Tipuri de câmpuri în ACCESS

Tipurile de câmpuri acceptate de programul Access sunt:

1. Text Acestea sunt texte sau combinaţii de texte şi numere. Dimensiunea implicită este de 255 de
caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori între 1-255 caractere.
2. Memo Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative. Pentru
fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rând. Ocupă până la 64.000
de octeţi în memoria calculatorului.
3. Number Datele de tip number sunt date numerice utilizate în calcule matematice, care nu sunt
valori calendaristice sau monetare. Tipul LongInteger este cel implicit. Subtipul de date este stabilit
prin intermediul proprietăţiiFieldSize. Valorile posibile sunt:
‐ Byte - numere întregi pozitive cu valori în intervalul [0, 255];
‐ Integer - numere întregi în intervalul [-32.768, 32.767] şi ocupă 2 octeţi în memorie;
‐ LongInteger - numere întregi în intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647];
‐ Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] şi [1.401 298*10-45,
3 402 823*1038] şi ocupă 4 octeţi;
‐ Double = numere cu zecimale în intervalele [-179.769.313.486.231*10308,
494.065.645.841.247*10-324] şi [494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] şi
ocupă 8 octeţi;
‐ Replication ID = identificator de multiplicare - ocupă 16 bytes în memoria calculatorului; ‐ Decimal.
4. Date/Time Tipul data calendaristică, ocupă 8 bytes. Acceptă date calendaristice şi ore. Formatele
acceptate sunt:
General Date 19.10.2009 15:34:23;
Long Date 19 oct 2009;
Medium Date 19-oct-2009;
Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009;
Long Time 17:34:23 (oră, minut, secundă);
Medium Time 05:34 (oră, minut);
Short Time 17:34 (oră, minut).
5. Currency (valoare monetară); În câmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15
cifre în stânga punctului zecimal şi 4 cifre în dreapta. Ocupă 8 octeţi (bytes).
6. AutoNumber (număr cu incrementare automată) Într-un câmp cu astfel de număr, se inserează
automat numere. Acestea pot fi : ¾ secvenţiale: cu pasul de creştere egal cu 1. La aceste câmpuri
proprietatea FieldSize este configurată pe valoarea LongInteger, iar proprietatea New Values este
configurată pe Increment. Ocupă 4 octeţi (bytes) în memoria calculatorului. Obligatoriu proprietatea
Indexed trebuie să fie setată pe Yes (No Duplicates); ¾ aleatoare: se obţine pe baza unui algoritm de
generare a numerelor aleatoare. Proprietatea FieldSize este configurată pe LongInteger. Proprietatea
New Values pe Random. Ocupă 4 octeţi în memoria calculatorului; ¾ identificatori de multiplicare: se
vor folosi în bazele de date duplicate. Proprietatea FieldSize este configurată cu valoarea Replication
ID. Observaţii: Într-un tabel poate exista doar un singur câmp cu incrementare automată
(AutoNumber). Dacă s-a setat proprietatea Replication ID dimensiunea câmpului va fi de 16 bytes.
7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Câmpurile de acest tip conţin doar valori logice de tipul Yes/No.
Ocupă 1 bit în memoria calculatorului.
8. OLE Object (Obiecte OLE). Câmpurile de acest tip pot conţine diferite obiecte precum: documente
Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fişiere audio. Ocupă până la 1 gigabyte în memoria
calculatorului.
Observaţii: În modul de afişare foaie de date, se execută un click pe comanda Insert Objectşi apoi se
selectează obiectul ce va fi introdus în listă.
9. Hyperlink (Hiperlegătura): va conţine : − o adresă internet (URL); − o referinţă la un document de
pe discul fix al utilizatorului; − o referinţă a unui document din reţea. Ocupă până la 64.000 de
octeţi. Pentru a se introduce date în astfel de câmpuri, se deschide tabelul în modul de afişare foaie
de date. Prin intermediul comenzii Insert Hyperlink se specifică înlănţuirea necesară, eventual şi o
etichetă definită în interiorul fişierului specificat. Înlănţuirea va fi afişată cu caractere albastre putând
avea până la 2048 characters. Un click pe înlănţuire, va vizualiza fişierulreferenţiat.
10. Attachment (noutate în 2007): - permite ataşarea de fişiere- câmpului respectiv. În modul de
afişare foaie de date, un astfel de câmp, apare simbolizat cu caracterul @ în oglindă. Fişiereleataşate
pot fi: documente Word, liste Excel, documente text, imagini grafice, alte fişiere, obiecte create
anterior sau se pot crea odată cu descrierea câmpului.
11. LookupWizard (vrăjitor de căutare): câmpul cu acest tip de date poate fi încărcat într-o listă de
date, creată anterior sau preluând valorile dintr-o coloană a altui tabel care este în legătură cu el.
Dimensiunea câmpului de acest tip este de 4 bytes.

Proprietăţile câmpurilor în ACCESS

Fiecare câmp are un număr de proprietăţi care depind de tipul câmpului. Pentru fiecare câmp sunt
alocate proprietăţi generale (General) şiproprietăţi de căutare (Lookup).
Proprietăţile generale
a) Proprietatea FieldSize (dimensiune câmp)
Prin intermediul ei se stabileşte numărul maxim de caractere care pot fi introduse de utilizator
într-un câmp de tip text, număr sau număr cu incrementare. La câmpurile text, valoarea maximă
este de 255 de caractere. La câmpurile de tip număr proprietatea poate fi configurată cu valorile:
Byte, Integer, LongInteger, Simple, Double, Replication ID, Decimal. Cele mai utilizate câmpuri
numerice sunt LongIntegerşiDouble.
Dacă într-o relaţie de tipul 1-N, câmpul cheie primară este un număr cu incrementare, atunci
câmpul cheie extinsă trebuie să fie de tipul LongInteger, deoarece valoarea implicită a
proprietăţii pentru câmpurile cu incrementare este LongInteger.
b) Proprietatea Format
Stabileşte modul în care vor fi afişate, informaţiile introduse în câmp. Nu se referă la memorarea
datei, ci doar la afişare. Va fi utilizată la câmpul Number. Şirul de formatare poate fi un format
predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele predefinite pot fi selectate
dintr-o listă, aflată în dreapta liniei Format (săgeata cu vârful jos).
• În cazul câmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt:
 General Number - număr general, numărul va fi afişataşa cum s-a introdus. (De exemplu
3456,789);
 Currency – monetar. Se utilizează, separatorul pentru mii; numerele negative sunt
delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu: 3,456.79 lei);
 Euro - este identic Currency, dar în loc de lei se afişează semnul € de la Euro. (De
exemplu: 3,456.79 €);
 Fixed - fix, întotdeauna va fi afişată cel puţin o cifră. Implicit are 2 zecimale. (De
exemplu: 3456,79);
 Standard – cu separatorul pentru mii şi cu două zecimale (De exemplu: 3,456.79);
 Percent - procent. Valoarea este înmulţită cu 100 şi de adaugă numărului afişat semnul
procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );
 Scientific - cu abcisăşi exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adică 3,46 * 103 =3460 ).
• Câmpuri de tip dată calendaristică
Formatele predefinite sunt:
 General Date 19.06.2009 17:34:23
  Long Date 19 iunie 2009
 Medium Date 19-iun-2009
 Short Date 19.06.2009 sau 19/06/2009
 Long Time 17:34:23
 Medium Time 05:34
 Short Time 17:34 ;
• În cazul câmpurilor de Yes/No (tip logic) formatele predefinite sunt:
 True/False (adevarat/fals)
 Yes/No (da/nu)
 On/Off (cuplat/decuplat)
c) Proprietatea Decimal Places (număr de zecimale)
Această proprietate apare la câmpurile de tip Number sau Currency. Are rolul de a stabili
numărul de cifre afişate de programul Access, în dreapta separatorului zecimal. Valorile posibile
sunt:
 Auto – numărul cifrelor afişate este specificat de proprietatea Format (valoare implicită);
 Un număr de la 0 până la 15 – numărul de cifre afişate în dreapta separatorului zecimal.
Cifrele din stânga vor fi afişate conform proprietăţilor Format.
d) Proprietatea Input Mask (crearea măştilor de introducere date)
e) O mască de introducere date permite să se controleze valorile care pot fi introduse într-un câmp
al bazei de date. Măştile de introducere date sunt compuse din caractere cum ar fi spaţii,
puncte, paranteze şialţi înlocuitori. Un înlocuitor este un caracter text, cum ar fi liniuţa de
subliniere care indică locul în care utilizatorul ar trebui să introducă datele. Masca de intrare
stabileşte pentru fiecare caracter tastat dacă este obligatoriu sau opţional, precum şi tipul
caracterului: alfabetic, numeric sau caracter arbitrar.
O mască de introducere pentru un câmp cu numere de telefon ar putea fi (_ _ _)_ _ _ - _ _ _ _ _
_ pentru a tasta de exemplu: (040)256-456789. Parantezele şi cratima sunt caractere propriu-
zise, în timp ce liniuţa de subliniere acţionează ca un înlocuitor pentru cifrele din numărul de
telefon.
Programul Access oferă mai multe măşti predefinite- pentru introducerea datelor. Se pot crea
şimăşti particularizate. Măştile se aplică doar câmpurilor de tip Text şi Data Calendaristică.
Access 2007 pune la dispoziţia utilizatorilor aplicaţia expert Input MaskWizard cu ajutorul căreia
se pot crea măşti noi, modifica cele existente şi chiar creazămăşti pentru câmpurile numerice.
Etape de lucru:
a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design;
b) Se execută click în caseta Input Mask;
c) Se execută click pe butonul Build (…) pentru a lansa aplicaţia expert MaskWizard;
d) Se derulează lista de măşti predefinite, pentru a găsi masca dorită. În această listă se găsesc măşti
pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod poştal, extensie, parolă, dată calendaristică;
e) Pentru a modifica o mască existentă, se selectează butonul Edit List din fereastra Input
MaskWizard care deschide fereastra Customize Input MaskWizard. De exemplu: o mască de forma
#990000.0999 va cere introducerea unui număr. Numerele acceptate de Access pentru această
constucţie au fost: diezul (#) care permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). În continuare pot
fi tastate şase cifre pentru partea întreagă a numărului (990000). Din cele şase cifre, patru
suntobligatorii (0000). În continuare se va folosi un separator zecimal, datorită caracterului punct.
Partea zecimală va fi formată din patru cifre (0999) din care, doar prima cifră este obligatorie
(caracterul zero).
În crearea măştilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate în tabelul următor (Tabelul 1.
Caractere pentru crearea măştilor).
 Tabelul 1. Caractere pentru crearea măştilor
f) Proprietatea Caption (titlu)
Stabileşte titlul aferent câmpului care va fi utilizat, atunci când tabelul se afişează în format foaie
de date. De exemplu: în structura fişierului, un câmp a fost etichetat Codc. La proprietatea
Caption pentru câmpul respectiv, se tastează o altă denumire şi anume Codclient. Efectul se va
vedea la vizualizarea tabelului în formatul foaie de date, unde denumirea coloanei Codc va fi
“Cod client”. Această proprietate poate fi utilizată la orice tip de câmp.
g) Proprietatea DefaultValue (valoare predefinită)
Este o valoare care va fi introdusă automat în câmpul respectiv atunci cand se crează un nou
articol (valoarea iniţială sau predefinită a câmpului). Se vor respecta următoarele reguli:
− Nu poate fi utilizată la câmpurile de tip Număr cu incrementare automată sau de tip
Object OLE; − La câmpurile de tip Logic poate fi configurată pe True;
− La câmpurile de tip Data Calendaristică poate fi iniţializată cu expresia “=Date()” care
returnează data curentă;
− Câmpurile de tip Number sau valoare monetară sunt iniţializate automat cu valorea zero
(0). Dar dacă, de exemplu, câmpul va fi pentru calculul procentului TVA (19%) se va tasta
în loc de zero (0), cifra 19 la DefaultValue. În acest caz la formatul foaie de calcul, câmpul
va fi încărcat automat cu cifra 19.
Un exemplu de valoare iniţială frecventă, ar putea fi data zilei în curs, care se introduce cu ajutorul
funcţiei Date ( ).
Etape de lucru: 1. Se dă un click pe numele tabelei în chenarul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
se alege butonul Design. Se deschide tabela în modul de lucru design. 2. Se merge la un câmp căruia i
se doreşte introducerea unei valori care va fi preluată ulterior în toate înregistrările noi ale tabelei şi
se dă click în căsuţa text DefaultValue, apoi se introduce valoarea sau o expresie care evoluează spre
o valoare. 3. Se va da click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva noul regim al
bazei de date.
Datorită faptului că, această valoare iniţială se aplică la nivelul tabelei, mecanismul de introducere a
valorii iniţialefuncţionează atât la foile de lucru cât şi la formulare.
Sfat: Crearea valorilor iniţiale reprezintă economisire de timp la introducerile de date şi astfel creşte
rapiditatea înregistrării datelor. De obicei, când se crează un câmp care va avea introdusă aceeaşi
valoare, la toate înregistrările, se va face uz de setarea acestei proprietăţi.
h) Proprietatea ValidationRule (regulă de validare)
În cadrul acestei proprietăţi se va tasta o expresie logică ce limitează valorile care pot fi
introduse în câmp. Expresia logică poate fi formată din cel mult 2048 de caractere. Nu poate fi
utilizată la câmpurile de tip Autonumber, OLE Object sau Attachment. Astfel, în cazul unui câmp
de tip număr, expresia poate fi “>=2500”; programul verifică automat dacă valoarea introdusă
este mai mare sau egală cu 2500. În cazul în care nu se respectă restricţia se va afişa mesajul din
proprietatea Validation Text. Dacă se doreşte limitarea valorilor introduse într-un interval
[0,250], regula de validare se va configura prin expresia “>0 and<250” .
i) Proprietatea Validation Text (text de validare)
În cadrul acestei proprietăţi se va scrie un şir de maxim 255 caractere care va fi afişat într-o
fereastră de mesaje, atunci când expresia de validare (stabilită la ValidationRule) returnează
valoarea False. Nu poate fi folosită la câmpurile de tip Autonumber (număr cu incrementare),
OLE Object, Attachament. Astfel, dacă regula de validare a fost configurată cu expresia = ”i” ori
“o” , proprietatea text de validare poate fi “Tastaţi caracterele i sau o“. Mesajul va fi afişat într-o
fereastră de avertizare.
j) Proprietatea Required (cerut)
Specifică dacă, în câmpul respectiv, trebuie introdusă sau nu o valoare. Poate fi setată pe No sau
Yes, implicit No. Setată pe Yes (da) în procesul de introducere a datelor, în mod obligatoriu
utilizatorul trebuie să introducă o anumită valoare (câmpul nu poate fi nul).
Dacă nu se respectă restricţia, se afişează un mesaj de eroare. Nu poate fi folosită la câmpurile
de tip Autonumber (număr cu incrementare). Câmpurile cu atributul cheie primară, nu au nevoie
de configurarea acestei proprietăţi, deoarece programul Access va semnala o eroare în caz de
necompletare a câmpului respectiv. Este foarte utilă, în cazul câmpurilor cheie externă.
k) Proprietatea Allow Zero Length (se permite lungimea zero)
Specifică dacă, în câmpul respectiv utilizatorul poate introduce un şir de lungimea zero (şir vid
simbolizat prin ““ ). Şirul de lungime zero poate fi introdus prin tastarea de două ori consecutiv, a
caracterului apostrof dublu (“). La părăsirea câmpului, cele două ghilimele nu vor fi afişate, dar
se va reţine proprietatea de şirNull. Proprietatea poate lua două valori: No/Yes. Dacă este
configurată pe valoarea No (cea implicită) câmpul respectiv nu poate fi încărcat cu un şir de
lungime zero. Poate fi aplicată câmpurilor de tip Text, Hyperlink , Memo. Nu este identică, cu un
şir de lungime zero.
l) Proprietatea Indexed (indexat)
Poate avea valorile :
No - valoare implicită; câmp neindexat;
Yes (Duplicate OK) - indexul permite duplicarea;
Yes (No Duplicate) – indexul nu permite dublarea articolelor.
Dacă se cere indexarea (Yes) în ordine crescătoare (implicit) a câmpurilor, atunci programul
Access va crea un tabel pentru fiecare câmp indexat în care, păstrează noua ordine, dar şipozitia
anterioară a câmpului. Prin indexare, căutările, sortările, grupările şi filtrările, referitoare la
câmpul indexat, vor fi foarte rapide. Indecşii sunt creaţi la salvarea tabelului. La adăugarea sau
ştergerea de articole din tabel, la modificarea conţinutului unor articole, indecşii vor fi
 actualizaţiautomat. Proprietatea nu poate fi aplicată câmpurilor Memo, Hyperlink, OLE,
Attachment. Dacă un câmp are atributul de cheie primară (PrimaryKey) atunci proprietatea
Indexed a câmpului respectiv, va fi trecută automat pe Yes (No Duplicate).
Se permite crearea de indecşi pe mai multe câmpuri. În acest scop, se va folosi fereastra Indexes.
Activarea ferestrei se realizează în modul Design al tabelului, selectând Table
ToolsxDesignxIndexes care deschide fereastra Indexes (Figura nr 2. Deschiderea ferestrei
Indexes).

Figura nr 2. Deschiderea ferestrei Indexes

În cadrul ferestrei Indexes, datele se introduc astfel:
− În prima linie liberă a coloanei Index Name se tastează un nume care se atribuie indexului
(nume de index), poate să rămână şi denumirea câmpului;
− În coloana intitulată FieldName (nume de câmp) se efectuează un click pe butonul
săgeată în jos şi se selectează primul câmp utilizat pentru crearea indexului;
− În coloana Sort Order se stabileşte ordinea de sortare (Ascending/Descending);
− În linia Unique se selectează valoarea Yes dacă, se cere ca cheia să fie unic definită, adică
fiecare valoare din indexul multicâmp care se crează trebuie să fie unică (nu se permite ca două
articole să aibă acelaşi index);
− Pe linia următoare la Index Name, nu se cere nimic;
− În celula vidă la FieldName se selectează al doilea câmp din cadrul indexului multiplu şi
apoi Sort Order pentru ordinea de sortare. Se repetă această fază pentru toate câmpurile- din
cadrul indexului. Se închide fereastra Indexes, salvându-se indexul creat.
Observaţie: La următorul câmp de adăugat dispare opţiunea de unicitate.
m) Proprietatea SmartTags
Va fi folosită la câmpurile de tip Memo, iar tipurile de date ce vor fi acceptate sunt:
‐ Date;
‐ Financial Symbol;
‐ PersonName;
‐ Phone.
Se bifează tipul datelor acceptate, care va apărea în această proprietate. În dreapta proprietăţii
se va afişa o listă cu tipul datelor acceptate.

Câmpul de tip LookupWizard

Se deschide fereastra LookupWizard, ea având 2 opţiuni:

− dacă datele sunt preluate din alt tabel;
− dacă se crează o listă nouă.
În prima variantă se apasă butonul Next :
− se afişează tabelele şi interogările existente în baza de date activă (Tabele, Interogări sau
Toate); − se selectează tabelul/interogarea sursă şi se acţionează butonul de comandă Next;
− în noua fereastră Wizard se selectează câmpul din care se vor prelua informaţii (exemplu:
codp) şi se trece în fereastra SelectedFieldsşi apoi se apasă butonul Next;
− se stabileşte ordinea de sortare;
− se afişează lista câmpurilor existente în tabelul/interogarea sursă;
− se poate schimba numele coloanei destinaţie (de exemplu codn în loc de codp), se apasă
butonul Finish având ca rezultat realizarea listei cu datele preluate din sursa de date;
− în execuţie, se deschide lista cu datele preluate din sursă şi se permite selecţia uneia dintre
acestea pentru a fi inserate în noul tabel;
− tipul câmpului LookupWizard la salvare, va fi Number sau Text.
Observaţie: Alegând a doua opţiune se permite crearea listei în cadrul LookupWizard, apoi se
apasă butonul Finish. La deschiderea tabelului care conţine un câmp de acest tip de date, în
modul de lucru foaie de calcul, se permite preluarea datelor din lista creată.