BUE FLORIAN

INFORMATCA MANAGERIAL

MANUAL UNIVERSITAR pentru nvmntul la distan

PETROANI 2010

CUPRINS
Pagina CUVNT NAINTE TEMA I. ORGANIZAREA INFORMAIEI 1.1. Date i informaii 1.2. Concepte cu care opereaz sistemul de operare 1.2.1. Diferea dintre MS-DOS i WINDOWS 1.2.2. Fiierul 1.3. Directoare i dosare (foldere) n sistemele de operare 1.3.1. Directorul (directory) 1.3.2. Dosarul (folderul) 1.4. Dispozitive de calcul 1.5. Tipologia datelor aflate pe suporturile specifice 1.6. Date despre mediul sistemului informatic Test de evaluare TEMA II. INFORMAIA I MANAGEMENTUL N FIRM 2.1. Rolul informaiilor n fundamentarea deciziei manageriale 2.2. Tipologia informaiilor pentru manageri 2.3. Elaborarea unui sistem de informare proprie managerului 2.3.1. Definirea domeniilor i exigenelor informaionale ale managerului 2.3.2. Obiectivele de informare proprie a managerului 2.3.3. Cod de etic pentru informarea proprie a managerului 2.3.4. Determinarea necesarului informaional pentru manageri 2.3.5. Identificarea surselor i metodelor de informare proprie a managerului i elaborarea listei individuale de informaii 2.3.6. Stocarea informaiilor pentru manager 2.3.7. Diminuarea risipei n gndirea managerial Test de evaluare TEMA III. FUNDAMENTELE ORGANIZAIONALE ALE SISTEMELOR INFORMAIONALE/INFORMATICE 3.1. Perspective actuale ale organizaiei economice din punct de
vedere managerial

7 7 8 8 9 12 12 12 12 15 17 20 20 21 22 22 22 24 24 25 25 25

28 28 28 35 36 37 43

3.2. Concepte utilizate n sistemele bazate pe resursele informaionale ale organizaiei economice 3.3. Rolul Internetului n societatea informaional societatea cunoaterii 3.4. Baza progresului resurselor informaionale ale organizaiei economice 3.5. Sisteme de management informaional 3.6. Tendine globale care redefinesc rolul sistemelor
informaionale/informatice n management i afaceri 3.7. Compunerea formal a sistemului informatic al organizaiei economice

II

3.8. Gestionarea informaiei Test de evaluare TEMA IV. SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT 4.1. Locul, rolul i obiectivele sistemelor informatice pentru management n cadrul sistemelor informatice pentru management informaional 4.2. Avantajele i dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru management 4.3. Clasificarea sistemelor informatice pentru management 4.4. Subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru
management 4.4.1. Subsistemul informatic pentru activitatea de producie 4.4.2. Subsistemul informatic contabil 4.5. Sisteme informatice inteligente pentru management

45 47

57 57 59 61 62 62 65 66 66 67

4.5.1. Managementul cunotinelor n organizaie

4.5.2. Informaia i sistemul de lucru cu cunotine (KWS)

Test autoevaluare TEMA V. REEAUA DE CALCULATOARE CA INFRASTRUCTUR INFORMAIONAL A FIRMEI 5.1. Strutura reelei de calculatoare 5.2. Reele de calculatoare interne 5.3. Topologii de reele locale 5.4. Reeaua INTERNET i reeaua WWW 5.5. Avantajele tehnologiei client/server 5.6. Avantajele utilizrii reelelor de calculatoare 5.7. Importana reelelor de calculatoare pentru mbuntirea performanelor economice ale unei firme Test de evaluare TEMA VI. TEORIA BAZELOR DE DATE SI SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE 6.1. Definiia bazelor de date 6.2. Arhitectura bazelor de date 6.3. Modele de date 6.3.1. Modelul ierarhic 6.3.2. Modelul reea 6.3.3. Modelul relaional 6.3.4. Modelul orientat-obiect 6.4. Abordarea relaional 6.4.1. Baza de date relaional 6.4.2. Operatori relaionali 6.4.3. Proprieti ale bazelor de date relaionale 6.4.4. Proprietile relaiilor tabelare 6.5. Baze de date ORACLE 6.5.1. Ce este baza de date ORACLE? 6.5.2. Opiuni ORACLE 6.5.3. Produsele ORACLE A

76 76 77 80 82 83 84 86

89 89 90 91 91 92 93 93 93 93 95 96 96 96 96 96

III

6.5.4. Mediul de dezvoltare auxiliar(CDE) 6.5.5. Faciliti ORACLE 6.6. Tendine n managentul datelor 6.7. Aspecte privind analiza i interpretarea datelor 6.8. Noi modele de date i aplicaiile lor Test de evaluare TEMA VII. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE DIN CADRUL FIRMEI 7.1. Noiunea de document electronic 7.2. Conceptul de management al documentelor electronice 7.2.1. Elementele i structura unui sistem de management al documentelor 7.2.2. Avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor electronice 7.2.3. Implementarea unui sistem de management al documentelor 7.3. Managementul fluxurilor de lucru Teste de evaluare TEMA VIII. TEHNOLOGIILE WORKFLOW I APLICAII IN GESTIONAREA DOCUMENTELOR 8.1. Terminologia tehnologiilor workflow 8.2. Concepte de baz workflow 8.2.1. Procese i activiti 8.2.2. Instane 8.2.3. Specificaii 8.3. Structura unui sistem workflow 8.4. Cerinele unui produs informatic workflow 8.5. Taxonomia aplicaiilor workflow 8.6. Tipuri de workflow 8.7. Juctorii pieei Teste de evaluare TEMA IX. TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER 9.1. Definirea tehnologiei client/server 9.2. Pasivitate i calcul pasiv 9.3. Alt definiie a activitii client/server 9.4. Restricii determinate de tehnologia client/server 9.5. O trecere n revist a aplicaiilor client/server 9.6. Tipuri de servere n tehnologia client/server 9.7. Caracteristicile tehnologiei client/server 9.8. Particularitile sistemelor file-server i client/server n reelele de calculatoare Teste de evaluare TEMA X. SISTEMELE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 10.1. Necesitatea implementrii aplicaiilor ERP 10.2. Ce este un software ERP?

97 98 99 99 100 102

107 107 108 109 110 110 113

117 117 119 120 121 122 123 124 124 129 130 133 133 133 134 135 136 140 141 143

148 148 148

IV

10.3. La ce servete un ERP? 10.4. Justificarea investiiei ntr-un sistem ERP 10.5. Beneficii ale utilizrii ERP 10.6. Caracteristicile de baz alu unui ERP performant 10.7. Tehnologie necesar pentru un software ERP 10.8. ERP n Romnia 10.9. Tendine ERP TEST AUTOEVALUARE

149 149 149 151 152 153 155 156

CUVNT NAINTE
Prezentul manual se adreseaz studenilor de la Facultatea de tiine, la forma de nvmnt la distan (.I.D.), pe care i orienteaz pe drumul cunoaterii riguroase a organizrii informaiei la nivel de firm ct i a tehnologiilor actuale de managementul documentelor electronice din cadrul firmei. n cadrul crii, demersul tiinific ntreprins a urmrit organizarea informaiei, informaia i managementul n firm, fundamentele organizaionale ale sistemelor informaionale/ informatice, sisteme informatice pentru management, reeaua de calculatoare ca infrastructur informaional a firmei, teoria bazelor de date si a sistemelor de gestiune a bazelor de date, managementul documentelor electronice din cadrul firmei, tehnologiile workflow i aplicaii in gestionarea documentelor, tehnologia client/server, sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) Manualul dorete s in seama de marile schimbri din activitatea economic aprut la nceputul mileniului trei, ca rezultat al transformrilor n viaa social politic a unor state din Europa central i de Est, dar i de progresul tiinei i tehnicii, de creterea bogiei concomitent cu cea a srciei, amplificarea proceselor de cunoatere i transformare a naturii i societii. IINFORMATICA MANAGERIAL, n calitate de manual universitar, este o lucrare menit s contribuie la mai buna instruire a studentului economist, n acord cu exigenele profesiei pe care doresc s o exercite i cu exigenele etapei actuale, cnd investiia n om este considerat cea mai important i decisiv pentru dezvoltarea economiei i societii n prezent i viitor. Organizaiile sunt sufocate de abundena informaiei. Secretul depirii acestei situaii este relativ simplu: s tii ceea ce caui i de ce caui, sau altfel spus s nu stochezi n mod pasiv orice informaie care parvine n organizaie. Trebuie raionat de o manier ofensiv. ntr-o organizaie toat lumea trebuie s se simt investit cu o misiune de supraveghere, dar sinteza i decizia trebuie s aparin managerului. Informatica managerial utilizat ca sistem interactiv de predare i nvare n mediul academic constituie una din temele acestui curs. Studenii vor studia n cadrul cursului de Informatica managerial instrumente informatice care faciliteaz procesul comunicare i control a informaiei. n elaborarea manualului am valorificat lucrrile de specialitate din ar i strintate, tradiiile gndirii informatice romneti, lucrrile aprute n ara noastr, precum i experiena i lucrrile membrilor Catedrei de Management i Catedrei de tiine Economie. Cercetarea tiinific a vieii economice la nivel de firm utiliznd tehnologia informaiei, dei a fcut pai importani n ara noastr, considerm c se afl nc la nceput, iar cartea de fa reprezint o modest ncercare n aceast direcie. De aceea, orice sugestii, consideraii, observaii i critici sunt de natur s ne atrag atenia asupra unor aspecte ce pot s duc la mbuntirea coninutului manualului, pentru care aducem cititorilor mulumirile noastre. Autorul

VI

TEMA I ORGANIZAREA INFORMAIEI Uniti de nvare: - Date i informaii - Tipuri de fiiere - Directoare i dosare (foldere) n sistemele de operare - Dispozitive de calcul Obiectivele temei: - nelegerea conceptelor i formarea perspectivei asupra informaticii manageriale; - cunoaterea conceptelor de date, informaii, fiiere (extensii, clasificare, proprieti) directoare i foldere; - prezentarea caracteristicilor dispozitivelor de calcul. Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandat: BUE Florian, Informatica managerial, Ed. Cluza, Deva, 1998 BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 LAFORE Robert, Structuri de date i algoritmi n Java. Editura Teora, 1999 PURCRU Ion, Informaie i corelare. Editura tiinific i enciclopedic, 1988 1.1. Date i informaii Datele privesc evenimentele primare, colectate pentru informare sau rezolvarea unor probleme sau situaii. Informaiile sunt mesaje obinute prin prelucrarea datelor, calcule, sortri, clasificri. Pentru a deveni informaii, datele privitoare la obiectul de activitate trebuie prelucrate n concordan cu cerinele informaionale, adic culegerea datelor i prelucrarea lor i apoi distribuirea lor la factorii de decizie. Datele supuse prelucrrii sunt introduse n calculator sub form de date numerice (cifre) i date alfanumerice (litere, cifre i alte caractere speciale). Informatica se definete ca tiina care prelucreaz datele prin mijloace electronice. In dezvoltarea informaticii se pot distinge patru etape: - Etapa 19401960, n care informatica are un caracter de noutate i ptrunde n statele majore ale armatei americane, universiti i institute de cercetare. - Etapa 19601970, n care informatica a ptruns n ntreprinderi i mai ales n companii comerciale i petroliere. - Etapa 19701990, n care informatica s-a bazat mai ales pe realizarea i utilizarea calculatoarelor de medie capacitate. Informatica a ptruns n toate domeniile vieii cotidiene, dar mai ales n activitatea militar, economic, cercetare tiinific i nvmnt. - Etapa 19902000 i continuare, cnd au luat amploare utilizarea PC-lor care au ptruns n toate domeniile de activitate economic i social, inclusiv n 7

casele oamenilor. Totodat au aprut calculatoarele inteligente care i dezvolt programele proprii de organizare i de recunoaterea mediului inclusiv vocile i scrisurile oamenilor cu care sunt n contact. Intruct calculatoarele lucreaz cu circuite integrate care nu cunosc dect dou stri distincte (deschis off, nchis on), cea mai mic unitate care este prezentat n informatic se numete bit (BInary digiT). In prezent calculatoarele lucreaz cu cea mai mic unitate de date ce este adresat memoriei calculatorului, i care se numete byte sau octet, care este o succesiune de 8 bii. Multipli unui byte, folosii n mod obinuit n literatura de specialitate sunt: - 1 KiloBytes (KB) = 1.024 bytes; - 1 MegaBytes (MB) = 1.024 KB; - 1 GigaBytes (GB) = 1.024 MB; - 1 TeraBytes (TB) = 1.024 GB. Reprezentarea n memorie a datelor i informaiilor se realizeaz la nivel de: - byte semicuvnt de 8 bii; - cuvnt de memorie reprezentat prin 2 byte, respectiv 16 bii; - dublu cuvnt reprezentat prin 4 bytes, respectiv 32 bii; - cvadriplu cuvnt reprezentat prin 8 bytes. 1.2. Concepte cu care opereaz sistemul de operare Sistemul de operare folosete urmtoarele concepte: - fiier; - nume de dispozitiv; - director; - cale de director; - dispozitiv implicit; - director curent; - referirea fiierelor - dosar. 1.2.1. Diferea dintre MS-DOS i WINDOWS Sistemul de operare MS-DOS este un sistem de operare rezident pe disc, compus din trei straturi: - BIOS (Basic Input-Output System) - componenta care trateaz intrrile si ieirile din sistem; - BDOS (Basic Disk Operating System) componenta care trateaz operaiile cu discul; - SHELL asigur interfaa dintre sistem i utilizator (command.com). Sistemul de operare WINDOWS include: 1. Un sistem de fiiere cu rol de organizare a muncii utilizatorului: poate gestiona operaii de tiprire, trimitere sau primire a mesajelor prin fax sau e-mail, permite rularea mai multor programe n acelai timp (multitasking). 2. Faciliti grafice, meniuri, comenzi i casete de dialog. Componente ale sistemului de operare WINDOWS: - program manager - file manager - print manager 8

- accessories - control panel. WINDOWS este un sistem de operare construit pe scheletul vechiului DOS (Disk Operating Sistem) de ctre Microsoft. Sistemul de operare WINDOWS este evident superior MS-DOS-ului, astfel: - Microsoft ia schimbat n totalitate aspectul i nu numai; - pe lng ergonomie Microsoft pune accentul i pe folosirea optim a resurselor; - faciliteaz utilizarea memoriei RAM la maxim nemaifiind limitat ca n cazul DOS-ului; - utilizarea reelelor de calculatoare; - utilizarea internetului; - utilizarea mult mai eficient a dispozitivelor i a aplicaiilor multimedia; - utilizarea i a altor operaii menite s ajute utilizatorul n activitatea sa i s-i satisfac acestuia majoritatea nevoilor. Dintre avantajele MS-DOS-ului am putea aminti faptul c acesta folosete o parte mult mai mic din resursele sistemului de calcul dect WINDOWS-ul. Pe parcursul utilizrii DOS-ului nu vom ntlni nici obinuitele blue-screen-uri ale WINDOWS-ului. Windows-ul are ca avantaje multitasking-ul (rularea mai multor programe n acelai timp), multiuser-ul (utilizarea sistemului n acelai timp de ctre mai muli utilizatori), interfeele grafice, meniurile, pictogramele, facilitatea plug&play i faciliti destinate satisfacerii unei game tot mai bogate de cerine ale utilizatorului i apariiei de noi componente hardware i software ce solicit sistemul de operare. Ca dezavantaje am putea aminti blocrile de sistem, care i fac apariia datorita unor erori aprute n execuia unor programe sau datorit suprasolicitrii prin lansarea n execuie a prea multor aplicaii. 1.2.2. Fiierul La nivelul software-ului entitatea informaional fundmental este fiierul (file). Fiierul este o colecie de informaii, omogen din punctul de vedere al naturii informaiilor i al cerinelor de prelucrare a acestora, colecie care poate fi memorat pe un suport de informaie. Indentificatorul fiierului este format din dou elemente: - numele; - extensia. In cazul sistemului de operare MS-DOS, el este un ir de maxim 8 caractere alfanumerice i extensia un ir de 3 caractere, tipul fiierului se folosete pentru a aprecia apartenena fiierului la o clas de fiiere. Pentru separarea numelui de extensie se folosete punctul. Sistemul de operare Windows (9x, 200x, XP) accept nume lungi de fiiere, care pot avea pn la 255 de caractere i astfel se permite definirea mai bun a coninutului fiierului, implicit se preiau primele caractere care-l fac unic definit n arborescen. Nu pot fi folosite pentru denumirea fiierelor: - caracterele: . \ / : | > < + = ; , ) 9

- spaiile; - numele de dispozitiv (cuvinte rezervate de ctre sistem pentru dispozitivele periferice), de exemplu: - CON - consola sistem - PRN, LPT1, LPT2, LPT3 - interfee paralele - COM1, COM2, COM3, COM4 interfee seriale - USB1, USB2, USB3, USB4 uniti de schimburi multiple - A:, B:, C:, D: etc. - unitile de discuri (literele A i B sunt rezervate discurilor flexibile, C pentru hard-disc, D pentru CD-ROM). Extensii standard Exist o serie de extensii standard recunoscute de sistem i o alt serie de extensii care s-au standardizat prin tradiie; acestea au fost impuse de firmele productoare ale unor produse software sau pur i simplu au fost adoptate de utilizatori. Se menioneaz cteva din extensii: standard MS-DOS: - .com, .exe - program executabil, ncrcat n memoria intern i lansat n execuie; - .bat (batch) - fiier de comenzi, conine secvene de comenzi MS-DOS care se execut n bloc; - .sys (system) - pentru fiiere sistem; - .obj (object) - fiier obiect; produse de firm: - .zip, .rar - pentru fiiere arhivate cu programul Winzip, respectiv Winrar. - .dbf - fiiere baz de date de tip dBase sau Fox - .xls - fiiere cu tabele tip Excel - .acc - fiier de baz de date de tip ACCES - .pdf reprezint un standard pentru editarea independent de suport pe hrtie, CD-ROM i Internet Formatul .pdf (Portable Document Format) a fost dezvoltat de Adobe, asigur un schimb de documente al cror aspect (Layout, grafic, font) rmne neschimbat, independent de sistemul de operare folosit, fie acesta Windows (9x, 200x, XP) sau Unix, Lynux. Pentru citirea/tiprirea documentelor n format .pdf (pe paginile de Internet sunt astfel de fiiere ca de exemplu prospecte i date tehnice) este nevoie de software-ul Adobe Acrobat Reader. formate grafice: .pcx - creat cu Paintbrush din Windows .msp - fiiere tip Microsoft Windows .gif - fiiere cu format tip Graphic Image Format .bmp - fiiere cu format tip bitmap .jpg fiiere cu format grafic fiiere ASCII (text): .c - program sursa C .pas - program sursa PASCAL .bas - program sursa BASIC .for - program sursa FORTRAN .doc - text tip document .txt - texte .jar program surs Java 10

Formatul .jar (Java Archive) permite mpachetarea mai multor fiiere ntro singur arhiv. Un fiier .jar va conine n mod tipic fiiere .class i alte fiiere auxiliare (de exemplu imagini, fiiere audio, etc.) Fiierele .jar sunt arhive de tip .zip deci ele pstreaz caracteristicile formatului .zip, i anume: compresia datelor fr pierdere de informaii, arhivare, decompresie. Sistemul de operare i aplicaiile existente tiu s gestioneze fiierele dup aceste extensii, ns aceste extensii au o valoare informativ i pentru utilizatori. Clasificarea fiierelor Din punctul de vedere al informaiilor pe care le conine, fiierele se mpart n: Fiiere executabile, sunt acele fiiere care dup un minim de operaii pregtitoare (ncrcarea, rezervarea zonelor din memorie, iniializrile necesare), constituie un program executabil. Informaia din cadrul fiierului executabil este o niruire de instruciuni cod main. Fiiere neexecutabile, care conin informaii care vor fi prelucrate de fiierele executabile. Din aceast categorie fac parte: - Fiiere de date, care conin date ce vor fi prelucrate de un fiier executabil sau care s-au obinut n urma prelucrrii. Fiierele de date tip .dbf conin de obicei date omogene, de exemplu fia de eviden a angajailor dintr-o firm, conine: numele i prenumele, data i locul naterii, salariu de ncadrare etc. Fiecare fi din eviden devine n fiier o nregistrare (record). - Fiiere surs, care conin programe surs, scrise ntr-un limbaj de programare; - Fiiere de texte, care conin texte. Fiierul conine att coduri de caractere, ct i coduri de comenzi pentru formatarea textului i aranjarea lui n pagin; - Fiiere de imagini, care conin imagini. Imaginile sunt reprezentate prin coduri care descriu vectorial sau prin formule matematice imaginile, determinnd pixelii i codurile de culori care vor fi afiate pe ecran sau tiprite. - Fiiere de sunet, care conin sunete. Sunetele sunt reprezentate digital. Proprietile fiierelor Antetul fiierelor mai conine i alte informaii utile: - ora i data la care a fost creat/modificat fiierul; - dimensiunea (mrimea pe disc); - atributele asignate. Din punctul de vedere al tratrii de sistemul de operare, atributele asignate pot avea urmtoarele valori: R - Read Only - pentru a preciza c fiierul este protejat la scriere; A - Archive - pentru a marca c s-a creat pentru fiier o copie de siguran; S - System - pentru a preciza c fiierul aparine sistemului de operare i deci nu trebuie folosit n operaii curente; H - Hidden - pentru a preciza c fiierul este ascuns pentru operaiile cu fiiere i directoare. Programele utilitare cu care se exploateaz fiierele existente pe calculator permit ordonarea listelor cu nume de fiiere: - alfabetic; - dup alte informaii din antet (dat, tip, mrime).

11

1.2.3. Directoare i dosare (foldere) n sistemele de operare 1.2.3.1. Directorul (directory) Directorul (directory) este un catalog, un tabel, un repertoar al discului. In el sunt memorate informaii despre fiierele care sunt nregistrate pe disc, astfel c oricare fiier poate fi gsit pe disc. La formatarea discului sau dischetei se creeaz directorul rdcin (Root Directory). n acesta sunt memorate: numele fiecrui fiier cu extensia sa, spaiul ocupat de acesta pe disc n octei, data i ora la care a fost creat sau modificat. Arborele de directoare (tree) este o structur arborescent de directoare creat n zona de Boot a discului pornind de la directorul rdcin. In construirea arborelui de directoare, se respect urmtoarele reguli: Un director are un singur director de origine, numit director printe (parent directory), situat pe nivelul imediat ierarhic superior. Un director care are un director printe se mai numete subdirector. Astfel se poate obine un arbore cu un director i mai muli subdirectori. Un director poate avea mai multe directoare copii (child directories). Aceste directoare sunt n directa lui subordonare i se gsesc pe nivelul imediat inferior. 1.2.3.2. Dosarul (folderul) Dosarul (folder) este folosit n sistemul Windows (9x, 200x, XP) pentru a defini un container n care se pot pstra fiiere, aplicaii sau chiar alte dosare. Dac directorul reprezint un mecanism prin care sunt organizate fizic fiierele pe disc, dosarul reprezint un mecanism de organizare logic, la nivelul interfeei a diferitelor entiti cu care lucreaz sistemul de operare, inclusiv a fiierelor. Directoarele/folderele suport urmtoarele comenzi: Citirea coninutului (parcurgere, afiare); Navigarea (cutarea altui director, echivalent cu schimbarea directorului curent); Crearea unui director (denumire); Schimbarea denumirii (redenumire); Mutarea directorului cu tot cu coninut (se mut n alt locaie, nsemnnd de fapt n alt director);copierea directorului (se copiaz coninutul n alt director); tergerea directorului (dispariia definiiei sale i a coninutului de fiiere i subdirectoare). 1.3. Dispozitive de calcul Calculatorul electronic (PC) stocheaz informaiile pe unitile de harddisc. O unitate de hard-disc este un dispozitiv ce permite nregistrarea magnetic a datelor, alctuit din unul sau mai multe discuri rigide, capete de citire/scriere i mecanisme mecanice protejate de o carcas metalic, nchis etan. Capacitatea de stocare a unui hard-disc normal este de cteva zeci sau sute de gigabytes. Un calculator poate avea unul sau mai multe hard-discuri, de tipuri i capaciti diferite.

12

Figura 1.1. Calculator Personal PC Calculatoarele portabile sunt calculatoare concepute pentru a putea fi mutate cu uurin. Datorit performanelor la care au ajuns, unele dintre acestea pot fi folosite de utilizatori ca staie de lucru permanent. Tipurile de calculatoare portabile sunt: transportabile; laptop; ultra-uoare; de mn (se mai numesc Poket PC-uri, Palm-uri sau PDA-uri - personal digital assistant);

Figura 1.2. Laptop Calculatoarele portabile fi folosite pentru stocarea unor date, posibil confideniale. n ultima vreme, datorit posibilitilor tehnice de a miniaturiza dispozitivele de calcul, acestea au fost integrate n echipamente portabile de mici dimensiuni. Cel mai bun exemplu n acest sens este telefonul mobil, care a cptat caracteristici de mini-calculator. Pe lng jurnalele ultimelor convorbiri, un telefon modern poate conine liste de adrese, calendarele ntlnirilor, documente i notie etc. avnd capaciti superioare chiar PC-urilor fabricate acum civa ani.

Figura 1.3. Smartphone 13

Echipamentele periferice: tastatura nu are funcia de stocare de informaii, fiind doar un dispozitiv de introducere a datelor. Totui exist anumite dispozitive care se pot ataa tastaturilor i care pot s nregistreze secvenele de taste apsate de utilizatori. Dei sunt rspndite foarte puin, aceste dispozitive sunt foarte uor de procurat. monitoarele afieaz imagini sau text pe ecran. imprimantele pot imprima pagini cu text sau grafice. Unele imprimante laser dispun de un hard-disc de buffer pe care sunt stocate informaiile ce urmeaz a fi imprimate. Capacitatea unui astfel de disc este ntre 2 i 10 Mb.

Figura 1.4. Imprimant Mediile externe de stocare a informaiilor sunt: unitile de CD-ROM (acronim de la Compact Disc-Read Only Memory memorie numai pentru citire de pe compact-disc) sunt dispozitive de stocare a datelor pe discuri optice, folosind tehnologia compact-discului. Datele sunt citite cu un sistem bazat pe raze laser, iar nu pe mijloacele magnetice folosite n cazul celorlalte metode de stocare a datelor informatice. Unele uniti de tip CD-ROM (CD-recorder) pot fi folosite i pentru nregistrarea datelor pe suport optic.

Figura 1.5. CD Disc Compact dischetele. Cel mai comun tip de dischete folosite astzi sunt dischetele de 3,5 (oli). Dischetele constituie un mediu de stocare selectiv a datelor de ctre utilizatori. Salvarea datelor pe dischet este realizat de utilizatori din diferite motive, cum ar fi: crearea de copii de siguran a unor fiiere importante, nregistrarea de date pe care utilizatorul nu dorete s le stocheze pe calculatorul ntreprinderii, copierea unor fiiere n vederea transferrii lor pe alt calculator etc.

Figura 1.6. Dischete - Floppy Disks discurile de salvare de siguran. Informaiile din copiile de siguran sunt create pentru evitarea pierderii informaiilor n cazul unei pene a sistemului. 14

Informaia de siguran este salvat de obicei pe discuri optice de capacitate mare, cu aceast destinaie, cum ar fi discurile de tip Zip sau Jazz, produse de Iomega dar poate exista pe orice tip de mediu de stocare. n ultima perioad au devenit foarte populare memoriile flash, foarte mici ca dimensiuni, cu capaciti destul de mari (cuprinse ntre 32 de megabytes i civa gigabytes). Discurile optice (cele mai populare fiind CD) sunt suporturi de stocare de mare capacitate a datelor digitale. Capacitatea unor astfel de discuri este de la 650 Mb (CD-urile) la 4 Gb (DVD-urile). Discurile optice pot fi de tip normal (numai pentru citire, fr a exista posibilitatea nregistrrii de date), nregistrabile (este posibil citirea i scrierea de date pe disc, fr a fi posibil tergerea datelor), sau cu posibilitate de rescriere (este posibil citirea, scrierea i tergerea datelor pe disc). hard-discurile detaabile sunt de asemenea un mediu de stocare a informaiei. Ele au capaciti similare cu cele fixe, i sunt folosite n general pentru transferul fiierelor de mari dimensiuni.

Figura 1.7. Unitate de stocareUSB (Flash)

Figura 1.8. Hard disc detaabil 1.4. Tipologia datelor aflate pe suporturile specifice Sisteme de fiiere Funcia primar a sistemelor informatice este s stocheze i s proceseze date. Datele procesate i stocate de sistemele informatice pot fi clasificate n patru mari categorii: date active, date arhivate, date salvate de siguran i date reziduale. Datele active sunt informaii disponibile i accesibile utilizatorilor. Ele se prezint sub forme foarte variate, cum ar fi: documente realizate de procesoarele de text, calendare electronice, liste de adrese, fiiere grafice, fiiere audio, etc. O particularitate o reprezint faptul c n cazul datelor de natur informatic copia i originalul sunt absolut identice (prin copiere nu se schimb nimic). Evidena datelor active poate fi fcut cu ajutorul unor programe speciale denumite gestionare de fiiere, sau prin executarea unor comenzi specifice sistemelor de operare. Datele arhivate sunt informaii care nu mai sunt utilizate n mod curent, fiind stocate n mod separat, pentru a elibera spaiul de pe hard-disc. Datele 15

arhivate cuprind i fiierele duplicat. Fiierele duplicat sunt fiierele create automat de calculator n cazul apariiei unor probleme tehnice (cum ar fi blocarea sistemului, ntreruperea alimentrii cu energie electric etc.), avnd rol de recuperare a datelor. Ele au terminaii de fiier specifice, i sunt stocate de obicei n locaii diferite de fiierele originale. Importana lor const n crearea unor copii multiple ale documentelor, copii pe care utilizatorul nu le poate terge i de a cror existen, de cele mai multe ori, nici nu are cunotin. Prin compararea copiilor duplicate cu originalul pot fi fcute observaii asupra modificrilor intervenite ntre diferitele variante ale documentului. Datele salvate de siguran (sau datele de backup) sunt informaii copiate pe medii de stocare portabile, cu scopul punerii la dispoziia utilizatorilor a datelor lor n cazul apariiei unei pene la sistem. Frecvena de realizare a copiilor de siguran depinde att de tipul sistemelor informatice (calculator neconectat n reea, sau reea de calculatoare) ct i de procedurile utilizatorilor. n cazul reelelor, o practic tipic este realizarea unei copii de siguran complete o dat pe sptmn, de obicei n ultima zi lucrtoare, i realizarea zilnic a unei copii suplimentare, viznd salvarea datelor modificate n ziua respectiv; n aceste cazuri, se copiaz de obicei numai informaia aflat pe serverul reelei, nu i cea aflat pe calculatoarele (staiile de lucru) utilizatorilor individuali. La sfritul lunii este realizat copia de siguran lunar, care este stocat separat, i este pstrat o perioad de timp variind de la cteva sptmni la cteva luni. n practic mediile pe care se realizeaz copiile lunare se reutilizeaz dup o anumit perioad de timp. Pentru calculatoarele ce nu sunt conectate n reea, n lipsa unui sistem de copiere de siguran propriu, posesorii lor copiaz, de regul, fiierele crora le atribuie mai mare importan, pe medii de stocare, cum ar fi hard-discuri detaabile, CD-uri inscriptibile, discuri flash, etc. Folosirea informaiilor de pe mediile de stocare pentru copiile de siguran este util datorit pstrrii informaiei un timp mai ndelungat. Cu toate acestea, lipsa unei organizri a datelor aflate pe aceste medii, precum i faptul c de obicei fiierele salvate de siguran sunt comprimate din economie de spaiu, fac mai dificil investigaia. Datele reziduale sunt informaii ce aparent au fost eliminate din sistem dar care mai persist n forme specifice, putnd fi recuperate. Astfel de date reziduale sunt: fiierele terse care se mai afl pe disc, fiierele temporare, fiierele de schimb, datele aflate n spaiul inactiv, datele din buffer i clipboard. n cazul tergerii normale a unui fiier, datele nu sunt eliminate de pe disc, ci calculatorul marcheaz poriunile pe care s-a aflat fiierul respectiv ca libere, putnd fi deci rescrise. n cazul n care suprascrierea nu are loc (n cazurile n care tergerea a fost recent, sau dac exist suficient spaiu liber pe disc, i nu au avut loc operaiuni de rutin privind ntreinerea sistemului, cum ar fi defragmentri sau optimizri), fiierul, sau poriuni ale acestuia se afl nc pe disc, putnd fi recuperate. Pentru recuperare se utilizeaz programe speciale. De fapt, datele devin nerecuperabile abia dup ce spaiul de pe disc pe care se aflau au fost suprascrise de 7 ori. Exist programe speciale care pot face aceast operaiune (suprascrierea de 7 ori), pentru a terge definitiv anumite date. Fiierele temporare sunt fiierele create de sistemul de operare sau de un alt program pentru a fi utilizate n timpul sesiunii de lucru. n multe cazuri fiierele temporare nu sunt terse de pe disc, putnd fi astfel recuperate informaiile coninute n ele. Fiierele de schimb (sau fiierele swap) sunt fiiere ascunse, create de sistemul de operare pentru a fi folosite la pstrarea de poriuni ale fiierelor de 16

program i de date care nu ncap n memorie. Fiierele de schimb sunt o form de memorie virtual. Informaia din fiierele de schimb poate fi analizat cu ajutorul unor programe speciale.

Figura 1.9. Accesul unui fiier de schimb Spaiul inactiv (slack space) reprezint spaiul, aflat n cadrul unei uniti fizice de stocare a datelor pe disc (cluster), ce nu este acoperit de poriunea de fiier ce ocup unitatea respectiv. Cum sistemul de operare DOS nu permite stocarea a mai mult de un fiier n cadrul unei uniti de stocare, diferena ntre mrimea fiierului curent i mrimea unitii de stocare este considerat spaiu inactiv, neutilizat. Acest spaiu poate conine informaii ce pot fi recuperate folosind programe specifice. De asemenea, acest spaiu, ca i unitile de stocare considerate avariate, pot fi folosite de utilizatori avansai ai sistemelor informatice n scopul ascunderii de informaii. Buffer-ul este o zon de memorie rezervat utilizrii ca depozit intermediar, n care sunt pstrate temporar datele ce ateapt s fie transferate dintr-o locaie n alta. Datele aflate n buffer pot fi recuperate cu ajutorul unor programe speciale. Clipboard-ul este o poriune de memorie, cu caracter special, ntreinut de sistemele de operare bazate pe modul de lucru cu ferestre (cum ar fi Windows). n clipboard sunt stocate datele ce sunt transferate dintr-un program n altul. Datele copiate prin clipboard au un caracter static, ele nereflectnd modificrile ulterioare, i pot fi obiectivate prin metode obinuite de lucru. 1.5. Date despre mediul sistemului informatic Fiierele de date nu constituie sigurele posibiliti de relevare a informaiilor aflate n sistemele informatice. n categoria datelor despre sistemul informatic intr evidenele de auditare, jurnalul activitilor calculatorului, lista de control a accesului, precum i alte informaii ce nu pot fi imprimate. Evidenele de auditare sunt un mijloc de urmrire a tuturor activitilor ce afecteaz anumite date, ncepnd din momentul crerii lor pn la eliminarea din sistem. Ele sunt folosite de majoritatea programelor de gestiune a reelelor de calculatoare. Aceste evidene, precum i jurnalul calculatorului (computer log) pot oferi informaii despre cine i cnd a accesat sistemul, de unde i pentru ct timp, precum i operaiunile fcute de acesta (modificri, copieri, tergeri, etc.). Pe lng evidenele de auditare, un numr mare de ntreprinderi au instalate programe speciale de monitorizare a utilizrii de ctre un angajat a sistemelor informatice proprii. 17

Aceste programe pot furniza informaii despre programele accesate, fiierele utilizate, mesajele de pot electronic trimise i primite, sit-urile de Internet vizitate, etc.

Figura 1.10. Program care permite lucrul cu spaiu inactiv Lista de control a accesului (ACL) este lista asociat unui fiier, ce conine numele utilizatorilor i grupurilor ce au permisiunea s acceseze i s modifice acel fiier. Nivelul de acces a utilizatorilor la fiierele respective depinde de atribuiile sau poziia angajatului n cadrul ntreprinderii. Informaiile ce nu pot fi imprimate sunt, de asemenea, surse importante pentru investigatori. Astfel de informaii sunt: data i timpul, ataate fiecrui fiier, informaiile despre crearea, accesarea i modificarea unor fiiere (furnizate, de exemplu, de editoarele de text), comentariile i notele ce nu sunt destinate imprimrii, etc. TEST DE EVALUARE 1. Ce sunt datele? Rspuns: Datele privesc evenimentele primare, colectate pentru informare sau rezolvarea unor probleme sau situaii. 2. Ce sunt informaiile? Rspuns: Informaiile sunt mesaje obinute prin prelucrare datelor, calcule, sortri, clasificri. Datele supuse prelucrrii sunt introduse n calculator sub form de date numerice (cifre) i date alfanumerice (litere, cifre i alte caractere speciale)

Exerciii Exemplu 1 rezolvat: 1. Pentru a deveni informaii, datele privitoare la obiectul de activitate al firmei trebuie prelucrate n concordan cu cerinele informaionale, adic: a. utilizarea tehnologiei informaiei; b. culegerea datelor; c. prelucrarea datelor; 18

d. distribuirea datelor la factorii de decizie; e. cunoaterea universului n care se lucreaz. Rezolvare O O Exemplu 2 rezolvat: 2. Directorul (directory) folosit n sistemul de operare MS-DOS conine: a. un catalog; b. un tabel; c. un repertoar al discului; d. un CD-ROM; e. o structur arborescent. Rezolvare O De rezolvat 1. Dosarul (folder-ul) este folosit n sistemul de operare WINDOWS pentru a defini un container n care se pot pstra: a. fiiere; b. aplicaii; c. alte dosare; d. organizarea fizic a fiierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul Rezolvare O O O O O O

REZUMATUL TEMEI Pentru asigurarea un management modern al firmei i a contribui la integrarea optimal i cu performane superioare n mediul pieei concureniale a agenilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice s se utilizeze informatica managerial. n vederea utilizrii corecte a informaticii manageriale la toate nivelele organizatorice ale firmelor este necesar utilizarea corect a noiunilor i entitilor de baz din domeniul informaticii referitoare la: date i informaii, fiiere i tipuri de fiiere, directoare i dosare (foldere) n sistemele de operare, caracteristici ale dispozitivelor de calcul.

19

TEMA II INFORMAIA I MANAGEMENTUL N FIRM Uniti de nvare: rolul informaiilor n fundamentarea deciziei manageriale tipologia informaiilor pentru manageri elaborarea unui sistem de informare proprie managerului Obiectivele temei: nelegerea rolului informaiilor n fundamentarea deciziei manageriale; formularea unei tipologii globale care s permit nelegerea conceptului de informaie; elaborarea unui sistem de informare proprie managerului; Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandat: BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 AVGERON C.,CONFORD T., Developing Information System, Editura Macmillan, London, 1993. ONETE B., Sisteme informatice, Editura A.S.E Bucureti, Bucureti, 2000 2.1. Rolul informaiilor n fundamentarea deciziei manageriale Succesul activitii unui manager depinde de capacitatea lui de a selecta informaii eseniale, concentrate, concludente i actuale, despre mediul economic i social, despre publicul consumator, despre competitorii, furnizorii i asociaii poteniali. n sens managerial, informaia este o tire (ntiinare) ce declaneaz anumite aciuni. n esen, este un mesaj care, n urma prelucrrii i interpretrii, suscit decizii i conduite adecvate din partea receptorului. Alturi de materia prim i energie, informaia este una din resursele fundamentale ale societii. Pentru secolul XXI se previzioneaz c informaiile vor fi chiar mai importante dect banii. Pentru a se adapta unui univers informaional din ce n ce mai complex i mai dinamic, managerii trebuie s-i nsueasc tehnicile i s-i dezvolte abilitile de a culege informaii, de a le prelucra, analiza, pstra i valorifica n momente decisive pentru dezvoltarea ntreprinderii lor. n contextul economiei concureniale dezvoltarea este sinonim cu supravieuirea .... n funcie de finalitatea demersului se recurge la urmtoarele categorii de mesaje: - de cunoatere i relaionare; - de planificare i prognoz; - de management; - de promovare i publicitate. Chiar din momentul lansrii unei afaceri, managerii trebuie s-i pun urmtoarele ntrebri: - Ce fel de informaii sunt necesare n procesul managementului? - Din ce surse se pot obine? - Cu ce mijloace financiare/tehnice? - Cu ce resurse umane? - Cum se prelucreaz informaiile?
20

- Cine i cum le interpreteaz? - Ce decizii se pot lua pe baza fiecrei categorii de informaii? Pe lng informaiile obiective despre fenomenele care pot influena piaa, obinute din surse documentare accesibile i prin cercetarea direct a publicului consumator, managerii sunt interesai i de informaii confideniale (despre furnizori i asociai) sau secrete (relative la competitori). Calitatea furnizorilor este un indicator indispensabil prognozei de profitabilitate. Ea se evalueaz pe baza informaiilor despre: - caracteristici ale produselor/serviciilor oferite de ei; - condiii de vnzare; - preuri; - credite angajate; - termene de livrare; - piee pe care acioneaz etc. Pentru atragerea unor segmente de public ce aparin competitorilor, managerii se informeaz despre patrimoniul de care ei dispun i dificultile pe care le ntmpin, despre pieele lor i reelele de distribuie, despre contractele pe care le-au ncheiat i politicile comerciale pe care le practic, despre inteniile de extindere i fidelitatea clienilor lor. Eficiena demersului managerial depinde de cunoaterea cererii de produse i servicii la nivelul pieelor vizate. Cunoaterea cererii, ofertei i consumului se realizeaz cu ajutorul studiilor de pia. 2.2. Tipologia informaiilor pentru manageri Informaia pregtete i constat aciunile i deciziile, fiind un element esenial al funcionrii oricrei organizaii. Este cunoscut faptul c informaia este un ingredient al deciziei iar managementul este procesul de conversie a informaiei n aciune, proces pe care-1 numim decizie. Activitatea de management nu este separabil de informaie. Sistemul informaional este strns legat de sistemul de management, ntruct managementul presupune o bun cunoatere a universului n care se lucreaz, n care se iau decizii, cunoatere care este mediat de sistemul informaional. Pentru a contribui la integrarea optimal i cu performane superioare n mediul pieei concureniale a agenilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice s se utilizeze informatica managerial. Informatica managerial este un domeniu dinamic care trebuie s asigure un management modern al firmei avnd ca obiect de activitate: dotarea cu tehnic de calcul (calculatoare, reele de calculatoare); crearea sistemului informatic propriu organizaii prin dezvoltarea de software-uri la nivelul organizaiei pentru salarii, contabilitate, stocuri etc, cu centralizarea informaiei ntr-o concepie unitar asupra reorganizrii i distribuirii informaiei; transformarea software-ului i a cheltuielilor cu dotarea n costuri fr recuperarea imediat a investiiei; adoptarea standardelor internaionale n domeniul calitii software; evaluarea autorizat prin organizarea activitii de auditare intern i extern; integrarea, customizarea sistemelor informatice pentru companii transnaionale; crearea unor servere de baze de date specializate; suport tehnic pentru fundamentarea deciziei de alegere a unui software
21

sau de dezvoltare a acestuia; transformarea software-ului dintr-un element de cost ntr-o achiziie strategic; modelarea econometric, n elaborarea i fundamentarea deciziilor, ca sistem intern de reglare al derulrii aciunilor n condiii de profitabilitate. Se poate ajunge la formularea unei tipologii globale care s permit nelegerea conceptului de informaie dup urmtoarele trei dimensiuni: informaie de funcionare; informaie de influen (relaional); informaie de evoluie (anticipativ). Informaiile de funcionare reprezint ansamblul informaiilor care sunt mai mult sau mai puin indispensabile funcionrii cotidiene a organizaiei i componentelor sale. Cu ajutorul acestor informaii se asigur apropierea, cunoaterea i rezolvarea problemelor cu care se confrunt n mod curent ntreprinderea (comenzile ctre furnizori, comenzile de la clieni, controlul de gestiune al cheltuielilor i costurilor, operaiile privind gestiunea personalului, gestiunea stocurilor etc). Fr informaiile de funcionare, aceste activiti, operaii curente ale organizaiei, nu ar putea fi realizate i controlate. Aceast categorie de informaii se caracterizeaz prin aceea c sunt foarte formalizate i prezentate sub forme standardizate iar cea mai mare parte a acestora este gestionat cu ajutorul mijloacelor i tehnicilor informaticii. De remarcat c aceste informaii reprezint cca 80% din informaiile vehiculate i gestionate ntro organizaie. Ca urmare a rolului lor, numai acest tip de informaii au fost prezentate de ctre o parte de autori n literatura despre managementul modern ca o resurs a organizaiei, subliniindu-se ns inexistena unor instrumente de msurare a acestor informaii i a influenei lor asupra performanelor organizaiei. Aceiai autori, prezentnd informaiile de funcionare ca o resurs a organizaiei, au remarcat absena unui management global al acestor informaii. In formularea obiectivelor la care trebuie s rspund informaia i chiar n conceperea sistemului informaional este bine s se fac abstracie de compartimentarea strict a organizaiei, pentru ca numai n funcie de acest criteriu de ansamblu s se aprecieze i s se stabileasc modul de prelucrare i valorificare a informaiei. Ca urmare, fragmentarea informaiei, lipsa de coeren i responsabilitate privind fluxurile de informaii conduc la disfuncionaliti cu consecine economico-financiare uneori grave pentru organizaie. Se poate semnala c recent, n unele ntreprinderi din rile Uniunii Europene, apare un nou responsabil denumit managerul fluxurilor de informaii. Informaiile de evoluie sunt informaiile care permit ntreprinderii s anticipeze evoluia sa n cadrul mediului n care i desfoar activitatea sesiznd tot ce poate favoriza perspective profitabile i evitnd totodat ceea ce ar putea duna sau frna evoluia viitoare: - informaia asupra eforturilor celui mai potenial concurent referitoare la posibila scoatere pe pia a unui nou produs; - informaia asupra preferinelor clienilor poteniali i care nu pot nc s fie satisfcute de pia; - informaii asupra unor reglementri legale n curs de elaborare care ar putea avea unele impacturi asupra activitii ntreprinderii etc. Aceste informaii permit plasarea ntreprinderii, la timpul viitor asigurndu-se o ct mai bun adaptare la schimbrile mediului exterior i adoptarea unor msuri tehnico-economice, financiare preventive i anticipate. Corespunztor naturii i rolului lor, informaiile de evoluie au un caracter
22

anticipativ sau prospectiv i care privesc n principal mediul n care i desfoar activitatea o organizaie. Aceste informaii se caracterizeaz prin aceea c sunt puin codificate, formalizate concretizndu-se n forme foarte diverse. Aceste informaii, nu par apriori obligatorii, ci rezult din voina deliberat a managerilor organizaiei de a dispune de asemenea informaii i a le delimita ct mai precis posibil de informaiile de funcionare. Experiena unor ntreprinderi din ri cu economie dezvoltat de pia arat c dispunnd de bogate i variate informaii de evoluie, pe care le exploateaz raional i eficient stpnesc permanent un orizont tehnologic, concurenial, comercial etc. Dimpotriv, lipsa sau insuficienta preocupare pentru aceast categorie de informaii, pot pune unele organizaii n situaii dificile, grave, chiar de dispariie. Informaiile de influen, de convivialitaie, sau relaionale, care prin al cror caracter de influenare asupra indivizilor ce compun o organizaie, asigur convergena, stimularea i coordonarea eforturilor subordonate obiectivelor prosperitii i perenitii organizaiei respective. Aceste informaii sunt n mare msur informale i foarte diverse; ntreprinderile care fac eforturi pe planul acestor informaii dispun de cele mai bune anse de coeren social, de spirit de echip, de motivaie distribuit cu consecine reale i durabile asupra performanelor economico-financiare. Referitor la aceste trei tipuri de informaii se pot pune, pentru tiinele de gestiune, o serie de probleme practice privind activitatea de management a organizaiei cum ar fi: - modul de definire a criteriilor concrete de delimitare clar a celor trei categorii (tipuri) de informaii; - modul de msurare a calitii informaiilor dintr-o categorie, posibiliti concrete de modelare a relaiei ntre un tip (categorie) de informaii i indicatori privind performanele economico-financiare ale organizaiei etc. 2.3. Elaborarea unui sistem de informare proprie managerului 2.3.1. Definirea managerului domeniilor i exigenelor informaionale ale

Managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se situeaz, se afl ntr-un mediu nzestrat cu o reea de relaii, care devine din ce n ce mai dur i mai intens. Aceast reea de relaii asigur legtura dintre manager i domeniile informaionale interne i externe ale organizaiei. Dintre principalele exigene manageriale menionm: - s aprecieze situaia actual a organizaiei; - s fixeze obiective realiste pentru organizaie; - s sesizeze tendine de dezvoltare, posibiliti de dezvoltare n sensul acestor tendine; - s ia deciziile cele mai adecvate pentru dezvoltarea organizaiei; - s planifice realist activitatea organizaiei; - s nving concurena i s asigure organizaiei succesul pe pia etc. 2.3.2. Obiectivele de informare proprie a managerului Un sistem de informare proprie pentru manager, reprezint ansamblul de informaii ordonat dup criterii proprii care s asigure sporirea gradului de

23

cunoatere a managerului, bazat pe considerente personale. Aciunile ce ar trebui ntreprinse de ctre manager pentru propria sa informare sunt urmtoarele: - formularea obiectivelor de informare proprie; - identificarea surselor de informare individual; - conceperea unui cod de etic pentru informare; - stabilirea metodelor de informare proprie; - elaborarea listei informaiilor proprii managerului. Obiectivele de informare individual funcie de tipurile de manageri sunt: manager superior - reducerea timpului de informare proprie; - volum suficient de informaii pentru luarea deciziilor etc. manager funcional - volum suficient de informaii pentru analize i sinteze ; - asigurarea informaiilor proprii, necesare pentru ntocmirea rapoartelor. manager operaional - informaii corecte i explicite pentru executani; - informaii pentru decizii operaionale, etc. 2.3.3. Cod de etic pentru informarea proprie a managerului Coninutul propus pentru acest cod este urmtorul: - S nu dau informaii false. - S nu antajez cu informaiile deinute. - S nu rein informaii necesare altora. - S nu dau informaii secrete. - S nu dau informaii duntoare. - S nu forez pe alii s-mi furnizeze informaii. - S nu fur informaii de la alii. - S particip n mod corect la schimbul de informaii. - S ofer la timp informaiile necesare altora. - S nu filtrez informaiile. - S preiau n mod corect informaiile de la alii. - S nu dau interpretri tendenioase informaiilor primite sau transmise. - S nu solicit informaii care nu m intereseaz. - S nu transmit n mod tendenios informaii. - S-mi asum rspunderea informaiilor pe care le transmit. 2.3.4. Determinarea necesarului informaional pentru manageri Din cercetrile efectuate s-a ajuns la concluzia c metodologia de dimensionare cantitativ i calitativ a necesarului informaional pentru manageri trebuie s cuprind urmtoarele etape: - identificarea centrelor de decizie; - precizarea obiectivelor specifice fiecrui centru de decizie; - determinarea atribuiilor managerului centrului de decizie pentru realizarea obiectivelor; - verificarea corelaiei atribuii - obiective; - aplicarea chestionarului pentru determinarea necesarului informaional managerilor centrelor de decizie; - nregistrare date pe centre de decizie; - analiza paralel a datelor pentru centre de decizii i punerea n eviden a paralelismelor informaional-decizionale;
24

- eliminarea paralelismelor informaional-decizionale; - selectarea necesarului informaional pentru manageri. 2.3.5. Identificarea surselor i metodelor de informare proprie a managerului i elaborarea listei individuale de informaii Problema cea mai important a managerului care dorete s elaboreze un sistem propriu de informare este s identifice toate sursele posibile de la care se poate informa. De asemenea, n momentul apariiei unor probleme de rezolvat, este necesar o selecie a surselor de informare urmrind principiul c pentru o bun informare nu trebuie ignorat nici o surs. Informarea individual, pentru a fi util managerului, e necesar s fie realizat prin toate metodele posibile de aplicat. Lista general de informaii din punctul de vedere al coninutului i structurii este urmtoarea: Informaii cunoscute Sunt cuprinse n cunotinele managerului sau sunt cuprinse n tabloul de bord i i servesc acestuia pentru rezolvarea problemelor aprute ad-hoc: - importante - de importan medie - c)de mic importan - neimportante Informaii privind sursele de informare Sursele de informaii la care managerul poate apela pentru completarea cu informaiile necesare rezolvrii diverselor probleme: - cu acces imediat; - cu acces dup un interval mediu de timp; - cu acces dup un interval de timp ndeprtat; - cu acces nepermis. Informaii privind posibilitile de acces la sursele de informare Cunoaterea posibilitilor de acces la sursele de informare de ctre manager fr ajutorul altor persoane: - de dificultate redus; - de dificultate medie; - de dificultate nalt; - ce nu pot fi aplicate. 2.3.6. Stocarea informaiilor pentru manager Stocarea informaiilor se va efectua astfel: - n memoria managerului; - n documente; - n memoria calculatorului. 2.3.7. Diminuarea risipei n gndirea managerial Manifestrile evidente ale risipei de gndire pot fi de urmtoarele forme: - un surplus de informaii n soluionarea problemelor, ceea ce necesit un plus de gndire pentru selectarea i reinerea celor mai importante (gndire cu surplus de idei). - risip de gndire pentru gsirea de informaii n cazul unui volum insuficient de informaii (gndire cu lips de idei)
25

- risip de gndire cnd problemele sunt abordate greit (gndire cu idei greite) Reguli pentru diminuarea risipei de gndire: - nainte de a aciona, gndete. - impune-i i formeaz-i o ordine n gndire. - cultiv un raionament de anticipaie, gndire preventiv. - gndete metodic, fr a face risip de idei. - alege de la nceput cea mai bun variant de rezolvarea problemei. - nsuete-i un sistem de comunicare cu economie de cuvinte dar cu mesaje precise, uor de neles i de pus n aplicare. - orice idee care nu se poate aplica acum, poate fi util n viitor, de aceea reine-o. - desfoar-i activitatea dup un plan de lucru flexibil, uor de adaptat la problemele neprevzute. - n rezolvarea unei probleme cerceteaz i analizeaz faptele i nu opiniile i acioneaz asupra cauzelor i nu a efectelor. TEST DE EVALUARE 1. Ce este informaia n sens managerial ? Rspuns: Informaia, n sens managerial, este o tire (ntiinare) ce declaneaz anumite aciuni. n esen, este un mesaj care, n urma prelucrrii i interpretrii, suscit decizii i conduite adecvate din partea receptorului. 2. Ce sunt informaiile de funcionare? Rspuns: Informaiile de funcionare reprezint ansamblul informaiilor care sunt mai mult sau mai puin indispensabile funcionrii cotidiene a organizaiei i componentelor sale. Exerciii Exemplu 1 rezolvat: 1. Cu ajutorul informaiilor de funcionare se asigur: a. utilizarea tehnologiei informaiei; b. culegerea datelor; c. prelucrarea datelor; d. distribuirea datelor la factorii de decizie; e. apropierea, cunoaterea i rezolvarea problemelor cu care se confrunt n mod curent ntreprinderea (comenzile ctre furnizori, comenzile de la clieni, controlul de gestiune al cheltuielilor i costurilor, operaiile privind gestiunea personalului, gestiunea stocurilor etc). Rezolvare O OO O Exemplu 2 rezolvat: 2. Un sistem de informare proprie pentru manager, reprezint ansamblul de informaii ordonat dup criterii proprii care s asigure:

26

a. sporirea gradului de cunoatere a managerului, bazat pe considerente personale; b. deciziile cele mai adecvate pentru dezvoltarea organizaiei; c. obiective realiste pentru organizaie; d. s nving concurena; e. organizaiei succesul pe pia. Rezolvare OOOO De rezolvat 1. Problema cea mai important a managerului care dorete s elaboreze un sistem propriu de informare este: a. s identifice toate sursele posibile de la care se poate informa; b. o selecie a surselor de informare urmrind principiul c pentru o bun informare nu trebuie ignorat nici o surs; c. informarea individual, pentru a fi util managerului, e necesar s fie realizat prin toate metodele posibile de aplicat; d. organizarea fizic a fiierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul Rezolvare O O O O O O REZUMATUL TEMEI Informaia pregtete i constat aciunile i deciziile, fiind un element esenial al funcionrii oricrei organizaii. Este cunoscut faptul c informaia este un ingredient al deciziei iar managementul este procesul de conversie a informaiei n aciune, proces pe care-1 numim decizie. Activitatea de management nu este separabil de informaie. Sistemul informaional este strns legat de sistemul de management, ntruct managementul presupune o bun cunoatere a universului n care se lucreaz, n care se iau decizii, cunoatere care este mediat de sistemul informaional. Pentru a contribui la integrarea optimal i cu performane superioare n mediul pieei concurentiale a agenilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice s se utilizeze informatica managerial. Informatica managerial este un domeniu dinamic care trebuie s asigure un management modern al firmei. Avnd n vedere caracterul informaional al activitii manageriale este absolut necesar ca managerii s aib preocupri n constituirea unui sistem de informare proprie. Cercetrile astfel structurate pot fi utilizate ca instrument de autoanaliz a activitii desfurate de managerii de pe diferite nivele ierarhice. Prin parcurgerea etapelor prezentate se pot nltura diferitele disfuncionaliti manageriale.

27

TEMA III FUNDAMENTELE ORGANIZAIONALE ALE SISTEMELOR INFORMAIONALE/INFORMATICE Uniti de nvare: - perspective actuale ale organizaiei economice din punct de vedere managerial - concepte utilizate n sistemele bazate pe resursele informaionale ale organizaiei economice - rolul Internetului n societatea informaional - societatea cunoaterii - baza progresului resurselor informaionale ale organizaiei economice - sisteme de management informaional - tendine globale care redefinesc rolul sistemelor informaionale/ informatice n management i afaceri - compunerea formal a sistemului informatic al organizaiei economice Obiectivele temei: - necesitatea cunoaterii i utilizrii resurselor informaionale ale organizaiei - concepte utilizate n sistemele bazate pe resursele informaionale ale organizaiei economice - rolul Internetului n societatea informaional - societatea cunoaterii - baza progresului resurselor informaionale ale organizaiei economice - sisteme de management informaional - tendine globale care redefinesc rolul sistemelor informaionale/ informatice n management i afaceri - compunerea sistemului informatic din punct de vedere al resurselor umane i sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaiei economice. Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandat: 1. Andone, I., Sisteme inteligente hibride, Editura Economic, Bucureti, 2002 2. Davenport, Th., Prusak, L., Working Knowledge, Cambridge, Ma., Harvard University Press, 1998 3. Drgnescu, M., Societatea informaional i a cunoaterii. Vectorii societii cunoaterii, Studiu tematic, Academia Romn, www.academiaromana.ro 4. Laudon, K&J, Essentials of Management Information Systems, Organization and Technology in the Networked Enterprise, Fourth Edition, JWS, New York, 2001 5. Sabu, G. L., Premise ale procesului tranziiei de la societatea industrial la societatea cunoaterii, Studiu tematic, Academia Romn, www.academiaromana.ro 3.1. Perspective actuale ale organizaiei economice din punct de vedere managerial O organizaie este o structur social formal, stabil care primete resurse de la mediul socio-economic i le prelucreaz pentru a produce anumite ieiri

28

(produse sau servicii). Aceast definiie tehnic presupune capitalul i munca drept factori fundamentali de producie. Organizaia transform aceste intrri n produse i servicii printr-un proces de producie. Produsele i serviciile sunt consumate de mediu n schimbul furnizrii altor intrri. Organizaiile sunt entiti formale legale cu reguli i proceduri care trebuie respectate. Ele pot fi privite i ca structuri sociale, deoarece reprezint o colecie de elemente sociale. Din punct de vedere comportamental, o organizaie reprezint o colecie de drepturi, privilegii, obligaii i responsabiliti bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp. Definiia tehnic este focalizat asupra influenelor pe care modificrile tehnologice (deci i progresele tehnologiei informaiei i a comunicaiilor, IT&C) le au asupra mediului n care intrrile sunt transformate n ieiri. n cazul definiiei comportamentale, construirea sau reconstruirea sistemului informatic al organizaiei presupune mai mult dect o nou configuraie a staiilor de lucru (workstations) sau o nou aplicaie informatic. Organizaiile, n general, pot fi de tip: - structur antreprenorial; - birocratic; - main birocratic cu diviziuni; - main birocratic profesional; - adocraie. Organizaiile cu structur antreprenorial sunt de mic amploare, de regul firme mici cu structuri simple i conduse de un antreprenor. Un exemplu de astfel de organizaie este o croitorie. Organizaiile de tip birocratic (bureaucracy) sunt organizaii formale, de dimensiuni medii, cu o diviziune clar asupra muncii, cu proceduri i reguli de lucru prestabilite i un proces de luare a deciziei imparial, cu promovarea angajailor pe baza calificrilor tehnice i a profesionalismului. Acest tip de organizaie are ca principale caracteristici ale managementului: o echip centralizat de management, un proces de management centralizat i un proces de luare a deciziei centralizat. Un exemplu de astfel de tip de organizaie este firma Softwin SA. Organizaiile de tip main birocratic cu diviziuni prezint combinaii de maini birocratice multiple, fiecare realiznd produse sau servicii distincte, toate conduse de un cartier general central. Se pot da aici ca exemplu firmele Microsoft. Organizaiile de tip main birocratic profesional se bazeaz pe cunotine, iar produsele i serviciile depind de cunotinele specialitilor. Acest tip de organizaie este dominat de efi de departamente cu o slab autoritate central. La acest tip de organizaie se poate da ca exemplu firma de impresariat artistic. Adocraiile (adhocracy) sunt organizaii de for major create pentru a rezolva situaii de moment i care trebuie s rspund unor schimbri rapide ale mediului socio-economic. Acest tip de organizaie are n compunere un mare numr de specialiti organizai n echipe multidisciplinare, funcioneaz pe o durat scurt de timp i au un management central slab. Ca exemplu se menioneaz firmele de consultan. Toate organizaiile dezvolt proceduri de lucru standard, politici i culturi organizaionale. Procedurile de lucru standard sunt reguli precise, proceduri i practici dezvoltate de organizaie pentru a face fa cvasitotalitii situaiilor posibile viitoare.

29

Politicile organizaionale iau n considerare faptul c oamenii n organizaii ocup diferite poziii, au diferite specialiti, preocupri i perspective. Ca urmare, acetia prezint diferite puncte de vedere despre distribuirea resurselor, despre modul de recompensare a rezultatelor muncii i despre modul de sancionare. Aceste puncte de vedere diferite afecteaz att pe manageri, ct i pe angajai i se materializeaz n existena unor dispute i a unei competiii n cadrul organizaiei. n mod virtual, toate sistemele informaionale/sistemele informatice care aduc modificri semnificative n scopurile organizaiei, n procedurile de lucru, n productivitate i personal vor ridica o serioas opoziie unei astfel de politici organizaionale. Cultura organizaional reprezint un ansamblu de principii fundamentale despre ceea ce reprezint organizaia ca particulariti, ca produse sau servicii oferite, ca atitudine de coeziune din partea angajailor si. De exemplu, o parte din aceste principii, n cazul unei organizaii economice, se refer la faptul c managerii cunosc mai multe dect lucrtorii din seciile productive, iar persoanele de reprezentare a organizaiei n exterior prezint calitile specialitilor proprii etc. Sub denumirea de organizaie economic, n accepiunea prezentului curs, se nelege organizaia (de exemplu, o societate comercial care realizeaz produse sau asigur servicii) care desfoar activiti, potrivit obiectivelor sale, pentru obinerea unui profit, n condiii de eficien a folosirii tuturor categoriilor de resurse, pe o durat prestabilit. Organizaiile economice, n concordan cu evoluia mediului socioeconomic, sunt supuse astzi mai multor provocri legate de: - reorganizrile interne frecvente n pas cu evoluia mediului socioeconomic; - creterea riscurilor operaionale i a cerinelor directe i conexe mediului procedural; - integrarea tuturor activitilor de management al relaiilor interumane, inclusiv cu clienii; - asigurarea eficienei activitilor organizaionale i corelarea acestora cu evoluia mediului de afaceri i cu tendinele omului modern de a utiliza produse i servicii potrivite stilului su de via; - ctigarea de noi clieni cu ajutorul analizei economico - financiare i de marketing. Orice organizaie economic funcioneaz pe baza celor patru categorii de resurse: umane, materiale, financiare i informaionale. n ultimii ani, ponderea resurselor informaionale n organizaie a crescut considerabil odat cu progresele tehnologiei informaiei i a comunicaiilor (Information Technology and Communications - IT&C), astfel c, n prezent, se poate afirma c aceast categorie de resurse din organizaie a devenit un factor de succes i un vector important n ansamblul direciilor de evoluie specifice societii informaionale societii cunoaterii. Managementul unei organizaii economice, presupune cu necesitate cunoaterea i utilizarea resurselor informaionale ale organizaiei, care, n accepiunea modern, implic gestionarea acestor resurse n cadrul unui sistem informatic integrat (reea organizaional) al organizaiei economice, sistem conceput i folosit din perspectiva afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaionale, managerul are datoria nsuirii conceptelor i principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar i a unor instrumente informatice cu ajutorul crora se poate realiza asistarea procesului managerial i

30

a deciziei manageriale. Imaginea acestui manager aflat, de exemplu, la o ntlnire internaional, oriunde n lumea societii informaionale, este asociat cu un telefon mobil de ultim generaie i cu laptop-ul conectabil n orice moment la reeaua organizaional din ara pe care o reprezint. Managerul dispune pe calculatorul de tip laptop de toate informaiile despre concuren, despre legislaia la zi a domeniilor abordate sub form de baze de date exploatabile prin instrumente specifice. Prin aceasta, eficiena activitilor organizaionale crete n mod semnificativ, concomitent cu alinierea la practicile existente pe plan mondial. Sistemul informatic integrat al organizaiei economice este supus unor modernizri i consolidri continue pentru a fi capabil s realizeze continuitatea, coerena, oportunitatea, confidenialitatea i securitatea datelor, informaiilor i cunotinelor, a tuturor proceselor i tranzaciilor. 3.2. Concepte utilizate n sistemele bazate pe resursele informaionale ale organizaiei economice Noiunea de societate informaional (Information Society) descrie o economie i o societate n care colectarea, stocarea, prelucrarea, transmiterea, diseminarea i utilizarea informaiilor i cunotinelor, inclusiv dezvoltarea tehnicilor de comunicaie interactiv, au un rol decisiv. Factorii semnificativi n aceast dezvoltare sunt: nalta tehnologie (HighTech), industria, lumea lucrului (Work World), precum i toate formele de cultur n societate. Societatea informatic este o parte a societii informaionale care folosete progresele tehnicii de calcul n toate domeniile de activitate economicosocial. Societatea bazat pe cunotine (Knowledge-Based Society) este o parte a societii informatice care utilizeaz IT&C preponderent pentru prelucrarea datelor i informaiilor sub form de cunotine. Considernd un nivel superior (pe modelul de dezvoltare n spiral al societii umane), cel mai cuprinztor concept este cel de societate a cunoaterii (Knowledge Society). Societatea cunoaterii este fundamentat pe acumularea i utilizarea de date sub form de informaii i cunotine la nivel social. Dup acad. Mihai Drgnescu, societatea cunoaterii reprezint mai mult dect societatea informaional i dect societatea informatic, nglobndu-le de fapt pe acestea. Societatea cunoaterii folosete elemente (pieces) ale cunoaterii. Societatea informaional are la baz sistemele informaionale, societatea informatic - sistemele informatice, iar societatea bazat pe cunotine se fundamenteaz pe sistemele bazate pe cunotine (Knowledge-Based Systems). Sintagma folosit de Romano Prodi, este de economie bazat pe cunotine (Knowledge-Based Economy, KBE); aceast KBE reprezint cea mai rafinat parte a noii economii (New Economy), prin noua economie nelegnd economia specific societii informaionale - societii cunoaterii (SI - SC). n Dicionarul explicativ al limbii romne, sistemul este definit ca fiind un ansamblu de elemente dependente (componente, principii, reguli, relaii etc.) care formeaz un ntreg organizat, pe baza unui plan prestabilit, cu scopul realizrii unui anumit obiectiv. Sistemul informaional reprezint acel sistem de prelucrare a informaiilor, mpreun cu resursele organizaionale asociate, cum sunt resursele umane, tehnice i financiare ce furnizeaz i distribuie informaia. Ierarhia informaional a SI-SC este prezentat n figura 3.1. Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional ce realizeaz prelucrarea datelor i informaiilor folosind un sistem

31

de calcul; este un ansamblu de echipamente i programe pe calculator (software) care asigur prelucrarea datelor. Sistemul bazat pe cunotine este o parte a sistemului informatic care proceseaz cunotine ntr-o cantitate determinant i semnificativ. Dup acad. Mihai Drgnescu, cunotina este informaie cu neles i informaie care acioneaz. Cunotina semnific ceea ce este cunoscut. La modul general, datele sunt reprezentate convenional prin numere, mrimi, relaii etc. i sunt folosite la rezolvarea problemelor sau sunt obinute printr-o activitate de cercetare. Informaia reprezint elementele de noutate despre un fenomen, proces etc. Noutatea caracteristic noiunii de informaie este perceput de utilizator numai n momentul intrrii n contact cu aceast informaie. Ca urmare, din punct de vedere informatic, datele sunt informaii sau cunotine reprezentate simbolic i nregistrate n vederea gestionrii (evidenei) i/sau prelucrrii. Rezultatul prelucrrii este tot o dat, care, prin interpretare, se transform iniial n informaie i apoi (nu ntotdeauna) n cunotin. Caracterul de dat, informaie sau cunotin este relativ (adic se schimb n funcie de contextul ce definete nsuirea de noutate pentru informaie i de neles i utilitate prin aciune pentru cunotin). Delimitarea ntre cele trei concepte nrudite - informaii, cunotine i date - este fundamental pentru clarificrile conceptuale ale SI-SC. Sistemele de calcul electronic (calculatoarele electronice) au prelucrat, nc de la apariia lor, date care, uneori s-au prezentat sub form de informaii, alteori sub form de cunotine. Se apreciaz1 c n ultimii 20 de ani preocuprile privind mbuntirea fluxului de informaii n derularea afacerilor, au determinat generalizarea utilizrii conceptului de informaie. La acest lucru au contribuit, n principal, evoluiile tehnologice care au fcut posibil nregistrarea masiv a informaiilor n baze de date, folosind sistemele de calcul, trecndu-se astfel direct de la conceptul de informaie la conceptul de dat i reciproc, prin obinerea de noi informaii prin interpretarea datelor nregistrate i prelucrate prin utilizarea sistemelor de calcul. n anul 1995 lucrarea The Knowledge-Creating Company, conceput de Ikujoro Nonaka i Hirotaka Takeuchi, a dus la fundamentarea delimitrii celor trei noiuni (dat, informaie i cunotin). n concepia celor doi autori, cunoaterea semnific credin i implicare (beliefs and commitment), generate de experienele obinute pe baza informaiilor oferite de societate. Centrul de studierea limbii i informaiei de la Stanford University, apreciaz c informaia reprezint o substan cu o anumit structur care poate fi produs, stocat, aflat n proprietatea fie a unei persoane, fie a unui grup de persoane i transmis de la persoan la persoan sau de la grup la grup". Ca substan, informaia prezint o anumit stabilitate i exist n contiina colectiv a unei societi. Valoarea informaiei const n potenialul acesteia de a fi transformat n cunoatere, prin interpretarea la nivel de individ sau grup de indivizi. Atunci cnd o persoan interpreteaz informaia n aa fel nct s o poat utiliza, informaia se transform n cunoatere.

32

SOCIETATEA CUNOATERII SISTEME INFORMATICE SOCIETATEA INFORMAIONAL

SOCIETATEA INFORMATIC

SOCIETATEA BAZAT PE CUNOTINE

SISTEME INFORMAIONALE

SISTEME BAZATE PE CUNOTINE

Figura 3.1. Ierarhia informaional a societii informaionale-societii cunoaterii Cunoaterea reprezint un amestec dinamic de experiene sociale, valori spirituale i informaii contextuale, precum i experien personal profesionalizat ce formeaz cadrul de evaluare i ncorporare de noi experiene i informaii. Cunoaterea i are nceputurile i se folosete n mintea cunosctorilor. n organizaii, cunoaterea este materializat adesea nu numai prin datele din documente sau arhive, ci i n cutumele, rutina, procesele, practicile i normele organizaionale. Acumularea de informaii i cunotine conduce, la nivel social, la cunoatere (n vederea gestionrii, prelucrrii i utilizrii). Cunoaterea reprezint informaie tezaurizat n experiena unui individ sau a unei colectiviti. Ceea ce are mai valoros experiena uman este depozitat, n acelai timp, sub form de date pe diferitele mijloace de stocare care, interpretate, genereaz noi informaii care mbogesc cunoaterea ca proces social. Cunoaterea nu reprezint o creaie original, ci este procesul de descoperire treptat a complexitii universului real reprezentat de realitatea nconjurtoare, natural i social, i de reconfigurare, re-relaionare continu a componentelor acesteia descoperite anterior cu informaii nou primite, n ncercarea de a se ajunge la cunoaterea ntregului pe care l reprezint realitatea aceasta att de complex. Produsele anterioare ale cunoaterii devin elemente componente ale unei cunoateri din ce n ce mai vaste. Oceanul" informaional actual necesit nu numai eforturi de stocare a datelor, informaiilor i cunotinelor, dar mai cu seam de selecie, la momentul oportun a celor mai relevante i utile dintre acestea. Aceasta este, de fapt, sarcina prioritar a sistemelor i tehnologiilor moderne aferente SI-SC. Statele Unite au trecut de la societatea industrial la societatea informaional n anii '50 cnd numrul angajailor n prelucrarea informaiei a

33

depit numrul celor din sectorul industrial. n viitor, acetia vor depi numrul angajailor n toate cele trei sectoare luate mpreun: agricultur, industrie i servicii. Aa cum s-a artat, societatea cunoaterii reprezint mai mult dect societatea informaional i dect societatea informatic, nglobndu-le de fapt pe acestea. Cunoaterea este informaie cu neles i informaie care acioneaz. De aceea societatea cunoaterii nu este posibil dect inclus n societatea informaional i nu poate fi separat de aceasta (figura 3.1). n acelai timp, ea este mai mult dect societatea informaional prin rolul major care revine informaiei-cunoatere n societate. Cel mai bun neles al societii cunoaterii este probabil acela de societate informaional i a cunoaterii. Este interesant de precizat c odat cu apariia tehnologiei politice se contureaz un domeniu nou care studiaz consecinele sociale ale noilor tehnologii informaionale (informatice i de comunicaii) i examineaz tehnologiile posibile sau de dorit a se realiza, pentru a ajuta societatea actual s evolueze spre o faz superioar. n acelai timp, tehnologia politic are menirea s cerceteze consecinele noilor tehnologii microelectronice, informatice i cibernetice asupra psihologiei omului i de aici asupra societii, mutaiile care se produc i se vor produce n structura forei de munc, n utilizarea timpului oamenilor n producie i n viaa lor particular. Tehnologia politic poate recomanda adaptarea din timp a societii la noile procese informaionale. Tehnologia politic poate formula cerine fa de tehnologie i chiar fa de tiin, pentru a satisface, n perspectiv, nevoile societii, stabilind o serie de funciuni sociale pe care sistemele tehnice urmeaz s le ndeplineasc, cercetnd modul n care aceste funciuni pot fi realizate. De aceea ea se adreseaz i oamenilor de tiin i creatorilor de tehnologie i sisteme tehnice. Aadar, tehnologia politic cuprinde dou mari aspecte, unul care se adreseaz modului de conducere a societii, iar altul modului de inovare. Societatea cunoaterii are n vedere: extinderea i aprofundarea cunoaterii tiinifice i a adevrului despre existen; utilizarea i managementul cunoaterii existente sub forma cunoaterii tehnologice i organizaionale; producerea de cunoatere tehnologic nou prin inovare; diseminarea fr precedent a cunoaterii ctre ntreaga societate prin mijloace noi, folosind cu prioritate Internetul i cartea electronic; utilizarea metodelor de nvare prin procedee electronice (e-learning). n societatea cunoaterii se formeaz o nou economie, (New Economy sau e-economy) care cuprinde i economia Internet sub forma afacerilor electronice (e-business). De aceea, economia nou este economia societii informaionale i a cunoaterii. Societatea cunoaterii reprezint o nou economie n care procesul de inovare (capacitatea de a asimila i converti cunoaterea nou pentru a crea noi servicii i produse) devine determinant. Inovarea, n societatea cunoaterii, urmrete mbuntirea productivitii concomitent cu prezervarea mediului natural. Conferina de la Rio a consacrat conceptul de dezvoltare durabil care include i dezvoltarea SI-SC. Societatea cunoaterii este fundamental necesar pentru a se asigura o societate durabil din punct de vedere ecologic, deoarece fr cunoatere tiinific, cunoatere tehnologic i gestionarea atent a mediului nu se vor putea produce acele bunuri, organizri i transformri tehnologice (poate chiar biologice) i economice necesare pentru a salva omenirea de la dezastru n secolul XXI.

34

Richard Boulton caracterizeaz diferena dintre vechea i noua economie astfel: n prima conteaz bunurile tangibile, n a doua, activele intangibile care creeaz valoare. Intangibilul este nematerial, greu de descris i mai ales de cuantificat i msurat. Activul (bunul) intangibil are valoare i creeaz valoare. Societatea cunoaterii, prin ambele componente, informaional i durabilitate, are caracter global i este un factor al globalizrii. Acad. Mihai Drgnescu apreciaz, de asemenea, c societatea cunoaterii va reprezenta i o etap nou n cultur, pe primul plan va trece cultura cunoaterii, care implic toate formele de cunoatere, inclusiv cunoaterea artistic, literar etc. Astfel se va pregti terenul pentru ceea ce poate fi denumit societatea contiinei, a adevrului, moralitii i spiritului. Au fost definite dou clase mari de vectori ai societii cunoaterii: vectori tehnologici i vectori funcionali. Un vector al societii cunoaterii reprezint un instrument care transform societatea informaional ntr-o societate a cunoaterii. Pentru a intra n societatea cunoaterii este necesar declanarea unui numr minim de vectori de tipul precizat. Din categoria vectorilor tehnologici ai societii cunoaterii, se menioneaz: Internet dezvoltat; tehnologia crii electronice (e-book); ageni inteligeni, ce reprezint sisteme expert (din domeniul inteligenei artificiale), utilizai, de exemplu, pentru mineritul datelor (data mining) i chiar pentru descoperiri formale de natura cunoaterii (knowledge discovery); mediu externinteligent pentru activitatea i viaa omului; nanoelectronica. Din categoria vectorilor funcionali ai societii cunoaterii, se amintesc: managementul utilizrii morale a cunoaterii la nivel global; managementul cunoaterii organizaionale; sistemul de sntate, de educaie fizic i sport, la nivel social i individual; aprofundarea cunoaterii despre existen; implementarea unui sistem de nvmnt bazat pe metodele societii informaionale i a cunoaterii (e-learning); protejarea mediului nconjurtor i asigurarea societii durabile; generarea de cunoatere nou tehnologic; dezvoltarea unei culturi a cunoaterii i inovrii etc. 3.3. Rolul Internetului n societatea informaional - societatea cunoaterii Evoluia societilor moderne, precum i ritmul schimbrilor sunt determinate de tehnologie. Se apreciaz5 c n secolul XX, cel mai mare eveniment tehnologic i social n acelai timp a fost apariia Internetului. n domeniul tehnologiilor informaiei i comunicaiilor (Information Technology and Communication IT&C), mari evenimente tehnologice cu importante consecine sociale au fost descoperirea tranzistorului, a circuitului integrat i a calculatorului electronic. Internetul nu reprezint numai un fenomen tehnologic, ci i unul social, prin participarea utilizatorilor, din ce n ce mai numeroi, la structurarea i evoluia lui actual.

35

Odat inserat n societate, Internetul are un impact deosebit. Cel mai important dintre acestea este procesul de globalizare. Acad. Mihai Drgnescu apreciaz c, n esen, societatea informaional este societatea care se bazeaz pe Internet. De asemenea, globalizarea este o consecin, cu prioritate a Internetului. Atunci se poate spune c globalizarea este un fenomen specific societii informaionale. n ceea ce privete progresul de ansamblu al tehnologiilor de reele de calculatoare i de comunicaii pentru prelucrarea i transmiterea datelor pe canalele de comunicaii, se detaeaz cteva repere importante ale evoluiei istorice: comutarea pachetelor de date (data switching) ce a fost inventat, independent i simultan, de Paul Baran (Rand Corporation) n SUA i Donald Davies (National Physical Laboratory-NPL) n Anglia, n anii 1964-1965. Donald Davies a introdus termenul de 'packet switching' pentru tehnologia divizrii unui mesaj n pachete de date de lungime standard transmise printr-o reea de calculatoare electronice, fiecare pachet purtnd la nceputul lui datele de serviciu necesare pentru a ajunge la destinaie i a fi ncadrat n ordinea necesar mesajului ntreg; apariia ARPANET-ului, ca precursoare a Internetului, ca prima reea important bazat pe comutarea de pachete ce a fost realizat de ARPA (AdvancedResearch Projects Agency) din cadrul Departamentul Aprrii al SUA. Activitile ARPANET, ncepute n anii 1967-1968, au dus n 1969 la instalarea a patru noduri iar n anii imediat urmtori au fost dezvoltate serviciile telnet (telecommunications network) i sistemul ftp pentru transferul de fiiere. n anul 1972, proiectul original ARPANET avea deja 15 noduri; pota electronic (e-mail), a fost introdus, n anul 1972, n sistemul ARPANET; constituirea Internetului ca sistem de reele interconectate (reea de reele), ncepnd cu anul 1990, avnd ca principali realizatori pe Robert Kahn i Vinton Cerf. Astzi s-a ajuns n situaia ca nimeni s nu poat pretinde c deine o autoritate total asupra Internetului, nici chiar sectorul privat. Internetul reprezint astfel o resurs universal i o pia internaional; dezvoltarea tehnologiei World Wide Web, ca aplicaie a Internetului, dar cu rol determinant n dezvoltarea actual a acestei reele globale. 3.4. Baza progresului resurselor informaionale ale organizaiei economice Se poate afirma c elementele din sectorul informaional a cror evoluie afecteaz astzi societatea i afacerile, n ansamblul lor i progresul resurselor informaionale ale organizaiei economice, n particular, sunt: sporirea cunotinelor n domeniul informaticii ale managerilor i ale unui numr din ce n ce mai mare al angajailor; dezvoltarea telecomunicaiilor prin fibre optice, satelii, reele de calculatoare i de comunicaii globale i baze de date; dezvoltarea i proliferarea calculatoarelor personale (PC-urilor); managerul i angajatul dispun de calculatoare personale la birou i acas, conectate la un calculator central, la o baz de date sau la alte calculatoare personale; calculatoarele sunt percepute i utilizate ca gnditori analitici (analog funciei ndeplinite de emisfera stng a creierului uman);

36

 crearea unui front comun mpotriva infraciunilor n domeniul calculatoarelor (mpotriva criminalitii informatice); folosirea dispozitivelor cu laseri pentru scrierea i citirea informaiei de pe disc; comunicarea om-calculator prin voce; evoluia tehnologiilor n domeniul fabricrii microcipurilor electronice care a dus la micorarea consumului energetic. Aceste elemente de progres sunt n concordan cu vectorii societii cunoaterii care au fost prezentai n paragraful 3.3. 3.5. Sisteme de management informaional Pe msur ce cantitatea de informaie pus la dispoziia managerilor organizaionali crete, fluxul informaional trebuie s devin mult mai selectiv. Sistemele informatice moderne furnizeaz managerilor att informaii despre mediul socio-economic n care lucreaz organizaia, ct i informaii i cunotine generate intern n organizaie. Aa cum s-a artat mai sus, sistemul reprezint un grup de elemente care funcioneaz mpreun pentru a realiza anumite obiective comune. Era sistemelor a nceput n timpul celui de-al doilea rzboi mondial. Producerea de sute de mii de avioane anual de ctre o economie care mai nainte realiza numai cteva sute a fost o adevrat revoluie n management. Dezvoltarea sistemelor tehnice mari i complexe a fost posibil prin efortul conjugat al oamenilor de tiin i laboratoarelor din ntreaga lume. n ultimele decade ale secolului XX au aprut sistemele globale ca Banca Mondial i corporaiile multinaionale. Aceste sisteme necesit imense fluxuri informaionale care trebuie susinute de o infrastructur adecvat. Aplicnd teoria sistemelor, orice organizaie economic (firm, ntreprindere, banc etc) este un sistem format din mai multe subsisteme care acioneaz, mpreun, pentru realizarea produselor sau serviciilor specifice domeniului su de activitate: producie: bunuri de larg consum, maini i utilaje etc. servicii: telecomunicaii, transporturi, asisten medical, reparaii etc. comer: en gros, en detail, ambulant etc. financiar-contabil etc. Definit ca sistem economic, orice organizaie economic cuprinde, generic, trei subsisteme interconectate (figura 3.2): 1. subsistemul productiv, condus, operaional sau operativ, care realizeaz funcia organismului economic (producie sau prestri servicii) - este factorul de execuie; 2. subsistemul informaional care asigur: comunicarea ntre celelalte dou subsisteme ale organizaiei economice; legtura organizaiei economice cu mediul exterior acestuia (economic, financiar-bancar). 3. subsistemul de management sau decizional care controleaz i conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informaional. Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. Pot exista: fluxuri informaionale externe (totalitatea informaiilor provenite din exteriorul organizaiei economice, la orice nivel ierarhic);

37

 fluxuri informaionale interne (totalitatea informaiilor vehiculate n interiorul organizaiei economice). Aceste fluxuri informaionale interne, la rndul lor, pot fi: - descendente (totalitatea informaiilor transmise de la nivelul ierarhic superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotrri, dispoziii); - ascendente (totalitatea informaiilor transmise de la nivelul ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dri de seam, rapoarte, situaii de sintez, reclamaii de la clieni); - orizontale (totalitatea informaiilor transmise ntre uniti organizaionale situate pe acelai nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaionale de cooperare); - oblice (totalitatea informaiilor transmise ntre uniti organizaionale situate pe nivele ierarhice diferite). ntre mai multe tipuri de fluxuri informaionale pot exista circuite informaionale. Dac se consider i celelalte resurse ale organizaiei economice (materiale, financiare i umane), se definesc fluxurile materiale, financiare i umane, astfel: fluxul material: totalitatea materiilor prime i materialelor consumabile necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. fluxul financiar: totalitatea resurselor financiare (bneti) necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. flux uman: totalitatea resurselor umane (acionari, angajai, colaboratori) necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. Sistemul informaional are rolul de a sintetiza datele din documentele primare de eviden i control n informaii i de a descompune deciziile n ordine. Informaiile de tip dat, primite de la celelalte componente ale organizaiei economice i din exteriorul acesteia, se prelucreaz la nivelul sistemului informaional. Informaiile rezultate n urma acestor prelucrri fundamenteaz deciziile sistemului decizional. Aceste decizii sunt transmise sistemului informaional, care le descompune n ordine, aciuni obligatorii care au loc la nivelul sistemului operativ i care genereaz datele ce se consemneaz n documente primare, ntocmite la faa locului. Acestea se transmit ctre sistemul informaional care le prelucreaz mpreun cu altele i le transmite la nivelul superior etc. Sistemul informatic, aa cum s-a artat deja, este partea automatizat a sistemului informaional. Sistemul informatic are funcia de prelucrare automat a datelor pentru obinerea informaiilor necesare procesului de conducere sau de informare. Sistemul informatic este deci inclus n sistemul informaional al organizaiei economice, pentru c la nivelul acestuia se vehiculeaz att informaii gestionate, prelucrate i distribuite folosind sistemul de calcul, ct i alte tipuri de informaii care sunt procesate manual sau mental (de exemplu, cele extrase din documentele de arhiv neelectronic). Creterea exponenial a volumului de informaii nregistrate n baze de date pentru a fi gestionate, prelucrate i distribuite folosind sistemul de calcul, a determinat generalizarea utilizrii conceptului de sistem informatic, n detrimentul celui de sistem informaional.

38

FLUX INFORMAIONAL OBLIC

SUBSISTEMUL DECIZIONAL

SUBSISTEMUL INFORMAIONAL FLUX INFORMAIONAL DESCENDENT (hotrri, dispoziii)

CIRCUIT INFORMAIONAL

FLUX INFORMAIONAL ASCENDENT (rapoatre, dri de seam)

FLUX INFORMAIONAL ORIZONTAL

SISTEMUL OPERAIONAL (DE EXECUIE)

Figura 3.2. Subsistemele componente ale organizaiei economice Sistemul informatic care monitorizeaz i recupereaz datele din mediul socio-economic, culege datele din tranzaciile i operaiile organizaiei, filtreaz, organizeaz i selecteaz datele i le prezint ca informaii managerilor i furnizeaz mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaia n forma dorit se numete sistem informatic de management, MIS (Management Information System) i face parte din categoria sistemelor informatice de management informaional, IMS (Information Management Systems). Fenomenul de globalizare a determinat creterea competiiei n toate sferele activitii economic-sociale. Concurena deschis ntre companii determin noi raporturi informaionale ntre competitori. Information is power informaia reprezint putere consacr rolul determinant al acesteia n obinerea succesului n afaceri (Al treilea val" al lui A. Toffler). Pentru a vedea locul i rolul sistemelor informatice de management informaional ale unei organizaii economice informatizate, se pornete de la schema organizaional structurat pe niveluri de management i pe domenii de gestiune (funciuni) ale organizaiei (figura 3.3). n figura 3.3. este prezentat o modalitate de descriere a tipurilor de sisteme informatice care se ntlnesc ntr-o organizaie economic. Organizaia economic este mprit pe mai multe nivele: strategic, management de nivel mediu, al lucrtorilor cu date, informaii i cunotine i operaional care apoi sunt divizate n domenii funcionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiarcontabil i resurse umane. Sistemele de nivel operaional (de exploatare) sprijin managementul operaional prin gestionarea activitilor elementare i a tranzaciilor n organizaia economic cum ar fi: vnzri, achiziii, depozite cash, acordare i obinere credite, materii prime i materiale, toate acestea specifice unei organizaii economice. Rolul acestor sisteme este de a rspunde la ntrebri de rutin i de a ine evidena fluxurilor tranzacionale prin organizaie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel

39

care ine evidena numrului de ore lucrate zilnic de ctre angajaii unei firme de producie. Sistemele destinate lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sunt realizate pentru a sprijini organizaia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub form de informaii sau cunotine. Aceste sisteme sub forma staiilor de lucru i a sistemelor de birotic (OAS) conin aplicaiile informatice cu cel mai mare ritm de dezvoltare. Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu i activitile de monitorizare, control, luarea deciziei i administrative ale organizaiei. Sistemele de nivel strategic sprijin managerii generali n rezolvarea problemelor strategice i prefigurarea tendinelor pe termen lung att n cadrul organizaiei ct i al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigur adaptarea capacitilor reale prezente ale organizaiei cu schimbrile din mediul exterior. Sistemele informaionale/informatice pot fi difereniate dup funciuni, constituind obiectul subsistemelor dedicate din compunerea sistemului informatic integrat (global) i care corespund cu principalele domenii de gestiune ale organizaiei (producie-servicii, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil i resurse umane). Manager general Management strategic Management de nivel mediu Lucrtori cu date, informaii i cunotine ESS

DSS, MIS

OAS, KWS

Management operaional (de exploatare) Comercial Marketing Producie Servicii CercetareDezvoltare FinanciarContabil Resurse umane

TPS

Figura 3.3. Tipuri de sisteme informaionale/informatice O organizaie economic eficient dispune de sisteme de nivel strategic, de management de nivel mediu, al lucrtorilor cu date, informaii i cunotine i operaional pentru fiecare domeniu de gestiune (funcional). Spre exemplu, ntr-o organizaie economic de servicii, furnizarea de servicii are corespondent la nivel operaional o component pentru a nregistra serviciile i a prelua comenzile. Un

40

sistem la nivel de cunotine realizeaz site-ul Web de prezentare a serviciilor furnizate de organizaie, iar un sistem informatic pentru managementul de nivel mediu monitorizeaz caracteristicile lunare ale serviciilor asigurate de organizaia economic n diferite zone i prezint rapoarte despre entitile unde aceste servicii au depit nivelul prestabilit sau au sczut sub acest nivel. Sistemul informatic destinat nivelului de management strategic asigur previziunea evoluiei organizaiei i evalueaz tendinele pe nivel mediu i lung ale mediului specific n care se integreaz organizaia respectiv. n figura 3.3 se prezint categoriile specifice de sisteme informaionale/informatice corespunztoare fiecrui nivel de management organizaional: - la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems); - pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) i sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems); la nivelul lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sistemul informatic de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work System) i sistemul informatic de automatizare a lucrrilor de birou, numit i sistem informatic de birotic, OAS (Office Automation System); la nivelul managementului operaional (de exploatare) sisteme informatice de prelucrare a tranzaciilor, TPS (Transaction Proccessing Systems). Sistemele informatice de management, MIS deservesc nivelul de management mediu al organizaiei economice, furniznd managerilor rapoarte, acces online la rezultate i nregistrri mai vechi. MIS deservesc i nivelul managementului strategic susinnd funciile de planificare, control i luare a deciziilor prin rezumate de rutin i rapoarte n situaii deosebite. De regul, MIS sunt la dispoziia managerilor care sunt interesai de rezultatele sptmnale, lunare sau anuale obinute n organizaia economic. n dezvoltarea MIS, trei elemente au fost determinante: introducerea sistemelor de calcul electronic, teoria managementului i dezvoltarea teoriei contabilitii. Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, mbin datele i modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate i nestructurate. Dei DSS utilizeaz, n cea mai mare parte, date i informaii provenite de la TPS i MIS, de multe ori recepioneaz date i informaii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de pia ale anumitor produse sau servicii. Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic i sunt destinate pentru asistarea lurii deciziilor nestructurate prin elemente de mare sintez, prezentri grafice i comunicaii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adreseaz deciziilor nestructurate i, mai mult, creeaz mediul general de lucru i de comunicare, adresndu-se mai puin aplicaiilor specifice, de detaliu, necesare organizaiei economice. Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a ncorpora, n principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe pia, dar primesc i date interne de la MIS i DSS. ESS filtreaz, comprim i urmresc datele critice, punnd accentul pe micorarea timpului de execuie a activitilor i pe reducerea efortului necesar pentru obinerea informaiei utile i relevante pentru ntregul management organizaional. Interconectarea sistemelor informatice organizaionale este prezentat n figura 3.4.

41

Se observ meninerea ierarhiei organizaionale i poziionarea relevant pentru fiecare rol ndeplinit n ansamblul sistemului informatic integrat. O sintez a caracteristicilor acestor sisteme informatice este prezentat, dup Laudon, n tabelul 3.1. Sistemul informatic ESS Tabelul 3.1. Caracteristicile sistemelor informatice organizaionale Intrri Procesare Ieiri Utilizator i Date agregate (interne, externe) MIS Date despre tranzacii, modele simple Grafic, prelucrri interactive, simulri Modele simplificate, analize pariale, prelucrri repetitive DSS Modele analitice, date de la MIS, KWS i TPS KWS Baze de cunotine, specificaii pentru proiectare OAS Documente, date primare sub toate formatele electronice TPS Date primare referitoare la tranzacii Sortri, listri, actualizri, fuziuni Documente, planificri, comunicaii Documente, planuri, coresponden electronic Rapoarte, liste, rezumate, sinteze n ultima perioad n organizaiile mai avansate au loc urmtoarele schimbri: Personal de operare Funcion ar Modelare i simulare Modele de analiz Rapoarte, analize decizionale, interogri Modele de toate tipurile, proiecte Profesion iti, tehnicieni Factorii de decizie Rapoarte, situaii de sintez Manageri i de nivel mediu Analize, interogri, proiecii Manageri i de nivel strategic

42

1. managementul devine orientat spre sistem i folosete tehnici din ce n ce mai complicate; 3. informaia este planificat i pus la dispoziia managerilor dup nevoi. Un sistem informaional asigur legtura dintre planificarea i controlul efectuate de manageri cu sistemul operaional de implementare. Implementarea acestuia se realizeaz sub form de sisteme informatice integrate (globale, totale) ce reunesc tehnologiile de procesare online a tranzaciilor, OLTP cu tehnologiile de prelucrare analitic online, OLAP. n organizaiile mari, implementarea sistemelor informatice integrate se realizeaz sub forma sistemelor informatice totale (abordarea Kampas) ce au ca specific cinci niveluri ale legturii funcionale ce le asigur o prim caracteristic de sisteme inteligente (figura 3.5). SISTEME DE SPRIJIN AL EXECUTIVULUI (EES)

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT (MIS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU ASISTAREA DECIZIEI (DSS)

SISTEME DE LUCRU CU CUNOTINE (KWS)

SISTEME INFORMATICE DE BIROTIC (OAS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU PROCESAREA TRANZACIILOR (TPS) Figura 3.4. Modul de interconectare a sistemelor informatice ale organizaiei economice 3.6. Tendine globale care redefinesc informaionale/informatice n management i afaceri rolul sistemelor

Abordarea sistemelor informaionale/sistemelor informatice ale organizaiilor economice trebuie s in seama de cele trei tendine importante care redefinesc rolul acestora n management i afaceri: 1. Internetul i alte reele de comunicaii globale leag participanii cheie: vnztori, productori, distribuitori i clieni. Sunt realizate, n timp real, organizaii globale care s includ ntreprinderi, birouri, distribuitori i clieni. 2. Globalizarea pieii pune ntr-o alt lumin proiectarea organizaiei economice i managementul. 3. Transformarea SUA i a altor ri industrializate n societi informaionale (economii informaionale) accentueaz importana productivitii angajailor educai, micorarea ciclului de via i a cunotinelor i informaiei ca surse de avantaj competiional. Schimbrile produse de cele trei tendine n mediul de afaceri sunt: 1. Globalizarea - adic apariia economiei globale, caracterizate de: - managementul i controlul ntr-o competiie i o pia global; - competiia pe o pia mondial;

43

- grupuri de lucru globale - rspndite pe ntregul glob; - sisteme de livrare globale. Sistemele informaionale/informatice asigur comunicarea partenerilor n diferite medii naionale i internaionale. 2. Transformrile n economiile industriale sunt puse n eviden de: - economii bazate pe cunotine; - productivitate mrit; - noi produse i servicii; - considerarea cunotinelor drept cel mai important bun strategic i productiv; - competiia bazat pe timp; - micorarea ciclului de via al produselor i serviciilor asigurate; - baza de cunotine a angajailor limitat. Se apreciaz c, n prezent, n statele dezvoltate ale lumii aproximativ 75% din produsul naional brut provine din activiti de informaii i cunotine care ocup 70% din fora de munc. FUNCII DE ORDIN SUPERIOR

NIVEL 5: INTELIGEN: (nvare, creativitate, raionament artificial, infereniere) NIVEL 4: APLICAIE I CONINUT ( (date, informaii i cunotine, medii de prezentare) NIVEL 3: INFRASTRUCTUR (structur intern, interfee cu utilizatorul, , interfee externe cu alte sisteme)

NIVEL 2: PROCESARE (numeric, logic, simbolic) NIVEL 1: FIZIC (echipamente, alte materiale, utiliti) i STOCARE (memorii)

FUNCII DE ORDIN INFERIOR Figura 3.5. Nivelurile legturii funcionale specifice sistemelor informatice totale Sistemele informatice sunt necesare pentru a optimiza fluxurile de informaii i cunotine din organizaie i pentru a ajuta managementul s maximizeze resursele de cunotine ale firmei. 3. Transformarea organizaiilor, n general, i a organizaiilor economice, n special, este apreciat prin aria de ntindere, gradul de descentralizare i de

44

flexibilitate, independena fa de locaie, costuri de coordonare i tranzacionare mici, frecventa delegare de autoritate, munca de colaborare i de echip. Organizaia tradiional a fost i nc exist ca o structur ierarhic centralizat pe specialiti care se bazeaz pe un set de proceduri standard pentru a desface produse sau de a asigura servicii. Noul tip de organizaie economic este o structur ntins descentralizat, flexibil i condus de manageri care se bazeaz pe informaia de moment pentru a furniza produse i a asigura servicii realizate dup dorinele beneficiarului. Aceast nou direcie, n evoluie acum, este de neconceput fr IT&C. Grupul de management tradiional se baza i nc se bazeaz pe planuri formale, o diviziune rigid a muncii, reguli formale i apelul la loialitate pentru a asigura funcionarea corect a organizaiei economice. Managerul de tip nou se bazeaz pe ntlniri sau angajamente informale i echipe pentru a stabili obiective (fa de planificarea formal), o component flexibil a echipelor i indivizilor care lucreaz, coordonarea angajailor orientat spre client i apelul la profesionalism i cunotine pentru a asigura funcionarea corespunztoare a organizaiei economice . IT&C creeaz schimbri majore n organizaia economic care o fac chiar mai dependent dect n trecut de cunotine, nvare i luarea deciziilor de ctre angajaii individuali. 3.7. Compunerea formal a sistemului informatic al organizaiei economice Organizaia economic care dispune de un sistem informatic are n compunere, din punct de vedere al resurselor umane, n mod formal urmtoarele: un director IT&C al organizaiei economice, numit i CIO (Chief Information Officer); un departament de informatic - unitatea organizatoric formal care este responsabil pentru funcionarea sistemului informatic integrat n organizaia economic; analiti de sistem - prin analiza problemelor de rezolvat prin aplicaiile informatice transform cerinele organizaiei economice n cerine informaionale i de sistem informatic; acetia stabilesc algoritmii de calcul pentru rezolvarea problemelor stabilite; sunt persoane cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de specializare; programatori, adic specialiti care scriu instruciunile programelor de calcul pe baza algoritmilor rezultai din activitile de analiz de sistem (asigur activitatea de programare); analitii-programatori - reprezint specialitii care rezolv att analiza de sistem, ct i programarea; asisteni de analiti-programatori - persoane cu studii medii care cunosc bine utilizarea calculatorului i sprijin pe analitii programatori n rezolvarea problemelor prin introducerea de la tastatur a instruciunilor i n efectuarea unor activiti de rutin cu calculatorul; managerul de proiect (Project Manager, PM) reprezint specialistul responsabil cu planificarea, organizarea, coordonarea i controlul unei aplicaii informatice realizate sub form de proiect n cadrul departamentului de informatic; administrator de reea - reprezint persoana responsabil cu gestionarea reelei de calculatoare din compunerea sistemului informatic integrat al organizaiei economice;

45

 administrator al bazei de date - este persoana care rspunde de gestionarea sistemelor de baze de date din compunerea sistemului informatic integrat; inginerul de sistem - de regul, inginer de calculatoare - rspunde de buna funcionare i exploatare a prii hardware a sistemului informatic integrat. Utilizatorii finali (End Users) reprezint beneficiarii tuturor facilitilor informaionale oferite de sistemul informatic integrat al organizaiei economice. Interaciunile dintre sistemul informatic i membrii organizaiei economice sunt extrem de complexe i aflate ntr-o continu dinamic (figura 3.6). nelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaiei economice se realizeaz uor dac se realizeaz abordarea lor sistemic. Astfel, ntregul reprezentat de sistemele informatice integrate are ca pri sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaiei economice: producie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane. Sistemul informatic dedicat produciei/serviciilor conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: amplasarea optim a utilajelor i instalaiilor de producie, graficul optim de ntreinere i de reparaii pentru utilaje, calculul necesarului de utiliti pentru organizaia economic etc. Sistemul informatic dedicat comercialului conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: marketingul activitilor specifice ale organizaiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea utilitilor sub aspect comercial, gestiunea plilor la furnizori etc. Sistemul informatic dedicat cercetrii-dezvoltrii conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti precum sunt: comunicaiile mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care mbuntesc calitile materialelor folosite n producie etc. Sistemul informatic financiar-contabil are n compunere subsisteme informatice (aplicaii informatice) pentru activiti: contabilitate informatizat, pli, facturi ncasate, costuri specifice, preuri, intercorelarea activitilor financiar-contabile cu activitile celorlalte domenii de gestiune ale organizaiei economice.

Organizaia economic

Factori de influen Mediul Cultura organizaional Structura organizaional Procedurile standard Politica organizaional Managementul deciziilor etc.

IT&C

Figura 3.6. Relaia dintre organizaia economic i sistemul informatic (IT&C)

46

Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: gestiunea resurselor umane, salarii, asigurri etc. Se cunoate faptul c informatica este tiina prelucrrii automate a datelor. Informatica managerial este acea parte a informaticii care prelucreaz automat datele de eviden i control vehiculate n cadrul unei organizaii economice. Ca urmare, esena tuturor sistemelor informatice prezentate mai sus este gestionarea datelor care, interpretate de factorul uman, devin uneori, informaii sau cunotine.

3.8. Gestionarea informaiei Utilizarea tehnicii automate de prelucrare a informaiei urmrete obiective imediate i de perspectiv n vederea optimizrii procesului de comunicare. Ideile bune nu se nasc din nimic, ele sunt pretutindeni. n aceasta er a comunicrii, nimic nu rmne pentru mult timp ascuns. n publicaii profesionale, n documentaii tehnice, n sesiuni de comunicri tiinifice etc. poate fi gsit orice informaie necesar pentru luarea unor decizii. Organizaiile sunt sufocate de abundena informaiei. Secretul depirii acestei situaii este relativ simplu: s tii ceea ce caui i de ce caui, sau altfel spus s nu stochezi n mod pasiv orice informaie care parvine n organizaie. Trebuie raionat de o manier ofensiv. Intr-o organizaie toat lumea trebuie s se simt investit cu o misiune de supraveghere, dar sinteza i decizia trebuie s aparin managerului. Pentru supravegherea concurenei, toate sursele de informaii, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magic, nici mcar bncile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, preul neavnd neaprat o legtur cu pertinena informaiei. Desigur, se pune problema unde poate fi stocat aceast informaie. Multe organizaii au optat pentru o banc intern de date care poate fi mbogit de oricine. Exist riscul de a cdea n mania documentrii, ceea ce face ca supraabundena de informaii stocate s se transforme n inamicul ei, nemaifiind utilizabil. Problema n gestionarea informaiei, este gsirea de soluii pentru documentele care nc vor rmne n uz, deoarece folosirea suportului de hrtie, n toate fazele prin care trebuie s treac un document, devine o activitate din ce n ce mai anevoioas i mai costisitoare. Mai mult, timpul necesar transmiterii informaiei dintr-un loc n altul este un mare inconvenient la care se mai adaug i imposibilitatea realizrii unei formatri a documentelor tradiionale cu faciliti grafice, precum i mixarea imagine-text. Gestiunea informaei presupune urmtoarele funcii: preluarea informaiei n sistem; memorarea i regsirea informaiei; prelucrarea informaiei; tiprirea sau publicarea; controlul i comanda sistemului . 1. Preluarea informaiei n sistem presupune:

47

preluarea informaiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private; preluarea informaiei provenite din reteaua locala de date; introducerea manuala a datelor i textelor sau inregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informaia introdusa n sistem se prelucreaza imediat sau se memoreaza pentru prelucrari ulterioare. 2. Memorarea i regasirea informaiei presupune: memorarea interna pentru informaia n curs de prelucrare; memorarea externa, pentru informaia care se consulta periodic; arhivarea electronica, pentru informaiile istorice sau care se consulta foarte rar. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii de baza pentru aprecierea performantelor unui sistem. Prin procesul de memorare, informaia poate fi prelucrata sau valorificata prin consultare locala ori comunicarea solicitantilor prin intermediul retelelor de comunicatii. 3. Prelucrarea informaiei presupune : crearea i incarcarea bazei informaionale, ce presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaza structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic, precum i incarcarea efectiva a bazei informaionale; actualizarea bazei informaionale, presupune eliminarea informaiilor devenite inutile, introducerea de informaii noi, modificarea celor existente pentru a le pune de acord cu realitatea; tratarea propriu-zisa a informaiei, presupune efectuarea celor mai variate operatii care privesc, fie forma n cazul prelucrarii textelor, documentelor i imaginilor, fie continutul n cazul prelucrarii datelor. consultarea n timp real a informaiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit selectarea i transmiterea informaiei solicitate catre un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipament de comunicatie n retea etc.) Consultarea bazei informaionale nu afecteaza continulul acesteia. punerea n forma a informaiei solicitate la iesire, presupune operatii diferite n raport de natura informaiei solicitate. De exemplu, n cazul prelucrarii datelor au loc operatii pentru obtinerea de rapoarte i situatii complexe care vor fi transferare dispozitivelor de iesire n vederea tiparirii lor, afisarii pe monitor sau comunicarii locale ori la distanta, prin intermediul retelelor de date. 4. Tiparirea i publicarea documentelor. Pentru realizarea cu mult profesionalism a celor doua functii, este necesara infiintarea n cadrul organizaiilor a unor compartimente specializate n publicistica electronica dotate cu minicalculatoare sau calculatoare medii-mari cu software adecvat i suporturi care sa inlesneasca inmagazinarea unor mari cantitati de documente. Managerii s-au convins ca nu numai felul cum arata produsul poate sa influenteze clientela, ci i calitatea prezentarii lor. 5. Controlul i comanda sistemului presupune: dirijarea i reglarea functionarii intregului sistem, alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipament, gestionarea memoriei interne i a bazei de programe, controlul proceselor de preluare, prelucrare i iesire a informaiei etc. Cea mai nou utilizare a PC-urilor la ora actuala este fara indoiala multimedia. PC-urile echipate cu CD-ROM-uri, combina grafica cu sunetul i dau utilizatorului senzatia de ceea ce va fi n viitorul digital - superautostrada informaional - un mixaj de grafica, sunet stereo i video.

48

In acest context, prin aparitia i rspndirea sistemelor multimedia care imbina n mod optim telecomunicatiile, tehnica de calcul i audiovizualul, prelucrarea informaiei capata noi dimensiuni, atat calitative cat i cantitative. Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronica a informaiei numerice s-a imbogatit cu forme noi: texte, documente, grafica, voce, sunet i imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicatii, centrul de greutate al informaiei s-a deplasat de la specialistii n informatica spre utilizatorii de produse informatice. Cantitatea de informaie care inunda universul este aparent incontrolabila. n realitate, cei mai multi nu se pot apara de bombardamentul informaional, i nu-l pot transforma intr-un flux accesibil. Pentru a veni n sprijinul acestora, exista instrumente informatice care faciliteaza procesul comunicare i control a informaiei. TEST DE EVALUARE 1. Pe ce tipuri de sisteme se bazeaz societatea informaional, societatea informmatic i societatea bazat pe cunotine? Rspuns:

Societatea informaional are la baz sistemele informaionale, societatea informatic - sistemele informatice, iar societatea bazat pe cunotine se fundamenteaz pe sistemele bazate pe cunotine (Knowledge-Based Systems).
2. Definii sistemul informaional? Rspuns:

Sistemul informaional reprezint acel sistem de prelucrare a informaiilor, mpreun cu resursele organizaionale asociate, cum sunt resursele umane, tehnice i financiare ce furnizeaz i distribuie informaia.
3. Care este rolul sistemelor de nivel operaional (de exploatare)?

Sistemele de nivel operaional (de exploatare) sprijin managementul operaional prin gestionarea activitilor elementare i a tranzaciilor n organizaia economic cum ar fi: vnzri, achiziii, depozite cash, acordare i obinere credite, materii prime i materiale, toate acestea specifice unei organizaii economice. Rolul acestor sisteme este de a rspunde la ntrebri de rutin i de a ine evidena fluxurilor tranzacionale prin organizaie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel care ine evidena numrului de ore lucrate zilnic de ctre angajaii unei firme de producie.
4. Care este rolul sistemelor destinate lucrtorilor cu date, informaii i cunotine?

Sistemele destinate lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sunt realizate pentru a 49 sprijini organizaia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub form de informaii sau cunotine. Aceste sisteme sub forma staiilor de

5. Care este rolul sistemelor de la nivelul de management mediu?

Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu i activitile de monitorizare, control, luarea deciziei i administrative ale organizaiei.
6. Care este rolul sistemelor de nivel strategic?

Sistemele de nivel strategic sprijin managerii generali n rezolvarea problemelor strategice i prefigurarea tendinelor pe termen lung att n cadrul organizaiei ct i al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigur adaptarea capacitilor reale prezente ale organizaiei cu schimbrile din mediul exterior.
Exerciii Exemplu 1 rezolvat: 1. Organizaiile economice, n concordan cu evoluia mediului socioeconomic, sunt supuse astzi mai multor provocri legate de: a. reorganizrile interne frecvente n pas cu evoluia mediului socioeconomic; b. creterea riscurilor operaionale i a cerinelor directe i conexe mediului procedural; c. integrarea tuturor activitilor de management al relaiilor interumane, inclusiv cu clienii; d. asigurarea eficienei activitilor organizaionale i corelarea acestora cu evoluia mediului de afaceri i cu tendinele omului modern de a utiliza produse i servicii potrivite stilului su de via; e. ctigarea de noi clieni cu ajutorul analizei economico - financiare i de marketing. Rezolvare

Exemplu 2 rezolvat: 2. Definit ca sistem economic, orice organizaie economic cuprinde, generic, trei subsisteme interconectate: a) subsistemul productiv, condus, operaional sau operativ, care realizeaz funcia organismului economic (producie sau prestri servicii) - este factorul de execuie; b) subsistemul informaional care asigur pe de o parte comunicarea ntre celelalte dou subsisteme ale organizaiei economice iar pe de alt parte legtura organizaiei economice cu mediul exterior acestuia (economic, financiar-bancar).

50

c) subsistemul de management sau decizional care controleaz i conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informaional d) subsistemul financiar, care realizeaz gestiuinea activitii financiare e) subsistemul de personal, care realizeaz gestiunea personalului Rezolvare O O

Exemplu 3 rezolvat: 3. Fluxurile informaionale interne reprezint totalitatea informaiilor vehiculate n interiorul organizaiei economice. Fluxurile informaionale interne pot fi: a) descendente (totalitatea informaiilor transmise de la nivelul ierarhic superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotrri, dispoziii); b) ascendente (totalitatea informaiilor transmise de la nivelul ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dri de seam, rapoarte, situaii de sintez, reclamaii de la clieni); c) orizontale (totalitatea informaiilor transmise ntre uniti organizaionale situate pe acelai nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaionale de cooperare); d) oblice (totalitatea informaiilor transmise ntre uniti organizaionale situate pe nivele ierarhice diferite). e) financiare totalitatea resurselor financiare (bneti) necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. Rezolvare O

Exemplu 4 rezolvat: 4. Care sunt tipurile de sisteme informatice care se ntlnesc ntr-o organizaie economic avnd n vedere schema organizaional structurat pe niveluri de management i domeniile de gestiune (funciuni) ale organizaiei ? a) Sistemele de nivel operaional (de exploatare) b) Sistemele destinate lucrtorilor cu date, informaii i cunotine c) Sistemele la nivel de management mediu d) Sistemele de nivel strategic e) Sistemele destinate utilizatorilor finali. Rezolvare O

Exemplu 5 rezolvat: 5. Categoriile specifice de sisteme informaionale/informatice corespunztoare fiecrui nivel de management organizaional sunt: a) la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems). Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic i sunt destinate pentru asistarea lurii deciziilor nestructurate prin elemente de mare sintez, prezentri grafice i comunicaii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adreseaz deciziilor nestructurate i, mai mult, creeaz mediul general de lucru i de comunicare, adresndu-se mai puin aplicaiilor specifice, de detaliu, necesare organizaiei economice.

51

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a ncorpora, n principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe pia, dar primesc i date interne de la MIS i DSS. ESS filtreaz, comprim i urmresc datele critice, punnd accentul pe micorarea timpului de execuie a activitilor i pe reducerea efortului necesar pentru obinerea informaiei utile i relevante pentru ntregul management organizaional. b) pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) i sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems). Sistemele informatice de management, MIS deservesc nivelul de management mediu al organizaiei economice, furniznd managerilor rapoarte, acces online la rezultate i nregistrri mai vechi. MIS deservesc i nivelul managementului strategic susinnd funciile de planificare, control i luare a deciziilor prin rezumate de rutin i rapoarte n situaii deosebite. De regul, MIS sunt la dispoziia managerilor care sunt interesai de rezultatele sptmnale, lunare sau anuale obinute n organizaia economic. Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, mbin datele i modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate i nestructurate. Dei DSS utilizeaz, n cea mai mare parte, date i informaii provenite de la TPS i MIS, de multe ori recepioneaz date i informaii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de pia ale anumitor produse sau servicii. c) la nivelul lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sistemul informatic de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work System) i sistemul informatic de automatizare a lucrrilor de birou, numit i sistem informatic de birotic, OAS (Office Automation System); d) la nivelul managementului operaional (de exploatare) sisteme informatice de prelucrare a tranzaciilor, TPS (Transaction Proccessing Systems). e) financiare totalitatea resurselor financiare (bneti) necesare desfurrii unui anumit proces, unei anumite aciuni sau activiti. Rezolvare O Exemplu 6 rezolvat: 6. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici: - Intrri: Date agregate (interne, externe) - Procesare: Grafic, prelucrri interactive, simulri - Ieiri: Analize, interogri, proiecii - Utilizatori: Managerii de nivel strategic

a) b) c) d) e)

ESS MIS DSS KWS OAS Rezolvare O O O O O Exemplu 7 rezolvat: 7. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici:

52

- Intrri: Date despre tranzacii, modele simple - Procesare: Modele simplificate, analize pariale, prelucrri repetitive - Ieiri: Rapoarte, situaii de sintez - Utilizatori: Managerii de nivel mediu a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O O O Exemplu 8 rezolvat: 8. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici: - Intrri: Modele analitice, date de la MIS, KWS i TPS - Procesare: Modele de analiz - Ieiri: Rapoarte, analize decizionale, interogri - Utilizatori: Factorii de decizie a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O O O Exemplu 9 rezolvat: 9. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici: - Intrri: Baze de cunotine, specificaii pentru proiectare - Procesare: Modelare i simulare - Ieiri: Modele de toate tipurile, proiecte - Utilizatori: Profesioniti, tehnicieni a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O O Exemplu 10 rezolvat: 10. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici: - Intrri: Documente, date primare sub toate formatele electronice

53

- Procesare: Documente, planificri, comunicaii - Ieiri: Documente, planuri, coresponden electronic - Utilizatori: Funcionar a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O O Exemplu 11 rezolvat: 11. Precizati tipul sistemului informatic organizaional crare are urmtoarele caracteristici: - Intrri: Date primare referitoare la tranzacii - Procesare: Sortri, listri, actualizri, fuziuni - Ieiri: Rapoarte, liste, rezumate, sinteze - Utilizatori: Personal de operare a) MIS b) DSS c) KWS d) OAS e) TPS Rezolvare O O O O REZUMATUL TEMEI Orice organizaie economic funcioneaz pe baza celor patru categorii de resurse: umane, materiale, financiare i informaionale. n ultimii ani, ponderea resurselor informaionale n organizaie a crescut considerabil odat cu progresele tehnologiei informaiei i a comunicaiilor (Information Technology and Communications - IT&C), astfel c, n prezent, se poate afirma c aceast categorie de resurse din organizaie a devenit un factor de succes i un vector important n ansamblul direciilor de evoluie specifice societii informaionale societii cunoaterii. Managementul unei organizaii economice, presupune cu necesitate cunoaterea i utilizarea resurselor informaionale ale organizaiei, care, n accepiunea modern, implic gestionarea acestor resurse n cadrul unui sistem informatic integrat (reea organizaional) al organizaiei economice, sistem conceput i folosit din perspectiva afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaionale, managerul are datoria nsuirii conceptelor i principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar i a unor instrumente informatice cu ajutorul crora se poate realiza asistarea procesului managerial i a deciziei manageriale. Societatea informaional are la baz sistemele informaionale, societatea informatic - sistemele informatice, iar societatea bazat pe cunotine se fundamenteaz pe sistemele bazate pe cunotine (Knowledge-Based Systems). Elementele din sectorul informaional a cror evoluie afecteaz astzi societatea i afacerile, n ansamblul lor i progresul resurselor informaionale ale organizaiei economice, n particular, sunt:

54

 sporirea cunotinelor n domeniul informaticii ale managerilor i ale unui numr din ce n ce mai mare al angajailor; dezvoltarea telecomunicaiilor prin fibre optice, satelii, reele de calculatoare i de comunicaii globale i baze de date; dezvoltarea i proliferarea calculatoarelor personale (PC-urilor); managerul i angajatul dispun de calculatoare personale la birou i acas, conectate la un calculator central, la o baz de date sau la alte calculatoare personale; calculatoarele sunt percepute i utilizate ca gnditori analitici; crearea unui front comun mpotriva infraciunilor n domeniul calculatoarelor (mpotriva criminalitii informatice); folosirea dispozitivelor cu laseri pentru scrierea i citirea informaiei de pe disc; comunicarea om-calculator prin voce; evoluia tehnologiilor n domeniul fabricrii microcipurilor electronice. Definit ca sistem economic, orice organizaie economic cuprinde, generic, trei subsisteme interconectate: 1. subsistemul productiv, condus, operaional sau operativ, care realizeaz funcia organismului economic (producie sau prestri servicii) - este factorul de execuie; 2. subsistemul informaional care asigur: comunicarea ntre celelalte dou subsisteme ale organizaiei economice; legtura organizaiei economice cu mediul exterior acestuia (economic, financiar-bancar). 3. subsistemul de management sau decizional care controleaz i conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informaional. Pentru a vedea locul i rolul sistemelor informatice de management informaional ale unei organizaii economice informatizate, se pornete de la schema organizaional structurat pe niveluri de management i pe domenii de gestiune (funciuni) ale organizaiei. Organizaia economic este mprit pe mai multe nivele: strategic, management de nivel mediu, al lucrtorilor cu date, informaii i cunotine i operaional care apoi sunt divizate n domenii funcionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiarcontabil i resurse umane. Sistemele de nivel operaional (de exploatare) sprijin managementul operaional prin gestionarea activitilor elementare i a tranzaciilor n organizaia economic cum ar fi: vnzri, achiziii, depozite cash, acordare i obinere credite, materii prime i materiale, toate acestea specifice unei organizaii economice. Rolul acestor sisteme este de a rspunde la ntrebri de rutin i de a ine evidena fluxurilor tranzacionale prin organizaie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel care ine evidena numrului de ore lucrate zilnic de ctre angajaii unei firme de producie. Sistemele destinate lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sunt realizate pentru a sprijini organizaia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub form de informaii sau cunotine. Aceste sisteme sub forma staiilor de lucru i a sistemelor de birotic (OAS) conin aplicaiile informatice cu cel mai mare ritm de dezvoltare. Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu i activitile de monitorizare, control, luarea deciziei i administrative ale organizaiei.

55

Sistemele de nivel strategic sprijin managerii generali n rezolvarea problemelor strategice i prefigurarea tendinelor pe termen lung att n cadrul organizaiei ct i al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigur adaptarea capacitilor reale prezente ale organizaiei cu schimbrile din mediul exterior. Categoriile specifice de sisteme informaionale/ informatice corespunztoare fiecrui nivel de management organizaional sunt: c) la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems); d) pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) i sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems); la nivelul lucrtorilor cu date, informaii i cunotine sistemul informatic de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work System) i sistemul informatic de automatizare a lucrrilor de birou, numit i sistem informatic de birotic, OAS (Office Automation System); la nivelul managementului operaional (de exploatare) sisteme informatice de prelucrare a tranzaciilor, TPS (Transaction Proccessing Systems). Sistemele informatice de management, MIS deservesc nivelul de management mediu al organizaiei economice, furniznd managerilor rapoarte, acces online la rezultate i nregistrri mai vechi. MIS deservesc i nivelul managementului strategic susinnd funciile de planificare, control i luare a deciziilor prin rezumate de rutin i rapoarte n situaii deosebite. De regul, MIS sunt la dispoziia managerilor care sunt interesai de rezultatele sptmnale, lunare sau anuale obinute n organizaia economic. n dezvoltarea MIS, trei elemente au fost determinante: introducerea sistemelor de calcul electronic, teoria managementului i dezvoltarea teoriei contabilitii. Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, mbin datele i modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate i nestructurate. Dei DSS utilizeaz, n cea mai mare parte, date i informaii provenite de la TPS i MIS, de multe ori recepioneaz date i informaii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de pia ale anumitor produse sau servicii. Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic i sunt destinate pentru asistarea lurii deciziilor nestructurate prin elemente de mare sintez, prezentri grafice i comunicaii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adreseaz deciziilor nestructurate i, mai mult, creeaz mediul general de lucru i de comunicare, adresndu-se mai puin aplicaiilor specifice, de detaliu, necesare organizaiei economice. Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a ncorpora, n principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe pia, dar primesc i date interne de la MIS i DSS. ESS filtreaz, comprim i urmresc datele critice, punnd accentul pe micorarea timpului de execuie a activitilor i pe reducerea efortului necesar pentru obinerea informaiei utile i relevante pentru ntregul management organizaional. nelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaiei economice se realizeaz uor dac se realizeaz abordarea lor sistemic. Astfel, ntregul reprezentat de sistemele informatice integrate are ca pri sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaiei economice: producie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane.

56

Sistemul informatic dedicat produciei/serviciilor conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: amplasarea optim a utilajelor i instalaiilor de producie, graficul optim de ntreinere i de reparaii pentru utilaje, calculul necesarului de utiliti pentru organizaia economic etc. Sistemul informatic dedicat comercialului conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: marketingul activitilor specifice ale organizaiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea utilitilor sub aspect comercial, gestiunea plilor la furnizori etc. Sistemul informatic dedicat cercetrii-dezvoltrii conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti precum sunt: comunicaiile mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care mbuntesc calitile materialelor folosite n producie etc. Sistemul informatic financiar-contabil are n compunere subsisteme informatice (aplicaii informatice) pentru activiti: contabilitate informatizat, pli, facturi ncasate, costuri specifice, preuri, intercorelarea activitilor financiar-contabile cu activitile celorlalte domenii de gestiune ale organizaiei economice. Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conine subsisteme informatice (aplicaii informatice) care deservesc activiti ca: gestiunea resurselor umane, salarii, asigurri etc.

57

TEMA IV SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT Uniti de nvare: locul, rolul i obiectivele sistemelor informatice pentru management n cadrul sistemelor informatice pentru management informaional avantajele i dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru management clasificarea sistemelor informatice pentru management subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru management (subsistemul informatic pentru activitatea de producie, subsistemul informatic contabil) sisteme informatice inteligente pentru management (managementul cunotinelor n organizaie, informaia i sistemul de lucru cu cunotine - KWS) Obiectivele temei: nelegerea locului, rolul i obiectivele sistemelor informatice pentru management n cadrul sistemelor informatice pentru management informaional; cunoaterea avantajelor i dezavantajelor folosirii sistemelor informatice pentru management cunoatera tipologiei sistemelor informatice pentru management; prezentarea subsistemelor componente ale sistemelor informatice pentru management Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandat: 1. Ioan I. Andone .a., Dezvoltarea sistemelor inteligente n economice, Metodologie i studii de caz, Editura Economic, Bucureti, 2001; 2. Tiberiu Coroescu, Sisteme informatice pentru management, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2002; 3. Ioan Andone, Alexandru ugui, Sisteme inteligente n management, contabilitate, finane, bnci i marketing, Editura Economic, Bucureti, 1999.
4. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. - Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucureti, 2001 5. Somnea, D., Calciu, M. - Ghidul managerului pentru noile tehnologii informatice i de comunicaie, Editura LUCMAN, Bucureti, 2002.

4.1. Locul, rolul i obiectivele sistemelor informatice pentru management n cadrul sistemelor informatice pentru management informaional n prezent, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelurile ierarhice i n toate activitile eseniale ale unei organizaii economice, dezvoltrile cele mai semnificative fiind constatate n asistarea deciziilor manageriale att la nivel operaional, tactic sau strategic (de exemplu, identificarea de noi produse, clieni sau furnizori, elaborarea i evaluarea strategiilor de pia i campaniilor de marketing etc.). 57

Sistemul informatic pentru management, MIS (Management Information System) reprezint sistemul informatic care monitorizeaz i recupereaz datele din mediul socio-economic, culege datele din tranzaciile i operaiile organizaiei, filtreaz, organizeaz i selecteaz datele i le prezint ca informaii managerilor. De asemenea, MIS furnizeaz mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaia n forma dorit la momentul oportun. Sistemul informatic pentru management face parte din categoria sistemelor informatice de management informaional, IMS (Information Management Systems). Sistemele informatice pentru management, MIS - deservesc nivelul de management mediu al organizaiei economice, furniznd managerilor rapoarte, acces online la rezultate i nregistrri mai vechi. MIS deservesc i nivelul managementului strategic susinnd funciile de planificare, control i luare a deciziilor prin rezumate de rutin i rapoarte n situaii deosebite. De regul, MIS sunt la dispoziia managerilor care sunt interesai de rezultatele sptmnale, lunare sau anuale obinute n organizaia economic. Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, mbin datele i modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate i nestructurate. Dei DSS utilizeaz, n cea mai mare parte, date i informaii provenite de la TPS i MIS, de multe ori recepioneaz date i informaii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de pia ale anumitor produse sau servicii. Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic i sunt destinate pentru asistarea lurii deciziilor nestructurate prin elemente de mare sintez, prezentri grafice i comunicaii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adreseaz deciziilor nestructurate i, mai mult, creeaz mediul general de lucru i de comunicare, adresndu-se mai puin aplicaiilor specifice, de detaliu, necesare organizaiei economice. Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a ncorpora, n principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe pia, dar primesc i date interne de la MIS i DSS. ESS filtreaz, comprim i urmresc datele critice, punnd accentul pe micorarea timpului de execuie a activitilor i pe reducerea efortului necesar pentru obinerea informaiei utile i relevante pentru ntregul management organizaional. Anumite componente ale sistemului de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work Systems) i ale sistemului de automatizare a lucrrilor de birou, OAS (Office Automation Systems) intr n compunerea sistemelor informatice pentru management. Ca urmare, multe lucrri de specialitate separ o categorie special de sisteme informatice pentru management, i anume, sistemele informatice inteligente pentru management . Sistemele informatice pentru management, MIS (Management Information System) au aprut la nceputul anilor '80 n companiile americane, iar n ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaionale i orientarea spre descentralizare i reorganizare au determinat creterea cererii de date, informaii i cunotine furnizate de MIS i la nivelul managerilor de nivel mediu. Dintre condiiile generale pe care trebuie s le ndeplineasc un MIS se reamintesc aici urmtoarele: uurina n utilizare, cu lucru n timp real, inclusiv cu acces n timp real la bazele de date interne i externe; utilizarea intensiv a afirii n mod grafic;

58

 asigurarea datelor, informaiilor i cunotinelor despre starea curent de fapte i tendinele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaional; reprezentarea datelor, informaiilor i cunotinelor conform cu preferinele managerului ce utilizeaz MIS. n ceea ce privete rolul MIS, acesta este pus n eviden de funciile principale ndeplinite de aceste sisteme informatice: - funcia de prevedere; prin deducerea informaiilor necesare ntr-o situaie dat, presupunnd elaborarea de previziuni funcionale (bilan previzional, buget de venituri i cheltuieli) i dinamice (programe-mix) pe baza analizei i sintezei datelor istorice ale organizaiei economice; - funcia de interpretare; datele i informaiile recepionate din mediul socio-economic real sunt interpretate n raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actual a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare); - funcia de prelucrare - a informaiilor prin aplicaia i/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive i deductive de selecie a unor alternative decizionale, realizarea interfeelor dintre proceduri i aplicaii; - funcia de diagnoz - prin reflectarea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemelor; - funcia de instruire - prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate; - funcia de proiectare - a unor obiective tehnice i tehnologii; - funcia de control - proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor. Actuala generaie de MIS are o utilizare mult mai larg, iar aplicaiile depesc limitele ierarhiei organizaiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staii de lucru dintr-o reea i reunesc informaii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaz avantajele arhitecturii client/server, care asigur accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de ntreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaiile agregate privind situaii economice i financiare a ntreprinderii, sub form grafic etc.). Obiectivele MIS pot fi sistematizate dup cum urmeaz: informarea managerilor cu privire la activitile i procesele economice din ntreprindere, precum i la interaciunea acesteia cu mediul extern; accesul oportun la informaii. Multe din informaiile furnizate de MIS pot fi obinute i prin metode tradiionale (prelucrarea manual sau semimanual) care necesit eforturi mari de resurse i timp pentru a corespunde cerinelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu ntrziere, dar aceste limite sunt nlturate de MIS. urmrirea performanelor organizaiei economice i evidenierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaii de criz. 4.2. Avantajele i dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru management Prin folosirea MIS se obin urmtoarele avantaje: calitii i oportunitii informaiei necesare asigurarea managementului, fr a consuma cantiti imense de hrtie, cu minimum de

59

rapoarte tiprite, concomitent cu asigurarea unei informri complete i continue a top-managementului; MIS sunt croite pe nevoile informaionale ale top-managerilor; MIS ofer rapoarte consolidate, dar i date privind aspecte i probleme concrete, detaliate; asigurarea instrumentelor de analiz online, inclusiv analize asupra tendinelor de evoluie, rapoarte de excepie i de data mining; realizarea informrii pe baza datelor interne, dar i a datelor externe organizaiei economice; uurina n exploatare (se bazeaz pe interfee grafice, exploatate cu ajutorul mouse-ului i a ecranului tactil); asistena de specialitate necesar este minim; informaiile sunt prezentate cu precdere n form grafic. Dintre dezavantajele MIS, se menioneaz: insuficienta cunoatere a posibilitilor MIS de ctre manageri; necesitatea unor instruiri speciale ale personalului implicat de toate categoriile; necesitatea introducerii n sistem i exploatrii unor date de calitate i corecte; necesitatea corelrii metodelor i tehnicilor nglobate n procedurile de prelucrare i reprezentare a datelor din sistem; lipsa de ncredere a unor manageri n MIS. Atunci cnd ntr-o organizaie este implementat un MIS, pot s apar o serie de probleme care duc la o scdere a eficienei activitilor de interes major. Aceste probleme se pot referi la: - lipsa unei implicri corespunztoare a managerilor n proiectarea MIS; - o atenie insuficient acordat posibilitilor oferite de MIS; - un nivel necorespunztor de preocupare acordat aplicaiilor de procesare a datelor la nivelele inferioare ale managementului; - lipsa unor cunotine informatice de profunzime din partea managerilor. - o evaluare greit de ctre informaticieni a cerinelor informaionale ale managerilor i a problemelor specifice ale organizaiei. - lipsa unui sprijin real i convingtor din partea managementului de vrf. n sintez, rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, const n creterea eficienei economice, mrirea potenialului de cretere a afacerii i automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie s fie capabile s automatizeze procesul decizional (n cazul deciziilor programabile), respectiv s asiste managerul n procesul decizional (n cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabil este decizia de aprovizionare cu materii prime i materiale a produciei, din luna urmtoare, la secia a doua a ntreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabil este, de exemplu, alegerea preului de intrare pe pia pentru o marc nou de pantofi. n prima situaie sistemul informatic utilizeaz procedura prestabilit pentru operaiunile de aprovizionare cu materii prime i materiale, iar n al doilea caz sistemul informatic proceseaz datele i informaiile referitoare la vnzrile de pantofi pentru diferite niveluri de pre i genereaz, sub diverse forme grafice, i statistici referitoare la vnzri n cazul preurilor cuprinse ntre anumite limite. n final, n cazul deciziilor programabile, decizia este luat de sistemul informatic, iar n cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie s fie luat de manager. Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor informatice pentru management au determinat transformri profunde n modul de 60

organizare i funcionare al organizaiei economice, dintre care cele mai importante sunt: reducerea numrului de niveluri ierarhice ale organizaiei, adic piramida organizaional a fost aplatisat, iar nivelurile de mijloc ale managementului au fost eliminate. Deciziile corespunztoare acestor niveluri au fost automatizate (pe baza de sisteme, reguli, proceduri etc.), sau au fost transferate nivelului operaional (de execuie) sau nivelului superior de management; apariia preferinelor pentru organizaiile flexibile. Tehnologiile informatice i de comunicaii moderne (IT&C) asigur organizaiilor posibilitatea de restructurare i reorganizare la intervale scurte de timp, pentru adaptarea la schimbrile mediului socio-economic i creterea competitivitii lor; generarea organizaiilor virtuale i eliminarea distanelor dintre diferitele verigi ale lanurilor de management organizaional. Globalizarea organizrii i conducerii afacerilor a influenat toate nivelurile de management organizaional, cu excepia nivelului local care se pstreaz doar pentru nivelul operaional. Sistemele informatice pentru management sunt conectate n reea (WAN, Intranet, Extranet sau VPN, Internet etc.) i permit multor organizaii economice foarte mari (cum sunt bncile, societile de asigurri, companiile transnaionale etc.) s-i coordoneze la nivel global tranzaciile, producia i distribuia bunurilor i serviciilor, precum i interfaa cu partenerii de afaceri (clieni sau furnizori) prin folosirea organizaiilor virtuale. Sunt din ce n ce mai dese situaiile n care ntreaga organizaie este gestionat cu ajutorul sistemelor informatice (calculatoare i comunicaii) distribuite; dezvoltarea afacerilor electronice, cu precdere a comerului electronic. Sistemele informatice pentru management conectate n reea asigur realizarea de tranzacii online (de exemplu: vnzri, achiziii, pli, transferuri) folosind reelele de calculatoare i de comunicaii ca mediu de interconectare a unei companii cu clienii, furnizorii sau distribuitorii si; reconsiderarea structurii fluxurilor de documente, n sensul transferului de pe suportul de hrtie pe suportul electronic. Suportul electronic pentru documente asigur vitez mare de prelucrare, transfer, regsire automat, precum i capaciti de lucru colaborativ i integrare la costuri mici. 4.3. Clasificarea sistemelor informatice pentru management n majoritatea lucrrilor de specialitate, sistemele informatice pentru management - MIS - sunt clasificate n trei grupe: MIS integrate, MIS n timp real, respectiv MIS distribuite. MIS integrate asigur managerilor informaii orientate spre decizii. Aceste informaii sunt selectate astfel nct s fie utile managerilor n planificarea, organizarea, coordonarea i controlul activitilor majore ale organizaiei. Un MIS integrat furnizeaz, de regul, rapoartele care asist managementul de pe nivelurile superioare ale piramidei organizaionale. De asemenea, MIS integrat realizeaz pregtirea rapoartelor financiare periodice pentru asistarea planificrii, organizrii, coordonrii i controlrii organizaiei. Avantajele MIS-ului integrat se refer la depirea problemelor aprute n sistemele informatice orientate spre controlul activitilor i la furnizarea feedback-ului prin formularea rapoartelor. Dezavantajul acestor sisteme MIS integrate se refer la faptul c datele se acumuleaz ntr-o perioad de timp anterioar procesrii lor. Din acest motiv, aceste sisteme MIS integrate se mai numesc i sisteme informatice cu viziune 61

ctre trecut" (Backward-Looking Systems). De aici se desprinde concluzia c sunt necesare i sisteme informatice cu viziune n prezent si viitor (Forward-Looking Systems). MIS n timp real rspund conceptului de rspuns aproape instantaneu atunci cnd acestor sisteme informatice li se solicit rezolvarea unei anumite probleme (li se adreseaz o anumit ntrebare sau interogare). Managerii au nevoie, de cele mai multe ori, de un sistem informatic n timp real n care toate informaiile sunt transmise online, adic datele sunt transpuse direct n calculator pe msur ce sunt recepionate. Datele sunt procesate i transmise destinatarului ntr-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau controla ntregul mediu operaional. Datele integrate acumulate din mai multe tranzacii online constituie elemente ale bazelor de date tranzacionale (specifice nivelului de management operaional sau de exploatare). De exemplu, datele din baza de date Clieni pot fi folosite n mai multe domenii de activitate ale organizaiei: aprovizionare, producie, desfacere, marketing etc. MIS n timp real satisfac nevoile managementului de jos i de mijloc pentru planificarea, organizarea, coordonarea i controlul activitilor conform unui plan prestabilit n conformitate cu misiunea i obiectivele organizaiei. MIS distribuite prezint drept caracteristic de baz predominana procesrilor distribuite de date. Aceste procesri distribuite de date sunt necesare datorit tendinei de generalizare a companiilor cu distribuie geografic, avnd drept consecin imediat dispunerea sistemului de calcul, n mod operativ, n locul unde este necesar ntr-o organizaie, conectat n reea, pentru procesarea eficient i economic a datelor. O alternativ fezabil a acestei metode este reprezentat de centralizarea procesrii datelor pentru a reduce costurile terminalelor programabile, microcalculatoarelor etc. n sistemele centralizate se pot produce trangulri de date sau situaii n care este necesar feedback-ul, ceea ce creeaz ntrzieri considerabile. Din acest motiv, se recomand utilizarea n msur tot mai mare a MIS distribuite prin aplicarea urmtoarei reguli: calculatoare se dispun n locul unde se desfoar 80% din activitate i unde rezultatele prelucrrilor sunt utilizate imediat. 4.4. Subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru management Subsisteme componente ale MIS sunt clasificate n funcie de domeniile de gestiune ale organizaiei economice: Subsistemul informatic pentru activitatea de producie (managementul fabricaiei); Subsistemul informatic contabil; Subsistemul informatic financiar; Subsistemul informatic de marketing; Subsistemul informatic de resurse umane i informatice; Subsistemul informatic de cercetare-dezvoltare etc. 4.4.1. Subsistemul informatic pentru activitatea de producie Subsistemul informatic pentru activitatea de producie cuprinde o ierarhie de subsisteme i aplicaii informatice care se refer la:

62

 activitatea de fabricaie (sortimente optimale, amplasarea optim a utilajelor i a locurilor de munc manual, optimizarea folosirii capacitilor de producie); programarea produciei (determinarea momentului optim, determinarea lotului optim); lansarea n fabricaie (necesar de materiale, necesar de manoper); urmrirea produciei (monitorizarea contractelor, gestionarea livrrilor restante sau n avans); ntreinerea utilajelor (reducerea duratelor de intervenie, moment optim de intervenie). Dac se pune problema unei detalieri a subsistemului informatic pentru managementul fabricaiei, trebuie precizat mai nti c managementul fabricaiei utilizeaz sistemele electronice de calcul att ca sistem conceptual ct i ca element al sistemului fizic de producie. Atunci cnd calculatorul electronic joac rolul de sistem conceptual, aplicaiile informatice sunt de natura urmtoare: - Material Resource Planning, MRP - pentru planificarea necesarului de materiale; - Manufacturing Resource Planning, MRP - pentru planificarea resurselor de fabricaie. n cazul cnd calculatorul electronic ndeplinete rolul de element al sistemului fizic de producie, atunci aplicaiile informatice se refer la: - proiectarea asistat de calculator, CAD (Computer-Aided Design); - fabricaia asistat de calculator, CAM (Computer-Aided Manufacturing); - robotic. Sistemele integrate de fabricaie prin calculator, CIM (ComputerIntegrated Manufacturing) combin cele dou abordri de mai sus, facilitnd lucrul mpreun al tehnologiilor informatice cu tehnologiile de producie. Conceptul CIM reprezint o viziune sistemic asupra produciei, integrnd sistemul fizic de producie cu sistemul informatic computerizat, CBIS (ComputerBasedInformation System). Planificarea necesarului de materiale, MRP (Material Requirement Planning), ajut la realizarea unei prognoze a necesarului de materiale pentru fabricaie (cantitatea i datele calendaristice cnd vor fi necesare). Sistemul MRP este compus din urmtoarele patru subsisteme: 1. subsistemul de programare a produciei (fiierele Clieni, Vnzri, Inventar, Capaciti de producie); 2. subsistemul de planificare a necesarului de materiale (necesar brut i necesar net); 3. subsistemul de planificare a capacitii necesare (la ieire se obine programul comenzilor planificate); 4. subsistemul de lansare a comenzilor. Planificarea resurselor de fabricaie, MRP II (Manufacturing Resource Planning) reprezint un concept ce aparine lui O.Wight i G. Plossl i care integreaz toate procesele din cadrul fabricaiei (fig.5.1), inclusiv gestionarea materialelor necesare procesului de producie. Livrarea chiar la timp", JIT (Just-In-Time) asigur meninerea fluxurilor de materiale printr-o instalaie tehnologic la nivel minim, prin programarea sosirii "chiar la timp" a materialelor la staiile de lucru. Avantajele folosirii sistemelor informatice de tipul MRP II se refer la o planificare mai judicioas a prioritilor, creterea eficienei economice n utilizarea resurselor necesare fabricaiei, creterea calitii serviciilor asigurate 63

clienilor, mbuntirea angajrii i sporirea motivaiei n munc a salariailor, o mai bun informare a managementului de pe toate nivelurile i o sporire a calitii informaiei necesare procesului decizional.

Fig. 4.1. Structura sistemului MRP II (Planificarea resurselor de fabricaie) Pentru o mai bun nelegere a subsistemului informatic pentru managementul fabricaiei, n fig. 4.2 se prezint o schem a modelului, punnduse n eviden intrrile i ieirile din subsistem, precum i baza de date care stocheaz toate datele necesare managementului fabricaiei.

Fig.4.2 Modelul subsistemului informatic pentru managementul fabricaiei 64

4.4.2. Subsistemul informatic contabil Subsistemul informatic contabil, AIS (Accounting Information System), fig.4.3, realizeaz aplicaiile contabile ale organizaiei economice (culegerea datelor, manipularea datelor, clasificarea, sortarea, calcularea i rezumarea datelor, stocarea datelor i pregtirea documentelor) necesare departamentului contabil. Subsistemul informatic contabil este puternic orientat pe date (este un subsistem tipic al TPS, sistemului informatic pentru procesarea tranzaciilor), dar asigur, ntr-un procent semnificativ i informaii necesare celorlalte subsisteme informatice (de exemplu, aa cum s-a prezentat mai sus, n cazul subsistemului informatic pentru managementul fabricaiei), inclusiv pentru fundamentarea asistrii deciziei. Subsistemul informatic contabil, AIS, prezint urmtoarele caracteristici: manipuleaz date detaliate; realizeaz sarcini necesare organizaiei; folosete proceduri standardizate (conturile); este axat pe stri trecute (se refer la evenimente petrecute n trecut); lucreaz cu informaii minime de rezolvare a problemelor. n mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun i problemele pentru celelalte subsisteme informatice amintite la nceputul paragrafului, cu evidenierea unor elemente specifice legate de particularitile activitilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane i informatice, de cercetare tiinific etc.). n mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun i problemele pentru celelalte subsisteme informatice amintite la nceputul paragrafului, cu evidenierea unor elemente specifice legate de particularitile activitilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane i informatice, de cercetare tiinific etc.).

Fig.4.3 Modelul unui AIS 65

4.5. Sisteme informatice inteligente pentru management 4.5.1. Managementul cunotinelor n organizaie ntr-o organizaie economic, managementul cunotinelor (Knowledge Management) reprezint procesul de gestionare i motenire sistematic i activ a cunotinelor stocate ca experien a acelei organizaii. Dezvoltarea procedurilor i rutinelor destinate optimizrii generrii, fluidizrii, nvrii, proteciei i partajrii cunotinelor i informaiilor n organizaie devine din ce n ce mai mult o responsabilitate central a managementului. Managementul cunotinelor este condus de ctre o persoan cu aceast responsabilitate denumit manager de cunotine, CKO (Chief Knowledge Officer). Managementul cunotinelor presupune o infrastructur IT&C cu reele i baze de date care faciliteaz colectarea i partajarea cunotinelor organizaionale, a instrumentelor hardware i software ce fac informaiile accesibile i utilizabile. Aceste elemente sunt grupate n sistemele de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work Systems), sistemele de birotic, OAS (Office Automation Systems), sistemele colaborative de grup i tehnicile de inteligen artificial, AI (Artificial Intelligence). O infrastructur IT&C destinat managementului cunotinelor este prezentat, dup Laudon, n fig.4.4. Baza de cunotine poate conine: cunotine interne structurate (manuale de produs sau serviciu asigurat, rapoarte de cercetare etc.); cunotine externe (de exemplu, cercetarea competitiv); cunotine interne informale (cunotine tacite"). n fig.4.4 se observ c sistemele de birotic, OAS (procesoare de cuvinte, tehnoredactarea computerizat - DTP, Desktop Publishing, publicaii pe Web Web Publ, calendare de activiti electronice - E-Calend, baze de date distribuite DDB, Distributed DataBase) ajut la distribuirea cunotinelor i coordonarea fluxurilor infomaionale din organizaie. Sistemele de lucru cu cunotine, KWS (proiectarea asistat de calculator - CAD, Computer-Aided Design, realitatea virtual - VR Virtual Reality etc.) sprijin activitile lucrtorilor cu cunotine i ale profesionitilor de nalt calificare, n efortul lor de a genera noi cunotine i de a le integra n organizaie. Colaborarea de grup i sistemele de sprijin asigur suportul pentru crearea i partajarea cunotinelor pentru toi membrii grupului (Groupware). Sistemele de inteligen artificial -AI, Artificial Intelligence (sistemele expert - ES, Expert Systems, reelele neuronale artificiale -ANN, Artificial Neuronal Networks, algoritmii genetici - Alg Gen, sistemele fuzzy) furnizeaz organizaiei i managerilor cunotine codificate care pot fi reutilizate de alte persoane din cadrul organizaiei. Toate sistemele prezentate mai sus necesit o infrastructur IT&C compus din procesoare puternice, reele, baze de date, software i instrumente Internet. n economiile informaionale, productivitatea organizaional depinde de creterea productivitii lucrtorilor cu date, informaii i cunotine. n consecin, companiile importante au investit masiv n tehnologie pentru a sprijini munca n domeniul informaional. La nivelul anului 2001, n SUA, investiiile n IT&C au depit 40% din totalul investiiilor n echipamente, cu precdere pentru birotic i sectorul servicii4. Telefoanele celulare, faxurile, laptop-urile i alte aplicaii de nalt tehnologie permit lucrtorilor cu date, informaii i cunotine s-i mreasc timpul de lucru, prelungindu-l cu timpul corespunztor muncii la 66

domiciliu. Dar mbuntirea productivitii lucrtorilor cu date, informaii i cunotine nseamn ca oamenii s obin rezultate performante n munca prestat pe unitatea specific de timp i nu s lucreze mai mult timp. Concomitent cu reducerea costurilor, calculatoarele pot conduce la creterea calitii produselor i serviciilor pentru consumatori. Aceste beneficii intangibile sunt dificil de msurat i, n consecin, nu pot fi adresate prin intermediul msurtorilor productivitii convenionale. Mai mult, datorit competiiei, valoarea creat de tehnica de calcul poate mai degrab s se ndrepte ctre clieni n detrimentul companiilor care au efectuat investiiile (legea lui Brynjolfsson). Introducerea IT&C nu garanteaz n mod automat creterea productivitii. Calculatoarele de birou, pota electronic i faxurile pot genera n prezent mai multe ciorne, notie, pagini de calcul tabelar i mesaje, conducnd la creterea birocraiei i a lucrului ce folosete hrtia. Investiiile n IT&C se pot rentoarce sub form de profit ctre organizaiile care au investit dac se regndete ntregul ansamblu de proceduri, procese i scopuri ale organizaiei sportive. 4.5.2. Informaia i sistemul de lucru cu cunotine (KWS) Lucrul cu date sub form de informaii i cunotine presupune, n primul rnd, generarea sau prelucrarea acestora. Acesta este realizat de ctre lucrtorii cu date, informaii i cunotine care, de regul, sunt divizai n dou subcategorii: - lucrtorii cu date i informaii (prelucreaz i disemineaz primar datele i informaiile); - lucrtorii cu cunotine (creeaz primar cunotine). Se pot da ca exemple de lucrtori cu date i informaii, secretarele, personalul din vnzri i bibliotecarii. Cercettorii tiinifici, proiectanii, arhitecii, scriitorii i judectorii reprezint exemple de lucrtori cu cunotine. Lucrtorii cu date i informaii se disting de lucrtorii de cunotine pentru c ultimii posed, de regul, cele mai nalte nivele de educaie i sunt membri ai organizaiilor profesionale. n plus, lucrtorii de cunotine emit n mod independent judeci de valoare ca un aspect de rutin al muncii lor. Lucrtorii cu date, informaii i cunotine dispun de cerine informaionale i de sisteme de sprijin diferite. Lucrul cu date, informaii i cunotine se desfoar n majoritatea timpului n birouri, incluznd i cea mai mare parte a muncii desfurate de manageri. Biroul joac un rol major n coordonarea fluxurilor informaionale n cadrul ntregii organizaii economice. Biroul are trei funcii de baz: gestionarea i coordonarea muncii lucrtorilor cu date, informaii i cunotine; conectarea muncii lucrtorilor locali cu date, informaii i cunotine, cu toate nivelurile i funciunile organizaiei; conectarea organizaiei la lumea exterioar ei, incluznd clienii, furnizorii, organismele guvernamentale i auditorii externi. Lucrtorii din birou pot fi profesioniti IT&C, manageri, ageni de vnzri i pot lucra singuri sau n grupuri. Activitile lor majore se refer la: gestionarea documentelor, incluznd crearea documentului, memorarea, regsirea i diseminarea acestuia; planificarea pentru persoane individuale sau grupuri;

67

 comunicarea, cuprinznd iniierea, receptarea i gestionarea comunicaiilor voce, digitale i bazate pe documente pentru persoane individuale sau grupuri; gestionarea datelor (de exemplu, despre angajai, sportivi, antrenori, clieni, vnztori etc.).

Fig.4.4 Infrastructura IT&C pentru managementul cunotinelor Aceste activiti pot fi sprijinite de sistemele de birotic (tabelul 4.1). Sistemele de birotic se refer la orice aplicaie a IT&C destinat s creasc productivitatea lucrtorilor cu date, informaii i cunotine n cadrul biroului. Cu 20 de ani n urm, sistemele de birotic se refereau numai la crearea, prelucrarea i gestionarea documentelor. Astzi, munca cu date, informaii i cunotine rmne puternic centrat pe documente. Totui, prelucrarea imaginilor digitale cuvinte i documente - reprezint, de asemenea, esena acestor sisteme de birotic, ca i serviciile de comunicaii digitale de vitez ridicat. Deoarece munca n birou implic muli oameni nemijlocit angajai n proiecte, sistemele de birotic (OAS) actuale dispun de instrumente puternice de asistare a muncii de grup, ca de exemplu, calendarele digitale n reea. Un mediu de birou ideal poate fi imaginat ca o reea de maini digitale ce conecteaz grupuri de profesioniti, birocrai i manageri i care funcioneaz cu o varietate de tipuri de software. 68

Dei procesarea cuvintelor i publicaiile de birou (desktop publishing) se refer la crearea i prezentarea documentelor, acestea exacerbeaz numai problema existent a avalanei de hrtie folosit pentru realizarea documentelor. Problemele fluxurilor de munc pornind de la manipularea hrtiei sunt enorme. Sa estimat c pn la 85% din datele i informaiile unei corporaii sunt stocate pe hrtie. Localizarea i actualizarea datelor i informaiilor n acest format reprezint o surs important de ineficien organizaional. Una dintre cile de reducere a problemelor rezultate din existena fluxurilor de munc bazate pe hrtie este reprezentat de folosirea sistemelor cu imagini ale documentelor. Tabelul 4.1 Sisteme de birotic tipice Nr. crt. 1. 2. 3. 4. Activitatea de birou Gestionarea documentelor Planificarea Comunicarea Gestiunea datelor Tehnologia Procesarea cuvintelor; publicaii de birou (desktop publishing); imagini ale documentelor; publicaii pe Web; managerii fluxurilor de munc Calendare electronice; groupware; intranet. Pot electronic (e-mail); pot vocal (voice mail); sisteme cu rspuns digital; groupware; intranet Baze de date de birou; pagini de calcul; interfee prietenoase cu bazele de date principale (mainframe)

Sistemele cu imagini ale documentelor reprezint sistemele care convertesc documentele i imaginile n form digital, astfel nct ele pot fi memorate i accesate de un calculator. Astfel de sisteme memoreaz, regsesc i manipuleaz o imagine digitizat a unui document, permind documentului nsui s fie descrcat. Sistemul trebuie s conin un scanner care convertete imaginea documentului ntr-o imagine cu "hart de bii" (bit-mapped) i memoreaz imaginea ca grafic. Dac documentul nu este n folosire activ, el este, de regul, memorat pe un sistem cu disc optic. Discurile optice necesit pn la un minut pentru a regsi un document n mod automat. Un sistem cu imagini necesit, de asemenea, indeci care permit utilizatorilor s identifice i s regseasc documentele atunci cnd acestea sunt necesare. Datele index sunt introduse astfel nct un document poate fi regsit ntr-o mulime de moduri ce depind de tipul aplicaiei. De exemplu, indexul poate conine data de scanare a documentului, numele i numrul clientului, tipul documentului i cteva informaii referitoare la subiect. n final, sistemul trebuie s conin echipamentul de regsire care const din staii de lucru capabile s manipuleze grafic i din imprimante performante. Sisteme tradiionale de gestiune a documentelor pot fi scumpe, necesitnd reele client/server proprietare, software client special i capaciti sporite de stocare. Reelele de tip Intranet asigur un pre de cost sczut i o platform disponibil universal pentru publicarea documentelor de baz, multe companii folosindu-le pentru acest scop. Angajaii pot publica date i informaii folosind instrumente de autor pe pagin Web, cu postarea pe un server Web de intranet unde se poate efectua partajarea i accesarea din exteriorul companiei cu navigatoare Web standard. Aceste "documente" Web pot fi obiecte multimedia ce combin text, grafic, audio i video cu hiperlegturi. Dup ce un document a fost postat pe server, el poate fi indexat pentru un acces rapid i legat cu alte documente (fig.4.5, dup Laudon). Pentru funciunile de gestionare a documentelor mult mai sofisticate, cum sunt controlul modificrii documentelor, meninerea istoriei activitilor i a 69

schimbrilor n documentele gestionate, ca i abilitatea de a regsi documente pe baz de coninut sau de termeni index, sunt disponibile sistemelor comerciale bazate pe Web. Pentru obinerea ctigurilor de productivitate ridicat promise de tehnologia bazat pe imagini, organizaiile trebuie s-i reproiecteze n mod imperativ fluxurile lor de munc. n trecut, existena unei singure copii a unui document limita drastic fluxul de munc. Ca urmare, munca era prin excelen serial: doi oameni nu puteau lucra n acelai timp cu acelai document. O valoare semnificativ a timpului de lucru era consumat de conducere pentru regsirea documentelor. Dup ce un document a fost memorat electronic, gestiunea fluxului de munc poate modifica metodele tradiionale de lucru cu documente.

Fig.4.5 Publicarea pe Web i gestionarea documentelor Lucrul cu cunotine reprezint acea parte a lucrului n domeniul informaional care creeaz noi cunotine i informaii. Lucrul cu cunotine este segmentat n mai multe domenii nalt specializate, astfel nct fiecare adun o colecie diferit de sisteme de lucru cu cunotine, KWS (knowledge work systems) ce sunt specializate pentru a sprijini acel domeniu. Lucrtorii cu cunotine ndeplinesc trei roluri cheie care sunt critice n cadrul organizaiei: actualizeaz permanent i conserv cunotinele n organizaie pe msur ce acestea se dezvolt n lumea exterioar prin intermediul tehnologiilor, tiinei, vieii sociale i artelor; servesc ca i consultani interni n ceea ce privete domeniile lor de cunoatere ; acioneaz ca ageni de schimbare n evaluarea, iniierea i promovarea proiectelor de modificare. Sistemele de lucru cu cunotine, KWS, prezint caracteristici care reflect cerinele speciale ale lucrtorilor cu cunotine. Mai nti, KWS ofer lucrtorilor cu cunotine instrumentele specializate necesare, cum sunt cele pentru grafic avansat, instrumentele analitice, cele de comunicaii i cele de gestionare a documentelor. Aceste sisteme necesit mai mult putere de calcul cu scopul de a manipula rapid grafica sofisticat sau de a efectua calculele complexe necesare acestor lucrtori cu cunotine (cercettori tiinifici, proiectani de produse i analiti financiari, de exemplu). Deoarece lucrtorii cu cunotine sunt extrem de puternic focalizai pe cunoaterea lumii exterioare, aceste sisteme, de asemenea, asigur lucrtorului cu cunotine un acces rapid i uor la bazele de date externe. O interfa prietenoas a utilizatorului este foarte important pentru un sistem al lucrtorului cu cunotine. Interfeele prietenoase ale utilizatorului contribuie la economisirea timpului, permind utilizatorului s ndeplineasc sarcinile necesare i s obin informaia necesar fr a pierde timp cu nvarea modului de utilizare a calculatorului. Economisirea de timp este mult mai 70

important pentru lucrtorii cu cunotine n comparaie cu ali angajai deoarece lucrtorii cu cunotine sunt pltii cu salarii mari; irosirea timpului lucrtorului cu cunotine se prezint, n consecin, ca prea scump. Staiile de lucru cu cunotine sunt proiectate i optimizate pentru realizarea unor sarcini specifice astfel nct un inginer proiectant va necesita o staie de lucru diferit de aceea a unui avocat. Inginerii proiectani au nevoie de grafic cu suficient putere de calcul pentru a manipula sistemele de proiectare asistat de calculator, CAD, (Computer-Aided Design) de tipul 3-D (sisteme tridimensionale). Pe de alt parte, analitii financiari sunt mult mai interesai s aib acces la bazele de date externe i la tehnologia discurilor optice astfel nct s acceseze rapid cantiti mari de date financiare. Majoritatea aplicaiilor specifice lucrului cu cunotine cuprind sisteme de proiectare asistat de calculator, CAD, (Computer-Aided Design), sisteme de realitate virtual destinate modelrii i simulrii i staii de lucru financiare. Proiectarea asistat de calculator, CAD, automatizeaz crearea i revizuirea proiectelor, folosind calculatoarele i software sofisticat destinat graficii. Pe baza unei metodologii de proiectare fizic tradiional, fiecare modificare a proiectului necesit crearea unui ablon i a unui prototip care s fie testat fizic. Acest proces trebuie s fie repetat de mai multe ori, fapt ce genereaz consum mare de timp i costuri ridicate. Prin utilizarea unei staii de lucru CAD, este necesar numai construirea de ctre proiectant a unui prototip fizic la sfritul procesului de proiectare, deoarece proiectul pate s fie uor testat i modificat pe calculator. Abilitatea softului CAD de a asigura specificaiile de proiectare pentru instrumentarea i procesul de fabricaie conduce la importante economii de bani i timp, n timp ce se realizeaz un proces de fabricaie cu probleme minime. Sistemele de realitate virtual, VR (Virtual Reality) dispun de capaciti de vizualizare, renderizare i simulare care sunt mai performante dect sistemele CAD convenionale, furniznd beneficii n educaie, tiin, sport i lumea afacerilor. Aceste sisteme VR folosesc software pentru grafic interactiv pentru a crea simulri generate de calculator care sunt extrem de apropiate de realitate astfel nct utilizatorii cred c ei particip nemijlocit la o activitate generat de lumea real. Industria financiar folosete staiile de lucru de investiii specializate cu scopul de a sprijini cunoaterea i timpul brokerilor, comercianilor i managerilor de portofoliu. Anterior, profesionitii financiari consumau timp considerabil cu accesarea datelor provenind de pe sisteme separate i cu corelarea acestor date pentru obinerea informaiei de care aveau nevoie. Astzi, aceiai profesioniti obin informaia mult mai rapid i cu mai puine erori, staiile de lucru conducnd ntregul proces de investiii de la selecia stocurilor pn la actualizarea nregistrrilor despre clieni. Tabelul 4.2 sintetizeaz tipurile majore de sisteme de lucru cu cunotine.
Nr. crt 1. Tabelul 4.2 Sisteme de lucru cu cunotine (KWS) Sistem de lucru cu cunotine Funcia n organizaie CAD/CAM (proiectare asistat de Asigur inginerii, proiectanii i managerii de calculator/fabricaie asistat de fabricaie cu un control precis asupra calculator) proiectrii i fabricaiei industriale Sisteme de realitate virtual, VR Asigur proiectanii, arhitecii, inginerii, antrenorii i medicii cu simulri precise i fotorealistice Staii de lucru de investiii PC-uri de tip high-end folosite n sectorul financiar pentru analiza situaiilor de comer

2.

3.

71

n timp real, precum i pentru facilitarea managementului de portofoliu

Dei multe dintre aplicaiile de lucru cu date, informaii i cunotine au fost proiectate pentru lucru individual, organizaiile prezint o cerere crescnd de sprijin al lucrului n grup al personalului. Tehnologiile cheie care sprijin lucrul n grup al personalului sunt pota electronic, teleconferina, conferinele de date, videoconferinele, groupware i reelele de tip Intranet. Nr. crt. 1. Tabelul 4.3. Capabilitile groupware de gestiune a cunotinelor Capabilitatea Descriere Publicaii Postarea documentelor cu asigurarea lucrului simultan pe acelai document a utilizatorilor multipli printr-un mecanism de urmrire a modificrilor pe aceste documente Meninerea i actualizarea datelor identice pe calculatoare i servere multiple Organizarea discuiilor pentru mai muli utilizatori pe subiecte diferite Memorarea informaiei prin intermediul diferitelor tipuri de software ntr-o aceeai baz de date Mutarea i urmrirea documentelor create de grupuri Prevenirea accesului neautorizat la date Disponibilitate software-ului pentru utilizri mobile la accesarea reelei organizaionale din poziii mobile Dezvoltarea aplicaiilor software ale clientului

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Replicare Urmrirea discuiilor Gestionarea documentelor Managementul fluxurilor de lucru Securitatea Portabilitatea Dezvoltarea aplicaiilor

Dei introdus recent ca i concept, groupware a devenit rapid un instrument de prim rang pentru crearea mediilor de lucru colaborative. Conceptul de groupware este construit n jurul a trei principii cheie: comunicarea, colaborarea i coordonarea. El permite grupurilor s lucreze mpreun cu documente, planuri de ntlniri, formulare electronice de drumuri, s acceseze foldere partajate, s dezvolte bazele de date partajate i s transmit pota electronic. Tabelul 4.3 prezint posibilitile produselor groupware comerciale importante pe care se bazeaz platforme puternice pentru cutarea i regsirea informaiilor i cunotinelor, coordonarea sarcinilor comune i distribuirea lucrului n timp i spaiu. Companiile ce folosesc intensiv datele, informaiile i cunotinele, cum sunt firmele de consultan, firmele de avocatur i companiile de management financiar, au dezvoltat groupware ca un instrument valabil pentru sprijinirea cunoaterii n organizaie. Reelele Intranet servesc, alturi de Internet, pentru colaborarea de grup, incluznd pot electronic, grupuri de discuii i documente Web multimedia. Multe dintre aceste reele Intranet sunt asigurate prin fundamentarea unui mediu de cunotine n care informaia de la o varietate de surse i media (text, sunet, video, slide-uri digitale) poate fi partajat, afiat i accesat ntr-o organizaie prin intermediul unei simple interfee.

72

Fig.4.6 Mediu de cunotine cu portal al unei organizaii Mediile de cunotine pe reelele Intranet sunt att de bogate i vaste, nct multe organizaii au construit portaluri specializate pentru a ajuta personalul s navigheze n cadrul diferitelor surse de cunotine. Fig.4.6 arat coninutul unui portal organizaional (dup Kilmer), iar n tabelul 4.4 este prezentat lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERP (Enterprise Resource Planning). Nr. crt 1. 2. 3. 4. 5. Tabelul 4.4 Lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERP Denumirea furnizorului Portalul Web de tip Adresa portalului Web de software ERP e-Business SAP My SAP www.sap.com Oracle Business Online www.oracle.com People Soft People Soft Business www.peoplesoft.com Network J.D.Edwards One World www.oracle.com Bann E-Enterprise www.oracle.com

Caracteristicile colaborative i de partajare a cunotinelor specifice reelelor Intranet, combinate cu costurile lor sczute, reprezint o alternativ atractiv a groupware proprietar pentru lucrul colaborativ, n special n afacerile de dimensiune mic i medie. Pentru rezolvarea sarcinilor simple cum sunt documentele partajate sau publicarea documentelor, o reea Intranet este mai puin scump de construit i de meninut dect aplicaiile bazate pe produse groupware comerciale ce necesit software proprietar i reele client/server. TEST DE EVALUARE 1. Ce este rolul funciei de prevedere a MIS ? Rspuns: Funcia de prevedere a MIS permite deducerea informaiilor necesare ntro situaie dat, presupunnd elaborarea de previziuni funcionale (bilan previzional, buget de venituri i cheltuieli) i dinamice (programe-mix) pe baza analizei i sintezei datelor istorice ale organizaiei economice. 73

2. Ce este rolul funciei de interpretare a MIS ? Funcia de interpretare a MIS permite ca datele i informaiile recepionate din mediul socio-economic real s fie interpretate n raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actual a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare). 3. Ce este rolul funciei de prelucrare a MIS ? Funcia de prelucrare realizeaz prelucrareaa informaiilor prin aplicaia i/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive i deductive de selecie a unor alternative decizionale, realizarea interfeelor dintre proceduri i aplicaii. 4. Ce este rolul funciei de diagnoz a MIS ? Funcia de diagnoz se realizeaz prin reflectarea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemelor. 5. Ce este rolul funciei de instruie a MIS ? Funcia de instruire - permite familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate. 6. Ce este rolul funciei de proiectare a MIS ? Funcia de proiectare permite proiectarea unor obiective tehnice i tehnologii. 7. Ce este rolul funciei de control a MIS ? Funcia de control este proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor. Exerciii Exemplu 1 rezolvat: 1. Condiiile generale pe care trebuie s le ndeplineasc un MIS sunt urmtoarele: a) uurina n utilizare, cu lucru n timp real, inclusiv cu acces n timp real la bazele de date interne i externe; b) utilizarea intensiv a afirii n mod grafic; c). asigurarea datelor, informaiilor i cunotinelor despre starea curent de fapte i tendinele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaional; d). reprezentarea datelor, informaiilor i cunotinelor conform cu preferinele managerului ce utilizeaz MIS. e) orientarea spre descentralizare i reorganizare Rezolvare O Exemplu 2 rezolvat: 2. n ceea ce privete rolul MIS, acesta este pus n eviden de funciile principale ndeplinite de aceste sisteme informatice: 74

a) funcia de asistarea deciziilor manageriale b) funcia de adresare deciziilor nestructurate c) funcia pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaional d) funcia de reducere a numrului de niveluri ierarhice ale organizaiei e) funcia de prevedere, funcia de interpretare, funcia de prelucrare, funcia de diagnoz, funcia de instruire, funcia de proiectare, funcia de control Rezolvare O O O O REZUMATUL TEMEI Actuala generaie de MIS are o utilizare mult mai larg, iar aplicaiile depesc limitele ierarhiei organizaiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staii de lucru dintr-o reea i reunesc informaii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaz avantajele arhitecturii client/server, care asigur accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de ntreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaiile agregate privind situaii economice i financiare a ntreprinderii, sub form grafic etc.). Rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, const n creterea eficienei economice, mrirea potenialului de cretere a afacerii i automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie s fie capabile s automatizeze procesul decizional (n cazul deciziilor programabile), respectiv s asiste managerul n procesul decizional (n cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabil este decizia de aprovizionare cu materii prime i materiale a produciei, din luna urmtoare, la secia a doua a ntreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabil este, de exemplu, alegerea preului de intrare pe pia pentru o marc nou de a unui produs. n prima situaie sistemul informatic utilizeaz procedura prestabilit pentru operaiunile de aprovizionare cu materii prime i materiale, iar n al doilea caz sistemul informatic proceseaz datele i informaiile referitoare la vnzrile de produsului pentru diferite niveluri de pre i genereaz, sub diverse forme grafice, i statistici referitoare la vnzri n cazul preurilor cuprinse ntre anumite limite. n final, n cazul deciziilor programabile, decizia este luat de sistemul informatic, iar n cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie s fie luat de manager.

75

TEMA V REEAUA DE CALCULATOARE CA INFRASTRUCTUR INFORMAIONAL A FIRMEI Uniti de nvare : Strutura reelei de calculatoare Reele de calculatoare interne Topologii de reele locale Reeaua INTERNET i reeaua WWW Avantajele tehnologiei client/server Avantajele utilizrii reelelor de calculatoare Importana reelelor de calculatoare pentru mbuntirea performanelor economice ale unei firme Obiectivele temei: nelegerea conceptelor i formarea perspectivei asupra struturii reelei de calculatoare; cunoaterea conceptelor de reele de calculatoare interne cunoaterea topologii de reele locale; prezentarea modalitilor de utilizare a reelei INTERNET i reeaua WWW prezentarea avantajelor utilizrii reelelor de calculatoare prezentarea importanei reelelor de calculatoare pentru mbuntirea performanelor economice ale unei firme. Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandat: BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 AVGERON C.,CONFORD T., Developing Information System, Editura Macmillan, London, 1993. HALLBERG Bruce, Reele de calculatoare. Ghidul nceptorului, Editura Rosetti Educational, 2006 TANENBAUM S.Andrew, Reele de calculatoare (editia a IV-a), Editura Byblos, 2004 NORTON Peter, Reele de calculatoare, Ed. Teora, Bucureti 2000 5.1. Strutura reelei de calculatoare Tehnic vorbind, reeaua de calculatoare nseamn o colecie de calculatoare (cele mai multe cu funcie de staie de lucru - aflate la dispoziia utilizatorilor - i eventual cteva cu funcie de server, adic de centralizare informaional i/sau cu funcii specifice) care se leag ntre ele prin medii fizice (conexiuni prin cabluri electrice, cabluri de fibr optic, linii telefonice, unde radio, susinute de echipamente specifice: plci de reea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc). Principalul scop al constituirii reelei este de a ngdui mai multor utilizatori s acceseze aceleai resurse (ceea ce se mai numete partajare). Iar resurse nseamn, n primul rnd, date/informaii, dar i echipamente (imprimante, calculatoare specializate pe diverse sarcini).
76

Accesarea informaiei se traduce att prin interogarea/actualizarea bazelor de date (centralizate sau distribuite), ct i prin folosirea de documente preexistente n coleciile de fiiere ale firmei (arhive cu contracte, documente tehnice, planuri, documente juridice, formulare tipizate, documente de secretariat, imagini, grafice, scheme etc.). Iat cteva aspecte minimale ce trebuie nelese de ctre personalul cu rspundere: 1. Topologia reelei existente, care poate fi: plat (orizontal), arborescent (cu unul sau mai multe puncte de centralizare) sau n diverse organizri mixte. 2. Cnd reeaua este una cu peste zece calculatoare este necesar personal calificat nsrcinat cu asigurarea funcionalitii (se numete administrator de reea). 3. Fiecrui utilizator (membru al reelei) - care se va conecta la reea numai dup declinarea identitii - i se stabilesc regulile de acces, privitoare la resursele informaionale pe care le poate accesa. Aceste reguli se refer n esen la dreptul de a accesa i la tipul accesului. Din punctul de vedere al tipului de acces exist, n principiu, dou situaii: full i read only, ntlnite ns n materializri ceva mai dataliate: full control: se permite att citire, ct i scriere (acces deplin la informaii i la aplicaii); modify: este permis numai modificarea aplicaiilor; read: cnd se permite doar citirea informaiilor; read & execute: se permite accesarea i executarea programelor (dar fr a ngdui modificarea lor); write: se permite doar scrierea de informaii; list folder contents: cnd se ngduie explorarea coninuturilor de directoare (parcurgerea numelor de fiiere/subdirectoare incluse). Dincolo de considerentele specifice folosirii clasice, reeaua poate fi vzut i ca mediu de comunicaie, respectiv ca infrastructur de ntreprindere (pentru mesagerie sincron sau asincron, voce, videoconferine etc.) ntr-o reea local (LAN) se pot identifica mai multe staii utilizator (zecisute), unul sau mai multe servere de fiiere (unde se centralizeaz documente/programe), servere de baze de date (pentru baze de date mari), servere de tiprire, servere de Internet, servere de comunicaii sau alte servere specializate. Dac ntreprinderea se ntinde pe o suprafa mai mare, vor fi de fapt mai multe LAN-uri interconectate fizic i logic, dar care pentru utilizatori, vor putea funciona eventual ca una singur. n reeaua comunicaional de ntreprindere pot fi incluse i legturile stabilite ntre sediul central i diverse filiale/sucursale sau puncte de lucru situate la distane mari, indiferent c transmisiile de date se realizeaz fizic prin reeaua telefonic sau prin unde radio. 5.2. Reele de calculatoare interne Multe companii, organizaii i agenii guvernamentale au nevoie de reele de calculatoare foarte bine securizate, n care sunt stocate date sensibile. Accesul la informaii este n mod obinuit restricionat la angajaii organizaiei i utilizatorii autorizai ai acesteia. Intranetul Arhitectura informatic a unei organizaii este alctuit din calculatoare, software, conexiuni pentru telecomunicaii, fiiere i baze de date. Reeaua intern a unei organizai (Intranetul) este o reea, n general restricionat la
77

utilizatorii din organizaie. Intranetul ofer mai multe faciliti i servicii dect poate furniza Internetul. Site-urie intranet sunt similare site-urilor de pe World Wide Web (www), dar persoanele cu conexiuni la Internet nu pot accesa informaiile stocate pe un site intranet. Cauza principal care determin o organizaie s realizeze o reea de tip intranet este dorina de a pune la dispoziia managerilor i angajailor programe i informaii. Toate informaiile destinate utilizatorilor din interiorul organizaiei sunt furnizate pe o reea intranet. Transferarea fiierelor printr-un intranet este mai eficient i mai comod dect prin folosirea dischetelor sau a CD-urilor. Majoritatea companiilor mari sunt interesate de instalarea intraneturilor, cu scopul de a facilita transferul de mesaje e-mail i de documente ntre angajaii conectai la reea. Folosind facilitile reelelor intranet se pot organiza grupuri de lucru care folosesc n comun resursele informatice ale organizaiei pentru realizarea diferitelor proiecte. Un intranet lucreaz n acelai mod ca o reea local care nu este conectat la alte reele din afara organizaiei. Stocarea informaiilor este posibil numai de ctre utilizatorii autorizai n cadrul organizaiei i anumite categorii de informaii pot fi disponibile numai anumitor persoane, grupuri sau departamente din interiorul organizaiei. De exemplu, accesul la proiectele noilor produse poate fi restricionat numai pentru angajaii din compartimentul de cercetare-dezvoltare pentru care au fost create parole speciale de acces. n fugura 5.1 este iluatrat modul n care lucreaz internetul. Din figur se observ c personalul autorizat din compartimentul de contabilitate, de exemplu, poate avea acces la datele din conturile contabile, dar nu poate accesa datele de marketing. Accesul persoanelor neautorizate este blocat de calculatorul firewall. O organizaie poate realiza o reea intranet prin conectarea calculatoarelor pe care le deine la unul sau mai multe calculatoare speciale, adesea numite servere. O reea de calculatoare pe care programele, datele i informaiile sunt stocate mpreun cu unul sau mai multe programe speciale, numite servere, ofer utilizatorilor acces la programele, datele i alte informaii stocate pe reea. Tehnic vorbind, un server este un program de calculator. Cu toate acestea, muli profesioniti n informatic folosesc termenul server referindu-se att la calculator ct i la programul de calculator care face posibil pentru utilizatori accesul la programele, datele i la informaiile stocate n calculator. n concluzie, termenul server se refer att la calculator, ct i la softul de server rezident pe acel calculator. Un server de fiiere este un calculator pe care sunt stocate programe, fiiere i documente pentru a fi utilizate ulterior. Un program special permite programelor, fierelor i documentelor stocate s fie folosite n comun de ctre celelalte calcularoare din intranet. Un intranet poate utiliza un server pentru pota electronic, pe care sunt stocate i dirijate (rutate) ctre alte destinaii mesajele de e-mail. Alte servere, ca de pild un server de securitate, pot fi adugate ntr-o reea intranet pentru a evita accesul neautorizat la programele i fiierele stocate pe intranet. Mai exist i alte echipamente speciale, n funcie de scopul urmrit, care pot fi instalate ntr-un intranet, cum sunt ruterele. Un ruter este un dispozitiv electronic specializat, ce reglementeaz fluxurile de informaii prin intranet. Printre alte aciuni, un ruter alege cea mai eficient rut pe care pot fi transmise informaiile. Extranetul La nceput, reelele intranet au fost realizate pentru a servi n special nevoilor informaionale interne ale unei companii sau organizaii. Ulterior, a
78

aprut o variant constructiv a intranetului, numit extranet Aceast dezvoltare a fost realizat cu scopul ca anumite informaii sau faciliti informatice s fie disponibile att utilizatorilor din interiorul organizaiilor, ct i celor din afara acestora. Mii de organizaii au instalat reele pe care sunt stocate informaii care pot fi utilizate att n interiorul organizaiei, ct i n afara ei de ctre persoane sau grupuri de persoane autorizate. Extranetul este o reea privat, realizat de o organizaie care permite anumitor utilizatori, ca de pild angajailor unei organizaii aflai n afara acesteia, clienilor i furnizoriilor autorizai, s aib acces la aplicaiile software ale organizaiei i la datele acesteia prin Internet. Anumite companii restricioneaz accesul, solicitnd unui utilizator s introduc numele utilizator i parola. Extraneturile sunt tehnologii excelente pentru domeniul afacerilor. De exemplu, un fabricant de confecii poate lansa o cerere pentru achiziia de materii prime necesare procesului de producie. n acest scop, el va apela selectiv (licitaie nchis) la anumii furnizori care au potenialul necesar pentru a subscrie la oferta fcut. Ulterior, fabricantul va selecta acel furnizor care a propus o ofert ce rspunde cel mai bine cerinelor sale. Reelele extranet sunt importante pentru aplicaiile specifice lanului de valoare. De exemplu, o reea extranet poate asigura schimbul de informaii dintre o companie i furnizorii si, o companie poate contacta un furnizor printr-o reea extranet pentru a efectua o anumit comand .a.m.d.

Figura 5.1. O reea intranet Agenii de vnzri care opereaz n afara companiei i pot conecta calculatoarele (notebook-urile) la reeaua companiei prin intermediul unor linii telefonice sau radio. Apoi pot trimite sau primi mesaje electronice sau documente n format electronic.
79

Ageniile i instituiile din administraia public folosesc adesea reele extranet pentru a-i mbunti serviciile sociale furnizate populaiei. Folosind un calculator i o conexiune extranet, un funcionar public poate verifica veniturile reinute, timpul nelucrat nregistrat, poate determina dac un anumit automobil a disprut (consultnd rapoartele poliiei) etc. Mai mult dect att, reelele extranet pot fi utilizate pentru informarea populaiei cu privire la anumite msuri adoptate de administraia public sau la principalele reglementri n vigoare de interes public, prin intermediul unor terminale numite infochiocuri. 5.3. Topologii de reele locale Reeaua de calculatoare local (Local Area Network - LAN) este o reea de comunicaie folosit de o singur organizaie, care acoper o arie geografic relativ mic i permite utilizatorilor si s foloseasc n comun informaiile i resursele ei. O reea LAN conecteaz echipamentele folosind canale dedicate proprii pe o distan limitat, n mod obinuit o cldire sau cteva cldiri aflate n apropiere. Pentru LAN-uri exist mai multe topologii de reele: liniar, stea, inel, ierarhic i arborescent. Reeaua liniar (bus) conecteaz mai multe calculatoare printr-o singur linie, numit magistral (bus) i are o structur de forma celei prezentate n figura 5.2.a. Reelele liniare nu conin un calculator gazd. Un calculator A transmite datele direct, prin cablu, calculatorului C, fr ca acestea s fie preluate sau prelucrate de nici un calculator intermediar. Toate semnalele sunt transmise n ambele direcii n ntreaga reea. Folosind un soft special se va putea identifica precis calculatorul care va recepiona datele. Dac un calculator din reea se defecteaz, restul reelei nu este afectat. O variant a topologiei liniare este configuraia arborescent (branching tree). n cazul acestei variante, seciuni liniare de cablu sunt interconectate arborescent, fr ns a forma o bucl. Avantajele topologiei liniare sunt lipsa calculatorului gazd i simplitatea realizrii; echipamentul de calcul trebuie doar cuplat la cablu. Principalul dezavantaj este faptul c exist posibilitatea ca echipamentul s afecteze, dac nu funcioneaz corect, linia de comunicaie. Din acest motiv, este necesar ndeplinirea anumitor proprieti electrice n momentul conectrii. Reelele n stea constau dintr-un calculator gazd (central) conectat la mai multe calculatoare mai mici sau terminale (staii de lucru), prin care se realizeaz toate transferurile de date. O configuraie de baz pentru acest tip de reea este prezentat n figura 2.2.b. Astfel, dac echipamentul A comunic cu echipamentul C, el va transmite datele spre echipamentul central, care le va transmite mai departe calculatorului C. n general, calculatorul gazd (central) poate fi considerat un comutator inteligent, care dirijeaz fluxurile de date de la un calculator la altul. Un dezavantaj al topologiei stea este faptul c echipamentul central constituie un punct critic pentru a asigura funcionarea corect a reelei. Dac acesta se defecteaz, va fi afectat ntreaga reea. O variant a topologiei stea este cea ierarhic, prezentat n figura 2.2.c. n aceast configuraie, calculatorul central i celelalte calculatoare din reea sunt organizate pe o structur ierarhic, pe mai multe niveluri, alctuind astfel subreele. Datele pot fi transferate prin unul sau mai multe echipamente pentru a ajunge la destinaie. Reeaua inel (ring) se caracterizeaz prin faptul c fiecare calculator din reea poate comunica direct cu oricare altul i fiecare poate procesa propriile aplicaii independent. n aceast topologie, calculatoarele sunt conectate ntr-o
80

bucl nchis, dar nu este necesar un calculator gazd. Datele sunt transmise de la un calculator la altul i fluxurile de date au o singur direcie. n figura 2.2.d este prezentat o astfel de configuraie de reea. n practic, topologia inel se utilizeaz ntr-o structur mai complex, combinnd caracteristicile topologiei inel cu cele ale topologiei stea. Echipamentele sunt conectate n topologie stea la un calculator gazd i acesta este conectat ntr-o topologie inel cu alte calculatoare gazd, ca n figura 2.2.e. n cazul topologiei inel, fiecare echipament trebuie s fie fiabil sau s poat fi eliminat din reea imediat, dac se defecteaz. Numai n aceste condiii se poate utiliza o reea cu topologie mixt.

Figura 2.2. Topologia reelelor LAN Accesul la mediul de comunicaie n reelele locale se poate realiza prin intermediul tehnicilor token (jeton de acces). Echipamentele conectate n reea care doresc s comunice i transmit succesiv dreptul de acces la mediul de comunicare, sau pot utiliza o alt tehnic bazat pe sesizarea coliziunilor. Tehnica sesizrii coliziunilor CSMA/CD (Carrier Sense Multiple Acces with Collision Detection) se caracterizeaz prin faptul c o staie de lucru cuplat la mediul de comunicare ascult canalul de comunicare chiar n timpul transmisiei i ntrerupe transmisia n cazul unor coliziuni, urmnd s retransmit ulterior. Metoda de acces aleator CSMA/CD permite obinerea unor rezultate foarte bune n cazul n care anumite dispozitive din reea transmit o mare cantitate de date la un anumit moment sau foarte des, n timp ce altele transmit o cantitate mult mai mic de date, cu o frecven mult mai mic.
81

n cazul metodei deterministe de acces token numrul de staii din reea care particip la transmisia de date este cel mai important factor care poate afecta performanele procesului de comunicare. Acest lucru se explic prin faptul c dreptul de transmitere (acces) trebuie acordat fiecrei staii prin rotaie, nainte ca o staie dat s poat transmite din nou. LAN are, n mod normal, o rat de transfer a datelor cuprins ntre 250 kilobii pe secund pn la peste 100 megabii pe secund. Se recomand pentru aplicaii care necesit volume mari de date i o vitez de transfer considerabil, implicnd totodat transmisii de imagini, grafice sau semnale video. Cea mai obinuit utilizare a reelelor LAN vizeaz conectarea calculatoarelor personale dintr-o cldire sau din diferite birouri pentru a utiliza n comun programele, informaiile i echipamentele periferice, ca, de pild, imprimantele laser. O alt aplicaie a LAN-urilor n cadrul firmelor este conectarea calculatoarelor cu mainile controlate prin calculator. In figura 2.3 este prezentat o reea de calculatoare local O variant mai simpl a unei reele locale o constituie sistemul PBX (Private Branch Exchange). Acesta este un un calculator proiectat cu un scop special pentru a dirija i a asigura comutarea liniilor telefonice dintr-un birou. Echipamentul PBX poate suporta (susine) att transmisii de voce ct i de date pentru crearea unei reele locale.

Figura 2.3. O reea LAN O configuraie a unui sistem PBX este redat n figura 2.4. Un sistem PBX poate comuta digital i apoi direciona informaiile intre telefoane i ntre calculatoare, copiatoare, imprimante, faxuri i alte dispozitive care creeaz o reea local, bazat pe conexiuni telefonice obinuite. Avantajul principal al acestui sistem este faptul c utilizeaz liniile telefonice existente i nu necesit conexiuni speciale Un alt avantaj apare din mobilitatea sistemului, ei putnd fi mutat n orice loc din cldire. 5.4. Reeaua INTERNET i reeaua WWW Internet este o reea de reele, cu zeci sau sute de milioane de calculatoare, dispuse pe ntregul glob, staionare sau mobile, reea ce deine cantiti uriae de informaii, din care foarte multe pot fi consultate fr restricii, iar unele contra cost sau numai cu diferite parole de acces. Fiecare individ care posed un calculator cu modem cu viteza de transmitere de cel putin 14,4 kbps (kilobii pe secund, viteza indicat fiind cea minim pentru Internet, se recomand chiar o
82

viteza mai mare), o linie telefonic fix sau mobil, se poate conecta la aceast mare reea prin intermediul unei firme furnizoare de servicii Internet. In cadrul reelei Internet poate fi folosit pota electronic sau pot fi consultate site-uri ale reelei WWW.

Figura 2.4. Un sistem PBX Reeaua World Wide Web, denumit Web sau WWW, este partea cea mai dezvoltat din internet. A fost creat n 1989, la centrul european de cercetri nucleare. Reeaua este bazat pe grafic, fiind folosit un limbaj special, HTML (Hypertext Markup Language limbaj de marcare pentru hipertext). Cu un click pe textul sau imaginea grafic cu o anumit codificare se ajunge la alte documente denumite pagini Web (Web pages), unde se pot vedea imagini, text, videoclipuri, se pot asculta mesaje vocale. Pe ecranul propriului calculator pot fi aduse imagini din toata lumea sau informaii referitoare la orice domeniu de activitate. Totul este s se salveze pe hard-diskul calculatorului propriu. O alt modalitate de utilizare a internetului o reprezint dialogul efectiv realizat cu ajutorul chat-ului. Accesul la o pagin Web, a unui site Internet (site-urile fiind constituite din pagini Web) se poate face printr-un program, ca de exemplu Netscape Comunicator sau Microsoft Internet Explorer. Fiecare site are o adresa format din grupuri de litere, ca de exemplu http://www.msn.com, pentru compania Microsoft. Deci folosind orice program care ofer posibilitatea de a naviga pe Internet, putem accesa orice adres de site cunoscndu-i, bineneles, numele prin introducerea acestuia pe bara de adres din fereastra deschis cu ajutorul programului respectiv. Ultimele dou litere pot reprezenta ara (ro pentru Romnia, de pentru Germania, uk pentru Marea Britanie, etc.), tipul organizaiei (com pentru comercial, edu de la education pentru instituii de nvmnt, etc.). Pe diferite site-uri ale reelei internet putem crea propriile adrese de e-mail, folosind diferite opiuni: E-mail, Sign me up, etc. Numele adresei de e-mail are n componen un simbol @ (A rond) aflat ntre numele dat de utilizator adresei i numele site-ului respectiv. 5.5. Avantajele tehnologiei client/server n majoritatea sistemelor client/server, rolul calculatorului client este de a asigura o interfa grafic cu utilizatorul (GUI), astfel nct utilizatorul s poat avea acces cu uurin la sistem. Interfata GUI este de obicei Windows, dar poate fi i OS/2, Unix Motif sau chiar Macintosh. Totui, interfaa GUI nu reprezint o cerin a modelului client/server. ntr-o aplicaie client/server tipic, calculatorul client asigur interfa GUI, iar calculatorul server asigur accesul la baza de date prin intermediul unui server SQL. Fr tehnologia client/server pentru o aplicaie de baze de date, calculatorul trebuie s analizeze fiecare nregistrare doar pentru a selecta nregistrrile care corespund unui criteriu de cutare i fiecare nregistrare trebuie
83

transmis prin reea. n cazul client/server, calculatorul client trimite cererea SQL calculatorului server, care o prelucreaz i napoiaz doar acele nregistrri care se potrivesc condiiilor solicitate. n majoritatea sistemelor client/server, clientul se ocup cu detaliile interfeei cu utilizatorul, iar serverul cu detaliile accesului la baza de date. Regulile afacerii ns, adic programul logic care formuleaz politica afacerii, pot fi implementate att n poriunea client, ct i n cea de server. Dac sunt localizate pe server, regulile afacerii pot fi implementate prin intermediul programelor care apeleaz un mecanism de apel al procedurilor la distan (RPC Remote Procedure Call) sau proceduri stocate ntr-un sistem DBMS. Programele care ruleaz pe calculatoarele client sunt, de obicei, realizate folosind unul dintre descendenii instrumentelor de programare vizual (Borland Delphi, Microsoft Visual Basic , Visual Foxpro, C++, Powersoft PowerBuilder). 5.6. Avantajele utilizrii reelelor de calculatoare Reelele de calculatoare permit accesarea unor baze informaionale cu localizri geografice diverse i constituie un mediu de comunicare ntre persoanele aflate la distan. ntr-o instituie/firm cu mai multe compartimente, instalarea unei reele de calculatoare faciliteaz schimbul i corelarea informaiilor (ntre diverse departamente sau n cadrul aceluiai departament). Importana reelelor de calculatoare ca medii de comunicare va crete tot mai mult n viitor. Reelele de calculatoare asigur partajarea resurselor de calcul fizice i logice, astfel nct programele, echipamentele i mai ales datele s fie disponibile pentru orice utilizator conectat la reea, indiferent de localizarea lui. Aceast facilitate este foarte important n cadrul unei firme fiindc permite, de exemplu, mai multor persoane aflate n puncte geografice diferite, s ntocmeasc mpreun un raport. O schimbare efectuat de un angajat ntr-un document poate fi vizibil instantaneu i celorlalti angajai. Astfel, colaborarea dintre grupuri de oameni aflai la distan devine foarte simpl. Practic, un utilizator cu orice localizare geografic (acoperit de reea) poate utiliza datele ca i cnd ar fi locale. Aceast caracteristic atinge scopul reelelor, formulat plastic, de distrugere a tiraniei geografice. Folosirea reelelor de calculatoare este posibil datorit costului redus. Astfel, a aprut un model de reea n care fiecare utilizator s poat dispune de un calculator personal iar datele de reea s fie pstrate pe unul sau mai multe servere partajate (folosite n comun). Modelul se numete client-server iar utilizatorii si sunt numii clieni. Se poate spune c pe maina client se desfoar procesul client, care lanseaz o cerere pe maina server (de care este legat). Mesajul cerere este prelucrat de procesul server, de pe maina server, iar rspunsul este furnizat procesului client, sub forma unui mesaj de rspuns. Uzual, numrul de clieni este mare iar numrul de servere este mic. Din punct de vedere soft, modelul client-server presupune existena unui program server care accept i rezolv cereri de la diverse procese/programe client (acestea se pot executa pe alte maini dect procesul server). Reelele asigur o fiabilitate mare prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative (de exemplu, fiierele pot fi copiate pe dou sau trei calculatoare astfel nct, dac unul din ele nu este disponibil, s fie utilizate copiile fiierelor). Dac un procesor se defecteaz, sarcina sa poate fi preluat de celelalte, astfel nct activitatea s nu fie ntrerupt ci dus la bun sfrit, chiar dac cu performane reduse. Acest lucru este esenial pentru activiti strategice
84

din domeniile militar, bancar, controlul traficului aerian, sigurana reactoarelor nucleare etc. O reea de calculatoare poate s se dezvolte n etape succesive, prin adugare de noi procesoare: pe msur ce se face simit aceast necesitate, se pot introduce noi calculatoare server sau client. Se poate concluziona c utilizarea reelelor de calculatoare de ctre instituii i firme este motivat economic i tehnologic. Reelele de calculatoare personale au devenit populare n anii '80, n momentul n care dezvoltarea lor tehnologic le-a fcut foarte avantajoase sub aspectul raportului pre/performan. n anii '90, reelele de calculatoare au nceput s furnizeze inclusiv servicii la domiciliu, pentru persoane particulare. Noile aplicaii de acces la Internet sunt extrem de prietenoase, astfel nct ncep s fie utilizate nu numai n sferele de cercetare, industriale sau comerciale, n care aduc o mbuntire calitativ a proceselor de prelucrare i transmitere a informaiei, ci i de ctre publicul larg, pentru care se deschide astfel accesul la Internet. Aceste faciliti se refer la: 1. Accesul la baze informaionale aflate la distan Prin intermediul reelelor de calculatoare se pot accesa informaii de natur divers. Cea mai eficient modalitate de consultare a informaiilor din domenii diverse este sistemul World Wide Web, creat la CERN (Geneva). Aceste informaii aparin unor domenii foarte variate: art, afaceri, politic, sntate, istorie, recreere, tiint, sport, cltorii, hobby-uri etc. n unele cazuri, se pot realiza nu numai consultri, ci, prin procedee interactive, se pot realiza aciuni care uzual ar fi necesitat prezena fizic a persoanei ntr-un anumit loc (pli, rezervri de bilete, cumprturi etc). Un asemenea exemplu de domeniu, care este tot mai mult transformat de progresul electronic, este cel bancar. Se vorbete din ce n ce mai mult de banking virtual bncile pun la dispoziie produse (n special soft) prin care serviciile specifice mbrac o form nou, electronic. Oamenii i pot plti taxele sau i pot administra conturile la distan, prin metode electronice. Mii de firme i pun la dispoziie cataloagele pentru consultri on-line astfel nct practica de a face cumprturi la domiciliu, prin metode electronice, devine tot mai rspndit. n acest sens, comerul electronic a evoluat foarte mult, dezvoltnd, prin mijloace electronice, anumite direcii specifice: marketing, management, pli digitale, securitatea tranzaciilor. Presa ncepe s fie tot mai mult disponibil direct, electronic. Trecerea de la crile tiprite la crile electronice poate fi comparat cu trecerea, n evul mediu, de la manuscrise la tiprituri. n ultimii ani, se dezvolt din ce n ce mai mult forme de educaie la distan (nvtmnt electronic), care utilizeaz cel mai adesea facilitile sistemului World Wide Web. 2. Comunicare ntre persoanele conectate la o reea de calculatoare Pota electronic sau e-mail-ul este un sistem de comunicare electronic bazat pe mesaje scrise, care se adaug astzi la mijlocul clasic de comunicare verbal, prin intermediul telefonului. Menionm aici faptul c ntre facilitile potei electronice este inclus i posibilitatea ca anumite mesaje s fie trimise unui ntreg grup de persoane. Mesajele electronice conin deja n mod curent secvene audio i video. Dialogul direct on-line (aproape instantaneu) sau n timp real, implementat prin mecanisme de tip talk, chat, se va extinde de la varianta textual, scris, pentru a permite utilizatorilor s se vad sau s se aud unul pe cellalt. Aceast
85

tehnologie face posibile ntlnirile n timp real, numite videoconferine, ntre persoane aflate n poziii geografice diferite. ntlnirile virtuale pot fi folosite pentru educaie la distan, sfaturi medicale, ntlniri de afaceri sau politice. Comunicaiile vor prelua din ce n ce mai mult anumite tipuri de servicii realizate deocamdat prin intermediul transporturilor, aa cum pota electronic a nlocuit, n mare msur, scrisorile obinuite. 3.Divertisment interactiv. Divertismentul reprezint la ora actual o industrie n plin dezvoltare, n care se dezvolt noi tehnologii. Aplicaia cu cel mai mare succes pn acum este video-ul la cerere, prin care se va putea selecta orice film sau program de televiziune iar acesta s apar imediat pe ecran. Un domeniu al divertismentului care a nregistrat un succes uria i al crui viitor se prevede la fel de promitor este industria jocurilor. Exist deja jocuri pentru mai multe persoane cu simulare n timp real. Realitatea virtual, creat prin animaie tridimensional de calitate, va putea deveni partajat. Toate aceste aplicaii noi sunt posibile prin tehnologiile moderne de comunicare, bazate pe reele de calculatoare. 5.7. Importana reelelor de calculatoare pentru mbuntirea performanelor economice ale unei firme Pe msur ce o companie devine mai mare, mai dispersat i n linii mari, mai diversificat, problemele ei de comunicare devin mai dificile i mai complexe. Astfel, compania ncearc s presteze cele mai bune servicii clienilor la un nivel al preurilor ct mai redus, iar soluiile cele mai bune pentru problemele de comunicaii devin foarte importante. Reelele furnizeaz urmtoarele avantaje competiionale eseniale pentru succesul afacerilor: mbuntesc timpul de rspuns; asigur un suport organizaional pentru procesul de adoptare a deciziilor; permit formarea de aliane strategice. mbuntirea timpului de rspuns. Utilizarea unei reele bine proiectate permite unei organizaii s obin informaii despre tranzaciile efectuate n locuri ndeprtate (izolate) sau s furnizeze informaii la o locaie izolat ntr-un interval de timp foarte mic de la solicitarea acestora. Reducerea timpului de transmitere a informaiilor micoreaz distanele dintre locaiile ndeprtate. mbuntirea timpului de rspuns permite unei companii s-i mbunteasc serviciile pentru clienii, s reduc timpul necesar pentru adoptarea deciziilor i s mreasc productivitatea muncii. Suport organizaional pentru procesul de adoptare a deciziilor. Reelele pot asigura att centralizarea, ct i descentralizarea proceselor de adoptare a deciziilor. Pentru o firm care practic centralizarea adoptrii deciziilor, toate deciziile importante sunt adoptate de managerii de la centru (sediul firmei), iar reelele permit o optimizare a fluxurilor de informaii care vin de la periferie. Pentru o firm care prefer descentralizarea procesului decizional, delegarea autoritii pentru adoptarea anumitor decizii la nivelul managerilor de nivel inferior poate fi susinut de existena reelelor de calculatoare. Managerii de la nivelul local pot utiliza reelele de calculatoare pentru a accesa datele i informaiile de la nivelul central i vor asigura astfel procesul de adoptare local a deciziilor. Reelele pot fi utilizate, de asemenea, pentru comunicarea deciziilor la centru.
86

Formarea alianelor strategice. Multe companii sunt interesate n a dezvolta relaii de lucru superioare cu clienii i furnizorii lor, prin utilizarea reelelor de calculatoare. Astfel reelele de calculatoare dintre companii permit tuturor participanilor s mbunteasc timpul de rspuns, s reduc costurile i s elimine virtual distanele geografice. Se obin multe beneficii tangibile, cum ar fi legtura dintre baza de date cu privire la stocurile clienilor i nivelul stocurilor asigurate de furnizorii unei firme, care ofer posibilitatea de a opera cu stocuri mai mici. TEST DE EVALUARE 1. Definii reeaua de calculatoare? Rspuns: Reeaua de calculatoare este o colecie de calculatoare (cele mai multe cu funcie de staie de lucru - aflate la dispoziia utilizatorilor - i eventual cteva cu funcie de server, adic de centralizare informaional i/sau cu funcii specifice) care se leag ntre ele prin medii fizice (conexiuni prin cabluri electrice, cabluri de fibr optic, linii telefonice, unde radio, susinute de echipamente specifice: plci de reea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc) 2. Ce este reeaua intern a unei organizai (Intranetul)? Rspuns: Reeaua intern a unei organizai (Intranetul) este o reea, n general restricionat la utilizatorii din organizaie Exerciii Exemplu 1 rezolvat: Principalul scop al constituirii reelei de calculatoare este de a: a. utiliza tehnologia informaiei; b. ngdui mai multor utilizatori s acceseze aceleai resurse (ceea ce se mai numete partajare); c. prelucra datele; d. distribui datele la factorii de decizie; e. cunoate universul n care se lucreaz. Rezolvare O O O O Exemplu 2 rezolvat: Resurse ale reelei de calculatoare nseamn: a. date/informaii; b. echipamente (imprimante, calculatoare specializate pe diverse sarcini); c. baze de date (centralizate sau distribuite); d. echipamente specifice: plci de reea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc.; e. staie de lucru i server. Rezolvare O O O De rezolvat 1. Accesarea resursei informaie a reelei de calculatoare se traduce prin: a. interogarea/actualizarea bazelor de date (centralizate sau distribuite);
87

b. folosirea de documente preexistente n coleciile de fiiere ale firmei (arhive cu contracte, documente tehnice, planuri, documente juridice, formulare tipizate, documente de secretariat, imagini, grafice, scheme etc.) c. topologia reelei; d. organizarea fizic a fiierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul Rezolvare O O O O O REZUMATUL TEMEI O dat cu extinderea domeniilor de aplicare a calculatoarelor, a crescut i numrul utilizatorilor care doresc s fac schimb de date sau s prelucreze informaiile comune. Pentru a soluiona problemele comune, au fost elaborate mijloace tehnice care permit calculatoarelor s comunice ntre ele. Se face o prezentare introductiv riguroas a noiunilor de baza referitoare la retele. Din aceast tem invatati notiunile fundamentale ale lucrului n reele cu i fr fir. Pentru a face shimb de informaii se apeleaz la diferite dispozitive i diferite arhitecturi de reea. Reelele pot fi de diverse tipuri i fiecare i are specificitatea sa. n momentul de fa firmele nu pot exista fr calculatoare, dar calculatoarele sunt conectate la o reea de tip intranet, extranet i Internet.

88

TEMA VI TEORIA BAZELOR DE DATE SI A SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE Uniti de nvare: definiia, arhitectura bazelor de date modele de date (modelul ierarhic, modelul reea, modelul relaional, modelul orientat-obiect) abordarea relaional (baza de date relaional, operatori relaionali , proprieti ale bazelor de date relaionale, proprietile relaiilor tabelare) baze de date ORACLE (ce este baza de date ORACLE?, opiuni ORACLE, produsele ORACLE, mediul de dezvoltare auxiliar -CDE, faciliti ORACLE) tendine n managentul datelor apecte privind analiza i interpretarea datelor noi modele de date i aplicaiile lor Obiectivele temei: conceptul i arhitectura bazelor de date prezentarea modelelor de date (modelul ierarhic, modelul reea, modelul relaional, modelul orientat-obiect) abordarea relaional (baza de date relaional, operatori relaionali, proprieti ale bazelor de date relaionale, proprietile relaiilor tabelare) prezentarea bazei de date ORACLE (ce este baza de date ORACLE?, opiuni ORACLE, produsele ORACLE, mediul de dezvoltare auxiliar CDE, faciliti ORACLE) tendine n managentul datelor aspecte privind analiza i interpretarea datelor noi modele de date i aplicaiile lor Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandat: BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 Lungu, I., Bodea, C., Bdescu, C., Ioni, C. Baze de date: organizare, proiectare i implementare, Editura ALL, Bucureti, 1995. Velicanu, M., Lungu, I., Muntean, M., Iorga, M., Ionescu, S. Oracle, platform pentru baze de date, Editura Petrion, Bucureti, 2002 Somnea, D., Calciu, M. Ghidul managerului pentru noile tehnologii informatice i de comunicaie, Editura LUCMAN, Bucureti, 2002. 6.1. Definiia bazelor de date Nucleul central al unui sistem de management al infirmaiei (SMI) este reprezentat de baza de date a organizaiei. Datele sunt colectate deoarece reprezint o surs potenial de informaii valoroase. Interogarea i analiza datelor pentru descoperirea informaiilor de valoare sunt o sarcin dificil. Este nevoie de modaliti de stocare i regsire rapid a datelor, dar i a informaiilor i de dezvoltare de aplicaii specifice. 89

Baza de date este o colecie persistent, coerent logic, de date legate ntre ele. Spre deosebire de fiier, care reprezint tot o colecie de date, n cazul unei baze de date, datele sunt definite o singur dat i sunt accesate de diferii utilizatori. n cazul lucrului cu fiiere, fiecare utilizator i definete i utilizeaz fiierele de care are nevoie. O baz de date este proiectat, construit i populat cu date ntr-un scop precis. Un utilizatror al bazei de date trebuie s poat: - aduga fiiere noi, vide; - insera noi date n fiierele existente; - regsi datele din fiiere; - actualiza date; - terge date; - elimina fiiere din baza de date. Exemplu. O firm realizeaz diferite proiecte, avnd resurse specifice. Se va dori memorarea datelor despre proiecte, despre elementele folosite n proiecte i furnizorii acestora, despre depozitele unde sunt memorate elementele proiectelor, despre angajai etc. Proiectele, elementele proiectelor, furnizorii, depozitele, angajaii etc constituie entitile de baz despre care firma vrea s memoreze informaii. Pe lng entiti, este important de cunoscut relaiile dintre entiti. De notat c o relaie poate s fie la rndul ei considerat o entitate. 6.2. Arhitectura bazelor de date Exist diferite arhitecturi pentru sistemele di baze de date. Dintre acestea, arhitectura ANSI/SPARC este una dintre cele mai cunoscute (figura 6.1). Nivel extern (viziune utilizator individual) Nivel conceptual viziune (comunitate de utilizatori) Nivel intern (punct de vedere memorare) Figura 6.1. Arhitectura ANSI/SPARC cu trei nivele O alt arhitectutr care s-a impus n ultimul deceniu este arhitectura client/server: sistemul bazei de date poate fi considerat ca alctuit dintr-un server (backend) i mai muli clieni (frontends). Serverul este sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) n sine. Clienii sunt diferitele aplicaii care sunt executate (figura 6.2.). Sistemul de gestiune a unei baze de date (SGBD) este o colecie de programe care permit crearea i ntreinerea bazei de date. Un SGBD are trei componente importante: - subsistemul de memorare care inregistreaz i regsete datele din fiiere;

90

- subsistemul de modelare i manipulare a datelor care conine procedurile de organizare a datelor i de operare asupra lor (adugare, modificare, tergere) i de control la partajarea datelor i acces concurent (tranzacii multi-user). - interfaa dintre SGBD i utilizatori. End-users

Aplicaii

Clieni

SGBD

Server

Baza de date Figura 6.2. Arhitectura client-server Structura detailat i informaiile despre organizarea fiecrui fiier din baza de date sunt nregistrate ntr-un catalog. 6.3. Modele de date Modelul de date descrie o manier de structurare i manipulare a datelor dintr-o baz de date. Partea de structur se refer la cum sunt reprezentate datele: tabele, structuri ierarhice etc. Partea de manipulare a unui model specific operaiile ce se pot aplica datelor pentru a realiza adugare, inserare , modificare, tergere, sortare, selecie etc. Comenzile pentru realizarea unor astfel de operaii sunt specificate ntr-un limbaj de interogare. Comenzile din limbajul de interogare sunt traduse n secvene de instruciuni main pe care subsitemul de memorare le folosete pentru manipularea datelor. Exist diferite limbaje de interogare, unele fiind specializate pentru realizarea unor funcii anume. Astfel limbajul Soundex este utilizat de unele companii aeriene pentru a lega numele unui pasager de rezervare. Numele sunt memorate fonetic i pot fi regsite chiar dac sunt scrise greit. Interfaa cu utilizatorii este de tip limbaj natural cu un vocabular specializat i cu reguli de interogare bazate pe vocabular. Entitate = atribute Articol = cmpuri 6.3.1. Modelul ierarhic Primele SGBD-uri foloseau un model ierarhic, articolele (nregistrrile) fiind aranjate ntr-o structur arborescent. Modelul a fost dezvoltat deoarece n aplicaiile comerciale, relaiile ierarhice sunt frecvente. Structura unei organizaii poate fi i ea ierarhic (structura piramidal). n modelul ierarhic unele articole sunt articole rdcin, iar celelalte au articole printe unice. Structura arborelui coincide cu ordinea de utilizare a datelor: nti se acceseaz articolul din rdcin 91

iar apoi cele de pe urmtorul nivel etc. SGBD-urile ierarhice utilizeaz un limbaj de interogare de tip navigator. Pentru a manipula anumite date se navigheaz pe structura de arbore pn se ajunge la datele dorite (figura 6.3). Comenzile de navigare sunt proceduri care trebuie scrise de programatori. Segment Produs Rdcin Descriere Cost

Furnizor 3

Furnizor 2

Furnizor 1

Nume

Nume Segmente subordonate

Nume

Figura 6.3. Modelul ierarhic 6.3.2. Modelul reea Modelul reea aranjeaz articolele ntr-o list cu legturi de tip graf orientat. Un articol din baza de date poate avea mai muli prini. Ca i modelul ierarhic, modelul de tip reea folosete un limbsaj de interogare bazat pe navigare. Modelul a fost folosit n procese tranzacionale n timp real cum sunt reelele ATM. Produs Descriere Cantitate Cost Furnizor Nume

Furnizor Furnizor

Nume Nume

Produs Descriere Cantitate Cost

... Figura 6.4. Modelul reea

92

Att n modelul ierarhic ct i n modelul de tip reea, bazele de date dezvoltate sunt specifice aplicaiei. Dac se dezvolt o nou aplicaie trebuie s se dezvolte i o nou baz de date. Acest lucru este dezavantajos deoarece pstrarea consistenei bazei de date n diferite aplicaii este foarte dificil. 6.3.3. Modelul relaional n limbajul relaional tabela este relaia, linia este tuplul iar coloana atributul. Astfel modelul relaional este perfect fundamentat matematic de algebra relaiilor. O tabel este unic identificat de o cheie primar, respectiv o coloan (cmp, atribut) sau o combinaie de coloane cu proprietatea c nu exist dou linii din tabel care s aibe aceeai valoare pentru cheia primar. Un domeniu este o mulime de valori posibile pentru atribute specifice relaiei. Cheia primar este un caz special de cheie candidat (candidate key). O cheie candidat pentru o relaie R este o submulime K de atribute ale lui R cu proprietatea de unicitate i de ireductibilitate. Proprietatea de unicitate spune c nu exist dou tuple din R care s aibe aceai valoare pentru K, iar proprietatea deireductibilitate const n faptul c nici un subset propriu al lui K nu are proprietatea de unicitate. Structured Query Language (SQL) este limbajul de manipulare a datelor SQL este nonprocedural i nedeclarativ. Utilizatorul trebuie s specifice numai o descriere n englez a operaiei dorite i a articolelor implicate. Un modul de optimizare a interogrii traduce descrierea ntr-o procedur care realizeaz manipularea cerut. Bazele de date relaionale nu trebuie s fie specifice aplicaiei. Modelul relaional asigur independena datelor, respectiv abilitatea bazei de date de a exista independent de aplicaie. 6.3.4. Modelul orientat-obiect Modelul orientat-obiect reprezint cea mai recent abordare, n care articolele sunt reprezentate de obiecte. Un obiect este o combinaie de cod (funcie) i date (variabile) asociate ntr-o singur entitate. Funciile unui obiect sunt numite metode sau funcii membru, iar datele se numesc proprieti sau date membru. Apelarea unei metode ntr-un obiect este deobicei denumit transmitere de mesaj (send). Un obiect aparine unei clase de obiecte similare. Clasa este o descriere a modului de construcie a unui obiect. Obiectele sunt ncapsulate, adic utilizatorii obiectelor nu vd reprezentarea lor intern dar tiu cle pot manipula prin metode. Se spune uneori despre obiecte c au memorie particular i interfa public. 6.4. Abordarea relaional 6.4.1. Baza de date relaional Principiile modelului relaional au fost pentru prima dat expuse de Dr. E. F.Codd, care n iunie 1970 a publicat un articol numit Un model relaional de date pentru marile bnci de date. n acest articol Dr. Codd a propus modelul relaional pentru sistemele de baze de date. Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele bidimensionale. Sunt patru concepte cu care opereaz o baz de date relaional: 93

 tabele; coloane; rnduri; cmpuri. Modelul relaional imit procesele unei ramuri a algebrei cunoscut sub numele de algebra relaional. Aceste procese implic: o colecie de obiecte cunoscute sub numele de Relai; o mulime de operatori ce acioneaz asupra relaiilor pentru a produce noi relaii. O Relaie poate fi neleas ca o Tabel. Modificarea datelor este realizat prin operaiile relaionale aplicate asupra tabelelor. -----------------------------------------SELECTIE : | (pe linii) | | |#########################################| | | | | | | |#########################################| | | |#########################################| -----------------------------------------PROIECTIE : ----(pe coloane) | | | | | | | | | | | | 94 ### ######## ### ######## ### ######## ### ######## ### ######## -------------------------------------| | ### ### ######## ######## | | |

| | | |

### ###

######## ########

-------------------------------------------

6.4.2. Operatori relaionali Operatorii relaionali sunt definii mai jos: Selecia este o operaie care preia i afieaz datele din relaie. Este posibil s se afieze toate rndurile sau doar rndurile care ndeplinesc o condiie sau mai multe condiii. Aceasta este de multe ori numit submulime orizontal Proiecia este operaia care afieaz anumite coloane din relaie i de aceea este numit submulime vertical. Produs este rezultatul obinut cnd rndurile a dou mulimi de date sunt concatenate conform condiiilor specificate. Join este rezultatul obinut cnd rndurile a dou mulimi de date sunt concatenate conform condiiilor specificate. Reuniunea afieaz toate rndurile care apar n una, n cealalt sau n ambele din cele dou relaii. Intersecia afieaz toate rndurile care apar n ambele din cele dou relaii. Diferena afieaz rndurile care apar numai ntr-o singur relaie (SQL utilizeaz operatorul minus). PRODUS ----------

---------------------------| SMITH | | CLERK | | SMITH | CLERK | | JONES | produs | MANAGER|------>| SMITH | MANAGER | | ADAMS | ---------| | | ----------| JONES | CLERK | | JONES | MANAGER | | | | | ADAMS | CLERK | | ADAMS | MANAGER | -----------------JOIN ------------------- ----------------| 10 | ACCOUNTING | | CLARK | 10 | 10

---------------------------| CLARK | 10 | | ACCOUNTING|

95

| MILLER | 10 | J | 20 | RESEARCH | | MILLER| 10 | 10 | ACCOUNTING| | SMITH | 20 |-->| 30 | SALEH | | SMITH | 20 | 20 | RESEARCH | | TURNER | 30 | | 40 | OPERATIONHS| | TURNER| 30 | 30 | SALES | --------------------------------- -----------------------------6.4.3. Proprieti ale bazelor de date relaionale Proprieti ale bazelor de date relaionale sunt urmtoarele: O baz de date relaional apare ca o colecie de relaii (tabele) ctre utilizator. Formatul coloanei/rndului este familiar i uor pentru vizualizarea datelor . Exist o mulime de operatori pentru partiionarea i combinarea relaiilor (selecia, proiecia, produsul, joinul, reuniunea, intersecia, diferena). Nu sunt pointeri explicii; conexiunile sunt fcute numai pe baza datelor. Limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural i similar limbii engleze. Utilizatorul nu specific calea de acces i nu are nevoie s tie cum este informaia aranjat fizic. Comenzile pentru refacerea datelor i acelea pentru realizarea schimbrilor n baza de date sunt incluse ntr-un singur limbaj SQL. Exist o independen total a datelor. 6.4.4. Proprietile relaiilor tabelare O singur tabel are urmtoarele proprieti: Nu exist rnduri duplicate; Nu exist nume de coloan duplicate; Ordinea rndurilor este neimportant; Ordinea coloanelor este neimportant; Valorile sunt atomice (nedecompozabile). 6.5. Baze de date ORACLE 6.5.1. Ce este baza de date ORACLE? Baza de date ORACLE const dintr-un set complet de constructori de aplicaii i produse pentru utilizatori, cutnd s asigure soluii complete n tehnologia informaiei. Aplicaiile Oracle sunt portabile peste un numr mare de staii de lucru i sisteme de operare, de la calculatoare personale la procesoare paralele. Oracle este nzestrat cu un flexibil Sistem de Management al Bazelor de Date (DBMS) - Serverul Oracle - pentru stocarea i managementul informaiei utilizate de aplicaii.

96

Ultimul server Oracle ,ORACLE 7, conduce o baz de date cu toate avantajele unei structuri relaionale, avnd n plus capacitatea de a stoca i executa obiecte de tip baz de date precum proceduri i mecanisme de siguran. Despre Serverul ORACLE Serverul Oracle cuprinde un DBMS care controleaz: Stocarea de date n sfera bazelor de date dedicate; Recuperarea de date pentru aplicaii utiliznd tehnici de optimizare adecvate; Securitatea bazelor de date i a taskurilor permise pentru anumii utilizatori; Consistena i protecia datelor, incluznd arhivarea taskurilor i mecanisme de cutare; Comunicarea i integritatea informaiilor, cnd bazele de date sunt distribuite ntr-o reea. Aplicaiile Oracle trebuie rulate pe acelai calculator personal la fel ca i Serverul Oracle. Alternativ, aplicaiile i utilitarele utilizate de acestea pot s fie rulate pe un sistem local pentru utilizator (sistemul client), n timp ce Oracle DBMS ruleaz pe un altul (sistemul server). n acest mediu client-server, un numr mare de resurse de calcul pot fi rulate. De exemplu, o aplicaie Oracle Forms poate rula pe un calculator personal client, n timp ce accesarea datelor este condus convenional de un Server Oracle pe un calculator central. 6.5.2. Opiuni ORACLE Opiuni Oracle Server n plus fa de Standard Oracle7 care dispune de o mulime comprehensiv de faciliti asupra bazelor de date, mai sunt cteva faciliti suplimentare. Acestea includ: 9 Opiunea procedural asigur un motor PL/SQL versiunea 2 n interiorul serverului Oracle, care are abilitatea de a stoca proceduri baze de date, funcii i mecanisme de siguran pentru utilizarea de ctre aplicaii. 9 Opiunea distribuit suport tranzacii care actualizeaz informaia din mai multe baze de date dintr-o reea de baze de date distribuit, utiliznd execuia n dou faze. 9 Paralel Server Option suport sisteme cuplate liber. 9 Oracle de ncredere (Trusted Oracle) pune la dispoziie o mulime de faciliti adiionale de nalt securitate. 6.5.3. Produsele ORACLE Printre multele dezvoltri de aplicaii i produse pentru utilizatori accesibile n familia Oracle, exist o posibilitate comun pentru a accesa baza de date: Limbajul cu Structura de Interogare(SQL). Produsele Oracle conin: 9 Oracle TextRetrieval O tehnologie care adaug capabiliti de refacere complet a textului ntr-o baz de date Oracle. 9 Pro*Oracle 97

O serie de precompilatoare care permit accesul bazelor de date Oracle la limbajele de programare C, Cobol, Fortran, PL/1, Pascal i Ada. 9 Oracle Card O interfa utilizator pentru producerea aplicaiilor cu baze de date uor de folosit ce ncorporeaz grafice i faciliti multimedia. 9 Oracle CASE O familie de instrumente care ajut la analiza, designul i generarea aplicaiilor Oracle. 9 SQL*Plus Un instrument care permite o utilizare direct i interactiv a limbajului SQL pentru a accesa serverul Oracle, utiliznd comenzi ad-hoc sau prin rularea fiierelor de comand. Instrumente CDE

Oracle Reports Oracle Graphics Oracle Forms Oracle Book

Oracle Card Oracle Case SQL*Plus Pro*Oracle Alte produse

ORACLE 7 SERVER Hard Disk 6.5.4. Mediul de dezvoltare auxiliar(CDE) Instrumentul de dezvoltare a aplicaiilor principale formeaz un set nchis integrat numit 'Mediul de Dezvoltare Auxiliar'. Elementele de baz ale CDE includ limbajul procedural al lui Oracle, PL/SQL, faciliti grafice i comunicare ntre produse. Principalele instrumente CDE sunt: Oracle Forms V4 Permite ca aplicaii sofisticate bazate pe utilizarea ecranului s fie construite repede i uor i permite utilizatorului s cear i s manipuleze date ntr-o structur cu forma convenabil, la fel de bine ca afiarea imaginilor vizuale, si faciliti de accesare prevzute de alte produse CDE. Oracle Reports V2 Un puternic instrument de scriere a rapoartelor pentru construcia i execuia rapoartelor sofisticate cu fonturi de text i imagini multiple. Oracle Graphics V2 Permite construirea i afiarea aplicaiilor vizuale, incluznd hri, grafice, imagini i desene. 98

 Oracle Book V1 Prevede abilitatea de a crea i vizualiza documente care includ hipertexte, sunete digitale i videoclipuri. 6.5.5. Faciliti ORACLE SQL, SQL*PLUS i PL/SQL sunt facilitile Oracle care vor fi discutate n acest curs. Este important de neles n fiecare caz diferenele lor, rolul i locul lor n familia Oracle. *SQL este limbajul utilizat pentru a accesa o baza de date relaional, inclusiv Oracle. poate fi utilizat de fiecare instrument Oracle, cnd accesul la baza de date este necesar. *PL/SQL este limbajul Procedural al lui Oracle pentru scrierea aplicaiilor i pentru manipularea datelor n afara bazei de date. poate include un subset al comenzilor SQL, cnd accesul la baza de date este cerut este accesibil n fiecare din produsele CDE. De asemenea, n nsui serverul Oracle (dac opiunea procedurala este instalat). *SQL*Plus este un produs Oracle n care limbajele SQL i PL/SQL pot fi utilizate. de asemenea, are propriul limbaj de comand pentru controlul comportrii produsului i pentru formatarea rezultatelor interogrilor SQL. n concluzie, SQL i PL/SQL sunt limbaje care sunt utilizate ntr-un numr de produse Oracle .SQL*PluS este unul din produsele pe care acestea se afl. Oracle este un exemplu pentru bazele de date relaionale. Pachete software pentru baze de date. Cele mai cunoscutre software-uri pentru baze de date sunt: pentru baze de date de dimensiuni mici i medii: FoxPro, Access, Excel, Delphi pentru baze de date complexe: Oracle, Informix, SyBase 6.6. Tendine n managentul datelor Creterea n mrime i numr a bazelor de date depete pe de parte abilitile umane de a analiza datele. Azi, cele mai multe date sunt stocate n calculatoare i un numr din ce n ce mai mare sunt administrate de sisteme de administrare a bazelor de date. Limbajele lor de interogare permit interogarea bazele de date, dar gsirea informaiilor interesante rmne adesea o problem. Chiar i utilizatorii experimentai pot avea dificulti n depistarea unor elemente semnificative. Nevoia de a sprijinii procesul de interogare i analiz a bazelor de date a fost larg recunoscut i chiar a fost ridicat la rangul de prioritate n cercetare n anii 90. Guvernul SUA, de exemplu, sponsorizeaz proiecte (cum este proiectul Sequoia) pentru dezvoltarea tehnicilor avansate de analiz a datelor aflate n depozite de baze de date foarte mari (data warehouses). Tehnicile avansate pentru analiza datelor nu sunt nc mature iar distana dintre cantitatea datelor ce trebuie analizate i cantitatea de date ce poate fi analizat crete pe zi ce trece. 99

Procesul de cutare i analizare a cantiti mari de date este numit data mining. Marile colecii de date sunt poteniale filoane de informaii valoroase, dar ca i mineritul real, cutarea i extracia pot fi procese dificile i costisitoare. De aceea, uneltele adecvate i eficiente de minerit sunt eseniale pentru succes. ntrun anume sens data mining este ca munca unui radiolog. Scanarea bazei de date pentru identificarea fenomenelor care trebuie observate art structura regulat a datelor, dar ajut de asemenea la gsirea anomaliilor. Fie D = {d1, dn} setul de date supus analizei. Data mining este procesul de gsire a unui subset D a lui D i ipotezelor Hu (D, C) despre D pe care un utilizator U le consider folositoare n contextul aplicat C. Aceast definiie poate fi detaliat, de exemplu, prin definirea limbajului de descriere a ipotezelor, a descrierii contextelor etc. 6.7. Aspecte privind analiza i interpretarea datelor Dei marile companii productoare de software de gestiune a bazelor de date relaionale fac eforturi deosebite n a actualiza i mbunti performantele sistemului lor, exist n continuare un decalaj semnificativ ntre realizrile lor actuale i evoluia mult mai rapid a tehnologiilor hardware i de comunicaie ce permit realizarea de medii eterogene complexe utiliznd maini din ce n ce mai performante. Tehnologii de procesare paralel. Marile companii productoare de sisteme de gestiune a bazelor de date relaionale se afl n competiie pentru a gsi cele mai bune soluii care s satisfac cererile noii generaii de sisteme distribuite client/server, cereri legate ndeosebi de distribuirea unei mari varieti de tipuri de date pe o i mai mare varietate de maini cuplate n configuraii de reele eterogene. Aplicaiile tot mai complexe mping n prezent mediile de calcul la limita posibilitilor de procesare. Muli utilizatori i bazeaz deciziile pe informaii vechi de cteva zile deoarece sistemele lor nu au capacitatea de a furniza analize n timp real. Pentru a face fa noilor cernie, companiile productoare de sisteme de calcul au evoluat de la sistemul uniprocesor la arhitecturi de multiprocesare simetric, clustere i chiar arhitecturi cu procesare paralel masiv. Totodat, companiile de software situate n topul vnzrilor de sisteme de baze de date relaionale - Oracle Corp., Sybase Inc., Informix Software Inc., IBM Corp. - au dezvoltat n ultimii ani noi versiuni ale sistemelor lor de baze de date care utilizeaz servere n multiprocesare simetrica (SMP), multiprocesare asimetric sau procesare pe mai multe ci de control al execuiei ("multithreading"). Aceste versiuni noi pun ns probleme complexe att n ceea ce privete administrarea de sistem ct i dezvoltarea de aplicaii. Este necesar clarificarea diferenei dintre procesarea paralel i procesarea pe multiple ci de control al execuiei (multithreading). Ambele modele implic executarea de task-uri multiple n paralel, dar n timp ce procesarea paralel implic mai multe procese ce se executa pe mai multe uniti de prelucrare, multithreading se refer la un singur proces ce poate rula pe mai multe ci de prelucrare simultan. Deci cile multiple de control al execuiei sunt o form mai simpl de paralelism, ele rulnd sub un acelai proces i utiliznd n comun anumite elemente ale sistemului. Toate cile de execuie comune unui proces mpart resurse comune - date, memorie sau fiiere deschise - furniznd unei aplicaii posibilitatea de a lansa task-uri multiple simultan n cadrul unui singur proces. n cazul proceselor paralele, atunci cnd unitatea central de 100

execuie plaseaz un proces n ateptare n timp ce un alt proces se execut, unitatea trebuie s "memoreze" ntr-o zon de memorie temporar contextul de execuie al respectivului proces; deci "overhead"-ul de meninere a unui proces distinct include un spaiu de adrese de memorie complet separat, spre deosebire de procesarea prin cai paralele de control al execuiei n cadrul unui singur proces pentru care "overhead"-ul de sistem este considerabil mai mic. n multithreading, serverul de baze de date atribuie thread-uri cererilor aflate n execuie, realiznd i schimbarea dinamic a cii pe care o cerere ruleaz la un moment dat; dac o cerere se afl n stare de ateptare, serverul va realiza printr-un mecanism de "swapping" nlocuirea acestei cereri cu o alt cerere care va fi asignat aceleiai ci. Rezultatul se concretizeaz n optimizarea timpului de execuie a cererilor i deci mbuntirea performantelor de interogare a bazelor de date n sisteme distribuite. Tipuri de arhitecturi hardware paralele. Cele mai utilizate arhitecturi hardware paralele ce exploateaz multiple procesoare, memorii mari i mai multe uniti de disc sunt: arhitectura "Shared nothing" n care fiecare procesor deine propriile sale uniti de memorie i disc. arhitectura "Shared disks" utilizeaz multiple procesoare, fiecare cu unitatea sa de memorie dar cu sistem de disc partajat. arhitectura "Symmetric Multiprocessing" (SMP) utilizeaz procesoare multiple care dein n comun unitile de memorie i disc. In prezent, pentru a atinge performante ridicate din punctul de vedere al procesrii online a tranzaciilor (OLTP - "Online Transaction Processing"), cele mai bune arhitecturi sunt considerate a fi cele uniprocesor i cele n multiprocesare simetric (SMP). Pe de alt parte ns, sistemele paralele masive sau sistemele "shared-nothing" sunt excelente pentru suport decizional pe scar larg. Arhitecturile n cluster, cum este i HACMP/6000 al companiei IBM, ofer ns alte avantaje, cum ar fi de exemplu naltul grad de disponibilitate; dac un nod din cluster cade, un alt nod preia temporar sau definitiv lucrrile primului. Un al doilea avantaj este creat de faptul c fiecare nod din cluster poate fi la rndul su o main n multiprocesare simetric, asigurnd cluster-ului o scalabilitate mult mai mare. Soluii de implementare. Cele mai multe dintre sistemele de gestiune a bazelor de date relaionale sunt n prezent mbuntite pentru a beneficia de procesarea paralel n sisteme eterogene, i a permite rularea de aplicaii complexe cu misiune critic. Compania de software care va veni cu un set de soluii optime pentru a integra bazele de date cu noile tehnologii de distribuire a datelor, va deine controlul asupra pieei n acest domeniu. Distribuirea optim a datelor este dificil din punct de vedere tehnologic, acest proces fiind puternic dependent de crintele pentru asigurarea unui timp bun de rspuns la cereri, asigurarea integritii datelor, disponibilitate continu, interoperabilitate etc. Sistemele de gestiune a bazelor de date moderne utilizeaz o serie de noiuni abstracte i strategii asociate pentru a putea ndeplini cerinele aplicaiilor actuale. Tranzacia, de exemplu, (definit ca o colecie de operaii care asigur trecerea unei baze de date dintr-o stare consistent logic n alta), poate fi utilizat i n cadrul datelor distribuite pentru a asigura n reea trecerea unor grupuri de date i operaii asociate de la un post client la server sau de la un server la altul. Cea mai mare parte dintre productorii de sisteme de baze de date au creat monitoare de procesare a tranzaciilor (TP - "Transaction Processing") ce reprezint utilitare evoluate care gestioneaz tranzaciile distribuite n reele 101

eterogene. Metoda de comunicaie standard ntre monitoarele TP i sistemele de baze de date a fost acceptat ca fiind protocolul X/A ce face parte din grupul de standarde X/Open. n prezent, serverele Sybase System 10 i Oracle 7 suporta protocolul X/A, n timp ce Informix OnLine ader indirect la acest protocol printrun produs auxiliar, Informix TP/XA. Din punctul de vedere al asigurrii integritii datelor n sisteme client/server distribuite, productorii de software de gestiune a bazelor de date recurg la mai multe strategii strategii. - Tehnica "two-phase commit" prin care toate modificrile impuse de o tranzacie asupra unei baze de date sunt fie coSMIe (execuia tranzaciei este finalizat) fie sunt anulate, cu revenirea bazei de date n starea anterioar efecturii tranzaciei. Aceast strategie nu este adecvat pentru reelele eterogene complexe n care probabilitatea de cdere a unui nod este mare i nici pentru sisteme cu SMIiune critic. Ea este utilizat ca o cale de a asigura faptul c toate serverele dein copii identice ale bazei de date n orice moment. - Strategia de replicare a datelor este n prezent soluia adoptat de companiile Oracle, Sybase i Informix. Replicarea este un proces n cadrul cruia mai multe servere dein mai multe copii identice ale unei baze de date. Strategia de replicare a datelor difer esenial de "two phase commit" prin aceea ca replicarea garanteaz identitatea copiilor bazelor de date distribuite numai n anumite momente sau sub anumite condiii. Tehnica de replicare a datelor utilizat de serverul Oracle 7 este denumit "Table Snapshots", prin care serverul central ("master") copiaz la anumite momente de timp definite, numai acele pri din baza de date care s-au modificat, propagnd apoi aceste modificri n reea. Mecanismul de replicare utilizat de serverul de baze de date Informix este similar metodei "snapshots" utilizat de Oracle. Informix utilizeaz fiiere "log" de "backup" pentru a determina datele din tabelele bazei de date ce trebuie replicate (care conin modificri). Serverele de replicare reprezint numai nceputul unei ntregi generaii de produse software care implementeaz concepte abstracte referitoare la distribuirea datelor n medii eterogene mpreun cu tehnologii avansate de gestiune i procesare paralel, optimizat a tranzaciilor. 6.8. Noi modele de date i aplicaiile lor Dezvoltarea fr precedent a aplicaiilor bazate pe Internet a dus la apariia unor noi modele de date. Astfel, exist surse de date, ca de pild World-WideWeb-ul, pe care am dori s le interogm ca baze de date, dar care nu pot fi constrnse de o schem. Majoritatea interogrilor web-ului folosesc tehnici de regsire a informaiei pentru a gsi pagini dup coninut. Sunt ns puine posibiliti de formulare a interogrilor n vederea exploatrii structurii web-ului i, deoarece aceasta nu este conform cu nici un model de date standard, este necesar o metod de descriere a acestei structuri. Modelul de date semistructurat a fost propus n vederea satisfacerii acestei necesiti. Ideea central n modelul semistructurat este de a reprezenta datele sub forma unui graf etichetat. Structura documentelor hipertext este captat interpretnd arcele grafului drept legturi. Etichetele arcurilor pot fi att valori (de tip ntreg, ir de caractere i alte tipuri de baz, precum i de tip de date abstract, ca video, audio, etc.) ct i nume de atribute (Film, Titlu, Regizor, Actor), etc. modelnd de exemplu cunoscuta baz de date cinematografic The internet movie database.

102

Exist numeroase limbaje de interogare pentru modelul semistructurat. Toate aceste limbaje sunt construite pe baza ideii de expresii asociate cilor (path expressions). Acestea sunt expresii regulate ce exprim ci generice n graful etichetat, permind astfel traversarea grafului i colecionarea tuturor etichetelor ce satisfac o anumit condiie de selecie. Dac, de exemplu, condiia de selecie este eticheta este un ir de caractere, i arcul su este adiacent unui arc etichetat actor, atunci rezultatul acestei interogri va conine numele tuturor actorilor din baza de date (printre altele). Limbajele semistructurate pot fi clasificate n dou categorii, dup strategia de calcul adoptat. Prima categorie, dezvoltat oarecum ad-hoc, se bazeaz pe modelarea grafurilor n modelul relaional i apoi pe interogarea lor ntr-un limbaj relaional de tip SQL. A doua categorie pornete de la un limbaj bazat pe o noiune formal de calcul cu date semistructurate: limbajul UnQL (Unstructured Query Language) este reprezentantul acestei categorii. Acest limbaj pornete de la recursivitatea structural, forma natural de recursivitate asociat cu tipul de date grafuri etichetate. Datorit bazei sale teoretice, UnQL este capabil de restructurri complexe, n adncime, spre deosebire de limbajele din prima categorie, care se limiteaz la scoaterea la suprafa a datelor din graf, fr ns a crea noi structuri. Aceast capacitate de restructurare st la baza proiectului STRUDEL care propune limbajul StruQL (Structured Querz Language) de gestiune a sit-urilor de web. Un alt avantaj al bazei teoretice a limbajelor UnQL i StruQL este posibilitatea efecturii optimizrilor specifice acestui nou model de date. Limbajele din prima categorie pot beneficia doar de optimizrile specifice modelului relaional, deci dezvoltate pentru alt model de date i n consecin nu att de folositoare. Integrarea datelor provenind din surse eterogene (cu scheme disparate sau, mai grav, modelate diferit), este un domeniu de cercetare care, dei consacrat de mai bine de un deceniu, continu s rmn n centrul ateniei multor cercettori. Cercetarea n acest domeniu este motivat de absena unui model de date atotcuprinztor, fapt ce ngreuiaz dezvoltarea de software care convertete date ntre dou modele diferite. O complicaie adiional este reprezentat de faptul c majoritatea datelor stocate electronic nu se afl n baze de date convenionale, ci n sisteme de fiiere, programe de bibliotec, de pot electronic, foi de calcul etc., care prezint capaciti de interogare limitate. Pentru a arta tendinele n domeniu s urmrim proiectul TsimSMI de la Stanford. Acesta i propune integrarea att a surselor de date care sunt conforme cu modelele de date standard (relaional, orientat pe obiecte), ct i a surselor de date cu capaciti de interogare limitate. Aceste surse neconvenionale sunt mpachetate n aa-numii wrappers (nfurtori). O astfel de nfurtoare asigur interfaa ntre sursa de date cu capaciti de interogare limitate i aplicaia care o interogheaz. Aplicaia trimite ctre surs interogri ntr-un limbaj expresiv cum ar fi SQL sau OQL i ateapt rezultatul ntr-un format numit OEM (Object Exchange Model). OEM folosete grafuri etichetate, ca structur de date, care captureaz majoritatea datelor folosite n aplicaii de baze de date. n acelai timp, toate celelalte structuri de date pot fi codificate ca grafuri OEM. Rolul nfurtorii const n: - interceptarea interogrii i identificarea acelor pri ale acesteia care pot fi efectuate de ctre surs, - translatarea acestor pri n limbajul specific sursei,

103

- recepionarea i prelucrarea rezultatelor intermediare n vederea reconstituirii rezultatului interogrii originale, - codificarea rezultatului final n formatul OEM i transmiterea acestuia ctre aplicaie. Evident, dac interogarea original este prea complex, este posibil s nu poat fi efectuat pornind de la capabilitile limitate ale sursei. nfurtoarea detecteaz aceast situaie i anun sursa c nu i poate satisface cererea. Cu ct crete capacitatea de evaluare a interogrilor n cadrul nfurtorii(de exemplu, capacitatea de a efectua operaii de tip join, proiecii, selecii, etc.), cu att se extinde clasa de interogri pe care le poate satisface combinaia surs-ambalaj. Navigare pe Internet n anumite situaii este avantajos s privim bazele de date convenionale ca fiind semistructurate. Un exemplu este activitatea de navigare n Internet. n general, utilizatorul nu poate interoga o baz de date fr a-i cunoate schema. Din nefericire ns, aceasta este adeseori greu de neles, datorit mrimii exagerate (zeci de tabele, de exemplu) i a terminologiei opace, nestandard, folosite de ctre proiectanii bazei de date. Descifrarea schemei ar fi considerabil uurat de facilitatea de a interoga datele avnd doar o nelegere parial a structurii lor. De exemplu, n cazul bazei de date cinematografice din World-Wide Web The internet movie database , urmtoarele interogri ar fi de folos: - n care atribut gsim irul de caractere Casablanca? - Exist n baza de date numere ntregi mai mari dect 216? - Ce obiecte din baza de date au un atribut al crui nume ncepe cu act? i n acest domeniu, modelul semistructurat se dovedete a fi folositor. Spre deosebire de modelele de date convenionale, care difereniaz ntre schema (tipul, structura) i instana (valoarea) datelor, modelul de date semistructurat reprezint cele dou tipuri de informaie n mod uniform, permind interogarea lor simultan. Din acest motiv, datele semistructurate se numesc i autodescriptive. Cubul de date i OLAP Sistemele de suport pentru decizii (Decision support systems) sunt utilizate de ctre companiile moderne pentru integrarea ntr-o baz de date central data warehouse (magazia central de date), a datelor provenind din baze de date mici operaionale folosite n diferite domenii de activitate/filiale ale companiei. Datele astfel acumulate sunt analizate n timp real (OLAP: On-Line Analitical Processing) pentru a asista conducerea companiei n luarea deciziilor strategice de dezvoltare (de exemplu, analiznd vnzrile unui anumit produs pe trimestru i zon geografic, se poate stabili o nou strategie de marketing pentru acest produs). Datele din magazia central de date sunt modelate sub forma unui (hiper)cub de date multidimensional care poate fi analizat la nivelul subcuburilor de granularitate arbitrar. Subcuburile se obin prin agregarea cuburilor din care provin. De exemplu, prin nsumarea vnzrilor trimestriale pentru fiecare zon, cubul de date tridimensional reprezentnd vnzrile pe trimestru i zona geografic poate fi redus la un subcub bidimensional (plan) reprezentnd vnzrile pe zona geografic. Agregarea este o operaie costisitoare, efectuarea ei eficient pe un volum mare de date reprezentnd elul principal al cercetrii n acest domeniu. Noi modele tranzacionale n mod tradiional, tranzaciile modeleaz uniti de lucru atomice i izolate, efectuate asupra datelor sistemului de gestiune a bazelor de date. Izolarea 104

tranzaciilor nu permite crearea tranzaciilor complexe, mari, din tranzacii simple. Acest model a avut succes atta vreme ct tranzaciile efectuau un numr mic de operaii simple asupra datelor cu structur simpl. Aplicaii ca proiectarea asistat de calculator, automatizarea activitii de birou, controlul produciei, gestiunea activitilor necesit noi modele tranzacionale, noi metode de gestiune a tranzaciilor, i noi limbaje de specificare a tranzaciilor. Limbajele tranzacionale sunt limbaje de nivel nalt, de obicei inspirate din logica cu predicate de ordinul nti. Dac limbajele tradiionale specificau interogri i actualizri, noile limbaje tranzacionale se concentreaz asupra relaiei dintre tranzacii, exprimnd dependene de tipul: tranzacia T2 nu poate porni nainte ca T1 s se termine, sau T2 poate ncepe dac T1 ntoarce o valoare mai mare ca 25. Un excelent exponent al noii generaii de limbaje tranzacionale este Transaction Datalog, un limbaj deductiv care menine n acelai timp toate proprietile tranzaciilor clasice, cum ar fi: persisten, atomicitate, izolare, terminare i rollback (revenire). Limbajul este nsoit de un model teoretic natural i de o teorie sigur pentru demonstraii, permind astfel demonstrarea echivalenei ntre diverse expresii din acest limbaj. Acest fapt este crucial pentru optimizare - care const din nlocuirea unei planificri cu o alta echivalent din punct de vedere al efectului su asupra datelor, dar mai eficient din punct de vedere al costului execuiei. Mai mult, deoarece putem demonstra c efectul unei tranzacii complexe asupra setului de date este sau nu cel scontat, se asigur consistena datelor. TEST DE EVALUARE Care afirmaii sunt adevrate (A) sau false (F) 1. Tipul de dat este folosit pentru descrierea unei mulimi de obiecte care au aceeai reprezentare. 2. Bazele de date orientate pe obiecte permit crearea de obiecte complexe, din componente simple, fiecare neavind atribute, dar propriul comportament. 3. Tehnicile de organizare a datelor n colecii de date sunt: clasa i baza de date. 4. Organizarea datelor n fiiere are ca avantaj redundana sczut a datelor. 5. Conceptele folosite n organizarea datelor sunt: entitate, clasa, atribut. 6. Descrierea structurii modelului de date presupune definirea operatoriilor i a regulilor de integritate care acioneaz asupra modelului. 7. Modelul de date relaional prezint urmtoarea anomalie de actualizare: la inserare nu se pot introduce noi realizri pentru o nregistrare subordonat dac nu sunt cunoscui superiorii. 8. n cazul modelului relaional, normalizarea conduce la obinerea unei scheme conceptuale a modelului ntr-o form normalizat n care se vor elimina anomaliile de actualizare. 9. ntr-o asociere de tipul unu-la-unu o nregistrare din tabelul A poate avea cel puin o nregistrare corespunzatoare n tabelul B i invers, unei nregistrri din tabelul B i corespunde cel mult o nregistrare n tabelul A. 10. ntr-o asociere de tipul unu-la-muli unei nregistrri din tabelul A i corespund mai multe nregistrri din tabelul B, iar unei nregistrri din tabelul B i corespunde cel puin o nregistrare din tabelul A. 11. ntr-o asociere de tipul muli-la-muli unei nregistrri din tabelul A i pot corespunde mai multe nregistrri din tabelul B, iar unei nregistrri din tabelul B i pot corespunde, de asemenea, mai multe nregistrri din tabelul A.

105

12. Limbajul de definire a datelor asigur specificarea zonelor de lucru permanente i tranzitorii. 13. Limbajul de manipulare a datelor permite accesul la nregistrri prin adresa sau prin coninutul acestora, reordonri ale cmpurilor de date, definirea i izolarea datelor confideniale. 14. Limbajul de manipulare a datelor permite parcurgerea structurilor i a legturilor existente, accesul la nregistrri prin adresa sau prin coninutul acestora, actualizri ale nregistrrilor, reordonri ale cmpurilor de date, definirea tranzaciilor i a condiiilor de eroare. 15. Limbajul de descriere a stocrii datelor ofer posibilitti de asociere a fiierelor la programele de aplicaie, a dispozitivelor fizice, alocare de spaii de fiiere, specificarea zonelor de lucru permanente i tranzitorii, definirea i izolarea datelor confideniale. 16. Nivelul virtual sau conceptual (nivelul administratorului bazei de date) se refer la definirea structurii datelor din baza de date astfel nct aceasta s ndeplineasc cerinele tuturor utilizatorilor, n condiii de redundan minim i controlat a acesteia. 17. Nivelul fizic (nivelul inginerului de sistem) privete modul de stocare i de structurare a datelor pe suportul fizic sau de memorare a datelor n fiiere. 18. Nivelul logic sau intern (nivelul programatorului de aplicaie) calific o structur de date ce are o realitate n planul semnificaiei sau utilizrii, dar nu i n implementarea fizic; calific forma n care fiecare utilizator vede structurarea datelor, n funcie de aplicaia pe care o folosete sau n funcie de resursele de date pe care administratorul bazei de date i le pune la dispoziie. 19. n modelul relaional regulile stabilesc modul de manipulare a datelor, structurile sunt obiecte definite ce conin date i care sunt accesibile utilizatorului, iar operaiile reprezint aciuni prin care sunt manipulate datele sau obiectele schemei bazei de date. 20. Modelul relaional este format din dou mulimi de operatori pe relaii: algebra relaional i calculul relaional. 21. Algebra relaionala permite derivarea procedural a operaiilor. 22. Definirea proprietilor structurale ale relaiilor se realizeaz prin tehnica normalizrii. 23. Extensibilitatea schemei bazei de date include prelucrarea declaraiilor limbajului de baza de date, specificnd crearea, mutarea sau identificarea definirilor de clas. 24. Cmpurile text constau numai din text i au maxim 255 de caractere, n acestea putnd fi incluse i secvenele de salt la nceput de rnd/salt la rnd nou. Rspunsuri A 1 F 7 F 13 A 19 2 8 14 20 F A A A 3 9 15 21 F F F F 4 10 16 22 F F A A 5 11 17 23 F A F A 6 12 18 24 F F F F

REZUMATUL TEMEI Se prezint conceptul i arhitectura bazelor de date ct i modelele de date (modelul ierarhic, modelul reea, modelul relaional, modelul orientat-obiect). Pentru a defini baza de date relaional se prezint abordarea relaional (operatori relaionali, proprieti ale bazelor de date relaionale, proprietile relaiilor tabelare) iar ca exemplu se alege baza de date ORACLE 106

TEMA VII MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE DIN CADRUL FIRMEI Uniti de nvare: - Noiunea de document electronic - Conceptul de management al documentelor electronice (structura unui sistem de management al documentelor, avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor electronice, implementarea unui sistem de management al documentelor) - Managementul fluxurilor de lucru Obiectivele temei: - Semnificaia documentului electronic - Prezentarea conceptului de management al documentelor electronice (structura unui sistem de management al documentelor, avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor electronice, cerine de implementare a unui sistem de management al documentelor) - Managementul fluxurilor de lucru Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandat: 1. BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware&workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 7.1. Noiunea de document electronic Utilizarea calculatoarelor, n cele mai diverse medii de afaceri, a modificat modul n care se realizeaz schimbul de informaii i comunicarea. Astzi documentele sunt tot mai mult percepute sub form electronic i conin numeroase tipuri de informaie: text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, voce i secvene video. Documentele constituie suportul pentru informaie, o conin dnd acesteia form i structur. Se poate afirma n spiritul celor menionate c un document face ca informaia s fie inteligibil. De-a lungul timpului, documentul electronic a fost definit n diverse moduri. Aceste definiii s-au modificat ca urmare a evoluiei tehnologiei. Se poate spune c un document este un instantaneu al unui set de informaii care poate: s ncorporeze multe tipuri complexe de informaie; s existe n mai multe locuri din reea; s depind de alte documente pentru informaii; s se modifice dinamic pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate; 107

 s aib o structur complex sau s conin tipuri complexe de date; dac exist permisiunea n acest sens, s poat fi accesat i modificat de mai multe persoane simultan. n dicionarul IBM exist urmtoarea definiie: n informatic, un document este o unitate denumit i structurat de text, imagini, sunete sau alte formate care poate fi stocat, extras i schimbat ntre sisteme i utilizatori ca o unitate separat. Din prezentarea fcut se desprind pentru documente dou caracteristici importante: sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. Pentru a putea ndeplinii funciile cerute, un document electronic trebuie s ntruneasc anumite caliti, acestea trebuind s fie: disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. 7.2. Conceptul de management al documentelor electronice
Orice operaiune efectuat asupra unui document nseamn managementul acestuia. Totui, un sistem de administrare a documentelor electronice (EDMS Electronic Document Management System) se refer la un mediu informatizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea i controlarea circulaiei documentelor n form electronic. Experiena a artat c exist dou clase de administrare a documentelor: administrarea imaginilor fixe ale paginilor; administrarea documentelor editabile, cum ar fi fiierele procesoarelor de texte sau foile de calcul tabelar. Aceste dou clase sunt substanial diferite deoarece imaginile paginilor sunt statice, n vreme ce documentele editabile se pot modifica dinamic. Funciile asociate celor dou clase difer. Sistemele ce trateaz imagini se concentreaz pe accesul la documente avnd ca funcii principale intrarea, indexarea i extragerea informaiilor. Sistemele care trateaz documentele editabile se concentreaz asupra crerii documentelor, avnd ca funcii principale editarea n grup, controlul fluxului i controlul revizuirilor. Totui limitele dintre cele dou clase tind s dispar. Productorii nu se mai specializeaz pe una din clase, tendina fiind ctre sistemele integrate de administrare a documentelor care ncorporeaz un spectru larg de funcii. Aceste sisteme controleaz crearea i utilizarea documentelor pe toat durata lor de via, ntre diferitele platforme software, ntre aplicaii i mai ales ntre diferitele compartimente ale unei companii.

108

7.2.1. Elementele i structura unui sistem de management al documentelor Elementele unui sistem de management al documentelor reprezint utilitare software menite s asigure funciile necesare administrrii documentelor dintr-o firm. Dei nu face parte ca atare din aplicaie, o infrastructur corespunztoare este o cerin implicit pentru rea1izarea administrrii documentelor. Infrastructura este constituit din calculatoare desktop, staii de lucru i servere conectate prin reele LAN i/sau WAN. Infrastructura trebuie s asigure independena fa de formatul fiierelor, nume lungi de fiiere i urmrirea legturilor. Crearea documentelor trebuie s fie facilitat de utilitare soft. Cele mai sofisticate dintre acestea permit generarea structurat sau ghidat a documentelor, obligndu-i pe autori s introduc datele n anumite moduri. Fluxul de lucru reprezint coordonarea sarcinilor, a datelor i a oamenilor pentru a face o activitate mai eficient, mai rentabil i mai adaptabil la schimbri. El nseamn controlul informaiei pe parcursul tuturor fazelor activitii. Calea urmat de un anumit document este determinat de tipul acestuia, de activitile ce guverneaz un document i funciile din organizaie. Fluxul de lucru asigur suport pentru creare, revizuire, rutare, comentare, aprobare i stabilirea termenelor. Fluxul de lucru constituie aspectul cel mai important al administrrii documentelor deoarece el permite firmelor s preia controlul asupra fluxului documentelor i s-i creasc eficiena. In mod uzual, gestionarea fluxurilor de lucru a fost implementat n pachete soft separate, dar ncepe s fie parte a sistemelor integrate de administrare a documentelor. Partea cea mai important a unui sistem de administrare a documentelor este constituit din baza de date i motoarele de cutare care asigur suport pentru stocarea i gsirea documentelor. Prezentarea i distribuirea se refer la forma i modul n care se furnizeaz informaia utilizatorilor. Sistemul de administrarea documentelor trebuie s permit distribuirea informaiei n formate diferite cum ar fi vizualizarea ntr-o reea (de exemplu Internet), distribuirea pe suport CD-ROM sau imprimarea pe hrtie. Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie s cuprind n mod necesar urmtoarele: o zon de stocare, de pstrare a documentelor; o metod de plasare a documentelor n zona de stocare; o metod de localizare i identificare a documentelor din zona de stocare; o metod de extragere a documentelor din zona de stocare. Pe lng aceste cerine minimale, un asemenea sistem ar trebui s mai cuprind multe din urmtoarele: blocare: un mecanism care s asigure faptul c un document poate fi modificat, la un moment dat, de ctre un singur utilizator; controlul versiunilor: metode de urmrire a modificrilor suferite de un singur document; securitate: pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document i cu ce scop; structura organizatoric: metode de a organiza documentele n grupuri, n funcie de relaiile dintre ele; 109

 cutarea liber dup text: posibiliti de localizare a documentelor pe baza textului; atribute ale documentelor: informaii asociate documentelor (cum ar fi data elaborrii, titlul etc.); fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite n mod controlat documentele de la un utilizator la altul; scanare, OCR (recunoaterea optic a caracterelor): metode de convertire a documentelor pe hrtie n format electronic; publicare: metode de a combina documentele n seturi coerente cu scopul de a fi distribuite.
7.2.2. Avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor

electronice Pentru multe organizaii, utilizarea unui sistem de management al documentelor electronice poate aduce avantaje considerabile. Printre acestea se numr: valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaia este creat o dat i folosit de mai multe ori; controlul fluxului informaiilor pe ntregul parcurs al activitilor; creterea vitezei de regsire i extragere a informaiilor; evitarea pierderii i distrugerii accidentale a documentelor; uurarea utilizrii informaiilor de ctre noii angajai; reducerea duratei ciclurilor de lucru i elaborarea mai rapid a produselor; asigurarea unui rspuns rapid la evenimente; creterea productivitii angajailor; creterea calitii produselor prin posibilitatea exercitrii unui control mai riguros asupra documentaiei produselor; reducerea costurilor prin eliminarea activitilor redundante. 7.2.3. Implementarea unui sistem de management al documentelor Este posibil ca o firm s aib probleme cu privire la gestionarea documentelor sale i s aib nevoie de un sistem informatizat de management a lor. O astfel de situaie poate s apar dac organizaia se confrunt frecvent cu marea majoritate a situaiilor urmtoare: sunt generate regulat documente; sunt primite n mod regulat documente; exist probleme cu privire la regsirea unor documente stocate anterior; exist o multitudine de fiete cu arhiva organizaiei; se ntmpl ca mai multe persoane s acceseze din locuri diferite acelai document; exist documente vitale pentru funcionarea organizaiei; apar ntrzieri ale activitilor din cauza lipsei de informaii; exist informaii importante neintegrate n sistemul informatic; exist dubii asupra corectitudinii informaiei; se dorete partajarea i refolosirea informaiei. Dac situaiile prezentate se ntlnesc frecvent, atunci n compania respectiv va trebui implementat un sistem de management informatizat a documentelor. Pentru introducerea sistemului, activitile de implementare trebuie planificate i urmrite riguros, etapele de parcurs fiind: 110

1. Stabilirea politicii i a practicilor pentru firm Administrarea documentelor electronice trebuie planificat la nivel de firm, desemnnd corespunztor responsabilitile ce revin fiecruia. Este foarte important ca, pe durata planificrii i implementrii sistemului s se informeze exact fiecare utilizator n parte asupra responsabilitilor care i revin n acest proces. Politicile i procedurile trebuie s fie elaborate astfel s corespund cu sistemul informatic existent n ceea ce privete: stabilirea i administrarea spaiului de lucru electronic al firmei; elaborarea i implementarea conveniilor de denumire a documentelor i directoarelor; determinarea, stabilirea i asumarea responsabilitilor; implementarea msurilor de securitate i de control al accesului; coordonarea stocrii documentelor; alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile administrrii documentelor. 2. Organizarea spaiului de lucru informatizat Spaiul de lucru informatizat este mediul n care lucreaz utilizatorul. Este o combinaie de elemente cum ar fi organizarea logic a documentelor electronice i interfaa folosit pentru comunicarea cu utilizatorul. Un spaiu de lucru informatizat organizat pe baza unor principii respectate cu strictee n toat firma este extrem de important pentru administrarea documentelor, fiind necesare etapele: partajarea spaiului de lucru informatizat; spaiul trebuie partajat n cadrul firmei, cu nivele de acces difereniate, stabilite dup cerinele utilizatorilor; organizarea documentelor electronice n spaiul de lucru partajat; documentele electronice trebuie s fie organizate cu grij, prin stabilirea unor structuri standardizate de directoare. Organizarea spaiului de lucru electronic partajat presupune stabilirea dac un document trebuie meninut n spaiul partajat sau dac acesta va fi plasat n directorul unei persoane. Pornind de la premisa c firma este alctuit din grupuri de lucru, exist anumite documente care nu aparin unui anumit grup. Acestea sunt administrate mai bine la nivel de firm. Se pot identifica trei nivele ale spaiului de lucru: firm: conine documente finalizate i care trebuie s fie disponibile n ntreaga organizaie; grup de lucru: conine documente n curs de elaborare i care sunt utilizate de ctre grupul de lucru. Utilizatorii pot accesa directorul firmei pentru a obine copii de referin ale documentului de firm; individual: conine documente care nu trebuie partajate ntre grupuri sau s fie accesibile n toat organizaia. Este recomandabil ca, n cadrul spaiului de lucru, documentele s fie organizate n directoare i subdirectoare, folosind caracteristicile de ierarhizare a subdirectoarelor. Acesta permite ca structura s oglindeasc funciile i activitile din firm. 3. Convenia de denumire a documentelor Se recomand adoptarea unei convenii standardizate cu privire la denumirea documentelor. In cazul ideal, este de dorit ca numele documentelor s se bazeze pe cuvinte dintr-un vocabular bine stabilit i controlat. Datorit caracterului ierarhic al structurii de directoare, nu este necesar ca numele documentelor s reflecte denumirile folosite pentru directoare i subdirectoare.

111

4. Produsele software Exist deja pe pia o multitudine de produse care asigur managementul documentelor. La analiza acestora, trebuie s se in cont de modul n care ele corespund structurii aplicaiilor, infrastructurii informatice i planurilor de extindere ale firmei. De asemenea, trebuie acordat o mare atenie modului n care se elaboreaz i se acceseaz documentele. Nu n ultimul rnd, este necesar s se analizeze modul n care aceste produse software se ncadreaz n cadrul politicii firmei cu privire la stocarea i circulaia informaiilor. Produsele comerciale ofer o varietate de unelte de administrare sistematic a documentelor. Printre funciile tipice ale produselor software pentru administrarea documentelor se numr: mecanisme pentru descrierea i cutarea documentelor: aceste mecanisme pot fi adaptate s includ atributele documentelor pentru a ndeplini anumite criterii. funcii care s asigure inviolabilitatea nregistrrilor: pentru ndeplinirea acestor funcii, documentele trebuie s fie pstrate n condiii de siguran, prevenind accesul, modificarea sau tergerea neautorizat. controlul securitii i al accesului: majoritatea aplicaiilor asigur nivele multiple de acces i alte funcii de securitate. integrare: multe produse se pot integra cu prelucrarea documentelor sub form de imagini, cu controlul fluxurilor de lucru, cu sisteme de administrarea nregistrrilor i cu alte produse. 5. Managementul sistemului Implementarea unui sistem de management a documentelor depinde de unele probleme de management operativ. Acestea se refer la managementul de zi cu zi a acestui sistem i sunt: aprovizionarea i suportul hardware, software i upgrade; desemnarea responsabilitilor pentru evaluarea performanelor tehnice i punerea la punct a sistemului de administrare a documentelor electronice; educarea utilizatorilor, incluznd instruirea teoretic i practic cu privire la utilizarea noului sistem de gestiune. Este foarte important s se asigure o migrare sigur a documentelor electronice de-a lungul generaiilor de software i hardware, n special n cadrul nregistrrilor i documentelor complexe. Conversia datelor de la un sistem la altul prezint riscul de distrugere a datelor, mai ales pentru documentele compuse. Aceste riscuri trebuie s fie identificate nc din faza de studiu de implementare i s fie minimizate prin alegerea unui sistem de administrare a documentelor care are strategii de migrare dar formulate. n plus, procedurile de migrare a datelor trebuie s fie foarte bine documentate i erorile sistemului trebuie s fie notate pentru a-i asigura sigurana n funcionare. Un management bun al documentelor electronice ale unei firme reprezint o parte important a resurselor informaionale, trebuind s reflecte nevoile de informaie din firm. De aceea este important s se acorde atenie planificrii aspectelor de ntreinere, legate de planificarea stocrii, tergerii i dispunerii documentelor. De exemplu, trebuie s se fac verificri periodice ale documentelor electronice pentru a avea garania c sunt pstrate cele necesare, ca s se evite confuzia cu privire la versiunea curent i c spaiul de stocare este folosit eficient. tergerea documentelor trebuie s se bazeze pe un set de criterii consecvente, iar utilizatorii trebuie s tie c au sarcina de a efectua regulat aceste operaiuni de ntreinere. De exemplu, printre criteriile pe care se bazeaz tergerea documentelor se numr: 112

 necesitatea: dac documentul nu mai este necesar ca baz pentru crearea altor documente, atunci el poate fi ters; versiunea: versiunile anterioare de lucru ale unui document finalizat pot fi terse. Amplasarea documentelor se refer la transferarea pe dispozitive de stocare, ce poate nsemna mutarea pe un director dedicat, pe CD sau memory stick. Pentru a asigura secretul datelor dintr-o firm este necesar ca utilizatorii s fie informai de faptul c majoritatea sistemelor de operare nu terg efectiv documentele, ci numai ndeprteaz numele acestuia din director. Pentru a terge efectiv documentul este necesar s se suprascrie coninutul acestuia sau s se distrug fizic suportul de stocare. 7.3. Managementul fluxurilor de lucru Documentele care circul n cadrul unei organizaii sunt generate, modificate i distribuite pe trasee informaionale prestabilite. n vederea automatizrii procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaii de flux, care determin cu precizie momentul n care se trimite un document, numrul de exemplare i destinatarii. n scopul definirii acestei categorii de aplicaii software, n literatura de specialitate sunt folosite urmtoarele concepte: 1. Managementul fluxurilor de lucru: ansamblu de metode i tehnici precum i un set de reguli de utilizare a acestora prin care se realizeaz modelarea i urmrirea n dinamic a fluxurilor de lucru din cadrul unei organizaii. 2. Flux de lucru: reprezentare grafic a unui proces desfurat n cadrul companiei, prin prisma fluxurilor i circuitelor informaionale stabilite ntre entitile organizatorice din cadrul acesteia. 3. Sistem de management al fluxurilor de lucru: subsistem informatic sau modul al unui sistem electronic de management al documentelor, utilizat n vederea descrierii i urmririi activitilor derulate n cadrul organizaiei. Din punct de vedere funcional, sistemul de management al fluxurilor de lucru cuprinde dou componente: Componenta static: include aplicaii informatice utilizate pentru modelarea fluxurilor de lucru pentru fiecare tip de activitate desfurat n cadrul organizaiei. De regul, aceast component include interfee grafice uor de utilizat de ctre personalul operator, folosind seturi de simboluri prin intermediul crora sunt descrise : entitile organizatorice implicate n desfurarea unui anumit proces (persoane sau departamente), procedurile care compun procesul respectiv, succesiunea de desfurare a fiecrei proceduri, regulile n funcie de care se modific ordinea procedurilor, documentele care parcurg fiecare circuit informaional descris anterior. Componenta dinamic: cuprinde aplicaii software folosite n scopul urmririi efective a fluxurilor de lucru n cadrul sistemului.
TEST DE EVALUARE

1. Cum se definete un sistem de administrare a documentelor electronice?

Rspuns: Sistemul de administrare a documentelor electronice (EDMS - Electronic Document Management System) se refer la un mediu informatizat care permite crearea, ele (nevoile) umane? 2. Ce reprezint organizarea, stocarea, trebuin extragerea, manipularea i controlarea circulaiei documentelor n form electronic.

113

2. Ce trebuie s cuprind n mod necesar un sistem de administrare a documente1or electronice?

Rspuns:

Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie s cuprind n mod necesar urmtoarele: o zon de stocare, de pstrare a documentelor; o metod de plasare a documentelor n zona de stocare; o metod de localizare i identificare a documentelor din zona de stocare; o metod de extragere a documentelor din zona de stocare.
Exerciii

Exemplu 1 rezolvat: Un document este un instantaneu al unui set de informaii care poate: a) s ncorporeze multe tipuri complexe de informaie i s existe n mai multe locuri din reea; b) s depind de alte documente pentru informaii; c) s se modifice dinamic pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate; d) s aib o structur complex sau s conin tipuri complexe de date; e) dac exist permisiunea n acest sens, s poat fi accesat i modificat de mai multe persoane simultan.
Rezolvare

Exemplu 2 rezolvat: Documentele au dou caracteristici importante: a) sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; b) trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. c) trebuie s fie disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; d) trebuie s fie prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; e) trebuie s fie precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. Rezolvare

O O

Exemplu 3 rezolvat: Pentru a putea ndeplinii funciile cerute, un document electronic trebuie s ntruneasc anumite caliti, acestea trebuind s fie: a) trebuie s fie disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor 114

extrase pentru a fi folosite; b) trebuie s fie prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; c) trebuie s fie precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. d) sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; e) trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. Rezolvare

O O

Exemplu 4 rezolvat:
Sistemele ce trateaz imagini se concentreaz pe accesul la documente avnd ca funcii principale: a) intrarea informaiilor b) indexarea informaiilor c) extragerea informaiilor d) editarea n grup a informaiilor e) controlul fluxului informaiilor

Rezolvare

O O

Exemplu 5 rezolvat:
Sistemele care trateaz documentele editabile se concentreaz asupra crerii documentelor, avnd ca funcii principale: a) editarea n grup a informaiilor b) controlul fluxului informaiilor c) controlul revizuirilor informaiilor d) intrarea informaiilor e) indexarea informaiilor

Rezolvare

O O

REZUMATUL TEMEI Complexitatea activitilor economice desfurate n cadrul organizaiilor genereaz o serie de aspecte negative legate de organizarea i accesarea informaiilor cuprinse n documente. De cele mai multe ori, aceste probleme includ volumul mare de documente operate, existena unor proceduri complicate de generare a documentelor, restriciile de timp n procesarea anumitor categorii de documente, numrul mare de erori aprute n completarea acestora etc. In contextul n care specialitii apreciaz c documentul reprezint cea mai important surs de informaii a organizaiei moderne, modul n care o companie reuete s elimine aceste neajunsuri reprezint unul din factorii cheie ai succesului ei pe pia.

115

Pentru a rspunde la aceast provocare, se impune o transformare a noiunii de document dintr-o accepiune clasic (act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se recunoate o obligaie; text scris sau tiprit) inscripie sau alt mrturie servind la cunoaterea unui fapt real, actual sau din trecut (DEX)) ntr-o accepiune modern i anume aceea de document digital, administrat prin intermediul unor aplicaii informatice dedicate. Un sistem de management al documentelor i fluxurilor de lucru reprezint un sistem informatic utilizat pentru introducerea, stocarea; prelucrarea i administrarea documentelor n format electronic. Un astfel de sistem informatic urmrete fluxurile de documente i circuitele pe care acestea le parcurg, pe toat durata ciclului lor de via (din momentul generrii, pn n momentul arhivrii).

116

TEMA VIII TEHNOLOGIILE WORKFLOW I APLICAII IN GESTIONAREA DOCUMENTELOR Uniti de nvare: - Terminologia tehnologiilor workflow - Concepte de baz workflow (procese i activiti, instane, specificaii) - Structura unui sistem workflow - Cerinele unui produs informatic workflow - Taxonomia aplicaiilor workflow - Juctorii pieei aplicaiilor workflow Obiectivele temei: - cunoaterea trminologiei tehnologiilor workflow; - cunoaterea conceptelor de baz workflow (procese i activiti, instane, specificaii); - cunoaterea cerinelor unui produs informatic workflow. - taxonomia aplicaiilor workflow - prezentarea juctorilor pieei aplicaiilor workflow Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandat: 1. BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware & workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 5. Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999 8.1. Terminologia tehnologiilor workflow Odat ce o organizaie ajunge la un anumit nivel de complexitate - fie ca structur, fie ca mod de funcionare - ipoteza c fiecare tie ce are de fcut ncepe s nu se mai verifice. Mai mult, organizaiile moderne renun tot mai mult la organizarea strict ierarhic, abordnd tehnici mult mai dinamice care scurteaz circuitele clasice i distribuie responsabilitile. Fia postului devine inoperant, dar locul ei trebuie luat de mecanisme care s pun n practic proceduri suficient de clare pentru a putea fi urmate i suficient de elastice pentru a se adapta la toate situaiile. n plus, totul trebuie s fie controlabil, s poat fi urmrit, monitorizat i, n cele din urm, optimizat. Rspunsul tehnologiei informaiei la aceast provocare se numete workflow management. Limba romn nu a ajuns s creeze un echivalent convenabil pentru un termen att de sintetic cum este workflow. Traducere brutal ar putea fi fluxul de lucru, ceea ce ne sugereaz o definiie absolut informal i imprecis: Un ansamblu de activiti care trebuie efectuate pentru a duce o treab la bun sfrit. 117

Putem s considerm aceast schi de definiie un punct de plecare convenabil, astfel nct prin rafinri succesive s ajungem s punem n eviden elementele fundamentale ale tematicii. Pentru ncurajarea interesului privind gestiunea fluxului de prelucrare i folosirea de standarde, de recomandri, de cele mai bune practici n domeniu s-a creat o organizaie internaional, numit Workflow Management Coalition WKMC. WKMC propune urmtoarea definiie pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare): Un sistem de workflow este un sistem, care definete complet, gestioneaz i execut fluxuri de prelucrare prin execuia de aplicaii software a cror ordine de execuie este dirijat de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utiliznd logica fluxului de prelucrare. Produsele workflow asigur infrastructura pentru automatizarea, ameliorarea fluxurilor de lucru i ncadrarea sarcinilor n cadrul proceselor desfurate la nivelul organizaiei. Workflow desemneaz un ansamblu de h r i organizaionale de sarcini i activiti desfurate de un numr de persoane sau de diverse entiti. Noiunea de workflow management este astfel sinonim cu administrarea i automatizarea proceselor de afaceri. Datorit acestei funcionaliti, tehnologia a fost integrat n aplicaiile integrate de gestiune a firmelor, n sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) i workflow-ul este una din piesele grele ale acestora. A a cum au remarcat numero i exper i, tehnologiile workflow i groupware sunt antitetice: workflow - automatizeaz regulile formale; groupware - faciliteaz n special, interaciunile informale dintre grupurile de lucru sprijinind comunicarea, coordonarea i cooperarea necesar desfurrii lucrrilor comune. n ceea ce privete relaia groupware - workflow, aceasta poate fi redat numai n relaie direct cu celelalte tehnologii cuprinse n zona ComputerSupported Cooperative Work i axele sale de cercetare: colaborarea, comunicare i coordonare (figura 8.1).

118

Comunicare
Sisteme de comunicare

Workflow management

Video Conferin Bulletin Board e-mail BD speciale

Spaiu de date

Workgroup computing

Workflow Workflow

Aplicaii distribuite hypertext Editarea colaborativ Sisteme de planificare a documentelor a activitilor Suport pentru ntlniri electronice

Coordonare

Colaborare

Figura 8.1. Relaia groupware-management n funcie de axele comunicarecolaborare-coordonare 8.2. Concepte de baz workflow La modul cel mai simplu, workflow este sinonim cu informatizarea proceselor pe care le desfuram zilnic la locul de munc. Aplicaia automatizeaz toate aciunile, activitile sau sarcinile presupuse de un proces. Nu necesit structurare, iar principala sa funcie const n sprijinirea execuiei proiectelor de ctre o echip. Aplicaiile workflow responsabilizeaz indivizii i grupurile de lucru care lucreaz n diverse medii (structurate sau nestructurate) i modeleaz cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfurate n diverse sisteme informatice (figura 8.2).
PROCESE REALE Modelul procesului CALCULATOR Modelul workflow

Instana

Instana

Proces

Workflow

Figura 8.2. Procese i workflow

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Modelul procesului descrie structura organizaiei din lumea real (sunt avute n vedere procesele ntreprinderii, cultura colectiv i tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat i transpus n modele workflow cu ajutorul 119

instanelor. Rezultatul constituie baza pe care va fi implementat produsul workflow. Modelarea este realizat n cadrul etapei de concepie. Dac datele care intr n sistem nu sunt corespunz toare, atunci i rezultatul prelucr rii lor va fi, de asemenea, necorespunztor. Produsul workflow va fi ales n funcie de caracteristicile ntreprinderii, urmrindu-se etapele de analiz, concepie i evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabil o soluie cu urmtoarele caracteristici: Informatizat. Evident, aplicaia nu poate fi desfurat dect ntrun mediu complet informatizat. Implementarea este facil n cazul unei echipe mici care i desfoar activitatea ntr-o reea local cu un mediu omogen. Complicaiile apar n cazul sistemelor distribuite n care fiecare site are propria sa autonomie n materie de platforme hardware i software. Dac este cazul se va opta pentru produse puternice care permit schimbul informaional pe medii eterogene i distribuite. Podusele informatice Indaco Registry, Lotus Notes fac parte din aceasta categorie. Cooperativ. Arhitectura re elei pe care va fi implementat solu ia determin grupurile de utilizatori: locali sau la distan (situate n birouri, cldiri, regiuni, ri sau pe continente diferite). Funcionalitile de cooperare workflow se suprapun peste relaiile de cooperare existente. Sistemul genereaz dosare, formulare, aprobri i arbori decizionali. Circuitul se desfoar n condiii optime dac sunt specificate toate protocoalele de transport i platformele implicate. Caracteristica este foarte important pentru c pot exista cazuri de incompatibilitate cu produsul workflow ales. Asisten n realizarea lucrrilor. Distingem, n funcie de aceast caracteristic, dou tipuri de produse workflow: unul care realizeaz ameliorarea global a lucr rilor desf urate i cel de-al doilea care ruleaz n funcie de sarcinile i obiectivele stabilite iniial. 8.2.1. Procese i activiti Prima precizare important pe care o putem face este faptul c fluxul de lucru reprezint un proces. S-ar putea spune c este nsui procesul, dar accepiunea care o vom folosi este cea de reprezentare a unui proces. n al doilea rnd, trebuie limitat generalitatea termenului proces. Este vorba despre procese lucrative, realizate de obicei ntr-un context organizaional i care au o finalitate bine definit, pe care o vom numi obiectiv. Termenul utilizat este business process, dar aceasta nu nseamn neaprat economic. Un proces juridic, de pild, poate fi reprezentat printr-un workflow. n fine, este firesc ca un proces complex s poat fi structurat n subprocese. Acestea au o anumit independen, dar sunt parte integrant a proceselor n care sunt nglobate. Pe lng faptul c permite stpnirea complexitii, o astfel de structurare are avantaje care devin evidente mai cu seam n situaia n care un sub-proces face parte din mai multe procese. Analogia cu subrutinele unui program este imediat. Procesele reprezint ansambluri de activiti. Activitile sunt considerate indivizibile din perspectiv logic, n sensul c o activitate incomplet nu contribuie la desfurarea procesului, nu apropie obiectivul vizat. Activitile sunt paii unui proces ctre obiectiv. Trebuie menionat ns c perspectiva logic invocat depinde de punctul de vedere, astfel nct o activitate poate reprezenta uneori un sub-proces. Activitile implic anumite resurse. n primul rnd este vorba de participanii la fluxul de lucru, care pot fi persoanele sau mainile care realizeaz 120

efectiv munca. Pe de alt parte, este vorba de resurse informaionale necesare pentru eviden i pentru deciziile care trebuie luate n desfurarea procesului. Succesiunea activitilor este definit de tranziii, care reprezint materializarea regulilor care guverneaz procesul. O tranziie poate fi considerat o triplet format din activitatea-surs (cea care s-a ncheiat), activitatea-int (cea care urmeaz s fie executat) i o condiie, care se evalueaz pe baza informaiilor asociate activitilor implicate i a contextului. n mod firesc, succesiunea activitilor este direcionat spre ndeplinirea obiectivului (downstream), dar aceast succesiune nu este n mod necesar liniar, secvenial. n funcie de condiii, tranziiile pot descrie ramificri sau chiar iteraii, caz n care avem de-a face cu tranziii upstream). 8.2.2. Instane Procesele, activitile i tranziiile descrise mai sus sunt generice. Ele modeleaz fluxul de lucru. Un sistem de administrare a fluxului de lucru (Workflow Management System - WMS) va folosi acest model pentru a automatiza i a monitoriza instane ale proceselor astfel definite. Printr-o analogie cu limbajele de programare, modelul procesului este similar cu o clas, pe cnd o instan este similar cu un obiect aparinnd acelei clase. O instan a unui proces se creeaz ca urmare a unui eveniment (event) recunoscut ca atare de ctre WMS. Acesta poate fi declanat explicit de ctre utilizator (de pild se introduce n sistem o comand de la un client) sau poate fi determinat de aplicaii controlate de WMS (de pild o comand venit prin situl Web). Crearea unei instane implic n mod obinuit ataarea unui set de informaii care vor fi purtate n mod constant de acea instan pe tot parcursul fluxului de lucru. Este important s notm aici o referin la definiia procesului (deoarece WMS poate gestiona mai multe procese), un identificator al instanei (deoarece mai multe instane ale procesului pot fi active la un moment dat), o informaie de stare (important n monitorizarea procesului) i informaii adiacente (documente relevante, istoricul parcurgerii fluxului etc.). De fapt, din punctul de vedere al WMS, instana este tocmai acest pachet de informaii - pe care trebuie s l direcioneze prin activitile procesului pn ntr-unul din punctele de ieire - motiv pentru care unele sisteme numesc instana jeton (token). Crearea instanei procesului este cel mai adesea considerat o activitate n sine (uneori doar din considerente formale), ceea ce nseamn c intr n aciune tranziiile, care determin crei activiti trebuie s-i fie naintat jetonul. Se nate astfel o instan a activitii respective. O instan a unei activiti (uneori numit i sarcin - task) poate fi uneori realizat n mod automat, dar de cele mai multe ori implic o munc pe care trebuie s o realizeze un utilizator. n aceast situaie se creeaz un aa-numit work item care este asignat unui participant la fluxul de lucru. Interfaa unui WMS cu utilizatorul se concretizeaz de regul ntr-o list de sarcini (worklist). Exist cteva probleme eseniale pe care WMS trebuie s le rezolve n conducerea i monitorizarea unei instane a unui proces. Mai precis, WMS trebuie s stabileasc ce trebuie fcut, cnd trebuie fcut i de ctre cine trebuie fcut. Determinarea sarcinilor (ce) Se bazeaz n mod normal pe evaluarea condiiilor stabilite pentru tranziii, dar problema nu este att de simpl deoarece pot aprea ramificri complexe (descrise generic ca and, or sau xor splits). De pild anumite activiti trebuie 121

realizate n paralel (ramificare and-split), caz n care se instaniaz mai multe taskuri. Sincronizarea (cnd) Uneori taskurile urmeaz n secven (deci se poate genera imediat un work item), dar exist multe situaii n care momentul lansrii unui nou task depinde de o serie de condiii. De pild de disponibilitatea unor resurse sau de ndeplinirea tuturor sarcinilor rezultate dintr-un and-split (situaie denumit andjoin). De asemenea, adesea temporizarea sarcinilor face parte chiar din definiia activitii iar WMS trebuie s urmreasc ncadrarea n termene precise. Determinarea participanilor (cine) Descrierea fluxului de lucru (adic definirea procesului) se bazeaz pe resurse generice, care se precizeaz abia la nivelul instanei. Resursele umane se descriu la nivel de roluri, care reprezint grupuri de persoane echivalente din perspectiva competenelor. Desemnarea persoanei care s ndeplineasc o sarcin corespunztoare unui rol este o sarcin a WMS i se bazeaz pe politici specifice. De pild, exist situaii n care un work item este ncredinat unei echipe (apare ntr-o list de sarcini partajat i dispare cnd cineva i-a asumat-o), dar i situaii cnd ncredinarea este foarte precis (de pild anumite aprobri pot fi date doar de cel care ndeplinete rolul de director). n fine, o alt sarcin important a unui WMS este tratarea excepiilor. Nici un proces real nu este att de regulat nct s poat fi definit complet i definitiv, astfel nct WMS trebuie s fie suficient de flexibil pentru a semnala cazurile atipice i de aciona n consecin (adesea prin ncredinarea cazului unui operator uman cu competena necesar). 8.2.3. Specificaii Dat fiind complexitatea tehnologiilor implicate n domeniul desemnat prin termenul workflow, industria informatic a resimit nevoia unui set de standarde care s precizeze noiunile i s formalizeze specificaiile astfel nct diversele produse de la diveri furnizori s poat fi evaluate comparativ i, eventual, chiar s conlucreze. Astfel s-a format Workflow Management Coalition (WfMC - www.wfmc.org), care a publicat numeroase documente, printre care se remarc descrierile XML ale diverselor interfee (WAPI - Workflow APIs and Interchange formats) i un glosar general care unific terminologia. Principalele definiii: Workflow (flux de lucru): Automatizarea complet sau parial a unui proces de business, n care documente, informaii i sarcini sunt trecute de la un participant la altul pentru realizarea unor aciuni, n concordan cu un set de reguli procedurale. Workflow Management System (sistem de administrare a fluxului de lucru): Un sistem care definete, creeaz i administreaz realizarea fluxurilor de lucru folosind programe software, rulnd pe unul sau mai multe motoare de workflow (workflow engines), capabile s interpreteze modelul (definiia) procesului, s interacioneze cu participanii i, atunci cnd este nevoie, s invoce utilizarea uneltelor i aplicaiilor informatice. Business Process (proces): Un set de proceduri sau de activiti interconectate care mpreun realizeaz un obiectiv al afacerii sau un scop politic (policy goal), de obicei n contextul unei structuri organizaionale care definete roluri i relaii funcionale. Activity (activitate). Descrierea unei operaii (piece of work) care formeaz un pas logic ntr-un proces. O activitate poate fi manual, care nu 122

suport automatizare computerizat, sau automat (activitate de workflow). O activitate automat necesit resurse umane i/sau computerizate pentru a permite executarea procesului. Cnd este nevoie de o resurs uman, o activitate este alocat unui participant la fluxul de lucru. Instance (instan): Reprezentare a unui caz particular (enactment) a unui proces sau a unei activiti dintr-un proces, mpreun cu datele asociate. Fiecare instan reprezint un fir separat de execuie a procesului sau activitii, care poate fi controlat independent i care va avea propria stare intern i propria identitate vizibil din exterior, care poate fi utilizat de exemplu pentru a memora i a regsi informaii cu caracter istoric (audit data) relative la respectiva instan. Workflow Participant (participant, actor, agent): O resurs care efectueaz munca reprezentat de instana unei activiti din fluxul de lucru. Aceast munc se prezint, de regul, ca una sau mai multe operaii elementare (work item) atribuite unui participant la fluxul de lucru prin intermediul unei liste de sarcini (worklist). 8.3. Structura unui sistem workflow Structural, elementele de baza (figura 8.3) ale unui sistem workflow sunt: operaia. Un workflow este descompus n operaii elementare. Operaia reflect prelucrarea suferit de informaie la intrarea n sistem i valoarea pe care o are adugat la ieire. Sunt implicate i resurse suplimentare (scanner) software-ul acestuia; actorul. Este persoana responsabil de execuia operaiei. Uneori, o sarcin poate fi ncredinat mai multor utilizatori, sau un singur utilizator poate realiza mai multe sarcini; reguli. Operaia se desfoar n condiii optime dac este definit un set de reguli ce vor fi respectate n procesul de prelucrare i pe parcursul operaiilor urmtoare. Spre deosebire de procesele manuale, unde indivizii aplic singuri procedurile impuse, n cadrul sistemului workflow regulile sunt programate i declanarea lor are loc automat; circuitul. Un motor de transport face legtura ntre activitile urmrite. Reduce la minimul necesar timpii de tranzit dintre operaiuni; informaia. Este un alt factor cheie workflow. Informa iile implicate sunt definite n prealabil.
Resursa Actor

Operaia

Reguli

Circuitul

Operaia

Informaia

Figura 8.3.Elemente de baz workflow

(sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.97)

Descrierea elementelor de baz descoper o sum ntreag de probleme tehnice, legate n special, de implementarea regulilor, a motorului de transport i a 123

managementului informaiilor. Traseul informaional n cadrul unui sistem workflow poate fi organizat secvenial, paralel sau condiional. 8.4. Cerinele unui produs informatic workflow Piaa ofer numeroase produse care susin c ncorporeaz caracteristici workflow. Recomandarea este c un produs poate fi considerat soluie workflow dac are urmtoarele caracteristici: ofer posibiliti de proiectare a formularelor electronice (pentru fiecare sarcin descris n diagram); deine instrumente de proiectare a diagramelor workflow; comunic cu alte aplicaii externe; cupleaz formularele electronice la bazele de date ale ntreprinderii; colecteaz la nivelul fiecrei activiti desfurate informaii cu privire la executarea sarcinilor; la nivelul fiecrei activiti, informaiile care descriu intrri pot fi descompuse pe sarcini componente, la nivel de detaliu; n diagrama workflow pot fi incluse i traseele condiionale; monitor pentru urmrirea desfurrii proceselor workflow; posibiliti de evaluare a procesului workflow pe ansamblul lui; permit simulri i testri de comportamente; sprijin un grup mare de utilizatori; suport i se suport cu multiple platforme. 8.5. Taxonomia aplicaiilor workflow Pornind de la clasificrile existente n literatura de specialitate, pot fi realizate mai multe reprezentri ale taxonomiei aplicaiilor workflow. Cele mai frecvente clasificri au n vedere structura, tipul de modelare pe care l suport afacerea, tipul de circuit informaional invocat de persoanele implicate (formal sau informal), ce rezultate sunt ateptate din partea tehnologiei workflow i n ce domeniu este aplicat (industrial, administrativ, service etc.). n schema din figura 8.4, GIGA Information Group clasific aplicaiile workflow n funcie de valoarea afacerii, nivelul ei de automatizare i de frecvena cu care se realizeaz aceasta.
Nivel de automatizare

automatizare complet inta (focus) orientare resurse umane Frecvena Ad hoc Colaborativ Valoarea afacerii Administrativ Producie

Figura 8.4. Clasificarea aplicaiilor workflow n funcie de valoarea afacerii, frecvena i nivelul de automatizare al proceselor
(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

124

Valoarea afacerii definete importana workflow-ului n activitatea companiei, procesele cu valoare ridicat constituind nucleul firmei (figura 8.5). Prin modelare se urmrete eliminarea necunoscutelor organizaionale.

Figura 8.5. Clasificarea aplicaiilor workflow n funcie de valoarea afacerii i frecvena ei

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Cele mai complexe aplicaii sunt workflow-urile de producie i cele adhoc. ntre aceste doua soluii sunt ncadrate cele semistructurate (workflow administrativ) care acoper procesele flexibile (tabelul 8.1). Tabelul 8.1. Comparaie ntre tipuri diferite de workflow Workflow de Workflow Workflow ad-hoc producie semistructurat nivel nalt de parial structurat parial structurat structurare se produc nc schimbri dinamice descris n parial descrisa n nu este descris n avans avans avans este cunoscut parial cunoscut necunoscut poate fi planificat n parial planificat planificare inexistent

Proces Tip de activitate Relaia dintre activiti Dependena dintre activiti

stabilit din Atribuirea responsabilitilor start

parial prestabilit determinat dinamic pe msura execuiei procesului workflow

(sursa: Borghoff, U.M., Schlichter, J.H., Computer-Supported Cooperative Work, Springer,2000, p.336)

1. Workflow colaborativ Aceste soluii sunt concentrate pe echipele care lucreaz mpreun pentru a ndeplini un obiectiv sau o sarcin de lucru. Grupurile pot fi orientate pe proiect sau dispersate, dar cu interese comune n zonele de interes. Soluiile sunt potrivite proceselor cu valoare mare dintr-o afacere, care se realizeaz numai de cteva ori (nu sunt repetitive sau au o frecven redus). 125

nfiinarea unei companii, crearea documentaiei tehnice pentru un produs software sau adoptarea unei politici manageriale de marc sunt procese care se nscriu n aceast categorie. Toate sunt eseniale pentru imaginea firmei i sunt elementele indispensabile succesului afacerii. Procesele sunt extrem de complexe i pot fi descompuse n sarcini particulare descrise, n prealabil n proiecte. Utilizarea workflow-ului colaborativ n sprijinul muncii de echip este elementul vital al succesului organizaional. 2. Workflow de producie sau tranzacional Soluiile care modeleaz informaional producia se suprapun proceselor cu greutate, specifice i au legtura direct cu obiectul de activitate al organizaiei respective. Acestea reflect evoluia n timp a activitii de producie, implic majoritatea departamentelor ntreprinderii i presupun existena unei structuri care sprijin implementarea: workflow management system. Prin acest tip de workflow: crete productivitatea; firma este expus financiar; exemplele de proceduri tranzacionale: dosare de mprumut, de asigurri sau reclamaii, demonstreaz nivelul de risc presupus de automatizarea acestora, cea mai frecvent operaiune este cea de auditare; complexitatea sarcinilor presupune intervenia repetat a experilor, n special n cazul deciziilor complicate; informaia manipulat este extrem de voluminoas (conine foarte multe imagini); lucrrile implic accesul unui numr important de persoane la dosare. Workflow-ul de producie este cea mai complex form i se caracterizeaz prin urmtoarele: este domeniul esenial al BPR (Business Process Reenginering); permite atingerea celor mai nalte nivele de calitate i precizie, prin executarea unor sarcini repetitive, de obicei, n regim non-stop; administreaz procese complexe de mare amplitudine; sunt integrate n aplicaii de mare anvergur de tip Enterprise Resourse Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management; urmnd evoluia tehnologiilor actuale, capat dimensiuni din ce n ce mai inteligente, fiind incluse n aplicaii de tip Business Analitics; se comport ca un motor de reguli i acoper (datorit inteligenei lor) aproape toate aspectele informale.

Figura 8.6. Model workflow de automatizare a unui dosar de solicitare mprumut

(sursa: Khoshafian, S., Buckiewicz, M., Groupware & workflow, InterEditions, Paris, 1998, p.206)

126

Aa cum workflow-ul de producie poate fi integrat n alte aplicaii, este posibil i descompunerea lui n dou segmente: soluii workflow autonome (independente), funcionale n mod independent, fr soft adiional, cu excepia sistemelor de gestionare a bazelor de date i celor de mesagerie electronic. Au interfaa utilizator individual i comunic cu alte aplicaii n vederea accesului la date; acoper o arie larg de aplicaii; solu ii workflow integrate, ncapsulate n alte aplicaii de mai mare anvergur: ERP, SCM sau CRM. Funcionalitatea sistemului workflow integrat este exploatat la nivelul unui program adiional. Componentele workflow execut controlul strict al funciilor aplicaiei, rezolv cozile de ateptare i sprijin procesarea excepiilor. 3. Workflow ad-hoc Lucrul n grup presupune i executarea a numeroase sarcini sau activiti asociate proiectelor i prelucrrilor intensive nestructurate, neprevzute i aleatorii, generate de evenimentele n curs de desfurare. De exemplu, workflow-ul ad-hoc acoper sfera activitilor care se refer la promovarea unui produs nou, studiul pieei, angajarea unui candidat etc. Dac execuia workflow-ului pentru acest tip de proiect presupune ncadrarea ntr-un timp limit pentru ndeplinirea obiectivelor, responsabilit ile individuale pot fi schimbate dinamic. Workflow-ul ad hoc implic intervenia celor mai creativi i mai inventivi utilizatori. Cele mai utilizate instrumente pentru realizarea acestor sarcini sunt procesorul de texte, programul de calcul tabelar i produsele de mesagerie electronic, completate cu un produs pentru managementul proiectelor care se ocup de planificarea i controlul operaiunilor prevzute iniial (ex. Microsoft Project, MacProject). Prin natura lui, workflow-ul ad-hoc este orientat ctre comunicare, spre deosebire de workflow-ul de producie care vizeaz n special prelucrri n funcie de circuitele existente i de regulile prestabilite iniial. Exemplul pe care l-am ilustrat la workflow-ul de producie, cel al unui dosar prin care se solicit un mprumut este relevant. n acest capitol vom lua un exemplu cu realizarea unui studiu de pia pe baza de chestionare (figura 8.7). Cercetarea situaiei pieei presupune interaciunea responsabililor, intervenia lor trebuie s fie flexibil i, n consecin, rolul lor se schimb frecvent.

Figura 8.7. Model workflow ad-hoc de realizare a unui studiu de pia cu ajutorul chestionarelor
(sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.100)

127

4. Workflow administrativ Al patrulea tip de workflow se bazeaz pe mesageria electronic i aplicaiile sale principale. Se ocup de sarcinile administrative, repetitive (aprobarea cheltuielilor, cererile de achiziii, cereri de bilete pentru cltorii, vacane etc.). n principal, se urm re te simplificarea sarcinilor de rutin i ameliorarea productivitii acestora. Dintre activitile acoperite de workflow-ul administrativ, menionm dou categorii: activiti ce pot fi incluse i n serviciile de mesagerie electronic: crearea de formulare simple, rutarea formularelor, interaciuni legate de completarea unui formular, stabilirea termenelor limit, adnotrilor, alarmelor; activiti administrative, fr legtura direct cu lucrul n grup: ntlniri pentru congrese, rambursarea sumelor, comenzi de materiale birotice sau nscrierea n stagii de formare profesional. Acest tip de workflow este caracteristic oricrui circuit formularistic, se bazeaz pe mesageria electronic, are n vedere n special flexibilitatea i mai puin productivitatea. n afar de aceast abordare, evoluia societii informaionale, inclusiv globalizarea afacerilor i dezvoltarea acestora n mediul electronic, a conturat i o alt clasificare, dup modul n care se desfoar un sistem workflow ntre dou sau mai multe organizaii. Din acest punct de vedere se poate vorbi de workflow n lan i workflow pe activiti. 1. Workflow n lan Specific acestui caz este iniierea procesului workflow, care are loc ntr-o organizaie. Dup executarea sarcinilor, controlul este acordat organizaiei urmtoare din circuit pentru ca i aceasta s intervin cu operaiunile specifice, iar fluxul continu pn la ncheierea procesului. Astfel, procesul nu se ncheie n compania n care a fost iniiat. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow n lan distribuit Compania A trebuie s se aprovizioneze cu materia prim necesar desfurrii procesului de producie. Evenimentul iniiaz prima aciune a procesului workflow de aprovizionare care are loc la nivelul motorului workflow al companiei A. Motorul A trimite un mesaj motorului companiei B (furnizorul de materie prim) prin expedierea unei comenzi, nregistrnd n acelai timp i trimiterea comenzii. Prima activitate se refer la ntocmirea i expedierea comenzii de aprovizionare. Sosirea acesteia la motorul B declaneaz urmtoarea activitate a procesului: planificarea vnzrii. n continuare, motorul B, n funcie de regulile existente n compania B, ia decizii privind comanda (dac poate fi acoperit, care este preul, care este intervalul de timp n care poate fi onorat cererea), iar procesul se ncheie. Practica nu recomand implementarea acestui sistem ntre dou companii aflate n aceeai reea, ntruct simpla trimitere a comenzii nu garanteaz recepia i acceptul ei. Organizaia emitent trebuie s se asigure c instruciunile sale vor fi respectate n forma lor iniial. Este dificil de controlat stadiul de execuie al sarcinilor pe parcursul fluxului. n schimb, implementarea acestui tip de workflow aduce mari beneficii unei organizaii care dorete s fluidizeze circuitul departamental. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow n lan intern Compania A trebuie s se aprovizioneze cu materia prim necesar desfurrii procesului de producie. Motorul A plasat la serviciul aprovizionare trimite mesaje motorului B aflat la magazie prin care anun primirea unei 128

comenzi, apoi motorului C aflat la seciile de producie prin care anun c va putea lucra comanda i motorului D aflat la contabilitate pentru ntocmirea notelor contabile aferente i procesul poate continua. 2. Workflow pe activiti n practic, aceast form de workflow este des ntlnit, majoritatea tranzaciilor comerciale funcionnd dup acest model. Procesul este iniiat ntr-o organizaie, apoi controlul este trecut urmtoarei companii pentru executarea unei activiti, iar dup realizarea acesteia, controlul revine la prima organizaie, urmnd ca procesul s se finalizeze sau s continue n alte companii. Motorul workflow poate monitoriza fluxul i astfel managerul va ti cu exactitate ce se ntmpl cu propria firma. Prin automatizarea comenzilor, a emiterii facturilor i a efectu rii pla ilor, organiza iile se pot nscrie pe coordonatele comer ului electronic. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow pe activiti Compania B (furnizorul) livreaz materia prim conform comenzii de aprovizionare. Evenimentul este declanat de expedierea facturii fiscale companiei A spre achitare. Compania A analizeaz i verific corectitudinea datelor: denumirea, adresa i codul fiscal al furnizorului i clientului; data facturii trebuie s fie aceeai cu data recepiei; materiile prime primite corespund cu cele comandate; condiiile de recepie; valoarea ce va trebui achitat. Odat cu validarea documentului este autorizat i plata. Att compania A ct i compania B primesc chitane pe care le nregistreaz i procesul se ncheie. 8.6. Tipuri de workflow Cu toate c WfMC furnizeaz specificaii unitare i cuprinztoare n privina tuturor aspectelor legate de fluxuri de lucru, persist cteva clasificri care se bazeaz pe elementul care joac rolul central n descrierea i desfurarea fluxurilor de lucru: Workflow bazat pe activiti (AWF): este orientat asupra activitilor i a succesiunii lor, corespunznd astfel fidel specificaiilor WfMC. Workflow bazat pe entiti (EWF): este orientat asupra unei anumite entiti, care, de regul se concretizeaz ntr-un document (acesta este sensul pe care l dm n continuare entitii). Un astfel de flux de lucru descrie mai degrab traseul documentului dect succesiunea activitilor. Ambele abordri au domenii la care se preteaz i domenii la care nu se preteaz. Diferena fundamental este c n primul caz (AWF) entitatea (ceea ce am numit jeton) este implicit iar strile ei nu sunt expuse utilizatorului (tranziiile conecteaz activiti), pe cnd n al doilea caz (EWF) entitatea este bine precizat iar strile (status) sunt expuse explicit, dar nu mai sunt evideniate explicit activitile (tranziiile conecteaz stri). De aici deriv diferene semnificative i din perspectiva utilizatorului: AWF: Utilizatorul alege ce s fac (alege un work item din worklist) iar aplicaia WMS stabilete care sunt entitile asupra crora se exercit aciunea utilizatorului. EWF: Utilizatorul alege entitatea (un document) asupra creia poate realiza anumite aciuni (n funcie de rolul su n fluxul de lucru i de starea documentului). Unificarea celor dou abordri este adesea dificil. De pild, n cadrul unei redacii de pres, fluxul de lucru este centrat pe documente (deci abordarea fireasc este EWF), dar se pot pune n eviden i activiti (specifice AWF): 129

Un autor (acesta este un rol n care se ncadreaz redactorii i colaboratorii) elaboreaz (aceasta este o activitate) un articol (aceasta este entitatea) care este n starea privat. Cnd l termin, l propune spre publicare. Odat propus, articolul trece n stare n ateptare (sau pending) pn cnd un editor (rol jucat de redactorii coordonatori de seciuni) l evalueaz (activitate, numit i review) i l trece n starea aprobat (caz n care este trimis spre tehnoredactare i de acolo spre corectur) sau l trece n starea refuzat (caz n care se rentoarce la autor i trece din nou n starea privat). Un articol aprobat (eventual tehnoredactat i corectat) poate fi oricnd retras de redactorul-ef (un rol), caz n care poate trece n starea rezervat (pstrat pentru o publicare ulterioar) sau poate fi scos din flux. Tot redactorul-ef este cel care poate trece un articol n starea bun de tipar. Anumite articole publicate (o stare) parcurg apoi un sub-proces de publicare pe Web. Toate articolele publicate ies din flux n momentul n care ajung n starea arhivat (dei exist posibilitatea de a re-intra pentru o nou publicare, eventual ca material suplimentar pentru un articol nou). Trebuie menionat c fiecare tranziie este nsoite de note (explicaii) care sunt parte integrant a istoricului fluxului, c entitatea (articolul) nu este doar un simplu document (e de fapt un dosar care poate cuprinde mai multe documente) i, n fine, procesul este mult mai complicat n realitate, deoarece intervin i alte procese (de pild cel privind materialele publicitare, sau consultarea unor experi). Nu am pus n eviden procesul iniial (stabilirea coninutului, care la rndul lui este subordonat stabilirii planului editorial). 8.7. Juctorii pieei FileNet (www.filenet.com) este unul din liderii pieei, furniznd o suit complet de administrare a coninutului (inclusiv document imaging i document management). Componenta de workflow se cheam Business Process Manager i se remarc printr-o interfa grafic foarte elegant pentru modelarea proceselor i prin setul de modele prestabilite pentru procese tipice. Sun Microsystems a devenit un furnizor important dup ce a cumprat Fort Software i produsul acesteia, Conductor, pe care l-a integrat apoi n iPlanet Integation Server. Se remarc posibilitatea de a folosi simultan mai multe motoare de workflow interoperabile. Hewlett-Packard furnizeaz Changengine (cunoscut i sub denumirea HP Process Manager), un soft de workflow management n care integreaz i tehnologie de la Netscape Communications. Accentul este pus pe integrare iar preurile ncep de la 70.000 de dolari. Staffware (www.staffware.com) este unul dintre clasicii domeniului, fiind o firm britanic orientat exclusiv spre soluii de workflow i business process management. Staffware Process Suite este produsul de baz, dispunnd i de versiuni specifice pentru diverse domenii. Fujitsu a devenit un furnizor de soluii workflow dup ce a preluat compania britanic ICL, care la rndul ei deinea firma finlandez TeamWare, specializat n tehnologii groupware. Componenta de workflow se cheam acum InterStage i-Flow i se remarc prin posibilitile de integrare cu aplicaiile existente i cu aplicaii web. IBM nu putea s lipseasc de pe o pia n care a jucat un rol de pionierat cu FlowMark, unul dintre primele motoare de workflow independente de aplicaii generale de administrare a documentelor. Dup ce l-a redenumit MQSeries Workflow, IBM l-a integrat n seria WebSphere, astfel nct acum se cheam

130

WebSphere MQ Workflow. Unul dintre punctele forte este alinierea la normele WfMC. Versata a intrat n pia tot printr-o achiziie, prelund astfel produsul firmei Verve, care acum este o component din Versata Logic Suite numit Process Logic Designer. Remarcabil la acest produs este faptul c a fost conceput din start ca o soluie embedded, adic un motor de workflow care s poat fi nglobat n alte aplicaii. SAP este liderul pieei mondiale de ERP (Enterprise Resources Planning) i nu se poate lipsi de aceast tehnologie integratoare. Remarcabil este faptul c SAP Business Workflow se integreaz nu doar cu modulele specializate ale suitei mySAP Business Suite ci i cu diverse alte aplicaii de workgroup i administrare de documente, cum ar fi Lotus Notes, Micrsoft Exchange Server sau Novell GroupWise. Desigur, mai exist numeroase soluii de workflow, dintre care cele mai multe sunt componente ale unor aplicaii complexe sau ale unor suite de aplicaii. Alegerea nu este uoar i, avnd n vedere preurile, serviciile unei firme de consultan sunt aproape obligatorii.
TEST DE EVALUARE

1. Care este definiia pecare WKMC o propune pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare) ?
Rspuns:

Un sistem de workflow este un sistem, care definete complet, gestioneaz i execut fluxuri de prelucrare prin execuia de aplicaii software a cror ordine 2. Ce reprezint trebuinele (nevoile) umane? de execuie este dirijat de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utiliznd logica fluxului de prelucrare. 2. Cu ce concept este sinonim noiunea de workflow management?
Rspuns:

Noiunea de workflow management este sinonim cu administrarea i automatizarea proceselor de afaceri.

Exerciii

Exemplu 1 rezolvat: Aplicaiile workflow nu necesit structurare, iar funciile sale constau n: a. automatizeaz toate aciunile, activitile sau sarcinile presupuse de un proces; b. sprijinirea execuiei proiectelor de ctre o echip; c. responsabilizeaz indivizii i grupurile de lucru care lucreaz n diverse medii (structurate sau nestructurate); d. modeleaz cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfurate n diverse sisteme informatice; e. asigur un mecanism de securizare eficient.
Rezolvare

131

Exemplu 2 rezolvat: Modelul procesului descrie structura organizaiei din lumea real (sunt avute n vedere procesele ntreprinderii, cultura colectiv i tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat i transpus n modele workflow cu ajutorul: a. instanelor; b. circuitului; c. informaiei; d. regulilor; e. o structur arborescent. Rezolvare

O O O

Exemplu 3 rezolvat: Produsul workflow este ales n funcie de caracteristicile ntreprinderii, urmrindu-se etapele de analiz, concepie i evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabil o soluie cu urmtoarele caracteristici: a. informatizat; b. cooperativ; c. asisten n realizarea lucrrilor; d. operaia; e. circuitul. Rezolvare

O O

De rezolvat 1. Elementele de baz din structura unui sistem workflow sunt: a. operaia; b. actorul; c. reguli; d. circuitil; e. informaia O O O O O O Rezolvare REZUMATUL TEMEI Globalizarea afacerilor a dus tehnologiile workflow n aceast zon i observm, integrarea lor n toate tehnologiile importante. Tema prezint modelul conceptual al sistemului de workflow, folosind terminologia i arhitectura standard utilizat, pe baza cruia se elaboreaz, n prezent, software-ul aferent. In ceea ce privete stadiul actual privind sistemele de gestiune a fluxului de prelucrare, pe piaa internaional de software exist sisteme care sprijin: fluxul de prelucrare de producie/administrativ (exemplu, sistemele COSA, FLOWMARK, OPEN/ WORKFLOW, STAFFWARE, VISUAL WORKFLOW etc.), fluxul de prelucrare ad-hoc (exemplu, software-ul ENSEMBLE), procese cooperative (exemplu acestea pot fi sprijinite de instrumente de grup, cum ar fi LOTUS NOTES I MICROSOFT EXCHANGE). Instrumentele LOTUS NOTES I MICROSOFT EXCHANGE nu sprijin controlul logistic al proceselor fluxului de prelucrare, dar ele pot fi folosite ca nivel de comunicare care aparine unui sistem al fluxului de prelucrare. 132

TEMA IX TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER

Utilizatorii calculatoarelor personale (PC-uri) i-au dat seama c au nevoie s foloseasc informaiile n comun. Astfel au aprut reelele locale (LAN - Local Area Network) care permiteau PC-urilor s comunice ntre ele. Odat cu rspndirea reelelor, utilizatorii de PC-uri au hotrt c o reea LAN putea s ndeplineasc treaba unui mainframe mai bine, mai repede i mai ieftin, astfel nct reelele s-au rspndit peste tot. Unul dintre aspectele cele mai provocatoare ale modului de lucru client/server (cel puin din punct de vedere tehnic) l reprezint configurarea unei reele astfel nct s permit calculatoarelor de birou s comunice unul cu altul, ci i cu oricare mainframe sau minicalculator conectat la reea. Tehnologia client/server joac un rol decisiv n planurile de informatizare ale majoritii firmelor importante i chiar celor mai mici, care ncep treptat s se afirme. 9.1. Definirea tehnologiei client/server Tehnologia client/server const n folosirea a trei componente de baz pentru realizarea unei activiti n comun: un calculator client, un calculator server i o reea care le conecteaz. Tehnologia client/server mparte o aplicaie n trei componente de baz - un client, un server i o reea care conecteaz clientul la server (se poate privi reeaua ca fiind slash-ul din termenul client/server). Att clientul, ct i serverul sunt calculatoare cu grade variate de putere de calcul, ce colaboreaz la ndeplinirea sarcinilor. n multe cazuri, calculatorul client este un calculator personal ce se afl pe biroul utilizatorului. Calculatorul server este un server de reea, care poate fi un PC mai puternic, un minicalculator (numit midrange - calculator de putere medie) sau un mainframe. Reeaua este, n orice caz, necesar pentru a conecta clientul la server. Aceast definiie pare a fi destul de simpl. ntrebarea se refer desigur la ce se poate sau ce ar trebui s se poat face cu aceast tehnologie client/server. Iat cteva exemple: Crearea de aplicaii de gestiune adaptate cerinelor utilizatorului, care obin accesul la datele de pe calculatoare mainframe, dar sunt la fel de uor de utilizat ca i aplicaiile obinuite de pe PC, de tipul programelor de prelucrare de text sau al programelor de calcul tabelar. Dezvoltarea aplicaiilor care realizeaz o legtur ntre datele aflate pe sisteme de calcul de obicei incompatibile. Construirea unui aa-numit Sistem Executiv de Informaii, care sintetizeaz cantitatea foarte mare de informaii ce este stocat n mod obinuit pe calculatoarele mainframe i o prezint ntr-o form care poate fi neleas chiar i de directorul general al unei mari companii. 9.2. Pasivitate i calcul pasiv Cea mai bun modalitate pentru a nelege ce este activitatea client/server este de a privi extremele a ceea ce ar putea fi numit calcul pasiv - aplicaii n care fie clientul fie serverul lucreaz pasiv, refuznd s colaboreze. Clieni pasivi ntr-un sistem mainframe demodat clientul este un terminal "pasiv" (neinteligent), care are o putere de calcul minim, iar serverul este nsui calculatorul mainframe. Calculatorul

133

server face aproape toat treaba n acest tip de organizare. Iat de ce calculatoarele mainframe sunt att de importante. Acest tip de folosire a calculatorului este numit uneori prelucrare gazd (host processing) deoarece calculatorul gazd - calculatorul mainframe - ndeplinete toate activitile de prelucrare. Clientul - adic terminalul - este doar un spectator. Menionm urmtoarele elemente privitoare la prelucrarea gazd. Mai multe terminale client pot accesa un singur calculator gazd. Pentru ca prelucrarea gazd s se fac n mod satisfctor, calculatorul gazd nsui trebuie s fie suficient de puternic pentru a servi attea terminale client cte aplicaii le apeleaz. Intr-un sistem naional de rezervare a biletelor de avion, aceasta poate s nsemne zeci de mii de terminale client. Iat de ce calculatoarele mainframe sunt att de puternice i de scumpe. Terminalul pasiv nu trebuie s fie un terminal al unui mainframe demodat. El poate foarte bine s fie un PC performant care se preface a fi un terminal pasiv. Este un fapt obinuit ca firmele s nlocuiasc vechile terminale cu PC-uri. Utilizatorii pot folosi PC-urile pentru activiti specifice PC-ului, cum ar fi prelucrarea de text sau prelucrrile tabelare sau l pot face s lucreze ca un terminal pasiv pentru a avea acces la aplicaiile de pe mainframe. O dat trecut n modul de lucru ca terminal pasiv, PC-ul poate s rmn neutilizat, n timp ce calculatorul gazd face toat treaba. Servere pasive Alternativa la un terminal pasiv este un server pasiv. Este situaia n care se afl majoritatea aplicaiilor care se execut ntr-o reea local. ntreaga activitate a aplicaiei are loc pe un calculator client, un PC, aflat pe biroul utilizatorului. Calculatorul server este solicitat atunci cnd este necesar un fiier sau trebuie tiprit ceva, dar el nu lucreaz propriuzis. Un server pasiv poate avea numai una sau ambele funcii prezentate mai jos. El poate fi: server de tiprire (file server), ceea ce nseamn c discul su gzduiete fiierele utilizate de aplicaii, sau server de tiprire (print server), ceea ce nseamn c are ataat o imprimant. ntr-o reea mic, acelai calculator poate fi att server de fiiere ct i server de tiprire. ntr-o reea mai mare, cele dou servere sunt de obicei calculatoare diferite. Sistemele cu server pasiv devin rapid ineficiente atunci cnd sunt conectai muli utilizatori la sistem. Pentru a vedea de ce, s presupunem c exist 5 utilizatori care pot avea acces la o baz de date cu clieni, de dimensiuni mari, ce se afl pe serverul de fiiere. Dac unul dintre utilizatori se hotrte s afieze o list a tuturor clienilor ale cror vnzri au depit n ultimul an 1000$, ntregul fiier de clieni trebuie trimis prin reea de la calculatorul server la calculatorul client al utilizatorului. Aceasta poate determina o legtur de mai lung durat n reea, ncetinind activitatea celorlali patru utilizatori. Cu toate acestea, situaia este probabil tolerabil. Dar s presupunem c exist 500 de utilizatori nu 5, iar o sut dintre ei doresc lista clienilor ale cror vnzri depesc 1000$. Acum ntregul fiier trebuie s fie trimis prin reea simultan la 100 de calculatoare client diferite. ntreaga reea va funciona cu vitez mic. Soluia acestei probleme este activitatea client/server 9.3. Alt definiie a activitii client/server Activitatea client/server este un efort de a gsi echilibrul ntre cele dou extreme pe care le presupun activitile cu client pasiv sau server pasiv.

134

Tipul de organizare client/server presupune existena de calculatoare complet apte s lucreze la ambele capete ale cablului de reea, i ncearc s distribuie lucrul n mod echitabil n avantajul tuturor. Distribuia exact ntre calculatoarele client i cele server variaz n funcie de tipul aplicaiei. Totui, de obicei, calculatorul client este responsabil cu toate activitile cerute de prezena interfeei moderne , uor de utilizat, de tip Windows, completat cu casete de dialog, butoane, bare de derulare, meniuri pictograme, sistem Help i toate celelalte accesorii necesare pentru a face programul uor de folosit(sau cel puin s-l fac pe utilizator s cread c este uor de folosit). Calculatorul server este responsabil cu administrarea accesului la bazele de date: nu chiar gsirea nregistrrilor, dar sortarea lor, selectarea acelora de care are nevoie clientul, eventual asigurarea c ali clieni nu ncearc s modifice nregistrrile care se vizualizeaz i o serie ntreag de alte activiti. Principalul avantaj al activitii client/server fa de activitatea cu client pasiv const n faptul c, n cazul client/server, devine mai uoar adugarea a tot felul de artificii necesare pentru a face programul mai uor de utilizat. Dac serverul ar trebui s execute toate activitile, nu ar mai fi timp pentru manipularea tuturor casetelor de dialog i a altor elemente interesante ale interfeei cu care sunt obinuii utilizatorii mediului Windows i pe care doresc s le aib la dispoziie pe toate calculatoarele client conectate la server. n plus, ncrcarea n reea ar putea fi copleitoare dac serverul ar trebui s trimit o cantitate imens de informaii spre terminal doar pentru a afia o simpl caset de dialog. Avantajele tehnologiei client/server fa de activitatea cu server pasiv pot fi ilustrate printr-un exemplu. S presupunem c un utilizator dorete s afieze toi clienii care au realizat vnzri de peste 1000$ n ultimul an. n loc s trimit ntregul fiier cu clieni prin reea ctre calculatorul client, calculatorul client cere calculatorului server s-i trimit clienii cu vnzri peste 1000$. Atunci serverul efectueaz o cutare n ntregul fiier de clieni pentru a-i extrage pe cei solicitai i doar aceste nregistrri sunt trimise prin reea ctre calculatorul client. Lucrnd mpreun, clientul i serverul economisesc transferul prin reea, trimind numai cele cteva nregistrri de care este nevoie i nu ntreg fiierul. Accesul la baza de date, aa cum este descris n acest exemplu, reprezint numai o modalitate de utilizare a tehnologiei client/server. 9.4. Restricii determinate de tehnologia client/server Acum, dup ce s-au prezentat cteva idei de baz despre ce este tehnologia client/server, se vor lmuri cteva lucruri despre ceea ce tehnologia client/server nu este. Client/server nu este sinonim cu lucrul n reea. Tehnologia client/server nu poate exista n absena lucrului n reea, dar existena reelei nu implic o activitate client/server. Se face adesea confuzie ntre cele dou noiuni deoarece n reelele locale se folosete termenul de client pentru calculatoarele conectate n reea i de server pentru calculatoarele dedicate partajrii spaiului pe disc i al imprimantelor. Pentru ca o aplicaie s fie o aplicaie client/server veritabil serverul trebuie s realizeze mai mult dect simpla partajare a fiierelor i a imprimantelor, el trebuie s partajeze execuia aplicaiilor cu calculatoarele client. Client/server nu este acelai lucru cu accesul la o baz de date. Accesul la o baz de date este una dintre cele mai obinuite activiti din sistemele client/server, dar nu toate aplicaiile ce folosesc baze de date sunt client/server i nu toate aplicaiile client/server utilizeaz baze de date. De exemplu, dac se folosete un program de gestiune a bazelor de date, cum ar fi: Paradox sau dBase pentru a crea o aplicaie de baze de date i apoi se mut fiierele bazei de date pe un server de fiiere dintr-o reea, nu nseamn c s-a creat o aplicaie client/server, deoarece calculatorul server nu face nimic mai mult dect s gzduiasc fiierele bazei de date.

135

Client/server nu este o interfa grafic cu utilizatorul (GUI). O alt activitate obinuit n aplicaiile client/server este aceea de a asigura calculatorului client o interfa grafic cu utilizatorul plcut. Cu toate acestea, nu toate aplicaiile ce folosesc o interfa grafic, cum este cea a mediului Windows, sunt aplicaii client/server, iar aplicaiile client/server nu trebuie s aib, n mod obligatoriu, o interfa grafic cu utilizatorul. Client/server nu este o retehnologizare a afacerilor. Tehnologia client/server n sine nu mbuntete modul n care firma face afaceri. Tehnologia client/server este asociat adesea cu retehnologizarea deoarece este o tehnologie nou care, utilizat corespunztor, poate implementa un gen de aplicaii netradiionale, un lucru normal n eforturile de retehnologizare. Totui, tehnologia client/server i retehnologizarea nu reprezint unul i acelai lucru. Client/server nu este miniaturizare(downsize). Client/server este adesea gndit ca o justificare a abandonrii calculatoarelor mainframe. Uneori funcioneaz n acest fel, alteori nu. Un proiect client/server ar putea cere nlocuirea terminalelor neinteligente cu calculatoare personale utilizate drept clieni, renunnd la mainframe n loc s-l foloseasc drept server. n acest sens, de fapt client/server reprezint o mrire a dimensiunii (upsize) aplicaiei. Client/server nu este sinonim cu sistemele deschise. Sistemele deschise se refer la tehnicile de transformare a sistemelor de calcul, iniial incompatibile, ntr-unele compatibile. Succesul proiectelor client/server depinde adesea de sistemele deschise, deoarece ele necesit existena unei posibiliti de comunicare ntre reelele bazate pe PC-uri i cele bazate pe calculatoare mainframe. Sistemele deschise reprezint doar unul dintre multele criterii pe care trebuie s le ndeplineasc un proiect client/server. Client/server nu este o conspiraie. Tehnologia client/server nu este o conspiraie a adepilor PC-urilor folosit pentru ndeprtarea calculatoarelor mainframe mbtrnite ca s-i asigure sigurana slujbei. Este, n cea mai bun parte, o recunoatere a ceea ce este mai bun n cele dou lumi. Este o modalitate de dezvoltare a aplicaiilor care sunt la fel de uor de folosit ca aplicaiile pe PC i la fel de sigure ca aplicaiile mainframe. Client/server nu este un glon de argint. Etichetarea unui proiect ca fiind client/server nu-i va garanta acestuia succesul. 9.5. O trecere n revist a aplicaiilor client/server Acum, dup ce s-au evideniat, pe de o parte, cteva definiii referitoare la client/server iar pe de alt parte cteva dintre promisiunile cu privire la aceast tehnologie, este momentul s aruncm o privire rapid asupra tipurilor obinuite de aplicaii client/server. Aplicaiile client/server care intereseaz se vor regsi printre cele descrise. Aplicaii de baze date Aplicaiile client/server la care se gndesc n primul rnd majoritatea oamenilor sunt cele de baze de date. ntr-o aplicaie de baze de date client/server soft-ul de baze de date se execut pe calculatorul server, iar un program care poate accesa baza de date se execut pe calculatorul client. Programul client, numit front end, permite utilizatorilor s acceseze informaia stocat n baza de date folosind o interfa de tip Windows. Programul de pe server, numit back end, corespunde prii care realizeaz controlul bazei de date n aplicaia respectiv. Programul front end solicit servicii celui back end prin interogarea serverului. Aceste interogri se fac prin intermediul comenzilor limbajului de interogare structurat (SQL). Programul back end prelucreaz cererile SQL i transmite rezultatele programului front-end.

136

000 Prelucrarea bazei de date client/server

GUI Logica afacerii

Cerere SQL

Acces la baza de date

Rezultate Client Server

Figura 9.1. La prelucrarea bazelor de date client/server, clientul este punctul de plecare iar serverul, punctul terminus. Figura 9.1 prezint versiunea client/server a unei aplicaii de baze de date. Clientul este responsabil cu interfaa cu utilizatorul (GUI) i cu logica sistemului (partea programului care implementeaz condiiile n care se desfoar afacerile, ca de exemplu, dac trebuie sau nu permise creditele sau dac se pot face reduceri de preuri la o comand), iar serverul asigur accesul la baza de date. Calculatorul server din acest tip de organizare poate fi aproape orice: un PC cu procesor Intel, cu sistem de operare de reea - Windows NT, OS/2, Unix sau NetWare; un minicalculator, ca de exemplu un IBM AS/400 sau un DEC VAX; sau un calculator mainframe, cum ar fi un IBM 3090 cu sistem MVS. n cazul calculatoarelor client, poate rula aproape orice produs software care poate accesa bazele de date SQL dintr-o reea. De exemplu: Programe de baze de date pentru calculatoarele PC, incluznd Paradox, Microsoft Access i Lotus Approach; Programe de baze de date sub Windows, scrise n limbajele de programare C sau C++; Programe realizate cu Visual Basic, Power Builder, SQL Windows sau orice alt instrument de programare de tip vizual". Prelucrarea tranzaciei O tranzacie este o mulime de dou sau mai multe actualizri ale bazelor de date, care trebuie executate obligatoriu mpreun. De exemplu, o singur comand a clientului poate necesita efectuarea de actualizri n fiierul clientului, n fiierul de inventar, fiierul de comenzi, fiierul de facturi i oricare alt fiier care mai este implicat. Prelucrarea tranzaciei are grij ca toate bazele de date s fie actualizate pentru una sau mai multe tranzacii. Actualizarea tuturor acestor baze de date trebuie s fie fcut integral sau s fie ignorat n totalitate. V putei imagina problemele care ar putea s apar dac programul ar fi actualizat fiierul de facturi primite, dar nu i pe cel de comenzi: clientul ar primi o factur dar n-ar primi produsul! Un alt termen pentru prelucrarea tranzaciilor este OLTP (On Line Transaction Processing). Aplicaiile OLTP sunt uneori denumite i aplicaii critice, deoarece de ele depinde soarta firmei: dac se nltur aplicaia OLTP i firma va da faliment. Prelucrarea tranzaciilor a constituit zeci de ani activitatea de zi cu zi a calculatoarelor mainframe. Pn de curnd, reelele locale de calculatoare PC i tehnologia client/server au
137

fost utile pentru a accesa baze de date simple i nu pentru prelucrrile de tranzacii foarte complexe. Aceste aplicaii au nevoie de mai mult vitez, putere i fiabilitate dect au putut s ofere pn de curnd multe sisteme client/server. Toate acestea nseamn schimbare, pe msur ce tehnologia client/server se dezvolt. Acum, modelul client/server poate fi folosit pentru prelucrri complexe de tranzacii, care nainte erau posibile numai n arhitecturile bazate pe calculatoare mainframe. Figura 9.2 arat balana activitii ntre client i server ntr-o aplicaie de prelucrare a tranzaciilor. Clientul, aa cum se poate observa, este deocamdat responsabil cu gestionarea interfeei grafice cu utilizatorul i, n parte, pentru logica sistemului. Totui, calculatorul server are funcii suplimentare n afara realizrii accesului simplu la baze de date. Poate, de asemenea, s realizeze o parte din logica sistemului cerut de aplicaie (de exemplu, ce trebuie fcut dac articolul comandat de client nu este disponibil la depozitul principal). n plus, are ndatoriri suplimentare n iniierea tranzaciilor i refacerea, n cazul n care tranzacia eueaz la jumtatea drumului, asigurndu-se c actualizrile din bazele de date fcute pn n acel moment sunt anulate. Prelucrarea simpl a tranzaciilor poate fi realizat cu ajutorul multor implementri ale limbajului SQL, ce folosesc faciliti numite proceduri stocate. O procedur stocat este o secven de comenzi scrise n limbajul SQL, care efectueaz actualizrile necesare asupra bazei de date. (O funcie corelat cu aceasta, numit declanator (trigger), este i ea folosit uneori. Aceasta este similar cu procedura stocat, dar este apelat n mod automat atunci cnd apare un anume eveniment, cum ar fi actualizarea unui anumit cmp al unei baze de date).
000 Prelucrarea tranzac iei client/server GUI Logica afacerii Tranzacie Acces la baza de date Logica afacerii Conectare Refacerea tranzaciei Server

Rezultate Client

Figura 9.2. Serverul se ocup de accesul la baza de date. Prelucrarea tranzaciilor determin complicaii atunci cnd este implicat mai mult dect un singur server pentru o singur tranzacie, ceea ce se ntmpl adesea. De exemplu, baza de date ce conine inventarul i baza de date a clienilor pot fi stocate pe servere separate. n acest caz, prelucrarea tranzaciei trebuie s asigure faptul c toate actualizrile bazelor de date sunt sincronizate. Pota electronic(e-mail) Una dintre cele mai obinuite forme ale activitii client/server este reprezentat de pota electronic. Folosind pota electronic se poate trimite i primi mesaje la/de la ali utilizatori din reea, n loc s scriei un mesaj pe o bucat de hrtie i s-l introducei ntr-un plic i s-l punei n cutia potal pentru a fi preluat i dus la destinaie. Pota electronic stocheaz mesaje pe disc i le expediaz electronic vecinilor de reea crora le este adresat.

138

Pota electronic reprezint o soluie foarte bun atunci cnd este implicat doar o singur reea local. Multe pachete de programe pentru reelele locale conin un program email adecvat. Pota electronic este ceva mai complicat atunci cnd sunt implicate mai multe reele locale. O firm care are mai multe sedii i o platform de calculatoare eterogen are nevoie de un fel de coloan vertebral pentru pota electronic, astfel nct orice membru al firmei s poate trimite i primi mesaje la/de la orice alt membru al firmei, fr s-i fac probleme dac acetia se afl ntr-o reea local NetWare, ntr-un sistem AS/400 din Bucureti sau lucreaz la un calculator mainframe din Timioara. Un bun sistem e-mail poate s integreze pota electronic din interiorul firmei cu cea ctre sau de la lumea de afar. Cu alte cuvinte, sistemul e-mail poate asigura accesul la autostrada informaional. De asemenea, poate permite s se expedieze un mesaj la o destinaie, aceasta deoarece intervine tehnologia client/server. ntr-o reea de dimensiuni mari, un calculator server poate fi configurat astfel nct s funcioneze ca server dedicat de pot electronic. Aceste servere nu fac altceva dect s trimit i s recepioneze mesaje. Componenta server a pachetului de programe pentru pota electronic se execut pe calculatorul server de e-mail. n prezent, Microsoft Mail reprezint cea mai important ofert soft client/server pentru pota electronic. n timp ce realizarea actual a produsului Lotus cc:Mail nu se bazeaz pe modelul client/server, Lotus se pregtete s scoat o nou versiune care s corespund acestui model. Microsoft Office aduce programul client pentru Microsoft Mail. Dac toi utilizatorii dintr-o reea au deja Microsoft Office se poate configura un sistem client/server e-mail cumprnd produsul Microsoft Mail Server. Pota electronic reprezint o form util dar primitiv de comunicaie electronic. Sistemul Groupware, prezentat n continuare, reprezint modul real de comunicare. Groupware Un alt tip de aplicaie client/server poart numele de groupware. Nu trebuie s credei c aceasta nseamn c fiecare angajat al unei instituii trebuie s poarte acelai tricou, cu sigla firmei pe el. Groupware este un nou tip de aplicaie, proiectat s permit lucrul eficient n comun n proiecte colaborative. Groupware include dar nu se limiteaz la: Pota electronic; Direcionarea i stabilirea fluxului de expediie al documentelor; Gestiunea documentelor compuse (multimedia); Programarea i gestiunea calendarului; Prelucrri de imagini; Gestiunea formelor. Groupware este ideal pentru aplicaiile care se concentreaz pe tipuri variate de documente care trebuie s fie create, revizuite, actualizate folosite de diferii utilizatori. De exemplu, serviciul client se nvrtete n multe firme n jurul unui formular de comand care a fost creat la primul apel al serviciului. Muli oameni pot fi implicai n completarea formularului de comand, n revizuirea lui, trecerea lui ctre indivizi care pot stpni mai bine situaia, nregistrarea apelului astfel nct s nu cad n proverbiala capcan, trimiterea sa la forurile superioare dac este necesar .a.m.d. pn la satisfacerea clientului, cnd pe formular se pune tampila rezolvat". Formularul de comand este actualizat ori de cte ori este contactat clientul. n groupware, toi cei care sunt implicai n prelucrarea formularului l pot accesa electronic i trimite nainte i napoi. Cel mai cunoscut produs groupware este Lotus Notes. Lotus Notes include un puternic limbaj de comenzi script care v permite s se creeze aplicaii n ntregime personalizate. Este mai mult dect un sistem de pot electronic luxos.
139

Cosmetizarea aplicaiilor proiectate anterior Ultimul tip de aplicaii client/server pe care se pot ntlni sunt aplicaiile motenite, care au fost mbuntite. Aceste sisteme client/server sunt realizate atunci cnd utilizatorii i dau seama c nu mai suport s foloseasc terminale i doresc s se treac imediat la sistemul de elaborare a statelor de plat n mediul Windows. Lucrnd suplimentar, un grup de programatori trece la treab pentru a converti sistemul de realizare a statelor de plat n mediul Windows. Cum o fac? Rescriu toate programele din COBOL n C? Nici gnd. Nici unul dintre programatori nu tie destul despre limbajul C i probabil c nici n-ar putea gsi codul surs original al programelor scrise n COBOL, aa c nu tiu de unde s nceap. n schimb, ei pot folosi un program cunoscut sub denumirea de screen scraper (rztoare de ecran). Acesta studiaz display-urile folosite de programul pentru statele de plat i apoi le convertete n interfa Windows, adugnd casete de dialog, meniuri, adugndu-i tot felul de mbuntiri. Apoi, face n aa fel nct calculatorul mainframe s cread c PC-ul ce lucreaz n mediul Windows este de fapt un terminal. Sistemul de state de plat, ce se execut pe calculatorul mainframe, nu realizeaz c ceva s-a schimbat. El trimite date pentru un display, dar programul screen scraper le recepioneaz i genereaz o caset de dialog Windows. Problema cu programele screen scraper este c ele nu merg suficient de departe n mbuntirea aplicaiilor existente. Nu fac dect s pun o fa zmbitoare pe aceleai vechi programe. Aceasta nu duce dect la mbuntirea, n mic msur, a utilizrii i mai aplaneaz (cel puin pentru un timp) nemulumirile utilizatorilor, dar nu aduc o mbuntire semnificativ. Programele screen scraper pot fi utile n cazul n care s-a pierdut codul surs original al aplicaiei de pe calculatorul mainframe sau dac aplicaia este att de complicat nct rescrierea ei ar fi un adevrat comar. Cel mai bine cunoscut produs client/server din aceast categorie este EASEL, realizat de Easel Corp. 9.6. Tipuri de servere n tehnologia client/server Calculatoarele server au utilizri variate n sistemele client/server. n cele ce urmeaz se descriu cele mai obinuite tipuri de servere. Servere de fiiere Serverele de fiiere asigur spaiul de disc centralizat care poate fi folosit conform necesitilor calculatoarelor client din reea. Utilizarea cea mai obinuit const n stocarea programelor i fiierelor de date. De exemplu, un grup de lucru de dimensiuni mici poate utiliza spaiul disc de pe un server de fiiere pentru stocarea documentelor create de procesoarele de text. Serverele de fiiere trebuie s se asigure c doi utilizatori nu ncearc s actualizeze acelai fiier n acelai timp. Aceasta se realizeaz prin blocarea unui fiier pe perioada n care un utilizator actualizeaz fiierul, astfel nct ali utilizatori s nu poat s aib acces la fiier pn ce primul utilizator nu a terminat. Pentru fiierele document (de exemplu, fiiere create de un procesor de text sau un program de calcul tabelar) este blocat ntregul fiier. n cazul bazelor de date, blocarea poate fi aplicat doar poriunii care conine nregistrarea sau nregistrrile n curs de actualizare. Multe reele locale se bazeaz pe modelul serverului de fiiere: Cteva calculatoare client sunt conectate la un server de fiiere pentru a folosi n comun programe i fiiere de date. Sistemul de operare NetWare, realizat de firma Novell, presupune c unul sau mai multe calculatoare dintr-o reea sunt servere dedicate de fiiere.

140

Productorii de reele LAN i consultanii spun uneori c sistemele lor sunt client/server deoarece folosesc servere de fiiere. Totui, un simplu server de fiiere de reea nu poate primi calificativul de client/server deoarece activitatea unei aplicaii nu este mprit ntre calculatoarele client i calculatorul care este server de fiiere. Calculatorul client ndeplinete ntreaga activitate. Serverul de fiiere acioneaz ca un dispozitiv de disc aflat la distan. Serverele de fiiere sunt dublate adesea de servere de tiprire. Servere de tiprire Unul dintre principalele motive pentru care micile societi i instaleaz reele este acela c pot partaja imprimantele laser al cror pre este ridicat. n unele cazuri, un calculator este dedicat activitii de server de tiprire, al crui unic scop este de colectare a informaiilor ce urmeaz a fi trimise ctre imprimant de ctre calculatoarele client i de tiprire a lor ntr-o anumit ordine. Un singur calculator poate fi, n acelai timp, server de fiiere i server de tiprire, dar performanele vor fi mbuntite dac vor fi folosite calculatoare diferite pentru cele dou tipuri de servere. Folosind imprimante laser ieftine, sub 500$ fiecare, pare ispititor s i se asigure fiecrui utilizator propria imprimant laser, dect s fie folosit un server de tiprire. Dar firma trebuie s plteasc pentru asta. n loc s cumpere 5 imprimante a 500$ fiecare, se poate procura o imprimant laser de 2.500$ i s o foloseasc n comun. Pot fi folosite i alte resurse pentru a fi folosite n comun prin intermediul serverelor dedicate. Printre exemplele obinuite pot fi amintite modemurile, faxurile i unitile CDROM. Servere pentru bazele de date Un server de bate de date este un calculator care ruleaz un sistem gestiune a bazelor de date (DBMS), bazat pe un limbaj SQL. Calculatoarele client trimit cereri SQL serverului de baze de date, care face acces la baza de date stocat pe el pentru a procesa cererea i pentru a ntoarce rezultatele calculatoarelor client. SQL este limbajul standard pentru accesarea bazelor de date relaionale. Servere de aplicaii Un server de aplicaii este un calculator server ce ruleaz de obicei programe mari de aplicaii. Serverele de aplicaii sunt folosite adesea atunci cnd se face trecerea aplicaiilor scrise pentru calculatoarele mainframe. De exemplu, un minicalculator AS/400 poate fi utilizat pentru a rula programele ce erau nainte executate pe un calculator mainframe. 9.7. Caracteristicile tehnologiei client/server Client/server distribuie prelucrarea ntre calculatoarele din reea Esena modelului client/server const n faptul c activitatea de prelucrare a unei aplicaii de calculator este divizat pe mai multe calculatoare care solicit servicii unul de la altul. Calculatorul care adreseaz cererea se numete client, iar cel care o rezolv se numete server. Majoritatea clienilor dispun de o interfa GUI n majoritatea sistemelor client/server, rolul calculatorului client este de a asigura o interfa grafic cu utilizatorul (GUI) astfel nct utilizatorul s poat avea acces cu uurin la sistem. Interfaa GUI este de obicei Windows, dar poate fi i OS/2, Unix Motif sau chiar Macintosh. De observat c interfaa GUI nu reprezint o cerin a modelului client/server. Se ntmpl doar ca modelului client/server s i se potriveasc acest tip de aplicaie.

141

Majoritatea serverelor asigur prelucrare SQL ntr-o aplicaie client/server tipic, calculatorul client asigur interfaa GUI, iar calculatorul server asigur accesul la baza de date prin intermediul unui server SQL. Avantajul acestui model este evident dac ne gndim cum funcioneaz o aplicaie de baze de date cnd nu e utilizat modul de lucru client/server. Fr client/server, un calculator trebuie s analizeze fiecare nregistrare doar pentru a selecta nregistrrile care corespund unui criteriu de cutare. Fiecare nregistrare trebuie transmis prin reea. n cazul client/server, calculatorul client trimite cererea SQL calculatorului server, care o prelucreaz i napoiaz doar acele nregistrri care se potrivesc condiiilor solicitate. Regulile afacerii pot fi direcionate spre client sau spre server n majoritatea sistemelor client/server, clientul se ocup cu detaliile interfeei cu utilizatorul, iar serverul cu detaliile accesului la baza de date. O alt component important a aplicaiei o reprezint regulile afacerii - logica care implementeaz politica afacerii, cum ar fi, de exemplu, aprobarea sau nu a unui credit, stabilirea acordrii sau nu a unei reduceri pentru un client .a.m.d. Astfel de reguli pot fi implementate att n poriunea client a unei aplicaii client/server, ct i n cea server. Dac sunt localizate pe server, regulile afacerii pot fi implementate prin intermediul programelor care apeleaz un mecanism de apel al procedurilor la distan (RPC - Remote Procedure Call) sau proceduri stocate ntr-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Programele client sunt de obicei realizate cu un instrument de programare vizual Programele care ruleaz pe calculatoarele client sunt, de obicei, realizate folosind unul dintre noii descendeni ai instrumentelor de programare vizual, ca Powersoft PowerBuilder, Microsoft Visual Basic sau Borland Delphi. Programarea vizual permite s se creeze o interfa GUI deplasnd diferite elemente de control pe o form goal, apoi codificnd procedurile care sunt apelate atunci cnd sunt activate elementele de control sau cnd apare un eveniment. Programarea vizual poate prea ciudat dezvoltatorilor experimentai care lucreaz pe calculatoarele mainframe, dar conceptele sunt de neocolit i trebuie s fie deprinse repede. Prelucrarea tranzaciilor este unul dintre atuurile cele mai importante ale modulului de lucru client/server Prelucrarea tranzaciilor este elementul cel mai important al activitii client/server. Pe parcursul istoriei lor de 30 de ani, calculatoarele mainframe au asigurat prelucrarea tranzaciilor necesare aplicaiilor critice. Instrumentele client/server au nceput s se apropie de sofisticrile oferite de prelucrrile tranzaciilor pe calculatoarele mainframe. Aplicaiile critice client/server trebuie s fie capabile s suporte tranzaciile care sunt distribuite pe mai multe servere, astfel nct dac apare o defeciune n orice loc n momentul tranzaciei, toate actualizrile de pe toate serverele afectate de tranzacie s fie refcute. Middleware este produsul software ce se afl ntre client i servere Middleware este produsul software care se execut ntre clieni i servere. Principalul scop al produselor middleware este s faciliteze succesul comunicaiilor dintre clieni i servere. Sistemele de operare de reea i protocoalele pot fi considerate middleware, dar majoritatea oamenilor consider produsele middleware ca fiind cele care reconciliaz nenelegerile dintre clieni i servere, cum ar fi, de exemplu, diferitele dialecte SQL de pe variatele servere SGBD. Standardele client/server au nceput s se impun Standardele client/server se proiecteaz foarte intens, astfel c la cteva luni apare cte un nou standard. Din fericire totui, industria a nceput s se concentreze n jurul unui grup relativ mic de standarde care devin dominante. Obiectele pot reprezenta viitorul modului de lucru client/server

142

Obiectele au aprut deja de civa ani, dar noiunea de obiecte distribuite de abia acum se impune. Obiectele distribuite sunt componente software care au interfee bine definite i pot fi distribuite n mod transparent peste tot n reea. Un produs special middleware, denumit ORB (object request broker - intermediar al solicitrii obiectelor) localizeaz obiectele de care este nevoie i realizeaz interaciunile dintre obiecte. Preul client/server este mai mare dect cred muli utilizatori Dac exist o concepie comun greit referitoare la modul de lucru client/server, ea se refer la faptul c acest cadru de lucru ar fi mai ieftin dect cel tradiional bazat pe calculatorul mainframe. Studiile au artat c acest lucru este fals. n timp ce preul de cumprare al produselor hard - calculatoarele PC n comparaie cu calculatoarele mainframe poate fi mai mic, costul total al dezvoltrii i ntreinerii unui sistem client/server este, de obicei, mai mare dect costul unui sistem mainframe echivalent, n primul rnd datorit faptului c sistemele client/server necesit mai mult ntreinere i instruire dect rivalele lor calculatoarele mainframe. 9.8. Particularitile sistemelor file-server i client/server n reelele de calculatoare Calculatoarele personale i staiile de lucru pot fi utilizate fie ca sisteme de-sinestttoare (stand-alone systems) pentru execuia diferitelor aplicaii informatice, fie ntr-o configuraie de reea. n ultima variant s-a pornit de la constatarea c, dac o dat este necesar unui angajat dintr-un birou, ea poate fi utilizat fie de un coleg de birou, fie de alii din birouri diferite. Prin interconectarea calculatoarelor, ei pot folosi n comun datele, dar i anumite echipamente - cele mai cunoscute fiind imprimantele. O reea local se bazeaz pe un set de calculatoare personale, fiecare cu propria-i memorie, astfel nct s se poat folosi n comun toate echipamentele i software-ul din reea. Fiecare PC i staie de lucru se afl la o distan de aproximativ 35 de metri de un alt echipament similar, cu o lungime total a cablului de circa 1500 de metri. Dintre toate calculatoarele, unul mai puternic, minicalculator sau un sistem superior, este folosit ca fileserver, n care se vor afla bazele de date i aplicaiile folosite n comun de celelalte calculatoare ale reelei. Arhitectura file-server Pentru a nelege poziia serverului ntr-o reea, prezentm o configuraie model n figura 9.3. ntr-un mediu de lucru bazat pe reele, toate operaiunile asupra datelor se efectueaz la staiile de lucru, de unde se lanseaz astfel de cereri. n reea se pot folosi mai multe servere. Un file-server este un echipament care administreaz operaiunile cu fiiere i este folosit de fiecare punct de lucru al reelei. Intr-o configuraie bazat pe file-server, acesta acioneaz ca un hard disk suplimentar pentru fiecare PC. De exemplu, un PC anurne poate recunoate unitatea logic F:, ce poate fi un volum de disk stocat n file-serverul din reea. Programele din PC pot efectua referirea la fierele din server prin specificarea cii pe care se af1 directoarele, respectiv fiierele necesare. Atunci cnd se folosete un SGBD n mediul de lucru bazat pe file-server, fiecare PCclient este autorizat s foloseasc programele de aplicaii SGBD ca i cum acestea i-ar aparine. n astfel de condiii, exist o singur baz de date pe server i mai multe copii exploatate concurenial pe fiecare PC activ. Caracteristica esenial a reelelor bazate pe clieni este aceea c manipularea datelor este efectuat pe PC-ul clientului, nu pe server. Fileserverul acioneaz ca un echipament care stocheaz datele comune i figureaz ca o extensie a unui PC. n plus, el ofer resurse suplimentare (uniti de discuri, imprimante) i aplicaii de cornunicare (cum ar fi pota electronic). Softul de pe file-server creeaz cozi de ateptare a

143

cererilor, el situndu-se deasupra programelor de aplicaii ale fiecrui PC din reea, pentru a asigura funciile de administrare a tuturor datelor. Aceasta nseamn c dac o aplicaie solicit doar nregistrrile aflate n contul unui client din baza de date aflat pe server, fiierul care conine toate conturile cu nregistrrile clienilor va fi transmis prin reea la acel PC, unde se vor extrage nregistrrile dorite. Controalele pe linia securitii, precum i blocarea fiierelor sau a nregistrrilor sunt efectuate prin PC-uri, ceea ce conduce la un proces complex de dezvoltare a aplicaiilor multi-server. Utilizarea reelelor locale bazate pe file-server este limitat de trei elemente eseniale: un transfer excesiv de date; nevoia utilizrii unor staii de lucru (clieni) foarte puternice; descentralizarea controlului datelor. Deficienele menionate reprezint cauza trecerii la o nou arhitectur, cunoscut sub numele de client/server. Arhitectura client/server O mbunttire esenial a sistemelor bazate pe reele locale s-a nregistrat prin arhitectura client/server, n care prelucrrile din aplicaii sunt mprite (nu ca o condiie obligatorie) ntre client i server. Clientului i revine, ndeosebi, responsabilitatea administrrii interfeei-utilizator, inclusiv prezentarea datelor, iar serverul va avea misiunea stocrii datelor i a accesului prin interogrile primite. Diferena dintre arhitecturile file-server i client/server este redat n fig 9.4. ntr-o arhitectur tipic client/server, toate operaiunile de restaurare a datelor, de securitate i de gestionare a accesului concurenial sunt centralizate la server, ceea ce n configuraiile anterioare se efectua la nivelul fiecrui PC din reeaua local. Funciile centrale SGBD, deseori, sunt numite motor-baz de date n mediile de lucru client/server. Unii specialiti fac referin la funciile centrale SGBD ca fiind funcii back-end, n timp ce prestaiile bazate pe client ale aplicaiilor ctre utilizatori prin intermediul PC-urilor i staiilor de lucru sunt numite aplicaii front-end. Mai mult, ntr-o arhitectur client/server, serverul onoreaz toate cererile de date astfel nct numai datele care ndeplinesc anumite criterii sunt transmise staiilor client prin intermediul reelei. Acesta este marele avantaj al sistemului client/server fa de cel bazat pe file-server. Ct timp serverul presteaz toate serviciile partajate ale bazelor de date, rmne n sarcina softului clientului s se concentreze asupra interfeei cu utilizatorul i asupra funciilor de manipulare a datelor. Rezult c serverul trebuie s fie mult mai puternic n sistemul client/server dect n cel de file-server. Aplicaiile realizate ntr-un astfel de sistem difer de cele ale sistemelor de gestiune a bazelor de date centralizate, bazate pe un calculator mare. Diferena major const n faptul c fiecare client este o component inteligent a sistemului de prelucrare a aplicaiei. Cu alte cuvinte, programul aplicaiei executat de ctre client este rulat direct pe staii, i nu pe server. Programul aplicaiei gestioneaz toate interaciunile cu utilizatorul i cu echipamentele locale (imprimante, tastaturi, ecrane .a.), astfel nct se poate vorbi despre o diviziune a muncii ntre server - considerat ca motor al bazei de date - i client: motorul bazei de date gestioneaz toate funciile de accesare i control al bazelor de date. PC-ul client transmite comenzile de prelucrare privind baza de date ctre motorul bazelor de date. Spre deosebire de acest sistem, n varianta centralizrii prelucrrilor pe calculatoare mari, toate componentele sistemului informaional sunt gestionate i executate de calculatorul central. Un alt avantaj al arhitecturii bazate pe client/server const n posibilitile decuplrii mediului clientului de cel al serverului. Un client poate consta dintr-o multitudine de tipuri individuale (de calculatoare, de sisteme de operare, de programe de aplicaii), ceea ce nseamn c un client poate executa orice aplicaie din sistem care s i genereze comenzile adecvate, deseori prin limbajul SQL, pentru a solicita date serverului. De exemplu, programul aplicaiei poate fi scris n Quattro Pro, FoxPro, dBASE IV sau n orice alt limbaj de generaia

144

a patra, care are o interfa a programului de aplicaii (Application Program Interface = API) pentru motorul bazelor de date. Motorul bazelor de date poate fi DB2 (de pe un calculator IBM sau de pe un minicalculator) sau Sybase, sau Oracle executate pe o multitudine de platforme. Interfaa programului de aplicaii (API) apeleaz rutinele bibliotecii care ruteaz transparent comenzile SQL de la aplicaiile front-end ale clientului ctre serverul bazei de date. O interfa a programului de aplicaii poate lucra cu softul front-end existent, cum ar fi limbajele generaiei a treia sau generatoarele de rapoarte ale clientului i poate s includ propriile modaliti de construire a aplicaiilor. Atunci cnd exist cteva interfee ale programelor de aplicaii pentru instrumente de dezvoltare a aplicaiilor n diferite medii, se poate spune c exist o independen considerabil pentru dezvoltarea aplicaiilor dectre client n cel mai convenabil mediu de programare front-end. Cu titlu de exemplu, sunt prezentate n continuare cteva dintre cele mai uzuale medii API utilizate n acest scop:
1111 CLIENT, cu urmtoarele funcii prelucreaz/scaneaz tabele gestioneaz programele din aplicaii prin: - interfee-utilizator - prelucrri ale bazelor de date - generare interogri asigur integritatea i

CLIENT

REEA LOCAL

CLIENT

Cereri de date Cereri de blocare a datelor

Fiiere complete de date Starea blocrilor

DATE

FILE SERVER, cu funciile: Stocare fiiere Blocare nregistrri Hard disk suplimentar pentru client Gestiune trafic reea

Figura 9.3. Model de configuraie a unei reele locale SQL Link al firmei Borland care permite programelor scrise n Paradox s acceseze SQL Server (att pentru Microsoft, ct i pentru Sybase), Oracle Server, DB2/2 al IBM-ului, dar i alte cteva motoare pentru baze de date. DataEase SQL care permite programelor scrise n limbajul DataEase s acceseze bazele de date din SQL Server, Database Manager, precum i de pe Oracle Server. @SQL (Add-In) din LOTUS 1-2-3 (din versiunile 2.01, 2.2 i superioare) care

145

permite accesul la bazele de date SQL Server. Q+E (Add-In) din Excel care permite accesul la baza de date din SQL Server, Database Manager, Oracle Server. SQL Wndows (versiunea 3.1) al firmei Gupta Technologies ofer posibilitatea proiectrii ecranelor, generrii rapoartelor .a. Ele constituie componente front-end pentru SQL Base, SQL Server, Oracle, Database Manager, DB2, Btrieve, Teradata i alte servere.
111 SERVER CLIENT

2) Serverul trensmite tot fiierul 1) Clientul solicit date a) Arhitectura File-Server CLIENT SERVER

2) Serverul transmite numai rezultatul cererii 1) Clientul solicit date b) Arhitectura Client/Server

Figura 9.4. Comparaie ntre arhitectura file-server i clien/server SQL Base, SQL Server, Oracle, Database Manager, DB2, Btrieve, Teradata i alte servere. PowerBuilder al Powersoft Corporation, care permite unei palete foarte largi de instrumente de programare orientate-obiect s i construiasc aplicaii-client care s acceseze servere pentru baze de date, cum ar fi: Sybase, Microsoft SQL Server, SQL Base, Oracle, DB2. Object/1, versiunea 3.0, al mdbs, Inc., care este un mediu de programare orientatobiect pentru un client OS/2 i servere pentru baze de date SQL Server, Oracle, OS/2 Data Manager, precum i MDBS IV al mdbs-ului. Utilizarea arhitecturii client/server se concretizeaz n cteva avantaje eseniale pentru cei ce o folosesc, cum ar fi: datorit preurilor mult mai reduse ale microcalculatoarelor, companiile i pot amplifica substanial beneficiile nregistrate prin apelarea la microcalculatoare; datorit apropierii locului prelucrrii de cel al sursei datelor supuse acestui proces,
146

se reduce timpul de trafic din reea, precum i cel de obinere a rspunsului; se valorific posibilitatea folosirii interfeelor grafice ale utilizatorului prin apelarea la tehnicile prezentrii vizuale disponibile pe staiile de Iucru; se ncurajeaz trecerea spre sistemele deschise. Se cuvine s facem meniunea c sistemele care n-au fost concepute de la nceput pe arhitectura client/server pot nregistra unele eecuri generate de compatibilitatea tipurilor de date, optimizarea interogrilor, bazele de date distribuite, administrarea datelor n medii distribuite, generatoarele de coduri de programe din CASE, integrarea sistemelor de operare .a. ntrebri pentru verificarea cunotinelor 1. Definii tehnologia client/server i precizai restriciile determinate de tehnologia client/srver. 2. Descriei tipurile obinuite de aplicaii client/server. 3. Descriei cele mai obinuite tipuri de servere n tehnologia client/server. 4. Descriei caracteristicile tehnologiei client/server. 5. Care sunt particularitile sistemelor file-server i client server n reelele de calculatoare?

147

TEMA X SISTEMELE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

10.1. Necesitatea implementrii aplicaiilor ERP ERP (Enterprise Resource Planning)const n integrarea tuturor proceselor economice i optimizarea resurselor disponibile. ERP a evoluat ca un produs software dedicat produciei (ciclului de fabricaie, n spe) ntr-un portofoliu de aplicaii care acoper producia, gestiunea comenzilor i clienilor, gestiunea aprovizionrii i furnizorilor, contabilitatea general, gestiunea depozitelor i logistica, precum i resursele umane. Studiile arat c implementarea unei soluii ERP nu nseamn neaprat nlocuirea complet a aplicaiilor existente, dac acestea corespund cerinelor informaionale ale organizaiei. n condiiile unei baze de date unice, o soluie ERP combin toate sistemele funcionale ntr-unul singur, integrat, informaiile sunt partajate i comunicarea ntre departamente este deschis i nelimitat. Tendina internaional este de adoptare a software-ului integrat de gestiune de tip ERP. Un impediment principal privind adoptarea l reprezint i costurile ridicate presupuse de o asemenea achiziie. De asemenea, trebuie s observm c i cultura managerilor las de dorit. Foarte muli sunt reticeni i nu investesc n tehnologii, adopt politici de supravieuire pe termen scurt, i nu de dezvoltare pe termen lung. Segmentul de pia al ntreprinderilor mici i mijlocii este cu totul particular deoarece n comparaie cu marile corporaii, din punct de vedere financiar decizia implementrii unei soluii ERP este destul de greu de luat, n primul rnd din cauza costurilor acesteia. Dincolo de eforturile presupuse privind implementarea unei soluii ERP, n cellalt taler al balanei atrn greu posibilitatea obinerii avantajelor strategice fa de concuren, intrarea n lumea e-Business i apropierea fa de clieni i furnizori prin realizarea unui lan valoric (supplychain) eficient. 10.2. Ce este un software ERP? Un ERP este o aplicaie software complex multi-modular care integreaz procesele economice ale ntreprinderii cu scopul optimizrii i creterii eficienei acestora. Din punctul de vedere al funcionalittilor, un software ERP acoper urmtoarele domenii de interes ale unei afaceri: planificarea produciei, gestiunea achiziiilor, gestiunea stocurilor, interaciunea cu furnizorii, gestiunea relaiilor cu clienii, urmrirea comenzilor, gestiunea financiar, gestiunea resurselor umane. Pornind de la premisa c ntregul este mai mult dect suma prilor, un ERP realizeaz integrarea i sincronizarea funciunilor ntreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare i ordonare a informaiei, fluidiznd schimbul de date ntre departamente. Schimbrile tot mai rapide din mediul de afaceri i creterea n complexitate a activitilor din cadrul unei companii necesit o adaptare permanent, ntr-un ritm alert, care adeseori pune la ncercare capacitile de efort i analiz ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluie la aceste provocri, fiind capabile s proceseze un volum foarte mare de date i informaii agregate n scopul optimizrii i eficientizrii proceselor.

148

10.3. La ce servete un ERP?

Strngerea relaiilor cu clienii i furnizorii, prin realizarea unui lan eficient Reducerea costurilor produciei i stocurilor Planificarea integral a resurselor ntreprinderii mbuntirea global a productivitii Maximizarea profitului, prin flexibilitate i reactivitate sporit la cerinele pieei

De ce se implementeaz un sistem ERP n companie? Pentru c cifrele urmtoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluii ERP: reducerea stocurilor - 18% reducerea costurilor cu materiale - 5% reducerea costurilor adiionale/salarii - 8% creterea vnzrilor i a satisfaciei clienilor - 12% mbuntirea controlului financiar contabil - 16% Producia este cel mai important proces n lanul valorii ntr-o ntreprindere productoare, iar calitatea i competitivitatea pe pia a produselor rezultate din procesul de producie este esenial. Pentru ndeplinirea acestor deziderate este esenial eficiena sistemului informatic de gestiune a activitii. Numai implementarea unei soluii informatice perfect modelate pe specificul activitilor unei ntreprinderi productoare poate asigura premisele competitivitii acesteia. 10.4. Justificarea investiiei ntr-un sistem ERP

Eficientizarea ntreprinderii Standardizarea proceselor economice Eliminarea insulelor informaionale Modularitate i arhitectur deschis, care faciliteaz adoptarea tehnologiilor viitoare 10.5. Beneficii ale utilizrii ERP

1) Siguran n manevrarea informaiilor Caracteristicile tehnice ale trebuie s asigure protecia maxim a datelor din sistem. Existena mai multor niveluri de acces a utilizatorilor garanteaz sigurana manipulrii datelor; fiecare angajat din ntreprindere are anumite drepturi de citire, scriere sau tergere, ceea ce nu permite deteriorarea i accesul necontrolat la informaiile diferitelor departamente. 2) Sortarea calitativ a informaiei Informaia, cea mai important surs a competitivitii organizaiei, trebuie utilizat eficient. ntr-un mediu de lucru tot mai dinamic, caracterizat printr-un timp de reacie sczut i prin creterea responsabilitii individuale, accesul la informaiile utile n cel mai scurt timp reprezint garania reaciei imediate, n timp real, la schimbare. Sistemul trebuie s dea posibilitatea de a gsi instantaneu exact informaia de care avei nevoie, fr a pierde timp preios cu cutarea dosarelor n cadrul mai multor departamente. 3) Promptitudine i reacie imediat Sistemul asigur procesarea rapid a datelor introduse, permind cunoaterea n orice moment a rezultatelor i monitorizarea stadiului de evoluie a proceselor din ntreprindere. Permite managerilor de la orice nivel ierarhic s reacioneze n timp real la informaiile semnalate de sistem i la cererile din partea clienilor prin luarea deciziilor potrivite. 4) Flexibilitate i trasabilitate

149

Sistemul se adapteaz perfect necesitilor de schimbare ale ntreprinderii, impuse de dinamica mediului concurenial n care evolueaz aceasta. Modificrile legislative survenite ulterior sunt uor de nglobat n sistem, precum i extinderea ulterioar a funcionalitilor la cererea expres a utilizatorilor. Se poate cunoate cu exactitate tot ceea ce se ntmpl n ntreprindere, i n special n procesul de producie pn la obinerea produsului finit i vnzarea acestuia la clieni. Prin referenierea documentelor (preluarea automat a datelor dintr-un document n documentele aferente proceselor succesive), fluxul circulaiei lor este uor de urmrit n timp real. S se poat planifica i urmri resursele, astfel nct acestea s fie exploatate ntr-un mod optim. S se obin creterea controlului i a vizibilitii proceselor ntreprinderii. 5) Alocarea resurselor umane i de timp pentru activiti direct generatoare de plusvaloare ERP trebuie s asigure prelucrarea automat a multor informaii, genernd liste i rapoarte, sarcini care sunt consumatoare de timp i resurse dac sunt ncredinate spre executare personalului din ntreprindere. Astfel, trepuie s se poat redireciona resursele umane i de timp spre activitile direct productive, rezultatul imediat fiind sporul de productivitate. 6) Reducerea substanial a erorii umane Prin automatizare, sistemul trebuie s asigure acurateea datelor. Angajaii nu vor fi mai fi nevoii s introduc aceleai date de mai multe ori (toate documentele i informaiile sunt introduse o singur dat n sistem), ceea ce nseamn implicit diminuarea considerabil a erorilor datorate neglijenei, nepriceperii sau neateniei acestora. Informaia furnizat de sistem va avea un nivel calitativ ridicat, prin eliminarea inconsistenelor ntre diferitele surse de date. 7) Reducerea costurilor Printr-o mai corect gestiune a resurselor productive se pot simplifica i mbunti activitile din ntreprindere, iar calculaiile de costuri realizate de sistem s ofere posibilitatea de a monitoriza ndeaproape procesele mari consumatoare de resurse. Fluxurile aprovizionrii i produciei se vor desfura dup modelul Just In Time reducerea la minimum a stocurilor i a capitalului imobilizat n stocuri. Preluarea de ctre sistem a multor sarcini dificil de realizat de ctre angajai genereaz economisirea resurselor (materiale, timp, mn de lucru) i reorientarea acestora spre acele activiti unde sunt strict necesare. 8) Creterea productivitii i a eficienei Mai buna repartizare a sarcinilor de munc i economisirea de resurse se vor concretiza n sporuri de productivitate. Prin interpretarea semnalelor din partea sistemului, managerii vor fi capabili s identifice procesele deficitare i s acioneze n direcia eficientizrii pe termen mediu i lung a acestora. 9) Optimizarea i integrarea proceselor din ntreprindere Centralizarea datelor din toate departamentele ntreprinderii ntr-o singur baz de date duce la accesarea operativ i facil a informaiilor. Gestionarea atent a fluxului de informaii att n interiorul ct i n exteriorul companiei i operativitatea n luarea deciziilor sunt consecine directe ale integrrii proceselor i a mbuntirii funcionale a lor n urma implementrii sistemului informatic integrat. 10) Funcionarea afacerii la parametri ridicai de competitivitate Avantajele enumerate mai sus se concretizeaz n creterea competitivitii ntreprinderii. Sistematizarea activitilor productive i auxiliare permite managerilor focalizarea ateniei spre identificarea de noi oportuniti pe pia, n direcia extinderii sau a diversificrii portofoliului de clieni, i spre gsirea de noi avantaje competitive.

150

10.6. Caracteristicile de baz alu unui ERP performant Caracteristicile de baz alu unui ERP performant sunt urmtoarele Sistem multicompanie (s poat ine evidena pentru un numr nelimitat de sucursale, filiale, puncte de lucru i firme) Sistem multilingv (s permit configurarea limbii n care vor fi afiate toate meniurile n sistem, pe fiecare staie de lucru n parte) Lucrul cu mai multe valute, cu conversia automat a valorii dintr-o valut n alta Conversie automat n uniti de msur alternative Sistem multi-utilizator, care s permit adugarea ulterioar de utilizatori suplimentari Ergonomie ridicat (sistem uor de configurat i parametrizat, posibilitatea memorrii setrilor fiecrui utilizator, precum i personalizarea rapoartelor generate de sistem) Uurina n utilizare, s fie accesibil chiar i utilizatorilor cu cunotine minime de operare pe calculator; meniurile i funcionalitile pot fi apelate cu ajutorul mouseului sau prin combinaii de taste Concepie unitar a modulelor, abordare bazat pe procese Sistem scalabil (s poat porni de la o configuraie minim, ulterior putndu-se aduga module suplimentare) Sistem modular, s permit acces partajat (pe nivele de acces i drepturi de utilizator) la functionaliti Prelucrri rapide pe volum mare de date Posibilitatea testrii unor scenarii, fr a altera ireversibil datele reale ale ntreprinderii Preluarea automat a datelor n documentele care urmeaz n desfurarea procesului, prin refereniere (ex: pe factura de livrare s se poate prelua automat datele din comanda -client) Baz de date centralizat (confer siguran n exploatare) Flexibilitate, adaptare uoar la cerinele clienilor i la modificrile legislative Faciliti pentru extindere ulterioar a functionalitilor Interfa grafic user-friendly (ferestre customizabile), utilizare uoar, asisten prin help context-senzitiv Posibilitatea configurrii meniurilor din aplicaie Aplicaie de instant messaging i calculator incorporate Posibilitatea lucrului pe proiecte Task Manager s fie ncorporat (s permit planificarea tipririi la imprimant a rapoartelor, la data i ora dorit) Editor de rapoarte ncorporate Generarea de analize i rapoarte pentru managerii de la vrful ierarhiei Import/export date din/n diferite formate Posibilitatea actualizrii sistemului prin Internet Securitate sporit (faciliti de salvare a datelor n orice moment, i pe suport extern) Posibilitatea prelurii prin migrare a datelor din programele informatice utilizate anterior Sistem dezvoltat cu tehnologiile de ultim or .NET i MS SQL Server Arhitectur client-server pe 3 nivele

151

10.7. Tehnologie necesar pentru un software ERP Responsabilii IT i administratorii de sistem din companie trebuie s constate din descrierea software-lui ERP c sistemul trebuie s ofere o instalare rapid, iar caracteristicile sale tehnice s necesite un volum de munc minim pentru ntreinerea sistemului: Arhitectura pe 3 nivele: Confer sistemului flexibilitate, scalabilitate i modularitate. Business-logic-ul aplicaiei este realizat n proceduri stocate i n componente .NET concepute ca module independente orientate pe funcionaliti economice. Aceste componente gestioneaza accesul la date, valideaz datele introduse, gestioneaz tranzacii de actualizare a datelor i pstreaz date statice, general valabile n aplicaie. Serverul de aplicaie gestioneaz utilizatorii concureni, asigur managementul versiunilor (actualizeaz pe fiecare staie client fiierele aplicaiei conform versiunii existente pe server) MS SQL Server 2000 - server de baze de date asigur prelucrri rapide pe volum mare de date confer securitate sporit datelor permite implementarea unor modele generale ale fenomenului economic ale cror detalii sunt configurabile de ctre utilizator ofer instrumente de analiz i suport decizional face posibil preluarea, n procesul de implementare, a datelor din aplicaiile existente prin intermediul unor fiiere de diferite formate (Excel, XML, text, etc.) Tehnologiile .NET (ADO.NET, remoting, reflection) i limbajul C# Reprezint tehnologii de ultim or, ale cror beneficii sunt incontestabile: arhitectur scalabil, securitate sporit, conectivitate crescut, dezvoltare mai rapid, costuri IT mai sczute, instalare i mentenan mai uoare. Au permis crearea unui sistem modern, cu interfa ergonomic, intuitiv, multilingv i perfect customizabil, care ofer faciliti ca: tabele customizabile de ctre utilizator (prin funciunea Drag & Drop se pot rearanja coloanele i se adauga coloane noi) componenta Browse n ferestrele n care este vizibil la un moment dat doar un articol, care permite vizualizarea tuturor articolelor din categoria respectiv formuri HTML, care permit culegerea datelor prin intermediul Internet-ului (browser-ul Internet Explorer), prin staii thin client dotate cu resurse minimale hardware i software vizualizrile sub form de arbore customizabile prin Drag & Drop rearanjarea ordinii tab-urilor n fereastra de lucru existena unui browser integrat pentru fiiere Excel, Word sau pagini HTML adugarea dinamic de extensii (add-in) care rezolv probleme specifice clienilor (particulariti ale profilului de activitate al clientului) i care pot fi apoi integrate n sistem pornind de la o baz tehnic minim, de ctre orice dezvoltator Instrumente rapoarte dezvoltate cu Crystal Reports i editor de rapoarte (utilizatorul poate personaliza rapoartele, att la nivel de staie client, ct i pentru ntregul sistem) export de date ctre alte instrumente de raportare (Microsoft Excel sau Microsoft Access) calculator de buzunar modul de gestionare task-uri care permite atribuirea i urmrirea executrii de sarcini pentru utilizatori aplicaie de instant messaging (integrat n serverul de aplicaie) 152

Alte caracteristici tehnice utilizatorul s poat semnala erori de funcionalitate prin intermediul unui instrument integrat de interceptare a erorilor generate de sistem, instrument care s fac parte din sistemul de asigurare a calitii. Aceste erori, nsoite de o descriere detaliat, s se nregistreaze automat ntr-o aplicaie intern care permite planificarea i urmrirea rezolvrii tuturor solicitrilor referitoare la sistem prin intermediul aceluiai instrument se gestioneaz propunerile de dezvoltare de noi funcionaliti venite din partea utilizatorilor se pot specifica modaliti de dispunere a ferestrelor aplicaiei, culorile utilizate, etc. utilizatorul s i poat defini ordinea i modalitatea de parcurgere a cmpurilor (tasta Enter, tasta TAB) sistem multicompanie, care s permit gestiunea unui numr teoretic nelimitat de companii filiale, sucursale, companii independente, etc. denumite n sistem mandani sistem multiutilizator, oricnd putnd fi adugai utilizatori suplimentari, ale cror drepturi de citire, scriere i tergere sunt gestionate de ctre un sistem de administrare ncorporat. Setrile personale ale fiecrui utilizator s fie memorate de ctre sistem. n cazul n care se lucreaz cu mai multe firme (mandani) s se poat alege versiuni diferite pentru fiecare machet, funcionalitate, n funcie de specificul activitii actualizarea versiunilor aplicaiei s se poat realiza prin descrcarea de pe Internet a unui fiier .zip, prin intermediul unei opiuni de meniu de pe orice staie de lucru. Noua versiune este instalat automat pe toate staiile de ctre serverul de aplicaie sistem utilizabil n reele Intranet LAN i VPN, ceea ce permite conectarea filialelor unei companii, dispersate geografic prin intermediul softului 10.8. ERP n Romnia Putem fi de acord c, din punctul de vedere al ofertei, progresele sunt notabile, ntreprinderile romneti care au ales calea integrrii, n ciuda efortului financiar presupus i a dificultilor de implementare a unui pachet Enterprise Resource Planning, au optat pentru dou ci principale de aciune. Prima a avut n vedere realizarea de baze de date solide din categoria Oracle sau SQL, pe care au fost grefate apoi aplicaiile de gestiune; a doua a avut n vedere integrarea aplicaiilor insulare" existente n sisteme de gestiune trans-funcionale. Piaa marilor ntreprinderi se delimiteaz net de cea a firmelor mici i mijlocii, avnd posibilitatea de a acoperi financiar investiii n soluii de prim rang, puternice din categoria SAP i Oracle. Trebuie s recunoatem ns c i peisajul economic romnesc este cu totul particular pentru c ceea ce se nelege la noi prin ntreprindere mare difer de ceea ce ntlnim pe piaa occidental, astfel c foarte multe dintre acestea se ncadreaz, de fapt, n clasa celor mijlocii ca putere financiar, cifr de afaceri i extindere geografic. Este i motivul pentru care doar dou companii din grupul BOPSE (SAP, Oracle, JD Edwards, PeopleSoft, BaaN Invensys) i-au deschis filiale n Romnia - SAP i Oracle. Mai mult succes au furnizorii din segmentul de mijloc: QAD reprezentat de Crescendo International i Scala, prin Scala Romnia. Acestora li se adaug ambiioasele case productoare de software autohtone, care au nceput cu realizri notabile pe piaa aplicaiilor de gestiune i au devenit apoi furnizori de soluii integrate din categoria ERP. Nominalizm companii din Romnia: Siveco Romnia, Crisoft, Transart. n legtur cu evoluia mai degrab modest a pieei soluiilor ERP n Romnia, cel mai frecvent invocat este absena/insuficiena resurselor financiare. Ezitrile n adoptarea soluiilor ERP sunt cauzate ns i de alte motive: - rezistena la schimbare, n condiiile n care ERP nseamn regndirea modului de

153

desfurare a activitilor, ceea ce nu se poate face lin i fr sacrificii; - ignorana i lacunele educaionale ale unor manageri, incapabili sau nedispui s neleag impactul i importana tehnologiilor informaionale n mediul concurenial actual; - probleme de adaptare a soluiei la particularitile organizaiei beneficiare. Procesul de adaptare este dificil i dureaz. n plus, furnizorii trebuie s colaboreze cu specialiti din interior care sunt familiarizai cu subtilitile organizaiilor beneficiare. Procesul de implementare pare nesfrit pentru c efortul nu este ncheiat n momentul n care sistemul devine operaional, ci este reluat la fiecare upgrade. De fapt, fiecare sfrit e un nou nceput" pentru c ERP face posibil conexiunea realitii economice la avantajele aduse de evoluia continu a tehnologiilor informaionale; - costurile colaterale, uneori deosebit de consistente. Cea mai subevaluat categorie de cheltuieli este cea legat de pregtirea utilizatorilor sistemului integrat, care restructureaz i remodeleaz procesele i fluxurile. nelegerea acestor modificri este vital pentru succesul proiectului i presupune un grad nalt de pregtire a specialitilor, precum i disponibilitatea acestora pentru pregtirea profesional continu. Deloc neglijabile sunt i cheltuielile pentru fazele de testare, pentru consultan i ntreinerea sistemului; - pierderea datelor existente n vechiul sistem informaional. Este una dintre ideile preconcepute vehiculate de inamicii ERP. De regul, la capitolul faciliti pentru un sistem ERP este inclus i transferul datelor ntre sisteme, indiferent de platforma de baze de date care a fost utilizat. Afacerea poate fi ns reglat din start i pot fi prevzute n contract toate condiiile; - teama de eec. Menionm posibila scdere n performan la nivelul firmei, nregistrat n perioada de punere n funciune a noului sistem. Efortul se pltete, reacia este normal i, dup ce se stabilizeaz totul, eficiena este reflectat de rezultatele firmei: cifr de afaceri, profit, numr de clieni etc. Decizia de implementare a unui soft ERP trebuie s fie fundamentat pe o list foarte precis de criterii de selecie i pe analiza comparativ a mai multor variante de aplicaii n ceea ce privete: - obligativitatea respectrii cadrului legal n Romnia i alinierea la legislaia i normele europene, - posibilitatea operrii n moned naional, implementarea monedei unice europene, dar i lucrul facil cu valute, prelucrri n timp real, structura modular a software-ului aplicativ care presupune implementarea etapizat i extinderea ulterioar ale ariei funcionale acoperite, independena de platforma hardware, caracteristicile tehnologice proprii produsului ERP respectiv, asigurarea unui nivel nalt al securitii i integritii datelor, flexibilitatea n creterea numrului de utilizatori, avantajele directe, posibilitatea justificrii clare a investiiei, minimizarea riscurilor. Suitele ERP sunt sinonimele competitivitii n condiiile ascuirii competiiei la nivel internaional i a globalizrii pieelor. n Romnia ns, aceste platforme nu pot avea succes n condiiile venicului blocaj economico-financiar. Ele funcioneaz perfect i cheltuielile pot fi amortizate n timp scurt n condiiile unei economii stabile. De aceea, foarte multe oferte au fost adaptate, rezultatul nsemnnd de fapt pierderea unor caracteristici cotate ca eseniale ERP i realizarea de fapt a unor sisteme informatice financiar-contabile mai sofisticate. Totui, premisele unei evoluii susinute a ERP sunt date de: - potenialul pieei, acoperit n proporie de doar 30% pe plan mondial (i probabil

154

numai 1% n Romnia); - revoluia e-Business prin care afacerile sunt transferate n mediul electronic i devin tot mai colaborative pe o pia ale crei venituri cresc continuu. 10.9. Tendine ERP n condiiile societii informaionale, ERP a trebuit s evolueze de la tactic la strategic i s se redefineasc astfel nct organizaiile s poat beneficia de avantajele oferite de contextul e-Business n care se desfoar afacerile astzi. Astfel, aplicaiile tradiionale ERP au suferit mutaii semnificative i ireversibile. Se apreciaz c acestea vor deveni o platform ce va sprijini afacerile electronice prin integrarea aplicaiilor Customer Relationship Management, Supply Chain Management i Business Intelligence n arhitectura existent (actualele suite ERP certific acest fapt). Evoluia acestor platforme nu poate fi contestat: ERP a murit, triasc EAI afirm Bruce Bond, analist la Gartner Group. Ce este EAI? Enterprise Applications Integration este o nou sintagm nscut din mariajul mai multor tehnologii. Ideea c nsui ERP este supus proceselor de integrare cu alte platforme ERP (ERP2ERP), cu Business-to-Business (B2B), platforme workflow (fie proprietare, fie componente ale produselor groupware: ex. Lotus Notes), mai vechile platforme Electronic Data Interchange i mai noile Business Process Management (BPM) este evident. Suita tradiional va fi nlocuit deci cu una extins n afara termenului de EAI, vehiculndu-se i XRP - eXtended enterprise Resource Planning, cRP - Collaborative Resource Planning sau iERP - inter-Enterprise Resource Planning. Oricum s-ar numi, noua generaie de produse ERP va fi orientat pe client i va oferi aplicaii extinse dincolo de limitele ntreprinderii prin interaciuni e-Business i colaborarea cu partenerii de afaceri. Greoaiele soluii ERP vor dobndi agilitate, caracteristic-cheie ntrun mediu economic dinamic, dirijat de tehnologiile Internet. ntrebri pentru verificarea cunotinelor 1. Enumerai beneficiile ale utilizrii ERP 2. Enumerai caracteristicile de baz alu unui ERP performant 3. Care sunt tendinele ERP-urilor

155

TESTE DE EVALUARE TEST 1 ntrebri de tipul alegere multipl 1. Un sistem informaional asigura prin componentele sale: a) reeaua internet a unei societi comerciale; b) transmiterea coninutului deciziilor de ctre nivelele operaionale; c) transmiterea informaiilor necesare diverselor nivele de decizie; d) calculatoarele necesare dotrii societii comerciale; e) transmiterea informaiilor necesare diverselor nivele de decizie i a coninutului deciziilor de ctre nivelele operaionale Rezolvare O OO O 2. Care este definiia corect a sistemului informaional: a) un ansamblu de informaii, fluxuri informaionale proceduri informaionale i a mijloace de prelucrare transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme; b) un ansamblu interconectat ntr-o concepie sistemic a datelor, informaiilor, fluxurilor informaionale, procedurilor informaionale i a mijloacelor de prelucrare transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme; c) un ansamblu format din toate calculatoarele performante din dotarea unei firme; d) un ansamblu format din toate calculatoarele performante sau obinuite din dotarea unei firme; e) un ansamblu format din toate calculatoarele performante din dotarea unei firme dar conectate la reeaua internet a unei societi comerciale. Rezolvare O O O O 3. Sistemele informatice pentru management pot fi clasificate n funcie de: a) nivelurile de performan i domeniile de utilitate pe care le asigur; b) transmiterea informaiilor necesare diverselor nivele de decizie; c) nivelurile ierarhice i domeniile de activitate pe care le asigur; d) performana calculatoarelor dintr-o reea de calculatoare; e) performana conexiunii la reeaua internet a unei societi comerciale. Rezolvare O O O O 4. Care dintre urmtoarele module nu face parte din structura bazei de date care asigura funcionarea subsistemelor informatice pentru managementul unei societi: a) modulul care definete structura intrrilor n baza de date; b) modulul care definete structura conceptual a bazei de date; c) modulul care reprezint structura ieirilor bazei de date; d) modulul care definete structura reelei de calculatoare; e) modulul care definete intrrile n baza de date. Rezolvare O O O O 156

5. Modulul care definete structura intrrilor n baza de date este dat de: a) ansamblul procedurilor informaionale prin care se asigur ncrcarea bazei de date; b) ansamblul procedurilor organizaionale prin care se asigur ncrcarea bazei de date; c) ansamblul procedurilor de comunicare prin care se asigur ncrcarea bazei de date; d) ansamblul procedurilor de calcul prin care se asigur ncrcarea bazei de date; e) semnalele electrice din sistem. Rezolvare O O O O 6. Modulul care reprezint structura ieirilor bazei de date conine: a) ieirile rezultate din prelucrarea semnalelor electrice din sistem; b) ieirile rezultate din prelucrarea comenzilor ierarhice; c) ieirile rezultate din prelucrarea bazelor de date; d) ieirile rezultate din prelucrarea materialelor din proces; e) ieirile rezultate din printarea modulelor sistemului. Rezolvare O O O O 7. La descrierea funcionarii sistemului informaional nu trebuie sa se aib n vedere unul din urmtoarele elemente: a) coninutul activitii analizate i procedeele de realizare a rolului acesteia; b) costul sistemului informatic; c) compartimentul unde se exercita activitatea; d) competentele i atribuiile pe care le au compartimentele; e) persoanele care particip la realizarea activitii. Rezolvare O O O O 8. Din analiza fluxurilor informaionale nu rezult informaii utile pentru: a) stabilirea sarcinilor pe fiecare loc de munca; b) stabilirea sarcinilor pentru perfecionarea sistemului de diviziune i cooperare n munc; c) constituirea diverselor servicii, birouri, direcii sau ateliere, secii de producie; d) stabilirea legturilor intre entitile create; e) alegerea echipei manageriale. Rezolvare O O O O 9. Considerm urmtoarele principii metodologice de realizare a sistemelor informatice: 1. Includerea componentelor de avarie (back-up); 2. Asigurarea independenei structurii sistemului informatic; 3. Proiectarea sistemului trebuie s nceap de la ieirile acestuia; 4. Abordarea realizrii noului sistem trebuie s se fac de pe poziia ntregului; 5. Implementarea trebuie s nceap de la nivelul strategic care asigur o eficiena economic maxim. 157

Care este succesiunea corect? a) 3, 4, 2, 5, 1; b) 3, 4, 5, 1, 2; c) 1, 2, 3, 4, 5; d) 5, 4, 3, 2, 1; e) 1, 3, 4, 2, 5. Rezolvare O O O O 10. Una din etapele de mai jos nu face parte din etapele metodologice ale proiectrii unui sistem informatic pentru management: a) analiza preliminar; b) analiza financiar a firmei; c) proiectarea noului sistem; d) experimentarea i implementarea; e) exploatarea i intretinerea. Rezolvare O O O O 11. Care din urmtoarele categorii de personal nu se regsete n proiectarea unui sistem informatic: a) Analist; b) Programator; c) Manager de proiect; d) Inginer sistem; e) Administrator de reea. Rezolvare O O O O 12. Pentru a analiza problema ce se cere rezolvat printr-un proiect i pentru a schia logica i algoritmii globali de rezolvare este nevoie de: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reea. Rezolvare O O O O 13. Persoana care transpune logica schematic a problemei n program executabil de ctre calculator este: a) Analist; b) Programator; c) Administrator al bazei de date; d) Manager de proiect; e) Administrator de reea. Rezolvare O O O O 14. Persoana care poart rspunderea organizrii, coordonrii i controlrii unui proiect informatic de anvergur i controleaz, comand i rspunde pentru toate resursele implicate (financiare, tehnice i umane) este: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reea. 158

Rezolvare

O O O O

15. Persoana calificat i experimentat care i asum sarcina gestionrii reelei de calculatoare i care configureaz traficul prin reea este: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reea. Rezolvare O O O O 16. Pentru a asigura buna funcionare a echipamentelor din reeaua de calculatoare avem nevoie de: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Administrator de reea; e) Manager de proiect. Rezolvare O O O O 17. Precizai care dintre urmtoarele tipuri de programe nu este implicat n procesul managerial: a) programe pentru asistena financiar-contabil; b) programe pentru modelarea proceselor derulate i de organizare simbolic a resurselor; c) programe pentru controlul circulaiei documentelor; d) programe pentru administrarea patrimoniului; e) browsere. Rezolvare O O O O 18. Care din urmtoarele tipuri de programe nu este implicat n procesul managerial: a) programe pentru gestionarea operaiunilor comerciale; b) programe pentru navigare pe internet; c) programe pentru planificarea resurselor de timp; d) programe de administrare a informaiilor specializate; e) programe pentru administrarea diferitelor componente de infrastructur. Rezolvare O O O O 19. Precizai dintre urmtoarele tipuri de programe care nu este implicat n procesul managerial: a) programe pentru gestionarea mentenanei; b) programe pentru desenare; c) programe pentru administrarea aprovizionrii i a distribuiei; d) programe pentru evaluarea i/sau asistarea calitii; e) programe de management unificat al resurselor de ntreprindere Rezolvare O O O O 20. Cea mai important surs de eficien pe care o poate ocaziona un sistem informaional bine organizat se refer la: a) folosirea i valorificarea ct mai complex a resurselor existente sau la 159

cele necesare desfurrii procesului de producie i desfacerii produselor; b) contul de dobnzi al societii; c) folosirea cunotinelor din lumea afacerilor; d) relaiile cu persoane influente; e) comercializarea tuturor activelor. Rezolvare O O O O TEST 2 ntrebri de tipul alegere multipl 1. Organizarea datelor n fisiere prezinta avantaje si dezavantaje. Care dintre variantele urmatoare este un avantaj? 1 redundanta ridicata; 2 izolarea datelor; 3 actualizarea datelor; 4 dependenta programelor fata de date; 5 localizare rapida prin indexare. 2. n definirea unei baze de date se folosesc urmatoarele notiuni: A) Colectia de date B) Limbajul Visual Basic C) Descrierea datelor D) Relatiile dintre date E) Programare F) Tastatura calculatorului. Specificati raspunsul corect: 1 B+E+F 2 A+C+D 3 A+B+C+D+E+F 4 A+B+C 5 D+E+F 3. Arhitectura bazei de date se refera la: 1 baza de date propriu zisa, analiza sistemului, proiectarea structurii bazei de date, ncarcarea datelor, exploatarea si ntretinerea bazei de date. 2 baza de date propriu zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, ncarcarea datelor, exploatarea si ntretinerea bazei de date. 3 baza de date propriu zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, set de proceduri manuale si automate, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 4 baza de date propriu zisa, proiectarea structurii bazei de date, ncarcarea datelor, exploatarea si ntretinerea bazei de date. 5 baza de date propriu zisa, set de proceduri manuale si automate, ncarcarea datelor, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 4. Modelul de date relaional se caracterizeaz[ printr-o singura structur[ de date denumit[: 1 relatie sau nregistrare. 2 relatie sau atribut. 3 relatie sau cmp de date. 4 relatie sau tabel. 160

5. Nivelele de structurare a componentelor unei baze de date, n functie de clasa de utilizatori, sunt: 1 baza de date propriu-zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, set de proceduri manuale si automate, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 2 nivelul logic, nivelul de analiza a sistemului si nivelul de proiectare a structurii bazei de date. 3 nivelul logic, nivelul de analiza si nivelul fizic. 4 nivelul logic, nivelul conceptual sau global si nivelul de exploatare al bazei de date. 5 nivelul logic, nivelul conceptual sau global si nivelul fizic. 6. Structura arborescenta a unei colectii de date este caracterizata de existenta: 1 unei relatii de ordine ntre elementele colectiei de date. 2 unei relatii de ordine ntre elementele sistemului ierarhic superior si elementele sistemului ierarhic inferior. 3 unei structuri punctuale ntre elementele colectiei de date. 4 unei structuri retea ntre elementele colectiei de date. 5 unei structuri liniare ntre elementele colectiei de date. 7. n teoria bazelor de date, un atribut nu poate fi: 1 Atribut compus sau bloc, constituit din cel putin doua atribute. Valoarea sa este reprezentata de valorile atributelor componente. 2 Atribut calculat sau dedus. Valoarea sa nu este cunoscuta direct, ci calculata pe baza valorilor altor atribute. 3 Atribut cmp sau indus. Valoarea sa este dedusa inductiv din valorile alaturate cmpului respectiv. 4 Atribut simplu, adica acel atribut care are valori atomice. 5 Atribut repetitiv sau multivaloare, adica un atribut care la un moment dat are mai multe valori care apar sub forma unor liste de valori. 8. n teoria bazelor de date, tehnica entitate-asociere permite construirea modelului structural sub forma unei diagrame entitate-asociere, prin parcurgerea urmatorilor pasi: 1 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, stabilirea semnificatiei legaturii si identificarea nodurilor-eticheta (sub forma de romb). 2 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, identificarea atributelor si stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. 3 identificarea componentelor, identificarea atributelor, identificarea erorilor de asociere si stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. 4 identificarea asocierilor, identificarea atributelor, stabilirea atributelor de identificare a entitatilor si marcarea acestora pentru operatia de stergere. 5 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, identificarea erorilor de asociere si stabilirea entitatilor pentru stergere. 9. Jonctiunile pe care le pune la dispozitie SQL-ul sunt: 1 Jonctiuni externe, jonctiuni stnga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echijonctiuni, jonctiuni interne; 2 Jonctiuni interne, jonctiuni stnga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echijonctiuni, auto-jonctiunea; 161

3 Jonctiuni externe, jonctiuni stnga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echijonctiuni, auto-jonctiunea. 10. La bazele de date orientate obiect, un obiect nglobeaza urmatoarele elemente: A) Specificarea operatiilor B) Structura de date; C) Schema bazei de date; D) Implementarea operatiilor. 1 A+B+C 2 A+B+D 3 C+D 4 A+C 5 A+B+C 11. Sistemul de gestiune a bazei de date, SGBD sau DBMS (Data-Base Management System) reprezinta: 1 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre baza de date si utilizator; 2 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre utilizator si calculator; 3 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre utilizator si date. 12. Un sistem baza de date este format, ca structura generala, din: 1 colectii de date, baza de date, SGBD, programe de aplicatie si utilitare, utilizatori; 2 colectii de date, tabele, SGBD, programe de aplicatie si utilitare; 3 tabele, baza de date, SGBD, programe de aplicatie si utilitare, utilizatori. 13. Functiile generale ale unui SGBD sunt: 1 descrierea datelor, partajarea datelor, utilizarea bazei de date, protectia bazei de date; 2 descrierea datelor, manipularea datelor, utilizarea bazei de date, administrarea bazei de date; 3 descrierea datelor, partajarea datelor, utilizarea bazei de date, administrarea bazei de date. 14. Cele trei nivele de organizare a datelor ntr-o baza de date sunt: 1 intern, conceptual si fizic; 2 logic, conceptual si fizic; 3 conceptual, virtual si fizic. 15. Realizarea unei baze de date se obtine prin parcurgerea etapelor: 1 analiza sistem, proiectarea structurii bazei de date, popularea bazei de date cu date, exploatarea si ntretinerea bazei de date. 2 analiza sistem, proiectarea structurii bazei de date, popularea (ncarcarea) bazei de date cu date, administrarea bazei de date. 3 analiza datelor, proiectarea structurii bazei de date, popularea (ncarcarea) bazei de date cu date, exploatarea si ntretinerea bazei de date. 16. n evolutia istorica, bazele de date si sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asociate au cunoscut trei generatii: 162

1 sistemele ierarhice si relationale, sistemele retea, sistemele n tehnologie avansata (orientate obiect, relationale orientate obiect, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.) 2 sistemele ierarhice si retea, sistemele relationale, sistemele n tehnologie avansata (orientate obiect, relationale orientate obiect, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.). 3 sistemele ierarhice si relationale, sistemele retea, sistemele n tehnologie avansata (orientate obiect, relationale, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.). 17. Modelul relational este fundamentat pe: 1 reguli, tabele si operatii. 2 reguli, structuri si operatii. 3 reguli, tabele si operatiuni. 18. Tipurile de operatii acceptate de algebra relationala sunt: 1 operatii de baza, operatii derivate, operatii suplimentare; 2 operatii de baza, operatii derivate, operatii externe; 3 operatii interne, operatii derivate, operatii externe. 19. ntr-o baza de date, pentru validarea relatiei ntre doua tabele: 1 cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi valoare cu a cheii primare. 2 cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi dimensiune cu a cheii primare. 3 cheia externa trebuie sa fie de acelasi grad si sa aiba aceeasi dimensiune cu a cheii primare. Rspunsuri

ntrebare R ntrebare R ntrebare 1 5 2 2 3 7 3 8 2 9 13 2 14 2 15 19 2

R ntrebare R ntrebare R 4 4 5 3 10 2 11 2 16 2 17 1

ntrebare R 6 5 12 1 18 2

1 1 1

163