Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocati si sa administrati
volume mari de date,organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din
urmatoarele obiecte:
Utilitarele de asistenta din aplicatia Acess asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a
tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.
O baza de date Acces poate sa alimenteze cu informatii o imbinare de corespondenta din
aplicatia Word,astfel incat sa puteti expedia o scrisoare de tip formular la adrese dintr-o baza de
date si, in acelasi timp, sa puteti importa si exporta date in formatul eXtensible Markup Language
(XML).
1
Elementele din fereastra Access
1. Bara de meniuri – dati click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula un
meniu
2. Bara de instrumente Access – pune la dispozitie butoane pentru comenzile folosite
uzual. Bara de instrumente ofera o serie de butoane ce se modifica in functie de sarcina
curenta, pe masura ce lucrati in Access
3. Tabel – intr-o baza de date, tabelele contin informatiile. O singura baza de date poate sa
aiba mai multe tabele, fiecare cu cate un set diferit de inregistrari asociate
4. Formular – formularul cu rubrici goale, gata de a fi completat, este utilizat pentru
introducerea , editarea si vizualizarea informatiilor dintr-un tabel,cate o inregistrare pe
rand. O singura baza de date poate sa contina multe formulare diferite,chiar mai multe
formulare pentru fiecare tabel
5. Caseta Ask a Question – caseta este utilitar pentru asistenta online
6. Butoane pentru obiecte – dati click pe aceste butoane pentru a modifca lista ce arata
tipurile de obiecte cu care doriti sa lucrati. Obiectele dintr-o baza de date sunt tabele,
formulare, rapoarte, interogari, macrocomenzi si module.
7. Fereastra bazei de date – afiseaza liste ale obiectelor dintr-o baza de date si contine
butoane ce arata obiectele de un anumit tip. Dati click pe un buton al unui obiect din lista
Object, dati click pe un obiect, apoi dati click pe unul dintre butoanele din fereastra
Database pentru a lucra cu baza de date.
8. Butoane de navigare in inregistrari – aceste elemente de control asigura trecerea de la
o inregistrare la alta intr-o baza de date. In formulare si tabele, ele afiseaza prima,
urmatoara, anterioara sau ultima inregistrare. De asemenea, afiseaza numarul
inregistrarii curente si numarul total de inregistrari din baza de date.
9. Bara de stare – afiseaza informatii de stare despre sarcina curenta
10. Indicatori de mod – afiseaza conditile speciale care sunt in vigoare
11. Panoul de sarcini – ofera un acces rapid la alte baze de date, liste de campuri,
dependente de obiecte, clipboard si optiuni pentru cautare.
2
Crearea unei baze de date noi
Atunci cand incepeti o baza de date noua, aplicatia Acces inchide orice alte baze de date
deschise. Pentru a crea o baza de date noua :
1. Urmati pasul 1 din actiunea anterioara si apoi, in panoul de sarcini New File, dati click pe
From Existing File
2. In caseta de dialog New from Existing File, fati click pe o baza de date, rasfoind, daca este
necesar, pana la dosarul corespunzator
3. Dati click pe butonul Create New
Cele doua proiecte Acces din tabul General al casetei de dialog Templates sunt baze de date care
se fundamenteaza pe un server baza de date din retea,numit SQL Server. Daca lucrati intr-o alta
firma, trebuie sa detineti SQL Server si autorizatia de a-l utliza,pentru a crea un proiect de tip
Access.
1. In caseta de dialog File – New Database, care este afisata automat, selectati dosarul pentru
noua baza de date
2. In caseta File Name, introduceti o denumire pentru nous baza de date.
3. Dat click pe butonul Create
Dupa ce a fost salvata baza de date,fereastra Database afiseaza liste ale obiectelor (tabele,
formulare, rapoarte si alte elemente) ce alcatuiesc baza de date. Fereastra Database pune, de
asemenea, la dispozitie butoane pe care le puteti utiliza pentru a crea un obiect nou,pentru a
deschide un obiect sau pentru a modifica designul sau. Deoarece este o baza de date nou, fiecare
lista contine doar instrumentele pentru crearea unui obiect.
Nu este necesar sa salvati datele pe care le adaugati la fisierul unei baze de date. Orice
modificare a datelor din baza de date este salvata automat pe hard disk. Este totusi necesar sa
salvati toate obiectele (tabele, interogari, frmulare si rapoarte) pe care le creati in baza de date.
3
Crearea unei baze de date folosind un utilitar de asistenta
Atunci cand creati o baza de date folosind un uitlitar de asistenta Access, tipul de baza de date
pe care-l alegeti determina selectia tabelelor si formularelor pe care le va contine ea. Pentru a crea
o baza de date cu un utilitar de asistenta:
1. Creati o noua baza de date, urmand pasii din sectiunea „Crearea unei baze de date noi” din
acest capitol
2. In tabul Database din caseta de dialog Templates, dati click pe unul dintre utilitarele de
asistenta
3. Dati click pe OK
4. Salvati noua baza de date
5. In pagina de deschidere a utlitarului de asistenta Database, dati click pe Next
6. Daca doriti sa adaugati campuri suplimentare la oricare dintre tabelele bazei de date,
selectati campurile pe care doriti sa le adaugati, din lista aflata in dreapta si desemnati
tabelul in care doriti sa le adaugati, in lista aflata in stanga. Dupa aceea dati click pe next.
Daca nu trebuie sa adaugati campuri, dati click, pur si simplu, pe Next
7. In pagina urmatoare a utilitarului de asistenta, selectati un stil pentru afisarile pe ecran si
dati click pe Next
8. Selectati un stil pentru rapoartele tiparite si dati click pe Next
9. Introduceti un titlu pentru noua baza de date si dati click pe Next. In aceasta pagina, puteti
adauga o imagine care sa fie afisata in formulare si rapoarte
10. In ultima pagina a utilitarului de asistenta Database, alegeti daca sa deschideti baza de
date, dupa ce este creata si dati click pe Finish
11. Daca este necesar pentru tipul de baza de date pe care l-ati selectat, completati cu
informatii despre firma dumneavoastra, apoi inchideti formularul pentru a salva
informatiile si a afisa noua baza de date
1. Dati click pe butonul Restore (restabilire) din fereastra minimizata, pentru ca s-o readuceti
la marimea integrala
2. Dati click pe Tables din lista Objects pentru a vedea tabelele din baza de date
Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele , din meniul Tools alegeti comanda Relationships.
Pentru a vedea in fereastra Database o lista de obiecte de alt tip, dati click intr-unul dintre
taburile din stanga listei – de exemplu tabul Forms.
Pentru a crea un tablou de comanda pentru baza de date ori pentru a modifica unul existent,
alegeti Database Utilities – Switchboard Manager din meniul Tools.
4
Protejarea bazei de date intr-o retea
Daca fisierele dumneavoastra sunt partajate intr-o retea, puteti stabili o parola pentru a va
proteja baza de date impotriva modificarilor neautorizate. Pentru a stabili o parola :
Pentru a atribui permisiuni si a modifica proprietatea cuiva asupra obiectelor bazei de date,
alegeti comanda User and Group Permissions (permisiuni de utilizator si grup) din submeniul
Security.
Puteti proteja o baza de date impotriva modificarilor, in timp ce este deschisa, si fara a stabili o
parola . In caseta de dialog File Open, din lista autoderulanta Open, alegeti optiunea Open
Exclusive.
1. Din meniul File, alegeti comanda Back Up Database (copie de siguranta a bazei de date)
2. In caseta de dialog Save Backup As, selectati o locatie pentru copia de siguranta
3. Dati click pe butonul Save. Copia de siguranta datata apare in caseta de dialog Open.
Crearea tabelelor
Tabelul este o colectie completa de date, afisate in randuri si coloane. Fiecare rand constituie o
serie de informatii, numita inregistrare. Fiecare coloana din rand, numita camp, repreazinta o parte
a informatiei din inregistrare.
Puteti afisa, edita ori tipari date intr-un tabel si, de asemenea, puteti crea un formular ca sa
usurati adaugarea de date in tabel sau actualizarea datelor existente.
In orice tabel, un camp trebuie sa fie cheia principala, care contine un element unic ce identifica
fiecare inregistrare – de exemplu, un numar unic.
Puteti asocia tabele cu alte tabele, pentru a crea relatii, atata timp cat partajeaza un camp comun.
De exemplu, puteti asocia intre ele un tabel cu apartamente si un tabel cu chiriasi potentiali, daca
ambele tabele contin un camp pentru numarul de camere. Intr-un tabel, campul pentru numarul de
camere reprezinta numaru lde camere dorite. O data ce ati stabilit o relatie, puteti crea un raport
care include informatii din ambele tabele – de exemplu, toate persoanele ce cauta un apartament
de trei camere si toate apartamentele pentru inchiriat care au trei camere.
5
Crearea unui tabel
Puteti crea un tabel nou in vizualizarea Datasheet (foaie de date), care afiseaza datele in randuri
si coloane, sau in vizualizarea Design, care permite o lista de campuri si va permite sa definiti
fiecare camp. De asemenea, puteti crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table. Pentru a crea
un tabel in vizualizarea Datasheet:
De asemenea, puteti crea un tabel, dand dublu-click pe una dintre cele trei optiuni Create Table
din partea superioara a listei de tabele
Pentru a crea un tabel prin importarea de date din alta baza de date sau din alt program, alegeti
Get External Data – Import din meniul File.
Pentru a salva un tabel ca formular sau pagina de acces la date (pe care le puteti utiliza pentru
intrari de date, ca raport (pe care-l puteti tipari) sau pentru a-l salva cu alt nume, in fereastra
Database selectati tabul Tables si tabelul, apoi alegeti File – Save As .
6
Crearea unui tabel folosind utilitarul de asistenta Table
Utilitarul de asistenta Table va ajuta sa creati un tabel nou si sa-i stabiliti campurile. Utilitarul de
asistenta va pune la dispozitie zeci de campuri mostre, pe care le puteti intalni frecvent in baze de
date comerciale sau personale.
Pentru a crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table: