UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL BUCURETI Programul de studii universitare de masterat (4 SEMESTRE, CICLUL II BOLOGNA :
CONTABILITATE-AGENTILOR ECONOMICI SI A INSTITUTIILOR PUBLICE ( CAEIP)

PROIECT LA DISCIPLINA SISTEME INFORMATICE INTEGRATE ECONOMICE (SIIE) (Semestrul I)

Elemente ale Microsoft Access 2003

Titularul disciplinei Masterand

Bucureti 2013 1

CUPRINS

1 2

Noiune de baz de date.Tipuri de BD..3 SGBD Access. Caracteristica general

. 5 3. Tabele Access..8
4. Bibliografie.

INTRODUCERE

Microsoft Access 2003

Microsoft Access 2003 este aplicaia de management al bazelor de date pus la dispoziie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite s stocm i s administrm volume mari de date, organizate n uniti numite nregistrri. O baz de date Access const din urmtoarele obiecte: Tabele conin toate nregistrrile Interogri localizeaz nregistrri specifice Formulare afieaz nregistrrile din tabele, una cte una Rapoarte tipresc loturi de nregistrri Pagini de acces la date pun la dispoziie date prin intermediul paginilor Web Macrocomenzi aciuni automate uzuale Module stocheaz declaraii si proceduri Visual Basic, care ne permit s scriem programe pentru bazele de date, astfel nct acestea s poat interaciona cu alt software. Utilitarele de asisten din aplicaia Access asigur un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor i interogrilor. Prezenta lucrare conine 5 paragrafe. 1 conine noiuni de baze de date,tipuri BD. O baz de date (BD) reprezint o colecie de date integrat, anume structurat i dotat cu o descriere a structurii i a relaiilor dintre date. 2 conine caracteristica general a SGBD Access. 3 conine tabelele Access ,care n baza lor se definesc celelalte clase de obiecte. 4 conine funcii Access. Ultimul conine interogri Access care include i subpunctele interogri de selecie,de sortare, de actualizare a datelor,de excludere a nregistrrilor, de grupare i totalizare i interogri ncruciate. 3

Noiune de baz de date.Tipuri de BD.

Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocup un loc aparte.

O baz de date (BD) reprezint o colecie de date integrat, anume structurat i dotat cu o descriere a structurii i a relaiilor dintre date. n funcie de modul de organizare a informaiilor, se cunosc cteva modele de BD: ierarhic (arborescent), reea, relaional .a. Modelul ierarhic.Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentat sub forma unui arbore n care nodurile exprim colecii de date, iar ramurile reflect relaiile de asociere ntre nregistrrile coleciilor de date superioare i inferioare. Accesul la nregistrrile coleciilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adic se parcurg toate coleciile aflate n subordonare ierarhic dintre colecia rdcin i colecia cercetat. Unui element superior i pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior. Modelul reea. Modelul reea se aseamn cu cel ierarhic, diferena constnd n aceea c unui element inferior i pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare. Modelul relaional. Modelul relaional este n prezent cel mai rspndit model de baze de date. Acest model are o singur structur de date: relaia sau tabelul. O baz de date relaional este un ansamblu de relaii (tabele) grupate n jurul unui subiect bine definit. Deci, o relaie poate fi redat printr-un tabel, n care fiecare rnd reprezint o nregistrare diferit, iar fiecare coloan un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite i reprezint cmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. n fiecare coloan datele trebuie s fie de acelai tip. Cutarea n acest model de BD se face secvenial toate articolele i comparnd criteriile de cutare. Articolele ce satisfac conditiei cutrii se selecteaz i pot fi afiate. Subiectele pe care se axeaz tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea mrfurilor la un depozit, rezultatele unui recensmnt,etc. Dei n modelul relaional principala structur de date o reprezint tabelul, o baz de date este mai mult dect o simpl mulime de tabele.Pe parcurs vom vedea c ntre tabelele bazei de date exist o interdependen strns, n timp ce ntre tabelele de calcul obinuite aceast interdependen practic lipsete. 4 Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care faciliteaz i supervizeaz introducerea de informaii n baza de date, actualizarea i extragera din baz, controlul i autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie s fie capabil s ndeplineasc urmtoarele funcii: de descriere ,care rezid n definirea structuriidatelor, a relaiilor dintre acestea i a condiilor de acces la informaile coninute n baza de date; de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; de interogare a BD, care permite obinerea diferitor informaii din BD conform unor criterii de cutare; de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei iniiale n scopul obinerii unor totaluri, medii etc.; de ntreinere, care const n crearea copiilor de rezerv, compactarea BD i repararea ei n cazul deteriorrii; de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva accesului neautorizat i n atribuirea drepturilor de acces. Administrarea bazelor de date. Administrarea BD presupune coordonarea lucrrilor de proiectare a BD, protecia (securitatea) informaiei, dezvoltarea BD,etc. Aceste funcii le ndeplinete Administatorul Bazei de Date (ABD). El definete obiectele sistemului , elaboreaz principiile de protecie a datelor, rspunde de alegerea i implimentarea SGBD, asigur funcionarea normal a sistemului.

2 SGBD Access. Caracteristica general

La nceputul anilor 80 s-a produs o trecere n mas la elaborarea i utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relaional.Acest fenomen se explic prin atingerea unor limite tehnice i prin flexibilitatea redus a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente i reea care se foloseau pn atunci .nzestrate cu limbaje de generaia a patra i cu generatoare de aplicaii puternice , SGBD de tip relaional ofer numeroase faciliti de proiectare i dezvoltare a aplicailor .Cele mai rspndite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urm fiind subiectul capitolului de fa. Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2003 (i versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporaia Microsoft i reprezint o nou ideologie n acest domeniu, avnd performane sporite. Lansarea sistemului MS Access 2003 SGBD MS Access funcioneaz numai n mediul Windows. Exist mai multe modaliti de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutiv a aciunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003. Ca rezultat, obinem o fereastr, asemntoare cu cea din figura 1. 6

Figura 1. Lansarea sistemului Access Crearea / accesarea unei baze de date Dup cum am mai menionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o baz de date poate conine i alte elemente care se creeaz pe baza tabelelor (interogri, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, mpreun cu tabelele, formeaz aa-numitele clase de obiecte ale bazei de date. Pentru a crea o baz de date nou, n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 alegem opiunea Create a new file, iar n caseta urmatoare opiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura .2 Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 executm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectm opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasat pe un dispozitiv de memorie auxiliar. n caseta de dialog care apare indicm numele BD

Figura.3 (de ex., BIBL) i localizarea ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Figura. 4 Fereastra cu clasele de obiecte Access nchiderea / redeschiderea bazei de date nchiderea unei baze de date poate fi fcut prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin acionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regul, la nchidere, sistemul salveaz automat baza de date mpreun cu toate obiectele pe care le conine. nchiderea unei baze de date nu nseamn i nchiderea aplicaiei MS Access, astfel nct putem deschide o alt de date sau crea o baz de date nou, n modul descris mai sus. Ieirea din Access Ieirea din MS Access poate fi fcut n unul din urmtoarele moduri: se apas combinaia de taste Alt+F4; se execut comanda Exit din meniul File; se acioneaz butonul din bara de titlu a aplicaiei

3 Tabele Access.
Crearea unui tabel Dup ce am deschis o baz de date , eveniment confirmat prin apariia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte (fig.4) , putem crea diferite obiecte n oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i Modules se definesc n baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create n primul rnd. Cu alte cuvinte, dac o BD nu conine cel puin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsit de sens. Pentru a crea un tabel nou ,de exemplu, Comenzi, selectm clasa de obiecte Tables, apoi acionm butonul . Caseta de dialog New Table care apare (fig.5) ne ofer 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Figura.5 Moduri de definire a structurii unui tabel Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o fereastr (fig.6) n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor.

10

fig.6.Definirea cmpurilor tabelului Comenzi

11

Caracteristicile cmpurilor Pentru fiecare cmp al tabelului se specific 3 caracteristici, i anume: Field Name (denumirea cmpului, obligatoriu); Data Type (tipul cmpului, obligatoriu); Description (descrierea cmpului, opional). Pentru comoditate, denumirile cmpurilor se introduc pe vertical, urmnd ca n regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile cmpurilor s-i ocupe poziiile obinuite (pe orizontal). Regimul Design View nu permite introducerea nregistrrilor n tabel, ci doar descrierea cmpurilor care alctuiesc tabelul. Denumirea cmpului poate conine diferite caractere, inclusiv spaii, cu excepia unor semne speciale ( ".", "!" .a.). n caz de necesitate, denumirea poate conine semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii cmpului (mpreun cu spaiile) nu poate depi 64 de caractere. Exemple: autorul;Id_ rii; locul_ de_ munc; LoculDeMunc; Locul de Munc. Tipul cmpului poate fi unul din urmtoarele: Text - pentru texte sau numere care nu vor fi folosite n calcule; Memo - pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul crii etc.). Number - pentru numere care vor fi folosite n calcule; Date/Time - pentru date calendaristice; Currency - pentru valori bneti; AutoNumber - pentru numere ntregi care i mresc n mod automat valorile (numrul de ordine, de exemplu); Yes/No - pentru valori logice care pot lua numai dou valori: Yes (adevr), No (fals); OLE Object - pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul rii). Hyperlink - pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui cmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locaii (calea spre un fiier sau dosar din calculator) Lookup Wizard - reprezint, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a cmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplific procedura introducerii valorilor cmpului i, n plus reduce riscul comiterii unor erori. Pentru a schimba tipul cmpului (implicit tipul este Text), trecem n coloana Data Type (fig.6) i din lista derulant alegem tipul dorit. Apoi trecem (dac e cazul) n coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau n rndul urmtor, pentru descrierea altui cmp.

12 Stabilirea cheilor primare Dac valorile unui cmp sunt unice (nu se repet), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidental a dou valori identice. Aceast procedur poart denumirea de stabilire a cheii primare, n cazul tabelului CITITORI, cheia primar poate fi stabilit pe cmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetrii identificatorului crii (n bibliotec nu pot exista dou cri cu acelai identificator). Cheia primar poate fi stabilit i pe cteva cmpuri. Pentru a stabili cheia primar, selectm cmpul respectiv, apoi executm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, n partea din stnga a cmpului respectiv apare semnul cheii (vezi fig. 6). Dup ncheierea procedurii de descriere a cmpurilor i de stabilire a cheii primare, salvm tabelul (descrierea lui), selectnd comanda Save din meniul File i indicnd numele tabelului. Dac nu am stabilit o cheie primar (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerndu-ne stabilirea cheii pe un cmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acionm butonul Yes. n acest caz sistemul stabilete automat cheia primar pe un cmp AutoNumber (dac el exist) sau creeaz suplimentar un asemenea cmp (dac el nu exist), stabilind pe el cheia primar. Pentru a renuna la stabilirea cheii primare, acionm butonul No. Proprietile cmpurilor n afar de tipul cmpului, putem stabili i unele proprieti ale sale, cum ar fi mrimea (lungimea), numrul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprieti prestabilite, dar ele pot fi modificate, executnd un clic pe cmpul respectiv (fig. 6, partea de sus) i modificnd valorile prestabilite care apar n partea de jos. Cmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse ntre l i 255 de caractere. Implicit, mrimea cmpului este de 50, dar ea poate fi modificat n limitele amintite, n funcie de lungimea maxim preconizat a valorilor cmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul crii), modificm mrimea cmpului din 50 (valoarea prestabilit) n 8 (valoarea necesar). La fel procedm i cu caracteristicile altor cmpuri. Menionm i cu aceast ocazie, c pentru cmpurile ce conin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite n calcule, vom prefera tipul Text n locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior cutarea informaiei n baza de date. Cmpurile de tip Number au lungimi diferite n funcie de opiunea specificat pentru proprietatea Field Size.

13 Opiunea implicit pentru cmpurile de tip Number este, de regul, Single, dar ea poate fi modificat, utiliznd comanda Options din meniul Tools. Pentru cmpurile de tip Number poate fi stabilit i proprietatea Format, n care specificm modul de afiare a valorilor (numrul cifrelor zecimale etc.). Cmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile n funcie de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca i delimitatorii dintre dat, lun i an, pot s difere de cele utilizate n aceast lucrare. Reprezentarea datelor ine de modul n care a fost personalizat sistemul Windows. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar i a orei, a numerelor i a valutei), este necesar de a efectua setrile respective, utiliznd aplicaia Regional Options din meniul Control Panel al meniului de baz Start. Remarc: Dac anul este indicat cu 2 cifre, Access l interpreteaz astfel: pentru valorile din intervalul 00-29 se subnelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subnelege anii 1930-1999. Cmpurile de tip logic (Yes/No) ocup n memoria calculatorului un octet i pot fi reprezentate n 4 moduri, n funcie de opiunea specificat pentru proprietatea Format a acestui cmp, i anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. n ultimul caz valoarea - l corespunde strii True (adevr), iar valoarea 0 - strii False (fals). Specificarea valorilor prestabilite Dac o bun parte din valorile unui cmp se repet frecvent (de exemplu, n cazul cnd majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilit (implicit) a cmpului respectiv. Valoarea prestabilit (n cazul nostru "super") se specific pentru proprietatea Default Value a cmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie cmpului valoarea prestabilit n mod automat, utilizatorul urmnd s modifice doar valorile care difer de cea prestabilit. Stabilirea unor condiii de validare Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greite, putem stabili condiii (reguli) de validare pentru valorile cmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a cmpului. Totodat,

14 pentru proprietatea Validation Text se specific mesajul care trebuie s fie afiat n cazul nerespectrii regulii. Astfel, dac se tie c preul crilor nu depete valoarea 200, specificm pentru proprietatea Validation Rule a cmpului Pre condiia <=200, iar pentru proprietatea Validation Text -mesajul "Preul crii nu poate fi mai mare de 200 de lei. Reintroducei preul crii. La fel, data mprumutului/restituirii crii nu poate depi data curent, astfel c pentru cmpurile DataImpr i DataRestit putem stabili condiia <=Date() pentru proprietatea Validation Rule. Mesajul specificat pentru proprietatea Validation Text va fi i el adecvat. In fiecare din situaiile descrise vor fi afiate mesajele respective n cazul introducerii unor valori care nu corespund condiiilor de validare stabilite n procesul definirii cmpurilor. Modificarea descrierii unui tabel n cazul cnd apare necesitatea modificrii descrierii iniiale a unui tabel (adugarea sau excluderea unuia sau mai multor cmpuri, schimbarea ordinii, modificarea unor caracteristici etc), deschidem tabelul respectiv n regimul Design View i efectum modificrile necesare dup cum urmeaz (n orice consecutivitate): a) Modificarea denumirii cmpului. Executm un clic pe denumirea cmpului i efectum schimbrile necesare. b) Adugarea unui cmp. Marcm cmpul, naintea cruia trebuie inserat noul cmp. Pentru aceasta executm un clic n partea stng a rndului respectiv, acesta schimbndu-i culoarea. Apoi executm comanda Insert Row din meniul Edit. c) Excluderea unui cmp. Marcm cmpul ca n cazul precedent, apoi apsm tasta Delete. Confirmm aciunea prin OK. d) Schimbarea ordinii (deplasarea) cmpurilor. Marcm cmpul care urmeaz a fi deplasat, apoi, innd apsat butonul stng al mouse-ului, deplasm cmpul dat peste cmpul, naintea cruia dorim s fie situat. e) Schimbarea caracteristicilor. Executm un clic pe rndul n care este definit cmpul, apoi stabilim caracteristicile cmpului n modul descris n paragrafele precedente. n cazul n care n tabel au fost introduse date,modificarea caracteristicilor cmpurilor tabelului poate implica denaturarea informaiei. Astfel, dac micorm lungimea unui cmp de tip Text, este posibil trunchierea (din dreapta) a datelor. Modificarea tipului cmpului poate avea, de asemenea, consecine nedorite. Din aceast cauz ne vom strdui s definitivm proprietile cmpurilor nainte de a introduce valori n tabel. f) Adugarea sau anularea unei chei primare. n caz de necesitate, putem aduga sau anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia

g) primar de pe un cmp pe altul, selectm cmpul nou, apoi acionm

butonul din bara cu instrumente. Pentru a stabili cheia primar pe cteva cmpuri , le selectm, apoi acionm acelai buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executm comanda Indexes din meniul View, apoi n caseta care se deschide selectm cmpurile respective i apsm tasta Delete. Dup efectuarea modificrilor, salvm tabelul cu Save As sau Save din meniul File. Introducerea datelor n tabel Dup ce am efectuat procedurile de descriere a tabelului , putem introduce date n cmpurile lui. Pentru a iniia procesul de introducere a datelor , deschidem BD (dac nu este deschis) , apoi n fereastra Database (fig.4) selectm tabelul necesar (de exemplu Cititori) i executm un clic pe Open. Ca rezultat, se afieaz cmpurile tabelului respectiv fig.7(iniial tabelul conine doar un rnd liber).

fig.7 Introducerea i modificarea datelor n tabel Nu este absolut obligatoriu s completm toate cmpurile; astfel dac anumite date nu snt deocamdat cunoscute, introducerea lor poate fi amnat. Excepie fac cmpurile pentru care au fost stabilite chei primare. Aceste cmpuri nu pot avea valori nule, de aceea valorile lor trebuie introduse n mod obligatoriu. Ordinea introducerii datelor poate fi i ea oricare. Dac a fost stabilit o cheie primar , la o nou deschidere a tabelului nregistrrile vor fi afiate n ordinea cresctoare a valorilor cmpului respectiv. Datorit

acestui fapt, orice nregistrare nou se adaug la sfritul tabelului, avnd certitudinea c ulterior ea va fi plasat n locul corespunztor. Dup terminarea introducerii datelor nchidem tabelul, acionnd butonul sau executnd comanda Close din meniul File (modificrile efectuate se salveaz automat). Remarc: Tipul i caracteristicile datelor introduse trebuie s corespund ntocmai tipului i caracteristicilor cmpurilor respective definite n procesul crerii (descrierii) tabelului. Redactarea datelor Dac apare necesitatea modificrii (editrii) nregistrrilor unui tabel, deschidem tabelul n regimul Datasheet View, acionnd butonul Open din fereastra Database (sau executnd un dublu-clic pe numele tabelului). Ca rezultat, obinem tabelul cu coninutul precedent, coninut pe care-1 putem modifica la dorin. Modificrile pot fi cele mai diverse: nlocuirea datelor existente, completarea unor cmpuri, ale cror valori nu erau cunoscute anterior, adugarea unor nregistrri noi, tergerea unor nregistrri, copierea unor valori etc. Majoritatea acestor modificri se efectueaz prin simpla deplasare n cmpul i rndul necesar i prin nlocuirea coninutului vechi prin altul nou. Menionm, c semnul indic rndul curent, iar atunci cnd iniiem procedura se modificare a nregistrrii, acest semn este nlocuit cu ultimul fiind prezent pn la trecerea la o alt nregistrare. In cele ce urmeaz vom descrie cteva proceduri de redactare a datelor. a) Adugarea unor nregistrri noi. nregistrrile noi sunt plasate la sfritul tabelului . b) Excluderea unor nregistrri. Pentru a terge una sau mai multe nregistrri consecutive, marcm aceste nregistrri prin glisarea ("tragerea") mouse-ului pe verticala din stnga tabelului, apoi apsm tasta Delete sau alegem comanda Delete din meniul Edit. Ni se va cere confirmarea aciunii, la care vom rspunde prin OK sau vom renuna prin Cancel. c) Copierea unor blocuri de date. Pentru a copia un bloc de date, marcm blocul, apoi acionm butonul Copy din bara cu instrumente. Ca rezultat, coninutul blocului se copie n memoria Clipboard. Din acest moment, coninutul memoriei Clipboard poate fi "lipit" oriunde. In acest scop marcm locul inserrii (blocul-destinaie) i acionm butonul Paste din bara cu instrumente. Remarc: Dimensiunile i caracteristicile blocului-destinaie trebuie s corespund ntocmai dimensiunilor i caracteristicilor blocului-surs.

Modificrile efectuate n orice nregistrare a tabelului se salveaz n mod automat de fiecare dat cnd trecem la o alt nregistrare, sau la nchiderea tabelului. Aceasta nseamn c dup terminarea lucrului cu un tabel nu este neaprat nevoie s-1 salvm, - sistemul o va face singur. Utilizatorul trebuie doar s aib grij s nchid tabelul n caz c nu-1 va mai utiliza. Dac, ns, am efectuat modificri ce i n de aspectul tabelului (limea coloanelor, ordinea lor etc.) i dorim ca aceste modificri s fie prezente la o nou deschidere, nainte de a nchide tabelul, l salvm cu comanda Save din meniul File. MS Access pstreaz informaia despre modificrile efectuate, ceea ce permite, n cazul cnd am greit, anularea modificrilor i revenirea la starea precedent. Pentru a anula modificrile din cmpul curent, apsm tasta Esc, iar pentru a anula modificrile din nregistrarea curent -apsm tasta Esc de dou ori. Pentru a anula modificrile din nregistrare dup ce s-a trecut la o nou nregistrare, executm comanda Undo Saved Record din meniul Edit. Prin aceasta se revine la s i t u a i a anterioar aciunii greite (nedorite). Modificri ce nu afecteaz structura fundamental Pe lng modificrile care vizeaz structura unui tabel i coninutul lui, sunt posibile i modificri care schimb doar modul de prezentare a tabelului, fr a afecta structura lui fundamental. Aceste modificri i n de ordinea afirii cmpurilor (coloanelor), limea cmpurilor, nlimea rndurilor etc. a) Schimbarea ordinii afirii cmpurilor, n unele cazuri, este necesar de a schimba ordinea afirii cmpurilor, diferit de cea din descrierea fundamental, stabilit n regimul Design View. Pentru a reamplasa un cmp, l marcm, apoi, innd apsat butonul stng al mouse-ului, l deplasm n poziia dorit i eliberm butonul. Ca rezultat, cmpul deplasat nlocuiete cmpul peste care a fost suprapus, acesta din urm deplasnduse la dreapta. n mod analog putem deplasa i alte cmpuri, astfel nct ordinea cmpurilor s devin cea dorit. Dar oricare ar fi modificrile efectuate n regimul Datasheet View (Foaie de date), ele nu afecteaz ordinea i caracteristicile cmpurilor stabilite n regimul Design View (Proiectare). b) Sortarea nregistrrilor. Pentru a obine o consecutivitate a nregistrrilor, diferit de cea existent, putem efectua o sortare (n ordine cresctoare sau descresctoare) dup valorile unui cmp al tabelului. Pentru aceasta plasm cursorul pe cmpul respectiv i acionm

unul din butoanele sau . Dac la nchiderea tabelului aceast modificare nu se salveaz, la o nou deschidere a tabelului nregistrrile se vor afia n ordinea obinuit. Modul de sortare descris aici nu prevede sortri complexe, acestea putnd fi obinute n baza interogrilor . c) Modificarea limii coloanei unui cmp. In cazul cnd limea unui cmp nu corespunde lungimii datelor pe care le conine, putem schimba (mri, micora) limea lui. Pentru aceasta poziionm indicatorul mouseului pe l i n i a din partea dreapt a denumirii cmpului (forma indicatorului se schimb n sgeat dubl orizontal), apsm butonul stng al mouse-ului i, deplasndu-1 la stnga-la dreapta, micorm-mrim limea cmpului. Dac n poziia n care indicatorul mouse-ului ia forma menionat mai sus executm un dublu-clic, limea cmpului devine egal cu lungimea celei mai mari nscrieri a acestui cmp din partea vizibil a tabelului. Subliniem i cu aceast ocazie c aceste modificri nu schimb limea iniial a cmpului, stabilit n procesul descrierii lui n regimul Design View. d) Modificarea nlimii rndurilor. Pentru a modifica nlimea rndurilor, poziionm indicatorul pe linia ce desparte oricare dou rnduri (forma indicatorului se modific n sgeat dubl vertical), apsm butonul stng al mouse-ului i, deplasndu-1 n sus-n jos, micorm-mrim nlimea rndurilor (se modific simultan nlimea tuturor rndurilor, i nu doar a celui curent). Dac nu salvm tabelul cu Save din meniul File, modificrile descrise n a)-d) i pierd actualitatea, astfel nct, la o nou deschidere a tabelului, ordinea cmpurilor i a nregistrrilor, dimensiunile coloanelor i rndurilor vor rmne aceleai de pn la modificarea tabelului. Dac ns dup efectuarea modificrilor salvm tabelul, aceste modificri vor fi actuale la o nou deschidere a tabelului, dar i n acest caz ele nu afecteaz caracteristicile din descrierea lui iniial. Dup terminarea lucrului cu un tabel, l putem minimiza (n cazul cnd intenionm s-1 mai utilizm) sau nchide (n cazul cnd nu-1 vom mai utiliza). Deschiznd consecutiv cteva tabele i redimensionnd ferestrele respective, putem afia pe ecran mai multe tabele ale BD. nchiderea tabelului se face, dup cum am mai menionat, prin executarea comenzii Close din meniul File. Pentru a relua lucrul cu un tabel, l deschidem, acionnd butonul Open din fereastra Database (fig. 4). Relaii dintre tabele. Integritatea datelor

Relaiile dintre dou tabele se stabilesc, de regul, prin intermediul unor cmpuri identice (cu aceeai denumire, de aceeai lungime, cu aceleai proprieti) prezente n ambele tabele. n cazul relaiei de tipul unu la muli n tabelul primar (din partea cruia se realizeaz relaia "unu") trebuie s existe un cmp, numit cheie primar, n care nu se admit valori care se repet, iar n tabelul secundar (din partea cruia se realizeaz relaia "muli") trebuie s existe un cmp analogic cu cel din tabelul primar, numit cheie strin, care poate admite valori care se repet. Relaia muli la muli poate fi transformat n dou relaii de tipul unu la muli prin definirea unui tabel intermediar, n care se introduc, n calitate de chei strine, cheile primare ale primelor dou tabele. Astfel, pentru a evita relaia muli la muli dintre tabelele CRI i CITITORI, a fost definit tabelul COMENZI n care au fost incluse cmpurile IdCarte i IDCit din tabelele respective. Relaia de tipul unu la unu presupune existena n ambele tabele a unei chei primare cu aceleai caracteristici, n fond, dou tabele ntre care exist o relaie de tipul unu la unu pot fi oricnd unite ntr-un singur tabel; la fel, orice tabel poate fi divizat n dou sau mai multe tabele ntre care se stabilete o relaie de tipul unu la unu. Divizarea unui tabel n modul menionat mai sus poate fi util n cazul unui tabel cu un numr foarte mare de cmpuri (un tabel Access, de exemplu, nu poate conine mai mult de 255 de cmpuri), dar i n situaia cnd o parte din informaia care se refer la o entitate are un caracter confidenial, sau se utilizeaz foarte rar. n concluzie, dei relaiile de tipul unu la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip relaional, totui n unele situaii acest tip de relaii este preferabil sau chiar necesar. Dac la proiectarea tabelelor inem cont de principiile expuse mai sus , atunci Access stabilete automat relaiile dintre tabelele care conin cmpuri comune. Totui putem stabili relaii ntre tabelele bazei de date i n mod explicit, utiliznd comanda Relationships din meniul Tools. n acest caz apare

fig.8 Relaiile dintre tabelele bazei de date BIBL o fereastr (fig.8) n care indicm tabelele ntre care se stabilesc relaii,apoi, cu ajutorul mouse-ului, trasm legturile ntre cmpurile respective. Dac unul din cmpurile de legtur este de tip cheie primar (el are o culoare mai pronunat), trasarea se face pornind de la acest cmp. T a b e l u l de la care se traseaz legtura se numete tabel primar (principal), i a r cellalt - secundar (subordonat). Ca rezultat, apare o caset de dialog (fig.9)

fig.9 Stabilirea proprietilor relaiilor n care putem specifica proprietile relaiei (legturii). Pentru relaia dintre dou tabele pot fi stabilite urmtoarele proprieti:

1. Tipul relaiei (Relationship Type) poate fi stabilit ca unu la unu (one to one) sau unul la muli (one to many); 2. Impune integritatea referenial (Enforce Referential Integrity}. Includerea acestui parametru asigur integritatea datelor n procesul introducerii, modificrii sau tergerii nregistrrilor din tabelele legate. Acest lucru este posibil doar n cazul cnd cmpul din tabelul principal este de ti p cheie primar, iar cmpul de legtur din tabelul subordonat are acelai tip de date. Atunci cnd introducem date n cmpul de legtur al tabelului subordonat, sunt acceptate doar acele valori care se conin n cmpul respectiv al tabelului principal. De exemplu, dac nu exist un cititor cu identificatorul 0472 n tabelul CITITORI, sistemul nu va admite apariia acestui cod n cmpul respectiv al tabelului COMENZI. In acest caz este necesar s introducem mai nti datele despre cititorul n cauz n tabelul CITITORI, apoi s utilizm identificatorul cititorului n tabelul COMENZI. La fel, nu putem exclude o nregistrare din tabelul principal, dac valoarea cmpului de legtur a acestei nregistrri se conine n una sau mai multe nregistrri ale tabelului subordonat. 3. Modificarea n cascad a nregistrrilor (Cascade Update Related Fields). Dac acest parametru este inclus, sistemul va modifica toate valorile cmpului de legtur ale tabelului subordonat n cazul cnd valoarea cmpului respectiv al tabelului principal se modific. De exemplu, dac un cititor a pierdut carnetul de cititor cu numrul 0519 (identificatorul cititorului) i i se remite un nou carnet cu numrul 1465, aceast valoare trebuie s se modifice n toate nregistrrile tabelului COMENZI n care figureaz valoarea veche. In caz contrar, mprumuturile de cri fcute de cititorul cu identificatorul 0519 nu sunt valide, deoarece nu se cunoate nici o informaie despre cititorul n cauz. 4. Excluderea n cascad a nregistrrilor (Cascade Delete Related Records). Dac acest parametru este activ, atunci excluderea unei nregistrri din tabelul principal implic excluderea tuturor nregistrrilor din tabelul subordonat, n care valoarea cmpului de legtur coincide cu cea a cmpului respectiv din tabelul principal. De cele mai multe ori asemenea excluderi sunt fireti, deoarece existena unor nregistrri n tabelul subordonat, pentru care valoarea cmpului de legtur nu se conine i n tabelul principal, duce la pierderea integritii datelor.

Toate raionamentele de mai sus in de integritatea datelor, asigurarea creia reprezint unul din principiile fundamentale ale proiectrii bazelor de date.

Bibliografie.

1. Anette Marquis, Gini Courter, Windows 95 - Ghidul dumneavoastr pentru Access, traducere de Clin Suciu, Editura All, 1998 2. Ms Access pentru programatori, Leon mbulea, ProMedia Plus, ClujNapoca, 1997 3. Microsoft Access 2000 - manualul nceptorului, traducere de Sorina Dumitru, Editura Teora, 2001 4. Microsoft Access 2003 - Programare fulger, Editura Teora, 2003 5 Gherasim Zenovic, Fusaru, Doina, Andronie, Maria, Sisteme informatice pentru asistarea deciziei economice, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2008