Sunteți pe pagina 1din 9

2

Suport curs

FACILITĂŢI GRAFICE ÎN PROGRAMELE DE CALCUL TABELAR

1. Principalele tipuri de grafice

Orice program de calcul tabelar oferă cinci tipuri fundamentale de grafice: liniar, histogramă, xy (nor de puncte), zonal, diagramă de structură (cerc). În fapt, numărul tipurilor de grafice este mai mare, iar dacă se au în vedere şi subtipurile, utilizatorul are la dispoziţie câteva zeci de variante de grafice. Sub mediul de lucru Windows, pentru majoritatea tipurilor de grafice există atât reprezentare 2 D, cât şi 3 D. Column Chart (histogramă) constă dintr-o serie de bare verticale, fiecare reprezentând o valoare numerică. Asigură reprezentarea seriilor dinamice de date. Un tip particular de histogramă este cea orizontală (bar chart), care permite o mai bună reprezentare comparativă a valorilor, în detrimentul reprezentării dinamice (în timp). Ambele tipuri de histograme au şi varianta de reprezentare tridimensională, precum şi varianta stivă (stacked bar chart), în care se evidenţiază relaţia dintre parte şi întreg. Line Chart (grafic liniar) reprezintă grafic evoluţia, în timp, a unuia sau a mai multor fenomene sau procese. Fiecare linie reprezintă o categorie de date, iar fiecare punct de pe linie reprezintă o valoare a unei date la un moment dat. Sunt utile pentru urmărirea trendului şi pentru previziuni. Pie Chart (diagrama de structură) este folosit pentru a evidenţia, prin sectoare de cerc, ponderea fiecărei componente a mulţimii reprezentate. Pentru a scoate şi mai mult în relief anumite elemente, se poate apela la facilitatea de expandare a sectoarelor de cerc. Un mod asemănător de reprezentare a unei structuri este graficul de tip doughnut (grafic de tip inel). Acesta prezintă avantajul că poate reprezenta mai multe serii de date. Area Chart (grafic zonal) realizează ca şi cel liniar reprezentarea evoluţiei în timp, dar indică mai clar magnitudinea schimbărilor pe parcurs. Scatter sau XY Chart (grafic de tip XY sau nor de puncte) scoate în evidenţă corelaţiile existente între două şiruri de date numerice: primul șir de numere este reprezentat pe axa Ox (scop în care numerele respective sunt ordonate crescător), iar al doilea pe axa Oy. Aceste grafice sunt redate prin puncte libere sau unite prin linii. Principala deosebire față de graficele tip linie, este că acestea din urmă tratează prima serie de date drept etichete, chiar dacă ea este constituită din valori numerice, deci cele de tip XY folosesc o scală numerică şi pe axa Ox (vezi pentru edificare exemplul de mai jos). O variantă a acestui grafic este cel denumit bubble, în care punctele sunt înlocuite de cerculeţe, ale căror dimensiuni indică valorile unei a treia serii de date (vezi exemplul de mai jos).

înlocuite de cerculeţe, ale căror dimensiuni indică valor ile unei a treia serii de date (vezi

Programele de calcul tabelar şi utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor

3

ş i utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor 3 Grafic Scatter Grafic Line Grafic Bubble Pe lângă

Grafic Scatter

lor în gestiunea întreprinderilor 3 Grafic Scatter Grafic Line Grafic Bubble Pe lângă acestea, în programele

Grafic Line

gestiunea întreprinderilor 3 Grafic Scatter Grafic Line Grafic Bubble Pe lângă acestea, în programele de calcul

Grafic Bubble

Pe lângă acestea, în programele de calcul tabelar se regăsesc şi alte tipuri particulare de grafice. Astfel, în Excel utilizatorul mai poate alege dintre următoarele tipuri:

Radar, în care fiecare categorie reprezentată are propria axă, pornind din acelaşi punct central al diagramei;

Surface, utilizat pentru a găsi combinaţiile optime dintre două seturi de date. Este o reprezentare tridimensională, asemănătoare cu o hartă topografică, prezentând în culori diferite datele ce se regăsesc în acelaşi interval de valori;

Stock (fost High-low-close), utilizat adesea pentru prezentarea fluctuaţiilor de preţuri pe piaţa bursieră (vezi cele trei componente: cel mai mare, cel mai mic şi preţul la închidere), dar şi pentru reprezentarea datelor ştiinţifice (de exemplu, a fluctuaţiilor de temperatură). Pe lângă tipul de bază, există şi variante ale acestui tip de grafic, precum Open-high-low-close sau Volume-high-low-close;

Cone, Cylinder , Pyramid, care realizează reprezentări tridimensionale ale valorilor numerice în formă de con, cilindru sau piramidă, având ca atu un aspect deosebit faţă de un grafic clasic, cum este cel de tip Column. Aşa cum se observă din fig. nr. 1, utilizatorul poate selecta pentru un grafic unul dintre tipurile standard sau, dacă doreşte unul dintre tipurile celelalte, va executa clic pe Other Charts şi va selecta din listă tipul dorit.

4

Suport curs

4 Suport curs Fig. nr. 1. Tipuri de grafice EXCEL 2. Procedura generală de creare a

Fig. nr. 1. Tipuri de grafice EXCEL

2. Procedura generală de creare a graficelor

Orice grafic se creează pe baza datelor din foile de calcul, cu menţiunea că valorile reprezentate grafic vor fi actualizate ori de câte ori se modifică datele din foaia de calcul sursă. Până la versiunea 2003, a existat în Excel un asistent (Chart Wizard), care îl îndrumă pe utilizator în crearea graficului (mai mulţi paşi parcurși cu ajutorul comenzilor Next şi Back). Chiar dacă după Excel 2007 nu mai există Chart Wizard, pașii rămân aceeași:

1) selecţia zonei de căsuţe care conţine datele de exprimat grafic;

Observaţie: Este posibilă selectarea de zone neadiacente, dacă după selectarea primei zone, se menţine apăsată tasta CTRL în timp ce se selectează celelalte zone. Atenţie! Selecţiile neadiacente trebuie să formeze un dreptunghi.

2) alegerea tipului și a subtipului de grafic (vezi subcapitolul 6.1 şi fig. nr. 2), care va avea rezultat efectiv – o primă formă a graficului;

va avea rezultat efectiv – o primă formă a graficului ; Fig. nr. 2. Crearea unui

Fig. nr. 2. Crearea unui grafic – începutul în 3 pași

De aici încolo se lucrează cu meniul denumit Chart Tools, care grupează 3 tab- uri după cum se vede în figura alăturată.

3 tab - uri după cum se vede în figura alăturată. 3) definitivarea conținutului și a

3) definitivarea conținutului și a modului de așezare a seriilor de date (vezi fig. nr. 3), folosind butoanele din tab-ul Design). Aici se poate schimba tipul de grafic (Change Chart Type), se poate inversa reprezentarea celor 2 axe (Switch Row/Column), se poate schimba zona cu datele de reprezentat (Select Data). Cu opțiunea Save As Template, definițiile unui tip de grafic realizat și personalizat de utilizator pot fi salvate ca un șablon;

Programele de calcul tabelar şi utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor

5

ş i utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor 5 Fig. nr. 3 . Modificare tip și conținut

Fig. nr. 3. Modificare tip și conținut grafic

4) specificarea opţiunilor pentru modificarea aspectului graficului din tab-ul Design (vezi fig. nr. 4). Aici se poate urmări un model (layout) predefinit în care se indică dacă va avea sau nu titlu, legenda va apare în dreapta, sus sau jos etc. (Chart Layouts). În zona de stiluri se aleg culorile și fondul preferat (Chart Styles);

se aleg culorile și fondul preferat ( Chart Styles ); Fig. nr. 4. Opţiuni pentru modificarea

Fig. nr. 4. Opţiuni pentru modificarea aspectului graficului

5) specificarea opţiunilor pentru îmbunătăţirea graficului din tab-ul Layout (vezi fig. nr. 5): titlu grafic (Chart Title), titluri pentru axe (Axis Titles) şi formatarea acestora (Axes), legendă (Legend), etichete pentru date (Data Labels), includerea tabelului cu date (Data Table), linii orizontale şi/sau verticale (Gridlines);

Table ), linii orizontale şi/sau verticale ( Gridlines ); Fig. nr. 5 . Definirea opţiunilor pentru

Fig. nr. 5. Definirea opţiunilor pentru personalizarea graficului

6) indicarea poziţiei (locaţiei) graficului cu Move Chart din tab-ul Design (vezi ultimul buton în fig. 4). Astfel, graficul poate fi:

un obiect inclus într-o foaie de calcul specificată (opțiunea Object in în fig. nr. 6) - acesta poate fi plasat cu uşurinţă în orice zonă a acesteia, poate fi redimensionat după cerinţe şi poate fi copiat într-o altă aplicaţie (Word, Powerpoint) prin copy și paste;

introdus într-o foaie nouă special (opțiunea New sheet în fig. nr. 6) aceasta va purta numele indicat (în exemplul de mai jos ”Grafic de corelatie”), conține doar graficul și se comportă ca oricare foaie din registrul de lucru (poate fi copiată, mutată, ștearsă etc.).

6

Suport curs

6 Suport curs Fig. nr. 6. Plasarea graficului 7) pentru retușuri estetice și finisaje se folosesc

Fig. nr. 6. Plasarea graficului

7) pentru retușuri estetice și finisaje se folosesc comenzile din tab-ul Format. Aici se găsesc opțiuni din categoria Styles, de genul Effects, Outline, Fill (graficul din fig. nr. 7 a primit Fill cu roz, Outline cu violet și efect Shadow). De asemenea, acolo unde mărimea contează, se pot stabili dimensiuni exacte ale figurii (Height, Width).

Fiecare componentă a graficului (seriile de date, axele, titlurile, legenda etc.) poate fi modificată individual după terminarea graficului. Fiecare dintre ele are atașat un meniu cu comenzi specifice (numit meniu contextual), ce se apelează prin clic dreapta după ce se selectează elementul respectiv (vezi fig. nr. 7).

ce se selectează elementul respectiv (vezi fi g. nr. 7). Fig. nr. 7. Formatarea titlului graficului

Fig. nr. 7. Formatarea titlului graficului din meniul contextual

Observaţie: Utilizatorul poate crea extrem de rapid, într-un singur pas, un grafic pentru datele selectate din foaia de calcul, folosind tipul implicit de grafic ( Column, dacă nu a fost schimbat de utilizator). Pentru creare se apasă tasta F11 – se obține automat un grafic, plasat într-o foaie de calcul distinctă.

Un tip deosebit de grafic este cel care combină două sau mai multe tipuri. Cel mai reuşit este cel care combină 2 tipuri, iar cel mai popular este coloană + linie (vezi ideea ilustrată în fig. nr. 8).

Programele de calcul tabelar şi utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor

7

ş i utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor 7 Fig. nr. 8. Grafic combinat 1. Presupunem că

Fig. nr. 8. Grafic combinat

1.

Presupunem că există două

1. Presupunem că există două

serii de date:

2.

Se creează iniţial un grafic

de tip coloană pentru cele 2 serii selectate în prealabil.

3.

Se dă clic dreapta pe a doua

3. Se dă clic dreapta pe a doua

serie de date şi se alege Chart Type.

4.

În fereastra de dialog se

schimbă tipul din "coloană" în "linie".

5.

Ca să arate ca în poza iniţială, ar mai trebui să reprezentăm valorile profitului pe o axă

verticală secundară. Se dă clic dreapta pe a doua serie de date şi se alege Format Data Series, iar de aici se bifează Secondary Axis la opţiunea Plot Series On.

6. Definirea unei legende. Dacă în zona de date selectată nu au fost incluse de la început căsuţele care conţin explicaţiile ce formează legenda, se dă clic dreapta pe una din seriile de date şi se alege Select Data Source. În partea stângă apar în listă denumirile date seriilor de date. Se dă Edit pe fiecare şi se redenumeşte.

. În partea stângă apar în listă denumirile date seriilor de date. Se dă Edit pe

8

Suport curs

Graficele combinate cu axă secundară sunt cu adevărat utile atunci când seriile de date au valori disproporționate – vezi pentru edificare exemplul din figura nr. 9.

– vezi pentru edificare exemplul din figura nr. 9. Valorile pentru numărul de ore lucrate sunt

Valorile pentru numărul de ore lucrate sunt de ordinul sutelor și miilor, iar cele ale numărului de proiecte nu este mai mare de câteva zeci…

numărului de proiecte nu este mai mare de câteva zeci… Fig. nr. 9. Grafic combinat cu

Fig. nr. 9. Grafic combinat cu axă secundară

Alte operaţiuni care se pot efectua oricând după realizarea unui grafic:

redimensionarea reprezentării grafice, care nu se rezumă la a trage de chenarul exterior al acesteia, ci în cadrul acestuia se poate folosi mai bine spațiul, în sensul de a mări zona numită Plot Area (se dă clic atunci când apare această etichetă și se trage cu mouse-ul) o altă opțiune utilă aici este să se mute legenda în partea de jos, ca în fig. 9 (din tab-ul Layout se deschide Legend și se alege Show Legend at Bottom);

adăugarea de noi date, modificând zona datelor (Select Data) sau utilizând direct comenzile Copy (în foaia de calcul) şi Paste (după clic pe grafic);

ştergerea unei serii de date din grafic (se apasă tasta Delete după selectarea seriei din grafic);

adăugarea unei linii de trend.

Un tip de grafic extrem de util și deci utilizat este diagrama de structură, motiv pentru care facem precizările următoare:

pentru obținerea ei trebuie selectate doar 2 serii de date: o serie cu etichete sau explicații și una cu valorile propriu-zise;

în forma inițială nu apar valorile, deci este recomandată afișarea lor (din tab-ul Layout se deschide Data Labels), fie în valoare absolută (este opțiunea implicită), fie în procente (din Data Labels se alege More Data Label Options și apoi se debifează Values și se bifează Percentage)

la acest tip de grafic se poate renunța la legendă (din tab-ul Layout se deschide Legend și se alege None ori se șterge pur și simplu!) atunci când numele etichetele se afișează direct pe grafic (din tab-ul Layout se deschide Data Labels, se alege More Data Label Options și apoi se bifează și Category Name)

Un tip mai puțin explicat de grafic în Excel este graficul Pie of Pie, foarte util pentru a ”vedea” mai bine valorile foarte mici, cărora le revin de regulă felii înguste. Spre exemplu, într-un grafic de structură a numărului de proiecte, putem arăta ponderile primilor, iar ultimii 3 vor intra la și alții. Am ales zona B2:B8, apoi (cu CTRL apăsat) D2:D8 (vezi tabelul în fig. 9) și am selectat Insert, Pie, subtipul Pie of Pie. Am șters legenda, am mărit Plot Area și am afișat direct etichetele (Category Name) și procentele fiecăruia

Programele de calcul tabelar şi utilizarea lor în gestiunea întreprinderilor

9

(Percentage) din tab-ul Layout se deschide Data Labels, se alege More Data Label Options și apoi se bifează Percentage și Category Name). Rezultatul este cele din fig. 10.

și Category Name ). Rezultatul este cele din fig. 10. Fig. nr. 10. Grafic pie of

Fig. nr. 10. Grafic pie of pie

3. Previziuni pe baza graficelor EXCEL

Graficul exemplificat în fig. nr. 11 a fost inclus în foaia de calcul care conţine datele. Este un grafic combinat coloană + linie, căruia i-a fost adăugată o linie de trend pentru seria de valori corespunzătoare profitului brut, cu estimarea valorilor probabile pentru anul următor, pe baza unei linii de trend exponenţiale.

probabile pentru anul următor, pe baza unei linii de trend exponenţiale . Fig. nr. 11. Grafic

Fig. nr. 11. Grafic cu linie de trend

10

Suport curs

Pentru realizarea de previziuni cu ajutorul graficelor, se parcurg următorii paşi:

1. se execută clic pe seria de date pentru care dorim trendul şi estimările viitoare;

2. din tab-ul Layout se alege Trendline, iar apoi More Trendline Options (vezi fig. nr. 12 stânga);

3. în fereastra de dialog deschisă (vezi fig. nr. 12 dreapta) se defineşte tipul

trendului/regresiei: liniar, polinomial, logaritmic, exponenţial. Opţional, se pot cere estimări pentru un anumit număr de perioade viitoare, prin opțiunea Forecast, opţiunea Forward. Dacă din tab-ul Layout se alege Trendline, iar apoi direct tipul de regresie dorit se va obține direct linia de trend, fără a mai deschide fereastra de dialog. Prin clic dreapta pe linia de trend definită, selectând comanda Format Trendline, se pot modifica ulterior opţiunile utilizatorului (stilul liniei, tipul regresiei, estimările).

(stilul liniei, tipul regresiei, estimările). Fig. nr. 12. Comenzile pentru crearea și formatarea unei
(stilul liniei, tipul regresiei, estimările). Fig. nr. 12. Comenzile pentru crearea și formatarea unei

Fig. nr. 12. Comenzile pentru crearea și formatarea unei linii de trend