TEMA: SGBD-ACCESS- RAPOARTE

Obiectele de tip raport (Reports) se creaz n etapa de exploatare a bazelor de date. Coninutul lor poate fi vizualizat pe ecran, sau se poate lista la imprimant Cu Microsoft Access se pot realiza obiecte de tip raport utiliznd opiunea CREATE din meniul principal i apoi alegerea uneia din variantele afiate n fereastra REPORTS:

Tipuri de rapoarte

Vizualizarea obiectelor de tip raport

Moduri de vizualizare rapoarte : 1. Report View - elementele componente, fr a fi afiate i marginile acestuia . 2. Print Preview cum apare la imprimant 3. Layout View - afieaz coninutul raportului, marcndu-se cu ajutorul unor linii punctarea marginilor lui, permite redimensionarea controalelor, putndu-se realiza ncadrarea lor n pagin. 4. Design View - permite editarea i formatarea coninutului raportului

Crearea obiectelor de tip raport

Paii necesari: 1. Selectarea opiunii CREATE din meniul principal. 2. Selectarea sursei de date 3. Alegerea uneia din variantele de realizare: Report, Labels, Blank Report, Report Wizard, Report Design. 4. Salvarea obiectului nou creat (cu ajutorul opiunii SAVE).

SGBD Access : Crearea rapoartelor n modul REPORT WIZARD

Paii de parcurs:

1. Se selecteaz opiunea CREATE din meniul principal 2. Se actioneaza butonul REPORT WIZARD, aprnd pe ecran fereastra REPORT WIZARD

RAPOARTE

3. n caseta Tables/Queries: a. Se selecteaz tabelul sau interogarea ce va sta la baza proiectrii raportului, b. n fereastra Available Fields apar afiate cmpurile de date din structura tabelului de date selectat, de unde cu ajutorul butoanelor > sau >> se vor transfera n fereastra Selected Fields cmpurile care dorim s apar n raport, c. Apoi se acioneaz butonul NEXT.

4. Dac este necesar se va specifica gruparea nregistrrilor dup anumite cmpuri de date. n exemplul dat gruparea clienilor dup localitate. Se pot specifica maxim 4 niveluri drept criterii de grupare i apoi se acioneaz NEXT. Gruparea datelor = cutarea tuturor nregistrrilor (rndurilor) din sursa de date care conin aceeai valoare pentru cmpul stabilit drept criteriu de grupare i afiarea lor, consecutiv, n raport.

5. Specificarea ordinii nregistrrilor n fiecare grup, sortnd

pn la maxim 4 cmpuri simultan, dup care se precizeaz dac ordinea este cresctoare sau descresctore

6. Se precizeaz cmpurile din cadrul grupului, pentru care se vor calcula totaluri ,subtotaluri , AVG,MAX,MIN in Summary Options cnd e cazul, OK i apoi NEXT

7.

Se stabilete tipul de machet a raportului (Layout) i orientarea (Orientation) vertical ori orizontal a structurii

raportului pe coala de imprimare i apoi NEXT

8. Se alege stilul raportului (Access 2003, Access 2007, Access 2010, Office, Windows Vista, Civic,etc.) n care este afiat fiecare categorie de informaie i apoi NEXT.

9. Se atribuie un nume raportului, se precizeaz dac se previzualizeaz sau se modific n modul design,dup care se acioneaz butonul FINISH.

Raportul obinut este prezentat n figura .....

Crearea rapoartelor n modul Design view

Pai de parcurs: 1. Se selecteaz opiunea CREATE din meniul principal 2. Actionarea butonului REPORT DESIGN i apoi DESIGN 3. Apare pe ecran fereastra REPORT, unde este generat un raport gol, n cadrul cruia utilizatorul i poate defini propriile seciuni i controale. 4. Add Existing Fields permite vizualizarea cmpurilor sursei de date care vor fi preluate n interiorul raportului (de obicei n seciunea Detail).

5. Adaugare: Antetul/Subsolul raportului (Report Header/Footer) sau subsolul paginii (Page Header / Footer) - Se activeaz poziionnd mouse-ul pe suprafaa raportului, apoi clic dreapta pe butonul mouse-lui i selectarea opiunii Report Header/Footer sau Page Header / Footer din fereatra afiat

Acest mod de lucru mparte raportul n seciuni prin intermediul crora se controleaz ce elemente apar n raport i modul n care sunt formatate. 6. Se trag cmpurile din tabelul surs / interogarea surs n locul dorit 7. Se salveaza raportul cu un nume. 8. Se lanseaz n executie.

Structura raportului-seciuni
I. Report Header- Antet de raport (titlu, nume utilizator, adresa,...)
II. Page Header- Antet de pagin (denumirea coloanelor, data, numar pagina) III. Group Header - Antet de grup (un text ce apare naintea fiecrui grup de nregistrri, de exp. Numele client: , Numar factur:, etc.)

Structura raportului

IV. Detail - Seciunea de dataliu (sunt imprimate valorile cmpurilor de date din tabelele sau interogrile consultate) V. Group Footer - Subsol de grup (text ce apare la sfritul fiecrui grup de nregistrri, de exemplu : Subtotal pe factur, Subtotal pe client , etc.)

Structura raportului

VI. Page Footer - Subsol de pagin (text ce apare la sfritul fiecrei pagini).

VII. Report Footer - Subsol de raport (text ce apare la sfritul fiecrui raport, cum ar fi Total general pe clienti......... , sau alte informaii rezumative).

 Fiecare seciune are o caset afiat n partea stng a titlului pe care o putem selecta executnd clic pe ea. Seciunile de antet i subsol sunt pereche. Dac este selectat o seciune, orice modificri efectuate apar numai n cadrul ei.

 Un raport creat n modul Report Wizard poate fi modificat oricnd n modul de lucru Report Design prin intermediul unor controale: asociate, neasociate sau calculate.
Controlul asociat ( bound control) se refer la cmpurile de date dintr-un tabel sau interogare.

Controlul neasociat (unbound control)se refer la etichetele sau casetele text introduse de utilizator.
Controlul calculat (calculate control) cuprinde toate calculele din raport cum sunt: subtotaluri, totaluri generale, procente, medii aritmetice, etc.

EFECTURAEA DE CALCULE NTR-UN RAPORT:

1. Pe formularul deschis n modul Design View se adaug un control de tip caseta text(Text Box) n locul dorit. Controalele se gsesc n cadrul meniului DESIGN n categoria CONTROLS.
2. Se deschide fereastra de proprieti (PROPERTY SHEET) de pe bara de instrumente Report Design, n categoria TOOLS, sau din meniul contextual aprut la execuia unui clic dreapta pe controlul caset text (Text Box). 3. Se alege proprietatea CONTROL SOURCE din categoria de proprieti DATA i se apas butonul Expression Builder 4. Clic pe butonul cu semnul = 5. Se introduc valori i operatori n funcie de formula de calcul necesar 6.OK i CLOSE

Exemplu

Raportul s-a obtinut din interogarea Valoare-Facturi

CREAREA UNUI GRUP SAU A UNEI SORTARI INTR-UN RAPORT

1. Afiarea raportului creat anterior in vederea Layout 2. DESIGN de sub Report Layout Tools 3. Group&Sort din Grouping&Totals 4. Add a group/Add a sort 5. Clic pe Select field de pe bara Group on 6. Selectarea cmpului dup care se face gruparea sau sortarea 7. Pentru efectuarea unor grupri mai complexe actionarea butonului More si apoi selectarea optiunilor dorite pentru grupare in continuare 8. Close

1. Afiarea raportului creat anterior, n vederea Layout.

2. Selectare DESIGN de sub Report Layout Tools.

3. Group&Sort.

4. Add a group/Add a sort.

5. Select field de pe bara Group on.

6. Dup selectarea cmpului dup care se face gruparea sau sortarea apare pe ecran figura.

7. Pentru efectuarea unor grupri mai complexe sau pentru nsumri se acioneaz butonul More i apoi selectarea opiunilor dorite in continuare.......

8. SAVE 9. Lansarea n execuie afieaz raportul din figura...

Subrapoarte

Subrapoartele se pot insera att n seciunea de detaliu, ct i n celelalte seciuni (inclusiv n cele de grup). Ca i la subformulare, se utilizeaz butonul SUBFORM / SUBREPORT

din caseta de instrumente (controale) CONTROLS, cu sau fr activarea Wizard De asemenea, se poate aduce subraportul pe suprafaa de lucru, ntr-una dintre seciunile raportului principal, din fereastra obiectelor utiliznd tehnica drag-and-drop.

 Daca operaiunea de creare a unui raport cu subraport se desfoar fr Wizard, utilizatorul trebuie s verifice dac proprietile subraportului: Link Child Fields i Link Master Fields au primit numele aceluiai cmp de legtur dintre raportul principal i subraport.

PASI- CREARE RAPORT CU SUBRAPORT

1. AFISARE RAPORT PRINCIPAL IN Design View 2. SELECTARE DIN CONTROLS -SUBREPORT/Subform 3. TRASAREA UNUI DREPTUNGHI IN ZONA PENTRU SUBRAPORT 4. APARE SUBREPORT WIZARD 5. USE EXISTING REPORT OR FORM 6. SELECTAREA SUBRAPORTULUI SI NEXT CHOOSE FROM A LIST sau DEFINE MY OWN 7. NEXT 8. ATRIBUIRE NUME PENTRU REPORT CU SUBREPORT si SAVE

EXEMPLU Furnizori cu subraport Chitanta

ADAUGAREA UNEI FUNCTII DE TOTAL PENTRU UN GRUP

PASI 1. AFISAREA RAPORTULUI IN LAYOUT 2. DESIGN 3. SELECTARE CMP PENTRU CALCULE 4. TOTALS 5. SELECTAREA FUNCTIEI DE TOTAL DORITE 6. SAVE

INSERAREA UNUI TITLU, NUMAR PAGINA, DATA

1. AFISAREA RAPORTULUI IN DESIGN VIEW 2. DESIGN 3. Selectare TITLE, PAGE NUMBERS, DATE AND TIME, LOGO, INSERT IMAGE 4. SAVE

PROPRIETATILE RAPOARTELOR

a) FORMAT Caption este utilizat pentru stabilirea unui titlu afiat pe bara de titlu a ferestrei; modul Print Preview de vizualizare a raportului; Page Header i Page Footer sunt utilizate pentru specificarea paginilor pe care se vor afia antetul, respectiv subsolul de pagin (variante: toate paginile; toate, mai puin prima; toate, mai puin ultima; toate, mai puin prima i ultima); Picture permite specificarea fiierului afiat pe fundalul raportului; Picture Pages precizeaz paginile pe care se va afia fundalul ales.

b) DATA

Record Source precizeaz o tabel, o interogare, ori o fraz SQL care va fi sursa de date a raportului; Filter se folosete pentru stabilirea unei condiii-filtru pe care trebuie s-o ndeplineasc datele ce vor fi afiate n raport; Filter on permite selectarea a dou valori: Yes, ceea ce presupune activarea criteriului specificat n Filter (se aplic datelor) i No, care anuleaz aciunea filtrului; Order By, care precizeaz criterii de sortare, n ordinea gradului de generalitate, cu virgul ntre ele; Order By On poate cuprinde valorile Yes sau No, activnd sau dezactivnd proprietatea Order By.

c) EVENT - proprieti de tip eveniment. On Open servete , n principal, la definirea de filtre; On Close poate realiza tergerea fiierelor temporare create n timpul execuiei raportului. n general, acestora le sunt ataate funcii ori proceduri.
d) OTHER alte proprieti. Record Looks asigur blocarea informaiilor dintr-un raport n timpul afirii acestuia; Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de dat sau a tipului setat de utilizator; Fast Laser Printing, cu valoarea Yes, realizeaz o tiprire rapid a unui raport, etc.

INSERARE NUMAR CURENT

Listele create nu au numar curent pentru rndurile afiate Utilizatorii solicita numerotare Numerotarea rndurilor ncepnd cu valoarea 1 i pn la final cu o valoare care va crete cu o unitate. Exemplul - pentru definirea i afiarea numrului curent pentru fiecre rnd din raport (obinut prin incrementare), s-a creat o caset text cu proprietile de mai jos.

1. Se deschide raportul in Design View. 2. n prima coloan a raportului n locul unde vrem sa introducem numerotarea se creaz o caset de tip text 3. Se activeaz caseta si se selecteaz PROPERY SHEET din grupul TOOLS 4. n rndul Control Source se trece =1, iar pentru ca numrtoarea s se desfoare unitar pentru toate rndurile, se alege Over All (peste tot) n caseta Running Sum, iar Enabled ia valoarea YES