LUCRAREA DE LABORATOR NR.

13
Tema: Crearea rapoartelor în regimul de vizualizare Design

Scopul lucrării: De a obţine deprinderi practice şi cunoştinţe referitoare la crearea şi

redactarea rapoartelor în regimul de vizualizare Design View.

Raportul este un instrument eficient pentru prezentarea informaţiei stocate în BD prin

imprimare. Pe lângă furnizarea de informaţii detaliate, rezumative şi calculate, raportul permite
oformarea atractivă, gruparea şi sortarea datelor.
Crearea unui raport nou în regimul Design, permite utilizatorului să definească structura
raportului prin împărţirea lui în secţiuni (Figura 13.1, p.3), acestea fiind componentele individuale
care controlează ce elemente apar şi modul în care sunt formatate.
Secţiunile raportului [12,13]:
Report Header (antet raport) – datele incluse în această secţiune se imprimă o
singură dată, la începutul raportului. Antetul raportului se utilizează pentru a afişa informaţii care
apar în mod normal pe o copertă sau în partea de sus a primei pagini, cum ar fi o siglă, un titlu sau
data. La plasarea unui control calculat în antetul raportului, de exemplu funcţia Sum, suma se
calculează pentru întreg raportul.
Page Header (antet pagină) – datele incluse în această secţiune se imprimă în partea
de sus a fiecărei pagini. De exemplu, titlul raportului sau un antet de tabel pentru a fi repetat pe
fiecare pagină.
Group Header (antet grup) - datele incluse în această secţiune se imprimă la
începutul fiecărui grup de înregistrări. De exemplu, într-un raport cu gruparea informaţiei pe luni, în
antetul grupului se plasează denumirea lunilor. La plasarea unui control calculat în această secţiune,
calculul se face pentru fiecare grup individual.
Detail (detalii) - datele incluse în această secţiune se imprimă o dată pentru fiecare
rând din sursa de înregistrări. Secţiunea Detail este locul în care se plasează controalele ce formează
corpul principal al raportului.
Group Footer (subsol grup) - datele incluse în această secţiune se imprimă la
sfârşitul fiecărui grup de înregistrări. Subsol de grup se utilizează pentru a imprima informaţii
rezumative pentru fiecare grup individual.

1
 Page Footer (subsol pagină) - datele incluse în această secţiune se imprimă la
sfârşitul fiecărei pagini. Subsol de pagină se utilizează pentru a imprima numerele de pagină sau
informaţiile pentru fiecare pagină.
Report Footer (subsol raport) - datele incluse în această secţiune se imprimă la
sfârşitul raportului. Subsolul de raport se utilizează pentru a imprima totalurile sau alte informaţii de
rezumat pentru întreg raportul.

Fiecare element dintr-un raport - cum ar fi un nume de câmp, o valoare calculată sau titlul
raportului - este reprezentat în regimul de vizualizare Design de un control. Controalele sunt obiecte
care afişează date, efectuează acţiuni şi permit vizualizarea informaţiei, cum ar fi etichetele şi
imaginile. Mediul Access acceptă trei tipuri de controale [12,13]: asociate, neasociate şi calculate:
Control asociat - un control al cărei sursă de date este un câmp din tabelul sau
interogarea anexată la raport, aceste câmpuri le găsiţi în caseta Field list (Figura 13.1, p.4) din bara
cu instrumente. Valorile pot fi text, date sau numere, valori Yes/No, imagini sau grafice.
Un control asociat are o etichetă ataşată, iar eticheta primeşte numele câmpului în mod
implicit. Controlul asociat moşteneşte multe din setările câmpului din tabelul sau interogarea
anexată (cum ar fi proprietăţile: Format, Decimal Place, Input Mask). Astfel, aceste proprietăţi ale
câmpului rămân neschimbate atunci când creaţi un control care se asociază la acel câmp.
Control neasociat - un control care nu are o sursă de date (un câmp sau o expresie).
Utilizaţi controale neasociate pentru a afişa texte, linii, dreptunghiuri şi imagini – din caseta
Controls (Figura 13.1, p.2). De exemplu, o etichetă care afişează titlul unui raport este un control
neasociat.
Control calculat - un control al cărei sursă de date nu este un text, ci o expresie. O
expresie este o combinaţie de operatori (+, -, *,/), variabile (nume de controale, nume de câmpuri),
valori constante şi funcţii (Sum, Avg, …).
Exemple de expresii utilizate în rapoarte:
=”datornic” – afişează textul datornic;
=[Prenume]&” “&[Nume] – afişează valorile care se află în câmpurile din tabel denumite
Prenume şi Nume incluzând un spaţiu între ele. În acest exemplu, operatorul & este utilizat pentru a
combina aceste două câmpuri şi spaţiul;
=Year(date())-Year([AnulAngajarii]) – calculează stagiul de muncă;
=[Page] – returnează numărul paginii curente;

2
 =”pagina ”&[Page]&”din ”&[Pages] – returnează numărul paginii curente şi numărul total de
pagini;
=”Imprimat la data de: ”&Date() – returnează textul Imprimat la data de: şi data curentă;
=Count([Pachet]) - funcţia Count returnează numărul de înregistrări din controlul Pachet.
=Sum(Count([Pachet])*[Pret]) – funcţia SUM returnează suma produsului valorilor din
controalele Pret şi numărul de înregistrări din controlul Pachet [17].

Figura 13.1. Constructorul de rapoarte în regim Design

.
1 - Foaia de proprietăţi se utilizează pentru a modifica proprietăţile elementului selectat.
2 - Caseta de instrumente Controls conţine un set de controale neasociate.
3 - Proiectul raportului este împărţit în secţiuni.
4 - Caseta Field List include câmpurile din tabelul sau interogarea anexată la raport.
3
 MS Access permite operaţii de grupare şi de sortare a înregistrărilor atât la nivelul
interogărilor de selecţie, cât şi la nivelul rapoartelor. Se pot efectua grupări imbricate (sunt permise
până la 10 niveluri de grupare) şi se pot sorta datele în interiorul fiecărui grup. Pentru aceasta se
utilizează panoul Group, Sort and Total prezentat în figura 13.2.
Panoul Group, Sort and Total poate fi deschis când raportul se află în regimul de

vizualizare Design prin apăsarea bunonului (Group, Sort and Total) din grupul Grouping &
Totals de pe tab-ul Design.

Figura 13.2. Panoul Group, Sort and Total

Pentru a grupa/sorta înregistrările din raport se face un clic pe opţiunea Add a group/Add a
sort care se modifică în comanda Group on select field/Sort by select field (vezi Figura 13.3).
Câmpul după care se face gruparea/sortarea este ales din lista derulantă Select field.

Figura 13.3. Comenzile pentru gruparea/sortarea datelor

După selectarea câmpului din lista selected field (de exemplu, contract), programul prezintă
proprietăţile nivelului de grupare/sortare (vezi Figura 13.4, a)) care pot fi setate pentru a obţine un
rezultat dorit. Proprietăţile ascunse (vezi Figura 13.4, b)) pot fi vizualizate printr-un clic pe butonul
More.

a)

4
 b)
Figura 13.4. Proprietăţile unui nivel de grupare/sortare

Proprietăţile unui nivel de grupare/sortare

Sortarea datelor (with A on top) – ordinea de sortare poate fi modificată selectând opţiunea dorită
din lista derulantă.
Intervalul de grupare (by entire value) – determină modul în care se vor grupa datele.
Totaluri (with no totals) - implicit este activă opţiunea fără totaluri. Adăugarea totalurilor se face
din lista derulantă (vezi Figura 13.5).

Figura 13.5. Lista derulantă Totals

Total On – identificarea cîmpulul pentru care vor fi calculate totalurile.

Type – tipul calculării.
Show Grand Total – total pe raport.
Show group totals as % of Grand Total– cota parte fiecărui grup din totalul pe raport.
Show in group header sau Show in group footer – permite afişarea subtotalului în
secţiunea dorită.
Titlu (with the title) – se înscrie denumirea cîmpului ales pentru totalizarea;

5
Antet de grup (with a header section) – adaugă sau elimină antetul de grup;
Subsol de grup (without a footer section) – adaugă sau elimină subsolul de grup;
Secţiune unită (do not keep group together on one page) – pentru a păstra/nu păstra împreună
fiecare grup de înregistrări pe o singură pagină.

Formularea subproblemei:
De formulat enunţul şi de proiectat rapoarte pentru a prezenta informaţia stocată în BD
multitabelară a unităţii economice Omega (ca bază pentru soluţionarea subproblemei pot servi
exemplele de mai jos).

13.1. CREAREA RAPOARTELOR ÎN REGIMUL DE VIZUALIZARE DESIGN

La crearea unui raport pornind de la zero, în primul rând, se adăugă şi se aranjează toate
controalele asociate. Apoi, structura raportului se completează cu controalele neasociate şi calculate.

Exemplul 1. Pentru a proiecta raportul ce rezumă informaţia despre sumele achitate de fiecare
abonat şi totalurile pentru fiecare pachet se vor urma următorii paşi (vezi Figura 13.14):
1. Se crează o interogare cu informaţia-sursă pentru viitorul raport(vezi Figura 13.6),
atribuindu-i numele raportQ1.

Figura 13.6. Interogarea raportQ1 în regim Design

6
 2. Proiectarea raportului se începe cu apăsarea butonului Report Design de pe tab-
ul Create.
3. Pe tab-ul contextual Design se alege butonul Proprety Sheet (Figura 13.4). În
continuare, pentru proprietatea Record Source, din lista derulantă se selectează interogare raportQ1.

Figura 13.7. Raport în regim Design

4. Raportul se salvează cu numele raportR1. Se recomandă, ca în timpul sesiunii de

lucru modificările efectuate să fie periodic salvate.
5. Se adaugă sectoarele Report Header şi Report Footer prin apăsarea butonul Title
din grupul Header/Footer, tab-ul Design. Ca urmare, în raport sunt adăugate sectoarele Report
Header şi Report Footer. În sectorul Report Header apare un control pentru întroducerea textului în

7
care se înscrie „Sume achitate de fiecare client pe pachete”. Rezultatul acţiunilor îndeplinite sunt
prezentate pe Figura 13.8.
6. Formatarea textului din controlul creat se face prin selectarea opţiunei Properties din
meniului contextual apelat pentru control (vezi Figura 13.8). În fereastra Proprerty Sheet, se
stabileşte mărimea textului (Font size) - 16.

Figura 13.8. Raportul raportR1 în regim Design

7. Adăugarea controalelor asociate în raport se face prin apăsarea butonul Add Existing
Fields (Figura 13.9). Câmpurile din caseta Field List se selectează cu ajutorul tastei CTRL, apoi sunt
transferate în sectorul Detail. Se poate observa, că fiecare câmp înserat este format din două caseta:
prima pentru etichetă şi a doua pentru valorile câmpului.
8. Pentru a transfera etichetele câmpurilor în sectorul Page Header, ele se selectează cu
mouse-ul (Figura 13.10). Din meniul contextual pentru grupul format se selectează comanda Cut. În

8
continuare, cursorul se amplasează în sectorul Page Header şi se execută comanda Paste din meniul
contextual.

Figura 13.9. Raportul raportR1 în regim Design

Figura 13.10. Grupul de etichete selectat în sectorul Detail

9
 9. Pentru a gupa datele după cîmpul Pachet, pe panoul Group, Sort and Total se apăsă
butonul Add a group -> Selected Field -> Pachet (vezi Figura 13.11). Ca urmare, în raport vor fi
adăugate încă două sectoare pachet Header/pachet Footer.

Figura 13.11. Adăugarea unui nivel de grupare

10. Se indică tipul sortării (Figura 13.12) - with A on top.

Figura 13.12. Determinarea tipului de sortare a datelor

11. Pentru a obţine totaluri pe grupuri şi întreg raport din lista proprietăţilor a panoului
Group, Sort, and Total se apasă butonul More, apoi se completează lista derulantă a opţiunea Totals
(vezi Figura 13.13).

Figura 13.13 Adăugarea totalurilor pe grupuri şi întreg raport

10
 12. În final, se amplasează toate elementele raportului conform Figura 13.14. Cu ajutorul

controlului neasociat Label (vezi Figura 13.1) în sectorul pachet Footer se crează un control cu
textul Total pe grupa, iar în sectorul Peport Footer un control cu textul Total pe raport .

Figura 13.14. Proiectul raportului raportR1 în regim Design, forma finală

13. Pentru a vizualiza raportul în regim Print Preview (vezi Figura 13.16) din lista
derulantă a grupul View amplasat pe tab-ul Design (vezi Figura 13.15) se selectează Print Preview.

Figura 13.15. Grupul View

11
 Figura 13.16. Raportul raportR1 în regim de vizualizare Print Preview

Exemplul 2. Pregătirea ordinului de încasare (Anexă 2) pentru luna aprilie pe baza datelor din luna
martie (tabelul Informatii_abonati_martie, LL nr.6, exemplul 2), presupune executarea următorilor
paşi:
1. Pe baza tabelului Informatii_abonati_martie se crează interogarea raportQ2 (vezi
Figura 13.17). În câmpul calculat se înscrie următoarea expresie spre_plata: [pret]+[datorii]-
[avans]. Înregistrările returnate de interogare sunt prezentate pe Figura 13.18.
12
 Figura 13.17. Interogarea raportQ2 în regim Design

Figura 13.18. Rezultatul interogării raportQ2 în regim Datasheet

2. Proiectarea raportului se începe cu apăsarea butonul Report Design de pe tab-ul

Create.
3. Pe tab-ul Design se apasă butonul Property Sheet (Figura 13.7) şi se indică sursa de
date – interogarea raportQ2 în proprietatea Record Source.
4. Raportul se salvează cu numele raportR2.
5. Pentru a proiecta antetul facturii (Figura 13.19) elementele de comandă se
amplasează în secţiunea Page Header şi Detail (vezi Figura 13.20). Funcţia Date() se înscrie cu

13
controlul Text Box , informaţiile suplimentare (perioada de calcul, termenul de achitare, etc.) se
înscrie cu controlul Label din caseta Toolbox.

Figura 13.19. Antetul facturii

Figura 13.20. Raportul raportR2 în regim de Design

6. În continuare, se proiectează factura destinată băncii (Figura 13.21): se includ

controalele în sectorul Detail după antetul facturii şi se amplasează în conformitate cu figura 13.22.
Pentru linia verticală se utilizează elementul line din caseta Toolbox (vezi Figura 13.1). Pentru linia
punctată se include un rând din simbolul „ . ”. Mărimea textului se stabileşte individual.

14
 Figura 13.21. Secţiunea facturii destinată băncii

Figura 13.22. Sectorul Detail în regim Design

15
 7. Secţiunea facturii pentru abonaţi se formează în sectorul Detail analog secţiunii
precedente (vezi Figura 13.23, 13.24).

Figura 13.23. Secţiunea facturii destinată abonatului

Figura 13.24. Sectorul Detail în regim Design

8. Pentru subsolul facturii în sectorul Report Footer se amplasează textul prezentat în

desenul 13.25.

Figura 13.25. Sectorul Report Footer în regim Design

16