Curs 4 Inform

UNIVERSITATEA TITU MAIORESCU FILIALA TG JIU
DRD. COPACI LUMINIŢA

CURS 4
- INFORMATICĂ JURIDICĂ –
1.1. Pornirea programului Access
La pornire apare o fereastră de dialog în care se decide care baze de date existente vor fi
deschise sau care program de asistare va fi pornit pentru crearea unei baze de date (fereastra de
dialog cu opţiunile)  desen.
Blanck Access database

Această opţiune deschide o bază de date complet goală în care utilizatorul trebuie să creeze
tabelele, interogările şi rapoartele specifice.
Access database wizards, pages and projects

Cu această opţiune se porneşte un program ajutător care execută serviciile pentru crearea unei
baze de date.
Open an existing file

Această opţiune deschide baze de date existente (create anterior cu SGBD Access).
1.2. Fereastra bazei de date (fereastra de lucru a bazei de date)  desen.
Această fereastră dispune de elementele standard ale celorlalte aplicaţii ale pachetului de programe
Office : Bara de titlu, Bara de meniuri, Bara de butoane (instrumente), Bara task-urilor.
În mijlocul ferestrei, în spaţiul de lucru se află o altă fereastră, care reprezintă „centrala de
navigare” a bazei de date în care pot fi amplasate tabelele, interogările, formularele de introducere şi
rapoartele (ieşirile).
1.2.1. Componentele ferestrei centralei de navigare
Bara cu grupele de obiecte

Baza de date cuprinde: tabele, interogări, formulare de intrare şi rapoarte de ieşire. Acestea se
vor numi în continuare obiecte ale bazei de date şi sunt reunite în grupe. Fereastra centralei de
1
navigare (FCN) permite comutare între aceste grupe prin butoanele plasate pe bara de butoane. La
executarea unui clic pe o grupă de obiecte în spaţiul de lucru al FCN vor fi prezentate toate obiectele
acestei grupe.
De exemplu, dacă clicăm pe simbolul grupei de obiecte Tables, în spaţiul de lucru vor fi
prezentate toate obiectele acestei grupe. De asemenea, există trei icon-uri pentru a crea noi tabele:
Create table in Design view, Create table by using wizard, Create table by entering data.
Butoanele standard şi la cerere
Din bara de „meniu”-View se alege Toolbars cu trei posibilităţi: Database, Web,
Customise…
Butoanele standard se obţin prin selectarea facilităţii Database.
Dacă se doreşte completare cu alte butoane, se selectează facilitatea Customise şi se alege una
sau mai multe dintre opţiunile listei care apar şi, ca rezultat al selecţiei făcute, apare butonul
respectiv pe bara de butoane.
1.2.2. Închiderea (oprirea) bazei de date se poate face :

a) Din butoanele de închidere ale ferestrei.
b) Prin câmpul Close din File din bara „meniu”-urilor.
1.3. T a b e l e l e
1.3.1. Deschiderea unui tabel
Pentru deschiderea unui tabel existent, acesta este selectat şi apoi se execută clic pe butonul
Open. Rezultatul acestei acţiuni este apariţia tabelului într-o fereastră proprie
2
Fiecare rând al tabelului corespunde unei înregistrări. Fiecare înregistrare conţine mai multe
câmpuri de date, care se pot vizualiza folosind bara orizontală de defilare (stânga-dreapta).
1.3.2. Navigarea prin înregistrări

În partea de jos a ferestrei cu tabelul se găseşte o bară de navigare prin înregistrări, cu
ajutorul căreia se poate trece la înregistrarea dorită.
Descrierea fiecărui buton a barei de navigare va face obiectul prezentării orale.
1.3.3. Modificarea datelor

Pentru modificarea datelor existente în tabel este editat textul/valoarea din câmpul de date
corespunzător. Modificările făcute nu trebuie salvate în mod explicit, fiind preluate automat.
1.3.4. Înregistrări noi

O înregistrare nouă se introduce numai la sfârşitul tabelului cu ajutorul butonului specific.
Înregistrarea în câmpul de date se realizează de la tastatură, în locul în care este vizibil
cursorul. Cursorul se poate poziţiona în orice câmp de date cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor cu
săgeţi.
1.3.5. Ştergerea unei înregistrări

Pentru ştergere, o înregistrare trebuie marcată în câmpul de marcare cel mai din stânga al
înregistrării. Ca rezultat, înregistrarea marcată va apare pe alt fond decât celelalte înregistrări.
Ştergerea efectivă a înregistrării se face cu tasta Delete sau din „meniu” Edit-Delete.
Numărul de ordine al înregistrării, cheia primară a sa, este de asemenea şters şi nu mai poate
fi acordat din nou altei înregistrări.
1.3.6. Închiderea unui tabel

Butonul dedicat închiderii este în colţul din dreapta-sus al ferestrei. Modificările făcute sunt
preluate automat.
1.4. F o r m u l a r e l e
1.4.1. Deschiderea formularelor
Pentru a deschide un formular, se alege din bara de butoane grupul Forms. În partea dreaptă a
ferestrei sunt afişate toate formularele existente.
Formularul marcat se deschide, ca şi tabelul aferent, prin executarea unui dublu clic pe
formular, după selectare, şi apoi clic pe butonul Open.
Formularul deschis prezintă o mască de ecran pentru introducerea datelor.
Există programe (icoane) dedicate pentru crearea de noi formulare (Create form in Design
view, Create form by usign Wizard).
1.4.2. Navigarea prin înregistrări şi modificarea lor

În partea de jos a formularului se găseşte o bară de navigare cu utilizări standard.
Preluarea datelor primare se face automat; după introducere nu trebuiesc efectuate salvări.
1.5. I n t e r o g ă r i l e
O interogare este rezultatul unei „filtrări” prin care sunt afişate spre vizualizare numai
anumite informaţii dintr-un tabel.
„Filtrul” (criteriile de căutare) este stabilit de utilizator.
1.5.1. Deschiderea unei interogări

Pentru a se realiza o interogare, trebuie aleasă grupa Queries (interogări). În partea dreaptă a
ferestrei sunt afişate toate interogările existente (disponibile). Numele interogărilor nu trebuie să
coincidă cu numele tabelelor din care se face interogarea. Există şi pictograme (icoane) pentru
crearea de noi interogări (Create Query in Design View, Create Query by using Wizard).
3
Interogarea marcată se deschide prin clic pe butonul Open sau dublu clic pe interogarea
respectivă.
Datele selectate după o interogare (conform criteriilor acesteia) sunt afişate pe ecran sub
formă tabelară.
1.5.2. Navigarea prin înregistrări şi realizarea modificărilor

În partea de jos a ferestrei Queries se găseşte bara de navigare prin înregistrări.
Modificarea unui câmp dintr-o înregistrare existentă se poate face şi în fereastra Query.
Adăugarea de noi înregistrări într-o interogare este inutilă, deoarece acestea nu sunt preluate
în baza de date.
1.6. R a p o a r t e l e
Rapoartele, ca structură sunt asemănătoare, dacă nu chiar similare, interogărilor.
Altfel spus, rapoartele sunt tot rezultatul unei interogări prin care sunt prezentate datele dintr-
un tabel.
Rapoartele nu sunt destinate afişării pe ecran, ci tipăririi la imprimantă.
1.6.1. Realizarea unui raport

Se identifică pe bara de butoane grupa Reports. În partea dreaptă a ferestrei sunt afişate toate
rapoartele existente.
Rapoartele, ca şi interogările, pot primi alte nume decât tabelele corespondente, deoarece
informaţiile cuprinse în fiecare dintre ele sunt altele.
Pentru crearea unui nou raport există pictograme (icoane) dedicate în partea de sus (Create
report in Design view, Create report by using Wizard).
Afişarea modului de tipărire a raportului marcat pentru previzualizare se face prin executarea
unui dublu clic pe înregistrarea corespunzătoare din lista rapoartelor/clic pe butonul Preview.
Stabilirea structurii interogărilor (filtrarea) care conduce la fiecare raport, precum şi modul de
structurare al raportului propriu-zis (layout-ul), se vor analiza ulterior.
Pentru rapoarte, „navigarea” se face cu o grupă de butoane pentru „răsfoirea” paginilor
documentului. Evident, într-un raport nu se pot face modificări ale înregistrărilor.
Concluzionând, prezentăm în figura următoare structura fundamentală a unei baze de date

Access.
Baza de date
T a b e l
Formular Interogare Raport
Ecran Ecran Ecran Imprimanta
2. PRINCIPIILE DE CONSTRUIRE (REALIZARE) A UNEI BAZE DE DATE

PROPRII
2.1. Generalităţi
Fiecare bază de date se construieşte cu unul sau mai multe tabele, deci primul pas este
construirea unui tabel.
Toate formularele, interogările şi rapoartele se bazează pe unul sau mai multe tabele.
Din acest motiv, trebuie ca toate proprietăţile acestor componente să fie cunoscute.
4
Principial, datele care nu sunt introduse în câmpuri separate, nu pot fi interogate independent.
2.2. Pornirea (generarea unei baze de date)

La pornirea programului Access se alege opţiunea Blank Access database.
În fereastra care apare, utilizatorul este invitat să salveze noua bază de date.
Prin introducerea numelui acesteia şi executarea unui clic pe butonul Create, noua bază de
date este salvată.
Ca rezultat al acestor acţiuni apare fereastra bazei de date nou create, însă goală (copia
ecranului cu noua bază de date).
Crearea tabelelor
Pentru crearea unui tabel există trei posibilităţi: Create table in Design View, Create table by
using Wizard, Create table by entering data.
2.3. Programul de asistenţă Wizard ajută specialistul care realizează baze de date la alegerea
câmpurilor tabelului şi oferă o listă cu cele mai frecvente introduceri.
Propunerile sunt împărţite în două grupe: Business şi Personal.

Fiecare din aceste grupe constă din mai multe tabele-exemplu, care pot fi alese dintr-o listă
(Mailling list, Contacts, Customers, Employees, Products, Ovders, …), iar pentru fiecare tabel
5
conţine mai multe câmpuri-exemplu, care pot fi utilizate pentru viitoarele tabele (Customer ID,
Company name, Contact first name, Contact last name, Company or department, Billing address,
City, State or Province, Postal Code Country, …).
Câmpul-exemplu dorit se marchează prin butonul de preluare şi este apoi preluat pentru
noul tabel construit. Ca rezultat al acestei acţiuni, câmpul ales va fi preluat din partea stângă a
ferestrei – Sample fields – în partea dreaptă a ferestrei – Fields in my new table.
Notă : Se pot prelua chiar şi câmpuri ale mai multor tabele-exemplu într-un singur tabel
utilizator.
Dacă alegerea nu corespunde necesităţilor dorite, se foloseşte butonul de renunţare, după

selectarea câmpului respectiv din fereastra Fields in my new table.
Dacă în tabelul-exemplu nu se găsesc câmpurile dorite, câmpurilor din listă li se pot
schimba denumirile prin marcare şi acţionarea butonul Rename fields. Acest buton deschide o
fereastră de dialog în care se introduce numele noului câmp şi se confirmă prin butonul OK.
Cu ajutorul butonului Next se ajunge la ultima fereastră a tabelului-exemplu.
Pentru a evita căutările complicate, este util ca denumirea noului (noilor) tabel(e) să fie clar
delimitate şi să dispunem, chiar şi de o cheie de căutare după conţinut.
Stabilirea cheii primare ca instrument pentru identificarea fiecărei înregistrări este făcută tot
de către programul de asistare, alegând din subfereastră Do you want the Wizard to set a primary key
for you opţiunea: Yes, set a primary key for my.
După acţionarea butonului Finish, va apare noul tabel sub formă de fereastră proprie.
Prin cheia primară fixată de Access (Autonumber) se poate recunoaşte o înregistrare în
câmpul primei coloane.
2.4. Ajustarea tabelelor

Pentru modificarea structurii trebuie ca tabelul să fie adus în modul de creare Design view.
Totuşi anumite caracteristici – ca mărimea caracterelor sau lăţimea coloanelor – pot fi
ajustate şi în afara modulului Design view.
• Mărimea, tipul şi culoarea caracterelor
„Meniu”-ul Format – Font.
• Lăţimea coloanelor
Lăţimea coloanelor standard se poate regla prin procedeul drag and drop, aplicat liniilor
care separă capetele de coloane.
3. REALIZAREA FORMULARELOR UTILIZÂND

PROGRAMUL WIZARD
Formularele servesc ca „mască” de ecran pentru introducerea înregistrărilor. Din acest motiv,
formularele sunt generate, de regulă, după un tabel deja construit.
Prin pornirea opţiunii Create Form by using Wizard apare fereastra Form Wizard.
(fereastra Form Wizard)
Pentru început trebuie ales tabelul pentru care trebuie creat formularul.
Din lista Available Fields (câmpuri utilizabile), care cuprinde toate câmpurile din tabele,
sunt alese cele care trebuie să apară în formularul respectiv.
3.1. Alegerea câmpurilor

Într-un formular nu trebuie să existe toate câmpurile din tabelul care stă la baza sa.
Fiecare câmp care dorim să apară în formular este preluat din subfereastra Available fields în
subfereastra Selected fields.
Numai pentru câmpul cheie primară (Customer ID) nu trebuie realizată nici o introducere
manuală. Acest câmp este actualizat de produsul-program Access. Câmpul cheie primară, pentru
motive de siguranţă, trebuie să lipsească din formular.
6
Acţionând butonul Next se trece la următoarea etapă a realizării formularului.
În această etapă se stabileşte layout-ul viitorului formular, având la dispoziţie patru
posibilităţi:
• Columnar (o coloană) – prezintă pe fiecare pagină o singură coloană.
• Tabelar (sub formă de tabel) – prezintă pe fiecare pagină mai multe înregistrări sub formă
de listă.
• Datasheet (fişă de date) – prezintă pe fiecare pagină mai multe înregistrări sub formă de
tabel.
• Justified (pe blocuri) – prezintă pe fiecare pagină o singură înregistrare, câmpurile de date
fiind aranjate sub forma de blocuri.
Acţionând din nou butonul Next, se trece la etapa următoare a realizării formularului.
Se pot alege diferite formate pentru design, legate de aspect, fără efecte asupra modului de
funcţionare a formularului.
În ultima etapă se stabileşte denumirea viitorului formular, care trebuie să aibă o legătură cu
denumirea tabelului corespondent.
Butonul Finish închide programul Wizard şi afişează formularul realizat ca o fereastră
distinctă.
3.2. Introducerea datelor

Datele introduse în câmpurile formularului sunt preluate automat în tabelul de bază şi nu
trebuie salvate.
4. I N T E R O G A R E A
Într-o interogare sunt reprezentate înregistrări (sau părţi din acestea) care îndeplinesc anumite
criterii de căutare.
La crearea unei interogări, se poate folosi programul Wizard.
Se selectează opţiunea Create Query by using Wizard şi apare o fereastră de dialog, care
conţine în stânga Available fields şi în dreapta Selected fields.
Câmpurile dorite se regăsesc în lista Selected fields. Dacă nu este absolut necesară, cheia
primară nu trebuie luată în considerare.
Pentru ca interogarea să fie clară, trebuie alese numai câmpurile absolut necesare.
În final, programul Wizard stabileşte numele interogării.
Interogarea este complet definită prin executarea unui clic pe butonul Finish, după care
fereastra interogării va apare pe ecran.
Datele pot fi modificate şi prin procedura de modificare, similar cu introducerea primară şi
modificarea, practicabile la tabele şi formulare. Acestea sunt preluate imediat în tabelele
corespondente.
Este posibil, la dorinţa beneficiarului, ca dintr-o interogare (sub formă de tabel) să se creeze
un formular.
5. R A P O R T A R E A
5.1. Utilizarea programului Wizard

Din grupa de obiecte Reports a programului Wizard se selectează Create report by using
Wizard.
Apare prima fereastră a programului Wizard (Report Wizard).
7
Prima etapă este stabilirea tabelului/interogării din care/prin care trebuie luate
datele.
În fereastra deschisă în zona Available field apar toate câmpurile tabelului selectat sau
rezultate din interogarea dintre ele, iar în zona Selected field se aleg cele dorite să apară în raport.
În a doua etapă (la care se trece acţionând butonul Next) este posibilă reunirea pe grupe a
înregistrărilor.
Dacă relevanţa reunirii în grupe a înregistrărilor este sporită prin adăugarea şi a altor câmpuri,
se poate reveni în etapa selectării câmpurilor şi adăuga şi acele câmpuri.
5.2. G r u p a r e a
Pentru realizarea grupării în raport, intrarea respectivă este selectată şi preluată cu butonul de
preluare (>).
Rezultatul preluării se poate vedea în partea dreaptă a ferestrei cu facilitatea Preview.
5.3. S o r t a r e a
În etapa a treia este posibil ca înregistrările să fie sortate în ordine crescătoare sau
descrescătoare.
La deschiderea listei derulante, va apare o listă cu toate câmpurile existente. Câmpurile care
trebuie sortate sunt selectate prin „clic” pe ele.
Înregistrările pot fi sortate după maximum patru câmpuri.
5.4. Layout-ul raportului (Forma de editare a raportului)

În etapa a patra a programului Wizard se stabileşte layot-ul de afişare prin selectarea unui
format de afişare cu butonul din stânga al „mouse”-ului.
Pentru rapoarte cu mai multe câmpuri afişabile pe un rând, orientarea eficientă a paginii este
Landscape.
În etapa a cincea a programului Wizard se prezintă diverse formate de afişare în Preview.
În etapa a şasea se precizează numele (titlul) raportului. În final, raportul complet este afişat
aşa cum va fi tipărit la imprimantă.
5.5. T i p ă r i r e a
Tipărirea la imprimantă se realizează obişnuit, prin „meniu”-ul File – Print.
6. MODUL DE PREZENTARE DESIGN VIEW
Pentru adaptarea realizării tabelelor, formularelor, interogărilor şi rapoartelor la oricare

situaţie, se foloseşte modulul de prezentare (proiectare) – Design View.
8
6.1. Forma Design View
Oricare obiect, din grupa de obiecte a programului Access (tabel, formular, interogare,
raport), poate fi reprezentat în modul de lucru Design View şi poate fi prelucrat de utilizator.
Pentru deschiderea unui obiect în acest mod de lucru, se marchează obiectul printr-un „clic”
şi se acţionează butonul Design.
Deoarece „modulul de proiectare” nu este similar pentru toate obiectele bazei de date, în
continuare sunt prezentate separat procedeele de lucru pentru fiecare obiect în parte.
7. PROIECTAREA TABELELOR
Prin această modalitate de proiectare pot fi modificate toate proprietăţile obiectelor bazei de
date.
În categoria de modificări intră atât elementele de formă (mărime caractere, colorarea
caracterelor sau fundalului, mărimea şi forma graficelor, …), cât şi modificările funcţionale (criteriile
de interogare, formatele de intrare, …).
7.1. Fereastra pentru proiectarea tabelului
În fereastra proprietăţilor sunt prezentate trei domenii: numele câmpului, tipul de date din
fiecare câmp, proprietăţile câmpului.
7.1.1. Acţiuni asupra câmpului

• Numele câmpului
În această coloană se pot adăuga şi şterge câmpuri; de asemenea, se poate schimba
denumirea câmpurilor. Denumirea câmpului se limitează la max. 64 de caractere.
• Adăugarea de câmpuri
Noul câmp se adaugă la sfârşitul listei existente selectând primul rând gol şi introducând noul
nume. Tipul de dată al câmpului se afişează automat, prin Text (vizibil în coloana a doua).
Dacă dorim să adăugăm noul câmp între două câmpuri existente, trebuie marcat al doilea
câmp din grupare prin clic pe butonul din stânga numelui.
Această acţiune realizează un câmp gol deasupra celui de al doilea câmp în care putem înscrie
numele şi caracteristicile noului câmp.
9
• Ştergerea câmpurilor
Câmpul care trebuie şters este marcat şi şters prin utilizarea tastei Delete.
• Schimbarea denumirii câmpurilor se realizează ca o corectură de text.

Toate modificările făcute în modulul Design View trebuie salvate, folosind „meniu”-ul File
Save.
Modificările făcute în tabel după realizarea formularelor, interogărilor şi rapoartelor, nu sunt
preluate de către aceste obiecte. Pentru preluarea acestor modificări de către obiectele corelate cu
tabelul, ele trebuie efectuate şi în respectivele obiecte.
7.1.2. Tipul de dată a câmpului

În lista cu tipuri de date, câmpurilor li se pot atribui anumite proprietăţi. Implicit este tipul de
câmp Text, care permite introducerea oricărui tip de date. Lista cu tipuri de câmpuri se obţine dând
un clic în oricare câmp.
7.1.3. Proprietăţile generale ale câmpului

În tab-ul General, tipurile de câmpuri se pot defini mai exact folosin fereastra dedicata.
• Mărimea câmpului este o facilitate utilizată la stabilirea mărimii maxime a şirului de date ce
pot fi memorate pentru tipurile Text, Numeric sau Auto Number.
Pentru tipul Numeric, în intervalul (–2.147.483.648) ÷ (+2.147.483.648) pentru numere
întregi se foloseşte Long Integer, iar în afara acestui interval se foloseşte Double.
• Formatul de introducere este utilizat la prestabilirea unui anumit număr de cifre care pot fi
introduse în câmpurile setate pe tipul de dată numeric.
• În Input Mask se plasează zerouri, fiecare zero reprezintă locul unei cifre.
•Indexare
Câmpurile indexate au prioritate la interogare, sortare sau operaţii de grupare.
Selectarea opţiunii Yes (No Duplicates) evită introducerea valorilor duble în câmp. Aceasta
înseamnă că înscrierea aceleiaşi valori nu poate să se mai facă a doua oară în nici o altă înregistrare.
În partea dreaptă a ferestrei „tab” apare un scurt comentariu (tip Help) pentru opţiunea selectată.
8. CREAREA TABELELOR
8.1. Crearea unui tabel nou cu opţiunea Create table in Design view.
După executarea unui dublu clic pe opţiunea marcată – Create table in Design view, se
deschide un tabel în modulul Design view.
10
8.2. Stabilirea cheii primare

Cheia primară identifică unic fiecare înregistrare într-un tabel. Numele câmpului-cheie
primară nu are importanţă pentru funcţionarea bazei de date, este cunoscut numai de utilizator în
calitatea de cheie primară (autorul foloseşte denumirea ID). Tipul de dată a câmpului-cheie primară
trebuie neapărat să fie selectat ca Auto Number, evitându-se astfel ca un număr de identificare să fie
atribuit de două ori.
Un câmp-cheie primară poate fi atribuit sau scos din această categorie prin intermediul
„meniu”-ului Edit Primary key sau prin simbolul cheie, prin „clic”-are.
Ca rezultat apare/dispare simbolul cheie în partea stângă a câmpului.
Opţiunea Indexed este selectată automat pe Yes (No Duplicates), deoarece câmpul-cheie
(identificatorul) înregistrării trebuie să fie unic determinat. Toate celelalte câmpuri sunt adăugate,
şterse sau modificate – conform celor prezentate anterior.
9. PROIECTAREA FORMULARELOR
Dacă se deschide un formular în modulul Design View vor apare ferestrele:

• tool box-ul (instrumentele)
• lista cu opţiuni pentru tabelul respectiv
11
9.1. Fereastra-formular
În această fereastră sunt reprezentate pe fundal toate câmpurile formularului.
Fereastra este structurată pe trei componente: antetul formularului, domeniul câmpurilor de
date, subsolul formularului.
Pentru fiecare câmp de intrare există un câmp denumire care, în cazuri standard, coincide cu
numele de câmp din tabel.
În principiu, pot fi modificate şi adaptate toate obiectele formularului. Elementul de modificat
trebuie marcat, în prealabil, printr-un „clic” cu mouse-ul, obiectul selectat apărând astfel încadrat de
punctele de acces.
• Modificarea proprietăţilor
Executând un „clic” pe butonul din dreapta al „mouse”-ului, obiectului marcat i se deschide
un „meniu” de context din care, alegând opţiunea Properties, se deschide o fereastră pentru
modificarea proprietăţilor. Meniul de context se referă numai la obiectul selectat.
9.2. Fereastra cu proprietăţi
În fereastra proprietăţilor se pot seta pentru obiectul selectat peste 80 de parametri.

Proprietăţile sunt împărţite pe categorii, iar opţiunea All le afişează pe toate.
Cele mai importante setări sunt:
• tipul caracterelor
• mărimea caracterelor
• grosimea caracterelor
• înclinarea caracterelor (italice)
• sublinierea
• alinierea
• culoarea fundalului.
Toţi ceilalţi parametri trebuie lăsaţi la setările implicite.
• Modificări
Prin executarea unui clic pe câmpul ales, se deschide o listă derulantă cu opţiuni, din care se
pot alege diferite posibilităţi. La unele câmpuri, cum ar fi Fore Color, apare un buton pe care se află
trei puncte şi care deschide o fereastră suplimentară cu alte opţiuni.
9.3. Aranjarea obiectelor

Tuturor obiectelor (câmpurilor) li se pot modifica atât dimen-siunile, cât şi poziţia.
•Mutarea
Obiectele (câmpurile) selectate se pot muta prin plasarea pointer-ului cu mouse-ul pe
marginea câmpului ales, încadrat de punctele de acces. În momentul când pointer-ul atinge marginea
de încadrare aleasă, el capătă forma unei palme de culoare neagră. Cu butonul stâng al mouse-ului
apăsat, obiectul (câmpul) se poate muta în noua poziţie aleasă.
Modificarea mărimii câmpului (scalarea)

Obiectul selectat este încadrat prin plasarea pointer-ului pe unul din punctele de acces.
Pointer-ul capătă forma unei duble săgeţi şi, cu butonul stâng al mouse-ului apăsat, se pot schimba
dimensiunile obiectului.
10. CĂUTAREA SIMPLĂ
În cadrul bazelor de date, datele pot fi căutate în mai multe moduri.
12
O căutare simplă se poate efectua în fiecare tabel, iar pentru căutări complexe trebuie fixat un
criteriu de interogare.
10.1. Căutarea în tabel

Din meniul Edit se alege opţiunea Find, cu care se caută un anumit conţinut în tabelul care s-
a deschis.
• Precizarea câmpului pe care se face căutarea

În fereastra deschisă, la opţiunea Look In se precizează care coloană a tabelului deschis
trebuie analizată (nume coloană).
• Compararea
Această opţiune precizează dacă se caută în întreg câmpul sau numai într-o parte a acestuia,
folosind opţiunea Match.
Atenţie : Dacă, în cadrul opţiunii Match, folosim subopţiunea Whole Field, trebuie ca textul din
câmpul de căutare să fie identic cu textul din câmpul din tabel. De obicei este oportună folosirea
opţiunii Any part of Field.
10.2. Căutare în întregul tabel

În fereastra Find and Replace se alege opţiunea Find What, în care se introduce termenul
căutat.
În opţiunea Look In se introduce numele tabelului, iar apoi se acţionează Find Next.
10.3. S o r t a r e a
Datele dintr-un tabel pot fi sortate crescător sau descrescător pe fiecare coloană.
13
Pentru aceasta, se selectează (marchează) coloana pentru care se doreşte sortarea datelor.
Utilizând butoanele Sort Ascending sau Sort Descending, înregistrările tabelului se aduc în noua
ordine.
La închiderea tabelului, se întreabă dacă modificările făcute în modulul Design View trebuie
să fie salvate.
11. FILTRELE
Cu ajutorul unui filtru se selectează din totalitatea datelor numai acelea care au anumite
proprietăţi. Criteriile sunt stabilite de către utilizator. Filtrele simple se pot aplica direct asupra
tabelului sau asupra formularului. Pentru filtrări după mai multe criterii simultan, se recomandă
utilizarea unei interogări.
11.1. Categorii de filtre

Access dispune de trei categorii diferite de filtre: Filter by Selection, Filter Excluding
Selection, Filter For. Realizând un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului asupra unui câmp de
date, se va deschide meniul din care se poate selecta una din cele trei categorii de filtre precizate mai
sus.
Filter by Selection
Această categorie de filtre selectează, din mulţimea de date, pe acelea care corespund
selecţiei marcate.
Filter Excluding Selection

Categoria aceasta de filtre selectează din mulţimea de date din tabel/formular pe acelea care
nu corespund selecţiei marcate.
Filter For
Acest tip de filtru cere utilizatorului introducerea unui criteriu în câmpul de filtrare. În
tabelul/formularul rezultat sunt afişate numai înregistrările care corespund respectivei introduceri.
Criteriile filtrării pot fi foarte diferite; vom prezenta câteva exemple :

„Bucureşti”  conţinutul câmpului de date este Bucuresti.
„DL”  conţinutul câmpului de date este Dl.
„E*”  conţinutul câmpului de date începe cu E
> = „L”  continutul campului de date incepe cu o litera intre L si Z
Non Sibiu  conţinutul câmpului de date este oricare altul decât Sibiu
# 5.1.03 AND  conţinutul câmpului de date este o dată cuprinsă # 10.5.03
între 5.1.2003 şi 10.5.2003
< 7000  conţinutul câmpului de date este mai mic decât 7000
025*  conţinutul câmpului de date este un număr care începe cu 025 şi are o
lungime variabilă.
10.2. Îndepărtarea filtrului

Dacă dorim să renunţăm la filtrul creat, pentru a reprezenta din nou toate înregistrările în
tabel/formular, se alege din meniul de context opţiunea Remove Filter/Sort.
12. PROIECTAREA INTEROGĂRILOR
11.1. Fereastra specifică
14
Intrarea în fereastra specifică Queries se face cu opţiunea Create query in Design view.
În partea superioară a ferestrei este afişată lista cu toate tabelele din care pot fi interogate date
separate. Este posibil să se lucreze cu mai multe tabele.
În partea inferioară a ferestrei, sunt listate toate câmpurile care sunt utilizate pentru o
interogare (afişate la o interogare) pentru un anumit tabel.
Fiecare dintre aceste câmpuri are mai multe proprietăţi care pot fi listate şi/sau modificate.
11.2. Îndepărtarea câmpurilor

Dacă unele câmpuri din cadrul unui tabel trebuie îndepărtate, acele câmpuri sunt marcate
(înnegrite) pe întreaga coloană şi sunt şterse cu tasta Del (Delete).
Dacă o coloană este importantă pentru o interogare, dar nu trebuie să fie prezentă în rezultatul
final al interogării, aceasta poate fi dezactivată din rândul Show (linia a patra).
11.3. Proprietăţile câmpurilor

Field (câmp) : precizează numele câmpului.
Table (tabel) : precizează numele tabelului de origine în care se găseşte câmpul.
Sort (sortare) : se poate fixa dacă rezultatul interogării se sortează după câmpuri
separate (ascendent sau descendent).
Rezultatul se poate sorta după mai multe câmpuri, ordinea fiind
stabilită de poziţia din interiorul tabelului. Câmpurile pot fi mutate
pe poziţiile dorite la sortare, prin procedeul drag and drop.
Criteria (criterii): în acest rând, utilizatorul trebuie să stabilească după ce criteriu

trebuiesc filtrate datele din întreaga bază de date, precum şi modul de
introducere a criteriilor interogării în cele precizate la criteriile de
filtrare.
11.4. Adăugarea de câmpuri
15
Executând dublu clic – în cadrul ferestrei Query 1 – Select Query – pe o intrare a listei care
conţine toate câmpurile tabelului de origine, câmpul respectiv este adăugat interogării şi va apare în
partea inferioară, ca ultimă intrare, în partea dreaptă.
11.5. Închiderea şi salvarea

La închiderea modulului de lucru Design View, se realizează o atenţionare pentru salvarea
modificărilor, dacă acest lucru nu s-a făcut anterior. La o nouă deschidere a interogării, rezultatul
interogării este păstrat sub formă de tabel.
13. PROIECTAREA RAPORTULUI
Fereastra de proiectare a unui raport se deschide în modulul Design View. Fiecare din
elementele separate poate fi modificat prin intermediul unui meniu, care poate fi apelat prin
acţionarea pe butonul din dreapta al mouse-ului, pointer-ul fiind fixat pe obiectul respectiv.
Fereastra de proiectare a unui raport se împarte în mai multe domenii:
Antetul raportului (Report header)

Conţinutul acestui domeniu apare o singură dată, la începutul tipăririi, chiar dacă raportul are
mai multe pagini. Antetul raportului poate conţine text, obiecte grafice sau câmpuri funcţionale
(data, nr.pagini, …).
Antetul paginii (Page header)

Conţinutul acestui domeniu este similar cu antetul raportului, dar este tipărit pe fiecare
pagină. El poate conţine eticheta (câmpul denumirii) câmpului de text din domeniul înregistrărilor
(detail).
Antetul de grup (Category Name header)

Conţine fiecare câmp după care se grupează înregistrările.
Domeniul înregistrărilor (Detail)

În acest domeniu se găsesc câmpurile-text, care reprezintă datele reale din tabel. Aceste date
pot fi filtrate sau pot conţine întreaga înregistrare.
Subsolul paginii (Page Footer)

În partea inferioară, la fiecare pagină se poate adăuga un conţinut, acesta reprezentând
subsolul paginii.
Subsolul se creează o singură dată şi apare pe fiecare pagină tipărită a raportului.
Într-un raport, data şi ora pot fi adăugate în locurile marcate prin meniul Insert – Data and
time. Există mai multe posibilităţi de formatare şi prezentare a datei şi a orei.
Pentru paginare, în fereastra de dialog – Page Numbers – există mai multe opţiuni pentru
poziţionare şi formatare. Page Numbers poate fi plasat numai în antet sau în subsolul paginii.
16
Întrebări şi teste
1. În cadrul produsului – program Access există o fereastră numită – centrala de navigare a
bazei de date. Cu ajutorul acestei ferestre pot fi gestinate :
a. tabelele
b. rapoartele (iesirile)
c. interogarile
d. formularele pentru introducerea datelor
2. Pentru a creea noi obiecte din categoriile : tabele, interogari, formulare sau rapoarte există
următoarele facilităţi, exprimate prin « icon-uri » specifice :
a. create table / in Design View
b. create table / using Windows
c. create table / by entering data
d. create table / by using Wizard
3. În cadrul unui tabel o înregistrare nouă se poate adauga:
a. oriunde se doreşte (pe orice poziţie în cadrul tabelului)
b. numai pe prima poziţie în cadrul tabelului
c. numai la sfârşitul tabelului (după ultima înregistrare introdusă )
4. La ştergerea unei înregistrări dintr-un tabel numarul de ordine al înregistrării (cheia primară)
este :
a. şters şi refolosit la prima înregistrare nouă care se introduce
b. şters şi nu mai poate fi refolosit pentru o altă înregistrare
c. şters şi refolosit numai cu acordul administratorului bazei de date Access
5. După introducerea datelor într-un formular preluarea acestora în baza de date specifică se
face :
a. automat fără apelarea opţiunii de salvare
b. numai dacă se foloseşte funcţia (opţiunea ) de salvare
c. fie automat, fie folosind opţiunea de salvare dupa cum este construita baza de date
6. Printr-o interogare se stabilesc cerinţele de căutare (filtrul) prin care sunt afişate spre
vizualizare :
a. anumite informaţii din tabelul deja creat
b. toate informaţiile din tabelul existent
c. numai informaţiile introduse la ultima actualizare
7. Rapoartele sunt destinate , în mod standard :
a. afişării pe ecran
b. tipăririi la imprimantă
c. arhivării datelor în fişiere prestabilite
8. Care din urmatoarele componente, specifice Access. sunt absolut necesare pentru generarea
bazei de date:
a. raportul (report)
b. tabelul (table)
c. formatul de introducerea datelor
9. Care din urmatoarele componente, specifice Access, nu sunt absolut necesare pentru
generarea bazei de date:
a. raportul (report)
b. tabelul (table)
c. formatul de introducerea datelor
10. Un formular se poate crea :
a. fără tabelul bazei de date aferente
b. fără raportul pereche
c. fără precizarea interogării specifice formularului
11. La realizarea unei interogări câmpul cheie primară :
a. trebuie luat obligatoriu în considerare
17
b. nu trebuie luat obligatoriu în considerare
c. se poate lua sau nu în considerare după cum s-a precizat la realizarea tabelului pentru
definirea bazei de date
12. La realizarea unui raport înregistrările pot fi sortate după maxim :
a. trei câmpuri
b. patru câmpuri
c. după oricâte câmpuri doreşte realizatorul raportului
13. Datele selectate printr-o interogare sunt :
a. afişate pe ecran
b. salvate pe hard disc într-o zonă prestabilită de utilizator
c. automat tiparite la imprimantă
14. Descrieţi (textual si grafic) structura fundamentala a unei baze de date Access.
18

Curs 4 Inform

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs 4 Inform

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSITATEA TITU MAIORESCU FILIALA TG JIU

DRD. COPACI LUMINIŢA

Blanck Access database

Access database wizards, pages and projects

Open an existing file

1.2. Fereastra bazei de date (fereastra de lucru a bazei de date)  desen.

1.2.1. Componentele ferestrei centralei de navigare

Bara cu grupele de obiecte

1.2.2. Închiderea (oprirea) bazei de date se poate face :

1.3.2. Navigarea prin înregistrări

1.3.3. Modificarea datelor

1.3.4. Înregistrări noi

1.3.5. Ştergerea unei înregistrări

1.3.6. Închiderea unui tabel

1.4.2. Navigarea prin înregistrări şi modificarea lor

1.5.1. Deschiderea unei interogări

1.5.2. Navigarea prin înregistrări şi realizarea modificărilor

1.6.1. Realizarea unui raport

Concluzionând, prezentăm în figura următoare structura fundamentală a unei baze de date

Formular Interogare Raport

Ecran Ecran Ecran Imprimanta

2. PRINCIPIILE DE CONSTRUIRE (REALIZARE) A UNEI BAZE DE DATE

2.2. Pornirea (generarea unei baze de date)

Propunerile sunt împărţite în două grupe: Business şi Personal.

Dacă alegerea nu corespunde necesităţilor dorite, se foloseşte butonul de renunţare, după

2.4. Ajustarea tabelelor

3. REALIZAREA FORMULARELOR UTILIZÂND

3.1. Alegerea câmpurilor

3.2. Introducerea datelor

5.1. Utilizarea programului Wizard

5.4. Layout-ul raportului (Forma de editare a raportului)

6. MODUL DE PREZENTARE DESIGN VIEW

Pentru adaptarea realizării tabelelor, formularelor, interogărilor şi rapoartelor la oricare

6.1. Forma Design View

7.1. Fereastra pentru proiectarea tabelului

7.1.1. Acţiuni asupra câmpului

• Schimbarea denumirii câmpurilor se realizează ca o corectură de text.

7.1.2. Tipul de dată a câmpului

7.1.3. Proprietăţile generale ale câmpului

8.2. Stabilirea cheii primare

Dacă se deschide un formular în modulul Design View vor apare ferestrele:

9.2. Fereastra cu proprietăţi

În fereastra proprietăţilor se pot seta pentru obiectul selectat peste 80 de parametri.

9.3. Aranjarea obiectelor

Modificarea mărimii câmpului (scalarea)

10. CĂUTAREA SIMPLĂ

În cadrul bazelor de date, datele pot fi căutate în mai multe moduri.

10.1. Căutarea în tabel

• Precizarea câmpului pe care se face căutarea

10.2. Căutare în întregul tabel

11.1. Categorii de filtre

Filter Excluding Selection

Criteriile filtrării pot fi foarte diferite; vom prezenta câteva exemple :

10.2. Îndepărtarea filtrului

12. PROIECTAREA INTEROGĂRILOR

11.1. Fereastra specifică

11.2. Îndepărtarea câmpurilor

11.3. Proprietăţile câmpurilor

Criteria (criterii): în acest rând, utilizatorul trebuie să stabilească după ce criteriu

11.4. Adăugarea de câmpuri

11.5. Închiderea şi salvarea

13. PROIECTAREA RAPORTULUI

Antetul raportului (Report header)

Antetul paginii (Page header)