasandu-le in zona Campuri selectate (Selected Fields) cu ajutorul sagetilor dintre cele doua zone. Trecerea de la o fereastra la cealalta se face prin apasarea butonului Urmatorul (Next).

2.

In urmatoarea fereastra se va stabili numele viitoarei interogari si modul de vizualizare in care se va deschide aceasta dupa finalizarea construirii ei cu ajutorul Expertului. Se apasa apoi butonul Terminare (Finish).

27

In cazul in care utilizatorul doreste sa modifice structura interogarii, sa mai adauge, sa mai stearga un camp, sa schimbe ordinea intre acestea sau sa conditioneze afisarea datelor prin stabilirea unor criterii, este necesara trecerea in modul de vizualizare Proiect (Design View). Astfel, modul de vizualizare proiect afiseaza doua fereastre orizontale , cea de deasupra prezentand tabelele implicate in interogare si relatiile dintre ele, iar cealalta continand grila de proiectare cu urmatoarele campuri: Camp (Field) din acest camp, folosind lista ascunsa, se aleg campurile pe care doriti sa le contina interogarea; Tabel (Table) se alege tabela corespunzatoare campului; Sortare (Sort) contine optiuni de sortare, stabilite, a datelor, Ascendent (Ascending) sau Descendent (Descending). Afisare (Show) desemnarea campurilor vizibile in interogare (prin bifarea casutei); Criterii (Criteria) pentru fiecare camp al grilei pot fi stabilite diferite criterii de afisare. Exemple: >, <, =, , , decat o anumita valoare. Se pot crea si expresii logice folosind operatori logici ca And (si), Or (sau), Between (intre). Se poate crea o interogare si fara expert daca selectati comanda Proiectare interogare (Query Design) din grupul Altceva (Other) al meniului Creare (Create). Se va deschide o fereastra de unde alegeti tabelele si/sau interogarile pe care care vreti sa le folositi prin selectare, si apoi apasati Adaugare (Add). Cand ati terminat dati clic pe Inchidere (Close). Tabelele vor aparea pe ecran impreuna cu legaturile dintre ele iar dedesubt, grila de proiectare care afiseaza campurile pentru interogare. Acestea vor fi afisate in modul de vizualizare Proiect (Design View) al interogarii. Mai jos sunt prezentate 3 tabele: Studenti, Cursuri si Note examene. Vom face o interogare folosind comanda Proiectare interogare (Query Design), care sa afiseze stundentii care nu au obtinut nota de trecere la examene, impreuna cu nota obtinuta si materia. Pentru aceasta avem nevoie de toate cele trei tabele.

28

Comanda Executare (Run) din meniul Proiectare (Design) arata rezultatul interogarii (studentii restantieri) asa cum este afisat si in modul Vizualizare foaie de date (Datasheet view) . Rezultatul interogarii reprezinta de fapt un tabel (observati ca are aceleasi moduri de vizualizare plus SQL View) care poate fi folosit la randul lui pentru alte interogari impreuna cu alte tabele.

Operator < <= = >=

Semnificatie Mai mic Mai mic sau egal Egal Mai mare sau egal

Expresia introdusa in campul CRITERIA <1200 <= Date() 10 = 13 = Date() >=Popescu >=N

Valorile selectate Numere mai mici decat 1200 Cel putin cu 10 zile in urma Numere egale cu 13 Data actuala Multimea valorilor (numelor) de la Popescu pana la sf. Alfabetului; Multimea valorilor (numelor) care incep cu litera N pana la sfarsitul alfabetului

29

<> as Not Between Like Is

Diferit Intre Asemanator Este

<> 2 Not T* Between #2/2/93# #12/1/93# Between 10 And 20 Like S* Is Null And

Numere diferite de 2 Multimea valorilor care nu incep cu litera T Intre 2-Feb-93 si 1-Dec-93 Numere din intervalul inchis [10,20] Multimea valorilor care incep cu litera S Multimea valorilor nule (campul corespunzator nu a fost completat)

Pentru salvarea interogarii create se va efectua un clic pe butonul Salvare (Save) aflat in meniul butonului rotund. In fereastra imediat afisata se va introduce numele interogarii, dupa care se va actiona butonul de comanda OK. Adaugarea unui camp intr-o interogare In modul de vizualizare Proiect (Design View), in partea superioara a ferestrei se regaseste tabelul din care sunt utilizate campurile afisate in interogare. Pentru a adauga un nou camp interogarii, acesta se va agata din zona superioara, din tabelul care genereaza campul si se va arunca in zona care afiseaza grila, peste o coloana goala. Se mai poate executa dublu clic pe un camp dintr-un tabel din zona superioara, iar acesta va fi afisat in urmatoarea coloana goala. O alta modalitate ar fi sa va alegeti campul dorit din lista ascunsa Camp (Field) in urmatoarea coloana goala. Stergerea unui camp dintr-o interogare In modul de vizualizare Proiect (Design View), se va selecta campul de sters din zona gri de deasupra lui si se va alege comanda Eliminare coloane (Delete Columns) din grupul Initializare interogare (Query Setup) al meniului Proiectare (Design). Se mai poate utiliza si tasta Delete dupa ce s-a selectat coloana.

Mutarea unui camp intr-o interogare In modul de vizualizare Proiect (Design View), se selecteaza campul de mutat, se pozitioneaza cursorul pe portiunea superioara a campului (unde este afisata denumirea acestuia) si prin agatare cu un alt clic stanga de mouse se deplaseaza pe orizontala, intre alte campuri ale interogarii. In noua pozitie, inainte de eliberarea clic-ului de mouse, apare o linie ingrosata.

30

Ascunderea sau afisarea unui camp intr-o interogare In modul de vizualizare Proiect (Design View), in jumatatea inferioara a ferestrei, in tabelul care afiseaza campurile implicate in interogare, se va bifa sau debifa optiunea de pe randul Afisare (Show) din dreptul campului pe care utilizatorul doreste sa-l afiseze sau sa-l ascunda. Ascunderea sau afisarea unui camp se mai poate realiza si in Vizualizare foaie de date (Datasheet View), executand clic dreapta pe coloana si alegand comanda Ascundere coloane (Hide Columns). Pentru reafisare se foloseste din acelasi meniu comanda Afisare coloane (Unhide Columns). Rularea unei interogari Dupa crearea unei interogari, pentru a vedea rezultatele acesteia, va trebui sa rulati interogarea. Rularea unei interogari se realizeaza din meniul Proiectare (Design) prin comanda Executare (Run) sau comutand in Vizualizare foaie de date (Datasheet View). Salvarea si inchiderea unei interogari Daca utilizatorul doreste salvarea modificarilor, poate folosi din meniul butonului rotund, comanda Salvare (Save) care se gaseste si in meniul contextual cu clic dreapta pe eticheta interogarii. Pentru a inchide o interogare se poate utiliza comanda Inchidere (Close) din meniul contextual sau se va actiona butonul in forma de X aflat in partea dreapta sus a ferestrei. Stergerea unei interogari Dupa ce se inchide interogarea, aceasta se selecteaza din panoul din stanga si din meniul contextual (clic dreapta pe ea) se alege Stergere (Delete). Pentru o stergere rapida se va actiona butonul Stergere (Delete), din meniul Pornire (Home). Operatia de stergere trebuie confirmata apoi de utilizator.

RAPOARTE Deschiderea unui raport creat anterior Din panoul din stanga, unde sunt afisate toate obiectele bazei de date, se da dublu clic pe raport; acesta se va deschide in modul de Examinare inaintea imprimarii (Print Preview), pentru examinare asa cum va fi listat. O alta varianta de deschidere a unui raport este: se executa clic dreapta si din meniul contextual se va folosi una din comenzile: Deschidere (Open), pentru a deschide raportul in mod de vizualizare prezentare (echivalent cu Report View) Vizualizare aspect (Layout View), pentru a deschide raportul in mod de vizualizare prezentare cu posibilitatea de formatare Vizualizare proiect (Design), pentru a deschide raportul in mod de vizualizare tip proiect Crearea unui raport nou Din grupul Rapoarte (Reports) al meniului Creare (Create) se va apela comanda Expert raport (Report Wizard), care genereaza construirea unui raport cu ajutorul unui asistent. Acesta afiseaza o fereastra de dialog, in care utilizatorul va oferi detalii despre noul raport. Vor aparea mai multe ferestre, pe rand:

31

1.

2.

In prima fereastra a Expertului raport (Report Wizard), din lista ascunsa Tabele/Interogari (Tables/Queries) se va alege tabelul ale carui campuri vor fi afisate cu ajutorul raportului. Se vor alege din zona Campuri disponibile (Available Fields), campurile raportului executand dublu clic pe ele sau selectandu-le si deplasandu-le in zona Campuri selectate (Selected Fields) cu ajutorul sagetilor dintre cele doua zone. Trecerea de la o fereastra la cealalta se face prin apasarea butonului Urmatorul (Next). In urmatoarea fereastra se pot adauga nivele de grupare, folosind un camp continut in raport. Astfel se va executa dublu clic pe campul dupa care se vor grupa datele din raport, aflat in lista din stanga ferestrei, sau se va alege campul si se va folosi butonul > pentru transferarea campului in lista din dreapta ferestrei. Se va apasa butonul Urmatorul (Next).

3.

4.

In urmatoarea fereastra se pot realiza sortari ale valorilor din campurile care vor fi plasate in sectiunea detalii ale raportului (in aceasta sectiune pot fi sortate campurile, care nu fac obiectul unei grupari). Operatia de sortare a articolelor din sectiunea detalii poate fi realizata dupa cel mult patru campuri, in ordine crescatoare sau descrescatoare. Pentru sintetizarea campurilor numerice se va folosi butonul Optiuni de sinteza. Expertul va afisa o fereastra cu campurile de tip numeric, disponibile in raport. Se vor bifa casetele dorite de utilizator pentru a include in subsolul de grup diferite calculele (Suma, Medie, Min sau Max). Se poate opta pentru afisarea in cadrul raportului a Detaliilor si sintezei sau numai a Sintezei. De asemenea, se poate opta pentru a afisa procentul calculelor totale pentru sume. Sintezele si detaliile pot fi create numai daca au fost realizate grupari in raport si vor fi afisate in subsolul de grup. In urmatoarea fereastra se poate stabili modul de asezare in pagina a raportului precum si orientarea paginii. Zona Aspect (Layout) afiseaza butoane de optiune care permit selectarea modului de implementare a raportului, pe coloane, in tabele sau aliniat. Efectul lor poate fi vizualizat chiar in interiorul ferestrei de dialog (in partea stanga a ferestrei). Zona Orientare (Orientation) afiseaza butoane de optiune care se refera la modul de orientare a paginii tiparite, tip portret sau tip vedere.

32

5. 6.

In urmatoarea fereastra se alege stilul care urmeaza a fi utilizat pentru raport. Stilurile (Access 2003, Access 2007, Apex, etc.) pot fi vizualizate in interiorul ferestrei de dialog. In ultima fereastra a expertului se stabileste titlul raportului si se alege modul de afisare al acestuia, care va fi utilizat dupa ce se termina activitatea de construire a raportului. El poate fi vizualizat mai intai, apoi poate fi modificat daca nu este corespunzator, trecand in modul de afisare Proiect si efectuand diferite operatii de editare. Inchiderea expertului se face prin aplicarea unui clic pe butonul Terminare (Finish).

Rezultatul arata ca in imaginea de mai jos.

Mai exista 3 modalitati de a crea un raport nou folosind urmatoarele comenzi din grupul Rapoarte (Reports) al meniului Creare (Create): 1. Raport (Report) creaza un raport pe baza datelor existente in tabelul sau interogarea selectata in panoul din stanga.

33

2. 3.

Raport necompletat (Blank Report) creaza un raport gol in Vizualizare Aspect (Layout View), dupa care ii puteti stabili singuri structura. Proiectare raport (Raport Design) creaza un raport gol in Vizualizare Proiect (Design View), dupa care ii puteti stabili singuri structura.

Modificarea unui raport creat anterior Pentru modificarea unui raport, acesta se va deschide in modul de Vizualizare Proiect (Design View) sau Vizualizare Aspect (Layout View). Prin modificarea raportului putem intelege: repozitionarea campurilor in cadrul raportului modificarea gruparii sau sortarii datelor dupa diferite campuri din raport introducerea sau modificarea datelor din antetul sau subsolul de raport (prin date se poate intelege si construirea unor functii in subsolul de raport)

In vizualizarea Proiect a raportului se disting mai multe zone: Zona de antet raport (Report Header), care contine controale (de tip casete text) si care va afisa datele continute, numai pe prima pagina a raportului, in partea superioara. Zona de subsol raport (Report Footer), care afiseaza datele continute, pe ultima pagina a raportului; de obicei aceasta zona este goala, dar utilizatorul poate insera aici casete text sau cu controale cu functii care sa execute operatii cu valorile numerice din campurile raportului. Zona de antet de pagina (Page Header), contine controale cu denumirea campurilor afisate in raport Zona de subsol de pagina (Page Footer), contine controale data calendaristica (in partea stanga) si numarul de pagina (in partea dreapta). Zona de detaliere (Detail), care contine controale pentru afisarea datelor din campurile continute de raport. Schimbarea pozitiei si dimensiunii campurilor dintr-un raport

Pentru deplasarea campurilor sau controalelor in cadrul raportului se va trece pe modul de Vizualizare Proiect (Design View), se va selecta printr-un clic obiectul de deplasat apoi se va agata cand cursorul se transforma intr-o cruce cu sageti la capete, se va trage si i se va da drumul in pozitia dorita. Pentru modificarea dimensiunii unui obiect, acesta se selecteaza, se pozitioneaza cursorul in oricare colt cu exceptia celui din stanga sus si cu clic se trage pana ajunge la dimensiunea dorita. Inserarea unui text sau a unei imagini in antetul sau subsolul unui raport Pentru a adauga un text sau o imagine in antetul sau subsolul unui raport se va trece in modul de Vizualizare Proiect (Design View). In grupul Controale (Controls) al meniului Proiectare (Design) se afla diverse controale printre care si Eticheta (Label) si Imagine (Image). Pentru a introduce un text in antet sau in subsol, va trebui, cu ajutorul mouse-ului sa se redimensioneze zona de antet sau de subsol si apoi in spatiul creat sa se introduca textul dorit. Comenzile din grupurile Font si Linii de grila (Gridlines) se folosesc pentru formatarea continutului raportului.

34

Gruparea datelor dupa diferite atribute/campuri Daca la crearea raportului, datele nu sunt grupate sau sortate corespunzator, acest lucru se poate schimba folosind comanda Grupare si Sortare (Group&Sort) care se gaseste in grupul Grupare si totaluri (Grouping&Totals) al meniului Proiectare (Design). In partea de jos a ecranului va apare panoul Grupare, sortare si totaluri (Group, Sort, and Total) care contine comenzile Adaugare grup (Add a group) si Adaugare sortare (Add a sort) si in care va alegeti cum doriti sa fie grupate datele (in functie de atributele sau campurile respective) precum si modul de sortare a datelor (crescator sau descrescator).

Introducerea unor formule in subsolul de raport Se va trece in modul de Vizualizare Proiect (Design View), apoi din grupul de comenzi

Controale (Controls) al meniului Proiectare (Design) se va alege butonul Caseta Text (Text Box) si se va trasa in zona de antet sau subsol a formularului, creandu-se astfel 2 controale: unul eticheta si unul de tip text.

In primul control, cel eticheta, se va introduce un text care va descrie rolul formulei. In cel de-al doilea control se va introduce formula, avand sintaxa = nume_formula([nume_camp]). Exemple de formule : =SUM([varsta]) realizeaza insumarea valorilor din campul Varsta. =AVG([varsta]) realizeaza media aritmetica a valorilor din campul Varsta. =MAX([varsta]) afiseaza valoarea maxima din campul Varsta. =MIN([varsta]) afiseaza valoarea minima din campul Varsta. =COUNT([varsta]) contorizeaza valorile din campul Varsta.

35

Pentru stergerea controalelor dintr-un raport, acestea se vor selecta si din meniul Pornire (Home) se va alege comanda Stergere (Delete). Se poate actiona si tasta Delete, dupa se s-a selectat controlul de sters. Salvarea si inchiderea unui raport Aplicatia Microsoft Access salveaza automat modificarile executate. Pentru o mai mare siguranta se foloseste comanda Salvare (Save) din meniul butonului rotund. Pentru inchiderea raportului se executa un clic pe butonul in forma de X din dreapta sus sau se da clic dreapta pe eticheta acestuia si de acolo se selecteaza Close. Stergerea unui raport Mai intai se inchide raportul, se selecteaza din panoul din stanga si apoi se va utiliza comanda Stergere (Delete) din meniul Pornire (Home). Comanda de stergere se regaseste si in meniul contextual al obiectului raport (care apare cand executati clic dreapta pe obiect) sau se poate apasa tasta Delete, dupa ce s-a selectat raportul. Operatia de stergere trebuie confirmata apoi de utilizator.

PREGATIREA REZULTATELOR Pregatirea pentru imprimare 1. Vizualizarea unui raport inainte de imprimare Un lucru important inaintea imprimarii, il reprezinta vizualizarea datelor ce urmeaza a fi imprimate. Vizualizarea inaintea imprimarii se realizeaza cu ajutorul comenzii Examinare inaintea imprimarii (Print Preview) din meniul comenzii Vizualizare (View) sau folosind butonul aflat pe bara de stare in coltul din dreapta jos . De asemenea puteti da clic dreapta pe raport in panoul din stanga si de acolo selectati Examinare inaintea imprimarii (Print Preview). 2. Modificarea orientarii si dimensiunii paginii unui raport Dupa prelucrarea datelor, daca se doreste imprimarea acestora, se trece pe modul Examinare inaintea imprimarii (Print Preview). Din grupul Aspect pagina (Page Layout) se alege comanda Initializare pagina (Page Setup). In fereastra care se va deschide se pot face modificari in ceea ce priveste: orientarea paginii Portret (Portrait) sau Vedere (Landscape) din pagina Pagina (Page), sau setarea marginilor paginii cat si dimensiunea paginii (A4, A3, Letter, etc) din pagina Margini (Margins).

36

3. Optiuni pentru imprimare Pentru a imprima continutul unui tabel sau doar anumite inregistrari din acesta, se deschide tabelul, se selecteaza inregistrarile dorite (in cazul in care se doreste imprimarea anumitor inregistrari), apoi din meniul butonului rotund se alege comanda Imprimare (Print). Deasemenea cu ajutorul acestei comenzi se pot imprima si datele din diferite rapoarte sau interogari. Imprimarea anumitor inregistrari se poate realiza folosind optiunea Inregistrari selectate (Selected Records), din fereastra Imprimare (Print).

37