INFORMATICA IN ADMINISTRATIA

PUBLICA
CURS 8 – MICROSOFT EXCEL
 Funcții uzuale în Excel

1. Suma numerelor.
Exemplu:
-În celulele M1:M7 se introduc valori
numerice.
-Se poziționează cursorul în celula P4;

-Insert function:

-Din lista derulantă Or select a

Category, se alege Math & Trig;
-Din lista Select a function se alege
funcția SUM;
-OK.
-Se selectează zona aferentă
valorilor numerice M1:M7;
-Selecția este vizualizată în
caseta Number 1;
-OK.

Rezultatul este afișat în celula

P4:
2. Afișarea valorii minime / maxime dintr-o serie
Exemplu:
-În celulele M1:M7 se introduc valori
numerice.
-Se poziționează cursorul în celula P4;

-Insert function:

-Din lista derulantă Or select a

Category, se alege Statistical;
-Din lista Select a function se alege
funcția MAX / MIN;
-OK.
-Se selectează zona aferentă
valorilor numerice M1:M7;
-Selecția este vizualizată în
caseta Number 1;
-OK.

Rezultatul este afișat în celula P4:

3. Media aritmetică a unui șir de valori numerice

Exemplu:
-În celulele M1:M7 se introduc valori
numerice.
-Se poziționează cursorul în celula P4;

-Insert function:

-Din lista derulantă Or select a

Category, se alege Statistical;
-Din lista Select a function se alege
funcția AVERAGE;
-OK.
-Se selectează zona aferentă
valorilor numerice M1:M7;
-Selecția este vizualizată în
caseta Number 1;
-OK.

Rezultatul este afișat în celula P4:

4. Funcția Count

Contorizează celulele care conțin numere, din intervalul specificat

Exemplu: Se consideră următorul conținut în intervalul M1:M7

= COUNT(M1:M7) Rezultat: 5

5. Funcția Countif

Contorizează celulele care îndeplinesc un anumit criteriu; de exemplu,

pentru a contoriza de câte ori apare o anumită localitate într-o listă de clienți.
 SAU

Rezultat: 3 Rezultat: 3
6. Funcția Counta

Funcția COUNTA "aflã" totalul numãrului de intrãri numerice și a celor text. Aceasta

numãrã în toate celulele specificate și determinã câte dintre ele conțin atât date numerice
cât și etichete (text). Celulele fãrã conținut nu sunt luate în calcul. Sintaxa este
urmãtoarea: COUNTA (prima valoare, a doua valoare etc.)

Funcția COUNTA admite pentru "prima valoare", cea de-a "doua valoare" și urmãtoarele

(argumentele funcției):
 o constantã;
 adresa unei celule;
 referințele unui bloc de celule.
=counta(A1:A3; A6) Rezultat: 4

=counta(A1:A6) Rezultat 5

7. Funcția Countblank

Contorizează celulele necompletate dintr-o

zonă precizată de celule.

=countblank(A1:A6) Rezultat 1
8. Funcția Sumif

Are rolul de a aduna numai conținutul celulelor care respectă un anumit criteriu precizat de
utilizator.
Sintaxa este:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

unde:
 range este domeniul de celule pe care dorim să îl evaluăm;
 criteria este numărul, expresia sau textul care definesc celulele care vor fi adăugate;
 [sum_range] este un argument opţional reprezentat de celulele actuale care trebuie
însumate.
Rezultat:

Pentru cod produs = 40511 (<60000), avem:

150+180+190=520
8. Funcția TRUNC

Descriere: Trunchiază un număr la un întreg prin eliminarea părții zecimale a numărului.

Sintaxă: TRUNC(număr, [num_cifre])

Sintaxa funcției TRUNC are următoarele argumente:

•Număr    Obligatoriu. Este numărul pe care vreți să-l trunchiați.
•Num_cifre    Opțional. Este un număr care specifică precizia trunchierii. Valoarea
implicită pentru num_cifre este 0 (zero).

OBS: Funcțiile TRUNC și INT sunt similare prin faptul că ambele returnează numere
întregi. Funcția TRUNC elimină partea fracționară a numărului. Funcția INT rotunjește
numerele în sens descendent la cel mai apropiat număr întreg, bazându-se pe valoarea părții
fracționare a numărului. Funcțiile INT și TRUNC sunt diferite numai când se utilizează
numere negative: TRUNC(-4.3) returnează -4, dar INT(-4.3) returnează -5, pentru că -5 este
numărul mai mic.
Exemplu:
CG1 se calculează cu ajutorul funcției:

Observație: SUM(B15:D15) / 3 = 8.116667

În programe de calcul tabelar precum Excel și Google Spreadsheets, atât numărul cât și
datele de text sunt trunchiate. din următoarele motive:

 facilitarea înțelegerii datelor - cum ar fi reducerea numărului de zecimale prezente într-

un număr lung;
 stabilirea anumitor caracteristici - cum ar fi limitarea lungimii datelor de text care pot fi
introduse într-un câmp de date.

Rotunjire vs. trunchiere

În timp ce ambele operațiuni implică scurtarea lungimii numerelor, cele două diferă prin
faptul că rotunjirea poate schimba valoarea ultimei cifre, bazată pe regulile normale
pentru rotunjirea numerelor, în timp ce trunchierea nu implică nici o rotunjire,
indiferent de ultima cifră.

Exemplu: Round (J15, 2) = 8,12

 Funcția logică IF

Funcția IF poate fi utilizată pentru a evalua atât text, cât și valori. De asemenea, poate fi
utilizată în scopul evaluării erorilor. Funcția oferă și posibilitatea utilizării de operatori
matematici necesari efectuării de calcule suplimentare în funcție de diverse criterii. De
asemenea, pot fi imbricate mai multe funcții IF, pentru a efectua mai multe comparații.

Sintaxa funcției IF este următoarea:

= IF (Condiție, Adevărat, Fals) – dacă este îndeplinită condiția, se execută / afișează

conținutul stipulat în ramura Adevărat, iar în caz contrar cea din ramura Fals.

Notă:
Condiție = Expresie Logică;
Adevărat / Fals = argumente de tip numeric, text, dată calendaristică, timp sau logic.
IF-uri imbricate:

=IF (Condiție 1, Adevărat, IF (Condiție 2, Adevărat, Fals))

Funcția IF permite ca valoarea conținută de către o celulă să fie dependentă de îndeplinirea

sau nu a unei condiţii.

Exemplu: = IF (E4>=5; "admis"; "respins") - retunează admis sau respins în funcţie de

condiţia pusă E4>=5.
Funcția Sumproduct

Funcția SUMPRODUCT returnează suma produselor din zone sau matrice

corespondente. Operațiunea implicită este înmulțirea, dar, de asemenea, este posibilă
adunarea, scăderea și împărțirea.

Exemplu: Indicatorul cumulativ (Kcum) al calităţii unui produs se poate exprima cu

ajutorul formulei:
Fie tabelul (vezi extras):
 Deplasarea într-un registru de calcul

a) Redenumirea unei foi de calcul

-CDM pe eticheta foii de calcul active Sheet1;

-din meniul imediat se alege Rename;
-se introduce noul nume al foii de calcul.

b) Inserarea unei foi de calcul

b.1) Click pe butonul New Sheet

b.2) Utilizarea meniului contextual

-CDM pe eticheta foii de calcul active Sheet2;

-din meniul imediat se alege Insert;
-din fereastră se alege Worksheet;
-OK.
c) Copierea unei foi de calcul

-Se poziționează cursorul pe eticheta foii active Sheet2;

-Se ține apăsată tasta Ctrl;
-Se glisează peste foaia din dreapta, obținându-se Sheet2 (2);

d) Selectarea foilor de calcul în grup

-CDM pe eticheta foii de calcul active Sheet2;

-din meniul imediat se alege Select All Sheets;
-În bara de titlu a fișierului curent apare [Group];

Deselectare:

-CDM pe eticheta uneia dintre foile grupului;

-din meniul imediat se alege Ungroup Sheets
e) Activarea selectivă a unei foi de calcul

-CDM pe unul dintre butoanele triunghiulare de derulare

a foilor de calcul;
-din fereastra Activate se alege foaia dorită (ex: IAN);
-OK.
f) Ștergerea unei foi de calcul

-CDM pe eticheta foii de calcul active Sheet2 (2);

-din meniul imediat se alege Delete;
-din mesajul de avertizare se alege butonul Delete;
Setarea / Desetarea barelor de defilare
și a numelor foilor de calcul Sheet
1...n:

1. File;
2. Excel Options;
3. Advanced;
4. Show horizontal / vertical scroll
bar;
5. Show sheet tabs
 Analiza datelor în Microsoft Excel

Setarea instrumentului Data Analysis:

- File;
- Options;
- Din caseta Manage se alege comanda Excel Add-ins;
- Go;
- În fereastra Add-ins se bifează caseta de validare Analysis ToolPak
- OK;
- Se alege tab-ul Data;
- Se utilizează butonul Data Analysis.
 CREAREA UNEI LISTE BAZATĂ PE SELECȚIE NUMERICĂ AUTOMATĂ

-Se realizează tabelul 1, având capul de tabel format din 4 coloane:

 grilă punctaj (A 1... A 40);
 tip manager (A-Artizan; E-Erou; I-Ineficient; S-Strateg);
 afirmație;
 răspuns (1-Da; 0-Nu);
În aceeași foaie de calcul se realizează tabelul 2, format din 3
celule.
În tabelul 2 se introduc valorile ce urmează a fi utilizate pentru lista
automată a tabelului 1 (în cazul de față 0 și 1).
-Se selectează coloana ”Răspuns” din tabelul 1, fără capul de tabel;
-Se selectează tabul ”Data”;
-Din grupul ”Data Tools” se alege opțiunea ”Data Validation”;
-Din lista derulantă ”Allow” se alege opțiunea ”List”;
-Se poziționează cursorul în caseta ”Source”;
-Se selectează tabelul 2, fără capul de tabel;
-OK;
-Se completează coloana ”Răspuns” din tabelul 1, prin alegerea
uneia dintre valorile 0 sau 1;
 REALIZAREA UNUI SCENARIU

Etape:
- Se realizează Tabelul 1 care conține costurile unitare
aferente unui nou produs.

- În primul an a fost realizat un volum de producție

conform datelor din Tabelul 2. În continuare, acestea vor fi
utilizate în scopul realizării unor previziuni. Ex: pentru
Total Chelt. Studii Piață utilizăm formula
=$B2*F$2
- Se realizează simulări pentru următorul an.

- Pentru fiecare simulare în parte, modificăm una sau mai

multe valori din Tabelul 1.

Tabelul 1.
Tabelul 2 (Extras).
- Se face o copie a Sheet-ului obținut;
- Se face curent Tab-ul Data;
- What-If-Analysis;
- Scenario Manager;
- Add;
- Apare fereastra Edit Scenario;
- În caseta Scenario name se introduce numele
scenariului: Scenariu 1;
- Click în caseta Changing cells;
- Se selectează coloana valorilor din Tabelul 1,
fără Totalul acestora;
- În caseta Comment introducem numele
Scenariului;
- OK;
- Rezultă fereastra Scenario Values; Se modifică valorile existente, conform viitorului
scenariu; OK; Reapare fereastra Scenario Manager;
- Click pe butonul Show;
- Tabelul 2 este modificat conform Scenariului 1.

Tabelul 2 – Scenariu 1 (Extras)

- Realizăm Scenariul 2, utilizând noi valori. Facem curent și rulăm Scenariul 2.
Tabelul 2 – Scenariul 2 (Extras)
Observație: modificarea unui scenariu se realizează cu ajutorul butonului Edit din
fereastra Scenario Manager, după ce se face curent Scenariul Dorit.
 Sumarul (Rezumatul) unui Scenariu

- Fereastra Scenario Manager;

- Butonul Summary;
- Fereastra Scenario Summary;
- OK.