MICROSOFT ACCESS

Rapoarte
1. Prezentare generală

Ultimul produs al majorităţii aplicaţiilor pentru baze de date este raportul. Access combină
datele din tabele, interogări şi chiar din formulare pentru a genera un raport care poate fi tipărit
ulterior.
Obiectele de tip raport se creează în etapa exploatare a bazelor de date. Continutul lor poate fii
vizualizat pe ecran sau se poate lista la imprimantă.
Majoritatea metodelor de creare a formularelor Access sunt valabile şi pentru rapoarte.

Clasificarea tipurilor de rapoarte Access

Există şase tipuri principale, numite configuraţii:
1. Rapoartele cu o singură coloană prezintă într-o singură coloană lungă de casete de text valorile
fiecărui câmp din fiecare înregistrare dintr-un tabel sau interogare. Funcţia AutoReport din
Access 2000 creează un raport cu o singură coloană atunci când se efectuează un clic de mouse
pe butonul AutoReport de pe bara de instrumente.
2. Rapoartele tabelare au o coloană pentru fiecare câmp din tabel sau interogare şi tipăresc valorile
fiecărui câmp din înregistrări în rândurile de sub antetul coloanei.
3. Rapoartele pe mai multe coloane sunt create din rapoarte cu o singură coloană, folosind tipul
coloană de ziar.
4. Rapoartele cu grupuri/totaluri reprezintă tipul de raport cel mai des folosit, ele sintetizând
datele pentru grupuri de înregistrări , apoi calculează totalurile generale la sfârşitul raportului;
5. Etichetele de adrese reprezintă un tip deosebit de raport pe mai multe coloane care determină
tipărirea numelor şi a adreselor în grupuri. Fiecare grup de câmpuri reprezintă o celulă într-o
reţea.
6. Rapoarte nelegate conţin subrapoarte create pe baza unor surse de date neînrudite, de genul
tabelelor sau interogărilor.
Primele cinci tipuri de rapoarte folosesc ca sursă de date un tabel sau o interogare, la fel ca şi
formularele. Aceste tipuri de rapoarte sunt legate de sursa de date. Raportul principal dintr-un raport
nelegat nu are o legătură cu un tabel sau cu o interogare folosite ca sursă de date. Subrapoartele
conţinute de un raport nelegat trebuie însă să fie legate de o sursă de date.
Cu Microsoft Access 2000 se pot realiza obiecte de tip raport utilizând optiunea REPORTS din
meniul OBJECTS si butonul de comanda NEW sau alegând comanda REPORT din meniul Insert.
Modalităţile de creare propuse de Microsoft Access 2000:
I: Design View : Realizare rapoartelor de către utilizator, în funcţie de viziunea proprie a acestuia
(utilizatorul precizează controalele din raport);
II: Report Wizard : Crearea rapoartelor este asistata de Wizard;
III: AutoReport: Columnar : Generarea automata a rapoartelor, cu particularitatea ca datele dintr-o
înregistrare sunt prezentate pe o singura coloana.
IV: AutoReport : Tabular: Generarea automata a rapoartelor cu datele organizate sub forma tabelara;
V: Chart Wizard : Crearea de rapoarte cu grafice ;
VI: Label Wizard : Dupa cum indica si numele opțiuni de lucru, se creează , asistat de Wizard,
rapoarte de dimensiunile cerute pentru imprimarea lor pe o eticheta (utile in corespondenta ).

Se poate observa faptul ca in partea stânga a ferestrei New Report , dupa selectarea unei posibilităţi
de lucru, apar explicaţii referitoare la opțiunea selectata. De asemenea, din lista derulanta cu eticheta
Choose the table or query where the object’s data comes from :se poate alege o tabela sau o interogare
constituind sursa de date a raportului.
 În structura unui raport se pot identifica elemente comune cu formularele , cum ar fii:
 secţiunile unui raport: Report Header/Footer , Page Header/Footer, Detail etc. . . :
 controale de tip casete text , etichete , butoane de comanda, etc. și proprietățile acestora (cu
excepţia celor eveniment(Event), care nu sunt accesibile controalelor din rapoarte).

2. Generarea rapoartelor cu instrumentul Wizard

Pentru o realizare rapida a unei situaţii complexe , sub forma unui raport standard, se poate folosi
optiunea Report Wizard.
Etapele definirii asistate a structurii unui raport sunt următoarele:
1. Selectarea, din meniul principal al aplicaţiei, a opţiunilor Insert, apoi Report. ori din fereastra
Database, lista Objects, butonul Reports, apoi New, dupa care, in ambele cazuri, alegerea
variantei Report Wizard din fereastra New Report.
2. Alegerea, din lista derulanta Choose the table or query where the object’s data comes from: a
numelui tabelei, ori interogării, stabilite drept sursa de date a raportului (in exemplul de mai jos,
interogarea Stocuri)si activarea butonului OK.
3. In prima fereastra propusa de Wizard se pot alege câmpurile ce vor alcătui structura raportului, cu
ajutorul butoanelor>, >>, <, << sau cu dublu click pe numele câmpului. Aceste câmpuri pot fi selectate
din mai multe tabele ori interogări (daca la pasul 2. nu s-a stabilit deja o sursa de date a raportului)
utilizând lista derulantă.
Precizarea modului de aşezare a datelor în raport se face ca în fereastra următoare:

4 Se precizează criteriile de grupare a datelor in raport. Gruparea datelor înseamnă căutarea tuturor
inregistrarilor(rândurilor)din sursa de date care conţin aceeaşi valoare pentru câmpul stabilit drept
criteriu de grupare si afişarea lor, consecutiv, în raport.
 In exemplul prezentat, datele vor fi grupate dupa Denumire furnizor. Selectarea/deselectarea
unui criteriu de grupare se realizeaza cu dublu clic pe acesta sau cu clic pe câmpul ales drept criteriu si
apoi activarea butoanelor>/<.
Intr-o prima faza, Wizard propune automat un criteriu, avansând-l în lista din dreapta ferestrei
din figura anterioară și colorându-l de regulă, cu albastru. Cu săgeţile Priority se stabileşte ordinea
operaţiunilor de grupare. Pentru precizarea faptului ca gruparea se face dupa un criteriu mai detaliat,
s-a deschis fereastra Grouping Intervals, în care s-a selectat opţiunea, Grouping intervals
Se va obţine, prin urmare, o situaţie a stocurilor, pe furnizori .
 Dacă se stabilesc drept criterii de grupare câmpuri de tip text, atunci în coloana Grouping
Intervals am fi putut preciza afişarea în raport a valorii câmpului în întregime sau numai a primei
litere, sau numai a primelor doua litere, pana la primele cinci litere din valoarea stocata în câmp.
Dacă criteriul ar fi fost un câmp numeric, atunci Wizard propune afişarea unor intervale de marime 10,
50, 100, 500, 1. 000, 5. 000, 10. 000.
5. In fereastra din figurile de mai jos se stabilesc câmpurile în funcție de valorile cărora datele din
raport vor fi ordonate(sortate), precum si cele care se vor executa operaţii de sinteză (cu butonul
Summary options…), cum sunt cele prezentate în figura următoare(însumare, medie aritmetica,
valorile minime si maxime din domeniul câmpului precizat). In exemplul dat, se va executa
operaţiunea de sinteza de însumare pentru câmpul Valoare, pe fiecare furnizor şi câmpului cantitate.
6. In aceasta etapa, instrumentul Wizard propune mai multe feluri de prezentare a datelor in raport,
precum si dispunerea(-Orientation-) verticala *Portrait ori orizontala - Landscape structurii
raportului pe coala de imprimare.
7. Urmatorul pas consta in alegerea stilului (aldin, concentrat italic, incadrat ori nu, etc)in care sunt
afisate fiecare categorie de informatie.
8. Ultima etapa presupune stabilirea tipului raportului. Daca utilizatorul doreste sa faca unele mici
modificari privind structura raportului astfel creat, inainte de a activa butonul Finish , se selecteaza
optiunea”Modify the report design”.
Astfel, in exemplul dat, avand in vedere ca randurile de sume, etichetele campurilor de grupare
si alte elemente se afiseaza implicit in limba engleza, se pot opera modificari in acest sens.
Dupa activarea butonului Finish, raportul se salveaza sub numele dat de titlul ales mai
devreme. O parte din situatia obtinuta se poate vizualiza mai jos . Vizualizarea situatiilor pe ecran se
face in mod Preview (utilizarea, rularea raportului), ori in mod Design(proiectare, definire a structurii
sale). Incadrarea in marginile paginii imprimate poate fi verificata cu Layout Preview. Toate aceste
trei posibilitati se regasesc si in meniul View al Microsoft Access.

Tiparirea la imprimanta se realizeaza cu meniul File, optiunea Print, sau cu butonul ” Print”
din bara de meniuri: dacă obiectul de tip raport este inchis, acesta se selecteaza in fereastra Database,
apoi se alege Print din meniul File . Dupa cum se poate remarca, o serie de aspecte ale raportului
mai pot fi imbunatatite. Pentru aceasta se va deschide raportul in mod Design, pentru ca utilizatorul sa
poata opera schimbari in structura acestuia.

Observaţie : Dacă dorim să deschidem un raport într-un formular, în previzualizare, după ce s-

a apăsat un anume buton de comandă, la evenimentul Click al butonului se va scrie codul
DoCmd.OpenReport "Produse", acViewPreview

3. Crearea obiectelor de tip raport folosind optiunea Design view

1. Selectarea, din meniul principal al aplicatiei Microsoft Access, a optiunilor Insert, apoi Report, ori
din fereastra Database, lista Objects, butonul Report, apoi, dupa care, in ambele cazuri, alegerea
variantei Design View din fereastra New Report.
2. Alegerea, din lista derulanta Choose the table or query where the object’s data comes from:, a
numelui tabelei, ori interogarii, stabilite drept sursa de date a raportului, si activarea butonului OK.
Daca din greseala sau voit, nu s-a selectat nimic drept sursa de date a raportului, atuncise poate utiliza
fereastra de proprietati ale acestuia. Se deschide cu clic dreapta pe bara de titlu a ferestrei de definirea
raportului, ori pe suprafata gri a acesteia, ori pe cele doua rigle(orizontala si verticala, in afara
portiunilor care permit selectii ale elementelor din raport)ori pe butonul general al raportului, din coltul
din stanga sus al ferestrei de definire, ori cu dublu clic pe aceste doua ultimeelemente enuntate, ori cu
meniul View, optiunea Properties. In fereastra de proprietati ale raportului, se aleg etab-ul Data, iar din
lista derulanta cu eticheta Record Source, se selecteaza interogarea Stocuri.
3. In momentul deschiderii, fereastra de definire a raportului prezina doar 3 sectiuni (asemanatoare
celor din formulare):
 Page Header
 Detail.
 Footer

Pentru crearea unui titlu al raportului (antet) si pentru definirea sfarsitului de raport (de regula, linii
de total general), se utilizeaza meniul View, optiunea Report Header/Footer, sau aceeasi optiune din
meniul contextua (clic buton dreapta mouse pe suprafata alba de lucru) al raportului. Cu un control de
tip eticheta, se defineste titlul raportului si se formateaza (se stabilesc culori pentru fond, font si linia de
incadrare, precum si tipul acesteia, cu butoanele Fill/Back Color, Font/fore Color, Line/Border color,
Line/Border Width, Special Effect din bara de meniuri).
Daca una dintre sectiuni se considera inutila, atunci se reduce la zero largimea ei.
4. Gruparea datelorsi/sau sortarea lor se realizeaza fie cu meniul View, optiunea Sorting and
Grouping, fie cu aceeasi optiune din meniul contextual

Pentru expresiile sau campurile din sursa de date stabilite drept criterii de grupare (si, eventual,
sortare) se selecteaza Yes in rubricile corespunzatoare antetului(Group Header) si/sau subsolului de
grup (Group Footer), din lista de proprietati ale fiecarui grup de date(Group Properties);
In rubrica Sort Order se precizeaza daca sortarea datelor se va face in ordine crescatoare
(Ascending) sau descrescatoare (Descending) a valorilor criteriului de grupare(sortare). Proprietatile
unui criteriu de grupare/sortare sunt accesibile numai dupa pozitionarea cursorului mouse-ului pe
denumirea campului in cauza. In exemplul dat, se pot remarca atat prezenta unei mici sageti negre in
dreptul campului Denumire p. Daca se doreste numai sortare in functie de valorile unui anumit camp,
nu si grupare, atunci in rubricile Group Header, Group Footer se lasa valoarea No.
5. In sectiunea Detail se aduc campurile care se vor afisa in raport pentru a caracteriza fiecare intrare
de material. Lista de campuri, daca n-a fost afisata automat, se poate vizualiza activand fie meniul
View, optiunea Field List. Expresiile de calcul se definesc cu ajutorul unei casete text, in care se vor
scrie formulele, precedate de semnul ”=”.
De exemplu, pentru a extrage luna din cadrul uni date si a o afisa scriindu-i denumirea cu
caractere alfabetice, urmata de an, s-e va scrie formula
<<=Format$[Data stocarii], ”mmmm yyyy”, 0, 0>>.
Pentru definirea afisarii numarului current al fiecarui material (obtinut prin incrementare), s-a
creat o caseta text cu proprietatile din figura de mai jos. In caseta Control Source se trece”=1”, iar
pentru ca numaratoarea sa se desfasoare unitar pentru toate materialele introduse in stoc, indiferent de
furnizor, se alege Over Al l(“peste tot”) in caseta Running Sum.
 Pentru calculul valorii s-a scris intr-o caseta formula:
“=[Cantitate stocata]*[Pret Unitar]”,
iar pentru a insuma cantitati si valori si a afisa subtotaluri in Group Foot-urile corespunzatoare, s-a
utilizat functia Sum() (ca si in proiectarea formularelor), aplicata cantitatii si expresiei valorii, dupa
cum se obseva in fig. de mai sus.
6. Pentru evidentierea anumitor date (afisare cu caractere si chiar culori diferite a informatiilor in
raport, in functie de implinirea unor conditii) se utilizeaza optiunea Conditional Formating din meniul
Format al Microsoft Acess. . Aceasta este disponibila numai dupa selectarea unui control legat la o
sursa de date (o caseta text(Text Box), de regula).
 4. Crearea de rapoarte cu subrapoarte
Daca se doreste completare informatiilor dintr-un obiect de tip raport cu altele, continute de
diferite obiecte de tip raport, se creeaza asa-numitele subrapoarte. Ele se pot insera atat in sectiunea de
detaliu, cat si in celelalte sectiuni(inclusive in cele de grup).
Ca si in operatiunea de creare a subformularelor se utilizeaza butonul Subform/Subreport din
caseta de instrumente (controale)-Toolbox, cu sau fara activarea Wizard-ului. De asemenea, se poate
aduce subraportul pe suprafata de lucru, intr-una din sectiunile raportului principal, din fereastra
Database, utilizand tehnica drag-and-drop.

In cazul in care operatiune de creare de subraport se desfasoara fara Wizard, utilizatorul trebuie
sa verifice daca proprietatile subraportului:Link child Fields si Link Master Fields au primit numele
aceluiasi camp:cel care realizeaza legatura dintre raportul principal si subraport.
Intrucat date din subraport sunt incadrate implicit de o linie, proprietatii Border style i s-a atribuit
valoarea Transparent.

5. Proprietati ale obiectelor de tip raport si ale sectiunii lor

Proprietati ale rapoartelor
Se pot deosebi 4 categorii de proprietati ale rapoartelor:
a. Format. In cadrul acesteia, Caption este utilizata pentru stabilirea unui titlu afisat pe bara albastra
de titlu, in modul Print Preview de vizualizare al raportului; Page Header si Page Footer sunt utilizate
pentru specificarea paginilor pe care se vor afisa antetul, respective subsolul de pagina (variante:toate
paginile;toate, mai putin prima, etc. ); Picture permite specificarea fisierului afisat pe fundalul
raportului; Picture Pages precizeaza paginile pe care se va afisa fundalul ales.
b. Data. Record Source precizeaza o tabela, o interogare, ori o fraza SQL care va fi sursa de date a
raportului; Filter se foloseste pentru stabilirea unei conditii-filtru pe care trebuie s-o indeplineasca
datele ce vor fi afisate in raport; Filter on permite selectarea a doua valori: Yes, ceea ce presupune ca
criteriul specificat in filter devine activ (se aplica datelor) si No, care anuleaza actiunea filtrului.
c. Event-proprietati de tip eveniment. On Open serveste, in principal, la definirea de filter; On Close
poate realiza stergerea fisierelor temporare creat in timpul executiei raportului. In general, acestora le
sunt atasate functii ori proceduri.
d. Other-alte proprietati. Record Looks asigura blocarea informatiilor dintr-un raport in timpul afisarii
acestuia; Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de data sau a tipului setat de utilizator;Fast
Laser Printing, cu valoarea Yes, realizeaza o tiparire rapida a unui raport, etc.
Toate categoriile de proprietati se regasesc in rubrica(tab-ul) All.

Proprietati ale sectiunilor rapoartelor

Acestea nu sunt foarte numeroase. Categoria Data lipseste. Ele servesc la atribuirea unui nume
fiecarei sectiuni(Name), la efectuarea saltului la pa pagina noua(Force New Page), la
ascunderea/afisarea anumitor date(Visible-Yes/No), la pregatirea sectiunilor pentru afisare(On Format
ori On Print), la reformatarea sectiunilor(On Retreat), etc.

ALTE FACILITATI ACCES PENTRU DEZVOLTAREA

APLICATIILOR

1. Introducere
Acces faciliteaza dezvoltarea si exploatarea bazelor de date punand la dispozitia utilizatorilor o serie
de instrumente exterm de utile ce permit:
 Utilizarea bazelor de date create in versiuni diferite ale Microsoft Acces si realizarea de
conversii intre formatele de fisiere
 Compactarea si repararea bazelor de date
 Elaborarea rapida a formularelor de interfata cu utilizatorul ( prin intermediul utilitarului
SwitchiBoard Manager )
 Personalizarea interfetei bazei de date ( prin intermediul ferestrei Start-Up)
  Divizarea aplicatiilor prin separarea tabelelor de restu obiectelor ( prin intermediul
instrumentului DataBase Splitter )
 Analiza si documentarea bazelor de date
 Sporirea gradului de securitate in exploatarea bazei de date ( prin conversia in format MDE,
stabilirea unei parole, incriptarea sau stabilirea unui system ierarhic de utilizatori )

2. Utilizarea bazelor de date create in versiuni diferite ale Microsoft Accses

Exista situatii care impun utilizarea unui fisier creat in Access 2000 in sisteme unde sunt instalate
versiuni mai vechi ale Microsoft Office. De asemenea, dupa instalarea Acces 2000, utilizatorii vor
dorii sa foloseasca in continuare aplicatiile anterior create. In acest sens exista posibilitatea convertirii
abzei de date in formatul corespunzator. Putem efectua aceasta obtiune prin intermediul comenzii
Tools->Database Utilities->Convert Database.
Deschiderea unei baze de date create intr-o versiune anterioara a Microsoft Acces
In momentul in care se incearca deschiderea unui astfel de fisier utilizatorul este solicitat sa opteze
inter doua posibilitati :
 deschidera bazei de date fara a realiza conversia ( Open Database ) – in acest caz se vor putea
actualiza, sterge si adauga inregistrari in tabele, vor putea fi utilizate formularele, interogarile
si rapoartele existente, dar nu se vor putea efectua modificari in design-ul acestora si nu exista
posibilitatea creerii de noi obiecte. ( Aceasta solutie este recomandata in cazul bazelor de date
accesate simultan de mai multi utilizatori, care folosesc versiuni diferite de Acces ).
 Conversia bazei de date in formatul Access 2000 ( Convert Database ) – daca se opteaza
pentru aceasta solutie utilizatorului i se va solicita sa acorde numele si sa stabileasca directorul
in care va fi localizate noua baza de date ( fisierul rezultat in urma conversiei tebuie safie
diferit de fisierul sursa ). Aceasta opeartiune se pote realiza si fara a deschide baza de date : se
lanseaza Microsoft Acces si din meniul Tools->Database Utilities->Convert Database optiunea
To Prior Acces Database Version. Utilizatorul va trebui sa acorde un nume pentru noul fisier
(nu se accepta scrierea peste fisierul sursa sau peste un alt fisier deja existent ).

3. Compactarea si “repararea” bazelor de date

Stergerea inregistarilor din tabele ori stergerea unor interogari, rapoarte sau alte obiecte ale bazei de
date conduce la fragmentarea acesteia. Drept urmare spatuil ocupat pe disc de respectivul fisier este
mai mare decat cel necesar in realitate. Pe de alta parte, evenimentele precum penele de current sau
inchidera necorespunzatoare a unei sesiuni de lucru in Access pot determina deteroirare astructurii
bazei de date.
Pentru a elimina aceste inconveniente Microsoft Access 2000 pune la sispozitia utilizatorilor
facilitatea de compactarea si reparare a bazei de date, Compact and RepairDatabase. In acest caz
baza de date compactata va lua locul celei vechi. In cazul unei baze de date distribuite este necesara,
in prealabil, inchiderea acesteia de către toti utilizatorii.
Compactarea unei baze de date fara a o deschide presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
 Inchiderea bazei de date active
 Pozitionarea in cadrul meniului Tools pe Database Utilities si alegerea optiunii Compact
Database.
 Specificarea denumirii bazei de date ce se doreste a fii compactata in cadrul ferestei de dialog
Database To Compact From si validarea acesteia prin butonulCompact.
 Specificarea numelui si cai noi baze de date compactein cadrul ferestrei de dialog Comapct
Database Into, urmata de click pe butonul Save. Daca se utilizeaza aceasi cale si acelasi
nume al bazei de date initiale, aceasta va fi inlocuita de varianta compacta.
In Microsoft Access 2000 avem posibilitatea de a automatiza operatia de compactare deschizand
baza de date dorita si selectand Tools->Options, eticheta General, optiunea Compact on Close.
Compactarea bazei de date nu este echivalenta cu o arhivare a acesteia. Practic prin compactare se
procedeaza la o rearanjare a modului in care fisierul este stocat pe disc, eliminandu-se fragmentarile ce
implica spatii neutilizate. Aceasta conduce, de regula la dimensiuni mai mici ale fisierelor is la
optimizarea performantelor. Pentru bazele de date de dimensiuni mai mari este indicata folosirea
periodica a unui program de defragmentare a harddisk-ului in paralel cu facilitarea ce compactare din
Access.
Operatiunea de reparare a bazei de date are ca efect restaurarea tabelelor, interogarilor si indecsilor.
Formularele raportate si modulele vor fi doar copiate in fisierul rezultat.
Compactarea in Access nu implica si convertirea acesteia in formatul Access 2000.
Compactarea poate fi realizata prin intermediul limbajului VBA folosind metoda Compact Database a
obiectului DBEngine.

4. Generarea automata a panourilor de comanda pentru aplicatii

Prin intermediul programului – wizard Switchboard Manager, Access 2000 permite crearea
automata a unuia sau mai multor panouri de dirijare a aplicatiilor. In fond, aceste panouri sunt
formulare ce contin butoane care executa diverse operatii precum deschidera de formulare, tiparirea
rapoartelor, executarea macro-uirlor sau a secventelor de cod VBA :

.
 utilizatorul poate realiza toate acestea fara sa efectueze nici o operatie de formatare a
formularelor si fara sa modifice proprietati aleobiectelor sau sa programeze actiuni pe
evenimentele acestora. Pasii care trebuie urmati sunt urmatorii:
 Se selecteaza Tools->Database Utilities->SwichboardManager. Daca la instalarea Access
2000 nu ati instalat SwichboardManager selectati-l din meniul Tools-> Add-ins.
 In fereastra SwichboardManager selectati Edit pentru a configura un panou de comanda ( in
mod implicit exista un panou numit Main Swichboard ) sau New si apoi Edit daca doriti sa
creati unul nou.
 In fereastra Edit Swichboard Page puteti modifica numele formularului in caseta Swichboard
Name sau puteti adauga noi obiecte prin apasarea butonului New.
 In caseta de dialog Edit Swichboard Item completati textul pe care doriti sa-l atasati unui
buton de comanda si selectati din lista Command actiunea pe care doriti sa o execute.
 Adaugati astfel toate elementele dorite si apoi apasati butonul Close.
Exista posibilitatea de a defini mai multe panouri de comanda. Pentru a comuta intre acestea se poate
allege din lista de actiuni disponibile in caseta Edit Swichboard Item “ Go to Swichboard” . se poate
stabili care este panoul implicit al aplicatiei selectandul in fereastra Swichboard Manager si efectuand
clic pe Make Default.
In momentul generarii de formulare in acest mod ste creata automat si o tabela numita Swichboard
Items care contine informatii cu privire la aceste formulare. Din acest motiv nu este recomandata
modificarea panourilur Swichboard in modul Design View.

5. Personalizarea interfatei bazei de date prin intermediul ferestrei Start-Up

Pentru o baza de date Access se paote stabili un formular care sa fie deschis automat la
deschiderea bazei de date. De exemplu un formular care sa ofere butoane pentru accesul la toate
functiile aplicatiei ( formulare, rapoarte, interogari, tabele ), fara ca utilizatorul sa fie nevoit sa
cunoasca numele formularelor, rapoartelor, etc. stabilirea acestui formular si a altor parametrii ai
bazei de date se realizeaza din meniul Tools->Start Up.

6. Utilitarul Database Spiltter

Acest program utilitar este disponibil in meniul Tools->Database Utilities doar in cazul in care se
selecteaza Additional Wizards Components la instalarea Access 2000. prin intermediul Database
Splitter se ofera posibilitatea separarii tabelelor de celelalte obiecte ale bazei de date ( formulare,
rapoarte, etc. ) generandu-se practic doua fisiere. Este o facilitate extrem de utila, in special in cazul
sistemelor multiuser, permitand fiecarui utilizator gestionarea elementelor de interfata intr-un fisier
separate.

7. Facilitati privind securitatea bazei de date

Privitor la securitatea bazei de date, Access2000 pune la dispozitie:
a) posibilitatea stabilirii unei parole de access la baza de date;
b) posibilitatea creerii de utilizator pentru accesul la baza de date si stabilirea de drepturi de access
pentru acestia; fiecarui utilizator i se poate stabili numai obiectele din baza de date la care are
acces;
c) posibilitatea încriptării bazei de date;
d) conversia bazelor de date in format MDE.
a) stabilirii unei parole de access la baza de date se realizeaza din meniul Tools Database Utilities-
>Set Database Password. Pentru a se putea stabili sau elimina parola bazei de date, aceasta trebuie
deschisa pentru utilizare exclusiva. Deschidera unei baze de date pentru utilizare exclusiva se
stabileste in momentul deschiderii acesteia prin secventa File->Open.
Dupa stabilirea unei parole acesta se poate elimina din meniul <Tools-Database Utilities- Un Set
Database Password.
Atentie! Daca parola de access la baza de date este uitata nu mai exista nici o posibilitate de a
deschide sau de a afla aceasta parola.
b) stabilirea unui sistem de utilizatori
Crearea de utilizatori, grupuri noi de utilizatori, precum si modificarea utilizatorilor, grupurilor, a
parolelor utilizatorilor se realizeaza din meniul Tools ->Security ->User And Group Account.
Crearea utilizarilor si stabilirea grupurilor din care fac parte se realizeaza sectiunea Users a meniului
mentionat anterior. Crearea de noi grupuri se realizeaza din sectiunea Groups a aceluias meniu.
Implicit sunt create automat de Access grupurile Admins si Users. Utilizatorul creat automat de
Access este Admin care are drepturi complete asupra tuturor obiectelor bazei de date. Schimbarea
unei parole pentru un utilizator se realizeaza din sectiunea Change Logon Password.
Securitatea unei baze de date la acest nivel ( utilizatori, parole, drepturi asupra obiectelor bazei
de date ) incepe sa functioneze in momentul cand se stabileste o parola pentru utilizatorul Admin.
Acordarea drepturilor de acces pentru utilizatori sau grupuri se realizeaza din meniul Tools-
>Security->User And Groop Permission. Dacă drepturile se acorda la nivel de grup, acestea vor fi
mostenite de fiecare utilizator membru al grupului respectiv.
 Obiecte din
baza de date

Categoria de
obiecte

Tipurile
de drepturi
acordate

c) Incriptarea / descriptarea bazei de date

Se realizeaza dim meniul Tools->Security->Encripted/Decripted Database. Incriptarea bazei de
date are ca efect imposibilitatea citirii anumitor elemente din baza de date prin deschiderea ei cu un
editor de texte. De exemplu, intr-o baza de date neincriptata daca avem legaturi catre alte tabele
dintr-o alta baza de date care este protejata prin parola, se poate gasi aceasta parola daca se cauta
cuvantul pwd in baza de date deschisa cu un editor de text.
d) Conversia bazelor de date in forme MDE-formatul executabil din Access
Acest proces presupune compilarea tuturor modulelor, renuntarea la posibilitatea de editare a
codului VBA, precum si compactarea bazei de date destinatie. Codul VBA va continua sa
functioneze, dar nu va putea fi vizualizat sau editat. Dimensiunea bazei de date va fi considerabil
micşorata, ca urmare a indepartarii codului, iar performantele obtinute vor fi imbunatatite prin
gestionarea optima a memoriei.
Salvarea bazei de date in formatul MDE are drept efect:
 inhibarea vizualizarii, modificarii sau crearii formularelor, rapoartelor sau modulelor in modul
Design View;
 blocarea importului de formulare, rapoarte si module ale altor aplicatii, ramanand viabila
posibilitatea de a importa obiecte de tipul tabele, query si macro din alte baze de date ;
 nu se vor mai putea exporta spre alta baza de date rapoartele, formularele si modulele, exceptie
facand tabelele, query-urile si macro-urile ;
  imposibilitatea modificarii proprietatilor si metodelor obiectelor, deoarece o baza de date de tip
MDE nu mai contine codul sursa ;
 prevenirea adaugirii, stergererii sau schimbarii referitor la librariile de obiecte sau la alte baze
de date ;
Avand in vedere schimbarile mai sus mentionate suferite de baza de date in urma salvari ei ca
fisier MDE este recomandabila pastrarea unei copii de siguranta a acesteia. In momentul in care
se impune o modificare a formei rapoartelor, formularelor ori modulelor se va proceda la lucrul
cu baza de date necompactata, salvarea modificarilor la acest nivel si abia dupa apoi sa se
recurga la o noua salvare ca fisier MDE.
Utilizarea procedeuluide transformare in fisiere MDE este recomandabila in cazul bazelor de date
distribuite, pe o statie de lucru care nu va avea nevoie de posibilitatea de modificare a codului, in timp
ca forma initiala a bazei de date va fi prezentata pe server.
Conversia unei baze de date in format MDE se realizeaza prin parcurgerea etapelor :
 Se inchide baza de date, iar in cazul bazelor de date distribuite este necesar ca toti utilizatorii sa
inchida baza de date ;
 In cadrul meniului<Tools> se alege<Database Utilities>, dupa care se realizeaza click pe
<Make MDE File>
 Se specifca baza de date care se doreste salvata ca fisier MDE in cadrul ferestrei de dialog
Database To Save As MDE, dupa care se realizeaza click pe butonul<Make MDE>.
 Se indica calea si numele fisierului de tip MDE in cadrul ferestrei Save MDE As.
Acces 2000 nu poate transforma in format MDE o baza de date creata intr-o versiune mai veche de
Access, fiind necesara, mai intai convertirea acesteia.

8. Analiza si documentatia bazei de date

MS Access pune la dispozitiautilizatorilor un utilitar pentru analiza si optimizarea bazelor de
date. Optimizarea bazei de date poate fi realizata automat prin apelarea programului Performance
Analyzer, apelabil prin selectarea optiunii Tools->Analyze->Performance din meniul Access.
 Peformance Analyzer furnizează recomandări în vederea optimizării bazei de date, dar permite
şi optimizarea propriu-zisă a acesteia.

Una din principalele etape parcurse in realizarea unei aplicatii o constituie si elaborarea
documentatiei care sa cuprinda descrierea tuturor obiectelor bazei de date si care este necesara pentru
dezvoltari/modificari ulterioare.
Utilitarul Documentelor elaboreaza automat documentatia fie pentru toate, fie pentru anumite obiecte
ale bazei de date. Apelarea acestui utilitar se realizeaza prin optiunea Tools->Analyze->Documentor.
Documentatia generala de Documentor contine :
1. pentru baza de date
 versiunea
 utilizatorii si grupurile de utilizatori ce pot accesa baza de date, etc.
2. pentru un obiect de tip tabel :
 Proprietati ( conditii de validare, nr. De inregistrari etc. ) ;
 Campurile cu proprietatile aferente ( denumire, tip, lungime, cheie primara etc. ) ;
 Indecsii (denumire, tip etc. )
 Relatiile cu celelalte tabele ale bazei de date ;
 Utilizatori/grupurile de utilizatori ce au drepturi asupra tabelei.
3. Pentru obiecte de tip interogare :
 Proprietati (tipul de interogare, data crearii etc)
 Comanda SQL aferenta ;
 Campurile continute de interogare, cu proprietatiile corespunzatoare ;
 Indecsii continuti din interogare ;
 Drepturile aferente fiecarui utilizator asupra interogarii respective
4. Pentru obiecte de tip formular :
 Proprietati ( tipul formularului, sursa de date etc. ) ;
 Controalele continute de formular, inclusiv sectiunile acesuia, cu proprietatile aferente ;
 Modulele incluse in formular
 Utilizatorii, cu prmisiunile fiecaruia asupra formularului.
5. Pentru rapoarte:
 proprietati ( titlu, sursa de date etc. )
 obiectele incluse ( contoare si sectiuni), cu proprietatile respective ;
 Utilizatorii ce pot executa sau modifica raportul.
6. Pentru obiectele macro :
 Proprietati( data crearii, proprietarul, etc. ) ;
 Actiunile continute ;
 Utilizatorii ce pot executa/modifica macro-ul ;
7. Pentru obiectele modul :
 Proprietati ( daca crearii, proprietarul, etc. ) ;
  Codul inclus ( declaratii, functii si proceduriVBA) ;
 Drepturile utilizatorilor asupra modulului.
8. Pentru relatiile definite intre tabele :
 Tabelele ce formeaza relatiile ;
 Tipul fiecarei relatii

CONFIGURAREA UNUI DSN PENTRU ACCESAREA UNEI SURSE

DE DATE ACCESS
Bazele de date Access pot fi accesate din alte aplicatii utilizand interfata ODBC. In cele ce
urmeaza se prezinta modul de definire a unui DSN pentru accesarea bazei de date cu numele Magazin..
mdb din orice aplicatie care recunoaste interfata ODBC.
Aplicatiile care vor accesa aceasta baza de date, vor referi doar numele DSN-ului. Dupa
activarea aplicatiei de configurare( ODBC data Source Administrator) a interfetei ODBC ( din
ControlPanel>ODBCData Sourse), se parcurg urmatorii pasi:

a) se actioneaza butonul Add din sectiunea dorita de DSN( User Sistem File);

b) se alege driver-ul pentru Access ( Microsoft Access Driver);

 c) se actioneaza butonul Finish;
d) se configureaza optiunile din fereastra de mai jos :

Semnificatia principalelor optiuni:

 Select – se selecteaza baza de date Access cu care se va realiza comunicarea.
 Create – permite creearea unei baze de adet Access
 Repair – pentru repararea bazei de date
 Compact – pentru compactarea bazei de date
 Sectiunea Driver se activeaza din butonul de comanda Options.
 Buffer Size – stabileste dimensiunea bufferului la scrierea si citirea datelorde pe hardisk.
 Exclusive – baza de date va fi deschisa in mod exclusiv. Practic, la un moment dat numai o singura
aplicatie poate comnica cu baza de date, nefiind permis accesul simultan al mai multor aplicatii, nici
macar utilizarea ei din mediul Access.
 ReadOnly – baza de date va fi accesibila doar pentru consultare, nefiind permise actualizarile
 Optiunea Advanced ofera posibilitatea stabilirii utilizatorului implicit si parola acestuia ( daca sunt
configurati utilizatori), precum si o sectiune ( Options ) prin care se poate stabili valoarea unor
parametrii ai conexiunii.
 Row Scan – numarul de rnduri care vor fi citite dintr-o coloana, a unui set de inregistari ( rezultate
din executia unei fraze SQL), pentru a se stabili tipul de date al acesteia.
 MaxBufferSize – dimensiunea buffer-ului( acelasi parametru cu Buffer Size descris anterior).
 DefaultDir – folder-ul implicit unde va fi localizata baza de date.
 ReadOnly – baza de date va fi acesibila doar pentru consultare ( valoarea zero ) sau pentru
actualizare ( valoarea unu ).
 ExtendedAnsiSQL – va fi recunoscut ANSI SQL extins ( valoarea unu) sau nu (valoarea zero ).
Asa cum s-a mentionat daca DSN-ul este de tip FileDsn, parametrii de configurare sunt salvati intr-un
fisier text cu extensia dsn.

ACCESS 2000 SI BAZELE DE DATE ON-LINE

Access 2000 ofera un support puternic pentru eleborarea paginilor Web care acceseaza baze de
date, categoriile de pagini Web puse la dispozitie fiind:
 Pagini Web statice – in aceasta categorie se include paginile Web scrise numai in limbajul
HTML;
 Pagini Web dinamice – in aceasta categorie se include paginile de tip ASP (Active Server
Pages) sau IDC/HTX;
 Obiecte de tip pagina Web (Data Access Pages), obiecte ce sunt salvate in baza de date cu
celelalte obiecte ale acesteia.
1. Elaborarea paginilor Web statice
Sunt pagini care se pot genera prin functia de export oferita de Access (meniul File Export).
Aceste pagini se pot crea din continutul unui tabel, interogari, formular sau raport. Generarea propriu
zisa a paginii Web se poate realiza prin selectarea unui obiect in fereastra bazei de date sau prin
deschiderea unui obiect din categoriile mentionate si apoi din meniul File, se selecteaza optiunea
Export, iar in caseta Save as Type se selecteaza HTML Documents. Pagina Web este generata
exclusiv in limbajul HTML, si nu contine definitii pentru actualizarea continutului obiectului din care a
fost generata pagina (nu exista o definitie pentru conexiunea cu baza de date). Practic pagina este
generata pentru continutul obiectului, din momentul operatiei de generare a paginii, modificarea datelor
in obiectul Access, nu se reflecta si in continutul paginii Web. Pentru a se reflecta si pe Web,
actualizarile intervenite in baza de date, trebuie generata pagina Web din nou. O pagina Web generata
in acest mod trebuie publicata de utilizator pe orice server Web.
Este cea mai slaba categorie de pagini Web oferita de Access, utilitatea acestora regasindu-se
doar in cazul in care datele publicate pe Web se modifica foarte rar, sau in cazul utilizatorilor novici,
care nu cunosc alte modalitati de publicare pe Web a datelor dintr-o baza de date Access.

2. Elaborarea paginilor dinamice

Paginile Web dinamice inlatura neajunsurile paginilor Web statice, descrise anterior. O pagina
Web dinamica reflecta permanent modificarile datelor intervenite in baza de date, pagina Web odata
generata, nu mai are nevoie decat, eventual de ajustari din partea utilizatorului cel mai des in sensul
design-ului paginii. Pagina se poate genera din nou doar daca se modifica structura obiectului, insa in
nici un caz din cauza actualizarii datelor. In toate cazurile utilizatorul poate sa intervina cu un editor
peste codul generat de Access, pentru modificarea elementelor de design sau pentru modificari legate
de datele de accesate, putand sa-si defineasca propriile prelucrari asupra datelor dintr-o baza de date
chiar in pagina Web. De asemenea isi poate adauga in pagina si alte categorii de script-uri cum ar fi
cele realizate cu ajutorul limbajului JavaScript. Pentru a interveni intr-o pagina dinamica generata de
Access, (sau pentru crearea uneia fara a folosi generatorul din Access), sunt necesare cunostinte de
HTML, VBScript, ADO, SQL.
Paginile Web dinamice generate de Accesssunt de tip ASP (Active Server Pages) sau de tip
IDC/HTX si pot fi generate numai pentru obiecte de tip tabel, interogare sau raport. Aceste pagini pot
fi publicate pe serverele WEB Microsoft Internet Information Server (IIS) sau Personal Web
Server (PWS). IIS poate fi executat pe sistemele de operare Microsoft Windows NT 4.0, Windows
2000, Windows XP. PWS poate fi executat pe toate versiunile de Windows incepand cu Windows ’95.
Publicarea unei pagini se poate executa manual sau automat cu ajutorul utilitarelor de care dispun
serverele mentionate. Conexiunea dintre pagina WEB si baza de date, mai are nevoia de definirea unui
DSN* (Data Source Name) in cadrul interfetei ODBC (Open DataBase Connectivity). Generarea unei
pagini WEB dinamice cu Access 2000 trebuie sa fie precedata de crearea DSN-ului, numele acestuia
trebuind sa fie precizat in momentul generarii paginii.

3.Obiecte de tip pagina WEB

Obiectele de tip Data Access Pages sunt gestionate in sectiunea Pages din fereastra bazei de
date (Database Window). La salvarea unui astfel de obiect se creeaza automat un fisier separat de baza
de date, care va contine pagina WEB generata din obiectul Access. Obiectul de baza de date
memoreaza o legatura (shortcut) catre aceasta pagina WEB Acest obiect este asemanator cu un obiect
de tip formular, numai ca se utilizeaza in contextual accesarii bazei de date de pe Internet. Obiectul
salvat in baza de date se poate utiliza si din baza de date Access, insa el este totusi conceput pentru a fi
accesat de pe Internet, Microsoft Access fiind utilizat mai mult pentru proiectarea paginii WEB, decat
pentru actualizarea datelor. Paginile WEB de tip Data Access Pages, sunt procesate correct in
programul de navigare pe Internet Microsoft Internet Explorer, incepand cu versiunea 5.0.
Pentru proiectarea manuala a unui obiect de tip pagina WEB este pus la dispozitie un set de
controale grupate intr-o baza de instrumente Toolbox, utilizarea acestora fiind asemanatoare cu a celor
din cadrul obiectelor de tip raport sau formular.
Pentru crearea unui astfel de obiect se actioneaza butonul de comanda New din sectiunea
Pages, sau se actioneaza unul din shortcut-urile memorate in aceasta sectiune:Create data access page
in design view, Create data access page by using wizard sau Edit WEB page that already exists.
Optiunile disponibile prin actionarea butonului de comanda New, sunt:
 Design View – permite proiectarea manuala a paginii WEB; este echivalenta cu shortcut-ul
Create data access page in design view.
 Existing Web Page – permite elaborarea unei pagini WEB plecand de la una existenta pe disk;
este echivalenta cu shortcut-ul Edit WEB page that already exists.
 Page Wizard – permite crearea unei pagini WEB, cu ajutorul asistentilor; este echivalenta cu
shortcut-ul Create data access page by using wizard. Optiunile ce trebuiesc configurate cu
ajutorul asistentilor sunt grupate in ferestre, care se refera la:
1. Selectarea campurilor care vor fi afisate in pagina;
2. Selectarea unor campuri dupa care se pot realiza grupari ale datelor (fereastra 2);
 3. Ordonarea inregistrarilor;
4. Precizarea titlului paginii, si al modului de deschidere (Open sau Design).

 AutoPage: Columnar – creeaza automat o pagina WEB sub forma unui formular orientat
coloana din tabelul sau interogarea selectata. Bara de optiuni disponibile utilizatorului precizata
anterior, este automat introdusa in continutul paginii. Este forma cea mai rapida de elaborare a
unui obiect de tip pagina WEB.