Formulare si rapoarte

1
 Formulare
• Formulare =ferestre-dialog speciale folosite pentru:
• Introducerea,actualizarea si vizualizarea datelor din tabele(formulare
vizualizare/actualizare)
• Crearea unei interfete accesibile pentru utilizatori (formulare de comanda)
• Pentru tabele si interogari elementul de baza este celula
• Pentru formulare elementul de baza este controlul grafic
-caseta text sau caseta combinata (pentru formularele de
vizualizare/actualizare)
-butonul de optiune sau butonul de comanda ( in formularele de
comanda)
• Formularele de vizualizare/actualizare se clasifica in:
• Formulare simple- se bazeaza pe un singur tabel sau pe o singura
interogare
• Formulare compuse- se bazeaza pe mai multe tabele si/sau interogari

2
 Crearea unui formular simplu cu ajutorul unei proceduri de
asistenta
• Formularele pot fi create in mai multe moduri: cu ajutorul unei proceduri de
asistenta, direct in modul Design View, etc. Acces genereaza automat codul
SQL al formularului in care sunt specificate informatiile despre campurile si
tabelele folosite. Indiferent de metoda aleasa, principiul este:
• Pas1. se indica sursele de date pe care se va baza formularul
• Pas2. se include in formular controalele grafice (legate, nelegate, calculate)
• Pas 3. se vizualizeaza formularul si se salveaza
Crearea formularului cu proceduri de asistenta
Pas1. clic pe Forms din fereastra dialog Database
Pas2. click pe New din fereastra Database
Pas3. Alegeti Autoform: Columnar-> in caseta derulanta alegeti sursa de date
(tabelul Trenuri)
Pas4. click pe ok=> se genereaza un formular simplu denumit provizoriu cu
numele sursei de date (Trenuri) si afisat in modul de vizualizare Form View.
Salvarea formularului se face asemenea unei tabele sau interogari. VOm salva
formularul de mai sus cu numele F_Trenuri.

3
4
5
 Alte proceduri de asistenta pentru crearea rapoartelor

• Creati acelasi formular pentru introducerea datelor in tabela Trenuri

folosind pe rand FormWizard, AutoForm: Tabular,Datasheet.
Moduri de vizualizare a formularelor
Formularele pot fi afisate in 3 moduri de vizualizare:
• Design View: permite definirea si modificarea structuriii formularului,
introducerea si modificarea controalelor grafice
• Datasheet View: permite afisarea inregistrarii curente intr-un mod similar cu
afisarea ei in tabel;
• Form View: permite afisarea normala, de tip formular, a inregistrarii curente
sau a unei inregistrari video
• Fereastra Form View: elemente grafice 2 bare de butoane Form
View si Formatting care impreuna cu elementele grafice ale ferestrei
form View, faciliteaza prelucrarea informatiei.(butoanele pentru
cautarea informatiei, stergerea unei inregistrari, sortarea si filtrarea
inregistrarilor, afisare ferestrei proprietatilor controlului grafic
selectat, taburile de parcurgere a setului de inregistrari)
6
Ferestra Design View: elemente grafice-bara de titlu, bara de meniuri,
3 bare de butoane:Form Design, Formatting si Toolbox

7
8
 Crearea unui formular simplu in modul Design View
• Vom crea un nou formular pentru introducerea datelor in tabela trenuri in
modul Design View
• Pas1. se afiseaza ferestra New Form
• Pas2. se alege cmd Design View, iar din caseta derulanta se alege sursa de
date (tabela Trenuri)
• Pas3. click pe OK=> fereastra dialog Design View a unui formular generic
Crearea controalelor legate
Pentru a realiza comunicarea dintre formular si sursa de date, trebuie sa
inseram in formular controale grafice legate de campurile sursei de
date.Astfel:
Pas1. alegeti tipul de control grafic in bara de butoane Toolbox si glisati in
formular
Pas2. selectati controlul si introduceti informatia(slectati eticheta din antet si
tastati titlul Vizualizare: trenuri; selectati pe rand casetele-text din susbsol si
introduceti formule de calcul:=Date() si respectiv =Max([Distanta]) )
Obs.Atat controalele legate cat si cele nelegate sunt insotite la creare de
etichete proprii.

9
10
11
12
Controale nelegate
Adaugati in dreapta controlului care va afisa distanta maxima, un
control grafic care va afisa distanta maxima
Editarea asemanator textele si obiectele grafice din Word
• Copiere/mutare CTRL+C/CTRL+X si CTRL+V;
• Stergere: click pe suprafata controlului grafic si DELETE
• Redimensionare: cu mouse-ul pe indicatorii aparuti la selectie
• Deplasare: cu mouse-ul drag an drop

• Adaugarea unei inregistrari intr-o tabela, stergerea ei, actualizare

formularului le-am discutat in primele lectii despre Access.
Modificarea aspectului formularului
1.Schimbarea imaginii
Pas1. selectati formularul
Pas2. modificati proprietatea Picture

13
14
• 2. schimbarea culorii
Pasii anteriori se repeta
pas3;. Selectati pe rand fiecare sectiune a formularului
Pas4. Modificati proprietatea BackColor a fiecareia
In situatia in care dupa efectuarea acestor modificari, este necesara
schimbarea aspectului controalelor grafice deja inserate se
selecteaza fiecare control grafic si in ferestra Properties se modifica
valoarea proprietatii Back Color.
Inserarea unui fisier cu imagini in formular
Pas1. selectati sectiunea din formular in care doriti sa inserati imaginea
Pas2. INSERT-> Picture=> fereastra-dialog Insert-Picture
Pas3. alegeti fisierul imagine dorit-> click pe butonul OK

15
16
17
• Inserarea unei foi de calcul Excel in formular
• Pas1.selectati sectiunea din formular in care doriti sa inserati foaia
de calcul
• pas2. redimensionati fereastra aplicatiei Access
• Pas3. deschideti aplicatia Excel astfel incat ambele sa fie afisate pe
ecran
• Pas4. afisati fereastra dialog Open a MS Excel Open astfel incat sa
fie vizibil directorul in care se afla registrul de calcul care trebuie
inserat in formular
• Pas5. deplasati butonul fisierul din fereastra-dialog MS Excel Open
pe suprafata formularului, in sectiunea dorita
• Pas6. dublu clickpe suprafata foii de calcul lansati aplicatia Excel si
puteti prelucra informatia din foaia de calcul direct in formular(afisat
in modul Design View).
• Pas7. Comutati in Form View pentru a vizualiza modificarile
• Obs. Inserarea unui document word sa face prin aceeasi pasi

18
 Rapoarte
• Definitie=instrumente de prezentare a informatiei din BD prin
tiparire.
• Crearea unui raport
• Rapoartele pot fi create cu ajutorul unei proceduri de asistenta
(Report Wizard, AutoReport: Columnar, Tabular, Chart Wizard,
Label Wizard ) sau direct in modul Design View
• Pas1. se indica sursele de date pe care se bazeaza raportul
• Pas2. se include in raport controalele grafice legate, nelegate,
calculate
• Pas3. se vizualizeaza raportul si se salveaza

19
 Crearea rapoartelor cu proceduri de asistenta

• Reati cate un raport pe baza tabelei Trenuri, folosind pe rand toate

procedurile de asistenta.
• Design View: permite definirea si modificarea structurii raportului,
introducerea si modificarea controalelor grafice;
• Print Preview:permite afisarea informatiei in raport pagina cu pagina
(dimensiuni de afisare, Magnify)
• Layout Preview: permite vizualizarea aspectului general al raportului
• Ex. Vrem sa cream raportul RapTrenuri in modul Design View,
grupate pe categorii: accelarat, rapid etc.

• Vom crea o interogare cu campuri calculate pe baza tabelei Trenuri

Pentru a extrage acest prefix.

20
• Numele campului calculat este CategTren, iar expresia de baza este:
CategTren:Left(CodTren,1). Am folosit functia Left care extrage un prefix
dintr-un sir de caractere. Sintaxa este este; Left(x,n), unde x este o expresie
care se evalueaza la o secventa de caractere, iar n este nr natural care
indica lungimea prefixului ce trebuie extras. Salvam interogarea cu numele
QPtRaport.

• Pas1. click pe butonul Reports

• Pas2. click pe New din fereastra database ->new Report
• Pas3. Alegem Design View-> in caseta derulanta se alege interogarea
QPtReport
• Pas4. cick pe OK=>fereastra dialog Design View a unui raport generic
asemanatoare cu ferestra formularelor
• Pas5. optional, se insereaza sectiunile View-> PageHeader/Footer,
View->reportHeader/Footer
Pas6. se insereaza controalele grafice din Field List
Pas7. se comuta in modul de vizualizare PrintPreview
Obs. Crearea unui raport simplu este cunoscuta si redimensionarea controalelor
grafice se face analog cu formularele
21
22
23
24
 Gruparea si sortarea datelor dintr-un raport

• Modificarea unui raport: gruparea datelor

Crearea antetelor si subsolurilor
Access permite operatii de grupare si sortare a inregistrarilor atat la
nivelul interogarilor de selectie cat si al rapoartelor. Se pot efectua
grupari imbricate(maxim 10 niveluri de imbricare).Acestea pot
beneficia de propriile antete si subsoluri in care se pot introduce
diferite informatii suplimentare.
Vom modifica raportul RapTrenuri prin gruparea corespunzatoare a
inregistrarilor.
Metoda generala de creare a grupurilor de inregistrari.
Pas1. se afiseaza raportul in modul Design View
Pas2. View-> Sorting and Grouping(sau lick pe butonul Sorting and
grouping de pe bara de butoane a ferestrei Design View)

25
• Pas3.definim criteriul de grupare
• Pas4. se deschide caseta derulanta Filed/Expression si se aleg
campurile(ex, Intern)

26
Pas.5 in sectiunea Group Properties a ferestrei se seteaza Group
header/group Footer-yes
Pas6. se poate defini un nou criteriu de grupare repetand pasii 4 si
5(ex. CategTren)

27
• Pas7.pentru a defini un criteriu de sortare se procedeaza astfel
• Pas8. se deschide caseta derulanta in coloana Field/Expresion si se alege
numele unui camp din sursa de date
• Pas9. in coloana SortOrder se alege ordinea de sortare
• Pas10. se reiau pasii 10 si 11pentru fiecare criteriu de sortare dorit
• Pas11. un criteriu de grupare poate fi si un criteriu de sortare(ex de fata)=>
se vor lista mai intai trenurile interne si apoi cele internationale
• Pas12. se vizualizeaza raportul in modul PrintPreview si se tipareste
Sortarea datelor din raport
Pas1. afisam raportul in modul DesignView
Pas2.mutam fiecare camp car reprezinta un criteriu de grupare din zona Detail
a raportului in antetul grupului corespunzator
Totaluri si subtotaluri
In modul Design View modificam raportul astfel incat sa ne asiguram:
-numerotarea paginilor
Pas1. selectam Page Footer
Pas2. Insert-> pageNumbers=> fereastra dialog Page-Numbers in care facem
setarile dorite apoi OK
28
• Calcularea nr de trenuri personale, accelarate etc si calcularea nr de trenuri
interne, externe etc.
• Pas1. selectam CategTren Footer
• Pas2.inseram 2 etichete si o caseta text(nelegate, calculate)
• Pas3. in prima eticheta introducem textul Nr trenuri din categoria.
• Pas4. in a 2-a eticheta introducem textul: este
• Pas5. mutam campul CategTren intre cele 2 etichete
• Pas6. in caseta text introducem formula: =Count([CodTren]).
• Pas7. selectam sectiunea InterFooter.
• Pas8. inseram 2 casete text (controale nelegate, calculate)
• Pas9. in prima caseta introducem formula de calcul; Iif([intern]=true,
“Nr.TrenuriInterne=”, “Nr.trenuriInternationale=”).
• Pas10. in a 2-a caseta introducem formula; =Count([CodTren]).
Inserarea unor linii in raport:
Pas11. selectam butonul Line de pe bara de butoane Toolbox si desenam o
linie orizontala in sectiunea Intern Header di 2 linii orizontale in sectiunea
Intern Footer

Formatarea textului in rapoarte se face din propritatile Fore Color, Font Weight,
Border Width etc.

29