Lucrarea de laborator nr.

15

Tema: PREZENTAREA INFORMAŢIEI STOCATE ÎNTR-O BD RELAŢIONALĂ.

PROIECTAREA ŞI GESTIONAREA RAPOARTELOR. SUBRAPOARTE. ELEMENTE
GRAFICE

Obiectiv-cadru:
Familiarizarea studenţilor cu proiectarea şi utilizarea diferitelor tipuri de rapoarte; crearea
subrapoartelor. Diagrame în rapoarte.

Obiective operaţionale:
a) a cunoaște metodele de creare a rapoartelor;
b) a înțelege structura ferestrei de proiectare a raportului;
c) a distinge elementele unui raport;
d) a realiza sortarea şi gruparea datelor conform unor criterii în rapoarte;
e) a crea diagrame;
f) a alcătui etichete poştale.

Noțiuni teoretice
Rapoartele sunt obiecte ale bazei de date MS Access destinate pentru tipărirea
informațiilor, în care pot fi efectuate calcule, este posibilă gruparea şi sortarea datelor, se pot
elabora totaluri şi subtotaluri.
Înainte de crearea unui raport, este de dorit să vă fixaţi răspuns la următoarele întrebări:
 Care este scopul creării raportului?
 Ce informaţii şi din care tabele ale bazei de date va fi luată?
 Care va fi forma de reprezentare a datelor în raport?
 Va conține raportul o grupare de date?
Răspunsurile clare date la aceste întrebări vor permite să creaţi un raport corect.
Crearea rapoartelor
Microsoft Access permite crearea rapoartelor care:
 grupează şi totalizează datele;
 îndeplinesc obţinerea totalurilor pe grupe, subgrupe şi totaluri generale;
 conţin subrapoarte;
 prezintă datele captivant, folosind reprezentări grafice, linii şi stiluri.

Un raport este alcătuit din două tipuri de informaţii: de structură şi datele propriu-zise.
Un raport este compus din trei părţi: antetul, zona de detaliu şi subsolul. În antet, se include
numele raportului, sigla firmei. În zona de detaliu, sunt prezentate datele. În subsol, sunt
prezentate, de regulă, informaţii statice, care nu se schimbă cu fiecare înregistrare editată. Între
rapoarte şi formulare există multe elemente comune:
 Secţiunile rapoartelor;
 Controalele, cu excepția butoanelor de comandă.

Crearea rapoartelor utilizând asistenţii ReportWizard

Pentru o realizare rapidă a unui raport, folosiți opţiunea Report Wizard. Etapele definirii
asistate a structurii unui raport sunt descrise în baza exemplului următor.

Sortarea şi gruparea
Rapoartele oferă posibilitatea de grupare a datelor prin intermediul opţiunii Sorting and
Grouping.
 În raport, trebuie să fie rezervat loc pentru antetul şi subsolul fiecărui grup de date. Pentru
a afişa toate datele de detaliu pe o pagină, pentru nivelul curent de grupare, opţiunii Keep
Together trebuie să i se atribuie valoarea Yes.

Vizualizarea unui raport înainte de imprimare

1. Alegeți numele raportului din panoul de navigare;
2. Executați dublu-click pe numele raportului în panoul de navigare.

Imprimarea raportului
1. Selectați numele raportului din panoul de navigare;
2. Activați fila File, opţiunea Print;
3. Stabiliţi diverse posibilităţi de imprimare a acestuia, opțiunea Page Setup (marginile
raportului, dimensiunile şi aranjarea paginii, imprimarea pe coloane).

Exemplu
Creaţi un raport care să afişeze pe ecran lista automobilelor, grupate pe modele, data
tranzacţiei şi suma totală, pe care trebuie să o achite clienții pentru automobilul (automobilele)
procurat. Modele automobilelor din interiorul grupei să fie ordonaţi crescător după criteriul
Model.

Soluţionarea problemei constă din două etape:

a) crearea interogării;
b) crearea raportului propriu-zis.

Soluție
a) Creaţi interogarea cu un câmp nou calculabil:
1. Executaţi click pe fila Create, grupul Queries, opţiunea Query Design;
2. Din caseta de dialog Show Table, selectaţi tabelele: Clienţi, Tranzacţii, Modele Auto;
3. Selectaţi câmpurile: Numele, Prenumele, Modelul, Data tranzacţiei;
4. În prima casetă liberă a rândului Field, executaţi click-dreapta, selectaţi opţiunea Build;
5. În caseta de dialog Expression Builder, introduceţi formula: ([Pretul fixat de
uzina]+[Cheltuielile de transport]+[Pregatirea de vinzare])*[Numarul de
auto], butonul Ok;
6. Redenumiţi Expr1 cu denumirea câmpului Costul_auto;
7. Salvaţi interogarea cu numele Lista modelelor şi Suma achitată.

b) Creaţi raportul utilizând Report Wizard:

1. Executaţi click pe fila Create, grupul Reports, selectaţi eticheta Report Wizard;
2. În caseta de dialog Report Wizard, selectaţi numele sursei - interogarea Lista
modelelor şi Suma achitată cu câmpurile respective;
3. Apăsați butonul Next;
4. Precizaţi criteriile de grupare a datelor, selectând câmpul Modelul şi apăsaţi butonul
, figura 15.1;
5. Gruparea datelor înseamnă căutarea tuturor înregistrărilor din sursa de date, care conţin
aceeaşi valoare pentru câmpul stabilit drept criteriu de grupare şi afişarea lor,
consecutiv, în raport. În exemplul prezentat, datele vor fi grupate după câmpul Modelul,
iar în cadrul acestuia, după Data tranzacţiei.
 Figura 15.1. Caseta de selectare a sursei

Selectarea/deselectarea unui criteriu de grupare se realizează cu dublu-click pe acesta

sau cu click pe câmpul ales drept criteriu şi apoi activarea butoanelor / . La
primă etapă, Report Wizard propune automat un criteriu, plasându-1 în lista din
dreapta sus a ferestrei din figura 15.2.

Figura 15.2. Precizarea criteriilor de grupare a datelor în raport

Stabiliţi cu săgeţile Priority ordinea operaţiilor de grupare (de exemplu, gruparea

în funcţie de Localitate, apoi, în funcţie de Data tranzacţiei, restul câmpurilor vor
reprezenta datele care formează obiectul grupării, figura 15.3;
6. Activaţi butonul Grouping Options pentru a stabili intervalele de grupare a câmpurilor
în raport, figura 15.3 şi pentru a afişa în raport un anumit număr de caractere din
valorile câmpurilor de grupare, selectaţi Normal pentru Modelul şi YEAR pentru Data
tranzacţiei, OK, apoi Next, figura 15.4;
 Figura 15.3. Precizarea a două criterii de grupare a câmpurilor în raport

7. În fereastra din figura 15.5, stabiliţi câmpurile în funcţie de valorile cărora datele din
raport vor fi ordonate (Data tranzacţiei), precum şi cele pentru care se vor executa
operaţii de sinteză (cu butonul ).

Figura 15.4. Precizarea criteriilor de grupare a intervalelor pentru câmpuri în raport

Dacă apăsaţi acest buton, puteţi determina Sum, Max, Min, Avg, pentru valorile
datelor grupate după anumite criterii şi preciza afişarea câmpurilor de tip numeric,
figura 15.6, în care să fie afişate aceste informaţii (alegeţi SUM şi Detail and
Summary), OK, apoi Next;

Figura 15.5. Precizarea câmpurilor de sortare a datelor în raport

 Figura 15.6. Caseta de dialog Summary Options

8. Alegeţi modul de dispunere şi de aliniere a datelor raportului, selectând unul din cele 3
formate predefinite din cadrul Layout, figura 15.7. Tot aici, puteţi modifica orientarea
în pagină vertical (Portrait) sau orizontal (Landscape). În această casetă, dacă bifaţi
opţiunea Adjust the field width so all fields fit on a page, datele vor fi aliniate astfel,
încât să se încadreze în dimensiunile unei pagini, Next;

Figura 15.7. Modul de dispunere şi de aliniere a datelor raportului

9. Definiţi raportul cu numele şi alegeţi opţiunea de afişare Preview the report –
vizualizarea afişării rezultatului raportului pe câte o pagină, sau Modify the report’s
design – vizualizarea afişării raportului în regim de proiectare, figura 15.8;
10. Efectuaţi click pe butonul Finish, pentru a crea raportul sau pe Cancel pentru a
abandona.

Figura 15.8. Definirea raportului

Notă: În figura 15.9, este afişat Raportul în regim de afişare Report View, Totalul
-Suma achitată de către clienți pentru toate modelele auto.
 Pentru a salva un raport în vederea unei utilizări ulterioare, selectaţi File, apoi Save Object
As. Dacă salvaţi raportul pentru prima oară, se va cere numele acestuia.

Figura 15.9. Raportul în regim de afişare Report View

Sarcini propuse

Exemplul
Realizaţi raportul în care să se calculeze numărul total de automobile pe localităţi şi
totalul global de la începutul activităţii firmei. Sortaţi informațiile după câmpul Modelul,
utilizând instrumentul Report Wizard.
Soluție
1. Care este scopul creării raportului (Obţinerea informaţiei pe localităţi despre modelele
vândute. Calcularea şi afişarea numărului total de automobile vândute şi subtotalul pe
localităţi)?
2. Din care tabele ale bazei de date Informaţia va fi reprezentată în raport?
 din tabelul Modele Auto – Modelul,
 din tabelul Tranzacţii – Preţul de vânzare,
 din tabelul Tranzacţii - Numărul de auto,
 din tabelul Clienţi – Localitatea.

3. Datele vor fi reprezentate sub formă de tabel cu coloanele:

Localitatea Modelul Preţul de vânzare Numărul de auto

4. În raport veți grupa datele după câmpul Localitate cu totalizări de tipul Sum pentru
câmpul Numărul de auto.

Indicații:
1. Selectaţi opţiunea Report Wizard;
2. Deschideţi lista descendentă Tables/Queryes şi selectaţi tabelul Modele Auto;
3. Din lista câmpurilor disponibile (Available Fields) selectaţi câmpul Modelul, apoi
executaţi click pe butonul > pentru a-l deplasa în lista câmpurilor selectate (Selected
Fields);
4. Analogic deplasaţi toate câmpurile necesare în lista câmpurilor selectate;
5. Executaţi click pe Next;
6. În fereastra apărută, selectaţi câmpul după care se va efectua gruparea informaţiei. Se
cere aplicarea grupării conform câmpului Localitatea;
7. Selectaţi câmpul Localitatea şi executaţi click pe butonul > şi acţionaţi Next;
8. Fixaţi câmpurile, după care se va sorta informaţia în fiecare grupă. Fixaţi sortarea după
câmpul Modelul în ordine ascendentă (Ascending).
9. Acţionaţi butonul Summary Options. Fixaţi totalurile care se vor afişa pentru fiecare
grupă şi tipul lor. Pentru câmpul Numarul de auto veţi fixa funcţia Sum (Totalurile se
pot obţine numai pentru câmpurile numerice). După selectarea opţiunilor de totalizare
acţionaţi OK;
10. Acţionaţi butonul Next;
11. Alegeţi o amplasare (Layout) a raportului şi orientarea pe pagină (Orientation), apoi
acţionaţi butonul Next;
12. Alegeți stilul de reprezentare a raportului, selectând unul din lista propusă, apoi
acţionaţi butonul Next;
13. Introduceţi denumirea raportului creat: Numărul total de automobile pe localităţi şi
acceptaţi modul de vizualizare, apoi executaţi click pe butonul Finish; raportul apare
în modul de vizualizare prealabilă tipăririi (Print Preview).
După dorință raportul Numărul total de automobile pe localităţi poate fi tipărit.

Exemplul
Realizați o diagramă circulară cu Chart Wizard, care ar afișa ponderea fiecărei culori a
automobilelor. De exemplu, afișați culoarea preponderentă a automobilelor.
Soluție
1. Creați raportul;
2. Deschideți raportul în regim de proiectare;
3. Selectaţi butonul Chart Wizard;
4. Deschideţi lista descendentă de la baza casetei de dialog şi selectaţi tabelul Modele
Auto care conţine datele pe care vreţi să le reprezentaţi în diagramă;
5. Selectaţi câmpul din lista câmpurilor disponibile (Avaiable Fields) şi executaţi click pe
butonul >, pentru a deplasa câmpul în lista câmpurilor pentru diagramă (Fields for
Chart). Selectaţi câmpul Culoarea. Executaţi click pe butonul Next;
6. Alegeţi diagrama circulară (PIE). Executaţi click pe butonul Next;
7. Pe ecran apare modelul diagramei. Executaţi click pe butonul Next;
8. Introduceţi titlul diagramei Culorile;
9. Executaţi click pe Yes, display a legend. (Da, afișează o legendă). Executaţi click pe
butonul Finish. Va apărea varianta finală a diagramei circulare.

Realizați:
1. Raportul în care să se calculeze numărul maximal de automobile pe localităţi şi totalul
global de la începutul activităţii firmei. Sortaţi informațiile după câmpul Modelul,
utilizând instrumentul Report Wizard.
2. Raportul în care să se calculeze volumul de vânzări pentru fiecare localitate şi totalul
global pe anul precedent cu instrumentul Report Wizard.
3. Creați un subraport.

Consolidarea cunoștințelor:
1. Ce sunt rapoartele în MS Access?
2. Care sunt elementele ce alcătuiesc rapoartele?
3. Care sunt metodele de creare a rapoartelor?
4. Care sunt criteriile după care pot fi clasificate controalele în rapoarte?
5. Cum se face gruparea şi sortarea datelor în rapoarte?
6. Care sunt asemănările şi deosebirile dintre rapoarte şi formulare?
7. Cum se inserează elementele grafice în formulare/rapoarte?
8. Cum se realizează imprimarea formularelor/rapoartelor?

Tema pentru acasă:

1. Învățați temele 4-7 (MS Access) – pregătire pentru evaluarea finală.