Despre interfaa Microsoft Access 2007

Start All Programs Microsoft Office - Microsoft Access 2007

Ecranul iniial arat aa:

Coloana din stnga propune abloane (modele) de baze de date. Coloana din dreapta va afia o list cu bazele de date recent utilizate, cu posibilitatea de a deschide BD. Partea din mijloc este pentru CREAREA unei baze de date, fie pe baza unui model, fie de la zero (NEW BLANK DATABASE).

Despre securitate
O baz de date Access care conine i cod, poate ascunde un virus. De aceea, la deschiderea unei BD, Access are o setare de securitate automat pentru blocarea codului. Mesajul aferent acestei aciuni (security warning) apare sub linia de butoane. Pentru a debloca se parcurg paii ilustrai 1, 2, 3 n figura de mai jos.

Figura 1. Securitatea unei baze de date

Butonul Microsoft Office

Este n colul dreapta sus n toate aplicaiile Office 2007. El afieaz meniul pentru lucrul cu fiiere (creare, deschidere, nchidere, salvare), tiprire, configurare i alte comenzi.

Quick Access Toolbar

Este lng butonul Office. Conine comenzile cel mai frecvent utilizate (implicit: Save, Undo, Redo). Poate fi completat cu alte comenzi de ctre utilizator prin configurare.

Bara de titlu

Este centrat n partea de sus a ferestrei Access window. Afieaz numele bazei de date cu care se lucreaz.

"Panglica" - Ribbon

Grupeaz pe categorii specifice comenzile care altdat erau n meniuri i toolbar-uri. Fiecare categorie este afiat ntr-un TAB. n poza de mai sus vedem tab-ul HOME, dac trecem pe CREATE vor apare alte grupuri de comenzi. O comand este asociat unui buton. De asemenea, poate exista un buton de deschidere a unei ferestre de dialog n colul dreapta jos.

Obiectele Access
O baz de date poate conine: tabele, interogri, formuri, raporte, macrouri i module de program. Icon-urile (simbolurile) utilizate: table, query, form, report, macro, module.

Tabel Table Interogare Query Form Form Raport Report Macrou Macro Modul de program Module

Explicaii Intr-o baz de date, datele sunt stocate n tabele. O tabel este un ansamblu de linii i coloane la intersecia crora se gsete o valoare atomic. O coloan se numete cmp (field) i conine date de acelai tip, iar o linie se numete nregistrare (record). Se creeaz o interogare pentru a obine rspuns la o anume cerere de date (de genul: care este stocul la produsul X sau ct a cumprat clientul Y). Un form (denumit i formular) este utilizat pentru introducerea de date i vizualizarea lor ntr-un anume format. Poate fi utilizat i pentru modificarea datelor. Rapoartele organizeaz datele din tabele, le grupeaz i sumarizeaz pentru a obine informaii. Ele se afieaz pe ecran sau se tipresc la imprimant dac trebuie prezentate altor persoane. Automatizarea sarcinilor n Access, la fel ca n Excel, se face prin macrouri. Ele adaug funcionalitate unui form sau raport, prin selectarea dintr-o list de aciuni predefinite. Au acelai rol ca i macrourile, doar c sunt mai elaborate. Se asociaz tot rapoartelor, formurilor sau controalelor. Spre deosebire de macrouri, ele se scriu cu un editor de cod, folosind limbajul Visual Basic for Applications (VBA).

Panoul de navigare - Navigation Pane

Apare n timpul lucrului cu o baz de date pe partea stng a ecranului. De aici se deschid obiectele BD. n figura 1 (atenie pe partea stng) panoul este "nchis". Pentru a-l deschide se face clic pe sgeata dubl (vezi figura 2).

Figura 2. Butonul de deschidere a panoului de navigare

Click Click

pentru a-l deschide. Dup deschidere, butonul se modific n pentru a-l nchide. Dac e nchis, butonul se modific n .

(vezi figura 3).

In exemplul din figura 3, obiectele bazei de date sunt grupate pe categorii. Pentru a face aceast grupare se folosete butonul cu sgeat jos (pe bara cu All Access Objects), care deschide o list de opiuni. Acolo se bifeaz Object Type.

Figura 3. Obiectele Access n Navigation Pane

4

Pentru a afia sau ascunde obiectele din diferite catogorii:

Click Click

pentru a afia obiectele dintr-o categorie. pentru a ascunde obiectele.

Pentru a deschide un obiect (un raport, o tabel etc.) se d dublu clic pe el n Navigation Pane. Dac se d clic dreapta (vezi figura 4) se va afia o list de aciuni posibile, prima fiind cea de deschide (Open). Alte aciuni: redenumire, ascundere, tergere etc. Obiectele deschise apar pe tab-uri (vezi indicaia din figura 4). Dac se face clic dreapta pe numele tabului se deschide i aici o list de opiuni utile (salvare, nchidere, trecere n alt mod de vizualizare).

Figura 4. Deschiderea unui obiect. Liste de aciuni cu clic dreapta

Moduri de vizualizare asupra obiectelor

La deschiderea unui obiect, n colul dreapta jos al ecranului apar 4 butoane care determin modul de vizualizare asupra obiectului. Implicit obiectul se va deschide n Datasheet View, adic se vd datele (primul buton, care este activat, dup cum se vede i mai sus). Ultimul buton este vizualizare de tip Design View, util pentru a defini sau modifica obiectele. Celelalte dou sunt PivotTable View i PivotChart View ele deschid o fereastr din care se poate configura un table sau grafic de tip pivot. Prin specificul lor, obiectele Access pot fi vzute n mai multe moduri. Spre exemplu, tabela ArticoleStoc poate fi deschis n Datasheet view (partea stng din tabelul de mai jos) sau n Design view (partea dreapt din tabelul de mai jos). Datasheet view afieaz datele coninute, iar Design view arat structura i definiia tabelei.

Pentru a trece dintr-un mod n altul se poate utiliza comanda View din tabul Home (vezi poza de alturi). Alt modalitate de schimbare este clic dreapta pe numele obiectului (fie n Navigation Pane, fie pe tabul n care este deschis).

nchiderea unei baze de date

Dac se dorete nchiderea bazei de date i prsirea Excel, se poate aciona butonul cu X din colul stnga sus al ecranului. Dac ns se dorete doar nchiderea bazei de date i continuarea lucrului n Access, se merge pe butonul Office i se alege Close Database.
6

Crearea unei baze de date

Cea mai utilizat variant de creare este "de la zero", adic blank database. Paii (figura 5) sunt descrii mai jos.

Figura 5. Crearea unei baze de date "de la zero" Start Access. Click pe Blank Database. Introducei numele n csua de text de la File Name. Click pe butonul Browse pentru a specifica unde se va salva noua baz de date. Se deschide fereastra File New Database. 5. Se deschide folderul n care se va salva. Numele e deja stabilit. 6. Click OK. 7. Click pe butonul Create. Access creeaz baza de date i deschide pentru definire prima tabel (Table1 vezi n figura 6). 1. 2. 3. 4.

Figura 6. Deschiderea pentru creare a unui obiect de tip tabel (Table1) La nivel de nceptor, tabelele sunt create din interfa, direct n Datasheet view.
7

S considerm spre exemplu, o tabel cu datele personale ale studenilor. Ea conine cmpuri precum: nume, localitate natere, data naterii, sex, adresa, localitate, jude i aa mai departe. Cmpul ID va fi pstrat (redenumit), el avnd rolul de identificator n tabela STUDENTI. Celelalte cmpuri sunt introduse direct, cu dublu clic pe Add New Field. La definirea unui cmp se stabilesc cel puin dou caracteristici: numele (de regul, fr spaii, cu o lungime rezonabil) i tipul (text, numr, dat calendaristic etc.) vezi figura 7.

Figura 7. Crearea unei tabele n Datasheet View Dup definirea tuturor cmpurilor se introduc datele, nregistrare cu nregistrare. n sensul c se o introduce pe o linie toate datele despre un student, apoi se trece la linia urmtoare etc.

i totui, cum s definesc o tabel ca un cunosctor? Cei care tiu ce este o baz de date nu lucreaz n i c i o d a t n Datasheet view la crearea unei tabele, ci n Design View. Dar despre asta, ca i multe altele n episodul viitor