Cap.

1 - Introducere in baze de date

Ce este o baza de date?

Preambul O baza de date este un container ce stocheaza date. Acestea pot fi: - texte; - poze; - etc. Aceasta este formata din tabele si alte obiecte ce ne permit gestionarea datelor din tabele. Pentru gestionarea datelor se folosesc asa numitele SGBD. SGBD-urile sunt sisteme de gestiune a bazelor de date. SGBD-ul este un software ce "stie" sa gestioneze o baza de date. Bazele de date sunt de doua feluri: - Desktop; - Server. Bazele de date de tip Desktop (MS Access, FoxPro, etc.) sunt mai usor de Invatat si se adreseaza utilizatorilor obisnuiti. In schimb, bazele de date de tip Server (SQL Server, Oracle, DB2. etc.) se adreseaza profesionistilor IT. Bazele de date respecta cateva standarde internationale. - Teoria Relationala; - Limbajul SQL (Structured Query Language). Pasul 1 Cea mai simpla metoda de a deschide o baza de date este sa efectuam dublu click pe pictograma acesteia din Windows Explorer (1).

Pasul 2 In momentul deschiderii unei baze de date, In partea stanga observam elementele componente. In cazul nostru, baza de date contine doar un tabel cu angajati. Pentru a-l deschide, efectuam dublu click pe tabel. (1). Dupa deschidere, In tabel putem observa structura datelor introduse (2).

Cap. 2 - Ce este Microsoft Access 2007

Crearea unei baze de date de la 0

Preambul Proiectarea corespunzatoare a bazei de date asigura o Intretinere usoara a acesteia. Datele sunt memorate in tabele si fiecare tabel contine date doar despre un singur subiect, cum ar fi clienti. In Microsoft Access 2007 avem la Indemana foarte multe sabloane de baze de date. Toate aceste sabloane contin baze de date deja realizate. In acest exemplu incepem o baza de date de la 0. Pasul 1 Atunci cand deschidem Microsoft Access, primul lucru care apare este pagina de start care contine In partea stanga o serie de template-uri. Avem posibilitatea de a alege un template care este stocat local (In PC-ul propriu) sau putem descarca unul direct de pe site-ul Microsoft (1). Efectuand un dublu click pe categoria Local Templates (2), In fereastra din mijloc putem observa cateva tipuri de template-uri pe care le avem stocate In PC (3). Executand un click pe categoria Business (4), gasim sabloane ce sunt descarcate de pe site-ul Microsoft (5).

Pasul 2 Pentru a deschide o baza de date noua, din categoria Featuring (1), executam un click pe Blank Database (2). In panoul din partea dreapta gasim o zona unde avem un preview al template-ului ales. Tot In cadrul acelui panou, In partea de jos gasim zona In care putem alege locatia de salvare a bazei de date (3) dar si o caseta unde putem scrie numele bazei de date (4).

Pasul 3 Apasand pictograma de alegere a locatiei de salvare a bazei de date, se deschide fereastra File New Database. Aici putem alege locatia de salvare pentru baza de date (1). In plus putem schimba si formatul de salvare al bazei de date (2). Implicit acest format este *.accdb. Dupa ce s-au stabilit aceste elemente, apasam butonul OK (3) Dupa ce s-au stabilit detalii legate de locatie si nume, mai trebuie doar sa apasam butonul de creare a bazei de date (4). Implicit se deschide un tabel gol care se poate personaliza In functie de nevoile fiecaruia (5).

Obiectele din interiorul unei baze de date MS Access

Preambul O baza de date este formata din mai multe tipuri de obiecte: - o suma de tabele; - o suma de instrumente ce ne permit sa gestionam datele din tabele; - interogari - ne permit sa avem acces la anumite date din tabele in functie de diferite conditii logice. - Rapoartele sunt date extrase din baza de date. Spre deosebire de interogari, rapoartele au si layout (aspect). Rapoartele se pot lega si de o interogare, pentru a afisa doar anumite date. - O baza de date mai contine si formulare. Aceste formulare, ca si rapoartele si interogarile, sunt de fapt shortcut-uri catre date. Cu ajutorul acestor formulare putem modifica datele mult mai usor. Putem face 3 operatii (delete, update, add) din acele formulare, fara sa mai accesam fiecare tabel in parte. Pasul 1 Practic, intr-o baza de date s-ar proceda astfel: - interogand un tabel, vom avea anumite date (1); - aceste date merg catre rapoarte si formulare (2). Daca interogarea furnizeaza date catre rapoarte, inseamna ca ne intereseaza estetica (pe hartie ori pe ecran - culori, antet si subsol, etc.) Daca interogarea furnizeaza date catre formulare, inseamna ca ne intereseaza sa modificam datele mult mai usor.

Ce este un tabel MS Access?

Preambul Un tabel reprezinta o suma de linii si coloane. In Access sunt definite anumite notiuni legate de tabele: - fiecare linie se numeste Record; - fiecare coloana se numeste Field; - intersectia dintre o linie si o coloana se numeste Value; - prima linie dintr-un tabel se numeste cap de tabel sau structura unui tabel; aceasta linie este o componenta de baza a tabelului. Field-urile sunt caracterizate de: - nume; - tip de date; - dimensiune. Pasul 1 In momentul in care am inceput sa definim coloanele unui tabel, va trebui sa alegem si ce tip de date sa contina. (1) In mod implicit, Access pune tipul de date Text. (2) Daca nu dorim acest tip de date, putem alege tipul de date care il dorim(3). Alege tipul de date Memo (4).

Pasul 2 Putem de asemenea sa introducem si o scurta descriere pentru fiecare coloana inserata(1).

Pasul 3 Dupa ce am adaugat elementele dorite, ca sa inchidem designer-ul de tabele, apasa in zona indicata(1). In acest moment, Microsoft Access ne intreaba daca vrem sa salvam modificarile efectuate(2). Dupa ce introducem numele tabelului creat, apasam butonul OK. (3) In acest moment, Access ne avertizeaza ca nu avem pusa o cheie primara.Apasa butonul No (4). Astfel s-a deschis un tabel ce respecta conditiile specificate la pasii anteriori. Aici gasim un camp de tip Text (Nume) si un camp de tip Memo (Prenume)(5).

Prezentarea meniului din cadrul butonului Office Preambul Butonul Office inlocuieste meniul File din versiunile anterioare ale programului Microsoft Access. Pasul 1 Meniul New ne permite sa cream o baza de date noua sau sa alegem un model de baza de date. Executand un click pe meniul New (1), gasim o diversitate de sabloane sau modele necompletate de baze de date (2).

Pasul 2 Meniul Open permite deschiderea unei baze de date existente. Meniul Save devine activ atunci cand avem deschisa o baza de date. Acesta ne permite sa salvam modificarile efectuate asupra bazei de date. Meniul Save As (1) ne permite sa salvam baza de date intr-un alt format. In plus, tot aici gasim si optiunea de salvare a unui obiect (tabel, interogare, etc.).

Pasul 3 Meniul Print ne ofera trei optiuni: - Print (afiseaza meniul de imprimare) (1); - Quick Print (permite printarea imediata, fara sa mai afiseze meniuri suplimentare) (2); - Print Preview (permite vizualizarea elementelor ce se doresc a fi printate) (3).

Pasul 4 Meniul Manage ne ofera 3 instrumente de gestionare a bazei de date: - compactare si reparare (1); - back-up (2); - proprietati (3).

Pasul 5 Meniul E-mail ne permite sa expediem o copie a bazei de date prin intermediul unui E-mail.

Pasul 6 Meniul Publish permite publicarea bazei de date pe un server sau impachetarea bazei de date.

Pasul 7 Meniul Publish permite publicarea bazei de date pe un server sau impachetarea bazei de date.

Ce este un raport MS Access? Preambul Aveti posibilitatea sa creati mai multe rapoarte in Microsoft Office Access 2007, de la cele simple la cele complexe. Ganditi-va in primul rand la sursa de inregistrari a raportului. Indiferent daca raportul este o simpla listare de inregistrari sau o evidenta grupata pe regiuni a vanzarilor, trebuie sa Stabiliti mai intai care campuri contin datele pe care doriti sa le vedeti in raport si in ce tabele sau interogari se afla. Dupa ce alegeti sursa de inregistrari, este de regula mai usor de creat raportul utilizand wizard-ul Report. Acesta este o caracteristica din Access care genereaza un raport pe baza raspunsurilor furnizate la o serie de intrebari. Pasul 1 In MS Access avem posibilitatea de a afisa doar anumite categorii de obiecte: - tabele; - interogari; - rapoarte; - forme. Pentru a afisa doar anumite categerii, apasa in zona indicata(1). In lista aparuta putem observa toate categoriile pe care le poate afisa MS Access. Selecteaza categoria Reports (2).

Pasul 2 In acest moment, in panoul din partea stanga raman doar elementele ce fac parte din categoria rapoartelor. Executa dublu click pe raportul evidentiat (1). In acest moment se deschide un raport realizat pe baza elementelor din tabelul cu angajati. Aceste rapoarte pot fi realizate fie manual, in modul de Design, fie de un wizard. Pentru a inchide raportul, apasa in zona indicata(2).

Cap. 3 - Lucrul cu structuri tabelare