Modul B02

Lecia nr. 9: Diagrame n Excel

Aceast lecie este dedicata realizrii diagramelor folosind programul Excel, n scopul reprezentrii grafice i sugestive a datelor din foile de calcul.

Ce este o diagram? De multe ori vedem la televizor sau n pres diferite sondaje de opinie sau statistici realizate pe diferite domenii. Acestea ar reprezenta doar nite simple cifre dac nu ar fi asociate cu anumite prezentri grafice care s le dea o interpretare sugestiv. Astfel de reprezentri grafice poart numele de diagrame. Prin reprezentarea datelor folosind diagrame informaiile devin mai clare, mai uor de citit i de neles, sunt mai interesante i mai atractive din punct de vedere grafic. Diagramele pot fi de mai multe feluri, n funcie de modul n care trebuie interpretate cifrele respective (diagrame cu bare sau coloane pentru comparaii n timp ale unor date, diagrame radiale sau inelare pentru reprezentarea anumitor procentaje realizate, diagrame radar, diagrame

XY etc.). i n Excel valorile nscrise n celulele foilor de calcul pot fi folosite la crearea de diagrame. Aceste valori poart numele de puncte de date. Punctele de date, adic valorile din care se realizeaz diagrama sunt dispuse de obicei n mod grupat (fie pe linii, fie pe coloane) i formeaz seriile de date. Realizarea unei diagrame simple Pentru nceput vom realiza o diagram simpl cu scopul vizualizrii evoluiei cheltuielilor unui student n decursul a trei luni de zile. Pentru aceasta avem ntr-o foaie de lucru tabelul urmtor:

B02-53

Modul B02

Se va selecta n tabel de la celula A1 pn la C7, dup care se face click pe butonul aflat n bara de unelte standard. Se va deschide astfel o caset de dialog cu numele Chart Wizard pentru oferirea de asisten n realizarea diagramei (figura 1.). n aceast fereastr se va alege diagrama de tip coloan (opiunea Column din lista Chart type). Observai c acesta reprezint pasul 1 al realizrii diagramei, n care se alege tipul i subtipul acesteia. La acest pas putei alege ntre un tip standard (de pe foaia Standard Types) sau un tip personalizat (pe foaia Custom Types). Pentru nceput vom rmne la tipul implicit al diagramei dup care vom vedea i alte variante. Se apas butonul Next iar asistentul de diagrame va trece la pasul doi, unde va afia o previzualizare a diagramei ce se va obine i va verifica zona de date din care va construi diagrama, precum i dispunerea seriilor de date (pe coloane sau pe rnduri), aa cum se vede n figura 2. Se observ de asemenea c n dreptul cmpului Data range este trecut valoarea $A$1:$C$7 adic tocmai zona de lucru pe care am selectat-o. n plus seriile de date sunt dispuse pe coloane. Selectai n aceast fereastr foaia Series cu detalii de dispunere a seriilor. Dup cum se vede n figura 3, exist doar dou serii de date, i anume Ianuarie i Februarie, ceea ce este ilustrat i n partea superioar a ferestrei, unde se afieaz cum va arta diagrama cu datele nscrise pn nmomentul actual. Se vede c seria cheltuielilor pentru luna Ianuarie este colorat cu maro, iar pentru luna februarie cu violet. Vom introduce i seria cheltuielilor pe luna martie. Pentru aceasta dac facei click pe butonul Add, va aprea o nou serie cu numele Series3, creia i vom completa datele necesare. Celula Celulacu cu numele numeleseriei seriei selectate selectate Zona Zonade de valori valoriaaseriei seriei B02-54 Zona Zonacu cuetichetele etichetele seriilor seriilorpe peaxa axaX X Fig. 3.

Fig. 1.

Foaia Foaiacu cudetalii detaliidespre despre dispunerea dispunereaseriilor seriilor

Zona Zonade dedate date

$A$1:$D$7 $A$1:$D$7

Dispunerea Dispunereaseriilor seriilor Lista seriilor Lista seriilor existente existente Fig. 2.

Modul B02

Numele noii serii va fi selectat din celula $D$1, iar valorile acesteia din zona $D$2:$D$7. n acest moment seria introdus se numete Martie i este reprezentat cu culoarea galben. Trecei la pasul urmtor cu un clic pe butonul Next. Se va afia fereastra de dialog Chart Options, care are mai multe foi pentru setarea opiunilor diagramei ( Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table) figura 4.

Fig. 4. Pe pagina Titles se va completa titlul diagramei (Chart title) cu Evoluia cheltuielilor pe primele trei luni. n dreptul cmpului Category (X) axis se va trece Tipuri de cheltuieli, reprezentnd eticheta pentru axa X, iar la Value (Y) axis se va nscrie EURO, ca fiind unitatea de msur a valorilor pe axa Y. Ca exerciiu suplimentar putei personifica diagrama modificnd i ali parametri opionali specificai pe celelalte foi (axe pe X sau Y, linii ajuttoare, afiarea/amplasarea legendei, etichete pentru valori .a.m.d.). Putei face diferite ncercri pentru a nelege mai bine funcionalitatea acestora. Cnd ai terminat personalizarea diagramei trecei la pasul urmtor cu click pe butonul Next. Ultimul pas n realizarea diagramei l constituie amplasarea acesteia. De aceea i numele casetei de dialog afiate va fi Chart Location figura 5. n acest moment putei alege ca diagrama s fie amplasat ca un obiect coninut ntr-o foaie de calcul (de obicei foaia curent) sau s fie creat o foaie nou dedicat n exclusivitate amplasrii

Fig. 5. diagramei realizate. Noi vom amplasa diagrama sub forma unui obiect n foaia de calcul curent, dar Dumneavoastr putei repeta ulterior acest exemplu prin folosirea unei foi dedicate. Apsnd butonul Finish asistentul pentru diagrame ( Chart Wizard) va definitiva munca de realizare a acesteia i o va prezenta aa cum apare n figura 6.

B02-55

Modul B02

Fig. 6. Diagrama i datele Dup cum am vzut pn n acest moment diagrama a fost creat pe baza valorilor din celulele indicate. n acest moment putem spune c ntre celulele respective i diagram exist o relaie de echivalen i dependen. Dac vei modifica valoarea unei celule din zona respectiv, diagrama se va actualiza imediat i va nfia informaiile conform modificrilor efectuate. De exemplu ncercai s cretei valoarea unei cheltuieli dintr-o celul i remarcai modificarea automat a diagramei (exemplu n figura 7). Modificarea Modificarea diagramei diagramein nmod mod corespunztor corespunztor

Modificarea Modificarea valorii valorii de de la la 75 75la la175 175

Fig. 7. Conversia diagramei n alt tip Exist posibilitatea de a realiza diagrame de diferite tipuri, aa cum am prezentat la nceputul leciei. Totui dac ai realizat o diagram cu coloane i considerai c prezentarea datelor ar fi mai sugestiv folosind o diagram de alt tip, nu este necesar s o tergei i s reluai operaia de la capt. Programul Microsoft Excel permite conversia unei diagrame existente ntr-un alt tip. Dac facei un click dreapta n interiorul dreptunghiului care delimiteaz diagrama, ntr-o zon liber, vi se va afia meniul asociat diagramei (figura 8). Acest meniu conine facilitile de editare, modificare, formatare i personalizare a diagramei conform dorinelor Dumneavoastr. Pentru a transforma diagrama n alt tip, alegei opiunea Chart Type din acest meniu. Se va deschide fereastra de modificare a tipului diagramei, ca n figura 1. Alegei tipul Line i validai cu butonul OK. Diagrama va arta ca n figura 9, prin reprezentarea datelor prin grafice cu linii frnte.

B02-56

Modul B02

Fig. 9. Totui, modul n care sunt reprezentate datele n acet moment nu corespunde ntru totul necesitilor, deoarece dorim s prezentm evoluia tipurilor de cheltuieli n decursul celor trei luni. Pentru aceasta selectai opiunea Source Data din meniul diagramei (fig. 8). Se va afia caseta de dialog din figura 2, unde vom modifica dispunerea seriilor de date, prin aezarea Fig. 8. lor pe linii (opiunea Series in: Rows). Dup validarea cu butonul OK, diagrama trebuie s arate ca n figura 10. Observai c n acest moment Excel a creat cte o serie pentru fiecare tip de cheltuial (cmin, mas, rechizite etc.) i prezint evoluia acestora pe lunile menionate (ianuarie, februarie etc.).

Fig. 10. Personalizarea diagramei Diagrama obinut pn n acest moment are caracteristici standard n ceea ce privete modul de afiare a datelor, fundalul (de culoare alb cu gri pentru poriunea de date), formatul chenarului etc. Exist nsa posibilitatea de a modifica toate aceste detalii conform preferinelor personale. Acest proces poart numele de personalizare. Adic putem face ca diagrama s arate dup cum dorim noi. Cum se face acest lucru? Pentru a modifica orice element de detaliu din cadrul diagramei, elementul respectiv trebuie s fie selectat. E simplu. Exact la fel ca i n cazul n care vrem s modificm coninutul unei celule, mai nainte trebuie s selectm celula respectiv, nu? Adic dac facem click cu mouse-ul pe o celul, aceasta devine marcat cu chenar de culoare nchis. Elementele unei diagrama se selecteaz cu mouse-ul, iar n momentul n care sunt selectate ele apar mrginite cu ptrele de culoare neagr. De exemplu, facei un click n interiorul diagramei, undeva ntr-o poriune liber, s zicem... sub legend. Chenarul diagramei apare marcat cu ptrele negre (cte una n fiecare col i cate una pe mijlocul fiecrei laturi) exact la fel ca la selectarea unui obiect din Word (figura 11.).

B02-57

Modul B02

Zona Zonade detitlu titlu este esteselectat selectat

Legenda Legendaeste esteselectat selectat

Diagrama Diagramaeste esteselectat selectat

Fig. 11. Exact la fel se pot selecta legenda, axele graficului, fundalul zonei de prezentare a datelor, titlul, etichetele, chiar i obiectele care alctuiesc prezentarea datelor (bare, linii, conuri, discuri etc.). n momentul n care ai selectat un element din cadrul diagramei sau chiar diagrama nsi putei face click dreapta pe acelai element i se va deschide un meniu asociat elementului selectat. Prima opiune a acestui meniu se va numi Format... i numele elementului selectat . De exemplu, dac ai selectat diagrama atunci opiunea va fi Format Chart Area (Fig. 8). Dac ai selectat zona de titlu, va fi Format Chart Title, dac ai selectat legenda va fi Format Legend i aa mai departe. ncercai. Dac alegem efectiv opiunea Format... se va deschide o fereastr de dialog precum cea din figura 12.

Fig. 12. Fereastra respectiv permite personalizarea elementului selectat astfel: n tabul Patterns se pot modifica detaliile de culoare a bordurii i/sau zonei selectate. Butonul Fill Effects... permite alegerea unor efecte de culoare foarte sofisticate, nuane si degradeuri, aplicarea unor modele speciale (lemn, marmur, etc.) sau chiar folosirea de imagini proprii pentru fundal. n tabul Font se modific tipul, mrimea, culoarea i stilul de prezentare al caracterelor. Un element selectat poate fi mutat n cadrul diagramei prin operaiunea de drag-drop sau poate fi redimensionat prin tragere cu mouse-ul de ptrelele care marcheaz selecia. ncercai astfel de modificri i cerei ajutorul instructorului n cazul n care nu reuii. Dup o personalizare a diagramei aceasta poate arta precum cea din figura 13:

B02-58

Modul B02

Fig. 13. Diagrame Excel n alte documente Pn n acest moment s-a vzut cum poate fi realizat o diagram de date n Excel. Trebuie menionat ns i faptul c o astfel de diagram poate fi ncorporat i n alte documente din pachetul Microsoft Office. Astfel, dac ai realizat una sau mai multe diagrame n Excel le putei afia n cadrul unui document Word sau a unei prezentri PowerPoint. Vom urmri cum se procedeaz. Suntei n Excel i tocmai ai terminat de personalizat diagrama precedent. Trebuie s o selectai i s alegei din meniul Excel opiunea Edit > Copy. Acum deschidei programul Word i documentul n care dorii s introducei diagrama. Poziionai-v cu cursorul n locul n care dorii s se afle diagrama i apoi selectai din meniul Word opiunea Edit > Paste Special. Se va deschide fereastra de dialog din figura 14.

Fig. 14. n acest moment programul Word este gata s includ diagrama dumneavoastr n document dar v ntreab modul n care s o fac. Dac alegei opiunea Picture (Enhanced Metafile) atunci n documentul Word se va introduce doar o imagine (poz) a diagramei din Excel. Dac ns alegei opiunea Microsoft Excel Chart Object atunci documentul Word va conine ntregul registru de lucru Excel, cu toate foile si tabelele dumneavoastr, precum i cu diagrama selectat n prim-plan. Dealtfel se va vedea doar diagrama, iar toate celelalte (foi de calcul, tabele de date, calcule etc.) se vor afla ascunse n spatele diagramei. ncercai. Avantajul acestei

B02-59

Modul B02

metode este c putei include n cadrul fiierului document ntregul registru de lucru, iar ulterior vei putea avea acces la foile de calcul i datele din acesta. Iat cum: Suntei n Word i tocmai ai introdus diagrama dumneavoastr pe o pagin nou. Facei dubluclick pe diagram. Dintr-o dat barele de lucru (toolbar) din Word vor deveni similare cu cele din Excel, diagrama va deveni ncadrat ntr-un chenar haurat, iar n partea inferioar va avea etichete de gen Sheet1, Sheet2 etc. (figura 15). Vei vedea astfel c, dei suntei in Word, putei lucra cu foaia de calcul Excel, iar dac modificai datele care au generat diagrama, i aceasta va suferi modificri. Toate acestea fiind incluse n documentul dumneavoastr Word!

Fig. 15.

Pentru a iei din editare facei click n afara chenarului haurat i vei reveni n foaia Word. Dac la includerea diagramei (fig. 14) vei alege varianta Paste Link programul Word nu va mai include ntregul registru de lucru n document, ci doar va face o legtur (link) ntre fiierul Word i cel Excel. Astfel, dac vei modifica date din fiierul Excel extern, programul Word va prezenta diagrama actualizat cu ultimele modificri fcute de dumneavoastr. ncercai i cerei ajutorul instructorului pentru acest pas. Ca exerciii, ncercai s realizai urmtoarele : Creai o diagram similar n funcie de datele dintr-un tabel creat de ctre voi; Modificai tipul diagramei dup obinerea ei (de exemplu din diagram cu bare n diagram cu conuri sau diagram XY sau alt tip, la alegere); Modificai valorile anumitor celule i studiai evoluia schimbrilor din diagram; Personalizai diagrama obinut prin modificarea stilurilor de linii i a culorilor de fundal; Salvai diagrama i includei-o ntr-un document Word, ca legtur extern; Modificai fiierul extern Excel i vizualizai actualizarea diagramei n fiierul Word.

B02-60