PROF. UNIV. DR.

SORIN BORZA











BIROTIC


Note de curs


pentru uzul studenilor la forma de
nvmnt la distan








GHID DE UTILIZARE A MANUALULUI DE STUDIU


Introducere

Prezentul manual de studiu reprezint o sintez a coninutului disciplinei Birotic, care este
comun nvmntului la forma de zi i la forma de nvmnt la distan, conform
planurilor de nvmnt n vigoare.

El este destinat studenilor de la forma de nvmnt la distan (ID) i constituie materialul
bibliografic minim necesar pentru parcurgerea, nsuirea i evaluarea disciplinei respective.

Manualul este structurat n conformitate cu standardele i procedurile de uz larg n nvmnt
naional i internaional, care se adreseaz nvrii individuale pe baze interactive.
Parcurgerea manualului, pe baza prezentelor instruciuni asigur reinerea informaiilor de
baz, nelegerea fenomenelor fundamentale i aplicarea cunotinelor dobndite la rezolvarea
unor probleme specializate.

Manualul este structurat pe teme de studiu. Tema de studiu reprezint o parte omogen din
componena manualului, caracterizat de un numr limitat de termeni de referin (cuvinte-
cheie), care poate fi parcurs i nsuit printr-un efort continuu de concentrare intelectual care
s nu depeasc 2-6 ore (intervalul se refer la coninutul de idei al modulului de studiu i nu
ia n calcul ntrebrile recapitulative, temele pentru acas, testele de autoevaluare sau pe cele
de evaluare).

Fiecare unitate de studiu are o structur proiectat din perspectiva exigenelor autoinstruirii.

Rezultatele efective ale utilizrii manualului se vor suprapune pe rezultatele ateptate doar cu
condiia respectrii ntocmai a procedurii de parcurgere a modulelor de studiu, procedur care
este prezentate n cele ce urmeaz.


Procedura de nvare n sistem de autoinstruire

Utilizarea manualului de studiu individual se face pe baza unui program de autoinstruire.

Recomandm cteva reguli de baz n procedura de realizare a programului de autoinstruire
pe baza manualului de fa:

1. Temele de studiu se parcurg n ordinea n care sunt prezentate n manual, chiar n cazul n
care studentul apreciaz c ar putea sri direct la o alt unitate de studiu. Criteriile i
modalitatea de nlnuire a modulelor de studiu sunt prezentate la fiecare modul de studiu i
ele trebuie respectate ntocmai, sub sanciunea nerealizrii la parametrii maximali a
programului de autoinstruire;

2. Fiecare modul de studiu conine i un test de evaluare i/sau tem pentru acas pe care
studentul trebuie s le realizeze, cu scopul evalurii gradului i corectitudinii nelegerii
fenomenelor i proceselor descrise sau prezentate n modulul de studiu;

3. ntrebrile de autocontrol, testele de evaluare sau tema pentru acas nu sunt de
perspicacitate, deci nu trebuie rezolvate cotra cronometru;

4. Ordinea logic a parcurgerii unitii de studiu este urmtoarea:

se citesc obiectivele i competenele modulului de studiu
se citesc termenii de referin (cuvintele cheie)
se parcurg ideile principale ale modulului sintetizate n rezumat
se parcurge coninutul dezvoltat de idei al modulului
se parcurge bibliografia recomandat
se rspunde la ntrebrile recapitulative, revznd, dac este necesar, coninutul
dezvoltat de idei al modulului
se efectueaz testul de autoevaluare, raspunsul corect este scris pe fond galben
se efectueaz testul de evaluare i/sau tema pentru acas sau de control (dup caz)

OBS.: Este recomandabil ca, nainte de efectuarea testelor de autoevaluare, s se fac o pauz
de 30 de minute sau o or. De asemenea este recomandabil ca la fiecare 2 ore de studiu s se
fac o pauz de 30 de minute.

5. Nu este recomandabil s se parcurg mai mult de un modul de studiu pe zi, pentru a nu se
periclita nsuirea temeinic i structural a materiei. n funcie de necesitile i posibilitile
de studiu ale studentului, studiul unui modul poate fi fracionat pe mai multe zile, dedicnd
cel puin 30 de minute pe zi studiului.

APLICATIA PRACTICA PENTRU ACAS reprezint un exerciiu obligatoriu. Ea se
constituie ntr-un instrument indispensabil de studiu individual aferent fiecarei teme. Este
necesar nelegerea modului de rezolvare a temei. Rezolvarea ei se poate face n module de
aprox. 1-2 ore fiecare. PROBLEMELE REZOLVATE IN CADRUL APLICATIEI
PRACTICE TREBUIE PREZENTATE LA EXAMEN IN MOD OBLIGATORIU.

PREZENTAREA MANUALULUI DE STUDIU I A DISCIPLINEI


Manualul de studiu BIROTICA reprezint o sintez realizat n manier interactiv a
cursului corespondent utilizat la forma de nvmnt zi.

Coninutul de idei nu a fost redus ci doar sintetizat, n principiu, ntr-o manier mai
accentuat enunciativ, elementele de detaliu sau de explicaie redundant (necesare pentru
atingerea scopului pedagogic al fixrii i corelrii cunotinelor) putnd fi gsite de ctre
student n bibliografia de specialitate recomandat.

Obiectul cursului Birotic:

Obiectul cursului l reprezint familiarizarea studentului cu o serie de termeni specifici
tiinei biroticii, cu o serie de elemente ce aparin unor tiine nrudite cu birotica ca de
exemplu tiina calculatoarelor, ergonomia. Unul dintre obiectivele principale ale cursului este
acela de a invata studentul sa foloseasca pachete de programe uzuale folosite in activitatea de
birou: Microsoft One Note si Microsoft Visio, precum si de a putea folosi un software orientat
spre birotic Microsoft Publisher.

Obiectivele disciplinei:

Manualul Birotic i propune ca obiectiv cunoasterea teoretica de catre studenti a
notiunilor legate de birotic, stiinta calculatoarelor, retele de calculatoare, ergonomie,
managementul documentelor, arhivare precum si folosirea practica a produselor software
Microsoft One Note, Visio i Publisher.

Obiective principale:

a) nelegerea componentelor biroticii, modul n care interacioneaz ntre ele;

b) folosirea practica a unor produse software specifice aplicatiilor de birou.


Descrierea structurii manualului:

Manualul este structurat n conformitate cu rigorile studiului individual (autoinstruire) si
este compartimentat n teme de studiu. Structura fiecrei teme de studiu este urmtoarea:

I. Obiective (rezultatele ateptate ale temei)

II. Competenele dobndite de student (utilitatea temei pentru student)

III. Termeni de referin (concepte cheie)

IV. Structura temei de studiu

V. Rezumatul ideilor principale

VI. Coninutul dezvoltat de idei al modulului

VII. Bibliografia recomandat

VIII. ntrebri recapitulative

IX. Teste de autoevaluare, teste de evaluare, teme de cas

Manualul este structurat in doua parti, o parte teoretica: temele 1-7 si o parte practica
temele 8-10. Studentul va trebui sa cunoasca raspunsurile la ntrebrile recapitulative. La
partea practica trebuie sa rezolve toat problemele de la temele care se refera la One Note,
Visio i Publisher. Cu cunostintele acumulate la partea teoretica si cu toate problemele
rezolvate se va prezenta la examen.

I. Prezentul manual constituie bibliografia general minimal obligatorie pentru studiul
disciplinei Birotic. El reprezint minimul de informaie necesar pentru nelegerea i
nsuirea noiunilor fundamentale ale disciplinei.

II. Bibliografia general complementar:

Studiul tiinific al disciplinei impune parcurgerea urmtoarei liste de bibliografie romneasc
selectiv:

1. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000
2. Sorin Borza, Realizarea Aplicatiilor Microsoft Office folosind limbajul Visual Basic
for Application, Editura ULBS, Sibiu, 2008;
3. Sorin Borza, Utilizarea Aplicatiilor Microsoft Office Culegere de probleme, Editura
ULBS, Sibiu, 2007;
4. Sorin Borza, Paul Dan Brindasu, Baze de Date in Sisteme Informatice de Gestiune,
Editura ULBS, Sibiu, 2005
5. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
dOrganisation, Paris, 1985.
6. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998;
7. Jerry Honeycutt, Utilizare Internet, Editura Teora, Bucuresti, 1998;
8. Boboila C.: Arhitecturi, echipamente de calcul si sisteme de operare, Ed.
Universitaria, Craiova, 2002;

III. Pentru realizarea unor studii tiinifice, a temelor pentru acas, a temelor de
control, a lucrrii de licen precum i pentru aprofundarea disciplinei studentul se va
adresa pentru bibliografie suplimentar tutorelui de disciplin.

Introducere

Cursul Birotica se mparte n dou pri:
1. Noiuni teoretice care prezint: Bazele biroticii, sisteme informatice de
birou, telecomunicaii de birou, tehnici de arhivare, tehnici de
imprimare, ergonomie
2. Noiuni practice are ca scop familiarizarea studentului cu aplicaiile
pachetului de programe Microsoft One-Note, Visio i Publisher.

Parte a-I-a prezint urmtoarele teme teoretice:
Bazele biroticii;
Sisteme informatice de birou;
Telecomunicaiile de birou;
Tehnici de imprimare i reproducere;
Tehnici de arhivare;
Ergonomie.

Parte a-II-a prezint urmtoarele teme practice:
Agenda electronic One Note;
Pachetele de programe pentru realizarea de diagrame inteligente Visio;
Pachetele de programe pentru birotic Publisher.



TEMA 1
Noiuni de baz despre BIROTICA

I. OBIECTIVELE SPECIFICE ALE TEMEI
Acest capitol va familiariza cititorul cu o serie de noiuni despre brotic. Obiectivul principal
al capitolului este s-l fac pe cititor s neleag ce este birotica, n ce context i desfoar
activitatea, legturile pe care le are cu alte domenii. Totodat obiectivul capitolului este acela
de a prezenta birotica n strns legtur cu tehnica de calcul actual
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele notiuni despre birotica. Va invata notiuni
importante despre principalele instrumente folosite in activitatea de birou. Va invata ce este
birotica, care sunt obiectivele sale, care sunt functiile sale, domeniile de aplicatie
III. CUVINTE CHEIE
BIROTICA, BIROU, INTERNET, MANAGER.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Conceptul de birotica;
2. Principalele domenii de aplicabilitate;
3. Biroul managerial modern;
4. Comunicatia birotica;
5. Tehnici de secretariat;
6. Elemente de protocol necesare activitatii de secretariat.
V. REZUMAT

Pentru nceput se face o prezentare general a termenului de birotic i a contextului n care
acesta a aprut i s-a dezvoltat. Termenul a aprut n anii 70 i a ptruns n limba romna
derivat din limba francez. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L.
Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. n englez termenul corespunztor
biroticii este Office. Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor
muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a
datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate
domeniile de activitate. Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i
exploatare a informaiei. Obiectivele biroticii sunt orientate spre creterea calitii,
productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Birotica are o
serie de principii dintre care putem aminti: principiul specificitii, principiul frecvenei de
apariie, principiul simplificrii, principiul automatizrii flexibile, principiul integrrii. n
continuare n aest capitol se prezint tendinele actuale ale biroticii: arhitecturi client server,
gestiunea distribuit a datelor, comunicaia ntre sisteme etc. Cerinele secretariatului fa de
comunicarea birotic este un alt aspect tratat pe larg n acest capitol. n legtur cu
comunicaiile n birotic se vor prezenta tehnologii moderne aplicate n birotic. Se prezint
cteva instrumente folosite frecvent n activitatea de birotic, precum i modul n care reeaua
Internet se poate folosi n activitatea de secretariat. Un subcapitol aparte al acestui capitol l
Tema 1
2
constitue prezentarea unor tehnici specifice de secretariat, locul acestuia n structura unei
organizaii. Se pune un accesnt deosebit pe prezentarea funciilor secretariatului modern. n
finalul capitolului sunt prezentate tehnici de protocol necesare desfurarii optime a activitii
de secretariat.
VI. CONTINUTUL TEMEI
INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i
comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa
tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica
termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i
n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere
important ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex
de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
1.1 CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n
ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar
dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n
special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer
Tema 1
3
noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte
sociale.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz
domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
O imagine biroticii este dat de figura 1.1.

Tehnici
informatice
Tehnici
de
telecomunicatii
Activitati de
birou

Personal
Tehnici de
organizare
administrativa
- tratarea datelor
- tratarea textelor
- tratarea
imaginilor
- tratarea vocii
- retele
- echipamente
- servicii
- teleinformatica
profesionala
- metode si proceduri
- ergonomie
- amenajarea cadrului
de munca
- psihologia organizarii

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel
mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i ajusta singur ritmul de lucru n
funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. Dimensiunea sa este redus n
spaiu i ca numr de persoane (tipic o duzin). ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite
profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilografe, etc),
activitatea biroului fiind cea care realizeaz integrarea i unitatea sa [4]. Figura 1.2 ofer o
imagine tipic dintr-un birou modern.
Tema 1
4
Pot fi definite dou funcii eseniale ale biroului:
- funcia de stocare i regsire a informaiei
- funcia de pilotare a aciunilor, de asistare a managerului
n timp ce prima funcie ocup n momentul de fa cea mai mare parte din activitatea
unui birou, cea de-a doua, mult mai necesar managerilor, este pe cale de a fi optim asigurat
de birotica modern. Aceasta pune la dispoziia managerilor sau responsabililor baze de date
filtrate i adaptate lurii deciziilor, aa- numitele baze de date inteligente i interfee
"prietenoase" cu echipamentele ce doteaz biroul modern.


Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile
respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii
i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen
poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Tema 1
5
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus
la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesional a calculatoarelor personale (PC).
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie
prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte
echipamente informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,
consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare
(telefoane, radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip
reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite
sau expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n
activitatea administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei
de regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.

Principiile biroticii:
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou
reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer
n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale
acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se
oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine
efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.
Tema 1
6
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap
analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti
permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat
direct de ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun)
datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a
procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor
birotice i informaticieni este inevitabil.
1.2. Principalele domenii de aplicaie i componentele biroticii

Birotica folosete diferite tipuri de informaii care circul n birouri i care pot fi
clasificate n patru categorii:
texte (documente redactate de orice natur)
date (informaii numerice i alfanumerice)
imagini (informaii vizuale, desene, fotografii)
vocea (informaii vocale sau sonore servind comunicrii om-om sau om-main).
innd seama de acestea, birotica are aplicaii n urmtoarele domenii:
pregtirea documentelor - domeniul procesrii textelor sau imaginilor
schimbul de informaii - domeniul telecomunicaiilor de birou
difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei
clasarea, arhivarea i accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate i al
bazelor de date digitale sub form magnetic sau optic
planificarea activitilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor i timpului
manipularea datelor numerice - domeniul programrii informatice
ajutor n luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale i al cercetrii
operaionale.
securitatea i controlul activitilor de birou - domeniul procedurilor de organizare
administrativ.
conceperea posturilor de lucru i a mediului ambiant al acestora - domeniul
ergonomiei i al arhitecturii interioare a birourilor.
n figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaie ale biroticii:
Informatica
Tratarea
textelor
Telecomuni-
catii de birou
Arhivare
si acces
Sisteme
birotice
Echipamente
de birou
Securitate
si control
Reprografie

Fig. 1.3. Principalele domenii de aplicaie ale biroticii.
Tema 1
7

Dac se studiaz fluxurile informaionale dintr-o organizaie (firm) se constat c
birotica este o parte a sistemului informaional al acesteia, funcionnd ca o verig ntre
sistemul ntreprinderii i mediul social economic (fig. 1.4). Pe de alt parte birotica realizeaz
i interfaa dintre sistemul de telecomunicaii extern i sistemul informatic intern al
organizaiei.
n concluzie birotica poate fi considerat un nod de conexiune ntre organizaie i
mediu, ntre sistemul decizional i cel operaional, ntre sistemul informatic i sistemul de
telecomunicaii.
Organizatie (firma)
Subsistemul decizional
Subsistemul
informational
Subsistemul
birotic
Subsistemul operational
Flux
informational
Mediul
social
economic

Fig. 1.4. Locul biroticii n sistemul organizaional

n ordine cronologic componentele informatice i de telecomunicaii au fost primele
utilizate n birotic dar ulterior au aprut i alte componente ilustrate n figura 1.5.


Fig. 1.5. Componentele biroticii .
Tratare
texte
Microcalculatoare
si telecomunicatii
Sisteme de reprografie
Arhivare si acces la documente
Organizarea posturilor de lucru birotice
Tema 1
8

Paralel cu diversificarea orientrilor biroticii au aprut i s-au diversificat echipamente
destinate rezolvrilor noilor sarcini. Echipamentele i procedurile birotice sunt ilustrate n
tabelul 1.1, n ordinea etapelor logice ale fluxului de informaii.
Tabelul 1.1. Echipamente i proceduri birotice
INTRARE
- maini de scris electronice (din ce n ce mai rar folosite)
- terminale video
- echipamente de citire optic (ex. scanere)
- vocodere (sesizare a comenzii vocale)
- camere de luat vederi numerice
- aparate foto digitale
ARHIVARE
- suport hrtie
- suport magnetic (dischete, discuri, benzi magnetice)
- suport micro-foto (microfie i microfilme)
- suport optic (discuri optice numerice, de tip CD)
RESTITUIRE - DUPLICARE
- sisteme de procesare texte i
imagini
- imprimante

- uniti de sintez vocal
- cititoare pentru micro-foto
- fotocopiatoare, plottere
TRANSMITERE
- telefoane, telex
- telefoane celulare
- telecopiatoare
- teletext
- telefax
- pot electronic
1.3. Biroului managerial modern

n seciunile precedente am ncercat o precizare a coninutului i domeniilor biroticii.
Vom schia, n continuare o perspectiv plauzibil pentru echipamentele, munca i ambiana
biroului modern.
Noile echipamente ce apar au drept caracteristic esenial tendina de integrare a
diferitelor funcii, astfel nct se prefigureaz un birou al viitorului, dotat cu mobilier
ergonomic n care vom gsi un numr mic de echipamente multifuncionale.
n momentul de fa nc mai exist o distincie clar ntre locul de munc i locuin.
La serviciu se merge pentru a lucra, iar acas pentru odihn i relaxare.
Din ce n ce mai rspnditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibiliti facile i
flexibile de lucru la distan schimb ns obiceiurile i viaa. Oamenii pot lucra acas
mbinnd ocupaiile personale cu activiti profesionale. Lucrul ntr-o echip, ai crei membri
nu se afl n acelai loc, devine din ce n ce mai frecvent. Aceste tendine modific i
perspectiva asupra locului de munc. Au fost analizate elementele care afecteaz climatul
social dintr-un birou, posibilitatea ca femeile s lucreze acas, mbinnd activitile
profesionale cu activitile casnice.
Pe de alt parte abordrile ergonomice au condus la concluzia c biroul trebuie s fie
ajustabil, s se adapteze persoanelor de diferite sexe i dimensiuni, s poat fi modificat dup
preferinele fiecruia. n consecin mobilierul va trebui s fie mobil i s se poat adapta
Tema 1
9
cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. Structura ierarhic a companiilor
cu birouri individuale, fixe, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n
echip. Angajaii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i
de locuri n care s poat gndi i lucra n linite i intimitate.
Un model de birou al viitorului, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat n figura 1.6.

Fig.1.6. Un post de lucru n biroul viitorului ar putea arta aa

innd seama de funcia de asistare a managerului, pe care biroul modern trebuie s o
ndeplineasc ntr-o mult mai mare msur dect pe cea de stocare de informaii, ar fi
interesant de vzut ce pretenii, referitoare la birou, au managerii.
Principalele dorine ale unui manager n legtur cu munca desfurat ntr-un birou
modern sunt:
s dispun sau s aib ntotdeauna cu el telefonul;
s nu-i fie biroul acoperit cu aparate i cabluri;
s-i gseasc pe oameni sau pe subalterni atunci cnd are nevoie de ei, la rndul lor, ei
s-l poat gsi repede; s aib eventual pe cineva care s-i contacteze operativ pe
oameni;
s nu fie necesar s cltoreasc att de mult; s poat fi n dou locuri n acelai
timp;
PC-ul su s nu fie att de greu de folosit i de neprietenos;
s poat vedea simultan i integral un numr mare de pagini electronice;
ecranul PC-ului managerial s fie plat, orizontal i s aib calitile hrtiei;
s poat dialoga rapid cu PC-ul managerial;
s aib o baz de date n format electronic a tuturor contractelor de afaceri;
scrisorile s-i fie sortate, rezumate, aezate pe prioriti i fiate electronic;
s poat face i nregistra comentarii sonore asupra documentelor;
s poat dispune de facilitile biroului su oriunde s-ar afla.

Dintre barierele care ar putea s apar n satisfacerea listei de dorine enumerate mai
sus pot fi amintite urmtoarele:
existena unor reele de cabluri a biroului i o zon de comunicaie limitat;
existena unor restricii privind cordoanele sau alte legturi;
existena unor posibiliti limitate de susinere a teleconferinelor;
consumarea unei cantiti prea mari de hrtie pentru teste informaionale;
Tema 1
10
suprancrcarea cu informaii care ateapt s fie ordonate pentru a fi uor de regsit;
existena unor interfee inadecvate i neprietenoase;
funcionarea unor dispozitive multiple care nu se integreaz uor;

Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un birou
al viitorului . Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja i
folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de
interfee orientate spre manager.
ntre caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numr: comunicarea
optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecven; echipament ncorporat i o
suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active
fr cablu (wireless); dispozitive de intrare i ieire multi-standard; interfee inteligente i
adaptive; sisteme de control intuitive i ergonomice; teleconferine cu imagini interactive la
scar uman; acustic de nalt fidelitate; intrare-ieire prin comand vocal.
Una dintre limitele majore actuale ale proiectrii i realizrii biroului managerial
modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. Chiar i n
cazul dezvoltrilor tehnologice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de
baz n legtur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete.
Odat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin
chiar mai problematic n viitor. n majoritatea sectoarelor economice viteza pieei i
schimbarea provocat de tehnologie implic reorganizri regulate i deplasri de personal i
de operaiuni. Nu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o
ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice auxiliare ale
biroului managerial.
Echipamentele electrooptice fr fir ofer posibilitatea unei comunicri fixe i mobile
la distan mic, pentru interiorul biroului fr restriciile de frecven. Principiul este similar
cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecional de la o anten i un aparat emisie-
recepie montate n tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).



Fig.1.7. Comunicaii de birou care utilizeaz lumina infraroie difuzat

Tema 1
11
Aparatele de emisie-recepie care utilizeaz dispozitive de dispersie holografic pot
ilumina celule foarte bine definite, astfel c pot fi poziionate i adresate pe diferite domenii
de date, direct din biroul managerial modern (fig.1.8).
Dioda laser
Hologram de faz
Fascicule multiple dup hologram
miez
Fibr optic Reea de microlentile de Si
Lumina difuzat sub forma unui fascicul conic

Fig. 1.8. Schema surselor holografice cu suprafa mare

n acest fel cu ajutorul echipamentului optic fr fir, biroul poate avea un eter optic
omniprezent astfel c managerii i birourile lor pot dispune de comunicaii cu banda larg.
Managerii i echipamentele sunt libere s cutreiere o cldire fr alte date, imprimante, fax
sau cabluri telefonice; este necesar doar energia electric. n plus software-ul pentru
recunoaterea vocii permite comanda vocal pentru calculator i sistemele de comunicaie.
Combinarea recunoaterii vocii i a instalaiei de localizare ofer o metod sigur de
funcionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat n firm. Managerul se poate
adresa oricrui alt birou managerial i acesta va putea verifica identitatea acestuia i poate
stabili modelul de conversaie utiliznd comunicarea optic de band larg cu care are acces
la facilitile biroului modern al managerului.
Managerii pot folosi video-conferinele n scopul de a reduce deplasrile, putnd s
ofere, n acelai timp, medii de lucru pentru o echip managerial n cazul firmelor dispersate
geografic. Prin completarea cu hardware de tele-prezen, un manager poate fi literalmente
n dou locuri n acelai timp. Limea de band limitat disponibil n prezent pentru
aceast interfa uman produce n mod curent anomalii vizuale n percepia imaginilor i este
duntoare realizrii potenialului complet. Pentru a mbunti i umaniza aspectele
limitatoare ale video-conferinelor se poate folosi un tip diferit de interfa. n biroul
managerului se poate plasa ergonomic un monitor mare HDTV cu proiecie din spate. Acesta
produce imagini de mare definiie la mrime natural n faa utilizatorului ntr-un mod natural
fa n fa. Pentru a spori n continuare naturaleea i caracterul intuitiv al acestei interfee
se poate introduce tehnologia tridimensional pentru a aduga adncime imaginii,
dimensiune, realitate i personalitate mediului. O modalitate de realizare a imaginilor
tridimensionale o constituie electro-holografia, denumit i holo-video. Sistemul a fost
dezvoltat la MIT (SUA) i este primul mediu vizual care produce imagini holografice 3-D ale
unor obiecte existente sau care nu pot exista fizic (fig.1.9). Din punct de vedere al
teleconferinelor (tele-prezen) sistemul holo-video reprezint o soluie pentru umanizarea
ntrunirii.
Tema 1
12

Fig. 1.9. Ilustrare a sistemului holo-video

n momentul de fa managerii sunt de multe ori necai ntr-o mare de informaii,
utile i inutile, a cror organizare si sistematizare de ctre manager este din ce n ce mai
dificil i uneori devine chiar imposibil. O ieire din aceast situaie o pot oferi bazele de
date inteligente care reprezint noua tehnologie a secolului XXI pentru managementul
informaiei. Aceste baze de date asigur memorarea i regsirea informaiei n manier
dinamic, informaie concretizar n idei, decizii i mai ales n cunoatere tezaurizat sau
transmis. Elaborarea rapoartelor financiare, a strategiilor investiionale i a altor acte
manageriale poate fi mult uurat prin regsirea inteligent a informaiilor.
ntreaga tehnologie pentru realizarea unui birou managerial modern descris mai sus
este disponibil sau n curs de dezvoltare i finalizare. Cu toate acestea, foarte puine elemente
au fost integrate ntr-un sistem complet care s reflecte beneficiile poteniale posibile. Crearea
unui mediu n care managerii s poat lucra intuitiv, s organizeze informaiile i
interaciunile pe scar uman, ar trebui s constituie un obiectiv principal managerial, i se
poate realiza prin intermediul unui birou modern intuitiv. Scopul unui asemenea birou este de
a nltura toate barierele de interfa prin orientarea uman a tehnologiei pentru a desctua
inteligena omului, a managerului i a mainii. Reducerea continu, exponenial, a costului n
domeniul nmagazinrii electronice a datelor, al puterii de prelucrare i al limii benzii de
comunicaie, fac ca, n prezent, acest lucru s devin o posibilitate real de amenajare i
utilizare a unor birouri manageriale moderne.

1.4 DESPRE COMUNICATIA BIROTICA IN PREZENT CERINTE SI
SOLUTII APLICATIVE

Tehnica utilizrii computerelor nu mai poate fi disociat de birouri. Programele de
prelucrare a textelor, de calcul tabelar i cele grafice au devenit de la sine neles, cerinele de
profesionalizare i noile versiuni solicitnd o permanent adaptare. Utilizarea doar izolat a
acestor programe nu este ns suficient pentru a face fa cerinelor practice, prezente i
viitoare, fiind necesar folosirea complementar a pachetelor de programe birotice i a
reelelor de computere, ca i a formelor moderne de comunicare birotic.
Cnd se discut despre modernizarea muncii n secretariate i birouri, se folosete des
noiunea de comunicaie birotic. Prin aceasta se neleg toate aciunile care au ca obiectiv
asigurarea unui sprijin corespunztor tuturor activitilor de birou, prin utilizarea unor
tehnologii noi. Comunicaia birotic a avut n ultimul timp o evoluie extreme de rapid prin
apariia unor noi medii. O dat cu evoluia spre computerele multi-media, concentrarea
acestora n reelele locale i publice, ca i prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea
ca tehnologii odinioar separate, ca: telefonia, tehnologia informatic, cea a comunicaiilor,
Tema 1
13
prelucrarea imaginilor, etc. s fie interconectate i s deschid domenii complet noi de
aplicaii, care au o nsemntate deosebit i n birourile secretarelor i ale asistentelor
manageriale.

1.4.1 TENDINTELE ACTUALE DE DEZVOLTARE

In realizarea soluiilor de comunicare birotic joac un rol deosebit infrastructura
tehnologic informatic i conlucrarea componentelor tehnice, n present cristalizndu-se
urmtoarele tendine:
Sistemele client/server formeaz platforme. Intr-un mediu client/server, clienii (
adic computerele de la locurile de munc) comunic cu modulele server centrale
(adic cu sistemele de computere centrale). Clienii preiau comanda aplicaiilor,
efectueaz anumite etape de prelucrare i transmit, dac este necesar, cereri, de
pild: solicit pregtirea anumitor date i documente. Componenta de structur a
sistemelor de programe (softwarwe) client/server transmite aceste cereri server-
elor corespunztoare. Acestea execut comenzile i transmit rspunsurile, care
ajung ulterior la clientul solicitant.
Gestiunea distribuit a datelor i a documentelor este indispensabil.
Memorarea datelor i documentelor se poate efectua att centralizat, ct i
descentralizat. Sistemele de comunicaie birotic ofer posibilitatea accesului
direcionat la materialul informaional arhivat centralizat.
Comunicaia sistemelor este posibil att prin intermediul echipamentelor
(hardware), ct i prin cel al sistemelor de programe (software). Intruct procesele
de munc (mai ales n secretariat) decurg n mod tipic prin implicarea mai multor
personae, ca i prin comunicarea cu furnizorii, clienii i restul mediului,
componenta comunicaional ctig mult n importa. Aceast comunicaie este
posibil independent de felul sistemelor de computere instalate.
Deservirea aplicaiilor este n continuare simplificat i standardizat.
Concepiile moderne privitoare la deservire i la formele de dialogare pot contribui
substanial la mrirea gradului de adaptare la necesitile utilizatorilor i la
facilitarea deservirii soluionrii aplicaiilor bazate pe calculatoarele electronice.
Tocmai In ultimul timp au aprut aici progrese importante: multi-media, hiper-
media i prelucrarea vocal ca s numim doar pe cele eseniale.

1.4.2 CERINTELE SECRETARIATULUI FATA DE COMUNICATIA
BIROTICA

Secretariatul se transform tot mai mult ntr-o central de comunicaie a informaiilor, unde
acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior. Munca modern de secretariat
se caracterizeaz prin prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiilor de diferite feluri :
date, texte, grafice, imagini i vorbire, rezultatele muncii fiind, de regul, documentele. Pe
lng cele compuse numai din text sau configuraii de numere, apar din ce n ce mai multe
documente mixte. Intruct elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop n sine,
este important distribuirea acestora la destinatari.
Munca de secretariat i cea de asisten managerial pot avea success.In present numai dac
exist posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe i cea a prelucrrii i
distribuirii direcionate a acestora, atunci munca de secretariat i cea de asisten managerial
sunt ncununate de success.De aceea este att de important gestiunea profesional a
Tema 1
14
informaiilor n secretariat i ameliorarea proceselor informaionale i comunicaionale,
folosindu-se tehnica modern de comunicaie birotic.
Urmtoarea trecere n revist confer orientarea privind desfurarea general a proceselor
informaionale; reprezentarea clarific mprirea n dou moduri a proceselor de munc din
birouri i secretariate:
1. Dobndirea, prelucrarea i memorarea informaiilor reprezint aa-numitelor procese
informaionale;
2. Schimbul de informaii n interiorul firmelor i ntre organizaii, n scopul realizrii
sarcinilor, este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare,
transmitere informaiilor.

Procesele informaionale i comunicaionale












Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a
informaiilor reprezint o sarcin cental a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea,
pot fi subliniate n esen urmtoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor
informaionale i comunicaionale:
modul simplu de prelucrare Si Intreinere a informaiilor pentru toate tipurile de
informaii (documente, date structurate, termene etc.);
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informiilor
necesare i existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i de
ateptare, ca i prin scurtarea duratelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru
cutarea direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru
posibilitile de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora,
posibilitatea cutrii n hiper-text);
reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de
scrisori n serie);
calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin
asigurarea actualitii documentelor/datelor folosite.
Tema 1
15
1.4.3 APLICATII ALE COMUNICATIEI BIROTICE

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicaiilor de comunicaie
birotic pot fi luate n considerare diferite posibiliti de soluionare.

Aplicaiile de comunicaie birotic sunt prezentate in figura urmatoare.


Exist pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane i multe
altele. n prezent, n centrul ateniei se afl ns folosirea tehnicii computerelor. Remarcabil
este i tehnica realizrii conexiunii dintre aceast tehnic i tehnicile birotice nc existente
(de exemplu, cele telefonice i de fax).
Sistemele de comunicaii birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi
dimensiuni. Important este dotarea aproape a tuturor locurilor de munc de birou cu staii de
lucru multifuncionale. Domeniile pariale ale comunicaiei birotice moderne sunt indicate n
figura anterioar. Asupra acestor aspecte se va reveni pe larg in capitolul III.

TEHNOLOGIA CLIENT SERVER
Aplicaiile comunicaiei birotice n aa-numitul mediu client/server, adic clienilor
Tema 1
16
utilizatorilor finali li se pun la dispoziie prestaiile centrale de ctre servere. Fiecare
computer al unui loc de munc, conectat n reea, este subordonat unui server. Pe aceste
servere se gestioneaz centralizat toate datele i programele; n plus sunt comandate
dispozitivele periferice selectate. Pentru accesul la resursele centrale, fiecrui utilizator ii sunt
conferite drepturile corespunztoare. Componentele logice ale aplicaiilor i anume:
logica aplicaiei (prelucrarea propiu-zis);
gestiunea datelor i a documentelor ;
prezentarea (transpunerea grafic a informaiei pe ecran)
sunt mprite ntr-un mod specific ntre client i server.
Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate soluiilor pentru comunicaiile birotice,
pentru c aici este vorba n mod tipic de aplicaii care:
preiau informaii din diferite surse (server);
Constau din componente legate de sarcini, care sprijin fluxurile individuale de lucru
ale utilizatorilor (clienilor), ca i din alte componente, legate de date i funcii, care
garanteaz punurea la dispoziie a datelor, funciilor i a altor resurse (servere);
trebuie s fac posibil interschimbabilitatea simpl a modulelor (existena
protocoalelor standardizate)
Reinei !. Gestiunea datelor n cadrul unui system de comunicaii birotice va fi
preluat n mod raional de un modul server, n timp ce nivelul de utilizare se realizeaz
client, prin ghidarea cu meniuri, mti, evaluri grafice etc.

DISPOZITIVELE PERIFERICE MULTIFUNCTIONALE

Soluiile optime ale comunicrii birotice presupun desigur dispozitive periferice
adecvate la locurile de munc. Practica a artat: computerele instalate la locurile de munc ale
secretarelor prezint diferene apreciabile dpdv al capacitilor - i pot dispune de diferite
dispozitive suolimentare. Printre altele, aceasta are efecte asupra:
- vitezei cu care computerele execut anumite aciuni;
- cantitii informaiilor care pot fi memorate descentralizat pe unitile locale
de discurile magnetice;
- programelor utilizabile (anumite programe presupun o anumit dotare cu
echipamente;
- confortul, n care se pot rezolva anumite sarcini (de ex., mrimea i calitatea
reprezentrii simbolurilor pe ecran);
- calitii i vitezei imprimrii;
- posibilitilor de conectare la reelele din interiorul firmei i la cele publice.

RETELELE DE COMUNICATIE

Integrarea sistemelor de comunicaie birotic cu Internet-ul (reea mondial de
interconectare a unui numr enorm de computere de cele mai diferite tipuri) s-a realizat deja
n cadrul multor sisteme informatice i ctig din ce n ce mai mult teren. Avantajele reelei
Internet sunt:
- platforma deschis (utilizarea reelelor existente);
- amabilitatea fa de utilizatori (interfaa grafic a WWW, tehnica hiper-
legturilor);
- integrarea simpl n aplicaiile existente (schimbul de date lipsit de
probleme);
- costurile avantajoase de exploatare.
Tema 1
17
Reinei ! Utilizat optim, Internet-ul devine sistem nervos al ntreprinderii, astfel ntreaga
cunoatere din firm devenind accesibil tuturor angajailor.In felul acesta Internet-ul este un
adevrat instrument de Knowledge Management (gestiunea cunotinelor). Secretariatul poate
juca un rol important n dirijarea informaiilor.
Din aceste motive, aproape n toate domeniile de activitate, se concept i se realizeaz
n prezent aplicaii Internet. La realizarea aplicaiilor Internet, ntreprinderile ncep de cele
mai multe ori cu informaiile generale (rapoartele de afaceri, comunicatele de pres,
organizarea, manualele de gestiune a calitii), informaiile despre produse i materialele de
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte i informaiile pentru formarea
personalului. Apar adesea i informaiile despre concuren, ofertele interne de posturi,
actualizrile pachetelor de programe i sprijinul pentru remedierea problemelor i erorilor de
computer.
1.4.5 APLICAREA COMUNICATIILOR BIROTICE INTERNE ALE FIRMEI
PENTRU SECRETARIART

SOLUTIILE WORKGROUP (GRUP DE LUCRU)

Care este punctul de plecare? La aproape toate locurile de munc de secretariat i de
asisten managerial, computerele au devenit instrumente standard.
Cu ajutorul unor programe utilitare ca cele pentru prelucrarea textelor, grafica de
prezentare, calculul tabelar i bncile de date sarcinile de la locurile de munc pot fi
realizate mai eficient.
Mai exist ns deficiene n sprijinirea activitilor care trec dincolo de locul de
munc, de ex., la desfurarea unui process de lucru care implic mai multe locuri de munc.
Groupware (pachetul de programe pentru lucrul n grup) permite lucrul mai efficient n grup,
ntr-o reea. Pachetele de programe de acest fel ofer ans real pentru creterea eficienei,
atunci cnd ami multe personae particip la ndeplinirea unei sarcini, de ex., n cazul echipelor
de proiectani sau al celor de planificatori ai produciei. Fluxurile i activitile structurate i
nestructurate vor fi astfel sprijinite prin punerea la dispoziie a funciilor orientate spre grup
indifferent c este vorba de coordonarea termenelor, de schimbul de informaii, de inerea
edinelor, de elaborarea n comun a unor documente sau de multe altele. Caracteristicile de
eficien ale pachetelor de programe pentru lucrul n grup
Privind mai n detaliu, n spatele pachetelor de programe pentru lucrul n grup se pot
afla funcii foarte diferite. In figura anterioar s-au indicat cele mai importante caracteristici
de eficien ale acestor pachete de programe.












Tema 1
18

Funciile Electronic-Mail (potei electronice).

Sprijinirea comunicaiilor (prin funciile porei electronice) este o caracteristic funcional
tipic a pachetelor de programe pentru lucrul n grup. Principiul de baz al unei aplicaii de
pot electronic este ilustrat n continuare.

Fiecare utilizator final conectat dispune n acest caz de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor. In fiecare caz se memoreaz mesajele sosite n computer,
pn cnd sunt apelate de ctre un destinatar autorizat.
Funciile pariale ale sistemului de pot electronic sunt:
1. Primirea corespondenei sosite;
2. Trimiterea de mesaje;
3. Confirmarea automat a sosirii corespondenei;
4. Memorarea de documente i de mesaje;
5. Compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate
transmiterii;
6. Distribuirea corespondenei electronice.

Caracteristicile E-Mail-ului


Multitudinea de aplicaii ale potei electronice n secretariat face necesar urmtoarea
prezentare sinoptic:
Tema 1
19
Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler) . Acesta este un alt
element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul n grup. Cu ajutorul acestuia se poate
organiza optim gestiunea timpului i a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a
termenelor mai multor salariai ai unui grup de lucru sunt serviciile se desfacere sau formele
de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toi membrii
grupului sunt:
- termenele consftuirilor (interne, externe);
- termenele de prezentare;
- termenele vizitelor;
- termenelor concediilor;
- temenele seminariilor.
Dac nu se coordoneaz n mod clar termenele n cadrul grupului, vor aprea
probleme, de ex.: informarea reciproc insuficient i lipsa se sincronizare dintre diferite
calendare de termene.
Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia
stabilirii termenelor, mai ales atunci cnd trebuie planificate des conferine interne ale
departamentelor. In acest caz, calendarul de termene gestionat electronic ofer secretarelor
posibilitatea unei sincronizri simple a remenelor, cu dou condiii prealabile: memorarea
agendelor de termene ale tuturor salariailor departamentelor n sistemul de computere i
accesibilitatea acestor agende de ctre secretariate. In timp ce, n mod tradiional, pentru a se
ajunge la coordonarea corespunztoare a termenelor se ncepea cu o laborioas avalan de
telefoane, n prezent secretarele pot vedea imediat pe ecranele monitoarelor termenele nc
disponibile pentru conferine.
In cazul memorrii centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai uor
suprapunerile de termene, ntruct secretarele pot accesa n permanen agendele actualizate.
Alte avantaje sunt: probabilitatea mrit a respectrii termenelor i accesul accelerat la
informaiile calendaristice exact definite.
In cazul convenirii termenelor cu ali participani, exist adesea posibilitatea de a le
transmite acestora prin pota electronic doleanele de modificare. Uneori exist i o funcie
de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesar i o funcie
care s permiti refuzarea acestora.

GESTIUNEA DATELOR SI A DOCUMENTELOR

Pachetele de programe pentru lucrul n grup uureaz de cele mai mulre ori i
gestiunea comun a datelor i a documentelor. De exemplu, pot fi prelucrate ntr-o arhiv
centralizat documentele relevante pentru grup, inclusive referitoare la prelucrarea acestora.
Rezult avantajul lrgirii substaniale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinztoare a
documentelor, cu funcii de cutare integrat i prin accesul rapid la documentele arhivate. La
acestea se mai adaug i faptul c, prin gestiunea documentelor i disponibilizarea acestora
pentru muli utilizatori, se poate evita ca ntreprinderi s se reinventeze roata.

SPRIJIN PENTRU CONFERINTE

Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spaii
cuprinztoare. Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:
conferinele on-line: pe cale electronic se pot organiza conferine pe anumite teme
ntre participani selectai. Dialogurile n grup pot fi realizate i direcionate dincolo
de limitele temporale i spaiale;
Tema 1
20
sprijinirea proceselor de decizie n grup. Pachetele de programe pentru lucrul n
grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii edinelor i a
conferinelor. In acest scop se pun la dispoziie instumente care permit desfurarea
structurat a proceselor de luare a deciziilor , fiind astfel posibil att coordonarea
fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.

SOLUIILE SPECIALE PENTRU GESTIUNEA DOCUMENTELOR

In multe locuri de munc din birouri i administraii trebuie gestionate informaii
documentare. Pentru arhivarea i regsirea documentelor pot fi folosite raional sisteme de
computere. Folosirea unor pachete de programe adecvate pentru gestiunea documentelor
prezint, printer altele, urmtoarele avantaje substaniale: se poate asigura gestiunea
economicoas a informaiilor documentare i se elimin rolul principal al ntmplrii n
procesul de dobndire a informaiilor.
Condiia iniial pentru accesul orientat spre coninut este prealabila memorare
electronic a informaiilor documentare. Se va face deosebirea ntre memorarea In system a
documentelor ntregi, sub forma aa-numitelor texte integrale (avantaj: In cazul unei cutri,
textile ntregi stau nemijlocit la dispoziie pe cale electronic) i nregistrarea doar a
informaiilor caracteristice ale documentelor ( aa-numitele cuvinte-cheie sau descriptori),
care ar putea fi importante n cazul cutrilor ulterioare de informaii (avantaj: necesarul mai
redus de memorie). In principiu, introducerea documentelor poate fi sprijinit de dispozitive
de scanare ( citire), fndu-se distincia terii textelor i simpla lor citire sub form de imagini.
Atribuirea descriptorilor documentelor se poate face automat ( de ex.: numele autorului, data
crerii i cea a expedierii ) sau prin introducerea de cuvinte-cheie.
Cutarea direcionat a documentelor dup diferite cuvinte-cheie st n centrul
procesului de Retrieval (regsire), pentru acesta fiind necesar introducerea descriptorilor sau
a descriptorului. In cazul regsirii textelor integrale se poate cuta dup fiecare cuvnt care
apare n documente n cellalt caz fiind necesar introducerea noiunilor pentru cutare,
atribuite documentelor. Dup declanarea procesului de regsire, pe ecranul monitorului se
afieaz numrul de regsiri, ca i textile integrale, respective indicaiile bibliografice
referitoare la documentele regsite (titlul, autorul, localitatea).
Dac este necesar se pot imprima rezultatele cutrilor, respective toate documentele sau
unele dintre acestea, n cazul memorrii integrale a textelor.
Soluiile decizionale puse n discuie sunt influenate hotrtor de aplicaiile avute n vedere.
Domeniile de aplicare imaginabile ale gestiunii documentelor n secretariate sunt:
- automatizarea birourilor (gestiunea electrtonic a actelor, contractelor i a
notelor asupra actelor);
- desfacere/marketing (de exemplu pentru informaiile referitoare la produse,
oferte, descrieri de articole);
- documentaia tehnic (patente, licene, informaii legate de producie,
diverse manuale);
- susinerea sistemelor de informare a conducerii (bncile de date fartice);
- sistemele de biblioteci (arhiva de pres, gestiunea literaturii de specialitate).



PACHETELE DE PROGRAME WORKFLOW (PENTRU URMARIREA
FLUXURILOR DE LUCRU)

Tema 1
21
Tot mai multe ntreprinderi doresc s-i optimizeze n viitor procesele lor de lucru i de
afaceri prin introducerea soluiilor de urmrire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se refer din
ce n ce mai mult i la procesele muncii de secretariat i de asisten managerial.
Ce este aa de deosebit la urmrirea fluxurilor de lucru? Utiliznd soluia cu pachete
de programe aferente, n sistemele bazate pe reelele de computere pot fi dirijate fluxurile de
lucru. Dup terminarea prelucrrii unei tranzacii de ctre un specialist, tranzacia este
automat transmis pe cale electronic urmtorului (prelucrare specializat, cu acte puine).
Creterea productivitii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmrirea
fluxurilor de lucru.
Gestionarul de urmrire a fluxurilor de lucru reprezint programul de supraveghere
aferent, care dirijeaz prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea
documentelor, a graficelor i a formularelor n cadrul unui ciclu organizatoric i de prelucrare.
Regulatorul reprezint structurile i procesele interne ale ntreprinderii acesta trebuind, de
obicei, special programat dac se dorete adaptarea lui la particularitile ntreprinderii.
Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul i
supravegherea simpl a tranzaciilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzaciilor se
protocoleaz i se evalueaz datele privitoare la prelucrarea tranzaciilor, n felul acesta
putnd fi dobndite date relevante att din punct de vedere economic ct i din cel tehnic.
Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzaciei, durata de prelucrare a
tranzaciei etc.
Soluiile bazate pe pachetele de programe pentru urmrirea fluxurilor de lucru dispun de
funcii mai mult sau mai puin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de
control. Posibilitile de folosire a datelor de control i a analizelor effectuate pe baza lor sunt
exemplificate n cele ce urmeaz:
conducerea de specialitate poate oricnd s controleze progresul prelucrrii fiecrei
tranzacii n parte i poate astfel reaciona mai rapid n situaiile problematice;
prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau ntreprinderi
diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;
prin intermediul datelor despre tranzaciile actuale (cum ar fi numrul de tranzacii
procesuale), angajaii primesc indicaii referitoare la efectul prestaiei lor asupra
ntregii procesri tranzacionale.
Reinei! Dac se extend consideraiile conducerii urmririi fluxurilor de lucru asupra
ntregului ansamblu creator de valori, cu implicarea furnizorilor i a clienilor, trebuie s se
apeleze i la posibilitile tehnice ale EDI Electronic Data Interchange (schimbul electronic
de date), folosind , de pild, schimbul standardizat de date cu pachetul de programe
EDIFACT. In acest sens se ateapt substaniale modificri structurale n anii care vin.

FOLOSIREA INTERNET-ULUI IN SECRETARIAT, EXEMPLE SI
POTENTIALE DE APLICARE

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru
de la sine neles. Posibilitile de utilizare, schiate n cele ce urmeaz, indic ce potenial
posed Internet-ul i pentru munca asistentelor manageriale, de fapt tocmai pentru aceasta.
Posibilitile de aplicare sunt multiple n prezent, paleta extinzndu-se i la serviciile
informaionale, la prestrile de servicii i pn la tele-cumprturi. In general, accesul la
Internet este interesant pentru mai muli utilizatori pentru c ofer informarea i comunicarea
globale.
Tema 1
22
Potenialele de utilizare a Internet-ului.


CONDITIILE PREALABILE PENTRU ACCESUL LA INTERNET

Pentru a putea lucra pe Internet trebuie ndeplinite condiiile prealabile pentru acces,
illustrate n schia urmtoare.
Dotarea minim pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de
comunicare. Pe lng telefon i computer care se gsesc n prezenr aproape la fiecare loc de
munc secretarial n forma cea mai simpl de utilizare este suficient conexiunea prin
modem. Odat cu abonarea la furnizorul de servicii, se poate porni la treab. In afar de taxele
telefonice aferente legturii pn la primul punct apelat telephonic, nu mai apar alte cheltuieli
pentru utilizatori. Pentru a putea rula aplicaiile extinse, trebuie s existe capabilitatea multi-
media.
Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul aa-numiilor Provider
(furnizori) sau prin serviciile on-line. Pe lng firmele profesionale, pe aceast pia mai
activeaz i o sumedenie de firme semi-profesionale.
In cadrul serviciilor comerciale on-line care pun la dispoziie, printer altele, oferte
speciale de informare i comunicare, n prezent i fac concuren mai ales patru mari ofertani
de servicii. Exist diferene privitoare la costuri i la prestaiile oferite n schimbul acestora
(de ex. Privind oferta de informaii disponibile). Pentru a putea folosi unul din serviciile on-
line, pe lng dotarea cu echipamente (modem sau cartel ISDN) mai este nevoie i de
pachete de programe corespunztoare pentru acces. De pild, acestea sunt puse la dispoziie
de ofertani, dup abonare.
Condiiile prealabile pentru utilizarea Internet-ului
Cele mai importante informaii referitoare la diversele servicii on-line sunt prezentate n
continuare.



Tema 1
23
UTILITATEA COMUNICATIEI BIROTICE MODERNE

Care sunt ansele cominicaiei birotice moderne? Potenialele de utilizare pot fi rezumate n
dou faze:

Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate crete
eficiena economic n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la
creterea capacitii de prestaie n cazul muncii de birou (ndeosebi n cel al
asistenei manageriale).
Ce se ateapt de la utilizarea telecomunicaiilor
Creterea capacitii de prestare a muncii de birou are o importan deosebit. Informaiile de
actualitate privitoare la piee, produse i alte firme sunt illustrate n figura de mai sus.
1.5 TEHNICI DE SECRETARIAT
1.5.1 ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI
ORGANIZAII
Organizaia i structura ei organizatoric
Tema 1
24
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea,
orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei
nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca
un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i
individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n
vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe
funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial i de marketing;
c) funcia de producie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i
compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care
sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric
este alctuit din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un
act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele
pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de
conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar
(ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu,
programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre
conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i
completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile
i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a
ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Tema 1
25
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.5.2 Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie
la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul
din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i
structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor
private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor
sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s
creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate,
efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care
are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment
presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activiti.
Tema 1
26
1.5.3 Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul
de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat,
(in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i
sarcini :
executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,
prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;
prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de
copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor
pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea
unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea
n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de
comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena
orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile
de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea
programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
Tema 1
27
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a
prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,
capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s
comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i
s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba
strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc
rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena
mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a
corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de
secretar de edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s
le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n
curs de multiplicare.

1.5.4 Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.
Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice
bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de
Tema 1
28
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate
maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de
operare n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al
ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
1.5.5 Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei
istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai
vieii economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din
latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac
inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de
stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei
meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a
birocraiei, n Orientul antic.
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem
de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Tema 1
29
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca
de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar
i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o
egalitate de sexe.
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la
nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor
de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de
comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n
procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le
prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze
mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de
opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c
n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul
va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este
n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
Tema 1
30
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s
impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele
tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i
oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1.5.6 Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe
lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin
unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un
document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate
operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor
prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al
secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,
astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte
operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu
deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior
din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie
n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i
tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice
i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic
a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom
trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei
profesiuni.
Tema 1
31
1.6 ELEMENTE DE PROTOCOL NECESARE ACTIVITII DE SECRETARIAT

1. Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui
obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are
dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care
permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun
curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i
protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.

2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la
buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii
in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre
fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri
eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n
cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul
acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s
constituie o sarcin de ordin profesional.

A. inuta fizic (pe strad i n societate)
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul
unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau
alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe
scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct
s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus
s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar,
btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime
trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe
scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n
timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a
da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l
cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea,
strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza
n legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
Tema 1
32
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia
rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul
ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie
fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica
imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut
este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n
timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La
ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de
mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n
vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite,
de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea
corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de
exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.

C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care
se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe.
Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i
doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi
ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este
cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite
ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna ,
adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea
este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:
fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.

Tema 1
33
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere
plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe
anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n
domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei
conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i
profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea
nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc
struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos
s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei
conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n
conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu
nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form
politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod
eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere
contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie
evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din
stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri
este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar
reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.

E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n
acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar
n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie
s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la
identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct
anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
Tema 1
34

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii,
cocktailuri).
inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate
prezint o deosebit importan.

inuta i comportarea n timpul unei mese
inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu
exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda
vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat
deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea
mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a
umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala
hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret
posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng
farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea
sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt.
Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se
folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se
face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp
ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a
gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul,
cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare,
furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de
ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un
tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita
zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea
tacmurilor, scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun
cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar
din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit
fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din
dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda
femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii.
Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c
toi invitaii au terminat de mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul
mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n
pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la
nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos.
Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se
invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe
mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai
de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult
dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt,
Tema 1
35
folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea
unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul ctorva osptari.

G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de
ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr
lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi
acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s
fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea
de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n
vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor
si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se
fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a
se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.

H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului
i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a
se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i
bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai
mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur
mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup
cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
Tema 1
36
mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;
accesorii discrete;
poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand
pantofi din piele lucioas);
palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.
Pentru brbai:
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;
cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;
mnui numai cnd se poart i plrie;
palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.
Unele precizri:
costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;
la cma n dungi se poart i cravat uni;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu
mult grij;
culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;
nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit
sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr
mneci);
bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.),
de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;
n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese,
recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes,
costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult
gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.
Pentru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni
sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;
ciorapi negri;
mnui, cnd se poart i plrie;
pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).
inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar
La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
Pentru femei
Tema 1
37
mbrcminte de sezon, de culoare neagr;
ciorapi negri subiri;
poet neagr;
pantofi negri;
batist alb, ndoliat;
plrie i mnui de culoare neagr;
palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.
Pentru brbai
La nmormntri:
costum de culoare neagr;
cma alb;
cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;
palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp);
fular alb, de mtase.
b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea
de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare
nchis.
inuta de ceremonie sau inuta special
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de
renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n
ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n
cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare
practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru
impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a
vetmintelor necesare.
De reinut:
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci,
fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei),
partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu
mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de
invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua
din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat
dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se
scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se
pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate
manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce
femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu
mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:
Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel
mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
Tema 1
38
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad
(cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n
vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai
tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei,
dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei
i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta
din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a
ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru,
un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate
permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar
rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i
de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup
de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s
constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;
scopul care se urmrete;
nivelul la care are loc aciunea respectiv.
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un
echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei,
astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o
limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb
de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu
translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel
invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita
aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi
invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau
scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i
nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i
inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de
ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana
Tema 1
39
care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional
prevede pentru acest gen de aciuni:
tenue de ville informal dress costum de ora
habit fonc dark suit costum de culoare nchis
cravate noire black tie smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta
meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o
formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora
invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i
asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor
ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate
realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu
asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este
mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se
folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat
locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un
tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se
pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese
rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul
invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va
ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este
absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu
gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei
soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest
caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai
politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul
translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se
servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau
saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri.
Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite.
Tema 1
40
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii
s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct
discuiile s fie stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent
clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt
necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va
observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de
mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a
tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-
o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas
individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate
superioar i perfect lustruit.
erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea
lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze
feliile de pine sau chifle.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a
se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n
timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca
acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De
aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor
depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat.
La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor
pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la
mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple
nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas
odat cu cafeaua sau puin mai nainte.
Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate
scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea
cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon,
bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de
flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau
fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a
smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap,
n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de
lmie etc.

f) Meniul
Tema 1
41
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert
mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un
desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou
feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n
salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca
cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea
din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac
special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici
de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei,
montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere
c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a
evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea
situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-
uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la
mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de
culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast
izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit
vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un
material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac.
Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o
mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de
croiala rochiei i de gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i
o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea
trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima
din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-
so ultimul dintre brbai.
Tema 1
42
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai
croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii
oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule
n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel
nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se
cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd:
Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a
persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile
sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne)
sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o
regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera
existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente
ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea
invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de
gazd.

B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n
ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin
oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial,
n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00
sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau
recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i,
eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa
de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu
personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s
le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre
colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu
i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.

C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o
ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele
10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot
servi alune,
Cuvinte cheie: birotic, sectretariat, informatizare, protocol.
ntrebri recapitulative
1. Ce este birotica i cum a aprut?
2. Care sun rolurile organizatorice i ce activiti desfoar birourile?
3. Care sunt particularitile i tendinele muncii de birou?
4. Care sunt obiectivele biroticii?
5. Care sunt principiile biroticii?
6. Care sunt tendinele actuale de dezvoltare a biroticii?
7. Care sunt cerinele secretariatulu fa de birotic?
Tema 1
43
8. Care sunt tehnologiile pentru realizarea comunicaiilor birotice?
9. Care sunt soluiile pentru aplicarea comunicaiilor interne ale firmei?
10. Cum se folosete Internetul n activitile de secretariat?
11. Care sunt atribuiile i sarcinile secretariatelor?
12. Cum este organizat secretariatul?
13. Care sunt funciile secretariatului modern?
14. Ce este protocolul i ce rol are n activitile de secretariat?
15. Care sunt caracteristicile importante ale protocolului?
16. Care sunt cauzele care au determinat apariia Biroticii ca disciplin?
17. Care sunt elementele eseniale ale definiiei Biroticii?
18. Ce este un birou i care sunt principalele tendine de evoluie ale acestuia?
19. Care sunt componentele Biroticii?
20. Care sunt domeniile de aplicaie ale biroticii?
21. Care sunt principalele proceduri birotice i ce echipamente se folosesc n fiecare caz?
22. Ce modificri ale lucrului ntr-un birou se prefigureaz?
23. Care sunt tendinele n ceea ce privete mobilierul de birou?
24. Ce soluii se ntrevd n ceea ce privete interconectarea echipamentelor dintr-un
birou?
25. n ce direcie credei c ar trebui s evolueze interfaa om-calculator?

Bibliografie

1. I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000
2. S., Borza, Utilizarea Calculatoarelor, Ed. Universitii Lucian Blaga 2003
3. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
dOrganisation, Paris, 1985.
4. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998.



TEMA 2.
SISTEME INFORMATICE DE BIROU
I. OBIECTIVE SPECIFICE TEMEI
A doua tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care este format
un sistem informatic de birou. Obiectivele principale ale acestei teme sunt:
Descrierea prilor componente ale sistemului informatic cu un accent deosebit pe
unitatea central i memoria calculatorului;
Prezentarea modului de funcionare a unitii centrale, a memoriei i a celorlalte pri
componente;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent tehnicii de calcul;
Prezentarea prilor componente ale celui mai rspndit calculator, calculatorul de tip
PC i funcionarea acestora.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va cunoaste modul in care este constituit un calculator, modul in care acestea
functioneaza. In esenta va intelege faptul ca din punct de vedere fizic calculatorul este format din
circuite electronice in proportie de 90%, comandate de semnale electrice generate de software
specific
III. CUVINTE CHEIE: HARDWARE, BIT, BYTE, PROCESOR, ADRES, PIT, LAND,
BUS, MAGISTRAL DE COMENZI SAU DE DATE, INTERFA.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Schema bloc generala;
2. Unitatea centrala;
3. Memoria calculatoarelor;
4. Dispozitive de stocare a informatiilor;
5. Dispozitive de intrare iesire;
V. REZUMATUL TEMEI
Acest capitol prezint componenta hardware a unui sistem informatic de birou. Sunt descrise
principalele componente ale calculatorului din punct de vedere constructiv precum i a modului
de functionare. Se ncepe cu prezentarea schemei bloc a mainii numite calculator inventat de
Jon Von Neuman, schem bloc actual i n ziua de azi. Se continu apoi cu prezentarea pe larg a
unitii centrale, memoriei, dispozitivelor de stocare a informaiei, dispozitivelor de intrare,
dispozitivelor de ieire i a dispozitivelor de comunicare ntre prile componente.
Unitatea central sau inima calculatorului este format din unitatea aritmetic i logic,
care are rolul de a efectua operaiile aritmetice i logice i din unitatea de comand i control
(UCC) care are rolul de a comanda prile componente ale calculatorului.
Memoria are ca principale pri componente Memoria RAM sau creierul calculatorului
n care se prelucreaz informaiile existente n calculator, memoria ROM care conine
microprogramele necesare funcionrii calculatorului, precum i caracteristicile prilor
componente ale calculatorului, memoria Cache memoria rapid de lucru interpus ntre UC i
memoria de lucru (memoria RAM).
Dispozitivele de stocare a informaiei au rolul de a inmagazina datele pe diverse pri
componente ale calculatorului, de natur magneto electric, optic etc. Dispozitivele de stocare a
datelor de natura electromagnetic sunt harddisk-urile i dischetele. Citirea i scrierea datelor se
bazeaz pe fenomenul de inducie magnetic, stocarea datelor se face prin algoritmi complexi de
magnetizare. Scrierea datelor la dispozitivele de stocare de natur optic se bazeaz pe o raz
laser care realizeaz pe suprafaa de stocare mici adncituri numite pit. Acestea sunt completate
de suprafee netede numite land asupra crora nu s-a materializat aciunea razei laser. Citirea se
Tema 2

2
realizeaz prin devierea razei laser printr-o diod luminiscent la citirea unui pit sau land. Alte
dispozitive de stocare sunt memoriile de tip stick sau flash care permit stocarea informaiilor de
ordinul gigabyilor.
Dispozitivele de intrare au rolul de a introduce datele n calculator n vederea
prelucrrilor iar dispozitivele de ieire vizualizeaz datele prelucrate din calculator.
Dispozitivele de comunicaii sunt circuite electronice care asigur transferul de date ntre
prile componente ale calculatorului.
Calculatoarele de tip PC au microprocesorul i circuitele inteligente de pe placa de baz
pe post de unitate central, memoria RAM de tip DDRAM sau SDRAM, diverse dispozitive de
intrare: tastatur, mouse, scaner, dispozitive speciale (GPS, achiziii de date), fax, modem etc,
dispozitive de ieire: monitoare LCD sau CRT, implrimante, plotere etc. n general dispozitivele
de stocare a datelor pot fi considerate dispozitive de intrare ieire.
VI. CONTINUTUL TEMEI
2.1. Clasificarea informaiilor

Una din caracteristicile eseniale ale activitilor de birou o reprezint preponderena
proceselor informaionale i decizionale. n birouri se genereaz, se recepioneaz, se stocheaz,
se regsesc i se transmit informaii. De aceea este util o scurt clasificare a acestor informaii
dup forma, natura i suportul lor .
a) Dup form, informaia poate fi:
- analogic - reprezentnd fenomene fizice, imagini, sunete, aa cum sunt percepute de
dispozitivele tehnice de nregistrare, fr o conversie sau codificare prealabil. Mrimile fizice
implicate variaz continuu n timp. Exemplu: nregistrarea pe band de casetofon.
- digital - cnd informaia provenind de la fenomenul real sufer un proces de
cuantificare i de codificare numeric. n acest caz mrimile fizice implicate iau valori discrete
(de obicei codificate ntr-o succesiune de 1 i 0). Avantajele sunt legate de imunitatea la zgomot
i de precizia mrit. Exemplu: informaia manipulat de sistemele de calcul digitale.
b) Dup natura informaiei pot fi enumerate urmtoarele categorii:
- date numerice sau alfanumerice
- texte, organizate sub form de documente
- documente grafice (imagini fixe)
- secvene audio
- secvene video (animate)
n prezent utilizarea mijloacelor multimedia tinde s integreze aceste categorii de
informaii ntr-o form nou numit hipertext.
c) Dup suportul informaiei pot fi enumerate:
1) Informaii pe suporturi tehnice (suporturi care pot fi nregistrate i citite cu ajutorul
unor dispozitive speciale de scriere-citire), care pot fi:
- suporturi magnetice: banda magnetic, discheta, discul magnetic
- suporturi cu lectur optic: discurile optice.
2) Informaii pe suporturi grafice:
- suporturi opace realizate din hrtie i care pot fi citite sau consultate vizual de om
(documentele tradiionale, desenele, etc.)
- suporturi transparente: pelicul fotografic, film, microfilm, etc. Pentru citire este
necesar o operaie de mrire prealabil.
Exist n prezent dispozitive ce realizeaz transferul direct al informaiei de pe suporturi
grafice n memoria calculatorului (scannere, camere de luat vederi digitale) i reciproc
nregistrarea pe suporturi grafice a informaiilor stocate n memorie (imprimante, plottere).

Tema 2

3
2.2. FUNCIILE UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Aa cum s-a artat n seciunile precedente, performanele i costul echipamentelor i
procedurilor informatice au fcut ca acestea s ptrund spectaculos n activitile de birou. Vom
nelege n continuare prin sistem informatic de birou ansamblul de echipamente fizice
(hardware) i sisteme de programe (software) cu care este dotat un birou i care sunt utilizate n
activitile specifice acestuia. Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de trei
componente (fig.2.1.):
- componenta fizic (structura hardware)
- componenta logic (resursele software)
- obiectul procesrii (informaiile)
3 Componenta informationala
2 Componenta logica
1 Componenta fizica
Informatia
Software
Hardware
Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire

n mod obinuit un astfel de sistem informatic const din cel puin un microcalculator (de tipul
calculatoarelor PC), cu echipamente de intrare-ieire (tastatur, monitor video, imprimant, etc.)
i cu software-ul necesar activitilor de birou. Calculatorul poate funciona de unul singur sau
poate fi conectat ntr-o reea local sau public de calculatoare.
Un astfel de sistem informatic de birou trebuie s ndeplineasc, n general, urmtoarele
funcii:
- s permit colectarea i introducerea datelor
- s permit stocarea datelor ntr-un volum suficient pentru activitatea biroului
- s permit prelucrarea datelor: procesare de texte, eviden economic, generare
de rapoarte, etc.
- s permit regsirea i extragerea datelor, prezentarea lor ntr-o form ct mai
adecvat utilizrii (grafice, tabele, desene, etc.)
- s permit conectarea la o reea de comunicaii i schimbul de informaii cu alte
sisteme informatice.
Toate aceste funcii trebuie s fie ndeplinite n condiiile unei interfee "prietenoase" cu
utilizatorul care de cele mai multe ori nu este un specialist informatician. Realizarea funciilor de
mai sus implic o anumit structur a hardware-ului i o anumit dotare cu software, elemente ce
vor fi detaliate n seciunile urmtoare.
2.3. RESURSE HARDWARE PENTRU ACTIVITATEA DE BIROTIC. STRUCTURA
UNUI SISTEM DE CALCUL DE TIP PC
2.3.1. Unitatea central

La nceputul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor
personale (PC): APPLE, IBM, ATARI, AMIGA, etc. Datorit politicii firmei IBM, de a publica
i declara libere specificaiile tehnice ale microcalculatorului IBM-PC, majoritatea firmelor
productoare au nceput s produc microcalculatoare compatibile IBM-PC, acesta impunndu-
Fig. 2.1. Sistem informatic de birou.
Tema 2

4
se ca un standard n domeniul calculatoarelor personale. In figura 2.2. este prezentat un PC tipic.

Fig. 2.2. Aspectul tipic al unui PC compatibil IBM

nainte de aceast explozie a PC-urilor, sistemele de calcul erau foarte voluminoase i
operarea lor necesita cunotine temeinice de informatic, nefiind la ndemna nespecialitilor.
Chiar i n prezent continu s existe calculatoare mari i puternice (supercalculatoare, main-
frame), ilustrate n figurile 2.3 i 2.4.




Fig. 2.4. Un alt calculator de talie mare
Fig.2.3. Aspectul unui supercalculator
Tema 2

5

Sistemele de calcul de talie mare nu vor face obiectul discuiei noastre, astfel nct n
cele ce urmeaz vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor
personale.
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt:
- raport pre/putere de calcul - sczut
- interfa "prietenoas" cu utilizatorul
- gam de aplicaii imens:
- gestiuni de baze de date
- calcul contabil
- procesare de texte, procesare tipografic
- proiectare asistat de calculator
- comunicaii (reele de calculatoare, pota electronic)
- calcul matematic, tiinific
- aplicaii n nvmnt, activitatea medical
- jocuri etc.
Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din:
- calculatorul propriu zis (unitatea sistem)
- monitorul, tastatura
- echipamente periferice (imprimant, scanner, mouse, plotter)


Fig. 2.5. Prile componente ale unui PC

Calculatorul propriu-zis cuprinde ntr-o caset (fig. 2.6):
placa de baz (motherboard)
sursa de alimentare
unitatea de disc hard (fix, sau Winchester)
unitatea sau unitile de discuri flexibile (floppy)
unitate de CD (cititor de CD, inscriptor de CD, DVD).

Din punct de vedere funcional se disting urmtoarele blocuri:
- Unitatea central de prelucrare (UCP), memoria
- Dispozitivele de intrare-ieire (I/E)
Placa sistem cuprinde: unitatea central, memoria, conectori, adaptoare standard.
a) Unitatea central conine n mod obinuit urmtoarele componente:
microprocesorul i circuite aferente
sistemul de ntreruperi
sistemul de acces direct la memorie
generatorul de timp programabil
interfaa pentru tastatur
Tema 2

6
generatorul sonor programabil
adaptoare on board pentru sunet, monitor, fax-modem, reea, imprimant etc.
Microprocesorul utilizat este din familia Intel 8086 i dup tipul acestuia, sistemul s-a
numit 286, 386, 486, Pentium I, Pentium II, Pentium III, Pentium IV etc. De remarcat c primele
4 versiuni menionate au n acest moment o valoare pur istoric.



Fig.2.6. Structura unui PC

b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau
memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au
pstrat organizarea primului Mo, dar posed o memorie mai mare, putnd merge pn la giga-
octei. Pentru capacitatea de memorare se utilizeaz: 1 byte=1octet = 8 bii, 1 KB = 1024 bytes,
1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB.

2.3.2. Unitile (dispozitivele) de intrare - ieire

a) Tastatura
Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate n mai multe zone:
partea analoag mainii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale)
tastele funcionale programabile
tastatura numeric auxiliar
tastele pentru editare
Exist un numr de taste funcionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu
tastele normale, modific semnificaia acestora. Aceste combinaii sunt foarte des utilizate n
programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora.
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator:
- buton de punere sub tensiune;
- controlul luminozitii, contrastului, dimensiunii i centrrii pe orizontal i vertical
etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri.
Transformarea informaiilor de afiat pe ecran, din forma binar n care se afl pregtite
Tema 2

7
ntr-o zon de memorie, numit memorie de ecran, n forma semnalelor video ce se transmit
monitorului se realizeaz de ctre adaptorul video. Ecranul are dou moduri fundamentale de
funcionare: text (sau alfanumeric) i grafic. Ambele se pot manifesta n regim monocrom (alb-
negru) sau color. Rezoluia pe orizontal poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024
pixeli sau 1280 pixeli, iar pe vertical 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendina actual este
spre mrirea rezoluiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17"
sau, pentru aplicaii de tehnoredactare a publicaiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de
editare i procesare de texte, ecranul este mprit n mai multe ferestre (zone) cu diferite
destinaii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective.
c) Discuri magnetice
Memoria extern este constituit practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt
dotate i cu unitate de band magnetic "streamer"). n prezent exist i o puternic orientare
spre diversificarea memoriei externe prin rspndirea dispozitivelor de memorat de tipul
discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive
magnetooptice).
Discurile magnetice sunt de dou tipuri: discuri amovibile (floppy) i discuri fixe,
realizate n tehnologia Winchester. De regul se lucreaz mai ales cu discul fix dar se arhiveaz
i se transport informaia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacitii de nmagazinare
situaia discurilor magnetice este ilustrat n tabelul de mai jos:

Tabelul 2.1 Exemple de discuri magnetice
Tip disc Dimensiunea Capacitatea Observaii
Disc
floppy
5,25"
3,5"
1,2 Mo
1,44 Mo
Practic nu se mai folosesc
nlocuite din ce n ce mai mult de CD-
uri reinscriptibile
Disc fix 20-100 Go

Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatur, monitor) care efectueaz operaiile de
I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectueaz la nivel de bloc. Mrimea blocului este
de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octei). Informaia este
organizat pe disc n fiiere.
Pentru realizarea gestiunii fiierelor, volumele (discurile) trebuie organizate ntr-un mod
specific. Aceast organizare privete pe de o parte formatarea discurilor, pe de alt parte alocarea
zonei de nceput a discului pentru structuri specifice.
Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabilete numrul de piste, numrul de
sectoare pe pist i numrul de fee utilizate (fig. 2.7.). n cazul discurilor fixe formatarea are trei
etape:
- formatare fizic- efectuat de fabricant
- formatare partiionar (pentru ca un disc s poat fi folosit de mai multe sisteme de
operare- un disc este vzut ca dou sau mai multe)
- formatare logic.
Formatarea discurilor amovibile ca i formatarea partiionar i logic a discurilor fixe se
face folosind comenzi puse la dispoziie de sistemul de operare.
Structurile necesare pe un disc sunt, ncepnd cu sectorul logic 0:
- programul de ncrcare iniial (BOOT). Verific dac volumul conine sistemul de
operare. Dac da, ncepe ncrcarea, dac nu, se d un mesaj.
- tabela de alocare a fiierelor (FAT) - gestioneaz alocarea spaiului pe disc. Spaiul
necesar pe discul magnetic se aloc dinamic, cel devenit disponibil se re-aloc, astfel nct
fiierele nu sunt neaprat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de
eficien un grup este format din un numr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT,
pe baza unei "hri" a discului ine evidena grupurilor nlnuite n fiiere.
Tema 2

8
- catalogul rdcin (ROOT) - conine pentru fiecare fiier cte o nregistrare care
cuprinde toate informaiile necesare descrierii complete a acestuia, precum i adresa sa.

Not: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000
sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File
System).

Piste
Sector

Fig. 2.7. Ilustrare a pistelor si sectoarelor de pe suprafaa unui disc

n figura 2.8 este ilustrat structura unui disc hard, fiind puse n eviden principalele
componente.



d) Mouse
Reprezint un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legturi ntre micarea
cursorului pe ecran i micarea mouse-lui pe o suprafa dreptunghiular. Elementul esenial l
constituie o sfer, aflat n contact cu suprafaa mesei (tbliei) pe care se deplaseaz mouse-ul.
Rotirea sferei, ca urmare a deplasrii dispozitivului este convertit n deplasare n aceeai
direcie a cursorului pe ecran. n plus dispozitivul mai dispune de dou sau trei butoane pentru a
genera comenzi odat adus cursorul n poziia dorit.
Fig. 2.8. Structura unui hard-disc.
Tema 2

9

Fig.2.9. Mouse cu buton de defilare

e) Scanner
Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizat") n memorie a unei
reprezentri grafice (text, desen, diagram etc.). Imaginea de scanat este pus pe suprafaa
transparent a dispozitivului si apoi "citit" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului
de-a lungul ei. Exist i dispozitive de scanat mobile, de rezoluie i precizie mai coborte
(handy scanner). Dup scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran,
mrirea, micorarea, modificarea i reproducerea ei pe un dispozitiv de ieire (plotter sau
imprimant). n cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importani: formatul documentului
ce poate fi scanat (A4, A3 etc) i rezoluia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele
pot fi utilizate i pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic n memorie sub form de
fiier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie
s fie nsoit de produse software de tipul OCR (Optical Character Recognition- recunoatere
optic a caracterelor).
Figura de mai jos ilustreaz aspectul obinuit al unui scanner.

Capac opac
Capac opac
Document de
scanat
Ferestr
trnsparent

Fig. 2.10. Scanner fix.

f) Plotter
Plotterul este un dispozitiv de ieire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentri
grafice (litere) prin deplasarea comandat, pe dou direcii a unuia sau mai multor dispozitive de
scriere (cu past sau cerneal), ca n figura 2.11. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea
desenelor, diagramelor, avnd avantajul c se pot trasa orice fel de curbe n mai multe culori. n
prezent este nlocuit cu bune rezultate de imprimantele grafice. Au aprut, aa cum am artat n
capitolul 1, o serie de echipamente multifuncionale, un scanner-plotter fiind ilustrat n figura
2.12,
Tema 2

10

S
Stilou
Dispozitiv
port-stilou
Bara port-carucior
Suport grafic

Fig.2.11. Principiul de funcionare al plotter-ului



Fig. 2.12. Dispozitiv multifuncional simultan scanner i plotter

g) Imprimanta
Este un dispozitiv de ieire care permite nregistrarea pe hrtie a unor texte sau, n cazul
imprimantelor grafice, i a unor desene sau construcii grafice.
Din punct de vedere al interfeei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele
iar din punct de vedere al posibilitilor de nregistrare pot fi alfanumerice sau grafice.
Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de
imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneal, alb/negru sau color cele laser i, ntr-o
msur tot mai redus, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustreaz aspectul general al
unei imprimante matriciale i al unei imprimante laser. Clasificarea i caracterizarea
imprimantelor va fi detaliat n capitolul 3, n cadrul tehnicilor de reprografie.


Fig. 2.13. Imprimant matricial i imprimant laser

Tema 2

11


2.4 ELEMENTE DE MULTIMEDIA: COMPACT DISCURI, PLCI DE SUNET.
SISTEME BIROTICE INTEGRATE

Vom completa seciunea dedicat resurselor hardware ale sistemelor informatice de birou
cu o scurt prezentare a echipamentelor care se impun tot mai mult n acest domeniu n ultimul
timp.
Unitatea de compact disc (CD) a devenit un accesoriu prezent practic pe toate PC-urile
produse n ultimul timp. Acest echipament ofer soluii avantajoase n privina capacitii de
stocare i a vitezei de acces i de aceea va fi prezentat sumar n continuare. Principiul de
funcionare se bazeaz pe citirea optic, cu ajutorul unei raze laser, a informaiei scrise pe un
disc rigid. Exist trei categorii de discuri optice [20]:
- CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory): discul este scris de productor prin
tanare (asemntor discurilor clasice de pick-up) i poate fi doar citit, ca i memoriile ROM.
Capacitatea este de ordinul 600 MB. n general pe CD-ROM-uri sunt nregistrate dicionare,
enciclopedii, iar n ultimul timp pachete software.
- WORM (Write Only Read Many): discuri optice care permit o singur scriere (la
utilizator) i mai multe citiri. Capacitatea lor poate fi de 400 Mo...5 Go i sunt utilizate spre
exemplu pentru salvarea periodic, cumulativ, a datelor dintr-o firm (arhivare).
- WMRM (Write Many Read Many): discuri optice care permit mai multe scrieri i mai
multe citiri. Capacitatea de stocare este de 256 Mo...1 Go.
De reinut c aceste capaciti se refer la situaia existent n momentul redactrii
acestei cri, evoluiile foarte dinamice din acest domeniu tehnologic fcnd ca aceste date s
devin perimate ntr-un interval relativ scurt de timp.
Un alt accesoriu ntlnit din ce n ce mai des n PC-uri este placa de sunet care permite
redarea, cu ajutorul unui sistem acustic (boxe) fie a unor fiiere speciale (de exemplu de tip wav,
mp3) fie a unor CD-uri audio. De asemenea se pot audia secvene sonore coninute n
enciclopedii sau n manuale de nvare a limbilor strine. Existena unui software specializat
face posibil realizarea unor "documente" care mbin textul, grafica i sunetele. Fig 2.14
ilustreaz aspectul tipic al unei staii multimedia.



Fig. 2.14. Calculator dotat cu echipamente multimedia.

n acest domeniu al echipamentelor moderne care sunt tot mai mult folosite n conexiune
cu PC-urile mai menionm aparatele fotografice digitale care nregistreaz fotografia n memorii
Tema 2

12
electronice ce pot fi apoi transferate n memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate
cu software specializat i tiprite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 i
2.16 prezint un astfel de aparat fotografic i modul lui de conectare la PC.


Fig. 2.15. Aparat fotografic digital



Fig. 2.16. Cuplarea aparatului foto digital la PC

Dac CD-ul i sistemul audio au completat resursele PC-ului, un proces interesant se
desfoar i n ceea ce privete echipamentele periferice tradiionale: imprimanta, scanner-ul,
telefaxul. Sunt deja disponibile comercial echipamente care integreaz mai multe funciuni ntr-
un singur aparat: imprimant laser, copiator, scanner, telefax. Este nc un pas spre realizarea
sistemului birotic integrat n care utilizatorul nu mai este obligat s lucreze cu multe echipamente
cu funcii diferite ci are la dispoziie un numr restrns de echipamente multifuncionale. Aceast
evoluie tinde spre realizarea unui birou "inteligent" n care echipamentele comunic ntre ele sau
sunt integrate n unul singur care optimizeaz aciunile i uureaz munca omului.
Vom ncheia aceast seciune dedicat resurselor hardware menionnd un echipament
din ce n ce mai rspndit i deosebit de util: calculatorul portabil (notebook sau laptop).
Posednd o mare putere de calcul, resurse de memorare considerabile, posibiliti de conectare n
reea, greutate mic, calculatorul portabil a devenit un accesoriu din ce n ce mai folosit. Figura
2.17 prezint un astfel de echipament.

Tema 2

13


2.5. RESURSE SOFTWARE UTILIZATE N BIROTIC

La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate n birotic sunt cele
care aparin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcii ale sistemului de
operare sunt:
interpretarea i executarea comenzilor monitor
ncrcarea, lansarea n execuie i controlul execuiei programelor
comanda i controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fiierelor pe disc
diagnosticarea, semnalarea i tratarea erorilor.
prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcii sistem.

Cele mai rspndite sisteme de operare existente pe PC-uri au fost MS-DOS, OS/2,
APPLE DOS, iar n momentul de fa se folosesc UNIX, WINDOWS. Sistemele de operare
dezvoltate n perioada de pionierat a informaticii pctuiau prin faptul c obligau utilizatorul s
foloseasc comenzi greoaie, cu muli parametri care trebuiau perfect memorai. Orice eroare, ct
de mic, n formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de ctre sistem. Ct
vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialiti informaticieni, acest impediment nu era foarte
important, dar cnd PC-urile s-au rspndit i n rndul nespecialitilor n informatic a aprut
nevoia unei altfel de interfee ntre om i calculator. Pentru a facilita accesul oricrui utilizator la
funciile disponibile ale unui PC, firmele productoare de software au dezvoltat o serie de
programe utilitare.
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numr:
Norton Utilities, XTGold, PC Tools, DOS Navigator.
n momentul de fa, rspndirea unor sisteme de operare de tip GUI (Graphical User
Interface - interfa grafic utilizator), a restrns mult aria de folosire a produselor enumerate. n
afara acestor produse software generale, care fac din calculator un interlocutor agreabil al
utilizatorului, exist pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaii: baze de date,
editare i procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginereasc etc. Figura 2.18 ofer o
imagine sugestiv a modului n care se structureaz diferitele tipuri de produse software n raport
cu suportul hardware.
Fig. 2.17. Calculator portabil
Tema 2

14



2.6. NOIUNI DESPRE MEDIILE WINDOWS (95, 98, 2000)
2.6.1. Scurt istoric al mediilor WINDOWS

Orice sistem de calcul are nevoie, pentru a funciona, de o component software
esenial numit sistem de operare. Un sistem de operare (SO) reprezint un ansamblu integrat
de programe de sistem care realizeaz interfaa dintre utilizatori i hardware i care ndeplinete
urmtoarele funcii:
interpretarea i executarea comenzilor monitor;
ncrcarea, lansarea n execuie i controlul execuiei programelor;
gestiunea fiierelor pe disc;
comanda i controlul dispozitivelor periferice;
diagnosticarea, semnalizarea i tratarea erorilor;
prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcii sistem.
Primele sisteme de operare necesitau comenzi stufoase i greoaie, care trebuiau
cunoscute foarte bine, orice eroare n formularea comenzii conducnd la respingerea ei. n cazul
acestor sisteme de operare (ex. MS DOS), interfaa SO utilizator era reprezentat n esen de
linia de comand DOS, deschis de prompterul DOS. Odat cu rspndirea calculatoarelor PC,
productorii de software au cutat soluii pentru uurarea muncii utilizatorilor care, n cele mai
multe cazuri, nu mai sunt specialiti informaticieni. Au aprut astfel utilitare (Norton Utilities,
PC Shell) care se interpun ntre utilizator i SO, cele mai multe comenzi ctre SO putnd fi date
mult mai uor i mai intuitiv. Tastarea unor comenzi (pe linia de comand DOS) este nlocuit cu
selectarea unei funcii sau comenzi dintr-o colecie afiat pe ecran.
Pe aceast linie, a interfeelor utilizator prietenoase se nscriu i programele (sau
mediile) Windows. De data aceasta ecranul monitorului este transformat ntr-o suprafa grafic
acoperit cu diverse obiecte (pictograme, butoane, meniuri, liste, cutii de dialog etc.). O astfel de
interfa se numete interfa grafic utilizator (graphical user interface GUI). Selectarea
obiectului dorit (i implicit a unei aciuni) se face foarte uor cu ajutorul mouse-ului. Se poate
spune c mediul Windows a nlocuit cuvintele i numerele cu imagini i butoane.
Numele mediului Windows se datoreaz faptului c fiecare program sau aplicaie
lansat n execuie apare ntr-o fereastr (window) pe monitor.
Versiunile Windows 3.0, 3.10, 3.11 au adus mbuntiri consecutive mediului, sporind
n acelai timp necesarul de resurse (vitez, procesor, memorie, disc) ale calculatorului. Toate
aceste versiuni se ncrcau peste o anumit versiune de DOS, separnd utilizatorul de partea
Aplicatii
Sistem de
operare
Hardware
Utilitare
Fig. 2.18. Modul de structurare a componentelor software.
Tema 2

15
tehnic a calculatorului. Sarcinile trasate de utilizator erau transmise mai departe de ctre
Windows ctre DOS.
Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenial, n
sensul c nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trsturile eseniale ale acestor medii vom
discuta detaliat n seciunea urmtoare.
2.6.2.Caracteristici generale ale sistemelor Windows

ncepnd cu Windows 95, mediul nglobeaz i modulul care lansa sistemul DOS n
lucru. Aadar Windows devine el nsui sistem de operare renunndu-se la funcia sa de
translator ntre utilizator i SO.
Cteva trsturi eseniale ale acestor medii sunt enumerate n continuare:
Windows automatizeaz mai multe operaii pe calculator (ex. adugarea, nlturarea
aplicaiilor soft i a componentelor hard);
Windows ofer de obicei mai mult de trei moduri diferite pentru efectuarea aceleiai
operaii (ex. lansarea unui program);
Windows ncorporeaz un sistem de asisten soft de calitate superioar;
Windows realizeaz prelucrarea de tip multiprogramare (multitasking). Sistemele de
operare MS DOS sunt sisteme monotasking execut un singur program (task) la un
moment dat. Se poate lansa un nou program doar dup terminarea programului curent.
Acest mod de prelucrare este ineficient din punct de vedere al procesoarelor rapide care
sunt obligate s stea ateptnd terminarea operaiilor lente de intrare ieire solicitate
de program.
n contrast cu aceast prelucrare social, sistemul multitasking mrete eficiena utilizrii
CPU; cnd se lanseaz o operaie de intrare ieire pentru un program, unitatea central
de prelucrare trece la executarea instruciunilor din alt program. Sunt alocate cuante de
timp pentru toate programele lansate; pentru utilizator totul se ntmpl ca i cum
programele ar fi executate simultan (programe concurente);
Windows susine tehnologia Plug and Play (conecteaz i lucreaz) care permite
conectarea unei noi componente hard i folosirea imediat (dup recunoaterea de ctre
Windows);
Windows ofer o gam variat de faciliti de reea.

Desktopul Windows. Lucrul cu pictograme i meniuri
Dup pornirea calculatorului pe care este instalat Windows, are loc ncrcarea
sistemului (care poate dura), dup care pe ecran sunt afiate elementele specifice acestui mediu.
Suprafaa monitorului se numete desktop (similar suprafeei biroului la care lucrai). Pe aceast
suprafa sunt aezate diferite obiecte, ca n figura 2.19.
Desktop (fundal) reprezint suprafaa de lucru i poate fi personalizat n ceea ce privete
culoarea, modelul afiat, aranjarea iconielor (pictogramelor) afiate, etc. Pentru
personalizare se face clic cu butonul dreapta;
Bara de task-uri. Conine butonul START, caseta de afiare a orei
i va conine cte un buton pentru fiecare fereastr deschis;
Butonul START. Dac se efectueaz clic pe el se deschide un meniu vertical care permite
lansarea programelor, setarea (stabilirea configuraiei) sistemului, deschiderea
documentelor, etc.;
Pictograme afiate n desktop reprezint diferite componente ale sistemului, programe,
scurtturi pentru lansarea unor programe. Pentru a deschide o iconi se face clic pe ea.
Pentru a avea acces la opiuni se face clic dreapta.

Tema 2

16


Fig. 2.19. Desktop-ul Windows

n cazul n care se deschide o fereastr, aceasta va avea o serie de elemente de control,
ilustrate n figura 2.20.
Bara de titlu Afieaz numele programului care ruleaz n fereastr. Fereastra poate fi
mutat. Dac se puncteaz cu mouse-ul pe bara de titlu, se apas butonul stng i
inndu-l apsat se trage fereastra n poziia dorit. La eliberarea butonului fereastra
rmne pe noul amplasament;
Meniul de sistem ofer metode alternative pentru manevrarea ferestrei (restabilirea
dimensiunilor, mutarea, minimizarea, maximizarea, nchiderea);
Butoanele de dimensionare:
minimizare Dac se face clic pe el fereastra este redus la un buton din bara de
task-uri. Pentru redeschidere se face clic pe acest buton;
maximizare Dac se face clic pe el fereastra ocup tot ecranul. Butonul se
modific, devenind buton de restaurare, pentru a readuce fereastra la dimensiunile
dinaintea maximizrii;
nchidere Se face clic pe el pentru nchiderea ferestrei. Se cere confirmarea salvrii
muncii efectuate n fereastr.
Bara de
meniuri
Bara de
instrumente
Bara de titlu
Butoane de
redimensionare
Bara de stare
Buton sistem

Fig. 2.20. Elementele principale ale unei ferestre de aplicaie

Bara de meniuri Dac se efectueaz clic pe o opiune se deschide un meniu vertical de
Tema 2

17
comenzi;
Bara de instrumente n funcie de aplicaia din fereastr bara conine butoane pentru
aciunile cele mai frecvente. Funcia unui buton este afiat dac se indic acel buton (se
poziioneaz cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afiat sau fcut
invizibil cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe
butonul respectiv;
Bara de stare afieaz sugestii i parametrii de configurare privind programul din
fereastr;
Butonul de redimensionare Se poate deplasa, cu butonul stng apsat, pentru
redimensionarea ferestrei.
Ferestrele pot fi redimensionate i li se poate modifica forma dac se poziioneaz
cursorul mouse-ului pe una din margini i cnd acesta devine o sgeat bilateral () se trage n
sensul dorit. n timpul micrii pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modific n funcie de
poziie.
2.6.3. Lucrul cu programe. Lansarea, terminarea execuiei, instalarea
programelor

1. Lansarea n execuie a programelor
Exist mai multe posibiliti de lansare n execuie a unui anumit program, n funcie de
modul n care a fost instalat.

a) Dac programul vizat posed o pictogram pe desktop (sau are ataat scurttur
shortcut), lansarea se face simplu efectund dublu clic pe iconia (pictograma) corespunztoare.
n ultima parte a acestui capitol va fi descris procedura de creare a pictogramelor i scurtturilor
asociate programelor.

b) Dac programul vizat nu are o iconi pe desktop se poate ncerca lansarea lui din
meniul Start:
se face clic pe butonul Start;
se poziioneaz cursorul mouse-lui pe comanda Programs;
se poziioneaz cursorul pe programul sau grupul de programe n care se afl programul
vizat, urmnd eventual un ir de submeniuri pn cnd se ajunge la programul dorit. Se
efectueaz clic pe numele acestuia;

c) Lansarea n execuie a unui program cu ajutorul comenzii Run.
Aceast metod este mai dificil dar este util cnd se instaleaz un program nou sau se
lanseaz un program DOS:
se face clic pe butonul Start;
se selecteaz comanda Run;
n caseta de dialog Run se tasteaz calea complet (prin structura de directoare) pentru
programul vizat;
dac nu se cunoate calea se poate folosi comanda Browse (rsfoire) care permite
parcurgerea structurii de directoare pn la programul dorit. Cnd se ajunge la fiierul cu
numele programului se face dublu clic pe acesta i se revine n caseta de dialog Run;
se face clic pe OK.

n cazul n care se termin lucrul cu un program i se dorete s se ias din acesta, se
procedeaz n unul din modurile urmtoare:
se face clic pe File apoi pe Exit;
se face dublu clic pe pictograma meniului de control i apoi pe Close;
se face clic pe comanda Close (X) din partea dreapt a barei de titlu;
se apas Alt + F4.

2. Instalarea unui program
La instalarea unui program Windows copiaz pe hard disc fiierele de program necesare
i adaug o pictogram pentru acel program la dosarul (directorul) selectat.
Cel mai uor mod de instalare utilizeaz componenta Add/Remove Programs din
Tema 2

18
Control Panel:
se face clic pe butonul Start;
se selecteaz Settings, apoi Control Panel;
n fereastra Panoului de comand (Control Panel) se face clic pe pictograma
Add/Remove Programs;
se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina
Install/Uninstall i se face clic pe Install;
trebuie apoi urmate invitaiile ce apar pe ecran i se face clic pe Next sau pe Finish, pn
cnd se ncheie instalarea.

3. Adugarea unui program din meniul Start
Programele, ca i celelalte fiiere existente pe disc sunt grupate n dosare foldere, a
cror gestionare va fi detaliat ntr-o seciune ulterioar. n meniul Start se pot aduga programe
(eventual grupate n dosare) i se poate crea o comand rapid (scurttur shortcut).
Pentru adugarea unui program n meniul Start se procedeaz astfel:
Se face clic pe Start;
Se selecteaz Settings, apoi Taskbar;
n caseta de dialog Taskbar Properties se face clic pe eticheta Start Menu Programs;
Se execut clic pe butonul Add;
Apare caseta de dialog Create Shortcut;
n caseta de text Command line se tasteaz calea complet pn la programul vizat. Dac
nu se cunoate calea se poate folosi comanda Browse (rsfoire) i se caut pe disc
programul, dup care se face clic pe el;
Se face clic pe Next. Se va afia o caset de dialog Select Program Folder. Se poate alege
un dosar existent (ex. Accesories) sau se poate crea un dosar nou pentru programul
curent, cu comanda New Folder. Se face clic pe Next;
Se cere apoi un nume pentru comanda rapid (se i sugereaz un nume, funcie de
programul ce se adaug) i se face clic pe Finish;
Se face clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Taskbar Properties. Se poate apoi
verifica, prin clic pe butonul Start, c programul dorit a fost adugat n dosarul indicat.

4. Crearea unei comenzi rapide (scurtturi) pe suprafaa de lucru
O comand rapid este n esen un indicator spre ceva (program, document, dosar etc.).
Vom prezenta modul n care se poate crea o comand rapid pentru un program care apoi va
putea fi lansat rapid prin dublu clic pe pictograma acestei scurtturi. Faptul c o pictogram
reprezint o comand rapid este evideniat prin prezena unei sgei pe aceast pictogram.
Pentru a crea o scurttur se procedeaz astfel:
Dublu clic pe pictograma My Computer;
Se face dublu clic pe unitatea de disc i pe dosarul ce conine obiectul pentru care se
creeaz scurttura;
Se gsete pictograma programului i innd apsat butonul din dreapta al mouse-ului se
trage obiectul pe suprafaa de lucru;
Apare un meniu pentru acces rapid n care se selecteaz comanda Create Shortcut(s) Here;
Windows adaug pictograma la suprafaa de lucru;
Se termin procesul prin nchiderea tuturor ferestrelor.
Dac se dorete tergerea unei pictograme de pe suprafaa de lucru se procedeaz astfel:
Se trage pictograma respectiv n Recycle Bin (lada de deeuri), sau
Se face clic dreapta pe pictogram, se alege comanda Delete i se confirm cu Yes.

5. Instalarea aplicaiilor
Exist dou posibiliti de instalare a unui nou program:
Folosind Add/Remove Programs (Start Setting Control Panel). Se deschide fereastra
Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Suntei invitai s
introducei discheta sau CD-ul care conine fiierele de instalare ale programului
respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish i se urmeaz (indicaiile)
instruciunile de pe ecran;
Folosind comanda Run din meniul Start. Se tasteaz calea i denumirea programului de
instalare (Install.exe sau Setup.exe). n continuare se urmeaz instruciunile furnizate de
Tema 2

19
programul de instalare.
n cazul n care se dorete eliminarea unui program se procedeaz astfel: Control
PanelAdd / Remove ProgramsInstall / Uninstall. Selectai programul ce va fi ters i apoi se
face clic pe Remove.
2.6.4. Pictograme importante de pe suprafaa de lucru

1. Pictograma My Computer
My Computer este unul din instrumentele principale pentru accesul la componentele
sistemului i la dosarele i fiierele de pe discuri. Dac se face dublu clic pe pictograma My
Computer se deschide o fereastr n care sunt afiate pictograme ce reprezint elementele
componente ale sistemului:
unitile de disc;
imprimantele;
panoul de comand.
My Computer poate fi folosit nu numai pentru a vizualiza coninutul calculatorului ci i
pentru a copia fiiere, a crea comenzi rapide, etc. Pentru a avea acces la coninutul unui disc spre
exemplu se face dublu clic pe pictograma corespunztoare acelui disc. Se afieaz dosarele i
fiierele din acea unitate de disc. Se pot deschide succesiv mai multe nivele de dosare pn se
gsete programul dorit.

2. Pictograma Control Panel
Dac se face dublu clic pe Control Panel se deschide o fereastr care ofer o multitudine
de posibiliti de personalizare a sistemului Windows.



Add Hardware pentru adugarea i recunoaterea unor noi componente hardware;
Add orRemove Programs pentru instalarea sau eliminarea unor programe;
Display pentru personalizarea afirii pe monitor;
Keyboard pentru selectarea tastaturii n concordan cu limba utilizat n redactarea
documentelor;

3. Recycle Bin (lada de deeuri)
n cazul n care un fiier sau un dosar este ters, el este pus mai nti n Recycle Bin, de unde
poate fi recuperat, dac nu a fost deja golit lada de deeuri. Pentru a recupera un obiect din
Recycle Bin se procedeaz astfel:
dublu clic pe pictograma Recycle Bin; se afieaz coninutul;
Tema 2

20
se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi recuperate;
se face clic dreapta i din meniul de acces rapid se alege Restore.
Articolele selectate sunt scoase din lada de deeuri i sunt puse napoi la locul lor;
Pentru a goli lada de deeuri:
se face dublu clic pe Recycle Bin;
se deschide meniul File i se alege comanda Empty Recycle Bin;
se confirm aciunea fcnd clic pe Yes. n acest moment, fiierele sunt terse definitiv.

2.6.5. Gestiunea fiierelor. Copierea, mutarea, tergerea fiierelor.

Similar cu structura de fiiere din DOS i Windows 3.1, n Windows se folosete o
organizare arborescent, cu observaia c directoarele din versiunile mai vechi sunt acum numite
dosare. Exist un dosar rdcin, pe fiecare unitate de disc, reprezentat prin simbolul \, de la
care se ramific celelalte dosare. Lanul denumirilor dosarelor, plecnd de la rdcin i
ajungnd la un anumit fiier, este numit calea acelui fiier.
Exemplu: C:\EXCEL\SALARII\SAL.EXE
n Windows exist dou instrumente pentru gestionarea fiierelor i dosarelor: My
Computer, Windows Explorer.
My Computer realizeaz o vizualizare grafic a unitilor de disc din sistem pe cnd
Windows Explorer furnizeaz o reprezentare grafic a ntregului arbore de dosare (incluznd
unitile de disc) i coninutul dosarului curent selectat. Fiecare tip de element din aceste
vizualizri (disc, dosar, fiier program, fiier document, etc.) are o reprezentare grafic distinct.

1. Vizualizarea dosarelor i fiierelor cu My Computer
Se face dublu clic pe My Computer;
n fereastra My Computer se face dublu clic pe unitatea de disc sau pe un dosar al crui
coninut vrem s-l vizualizm;
Se continu operaia prin arborele de dosare pn se ajunge la dosarul sau fiierul dorit;
Pentru a nchide toate ferestrele deschise se apas tasta Shift i se face clic pe butonul
Close al ferestrei active.

2. Vizualizarea dosarelor i fiierelor cu Windows Explorer
n Windows Explorer fereastra este mprit n dou pri.
Partea stng cuprinde toate unitile de disc i dosarele din sisteme afiate ntr-o
structur ierarhic, numit arbore de dosare, iar partea dreapt afieaz doar coninutul acelui
element din stnga care a fost selectat. Dac o iconi (pictogram) din stnga are ataat un semn
+ aceasta nseamn c acel element conine subdosare care pot fi vizualizate dac se face clic pe
semnul +. Dup expandare, dac se dorete revenirea la forma condensat, se face clic pe semnul
_ care a luat locul semnului .
Modul de afiare, att n My Computer, ct i n Windows Explorer, poate fi controlat
prin meniul View. Astfel, n Windows Explorer se pot vizualiza dosarele i fiierele n modul
list (List) sau n modul detaliat (Details) n care se ofer informaii privind tipul, mrimea,
data crerii, etc.

Tema 2

21


3. Crearea unui dosar
My Computer:
Dublu clic pe My Computer;
Dublu clic pe unitatea de disc sau pe dosarul unde se dorete crearea;
Se deschide meniul File i se selecteaz comanda New;
n submeniul ce apare se alege Folder;
n fereastr apare un nou dosar (denumit generic New Folder) care are denumirea
scris pe video invers. Se poate tasta un nume nou i se tasteaz Enter.

Windows Explorer:
Se selecteaz unitatea de disc sau dosarul unde se dorete crearea;
Se deschide meniul File i se selecteaz comanda New. n submeniul aprut se
selecteaz Folder;
Apare un nou dosar (New Folder) i se poate schimba numele dup care se apas tasta
Enter.

4. tergerea unui dosar
Pentru a ntreine discul n condiii optime este uneori necesar ca anumite dosare sau
fiiere s fie terse. De reinut c dac se terge un dosar se terge i coninutul acestuia.
tergerea se poate face n mai multe moduri:
Tragerea unui dosar n Recycle Bin:
Se deschide My Computer sau Windows Explorer i se selecteaz dosarul care
urmeaz s fie ters. Este necesar ca pictograma Recycle Bin s fie vizibil;
Se trage cu mouse-ul dosarul n Recycle Bin. Dosarul va fi ters, dup continuarea
operaiunii.
tergerea unui dosar cu comanda Delete:
Se deschide My Computer sau Windows Explorer i se selecteaz dosarul care va fi
ters:
Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. n meniul care se deschide se selecteaz
comanda Delete;
Se confirm tergerea.

5. Redenumirea unui dosar
Se afieaz din My Computer sau Windows Explorer dosarul ce se va redenumi;
Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. n meniul deschis se selecteaz Rename;
Denumirea curent apare afiat n video invers. Se tasteaz noua denumire care va
lua locul precedentei;
Se apas Enter.

6. Copierea sau mutarea unui dosar
Se pot folosi comenzile Cut (Copy) i Paste din meniul Edit al ferestrelor My Computer
Tema 2

22
sau Windows Explorer;
n Windows Explorer:
se selecteaz dosarul;
se trage apoi dosarul n noul loc.
Dac se dorete copierea (nu mutarea) se apas Ctrl n timpul manevrei precedente.

7. Manevrarea fiierelor

Selectarea fiierelor
n cazul n care se selecteaz un ir de fiiere alturate se face clic pe primul, se pas
Shift i se face clic pe ultimul;
Pentru selectarea unui ir care nu e continuu se face clic pe fiecare innd apsat
tasta Ctrl.

Mutarea fiierelor
n Windows Explorer se afieaz n partea dreapt fiierele ce vor fi mutate;
n partea stng se parcurge lista pn se gsete unitatea de disc sau dosarul n care
se dorete mutarea;
Se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi mutate;
Se trag (cu mouse-ul) fiierele selectate din dreapta n dosarul sau unitatea de disc
dorit din partea stng.

Copierea fiierelor
Se poate copia un fiier sau un grup de fiiere pe aceeai unitate de disc, n acelai
dosar sau n alt dosar, sau pe alt unitate de disc;
Se poate folosi Copy i Paste;
Se poate realiza copierea fiierelor prin tragerea lor. Se procedeaz ca la mutarea
fiierelor doar c se ine apsat tasta Ctrl;
Pentru copierea fiierelor pe dischet se poate folosi comanda Send To din meniul
File.
Redenumirea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se afieaz fiierul de redenumit;
Se face clic dreapta pe numele fiierului. Se selecteaz opiunea Rename i se
procedeaz ca la redenumirea unui dosar.

tergerea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se selecteaz fiierele care vor fi terse;
Se face clic dreapta pe fiierele respective i se alege comanda Delete din meniul de
acces rapid;
Se confirm fcnd clic pe Yes;
Se pot terge fiiere selectndu-le i trgndu-le apoi n Recycle Bin.

Afiarea i modificarea caracteristicilor fiierelor
Se afieaz n My Computer sau Windows Explorer fiierul ale crui caracteristici
dorim s le vizualizm;
Se face clic dreapta pe numele fiierului i se alege (selecteaz) opiunea Properties;
Apare caseta de dialog Properties. Se pot face modificri de atribute. n aceast caset
exist trei atribute: General (atribute), Summary (rezumat) i Statistic (Informaii
statistice);
Dup efectuarea modificrilor se face clic pe OK.

Vizualizarea unui fiier
Se poate folosi opiunea Quick View (din File) dac este instalat;
Dac aceast opiune este instalat se poate face prelucrarea fiierului.

Cutarea unui fiier sau a unui dosar
Start Find;
Windows Explorer: Tools Find Files or Folders;
My Computer unitatea de disc sau dosarul File Find.
Tema 2

23
n cutarea unor dosare sau fiiere se pot folosi caracterele * i ?.

2.6.6. Cteva aplicaii utile din Windows

1. Aplicaia Word Pad
Word Pad este un editor de texte care permite crearea unor documente simple, cu o
prezentare profesional;
Pentru lansare se face clic pe Start, se selecteaz Programs, Accesories i apoi se face
clic pe pictograma programului Word Pad;
Ca orice aplicaie sub Windows, ecranul Word Pad include bara de titlu, bara de
meniuri, o rigl gradat i bara de instrumente;
Nu se poate lucra dect cu un singur document la un moment dat. Dac se deschide
un alt document sau se ncepe unul nou, Word Pad nchide automat documentul
curent;
Comenzile i butoanele disponibile sunt cele uzuale n editoarele de texte.


2. Programul Paint
Este un program de desenare simplu;
Este n meniul Accesories;
Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare se afl
n partea stng a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile n partea de jos a
ecranului;
trstur interesant const n posibilitatea crerii unei culori proprii (Options Edit Color),
posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau posibilitatea inversrii
culorilor.






Tema 2

24

Bibliografie selectiv la tema 2:

1. Weixel S. PC, nimic mai simplu, Ed. Teora, 1996.
2. I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000
3. S., Borza, Utilizarea Calculatoarelor, Ed. Universitii Lucian Blaga 2003
4. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions dOrganisation,
Paris, 1985.
5. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998.

ntrebri recapitulative:
1. Indicai cteva criterii de clasificare a informaiilor i dai exemple de informaii din
fiecare categorie.
2. Care sunt funciile unui sistem informatic de birou? Dai exemple de echipamente pentru
fiecare funcie.
3. Care sunt elementele componente ale unui microcalculator de tip PC? Indicai, n fiecare
caz i performana actual.
4. Care sunt cele mai utilizate dispozitive de memorie extern?
5. Care sunt capacitile de stocare actuale ale discurilor fixe?
6. Facei o comparaie ntre stocarea pe dischet magnetic i stocarea pe CD.
7. Ce echipamente de achiziie de imagini cunoatei? Prin ce sunt ele caracterizate?
8. Care sunt principalele resurse software folosite n Birotic?
9. Care sunt deosebirile eseniale ntre sistemele de operare DOS i Windows?
10. Care sunt instrumentele prin care se poate aciona asupra structurii de directoare i fiiere
n Windows (creare, copiere, tergere, redenumire etc.)?
11. Prezentai o configuraie de PC competitiv, n acest moment, din punct de vedere al
performanelor (procesor, memorie RAM, hard disc, memorie video, dotare multimedia
etc.).
12. Stabilii i justificai (pre versus performane) dotarea cu echipamente de calcul,
echipamente periferice i produse software a sediului unei firme mici/medii.
13. Care sunt principalele pari componente ale unui calculator?
14. Cum este alctuit memoria RAM i cum funcioneaz?
15. Cum este construit din punct de vedere fizic un harddisk?
16. Care sunt principalele dispozitive de intrare?
17. Care sunt principalele dispozitive de ieire?
18. Ce este microprocesorul i placa de baz?
19. Ce sunt dispozitivele de stocare optice i cum funcioneaz?






TEMA 3
TELECOMUNICAIILE DE BIROU

I. OBIECTIVELE TEMEI
A treia tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care sunt
realizate telecomunicaiile de birou. Studenii vor primii cunotiine despre principalele reele de
telecomunicaii, despre reelele de calculatoare i despre reeaua INTRNET. Obiectivele principale
ale acestei teme sunt:
Descrierea principalelor reele de telecomunicaii;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reelele de calculatoare;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reeaua Internet;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent reelelor de telecomunicaii;
Prezentarea echipamentelor de birotic;
Prezentarea tehnologiilor i a serviciilor moderne folosite n birotic.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va cunoaste modul in care este realizat o reea de telecomunicaii n general, tipuri
de reele i echipamente folosite, modul in care acestea functioneaza. Studentul va dobndi
cunotiine privind folosirea reelelor de ultim generaie ca de exemplu reele prin satelit i reeaua
Internet
III. CUVINTE CHEIE: NETWORK, GPS, INTERNET, PROTOCOL, DOMENIU, HUB,
SWITCH.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Reele de telecomunicaii;
2. Echipamente de telecomunicaii n birotic;
3. Tehnologii i servicii moderne n domeniul telecomunicaiilor;
V. REZUMATUL CAPITOLULUI
Tema numrul trei ncepe printr-un istoric al reelelor de telecomunicaii. Sunt apoi prezentate
informaii despre reelel de telefonie, reeaua de telefonie celular, reeaua telex, reelele heriene de
televiziune. Un paragraf important este acela referitor la reelele de calculatoare. n cadrul reelelor de
calculatoare un aspect important este acela legat de prezentarea noiunilor elementare privind reeaua
INTERNET. Este prezentat modul de funcionare a acesteia, protocoalele care se folosesc n aceast
reea, echipamentele moderne i serviciile folosite pentru realizarea comunicaiilor

VI. CONINUTUL TEMEI

Activitile de birou sunt caracterizate, aa cum s-a menionat, n mare msur, de
manipularea informaiilor. Aceast manipulare presupune, ntre altele, o comunicare permanent cu
alte compartimente din interiorul sau exteriorul organizaiei. Principalele moduri de comunicare sunt
ilustrate n figura 3.1.
Tema 3

2

Fig. 3.1. Moduri de comunicare.

Dintre aceste moduri de comunicare vor fi studiate n prezentul capitol doar acelea care se
ncadreaz n domeniul telecomunicaiilor.
Prin telecomunicaii se neleg orice transmisii, emisii sau recepii de semne, semnale, scriere,
imagini sau sunete sau de elemente de inteligen de orice natur prin fir, unde radio, procedee optice
sau alte sisteme.
n general un sistem de comunicaii la distan (telecomunicaii) poate fi reprezentat ca n
figura 3.2. De cele mai multe ori informaiile de transmis sunt codificate la emitor i sufer un
proces de decodificare la receptor. n cursul transmisiei prin canalul de telecomunicaii informaiile
pot fi afectate de o serie de zgomote care uneori le pot distorsiona pn la a le face neinteligibile. O
caracteristic esenial a sistemului de comunicaii o constituie debitul de informaii ce pot fi
transmise, legat la rndul su de banda de trecere a sistemului.
Telecomunicaiile de birou reprezint stratul al doilea al "icebergului" birotic i n continuare vor fi
studiate sub dou aspecte: reele de telecomunicaii i echipamente de telecomunicaii n birotic.

Fig. 3.2. Sistem de telecomunicaii

3.1. Telecomunicaiile scurt istoric. Reele de telecomunicaii

n istoria telecomunicaiilor au existat cteva etape majore; cunotinele teoretice i practice n
domeniul telecomunicaiilor dateaz din secolul al - XIX - lea.
n 1876, savantul canadian GRAHAM BELL inventeaz telefonul, primul echipament modern
Moduri de
comunicare
Telefon
Teleconferin
Terminal n
reea
Televiziune cu circuit
nchis
Dictafon
Fix
Mobil
Robot
Dialog
Fax
Scrisoare sau
telegram
edin
Afiaj
Pager Reele de calculatoare
Internet
Emitor
(Receptor)
Codificare
(Emitor)
Receptor
Zgomot
Canal de
comunicaie
Decodificare
Tema 3

3
de telecomunicaii, putndu-se comunica astfel, ntre dou posturi fixe printr-o pereche de cabluri
(perechea telefonic).
n 1887, fizicianul HEINRICH HERTZ descoper undele hertziene, undele radio. El a
demonstrat c undele electromagnetice se propag cu viteza luminii i c se reflect i se refract n
acelai mod ca lumina.
n 1896, fizicianul italian GUGLIELMO MARCONI realizeaz transmisia radio denumit
telegraful fr fir. Marconi a reuit s comande de la distan o sonerie electric, distana dintre
emitor i receptor fiind de civa metri.
Undele radioelectrice sau hertziene permit comunicarea ntre dou puncte fixe, dar mai ales
soluia ideal pentru a stabili o comunicare cu puncte mobile de orice fel: vapoare, avioane, satelii,
automobile sau persoane, oricare ar fi distana dintre cei doi corespondeni.
La nceputul anilor 50, n Statele Unite, compania Bell Telephone le propune angajailor si
un serviciu de telefonie la care i publicul avea acces.
n 1964, n reelele de radiotelefonie este introdus conceptul de partajare a resurselor. Reeaua
administreaz un canal radio, n mod dinamic, pe durata fiecrei noi comunicri. Sistemul alege din
ansamblul de canale libere o frecven pe care o confer noii comunicri.
n 1971, Bell Telephone prezint conceptul de reea celular care utilizeaz o band de
frecvene limitat ca mrime, propunnd sistemul AMPS (Advanced Mobile Phone Service/Serviciul
de Telefonie Mobil Avansat).
Conceptul de reea celular aduce, n principal, dou elemente noi: schimbarea dinamic a
frecvenei de emisie a unui punct abonat mobil, n timpul unei comunicaii, n funcie de deplasarea
sa n reea i reutilizarea frecvenelor din celulele suficient de ndeprtate unele de altele; prin aceste
dou nouti se permite creterea numrului de comunicaii simultane din reea i, deci a numrului
de abonai.
n anii 80 au fost puse n funciune nenumrate reele celulare n ntreaga lume, dar
majoritatea utilizeaz norme incompatibile i metode de transmisie analogice, fiecare ar stabilindu-
i n mod suveran propria norm. n prezent, ns, exist numeroase reele celulare de
radiocomunicaii, putndu-se comunica n orice loc i n orice moment.

Principalele reele de telecomunicaii disponibile i utilizabile de ntreprinderi sunt:
- reeaua telefonic
- reelele de telefonie celular
- reeaua telex
- reelele hertziene de televiziune
- reelele de teleinformatic
- reelele specializate
Orientarea actual a evoluiei reelelor de telecomunicaii este ctre reeaua digital cu
integrarea serviciilor ISDN (Integrated Services Digital Network) de band larg i folosirea modului
de transfer asincron ATM (Asyncronous Transfer Mode).

3.1.1. Reeaua telefonic

Este reeaua telefonic clasic, numit i reea comutat, organizat pe mai multe nivele
ierarhice. Banda de trecere este ngust, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini
grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redus, iar centralele
tradiionale electromecanice introduc ntrzieri la realizarea conexiunii. n prezent aceste deficiene
sunt parial remediate prin realizarea interconectrii centralelor prin fibre optice i prin nlocuirea
centralelor electromecanice cu centrale electronice.
Din punct de vedere practic, reeaua telefonic acoper aproape ntreaga planet, obiectivul
su fiind punerea n legtur/comunicare a dou posturi telefonice, astfel nct s se poat asigura
transmisia semnalelor avnd o frecven cuprins ntre 300 i 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea
trebuie s fie stabilit cu ajutorul indicaiilor furnizate de ctre utilizatorul care cere convorbirea
(formnd numrul de telefon), meninut i n cele din urm ntrerupt n momentul terminrii
Tema 3

4
comunicrii, ceea ce conduce la eliberarea resurselor afectate n mod temporar comunicaiei.
Reeaua telefonic este, n principal, constituit din patru tipuri de obiecte:
1. comutatoarele de racordare;
2. comutatoarele de tranzitpermit funcia de dirijare a comunicaiilor ntre fascicule.
3. fasciculele care leag comutatoarele;
4. liniile de abonai.

ntr-o reea telefonic distingem trei zone tehnice:
a) distribuia - situat ntre postul de abonat i comutatorul de interconectare;
b) comutarea - ansamblul mijloacelor care permit s pun temporar n legtur persoana care
cere legtura cu persoana cutat;
c) transmisia ansamblul instrumentelor utilizate pentru a interconecta comutatoarele.

Pentru conectarea echipamentelor terminale la reeaua telefonic se folosesc modemuri.
Acestea realizeaz la emisie modularea informaiilor de transmis astfel nct semnalul electric s fie
compatibil cu reeaua telefonic iar la recepie demoduleaz semnalele primite pe linia telefonic,
extrgnd informaia binar. Mai multe informaii despre modemuri vor fi furnizate n seciunea
destinat echipamentelor de telecomunicaii.
Reeaua telefonic comutat este utilizat curent pentru convorbiri sau pentru a lega terminale
informatice sau calculatoare ntre ele. Este mijlocul cel mai simplu dar nu cel mai bun din punct de
vedere al calitii i costului. O oarecare mbuntire se obine cu liniile nchiriate n locul celor
comutate.

Reeaua digital cu servicii integrate (ISDN).
ISDN - Integrated Services Digital Network - acronim din limba englez pentru "Reea
Digital cu Integrarea Serviciilor" - semnific o reea telefonic digital care asigur conectare
digital cap-la-cap ntre utilizatori i furnizeaz o gam larg de servicii vocale sau non-vocale (date
i imagini) la care utilizatorii au acces prin intermediul unor interfee standardizate utilizator-reea.
ISDN reprezint o dezvoltare a reelei telefonice clasice pentru a permite transmisii de voce, video,
text i date precum i un numr mare de servicii suplimentare, folosind aceleai perechi de cupru
existente i conectnd diferite tipuri de echipamente terminale.
Printre cele mai impresionante aplicaii ISDN, att pentru oamenii de afaceri, ct i pentru
publicul larg sunt transmisiile de date la 64 sau 128 kb /s, transmisiile fax color i alb-negru (o pagin
n 3-5 secunde) i videotelefonia (imagini color n micare), toate acestea fiind oferite clienilor la
tarife rezonabile.
mpreun cu aplicaiile specifice oamenilor de afaceri, ISDN aduce ns i aplicaiile destinate
publicului larg, oferind posibilitatea accesului la Internet la o vitez mult mai mare dect n prezent,
precum i posibilitatea de a efectua dou comunicaii simultane utiliznd aceeai pereche de fire de
cupru.
Viteza garantat a reelei ISDN are o importan major, deoarece toate activitile creative,
pornind de la conducerea marilor companii i pn la activitile casnice, sunt bazate tot mai mult pe
comunicaiile dintre calculatoarele personale, comunicaii care se pot realiza n condiii de calitate
superioar cu ajutorul ISDN - ului.
Tema 3

5



Figura 3.3. Schema de conectare a echipamentelor terminale
la reeaua ISDN

Servicii ISDN:
Servicii suport (de transport) - furnizeaz facilitile de transmitere a informaiilor digitale
ntre utilizator i reea, circuit voce, circuit 3,1KHz audio, circuit 7KHz audio, circuit 64 kb /s
nerestricionat.
Teleservicii - utiliznd serviciile suport, faciliteaz comunicaiile dintre utilizatori cu ajutorul
terminalelor: telefonic la 3,1KHz, telefonic la 7 KHz, facsimil Gr.4, videotelefonic.
Servicii suplimentare - servicii care furnizeaz facilitile suplimentare pentru utilizatori i se
bazeaz pe serviciile suport i teleservicii.



3.1.2. Reele de telefonie celular

O reea de telecomunicaii cu o expansiune considerabil n momentul de fa este telefonia
mobil sau celular. n aceste reele comunicaiile se realizeaz prin intermediul undelor
electromagnetice (radiotelefonie). Principiul reelei celulare se bazeaz pe mprirea spaiului
geografic acoperit de reea n zone mici numite celule (fig. 3.4).
n fiecare celul exist o staie fix (staie de baz) ce reprezint ansamblul emitor-receptor
al reelei, direcionat spre staiile mobile din celula respectiv. La trecerea dintr-o celul n alta,
staiile mobile sunt preluate de noua staie fix din zona geografic n care au intrat.
Tema 3

6

Fig. 3.4. Principiul mpririi n celule geografice.
Ansamblu funcional de 9 celule.

Conceptul de reea celular aduce dou elemente noi ce relaxeaz limitrile comunicaiilor
radiotelefonice tradiionale: schimbarea dinamic a frecvenei de comunicaie a unui punct abonat
mobil, n timpul unei convorbiri, la trecerea dintr-o celul n alta i reutilizarea frecvenelor din celule
suficient de ndeprtate unele de altele. ntruct frecvenele utilizabile pentru comunicaii sunt
limitate, aceste dou elemente caracteristice telefoniei celulare permit creterea numrului de
comunicaii simultane din reea i deci a numrului de abonai. Prin reelele telefonice celulare se
poate comunica n orice loc (aflat n zona de acoperire) i n orice moment, putndu-se transmite
sunet, text i imagini.
Principiul de baz al radiotelefoniei celulare - reutilizarea frecvenelor radio ct mai eficient
posibil - este ct se poate de simplu i direct; cu toate acestea, reelele celulare practice sunt sisteme
complexe care utilizeaz hardware i software sofisticate.
Arhitectura unei astfel de reele celulare este ilustrat n figura 3.5. Sistemul de baz are cinci
componente principale: un numr de staii radio de baz, un comutator de rutare i de control al
acestor staii, o baz de date utilizatori, un numr fix de circuite de telecomunicaii necesare pentru
conectarea mpreun a elementelor de reea i, n sfrit, terminalele mobile compatibile cu restul
sistemului.



Figura 3.5. Reeaua mobil are o arhitectur deschis

A1
A2
A3
B1
B2
B3
C1
C2
C3
Tema 3

7
Cnd un mobil traverseaz grania (fig. 3.6) dintre o celul, unde serviciul este realizat de
antena F1 i o alta care utilizeaz antena F2, comutatorul schimb rutarea apelului i trimite
semnalele ctre mobilul destinatar, schimbnd frecvena de lucru.


Figura 3.6 Sistemul celular de baz Sursa x1, pag. 59

Metoda folosit pentru a detecta punctul optim de traversare (cross-over) dintre celule variaz
de la un sistem celular la altul, ns este bazat pe compararea raporturilor semnal/zgomot ale
semnalelor recepionate de mobil de la cele dou staii de baz. Apelurile sunt rutate prin intermediul
comutatorului spre sau de la PTSN (Public Switched Telephone Network - Reeaua telefonic
public), sau alt mobil. Toate cele cinci elemente ale sistemului sunt eseniale pentru orice reea
celular, cu toate c n mod obinuit sistemul radio afecteaz n mod fundamental nu numai
capabilitatea i capacitatea unei reele celulare, dar i economia sa [3].
Structura unei reele celulare (GSM: Global System for Mobil Communications - Sistem
global pentru comunicaii mobile) este prezentat detaliat n figura 3.7.
Staie de baz
emisie-recepie
Controlerul
staiei de baz
Comutatorul de reea/
Registrul abonailor
vizitatori
Registrul pentru evidena
abonailor locali /Centrul de
autentificare
Reea telefonic
public comutat
Staii mobile Subsistemul radio Subsistemul reea
Teleservicii
Servicii suport
Reea telefonic
public comutat

Fig. 3.7 Structura unei reele GSM. Sursa [34], pag. 31.

Sistemul radio permite transmisia vocii sau a semnalelor de date prin ceea ce se cheam n
englez air interface um (interfaa aer).Totodat asigur monitorizarea continu a poziiei fiecrui
mobil folosind informaia de semnalizare, astfel nct reeaua s poat face rutarea apelurilor de
intrare ctre staia de baz.

Trei factori principali influeneaz extinderea sistemului radio, astfel nct el s poat satisface
cerine adesea conflictuale:
frecvena de lucru;
nivelul de putere folosit;
eficacitatea cu care frecvenele pot fi reutilizate.
Tema 3

8
Benzile de frecvene folosite n mod normal n domeniul radiotelefoniei celulare sunt 450,
800...1000 MHz, dar, de curnd i banda cuprins ntre 1,8...2 GHz a nceput s fie folosit.
Banda de 450 MHz este indicat pentru acoperirea zonelor rurale, iar sistemele de 1800 Mhz
pot opera cu celule foarte mici, oferind capaciti deosebit de importante n centrele oraelor mari.

Figura 3.8. Plan celular de frecvene-model pentru repetarea a patru frecvene

Un alt element esenial al unui sistem celular eficace este controlul nivelului de putere; n
forma lui cea mai simpl, el const doar n limitarea puterii emise de staia de baz i de mobile, ns
cele mai bune sisteme optimizeaz i nivelul puterii, meninnd-o la un minim necesar, pentru fiecare
apel.
Controlul puterii permite o mare variaie a dimensiunilor celulei n cadrul unui singur sistem;
de el este nevoie pentru a oferi att acoperire urban, ct i rural.
ntr-o reea celular comutatorul ndeplinete o funcie de baz asemntoare cu cea a unui
comutator dintr-o reea telefonic fix.
Deoarece poziia geografic a utilizatorilor se schimb continuu, funcionalitatea cerut ntr-o
reea celular este mult mai mare, iar comutatorul trebuie s gseasc unde se afl, nainte de a ruta
apelul chemtor, i de a re-ruta att apelurile de intrare, ct i cele de ieire, cnd este nevoie de hand-
over ntre celule.
Apelurile trebuie comutate ntre dou staii de baz, ori de cte ori un utilizator traverseaz
frontiera dintre dou celule, i dac noua staie de baz nu este conectat la acelai comutator, - s-ar
putea s fie necesar ca apelul s fie rutat ctre alt comutator; n acelai timp, mobilul trebuie s-i
schimbe frecvena de lucru.
Cum reelele celulare acoper doar o suprafa limitat, se obinuiete s se instaleze un
singur comutator, dar reeaua poate avea mai multe comutatoare. n sisteme wide area care acoper o
ar ntreag, sunt instalate mai multe comutatoare, n diferite localiti, pentru a minimiza plile
ctre PSTN (Post Switched Telephone Network - Reeaua Public de Telefonie) n vederea
ndeplinirii apelurilor. De aceea operatorii mobili prefer s conduc apelul ct mai departe posibil n
propria lor reea pentru a reduce cheltuielile de interconexiune. n acest caz comutatorul celular
trebuie s ruteze apelurile de ieire ct mai economic posibil, permind hand-over ntre celulele
conectate la diferite comutatoare.
Baza de date abonai reprezint inima oricrui sistem celular i este utilizat pentru a
realiza o nregistrare continu privind locurile unde se afl fiecare abonat i pentru autentificarea
apelurilor. Prima din aceste funciuni se numete mobility management i este realizat prin
memorarea i inerea la zi a informaiilor generale de canalele de control ale sistemului radio.
Baza de date pstreaz o nregistrare pentru a ti de la care staie de baz un anumit abonat va
primi semnalul cel mai bun.
Cnd comutatorul celular primete un apel de intrare, el interogheaz baza de date pentru a
stabili care staie de baz deservete n acel moment abonatul i ruteaz apelul n mod corespunztor
fie ctre o staie de baz conectat la acelai comutator, fie ctre alt comutator. De asemenea, este
necesar un proces de autentificare pentru a stabili validitatea oricrui mobil care ncearc s fac un
apel n sistem dar i pentru a introduce anumite limitri sau constrngeri.
Detaliile precise privind managementul mobilitii i autentificarea variaz mult de la un
sistem la altul, ns funciile de baz descrise sunt comune tuturor sistemelor.[3]

Conexiunile ntre diferitele elemente ale unei reele celulare trebuie efectuate folosind cteva
F1
F2
F4
F3
F2
F1
F3
F4
F1
F4
F3
F1
F4
F3

F2
F3
F4
F2
F1
F4
F3
Tema 3

9
forme din transmisia fix. Cele dou opiuni sunt: (i) legturile fixe n microunde sau (ii) folosirea
liniilor nchiriate convenionale ctre operatorul reelei fixe.
Muli operatori celulari trebuie s nchirieze toat capacitatea de transmisie de la operatorul
local al reelei fixe; costurile de nchiriere pot varia considerabil de la o ar la alta, dar sunt
ntotdeauna importante. Proiectarea reelei fixe trebuie s prevad ntotdeauna o capacitate suficient
pentru a nu reduce calitatea serviciului oferit utilizatorilor. O reea bine proiectat trebuie s gseasc
echilibrul ntre costurile de interconectare i sarcina reprezentat de liniile nchiriate, oferind n
acelai timp o capacitate suficient pentru gradul specificat de serviciu.[3]

Teleserviciile oferite abonailor unei reele de telefonie mobil se pot mpri n dou
categorii: servicii suport i servicii suplimentare.
Serviciile suport ofer comunicarea ntre dou posturi mobile sau ntre un post mobil i unul
fix, de-a lungul unui numr oarecare de reele. Se pot transmite cuvinte, date, texte scurte, grafic.
Serviciile suplimentare sunt foarte numeroase i variate [34]:
identificarea celui care face apel
retransmiterea apelului
informaii despre tarife, credite etc.
mesagerie vocal
conferin
restricionri ale apelurilor

O problem important n cazul reelelor celulare o constituie protecia fa de intrui (pirai).
Acest lucru se realizeaz de ctre un centru de autentificare (AUC). Centrul de autentificare
controleaz drepturile de utilizare a serviciilor oferite de reea fiecrui abonat. Identificarea se face n
dou etape.
Prima etap este local i const n tastarea de ctre abonat a unui cod confidenial (semntur
electronic). Acest cod este verificat de microprocesorul cartelei de abonat (SIM), inserat n
prealabil n terminalul (telefonul) abonatului. SIM (Subscriber Identity Module) este modulul de
identitate al abonatului. Modulul este reprezentat fizic de un montaj electronic (cartel) cu memorie i
microprocesor. ndeplinete mai multe funcii: autentificarea abonatului, securizarea transmisiilor
radio i stocarea datelor pentru abonat.
A doua etap se produce cnd abonatul cere un serviciu reelei. Reeaua cere terminalului
abonatului s-i furnizeze numrul de telefon apoi s-i demonstreze identitatea printr-un cod, rezultat
al unui algoritm secret implementat n terminal. Dac rezultatul primit de reea este identic cu cel
ateptat, abonatul este autentificat.

3.1.3. Reeaua telex

Reeaua telex (reea comutat telegrafic) are fa de reeaua telefonic avantajul absenei
modemului i cel al sistemului de comutaie mai bun. Instalaia cuprinde n general un terminal
"teleimprimator" dar accesul la reeaua telex se poate face i prin intermediul unui echipament de
tratare texte, cu adaptorul corespunztor.
Transmisia de mesaje este relativ lent dar acest tip de reea era rspndit n ntreprinderi. n
momentul de fa transmiterea documentelor tiprite se face mai ales prin echipamente telefax, care
tind s ia locul telexului.

3.1.4. Reelele hertziene de televiziune

Prin transmisie TV se nelege transmisia la distan a imaginii (n micare) i a sunetului. Un
program (emisie) TV poate fi difuzat n dou moduri: fie folosind un cablu ca pentru o convorbire
telefonic, fie radiind unde electromagnetice n spaiu ca la emisiunile radio. Utilizarea cablurilor este
o soluie costisitoare i prohibitiv n cazul distanelor mari, spre deosebire de transmisia prin unde
hertziene, convenabil n cazul zonelor ntinse de transmisie. Cantitatea de informaii vehiculat de
Tema 3

10
transmisia TV implic o band larg de trecere i face necesar utilizarea unor frecvene nalte.
Undele electromagnetice de nalt i foarte nalt frecven ofer faciliti remarcabile de direcionare
i ca urmare posibilitatea utilizrii sateliilor de telecomunicaii.
Pentru transmisia TV prin unde hertziene destinat marelui public, gamele de frecvene
alocate sunt stabilite prin convenii internaionale:

1. Gama FIF (foarte nalt frecven -VHF n englez) este mprit n trei benzi:
- Banda I 48 MHz - 85 MHz
- Banda II 85 MHz - 100 MHz
- Banda III 175 MHz - 230 MHz
2. Gama UIF (ultranalt frecven -VHV n limba englez) are dou benzi:
-Banda IV: 470 MHz - 600 MHz
- Banda V: 600 MHz - 860 MHz
3. Gama de SIF (supranalt frecven -SHF n limba englez) dispune, n funcie de zona
geografic, de urmtoarele frecvene:
- 3,7GHz - 4,2 GHz n zona continentului american
- 11,7 GHz - 12,5 GHz n zona european
La rndul lor benzile de frecven sunt mprite n canale de comunicaie.
Reelele de televiziune fiind cu "band larg de trecere" permit debite de date foarte mari.
Aceste reele permit s se transmit nu numai caractere, ci i sunete i imagini, fixe sau animate.
Folosirea reelelor de televiziune se preteaz unei difuzii de mas a informaiilor coninute n bazele
de date ale calculatoarelor puternice (informaii de burs, meteorologice, rutiere etc).

3.1.5. Reele teleinformatice

Reelele teleinformatice au fost create pentru a face s comunice ntre ele dou echipamente
informatice (terminale, calculatoare etc.), situate la distan.
Din punct de vedere tehnic se pot distinge reele deschise n care toate echipamentele
conectate pot intra n comunicaie unele cu altele i reele nchise n care echipamentele terminale nu
pot intra n contact dect cu calculatorul central prin intermediul concentratoarelor sau
multiplexoarelor. Reelele teleinformatice pot fi private, aparinnd uneia sau mai multor ntreprinderi
sau reele publice, accesibile tuturor.
Tehnica de transmitere a datelor cea mai rspndit este "n pachete", n care datele
numerizate sunt puse n blocuri de mrime fix numite pachete. Acestea sunt nsoite de informaii de
serviciu care permit identificarea echipamentului expeditor i a celui destinatar. Ajunse la destinaie
dup un drum uneori complex ntre calculatoare, pachetele sunt eliberate de informaiile de serviciu si
mesajele sunt reconstituite automat. O categorie aparte de reele teleinformatice o reprezint reelele
locale, aparinnd unei singure ntreprinderi, avnd deci o ntindere spaial redus, dar in schimb
debite de date foarte mari.

3.1.5.1. Noiuni despre reelele de calculatoare
O reea de calculatoare este format dintr-un numr de calculatoare interconectate[14].
Avantaje ale reelelor de calculatoare:
mprirea resurselor ntre utilizatori: programe, date i echipamente sunt accesibile unui
numr mare de utilizatori, uneori situai la mare distan;
funcionalitate crescut- aplicaii multiplicate pe mai multe maini, astfel nct dac o parte a
sistemului "cade" partea intact poate s funcioneze;
este mai ieftin s realizezi o reea dect s utilizezi un calculator mare, la aceeai
productivitate;
performanele reelei pot fi mrite prin adugarea de noi uniti.

Aplicaii deosebite ale reelelor:
Accesul la programe complexe (simulri de tip macroeconomic) care pe calculatoare mari este
Tema 3

11
dificil i scump;
Accesul la mari baze de date (rezervri de bilete, operaiuni bancare etc.);
Realizarea, prin reele mari a unui mediu complex de comunicaii (munca la domiciliu).

Clasificare:
Reelele de calculatoare se mpart in dou mari categorii:
- LAN (Local Area Network) - reele locale
- WAN (Wide Area Network) - reele mari
n continuare vom prezenta o serie de elemente fundamentale referitoare la reelele locale de
calculatoare (LAN) [2].

Scurt istoric:
Prima generaie de LAN-uri a aprut la nceputul anilor 70. Prin efortul conjugat al firmelor
Xerox, Intel i Digital Equipment Corporation, a fost lansat la nceputul anilor 80 tehnologia
Ethernet, care utiliza pentru interconectarea terminalelor cablu coaxial, ce asigura o vitez de 10
Mb/s. Ulterior s-a trecut la folosirea cablului torsadat care este mai ieftin i mai uor de instalat (UTP
- Unshielded Twisted Pair).
A doua generaie de LAN-uri a aprut la sfritul anilor 80 i a condus, prin utilizarea
fibrelor optice sau a altor modaliti de interconectare, la mrirea vitezei de transfer pn la 100 Mb/s.
A treia generaie de LAN-uri, care suport viteze de Gb/s, a nceput s apar n jurul anului
1990 i folosete ca mediu fizic de transmisie cablurile pe fibre optice.
O meniune se cuvine a fi fcut referitor la LAN-uri cu legturi prin radio (wireless -
necablate). Aceste reele permit utilizatorilor dintr-o cldire s comunice folosind legturi radio fr a
mai fi necesar instalarea cablurilor. Se pot folosi unde radio de band larg, legturi prin radiaii
infraroii direcionate sau difuzate. Aceste reele sunt mai lente dect cele cablate (2-5 Mb/s).

Elemente componente ale unei LAN
Din punct de vedere hardware sunt necesare, pentru interconectarea componentelor unei
reele, urmtoarele elemente:
Cabluri. Acestea pot fi coaxiale, fire torsadate sau fibre optice. Sistemul de cabluri metalice
este caracterizat de impedan, capacitate, atenuare, viteza semnalului, caracteristici de
zgomot. Din punct de vedere al distribuirii legturilor prin cablu se poate distinge o cablare
nestructurat, dependent de aplicaie i rigid din punct de vedere al modificrii topologiei,
i o cablare structurat, independent de aplicaie, cu un design flexibil i modular.
Module de interfa cu reeaua (plci de reea). Aceste module (adaptoare) realizeaz
cuplarea unitii centrale cu reeaua i sunt standardizate.
Transcievers (receptoare - transmitoare). Sunt folosite cnd se realizeaz cuplarea la un
mediu fizic altul dect cel utilizat n mod normal de modulul de interfa cu reeaua.
Hub-uri pentru cablaje. Iniial un Hub era un simplu concentrator, asigurnd conectarea
unui numr (de la 8 la cteva sute) de staii ntr-o configuraie stea. Actualmente aceste
echipamente ofer i funcii de administrator de reea, permind monitorizarea de la distan
cu ajutorul software-ului de administrare a reelei.
Repetoare. Sunt echipamente ce amplific semnalele pentru a mri distana fizic pe care
poate aciona o reea.
Bridge-uri (puni). Sunt dispozitive care conecteaz dou sau mai mult LAN-uri.
Router-e. Sunt echipamente de dirijare a traficului de date, realiznd conexiuni la un nivel
arhitectural superior fa de bridge-uri.
Gateway-uri (pori). Sunt dispozitive care interconecteaz LAN-uri care folosesc protocoale
complet diferite la toate nivelurile de comunicaie.
Din punct de vedere software, pentru a funciona, o reea are nevoie de un sistem de operare
de reea (NOS - Network Operating System). Exemple de astfel de sisteme de operare sunt: Novell
Netware, Microsoft OS/2 LAN Manager, IBM LAN Server etc. Figura 3.5 ilustreaz principalele
tipuri de cabluri utilizate pentru reele.
Tema 3

12
Capacitatea de transmisie, n
numr de conexiuni telefonice
Perechi
rsucite
Cablu coaxial
Cablu de fibre
optice
Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice
Cablu de fibre
optice
Cablu coaxial
Perechi
rsucite

Fig. 3.9. Tipuri de cabluri utilizate n reelele de calculatoare

Arhitecturi de reele locale
Arhitectura client-server. Aplicaiile software sunt distribuite ntre entitile din reea.
Clienii cer informaiile de la unul sau mai multe servere din reea care stocheaz aceste aplicaii. Un
singur server suport mai muli clieni simultan.
Arhitectura egal la egal (peer to peer). Oricare dou componente ale reelei pot
comunica, fr a apela la serviciile de dirijare ale unui calculator puternic (mainframe) din reelele
tradiionale. Fiecare PC poate deveni server, putnd schimba rolurile ntre cel de utilizator i cel de
ofertant de servicii.
Figura 3.6 ilustreaz cteva topologii de reele.

Structura reelelor locale de calculatoare.
Vom descrie n continuare structura unei reele ierarhice de tip Novell. Aceste reele se ntind
la nivelul unei cldiri sau grup de cldiri. Sunt compuse din:
File server -gestioneaz ntreaga activitate a reelei, controleaz toate accesele la resursele
comune (fiiere, imprimante), asigur securitatea i realizeaz comunicaiile ntre staii. Pe el
este instalat S.O. al reelei. File server-ul poate fi dedicat sau nededicat;
Staii de lucru - sunt de regul PC-uri obinuite, uneori fr HDD sau FDD.
Periferia -imprimante, uniti de disc, plottere etc, comun pentru utilizatorii reelei.
Elemente de conectare -plac special de interfa introdus n calculator i cablu de
legtur.

Tipuri de utilizatori:
utilizatorul obinuit - lucreaz la o staie de lucru n cadrul reelei.
operatorul- este un utilizator cruia i se dau anumite drepturi privind utilizarea resurselor.
supervizorul - asigur buna funcionare a ntregii reele. Are drepturile cele mai largi.

Tema 3

13

Fig. 3.10. Topologii de reele de calculatoare: a)reea stea, b)reea pe mai multe nivele ierarhice, c)
reea daisy chain, d) reea inel
Securitatea reelei
Exist mai multe modaliti de a asigura securitatea reelei:
a) Securitatea la conectare: Utilizatorul i declar la conectare numele care este recunoscut de file
server. Poate fi folosit i o parol. Supervizorul mai poate introduce restricii:
de timp (numr de ore de lucru limitat);
de staii de lucru (utilizatorul se va putea conecta doar de pe anumite staii);
conectri curente (se poate limita numrul staiilor ce se conecteaz simultan);
invalidare cont. La prima conectare utilizatorului i se creeaz un cont. Supervizorul poate
invalida acest cont i utilizatorul nu se mai poate conecta;
blocarea "sprgtorului" dup un numr de nereuite de conectare.
b) Securitatea prin drepturi de utilizator:
Aceste drepturi controleaz posibilitile de lucru ale unui utilizator ntr-un director dat: R
(read), W (write), O(open), D (delete) etc.
c) Securitatea prin drepturi permise n directoare:
La crearea unui director utilizatorii pot avea drepturi ca cele descrise mai sus.
d) Securitate prin atributele fiierelor i directoarelor:
Read-Write, Read-Only, Shearable/Non shearable.
e) Drepturi efective: reprezint intersecia mulimii drepturilor utilizatorului cu drepturile n director.

3.1.5.2. Noiuni elementare despre Internet

1. Generaliti
Internet (Internetware system) reprezint un ansamblu de reele de calculatoare interconectate
care a luat o amploare deosebit n ultimii ani [19]. Internet reprezint un instrument de acces la
cantiti imense de informaii distribuite n toat lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera
fiiere ntre calculatoare situate la distane foarte mari.
Internet folosete o metod de adresare bazat pe sistemul de denumire al domeniilor. Exist
posibilitatea includerii ntr-o adres a mai multor nivele de domenii (domenii, instituii, departament,
calculator). Domeniile de pe nivelul cel mai (nalt) general pot fi de natur organizaional sau
geografic. Exemple de domenii organizaionale: com (entiti comerciale), edu (instituii
Tema 3

14
educaionale), gov (instituii guvernamentale), etc. Exemple de coduri de denumiri geografice: it
(Italia), ro(Romnia), etc.

2. Tipuri de conexiuni
Din cauz c Internet este o colecie ce conine mii de sisteme diferite, exist multe moduri de
lucru posibile. Astfel exist patru tipuri de conexiuni Internet de baz. Toate necesit conectarea
prealabil la un calculator gazd (host) din Internet. Acesta este legat direct n reeaua Internet i are o
adres Internet. Cele patru tipuri de conexiuni sunt:
a) Conexiunea permanent: calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori sunt legate
direct cu un calculator conectat permanent n reeaua Internet. Este cel mai bun mod de conectare, se
mai numete conexiune dedicat dar este scump.
b) Conexiunea direct pe linie telefonic. Exist furnizori de servicii Internet prin intermediul
crora se poate obine o conectare la reea - conexiune direct prin linie telefonic (dial-in direct
connection). Calculatorul personal se comport ca i cum ar fi un calculator gazd din reeaua
Internet. Aceast conexiune este o clon din punct de vedere al performanelor.
c) Conectarea ca terminal pe linie telefonic. Mui furnizori de servicii ofer clienilor
posibilitatea conectrii calculatorului lor ca terminal pe linie telefonic (dial-in terminal connection).
n acest regim calculatorul nu e legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului
de servicii. Ca urmare, spre deosebire de conexiunea precedent, transferul unor fiiere din alt staie
legat la Internet nu se face direct pe calculatorul personal, ci mai nti pe calculatorul furnizorului de
servicii. Aceast conectare se mai numete i conexiune interactiv.
d) Conexiunea de tip pot electronic. n acest caz utilizatorii pot folosi doar serviciul de
pot electronic, pentru a trimite i recepiona mesaje n reea.

3. Consideraii practice privind accesul la Internet
Exploatarea programelor de acces la Internet se poate face n dou moduri:
- printr-o interfa grafic utilizator (GUI - Graphic User Interface) - care lucreaz cu elemente
grafice (butoane i pictograme)
- printr-o interfa de tip linie de comand (command line interface). n acest caz comenzile se
introduc de la tastatur i trebuie cunoscut foarte bine sintaxa lor.
n prima categorie (interfa grafic) intr programele sub Windows (ex: Netscape Navigator,
Internet Explorer) iar n a doua programele de pot (ex: Pine).
Pentru a realiza o conexiune la Internet sunt necesare:
a) - un cont Internet. Acesta se obine de la furnizorul de servicii, respectiv de la administratorul
de sistem.
b) - un calculator: Nu este necesar un calculator deosebit de performant, dar se pot sesiza
avantajele n cazul unor calculatoare puternice.
c) - un modem (dac se realizeaz conectarea pe linie telefonic). Modemul convertete semnalul
numeric furnizat de calculator n semnal analogic care poate fi transmis pe linia telefonic. Viteza
modemului influeneaz evident timpul de ateptare n cursul conexiunilor.
d) - un program de comunicaie. Acest program de comunicaie trebuie s poat transmite date
conform protocolului Xmodem sau, mai bine, conform protocolului Zmodem.
e) - informaii privind parametrii de comunicaie. Aceste informaii se obin de la furnizorul de
servicii Internet i se refer la viteza de comunicaie, protocolul folosit, tipul de terminal etc.
f) - un nume de legtur: login name, logon name, user name, account name. Este numele sub
care utilizatorul se poate conecta. De regul este format din numele de familie avnd ca prefix sau
postfix iniialele prenumelui. Atenie: se face distincie ntre literele mari i literele mici!
g) - o parol. La conectare n reeaua Internet trebuie furnizat, alturi de numele de legtur, i o
parol de identificare, ce trebuie recunoscut de calculatorul gazd.
Servicii Internet
Pota electronic - E-mail
TELNET - conectarea utilizatorilor la noduri ndeprtate
Transferul de fiiere - FTP
Tema 3

15
tiri, sesiuni de discuii
Cutarea informaiilor
Pota electronic
Pota electronic funcioneaz similar cu serviciul potal obinuit: un mesaj (scrisoare) cruia
i se ataeaz adresa destinatarului i a expeditorului (pe plic) este depus ntr-o cutie potal. De aici
serviciul potal l preia, l transmite (eventual prin mai multe oficii potale) i apoi l depune n csua
potal a destinatarului. Pota electronic nu este specific Internetului, ci a fost i este folosit n
reelele locale de calculatoare.
Pota electronic este gestionat cu ajutorul unor programe specializate. Exist zeci, chiar sute
de astfel de programe, dar funciile eseniale realizate de ele sunt aceleai:
- (permit) compunerea i emiterea scrisorilor
- vizualizarea i eventual tergerea sau arhivarea scrisorilor primite
- tiprirea mesajelor pentru a obine copii permanente
- transmiterea unei scrisori ctre mai muli destinatari
- folosirea unor porecle (alias), mai uor de reinut n locul adreselor potale
- ataarea la scrisoare a unui fiier
- folosirea unor fiiere cu semntur (informaii despre numele, titlurile, adresa, telefonul
expeditorului, adugate scrisorii automat sau la cererea utilizatorului)
- confirmarea transmiterii potei
- notificarea citirii mesajului de ctre destinatar
- anularea unor mesaje
a) Transferul mesajelor prin E-mail
Adresa Internet conine un identificator al utilizatorului i un nume de domeniu:
dci @ cscws.com
id. utilizator nume de domeniu
Odat transmis pe Internet mesajul este recepionat de diferite calculatoare. Fiecare calculator
l inspecteaz s vad dac i este adresat i n caz contrar l reexpediaz la conexiunea de
reea care prezint cele mai mari anse s conin destinaia.
Observaii: n locul numelui domeniului se poate folosi adresa de IP a sistemului de destinaie dup
@. IP = Adres de Protocol Internet = adres unic de 32 bii (4 octei) care i este oferit
calculatorului gazd cnd este legat prima dat la Internet. Aceast adres este n general scris ca 4
numere fiecare lund valoarea ntre 0 i 255 i reprezentnd valoarea octetului respectiv.
Ex. 173.201.4.57
b) Structura unui mesaj de pot electronic:
Orice mesaj conine un antet (header) i un corp.
Antetul conine toate informaiile pentru a transmite mesajul la destinatar i pentru a-l returna
la emitor, dac apare o eroare. Unele cmpuri din antet sunt specificate de utilizator, altele de
sistemul de pot electronic.
Exemplu:
To: numele (adresa) utilizatorilor crora li se trimite mesajul.
Subject: cmp opional ce conine o descriere n cteva cuvinte a coninutului mesajului.
Cc (Carbon Copy): copie (la indigo). Numele de utilizatori care vor primi copii identice cu
destinatarul.
n plus fa de aceste date, programul de pot electronic adaug i data i ora.
Corpul mesajului cuprinde mesajul propriu-zis, compus de obicei cu ajutorul unui editor de
texte.
c) Trimiterea datelor binare
Datele binare pe 8 bii trebuie convertite n date ASCII pe 7 bii (programul de pot
electronic lucreaz cu date pe 7 bii - codul ASCII). Dup aceast conversie, fiierul poate fi ataat
mesajului transmis prin pota electronic.
d) Primirea potei electronice
De obicei la conectarea utilizatorului, acesta este anunat dac a primit noi mesaje prin pot.
n continuare, folosind un program potrivit se pot vizualiza, se pot terge, salva ca fiiere pe disc etc.
Tema 3

16

3.1.6. Reele specializate

Reprezint o categorie aparte de reele de telecomunicaii avnd destinaii specializate:
- reele nchiriate: realizeaz o legtur permanent i stabil ntre dou puncte
- reele permind interconectarea centralelor telefonice proprii ale unor localuri diferite
aparinnd aceleiai societi
- reele destinate teleconferinelor (audio conferinelor i video conferinelor)
- reele de videotext: permit comunicarea unor pagini de informaii (text i grafic) abonailor.
Pot fi reele de videotex interactiv cnd paginile respective sunt transmise la cererea abonatului, fiind
extrase dintr-o banc de date sau pot fi reele de videotex cnd un anumit numr de pagini standard
sunt transmise simultan prin reele de televiziune unui mare numr de abonai, acetia alegndu-i
pagina dorit din acest ansamblu.
- reele de telecomunicaii prin satelit

3.2. Echipamente de telecomunicaii n birotic

3.2.1. Telefonul inteligent

Fig. 3.11. Aspectul unui telefon modern

n momentul de fa se folosesc dou sisteme de aparate telefonice :
- cu impulsuri: este aparatul telefonic tradiional care emite, prin intermediul unui cadran
rotativ sau, cele moderne prin intermediul tastelor, un numr de impulsuri corespunztor cifrei
formate.
- cu tonuri sau frecvene vocale - la care apsarea unei cifre a tastaturii emite pe linie un cuplu
de frecvene bine precizate. Avantajul acestui sistem l reprezint rapiditatea.

1
2
3
4
5 6
7 8 9
*
0
#
697 Hz
852
941
1209 1336 1472
Hz
770

Fig. 3.12. Principiul telefonului cu tonuri. Sursa [4], pag.119.

Tema 3

17
Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluznd elemente de inteligen
(microprocesor) sunt:
- formarea numerelor selectabil prin impulsuri sau tonuri
- formarea numrului fr ridicarea receptorului
- sonerie electronic cu nivel reglabil, deconectabil
- difuzor de redare cu amplificare reglabil
- formare automat, cu memorare a 10-100 numere
- inhibarea microfonului (poziia "secret")
- reformarea ultimului numr n caz de ne-rspuns
- prezena unui afior permind vizualizarea numrului compus, a numrului memorat, a
duratei convorbirii, a orei etc.
- robot telefonic ncorporat pentru memorarea mesajelor n absena proprietarului.
n afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menionat radiotelefonul, utilizabil in
anumite limite geografice, i, mai ales, telefoanele celulare care au luat n ultimul timp o amploare
deosebit.

Fig. 3.13. Telefon celular

3.2.2. Centralele telefonice private

Sunt centrale electronice cu mini sau microcalculatoare programate corespunztor, permind
realizarea diverselor funcii administrative ale birourilor automatizate.
Principalele funcii:
a) telefonie: fiecrui post i se poate afecta prin program un numr de posibiliti:
- imposibilitatea accesului la reea (post interior);
- acces la reea prin operator;
- acces direct la reea (local, interurban, internaional);
- numere prescurtate (dnd un numr de trei cifre, numrul abonatului corespunztor se
formeaz automat);
- re-apel automat al posturilor ocupate;
- conferin n trei;
- reluarea spre alte numere direct sau dup un numr de apeluri;
- gruparea de posturi sub un acelai numr;
- posturi prioritare (pot "intra" peste o convorbire);
- protecie mpotriva intruziunilor;
b) gestiunea contactelor:
- gestiunea orarelor variabile;
- transmiterea alarmelor;
- controlul accesului n servicii sau localuri;
c) colectarea datelor:
- plecnd de la telefonul cu taste, se pot interoga fiiere sau introduce date.

3.2.3. Curierul electronic

Prin curier electronic se nelege ansamblul sistemelor i serviciilor de transmisie i schimb la
Tema 3

18
distan de mesaje prin intermediul reelelor de telecomunicaii. n afara telefonului i telexului,
menionate anterior, curierul electronic cuprinde telefaxul, mesageria electronic (textual i vocal),
teletextul, videotextul, teleconferina.

3.2.3.1. Telefaxul

Telefaxul (tele-facsimil) este o tehnic permind transmiterea de documente pe suport hrtie
ntre dou puncte, prin intermediul unor aparate specializate care utilizeaz reeaua telefonic.
Aceast tehnic este situat ntre domeniul duplicrii i cel al comunicaiilor, aparinnd fotocopierii
la distan. Pentru a transmite un document este suficient s se introduc foaia de hrtie n aparat i s
se apeleze destinatarul la telefon. Utilizarea acestei tehnici necesit dou aparate, unul care joac rolul
de emitor "citind" documentul introdus printr-un sistem optic i trimind semnale codificate pe
linia telefonic i altul care joac rol de receptor, transcriind semnalele primite pe hrtie.
n emitor un fascicul luminos baleiaz documentul original linie dup linie i este deviat
(reflectat) pe o celul fotoelectric. Numrul de linii baleiate pe mm determin fineea i calitatea
telecopierii (rezoluia). n receptor semnalele electrice primite sunt convertite n semne grafice
folosind cel mai adesea o hrtie electrosensibil sau termosensibil.

Fig. 3.14. Aspectul unui telefax

n continuare sunt menionate principalele faciliti oferite de un sistem modern telefax:
- robot telefonic ncorporat;
- moduri de funcionare: FAX, TEL, TAD/FAX;
- funcii programabile;
- antet propriu;
- numere de telefon memorate i apelate automat;
- numere memorate secrete;
- monitorizare (folosirea ca aparat telefonic fr ridicarea receptorului);
- realizarea unor copii locale;
- nregistrarea unor convorbiri telefonice;
- apel cu taxa invers (polling, neimplementat nc la noi)
- posibilitatea de programare a unei parole;
- operarea robotului telefonic de la alt post.

3.2.3.2. Mesageria electronic

Mesageria electronic reprezint transmiterea de mesaje (n general scurte) ntre echipamente
terminale, cu posibilitatea stocrii acestor mesaje ntr-o "csu potal " electronic. Corespondenii
nu sunt localizai printr-o amplasare fizic, ci printr-un identificator logic. Existena "csuei potale"
aduce un element nou: nu este necesar prezena simultan n procesul de comunicare, a celor doi
corespondeni. Mesageria electronic se poate referi la texte sau la mesaje vocale. Fiecare abonat i
poate consulta "csua potal" pentru a vedea dac are mesaje sau este atenionat automat cnd exist
un astfel de mesaj.
Tema 3

19

3.2.4. Modemuri

Generaliti
Modemurile sunt utilizate pentru a converti informaia din memoria calculatorului ntr-un
format compatibil cu transmiterea pe liniile telefonice. Numele vine de la MODULARE /
DEMODULARE.
Exist dou tipuri constructive de modemuri:
- modemuri interne - care sunt montate ca plci n calculator i folosesc sursa de alimentare a
acestuia
- modemuri externe - care au surs de alimentare autonom (deci trebuie conectate la priz) i
care se leag la calculator pe interfaa serial (COM1, COM2). Figura 3.16 ilustreaz folosirea unui
modem extern.


Fig. 3.16. Modem extern cuplat la un calculator

Modemurile interne nu ocup un port serial, dar au dezavantajul c un oc de tensiune pe linia
telefonic poate produce distrugerea plcii de baz a calculatorului.
Dac modemurile pot realiza i operaiunea de transmitere a faxurilor, ele se numesc fax-
modemuri.
Din punct de vedere al vitezei de transmitere a datelor, modemurile se clasific n:
- modemuri lente (300 - 2400 bps - bii pe secund);
- modemuri rapide (9600 bps);
- modemuri foarte rapide (viteze mai mari de 14400 bps) ;

Utilizarea modemurilor
Viteza mare de transmisie a datelor necesar a condus la conflicte cu limitrile liniilor
telefonice. Ca urmare, au aprut modemuri care corecteaz erori i tehnologia comprimrii datelor.
Standardele de telecomunicaii se numesc protocoale. Cele mai rspndite standarde sunt V. 42 bis,
V. Fast (conexiuni la 28800 bps). Cteva exemple de productori de modemuri: Practical Peripherals,
Hayes, Intel, U.S. Robotics, Supra.
Modemurile externe dispun de un numr de indicatoare luminoase (LED- uri) care arat n
orice moment starea modemului sau a transmisiei.
Semnificaia LED - urilor pentru modemul extern:
AA Autoanswer (rspuns automat)
RX Receive Data (recepioneaz date)
TX Transmit Data (transmite date)
CD DCD - Data Carrier Detect (detecteaz purttoarea de date)
OH Off Hook (scos din furc)
Tema 3

20
HS High Speed (vitez mare)
TR DTR - Data Terminal Ready (terminalul de date e pregtit)
MR Modem Ready (modemul e pregtit)
Un modem se poate afla n urmtoarele moduri de funcionare:
- modul online - cnd preia orice comand tastat i o trimite ctre interlocutorul de la
distan;
- modul comand - cnd accept comenzi destinate lui.
Comenzile pentru modem reprezint un limbaj specific i modemurile vor accepta comenzile
impuse de firma Hayes Microcomputer Products, Inc., deci sunt compatibile Hayes.
Exemple de comenzi pentru modemuri:
AT atenie
ATO revenire la modul online
ATD formai numrul de telefon specificat (ex.: ATDT [numr] -
formare numr cu tonuri. Dac se formeaz numrul n impulsuri se folosete
ATDP [numr])
ATH nchide telefonul
A/ repet ceea ce ai fcut ultima dat (ex.: se formeaz din nou
acelai numr)
AT&Fn parametrii prestabilii din fabric (ex.: AT&F1)
AT$H cerei ajutor modemului. Acesta va afia o list cu comenzi.
ATZ reseteaz modemul
ATA modul de rspuns automat
ATMn controlul sunetului (ATM0 nchide receptorul, ATM1 comunic
modemului s lase receptorul pn la detectarea purttoarei)
, o virgul comunic modemului s atepte timp de dou secunde
(ex.: pentru a forma o cifr care permite accesul din centrala firmei n exterior)
Corectarea erorilor
n cazul transmiterii datelor pe liniile telefonice, din cauza zgomotului este posibil s apar
erori. Modemurile realizeaz o verificare a transmisiei i n cazul detectrii unor erori, pachetul
respectiv de date este retransmis.
Comprimarea datelor
Pentru a reduce durata transmiterii, modemurile pot comprima datele.
Protocoale de modem
Protocoalele reprezint standarde sau reguli pentru desfurarea unor aciuni. n cazul
modemurilor se folosesc urmtoarele protocoale:
- protocoale pentru modulaie (ex. V. 32 bis)
- protocoale pentru comprimarea datelor (ex. MNP/5)
- protocoale de transfer de fiiere (ex. Xmodem -128 octei-, Kermit, Zmodem -batch)
Parametri de linie: numr de bii / caracter, paritate, bii de stop.
Softul de modem: Pentru a exploata un modem, pe calculator trebuie s fie instalat un soft de
modem. Exist un mare numr de programe de comunicaie care pot fi utilizate (ex.: Hyper Access,
Hyper Terminal, sub Windows).

3.3. Tehnologii i servicii moderne

3.3.1. Comunicaiile prin fibre optice

Fibrele optice permit transmisia informaiilor sub form de unde luminoase. Sunt constituite
din dou straturi de indici de refracie diferii i ghideaz razele luminoase prin reflexii succesive pe
pereii de separaie dintre cele dou medii (Fig.3.16.). Un semnal electric este convertit n semnal
optic cu ajutorul unei diode laser, transmis sub form luminoas i reconvertit n semnal electric la
recepie.
Avantaje ale fibrelor optice:
dimensiuni reduse;
Tema 3

21
mare capacitate de transmisie (exemplu de 20 de ori capacitatea unui cablu coaxial);
insensibilitate total la paraziii electromagnetici;
atenuare mic; folosirea lor nlocuiete cuprul, material deficitar.

Fig. 3.16. Principiul comunicaiilor prin fibre optice

Domenii de aplicaie:
a) pe distane scurte n medii urbane (fr repetor);
pentru legturi ntre centrale telefonice;
pentru legturi periferice - uniti centrale n configuraia calculatoarelor;
pentru distribuirea de servicii de telecomunicaii abonailor.
b) pe distane lungi (cu repetor):
pentru legturi interurbane;
pentru cabluri submarine intercontinentale.
Unii productori promoveaz deja o tehnologie numit Standard pentru canal pe fibr
optic sau FCS Fibre Channel Standard, mai ales n contextul aplicailor de supercomputere.
Motivul includerii standardului FSC n lume, este acela c se constat o nevoie tot mai mare a
numeroi utilizatori de a accesa supercomputere, cu alte cuvinte se simte nevoia unei reele de mare
vitez, un fel de LAN specializat pentru a se conecta la supercomputere. FCS este proiectat pentru a
suporta distane de la 2 m la 10 KM i de a oferi comutare.
Exist trei limitri ce motiveaz dezvoltarea FCS:
Exist o multitudine de canale de comunicaie dependente de productor. Exemplu:
mainframe - urile IBM au un protocol de canal caracteristic(la nivelul legturii de date i
fizice);
Canalele existente chiar dac sunt compatibile, au limitri de distan, de obicei n gama a
cteva sute de metri;
Canalele existente sunt metalice (cupru).
Canalele pe fibr optic nlocuiesc sistemele electrice voluminoase. Cablul pe fibr are un
diametru de aproximativ 0,16 cm. O caracteristic unic a FCS este independena sa fa de tipologia
reelei pe care lucreaz. Tehnologia FCS poate fi implementat fie ca o conexiune punct la punct, fie
s asigure conectivitate multipunct multipunct.
Cablul pe fibr FCS este din punct de vedere logic un canal serial de date punct la punct
proiectat pentru mare performan. Fizic, canalul poate suporta interconectarea a multiple puncte de
comunicaie denumite N porturi interconectate printr-o reea de comutare denumit structur. O
legtur const din dou fibre unidirecionale ce transmit n direcii opuse. El acioneaz ca un
emitor de date, receptor de date sau amndou i conine un transmitor i un receptor.

3.3.2. Sisteme de comunicaii prin satelit

In cazul acestui tip de telecomunicaii se utilizeaz un satelit aflat pe orbita circumterestr care
are rolul de a reflecta i direciona undele primite de la postul emitor spre postul receptor
(Fig.3.17.). Fiecare satelit acoper o anumit zon a suprafeei terestre situat ntre limite
geografice distincte. Acest tip de telecomunicaii este foarte fiabil i permite un debit foarte mare de
informaii.
Sistemele de comunicaii prin satelit pot fi utilizate pentru legturi intra - ntreprinderi pentru:
teleconferine, difuzarea programelor video, transfer de date cu debit mare (M bit/s), racordarea
Tema 3

22
centralelor electronice private. n birotic, comunicaiile prin satelit pot fi utilizate pentru a stabili
legturi ntre reele locale ale unor segmente distribuite teritorial ale aceleiai ntreprinderi.


Fig. 3.17. Principiul comunicaiilor prin satelit


Fig.3.18. Locul comunicaiilor prin satelit n contextul general al telecomunicaiilor

Bibliografie selectiv pentru tema 3:
1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998.. pag. 192-208.
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996., pag. 34-59.

ntrebri recapitulative:
1. Care sunt principalele tipuri de comunicaii folosite n Birotic?
2. Care este structura i care sunt componentele reelelor de telefonie?
3. Care sunt principiile telefoniei celulare?
4. Care sunt direciile de evoluie n domeniul telefoniei fixe?
5. Care sunt principalele servicii oferite pe Internet?
6. Indicai 5 avantaje i 5 dezavantaje ale folosirii Internetului.
7. Care sunt componentele hardware ale unei reele de calculatoare?
Satelit
Staie
terestr
Microunde
Microunde
Microunde
Staie
terestr
Cablu de
fibre
optice
Linii
telefonice Linii
telefonice
Utili zator
Calcul ator
gazd
Calcul ator
gazd
LAN
Central
telefonic
Cablu
coaxi al
Tema 3

23
8. Ce topologii de reele de calculatoare cunoatei?
9. Cum se asigur protecia datelor n reelele de calculatoare?
10. Care sunt principalele echipamente de telecomunicaii folosite n birotic?
11. Care sunt caracteristicile unui telefon inteligent?
12. Este util un robot telefonic la sediul unei firme? Ce mesaj pre-nregistrat ai concepe pentru a
fi transmis cnd nu suntei la firm?
13. Ce tipuri de telecomunicaii credei c vor fi intens folosite de oameni n urmtorii 3 ani?
14. Stabilii i justificai (prin compromisul pre-performane) dotarea cu echipamente de
telecomunicaii al sediului unei firme mici/medii.


TEMA 4


TEHNICI DE IMPRIMARE I REPRODUCERE
(REPROGRAFIE)


I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul patru prezint cteva dintre aspectele importante ale repografiei: rezoluie,
viteza de tiprire, corp de liter, precum i principalele echipamente folosite n birouri pentru
activiti de tiprire a documentelor.

II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele noiuni de reprografie. Va nva tehnici privind
modul n care se face tiprirea documentelor, va nva despre principalele echipamente folosite n
activitatea de tiprire.

III. CUVINTE CHEIE: imprimant, copiator, list, laser, jet de cerneal, fotocompoziie, reprografie

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Tipuri de imprimant;
Copiatoare;
Fotocompoziie.

V. REZUMAT
Reprografia este un cuvnt generic care ilustreaz tehnicile de tiprire. n aceast tem sunt
prezentate n principal imprimantele folosite n activiti de tiprire la calculatoarele de birou i la
laptop-uri. Totodat sunt prezentate noiuni despre principalele tipuri de copiatoare.

VI. CONTINUTUL TEMEI

Imprimarea i reproducerea grafic sunt domenii a cror dinamic este determinat de calitate.
Calitatea n domeniul tehnicilor de reprografie cuprinde o multitudine de aspecte: vitez mrit,
zgomot redus, imprimare de nalt calitate, diversitate mare a caracterelor ce se pot utiliza, trasarea de
grafice sau imagini etc.
Cteva noiuni importante pentru domeniul reprografiei sunt:
Rezoluie: numrul de puncte pe unitatea de lungime (de obicei pe inch - dpi) pe care l poate
realiza un dispozitiv de reproducere grafic.
Viteza de tiprire: numrul de caractere pe secund (cps) sau de pagini pe minut (ppm) pe
care le tiprete o imprimant.
Corp de liter (font): set de cifre, litere, simboluri ce corespund unui anumit stil de caractere
i au o anumit dimensiune.
Principalele echipamente i tehnici de imprimare i reproducere utilizate n birouri sunt:
- imprimantele
- copiatoarele
- tipografiile de birou.

4.1. Tipuri de imprimante

Textul tratat pe un echipament de procesare texte este memorat de obicei pe un suport
Tema 4

2
magnetic. Pentru reproducerea lui pe hrtie se utilizeaz imprimantele, echipamente de ieire care au
urmat i ele, ca i echipamentele i programele de tratare texte, o evoluie continu, fiind n stare s
satisfac cerinele de vitez, calitate a imprimrii i versatilitate cerute n birotic.
Exist dou mari categorii de imprimante:
- imprimante cu impact la care imprimarea se face prin presarea pe hrtie a unui caracter
preformat (aflat pe un tambur, pe o band de caractere, pe o "margaret" sau pe o sfer) sau a unui
caracter format pe loc printr-un ansamblu de puncte (imprimante cu cap matricial cu ace)
- imprimante fr impact la care imprimarea caracterului se face prin diverse procedee
fizice sau chimice (imprimare termic, electrostatic, cu jet de cerneal, etc.)
n tabelul 4.1. sunt amintite principalele tipuri de imprimante disponibile n prezent i utilizate
n birotic.


4.1.1. Imprimante cu impact

Aceste imprimante realizeaz nregistrarea pe suportul grafic prin transferul selectiv, n urma
aplicrii unei presiuni (prin lovire), a tuului de pe o panglic tuat pe suport.
Tipurile mai vechi de astfel de imprimante dispuneau de un set de caractere realizate n relief
pe un tambur metalic, pe o band elastic din oel, pe o sfer metalic sau pe o roat margaret. n
urma lovirii forma caracterului apare reprodus n tu pe suportul grafic. Cu astfel de imprimante se
poate reproduce doar text (nu se poate realiza grafic) iar corpul de liter utilizabil este doar cel
gravat pe suport. Dei calitatea tipririi textului i viteza de tiprire pot fi foarte bune, inconvenientele
menionate au condus la impunerea altor tipuri de imprimante cu impact: imprimantele matriciale cu
cap cu ace. Deoarece acest tip de imprimante este nc foarte rspndit, le vom prezenta pe scurt n
continuare.
Spre deosebire de predecesoarele lor care tipreau caractere, imprimantele matriciale cu ace
tipresc puncte care sunt asamblate n caractere sau reprezentri grafice. Elementul de tiprire l
constituie capul de imprimare care dispune de un numr de ace cu diametru mic, aliniate vertical, care
pot fi comandate individual s loveasc panglica tuat i s o apese pe hrtie. Un caracter este tiprit
de obicei ntr-un numr de pai, capul de imprimare deplasndu-se pe orizontal la fiecare pas cu o
anumit distan. n consecin caracterul este generat ntr-o matrice de puncte (fig. 4.1) de unde i
numele acestui tip de imprimante. O imprimant matricial tipic este ilustrat n figura 4.2.

Tabelul 4.1. Tipuri de imprimante
Tipul imprimrii Tehnica de imprimare Hrtie

Imprimare prin impact Imprimante cu cap
matricial cu ace
Hrtie obinuit sau hrtie
sensibil la presiune




Imprimare fr impact
Imprimant termic

Imprimant electrostatic
Imprimant electrofotografic cu laser
Imprimant cu jet de cerneal
Imprimare magnetic
Imprimare ionic
Hrtie sensibil
la cldur
Hrtie dielectric

Hrtie obinuit





Tema 4

3





Fig. 4.1. Matrice de puncte

Calitatea imprimrii depinde de urmtorii factori: numrul de ace din cap (9 sau 24),
dimensiunea transversal a unui ac; rezoluia, dimensiunea matricii caracterului (7x9 puncte pentru
imprimantele cu 9 ace i 24x36 puncte pentru imprimantele cu 24 ace)
n ceea ce privete viteza de imprimare, aceasta este de ordinul 200-300 cps la imprimantele
seriale i mai mare la cele linie. Imprimantele matriciale cu ace au mai multe moduri de imprimare:
- Draft (schi)- n care viteza de tiprire este mare dar aspectul poate lsa de dorit
- Quality (calitate) - caz n care aspectul tipririi este mult mai bun dar scade viteza de
imprimare.
Principalele avantaje ale imprimantelor matriciale sunt: posibilitatea de a imprima formulare
multiple, manevrabilitatea hrtiei, tiprirea pe format lat (pentru tabele mari), posibilitatea de a
realiza grafic, cost de operare redus.

Fig. 4.2. Aspectul tipic al unei imprimante matriciale

4.2. Imprimante fr impact

Dintre imprimantele fr impact cele mai rspndite sunt imprimantele cu jet de cerneal i
cele laser. Vom prezenta mai detaliat aceste tipuri urmnd ca la sfritul acestei seciuni s amintim i
alte imprimante fr impact


4.2.1. Imprimante cu jet de cerneal

Imprimarea se realizeaz proiectnd pe suportul grafic mici picturi de cerneal care se usuc
rapid i care prin aezarea geometric realizeaz formele dorite (caractere sau reprezentri grafice).
Cele mai multe imprimante cu jet de cerneal utilizeaz o tehnologie termal, cldura fiind
utilizat pentru a nclzi local cerneala i a o fora s ias cu presiune prin duzele nguste ale capului
de imprimare (figura 4.3).

Tema 4

4
Rezistor de nclzire
Camer de
nclzire
Duz de tiprire

Fig.4.3. Principiul termal de tiprire

Cele dou variante de utilizare a acestui principiu, tehnologia cu jet de bule (bubble jet) i
tehnologia cu picturi direcionate (drop-on-demand) sunt ilustrate n figura 4.4.
Tehnologia termal impune anumite limitri n ce privete procesul de imprimare i anume c,
indiferent de tipul cernelii folosite, aceasta trebuie s fie rezistent la cldur. Viteza de imprimare a
acestor imprimante depinde de frecvena cu care duzele mproac puncte de cerneal i de asemenea,
de limea irului de puncte. De obicei acestea sunt de aproximativ 12 MHz i respectiv 0,5",
conducnd la viteze de imprimare de 4 pn la 8 pagini/minut pentru texte monocrome i de 2 pn la
4 pagini/minut pentru texte color i imagini.
Firma Epson utilizeaz tehnologia piezoelectric, ilustrat n figura 4.5. Un cristal
piezoelectric, aezat n spatele rezervorului de cerneal creeaz, sub aciunea unei comenzi electrice,
presiunea necesar expulzrii picturii de cerneal.


Fig. 4.4. Principiul tehnologiei cu bule, respectiv cu picturi direcionate.

Avantajele acestui procedeu sunt urmtoarele: un control mai bun asupra imaginii i mrimii
punctelor de cerneal eliberate, cerneala nu trebuie nclzit i rcit ntre cicluri, ca urmare se pot
optimiza proprietile de absorbie i nu cele de rezisten la temperaturi nalte. Imprimantele
moderne pot tipri color sau alb-negru, dar felul n care ele comut ntre cele dou moduri variaz n
funcie de model.

Tema 4

5
Sarcin electric
Plcu
piezoelectirc
Pictur de
cerneal
Cavitate


Fig. 4.5. Principiul piezoelectric de funcionare a imprimantelor
cu jet de cerneal


4.2.2. Imprimante laser

Imprimanta laser a aprut datorit firmei Hewlett-Packard n 1984 i avea la baz o tehnologie
dezvoltat de Canon. Funcionarea este similar cu a unui fotocopiator (vezi seciunea urmtoare),
deosebirea constnd doar n ce privete sursa de lumin. n cazul unui copiator pagina este scanat cu
o lumin strlucitoare, n timp se n cazul imprimantelor laser sursa de lumin este un laser care
scrie textul pe un material fotoconductor. n afar de acest lucru principiul de funcionare este n
mare parte acelai; cu ajutorul luminii se creeaz o imagine electrostatic a paginii pe un fotoreceptor
ncrcat, care prin rotire atrage toner (fig. 4.6).
n interiorul imprimantei laser exist un mic tambur rotitor cu un nveli care i permite s
acumuleze o ncrctur electrostatic. O raz laser scaneaz suprafaa tamburului, mprind selectiv
punctele sarcinii pozitive de pe suprafaa tamburului care n final vor reprezenta o imagine de mare
rezoluie. Suprafaa tamburului este aceeai cu a hrtiei pe care va aprea imaginea, fiecrui punct de
pe tambur corespunzndu-i un punct de pe foaia de hrtie. ntre timp foaia de hrtie este transportat
printr-o sarcin electric pentru a mri fora de atracie electrostatic. n cazul imprimantelor laser
sarcina selectiv de pe tambur este generat prin activarea i stingerea laserului, care astfel scaneaz
tamburul care se rotete, utiliznd un complex de lentile i oglinzi rotitoare.

Generator
laser
Un sistem mecanic
antreneaz coala de
hrtie care este apoi
electrizat
Surs de toner
Rol de ncrcare
Calculatorul comunic imprimantei ce i
unde s tipreasc. Dac laserul atinge
tamburul va cauza o ncrcare pozitiv
care va genera un punc pe hrtie
Tamburul atrage toner i l
depoziteaz pe hrtie n
punctele vizate
n blocul de fixare
presiunea i cldura
polimerizeaz
granulele de toner
Oglind

Fig. 4.6. Principiul imprimantei laser

Tema 4

6
Pe msur ce tamburul se rotete, suprafaa pe care urmeaz s se imprime se mic prin
toner. Tonerul este un praf negru (sau colorat- la imprimantele laser color) foarte fin, ncrcat negativ
pentru a fi atras de punctele ncrcate pozitiv de pe suprafaa tamburului. n acest fel, dup o rotaie
complet, suprafaa tamburului va conine toat imaginea solicitat a fi tiprit. O foaie de hrtie vine
apoi n contact cu tamburul. Dup ce acesta i termin rotaia, imaginea de pe tambur este
transferat, prin atracie electrostatic, pe hrtie. Zonele de pe tambur care nu atrseser toner vor
apare albe pe hrtie. n blocul de fixare coala este nclzit, tonerul se topete i intr n porii hrtiei
unde polimerizeaz.
Imprimantele laser sunt de obicei monocrome (alb-negru) dar exist i imprimante laser color.
Orice culoare poate fi obinut dintr-o combinaie de cian (azuriu), magenta (violet) i galben. Modul
de funcionare al unei imprimante laser color este acelai ca la imprimanta alb-negru numai c exist
patru cartue de toner pentru cele trei culori de mai sus, la care se adaug negrul pentru a economisi
toner color. Figura 4.7 ilustreaz principiul imprimantei laser color, iar modul de depunere a tonerului
este detaliat n figura 4.8.
Cele mai multe imprimante laser utilizeaz o tehnologie cu cartu bazat pe un tambur
fotoconductor organic, mbrcat ntr-un material sensibil la lumin. Pe parcursul exploatrii
imprimantei tamburul trebuie nlocuit periodic, datorit faptului c suprafaa se uzeaz, conducnd la
scderea calitii imprimrii. Cartuul este cealalt component consumabil din cadrul unei
imprimante laser. Durata sa de via depinde de cantitatea de toner pe care o conine. Uneori cartuul
de toner i tamburul sunt separate, dar sunt i situaii cnd tamburul este localizat n interiorul
cartuului i trebuie nlocuii simultan.


Fig. 4.7. Principiul imprimantei laser color

Galben
Magenta
Cian
Negru
sau
sau
Fotoconductor
Suprafa
intermediar de
transfer
Direct pe mediu
apoi
Spre me diul de
nregistrare


Fig. 4.8. Detaliere a modului de funcionare a imprimantelor laser color

Tema 4

7

Fig. 4.9. Imprimant laser


4.2.3. Alte tipuri de imprimante

A. Imprimante cu cerneal solid
Aceast tehnologie folosete rezerve de vopsea solidificat care sunt topite pn la consistena
cernelii. Capul de tiprire arunc apoi picturile lichide pe pagin, realiznd caractere. Cerneala se
rcete pe pagin i se solidific, spre deosebire de imprimantele cu jet de cerneal la care se folosete
evaporarea unui solvent. Aceste imprimante pot tipri pe orice tip de hrtie i sunt folosite de obicei
pentru grafic artistic. Calitatea tipririi este foarte bun dar preul pe pagin este mare.

B. Imprimante cu transfer termic
Spre deosebire de imprimantele cu cerneal solid, imprimantele cu transfer termic folosesc o
fie de vopsea, asemntoare cu ceara, ataat pe un cilindru de plastic. Imprimanta cu transfer
termic topete vopseaua, trecnd o dat peste hrtia acoperit cu un strat special, pentru a crea
imagini. Se pot folosi benzi colorate n patru culori (galben, azuriu, violet, negru) sau n trei culori
(galben, azuriu, violet). Se pot tipri diagrame i grafice viu colorate, dar imprimarea este lent i
preul unei pagini este ridicat.

C. Imprimante cu sublimarea culorii
Aceast tehnologie se bazeaz pe nclzirea unei vopsele pn cnd trece din starea solid n
starea gazoas. Gazul este apoi absorbit n stratul de poliester care acoper hrtia special tratat. Se
produce o difuzie a culorii care creeaz imagini n culori i nuane de foarte bun calitate. Nu este o
metod potrivit pentru tiprirea unor linii fine i a unor contururi exacte.



4.3. Copiatoare electrostatice

Funcionarea copiatoarelor de acest tip ca i a imprimantelor laser se bazeaz pe proprietile
materialelor fotoconductoare de a pstra o sarcin electrostatic n ntuneric i de a o pierde sub
efectul luminii. Figura 4.10. ilustreaz principiul fotocopierii electrostatice:
Tema 4

8
1 2
3
4 5 6
7

Fig. 4.10. Principiul foto-copierii electrostatice. Sursa: [4], pag. 198
1 - O suprafa fotoconductoare este baleiat n ntuneric de o gril sub nalt tensiune
2 - Se obine o suprafa electrizat fotosensibil
3 - Imaginea documentului original (E) este proiectat optic pe suprafaa fotoconductorului. Zonele
iluminate pierd sarcina electric iar cele ntunecoase o pstreaz.
4 - Pe suprafaa fotoconductorului se distribuie uniform o pulbere (toner). Aceasta este reinut de
zonele electrizate.
5 - Peste suprafaa fotoconductorului se aplic o foaie de hrtie care va prelua pulberea electrizat
6 - Imaginea este transferat sub form de pulbere pe hrtie.
7 - Imaginea este fixat termic pe suportul de hrtie.

Acesta este principiul de funcionare al copiatoarelor electrostatice. n cazul imprimantelor
laser, imaginea nu este proiectat optic de pe un original pe un tambur de fotoconductor ci este
"scris" cu o raz laser pe acesta.
Din punct de vedere al necesitilor de reproducere i difuzare a informaiei exist dou
categorii de aplicaii ale reprografiei:
- reproducerea - care permite obinerea unui numr redus de copii pornind de la un original
- duplicarea - care permite un numr important de documente pornind de la o matri.
n domeniul reproducerii cele mai des utilizate sunt copiatoarele electrostatice. Principalele
faciliti oferite de copiatoare sunt: mrirea sau micorarea la scar a originalului (ex. 1:0,7; 1:0,8;
1:1,3 etc.), stabilirea numrului de copii de pe acelai original (ex.:1...999 buc.), afiarea strii
copiatorului pe un afiier digital (erori, stri, numr de copii etc.), reglarea contrastului copii color
etc.
n domeniul duplicrii, se utilizeaz sistemul offset de birou. Un exemplu de sistem de
duplicare cu mare randament l constituie copiatoarele Gestetner sau Risograf, la care se creeaz o
matri dup documentul original, iar copiile se realizeaz folosind aceast matri.
Tema 4

9

Fig. 4.11. Copiator electrostatic

4.4. Fotocompoziia

Fotocompoziia const n asamblarea caracterelor unul cte unul printr-un procedeu fotografic
astfel nct imaginile lor se obin pe o suprafa fotosensibil (film fotografic sau hrtie sensibil).
Fotocompoziia este o aplicaie a tipografiei electronice, folosit mai ales pentru ziare, dar devenind
din ce n ce mai accesibil ntreprinderilor, pentru realizarea unor documente de calitate (cataloage,
brouri comerciale, pliante publicitare etc.).
Analog echipamentelor de tratat texte, exist echipamente pentru fotocompoziie n care textul
este introdus pornind de la tastatur. n text sunt inserate i coduri de fotocompoziie (coduri
tipografice de cadrare, de mrime a caracterelor) i documentul creat este nregistrat pe dischet.
Echipamentele moderne de fotocompoziie utilizeaz raze laser care creeaz caractere de mare
definiie. "Compunerea" textului se face plecnd de la imagini optice pe o hrtie fotografic.
Compunerea documentelor este mai rapid dect n tipografia clasic iar calitatea este chiar mai bun.
De remarcat c documentele pregtite pe echipamentele de tratat texte nu sunt utilizabile
direct pe echipamentele de fotocompoziie, fiind necesar intercalarea caracterelor de control
tipografic.

Bibliografie selectiv pentru tema 4

1. Columbus Louis: Imprimante, Editura Teora, 1995.
2. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions dOrganisation, Paris,
1985, pag. 193-212.
3. http://www.pctechguide.com/index.htm, http://www.pctechguide.com/12lasers.htm,
http://www.pctechguide.com/13inkjets.htm
ntrebri recapitulative:
1. Care sunt principalele caracteristici ale unui echipament de nregistrare grafic?
2. Realizai o comparaie, din punct de vedere al performanelor, ntre principalele tipuri de
imprimante.
3. Indicai 2 avantaje i 2 dezavantaje ale imprimantelor cu jet de cerneal.
4. Exist imprimante care sunt simultan i scannere i copiatoare? Dac da, dai exemple.
5. Care sunt principalele tendine de evoluie n domeniul echipamentelor de reprografie?
6. Indicai, pentru fiecare din tipurile de imprimante prezentate, utilizrile (domeniile) cele mai
potrivite.
7. Care sunt elementele consumabile pentru fiecare tip de imprimant?
8. Ce echipamente de reprografie sunt necesare n sediul unei firme mici/medii? Justificare!
TEMA 5


TEHNICI DE ARHIVARE



I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul cinci prezint cteva dintre aspectele importante ale tehnicilor de arhivare.
Sunt prezentate informaii despre tehnicile de arhivare, despre echipamentele folosite n diverse
situaii pentru a realiza arhivarea documentelor

II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele tehnici de arhivare a documentelor. Va nva
tehnici privind modul n care se face arhivarea documentelor, privind aparatura audio i video folosit
la arhivarea documentelor.

III. CUVINTE CHEIE: arhivare, clasare, micrografia, videomatic

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Activitatea de clasare i arhivare a documentelor;
Arhivarea fotografic;
Arhivarea video;
Arhivarea audio;
Arhivarea magnetic

V. REZUMAT
Arhivarea documentelor este o activitatea deosebit de important n activitatea de birotic.
nceputul temei exemplific ct este de important activitatea de arhivare a documentelor n
contabilitate. Se prezint n continuare ce reprezint arhivarea documentelor n general, noiuni
despre arhivarea fotografic, audio, video, magnetic i arhivarea electronic.

VI. CONTINUTUL TEMEI
Arhivarea documentelor n contabilitate
Persoanele care lucreaz n domeniul contabil, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de
contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la
baza inregistrrii in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se
face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare. Registrele si documentele justificative si contabile se
pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane
juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Raspunderea privind arhivarea
documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre
arhivare, respectiv unitatea beneficiara, trebuie sa instiinteze organul fiscal teritorial de care apartine
despre aceasta situatie.
Tema 5

2
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa
prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de
50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10
ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Facturile
aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe
valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial
impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu
incepere de la momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila. Documentele financiar-
contabile prevazute in anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de
exemplu: NIR, bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie,
ordin de deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva
unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, daca
necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de
10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a
bunurilor. In caz de incetare a activitatii persoanelor, documentele contabile se arhiveaza in
conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu
modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu
prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele
aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in
acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in
care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in
decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se
intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de
evidenta al arhivei.
Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea si
arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor pierdute,
sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000 lei.
Baza legala: Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-
contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008.
5.1. Clasarea i arhivarea actelor i documentelor

n activitatea de birou se genereaz un numr mare de documente variate. n funcie de tipul
lor aceste documente sufer, dup creare, tratri difereniate. Unele, dup ce s-a luat cunotin de ele,
nu mai necesit prelucrri ulterioare i n consecin trebuie puse la pstrare. Alte documente necesit
ns prelucrri ulterioare (rspunsuri, rapoarte, statistici). Aceste documente trebuie pstrate o
perioad de timp n cadrul firmei sau instituiei.
Din punct de vedere al pstrrii documentelor exist dou abordri:
- clasarea documentelor- const n aranjarea lor ntr-o ordine prestabilit care s asigure
Tema 5

3
accesul ulterior i securitatea
- arhivarea documentelor- const n depunerea i pstrarea documentelor clasate, constituite
n dosare, n depozite special organizate i amenajate, numite arhive.

Clasarea se poate face n ordine cronologic, alfabetic, numeric, zecimal, alfanumeric.
Clasarea cronologic implic aranjarea documentelor pe msur ce intr n firm. Are
avantajul accesului rapid dac se cunoate data de apariie a documentului i este utilizat pentru
documente omogene: rapoarte, extrase de cont etc.
Clasarea alfabetic implic aezarea documentelor n dosare dup numele firmei sau
persoanei de la care provin. Se pot folosi mai multe nivele de subclasare n cazul n care primele
nume ncep cu aceeai liter.
Clasarea numeric const n aranjarea documentelor n ordinea numerelor de nregistrare.
Este folosit mai ales pentru coresponden.
Clasarea zecimal are la baz divizarea domeniului de interes n 10 clase. Fiecare clas poate
fi apoi divizat n 10 subclase i aa mai departe, realizndu-se o clasificare pe mai multe subnivele,
n funcie de gradul de detaliere.
Clasarea alfanumeric este o combinaie ntre clasarea alfabetic i cea numeric. Dosarele
conin mape pe probleme, clasate alfabetic iar n interiorul fiecrei mape documentele se claseaz
numeric.

Arhivarea i accesul la informaii constituie una din activitile importante dintr-un birou. Se
nregistreaz modernizri rapide i n acest domeniu care au ca obiect: frecvena i tipul consultrilor
arhivei, rapiditatea accesului, costul seleciei i stocrii, durata stocrii etc. Diferitele faze ale
arhivrii documentelor sunt ilustrate n tabelul 5.1.
Documentele se pstreaz n dosare, care constituie grupri de documente cu coninut similar.
Dosarele se constituie inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind
pstrarea lor ulterioar n arhiv.

Tabelul 5.1. Arhivarea documentelor
Intrarea documentelor Cutarea documentelor Alte activiti
Selectarea documentelor de
conservat.
Cutarea documentelor n
catalog.
Duplicarea n numr mare de
exemplare a documentelor
cutate pentru difuzare
Indexarea documentelor
selecionate. Punerea la zi a
cataloagelor permind
regsirea documentelor.
Acces la documente n
sectoarele de stocare
Inventarierea regulat a
documentelor arhivate.
Depozitarea documentelor i
alegerea modului de regsire
ulterioar.
Consultarea documentelor pe
loc, sau realizarea unei copii
etc.
Suprimarea eventual a
documentelor inutile.

Arhivarea clasic folosete ca suport material hrtia. Aceasta este o materie prim care
prezint o serie de inconveniente:
- pia puin stabil
- surse externe de aprovizionare
- industrie foarte poluant i mare consumatoare de energie
ntruct arhivarea clasic, pe suport hrtie, a devenit nesatisfctoare (volum i greutate mare,
acces dificil, condiii pretenioase de stocare etc.), n prezent se utilizeaz tehnologii de arhivare
moderne: arhivare fotografic, electronic etc. Noile tehnici i tehnologii de arhivare se utilizeaz
pentru c documentaia pe hrtie devine repede voluminoas, greu de mnuit i puin accesibil,
dificil de stocat i pentru c arhivarea tradiional se traduce printr-o serie de operaii ce necesit mult
Tema 5

4
timp, spaiu i volum.

5.2. Arhivare fotografic i audiovizual

5.2.1. Arhivarea fotografic (micrografia)

Arhivarea fotografic, numit i micrografie, const n realizarea i exploatarea
microformelor - microfilme i microfie. Plecnd de la documente nregistrate pe hrtie, pe band
magnetic sau chiar de la datele din memoria unui calculator, se realizeaz microfilme sau microfie
prin intermediul unor aparate electrooptice.
Avantaje:
ctig de spaiu (98% ctig n volum i greutate fa de echivalentul hrtie)
ctig de timp - n cutarea unui document nregistrat pe microfilm sau microfi (exist
sisteme automate i semiautomate de cutare)
securitatea arhivrii - datorit volumului mic, arhivele pot fi inute n imobile ignifuge i
nchise
duplicare uoar, pornind de la original
difuzare uoar i economic.

Dezavantaje:
necesitatea unor aparate de lectur specializate
dificultatea de actualizare (inere la zi) a acestor supori
condiii de microclimat (temperatur, umiditate, praf) speciale
schimbarea obiceiurilor de lucru.

Tendine:
- Apariia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) i C.O.M. (Computer Out
Microfilm) permite telecopierea direct a microfilmelor prin sistemele de comunicaii de date
prezentate n seciunile precedente.
- Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale (videomatica).
Se pot consulta la distan prin intermediul unor posturi dotate cu monitoare T.V. documente arhivate
(cu ajutorul unor camere T.V. i a unor sisteme de poziionare). Se pot de asemenea obine copii pe
hrtie ale imaginii de pe ecran.

Realizarea copiei unui document pe microfilm sau microfie pornete de regul de la un
document de hrtie, i se realizeaz cu ajutorul unei camere de luat vederi.
Se poate utiliza i suport magnetic sau datele din memoria unui calculator, afiate pe un ecran.
Camerele utilizate pot fi mobile sau statice. Camerele mobile nregistreaz rapid documentele opace,
lizibile, de format redus. Camerele statice ofer o imagine mai bun dar ntr-un timp de expunere mai
ndelungat. Filmele utilizate uzual sunt de 16 mm sau 35 mm. n continuare filmul este developat i
multiplicat prin diverse metode.
Micrografia este un domeniu care capt din ce n ce mai mult importan n anumite
domenii de activitate, cum ar fi bncile, companiile de asigurri, n administraie. Micrografia pune la
dispoziie soluii perfect adaptate la anumite aplicaii printr-un stocaj de volum mare de informaii
care nu necesit cutarea n baza de date. Sistemele de microfilme sau microfie se nregistreaz cu
uurin n sistemele birotice, mai ales prin inseria unui tabel alfabetic (index). Accesul la aceast
tabel index se realizeaz printr-un terminal, ceea ce permite automatizarea cercetrilor documentelor
micrografice. Documentul selecionat este vizualizat pe un lector care poate s-i furnizeze o copie pe
hrtie. Micrografia este, deci, un mijloc de stocare de informaii, dintre care puine sunt supuse
modificrii i actualizrii.


Tema 5

5
Tendine moderne:
Folosirea videofielor
Folosirea discurilor optice numerice
Apariia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfielor
(electromicrografia).



Fig. 5.1. Echipament pentru micrografie




Fig. 5.2. Dispozitiv de vizualizat microforme

5.2.2. Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale
(videomatica)

Este un procedeu ce permite consultarea la distan, prin televiziune, a informaiei nscrise
ntr-un document original sau pe un microfilm. Echipamentul videomatic se compune din:
- posturi de consultare, pe ecran de televizor, pe sisteme de televiziune nchise completate cu
sisteme de telecomand
- ansamblul de emisie, instalat la locul seleciei
Videomatica permite consultarea unor documente originale, necodificate, neclasate, fr a
necesita deplasarea persoanei sau documentului. Dac aceast consultare se face concomitent de mai
multe persoane se poate realiza o "videoconferin". Dac e necesar se pot obine direct copii ale
documentelor studiate.
Metoda prezint avantajul eliminrii copiilor inutile. Domeniile de utilizare sunt multiple:
- gestiuni de documente;
- bnci (dosare de credit, cecuri);
- gestiune de stoc, personal, etc;
- servicii tehnice;
- spitale (dosare ale bolnavilor, radiografii)

Tema 5

6
5.3. Arhivarea electronic

Arhivarea electronic folosete ca suport al informaiei discurile i benzile magnetice, iar mai
recent discurile optice numerice.
n cazul n care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt codificate
sub forma unor fiiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate i documente provenind de pe suport hrtie,
prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner.
Att benzile magnetice ct i discurile magnetice i optice permit actualizarea datelor arhivate
cu observaia c discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la informaii.
Din punct de vedere al vitezei de acces i a capacitii de stocare, discurile optice numerice
par a fi cele mai promitoare soluii pentru arhivarea electronic.

5.3.1. Arhivarea magnetic

Primele sisteme birotice de arhivare electronic foloseau pentru informaii suporturi
magnetice. Acestea erau manipulate de terminale "inteligente" controlate de microprocesoare.
Suporturile magnetice pot fi accesate direct. Ele pot fi sub forma unor discuri elastice sau rigide,
avnd capaciti de milioane sau miliarde de caractere.
Arhivarea magnetic const n salvarea, pstrarea documentelor pe suporturi magnetice:
discuri flexibile (floppy-disk), discuri fixe (hard-disk), casete magnetice.
Apariia unitilor de discuri magnetice a fost precedat de apariia echipamentelor cu tambur
magnetic, odat cu primele calculatoare cu program memorat (1948, Manchester tambur magnetic
acoperit cu nichel, 47 piste, 256 bii/pist, timp de acces mediu 15,6 ms).
Tehnologiile de realizare a unitilor de discuri magnetice i tehnicile i modelele de realizare
a software-ului s-au condiionat i stimulat reciproc. n configuraiile actuale suportul disc-
magnetic este utilizat ca extensie a memoriei principale (memorie extern). Discul magnetic a oferit
utilizatorilor faciliti n organizarea datelor n fiiere cu structuri mai eficiente din punct de vedere al
prelucrrii. Conceptele actuale de memorie virtual i baz de date sunt dezvoltate cu implicaia
utilizrii ca suport a discurilor magnetice, datorit posibilitilor de adresare direct i a timpului de
acces convenabil.
Structura unei uniti de discuri magnetice cuprinde (vezi i cap.2):
- suportul constituit dintr-unul sau mai multe discuri;
- ansamblul capetelor i circuitelor de scriere/citire;
- ansamblul de fixare i antrenare al suportului;
- sisteme de poziionare a capetelor
- blocul logic de comand i circuitele de interfa cu unitatea central;
Elementul de baz al suportului este constituit dintr-un disc cu rol de substrat, acoperit de un
strat cu proprieti magnetice, care reprezint partea activ.
Materialul substratului poate fi rigid (aluminiu sau aliaje ale acestuia) sau flexibil (material
plastic). n majoritatea cazurilor stratul magnetic este compus dintr-un amestec de material magnetic
(Fe
2
O
2
) i rini, adezivi etc.
Suportul poate fi constituit dintr-un singur disc sau din mai multe discuri paralele, montate pe
un ax comun (pachet de discuri).
Caracteristicile suportului sunt diferite n funcie de tipul unitii de discuri. Delimitarea cea
mai evident este ntre discuri fixe i discuri amovibile. Dac n primul caz suportul este permanent
montat, fcnd parte integrant din unitate, n cazul discurilor amovibile, suportul poate fi montat i
scos de pe unitate. n general, ansamblul suportului cuprinde, pe lng numrul specific de discuri i
alte elemente pentru protejarea discului, filtrarea aerului, montarea pe unitate etc. sau elemente ale
traductoarelor de index, poziie etc.
Caracteristica de memorie cu acces direct a unitilor de discuri magnetice implic asocierea
unei adrese fiecrei nregistrri de pe disc. Din punct de vedere al adresrii, ar fi suficient ca unitatea
s asigure prezena unui cap de scriere/citire n poziia fizic a nregistrrii adresate, dup care ar
urma operaia de transfer. Pentru micorarea posibilitii de eroare de adresare se face ns i o
Tema 5

7
verificare de adres nregistrate anterior. Astfel, majoritatea unitilor de discuri magnetice folosesc
un procedeu de adresare combinat care const n selectarea i eventuala poziionare la discurile cu
capete mobile, a capului de scriere/citire pe pista fizic a nregistrrii adresate i apoi selectarea i
verificarea adresei nregistrrii prin citirea unei informaii de adres, coninut chiar n nregistrarea
respectiv. Fiecare nregistrare, n afara datelor efective, cuprinde i informaii de control att la
nceput (preambul) ct i la sfrit (postambul).
Pentru arhivarea unor cantiti de informaii de ordinul giga-octeilor se folosesc i uniti de
band magnetic, aici aprnd probleme legate de accesul secvenial la informaiile stocate.





Fig. 5.3. Exemple de supori magnetici de arhivare: casete de band magnetic i dischet de 3,5"

Arhivarea magnetic ridic probleme de stocare, de costuri adiionale, de indexare automat a
informaiilor memorate. Acestea sunt n curs de rezolvare prin apariia i perfecionarea aa-numitelor
"arhive automatizate", a cror funcionare completeaz utilitile sistemului de arhivare magnetic cu
selecia de ctre utilizator.

5.3.2. Arhivarea electronic a imaginii documentelor

Indiferent de gradul de automatizare i birotizare, multe din intrrile i ieirile din sistem
(birou) se fac sub forma unor documente pe hrtie. Acestea se acumuleaz n timp i genereaz
costuri adiionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System) nltur acest
inconvenient. Principiul tratrii imaginii este simplu: documentele se scaneaz i se nregistreaz pe
discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigur totodat indexarea acestora. n acelai
timp imaginile documentului se pot nregistra pe benzi video pentru consultrile directe. Consultarea
se face prin afiarea documentului solicitat pe un terminal grafic. Sistemul permite actualizarea i
completarea informaiei. Faciliti suplimentare (transmiterea la distan) sunt posibile prin
echipament suplimentar. Arhivarea electronic a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare
inteligente".

5.3.3. Arhivarea electronic pe discuri optice numerice (compact discuri)

Suporturile fotografice i magnetice folosite n arhivare prezint o serie de inconveniente:
suporturile magnetice (discuri, benzi) necesit introducerea informaiilor ceea ce la capaciti
mari devine costisitor;
suporturile fotografice (microfilme sau microfie) necesit fotografierea i developarea care
ncetinesc procesul
Discurile optice numerice (cele mai moderne suporturi de arhivare) nltur aceste
inconveniente. Sunt discuri duble de plastic (sandwich) ntre care e depus un strat special
termosensibil. Cele dou fee sunt utilizate pentru a nregistra direct informaia cu un fascicol laser
folosit ca un "stilet" optic care marcheaz informaia sub forma unor deformri minuscule succesive.
Aceast informaie este accesibil printr-un alt sistem laser.
Tema 5

8


Fig. 5.4. Compact disc


nregistrarea optic a informaiei este un proces care folosete un fascicul de lumin (n
general este vorba de o raz laser), fie pentru citirea i/sau nregistrarea datelor, fie pentru a ajuta la
citirea i/sau nscrierea datelor pe un suport sensibil optic.
Citirea optic a informaiei este un proces care se bazeaz pe modificarea reflexivitii
(densitii optice) suprafeei discului.
Pentru citirea optic a informaiei de pe disc sunt folosite dou principii:
- Reflexivitatea utilizeaz reflexia luminii;
- Transmisivitatea utilizeaz trecerea luminii prin grosimea discului.
Scrierea optic a informaiei este procesul care folosete un fascicul laser pentru modificarea
(sau pentru a ajuta la modificarea) unui material sensibil la lumin amplasat pe suport.

Tipuri de suport
Metodele i tehnologiile optice de nregistrare i citire a informaiilor sunt destul de diverse.
Din acest motiv, este necesar clasificarea lor dup mai multe criterii. n funcie de tipul de suport
folosit se disting trei categorii importante x2:
Suporturi prenregistrate (prerecorded media) pe care informaia este nscris de ctre
productorul suportului i nu mai poate fi modificat (cel puin prin metode soft) de ctre
beneficiar. n aceast categorie intr discurile compacte (CD), CD-ROM, CD-Video.
Suporturi nregistrabile o singur dat (Write-Once Media) pe care informaia poate fi
scris de ctre utilizator. Dar, odat ce s-a realizat nscrierea, acest tip de suport intr n
categoria celor prenregistrate adic nu se pot face modificri ale coninutului. n aceast
categorie intr: CD-WO i Foto-CD.
Suporturi renregistrabile (Rewritable Media sau ROD = Rewritable Optical Disk) care
pot fi nscrise de cte ori este necesar, atta vreme ct suportul nu este deteriorat. Din aceast
categorie fac parte i discurile magneto-optice (MO).

Sistemul CD (Compact Disc)
Sistemul de redare a informaiei de pe CD are acces aleator la orice poriune a programului
audio. Formatul este foarte bine adaptat cerinelor stocrii audio, avnd o capacitate foarte mare,
durabilitate i flexibilitate.
Discurile optice sunt n cea mai mare parte realizate din plastic i au dimensiuni reduse.
Forma i principalele dimensiuni sunt prezentate n fig. 5.5.
Tema 5

9

Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD. Sursa: 26, pag. 288

Cea mai mare parte din suprafaa discului nu conine date, constituindu-se ca suprafa de
prindere pentru dispozitivul de citire i orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele sunt
nregistrate pe o suprafa a crei lime este de 35,5 mm, i care, pe lng informaia util, mai
conine zonele cu pistele de intrare i de ieire ce nu cuprind dect date utilizate pentru control. O
seciune n structura discului compact este prezentat n figura 5.6.


Fig. 5.6. Seciune n structura discului compact audio. Sursa: 26, pag.289.

Formate particulare de discuri optice

Calitatea nregistrrii i facilitile discului compact s-au evideniat rapid att pentru
productori ct i pentru utilizatori. Pentru a folosi aceste caracteristici i n alte domenii, au fost
proiectate noi formate de discuri optice pentru:
Date: CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-I ;
Imagini: CD-I , CD-V, CD+G, Discuri Foto;
Reducerea dimensiunilor: CD-3;
Creterea densitii de stocare: HD-CD;
Inscripionare la utilizator: CD-WO, CD-MO.

Formatul CD I
Discul Compact Interactiv (CD-I) este o aplicaie special a formatului CD-ROM. Acest disc
permite stocarea unei combinaii simultane de audio, video, grafic, text i date, toate funcionnd
Tema 5

10
ntr-un format interactiv bine definit. Deoarece CD-I este un mediu interactiv, informaia coninut pe
disc poate fi accesat printr-o procedur de dialog, sistemul prezentnd utilizatorului alternative care
pot fi folosite n ghidarea acestuia ctre informaia cutat.
Sistemele CD-I sunt medii singulare de sistem, coninnd att programul operaional ct i
informaia propriu-zis. Deci, nu este necesar nici un program auxiliar, cum ar fi un sistem de
operare pe floppy-disk la pornirea aparatului. CD-I este un mediu interactiv, ceea ce nseamn c, n
loc s urmreasc pasiv desfurarea cronologic a coninutului discului, utilizatorul poate juca un rol
activ, alegndu-i o cale proprie de parcurgere a aplicaiei.
Pot fi incluse anumite aplicaii, cum ar fi:
Educaional i de instruire include formate ce pot fi predefinite de ctre utilizator, instruire
interactiv, cri de referin, albume, etc;
Divertisment include muzic i text, notaii i imagini, jocuri de aciune, de strategie i
simulri de activiti diverse;
Creativ include programe pentru pictur i desen, compoziie muzical, film, etc;

Formate pentru discuri video

CD V
Formatul CD-V (Compact DiscVideo) este o combinaie de tehnologii audio i video, adic
o combinare a sistemelor discurilor compacte audio i Laser Vision (LV).

Video CD
Discul compact video este o tehnologie ce permite rularea liniar a materialelor video de pe
un disc.
Ca mijloc pentru distribuirea filmelor la domiciliu, discul Video-CD este mai avantajos, dect
caseta video, discurile sunt compacte, durabile i ieftine, pe cnd benzile video se uzeaz, se pot
ntinde sau rupe i trebuie derulate dup fiecare folosire. n momentul de fa foarte utilizat a devenit
sistemul DVD.

CD WO
Dezvoltrile n tehnologia optic au condus la un format de CD inscriptibil, cunoscut sub
numele de CD-WO (Compact Disc-Write Once). Datele pot fi nscrise permanent, pot fi citite
oricnd, dar nu pot fi terse. Astfel de sisteme se mai numesc i WORM (Write Once - Read Many).
Unitile CD-WO pot executa operaii de adugare a datelor n conformitate cu diferite
standarde sau formate logice proprii.
Aceste discuri optice sunt utilizate pentru salvarea periodic, cumulativ a datelor dintr-o
firm pentru informaii care nu se modific des: aplicaii sau date de arhiv, componente ale
software-ului de baz, etc.

CD + G
Formatul CD+G (Compact Disc+Graphics) folosete canalele de subcod disponibile pentru
stocarea imaginilor color statice, a textului sau a altor materiale ce pot fi afiate pe un monitor n
timpul redrii programului sonor.

Formatul CD 3
Pentru a se conferi sistemului o portabilitate mrit, s-a introdus formatul CD-3, identic cu
discul CD audio, cu diferena c dimensiunea discului este de numai 8 cm. Discurile CD-3 sunt
compatibile cu toate aparatele audio obinuite. CD-3 conine mai puin muzic datorit mrimii sale
reduse, timpul maxim de redare al acestuia fiind de aproximativ 20 minute. A aprut i o varietate de
sisteme de redare portabile pentru formatul CD-3, acestea atingnd dimensiuni de buzunar.

Discurile foto (Photo-CD)
Tema 5

11
Foto CD-ul (discul compact fotografic) este un sistem ce utilizeaz tehnologia imaginilor
numerice n vederea stocrii, manipulrii i redrii imaginilor fotografice. Cu ajutorul acestui sistem
pot fi redate pe ecranul unui televizor sau pe monitorul unui calculator imaginile fotografice i
reproduse ca imagini de nalt calitate prin tiprirea cu ajutorul unei imprimante color.
Stocarea fotografiilor pe discul compact prezint aceleai avantaje ca i stocarea textului:
siguran, longevitate i accesibilitate.
Discul de mare densitate (HD CD)
Atunci cnd a fost lansat, CD-ul a aprut ca fiind un mediu de stocare a datelor de capacitate
ridicat. O dat cu dezvoltarea aplicaiilor video, capacitatea de 650 Mo a discurilor s-a dovedit a fi
insuficient.
Din acest motiv s-a trecut la cercetri n domeniul creterii capacitii discurilor. Aa a
aprut HD-CD-ul (Discul de mare densitate).
Un astfel de disc obine o capacitate de stocare de 3,7 Goctei pentru un singur nivel de
citire. Sistemul permite nregistrarea a 135 minute de date audio-video, iar imaginile video pot fi
redate att n format 4:3 ct i n format 16:9 x2. Pe lng acest sistem cu un singur nivel de date a
fost elaborat un standard ce dubleaz capacitatea discului prin utilizarea a dou niveluri de
nregistrare. Cele dou niveluri de informaii sunt realizate ntr-un substrat, prin utilizarea unei
pelicule semireflective, ce permite accesul laserului prin refocalizarea acestuia.

WMRM (Write Many Read Many)
WMRM sunt discuri optice care permit mai multe scrieri i mai multe citiri.
Unele din aceste discuri de stocare a informaiei folosesc tehnologia magneto-optic,
adic nregistrare magnetic i citire optic. Aceast tehnologie MO presupune un cmp de
premagnetizare i un fascicul laser pentru tergere i nregistrarea datelor.
Discurile optice numerice permit:
- arhivarea de texte (nregistrare caracter cu caracter)
- arhivarea informaiilor (caracterelor) provenite de la un calculator
- arhivarea documentelor (semne, caractere, grafice)
- arhivarea video (prin codarea numeric a imaginii)
- arhivarea audio (prin codarea numeric a semnalelor sonore)
Capacitatea de nregistrare a discurilor optice numerice este considerabil mai mare dect a
altor suporturi. n birotic ele permit realizarea: arhivrii, cutrii prelucrrii i transmiterii datelor,
imaginilor i sunetelor (mesageria alfanumeric i grafic). Utilizarea lor prezint numeroase
avantaje: reducerea important a volumului, durabilitate practic infinit, acces rapid la documente,
conexiunea cu diferite documente.
Discurile DVD ofer o capacitate iniial de 4,7 GB de informaii digitale nregistrate pe un disc cu
acelai diametru (12 cm) cu cel al unui disc CD-ROM, cu un singur strat i o singur fa. Grosimea
acestor discuri este de 0,6 mm. Utiliznd compresia MPEG-2, aceast capacitate este suficient
pentru nregistrarea a 135 minute de imagini video i de sunet, ceea ce este suficient pentru un film
complet, incluznd trei canale de sunet de calitate CD i patru canale pentru subtitluri. Aceast
capacitate nu este o coinciden, ci este rezultatul faptului c apariia discurilor DVD a fost
influenat de industria de film, care a prevzut avantajele unui suport mai ieftin i mai durabil dect
banda video.

DVD-uri
Discurile DVD pot avea dou straturi, capacitatea fiind n acest caz de 8,8 GB, i dou fee,
capacitatea total ajungnd astfel la aproximativ 17,6 GB. Aceast capacitate este de 27 de ori mai
mare fa de cea a unui disc CD-ROM. Prin mbuntirea laserelor, capacitatea va putea fi mrit de
cteva ori n viitor.
Ca i n cazul discurilor CD-ROM, datele sunt nregistrate pe o spiral prin caviti microscopice,
discurile fiind citite utiliznd o raz laser. Capacitatea mrit este obinut prin
reducerea dimensiunii cavitilor i reducerea distanei ntre pistele spiralei, ca i prin nregistrarea
datelor pe un numr de pn la patru straturi, cte dou pe fiecare fa a discului. Pentru citirea
Tema 5

12
discurilor DVD, sunt necesare lasere care produc raze cu o lungime de und mai mic, avnd
mecanisme de focalizare mai precise. Focalizarea mai precis este de fapt cea care permite
nregistrarea datelor pe dou straturi. Pentru citirea celui de-al doilea strat, se realizeaz focalizarea
fasciculului n adncimea discului, unde se afl acest strat.


5.3.4. Consideraii privind compresia datelor

Teoretic, orice succesiune de simboluri, indiferent de natura lor, se poate comprima. Scopul
operaiei ar fi economisirea suportului fizic utilizat pentru transportul sau stocarea informaiei.
Pentru date computerizate se urmrete, de obicei reducerea dimensiunii fiecrui simbol sau
reducerea selectiv a lungimii simbolurilor cel mai frecvent utilizate. Este important ca algoritmul
aplicat s nu comporte pierdere de informaie, deci ca textul iniial s fie integral procesat i apoi
stocat n noua form, iar dup decompresie informaia s revin la forma iniial, necompresat.
Multe firme ofer utilitare ce realizeaz compresia fr pierderi la diferite nivele de securitate,
vitez sau eficien. Sunt programe de tipul ARJ, PKZIP, LHA. Acestea sunt aa numitele
arhivatoare care pe lng reducerea dimensiunii datelor creeaz structuri (fiiere) complexe, cu un
format bine stabilit n care se poate stoca orice cantitate de date chiar provenind din mai multe fiiere,
directoare sau de pe mai multe discuri. Pe de alt parte, pot s refac exact informaia original i
structura ei.
Majoritatea utilitarelor permit fracionarea arhivelor astfel create pe mai multe volume, de
dimensiuni stabilite de utilizator, pentru a nlesni transportul de dischete. Fiecare fragment este un
fiier de sine stttor din punctul de vedere al sistemului de operare dar arhiva este coerent doar n
ntregul ei i poate fi procesat doar de utilitarul care a creat-o.
O alt funciune obinuit este crearea arhivelor autoextractive (.SFX), care sunt fiiere n
form executabil ce conin datele arhivate i ofer o parte din posibilitile de extracie i testare de
program. Deci, cnd este rulat reface exact structura fiierelor originale pe disc astfel nct prezena
programului de arhivare nu mai este necesar pentru desfacerea arhivei, dei aceasta poate procesa
SFX-urile ca i cum ar fi arhive normale.
Pe de alt parte, exist utilitare care compacteaz fiierele executabile lsndu-le n form
executabil astfel nct vor rula cu aproape aceeai vitez. Este cazul utilitarului PKLITE.
Tema 5

13
Alte utilitare vizeaz suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logic a acestora,
impus de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau DRIVESPACE
trateaz un fiier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fiier se aplic un mecanism de
compresie dinamic care face procesul de mrire a capacitii discului transparent pentru utilizator. n
funcie de natura informaiilor cuprinse, discul fictiv poate oferi mai mult spaiu de memorare dect
un disc necompactat.
Fiecare din aceste programe dispune de faciliti de testare i eventual, corecie a datelor pe
lng multe opiuni ce le uureaz sau le mresc eficiena. Astfel, arhivatorul WinRAR are
urmtoarele caracteristici distincte:
Ruleaz sub Windows 9x/NT/2000 i este disponibil n mai multe limbi;
Versiunile de RAR sub forma de linie de comand (mod consol) ruleaz sub Linux, DOS i
sub UNIX;
WinRAR folosete un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai nalt rat de
compresie fa de alte instrumente de arhivare, n mod special la fiierele executabile,
bibliotecile Object, fiiere-text mari etc;
Opional, WinRAR ofer un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia;
suport fiiere i arhive de pn la 8,589 miliarde Gigabytes;
Numrul fiierelor arhivate este practic nelimitat;
WinRAR ofer suport complet pentru arhivele ZIP;
Ofer noi faciliti cum ar fi interfaa grafic interactiv pentru folosirea mouse-ului i a
meniurilor precum i interfaa liniei de comand;
WinRAR poate crea i modifica arhive SFX folosind module SFX implicite i externe; poate
crea arhive multivolum;

5.4. Convergena suporturilor de stocare i arhivare electronic

Tendina fireasc manifestat n arhivare, este de nlocuire a suportului de hrtie cu alte forme
care au fiecare un domeniu n care sunt optime. Discul optic numeric va permite convergena acestora
(vezi fig. 5.7.).
HRTIE
VOCAL
MEMORIE
NUMERIC MICROFI
MEMORIE
OPTIC
NUMERIC
TRATARE
CITITOR
MICROPROCESOR
INTELIGENT
FOTOCOPIATOR INTELIGENT
PRE PRELUCRARE

INTERFA|{ INTELIGENT{
UTILIZATORI
UTILIZATORI
CONSOL
MICROCOPIATOR
TELEFON
MAIN DE SCRIS

Fig. 5.7. Convergena suporilor de arhivare.

Tema 5

14


Bibliografie selectiv pentru tema 5:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998.
2. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions dOrganisation, Paris,
1985, pag. 213-235.
3. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 70-122.
4. http://www.pctechguide.com/08cd-rom.htm, http://www.pctechguide.com/09cdr-rw.htm

ntrebri recapitulative:

1. Justificai necesitatea arhivrii documentelor.
2. Realizai o comparaie sintetic ntre principalele tehnologii de arhivare. Criteriile de avut n
vedere sunt: volumul arhivei, condiii de microclimat, securitatea, uurina actualizrii, timpul
de acces etc.
3. Ce probleme pevedei c vor putea apare pe termen lung la arhivarea pe discuri optice?
4. Considerai c suportul hrtie al informaiilor ar putea dispare definitiv n viitor? De ce?
5. Care sunt situaiile n care este util o comprimare a informaiilor n format electronic?
6. Ce alte programe de compresie, n afar de WinRAR cunoatei?
Tema 5

15
7. Realizai o comparaie ntre banda magnetic i discul optic, din punct de vedere al arhivrii
informaiilor.
8. Explicai n ce msur aplicaiile i echipamentele multimedia contribuie la umanizarea
domeniului arhivrii;
9. Ce reprezint arhivarea contabil?
10. Care sunt avantajele unei aplicaii electronice de management a documentelor?
TEMA 6
ELEMENTE DE ERGONOMIE


I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul temei cu numrul ase este de a prezenta activitatea de birotic prin prisma
factorilor ergonomici.

II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalii factori ergonomici care influeneaz activitatea de
birotic, modul n care acetia pot s fie influenai astfel nct randamentul factorului uman n birou
s fie ct mai bun.

III. CUVINTE CHEIE: ergonomie, mobilier, iluminat, cromatic, microclimat, zgomot, vibraie

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Activitatea de clasare i arhivare a documentelor;
Arhivarea fotografic;
Arhivarea video;
Arhivarea audio;
Arhivarea magnetic

V. REZUMAT
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic. Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale
n domeniul produciei economice sunt de-a dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de
anulare a dezacordului dintr-o condiie material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de
dezvoltarea psihic armonioas. n acest context este prezentat influena factorilor ergonomici
asupra elementului uman prin prisma randamentului su n activitatea birotic. Este prezentat
influena mobilierului, a luminii, a cromaticii, a zgomotului, a vibraiilor asupra omului n timpul
activitii birotice.

VI. CONTINUTUL TEMEI

6.1. Consideraii preliminare. Istoric

Personalitatea uman nu mai este astzi socotit ca o entitate de sine stttoare, ea se conjug
nencetat cu lumea din care face parte, ntr-o influen reciproc. Un aspect major al acestei conjugri
se manifest n gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunstarea individual i social.
Datorit dezvoltrii cercetrilor referitoare la condiia uman a muncii, organizarea muncii
cuprinde astzi pe lng aspectele clasice privind metodele i msurarea timpului de munc, i toate
cerinele psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice i culturale, care solicit
personalitatea i care mpreun constituie obiectul de studiu al tiinei intitulat ergonomie.
Ergonomia ca tiin ofer cunotinele necesare adaptrii angajailor la munca pe care o
presteaz, pentru obinerea unui randament superior.
Modificrile eseniale intervenite n procesele de munc, apariia unor ramuri industriale noi,
introducerea rapid a noilor cuceriri ale tiinei i tehnicii, ndeosebi ale electronicii i tehnicii de
calcul, ncorporarea ntr-o msur crescnd a muncii intelectuale n activitatea curent au lrgit mult
sfera de preocupri a ergonomiei. Urmare a acestor realiti solicitarea cea mai mare n munca omului
Tema 6

2
nu mai aparine sistemului muscular , ci a sistemului nervos central. Iar dac avem n vedere munca
specific n birouri, vom observa c angajaii din acest domeniu, din ce n ce mai muli in seama de
binefacerile ergonomiei; i i-au intensificat preocuprile de cunoatere i aplicare a noiunilor de
baz ale acestei tiine.
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic.
Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale n domeniul produciei economice sunt de-a
dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de anulare a dezacordului dintr-o condiie
material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de dezvoltarea psihic armonioas.
Greutile i eforturile n dezvoltarea i aplicarea tiinelor psihosociale n producia
economic nu sunt generate numai de complexitatea fenomenelor pe care ele le studiaz, ci de
interaciunea lor. De aici apare i necesitatea de a se uni ntr-o tiin interdisciplinar a condiiei
umane, att psihologia, sociologia, fiziologia, tiinele economice i tehnice etc. tiina care a rezultat
este Ergonomia. Denumirea a fost dat de psihologul englez K.F.H. Marell n 1949. Denumirea
deriv de la cuvintele de origine greac ergos = munc i nomos =lege.
Pentru prima dat cuvntul ergonomie a fost folosit n 1857 de ctre biologul polonez
Wolciech Zostrzeboruski n studiul Perspectivele ergonomiei ca tiin a muncii.
n 1959 s-a constituit la Oxford (Anglia) Asociaia Internaional de Ergonomie, iar n
1961 s-a inut primul congres.
Relativ tnra ergonomie s-a dezvoltat rapid, att din punct de vedere teoretic, ct i aplicativ.
Cu toate eforturile depuse de cei care se ocup de ergonomie, nu s-a czut de acord asupra unei
formulri unitare a definirii ei. n marea lor majoritate, definiiile poart amprenta specialitii de
baz, a fiecrui autor.
Profesorul K.F.H. Marell definete ergonomia ca studiul tiinific al relaiei dintre om i
mediul sau de munc. In acest sens, mediul include nu numai mediul nconjurtor n care lucreaz, ci
i materialele i instrumentele, metodele de lucru i organizarea activitii sale, fie ca individ, fie ca
membru al unui colectiv de munc.
Prof. Dr. Bernard Metz, de la Universitatea din Strassbourg (Frana) o definete ca un
ansamblu integrat de tiine susceptibil s ne furnizeze cunotinele asupra muncii umane, necesare
adaptrii raionale a omului la main i a muncii la om.
Prof. V.Munipov (Moscova) a definit ergonomia ca o disciplin care a luat natere din
tiinele tehnice, psihologie, fiziologie, i igien. Ea cerceteaz posibilitile omului n procesele de
munc, urmrind s creeze condiii optime de munc.
Ct privete esena ergonomiei, adic punerea de acord a solicitrilor cu capacitatea de munc
a executantului, aceasta se degaj cu claritate din definiia lui J.R.Jong (Amsterdam), care spune c
ergonomia este aplicarea cunotinelor biologice din domeniul anatomiei, fiziologiei i psihologiei
experimentale i medicinii profesionale, cu scopul de a se atinge un sistem optim om-main. Deci
raportul corespunztor ntre solicitare i capacitatea de munc n interesul angajailor i al
productivitii.
Definiia dat ergonomiei de ctre Organizaia Internaional a Muncii, este: Ergonomia este
aplicarea tiinelor biologice umane, n corelaie cu tiinele tehnice pentru a ajunge la o adaptare
reciproc, optim ntre om i munca sa, rezultatele fiind msurate n indici de eficien i bun stare
de sntate a omului.
Prof. dr. Petre Burloiu, n lucrarea Ergonomie i organizarea economic a muncii (1990),
afirm c Ergonomia este tiina cu caracter federativ, care pe baza interdisciplinaritii, care este
legea sa fundamental integreaz aportul tehnicii, fiziologiei, psihologiei, sociologiei, economiei i
a altor tiine sociale, avnd ca obiect orientarea crerii tehnice contemporane la nivelul
posibilitilor, psihofiziologice normale a omului i utilizarea raional a acestor posibiliti care pot
fi asigurate, n vederea realizrii reproduciei forei de munc, de la o zi la alta.
Toate definiiile ergonomiei ca tiin, conduc la interdisciplinaritate. n legtur cu
interdisciplinaritatea, prerile unor autori au fost diferite, din punct de vedere al sferei lor de
cuprindere. Astfel, K.F. Murell consider c disciplinele tiinifice i tehnologice, care i aduc
contribuii n ergonomie sunt: anatomia, fiziologia, psihofiziologia, fizica i ingineria, psihologia
Tema 6

3
experimental. La aceea dat, Murell consider c ergonomia trebuie s in seama de datele lor; doar
c psihologia social, sociologia i igiena industrial sunt la periferia ergonomiei.
E.Z.Cormick (1970) concepea ergonomia ca o aplicare a informaiilor referitoare la
caracteristicile comportamentului unor informaii produse de sociologie, antropologie i tiinele
biologice.
E.Grandjean (1972) vedea n ergonomie o reunire a laturilor biologice ale tiinei muncii.

6.1.1. Obiectul ergonomiei

Ca orice tiin, ergonomia are un obiect de studiu, metode i tehnici de cercetare. Obiectul
ergonomiei l constituie organizarea activitii umane n procesul muncii prin optimizarea relaiei din
sistemul om-main-mediu, avnd drept scop creterea eficienei tehnico-economice, optimizarea
condiiilor, pentru a obine satisfacia, motivaia rezultatelor muncii, concomitent cu meninerea bunei
stri fiziologice i favorizarea dezvoltrii personalitii. Aceasta presupune realizarea unor condiii:
orientarea i selecia profesional a factorului uman
proiectarea suportului material ( instalaii, echipamente) al muncii n concordan cu
capacitile umane
conceperea unei ambiane care s asigure protecia i securitatea muncii
folosirea optim a capacitilor umane
repartizarea raional a sarcinilor
economia energetic a organismului uman
Trebuie avut n vedere c elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.
Aadar, scopul final al ergonomiei este de a crea premisele creterii productivitii muncii umane
i reducerii oboselii. Ea furnizeaz date capabile s contribuie la realizarea acestui obiectiv n
diferite sectoare ale muncii umane. Ea contribuie la mbuntirea condiiilor de munc i la creterea
eficienei muncii n activitate. n funcie de sfera la care se refer, ergonomia este de dou feluri:
Ergonomia de concepie: se practic n instituiile de proiectare ale unitilor constructoare de
maini, utilaje sau mobilier tehnologic, pentru ca aceste mijloace s fie adaptate la nevoile i la
capacitatea omului n aa fel nct omul lucrnd confortabil i ntr-un mediu nevtmtor s poat da
cele mai bune rezultate. Deci, conceperea unor maini, cu caracteristici superioare, a unor mese-
suport pentru maini, adaptate dimensiunilor antropometrice ale executanilor, intr n sarcina
ergonomiei de concepie. Tot n aceast sfer intr i proiectarea dictafoanelor adaptate lucrului ntr-o
poziie fireasc, a mainilor de reprodus documente.
Ergonomia de corecie se practic n unitile unde mijloacele de munc au intrat deja n funciune
i omul desfoar o activitate productiv. Raza ei de aciune este mai mare dect a ergonomiei de
concepie, att prin sfera problemelor i aspectelor investigate, ct i prin gama de uniti i profesii
analizate.

6.1.2 Sistemul om-main-mediu

Sistemul om-main-mediu este un ansamblu format de unul sau mai muli oameni i una sau
mai multe componente fizice (maini, echipamente) care interacioneaz pe baza unui circuit
informaional, n cadrul unui mediu fizic i social n vederea realizrii unor scopuri. Un caz particular
de astfel de sistem este biroul, aa cum este el definit n capitolul 1.Toate caracteristicile sistemului
om-main-mediu studiate de ergonomie se pot aplica i n acest caz. Printre cele mai importante
caracteristici se numr:
scopul
intrrile: semnale de fond (elemente detectabile prin senzorii sistemului dar nerelevante pentru
funcionarea lui), condiii fixe, factori critici controlabili i necontrolabili (care impun
restricii)
ieirile dorite (scopul sistemului) sau nedorite (rebuturi, accidente)
legturile
Tema 6

4
structura
funciile: informaionale (recepionarea informaiilor, memorarea informaiilor, prelucrarea
informaiilor i decizia) i operaionale (programarea, execuia, controlul operativ,
supravegherea, diagnosticul, comanda, reglarea, ntreinerea, optimizarea)

Proprietile sistemului om-main-mediu sunt:
adaptabilitatea (capacitatea sistemului de a se modifica "din mers", fr perturbri majore n
acord cu noul scop)
stabilitatea (n cazul perturbrilor sistemul poate realiza compensarea prin reglare)
fiabilitatea (timpul mediu n care fiecare component a sistemului ndeplinete cu succes
funciile ncredinate)
Sistemele om-main-mediu se pot clasifica n trei mari categorii: determinate, probabiliste,
probabilist-autoadaptative. Indiferent de tipul de sistem, la proiectarea acestora trebuie avute n
vedere unele principii de baz:
alocarea funciilor n sistem
descrierea i analiza sarcinilor, activitilor i echipamentelor
identificarea punctelor de jonciune om-main

6.1.3. Factorii ergonomici

Ergonomia este definit ca o tiin interdisciplinar care a luat natere din tiinele tehnice,
psihologie, fiziologie, igien, matematic, analiza muncii etc. Totui nici una din aceste tiine nu
poate s o revendice ca pe un apendice al su, ergonomia avnd toate caracteristicile unei tiine
independente. Studiile ergonomice cu caracter general se pot particulariza n mod specific pentru
diferite ramuri de activitate.
Principalii factori ergonomici implicai n birotic sunt urmtorii:
- mobilierul
- iluminatul
- cromatica
- microclimatul
- zgomotul i vibraiile
- factorii psihosociali
6.2. Criterii ergonomice pentru mobilier

Amenajarea raional a locului d munc i munca n condiii care s nu solicite risipa de
energie, nu presupune neaprat maini i mobilier tehnologic nou conceput dup cerinele
ergonomiei. Orict de puin ar corespunde mobilierul tehnologic nou existent, cerinelor actuale, un
studiu sistematic i competent permite ca el s fie adaptat i folosit n condiiile optime. Astfel, destul
de uor pot fi adaptate mesele-suport pentru calculatoare, scaunele, dulapurile pentru fiiere, se pot
instala suporturi pentru manuscrise, se poate realiza un iluminat i o izolare fonic corespunztoare.
n concepia ergonomic a mobilierului trebuie s se in seam de poziia de munc i de
genul de activiti.
n ceea ce privete poziia, exist dou poziii fundamentale de munc: ortostatic sau n
picioare i aezat. Poziia ortostatic este cea mai obositoare, necesitnd un efort mult mai mare
pentru meninerea echilibrului. ntruct orice poziie necesit un proces complex de coordonare a
sistemului nervos central, meninerea static ndelungat a unei anumite poziii provoac o oboseal
rapid. Ca urmare este util stabilirea unui astfel de regim de munc care s duc la alternarea
poziiilor de lucru.

Tema 6

5

Fig. 6.1. Aspectul unui post de lucru birotic

nlimea meselor (birourilor) de lucru, ca i nlimea scaunului pentru poziia eznd trebuie
s fie adaptate dimensiunilor antropometrice ale executantului. Ca urmare, n proiectarea meselor de
lucru i a scaunelor trebuie luate n considerare urmtoarele criterii:
a) pentru mesele de lucru (birouri):
nlimea planului de lucru s fie cu 5-10 cm. sub nivelul coatelor
lungimea i adncimea planului de lucru depind de natura activitii (dactilografie, secretariat,
redactare etc.)
dac masa este utilizat n poziia eznd trebuie prevzut spaiu suficient pentru picioare,
care s se poat mica fr s apar senzaii de jen.
b) pentru scaune:
nlime variabil a platformei de ezut, pentru adaptarea la diferite staturi ale executanilor;


Fig. 6.2. Scaun ergonomic

platforma de ezut s fie uor ondulat, sporind senzaia de confort;
limea medie a platformei de ezut s fie de cca.400 mm. iar adncimea de 420 mm. pentru
femei i 450 mm. pentru brbai;
sptarul s fie curbat pentru a adera la forma spatelui dnd senzaia de stabilitate i siguran,
i reglabil pe vertical;
scaunul s aib stabilitate suficient pentru a nu se rsturna prin balans sau alunecare.

Tema 6

6


Fig 6.3. Mobilier pentru dotarea birourilor

6.3. Ergonomia factorilor de ambian fizic
6.3.1. Iluminatul

Iluminatul corespunztor trebuie s respecte o serie de condiii:
- uniformitatea luminii pe suprafaa de lucru i n timp;
- stabilirea unei direcii maxim avantajoas a fluxului de lumin;
- alegerea spectrului optim al sursei de lumin;
- limitarea fenomenului de orbire prin modul de aezare al corpurilor de iluminat.
Iluminatul natural ofer cea mai adecvat respectare a acestor condiii. ntruct nu este
posibil ntotdeauna asigurarea iluminatului natural, se recurge la iluminatul artificial. n tabelul 6.1.
este prezentat o comparaie ntre iluminatul natural i cel artificial.
Tabelul 6.1. Particularitile iluminatului natural i artificial
Felul
iluminatului
Modul de
realizare
Avantaje Dezavantaje Cerine
Natural Prin ferestre i
luminatoare
- Asigura o difuzare mare a
luminii
- Este ergonomic
- Este igienic
- Nu obosete ochii
- Repartiia limitat a
fluxului luminos n
ncperi
- Prezint variaii mari
in timpul zilei
- Amplasarea judicioas a
cldirii fa de punctele
cardinale i construciile
nvecinate
Dimensionarea
optim a ferestrelor i
luminatoarelor
- Amplasarea judicioas a
mobilierului n ncperi

Artificial
1. Lmpi cu
incandescen:
a) becuri simple





b) corpuri de
iluminat









- Asigur dirijarea fluxului
luminos al lmpii n direcia
dorit
- Ocrotesc ochii mpotriva
strlucirii
- Protejeaz lmpile
contra murdriei
loviturilor, prafului etc
- Emit lumin glbuie
obositoare pentru ochi
- Dau o strlucire foarte
mare
- Nu sunt economice


- Sunt neeconomice
(consum mult energie
electric)


- Introducerea becurilor n
corpuri de iluminat






- Protejarea mecanic a
surselor de lumin cu
respectarea unghiului de
iluminare
- Asigurarea unei iluminri
difuze
Tema 6

7
2. Lmpi cu
descrcri n gaze
- Emit o lumin apropiat de
lumina zilei
- Asigur o repartizare
uniform a fluxului luminos
- Elimin contrastele i umbrele
puternice
- Consum puin energie
electric
- Nu pot fi utilizate n
iluminatul portativ
datorit dispozitivelor
de montare mai
complexe
- alegerea i combinarea
judicioas a substanelor
gazoase n care se produc
descrcri electrice


n tabelul 6.2. sunt indicate valorile minime ale nivelului de iluminare n cazul
iluminatului artificial n funcie de complexitatea muncii i contrastul dintre obiect i fond.


Tabelul 6.2. Valori minime ale iluminrii artificiale
Caracterul lucrrii din punct de
vedere al solicitrii aparatului
vizual
Contrastul ntre obiect i fond

Pronunat Mediu Slab
De precizie extrem 500-1000 lx 1500-3000 lx 6000-10000 lx
De precizie mare 200-500 lx 700-1000 lx 2000-3000 lx
De precizie medie 100-250 lx 300 lx -



Fig. 6.3. Lamp de birou fluorescent

6.3.2. Cromatica

Culorile mobilierului i ale mediului ambiant au efecte fiziologice i psihologice. Culorile se
mpart n culori funcionale i culori de avertizare i prevenire.
Pentru suprafeele interioare culoarea trebuie s asigure o senzaie de confort i luminozitate
(spre exemplu pentru mobilierul birourilor se recomand culori deschise). n tabelul 6.3. sunt
sintetizate efectele fiziologice i efectele psihice ale diferitelor culori.

Tabelul 6.3. Efecte fiziologice i psihice ale culorilor
Culoarea Efecte fiziologice Efecte psihice
Rou - crete presiunea arterial
- ridic tonusul muscular
- activeaz respiraia
- culoare foarte cald
- stimulator general
- stimulator intelectual
- senzaie de apropiere n spaiu
Tema 6

8
Culoarea Efecte fiziologice Efecte psihice
Portocaliu - accelereaz pulsaiile inimii
- menine presiunea sanguin
- favorizeaz secreia gastric i
digestia
- culoare cald
- stimulent emotiv
- senzaie de apropiere foarte mare n
spaiu
Galben - influeneaz funcionarea normal
sistemului cardiovascular

- culoare cald
- culoarea cea mai vesel
- stimuleaz vederea
- calmant al psihonevrozei
-senzaie de apropiere n spaiu
Verde - scade presiunea sanguin
- dilat vasele capilare
- culoare rece
- culoare linititoare
- impresie de prospeime
- faciliteaz deconectarea nervoas
- senzaie de deprtare n spaiu

Albastru - scade presiunea sngelui
- scade tonusul muscular
- calmeaz respiraia i frecvena
pulsului

- culoare foarte rece
- culoare linititoare
- n exces conduce la depresiuni
- senzaie de deprtare n spaiu

Violet


- crete rezistena cardiovascular
- crete rezistena plmnilor
- culoare rece
- culoare nelinititoare
descurajant
- senzaie de apropiere foarte mare

6.3.3. Microclimatul

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulaie a aerului.
Optimul de confort la locul de munc se realizeaz n urmtoarele condiii:
temperatura aerului (la activiti fr radiaii calorice) s fie de 16-18 grade Celsius (munc
fizic uoar) i 15-16 grade Celsius (munc fizic medie) cu umiditatea relativ sub 70% i o
micare a aerului de 0,3-0,4 m/s.
temperatura aerului la activitile cu radiaii termice unilaterale s fie:
14-16 grade Celsius cnd intensitatea radiaiilor este 0,5cal/cm
2
.minut
10-14 grade Celsius cnd intensitate radiaiilor depete 1,1cal/cm
2
.minut;
n timpul iernii n ncperile n care executantul lucreaz n poziie eznd, temperatura
aerului trebuie s fie 18 grade cu umiditate de 40-60% i micare a aerului de 0,2 m/s
pentru locurile de munc cu temperatura aerului de peste 25 grade, viteza curenilor de aer
trebuie s fie de cel puin 0,3 m/s
temperatura suprafeelor nclzite ale echipamentelor nu trebuie s depeasc 55 grade
Celsius.


6.3.4. Zgomotul i vibraiile

Zgomotul i vibraiile constituie surse principale ale oboselii, nervozitii i influeneaz
negativ munca. Executanii care lucreaz ntr-un mediu zgomotos obosesc mai repede i sunt mai
irascibili dect cei care lucreaz n medii mai linitite.
Msuri pentru eliminarea sau diminuarea zgomotului:
reducerea zgomotului i a propagrii sale, acolo unde este posibil, prin reproiectarea
Tema 6

9
procesului tehnologic,
amplasarea raional a utilajelor;
protecia individual a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri
plastice, antifoane etc.);
cptuirea pereilor cu materiale fonoizolante;
evacuarea surselor de zgomot;
separarea lucrrilor zgomotoase de cele mai puin zgomotoase
Muzica funcional face parte din categoria sunetelor cu influen asupra activitii umane. Ea
este recomandat ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum i a plictiselii, n
procesele de munc monotone. Ea trebuie aleas n aa fel nct s nu produc distonane suprtoare.
Muzica n surdin este recomandat n birouri, unde, n condiiile solicitrilor intelectuale, ea are un
efect de deconectare.
Ca mijloc de stimulare a capacitii de munc, muzica trebuie s ndeplineasc anumite
condiii:
s fie adecvat preferinelor, innd seama de cultura muzical, vrsta i sexul asculttorilor;
s fie transmis prin emisiuni scurte, discontinuu, pe toat durata programului de lucru;
s nu distrag atenia;

Tabelul 6.4. Limite admisibile maxime de zgomot
Nr.crt. Locuri de munc Nivel acustic (dB)
1 Ateliere 80
2 Birouri de dactilografie i de calcul mecanizat 70
3 Birouri cu lucrri repetitive 60
4 Pentru a putea fi posibil concentrarea 50

Tabelul 6.5. Exemple de nivele sonore n birouri
Nr. crt. Birouri Nivel (dB)
1 Birouri situate pe strzi secundare (cu ferestre deschise) 46-65
2 Birouri situate pe strzi principale (cu ferestre nchise) 60-80
3 Birouri cu 3 persoane (zgomot propriu) 55
4 Birouri cu 10 persoane (zgomot propriu) 60
5 Birouri cu 50 persoane (zgomot propriu) 65
6 Soneria unui aparat telefonic la 2 m distan 75
7 Maina de scris electromecanic la 2 m distan 70
8 Maina de scris silenioas la 2 m distan 60

6.3.5. Factori psihosociali

Factorii care influeneaz randamentul executantului la nivelul locului de munc sunt:
- factori individuali :
- pregtirea profesional
- aptitudini
- capacitate de nvare i adaptare
- interes pentru profesie
- motivaie pentru munc
- aspiraii
- sistem de valori
- sntate
- experien
- situaie social

Tema 6

10
- factori tehnici: - tipul utilajului (echipamentului)
- gradul de uzur
- modul de reglare
- factori psihosociali:
- climatul psihosocial de la locul de munc
- stil de conducere

La nivelul fiecrui loc de munc activitatea creeaz satisfacii n urmtoarele condiii:
- dac solicit din partea executantului un anumit potenial de aptitudini;
- dac permite executantului s intervin creator n rezolvarea sarcinilor la locul de munc;
- dac are un anumit grad de complexitate i varietate;
- dac asigur executantului un anumit grad de autonomie;
- dac permite executantului s identifice un rezultat semnificativ al muncii sale;
- dac asigur un grad de responsabilitate;
- dac dezvolt personalitatea executantului;
- dac i asigur un anumit prestigiu social;
- dac i permite i asigur cooperarea interuman optim.

6.4. Munca i oboseala

n urma solicitrilor oricrei activiti umane apare oboseala. Oboseala este starea de
slbiciune muscular, nervoas sau psihic, vizibil sau interioar, real sau imaginar. Ea este cea
care diminueaz capacitatea de munc.
Oboseala se manifest prin ncetinirea ritmului de munc, apariia micrilor suplimentare i
inutile.
Cauze i simptome ale oboselii:
monotonia muncii
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale
factori de mediu (temperatura, lumina, zgomotul)
factori psihici: responsabiliti, griji sau conflicte
condiii alimentare
boal i dureri.

Simptomele oboselii sunt:
scderea ateniei
ncetinirea i inhibarea percepiei
inhibarea capacitii de gndire
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale
Atitudinea negativ fa de profesie, fa de superiori sau fa de locul de munc poate fi tot
att de bine cauza oboselii cronice ca i efectul ei.



Bibliografie selectiv pentru tema 6:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998,
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 280-288.


ntrebri recapitulative:

Tema 6

11
1. Care sunt principalele tiine care contribuie la constituirea Ergonomiei?
2. Care sunt principalii factori ergonomici?
3. Ce legtur exist ntre ergonomie i protecia muncii?
4. Realizai o ierarhizare a principalilor factori ergonomici i justificai aceast ierarhizare.
5. Evaluai n ce msur ambiana de la locul de munc satisface normele ergonomice.




TEMA 7

NOIUNI DE CORESPONDEN COMERCIAL
(DE AFACERI)
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul acestei teme este de a prezenta noiuni despre corespondena comercial i despre
modul n care se realizeaz o scrisoare de afaceri.

II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va dobndii competene privind corespondena oficial, tipuri de coresponden,
moduri n care aceasta se realizeaz, despre structura scrisorii de afaceri i editarea ei.

III. CUVINTE CHEIE: scrisoare, afaceri, ortografie, adresare

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Coresponden oficial;
Clasificare coresponden oficial;
Limbajul, forma i coninutul corespondenei de afaceri;
Scrisoarea de afaceri.

V. REZUMAT

Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale. Aceast tem i propune s analizeze tipurile
de coresponden oficial, clasificarea acesteia, forma i coninutul acesteia, precum i limbajul
folosit iar n final prezint n detaliu modul n care se ntocmete o scrisoare de afaceri.

VI. CONTINUTUL TEMEI

7.1. Introducere. Termionologie. Clasificri

Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale
n funcie de domeniul la care se refer, corespondena oficial poate avea coninut:
juridic;
economic;
organizatoric;
administrativ;
diplomatic;
de personal etc.
Obiectul corespondenei oficiale l reprezint iniierea, stabilirea, desfurarea, modificarea i
ncetarea relaiilor dintre corespondeni.

Clasificri ale corespondenei oficiale:
a) Dup obiectul i scopul corespondenei oficiale:
coresponden de solicitare (cerere);
Tema 7
2
coresponden de informare (ofert);
coresponden de constatare (proces verbal);
coresponden de ndrumare (decizie, ordin);
coresponden de reclamaie (reclamaia);
coresponden nsoitoare de acte.
b) Dup modul de ntocmire:
documente tipizate (formulare cu sau fr regim special);
documente netipizate.
c) Dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (se trimite destinatarului);
copia simpl (se scrie odat cu originalul);
duplicatul originalului (are puterea originalului);
copia de pe original (certificat, legalizat);
fotocopia;
extrasul.
Obiectul acestei seciuni l reprezint corespondena oficial cu caracter economic
corespondena de afaceri.

7.2. Consideraii privind limbajul, forma i coninutul corespondenei de afaceri

7.2.1. Hrtia
Hrtia utilizat are o importan deosebit deoarece un design reuit va fi compromis dac e
reprodus pe o hrtie ieftin. De asemenea o hrtie de bun calitate poate da un aer distins chiar i
unui antet mai modest. E aadar rentabil s alegei o hrtie de bun calitate pentru colile cu antet.
Dac nu v pricepei chiar dumneavoastr la hrtie, cerei sfatul tipografului sau unui designer dac
cumva nu avei un designer angajat al firmei.
Totui, dac trebuie s trimitei sute de mii de scrisori circulare pe an, vei fi fr ndoial
obligat s alegei ceva mai ieftin. Asta nu trebuie s ngrijorez ns prea mult, cci de attea ori s-a
dovedit c rechizitele mai ieftine nu afecteaz rezultatele campaniilor de vnzri.
Culoarea hrtiei nu trebuie neglijat, ea trebuie s fie foarte de eficient. Aceasta poate fi
folosit alegnd o hrtie colorat sau incluznd-o n designul antetului. n multe situaii este foarte
rspndit folosirea cartonului colorat pentru anumite imprimate.
Hrtia colorat poate fi la fel de util pentru scrisorile de vnzri, iar n cazul unei serii de scrisori,
pentru fiecare scrisoare din serie se poate alege o culoare diferit, ca s trezeasc i mai sigur
interesul.
n ce privete dimensiunile, majoritatea firmelor folosesc astzi dimensiunile adoptate de
Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mrimea cea mai rspndit
este A4, care are 210 mm /297 mm. n caz de nevoie, putei utiliza formatul A5, pentru scrisori mai
scurte. Acest format este pe jumtate ct A4, adic 148mm /210mm.
Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: A,B,C.
grupa A este pentru rechizite i foi volante;
grupa B este mai ales pentru tiprituri mai mari;
grupa C este pentru plicuri i se folosete, bineneles, mpreun cu hrtia de scris din
grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeai form, adic un dreptunghi, avnd un raport
constant ntre cele dou laturi. Fiecare format e obinut prin mprirea formatului precedent.
Grupa A se bazeaz pe coala A0, care msoar 841 mm /1189 mm, deci un metru ptrat.
ndoit A0 ne d formatul A1, A1 njumtit ne d A2 etc. Formatele rezultate sunt urmtoarele:
Formate A Dimensiuni n mm Formate A Dimensiuni n mm
A0 841 x 1189 A4 210 x 297
A1 594 x 841 A5 148 x 210
Tema 7
3
A2 420 x 594 A6 105 x 148
A3 297 x 420 A7 74 x 105
Figura 7.1 arat cum toate formatele din grupa A au acelai raport ntre latura mare i cea
mic.. Asta nseamn c sarcina dificil de a reduce hrtia la o anumit mrime se simplific mult.
Alt simplificare const n faptul c deoarece coala de baz (A0) are exact un metru ptrat, greutatea
hrtiei poate fi uor exprimat n grame pe metru ptrat.

Pentru lumea afacerilor avantajele adoptrii generalizate a formatelor ISO sunt urmtoarele:
1. ndosarierea mult mai simpl dac toate brourile, foile volante scrisorile au formate
similare sau corelate.
2. Cele mai multe ri europene folosesc formatele ISO, iar sistemele ndosariere sunt adaptate
la ele.
3. Reducerea formatelor (pentru a utiliza mrimi diferite de hrtie) e mai uoar i deci mai
rapid.
4. Pota poate face sortarea mai repede, pentru c echipamentul electronic de sortare e folosit
mai eficient.
A1
A2
A3
A4
A5

Figura 7.1. Dimensiunile relative ale colilor de hrtie
din seria de formate A

7.2.2. Plicurile
Plicurile trebuie, desigur, s se potriveasc cu coala cu antet n ceea ce privete calitatea
hrtiei, caracterele tipografice i emblema. Dup cum am vzut, grupa C, pentru plicuri, a fost
conceput de ISO pentru a fi combinat cu scrisorile i tipriturile format A. Din nefericire, n timp ce
aceast uria aciune de standardizare era n curs, Uniunea Potal Internaional i vedea linitit
de propriul su plan de standardizare, care urmrea stabilirea unor formate de plicuri capabile s
uureze manipularea. Se pare c nici una dintre cele dou organizaii nu s-a gndit s-o consulte pe
cealalt i cu att mai puin s lucreze mpreun.
Drept rezultat Ministerul Potelor din Marea Britanie a adoptat n 1968 o gam de mrimi de
plicuri cu indicativul POP (Post Office Prefered, adic preferate de serviciul potal); doar una
singur din aceste mrimi se potrivete cu gama ISO C.
Dac facei multe afaceri cu ri europene, ai putea alege plicuri cu ferestruic. Sunt folosite
curent n Europa i au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomand ns
pentru scrisori de vnzri, pentru c au un aspect auster i nu-i ncurajeaz pe oameni s le deschid.
Modaliti de a face atractive plicurile:
A) pentru a fi ct mai atrgtor, atunci cnd e fapt dorii s vindei ceva, plicul trebuie s devin
interesant. Pentru a obine acest lucru putei folosi:
un timbru adevrat care este mai interesant dect unul imprimat de un aparat de
francare;
un timbru neobinuit e mai interesant dect unul ordinar
Tema 7
4
un timbru strin e mai interesant dect cel al rii. Exist cel puin o firm celebr care
i expediaz o parte din scrisori din Olanda, ntr-adins ca s pun pe ele acele atractive
mrci strine. tiu ei ce fac, au ctigat milioane vnznd prin scrisori.
B) o metod e s faci ca scrisoarea de vnzri s arate ct mai mult ca o scrisoare personal,
necircular. n acest caz se poate apela la:
trucul cu timbrul strin intr n aceast categorie;
alt idee, le fel de bun, este de a aduga pe plic un mesaj incitant, trdnd astfel
coninutul dar fcndu-l pe destinatar nerbdtor s deschid scrisoarea;
foarte cunoscut firm internaional introduce n plic timbre de rspuns vizibile prin
ferstruic, sau recurge la o ilustraie ademenitoare cu un cadou, nsoit de cuvintele
Al dumneavoastr, absolut gratuit tiprite n rou. Multe firme folosesc plicuri
colorate pe care sunt tiprite mesaje cum ar fi Conine tiri importante sau altele
similare.
Cnd e vorba de scrisori de vnzri se stabilete care este cea mai potrivit modalitate n
raport cu produsele dumneavoastr specifice.

7.2.3. Reproducerea
A fost o vreme cnd o companie care se respecta n-ar fi folosit dect antete gravate. ns
timpurile acelea s-au dus, iar azi avei de ales ntre cel puin patru metode de reproducere, toate
perfect acceptabile.
Gravarea. n materie de tiprituri, reprezint cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu
se poate compara cu nimic altceva, dac v putei permite cheltuiala. Fabricarea matriei iniiale este
cea care face ca gravarea s fie att de scump, ns dac folosii cantiti mari de coli cu antet preul
nu mai e chiar exorbitant. Dac v trebuie 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200 % mai mult
dect tiprirea obinuit. ns dac avei nevoie de 10.000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 %
mai mult dect tiprirea normal. Trebuie reinut c preul confecionrii rechizitelor variaz de la o
tipografie la alta (ca i alte servicii), aa c e recomandabil s obinei detalii de la cel puin trei
tipografii nainte de a plasa o comand.
Termografia. n SUA, procedeul e numit gravare fr plac, pentru c are un aspect
asemntor cu gravura dar e realizat fr matria att de scump. Metoda devine din ce n ce mai
popular n Marea Britanie i d rezultate ntr-adevr frumoase. Nici un cunosctor nu o va confunda
ns cu gravura. E ieftin, doar cu 10-15 % mai scump dect tiprirea obinuit, depinde i n acest
caz de tipografie.
Litografie-offset. Multe societi i reproduc propriile coli cu antet i formulare, pe o main
offset. O main offset modern nu e deloc murdar, incomod sau urt mirositoare. Dimpotriv, e n
bun msur automat i e uor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tiprirea normal.
Tiprirea clasic. E procedeul convenional pe care l cunoatem cu toii. Nu trebuie s avei
vreo reticen n folosire lui pentru antetele firmei dumneavoastr: n ziua de azi e ntrutotul
acceptabil. Un antet modern, frumos conceput, tiprit pe o hrtie de calitate poate reprezenta firma
ntr-un mod ct se poate de avantajos. De fapt, acesta e procedeul folosit de majoritatea societilor.

7.2.4. Dactilografierea i punerea n pagin
Cel mai frumos antet, imprimat pe cea mai bun hrtie, poate fi complet compromis de o
dactilografiere neglijent, de tersturi, pete i o proast aezare n pagin. Evident c nu merit s
faci economii angajnd cu un salariu mic o dactilograf nepriceput. Dar chiar i o dactilograf bun
trebuie instruit de firm, ca s tie cum s scrie scrisorile. Asta ca s respecte designul antetului i
toate scrisorile firmei s aib un aspect uniform.
nti de toate trebuie s decidei ce aezare n pagin se potrivete cel mai bine cu antetul
dumneavoastr. Normal este s v formai deja o idee chiar n faza de design a antetului. Vei dori ca
textul scris s completeze designul, ntr-un tot armonios.
Odat ce v-ai decis asupra aezrii n pagin, o vei instrui n mod corespunztor pe
dactilograf. Dac ai ales mai multe variante, cel mai bine ar fi s compunei o scrisoare de
Tema 7
5
instruciuni pentru fiecare mrime de coal de antet pe care s o folosii. Aa procedeaz British
Railways, inclusiv instruciunile despre cum se pliaz scrisoarea ca s se potriveasc ferestruica
plicului (prin care trebuie s se vad adresa). British Railways a fost una din primele organizaii
britanice care i-au aliniat textul scrisorilor la stnga. Astzi majoritatea societilor britanice
procedeaz aa. Obiceiul acesta a aprut din simpl comoditate, ns s-au gsit din fericire alii de a-l
face destul de plcut privirii.
Indiferent dac preferai sau nu plicurile cu ferestruic, adresa trebuie scris grupat, n bloc,
nu n continuare, aa cum se fcea mai de mult. Componentele adresei - nume, funcie, firm,
strada i numrul, oraul etc - se pun unul sub altul.
n alegerea aezrii n pagin, criteriile de baz trebuie s fie estetica i uurina la citire:
viteza de dactilografiere vine imediat dup aceea. Realitatea este c multe firme inverseaz ordinea
criteriilor.

7.2.5. Scrisori circulare
O scrisoare circular, dac are ca scop s vnd ceva sau s obin informaii, este nici mai
mult nici mai puin dect cea mai important scrisoare pe care o putei scrie. Cu toate acestea,
deoarece putei fi n situaia de a trimite o astfel de scrisoare n mii de exemplare n loc de unul
singur, se ntmpl deseori s avei tendina de a face ct mai mult economie la realizarea ei.
Bineneles c putei face anumite economii, aa cum s-a artat mai nainte. De pild, putei
folosi hrtie de calitate mai modest. Dac antetul dumneavoastr este n mod obinuit gravat, putei
folosi acelai design, dar tiprit, pentru scrisorile circulare. Poate fi avantajos chiar s folosii coli cu
antet proiectate exclusiv pentru scrisorile de vnzri; sau putei ncerca cu foarte decorativele coli cu
antet speciale pentru scrisorile de vnzri, aflate n comer. Cel mai bine e s facei ncercri
succesive; dac v ocupai cu vnzarea prin coresponden vei avea de ctigat ncercnd diverse
variante i urmrind efectul.
n ceea ce privete plicul exist, aa cum am artat deja, dou posibiliti: sau l facei s arate
ca orice scrisoare dactilografiat individual sau l aranjai n aa fel nct s lase s se vad c e o
circular i s aib ceva incitant imprimat pe el. A doua metod e folosit cu mare succes de multe
firme mari i prospere, care vnd bunuri i servicii direct prin pot.
Partea la care pur i simplu nu v putei permite s facei economie este punerea n pagin i
prezentarea general. n plus, trebuie s v asigurai c avei toate datele necesare pentru expedierea
scrisorii, inclusiv numele persoanei la care vrei s ajung. n acest caz putei s-i adresai scrisoarea
pe nume. La posibilitile de azi nu exist absolut nici o scuz pentru scrisorile de vnzri cu adres
vag, scrise fr politee i abrupt, n aa fel nct toat lumea s-i dea seama c e o scrisoare
circular.
Ct despre multiplicare, avei de unde alege.
Procesor de text. Dac v ocupai cu vnzarea prin coresponden sau dac avei frecvent
ocazia de a expedia scrisori de vnzri, cel mai bun lucru pe care-l putei face este s investii ntr-un
procesor de text. E evident c acest sistem, mpreun cu imprimanta i unitatea de disc adecvate, v
va permite s trimitei scrisori de vnzri impecabile, adresate cu precizie persoanei pe care vrei s o
contactai i artnd ca o scrisoare conceput i dactilografiat individual.
Listele cu nume i adrese pot fi pstrate n memoria sistemului i citit de acolo de fiecare dat
cnd e nevoie s fie combinate, la perfecie, cu textul celei mai noi scrisori de vnzri.
Funcia de editare a procesorului v permite chiar s adugai o tu personal textului
standard, individualizndu-l astfel i mai mult.
Reinei totui c pe pia exist cu mult peste o mie de mrci i tipuri de procesoare de text i
ntre ele exist diferene foarte mari. nainte deci de a cumpra unul, e profitabil s cercetai piaa ca
s fii sigur c vei obine facilitile de care avei nevoie.
Matri. Multiplicare prin matri s-a perfecionat mult n ultimii ani, iar o matri bine
imprimat pe hrtie de calitate d un rezultat foarte bun. Astzi e chiar posibil folosirea culorii la o
matri. Cu toate calitile sale metoda aceasta nu e cu adevrat potrivit pentru scrisorile de vnzri,
dar e perfect adecvat pentru rapoarte, circulare ntre firme i chiar pentru comunicri interne.
Tiprire obinuit. Rezultatul arat ca o pagin tiprit normal i nimeni nu-l va prelua
Tema 7
6
drept altceva. Dac ncercai s adugai ulterior nume i adrese rezultatul va fi dezastruos. Exist
alte metode mult mai bune, n-are rost s v ncurcai cu asta.
Litografie. n acest caz scrisoarea trebuie dactilografiat cu o panglic special. Se obine un
original care poate fi folosit pentru a scoate ntre 50 i 5000 de copii. Varianta mai veche implic
dactilografierea scrisorii cu o panglic obinuit i apoi, pornind de la ea, realizarea unei plci
fotografice indiferent de varianta folosit, numele i adresele pot fi adugate, cu reuit aproape
perfect.
Unele maini litografice pot imprima antetul i scrisoarea simultan, ceea ce e foarte avantajos
n cazul unei cantiti mari de coresponden.
Facsimil.. E o tehnic bazat pe tiprirea normal mai sus amintit. Exist ns o deosebire
important. Dup ce textul a fost cules n caractere similare cu cele ale mainii de scris, ele imprimat
pe hrtie prin intermediul unei panglici sau pnze de mtase pur. Rezult o form oarecum
neregulat a textului, cam cum se ntmpl la dactilografiere. Cu alte cuvinte, se elimin acea
regularitate perfect caracteristic tiparului i scrisoarea arat ca i cum ar fi fost chiar dactilografiat
(deci pare individualizat).
Exist dou tehnici de acest tip: rotativ i plan. Ambele dau rezultate excelente, iar cea de-a
doua se apropie de perfeciune.
Fotocopierea. Maina de fotocopiat (xeroxul) a produs o mic revoluie n munca de birou,
peste tot n lume, eliminnd plicticoasa copiere dactilo a documentelor. Ca s produci scrisori
circulare, dactilografiezi pur i simplu originalul pe o hrtie obinuit, o introduci n main, i o
reproduci pe coli cu antet. Numele i adresele pot fi ulterior adugate.
Dac se d suficient atenie potrivirii tuului, rezultatul e foarte bun. Fotocopierea nu e ns
n nici un caz ieftin, de aceea e rezervat produciei de serie mic.

7.2.6. Semntura
Ultimul element pe care l mai avei de luat n considerare, din punctul de vedere al formei,
este semntura dumneavoastr. Dac numrul scrisorilor trimise e rezonabil de mic, ai face bine s
semnai personal fiecare scrisoare. Dar aa ceva e exclus n cazul cantitilor mari, aa c cea mai
bun soluie n asemenea cazuri este un facsimil al semnturii, n culoare albastr. Simpla
dactilografiere a numelui, o tampil sau o semntur imprimat n negru odat cu restul textului nu
sunt satisfctoare; v vor da imediat de gol n cazul n care vreunul dintre destinatari i-ar face iluzia
c va primi o scrisoare conceput pentru el personal.
Odat ncheiate aceste reflecii asupra formei scrisorii dumneavoastr - ambalajul, cum s-ar
spune - ne putem de coninut.

7.2.7. Coninutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmresc trei scopuri:
1. S transmit un mesaj de la expeditor la destinatar.
2. S-l determinm pe destinatar s acioneze.
3. S atrag simpatia destinatarului, pentru expeditor i firma sa.
O mare parte dintre miile de scrisori de afaceri trimise n fiecare zi nu doar eueaz lamentabil
n privina scopurilor doi i trei, dar n plus par s fac toate eforturile pentru a compromite scopul
principal - acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar i fr echivoc.
Sigur c nu e uor s scrii scrisori. Altminteri, ar fi mai puini cei care fac att de ru treaba
asta. n esen, scrisorile dumneavoastr trebuie s ncerce s fie clare, simple, concise i amicale.
A scrie clar nseamn a gndi clar, tot aa dup cum scrierea nclcit este rezultatul gndirii
nclcite. De aceea, regula de baz este: gndete nainte de a scrie. Hotrte-te ce vrei s spui
nainte de a te aventura s-i pui gndurile pe hrtie. Sfatul acesta pare att de elementar nct ar putea
fi luat drept o jignire, i totui nenumrate cadre de conducere se plng c n-au timp s reflecteze
nainte de a-i dicta misivele informe i neconcludente.
ncercai s v organizai materialul n minte nainte de a-l dicta. Bifai diversele puncte din
scrisoarea la care rspundei. Referii-v la fiecare puncte pe rnd. A trata trei lucruri n acelai timp
nu nseamn concizie. nseamn harababur. Odat ce ai terminat cu un punct, trecei la urmtorul,
Tema 7
7
nu-l mai parafrazai i reluai de-a lungul ntregii scrisori.
Dup ce v-ai expus argumentele ct mai lucid i mai concis posibil, dai-i corespondentului
dumneavoastr o indicaie clar asupra a ceea ce ai dori de la el. Multe scrisori bat cmpii la
nesfrit, tot relund acelai argument, iar apoi se ncheie brusc, lsndu-l pe corespondent s se
ntrebe ce se vrea de la el. Dac de exemplu dorii un sfat n legtur cu o anumit problem, spunei-
o clar la sfritul scrisorii. Dac vrei doar s expunei motivele care v-au fcut s acionai ntr-un
anumit mod, trebuie de asemenea s artai clar acest lucru. Putei ncheia cu cuvintele: Am hotrt,
de aceea, s fac aa i pe dincolo, lmurindu-l astfel pe corespondent c tot ceea ce i se cere e s ia
not i nimic altceva. Sigur c dac situaia o cere, vei aduga ... i sper c vei aproba decizia
mea.
Dac urmrii s-l influenai pe corespondent n hotrrile sale, nu omitei s i-o spunei clar:
A recomanda, de aceea, s facem aa i pe dincolo. Sau putei accentua i mai puternic: De aceea,
cred c e ct se poate de important s facem cutare i cutare.. Dac ceea ce dorii e un rspuns la
scrisoarea dumneavoastr, spunei-o, de asemenea, limpede. Nu-l lsai pe corespondent, dup ce a
citit scrisoarea, s se ntrebe Ei, i ?

7.2.8. Alegerea cuvintelor
Exactitatea i concluzia scrisorilor dumneavoastr vor depinde, bineneles, de felul n care v
alegei cuvintele; ns, nainte de toate, ai face bine s v obinuii s folosii minimul de cuvinte
necesare n exprimarea a ceea ce avei de spus. Orice cuvnt trebuie s-i merite locul ntr-o scrisoare
concis nu e spaiu pentru cuvintele parazite care nu aduc nimic nou.

E greu s scapi de cuvintele inutile. Pentru asta e nevoie de un efort serios din partea
dumneavoastr. Recitii fiecare propoziie din scrisoare i ntrebai-v: Cuvntu-l sta e ntr-adevr
necesar ? O s schimbe nelesul dac-l dau afar ? Dac rspunsul e Nu, atunci scoatei fr mil
cuvntul n plus. Prin aceast operaie de curire scrisul dumneavoastr va avea mult de ctigat n
privina conciziei i a claritii.
Dac ai lua acest sfat n serios i ai ncepe s v recitii scrisorile cu un creion albastru n
mn, operaia de curire ar duce, nendoielnic, la eliminarea unui mare numr de cliee uzate.
Clieele sunt uneltele leneului. Ele i rsar promt n minte, scpndu-l de efortul de a gndi singur.
Aruncai-le nainte ca ele s-i lase amprenta asupra textelor dumneavoastr.
Asta nu nseamn totui c orice clieu trebuie evitat. Aa cum arta Eric Partridge, care
anume expresie e un clieu este n parte o chestiune de opinie. Dac v-ai gndit bine la ce anume
vrei s spunei i o expresie convenional se potrivete la perfecie cu intenia dumneavoastr,
nimeni nu v va putea condamna c ai folosit-o. Pe de alt parte, dac recurgei la un clieu doar
pentru c e primul lucru care v vine n minte, scrisul dumneavoastr e n pericol de a deveni
inconsistent.
Cultivai obiceiul de a verifica n dicionare cuvntul pe care vrei s-l folosii. Vei fi surprins
s constatai ct de des acesta nu e adecvat sensului exact pe care l aveai n minte. Decidei-v dac
vrei ntr-adevr s spunei a integra sau dac nu cumva a include, a combina sau a reuni se
potrivesc mai bine. Nu v repezii cu alternativ fr s ncercai mai nti cu alt, nou, proaspt,
revzut, diferit.
inei minte c verbal nseamn n cuvinte, ca de exemplu n: Nu a dat o aprobare
verbal ci doar a ncuviinat din cap. Deseori e confundat cu oral, ceea ce nseamn rostit, n
opoziie cu n scris.
Cnd alegei un adjectiv, ncercai s gsii unul care se potrivete exact cu nuana dorit.
Frumos nu nseamn, bineneles, mare lucru, fiindc spunem friptur frumoas, fat frumoas,
grdin frumoas, sau chiar afacere frumoas. Global poate s nu nsemne nimic sau poate s
nsemne mai multe lucruri. Dac nelesul exact este total sau mediu, de ce nu spunei chiar aa ?
Dac v simii tentat s scriei: Creterea global a oraului trebuie s fie limitat, abinei-v.
Dac vei reexamina, cum am sugerat mai sus, aceast cu ajutorul creionului albastru, vei constata c
de fapt cuvntul global nu contribuie cu nimic la nelesul ei.
Dac dou cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce dorii s spunei, alegei-l pe cel mai
Tema 7
8
scurt. Deseori cuvintele scurte sunt mai puternice i mai directe dect cele lungi, pentru c de mai
mult vreme n limba englez. De asemenea, permit mai buna nelegere a textului scris.
Sir Winston Churchill a fost un mare partizan al cuvntului scurt, dei nu dispreuia nici
folosirea unuia lung, i chiar foarte lung, n caz de nevoie.
Gndii-v aadar de dou ori nainte de a v presra scrisorile cu cuvinte lungi i pretenioase.
Nu v temei s folosii a spune n loc de a afirma, a informa sau a aduce la cunotin. Nu ezitai s
folosii a ncepe n loc de a iniia. La fel, preferai a sublinia n loc de a scoate n eviden, nainte n
loc de anterior, despre n loc de referitor la, cu privire la sau n legtur cu. Cnd alegei, deci,
cuvintele, preferai-le pe cele scurte, simple i familiare celor lungi, celor complicate i neobinuite.

7.2.9. Alte consideraii
Alturi de cuvntul scurt, privilegiai fraza scurt. E mai modern dect cea lung, cci fraza
englez a devenit din ce n ce mai scurt de-a lungul ultimelor secole. Exist ns i un alt motiv de a
prefera fraza scurt. S-a demonstrat clar c un text care conine mai ales fraze scurte e mai uor de
neles, deci mai lizibil, dect unul care conine fraze mai lungi.
De-a lungul anilor s-au fcut diverse studii asupra factorilor care influeneaz uurina la
citire a unui text. Faimoasa formul a lui Flesch ia n considerare nu doar lungimea frazei ci i
numrul cuvintelor cu afixe. Textul e cu att mai uor de citit cu ct frazele sunt mai scurte i
cuvintele cu afixe mai puine.
Robert Gunning a fcut un studiu similar. El se baza n ntregime pe lungimea frazelor dintr-
un pasaj dat iar concluziile erau identice cu cele ale lui Flesch.
ncepei aadar prin a scrie fraze ct mai scurte. Treptat, n timp, vei vedea c se vor lungi
fr s piard din claritate. Scopul ultim va fi alternana frazelor de diferite lungimi, n folosul unei
mai mari varieti i flexibiliti.
Dac reinei toate principiile de mai sus, scrisorile dumneavoastr vor ctiga treptat n
claritate, concizie i simplitate. Din nefericire, nu e de ajuns. Trebuie s urmrii s avei un ton cald
i prietenos, nu distant si impersonal. Unii au tendina de a se exprima abrupt. Nu urmai exemplul
lor.
Se ntmpl de multe ori s ntlneti un om de afaceri care s se arate simpatic, prietenos i
deschis. Discui chestiuni de afaceri, ajungi la nelegere i apoi te despari de el. n dimineaa
urmtoare primeti o scrisoare rece, rigid, care confirm nelegerea. E semnat de acelai om
simpatic i prietenos din ziua precedent, dar nu-i seamn deloc.
De ce scriu unii n felul acesta ? De ce manierele lor amicale i plcute nu ptrund i n
scrisori? Pentru c se ascund n spatele faadei a ceea ce ei cred c este stilul de afaceri. Dac ar fi
obinuii s foloseasc un ton conversaional plcut i s scrie aa cum vorbesc, personalitatea lor ar
iei la suprafa i le-ai citi scrisorile cu mult mai mult plcere.
ncercai personal i vei vedea. nsui Sir Winston Churchill pleda pentru asta. Iat ce sfat a
dat pe cnd era prim-ministru: S nu ezitm s folosim fraza scurt i expresiv, chiar dac e
convenional.
Desigur, asta nu nseamn c trebuie s scriei oricui n acelai fel, nici c unui profesionist
serios i-ar sta bine s se apuce deodat s improvizeze scrisorele ntr-un stil aparte. E vorba, de fapt,
s inei seama, de fiecare dat cnd scriei o scrisoare, de auditoriul respectiv; inei minte i c nu
toate cadrele de conducere sunt brbai. Scriitorul profesionist i ajusteaz totdeauna scrierea n
aa fel nct s se potriveasc cititorului. Altfel spus, nu scrie n gol, ci adresndu-se unui public
anume. Cnd rspunde la scrisori, omul de afaceri trebuie s fac la fel. Trebuie s urmreasc s fac
din orice scrisoare de vnzare - adic o scrisoare care vinde firma sa, produsele sale i pe sine
nsui.
Mai presus de toate, nu uitai niciodat s scriei scrisorile din punctul de vedere al
corespondentului. Spunei mai bine: V va face plcere s aflai c marfa pe care ai comandat-o e
gata de expediere, dect mi face plcere s v informez.... Multe scrisori de afaceri sunt presrate
cu eu i noi, de parc autorul nu s-ar gndi dect la el nsui. Or corespondentul dumneavoastr e
interesat de propria lui persoan, vrea s tie ce avei s-i oferii.
Pe de alt parte, e bine s preferai pe eu sau noi ca subiect al frazelor i s folosii diateza
Tema 7
9
pasiv doar atunci cnd n-o putei evita. Diateza activ e mult mai tare i mai direct. Cel care face,
crede, hotrte, gndete .a.m.d este, totdeauna, un grup sau o persoan. De fiecare dat cnd e
posibil, facei din acest grup sau din aceast persoan subiectul frazei dumneavoastr.
Ct privete regulile gramaticale, e mai bine s nu avei prea multe complexe, cci nesigurana
n folosirea lor produce deseori scrisori confuze i prolixe. Cunotinele fundamentale de gramatic
sunt bineneles utile, dar e bine s reinei c n-o s se prbueasc cerul dac ignorai vreuna din
reguli. Unii dintre cei mai mari scriitori de limb englez, de la Shakespeare ncoace, au neglijat din
cnd n cnd regulile gramaticii. Mult mai important e s rzbii pn la corespondentul
dumneavoastr aa cum suntei n realitate, aa cum v tie el sau ea. Dac suntei cumva un diamant
nelefuit, corespondentul dumneavoastr va fi dezorientat c i scriei ca un profesor universitar. Dac
suntei glume i neprotocolar, va fi ocat primind una dintre acele misive demodate, n jargon de
afaceri. Pe scurt, regula de aur fii tu nsui trebuie aplicat i la scrisori.
Majuscule
Exist tendina de a neglija majusculele. Folosii majuscula la nceputul cuvntului n
urmtoarele cazuri:
1. Numele proprii de persoane, ri, orae, sate, judee. ruri, muni, lacuri, mri i oceane.
2. Titlurile crilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor,
cntecelor etc., de exemplu Piesa lui favorit e Othello. Cea mai bun carte pe aceast tem
e Investiiile - nimic mai simplu.
3. Numele navelor, hotelurilor, restaurantelor, hanurilor, etc.
Nu folosii majuscule pentru :
1. Substantive comune care indic o categorie general de persoane sau lucruri, de pild Sunt
multe universiti n Marea Britanie (universitate).
2. Numele diverselor discipline tiinifice, cnd sunt folosite n sens general, de exemplu:
Studiaz istoria i tiinele economice.
n caz c avei dubii, singura cale de urmat este s v folosii propriul discernmnt. Odat ce
ai luat o hotrre, inei-v de ea pn la captul scrisorii. Dac recurgei la un ndreptar, folosii-v
mereu de acelai i sftuii-i i pe membrii personalului dumneavoastr s fac la fel.
Punctuaia
Despre punctuaie s-ar putea scrie o carte ntreag. Dar omul de afaceri, pe care-l intereseaz
n primul rnd scrisorile de afaceri i rapoartele, n-are nevoie de studiu aprofundat asupra punctuaiei.
Tot ce i trebuie sunt cteva reguli de bun sim.
Punctul. Tendina actual e de a face mai puin uz de semnele de punctuaie. Singura excepie
o face punctul, care e mai des folosit, i dup iniiale i dup majoritatea abrevierilor. Dac o
abreviere se termin la fel cum se termin cuvntul respectiv, nu e nevoie de punct. Deci: sept., a.m.,
etc., dar dl, dr, dna (fr punct). De dragul vitezei, ns punctele de dup abrevieri sunt din ce n ce
mai puin folosite n corespondena de afaceri. Avem aadar SA, CEE, SRL i aa mai departe.
Virgula. Indic cea mai scurt pauz din fraz i, cndva, era folosit intens. Astzi, att din
cauza scurtrii frazelor ct i poate, pentru c n epoca noastr pauza, orict de scurt, pare o crim,
virgula e mult mai puin folosit. ns e greit s-o eliminm cu totul, cci uneori ea contribuie la
claritatea textului. O regul simpl ar fi c virgula trebuie pus atunci cnd omiterea ei altereaz
sensul. Avei nevoie de virgul pentru a separa elementele unei liste, de exemplu fabrica noastr
produce piulie, uruburi, cuie, piroane i balamale.
Muli scriitori buni nu ncadreaz ntre virgule micile propoziii explicative; dac asta nu
produce nici o neclaritate, putei s v lipsii de virgule. Oricum, dac punei virgul la nceput
trebuie s-o punei i la sfrit. Virgula se pune dup un citat direct, de pild Ne vedem
mine, spuse el . Remarcile care separ dou pri ale unui citat au de asemenea nevoie de virgul:
Ne vedem la conferin, spuse, i vezi s nu ntrzii. Cnd cineva se adreseaz cuiva, numele sau
titlul persoanei abordate trebuie ncadrat de dou virgule: Vei fi de acord, domnilor, c acesta a fost
un an foarte greu.
Punct i virgul. Acest semn indic o pauz ceva mai mic dect punctul, dar mai mare dect
virgula. Tendina modern de a scurta frazele l-a eliminat practic, n special din scrisorile de
afaceri. Dac vi se pare c ai gndit o fraz att de lung nct trebuie s o divizai prin punct i
Tema 7
10
virgul, e mai bine s-o desfacei n mai multe fraze scurte.
Exist ns situaii cnd, chiar i ntr-o scrisoare de afaceri, semnul punct i virgul contribuie
la claritate. n astfel de cazuri nu ezitai s-l folosii. Dac, de pild, nirai o suit de elemente,
descriindu-le pe scurt pe fiecare, fraza a fi mai clar dac separai fiecare element prin punct i
virgul. De exemplu, putei scrie : Echipa noastr de reprezentani comerciali e mic: Smith, Jones i
Brown, care au grij de Sud; King, Bishop i Lane, care acoper Midlands i Nordul; Mc Gregor, care
se ocup singur de Scoia.
Uneori punctul i virgula indic n mod clar o pauz mai lung. Asta se ntmpl cnd
renunai la un cuvnt. Dac spunei : Avem ase reprezentani pentru Anglia i ara Galilor, dar
numai unul pentru ntreaga Scoie, regula e foarte potrivit. Dac l eliminai pe dar, vei avea
nevoie de o pauz mai lung i, drept urmare, cu punct i virgul rezolvai: Avem ase reprezentani
pentru Anglia i ara Galilor; numai unul pentru ntreaga Scoie.
Dou puncte. Indic o pauz mai lung dect punct i virgul, dar nu att de lung ca punctul.
Nu prea avei nevoie de acest semn n scrisorile de afaceri, ns putei s-l folosii, n loc de virgul,
naintea unui citat. De cele mai multe ori, cele dou puncte sunt utilizate pentru a prezenta o list,
nite exemple sau nite explicaii, de pild: Toi cei care vor participa la inaugurarea pentru pres
vor primi: un exemplar de press-release, un set de fotografii, un set de eantioane i un mic suvenir.
Semnul ntrebrii. E folosit doar dup o ntrebare direct, niciodat dup una indirect.
Exemplu: John a fost pe aici?, dar M-a ntrebat dac John fusese pe-acolo. Semnul ntrebrii
poate fi folosit i ntre paranteze, pentru a atrage atenia c un anumit cuvnt sau o anumit afirmaie
provoac ndoial, dar asta se ntmpl mai des n rapoarte sau note dect n scrisori.
Semnul exclamrii. Folosii-l cu zgrcenie n scrisorile de afaceri, eventual deloc. Nu-i are
loc dect la exclamaiile adevrate, ca Salut!, Pleac de lng parapetul la!, Ari excelent!.
Uneori e folosit pentru a arta o fraz sau cuvntul care l precede au o mare ncrctur emoional.
Unii recurg la semnul exclamrii din pur exuberan, ns e mai bine s fii reinut ntr-o scrisoare
de afaceri.
Ghilimelele. Sunt folosite pentru a ncadra citatele. Dac avei de-a face cu un citat n citat,
vei avea nevoie de apostrof pentru a ncadra citatul ulterior. ntr-una din zilele astea, spuse
doctorul, va trebui s pun o tbli pe care s scrie Intrarea interzis.
Ghilimelele sunt bineneles folosite i pentru a ncadra titlurile de piese, cntece, opere:
numele de hanuri, restaurante, hoteluri i multe altele. ns n tiprituri astfel de nume sunt scrise cu
cursive, nu ntre ghilimele.
Parantezele. Utilitatea parantezelor e evident. Ele nchid o scurt explicaie, o referin sau o
remarc avnd o importan secundar pentru subiect. Nu prea sunt folosite n corespondena de
afaceri, cu excepia numerelor de ordine, adic (1), (2), (3) .a.m.d. Totui, dac utilizai parantezele,
inei minte c ele nu pot nlocui alte semne de punctuaie fr a afecta punctuaia existent. Ar fi
greit s scriei, de pild:
Muncitorii sunt descurajai i neinteresai de munca lor i probabil se gndesc, (dac totui
gndesc ceva), la alte lucruri.
Virgulele dinainte i dup paranteze n-au ce cuta acolo, cci parantezele nchid aa cum
trebuie comentariul respectiv, iar dac acesta n-ar exista, fraza ar curge fr nici o pauz.
Liniua de unire (cratima). E folosit pentru a uni dou cuvinte distincte ntr-unul singur.
Astfel de cuvinte compuse devin, cu timpul, un singur cuvnt i liniua dispare. Necazul apare la
acele cuvinte compuse care se afl n faza final a transformrii ntr-un singur cuvnt; unii scriitori
pstreaz liniua de unire, alii nu. Singurul lucru inteligent pe care-l putei face n asemenea cazuri e
s v hotri pentru una din variante i s-i rmnei apoi credincios. Putei, de exemplu, s folosii
un anumit dicionar pentru a v decide.

Formule de adresare
Folosind aceast carte, vei avea posibilitatea ca, dup citirea unei scrisori primite, s hotri
dac putei rspunde fr s avei nevoie de compunere original i, dac da, s alegei paragrafele
potrivite din capitolele urmtoare, s transcriei numerele lor pe ciorna scrisorii de rspuns, pe care
apoi s i-o dai dactilografei.
Tema 7
11
Dac avei un procesor de text cu memorie suficient, operatoarea va nregistra de la nceput
n memorie paragrafelor numerotate, clasndu-le dup subiectul tratat. Pentru elaborarea scrisorii nu-i
va rmne altceva de fcut dect s apeleze paragrafele pe care i le-ai indicat, s adauge detaliile
necesare, numele i adresa i s v prezinte scrisoarea pentru semntur.
Nu e inutil s adugm c e bine s tratai doar un singur subiect ntr-o scrisoare, chiar dac
avei doar foarte puin de spus n legtur cu subiectul respectiv. Obiceiul acesta uureaz clasarea,
att pentru dumneavoastr ct i pentru corespondentul dumneavoastr. n unele birouri se pierd ore
ntregi cu cutarea unei scrisori, pentru a descoperi pn la urm c a fost clasat n
alt parte pentru c se referea la dou subiecte diferite.
Strict vorbind, toate scrisorile trebuie s fie adresate societii n cauz, trebuie s nceap cu
Stimai domni i s se termine cu Cu stim. Totui, n ziua de azi e mult mai rspndit printre
oamenii de afaceri obiceiul de a-i scrie ca de la individ la individ, adresnd scrisorile ctre: John H.
Smith, sau dna/dra Joan H. Smith. Scrisoarea ncepe apoi cu Stimate dle/Stimat dn, dr Smith,
dup caz, sau chiar Drag John sau Drag Joan, terminndu-se cu Cu stim sau Al tu, Al
dumitale .
Alt posibilitate este s adresai scrisoarea firmei respective i s adugai mai jos Pentru: dl,
dna, dra J.W.Weeks. Dac alegei aceast formul, scrisoarea trebuie s nceap cu Stimai domni,
cci e adresat firmei i nu unui individ.
Dac vrei s dai scrisorii o tu mai personal, putei scrie de mn formulele de nceput i
de ncheiere, Stimate/Stimat dle/dn/dr, Drag Bill sau Drag Joan, Cu stim, Al tu etc.
E uimitor ce mult cldur adaug scrisorii acest procedeu.
Dac vrei s vindei ceva prin scrisori directe, vei avea nevoie s expediai, de multe ori pe
an, sute sau chiar mii de scrisori identice. Cu mijloacele disponibile astzi nu avei nici o scuz dac
nu adresai fiecare scrisoare individual, cu numele celui vizat, renunnd la convenionalul Stimate
domnule sau Stimat doamn.

7.3. Structura scrisorii de afaceri

Prile componente ale unei scrisori de afaceri sunt:
a) antetul;
b) referine;
c) numrul i data nregistrrii;
d) numele i adresa destinatarului;
e) formula de adresare;
f) titlul rezumnd scopul scrisorii;
g) paragraful de nceput;
h) cuprinsul (corpul) scrisorii;
i) paragraful de ncheiere;
j) formula de ncheiere;
k) semntura;
l) anexe i copii.

Antetul - cuprinde numele firmei, adresa, telefon, fax, eventual numrul de nregistrare al societii
(firmei), banca i contul. Antetul este de multe ori imprimat pe coli la tipografie. ntruct scrisorile
sunt adesea folosite ca elemente n contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor
pari s figureze n fiecare scrisoare comercial. Utiliznd un antet tiprit o companie (firm) asigur
includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denumire, adres, codul potal, numerele de
telefon, telex i fax.

Tema 7
12
Referinele iniialele directorului care a dictat scrisoarea i iniialele secretarei care a dactilografiat-
o. Iniialele directorului sunt scrise cu majuscule, iar ale secretarei cu minuscule i separate cu o bar
(slash). Referina const de obicei din iniialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de
iniialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniialele directorului sunt de obicei aezate deasupra (cu
majuscule).Iniialele secretarei sunt uneori aezate n partea de jos (dedesubt). Cele dou seturi de
iniiale pot fi separate de o bar (linie oblic) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un numr
de dosar sau un numr de cod al seciei sau departamentului respectiv. Cnd se menioneaz referiea
la o scrisoare anterioar, la care se rspunde prin prezenta scrisoare, este util s se aminteasc i data
scrisorii anterioare.
Referina Dvs. : DHW/AW/22 octombrie 19... Referina noastr : PTR /ab
Data ziua, luna, anul. Se pune i numrul de nregistrare al scrisorii.
Numele i adresa destinatarului sub referine i dat, n partea de sus. n partea de sus a scrisorii,
sub referinte i dat, secretara dactilografiaz numele i adresa destinatarului, adic ale persoanei
creia urmeaz s-i fie trimis scrisoarea: adresantul.
O adres tipic arat astfel:
Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ
Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rnd, iar numele oraului este scris cu
majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rnd nou inclusiv codul potal.
Formule de adresare Aceast formul, care este n fond o formul de salut apare la nceputul
scrisorii i este de obicei formal, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs.
Smith, etc. ntr-un registru mai puin formal secretara poate dactilografia numai cuvntul Dear lsnd
ca numele adresantului (destinatarului) s fie completat de semnatarul scrisorii cnd aceasta va fi
semnat. Aceast modalitate presupune o schimbare i n formula dc ncheiere a scrisorii. Unele
scrisori sunt adresate tuturor celor interesai de exemplu o recomandare dat unui angajat care
solicit un post n alt parte. Formula cea mai potrivit in a n asemenea cazuri este To whom it May
Concern.
Titlul rezumnd scopul scrisorii Acest titlu se insereaz dup formula de adresare. Un asemenea
titlu nu trebuie s se ncheie cu punct. Exemple de titluri:
SALE OF PROPERTY IN THE RIVERSlDE DISTRICT (PROPRIETI DE VNZARE N
CARTIERUL RIVERSIDE)
sau
Catalytic Cracking Tower: Annual Shut-down
(nchiderea anual a turnului de cracare catalitic)
Paragraful iniial Paragraful iniial este alctuit adesea dintr-o singur propoziie. El este
introductiv i de multe ori se refer la o scrisoare anterioar sau la desfurarea afacerilor. Acest
Tema 7
13
paragraf trebuie s fie deferent dar totodat s dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal,
sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite n cuprinsul scrisorii.
Cuprinsul scrisorii - n funcie de specificul scrisorii. Poate fi mprit n mai multe paragrafe.
Paragraful de ncheiere se restabilete tonul deferent indiferent de tonul scrisorii.
Formula de ncheiere Paragraful de ncheiere const de obicei dintr-o singur propoziie care
restabilete tonul deferent oricare ar fi natura coninutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit
pentru a semnala aciunea pe care autorul sper s-o determine prin scrisoare.

Formula de adresare Formula de ncheiere
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Madam,
Mesdames
Yours faithfully sau Yours truly
Sir, Gentlemen, Madam, Mesdames Your obedient servant sau Yours respectfully
Dear Mr. Jones, Dear Mrs. Jones, Dear Miss Jones Yours sincerely, sau Yours truly
Dear ...
(numele scris de mn)
O formul de ncheiere adecvat scris de mn
Semntura semntura, numele dactilografiat al semnatarului i funcia oficial a acestuia.
Semntura const din semntur, numele dactilografiat al semnatarului (deoarece multe semnturi
sunt ilizibile) i funcia oficial a acestuia - dei aceasta din urm poate fi omis, dac este cunoscut
destinatarului.
Anexe i copii Dac n cuprinsul scrisorii se fac referiri la astfel de elemente, semntura este
urmat de o referire la anexele ataate la scrisoare. Dac un corespondent se refer n cuprinsul
scrisorii la faptul c scrisoarea este nsoit de anxe cum ar fi o brour, o factur, list de preuri,
plan indicnd accesul n cldire etc. semntura este urmat de o referire la ane-xele ataate la
scrisoare. Cuvntul enclosures (anexe) se scrie prescurtat ENC, Enc sau enc. De exemplu:
Enc
1. Price list (List de preuri)
2. Terms and conditions of sale (Condiii de vnzare)
Cnd se fac copii la.indigo n scopul trimiteri lor tu-turor celor interesai de obicei se menioneaz
acest lucru n partea de jos a scrisorii. Formularea este urmtoarea: copies to: sau ditribution: sau mai
frecvent cc: (copies circulated to)
Bibliografie selectiv pentru tema 7:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuii-
eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998,
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 280-288.


ntrebri recapitulative:
1. Care este clasificarea corespondentei initiale;
2. Cum se foloseste hartia in activitatile de corespondenta?
3. Care sunt tehnicile de reproducere?
4. Ce sunt scrisorile circulare?
Tema 7
14
5. Care este structura scrisorii de afaceri?
6. Cum se foloseste punctuatia in scrisorile de afaceri?
7. Descrie principalele componente ale unei scrisori de afaceri.