Sunteți pe pagina 1din 214

Lector. univ. drd.

Cornelia MAXIM

APLICAII INFORMATICE DE BIROU


Excel PowerPoint Office Binder Publisher

- Bucureti 2003 -

CUPRINS

Introducere
1. Excel i instrumentele sale de lucru 1.1. Elementele de baz / 7 1.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel / 7 1.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel / 7 1.1.3. Deschiderea unui registru de calcul existent, efectuarea unor modificri i salvarea acestuia / 10 1.1.4. Deschiderea mai multor registre de calcul / 12 1.1.5. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 13 1.1.6. Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta / 13 1.1.7. Salvarea unei registru de calcul existent sub alt nume, n alt format i n alt loc / 14 1.1.8. Salvarea unei registru de calcul n format web / 14 1.1.9. nchiderea registrului de calcul tabelar / 15 1.1.10. Folosirea funciei Help / 15 1.1.11. nchiderea aplicaiei Excel / 16 1.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 16 1.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 16 1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 17 1.2.3. Modificarea afirii barelor de instrumente / 17 1.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei Excel / 19 1.3. Operaii de baz / 20 1.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul / 20 1.3.2. Selectarea datelor / 24 1.3.3. Copiere, mutare, tergere / 27 1.3.4. Cutare i nlocuire / 31 1.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul / 32 1.3.6. Sortarea datelor / 35 1.4. Formule i funcii / 36 1.4.1. Formule aritmetice i logice / 36 1.4.2. Lucrul cu funcii / 43 1.5. Formatarea unei foi de calcul / 46 1.5.1. Formatarea Celulelor / 46 1.5.2. Formatarea textului unei celule / 50 1.5.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule / 51 1.5.4. Verificarea scrierii / 55 1.5.5. Setarea documentului / 57 1.6. Tiprirea foilor de calcul / 60 1.6.1. Tiprirea foilor de calcul simple / 60

1.7. Obiecte, grafice i diagrame / 63 1.7.1. Importul de obiecte / 63 1.7.2. Grafice i diagrame / 66 1.8. Glosar de termeni / 75 1.9. Teste evaluare cunotine / 79 2. PowerPoint i instrumentele sale de lucru 2.1. Elementele de baz / 82 2.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint / 82 2.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint / 86 2.1.3. Deschiderea unei prezentri existente, efectuarea unor modificri i salvarea Acesteia / 87 2.1.4. Deschiderea mai multor prezentri / 90 2.1.5. Salvarea unei prezentri existente, pe harddisk sau dischet / 91 2.1.6. Salvarea unei prezentri existente sub alt nume, n alt format i n alt loc / 91 2.1.7. Salvarea unei prezentri n format web / 92 2.1.8. nchiderea documentului de prezentare / 93 2.1.9. Folosirea funciei Help / 93 2.1.10. nchiderea aplicaiei PowerPoint / 95 2.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 95 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri / 95 2.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 97 2.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 98 2.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint / 100 2.3. Crearea unei prezentri / 101 2.3.1. Crearea unei noi prezentri / 101 2.3.2. Adugarea (inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie / 105 2.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 107 2.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor / 107 2.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive / 108 2.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 109 2.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n prezentri / 111 2.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri / 113 2.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri / 114 2.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 115 2.4. Editarea unei prezentri / 115 2.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active / 115 2.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active / 119 2.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 122 2.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) ntr-o prezentare / 123 2.5. Formatarea unei prezentri / 125 2.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 125 2.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri / 131 2.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri / 133

2.6. Obiecte, grafice i diagrame / 136 2.6.1. Desenarea obiectelor / 136 2.6.3. Diagrame organizaionale (organigrame) / 139 2.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 142 2.7. Tiprirea unei prezentrii / 145 2.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire / 145 2.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri / 146 2.8. Pregtirea vizionrii unei prezentri / 148 2.8.1. Efecte de Slide-show / 148 2.9. Vizionarea unei prezentri / 150 2.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive / 150 2.10. Expunerea unei prezentri n Internet/Intranet / 152 2.11. Glosar de termeni / 155 2.12. Teste evaluare cunotine / 159

3. Office Binder-Organizarea documentelor Office


3.1. Caracteristicile i crearea unei colecii de obiecte / 162 3.1.1. Caracteristici generale / 162 3.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft / 163 3.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft / 165 3.2. Editarea unei colecii de documente Office / 165 3.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft / 165 3.2.2. Editarea n fereastra programului surs / 169 3.3. Tiprirea unei colecii de documente Office / 170 3.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului / 170 3.3.2. Tiprirea unui biblioraft / 171

4. Microsoft Publisher-Aplicaie pentru realizarea publicaiilor de birou


4.1. Elemente de baz / 172 4.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 / 172 4.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaiei Publisher 2000 / 173 4.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher / 174 4.2. Crearea unei publicaii / 175 4.2.1. Crearea unui pliant / 180 4.3. Editarea unei publicaii / 185 4.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 185 4.3.2. nelegerea cadrelor / 187 4.3.3. Introducerea textului / 194 4.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii / 197 4.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 202 4.4. Tiprirea publicaiei / 204 4.4.1. Configurarea imprimantei / 205 4.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire / 206 4.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire / 208 4.5. Glosar de termeni / 210 4.6. Teste evaluare cunotine / 212

5. Bibliografie / 214

INTRODUCERE
n urm cu ani informatica prea o religie exotic, practicat n nite temple misterioase i ndeprtate, numite centre de calcul, n care clipeau sute de luminie i se ntmplau o mulime de lucruri care depeau puterea de nelegere a profanilor. Apoi, ncet-ncet, relaiile public-calculator au devenit mai pmnteti, chiar fireti, ajungnd ca astzi, calculatoarele s fie implicate nu numai n tiin, proiectare, economie, administraie sau afaceri, ci n nsi viaa noastr cea de toate zilele, asemenea telefonului sau televizorului. Ceea ce era de neconceput n urm cu cteva decenii, privind procesarea, stocarea, transferul i prelucrarea unor volume uriae de informaii i cunotine, a devenit realitate incontestabil, o caracteristic fundamental a societii informaionale de astzi i a societii cunoaterii de mine. Alfabetizarea digital impus ca o necesitate a societii informaionale, reprezint standardul modern al alfabetizrii de mas. Tehnologiile informaiei i comunicaiilor au schimbat rapid mentaliti i gndiri, au dezvoltat abiliti i atitudini, au revoluionat activiti i domenii profesionale. n acest context, elaborarea i prezentarea documentelor, n format tipribil sau nu, a cunoscut evoluii impresionante, atingnd standarde de performan pentru procesele decizionale ale oricrei activiti umane. Tehnologia informaiei a pus la dispoziia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaii i instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea n format tipribil sau electronic a celor mai diverse i complexe documente. A utiliza calculatorul, fr a stpni performant facilitile aplicaiilor, a instrumentelor informatice pentru generarea i prezentarea n format tipribil i/sau electronic a documentelor, constituie un dezavantaj competitiv, imposibil de schimbat n lumea de astzi. Cu att mai mult, acest dezavantaj ar influena viitorii profesioniti n comunicare i relaii publice, absolveni ai educaiei universitare i postuniversitare din Facultatea de Comunicare i Relaii Publice David Ogilvy din SNSPA. Drept urmare, lucrarea prezent, apare ca un suport practic de nsuire eficient a facilitilor oferite de anumite aplicaii informatice dedicate generrii i prezentrii de documente. Lucrarea intitulat sugestiv Aplicaii informatice de birou, se adreseaz att studenilor iniiai n utilizarea calculatorului, ct i celor mai diverse categorii de utilizatori ai informaiilor stocate pe suport electronic, cu scopul de a-i perfeciona abilitile de exploatare eficient a celor patru aplicaii informatice abordate: Excel, PowerPoint, Office Binder, Publisher. Structura lucrrii cuprinde patru capitole, cte unul dedicat fiecrei aplicaii informatice menionate. Fiecare capitol prezint principalele instrumente i faciliti ale aplicaiei informatice abordate, ntr-o succesiune logic i accesibil oricrui utilizator interesat. La sfritul fiecrui capitol se afl un glosar de termeni i un set de teste pentru verificarea cunotinelor i deprinderilor practice n utilizarea aplicaiei informatice respective.

De asemenea, lucrarea prezint o proporie just ntre elementele teoretice i cele practice, oferind contextul i suportul metodologic eficient al unei pregtiri individuale cu minimum de asisten din partea specialistului. Bibliografia recomandat conine titluri de referin n domeniul abordat i garanteaz valoarea tiinific a demersului preponderent practic al lucrrii, care constituie un adevrat ghid pentru generarea i prezentarea documentelor n format tipribil i/sau electronic. Mulumesc tuturor celor care mi-au oferit sugestii de abordare a lucrrii, precum i celor care mi le vor oferi pentru dezvoltarea ei ulterioar.

1. EXCEL I INSTRUMENTELE SALE DE LUCRU


1.1. ELEMENTE DE BAZ 1.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet), care manipuleaz i proceseaz date numerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatorului urmtoarele faciliti: Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii; Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexe care s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ; Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia (copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea naintea tipririi) i partajarea acestuia; Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule, ceea ce conduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite; Ofer posibilitatea reprezentrii grafice a datelor numerice coninute n foile de calcul, demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect prezentarea tabelar a datelor. Ofer faciliti de sortare, grupare i gsire a informaiilor coninute n tabele tip registru (baze de date sau liste). 1.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start Programs Microsoft Excel 1.

b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran.

n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine trei zone funcionale: A) Panoul de comand

B) Zona de lucru

C) Bara de stare A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu, mai multe bare de instrumente i bara de formule (Formula bar).

Bara de titlu, conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng conine butonul sistem iar n partea dreapt conine butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare , maximizare , restaurare i de nchidere .

Bara de meniu, permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng conine butonul sistem de control al registrului , iar n partea dreapt conine cele trei butoane de manipulare a de calcul (fiierului) ferestrei fiierului activ.

Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane de comand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz cursorul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy).

Bara de instrumente Standard

Bara de instrumente Formatting Bara de formule (Formula bar), permite introducerea i editarea datelor i formulelor. Bara de formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de anulare (Cancel) de confirmare (Enter) , butonul de editare formule (Edit Formula) a datelor sau formulelor (zona de culoare alb). n care , butonul i zona de editare

B) Zona de lucru, reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ce este ncadrat pe de o parte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele de defilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. n partea de jos a zonei de lucru, se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.).

Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionat cursorul de mouse la un moment dat Ea este afiat pe ecran printr-un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd rndul).

10

De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).

Celula curent Celula

Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cu extensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume (etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest numr poate fi setat de utilizator (vezi paragraful 4.1.2.4.). C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: READY- Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand. EDIT - Coninutul unei celule este corectat. PREVIEW Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii. NUM A fost acionat tasta Num Lock. CAPS A fost acionat tasta Caps Lock. ERROR Excel semnaleaz o eroare.

1.1.3. Deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, efectuarea unor

modificri i salvarea acesteia.


Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Open, sau se acioneaz simultan tastele Ctrl+O.

11

Se poate aciona i clic cu mouse-ul pe butonul corespunztor instrumente Standard.

, prezent pe bara de

Pe ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia (calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv a fiierului, se va proceda astfel: Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz dublu clic pe numele lui sau Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog.

Fiierul selectat

Butonul Open

2. Cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Acionnd clic pe numele fiierului dorit, se efectueaz deschiderea acestuia.

12

3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.

4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu clic pe numele fiierului.

1.1.4. Deschiderea mai multor registre de calcul Se pot deschide simultan mai multe registre de calcul, folosind una din metodele precizate mai sus. Pe ecran ele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (bara de jos) sau n opiune Window prezent n bara de meniu.

13

1.1.5. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foi de calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule. Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda New, sau se acioneaz simultan tastele Ctrl+N.

2. Se poate aciona clic cu mouse-ul pe butonul corespunztor prezent pe bara de instrumente Standard. 3. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia (directorul) n care va fi salvat registrul de calcul i apoi clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul afiat, se alege comanda New Excel Worksheet. 1.1.6. Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din meniul afiat se alege comanda Save As... Pe ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv.
Locaia n care va fi salvat registrul de calcul

Numele registrului de calcul

Tipul registrului de calcul

14

1.1.7. Salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt format

i n alt loc
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... Se va afia pe ecran fereastra Save As corespunztoare n care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul, noul nume i tipul dorit.
Calea unde va fi salvat registrul de calcul

Noul nume

Tipul registrului de calcul

1.1.8. Salvarea unui registru de calcul n format web Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii, se alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... n fereastra Save As corespunztoare (vezi imaginea de mai sus), se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). sau 2. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save as Web Page...

15

1.1.9. nchiderea registrului de calcul tabelar Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Close sau Se acioneaz clic pe butonul de nchidere aplicaie.
Comanda Close

prezent n colul dreapta sus al ferestrei de


Butonul Close

1.1.10. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este prezent n ecran, el se va activa din opiunea Help sau din butonul corespunztor prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii, pe ecran va aprea un asistent sub forma unei imagini animate.

Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here, se formuleaz ntrebarea (vezi Functions), apoi se caut acionnd butonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate.

16

Asistentul se mai poate activa i acionnd tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va aciona clic butonul dreapta mouse pe imagine i se va alege comanda Hide.

1.1.11. nchiderea aplicaiei Excel Pentru nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Exit sau Se acioneaz clic pe butonul de nchidere Excel. prezent n colul dreapta sus al ferestrei

1.2. PERSONALIZAREA /MODIFICAREA SETRILOR DE BAZ 1.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options, i se va selecta butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care o precede.

17

S-a anulat bara de formule

1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a foilor de calcul pe ecran, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea View din bara de meniu i se alege comanda Zoom Se va deschide caseta de comand Zoom, din care se va alege dimensiunea dorit (vezi 75%).

2. Se activeaz butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard.

1.2.3. Modificarea afirii barelor de instrumente

Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif.

18

Pentru afiarea/anularea anumitor bare de instrumente, se acioneaz clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.
Bara Formatting

Personalizarea /modificarea barelor de instrumente Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente i se activeaz comanda Customize... Pe ecran se va afia caseta de dialog Customize. Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu, bara de instrumente Standard.

Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Commands i va fi afiat lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit (vezi Cut) care se va trage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente.

19

Din lista cu instrumente de lucru, se alege Cut

1.2.4. Modificarea numrului de foi de calcul din registrul curent Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options. Se activeaz butonul General i apoi la opiunea Sheets in new workbook (Foi ntr-un registru de calcul nou) se precizeaz numrul foilor de calcul (de exemplu 4).

Se nchide registrul de calcul curent prin comenzile File, Close. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File, New. Acesta va conine 4 foi de calcul.

20

1.3. OPERAII DE BAZ 1.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul 1.3.1.1. Introducerea valorilor numerice ntr-o celul Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare) - (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoare numeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sau un numr n notaie tiinific (3.08E+10) Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se procedeaz astfel: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei.
Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter

Se introduce numrul 3400 n celula de adres C3

Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule, se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Cancel , sau se acioneat tasta BackSpace. Dac numrul nu ncape n celul, Excel redimensioneaz n mod automat celula respectiv, sau va folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-o celul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionat manual limea coloanei respective (vezi subcap. 1.3.5.2.-Modificarea limii coloanei i nlimii rndului).

21

Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul. Dac celula este activ , se poate vedea valoare subadiacent afiat pe bara de formule.
Valoarea subadiacent Sir de semne diez

Notaia tiinific

1.3.1.2. Introducerea valorilor de text (etichete) ntr-o celul O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caractere alfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur. Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul, se procedeaz astfel: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile de text se vor alinia n mod implicit n partea stng a celulei.

Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ.
Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stnga

Text trunchiat

22

Dac introducei o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrate ca text, vor fi precedate de apostrof () 1.3.1.3. Introducerea comentariilor ntr-o celul Pentru a introduce comentarii ntr-o celul, se procedeaz astfel: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i se alege comanda Comment. Se scrie un mesaj sub numele afiat. Se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia. Celula care conine un comentariu, va avea un triunghi rou n colul dreapta sus.

Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments din meniul View.

1.3.1.4. Introducerea de formule simple ntr-o celul Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate formulele ncep cu semnul egal (=). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20. Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri: 1. Introducerea formulei folosind tastatura: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=).

23

2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz semnul egal (=) pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa (referina) celulei apare n bara de formule.
Referina celulei n bara de formule

Chenar pulsant

Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n celul. Se apas tasta Enter sau butonul corespunztor din bara de formule.

Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n bara de formule va fi afiat formula.
Formula

Rezultatul formulei

Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text.

24

1.3.1.5. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Undo astfel: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Undo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor se apas simultan tastele Ctrl+Z. din bara de instrumente Standard , sau

Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Redo astfel: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Redo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor se apas simultan tastele Ctrl+Y. din bara de instrumente Standard , sau

1.3.2. Selectarea datelor 1.3.2.1. Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente Selectarea unei celule Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: Prin folosirea mouse-ului, acionnd clic pe celula dorit. Prin utilizarea tastelor sgei. Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To, se va deschide fereastra corespunztoare GoTo. n caseta Reference, se va tasta adresa (referina) celulei dorite (vezi F20) i apoi se va aciona clic cu mouse-ul butonul OK.

25

Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu), se realizeaz n mai multe moduri: Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai: 1. Se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup. 2. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. 3. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse.

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai: 1. Cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup. 2. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru a selecta celelalte celule din grup. 3. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup. La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8.

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Butonul ADD pe bara de stare

26

1.3.2.2. Selectarea unui rnd sau a unei coloane Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime), se execut clic cu butonul stnga mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei . Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.

1.3.2.3. Selectarea foilor de calcul Selectarea ntregii foi de calcul Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul, se acioneaz clic pe butonul de selecie total aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele.

Clic aici

Selectarea mai multor foi de calcul Pentru selectarea unor foi de calcul, se procedeaz astfel: Se selecteaz prima foaie de calcul, acionnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ine apsat tasta CTRL, i se acioneaz clic cu mouse-ul pe eticheta altei foi de calcul.

Selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de calcul curent Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent, se procedeaz astfel: Se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se acioneaz clic cu butonul dreapta mouse i din submeniul afiat, se alege comanda Select All Sheets.

27

1.3.3. Copiere, Mutare, tergere 1.3.3.1. Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboardului. Clipboardul este o memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea coninutului unor celule folosind comenzile Copy i Paste . Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

28

Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutul Clipboard-ului 2. Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de instrumente Standard. Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. . Celulele vor fi nconjurate de un Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Copy dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V. 1.3.3.2 Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Mutarea coninutului unor celule folosind comenzile Cut i Paste . Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

29

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

2. Mutarea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de instrumente Standard. Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Mutarea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V.

30

1.3.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea coninutului celulelor folosind comanda Clear Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Clear. Din submeniul afiat, se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents, Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninut ct i formate.

2. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta Delete Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor. 3. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda Delete Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog corespunztoare i se alege modalitatea de tergere dorit. Se va terge att coninutul ct i formatele celulelor referite.

31

1.3.4. Cutare i nlocuire 1.3.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find. Procedura de cutare este urmtoarea: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Find Se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat (vezi n exemplu valoarea 1000). Se acioneaz butonul Find Next. n mod implicit, cutarea are loc n linie sau coloan, n ntreaga foaie de calcul (vezi n exemplu cutarea n linie). De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv se ntrerupe cutarea, iar valoarea apare selectat (vezi n exemplu celula selectat). Se reia procesul de cutare acionnd din nou butonul Find Next.

1.3.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule nlocuirea rapid a unor date cu alte date, se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace. Procedura de nlocuire este urmtoarea: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Replace Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat i nlocuit (vezi n exemplu valoarea 1000). n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire (vezi n exemplu valoarea 3000) i se va aciona butonul Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul de cutare i nlocuire acionnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All.

32

1.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul 1.3.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows, pentru inserarea unei linii, sau se alege comanda Columns, pentru inserarea unei coloane.

2. Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi.

33

Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alege


comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea dorit (vezi Entre row sau Entre column).

1.3.5.2. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului Pentru modificarea limii coloanei, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Modificarea manual a limii coloanei. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga. Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modifica limea coloanei. 2. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Column Width. n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.
Aici se scrie dimensiunea

Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Modificarea manual a nlimii rndului. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos.

Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimea rndului.

34

1.

Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Row Height. n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.
Aici se scrie noua dimensiune

Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate folosi comanda AutoFit 1.3.5.3. tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul. Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (vezi Entier row sau Entier column).

2. tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (vezi Entre row sau Entre column).

35

1.3.6. Sortarea datelor 1.3.6.1. Sortarea datelor dup o singur coloan Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonarea cresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru a sorta rapid un tabel pe baza unei singure coloane se procedeaz astfel: Se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv. Se activeaz butonul Sort Ascending bara de instrumente Standard. sau butonul Sort Descending de pe

n exemplul dat, tabelul este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA

1.3.6.2. Sortarea datelor dup mai multe coloane Pentru a sorta un tabel pe baza a dou sau trei coloane, se procedeaz astfel: Se execut clic pe o celul din tabelul ce va fi sortat. Din meniul Data, se alege comanda Sort Excel va selecta ntregul tabel i va afia caseta de dialog Sort. Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea.

36

1.4. FORMULE I FUNCII 1.4.1. Formule aritmetice i logice 1.4.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor i funciilor . O formul este o expresie care poate s combine valori, referine de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule), operatori matematici (vezi paragraf 1.3.1.4. Introducerea de formule simple ntr-o celul). O formul are urmtoarele caracteristici: ncepe cu semul egal (=). Dac acesta este omis, Excel consider formula ca fiind un text. Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel respect regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a operaiilor. Regulile de executare impun ca primele s fie efectuate calcule exponeniale, apoi nmulirile i mpririle, iar la sfrit adunrile i scderile. Dac ntr-o formul sunt mai muli operatori de acelai tip, efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta. Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece Excel va citi coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul. Aadar, formula = A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru: citete coninutul celulei A2, l adaug la coninutul celulei B2, apoi scade coninutul celulei C3. Avantajul oferit de prezena adreselor de celule n formule este acela c n momentul n care s-au modificat valorile existente n celule se va modifica i rezultatul formulei. Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele rotunde (). Construirea formulelor prin exemple: Adunarea numerelor Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

S se calculeze cantitatea total vndut din fiecare produs pe trimestrul I (vezi eticheta TOTAL). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii (vezi paragraf 1.3.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul). Se procedeaz astfel: Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula E4). Se tasteaz formula = B4+C4+D4 i se apas tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter din bara de formule. Dac formula a fost tastat corect, n celula E4 se afieaz rezultatul, iar n bara de formule este afiat formula. Se repet procedura pentru celelalte produse.

37

S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n celula E4 va fi afiat formula a valoare de text.

Deoarece n formul s-au folosit referine de celule, dac se modific coninutul celulei B4 (se va nlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500), automat se va recalcula formula.

Coninut celul modificat

Noul rezultat

nmulirea numerelor Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

38

S se calculeze valoarea fiecrui produs vndut pe trimestrul I (vezi eticheta VALOARE). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului (vezi paragraf 1.3.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul). Se procedeaz astfel: Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula D4) i se tasteaz semnul egal (=). Se acioneaz clic pe celula B4. Se tasteaz semnul nmulire (*) i apoi clic pe celula C4. Se acioneaz tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule. Se repet procedura pentru celelalte produse

Editarea unei formule Dac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat astfel: Se selecteaz celula care conine formula i se acioneaz tasta cheie funcional F2, sau dublu-clic pe celula n cauz. Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se acioneaz tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule. S presupunem c n exemplul de mai sus, s-a tastat din greeal, operatorul adunare (+), n locul celui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.

n urma editrii, rezultatul va fi cel dorit.

39

1.4.1.2. Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copia sau incrementa serii de date Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie aritmetic, const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat foarte uor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Pentru a repeta o valoare, se introduce textul sau numrul n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Marcajul de umplere se gsete n colul dreapta jos al celulei selectate i are forma unui semn plus (+). Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste toate celulele n care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi valori.

2. Pentru a crea un ir simplu de numere, se introduce numrul de start n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se trage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe cu numrul iniial i n care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

3. Pentru a executa o list de luni sau zile, se introduce prima valoare din list (poate fi i n forma prescurtat, vezi ian) se trage marcajul de umplere.

40

4. Pentru a extinde o list de date calendaristice, se introduce prima dat, n orice format n celula dorit i se trage marcajul de umplere.

Folosirea comenzilor de umplere Pentru a realiza operaii simple de copiere, se poate folosi o colecie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Aceste comenzi permit copierea coninutului unei celule, ntr-un grup de celule adiacente selectate. Paii sunt urmtorii: Se plaseaz pointerul de mouse pe celula al crei coninut va fi copiat, apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se alege direcia de umplere.

Crearea unei serii de date Dac se dorete crearea unei serii personalizate, se procedeaz astfel: Se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se comanda Fill Series.

41

Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite transmiterea tipului de valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul i valoarea de oprire a generrii seriei. n exemplul dat, s-a creat o serie linear cu pasul valoarea 5.

1.4.1.3. nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii Referinele de celule sunt utilizate n formule i funcii i indic poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv (vezi paragraful 1.4.1.1. - Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul). O referin identific i un grup de celule adiacente (alturate) numit domeniu (range). Referina (adresa) domeniului este dat de adresa celulei din colul stnga sus, urmat de ( : ) i adresa celulei din colul dreapta jos. De exemplu D2:E5, sau B3 :E10.

celul

domeniu

n construirea formulelor, Excel folosete mai multe tipuri de referine: relative (implicit), absolute i referine cu ajutorul numelor sau etichetelor. Cu ajutorul referinelor se pot utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul, sau se poate utiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea, se pot accesa date existente pe alt foaie de calcul, sau date din alt registru de calcul. Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere (de exemplu A2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine de celule, Excel modific formula automat i anume: Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrul rndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula E5 se modific automat n formula = B5+C5+D5

42

Dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd, se va modifica automat numrul coloanei. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula F4 se modific automat n formula = C4+D4+E4

1.4.1.4. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii Referina absolut nu i schimb coordonatele prin operaia de copiere. Ea refer ntotdeauna aceeai celul. Pentru a transforma o adres relativ n adres absolut, se va pune simbolul dolar ($) n faa rndului i coloanei care dorii s rmn constante. Pentru transformarea rapid a unei referine relative n referin absolut, se procedeaz astfel: Se acioneaz dublu clic pe celula a crei referin se va absolutiza. Se plaseaz poinerul de mouse n faa literei coloanei i se acioneaz tasta cheie funcional F4.

Exemplul urmtor prezint copierea formulei din celula E4 n celulele F4 i F6. Deoarece n formul s-au folosit adrese absolute, rezultatul formulei nu se schimb.

Referina prin nume sau etichet de domeniu (grup de celule adiacente). Pentru a crea un nume de domeniu, se procedeaz astfel: Se selecteaz domeniul cruia i se va atribui un nume.

43

Se activeaz meniul Insert, se alege comanda Name i apoi Define.. Se afieaz caseta Define Name i n zona Names in workbook se introduce numele domeniului. Numele domeniului nu trebuie s conin spaii sau caractere speciale.

1.4.2. Lucrul

cu funcii

1.4.2.1. Folosirea funciei Sum Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i text, Excel permite folosirea funciilor. Funciile sunt formule gata elaborate, care execut o serie de operaii cu o gam de valori specificate i genereaz o singur valoare. Excel conine o colecie de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare funcie este introdus n foaia de calcul folosind o anumit sintax, adic o anumit structur, pentru ca Excel s poat calcula corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente: 1. Semnul egal (=) specificnd o formul. 2. Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari, mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.). 3. Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine de celule, referine de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcii. Numrul maxim de argumente ntr-o funcie este 30. Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total pentru un grup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .

Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se efectueaz urmtorii pai: Se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de regul se selecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia, respectiv coloana de sumat vezi n exemplu celula E4).

44

Se execut clic pe butonul AutoSum . Excel introduce funcia SUM pe bara de formule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca argumente pentru funcie (vezi n exemplu grupul de celule B4:D4) Se va aciona tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.

1.4.2.2. Folosirea funciei Average (media aritmetic) Pentru introducerea funciilor in foaia de calcul, Excel ofer comanda special Function din meniul Insert. Aceast comand deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit. Dac s-a ales funcia dorit, se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funciei alese. Pentru exemplificare, vom folosi funcia statistic AVERAGE pentru a calcula valoarea medie a unor numere (vezi n exemplu MEDIA OBTINUT) parcurgnd urmtorii pai: Se selecteaz celula n care se va afia rezultatul funciei (vezi celula E4). Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Function. Se deschide fereastra Paste Function, se aleg categoria i funcia (vezi categoria Statistical i funcia AVERAGE ) i se acioneaz butonul OK.

45

Se va afia o caset de dialog, se transmit argumentele (n exemplul de fa, un singur argument C4:D4) i se acioneaz butonul OK.

Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie, procedndu-se astfel: Se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie din dreapta casetei de text Number 1. Caseta de dialog va fi micorat i este vizibil caseta de text n care se introduce selecia. Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice, se elibereaz butonul mouse i se acioneaz tasta Enter. Caseta de dialog i va recpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat n caseta de dialog.

Fereastra de dialog Paste Function poate fi activat i acionnd clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente Standard

46

1.4.2.3. Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de calcul, afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!). Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele: #DIV/0 ! - Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero. #N/A! - Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c lipsete o informaie. #NAME! - Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul Insert-Name #NULL! - Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul pe care Excel nu o nelege. #NUM! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cu anumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor. #REF! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se folosete o celul, care n prealabil a fost tears. #VALUE! - Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori sau date necorespunztoare. 1.5. FORMATAREA UNEI FOI DE CALCUL 1.5.1. Formatarea celulelor 1.5.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere Formatarea eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul n care Excel nregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile pe ecran i la tiprire. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule, se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Cnd exist mai multe opiuni, pentru a v uura selecia, Excel afieaz exemple de formatare.

47

Din caseta cu list Category, se alege categoria Number. Se specific, dac este cazul, numrul de zecimale. n mod implicit, Excel afieaz dou zecimale. Dac se renun la zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor (de exemplu numrul 5.77 devine 5.8) Rotunjirea numerelor nu afecteaz ns eventualele formule generate n foaia de calcul, deoarece Excel va folosi numerele introduse iniial. n cazul numerelor cu multe cifre se utilizeaz simbolul virgula (,) ca i separator de mii, iar pentru valorile negative se poate alege modul de afiare dorit. 1.5.1.2. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare Formatul Currency afieaz valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dac simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinelor utilizatorului, din lista derulant a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dac n celul s-a introdus o valoare negativ, modul de afiare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Alegerea formatului monetar pentru o celul sau un grup de celule, se realizeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Currency. Pentru alegerea altor opiuni vezi paragraful 1.5.1.1.- Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere.

Formatul monetar poate fi activat i cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Ca o particularitate, Excel 2000 accept moneda Euro, care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt ncorporate n Excel), necesit activarea unei componente incluse la cerere. Astfel, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Add-Ins, care activeaz lista de componente incluse la cerere. Se selecteaz apoi opiunea Euro Currency Tools. Pe bara de instrumente Formatting, se va afia butonul Euro Dolar ( ).

48

1.5.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul pentru procent. Acest format funcioneaz foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezint rezultatele unor formule ce calculeaz procentaje. Singura opiune pentru formatul procent este stabilirea numrului de zecimale (Decimal places), valoarea implicit fiind 2. De cele mai multe ori, calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multe zecimale, acestea putnd fi transformate rapid n numere uor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Percentage. Se precizeaz numrul de zecimale (Decimal places). De exemplu, numrul zecimal 78.98765, prin aplicarea formatului procent cu dou zecimale, devine 7898.77%.

Formatul procent poate fi activat i cu ajutorul butonului prezent pe bara de instrumente Formatting.

49

1.5.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate Formatul Date transform cifrele n format dat calendaristic. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple iruri de caractere, avnd n fa prefixul specific acestora sau pot fi introduse ca valori de tip numr-dat care particip la calcule, suprapunndu-se regulilor de formatare numeric. De asemenea., datele calendaristice se pot introduce, fie direct n forma numeric, plecnd de la considerentul c fiecrui numr i este asociat o dat calendaristic (ntre 1 ianuarie 1900 cu valoare serial 1 i 31 decembrie 9999 cu valoare serial 2958525), fie ntr-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Pentru a stabili un anumit format de afiare a datei, se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Date. Din rubrica Type se alege formatul de afiare a datei dorit.

50

1.5.2. Formatarea textului unei celule 1.5.2.1. Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului unei celule sau unui grup de celule, se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Font. n caseta de dialog Format Cells reconfigurat, se pot stabili elementele de formatare dorite.

n exemplul prezentat s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font), stilul de font ngroat Bold (din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) i culoarea albastr (rubrica Color). Pentru sublinierea textului, se aleg modele de linii din rubrica Underline. Aceste caracteristici se pot alege i prin acionarea butoanelor corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting .
Dimensiune font Scrierea nclinat Culoare de unplere celul

Tipul de font

Stilul bold

Subliniere font

Culoare font

51

1.5.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule Pentru ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Alignment. n rubrica Orientation din caseta de dialog Format Cells reconfigurat, se poate opta pentru scrierea textului pe vertical acionnd clic pe modelul prezentat, iar nclinarea textului sub un anume unghi (msurat n grade) pe un semicerc de 180 de grade, se poate alege din rubrica Degrees. Exemplul ilustreaz nclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade

1.5.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule 1.5.3.1. Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat Centrarea i alinierea coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat, se poate realiza ntr-unul din urmtoarele moduri: Prin utilizarea butoanele corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting (aliniere la stnga, centru, dreapta sau stnga-dreapta) sau Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Alignment.

52

Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere) i Center Across Selection (aliniere centrat peste coloanele selectate).

1.5.3.2. Centrarea coninutului unei celule peste mai multe coloane Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie titlul ntr-o singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel ofer posibilitatea combinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o parte, cu ajutorul opiunii Merge cells din meniul Alignment - Text control ce se afl n fereastra Format Cells , iar pe de alt parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent n bara de instrumente Formatting. n exemplul prezentat, titlul tabelului din celula A1 este centrat peste domeniul B1:D1

53

1.5.3.3. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza ntr-unul din urmtoarele moduri: Prin utilizarea butonului corespunztor de pe bara de instrumente Formatting sau Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Border.

Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outline pentru trasarea conturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se realizeaz cu opiunea None. Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. 1.5.3.4. Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii de efecte, se procedeaz astfel: Se selecteaz grupul de celule sau tabelul. Se activeaz meniul Format i se alege comanda AutoFormat Se afieaz caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri predefinite.

54

Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (vezi Colorful2) i apoi se execut clic pe butonul OK.

n configuraia prestabilit, comanda AutoFormat alege opiunile Number, Border, Font, Patterns, Alignment i Width/Height n funcie de stilul de tabel ales. Se poate limita numrul de opiuni folosite de comanda AutoFormat, executnd clic pe butonul Options prezent n partea dreapt a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se pot deselecta acionnd clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunztoare. De exemplu, dac nu se dorete chenarul aplicat tabelului prezentat mai sus se deselecteaz caseta de validare Border.

S-a dezactivat Border

55

1.5.4. Verificarea scrierii 1.5.4.1. Folosirea unui program de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor necesare (AutoCorrect) La fel ca i Microsoft Word, Excel ofer o funcie AutoCorrect, ce corecteaz n mod automat greelile care se fac la introducerea textelor chiar n timp ce acestea sunt scrise n celulele din foile de calcul. Pentru a afia caseta de dialog AutoCorrect, prezentat mai jos, se activeaz meniul Tools i se alege comanda AutoCorrect. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului n care sunt corectate greelile de ortografie i de capitalizare (scriere cu liter mare) din foile de calcul.

Exemple de folosire a funciilor AutoCorrect: Pentru ca Excel s nu modifice scrierea cuvintelor care ncep cu dou majuscule, se deselecteaz caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel s modifice textele de genul USdolar n Usdolar. Excel nu va mai modifica cuvintele care ncep cu trei sau mai multe majuscule. Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la nceputul propoziiei cu liter mare; Deselectnd caseta de validare Capitalize name of days, Excel nu va mai scrie zilele sptmnii cu liter mare. De exemplu, cuvntul monday nu va mai fi modificat n Monday. Opiunea funciei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor, este controlat de caseta de validare Replace text as you type. Pentru a dezactiva corectarea automat a cuvintelor, se deselecteaz aceast caset de validare executnd clic pe ea. Cnd opiunea este activ, Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace i With pentru a corecta greelile de ortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare, se scrie cuvntul sau expresia pe care Excel s o nlocuiasc, n caseta de text Replace.

56

Cuvntul sau expresia cu care se dorete nlocuirea se scrie n caseta de text With, apoi se execut clic pe butonul Add. Pentru a terge o pereche de cuvinte pentru corectare, se selecteaz perechea i se execut clic pe butonul Delete. De asemenea, se poate folosi aceast funcie i pentru a introduce prescurtri care se doresc a fi scrise n forma lor integral, economisind timp i avnd sigurana corectitudinii lor. De exemplu Excel poate s nlocuiasc literele co cu comunicare.

Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel n mod automat, se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog AutoCorrect, apoi se indic forma dorit de scriere n etichetele First Letter i INitial CAps.

57

1.5.5. Setarea documentului 1.5.5.1. Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setri, se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup Se afieaz fereastra Page setup. n eticheta Page se pot alege orientarea paginii i dimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare Portrait, pagina este orientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de orientare Landscape, pagina este rotit cu 90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari a colii de hrtie. Referitor la dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia folosesc hrtie A4 (210x297mm).

1.5.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru centrarea automat a foii de calcul ntre marginile documentului, se procedeaz astfel: Se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup Se afieaz fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins. Se selecteaz, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal (Horizontally) fie pe vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de calcul s fie centrat perfect, se selecteaz ambele opiuni (vezi imaginea prezentat).

58

1.5.5.3. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header) sau un subsol (Footer) pentru identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se alege una dintre variantele: Se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer sau Se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setupi se acioneaz clic pe eticheta Header/Footer. n ambele situaii, pe ecran va fi afiat fereastra Page Setup, n care se pot introduce sau modifica zonele antet i subsol.

Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru subsol, clic pe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr care permite particularizarea antetului i subsolului.. n partea de sus exist o serie de butoane care permit: formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea numrului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n antet doar a numelui fiierului i respectiv locaia fiierului. n partea de jos a ferestrei, se afl trei opiuni care permit alinierea informaiilor nscrise n antet, respectiv subsol.

La revenirea n pagin, informaiile nscrise n Header sau n Footer nu mai sunt vizibile. Ele apar la previzualizarea sau la tiprirea documentului.

59

1.5.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin. n situaia n care foaia de calcul nu ncape pe pagin, trebuie forat s se potriveasc n pagin. Pentru aceasta se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i apoi se acioneaz clic pe eticheta Page. Se caut n foaia de opiuni Page seciunea Scaling. Modificnd scala, se pot nghesui pe aceeai pagin mai multe linii i coloane. Potrivirea foii de calcul n pagin se face ncercnd diferite valori pentru scal n opiunea Adjust to.% normal, pn se gsete valoarea potrivit (vezi 80% n exemplu). Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micorate/mrite sau automat, n combinaie cu opiunea Fit to..page(s) wide bytall. Prin precizarea a dou valori n rubricile Fit to i wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta n funcie de limea foii (de regul 1) i se nlimea sa.

60

1.6. TIPRIREA FOILOR DE CALCUL 1.6.1. Tiprirea foilor de calcul simple 1.6.1.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire Previzualizarea foii de calcul naintea tipririi este o operaie recomandat pentru a se observa modul de mprire a foii n pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, se poate vizualiza documentul naintea tipririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagin cu pagin. Pe ecran se afieaz fereastra Print Preview.

Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care declaneaz urmtoarele aciuni : Next - permite vizualizarea paginii urmtoare. Previous - permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom- permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran. Print - declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup - declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup, posibilitatea setrilor de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de pagin i a foii de calcul (vezi paragraful 4.4.5. Setarea documentului). Margins - permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de calcul, prin care se observ modul de mprire a zonei n pagini.

61

1.6.1.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul Dac documentul a fost aranjat pentru tiprire, se trece la imprimarea efectiv alegnd una dintre variantele: 1. Dac se dorete obinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard, se activeaz butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. 2. Dac este necesar specificarea unor opiuni speciale de tiprire, se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n ecran se va afia fereastra Print.

Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de imprimant (seciunea Print), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range sau Print what), la declararea numrului de copii ( seciunea Copies). Dac se dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier, se activeaz opiunea Print to File. Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages (se tipresc paginile precizate n intervalul From To). Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de calcul activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon selectat de utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului registru de calcul, se alege opiunea Entire Workbook. Exemplul urmtor prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3 exemplare.

62

Tiprirea n fiier Precizarea paginilor de tiprit Nr. de copii

1.6.1.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule predefinite Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se alege comanda Print Area - Set Print Area. sau Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea Selection. Se acioneaz butonul OK.

Opiunea Selection

63

1.7. OBIECTE, GRAFICE I DIAGRAME 1.7.1. Importul de obiecte 1.7.1.1. Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere text, etc. Dup introducerea datelor, o foaie de calcul trebuie fcut atractiv i interesant. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice, poze scanate, organigrame etc. Mecanismul de baz pentru introducerea acestor elemente n celulele foii de calcul este identic n toate aplicaiile din pachetul Office i anume: se execut clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. Pentru a introduce o ilustraie artistic se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz celula n care va fi introdus ilustraia (vezi A10). Este bine s se lase spaiu n celulele adiacente pentru a ncpea ntreaga imagine. 2. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. 3. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraie artistic care va fi folosit (vezi ClipArt).

Se pot alege urmtoarele opiuni: Clip Art - o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant electronic, pentru prezentri, rapoarte, pliante etc. From File - o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja existente n calculator. AutoShapes - o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i alte forme. Organization Chart - un program care v permite crearea de organigrame. WordArt - un wizard i o bar de instrumente care v permit s realizai banere, titluri i elemente de text scrise artistic. Pentru exemplificare se alege opiunea ClipArt.

64

4. Se deschide fereastra ClipArt, care permite alegerea unei anumite colecii de ilustraii. Se acioneaz clic pe colecia dorit i se deschide fereastra cu imaginile coleciei. Se selecteaz imaginea dorit i se acioneaz butonul InsertClip. Imaginea va fi inserat n foaia de calcul.

1.7.1.2. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de calcul Mutarea imaginilor grafice (clipuri) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture.

Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei (stnga, dreapta, sus, jos), se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut clic n afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va ascunde bara de instrumente Picture.

65

Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit.

Forma indicatorului de mouse pentru redimensionare

Decuparea imaginii grafice (clip-ului) Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri, tind din imprimate, astfel: Se selecteaz imaginea grafic. Se execut clic pe butonul Crop de pe bara cu instrumente Picture pentru a activa instrumentul de tiere. Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne parte dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tiere. Imagine grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.

66

1.7.2. Grafice i diagrame 1.7.2.1. Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic, sub form de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de calcul. Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor, anomaliilor ce se stabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii, bare, suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic este dinamic, adic n momentul modificrii datelor se actualizeaz automat i graficul, ajustndu-se la noile valori. Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i se alege comanda Chart. Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentri grafice prin parcurgerea a 4 pai i anume: 1. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 Chart Type). Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard. n cazul luat ca exemplu a fost ales un grafic tip Column.

Se acioneaz butonul Next pentru a trece la pasul 2

67

Cu aplicaia Excel se pot genera urmtoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column)

b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar)

c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentri sub form de linii frnte sau curbe.

68

d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structur ce semnific mrimile prilor unui element, raportate la un ntreg.

e) Grafice de tip nor de puncte (Scatter) cunoscute i sub numele de diagrame XY.

f) Grafice n arii (Area) sunt reprezentate prin suprafee dispuse n straturi. Graficele n arii pot fi plane (simple) sau n relief.

69

g) Grafice concentrice (Doughnut). Fiecare cerc (inel) reprezint o serie de date.

h) Grafice polare (Radar) reprezint serii de date corespunztoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fa de un punct central.

i) Grafice n suprafa (Surface) sunt diagrame care reprezint optimul combinaiilor ntre diferite serii de date. Sunt utilizate n domeniul hrilor topo-geografice.

70

j) Grafice tip bule (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.

k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezint grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 Chart Source Data). Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecie dac se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sget mic roie din dreapta casetei Data Range (vezi imaginea din exemplu). Caseta de dialog va fi micorat pentru a fi vizibil caseta de text n care se vor introduce seriile de date selectate. Dup selecie se nchide caseta de text.

Butonul Collapse Dialog

71

Seriile de date pot fi orientate n linie (Serie in Rows) sau n coloan (Series in Column) . Dac seriile sunt orientate n linie, informaia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima coloan a domeniului va fi atribuit legendei Dac seriile sunt orientate n coloan, informaia din prima coloan a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima linie a domeniului va fi atribuit legendei. n exemplu de fa, seriile de date au fost orientate n linie.

Legenda Etichete abscis

3. Particularizarea graficului (Step 3 of 4 Chart Options). La acest pas se pot introduce opiuni referitoare la titlul graficului (Chart title), titlul abscisei (Category X axes ), titlul ordonatei (Value Y axes), afiarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes), definirea de linii orizontale i verticale (Gridines), legenda graficului (Legend), afiarea etichetelor de date pe diagram (Data Labels) i afiarea alturi de diagram a tabelului de date (Data Table). n exemplul de fa s-a introdus titlul tabelului.

72

4. Alegerea locului n care se dorete afiarea graficului (Step 4 of 4 Chart Location). Acesta este ultimul pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect n foaia de lucru curent, sau poate fi amplasat ntr-o foaie grafic special Chart1. n exemplul de fa s-a optat pentru amplasarea graficului n foaia de lucru curent. Pentru terminare se acioneaz clic pe butonul Finish.

1.7.2.2. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se acioneaz clic pe acesta. Graficul va fi ncadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activeaz opiunea Chart din bara de meniu i apoi comanda Chart Options Se va deschide fereastra Chart Options i se pot activa butoanele corespunztoare modificrilor dorite (vezi precizrile fcute la pasul 3).

De exemplu, pentru adugarea etichetelor de date pe diagram se acioneaz clic pe butonul Data Labels prezent n fereastra precedent. Fereastra Chart Options se reconfigureaz i din lista de opiuni Data Labels se alege opiunea Show value.

73

Modificarea culorii de umplere a graficului Se selecteaz graficul, apoi se activeaz opiunea Format prezent n bara de meniu se alege comanda Selected Chart Area Se va deschide Format Chart Area i se alege culoarea dorit. S-a ales, de exemplu, culoarea verde.

Modificarea tipului de grafic Se selecteaz graficul, apoi se activeaz opiunea Chart prezent n bara de meniu i se alege comanda Chart Type. Se va deschide fereastra Chart Type, din care se va alege tipul de grafic dorit.

S-a ales tipul Area i se acioneaz clic pe butonul OK.

74

1.7.2.3. Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa graficului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd graficul ajunge n poziia dorit. Se execut clic n afara graficului pentru a-l deselecta.
Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd graficul ajunge la mrimea dorit. tergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se acioneaz tasta Delete (tergere All), sau se activeaz meniul Edit i se alege comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit (All, Series, Formates). S-a ales opiunea de tergere total.

75

1.8. GLOSAR DE TERMENI

Termeni
SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard

Semnificaie
Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nou Foi de calcul ntr-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara cu instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou registru de calcul Deschide un fiier (registru de calcul) deja existent Salveaz coninutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin pota electronic Tiprete informaiile dintr-un registru de calcul Previzualizeaz nainte de tiprire Declaneaz verificarea gramatical a textului din foaia de calcul curent Decupeaz domeniul selectat i l duce n Clipboard Copiaz n Clipboard domeniul selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un domeniu specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Insereaz o legtur hipertext Efectueaz automat o sum pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit Sortarea cresctoare a datelor dup o singur coloan Sortarea descresctoare a datelor dup o singur coloan Asistentul pentru reprezentarea grafic a datelor Afieaz bara de instrumente Drawing

Drawing Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Zoom Microsoft Excel Help Declaneaz Asistentul pentru ajutor

76

Termeni
Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range

Semnificaie
Bara cu instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Fuzioneaz mai multe celule i aliniaz coninutul pe centru Aplic valorilor numerice formatul monetar Aplic valorilor numerice formatul procent Aplic valorilor numerice formatul cu separator de mii i 2 zecimale Mrete numrul de zecimale pentru valori numerice Micoreaz numrul de zecimale pentru valori numerice Deplaseaz coninutul celulelor la stnga Deplaseaz coninutul celulelor la dreapta Selecteaz formatele pentru ncadrarea celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru umplerea coninutului celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru fontul caracterelor Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structural de baz a foii de calcul) Celula activ (curent) Linie nlime linie Coloan Lime coloan ntrega linie ntrega coloan Lime standard (8,43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume n registru de calcul Domeniu de celule

77

Termeni
Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range

Semnificaie
Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Insereaz separator de mii la numerele > 999) Adaug zecimale Micoreaz numrul de zecimale Format celule Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Aliniere centrat peste coloanele selectate Coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere Aliniere stnga-dreapta Fuzionarea celulelor Funcie Insereaz funcie Lipete funcie (Generatorul de funcii Excel) Categorii de funcii nsumare automat pe linie sau coloan Funcia sum Funcia produs Funcia valoarea minim Funcia valoarea maxim Funcia media aritmetic Fuzionarea celulelor i centrarea coninutului Alinierea automat a textului pe rndul urmtor Chenar Contur Linii interioare Setare pagin Pagina este orientat vertical pe nlime Pagina este orientat orizontal pe lime Dimensiune hrtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagin Margini subsol de pagin Personalizarea antetului/subsolului de pagin (completarea cu informaii corespunztoare) Tiprete un domeniu

78

Termeni

Semnificaie

Tiprete o seciune Print Area Tiprete ntr-un fiier Print to File Foaie (foi) active Active sheet(s) ntregul registru de calcul Entire Workbook Asistentul pentru crearea graficelor ChartWizard Grafic Chart. Pasul 1 din patru Step 1 of 4 Tip de grafic Chart Type Sub-tipul de grafic Chart sub-type Domeniu de date Data Range Serie orientat n linie Serie in Rows Serie orientat n coloane Series in Column Titlul graficului Chart title Opiuni de grafic Chart Options Numele abscisei Category X axe Titlul ordonatei Value Y axe Legend Legend Afiare legend Show legend Plaseaz n partea inferioar Placement Bottom Plaseaz n col Placement Corner Plaseaz n partea superioar Placement Top Plaseaz la dreapta Placement Right Plaseaz la stnga Placement Left Etichete de date Data Labels Afieaz valoare Show value Afieaz procent Show percent Afieaz etichet Show label Afieaz etichet i procent Show label and percent Tabela de date Data table Afieaz reperele legendei sub form de pictogram Show legend keys Plaseaz graficul ntr-o nou foaie grafic special Place chart As new sheet Chart 1 Place chart As object in Plaseaz graficul ca obiect n foaia de calcul existent Sheet1 Sfrit Finish

79

1.9. TESTE EVALUARE CUNOTINE

Testul nr. 1
1. Deschidei aplicaia Excel. 2. Modificai numrul foilor de calcul din registrul curent la 2. 3. n foaia ce calcul Sheet1 introducei urmtorul tabel: A 1 2 3 4 5 6
Nr. Crt.
1

B
NUME PRENUME
COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA

C
LOC MUNC
OMEGA S.R.L. ELECTRICA S.A. PETROM S.A. PETROM S.A. ELECTRICA S.A.

D
SALARIU BRUT
7500000 8200000 6900000 9500000 5600000

E
% PREMIERE
20% 17% 15% 10% 15%

F
VAL. PREMIERE

4. Completai automat coloana Nr. Crt. folosind instrumentul AutoFill. 5. Inserai un rnd nou n faa rndului nr.1. 6. n rndul introdus tastai n celula A1 textul urmtor: SITUAIA PERSONALULUI. 7. Verificai dac exist erori gramaticale i dac exist corectai-le. 8. Centrai textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 i scriei caracterele ngroat (bold). 9. Selectai al doilea rnd al tabelului (capul de tabel) i scriei caracterele ngroat (bold) i nclinat (italic). 10. Formatai grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel nct cifrele s apar cu simbolul (,) ca i separator de mii i zero cifre zecimale. 11. Folosind instrumentele de mrire i micorare stabilii dimensiunea paginii la 75%. 12. Salvai registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischet.

Testul nr. 2
1. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe dischet. 2. Modificai dimensiunea hrtiei din Letter n A4 3. Selectai textul din prima linie a tabelului i schimbai culoarea n albastru. 4. Introducei n celula D4 valoarea 7300000. 5. Refacei imediat coninutul iniial al celulei folosind comanda Undo. 6. Sortai tabelul alfabetic dup coloana NUME PRENUME. 7. Afiai pe ecran bara de instrumente Drawing. 8. Selectai domeniul D3:D7 i modificai culoarea de umplere n verde deschis. 9. Redimensionai automat coloanele tabelului la laimea optim. 10. Previzualizai foaia de calcul i cu ajutorul butonului Margins plasai tabelul n centrul paginii. 11. Tiprii foaia de calcul n trei exemplare. 12. Salvai fiierul pe disc stabilind calea implicit ca fiind My Documents.

80

Testul nr. 3
1. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. n celula F3 introducei o formul prin care mulii coninutul celulei D3 cu coninutul celulei E3. n acest fel ai calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 3. Copiai formula din celula F3 n domeniul F4:F7. 4. Formatai grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel nct cifrele s apar cu simbolul (,) ca i separator de mii i zero cifre zecimale. 5. Selectai domeniul F3:F7 modificai culoarea de umplere n albastru i scriei caracterele ngroat (bold). 6. Adugai un chenar tabelului alegnd stilul de linie dorit. 7. Sortai tabelul cresctor dup coloana LOC MUNC i descresctor dup coloana SALARIU BRUT 8. Adugai un antet aliniat la dreapta n care introducei data curent. 9. Modificai marginile foii de calcul sus i jos la 3 cm. 10. Introducei o coloan ntre coloanele C i D. 11. Tastai n prima celul a noii coloane eticheta FUNCIA. 12. Salvai registrul de calcul i nchidei aplicaia EXCEL.

Testul nr. 4
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. Cutai n tabel numele ENACHE. Stergei coloana C. Inserai un rnd nou la sfritul talelului. Tastai n celula A8 textul TOTAL. Centrai textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 i scriei caracterele ngroat (bold). Calculai totalul domeniului E3:E7 folosind funcia AutoSum. Selectai celula A15 i introducei din ClipArt din categoria Academic urmtoarea ilustraie artistic.

9. Copiai datele din coloanele B i E n foaia de calcul 2 (Sheet2), ncepnd cu celula A1. 10. Revenii n foaia de calcul 1 (Sheet1). 11. Slectai celula A10 i calculai valoarea maxim a domeniului E3:E7. 12. Salvai registrul de calcul i nchidei aplicaia EXCEL.

81

Testul nr. 5
1. Deschidei aplicaia Excel. 2. n foaia ce calcul Sheet1 introducei urmtorul tabel:

3. n celula E3 calculai totalul domeniului B2:D2. 4. Copiai formula din celula E3 n celulele E4 i E5. 5. Aplicai tabelului stilul Colorful1 folosind funcia AutoFormat. 6. Adugai un subsol aliniat la stnga n care introducei textul Vnzri componente. 7. Creai un grafic (o diagram) de tip coloan cu datele cuprinse n domeniul A2:E5. 8. Mutai graficul n foaia de calcul astfel nct acesta s nceap din celula A7. 9. Adugai graficului titlul SITUAIA VNZRILOR PE TRIM. I. 10. Modificai culorile graficului n nuanele albastu, rou i verde. 11. Salvai registrul de calcul sub numele VANZRI, pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 12. nchidei aplicaia EXCEL.

Testul nr. 6
1. Deschidei aplicaia VNZRI.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. Aflai informaii referitoare la Chart folosind funcia Help. 3. Selectai domeniul A2:E2 i modificai fontul acestuia n MS Sans Serif. 4. Modificai tipul graficului din coloan n arie. 5. Selectai titlul graficului i colorai caracterele n albastru. 6. Folosind comanda Chart Options adugai etichetele de date pe grafic. 7. Modificai formatul paginii din Portrait n Landscape. 8. Introducei n antetul foii de calcul numele fiierului. 9. Mutai legenda graficului n partea de jos a acestuia (Bottom). 10. Salvai fiierul n format html. 11. Tiprii graficul n trei exemplare. 12. Salvai documentul i nchidei aplicaia EXCEL.

82

2. POWERPOINT I INSTRUMENTELE SALE DE LUCRU


2.1. ELEMENTELE DE BAZ 2.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat n realizarea prezentrilor eficiente. O prezentare PowerPoint const din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte, imagini grafice i alte obiecte, este numit machet (layout). Se pot construi prezentri rafinate folosind culori adecvate, fonturi potrivite i imagini grafice atrgtoare pentru fundal. Toate aceste componente fac parte din colecii de obiecte numite abloane de proiect(design templates) ce pot fi ataate prezentrii. Succesul unei prezentri depinde de o planificare inteligent i de atenia acordat celor mai mici detalii. Se poate rata cu uurin o prezentare construit cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mic, detalii exagerate i nfrumuseri care au drept unic rezultat distragerea ateniei). Pentru construirea de diapozitive clare i concise, realizatorul trebuie s in cont de urmtoarele: Auditorul Este necesar s se tie ct mai mult cu putin despre acetia nainte de a ncepe construirea prezentrii, pentru a gsi tonul, cuvintele i grafica adecvate. Tema general Ce idei din prezentarea dumneavoastr dorii s rmn n memoria auditoriului la o or dup ce ai ncheiat expunerea? Dar dup o sptmn? Putei s le nlesnii ntiprirea n minte prin stabilirea unei teme generale, la care s revenii pe parcurs, mrind astfel impactul prezentrii. O singur idee principal Fiecare diapozitiv trebuie s fie purttorul unei singure idei principale, ca s poat fi neles dintr-o privire. Fr vorbrie n diapozitive evitai logoreea i rezumai-v la ceea ce este esenial. Nu trebuie s avei ntrun diapozitiv mai mult de ase subiecte, evideniate prin buline sau alte marcaje. Cu ct avei mai multe astfel de subiecte, cu att trebuie s folosii mai puine cuvinte pentru fiecare din ele.

83

Coeren Avei grij s folosii ntr-o manier unitar literele majuscule i s construii titlurile diapozitivele n acelai format. Nu amestecai diapozitive propoziii complete cu jumti de propoziie. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciat doar datorit diapozitivelor. n ultim instan, prezentatorul este cel care d tonul. Ca s capteze atenia auditoriului, prezentatorul trebuie s dovedeasc ncrederea n forele proprii i deplina cunoatere a subiectului i trebuie s-i exprime ideile cu claritate i hotrre. Capacitatea de a putea vorbi n faa unui grup de oameni este o aptitudine necesar n orice domeniu; ea merit cultivat, chiar dac presupunei c nu v vei adresa vreodat unei sli pline ochi. O afacere depinde n mare msur de abilitatea celor implicai n comunicare i colaborare eficient, att inter ct i extra organizaional, cu clienii i partenerii de afaceri. Aceast abilitate de comunicare i colaborare eficient este esenial nu numai pentru a informa, ilustra, decide, discuta ct i pentru a entuziasma, convinge, pune ntrebri, motiva. Prezentrile trebuie s fie mai mult dect un mijloc funcional de comunicare sau luare de decizii, indiferent de caracterul contextului n care sunt susinute, oficial sau neoficial. Ori de cte ori se realizeaz i se susine o lucrare oficial sau neoficial, trebuie s se in cont de urmtoarele :

Care este scopul dvs. ? Cu ce scop susinei aceast prezentare ? De ce ai fost solicitai s o susinei ? Ce sperai s realizai ? Cum ai putea s o facei interesant ?n ce msur cunoate auditoriul subiectul prezentrii? Are cunotine necesare pentru a nelege subiectul ? Care este cadrul prezentrii? S se stabileasc dinainte ordinea i conexiunile logice ntre teme. Prezentarea s fie alctuit din pri care se interconecteaz, fiecare avnd logic proprie. Prile interdependente trebuie s se mbine n final pentru a realiza scopul general al prezentrii. Tipuri de auditoriu Evaluarea auditoriului cuprinde dou aspecte: Starea de spirit i receptivitatea. Relaia social fa de cel care prezint.

84

Pregtirea i planificarea Dac prezentatorul este perfecionist, va realiza contient o sortare i o selecie riguroas a materialului inclus n prezentare i va respinge ceea ce nu este necesar. Perfecionitii au tendina de a spune tot ceea ce tiu despre un anumit subiect, indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut s abordeze problema. Ei rmn la punctul de vedere stabilit i nltur "umplutura". PERFECIONISTUL Sorteaz Selecteaz Respinge

Dac prezentatorul este impresionist, are tendina de a nu da prea multe detalii i merge pe premisa c dac omite unele informaii, acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibil i accesibil. IMPRESIONISTUL Sorteaz Include n pregtirea i planificarea unei prezentri, persoanele implicate trebuie s-i analizeze cinstit i obiectiv punctele tari i punctele slabe, s ncerce s se pun in locul asistenei i s in cont de urmtoarele: 1. Alegerea modului de abordare a problemei funcie de asisten. 2. Timpul acordat prezentrii. 3. Structurarea prezentrii cu o combinaie de seciuni formale i informale, cu informaii audio i video, pentru a strni interesul asistenei. 4. Utilizarea de informaii statistice n concordan cu subiectul tratat. 5. Utilizarea de formule de nceput eficiente. Limbajul i stilul trebuie adaptate la diverse situaii i tipuri de auditoriu . Exprimarea s se realizeze ntr-un limbaj comun, accesibil asistenei, dup urmtoarele reguli: 1. Folosirea de cuvinte, propoziii i paragrafe clare i la obiect; 2. Evitarea jargonului, acronimelor i pleonasmelor; 3. Evitarea frazelor lungi; 4. Cuvintele tehnice s fie folosite cu mare atenie; 5. Legarea cifrelor de fapte i faptelor de cifre. Selecteaz

85

Planuri i note Prezentatorul i pregtete nsemnri pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) n prezentare. Acestea nu trebuie citite cuvnt cu cuvnt, deoarece cititul slbete contactul vizual cu asistena. Cnd prezentarea conine date statistice sau citate exacte, nu trebuie s se pun niciodat baza pe memorie. n cazul unei prezentri oficiale, textul ei va fi pus la dispoziia asistenei, i trebuie s fie asigurat concordana dintre nsemnri i coninut. Programul PowerPoint, component a pachetului Microsoft Office, poate fi folosit pentru crearea de prezentri profesionale pe: folii transparente, hrtie, diapozitive de 35 mm., pelicul fotografic i pe ecranul calculatorului Repetiia Dac prezentarea este oficial, se recomand simularea mai multor ipostaze din prezentare. Prezentatorul trebuie s verifice: 1. Desfurarea n timp a fiecrei pri din prezentare; 2. Repetrile i omisiunile; 3. Sensul; 4. Pronunia.

Mijloace audio-vizuale utilizate n prezentare

Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului, de captare a ateniei i de sporire a amplorii subiectului. Pot fi utilizate n prezentare, urmtoarele mijloace audio-video: Table albe i negre; Flipchart-ul; Retroproiectorul; Proiectorul de diapozitive; Proiectorul de diafilme; Aparatul video; Calculatorul PC. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul i complexitatea informaiilor de transmis, de mrimea i compoziia asistenei, precum i de facilitile disponibile la locul prezentrii.

Calculatorul - Mediu i mijloc de prezentare Avantajele utilizrii calculatorului ca mediu i mijloc de prezentare sunt urmtoarele: Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici); Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiecteaz imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari); Programe extrem de eficiente care pot fi uor controlate de ctre prezentator (ex. PowerPoint); Posibilitatea nregistrrii de imagini din orice surs video, mpreun cu sunetul respectiv pe hard disc i apoi vizionate ntr-o fereastr din diapozitiv. Diapozitivele pot fi scrise i actualizate rapid. Posibilitatea realizri unor efecte spectaculoase chiar i de neprofesioniti; Aspectul materialelor distribuite este acelai ca i al imaginilor de pe ecran, ceea ce confer prezentrii caracter profesionist; Aspectul profesionist al prezentrii i la costuri accesibile.

86

2.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaiei PowerPoint exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start Programs Microsoft PowerPoint

b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran.

n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare urmtoarea caset de dialog:

87

2.1.3. Deschiderea unei prezentri existente, efectuarea unor modificri i

salvarea acesteia.
Pentru deschiderea unei prezentri existente, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Din caseta de dialog, afiat pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaiei PowerPoint, se alege opiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaii existente), se selecteaz prezentarea dorit i se acioneaz butonul OK.

2. Dac aplicaia PowerPoint este deschis, din fereastra afiat se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Open, sau se activeaz simultan tastele Ctrl+O. Pe ecran va fi afiat fereastra de dialog Open n care se va specifica locaia ce conine fiierul care va fi deschis.

88

Pentru deschiderea efectiv a prezentrii se va proceda astfel: Se selecteaz prezentarea dorit i se acioneaz dublu clic pe numele ei sau Se selecteaz prezentarea dorit si se acioneaz clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog. 3. Cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical, sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Acionnd clic pe numele fiierului dorit, se efectueaz deschiderea acestuia.

4. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.

89

5. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu clic pe numele fiierului.

Pentru salvarea unei prezentri n care s-au efectuat eventuale modificri, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Save, sau se activeaz simultan tastele Ctrl+S.

90

2. Se activeaz butonul (pictograma) Save sub bara de meniu.


Bara de instrumente Standard

din bara de instrumente Standard, prezent

2.1.4.

Deschiderea mai multor prezentri

Pot fi deschide simultan mai multe prezentri, folosind una din metodele precizate mai sus. Pe ecran ele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar sau n opiunea Window prezent n bara de meniu.

Taskbar

91

2.1.5. Salvarea unei prezentri existente pe harddisk sau dischet Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu iar din fereastra afiat se alege comanda Save As...
Locaia n care va fi salvat prezentarea

Fereastra Save As

Numele prezentrii Tipul prezentrii

2.1.6. Salvarea unei prezentri existente sub alt nume, n alt format

i n alt loc
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... Se va afia pe ecran caseta de dialog Save As corespunztoare n care se vor transmite: calea unde va fi salvat prezentarea, noul nume i tipul dorit.
Calea unde va fi salvat prezentarea

Noul nume Tipul prezentrii

92

2.1.7. Salvarea unei prezentri n format web O prezentare poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: 3. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... n caseta de dialog Save As corespunztoare (vezi imaginea de mai sus), se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). sau 4. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save as Web Page...

93

2.1.8. nchiderea documentului de prezentare Pentru nchiderea unui document de prezentare, fr nchiderea aplicaiei PowerPoint, se procedeaz astfel: - Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Close sau - Se acioneaz clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei de aplicaie.
Comanda Close Butonul Close

2.1.9. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac asistentul nu este prezent n ecran, el va fi activat din opiunea Help sau din butonul corespunztor n bara de instrumente Standard.
Butonul Help

prezent

Imagine animat

n ambele situaii, pe ecran va aprea un asistent sub forma unei imagini animate.

94

Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ.

n cmpul Type your question here (Tiprete ntrebarea aici), se formuleaz ntrebarea (vezi Add animation) i apoi se caut acionnd butonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate.

Asistentul se mai poate activa i acionnd tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va aciona clic butonul dreapta mouse pe imagine i se va alege comanda Hide (Ascuns).

95

2.1.10. nchiderea aplicaiei PowerPoint Pentru nchiderea aplicaiei PowerPoint, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Exit sau Se acioneaz clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei PowerPoint.

2.2. PERSONALIZAREA (MODIFICAREA) SETRILOR DE BAZ 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri PowerPoint permite urmtoarele moduri de vizualizare a unei prezentri: Vizualizare normal (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, ct i a datelor coninute de acestea. n acest mod se pot introduce observaii i note.

96

Vizualizare de tip structur (Outline View). n acest mod se poate lucra doar cu texte, fr imagini grafice, cu excepia diapozitivului afiat n miniatur.

Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). n acest mod se pot aduga / edita texte sau imagini grafice avnd un singur diapozitiv afiat pe ecran.

Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod ofer o vedere de ansamblu a ntregii prezentri Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutrii i copierii celor existente.

97

Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). n acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile i barele cu instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabil i nu de creare sau editare.

Pentru a comuta ntre modurile de vizualizare a unei prezentri se folosesc: Butoanele situate n colul din stnga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View Slide View Slide Show

sau Comenzile corespunztoare opiunii View prezent n bara de meniu.

2.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea View din bara de meniu i se alege comanda Zoom sau 2. Se activeaz butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard.

98

Butonul Zoom

Caseta de dialog Zoom Opiuni pentru alegerea dimensiunii dorite Introducerea dimensiunii dorite

2.2.3. Modificarea barelor de instrumente Afiarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor de instrumente Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif. Pentru afiarea/anularea anumitor bare de instrumente, se acioneaz clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.
Bara Standard Bara Formatting

Bara Drawing

99

Personalizarea (modificarea) barelor de instrumente Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente i se activeaz comanda Customize... Pe ecran se va afia caseta de dialog Customize. Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales bara de instrumente Standard.
Butonul Toolbars Bara de instrumente

Apoi, se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Commands i va fi afiat lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas.. Se selecteaz instrumentul dorit i se va trage cu mouse-ul n/din bara de instrumente
Din lista cu instrumente de lucru, se alege butonul Cut

100

2.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint Se pot modifica opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint, ca de exemplu: numele utilizatorului, afiarea barei de stare i a barelor de defilare, salvarea automat a documentelor dup un timp specificat, directorul implicit n care vor fi salvate documentele etc. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz opiunea Tools i din meniul afiat, se alege comanda Options Se va deschide o caset de dialog, n care, dup dorin, pot fi modificate diverse opiuni.
Salvarea automat dup 30 minute

101

2.3. CREAREA UNEI PREZENTRI 2.3.1. Crearea unei noi prezentri PowerPoint ofer urmtoarele metode pentru a crea o nou prezentare: 1. Utilizare rutin AutoContent wizard (Asistentul de prezentri grafice) ofer cel mai ridicat nivel de asisten. El indic fiecare pas pentru crearea unei noi prezentri; 2. Utilizare Template (ablon predefinit). Un ablon este un diapozitiv inclus n programul PowerPoint.. Fiecare ablon conine macheta general a diapozitivului, schema de culoare, un text-model, care poate fi nlocuit cu textul dorit. 3. Crearea unei prezentri de la zero, folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare alb). Prin aceast metod se poate personaliza o prezentare dup dorin. Fereastra PowerPoint de mai jos prezint modalitatea de alegere a metodei dorite.

Crearea unei noi prezentri folosind AutoContent wizard Pentru realizarea acestei operaii, se execut urmtorii pai: 1. Din fereastra PowerPoint se selecteaz opiunea AutoContent wizard i apoi se acioneaz clic pe butonul OK. Pe ecran va aprea caseta de dialog AutoContent Wizard. Traseul" afiat n partea dreapt cere specificarea tipului de prezentare. Toate tipurile sunt enumerate n partea dreapt a casetei de dialog iar butoanele din coloana central permit afiarea tipurilor grupate pe categorii.

102

n AutoContent wizard se selecteaz tipul de prezentare care se dorete a fi creat (strategie, vnzri, pregtire, rapoarte, ntiinri neplcute, sau generaliti) iar PowerPoint creeaz o schema general. 2. Se execut clic pe butonul Next pentru a ncepe lucrul. 3. n caseta de dialog care se deschide, se execut clic pe butonul corespunztor tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing).

4. Din caseta list derulant se selecteaz un tip de prezentare, pentru a delimita mai exact scopul prezentrii ( ex. Marketing Plan). Apoi se execut clic pe butonul Next.

103

5. Se selecteaz metoda ce sugereaz cel mai bine modul de prezentare a lucrrii pe care o realizai. Apoi se execut clic pe butonul Next. Se selecteaz opiunea Presentations, informal meetings, handouts, dac prezentarea urmeaz s fie fcut de ctre o persoan. Se selecteaz opiunea Internet, kiosk dac se intenioneaz realizarea unei prezentri care urmeaz s se deruleze continuu, fr intervenia unui moderator.

6. Se selecteaz modul de prezentare final (de exemplu On-Screen Presentation prezentarea pe ecran) iar dac este nevoie de exemplare tiprite pentru distribuire, se execut clic pe caseta de validare Yes sau No. Se execut apoi clic pe butonul Next. 7. Se introduc titlul prezentrii i numele autorului in spaiile prezentate n acest scop. Apoi se execut clic pe butonul Next.

8. Se execut clic pe butonul Finish.

104

Crearea unei noi prezentri folosind un ablon de machetare Un ablon este o soluie de compromis ntre conducerea pas cu pas (oferit de AutoContent) i lipsa asistenei (Blank Presentation). abloanele pot fi mprite n dou categorii: abloane pentru prezentri (Presentation Templates) i abloanele pentru aspectul prezentrilor (Presentation Design Templates). Presentation Templates. Aceste abloane ofer n mare parte aceleai elemente de ajutor ca i AutoContent wizard de fapt, tipurile de prezentri din aplicaia AutoContent wizard se bazeaz pe aceste abloane. abloanele ofer o schem de culori pentru diapozitive i o schem general pentru textul diapozitivului. Denumirile lor reflect scopul prezentrii. Presentation Design Templates. Aceste abloane ofer numai o schem de culori i o schem de aranjare a diapozitivului. Pentru a crea o nou prezentare folosind un ablon, se execut paii urmtori: 1. Din fereastra PowerPoint se selecteaz opiunea Template i apoi se acioneaz clic pe butonul OK. Pe ecran va aprea fereastra New Presentation. 2. Se acioneaz butonul Prezentation Designs, se va alege ablonul dorit care se poate vedea n seciunea Preview i apoi se acioneaz clic pe butonul OK.

3. Se afieaz fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit, i apoi se acioneaz clic pe butonul OK.

105

4. Se ncepe editarea diapozitivelor, exact ca n aplicaia Autocontent wizard. Crearea unei prezentri personalizate pornind de la o prezentare alb O prezentare alb nu conine nici o schem de culori sau vreo schem prestabilit i nici un text-model care s indice unde i ce trebuie scris. Pentru a crea o prezentare alb, se efectueaz paii urmtori: 1. Din fereastra PowerPoint, se selecteaz opiunea Blank Presentation i apoi se acioneaz clic pe butonul OK. 2. Se afieaz fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit i apoi se acioneaz clic pe butonul OK. 3. Se ncepe editarea (personalizarea) diapozitivelor. 2.3.2. Adugarea (inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie) Inserarea textului ntr-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Pentru inserarea textului, se va aciona clic n zona n care scrie Click to add text. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare i apare cursorul de inserie. Se introduce textul dorit i la final se apas tasta Enter. Dac ntr-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare, se va aciona clic n fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Dac textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca list marcat, la fiecare apsare a tastei Enter, va apare un nou marcaj de list.

106

Clic aici pentru a aduga text

Inserarea comentariilor ntr-un diapozitiv. Se alege, pentru diapozitivul cruia i se va aduga un comentariu, forma de vizualizare Outline View. n partea dreapta a ferestrei, se va aciona clic n zona n care scrie Click to add notes. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare i apare cursorul de inserie. Se introduce textul dorit i la final se apas tasta Enter.
Clic aici pentru a aduga comentarii

107

2.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru

toate diapozitivele
Pentru introducerea unui text n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea View i apoi comanda Header and Footer Se deschide caseta de dialog Header and Footer, se activeaz opiunea Footer i apoi, n cmpul de editare, se introduce textul dorit. Pentru a introduce textul n diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru a introduce textul n toate diapozitivele, se acioneaz butonul Apply to All. Dac nu se dorete ca textul s apar i n subsolul primului diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

2.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelor, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea View i apoi comanda Header and Footer Se deschide caseta de dialog Header and Footer i se activeaz opiunea Slide Number. Pentru numerotarea diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor, se acioneaz butonul Apply to All. Dac nu se dorete numerotarea primului diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

108

2.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice i a timpului se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea View i apoi comanda Header and Footer Se deschide caseta de dialog Header and Footer, se activeaz opiunea Date and Time i se alege formatul dorit. Pentru introducerea acestora n diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru introducerea lor n toate diapozitivele, se acioneaz butonul Apply to All. Dac se dorete actualizarea permanent a datei, se selecteaz opiunea Update Automatically. Dac nu se dorete introducerea datei i n primul diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

109

2.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui ablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui ablon de proiect (a unei forme implicite), se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide View , se activeaz opiunea Format i apoi comanda Apply Design Template Se afieaz caseta de dialog Apply Design Template i se alege ablonul dorit.

Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare, se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide View sau Slide Sorter, se selecteaz diapozitivul cruia i se va aplica o nou schem de culoare. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Slide Color Scheme Se afieaz caseta de dialog Color Scheme. PowerPoint sugereaz cteva seturi de culori alese cu atenie, complementare pentru text i fundal aa nct textul s fie uor de citit iar culorile s nu fie discordante. Se selecteaz schema de culoare dorit i se acioneaz butonul de comand Apply. Dac aceste scheme nu prezint interes, se activeaz butonul Custom care prezint opt csue diferite - cte una pentru fiecare culoare care face parte din schem.

110

Pentru a folosi o alt culoare, se execut clic pe una din opiunile care apar n list (ex. Background, Title text etc.) i apoi se execut clic pe butonul Change Color. PowerPoint pune la dispoziie o palet de aproape 150 culori.

Alegerea (modificarea) fundalului (background-ului) unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelor unei prezentri. Pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului) se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Background Se va deschide caseta de dialog Background din care se poate alege culoarea dorit sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opiunii More Colors. Pentru a schimba fundalul diapozitivului curent, se acioneaz butonul Apply, iar pentru a schimba fundalul tuturor diapozitivelor, se acioneaz butonul Apply to All.

111

Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv, se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide View sau Slide Sorter, se selecteaz diapozitivul cruia i se va aplica o nou machet. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Slide Layout Se afieaz caseta de dialog Slide Layout, se alege macheta dorit i se acioneaz butonul Apply.

2.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n

prezentri
n prezentrile PowerPoint pot fi incluse diapozitive coninnd imagini, obiecte clip art, sunete i videoclipuri. Clip art reprezint o colecie de imagini sau desene ce pot fi introduse n diapozitive. Diapozitivele desemnate acestui scop conin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Se selecteaz o machet desemnat introducerii unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri i se acioneaz butonul OK.

Diapozitive desemnate introducerii de imagini

112

Se alege pentru diapozitivul corespunztor modul de afiare Slide View i se acioneaz dublu clic pe butonul care conine o imagine. Se va deschide urmtoarea fereastr din care se pot alege imagini dorite.

Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n diapozitive care nu conin marcaje de rezervare pentru imagini grafice, se poate alege una din urmtoarele dou modaliti: 1. Inserare imagini dintr-o librrie de imagini. Se execut clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Se selecteaz Insert Picture Clip Art Se selecteaz Insert Movies and Sounds Sound from Gallery. Se selecteaz Insert Movies and Sounds Movie from Gallery. Toate aceste metode conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery iar n prim plan va apare o alt etichet funcie de metoda folosit.
Inserare imagine Inserare sunet Inserare videoclip

113

2. Inserare imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri dintr-un fiier. Se selecteaz Insert Picture From File Se selecteaz Insert Movies and Sounds Movie from File Se selecteaz Insert Movies and Sounds Sound from File
Cale catre imagine

Numele imaginii alese

Butonul pentru inserarea imaginii

2.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice in text. Pentru a insera un obiect WordArt ntr-un diapozitiv, se procedeaz astfel: 1. Se afieaz diapozitivul n care se dorete includerea obiectului WordArt, n modul Slide View; 2. Se activeaz WordArt n urmtoarele moduri: Picture WordArt Se selecteaz Insert sau Se activeaz butonul Insert WordArt prezent n bara Drawing. 3. Aceste metode conduc la deschiderea casetei de dialog WordArt Gallery care conine exemple pentru numeroase tipuri de obiecte WordArt.

114

4. Se alege modelul care se apropie cel mai mult de rezultatul dorit, apoi se execut clic pe butonul OK. Pe ecran va apare caseta de dialog Edit WordArt Text n care se va introduce textul dorit. 5. Se execut clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales. 6. Efectele WordArt se pot mbunti utiliznd butoanele din bara cu instrumente WordArt.

2.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri O caset de text are rolul unui suport pentru text. Pentru a crea o caset de text, se procedeaz astfel: 1. Se afieaz diapozitivul n modul Slide View. 2. Se activeaz butonul Text Box din bara cu instrumente de desen. 3. Se plaseaz pointerul de mouse n diapozitiv, acolo unde se dorete introducerea unei casete de text. 4. Se ine apsat butonul din stnga al mouse-ului i se gliseaz spre dreapta pn cnd caseta capt limea dorit. 5. Se elibereaz butonul mouse-ului iar pe ecran apare o caset de text cu nlimea de un rnd.
Caseta de text

115

2.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Cnd se selecteaz un ablon de proiect, PowerPoint creeaz automat dou diapozitive importante. Primul - Slide Master (diapozitivul principal), memoreaz elementele de format caracteristice prezentrii, cum sunt imaginile grafice de fundal, fonturile, dimensiunile fonturilor i poziia titlului pe fiecare diapozitiv n parte. Al doilea - Title Master (diapozitiv titlu), pstreaz informaii privind diapozitivul de deschidere i celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Pentru afiare acestor diapozitive, se folosete secvena de comenzi: View , Master, Slide Master sau View , Master, Title Master

Cnd se dorete realizarea unor modificri asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare, se afieaz unul din cele dou diapozitive. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra cruia se pot realiza modificrile dorite. Aceste modificri vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare ct i pe cele noi introduse. 2.4. EDITAREA UNEI PREZENTRI 2.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei

prezentri sau ntre mai multe prezentri active


Copierea i mutarea textului sau imaginilor este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy i Paste Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de copiat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy.

116

Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste. Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat n diapozitiv coninutul Clipboardu-lui
Copierea n Clipboard Lipirea n noul diapozitiv

2. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy i Paste din bara Standard. Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul (imaginea) de copiat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Copy . Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul (imaginea) de copiat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V.

117

Mutarea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut i Paste. Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul (imaginea) de mutat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Cut. Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.
Mutarea n Clipboard Lipirea n noul diapozitiv

2. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut i Paste din bara Standard. Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul (imaginea) de mutat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

118

3. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul (imaginea) de mutat i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat; Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V. tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentari Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri folosind comenzile Clear sau Cut Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de ters i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de ters. Se activeaz opiunea Edit i apoi comenzile Clear sau Cut.

2. tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri folosind tastele Delete sau Backspace Se procedeaz astfel: Se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de ters i se afieaz n modul Slide View. Se selecteaz textul (imaginea) de ters. Se acioneaz tastele Delete sau Backspace. tergerea se poate face i caracter cu caracter, prin apsarea tastei Backspace (tergerea fcndu-se n direcia ) sau prin apsarea tastei Delete (tergerea fcndu-se n direcia)

119

2.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei

prezentri sau ntre mai multe prezentri active


Copierea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy i Paste Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy.
Au fost selectate, innd tasta Ctrl apsat, diapozitivele 2 i 4 i s-a activat comanda Copy

Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.
Cele dou diapozitive au fost inserate la sfritul prezentrii

Cursorul de inserie

120

2. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy i Paste din bara Standard Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se acioneaz clic pe butonul Copy . Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete copierea diapozitivului (diapozitivelor) ; Se acioneaz clic pe butonul Paste .

Copierea diapozitivelor se poate realiza i prin folosirea combinaiilor de taste Ctrl+C, respectiv Ctrl+V Mutarea diapozitivelor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut i Paste. Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Cut.
A fost selectat diapozitivul 4 i s-a activat comanda Cut

Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

121

Diapozitivul va fi inserat n poziia 3

Cursorul de inserie

2. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut i Paste din bara Standard. Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. . Se acioneaz clic pe butonul Cut Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete mutarea diapozitivului (diapozitivelor) ; Se acioneaz clic pe butonul Paste .

Mutarea diapozitivelor se poate realiza i folosind combinaia de taste Ctrl+X, respectiv Ctrl+V tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de ters. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se activeaz opiunea Edit i apoi comenzile Clear sau Cut.

122

Vor fi terse diapozitivele 3 i 4, folosind comanda Clear

2. tergerea diapozitivelor (foliilor) utiliznd tastele Delete sau Backspace Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de ters. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se acioneaz tastele Delete sau Backspace. 2.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete adugarea unui nou diapozitiv. Se activeaz opiunea Insert i apoi comanda New Slide Pe ecran va fi afiat fereastra New Slide, din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.
Se va aduga un nou diapozitiv n poziia 3 Fereastra New Slide i formatul ales

123

2.4.4. Reordonarea

diapozitivelor (foliilor) ntr-o prezentare

Cnd se finiseaz o prezentare, nu trebuie corectat doar ordinea n care apare textul n diapozitive ci i ordinea n care apar diapozitivele. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentri, se folosesc dou metode i anume: 1. Reordonarea diapozitivelor n modul de afiare structur (Outline View) Aceast operaie se realizeaz astfel: Se afieaz prezentarea n modul Outline View. Se execut clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining, afiat n partea stng a ecranului. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj i va plasa o linie gri sub subiecte, pentru a indica prezena unei informaii ascunse.
Diapozitivul curent n miniatur Pictogramele diapozitivelor Butonul Move Up Butonul Move Down Butonul Collapse All

Se execut clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat, apoi se execut clic pe butonul Move Down (mutare n jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare n jos), prezente pe bara de instrumente Outlining.

Diapozitivul 4 va fi mutat n faa diaporitivului 5

124

Se verific dac textul ascuns a fost mutat mpreun cu subiectul, executnd clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.

Butonul Expand

2. Reordonarea diapozitivelor n modul de afiare sortare (Sorter View). Aceast operaie se realizeaz astfel: Se afieaz prezentarea n modul Sorter View. n partea superioar a ecranului, PowerPoint a nlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter.

Se selecteaz diapozitivul care va fi mutat, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage punctul de inserie estompat n stnga sau n dreapta diapozitivului n faa sau n spatele cruia se mut cel selectat. Se elibereaz apoi butonul stnga mouse.

125

2.5. FORMATAREA UNEI PREZENTRI 2.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) 2.5.1.1. Schimbarea tipului fontului Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Font. Pe ecran se va afia caseta de dialog Font din care se vor alege opiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora.
Tipul de font Stilul de font Tipul fontului Dimensiunea fontului

2. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunztoare din bara de instrumente Formatting. Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit i se activeaz butoanele corespunztoare (Font, Font Size, Bold, Italic), prezente n bara de instrumente Formatting.

Se economisete timp folosind combinaia de taste Ctrl+B, pentru scrierea ngroat a textului, respectiv Ctrl+I, pentru scrierea nclinat a textului.

126

2.5.1.2. Aplicarea sublinierii, unei umbre a textului, folosirea scrierii subscript (indice) i superscript (la putere) Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Font. Pe ecran se va afia caseta de dialog Font din care se vor alege opiunile dorite, printr-un simplu clic pe numele acestora i apoi se acioneaz butonul OK.
Opiunea pentru subliniere Opiunea superscript (la putere)

Opiunea pentru umbrire

Opiunea subscript (indice)

Se economisete timp folosind butonul Underline

sau combinaia de taste , pentru umbrirea

Ctrl+U, pentru sublinierea textului, respectiv butonul Text Shadow textului textului. 2.5.1.3. Aplicarea de culori diferite textului

Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi colorat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comand Font. Pe ecran se va afia caseta de dialog Font din care se va activa lista derulant Color. Se va deschide o nou caset din care se poate alege culoarea dorit.

127

Dac se doresc nuane speciale de culoare, se poate aciona butonul More Colors Din paleta de culori More Colors, printr-un simplu clic, se alege culoarea dorit. Dac se dorete personalizarea culorilor, se poate aciona butonul Custom.

2.5.1.4. Alinierea textului unui diapozitiv Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi aliniat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Alignment Pe ecran se va afia submeniul corespunztor i se acioneaz clic pe opiunea dorit.

S-a ales opiunea Justified

128

Pentru alinierea textului se pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente Formatting, precum i combinaii de taste: , sau combinaia de taste Ctrl+L Alinierea la stnga Alinierea la centru , sau combinaia de taste Ctrl+E Alinierea la dreapta , sau combinaia de taste Ctrl+R . Alinierea la stnga-dreapta

2.5.1.5. Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv, folosind funcia Change Case Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Change Case n ecran se va afia caseta Change Case i se acioneaz clic pe opiunea dorit.
S-a ales opiunea pentru transformarea caracterelor mici n caractere mari

2.5.1.6. Schimbarea spaiului ntre paragrafe Se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz paragraful dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Line Spacing Pe ecran se va afia caseta Line Spacing i se aleg opiunile dorite.

129

2.5.1.7. Adugarea unor marcaje paragrafelor n prezentrile PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conin paragrafe marcate, sau pot fi adugate marcaje paragrafelor specificate. Marcajele pot fi de dou tipuri: 1. Simboluri, pentru a se remarca mai uor anumite paragrafe.

2. Numere, pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor.

Pentru adugarea unor marcaje paragrafelor specificate, se procedeaz astfel: Se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz paragraful dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Bullets and Numbering Pe ecran se va afia caseta Bullets and Numbering i se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite.

Dac se dorete redimensionarea marcajelor sau nuane speciale de culoare, se pot aciona butoanele Size sau Color.

130

Dac se dorete personalizarea simbolurilor, se pot aciona butoanele Picture sau Character Se vor afia ferestrele corespunztoare, din care se vor alege marcatorii dorii.

Se economisete timp, folosind butoanele corespunztoare instrumente Formatting. 2.5.1.8. Utilizarea funciilor Undo i Redo

prezente n bara de

Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Undo astfel: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Undo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor sau se apas simultan tastele Ctrl+Z. din bara de instrumente Standard

Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Redo astfel: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Redo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor sau se apas simultan tastele Ctrl+Y. din bara de instrumente Standard

131

2.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri 2.5.2.1. Redimensionarea i mutarea casetelor de text ntr-un diapozitiv (folie) Pentru redimensionarea casetelor de text ntr-un diapozitiv, se procedeaz astfel: Se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit.

Pentru mutarea casetelor de text ntr-un diapozitiv, se procedeaz astfel: Se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu un marcaj . Se plaseaz pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd caseta de text ajunge n poziia dorit.

132

2.5.2.2. Setarea grosimii liniei, stilului si culorilor unei casete de text Pentru setarea grosimii liniei, stilului i culorilor unei casete de text, se procedeaz astfel: Se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu un marcaj. Se acioneaz clic pe butoanele corespunztoare, prezente n bare Drawing.

Butonul pentru alegerea silului de linie

Butonul pentru alegerea silului de linie ntrerupt

Butonul pentru alegerea culorii liniei

Pentru setarea grosimii liniei, stilului i culorilor unei casete de text, se poate activa i opiunea Format, apoi comanda Colors and Lines... Se va afia caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opiunile corespunztoare.

133

2.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri 2.5.3.1. Redimensionarea i mutarea imaginilor grafice (clipuri) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture.

Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit.

Forma indicatorului de mouse pentru redimensionare

Mutarea imaginilor grafice (clipuri) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut clic n afara clipului pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture.

Forma indicatorului de mouse pentru mutare

134

2.5.3.2. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri) Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini, se procedeaz astfel: Se selecteaz imaginea grafic i se execut clic pe butonul Recolor Picture prezentpe bara de instrumente Picture. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conineculorile originale i culorile noi. n seciunea Change a casetei de dialog va fi selectat opiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectat opiunea Fills.

Se execut clic pe a doua caset de validare din seciunea original (albastru), apoi se execut clic pe sgeata din dreptul casetei alturate din seciunea New pentru a afia o palet de culori i se selecteaz alt culoare. Se mut caseta de dialog spre stnga, glisnd pe bara ei de titlu, apoi se execut clic pe butonul Preview pentru a vedea cum arat imaginea grafic dup aplicarea noii culori. Se continu experimentul cu alte culori. Cnd s-a obinut efectul dorit, se execut clic pe butonul OK.

2.5.3.3. Decuparea imaginii grafice (clip) Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri tind din imprimate, astfel: Se selecteaz imaginea grafic. Se execut clic pe butonul Crop de pe bara cu instrumente Picture pentru a activa instrumentul de tiere.

135

Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne partea dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tiere. Imaginea grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.

2.5.3.4. Trimiterea unei imagini n fundal Se poate aduga o imagine grafic n fundalul unui diapozitiv astfel: Se selecteaz imaginea grafic apoi se execut clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente Drawing, pentru a afia un meniu cu opiuni. Se alege Order, apoi Send To Back din meniul derulant.

136

2.6. OBIECTE, GRAFICE I DIAGRAME 2.6.1. Desenarea obiectelor 2.6.1.1. Adugarea diferitelor tipuri de obiecte ntr-un diapozitiv Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing, prezent n partea de jos a ecranului, se pot aduga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, ptrate, elipse etc. Adugarea unor tipuri diferite de linii ntr-un diapozitiv se realizeaz astfel: Se acioneaz clic pe unul dintre butoanele Line (linie simpl) sau Arrow (linie sgeat). sau Se acioneaz clic pe butonul AutoShapes i, din submeniul afiat, se alege opiunea Lines. Se intr n document i se trage cu mouse-ul ct de mult se dorete, pentru conturarea liniei.

Butonul AutoShapes

Butonul Line

Butonul Arow

2.6.1.2. Schimbarea culorii liniei, modificarea grosimii liniei Aceste operaii se realizeaz astfel: Se selecteaz linia corespunztoare, acionnd clic pe ea. Se acioneaz clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style, Dash Style i Arow Style de pe bara de instrumente Drawing.

Butonul Line Color (No Line)

Butoanele Line Style, Dash Style i Arow Style

2.6.1.3. Adugarea de diferite forme unui diapozitiv: dreptunghi, oval, cerc etc. Aceast operaie se realizeaz astfel: Se acioneaz clic pe unul dintre butoanele Rectangle (dreptunghi) sau Oval (oval); sau Se acioneaz clic pe butonul AutoShapes i, din submeniul afiat, se alege o opiune pentru redarea unei forme dorite (exp. Basic Shapes). Se intr n document i se trage cu mouse-ul ct de mult se dorete, pentru conturarea formei.

137

2.6.1.4. Schimbarea atributelor formei; colorarea formei; schimbarea tipului liniei Aceste operaii se realizeaz astfel: Se selecteaz forma corespunztoare, acionnd clic pe ea. Pentru setarea grosimii liniei, stilului i culorilor formei, se activeaz opiunea Format, apoi una dintre comenzile Colors and Lines... sau AutoShape. Se va afia caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opiunile corespunztoare. S-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill) i culoarea verde, pentru linie (Line).

2.6.1.5. Redimensionarea i mutarea unei forme Redimensionarea formei Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe form, pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit.

138

Mutarea formei Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe form, pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa formei. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit.

2.6.1.6. Umbrirea unei formei Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe form, pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se acioneaz clic pe butonul Shadow 2.6.1.7. Rotirea unei forme Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe form, pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se acioneaz clic pe butonul Free Rotate Drawing. , prezent pe bara de instrumente , prezent pe bara de instrumente Drawing.

Indicatorul de mouse va lua forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora n nuana verde. Se va plasa indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj i prin glisare se va roti forma.

139

2.6.2. Diagrame organizaionale (organigrame) 2.6.2.1. Crearea unei diagrame organizaionale (organigrame) Pentru crearea unei organigrame ntr-o prezentare, se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete inserarea unui nou diapozitiv. Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i apoi comanda New Slide. Se afieaz caseta New Slide i se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va aciona clic pe butonul OK.

Se selecteaz noul diapozitiv i se va afia n modul Slide View. Se execut dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul MICROSOFT ORGANIZATION CHART. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bar de meniuri, bar de instrumente i bar de stare. n mod implicit apare o organigram cu patru casete.

Termenii utilizai n contextul organigramei sunt: Grup - subordonaii unui manager. Ramur - managerul plus subordonaii. Co-manageri - echip de manageri de acelai nivel, subordonai aceluiai ef. Co-subordonai - echip de subordonai de acelai nivel, subordonai aceluiai ef.

140

Se ncepe efectiv construirea organigramei folosind comenzile i butoanele din fereastra MICROSOFT ORGANIZATION CHART. Formatul unui diapozitiv se poate alege i din fereastra Slide Layout care se deschide apelnd la opiunea Format, apoi comanda Slide Layout. n fereastra Slide Layout, se acioneaz clic pe macheta Organization Chart i apoi se activeaz butonul Apply.

2.6.2.2. Modificarea structurii unei diagrame organizaionale (organigrame) Schimbarea stilului unei organigrame Dup cum am menionat mai sus, n limbajul folosit pentru organigrame, termenul grup se refer la subordonaii unui manager iar ramur nseamn managerul plus toi subordonaii si. n configuraia prestabilit, grupurile sunt plasate n casete alturate, ca n organigrama folosit drept exemplu.Programul MICROSOFT ORGANIZATION CHART ofer mai multe variante de stil att pentru grupuri, ct i pentru ramuri. Pentru schimbarea stilului ramurii principale, se procedeaz astfel: Se selecteaz organigrama: se execut clic ntr-o caset a organigramei, se alege comanda Select din meniul Edit, apoi opiunea All. Se activeaz opiunea Styles din bara de meniu a programului Organization Chart i din submeniul afiat se alege stilul dorit. Se execut clic undeva n afara organigramei pentru a deselecta casetele i a vedea rezultatul.

141

2.6.2.3. Formatarea unei organigrame Formatarea textului dintr-o organigram Opiunea Text conine comenzi pentru schimbarea fontului, a culorii i a alinierii textului dintr-o organigram. Comenzile pentru aliniere sunt Left, Right i Center. Schimbarea fontului se realizeaz cu ajutorul comenzii Font, iar alegerea culorilor se realizeaz cu ajutorul comenzii Color Textul trebuie s fie n prealabil selectat.

Formatarea casetelor dintr-o organigram Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigram pentru a le scoate mai bine n eviden. Pentru aceasta se efectueaz urmtoarele operaii: 1. Schimbarea stilului chenarului. Se selecteaz casetele, se activeaz opiunea Boxes din bara de meniu, apoi se alege comanda Border Style. Se afieaz o list de opiuni i se va selecta cea dorit (vezi a treia opiune din coloana a doua).

2. Schimbarea culorii chenarului. Se selecteaz casetele, se activeaz opiunea Boxes din bara de meniu apoi se alege comanda Border Color pentru a afia paleta de culori. Pentru chenar se selecteaz a patra opiune din a doua coloan.

142

3. Formatarea liniilor dintr-o organigram. Se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Edit din bara de meniu, se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Se selecteaz opiunea Lines din bara de meniu i se aleg comenzile Thickness Style sau Color Se execut clic n afara organigramei pentru a deselecta liniile de legtur.

2.6.2.4. Revenirea n PowerPoint Pentru revenirea n PowerPoint se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Update (Dac nu se alege mai nti aceast comand, se va cere actualizarea organigramei nainte de a putea continua). Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Exit and Return to. 2.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. 2.6.3.1. Crearea unui grafic Pentru crearea unui grafic ntr-o prezentare, se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete inserarea unui nou diapozitiv. Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i apoi comanda New Slide. Se afieaz caseta New Slide i se va selecta macheta Chart, apoi se va aciona clic pe butonul OK.

143

Se selecteaz noul diapozitiv i se va afia n modul Slide View. Se execut dublu clic pe caseta de rezervare Chart i se deschide fereastra corespunztoare. Pe ecran apare o fereastr Excel coninnd un Datasheet i un model de grafic. n Datasheet se vor introduce datele, ca n orice foaie de calcul. Dup introducerea datelor, pentru finalizarea graficului, se va aciona dublu clic oriunde n afara graficului sau a ferestrei Chart.

Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege i din fereastra Slide Layout, care se deschide apelnd la opiunea Format, apoi comanda Slide Layout. n fereastra Slide Layout se acioneaz clic pe macheta Chart i apoi se activeaz butonul Apply. 2.6.3.2. Editarea unui grafic Pentru editarea unui grafic se acioneaz dublu clic pe acesta. Se va deschide fereastra Chart corespunztoare i se pot edita elementele graficului (titlul, legenda, seriile de date etc.) astfel: Din bara de meniu, se activeaz opiunea Chart i apoi comanda Chart Options Se va deschide fereastra Chart Options i se pot activa butoanele corespunztoare modificrilor dorite.

144

Modificarea culorii de umplere a graficului Se activeaz opiunea Format prezent n bara de meniu a ferestrei Chart i apoi comanda Selected Chart Area Se va deschide Format Chart Area i se alege culoarea dorit.

Modificarea tipului de grafic Se activeaz opiunea Chart prezent n bara de meniu a ferestrei Chart i se alege comanda Chart Type. Se va deschide fereastra Chart Type, din care se va alege tipul de grafic dorit.

145

2.7. TIPRIREA UNEI PREZENTRI 2.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire 2.7.1.1. Stabilirea formatului optim pentru un diapozitiv nainte de tiprire, trebuie realizat configurarea prezentrii n modul urmtor: Se activeaz opiunea File i apoi comanda Page Setup . Din fereastra Page Setup afiat se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide sized for i din lista derulant afiat se selecteaz opiunea Overhead, apoi clic pe butonul OK. n acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi n totalitate foaia.

Alegerea formatului diapozitivului Modificarea lungimii diapozitivului Modificarea nlimii diapozitivului

Tipul de vizualizare al diapozitivelor sau comentariilor

2.7.1.2. Schimbarea orientrii diapozitivelor n landscape (orizontal) sau portret (vertical) Se activeaz opiunea File i apoi comanda Page Setup ; Din fereastra Page Setup afiat se execut clic pe opiunea Portret (vertical) sau Landscape (orizontal) vezi imaginea precedent. 2.7.1.3. Corectarea erorilor gramaticale naintea verificrii ortografice a textului, se recomand alegerea limbii dicionarului, respectiv cea n care se realizeaz corectarea ortografic. Pentru aceasta se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Tools prezent n bara de meniu, se alege comanda Language, Set Language Se deschide fereastra Language din care se alege limba dorit.

146

Corectarea gramatical se realizeaz cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar, prezent n opiunea Tools. n mod implicit aceast funcie este activ. Prin urmare, toate cuvintele care nu se gsesc n dicionarul limbii alese sau sunt greite, vor fi subliniate cu o linie ondulat de culoare roie. Erorile pot fi corectate manual sau automat. Pentru corectarea automat se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Tools prezent n bara de meniu i apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Aceast comand se poate activa i prin apsarea tastei cheie funcional F7 sau clic pe butonul corespunztor Se afieaz caseta de dialog Spelling. din bara de instrumente Standard.

Fiecare cuvnt greit sau care nu se gsete n dicionar, apare n partea de sus a casetei. n partea se jos a casetei se afl liste cu opiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare. n partea dreapt se afl butoane de comand cu urmtorul rol: Ignore, pentru a ignora cuvntul. Ignore All pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv. Change sau Change All pentru corectarea cuvntului. Add pentru a aduga cuvntul la dicionarul personalizat. AutoCorect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvntul respectiv, din submeniul care va fi afiat. 2.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri 2.7.2.1. Tiprirea prezentrii n modul fiecare diapozitiv pe o pagin Aceast operaie se realizeaz astfel: Se activeaz opiunea File i apoi comanda Page Setup Din fereastra afiat, se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide sized for i din lista derulant afiat se selecteaz opiunea Overhead, apoi clic pe butonul OK. n acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi n totalitate foaia. Se activeaz opiunea File i apoi comanda Print afindu-se caseta de dialog corespunztoare. Se aleg opiunile de tiprire dorite i apoi clic pe butonul de comand OK.

147

Se alege imprimanta la care se dorete tiprirea Se poate alege ceea ce se dorete a se tipri (toate, diapozitivul curent, sau doar anumite diapozitive)

Pentru a imprima n fiier, se selecteaz opiunea Print to File Precizarea numrului de copii

2.7.2.2. Tiprirea prezentrii n modul brour n situaia n care este necesar ca auditoriul s aib o copie a prezentrii, tiprit sub form de brour, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File i apoi comanda Print ; Din fereastra afiat, se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Print what i din lista derulant afiat se selecteaz opiunea Handouts apoi clic pe butonul OK.

Din meniul derulant Print what, se alege ceea ce se dorete s se imprime

Numrul de diapozitive ce se vor imprima pe pagin

148

2.8. PREGTIREA VIZIONRII UNEI PREZENTRI 2.8.1. Efecte de slide-show 2.8.1.1. Adugarea (personalizarea) unor efecte de animaie diapozitivelor Se pot aplica efecte de animaie oricrui obiect (titlu, liste marcate, imagini, diagrame etc,) astfel: Prin activarea opiunii Slide Show i comanda Present Animation: n modul de afiare Slide View se selecteaz obiectul cruia i se va aplica un anumit efect de animaie (ex. titlul prezentrii ). Se activeaz opiunea Slide Show i apoi comanda Preset Animation. Din submeniul afiat, se alege efectul dorit (ex. Flying).

Se pot personaliza efecte de animaie astfel: Prin activarea opiunii Slide Show i comanda Custom Animation: n modul de afiare Slide View se selecteaz obiectul cruia i se va aplica un anumit efect de animaie (ex. lista marcat ). Se activeaz opiunea Slide Show i apoi comanda Custom Animation Se afieaz caseta de dialog Custom Animation i se aleg efectele dorite.

Elementul crui i se aplic animaie Modul n care va fi animat un obiect (la clic de mouse sau automat)

Ordine a n care se vor efectua Efectele aplicate

149

Pentru a aduga efecte obiectelor selectate, se alege opiunea Effects. Se pot aduga efecte de animaie i sunet.

Din acest meniu se alege modalitatea de apariie a textului n diapozitiv (n ntregime, pe cuvinte sau pe litere

2.8.1.2. Aplicarea de tranziii prezentrilor (trecerea de la un diapozitiv la altul) Tranziiile sunt efecte vizuale i/sau sonore care se aplic unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul s treac uor de la unul la altul, fr incoerena datorat nlocuirii unui diapozitiv cu urmtorul. Pentru aceasta se procedeaz astfel: n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se selecteaz toate diapozitivele, alegnd Select All din meniul Edit. Dac se dorete eliminarea din aceast prelucrare a unor anumite diapozitive, se acioneaz tasta <Ctrl> i se execut clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. Se activeaz opiunea Slide Show prezent n bara de meniu i din submeniul afiat, se alege comanda Slide Transition (sau se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara cu instrumente Slide Sorter). Se selecteaz Blinds Vertical din lista derulant i se urmrete cu atenie diapozitivul din seciunea Effect, folosit de PowerPoint pentru a demonstra efectul selectat.

150

Pentru modificarea vitezei de tranziie (ex. Medium), n seciunea Effect, se executat clic pe opiunea Slow, Medium sau Fast. Pentru a preciza modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul, se selecteaz una din opiunile: On mouse clik pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse sau Automatically after, pentru trecerea de la un diapozitiv la altul n mod automat, preciznd timpul de ateptare (n secunde) ntre afiarea a dou diapozitive. Pentru a ataa prezentrii (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor (ex. Applause), se selecteaz din caseta derulant Sound efectul dorit. Se va activa butonul de comand Apply to All (pentru aranjarea ntregii prezentri) sau se va activa butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat).

2.9. VIZIONAREA UNEI PREZENTRI 2.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive 2.9.1.1. nceperea unui slide-show de la orice diapozitiv Pentru nceperea unui slide-show de la orice diapozitiv, se procedeaz astfel: Se alege pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul de la care va ncepe derularea. Se activeaz opiunea View i apoi comanda Slide Show sau se acioneaz clic pe butonul Slide Show .

Derularea prezentrii ncepe de la diapozitivul 2

151

2.9.1.2. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran Se procedeaz astfel: Se alege pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter i se selecteaz primul diapozitiv al prezentrii. Se activeaz opiunea View i apoi comanda Slide Show sau se acioneaz clic pe butonul Slide Show respectiv tasta cheie funcional F5. ncepe derularea prezentrii, coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcie de opiunile alese la aplicarea tranziiei). Dac se dorete oprirea derulrii i reluarea de la alte diapozitive, se acioneaz clic butonul dreapta mouse. Se afieaz meniul corespunztor i se aleg comenzile de navigare pe ecran.

2.9.1.3. Ascunderea unor diapozitive Dac anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conin informaii mai speciale i nu pot fi afiate, ele pot fi ascunse. Aceast operaie se realizeaz astfel: n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se selecteaz diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecie necontinu se acioneaz tasta <Ctrl> i se execut clic pe diapozitivul respectiv). Se activeaz opiunea Slide Show prezent n bara de meniu i, din submeniul afiat, se alege comanda Hide Slide. Diapozitivul ascuns va avea numrul de ordine ncadrat ntrun chenar i barat cu o linie; n timpul derulrii prezentrii, aceste diapozitive vor fi omise.

152

2.10. EXPUNEREA UNEI PREZENTRI N INTERNET/ INTRANET Prezentarea creat n PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi ncrcat de un browser de Web. Pentru aceasta se efectueaz urmtorii pai: 1. Se deschide prezentarea PowerPoint. 2. Se activeaz opiunea File i se alege opiunea Web Page Preview. 3. Se lanseaz programul Internet Explorer, care va converti temporar fiierul curent n format HTML. 4. Se execut clic pe hiperlegturile de text din panoul din stnga pentru a sri de la un diapozitiv la altul.

Hiperlegturi de text

5. Se execut clic pe butonul close al programului Internet Explorer pentru a-l nchide i a reveni n PowerPoint. 6. Se alegei comanda Save As Web Page din opiunea File i se va afia urmtoarea caset de dialog.

153

7. Se execut clic pe butonul Publish i se va afia urmtoarea caset de dialog.

8. Se deselecteaz caseta de validare Display speaker notes iar celelalte opiuni din seciunea Browser support rmn nemodificate. 9. Se execut clic pe butonul Change din dreapta opiunii Page title i n seciunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentrii. Se execut clic pe OK.

10. Se verific dac calea de acces din caseta de editare File name reflect corect locaia n care se dorete salvarea fiierul HTML.

154

11. Se execut clic pe caseta de validare Open published Web page in browser i apoi clic pe butonul Publish. PowerPoint va ngloba codurile necesare pentru afiarea prezentrii ntr-un browser de Web, va salva fiierul sub denumirea dorit i va preda controlul programului Internet Explorer.

12. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executnd clic pe titlul fiecrui diapozitiv prezent n partea stng a ferestrei, fie executnd clic pe sgeile de sub fiecare diapozitiv.

Fig. nr. 48

13. Se execut clic pe butonul Close al programului Internet Explorer, apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. 14. Se execut clic pe butonul Yes pentru a salva modificrile.

155 2.11. GLOSAR DE TERMENI

Termeni
Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons

Semnificaie
Diapozitiv Machet ablon Machet diapozitiv ablon de proiect Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara cu instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou prezentare Deschide un fiier deja existent Salveaz coninutul unei prezentri Trimite prezentarea prin pota electronic Tiprete prezentarea curent Previzualizeaz nainte de tiprire Declaneaz verificarea gramatical a textului din prezentarea curent Decupeaz informaia selectat i o duce n Clipboard Copiaz n Clipboard informaia selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un diapozitiv specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Insereaz o legtur hipertext Afieaz bara de instrumente pentru crearea tabelelor i pentru bordarea acestora Insereaz unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafic a datelor Insereaz un nou diapozitiv n modul de afiare Outline afieaz rezumatul diapozitivelor Afieaz/inhib atributele de formatare din diapozitive Comut ntre culorile negru i alb i culorile iniiale ale diapozitivelor Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Declaneaz Asistentul pentru ajutor Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting

156

Termeni
Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering, Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects

Semnificaie
Bara cu instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplic umbr textului Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Aplic/terge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Mrete dimensiunea fontului Micoreaz dimensiunea fontului Deplaseaz la stnga informaia Deplaseaz la dreapta informaia Afieaz bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaie diapozitivelor Afieaz submeniul care conine urmtoarele butoanele de comand: New Slide - pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout - pentru afiarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template - pentru afiarea caseteicu abloane predefinite Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare alb - fr informaie Asistentul de prezentri grafice - permite crearea unei prezentri pe o tem predefinit Deschide o prezentare existent Alege o machet deja existent (automachet) Clic aici pentru a aduga text Clic aici pentru a aduga titlul Clic aici pentru a aduga comentarii Antet i subsol Aplic Aplic la toate

Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All

157

Termeni
Update Automatically Dontt show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation

Semnificaie
Actualizare automat Nu afia n diapozitivul titlu - primul diapozitiv din prezentare Aplic ablon de proiect Fundal Schema de culori -combinaii de culori i formate pentru diapozitive Filme i sunete Filme din fiier Sunete din fiier Mutare n jos Mutare n sus Strnge (pliaz) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Aliniere centrat Aliniere stnga-dreapta Insereaz imagine Mai puin contrast Mai mult contrast Mai mult strlucire Mai puin strlucire Decupeaz imaginea Reface imaginea Trimite n spate Linie simpl Linie sgeat Umple Umbr Rotire liber Organigram -o reprezentare grafic arborescent a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al coninutului Tiprete numele aici Tiprete titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelai rang Element ierarhic superior fa de cel de baz Element ierarhic inferior fa de cel de baz Linii ngroate Linii de legtur Actualizarea prezentrii nchide i se ntoarce n prezentare

158

Termeni
Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after n

Semnificaie
Schimb cazul - n situaia transformrii caracterelor unui text Caz propoziie - primul caracter al textului va fi scris cu liter mare Litere mici - toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari - toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu - fiecare cuvnt are prima liter scris cu majuscul Prima liter a fiecrui cuvnt este minuscul, restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziie ntre diapozitive Personalizarea animaiei Introduce textul n ntregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere Efect ncet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat dup n secunde

159 2.12. TESTE EVALUARE CUNOTINE

Testul nr. 1
1. Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Blank Presentation. 2. Primul diapozitiv trebuie s conin numai titlul. Selectai formatul Title Only. 3. Alegei modul de vizualizare Slide View. 4. Introducei numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu n primul diapozitiv. 5. Schimbai culoarea fontului folosit pentru titlul firmei n albastu nchis. 6. Adugai o imagine adecvat sub titlu. 7. Schimbai culorile imaginii alegnd culori deschise. 8. Trimitei imaginea n fundalul diapozitivului. 9. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 10. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Bulleted List. 11. Introducei n acest diapozitiv activitile firmei sub forma unei liste marcate: Instruire Consultan Marketing 12. Salvai prezentarea sub numele ALFA pe o dischet.

Testul nr. 2
1. 2. 3. 4. 5. 6. Deschidei prezentarea ALFA.ppt prezent pe dischet. Adugai numerotarea paginilor ntregii prezentri. Aplicai un efect de tranziie ntregii prezentri. Adugai un efect de animaie titlului din primul diapozitv. Utilizai funcia Help pentru a cuta informaii referitore la Organization Chart. Introducei sub titlu o caset de text n care copiai diferite informaii gsite n urma utilizrii funciei Help. 7. Adugai o not de subsol cu coninutul Ofert. 8. Aplicai prezentrii un ablon de proiect adecvat. 9. Aplicai umbr textului din cel de-al doilea diapozitiv. 10. Utilizai comanda Undo pentru a reface operaia anterioar. 11. Salvai fiierul pe disc stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 12. nchidei aplicaia PowerPoint.

Testul nr. 3
1. Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Design Template. 2. Alegei ablonul de proiect Blends. 3. Primul diapozitiv trebuie s conin titlu, text i imagine. Selectai un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). 4. Alegei modul de vizualizare Slide View.

160 5. Introducei numele organizaiei S.N.S.P.A ca titlu. 6. Introducei n acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: Comunicare i Relaii Publice Administraie Public tiine Politice Management 7. Introducei din ClipArt o imagine adecvat. 8. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 9. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Organization Chart. 10. Construii n acest diapozitiv urmtoarea organigram:
Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. Public Decan Management

11. Aplicai efecte de tranziie diferite celor dou diapozitive. 12. Salvai fiierul pe disc sub numele SNSPA.ppt stabilind calea implicit ca fiind My Documents.

Testul nr. 4
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Deschidei prezentarea SNSPA.ppt. Schimbai culoarea fontului folosit pentru titlul firmei n verde i aplicai umbr. Colorai textul din prima caset a organigramei n albastru. Schimbai stilul chenarului casetelor din organigram. Centrai textul prezent n casetele organigramei. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Adugai dup primul diapozitiv un altul care s aib formatul Table. Creai un tabel cu 2 coloane i 4 linii coninnd urmtoarele date:

Anul 2001 2002 2003

Nr. Studeni 10500 11000 12500

9. Aplicai un efect de tranziie ntregii prezentri. 10. Tiprii prezentarea n modul brour. 11. Adugai numerotarea paginilor ntregii prezentri. 12. Salvai fiierul i nchidei aplicaia PowerPoint.

161

Testul nr. 5
Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Blank Presentation. Primul diapozitiv trebuie s conin titlu i subtitlu. Selectai formatul Title Slide. Alegei modul de vizualizare Slide View. Introducei numele firmei OMEGA S.R.L. ca titlu i PLAN VNZRI ca subtitlu. Transformai caracterele textului din subtitlu n format Title Case (Caz titlu - fiecare cuvnt are prima liter scris cu majuscul). 6. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Chart. 7. Construii un grafic coloan cu urmtoarele date: 1. 2. 3. 4. 5.

8. Afiai pe ecran bara de instrumente Drawing. 9. Modificai culorile graficului n rou verde i albastru. 10. Adugai graficului titlul urmtor: PLAN VNZRI. 11. Aplicai graficului un efect de animaie. 12. Salvai prezentarea sub numele OMEGA pe o dischet.

Testul nr. 6
1. Deschidei prezentarea OMEGA.ppt prezent pe dischet. 2. Selectai primul diapozitiv i alegei pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 3. Introducei n partea dreapt a titlului o form automat n format de hexagon. 4. Schimbai culoarea formei n rou. 5. Adugai un efect de animaie formei. 6. Stabilii formatul paginii ca fiind Landscape. 7. Aplicai cte un efect de tranziie fiecrui diapozitiv. 8. Realizai verificarea ortografic i gramatical a ntregii prezentri. 9. Tiprii prezentarea n modul fiecare diapozitiv pe o pagin. 10. Salvai fiierul i nchidei aplicaia PowerPoint.

162

3. OFFICE BINDER-ORGANIZAREA DOCUMENTELOR OFFICE NTR-O COLECIE (BIBLIORAFT)


3.1. CARACTERISTICILE I CREAREA UNEI COLECII DE DOCUMENTE OFFICE (BIBLIORAFT)

3.1.1. Caracteristici generale


Aplicaia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office ntr-un biblioraft. Un biblioraft este o agraf de birou electronic, ce permite adunarea mai multor obiecte nrudite ntr-o colecie (ex. un registru Excel, o prezentarea PowerPoint). Toate documentele din biblioraft sunt salvate n acelai fiier cu extensia obd asupra cruia se vor efectua urmtoarele operaii: Afiarea, editarea i formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaiei Binder. Tiprirea sub o singur comand a ntregului set de documente, cu numere de pagin consecutive i anteturi i subsoluri uniforme. Deschiderea aplicaiei Microsoft Binder se realizeaz astfel: a) Se activeaz opiunea Programs din meniul Start din Windows, apoi din submeniul afiat se alege Microsoft Binder.

b) Se acioneaz dublu clic pe icon-ul corespunztor, dac este prezent pe ecran.

n ambele situaii se afieaz fereastra Microsoft Binder, prezentat mai jos, marcnd crearea unui biblioraft n care pot fi incluse documente. Fereastra Microsoft Binder este mprit n dou panouri: panoul din stnga, cunoscut sub denumirea de panoul coninutului n care sunt afiate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus n biblioraft i panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor, n care este afiat documentul activ.

163

Dac panoul din stnga nu este vizibil, el se poate deschide executnd clic pe butonul Show / Hide Left Pane prezent n stnga meniului File. Dac butonul Show / Hide Left Pane nu este prezent, se activeaz meniul File, se selecteaz comanda Binder Options i n caseta de dialog afiat se selecteaz opiunea Show left pane and left pane button. Fereastra Microsoft Binder cu un nou biblioraft fr documente
Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor)

Panoul stnga (panoul coninutului)

3.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft Pentru includerea unui document n biblioraft, se procedeaz astfel: Se deschide aplicaia Microsoft Binder i se afieaz fereastra de mai sus marcnd crearea unui biblioraft n care pot fi incluse documente. Din fereastra afiat se activeaz meniul Section, se alege comanda Add from File i din caseta de dialog afiat se selecteaz documentul care va fi inclus, apoi se activeaz butonul Add.

164

Documentul care va fi inclus

n urma acestei operaii, fereastra Microsoft Binder va avea urmtorul format:

165 Cnd se include un document ntr-un biblioraft, n acesta va fi plasat o copie a documentului iar fiierul cu documentul original rmne nemodificat. Dei documentul din biblioraft are aceeai denumire ca i fiierul cu documentul original, ntre cele dou nu exist nici o legtur 3.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft, se procedeaz astfel: Se activeaz aplicaia Microsoft Binder. Din fereastra afiat se activeaz meniul Section, se alege comanda Add i din caseta de dialog afiat se selecteaz una din pictogramele etichetei General (de exemplu, pentru a crea un nou document din Word, se alege pictograma Blank Document i se acioneaz butonul OK .
Etichetei General Pictograma Blank Document

Pentru a crea un document pe baza unui ablon se procedeaz astfel: Din fereastra Microsoft Binder afiat se activeaz meniul Section, se alege comanda Add i din caseta de dialog afiat se selecteaz una din pictogramele etichetelor pentru abloane (de exemplu, pentru a crea un ablon de fax, se alege butonul Letters&Faxes, apoi tipul de ablon pentru fax i se acioneaz butonul OK .

166

Butonul Letters&Faxes

3.2. EDITAREA UNEI COLECII DE DOCUMENTE OFFICE 3.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft Un document inclus ntr-un biblioraft, se mai numete i seciune (cuvintele document i seciune sunt sinonime n acest capitol, pentru a face referire la un document inclus ntr-un biblioraft). Pentru editarea unui document, se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit (ex. Clama.obd) n felul urmtor: Se activeaz aplicaia Microsoft Binder i din fereastra afiat se activeaz meniul File, apoi se alege comanda Open Binder Se afieaz caseta de dialog Open Binder, se selecteaz documentul Binder dorit (extensia .obd), sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.obd).

167

Biblioraftul Clama.obd

2. Se execut clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent n panoul din stnga al ferestrei Microsoft Binder. Dac panoul din stnga nu este vizibil, se execut clic pe butonul Show/Hide Left Pane. 3. Documentul va fi afiat n panoul din dreapta, iar meniul aplicaiei surs va fi afiat alturi de meniul aplicaiei Binder. 4. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaia surs corespunztoare fiecrui document (exemplu aplicaia surs este PowerPoint).
Butonul Show/Hide Left Pane Documentul PowerPoint

Icon-ul documentului PowerPoint

168

ntre modul de editare n aplicaia Binder i editarea n aplicaia surs (Word, PowerPoint etc.) exist cteva deosebiri generale i anume: n aplicaia Binder, comenzile din meniul File afecteaz biblioraftul n ntregime, nu numai documentul din biblioraft activat.

n aplicaia Binder, meniul Section conine mai multe comenzi care se gsesc n mod normal n meniul File al aplicaiei surs, iar comenzile afecteaz numai documentul activat.

Bara de stare a aplicaiei surs nu este afiat, ea fiind nlocuit cu bara de stare aplicaiei Binder.

169 3.2.2. Editarea n fereastra programului surs Documentele (seciunile) incluse ntr-un biblioraft pot fi editate i n fereastra aplicaiei surs n care au fost create (Excel, PowerPoint etc.). Acest lucru se recomand atunci cnd utilizatorul dorete s beneficieze de toate comenzile aplicaiei surs i s lucreze ntr-un mediu deja cunoscut. Pentru editarea unui document n fereastra aplicaiei surs se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit (ex. Clama.obd) n felul urmtor: Se activeaz aplicaia Binder, se activeaz meniul File i se alege comanda Open Binder Se afieaz caseta de dialog Open Binder i se selecteaz documentul Binder dorit (extensia .obd), sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.obd). 2. Se activeaz documentul care va fi editat, executnd clic pe icon-ul corespunztor prezent n panoul din stnga al ferestrei Microsoft Binder. Dac panoul din stnga nu este vizibil, se execut clic pe butonul Show/Hide Left Pane. 3. Se activeaz meniul Section i apoi comanda View Outside.

170 4. Se va deschide fereastra aplicaie surs PowerPoint.

5. Se editeaz documentul i apoi se Documentul editat reapare n biblioraft.

nchide aplicaia surs corespunztoare.

3.3. TIPRIREA UNEI COLECII DE DOCUMENTE OFFICE 3.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului Pentru tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului, se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz acionnd clic pe nume, seciunea care va fi tiprit. 2. Se activeaz meniul Section i apoi comanda Print

171 3.3.2. Tiprirea unui biblioraft Pentru tiprirea unui biblioraft, se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit (ex. Clama.obd). 2. Se selecteaz acionnd clic pe nume, seciunea care va fi tiprit. 3. Se activeaz meniul File i apoi comanda Print Binder 4. Se deschide fereastra Print Binder.

Se pot alege urmtoarele opiuni de tiprire: All visible sections pentru tiprirea ntregul biblioraft. Section(s) selected in left pane pentru tiprirea unei seciuni selectate. Numbering consecutive pentru tiprirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Restart each section pentru rencepe numerotrii paginilor n fiecare seciune. 5. Dac s-au stabilit opiunile de tiprire, se acioneaz clic pe butonul de comand OK.

172

4. MICROSOFT PUBLISHER-APLICAIE PENTRU REALIZAREA PUBLICAIILOR DE BIROU


4.1. ELEMENTE DE BAZ 4.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaie complet pentru tehnoredactare. Permite obinerea unor lucrri cu aspect profesional care s poat fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare i la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. Pe lng claritatea scrisului, una dintre principalele ci prin care o publicaie i promoveaz mesajul o reprezint aspectul. Opiunile de culoare, de timp i de aspect sporesc, sau ngreuneaz, comunicarea. Publisher este unic ntre programele de tehnoredactare computerizat de birou, prin modul n care combin cerinele unei publicaii proiectate profesional, cu uurina n utilizare i cu caracteristicile complexe de tehnoredactare, avnd drept scop s asigure publicaiei un aspect excelent n vederea imprimrii sau a lucrului interactiv. Indiferent de modul ales pentru a ncepe o publicaie, Publisher este la fel de prietenos. Ca parte component din seria de aplicaii de birou Microsoft Office care sunt asemntoare ca aspect i mod de lucru, Publisher permite s se obin ntr-un timp scurt rezultate care arat extraordinar. Cnd se utilizeaz Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea i revizuirea de documente simple, oficiale sau juridice. Atunci cnd se plnuiete o larg distribuire a unei publicaii tiprite sau interactive, capabile s atrag atenia, este momentul orientrii ctre Publisher. Publisher se va utiliza pentru editarea urmtoarelor documente: Publicaii specializate, cum ar fi buletine informative, brouri, foi volante, site-uri Web sau meniuri. Publicaii care s comunice un mesaj unui public larg. Publicaii cu aspect profesional. Publicaii pentru imprimare comercial de nalt calitate. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat n urmtoarele domenii: ntreprinderi mari-pentru a realiza rapid publicaii interne profesionale, potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. ntreprinderi mici-pentru a realiza brouri, cataloage, foi volante, buletine informative i pentru oricare alt tip de publicaie necesar desfurrii activitii-de la formulare, pn la publicitate tiprit comercial. Utilizatori la domiciliu - realizeaz invitaii de calitate superioar, etichete, buletine informative de familie i materiale pentru activiti comunitare sau voluntare; Organizaii non-profit i grupuri comunitare - pentru a promova contientizarea unei cauze sau a unui grup, pentru a face publicitate evenimentelor i pentru a comunica cu membrii lor.

173 4.1.2. Caracteristici specifice aplicaiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaiei Publisher 2000 sunt urmtoarele: Integrarea cu Office - partajeaz o interfa familiar cu celelalte aplicaii. Meniuri i bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaii Office 2000.

Ajutorul extins include un Ajutor mbuntit n Hypertext Markup Language (HTML) i Answer Wizard pentru a rspunde la ntrebri formulate n limbaj natural. Interfaa personalizat permite existena unei interfee simple care s afieze doar comenzile utilizate cel mai des. Aplic automat spaierea rndurilor i a caracterelor pentru listele numerotate i cu marcatori. ClipGallery pune la dispoziie noi instrumente de cutare, cum ar fi mai caut ceva asemntor, o interfa de tip browser uor de utilizat, glisare i fixare pentru inserarea comod a imaginilor direct n publicaie. ClipGallery rmne deschis pentru a permite selectarea mai multor imagini, pn cnd este nchis e utilizator. Spell Checking/AutoCorrect n fundal lucreaz exact ca n Microsoft Word, verificnd automat ortografia, n publicaii, n timpul lucrului. AutoCorrect corecteaz automat greelile obinuite de tastare. Publisher partajeaz cu Word dicionarul particularizat, astfel nct un cuvnt care se adaug dicionarului s fie disponibil pentru ambele aplicaii. Asistentul Office ofer asisten interactiv cu recomandri, sfaturi i Ajutor pentru ca utilizatorul s nvee aplicaia i s beneficieze de tot ceea ce i ofer software-ul. Panoramarea i defilarea ofer o cale mai intuitiv de micare printre publicaii, prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse.

174 Dialogurile Open i Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000, ceea ce permite s se vad cu 50% mai multe fiiere, cu mai puin dezordine i pune la dispoziie legturi la ultimele douzeci pn la cincizeci de documente pe care s-a lucrat indiferent de aplicaia n care acestea au fost create. Save As permite salvarea fiierelor Publisher 2000 n format Publisher partajare comod a fiierelor. pentru o

Save As Web Page permite salvarea fiierului Publisher n format HTML, pe o unitate local sau pe Web. 4.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher Pentru deschiderea aplicaiei Publisher exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start-Programs-Microsoft Publisher.

b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunztor, dac este prezent pe ecran.

n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. Aceasta conine urmtoarele elemente:

175

Bara de titlu Bara cu instrumente Standard Bara de meniu

Butoanele Zoom In/Out


Butonul Help

Rigla orizontal

Bara cu instrumente Formatting Bara cu instrumente Objects

Butonul afiare/ascundere Wizard

Butonul Page Navigation

Bara de stare

4.2. CREAREA UNEI PUBLICAII nainte de a ncepe crearea unei publicaii, este necesar ca utilizatorul s gndeasc strategia de proiectare. Se vor avea n vedere urmtoarele: Cui se adreseaz publicaia? Ce mesaj dorete s transmit? Ce fel de coninut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? Este important s se stabileasc modul de publicare i opiunile pentru imprimare, deoarece deciziile n aceste privine afecteaz modul n care se elaboreaz publicaia. Pentru aceasta se va ine cont de: Ct de mult intenioneaz s se cheltuiasc? Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odat ce s-au luat deciziile de proiectare, exist o secven logic, uor de urmat pe msur ce se constituie publicaia, i anume: Publicaie din Catalog. Se utilizeaz un expert pentru configurarea publicaiei. Se adaug text i imagini. Se verific problemele de proiectare cu Design Checker. Se face revizuirea, dac este necesar. Se imprim sau se public pe Web.

176 Aplicaia Publisher ofer o varietate de moduri pentru a ncepe lucrul, prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog. Publisher Catalog este un director vizual de publicaii care se deschide atunci cnd se pornete aplicaia. Dac s-a intrat deja n aplicaie, fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegnd comanda New... din meniul File. Publicaiile vor fi grupate dup tip (buletin informativ, site Web, cri de vizit etc.) sau dup tema de proiectare (seturi de publicaii proiectate cu acelai design). Este posibil s se aleag dintre publicaiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. n eticheta Publications By Wizard se poate crea o ntreag publicaie de un anumit tip, de pild o foaie volant, o brour sau o carte de vizit existnd i opiuni pentru personalizarea lucrrilor. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afieaz ntrebri ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaii. Informaiile sunt apoi aplicate automat pentru a particulariza publicaia Quik Publication Wizard pune la dispoziie modele profesionale i opiuni pentru aspectul publicaiilor alctuite dintr-o singur pagin, care pot fi create n cteva minute. Butonul Existing Files din colul din stnga-jos al ferestrei Catalog, asigur accesul la fiierele deja create n Publisher. Dac se execut clic pe acest buton, se intra n caseta de dialog Open, n care se poate selecta un fiier din Publisher salvat anterior (o caset de dialog asemntoare apare n toate aplicaiile din Office).

n continuare va fi prezentat, ca exemplu, modalitatea de creare a unei cri de vizit folosind Wizard. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. n panoul Wizards, se acioneaz clic pe tipul de publicaie Business Cards i apoi se alege Plain Paper. 2. n panoul Plain Paper Business Cards vor fi afiate modele pentru cartea de vizit. Se alege, de exemplu, modelul Arcs.

177

3. Se execut clic pe butonul Start Wizard prezent n colul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog introductiv Business Cards Wizard. Aceasta are n colul stnga-jos butoanele Back (napoi), Next (nainte) i Finish (frit).

4. Se execut clic pe butonul Next. Din acest moment se intr n dialog cu wizard-ul i se rspunde la ntrebrile puse. 5. Cnd se termin dialogul, i deci s-a creat cartea de vizit, se execut clic pe butonul Hide Wizard pentru a mri spaiul de lucru.

178

6. Din acest moment se poate mbunti aspectul publicaiei, prin operaii de editare (vezi cap. 4 Editarea unei publicaii). n eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaie unitar, aplicaia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaii de afaceri bazate pe un anumit design. Publisher 2000 conine noi seturi Master Design, care asigur o flexibilitate sporit n crearea unui set unitar de publicaii. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs, Bars, Tilt, Floating Oval etc. Wizard-ul ajut n acest caz la personalizarea creaiilor (vezi exemplul precedent).

179

Eticheta Blank Publications este pentru cei care au ceva experien n crearea unei publicaii. Dac se alege aceast variant, se pot vedea mai multe tipuri de publicaii goale, de pild Postcard, Web page i Book Fold, precum i nite ntrebri la care trebuie s se rspund pentru a realiza machetarea publicaiei.

Prima dat cnd se folosete un wizard, aplicaia Publisher cere completarea unor seturi cu informaii personale. Acestea reprezint o nregistrare a informaiilor frecvent utilizate, referitoare la utilizator sau la organizaie. Dac informaiile importante se modific, setul de informaii personale se editeaz o singur dat, modificarea fiind reflectat oricnd se creeaz sau se actualizeaz o publicaie. Crearea sau actualizarea seturilor de informaii personale se realizeaz prin intermediul ferestrei Personal Information. Se vor completa datele solicitate (nume persoan, funcie, adres, telefon, fax, nume organizaie etc.) i apoi se va aciona clic pe butonul Update.

180

4.2.1. Crearea unui pliant


Un pliant conine o scurt prezentare a unui eveniment, produs sau serviciu. El poate fi mprit n dou, trei sau patru foi. Pentru a mri impactul publicaiei se recomand urmtoarele: Textele s fie scurte, clare i echilibrate; S nu fie furnizate informaii exhaustive despre firma al crui eveniment, produs sau serviciu est prezentat; S fie lsat spaiu liber zone din pagin fr text sau imagini grafice, pentru a permite ochiului s se odihneasc. Pentru crearea unui pliant, se procedeaz astfel: 1. n eticheta Publication By Wizard, din panoul Wizards, se acioneaz clic pe tipul de publicaie Brochures. 2. Sunt afiate tipurile de brouri ce pot fi realizate i se alege tipul de brour Informational. 3. n panoul Informational Brochures vor fi afiate modele (abloane) de brour. Se alege, de exemplu, modelul Bar.

4. Se execut clic pe butonul Start Wizard prezent n colul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog introductiv Brochure Wizard. Aceasta are n colul stnga-jos butoanele Back (napoi), Next (nainte) i Finish (Sfrit). 5. Prima dat cnd se folosete un wizard, aplicaia Publisher cere completarea unor seturi cu informaii personale. Crearea sau actualizarea seturilor de informaii personale se realizeaz prin intermediul ferestrei Personal Information. Se vor completa datele solicitate (nume persoan, funcie, adres, telefon, fax, nume organizaie etc.) i apoi se va aciona clic pe butonul Update.

181

6. n ecran va rmne ablonul brourii i se execut clic pe butonul Next. Din acest moment se intr n dialog cu wizard-ul i se rspunde la ntrebrile puse.

7. Cnd se termin dialogul, i deci s-a creat pliantul, se execut clic pe butonul Hide Wizard pentru a mri spaiul de lucru pe ecran. 8. Din acest moment se poate mbunti aspectul publicaiei, prin operaii de editare (vezi cap. 4 Editarea unei publicaii). Deoarece n urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un ablon, se recomand tiprirea acestuia nainte de a-l personaliza prin operaii de editare.

182 Formatarea textului Textul ntr-un pliant, de regul la nceputul unui titlul sau paragraf, poate fi supus unei formatri speciale folosind iniiale majuscule sau latrine. Iniialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniaz cu linia de baz a primului rnd de text. Latrinele czute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rnd de text. Pentru aceasta se procedeaz astfel: 1. Se plaseaz cursorul de inserie la nceputul textului a crei prim liter va fi formatat. 2. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Drop Cap. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Drop Cap.

3. Se selecteaz eticheta Drop Cap i se alege latrina czut sau iniiala majuscul preferat. Se activeaz apoi butonul OK. Dac se dorete formatarea unui numr de litere dintr-un text, se va selecta eticheta Custom Drop Cap i apoi opiunea Number of litters. De asemenea, se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters) fontul (Font), stilul (Font Style) i culoarea (Color).

183

mpturirea unui pliant Pentru ca pliantul s aib un aspect atrgtor, este bine s se realizeze tiprirea pe o hrtie special , care s aib i marcaje de ghidare n locurile de ndoire. Dac totui se face tiprirea pe o hrtie obinuit, se recomand trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o ndoire neglijent a pliantului. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru ndoire, se procedeaz astfel: 1. Se execut clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. 2. Pointerul de mouse capt forma unei cruciulie subiri. Cu aceast form a pointerului de mouse se gliseaz peste suprafaa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. 3. n caseta de dialog Create Table, se va preciza valoarea 1 n caseta Number of rows i valoarea 3 n caseta Number of columns. Pliantul va deveni opac.

184 4. Se activeaz meniul Table i se alege comanda Select, Columns. n acest mod se va selecta prima coloan a tabelului.

5. Se acioneaz clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting i se alege Hairline.

6. Se acioneaz clic cu mouse-ul n coloana a doua a tabelului i se repet paii 4 i 5. 7. Se selecteaz tabelul i se activeaz opiunea Send To Back din meniul Arrange.

185

4.3. EDITAREA UNEI PUBLICAII 4.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziia utilizatorului publicaii necompletate din Catalog sau posibilitatea nceperii unei publicaii de la zero. Fie c se ntreprind ajustri minore, fie c se face o nou publicaie n ntregime, instrumentele de lucru sunt aceleai. n continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile n Publisher. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar gsi pe o mas de lucru real: rigle, instrumente de desen i zone de lucru. Exist de asemenea i unele avantaje unice prezentate numai n zona de lucru a unui computer, cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle i ghidaje. Ghidajele Layout i Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau attea cte sunt necesare pentru a defini o aezare n pagin pe mai multe coloane. Ghidajele apar ca linii pe ecran, dar nu apar n materiale imprimate. Acestea se activeaz din meniul Arrange opiunea Layout Guides...

Riglele permit o aliniere precis a elementelor publicaiei. Scara riglelor se modific proporional, cnd se execut micorarea sau mrirea imaginii, astfel nct msurile vor fi ntotdeauna exacte. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers.

186

Comanda Snap to alignment ajut la alinierea precis a obiectelor. Atunci cnd se activeaz comanda Snap To, obiectele care se gliseaz se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate, la diviziunile riglei i/sau la alte obiecte. Comenzile se activeaz sau dezactiveaz din opiunea Tools Alinierea la liniile de ghidaj Snap to Guides. Alinierea la rigle Snap to ruler Marks. Alinierea la obiecte Snap to Objects. (

Zona de manevr este zona gri care nconjoar imaginea publicaiei pe ecranul computerului. Aceast zon constituie un spaiu de lucru utilizabil, unde se pot stoca obiectele publicaiei. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca n zona de manevr exact cum s-ar pune alturi foile de hrtie pe o mas de lucru .

Paginile alturate sunt imprimate una lng alta. Dac se lucreaz n Publisher la o publicaie cu mai multe pagini, este posibil s se aleag afiarea a dou pagini alturate. Acest lucru se realizeaz alegnd comanda Two-Page Spread din meniul View.

187 4.3.2. nelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagin Publisher, text sau reprezentare grafic, este coninut n interiorul unui cadru care definete marginile obiectului. Dei cadrele nu sunt vizibile n publicaiile imprimate dect dac li se adaug o bordur, ele sunt asociate fiecrui obiect.

Cadru de text

Cadru de imagine

Cadrele text conin text care poate fi editat i formatat. Modul n care se introduce textul n cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Dac utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design, documentul va conine cadre cu text orientativ care va fi nlocuit. Dac utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications, atunci se insereaz cadre de text proprii n care se va introduce textul dorit. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame, de pe bara cu instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o caset de text cu dimensiunea proiectat n care urmeaz a se insera textul. .

Text Frame

Inserarea textului se poate face prin tastare explicit sau importat din documente Word, efectund urmtoarea secven de aciuni: Se selecteaz cadrul text n care urmeaz s fie inserat textul. Se activeaz comanda Text file... din meniul Insert, dup care din fereastra de dialog deschis se selecteaz fiierul dorit.

188

Fig. nr. 11 Dup inserarea fiierului text se poate opta ntre variantele: folosirea dimensiunii de caset definit anterior (situaie n care n partea inferioar a casetei de text apare simbolul A..., care atenioneaz c exist text nencadrat n caseta deschis, sau extinderea casetei i folosirea mai multor pagini, care se insereaz automat, pentru inserarea ntregului text. Dac se plaseaz pointerul de mouse pe simbolul A..., va fi afiat caseta Screen Tip care informeaz c este vorba de text excedentar (Text In Overflow).

Cadrele text pot fi legate unul de altul, permind ca textul care depete dimensiunea unui cadru s apar n cadrul urmtor. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permind, de exemplu, ca un text de pe prima pagin s continue pe o pagin din interior. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagin sau din mai multe pagini, se procedeaz astfel: Se creeaz cadre text goale folosind instrumentul Text Frame, prezent pe bara cu instrumente Objects. Se selecteaz cadrul text care conine text n depire. Pe ecran va apare bara cu instrumente Connect Frame. Se execut clic pe instrumentul Connect Text Frames. Pointerul de mouse, atunci cnd se deplaseaz n pagin, va lua forma unui ulcior drept. Se plaseaz pointerul de mouse pe un cadru text gol, ulciorul se va inclina. Se execut clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele dou cadre text.

189

Dup inserarea textului, urmeaz etapele fireti de aranjare a textului n cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter Pentru aceasta se procedeaz astfel: Din bara de instrumente Formatting se acioneaz clic pe butonul Font.

sau Din meniul Format, se alege comanda Font.

190

b) Stabilirea mrimii caracterului Pentru aceasta se procedeaz astfel: Din bara de instrumente Formatting se acioneaz clic pe butonul Font Size

Din meniul Format, se alege comanda Font i apoi opiunea Size c) Stabilirea numrului de coloane i a valorii marginilor Pentru aceasta se procedeaz astfel: Din meniul Format, se alege comanda Text Frame Properties.

Se deschide fereastra Text Frame Properties. Opiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor, iar opiunea Columns permite stabilirea numrului de coloane.

191

d) Stabilirea spaiului ntre linii, nainte i dup paragrafe Pentru aceasta se procedeaz astfel: Din meniul Format, se alege comanda Line Spacing... Se deschide fereastra Line Spacing n care se precizeaz spaiul ntre linii, nainte i dup paragrafe.

e) Stabilirea identrilor spre stnga, dreapta sau prima linie. Folosirea marcatorilor Bulleted list i Numbered list Pentru aceasta se procedeaz astfel: Din meniul Format, se alege comanda Idents and Lists... Se deschide fereastra Idents and Lists n care se precizeaz identrilor spre stnga, dreapta sau prima linie.

Dac se activeaz opiunea Bulleted list sau Numbered list, se adaug paragrafelor specificate marcaje. Marcajele pot fi simboluri sau numere.

192

Cadrele tabel sunt structuri care organizeaz coloane de numere sau de text. Tabelele pot fi considerate o gril mic n interiorul grile mari a aspectului publicaiei. Fiecare grup de obiecte mici, aflate n relaie, este un candidat la organizarea sub form de tabel. Imagini, text, butoane i alte componente pot fi plasate n celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Intersecia dintre un rnd i o coloan dintr-un tabel se numete celul. Tabelele se pot crea n Publisher sau se pot importa tabele complete sau pariale din alte aplicaii precum Microsoft Word, Microsoft Excel sau Microsoft Access. Tabelele se creeaz folosind instrumentul Table Frame Tool din bara cu instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul creia se descrie un cadru de tabel a crui form (design) numr de coloane i linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. Instrumente pentru lucrul cu tabele apar cnd se selecteaz un cadru tabel. Publisher afieaz butoane distincte, de rnd i de coloan, pe laturile de sus i din stnga cadrului. Cu aceste butoane se selecteaz i se modific poriuni de tabel sau ntregul tabel.

193

n continuare, lucrul n tabel se face similar cu cel din Word. Meniul Table pune la dispoziie opiuni similare cu cele cunoscute (tergerea sau adugarea de coloane/linii, selectarea coloanelor, liniilor sau a ntregului tabel etc.).

n plus, pune la dispoziie opiunea de mprire a celulelor pe diagonal Din meniul Table, se alege comanda Cells Diagonals...

Cadrele WordArt conin text creat cu Microsoft WordArt. Acesta este un program care lucreaz cu Publisher pentru a crea efecte de text, cum ar fi text ondulat sau umbrit. Atunci cnd se lucreaz ntr-un cadru WordArt, comenzile i instrumentele se preschimb n cele care se utilizeaz cu WordArt. Fcnd clic n afara cadrului, se revine n mediul Publisher. Cadrele WordArt se insereaz cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaia Word.

194

4.3.3. Introducerea textului Textul predomin n majoritatea publicaiilor. De obicei, imaginile i efectele de aspect clarific sau ntresc semnificaia textului. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text i pentru editarea textului important. Tastarea textului se poate face direct ntr-un cadru text. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uor utiliznd un procesor de text i importnd ulterior textul ntr-un cadru. n interiorul uni cadru text se regleaz marginile, coloanele, dimensiunile fontului i spaiul dintre rnduri pentru a se obine aspectul dorit (vezi paragraful 4.3.2. nelegerea cadrelor) . Dac pentru editarea unui text mai lung se dorete utilizarea facilitilor oferite de aplicaia Word, se procedeaz astfel: Se selecteaz textul din Publisher care va fi prelucrat n Word. Se activeaz comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. Aplicaia Word deschide un nou document, n care va fi inserat textul Publisher. Se va edita textul utiliznd facilitile aplicaiei Word. Cnd s-a terminat editarea, se activeaz comanda Close & Return To nume_fiier din meniul File i Publisher preia controlul. Pentru potrivirea textului ntr-un cadru text, se activeaz comanda AutoFit Text din meniul Format.

Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeai form (de exemplu Arial) i mresc impactul publicaiilor create. Incluznd fonturile care nsoesc celelalte aplicaii Office, sunt disponibile mai mult de dou sute de fonturi dintre care s se aleag. Ele se mpart n trei categorii: Fonturi cu serife, sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfritul literelor. Fonturi fr serife, sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfritul literelor. Fonturile Script sunt folosite pentru obinerea unui efect decorativ i arat ca scrisul de mn. n alegerea fontului, se recomand urmtoarele: Textul principal al publicaiei s fie scris cu fonturi fr serife. Titlurile i subtitlurile unei publicaii au un efect mai puternic dac se scriu cu fonturi cu serife.

195 Pentru un aspect unitar al publicaiei, se poate folosi acelai font dar cu modificarea mrimii sau grosimii caracterelor, acolo unde se dorete. Alegerea fontului pentru un text selectat se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Se acioneaz clic pe butonul Font prezent pe bara cu instrumente Formatting.

2. Se activeaz comanda Font din meniul Format. n ecran va fi afiat caseta de dialog Font din care se vor alege opiunile dorite.
Tipul de font Stilul fontului
Dimensiunea fontului

Rotirea textului permite rotirea unui cadru coninnd text, fie pentru efect de form, fie pentru asigurarea unei cerine de aspect. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip, din meniul Arrange, de o valoare bine stabilit (Custom Rotate...) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stnga (Rotate Left).

196

Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word i utilizeaz puternicul dicionar care vine cu Office. n cazul setrii implicite, posibilele erori se afieaz subliniate cu o linie ondulat de culoare roie. Se poate verifica ortografia unei limbi strine, dac este instalat un dicionar corespunztor acestei limbi. ncadrarea textului permite ca textul s se desfoare n jurul unui obiect. Textul poate nconjura cadre care nu sunt text. n cazul unui obiect imagine sau WordArt, se poate lsa ca textul s nconjoare conturul obiectului. Dup selectarea obiectului din interiorul cadrului de text, se apeleaz din meniul Format comanda Object Frame Properties (dac obiectul este WordArt), sau Picture Frame Properties (dac obiectul este o imagine). Aceste comenzi pun la dispoziie o fereastr de dialog corespunztoare, n care se precizeaz dac textul va nconjura cadrul obiectului (Entire Frame), sau textul va nconjura doar obiectul (Picture Only). De asemenea se pot stabili coordonatele ncadrrii obiectului (Left, Right, Top, Bottom).

Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Pentru realizarea acestei operaii se ine apsat tasta Shift i se acioneaz clic pe fiecare obiect care va fi inclus n grup. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects. Se execut clic pe el pentru a grupa obiectele selectate. Degruparea obiectelor se face executnd din nou clic pe butonul Group Objects.

Butonul Group Objects

197

4.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii Dei formele pregtite profesional ajut la crearea rapid de publicaii eficiente, este posibil ca utilizatorul s doreasc s fac unele modificri ale aspectului publicaiei: s adauge sigla firmei, s modifice o imagine sau s aleag alte culori. Publisher include instrumente care s modifice aspectul unei publicaii i s o fac mai atractiv. Selectarea obiectelor din Design Gallery Comanda Design Gallery Object... se apeleaz din meniul Insert i este ca o galerie de art pentru elementele publicaiei. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conine trei seciuni.

F i g Seciunea Objects by category conine obiecte grupate dup rolul lor ntr-o publicaie. Grupurile conin articole cu titluri globale, cuprinsuri, sigle i aa mai departe. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a nlocui elemente din publicaie sau se adaug articole, cum ar fi un formular de rspuns, pentru a mbuntii publicaia.

Seciunea Objects by design conine obiecte grupate dup aspectul comun sau dup tematica formei. Objects by Design afieaz toate obiectele grupate dup setul de forme. Din aceste grupuri se selecteaz unul sau dou elemente, sau un set ntreg pentru a le aduga la noua publicaie.

Seciunea Your Objects conine obiectele creaie proprie. Atunci cnd se creeaz sau se modific un element al publicaiei, acel obiect se poate salva n seciunea Your Objects.

198

Modificarea schemelor de culori Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaiei, de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri, la culorile ndrznee ale poster-ului pentru un concert. Schemele de culori din Publisher ofer seturi de culori armonioase pentru o ntreag publicaie i pentru toate tipurile de publicaii. Schemele de culori standard ofer un spectru larg de scheme de culori, care sunt alese profesional pentru a lucra mpreun i a comunica strile pe care culorile le invoc. Apelarea opiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting, urmnd ca selectarea culorilor, nuanelor i efectelor de culoare s se fac din caseta de dialog pus la dispoziie.

Adugarea de imagini Imaginile adaug un plus de interes i mbuntesc aspectul vizual al publicaiilor. Problema gsirii imaginilor n cazul tehnoredactrii computerizate nu se limiteaz la ntrebarea dac o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Exist considerente de ordin tehnic care influeneaz alegerea imaginilor. Imaginile electronice sunt salvate ntr-un anumit format de fiier grafic ca de exemplu: Format de fiier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fiierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM

Meninerea n cadru legal a imaginilor necesit nelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Dac o imagine nu a fost creat de utilizator, atunci ea aparine altcuiva. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ ntotdeauna o declaraie care definete drepturile utilizatorului.

199 De exemplu, colecia oferit de Publisher este gratuit dac se utilizeaz n scop personal, dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea s fie vndut altcuiva ca miniatur. Utilizarea imaginilor este restricionat prin licene, n moduri foarte diverse. Dac utilizatorul nu se familiarizeaz cu aceste proceduri i nu respect restriciile legale, exist riscul intentrii unui proces din partea proprietarului unei imagini. Pentru inserarea imaginilor ntr-o pagin Publisher se pot folosi urmtoarele variante: 1. Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara cu instrumente Objects.

Se traseaz un cadru pentru imagine, de dimensiunea stabilit, dup care se execut dublu clic i se alege din fereastra de dialog deschis fiierul care se dorete a fi inserat (din locaia n care a fost n prealabil salvat).

2. Instrumentul Clip Gallery Tool

prezent pe bara cu instrumente Objects.

Se traseaz un cadru pentru imagine, de dimensiunea stabilit. n ecran se va afia fereastra Insert Clip Art i se va aciona clic pe butonul Pictures. Se va selecta o categorie de imagini (vezi Academic).

200

n fereastr se vor afia imaginile din categoria aleas, se acioneaz clic pe imaginea dorit (vezi books) i apoi clic pe butonul Insert Clip.

3. Comanda Picture din meniul Insert. Imaginea poate fi adugat din Clip Gallery (opiunea Clip Art...) dintr-un fiier separat (opiunea From File...) sau utiliznd un scaner sau o camer digital (opiunea From Scanner or Camera).

Dup inserarea imaginii, asupra acesteia se pot realiza o serie de modificri legate de: Proprietile casetei n care a fost inserat imaginea (culoare de umplere a casetei, forma i culoarea liniilor de contur, culoarea i poziia umbrei etc.). Pentru aceasta, se selecteaz caseta i se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se afieaz meniul corespunztor i se alege comanda Change Frame. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit (vezi Fill Color).

201

Dac se selecteaz comanda Picture Frame Properties, textul se va aeza n jurul patrulaterului n care se ncadreaz imaginea folosind opiunea Entire Frame, sau textul se va aeza de jur mprejurul imaginii folosind opiunea Picture Only la distanele stabilite n zona de editare Margins).

Proprietile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaie a calculatorului, de pe scaner sau camer digital, recolorarea imaginii, etc. ). Pentru aceasta, se selecteaz imaginea i se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se afieaz meniul corespunztor i se alege comanda Change Picture. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit (vezi Clip Art...).

Adugarea formelor Formele creeaz diagrame, borduri i fundaluri. Bara de instrumente Objects conine patru instrumente de desenare care creeaz o varietate de forme.

Linia, ovalul i dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite, dar care lucreaz n acelai fel. Atunci cnd instrumentul este activat, se face clic i se gliseaz pentru a desena forma. Apsarea tastei Shift n timpul desenrii restricioneaz forma la o linie orizontal, vertical sau nclinat la 450, la un cerc sau la un ptrat. Formele particularizate se adaug fcnd clic pe instrumentul Custom Shapes. Se deschide o caset pop-up pentru a afia formele. Aceste forme se pot desena oriunde n publicaie i apoi se pot muta, redimensiona i modifica dup dorin.

202 Formatele formelor pot fi modificate n urmtoarele moduri: Se pot modifica: limea, culoarea i stilul liniilor i al bordurilor. Este posibil adugarea formelor sgei liniilor; Se pot aduga umbre oricrei forme sau oricrui cadru; Formele pot fi umplute cu o varietate de culori i modele. Pentru aceasta se selecteaz obiectul (form sau cadru) asupra cruia se dorete executarea unor modificri. Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se afieaz meniul corespunztor i se alege comanda Change Picture (dac obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dac obiectul este o form). Din submeniul afiat se alege opiunea dorit (vezi Fill Color, Line Color etc.). 4.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker Design Checker este un instrument care se folosete pentru depistarea ntr-o publicaie a unor greeli neplcute, ca de exemplu: un cadru gol, un element grafic acoperit parial sau un text prezent n zona de depire a cadrului. Pentru utilizarea acestui instrument, se parcurg urmtorii pai: 1. Se activeaz opiunea Tools i se selecteaz comanda Design Checker. Pe ecran se va afia caseta de dialog Design Checker. n mod implicit, vor fi verificate toate paginile documentului (opiunea All) precum i paginile de fundal (opiunea Check background pages). Dac se dorete verificarea unor pagini specificate, se alege opiunea Pages.

203 2. Pentru a vedea ce elemente de grafic poate verifica Publisher, se execut clic pe butonul Options... Pe ecran se va afia caseta de dialog Options. Se pot verifica anumite probleme selectate (opiunea Check selected features), sau se pot verifica toate problemele (opiunea Check all problems). Prin verificare pot fi depistate ntr-un document urmtoarele greeli: Cadre goale (opiunea Empty frames). Obiecte acoperite (opiunea Covered objects). Text n depire (opiunea Text in overflow area). Obiecte aflate n zone netipribile (opiunea Object in nonprinting region). Disproporia imaginilor (opiunea Disproportional pictures). Spaii ntre propoziii (opiunea Spacing between sentences).

3.

Se selecteaz opiunile dorite acionnd clic pe nume, apoi se execut clic pe butonul OK. Va fi lansat n execuie rutina Design Checker. Publisher va verifica paginile publicaiei i informeaz despre greelile gsite, sugernd i modalitatea de rezolvare. Greelile se pot ignora (butoanele Ignore i Ignore All), sau se corecteaz i apoi se continu verificarea (butonul Continue).

4. Dac se acioneaz clic pe butonul Explain... , Publisher va afia o fereastr de Help pentru fiecare problem aprut.

204

4.4. TIPRIREA PUBLICAIEI


Tiprirea publicaiei este o operaie foarte important. Pentru a avea garania c aceast operaie nu va constitui o dezamgire, ea trebuie planificat chiar n momentul nceperii lucrului la publicaie. Opiunile de tiprire alese au un impact direct asupra aspectului publicaiei i mesajului pe care aceasta il transmite. Tiprirea publicaiei poate fi realizat la imprimanta ataat calculatorului propriu, sau se poate trimite fiierul publicaiei la un serviciu tipografic specializat. Alegerea acestor variante de tiprire se face pe baza cerinelor de calitate i cantitate pentru publicaia creat. Dac se dorete tiprirea unui numr mic de exemplare folosind un format de hrtie obinuit (sau unul special, recunoscut de imprimanta ataat calculatorului), cu rezoluie sczut alb-negru sau policrom, probabil se va realiza tiprirea la imprimanta proprie.

Termeni din procesul de tiprire Termen Rezoluie Definiie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimant, msurat n puncte per inci (dpi-dots per inch); de regul, cu ct este mai mare rezoluia, cu att este mai bun calitatea. Puncte per inci, o unitate de msur indicnd numrul de Dpi puncte pe care le poate tipri o imprimant pe un inci liniar. O tiprire de calitate normala este de 600 dpi. Imprimantele obinuite separ culorile ilustraiilor n culorile Separaia de componente (cyan, magenta, galben i negru) i genereaz culori separri pe film pentru fiecare cerneal care va fi folosit n publicaie. Rou, verde i albastru sunt culorile folosite pentru afiarea pe RGB ecranul calculatorului. Ele nu au echivalent exact n procesul tipririi. Combinaia cyan-magenta-galben-negru definete modelul de CMYK culoare folosit de imprimante. O specificaie de culoare standardizat, care va permite Pantone selectarea dintre cele 500 de culori incluse ntr-un set de Matching mostre n cazul unei imprimante obinuite. System n acest caz, tiprirea se face cu cerneluri preamestecate, Culoare spot fiecare culoare fiind tiprit cu o plac separat; acest sistem reprezint o soluie mai ieftin pentru tiprirea color dect policromia. Culoare de proces Culoarea este reprodus prin separarea fiecrui bloc n componentele CMYK; culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor, cum ar fi Pantone Matching System.

205

4.4.1. Configurarea imprimantei nainte de a ncepe crearea unei publicaii, trebuie verificat configuraia prestabilit a imprimantei, deoarece Publisher genereaz publicaia pe baza acestei configuraii. Pentru aceasta, se procedeaz astfel: Se execut clic pe butonul Start de pe bara de operaii a suprafeei de lucru, se plaseaz indicatorul mouse-ului pe Settings i se execut clic pe dosarul Printers.

Se deschide fereastra Printers n care este afiat numele imprimantei ataat calculatorului (vezi HP Colos LaserJet), sau se poate aduga un alt tip de imprimant (vezi Add Printer).

206 Se selecteaz numele imprimantei ataat calculatorului (vezi HP Colos LaserJet) i se acioneaz clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opiunile pentru imprimanta instalat. n aceast caset de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hrtiei, orientarea paginii, rezoluia imprimantei i alte opiuni ale imprimantei. Atributele selectate n aceast caset de dialog, vor fi aplicate pentru toate publicaiile tiprite n Publisher, pn la noi modificri. 4.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire Pentru personalizarea opiunile de tiprire n Publisher, se procedeaz astfel: Se deschide publicaia care urmeaz s fie tiprit. Se selecteaz comanda Print Setup din meniul File. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Print Setup n care se pot stabili formatul hrtiei (opiunea Size), orientarea (opiunea Orientation) i sursa (opiunea Source, daca hrtia va fi introdus n tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi fcut manual.).

Se execut clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup Se deschide caseta de dialog care permite alegerea urmtoarelor opiuni de tiprire: formatul hrtiei (opiunea Paper Size), sursa (opiunea Paper Source, numrul de copii (opiunea Copy Count) orientarea (opiunea Orientation) i tiprirea monocrom (opiunea Gray Appearance) sau color (opiunea Color).

207

Pentru a indica modul n care vor fi tiprite ilustraiile, se execut clic pe butonul Advanced i se opereaz modificrile dorite n caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaia curent.

Dup ce au fost alese opiunile de tiprire, se va realiza tiprirea efectiv n modul urmtor. Se execut clic pe comanda Print din meniul File sau se acioneaz simultan tastele CTRL+P. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Print. In aceasta, trebuie selectate opiunile pentru tiprire cum ar fi: domeniul care va fi tiprit (All - ntreaga publicaie, Pages from numrul de pagini, Current page - pagina curent), numrul de copii (opiunea Number of copies), respectiv tiprirea publicaiei ntr-un fiier (opiunea Print to file).

208

Finisarea aspectului publicaiei ce va fi tiprit la imprimanta proprie, se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Aceasta va fi afiat pe ecran acionnd clic pe butonul Advanced Print Settings... din caseta de dialog Print prezent mai sus. 4.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire Dac se dorete ca produsul final s fie tiprit n alb-negru la nalt rezoluie, cu culori spot sau cu culori de proces, i dac se dorete tiprirea pe ambele pri ale foii de hrtie (i imprimanta proprie nu poate face aa ceva), este bine s se realizeze tiprirea publicaiei la o tipografie. Pentru a configura publicaia n vederea tipririi la o tipografie, se parcurg paii urmtori: 1. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. Apoi, se execut clic pe Take to a Commercial Printing Service.

2. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Pack and Go Wizard. In caseta de dialog Pack and Go Wizard se cere locaia n care se dorete salvarea fiierului publicaiei. Se execut clic pe unitatea de dischet A:\ sau se execut clic pe butonul Browse... pentru a cuta o locaie pe discul calculatorului propriu.

209 3. Se specific apoi modul n care se dorete ca Publisher s se ocupe de fonturi (opiunea Embed True Type fonts), ilustraii legate (opiunea Include linked graphics) i legturile pentru ilustraiile nglobate n publicaie (opiunea Create links for embedded graphics).

4. Se continu prelucrarea acionnd clic pe butonul Next. Publicaia este gata de livrare i se execut clic pe butonul Finish. Wizard-ul va comprima publicaia ntr-un fiier i l va stoca mpreun cu fiierul Unpack.exe, care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fiierului publicaiei.

210 4.5. GLOSAR DE TERMENI

Termeni
Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame

Semnificaie
Director vizual de publicaii Instrument pentru realizarea publicaiilor n mod asistat Instrument pentru realizarea rapid a unei publicaii Plan de creaie unitar pentru publicaii Publicaii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machet Afieaz/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaiilor n mod asistat Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara cu instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou prezentare Deschide un fiier deja existent Salveaz coninutul unei prezentri Tiprete prezentarea curent Decupeaz informaia selectat i o duce n Clipboard Copiaz n Clipboard informaia selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un diapozitiv specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Aduce n fa Trimite n spate Convenie de rotire a unui obiect Afieaz/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Micoreaz suprafaa de lucru pn la 10% Mrete suprafaa de lucru pn la 400% Declaneaz Asistentul pentru ajutor Bara cu instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text, care conine urmtoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul urmtor

211

Termeni
Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering, Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool, Oval Tool, Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object

Semnificaie
Bara cu instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Aplic/terge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplaseaz coninutul unui cadru de text la stnga Deplaseaz coninutul unui cadru de text la dreapta Micoreaz dimensiunea fontului Mrete dimensiunea fontului Selecteaz culori pentru umplerea coninutului unui cadru de text Selecteaz culori pentru chenarul unui cadru de text Selecteaz culori pentru fontul caracterelor Selecteaz stiluri de linii/chenare Selecteaz proprieti pentru cadrul de text Rotirea unui cadru de text la stnga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara cu instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecie Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor n care se preiau imagini dintr-o locaie specificat Instrument pentru construirea cadrelor n care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii, ovale i dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design

212 4.6. TESTE EVALUARE CUNOTINE

Testul nr. 1
1. Deschidei aplicaia Publisher. 2. Selectai eticheta Publication By Wizard. 3. Completai setul de informaii personale. 4. Din panoul Wizard alegei publicaia Business Cards. 5. Din panoul Plain Paper Business Cards alegei modelul Bar. 6. Pentru modelul selectat, alegei schema de culoare Olive. 7. Alegei ca orientare pentru cartea de vizit modul Landscape. 8. Anulai Logo-ul din cartea de vizit. 9. Alegei pentru tiprire mai multe cri de vizit pe aceeai pagin. 10. Preluai n document informaiile Primary Business. 11. Mrii spaiul de lucru de pe ecran i salvai documentul sub numele Card pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents.

Testul nr. 2
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Deschidei documentul Card.pub prezent pe disc n dosarul My Documents. Scriei numele firmei folosind programul WordArt. Alegei pentru cadrul de text ce conine numele firmei, un contur cu linii albastre. Selectai cadrul de text care conine numele dumneavoastr i alegei pentru text fontul Verdana. Rotii textul cu numele dumneavoastr sub un unghi de 150. Inserai n colul stnga jos al documentului o imagine din Clip Art. Selectai cadrul de text care conine adresa i precizai spaiul ntre linii de 1.25. Salvai documentul i nchidei aplicaia Publisher.

Testul nr. 3
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Deschidei aplicaia Publisher. Selectai eticheta Publication By Wizard. Din panoul Wizard alegei publicaia Brochures Informational. Din panoul Informational Brochures alegei modelul Arcs. Pentru modelul selectat, alegei schema de culoare Iris. Alegei dimensiunea hrtiei Letter (8.5 x 11 in) i pliant cu trei foi. Actualizai, dac considerai necesar, informaiile personale. Mrii spaiul de lucru de pe ecran i salvai documentul sub numele Pliant pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 9. Tiprii documentul cu numele Pliant, pentru a avea o schi care s v ajute la crearea publicaiei dorite. 10. nchidei documentul cu numele Pliant.

213

Testul nr. 4
1. Deschidei documentul cu numele Pliant. 2. Personalizai documentul cu informaii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastr (de exemplu Dacia Solenza), introducnd textul prin tastarea n cadrele de text corespunztoare. 3. n cadrul de text Product/Service Information tastai denumirea produsului prezentat n pliant. 4. Scriei denumirea produsului folosind iniiale majuscule. 5. Stergei imaginea prezent deasupra titlului. 6. Inserai o imagine corespunztoare din Clip Art. 7. Grupai cadrele de text din pagina a doua a pliantului. 8. Alegei pentru cadrele din grup, fundalul de culoare verde. 9. Realizai mpturirea pliantului. 10. Verificai documentul folosind instrumentul Design Checker. 11. Tiprii documentul . 12. nchidei documentul i apoi nchidei aplicaia Publisher.

DESKTOP PUBLISHING 5. BIBLIOGRAFIE

214 214

1. Michael Halvorson, Microsoft Office2000 Small Business, Editura Teora, Bucureti, 2000. 2. Introducere n Windows 98, Editura Teora, Bucureti, 1999. 3. Microsoft PowerPoint 2000, Editura Teora, Bucureti, 1999. 4. Manualul ntreprinztorului - Cum s faci prezentri eficiente, Editura Rentrop&Straton, Bucureti, 1999. 5. Barbara Kasser, Utilizare INTERNET Ediia a III -a, Editura Teora, Bucureti, 2001. 6. Utilizare Windows (Manual de utilizare complet) Editura Teora, Bucureti 1997. 7. Peter Kent, traducere din limba englez de Nicolae Ionescu-Cruan, Internet cu Windows, Editura Teora, Bucureti,1997. 8. Adriana Chiriacescu, Laura Murean i alii, Corespondena de afaceri n limbile romn i englez, Editura Teora, Bucureti, 1994. 9. Iuliana Ionescu, Andrei Stanciu i alii, Birotica 2000, Editura InfoMega, Bucureti 2001. 10. Cornelia Maxim, Secretariat i coresponden, Editura Comunicare.ro, Bucureti 2001. 11. Andrei Gitnaru, Microcalculatorul - mediu i canal de comunicare, Editura Comunicare.ro, Bucureti 2000