Capitolul 2

MICROSOFT ACCESS
2.1. Introducere în Access
2.1.1. Interfaţa Access
2.1.2. Panoul de activitate

2.2. Lucrul cu Baze de Date

2.2.1. Noţiuni despre baze de date în Access
2.2.2. Crearea unei baze de date
2.2.3. Alte metode de creare a unei baze de date
2.2.4. Salvarea unei baze de date
2.2.5. Deschiderea şi închiderea unei baze de date
2.2.6. Facilităţi MS Office pentru lucrul cu baza de date
2.2.6.1. Corectarea ortografică
2.2.6.2. Utilitare
2.2.6.3. Securitate şi partajare
2.2.6.4. Moduri de vizualizare
2.2.6.5. Clipboard-ul Office
2.2.6.6. Anulare şi refacere
2.2.6.7. Găsire, Înlocuire şi Salt la
2.2.6.8. Folosirea opţiunii Help

2.3. Tabele
2.3.1 Noţiuni generale
2.3.1.1. Moduri de vizualizare
2.3.1.2. Lucrul cu foia de date
2.3.2 Crearea unei tabele în Access
2.3.2.1. Noţiuni generale
2.3.2.2. Creare tabel utilizând Expertul
2.3.2.3. Creare tabel în modul vizualizare proiect
2.3.2.4. Proprietăţi ale câmpurilor de date
2.3.2.5. Cheia primară şi salvarea tabelelor
2.3.2.6. Exportul tabelelor
2.3.3 Utilizarea tabelelor
2.3.3.1. Filtrarea şi sortarea
2.3.3.2. Editarea înregistrărilor
2.3.4 Relaţii între tabele
2.3.4.1. Fereastra Relationship
2.3.4.2. Crearea relaţiilor între tabele
2.3.4.3. Tipuri de relaţii
2.3.4.4. Editarea şi ştergerea relaţiilor

2.4. Interogări
2.4.1. Noţiunea de Interogare
2.4.2. Creare Interogărilor folosind Expertul
2.4.3. Creare Interogări în vizualizare proiect
2.4.3.1. Crearea interogării
2.4.3.2. Interogări cu criterii
 2.4.4. Interogări de acţiune şi SQL

2.5. Formulare
2.5.1. Creare Formular
2.5.1.1. Noţiuni de bază
2.5.1.2. Opţiunea AutoForm
2.5.1.3. Creare formular folosind Expertul
2.5.2. Utilizare formular
2.5.2.1. Modificarea formularului
2.5.2.2 Navigarea în formular
2.5.2.3 Manipularea înregistrărilor

2.6. Rapoarte
2.6.1. Noţiunea de Raport
2.6.1.2 Opţiunea AutoReport
2.6.1.3. Creare Raport utilizând expertul
2.6.2. Utilizare Raport
2.6.2.1. Modificarea unui Raport
2.6.2.2. Imprimarea unui raport
6.2.3. Vizualizare raport

2.7. Pagini Web

2.7.1.1. Noţiuni introductive
2.7.1.2. Creare folosind AutoPage
2.7.1.3. Creare folosind Expertul
2.7.2. Utilizare pagini de acces Web
2.7.2.1. Navigare şi actualizare înregistrări
2.7.2.2. Modificarea paginii
2.7.2.3. Secţiunile unei pagini Web
 2.1. Introducere în Access

MS Access este un Sistem de Gestiune pentru Bazele de Date Relaţionale, un sistem de programe care
facilitează crearea şi gestionarea bazelor de date. MS Access permite gestionarea bazelor de date de orice
dimensiune, de la liste cu persoane de contact până la o baze de date complexe ale unor firme. MS Access
este construit astfel încât să faciliteze lucrul cu bazele de date şi pentru utilizatori mai puţin iniţiaţi şi
totodată dispune de funcţii foarte complexe pentru programare prin posibilităţile ce le oferă limbajul BA
(Visual Basic for Application). Avem la dispoziţie mai multe metode de lansare în execuţie a programului.
Cea mai uzuală dintre acestea este folosirea submeniului Programs al meniului Start.

2.1.1. Interfaţa Access

Fereastra principală a MS Access, care constituie interfaţa de lucru în vederea creării aplicaţiilor, este
următoarea:

Figura 2.1. Interfaţa MS Access

Bara de meniuri permite accesul la toate comenzile din MS Access prin intermediul meniurilor
autoderulante.
Figura 2.2. Bara de
meniuri
Deschiderea unui meniu se poate realiza prin execuţia unui clic pe acesta sau prin folosirea combinaţiei
de taste Alt şi litera subliniată. Prin accesarea comenzilor unui meniu, deschidem o caseta de dialog cu
funcţii specifice.

De exemplu, caseta de dialog ce se deschide din meniul Tools opţiunea Startup:

 Figura 2.3.
Caseta de dialog Startup

Casetele de comandă urmate în partea dreaptă de o săgeata indică existenţa unor submeniuri de tip listă
ce sunt accesate prin staţionarea mouse-ului asupra săgeţii.

Unele comenzi din meniuri conţin şi o pictogramă ceea ce înseamnă că acea comandă se regăseşte sau
poate fi adăugată şi pe una din barele de instrumente. Pentru unele comenzi există în partea dreaptă şi o
comandă rapidă de la tastatură ce duce la accesarea acelei comenzi prin combinaţia de taste prezentată (de
exemplu pentru opţiunea Spelling din meniul Tools este indicată tasta F7).

Forma completă a meniului apare după o scurtă staţionare a mouse-ului asupra acesteia sau prin
execuţia unui dublu-clic pe meniu. Pentru apariţia mai rapidă a formei complete a meniului putem apăsa pe
săgeţile din partea inferioara a acestuia.
Dacă dorim să avem în permanenţă forma completă a unui meniu, selectăm pentru particularizare
comanda Customize din meniul Tools. În fila Options a casetei de dialog bifăm Allow Full Menus.

Figura 2.4.
Caseta de dialog Customize

Bara de instrumente conţine butoane prin intermediul cărora se pot apela imediat o serie de comenzi
dintre cele mai frecvent utilizate.

New - creează o bază de date nouă, o pagină de acces la date sau un proiect Access
 Open - deschide o bază de date, un proiect Access sau un alt tip de fişier existent în lista de fişiere
Save - salvează structura unui tabel, formular, raport, interogare sau pagină de acces la date, o
instrucţiune SQL sau structura şi conţinutul unei macrocomenzi
File Search - caută fişiere, pagini Web sau elemente Outlook în funcţie de criteriul de căutare
specificat
Print - imprimă obiectul deschis fără afişarea casetei de dialog Print
Print Preview - afişează obiectul activ aşa cum apare la imprimare
Spelling - verifică ortografia textului introdus în tabele sau formulare
Cut - elimină elementul selectat şi îl plasează în Clipboard pentru a fi inserat în altă parte
Copy - copiază elementul selectat fie în Office Clipboard fie în Windows Clipboard pentru a fi
inserat în altă parte
Paste - inserează un element din Clipboard în obiectul bazei de date active
Undo - anulează ultima comandă sau şterge ultima intrare tastată (după anularea unei acţiuni nu
mai exista posibilitatea refacerii acesteia)
Office Links - Merge it with Microsoft Office Word: lansează expertul pentru îmbinare
corespondenţă din MS Word pentru corelarea datelor MS Access cu un document Word, fiind posibilă
crearea de scrisori machetă sau etichete poştale; lansează Publish it with Microsoft Office Word sau Analyze
it with Microsoft Office Excel
Analyse – Analyze Table: lansează expertul analizator de tabel şi daca este necesar îl împarte în
tabele corelate pentru a crea un proiect de tabel mai eficient; lansează Analyze Performance şi Documenter
Code - deschide editorul Visual Basic şi afişează codul din spatele unui obiect selectat în fereastra
Code
MS Script Editor – oferă posibilitatea utilizării Script Editor pentru a adăuga MS Visual Basic
Scripting Edition (VB Script) sau Jscript într-o pagină de acces la date
Properties - afişează foaia de proprietăţi pentru elementul selectat, cum ar fi un câmp dintr-un
tabel sau un control dintr-un formular
Relationships - afişează fereastra de relaţii pentru a vizualiza, edita sau defini legături între tabele
şi interogări
Auto Form - creează automat un formular bazat pe tabelul, interogarea selectată
MS Office Access Help - Afişează asistentul Office ce va furniza termeni şi sfaturi pentru crearea
şi lucrul cu baza de date
Import - copiază date dintr-un fişier text HTML, foaie de calcul, folder sau agenda de adrese MS
Exchange, obiect bază de date sau tabel bază de date într-un tabel MS Access;
Table Links - leagă datele dintr-un tabel dintr-o alta bază de date, intr-un tabel Access din bază de
date curenta

Fereastra Database furnizează un set de butoane care permit selectarea sau vizualizarea unui anumit
tip de obiect.
 Figura 2.5.
Fereastra bazei de date

Open – permite vizualizarea şi modificarea datelor dintr-un tabel sau dintr-un formular,
precum şi vizualizarea datelor dintr-o interogare sau a unei pagini de acces la date
Design - afişează obiectul selectat în varianta de (re)proiectare
New - creează un nou obiect de tip bază de date; înainte de accesarea acestei opţiuni, selectăm
tipul de obiect ce trebuie creat
Delete - elimina elementul selectat; în fereastra Relationships a unei bază de date MS Access,
ştergerea unei linii de relaţii şterge relaţia dintre cele două tabele
Large Icons - listează obiecte bază de date utilizând pictograme mari pentru tipul obiectului
selectat
Small Icons - listează obiecte bază de date utilizând pictograme mici pentru tipul obiectului selectat

List - listează obiecte bază de date utilizând pictograme mici pentru tipul obiectului selectat.
Pictogramele sunt dispuse pe verticală în ordine alfabetica în cadrul ferestrei bază de date. Acesta este
modul de vizualizare implicit al aplicaţiei.
Details - listează obiectele bază de date pentru tipul de obiect selectat şi furnizează detalii despre:
nume, descriere, ultima data a modificării, data creării, tipul şi proprietarul.

Obiectele bazei de date sunt grupate după tipul lor în:

• tabele,
• interogări,
• formulare,
• rapoarte,
• pagini Web,
• macrocomenzi, module.
 Prin selectarea obiectului Tables sunt afişate toate tabelele din baza de date MS Access sau proiectul
MS Access. Se utilizează butoanele din bara de instrumente a ferestrei Bază de date pentru a deschide sau
modifica tabelul selectat sau pentru a crea un nou tabel. Fereastra Bază de date conţine următoarele opţiuni:
 Create table în Design view – permite crearea unui tabel prin specificarea câmpurilor, tipurilor de
date şi a proprietăţilor câmpurilor
 Create table by using Wizard – permite preluarea dintr-o lista de tabele profesionale sau personale
sau prin specificarea informaţiilor dorite
 Create table by entering data - creare tabel prin completare cu date.

În mod asemănător, la selectarea celorlalte tipuri de obiecte ale bazei de date şi anume interogări,
formulare, rapoarte şi pagini Web, avem la dispoziţie următoarele posibilităţi:

Pentru crearea obiectului Queries avem la dispoziţie opţiunile:

• Create Query in Design View- permite crearea unui formular
• Create Query by using wizard- crearea formularului folosind expertul
La selectarea obiectului Forms avem la dispoziţie opţiunile de lucru:
• Create form in Design View şi
• Create form by using wizard
La selectarea obiectului Reports avem în mod asemănător posibilităţile:
• Create report in Design view şi Create report by using wizard
Pentru crearea şi lucrul cu obiectele de tip Pages există următoarele opţiuni:
• Create data access page in Design view - permite crearea unei pagini de acces la date
• Create data access page by using wizard- crearea folosind expertul
• Edit Web page that already exists- pentru lucrul cu paginile de acces existente

2.1.2. Panoul de activitate

Panoul de activitate Task Pane este afişat implicit la deschiderea aplicaţiei MS Access. El poate fi
folosit la executarea multor comenzi Office. Task Pane este o fereastră în stil Web care apare în partea
dreaptă a ferestrei şi poate fi deplasată oriunde în fereastră. El afişează informaţii, comenzi şi opţiuni de
control care pot fi lansate doar printr-un clic. Apare automat când se realizează anumite activităţi ca de
exemplu alegerea opţiunii New din meniul File. El poate fi afişat în orice moment selectând opţiunea Task
Pane din meniul View sau selectând opţiunea Task Pane când se execută clic dreapta pe bara de meniuri
sau pe oricare din obiectele din bara de instrumente.

Principalele Panouri de activitate sunt: New File, Clipboard şi Search, pentru care putem opta
acţionând pe săgeata orientată în jos ce se află în dreapta panoului.

 Panoul de tip New File deschide un fişier existent sau creează un nou registru de lucru, o pagină Web,
Email sau se pot folosi diverse şabloane.
 Panoul de tip Clipboard oferă posibilitatea de a vizualiza conţinutul memoriei Clipboard.
 Panoul Search caută în registrul de lucru diferite tipuri de fişiere, elemente Outlook sau Web, căutare
de bază sau căutare avansată.

Putem naviga între panourile de activitate recent folosite acţionând butoanele Back şi Forward.

2.2. Lucrul cu Baze de date

 2.2.1. Noţiuni despre Baze de date în Access

În capitolul întâi am definit deja baza de date ca fiind un ansamblu de date elementare sau structurate,
accesibile unei comunităţi de utilizatori, un sistem de fişiere intercorelate care conţine nucleul de date
necesare unui sistem informatic. MS Access defineşte şi structurează datele în colecţii, stabilind legături
între elementele unei colecţii şi între colecţii. Colecţia reprezintă un ansamblu de date organizat după
anumite criterii.

Un sistem de gestiune a bazelor de date constituie o interfaţă între utilizatori şi baza de date, care
permite în principal crearea, actualizarea şi consultarea acesteia. Elementul de bază pentru memorarea şi
gestionarea datelor în MS Access este tabelul – Table.
2.2.2. Crearea unei baze de date

O bază de date MS Access se poate crea în mai multe moduri, folosind butonul New de pe bara
de instrumente, opţiunea New din meniul File sau combinaţia de taste Ctrl+N. Oricare ar fi metoda folosită,
apare panoul de activitate New File.

Figura 2.6.
Fereastra de creare a bazei de date

Opţiunile acestui panou se referă la:

• Blank database - Creează o bază de date necompletată

• Blank data access page - Creează o pagină Web care va avea o conexiune la o bază de date existentă
• Project using existing data - Creează un fişier Access care se conectează la o bază de date MS SQL
Server şi se utilizează pentru aplicaţii client-server
• Project using new data - Crearea unei baze de date SQL Server şi conectarea la aceasta a unui proiect
Access
• From existing file - Afişează caseta de dialog Open pentru a selecta un fişier existent
• Search online for - Afişează caseta de dialog Open pentru a selecta un fişier existent pe care se bazează
noul fişier.
• Templates on Office Online - Deschide MS Office Update Template Gallery la adresa Web:
http://office.microsoft.com/ro-ro/templates/default.aspx?Application=OF&Ver=11
• On my computer - Deschide caseta de dialog Template pentru a crea un fişier nou bazat pe un şablon.
Implicit, numele unei baze de date este format din prefixul db şi un număr de ordine alocat de Access.
Se poate specifica locaţia noii baze de date în lista derulantă Save in sau folosind butoanele de acces rapid.
 Se poate crea o nouă
bază de date folosind
opţiunea Template a
panoului de activitate
New File.

Figura 2.7.
Opţiunea Template

Se poate crea o bază de date necompletată, o pagină Web cu conexiune la o bază de date existentă sau
un proiect ce se va conecta la o bază de date MS SQL Server.

Figura 2.8. Şabloane pentru crearea unei baze de date

MS Access oferă posibilitatea alegerii unui şablon tip Wizard pentru a crea o bază de date specifică
cerinţelor utilizatorului.

2.2.3. Alte metode de creare a unei baze de date

Putem crea un fişier Access în locaţia dorită folosind meniul contextual. Implicit denumirea noului
fişier este New Microsoft Office Access.mdb având posibilitatea de a-l redenumi. O bază de date nouă poate
fi creată şi prin selectarea opţiunii New Office Document din meniul Start.
 Figura 2.9.
Fereastra New Office Document

2.2.4. Salvarea unei baze de date

Pentru ca numele şi locaţia unei baze de date sunt stabilite în momentul creării acesteia, opţiunile de
salvare se refera doar la modificările de structură ale obiectelor conţinute de baza de date. Opţiunile de
salvare sunt inactive când se lucrează în modul de introducere date, salvarea efectuându-se automat la
închiderea tipului de obiect utilizat. La momentul închiderii bazei de date, nu mai este necesară salvarea
acesteia deoarece toate modificările efectuate asupra obiectelor conţinute în aceasta s-au executat pe
parcursul lucrului.

2.2.5. Deschiderea şi închiderea unei baze de date

Dacă programul Access nu este deschis, o bază de date existentă poate fi accesată folosind meniul
Start. Există mai multe modalităţi de a deschide bazele de date salvate şi anume: folosind opţiunea Open
din bara de meniuri, butonul Open de pe bara de instrumente, combinaţia de taste rapide Ctrl+O sau din
panoul de activitate New File.
Folosirea butonului Open este cea mai uzuală metodă pentru deschiderea unei baze de date. Specificăm
calea unde se găseşte baza de date pe care dorim să o deschidem.
 Figura 2.10.
Fereastra de deschidere a unei baze de date

Există mai multe modalităţi de a deschide o bază de date, care pot fi selectate pe săgeata din dreapta a
butonului Open, şi anume:

• Open - Deschide baza de date în mod normal;

• Open read only - Deschide baza de date doar în citire pentru a preveni modificările accidentale, astfel
încât ea să poată fi doar vizualizată nu şi editată;
• Open exclusive - Se previne deschiderea de către alţi utilizatori a bazei de date atunci când aceasta
este partajată într-o reţea;
• Open exclusive read only - Deschide baza de date cu acces doar în citire în mod exclusiv.
Cea mai folosită metodă este prima dintre acestea.

Pentru a închide o bază de date în Access se foloseşte opţiunea Close a meniului File sau butonul de
închidere din colţul dreapta sus al ferestrei.

La închidere nu apare riscul pierderii modificărilor făcute deoarece salvarea acestora se face pe parcurs.

2.2.6. Facilităţi MS Office pentru lucrul cu baza de date

2.2.6.1. Corectarea ortografică

Access oferă posibilitatea corectării eventualelor greşeli de ortografie ce pot apărea la introducerea
datelor în tabele, interogări sau formulare. Este un instrument util mai ales acelora care desfăşoară
activitatea de introducere a datelor în obiectele unei baze de date. Opţiunea de corectare ortografică poate
fi accesată din meniul Tools, de pe bara de instrumente a bazei de date cu butonul specific sau apăsând
tasta F7.

Figura 2.11.
Fereastra de corectare ortografică
 Caseta de dialog Spelling pentru corectare ortografică, indică prima greşeală ortografică din obiectul
selectat. Cuvântul nerecunoscut este afişat în caseta Not in Dictionary. Caseta sugestii afişează o listă cu
alternativele de corecţie pentru cuvântul nerecunoscut. Putem selecta oricare cuvânt din câmpurile bazei de
date şi apoi să selectăm opţiunea de corectare ortografică, modul de lucru în continuare fiind cel uzual din
MS Office Word. Fără a insista asupra modului de lucru, prezentăm doar principalele opţiuni ale acestei
ferestrei de dialog:

• Ignore – păstrează neschimbat cuvântul curent afişat în caseta Not in Dictionary

• Ignore All- păstrează neschimbate toate apariţiile cuvântului în tot documentul.
• Change – înlocuieşte cuvântul afişat cu cel selectat din caseta Suggestions
• Change All - înlocuieşte toate apariţiile cuvântului afişat cu cel nou selectat
• Add - adaugă cuvântul afişat în caseta Not in dictionary in dicţionarul personalizat
• AutoCorrect - permite adăugarea unui cuvânt în lista AutoCorrect şi Access îl poate corecta automat
în timpul tastării
• Options - permite configurarea corectorului ortografic, şi anume:
• Suggest from main dictionary only - selectează dicţionarul care va fi utilizat ca dicţionar principal
• Ignore words in UPPERCASE - ignoră cuvintele scrise numai cu MAJUSCULE în timpul unei
verificări
• Ignore words with numbers - ignoră cuvintele care includ numere în timpul unei verificări
• Ignore Internet and file addresses - în timpul unei verificări se ignoră automat adresele Internet,
numele de fişiere şi adresele de poştă electronică
• AutoCorrect Options - opţiunea de autocorectare, nu este limitată doar la verificarea corectitudinii
ortografice a ceea ce se introduce de la tastatură, ea poate fi utilizată şi pentru a introduce simboluri speciale
în cadrul unui câmp atunci când se foloseşte o anumită combinaţie de taste.

Figura 2.12.
Opţiuni de autocorectare
Opţiunile ferestrei AutoCorrect:
• Show AutoCorrect Option buttons - afişează butonul AutoCorrect care poate fi folosit pentru a anula
o corectare sau pentru a accesa fereastra de dialog AutoCorrect. Butonul apare mai întâi sub forma unei
mici casete albastre, iar când mouse-ul rămâne mai mult timp în apropierea textului care a fost corectat
automat, caseta se transformă în buton. Correct TWo INitial CApitals - dacă se tastează două litere
majuscule consecutive la începutul unui cuvânt, cea de-a doua majusculă se va modifica în literă mică.
Schimbă de exemplu FEricit în Fericit.
• Capitalize first letter of sentences - scrie cu majusculă fiecare început de propoziţie
• Capitalize first letter of table cells - scrie cu majusculă fiecare început de propoziţie dintr-o celula de
tabel
• Capitalize names of days - scrie cu majusculă numele zilelor săptămânii
• Correct accidental usage of cAPS LOCK key - corectează literele cuvântului tastat accidental cu tasta
CAPS LOCK activă şi dezactivează această tastă. Schimbă de exemplu fERICIT în Fericit.
• Replace text as you type - demarcarea acestei casete de selecţie opreşte corectarea şi înlocuirea
automată a textului pe măsura tastării
• Replace - numele pe care opţiunea AutoCorectie îl înlocuieşte automat
• With - textul ce va fi introdus automat în locul cuvântului din caseta Replace
• Exceptions - memorează abrevierile care nu dorim să fie corectate automat

Lista de cuvinte şi abrevieri folosite poate fi vizualizată în această fereastră şi poate fi particularizată
prin selectarea unui cuvânt din listă şi folosirea butoanelor Replace şi Delete.

2.2.6.2. Utilitare

Putem accesa utilitarele pentru baza de date din meniul Tools:

Figura 2.13.
Utilitare
pentru baza de
date

Opţiunile meniului Tools reprezintă şi numele programelor utilitare ce pot fi aplicate bazelor de date,
şi anume:
• Convert Database – converteşte versiunea curentă a bazei de date Access într-o altă versiune
• Compact and Repair Database – compactează şi repară o bază de date dacă este necesar
• Back Up Database – realizează o salvare de siguranţă a versiunii curente a bazei de date adăugând la
nume data salvării
• Linked Table Manager – managerul de tabele legate, afişează sau reface legăturile între tabele, de
exemplu la modificarea amplasării sau structurii unui tabel legat
• Database Splitter – împarte baza de date în două: una ce conţine toate tabelele şi cealaltă ce conţine
toate obiectele şi tabelele legate la prima bază de date
• Switchboard Manager – gestionarul pentru panouri de comutare, creează, editează şi şterge formulare
tablou de bord într-o aplicaţie
• Upsizing Wizard – expertul care migrează o bază de date MS Access, prin migrarea datelor, a
definiţiilor de date şi a obiectelor sale către o bază de date nouă sau deja existentă de tip SQL Server
• Make MDE File – creează aplicaţii de baze de date compilate şi compactate, în care codul sursă VBA
a fost eliminat pentru a nu fi modificat de utilizatori, copiind o bază de date nedeschisă (.mdb) la o bază de
date MDE (.mde).
 2.2.6.3. Securitate şi partajare

Access oferă posibilitatea securizării bazei de date printr-o parolă, sau pe grupuri de utilizatori. Pentru
a putea securiza baza de date printr-o parolă, acea bază de date trebuie deschisă în modul Open Exclusive:

Figura 2.14.
Deschiderea exclusivă a
bazei de date

Pentru a stabili parola de protejare a bazei de date, alegem din meniul Tools submeniul Security şi
opţiunea Set Database Password:

Figura 2.15.
Protejarea prin parolă a bazei de date

Parola introdusă trebuie să nu depăşească 20 de caractere, este case senzitivă adică ţine seama de
majuscule, se va tasta de două ori şi confirma cu OK. Anularea parolei se poate face din acelaşi meniu, cu
opţiunea Unset Database Password.

Access permite partajarea bazei de date pentru un număr restrâns de utilizatori. Opţiunile de partajare
a bazei de date sunt următoarele:

Workgroup Administrator - Administrator grup de lucru, creează grupuri de utilizatori care să

aibă acces la baza de date pe diferite nivele de securitate
 User and Group Permission - Permisiuni utilizator şi de grup, afişează, atribuie şi elimină
permisiuni de cont utilizator şi de grup pentru baza de date curentă şi obiectele sale precum şi proprietatea
asupra obiectelor bazei de date
User and Group Account – Contul de utilizator şi de grup, afişează, imprimă, adaugă, modifică şi
elimină contul de utilizator şi de grup şi schimbă parola contului implicit al administratorului Admins
User Level Security Wizard – Expert securitate la nivel de utilizator, creează o copie nouă şi securizată
a bazei de date
Encode-Decode Database – Criptare-decriptare a bazei de date, creează o copie criptată sau decriptată
a bazei de date. Criptarea unei baze de date protejează informaţiile, făcându-le indescifrabile programelor
utilitare sau procesoarelor de text.

2.2.6.4. Moduri de vizualizare

Access oferă posibilitatea vizualizării elementelor bazei de date în mai multe moduri. Pentru a schimba
modul de vizualizare folosim meniul View.

Figura 2.16.
Moduri de vizualizare a bazei de date
Modurile de vizualizare sunt Large Icon – Pictograme mari, Small Icons – Pictograme mici,

List – Listă şi Details - Detalii, iar dintre acestea modul implicit de vizualizare este modul List.
Pentru o localizare mai uşoară a elementelor bazei de date putem alege unul din modurile de aranjare a
pictogramelor.
Putem sorta pictogramele după nume, tip, data creării sau a ultimei modificări. Pentru schimbarea
modului de vizualizare putem folosi şi butoanele de pe bara de instrumente a ferestrei bazei de date.

2.2.6.5. Clipboard-ul Office

Clipboard-ul Office este o locaţie de memorie pentru stocarea temporară a informaţiei decupate sau
copiate în vederea lipirii ulterioare în cadrul documentului. El stochează doar conţinut de tabel, interogare
sau formular. Putem afişa panoul de activitate Clipboard folosind opţiunea Clipboard Office din meniul
Edit. În Access, Clipboard-ul Office este integrat în panoul de activitate Task Pane şi poate stoca maxim
24 de elemente.
 Figura 2.17.
Panoul de activitate Clipboard

Când un obiect este copiat sau decupat, acesta este plasat în ordine cronologică în Clipboard, acesta
rămânând activ.

Clipboard – caseta Clipboard, furnizează o locaţie temporară în care stocăm obiectele copiate din
diferite surse. Pentru a insera sau a şterge un obiect în Clipboard acţionăm butonul cu săgeată din dreapta
obiectului
Paste All – lipire completă, permite inserare instantanee a tuturor elementelor din Clipboard în ordinea
în care acestea apar.
Clear All – ştergere completă, permite ştergerea tuturor elementelor stocate în Clipboard.
Options – opţiuni, furnizează opţiuni avansate legate de afişarea sau ascunderea panoului de activităţi
Clipboard.
Introducem în Clipboard elemente din tabele, interogări sau formulare prin operaţiunile de copiere sau
decupare. Pentru a copia conţinutul unei celule trebuie în prealabil să-l selectăm. Folosim apoi opţiunea
Copy de pe bara de instrumente, fie din meniul Edit fie prin apăsarea tastelor Ctrl+C, depunând astfel
selecţia făcută în Clipboard. Intrările în Clipboard sunt aşezate în ordine cronologică. Pentru lipirea datelor
putem folosi fie butonul Paste de pe bara de instrumente, fie opţiunea Paste din meniul Edit, fie
combinaţia de taste Ctrl+V. Spre deosebire de celelalte modalităţi de lipire cea cu ajutorul Clipboard-ului
permite accesarea elementelor copiate anterior. Pentru a insera un obiect din Clipboard executăm clic pe el
sau pe butonul cu săgeată şi alegem Paste.
 Figura 2.18.
Modul de lucru cu Clipboard-ul

2.2.6.6. Anulare şi refacere

Access monitorizează ultimele acţiuni întreprinse de utilizator în cadrul unui tabel, interogare sau
formular. Prin comanda Undo, anulare, anulăm ultima acţiune sau ştergem ultima intrare pe care am tastat-
o. În modul Design View avem posibilitatea anulării mai multor operaţiuni deodată. Opţiunea de anulare
este activă până în momentul în care salvăm modificările efectuate.
Opţiunea Undo poate fi apelată din meniul Edit, cu butonul din bara de instrumente sau folosind
combinaţia de taste Ctrl+Z. Ea nu poate fi utilizată pentru a anula acţiuni ce nu afectează câmpurile, cum
ar fi salvarea fişierelor sau schimbarea modului de vizualizare. Pentru a anula mai multe acţiuni deodată
folosim săgeata ataşată butonului Undo, selectând din listă acţiunile pe care le dorim anulate.
Similar putem reface mai multe operaţiuni deodată folosind săgeata ataşată butonului Redo,
refacere, care reface acţiunea anulată prin intermediul opţiunii Undo.
Opţiunea Redo poate fi apelată din meniul Edit, din bara de instrumente sau folosind combinaţia de
taste Ctrl+Y. Ea devine activă numai în momentul în care am anulat o acţiune.

2.2.6.7. Găsire, Înlocuire şi Salt la

Access permite utilizatorilor să caute, să localizeze şi să înlocuiască cuvinte şi cifre în cadrul unei baze
de date. Pentru a putea utiliza opţiunile Find, Replace şi Go To trebuie mai întâi să deschidem tabelul,
interogarea sau formularul dorit.
Pentru a găsi o anumită informaţie, selectăm butonul Find de pe bara de instrumente, opţiunea
din meniul Edit sau folosind combinaţia de taste Ctrl+F.
 Se deschide fereastra de dialog
Find and Replace cu fila Find
deschisă implicit. Butonul Find
Next va rămâne inactiv până
când vom introduce textul de
găsit în caseta Find What:.
Introducem textul de înlocuit în
caseta Find What şi înlocuitorul
său în caseta Replace With. Figura 2.19.
Fereastra de căutare

Pentru căutarea în care folosim metacaractere, caractere speciale sau operatori de căutare speciali,
Access foloseşte anumite caractere şi structuri de metacaractere pentru a înlocui un caracter sau un şir de
caractere din textul căutat, de exemplu:
? - înlocuieşte orice caracter singular
* - înlocuieşte orice sir de caractere

Putem efectua căutarea în câmpul curent sau în întregul tabel. Putem specifica unele opţiuni privind
modul de căutare al unui cuvânt. Implicit, funcţia Find and Replace caută fiecare apariţie a textului, fără a
ţine cont de formatul textului sau de litere mari şi litere mici.
• Look In: permite specificarea obiectului în care se va face căutarea
• Match – conţine opţiunea Any Part of Field pentru a specifica acel mod de căutare în care cuvântul
ţintă poate fi întreg sau orice parte în alt cuvânt; Whole Field, pentru a specifica acel mod de căutare în care
cuvântul ţintă trebuie să fie cuvânt întreg, şi opţiunea Start of Field pentru a căuta cuvântul de la începutul
numelui de câmp.
• Search – conţine lista derulantă cu opţiunile All, Up, Down, ce controlează direcţiile de căutare.
Implicit, fereastra Find and Replace este configurată să caute în întregul document.
• Match Case – putem opta pentru căutare senzitivă faţă de scrierea cu majuscule sau nu
• Search Fields As Formatted – permite căutarea în funcţie de un format afişat
Acces permite înlocuirea datelor din tabele, înregistrări şi formulare după anumite criterii. Înlocuirea
foloseşte aceleaşi opţiuni ca şi căutarea. Putem înlocui doar textul primei găsiri sau toate textile găsite, după
cum folosim opţiunile Replace şi Replace All.
În urma înlocuirilor efectuate nu mai există posibilitatea refacerii acestei acţiuni.

Opţiunea de salt Go To

Opţiunea Go To în Access suplineşte butoanele de navigare între înregistrări. Putem accesa opţiunile
de salt din meniul Edit. Avem posibilitatea saltului la prima, ultima, următoarea înregistrare sau cea
anterioară, sau posibilitatea introducerii unei înregistrări noi.
 Figura 2.20.
Salt şi poziţionare în baza de date

2.2.6.8. Folosirea opţiunii Help

Asistentul Office

Access deţine un sistem complex de ajutor creat să ghideze pas cu pas utilizatorul, prin intermediul
Asistentului Office.

Asistentul Office este afişat

prin selectarea opţiunii Show
the Office Assistant din
meniul Help.

Figura 2.21.
Afişare Asistent

El poate fi configurat în
funcţie de diverse opţiuni,
inclusiv pentru semnul grafic
cu care alegem să fie
reprezentat.

Figura 2.22.
 Configurare Asistent

Asistentul Office răspunde la întrebări privind utilizarea acestui program. De asemenea, asistentul
afişează sfaturi asupra modului de utilizare mai eficientă a caracteristicilor programului.
Dacă executăm clic pe Asistentul Office, ne este afişată o casetă de text în care se pot introduce
întrebări. Întrebarea este introdusă în casetă.

Putem configura Asistentul Office pentru a apare la momente diferite şi pentru diverse motive. El poate
fi setat pentru a permite afişarea de sfaturi despre utilizarea Access, despre utilizarea eficientă a mouse-ului
sau a comenzilor rapide sau pentru a afişa un sfat general la începutul sesiunii de lucru.

Caseta de dialog Office

Assistant se deschide
implicit la fila Options.

Figura 2.23.
Fereastra Opţiuni

Putem selecta circumstanţele în care dorim să apară Asistentul Office din fila Options, care conţine:

• Use the Office Assistant - activează sau dezactivează Asistentul Office

• Help with wizards - furnizează ajutor din Asistentul Office pentru majoritatea programelor expert.
• Display alerts - afişează mesaje de la asistentul Office
• Search for both product and programming help when programming - caută, în timp ce în program se
lucrează cu VBA, subiectele de ajutor pentru programe şi pentru produse
• Move when in the way - mută asistentul Office afară din calea elementelor de pe ecran, cum ar fi
casetele de dialog. Retrage automat asistentul dacă acesta nu este utilizat într-un interval de cinci minute
• Make sounds - activează/ dezactivează sunetul pentru Asistentul Office
• Using features more effectively - afişează sfaturi pentru caracteristici posibil necunoscute şi sugestii
pentru mai buna utilizare a caracteristicilor cunoscute
• Using the mouse more effectively - afişează sfaturi asupra modului de utilizare a mouse-ului pentru a
realiza rapid sarcinile
 • Keyboard shortcuts - afişează tastele de comenzi rapide care pot fi utilizate pentru a realiza rapid
sarcinile
• Only show high priority tips - afişează numai sfaturile importante
• Show the Tip of Day at startup - afişează un sfat al zilei atunci când se lansează un program Office
ca un mod facil de familiarizare cu caracteristicile programelor
• Reset my tips - reiniţializează sfaturile, astfel încât cele ce au fost deja văzute să apară din nou

O alternativă pentru utilizarea ajutorului este caseta întrebare, Type a question

for help, ce se află afişată în partea dreaptă sus a ferestrei bazei de date. Pentru a avea acces la Asistentul
Office, tastăm o întrebare sau o frază,în limba engleză, în această casetă, iar dacă dorim să repetăm o
întrebare care a fost introdusă anterior o selectăm din listă. Pentru a activa sau dezactiva caseta Type a
question for help selectăm opţiunea Customize din meniul Tools după care executăm clic dreapta pe caseta
întrebare şi debifăm caseta de validare Customize afişată.
Pentru detalii despre elementele Access selectăm opţiunea Microsoft Office Access din meniul Help.
Putem folosi şi combinaţia de taste Shift+F1 pentru a obţine detalii despre funcţia unui element al unei
ferestre. In cadrul unei ferestre de dialog, această opţiune poate fi accesată prin intermediul butonului .

Fereastra Help

Fereastra Access Help apare la opţiunea Microsoft Office Access Help a meniului Help. Obţinerea
ajutorului în Access este bazat pe un sistem HTML, ceea ce facilitează navigarea.

Figura 2.24.
Meniul Help şi opţiunile sale
 Această fereastră
conţine caseta
Assistance, asistentul
de răspuns, cu fila
Search.
Fila Search oferă două
casete separate în care
putem introduce
cuvinte cheie sau
putem răsfoi printer
subiecte. Butonul
Table of contents
va
deschide întreg
cuprinsul manualului
de tip help cu pagini în
stil Web şi butoane de
navigare de tip răsfoire.
Figura 2.25.
Opţiunea Search

La selectarea unei
noţiuni din tabloul de
cuprins se deschide
fereastra Microsoft
Office Access Help ce
conţine răspunsurile la
întrebări, într-un sistem
ierarhizat pe capitole,
subcapitole etc. şi
butoanele Back şi
Forward pentru
navigare în cadrul
ferestrei de ajutor şi
Print pentru imprimarea
soluţiilor de ajutor
afişate.
Figura 2.26. Navigare în Help

2.3. Tabele

2.3.1 Noţiuni generale

2.3.1. Moduri de vizualizare

În Access există patru modalităţi de vizualizare a tabelelor: Design View, Datasheet View, PivotTable
View şi PivotChart View.
 Figura 2.27. Modalităţi de vizualizare tabele

Pentru a comuta
între modurile
de vizualizare
ale tabelelor
folosim butonul
View de pe bara
de instrumente

sau
meniul View.

Figura 2.28.
Meniul View

Modul de vizualizare Datasheet View permite afişarea, modificarea şi adăugarea de date şi poate fi
selectat din meniul contextual sau din meniul Format.
Vizualizarea în mod Design View permite stabilirea sau modificarea structurii şi proprietăţilor
câmpurilor din tabelă. În acest mod de vizualizare nu putem afişa, modifica sau manevra datele din tabelă.
 Figura 2.29.

Vizualizarea tabelei
în modul DesignView

Când deschidem pentru prima dată o foaie de date sau un formular în modul de vizualizare PivotTable
View sau PivotChart View. vizualizarea nu include câmpuri din sursa de înregistrări sau din formularul de
bază.

Figura 2.30.

Vizualizarea tabelei în
modul Pivot Table
View

Modul de vizualizare PivotTable View sintetizează şi analizează datele dintr-o foaie de date sau dintr-
un formular. Acest mod de vizualizare cuprinde zona filtru: Drop Filters Fields Here, zona coloană: Drop
Columns Fields Here, zona rând: Drop Row Fields Here, zona total sau detaliu: Drop Totals or Detail
Fields Here.
Utilizăm diferite niveluri de detaliere sau organizăm datele prin glisare de câmpuri şi elemente, prin
afişarea sau ascunderea elementelor din listele verticale pentru câmpuri.
 Figura 2.31. Selectare câmpuri tabelă pentru vizualizare în modul Pivot Table

Figura 2.32. Construirea tabelei în modul Pivot Table

Comutăm în modul de vizualizare PivotChart View folosind meniul View sau caseta View destinată.
 Figura 2.33. Modul de vizualizare PivotChart

Modul PivotChart View arată o analiză vizuală a datelor dintr-o foaie de date sau dintr-un formular. El
cuprinde zona filtru: Drop Filters Fields Here, zona date: Drop Data Fields Here, zona categorie: Drop
Category Fields Here şi zona serie: Drop Series Fields Here.
Sunt vizibile diferite niveluri de detaliere sau este indicat aspectul prin glisarea de câmpuri şi elemente
sau prin expunerea şi ascunderea de elemente în listele verticale pentru câmpuri.

Figura 2.34. Afişarea grafică a tabelei în modul PivotChart

Putem modifica tipul sau caracteristicile diagramei folosind butonul Chart Type de pe bara de
instrumente sau meniul PivotChart.

Figura 2.35. Tipuri de grafice in PivotChart

2.3.1.2. Lucrul cu foaia de date

Modul de vizualizare Datasheet View (foaie de date) permite afişarea, adăugarea sau modificarea
înregistrărilor din tabele.
 Figura 2.36. Modul de vizualizare Datasheet View
Un tabel este alcătuit din înregistrări şi câmpuri, corespunzătoare rândurilor şi respectiv coloanelor.
Putem selecta o înregistrare sau un câmp cu ajutorul selectoarelor.

Figura 2.37. Selectarea unei înregistrări

Cu ajutorul selectorului de câmp putem redimensiona câmpul în funcţie de dimensiunea dorită sau în
funcţie de dimensiunea celei mai mari înregistrări.
 Figura 2.38. Redimensionare unui câmp al tabelei
Dacă redimensionăm o înregistrare vor fi afectate şi toate celelalte înregistrări.

Figura 2.39. Redimensionarea unei înregistrări

Putem adăuga o nouă înregistrare introducând date în ultimul rând al tabelului. Ne putem deplasa într-
un tabel pe orizontală cu ajutorul tastei TAB, pe verticală cu ajutorul barei de navigare şi în toate direcţiile
cu ajutorul tastelor de navigare. Bara de navigare a ferestrei table cuprinde următoarele butoane:

Prima înregistrare - permite poziţionarea pe prima înregistrare în modul Datasheet View (opţiune
valabilă şi pentru un formular)
Înregistrarea anterioară - permite poziţionarea pe înregistrarea anterioară în modul Datasheet
View (opţiune valabilă şi pentru un formular)
 Înregistrare specifică - permite poziţionarea pe o anumită înregistrare în modul Datasheet
View (opţiune valabilă şi pentru un formular)
Înregistrarea următoare - permite poziţionarea pe înregistrarea următoare în modul Datasheet
View (opţiune valabilă şi pentru un formular)
Ultima înregistrare - permite poziţionarea pe ultima înregistrare în modul Datasheet View (opţiune
valabilă şi pentru un formular)
Înregistrare nouă - permite deplasare la sfârşitul foii de date sau formularului cu posibilitatea
introducerii unei noi înregistrări.

Putem ascunde câmpuri din tabel folosind opţiunea Hide Columns din meniul Format sau din meniul
contextual.

Figura 2.40. Ascunderea unui câmp din tabelă

Putem reafişa coloanele ascunse folosind opţiunea Unhide Columns din meniul contextual sau din
meniul Format. Din fereastra Unhide Columns putem alege coloanele care dorim să fie afişate şi care să
fie ascunse.

Figura 2.41. Reafişarea câmpurilor ascunse din tabelă

 Putem îngheţa (fixa) câmpuri din table folosind opţiunea Freeze Columns din meniul Format sau din
meniul contextual, selectând câmpul din dreapta celui care dorim să-l fixăm.

Figura 2.43. Modalitatea de fixare a unui câmp într-o tabelă

Câmpurile îngheţate sunt fixate în partea stângă a ferestrei pentru a împiedica defilarea în afara
ecranului.

Figura 2.44. Fixarea câmpului PREŢ

Pentru a dezgheţa coloanele folosim opţiunea Unfreeze All Columns din meniul contextual sau din
meniul Format.

2.3.2 Creare unei tabele în Access

2.3.2.1. Noţiuni generale

Access oferă mai multe posibilităţi de a crea un tabel, modul vizualizare proiect sau Design view,
utilizarea expertului în Create Table by using Wizard şi introducerea de date în modul Create table by
entering data.
Expertul oferă posibilitatea creării de tabele prin preluarea dintr-o listă sau specificarea informaţiilor
dorite. Pentru a lansa expertul de tip creare tabele avem mai multe posibilităţi: dublu clic pe opţiunea Create
table by using wizard, obiectul New de pe bara de instrumente Baza de date sau butonul New din
bara de meniu a ferestrei bazei de date , sau folosind meniul Insert:

Figura 2.45.
Opţiuni de creare a tabelelor

2.3.2.2. Creare tabel utilizând Expertul -

Expertul tabel conţine patru paşi prin care putem personaliza tabelul.
În primul pas al expertului alegem categoria (Business sau Personal) şi tipul de tabel din lista Samples
Tables (Contacts, Employees, Products, etc.) şi personalizăm conţinutul tabelului din lista Sample Fields,
din care putem selecta câmpurile dorite cu posibilitatea redenumirii acestora dacă folosim butonul Rename
Field.

Butoanele cu săgeată
simplă adaugă sau elimină
câmpul selectat, iar
butoanele cu săgeată dublă
adaugă sau elimină toate
câmpurile.

Figura 2.46.
Pasul 1 Selectare câmpuri
 Figura 2.47. Redenumire câmpuri

În pasul al doilea avem

posibilitatea modificării
denumirii tabelului. Tot
acum avem posibilitatea să
lăsăm expertul să definească
o cheie primară sau să o
definim noi mai târziu.

Figura 2.48.
Pasul 2 Redenumire tabel

Al treilea pas al expertului

oferă posibilitatea stabilirii
uneia sau mai multor relaţii
între tabelul creat şi
celelalte tabele.

Figura 2.49.
Pasul 3 Selectare tabele
pentru crearea de relaţii
 Pentru a stabili o relaţie cu
un alt tabel, selectăm tabelul
respectiv şi cu ajutorul
butonului Relationships
stabilim tipul legăturii.
Stabilim o relaţie de tip 1-n
între tabela nou creată
AGENDA şi tabela
COMANDĂ ce este deja
creată în baza de date:

Figura 2.50.
Selectare tip relaţie

Pasul patru şi ultimul

oferă posibilitatea
vizualizării tabelului în
modul Design View,
posibilitatea introducerii
datelor direct în tabel sau
a introducerii datelor în
tabel cu ajutorul unui
formular special creat de
expert.
Pentru a valida crearea
tabelului confirmăm prin
butonul Finish.
Figura 2.51. Pasul 4 Selectare mod introducere date

2.3.2.3. Creare tabel în modul vizualizare proiect

O altă metodă pentru crearea tabelelor în Access este cea numită Design View, creare tabel în modul
vizualizare proiect. Metodele de creare ale unui tabel în modul Design View sunt similare cu cele ale
expertului.

Figura 2.52.
Selectarea opţiuni de creare tabelă în Design View
 Din caseta de dialog New Table selectăm modul Design View şi obţinem următoarea imagine:

Figura 2.53. Fereastra de proiectare a tabelei în Design View

În modul Design View putem crea un tabel într-un mod mai detaliat. Avem posibilitatea alegerii unui
câmp predefinit dintr-o listă identică cu cea folosită de expertul pentru tabele, cu ajutorul opţiunii Build
:

Figura 2.54. Fereastra de selectare a câmpurilor predefinite

Numele câmpurilor se introduc rând pe rând în prima coloană a tabelului, iar pentru fiecare câmp se
alege dintr-o listă tipul de dată ales pentru fiecare câmp în parte. Pentru fiecare câmp se afişează tabelul
proprietăţilor, Field Properties:
 Figura 2.55. Selectarea tipului de dată
Tipurile de dată pot fi următoarele:
• Text – text sau combinaţie de text şi numere, precum şi numere care nu necesită calcule, cum ar fi
numerele de telefon. Este formatul implicit de dată şi permite introducerea a maxim 255 caractere.
• Memo – text lung sau combinaţii de text şi numere; putem introduce maxim 65.535 caractere.
• Number – date numerice utilizate în calcule matematice.
• Date/Time – valori de date calendaristice şi ore; avem la dispoziţie şapte tipuri predefinite
• Currency – valori monetare şi date numerice utilizate în calcule matematice care implică date având
între unu şi patru poziţii zecimale.
• AutoNumber – un număr secvenţial unic, incrementat cu 1, sau număr aleator atribuit de MS Access,
la fiecare adăugare a unei noi înregistrări în tabelă.
• Yes/No – valori şi câmpuri Da şi Nu care conţin numai una din cele două valori (Da/Nu, Adevarat/Fals
sau Activat/Dezactivat).
• OLE Object – un obiect (foaie de date MS Excel, document MS Word, sunete sau alte date binare)
legate sau încorporate într-un tabel MS Access.
• Hiperlink – Text sau combinaţie de text şi numere stocate ca text şi utilizate ca adresă hiperlink.
• Lookup Wizard – creează un câmp care permite alegerea unei valori dintr-un alt tabel sau listă de
valori utilizând o casetă listă sau o casetă combo. Selectarea acestei opţiuni lansează expertul căutare,
Lookup, care creează un câmp de opţiuni.
Descrierea fiecărui câmp în zona Field Properties este facultativă şi va fi afişată în bara de stare atunci
când vom selecta acest câmp într-un formular.

2.3.2.4. Proprietăţi ale câmpurilor de date

 În fila General şi lista de
opţiuni Lookup, avem
posibilitatea configurării
proprietăţilor câmpurilor de
date, în funcţie de tipul de
dată selectat.

Figura 2.56.
Atribuirea proprietăţilor
pentru câmpuri

 Fila General conţine următoarele proprietăţi:

•Field Size – dimensiunea câmpului de date; utilizăm pentru a configura dimensiunea maximă a datelor
stocate într-un câmp de tip Text, Number sau AutoNumber.
•Format – format de text pentru intrările din acest câmp al tabelului; caracterele > sau < fac toate
literele mari respectiv mici, caracterul @ face necesar un caracter text, - va introduce separator iar
caracterele între ghilimele vor apare implicit.
•Input Mask – oferă posibilitatea creării unui model de afişare pentru toate datele care vor fi introduse
în acest câmp. Putem opta pentru modelele oferite de expertul Input Mask Wizard:

Figura 2.57.

Modele de formatare
a datelor oferite de
expertul Input Mask
Wizard

Primul pas al acestui expert afişează lista completă a şabloanelor disponibile. În caseta Try It putem
introduce text pentru a vizualiza formatul ales. Dacă nici unul dintre formate nu corespunde cu cel dorit
avem posibilitatea editării unui nou format prin butonul Edit List care deschide fereastra Customize Input
Mask Wizard:
 Din această fereastră se poate crea
un nou format personalizat cu
butonul .

Figura 2.58.
Editarea unui format personalizat

În pasul al doilea alegem caracterele ce vor fi înlocuite pe măsură ce introducem datele.

În pasul al treilea putem opta pentru aplicarea măştii într-una din cele două forme ale sale, cu simboluri
sau fără simboluri în mască. Pentru a aplica masca acţionăm butonul Finish.

•Caption – legenda, este eticheta câmpului utilizată când creăm un formular ce cuprinde respectivul
câmp. Dacă nu vom introduce un text pentru etichetă, numele câmpului va fi utilizat drept etichetă.
•Default Value – valoare implicită, permite introducerea unei valori care va fi inserată automat pentru
noile înregistrări.
•Validation Rule – regula de validare, permite indicarea unor cerinţe pentru datele introduse într-o
înregistrare, câmp sau control. Pot fi concepute reguli de validare cu ajutorul generatorului de expresii,
Expression Builder:

Figura 2.59.
Fereastra editorului de expresii
 Generatorul de expresii oferă
funcţii predefinite, constante şi
operatori. Funcţiile predefinite
sunt de tip conversie, dată-oră,
generale, matematice şi text.

Figura 2.60.
Funcţii ale editorului de expresii

Se poate alege una din cele trei

constante ale generatorului de
expresii: True, False şi Null:

Figura 2.61.
Constante ale editorului de
expresii

Operatorii sunt grupaţi în trei

categorii: aritmetici, de comparaţie
şi logici.

Figura 2.62.
Operatori ai editorului de expresii

O modalitate rapidă de a introduce operatori în formula regulii de validare este folosirea butoanelor de
sub fereastra de afişare a expresiei,

•Validation Text – validare text, permite introducerea unui mesaj care va apare în cazul în care valoarea
introdusă va încălca regula de validare.
•Required – obligatoriu, face obligatorie completarea câmpului, în cazul în care nu dorim să apară
valori nule.
•Allow Zero Length – permite lungimea zero, precizează dacă şirul de lungime zero, adică două
ghilimele duble fără spaţiu între ele, este o intrare validă în câmpul tabelului.
 •Indexed – indexat, configurează un index pentru câmpul respectiv. Indexul creşte rapiditatea
interogărilor în câmpurile indexate precum şi a operaţiilor de sortare şi grupare. Câmpul ales ca index poate
accepta dubluri de date sau nu, aşa cum este opţiunea implicită în cazul câmpurilor declarate cheie de
legătură.

Figura 2.63. Opţiuni indexare câmpuri

Nu putem indexa câmpurile cu tipul de date Memo, Hyperlink sau OLE.

 Caseta Lookup – listă de opţiuni; permite crearea unor câmpuri ce pot conţine date importante din
alte tabele sau casete listă. Datele pot fi importate dintr-o listă predefinită sau dintr-un câmp din alt tabel
sau interogare folosind această filă.
Pentru a face posibil importul datelor dintr-o listă predefinită sau alt tabel alegem una din opţiunile
Combo Box sau List Box:

Figura 2.67. Modalităţi de import date într-un câmp

 Sursa datelor ce urmează a fi introduse în câmpul respectiv poate fi un tabel, o interogare, o listă de
valori introduse de utilizator sau o listă de câmpuri.

Figura 2.68. Import date dintr-o listă de valori

Pentru a putea defini valorile câmpului alegem opţiunea Value List în caseta Row Source Type. În
caseta sursă rânduri Row Source selectăm numele tabelului sursă sau precizăm valorile dorite.

Figura 2.69. Precizarea valorilor unei liste

Proprietatea Bound Column, coloană legată, determină care valori ale coloanelor din lista casetei text
sau a casetei combo box vor fi stocate când se face o selecţie.
Column Count, număr de coloane, precizează numărul de coloane afişat într-o casetă listă sau în
porţiunea caseta listă a unei casete combo.
 Column Heads, antet coloană, precizează afişarea unui singur rând de titluri de coloană pentru caseta
listă sau caseta combo.
Column Widths, mărime coloană, precizează lăţimea fiecărei coloane într-o casetă combo sau într-o
casetă listă cu mai multe coloane.
List Rows, rânduri listă, setează numărul maxim de rânduri ce vor fi afişate într-o casetă combo.
List Width, lăţime listă, se utilizează pentru a seta lăţimea casetei listă a unei casete combo.
Limit to list, limitare la listă, validează valorile unei casete combo la elemente listate.

2.3.2.5. Cheia primară şi salvarea tabelelor

Fiecare tabel trebuie să cuprindă un câmp sau un set de câmpuri care identifică în mod unic fiecare
înregistrare stocată în tabel. Într-un tabel, identificatorul poartă numele de cheie primară, Primary Key.
Pentru a stabili un câmp ca fiind cheie primară a unui tabel putem folosi butonul Primary Key de
pe bara de instrumente sau meniul contextual al câmpurilor.

Figura 2.70. Indicarea unui câmp ca fiind cheie primară

Putem stabili mai multe câmpuri ca fiind chei primare într-un tabel. Pentru aceasta trebuie mai întâi să
selectăm concomitent câmpurile respective.
Procedura de anulare a cheii primare a unui câmp este similară cu procedura de atribuire a acesteia.
Dacă nu avem stabilită o cheie primară, atunci când vom salva sau închide tabelul sistemul Access va
crea automat un nou câmp care va fi cheie primară.
La închiderea tabelului, dacă acesta nu a fost salvat în prealabil, ni se va cere confirmarea salvării
acestuia. Putem salva tabelul nou creat sau modificările într-un tabel existent folosind butonul Save de
pe bara de instrumente sau una din opţiunile Save sau Save As din meniul File. Dacă tabelul nu a mai fost
salvat ni se va cere atribuirea unei denumiri.
Prin opţiunea Save As, sistemul Access oferă posibilitatea salvării tabelului în diferite formate, ca
Formular, Raport sau Pagină de acces la date.
 Figura 2.71. Opţiuni de salvare a unui tabel

2.3.2.6. Exportul tabelelor

Pentru a exporta obiectele din baza de date existentă la o altă bază de date, foaie de calcul, proiect,
aplicaţie sau program Access, tabelul sau orice alt obiect al bazei de date, pe care dorim sa-l exportăm,
trebuie mai întâi deschis, după care selectăm opţiunea Export din meniul File.

Figura 2.72. Exportarea datelor dintr-un tabel

Pot fi exportate obiecte ale bazei de date în fişiere noi MS Word, Excel, Access sau alte tipuri de baze
de date sau pot fi adăugate într-o altă bază de date. În caseta File name introducem denumirea fişierului
dacă dorim să îl exportăm într-un fişier nou sau specificăm calea şi denumirea fişierului în care dorim să
exportăm obiectul bazei de date. Selectăm baza de date în care dorim să exportăm fişierul respectiv şi
specificăm noua denumire şi modul în care se va face exportarea datelor:
 Figura 2.73. Fereastra de export a datelor

Se poate exporta formatul obiectului sau atât formatul cât şi datele din acesta.

2.3.3 Utilizarea tabelelor

2.3.3.1. Filtrarea şi sortarea

Un filtru reprezintă un set de criterii ce sunt aplicate datelor pentru a afişa un subset de date. Access
permite utilizarea mai multor tehnici de filtrare. Putem accesa aceste tipuri de pe bara de instrumente
Database sau din submeniul Filter al meniului Records. Rezultă următoarele posibilităţi de selecţie : Filter
By Form, Filter By selection, Advanced Filter/Sort, Filter Excluding Selection.
Filter By Form – Filtrare după formular, afişează fereastra Filtrare după formular, o versiune
necompletată a formularului sau foii de date active pentru a fi posibilă filtrarea datelor.
Filter By Selection – Filtrare prin selectare, vor fi afişate doar înregistrările selectate.
Advanced Filter/Sort – Filtrare/ Sortare complexă, oferă posibilitatea creării unui filtru pentru
aplicarea lui în foaia de date sau formular.
Filter excluding Selection – Filtrare cu excluderea selectării, modalitate de filtrare prin care
înregistrările selectate nu vor fi afişate.

Figura 2.74. Opţiunea de filtrare cu excluderea selectării

În modul de filtrare după formular, condiţiile de filtrare pot fi alese din listele derulante ale fiecărui
câmp. Putem introduce criterii de filtrare pe fiecare câmp al tabelului sau interogării:

Criteriile din acelaşi filă de selecţie trebuie îndeplinite simultan. Dacă avem condiţii în două sau mai
multe liste de câmpuri diferite şi dorim îndeplinirea lor simultană, selectăm condiţiile din listele câmpurilor
fără a acţiona fila Or.
 Pentru selecţie este necesară
îndeplinirea simultană a grupului
de condiţii. Dacă dorim o selecţie
care să îndeplinească o condiţie
sau alta din lista de condiţii şi nu
toate simultan, acţionăm de
fiecare data fila Or după selectarea
condiţiei.

Avem la dispoziţie un număr

nelimitat de file Or în care putem
introduce criteriile de filtrare.
Figura 2.75.
Stabilirea mai multor criterii de filtrare

Pentru a aplica filtrul selectăm butonul Apply Filter/Sort din bara de instrumente, din meniul Filter
sau din meniul contextual. În exemplul dat se construieşte un filtru după nume şi anul de facultate, selectând
acele înregistrări care să aibă fie numele Radu în câmpul nume fie anul I în câmpul An, obţinând următorul
rezultat:

Figura 2.76. Aplicarea filtrului de selecţie

Dacă nu am fi specificat condiţia OR prin selectarea filei Or, rezultatul selecţiei nu ar fi cuprins nici o
înregistrare deoarece nu există în tabela bazei de date nici un student care să îndeplinească simultan cele
două condiţii puse la filtrarea datelor.
 Figura 2.77. Filtrarea cu îndeplinirea simultană a condiţiilor

Figura 2.78.
Ştergerea unui filtru

Pentru a elimina filtrul folosim butonul Remove Filter/Sort de pe bara de instrumente sau opţiunea
Remove Filter/Sort din meniul Records.

Pentru filtrarea prin selectare alegem mai întâi în tabel valoarea câmpului pentru care dorim selecţia
şi apoi acţionăm opţiunea de selecţie. Rezultatul se obţine imediat, în funcţie de criteriul ales. Dacă se
doreşte şi sortarea datelor, se alege opţiunea corespunzătoare din submeniul Sort al meniului Record sau
butonul din bara Database, pentru crescător sau descrescător , după ce în prealabil am ales prin
poziţionare în tabelă câmpul după care dorim să obţinem sortarea.
 Figura 2.79.

Sortarea
datelor dintr-o
tabelă cu filtru

Filtrarea prin selecţie şi cea prin excludere ţine cont de conţinutul celulei în care ne-am poziţionat şi
returnează înregistrările identice din câmp, respectiv exclude acele înregistrări.

2.3.3.2. Editarea înregistrărilor

Putem introduce date în tabele prin mai multe procedee: direct în tabelă în modul de vizualizare
Datasheet, prin interogări sau prin formulare.

În modul de vizualizare Datasheet – foaie de date, introducerea datelor se face prin tastarea lor sau prin
selectarea dintr-o listă predefinită ce a fost creată odată cu crearea structurii tabelei. Indiferent de modul
cum sunt introduse, datelor li se va aplica automat formatul ales la crearea tabelului.

Figura 2.80. Introducerea datelor în tabel

 Pentru a şterge o înregistrare, o selectăm şi apoi folosim butonul din bara de instrumente Database
sau meniul contextual. În urma efectuării operaţiei de ştergere datele nu mai pot fi recuperate, de aceea se
cere confirmarea acestei operaţii, care trebuie făcută cu multă atenţie.

Figura 2.81.

Ştergerea unei înregistrări

2.3.4 Relaţii între tabele

2.3.4.1. Fereastra Relationship

Bazele de date gestionate de MS Access sunt Baze de Date Relaţionale. Între tabelele ce intră în
componenţa acestor baze de date se stabilesc legături pe baza câmpurilor cheie. Pentru a putea crea,
vizualiza sau modifica aceste legături între tabele şi interogări utilizăm butonul Relationships de pe
bara de instrumente sau opţiunea cu acelaşi nume din meniul Tools.

În fereastra
Relationships putem
introduce atât
tabelele cât şi
interogările între
care dorim să
stabilim legături.

Figura 2.82.
Selectare tabele
pentru crearea de
relaţii

În fereastra Relationships obiectele pot fi introduse pe rând sau toate odată. Pentru a adăuga ulterior
un tabel sau o interogare în fereastră folosim opţiunea Show Table din meniul contextual.
 Opţiunea Show All
permite inserarea în
fereastra Relationships a
tabelelor şi interogărilor
care au relaţii definite în
baza de date curentă.

Opţiunea Save Layout –

salvare aspect, are
aceeaşi funcţionalitate
ca şi opţiunea Save
pentru celelalte obiecte
ale bazei de date.

Figura 2.83. Salvarea ferestrei de relaţii

Meniul contextual al
tabelelor permite:

• afişarea relaţiilor
directe cu opţiunea
Show Direct
• editarea în modul
proiectare cu Table
Design
• ascunderea unui
obiect cu Hide
Table.

Figura 2.84.
Meniul contextual al tabelei în fereastra de relaţii

2.3.4.2. Crearea relaţiilor între tabele

 Pentru a crea o legătură între
două obiecte folosim opţiunea
Edit Relationships din meniul
Relationships, sau executăm
clic dublu pe spaţiul liber
dintre obiecte.

Figura 2.85.
Fereastra de editare a
relaţiilor

Acţionăm butonul Create

New pentru a alege
obiectele ce fac subiectul
relaţiei.
În casetele Left Table Name
şi Right Table Name
introducem denumirile
obiectelor între care se
stabileşte noua legătură.

Figura 2.86.
Selectare tabele pentru
relaţii

În casetele Left
Column Name şi
Right Column Name
selectăm câmpurile
comune celor două
obiecte.

Figura 2.87.
Selectare câmpuri
comune de legătură

Există posibilitatea configurării mai

multor perechi de câmpuri între care se
construieşte relaţia.

Figura 2.88.
Schimbarea câmpului comun al relaţiei

Opţiunea Enforce Referential Integrity - Asigurarea integrităţii referenţiale, utilizează un sistem de

reguli ale MS Access pentru a asigura că relaţiile dintre înregistrări şi tabelele corelate sunt valide şi că
datele corelate nu sunt şterse sau modificate automat. Dacă selectăm opţiunea Cascade Update Related
Fields – Actualizare în cascadă câmpuri corelate, modificările operate într-un obiect se vor reflecta şi în
celălalt. Dacă selectăm opţiunea CascadeDelete Related Records – Ştergere în cascadă câmpuri corelate,
ştergerea câmpului prin care se face legătura se va efectua în ambele obiecte.
Această relaţie este de tipul One-To-Many, 1-: - N sau Unu-la-mai-mulţi, ceea ce înseamnă că unul din
câmpurile corelate este cheie primară sau are index unic.

Orice asociere între obiectele bazei de date poate avea una din cele trei proprietăţi afişate prin opţiunea
Join Type:

Figura 2.89. Variante de asociere între tabele

Caracteristicile acestor variante de asociere sunt următoarele:

1. Să includă numai rândurile în care câmpurile de legătură din cele două tabele sunt egale.
2. Să includă toate înregistrările din primul tabel şi numai acele înregistrări din tabelul al doilea pentru
care câmpurile asociate sunt egale.
3. Să includă toate înregistrările din al doilea tabel şi numai acele înregistrări din primul pentru care
câmpurile asociate sunt egale.

Putem opta să includem în asociere fie numai acele înregistrări din cele două tabele în care câmpurile
de legătură din cele două tabele sunt egale, conform primei opţiuni, fie să includem toate înregistrările din
tabela DIDACTICE şi numai acele înregistrări din tabela COMANDA pentru care câmpurile asociate sunt
egale, fie să includem în asociere toate înregistrările din tabela COMANDA şi numai acele înregistrări din
tabela DIDACTICE pentru care câmpurile asociate sunt egale.

Selectăm prima opţiune şi confirmăm cu butonul Create, obţinând următoarea legătură:

 Figura 2.90.
Obţinerea unei legături în fereastra de relaţii

O altă modalitate de a crea o legătură între obiecte este metoda „drag&drop”. Cu mouse-ul se ”trage”
câmpul de legătură din prima tabelă peste câmpul potrivit din cea de-a doua tabelă a relaţiei. Relaţiile între
tabele se prezintă astfel:

Figura 2.91. Fereastra de relaţii între tabelele bazei de date

3.4.3. Tipuri de relaţii

Linia relaţii precizează dacă două tabele au o relaţie şi tipul acesteia. Dacă este impusă integritatea
referenţială, cifra 1 de la sfârşitul liniei de relaţie indică partea ”unu” a relaţiei, iar simbolul infinit indică
partea ”mulţi” a unei relaţii.
Relaţia de tipul „Unu-la-mai-mulţi” (1-:-N) înseamnă că unei înregistrări din primul tabel corelat îi
corespund mai multe înregistrări din al doilea tabel, iar unei înregistrări din al doilea îi corespunde numai
una din primul.
 Relaţia de tipul „Unu-la-unu” (1-:-1) înseamnă că ambele câmpuri corelate sunt chei primare sau au
indexuri unice, iar unei înregistrări din primul tabel îi corespunde numai o înregistrare din celălalt şi
reciproc.
La nivelul conceptual al bazei de date, în modelul Entitate-Asociere, poate apărea şi tipul de legătură
„Mai mulţi-la-mai-mulţi” (N-:-M), care nu este de fapt o legătură directă între tabele şi care se transformă
la nivelul logic, în modelul relaţional, în două legături 1-:-N, prin crearea unei a treia tabele ce se va afla în
acest tip de legătură cu fiecare dintre cele două tabelele. În lipsa unei reguli de tipul ”O comandă să conţină
un singur material didactic”, relaţia între tabelele DIDACTICE şi COMANDĂ este de tipul N-:-M şi se va
crea o a treia tabelă, EFECTUARE_COMANDA, obţinând astfel două legături 1-:-N.
O relaţie este ”Nedefinită” atunci când nici unul din câmpurile corelate nu este cheie primară sau nu
are index unic. Dacă relaţia există între două tabele legate, relaţia va avea eticheta ”Externă”.

2.3.4.4. Editarea şi ştergerea relaţiilor

Putem modifica o legătură între două obiecte ale bazei de date şi prin executarea unui dublu clic pe
aceasta sau prin alegerea opţiunii Edit Relationships din meniul contextual al relaţiei.

În cazul în care nu mai este nevoie de legătura creată avem posibilitatea ştergerii definitive a acesteia.
Pentru ştergerea unei legături, o selectăm şi apoi folosim meniul contextual, opţiunea Delete din meniul
Edit sau tasta Del.
Putem şterge întreg conţinutul ferestrei Relationships folosind butonul Clear Layout de pe bara
de instrumente a bazei de date sau opţiunea cu acelaşi nume din meniul Edit. Prin golirea ferestrei nu
înseamnă că s-au şters toate legăturile, ele pot fi reafişate folosind butonul Show All de pe bara de
instrumente a bazei de date, meniul Relationships sau meniul contextual.

Figura 2.92.
Afişarea relaţiilor dintre tabelele bazei de date
 2.4 Interogări

2.4.1. Noţiunea de Interogare

Access permite interogarea tabelelor bazei de date cu scopul sortării şi filtrării datelor. Interogările se
utilizează pentru a vizualiza, modifica şi analiza datele în diverse moduri. Interogările create pot fi salvate
pentru utilizarea lor ulterioară în crearea tabelelor, ştergerea sau copierea înregistrărilor în alt tabel.

Interogările pe care le putem crea în Access sunt de mai multe feluri: interogări de selecţie, interogări
cu parametri, interogări de tip tabel încrucişat, interogări de acţiune şi interogări SQL.

Cea mai simplă metodă de a crea o interogare este prin folosirea expertului, Create query by using
wizard, care permite selectarea câmpurilor ce vor fi incluse în interogare. O interogare creată astfel ne
permite să specificăm câmpurile din tabel care vor apărea în interogare, ordinea acestora şi criteriile de
filtrare şi de sortare pentru fiecare câmp.

2.4.2. Crearea Interogărilor folosind Expertul

Putem crea o interogare în modul Create query by using wizard - folosind expertul specializat pentru
interogări, sau în modul Create query în Design view - modul vizualizare proiect.

 Simple Query Wizard

presupune selecţia anumitor
câmpuri dintr-un tabel pentru
a fi vizualizate. Putem lansa
expertul de interogare simplă
executând dublu clic pe
opţiunea din fereastra Query,
Create query by using wizard,
sau selectând opţiunea Simple
Query Wizard din fereastra
New Query:

Figura 2.93.
Expertul pentru interogare simplă
Din caseta Tables/Queries
selectăm obiectul bazei de
date pentru interogare.

Din caseta Available Fields

selectăm câmpurile ce vor fi
inserate în interogare. Cu
ajutorul butoanelor alegem
câte unul sau toate câmpurile
necesare interogării.

Lista Selected Fields conţine

rezultatul acestei selecţii.
Figura 2.94. Selectare tabele şi câmpuri
 În pasul doi putem opta
pentru obţinerea unei
interogări detaliate sau
sumarizate.

În ultimul pas al expertului

pentru o interogare simplă
putem schimba denumirea
implicită a interogării şi
putem alege între
deschiderea interogării
pentru afişarea informaţiilor
sau modificarea interogării.
Figura 2.95. Stabilirea numelui şi a modului de
vizualizare a interogării

Figura 2.96.

Rezultatul interogării
tabelei DIDACTICE cu
ajutorul Expertului pentru
Interogare simplă

 Pentru a crea o interogare folosind expertul specializat pe fiecare tip de interogare folosim butonul
New de pe bara de instrumente a ferestrei Database sau opţiunea Query din meniul Insert. Avem la
dispoziţie mai multe tipuri de interogări complexe, şi anume:

Crosstab Query Wizard - Interogarea de tip tabel încrucişat,

Find Duplicates Query Wizard - Expertul de interogare pentru căutare dubluri
Find Unmatched Query Wizard - Expertul de interogare pentru necorespondenţe

Crosstab Query Wizard - Interogarea de tip tabel încrucişat, este utilizată pentru a calcula şi restructura
datele dintr-o tabelă, pentru a fi mai uşor de analizat.
 Figura 2.97.

Interogarea de tip
tabel încrucişat

Interogarea de tip tabel încrucişat calculează sume, medii, contorizări sau alte tipuri de totaluri pentru
datele grupate după două tipuri de informaţii – unul în partea stângă a foii de date, vertical, iar celălalt în
partea de sus, pe orizontală.

Primul pas al acestui expert ne dă posibilitatea să selectăm tabelul sau interogarea care conţine
câmpurile ce vor rezulta din interogare. Putem alege un tabel sau o altă interogare.

În pasul 2 din tabelul sau interogarea selectată alegem câmpurile care vor fi nume de rând.

Figura 2.98.

Selectarea obiectelor
pentru crearea interogării

Figura 2.99.

Selectarea câmpurilor implicate

în interogare
 În caseta Sample putem vedea cum va arăta rezultatul interogării.

În pasul trei selectăm

câmpurile care vor fi titluri
de coloană.

Figura 2.100.

Selectarea câmpurilor
titluri de coloană

În pasul patru alegem din lista

Fields câmpul care conţine
datele ce vor fi calculate
pentru fiecare intersecţie de
rânduri şi coloane, iar din lista
de funcţii Functions alegem
funcţia pentru calculul
câmpurilor ce conţin date.

Figura 2.101.
Selectare funcţii pentru
câmpurile calculate

În ultimul pas putem schimba

denumirea implicită a interogării
şi putem alege View the Query
pentru vizualizare sau Modify the
design pentru modificarea
interogării.

Figura 2.102.

Vizualizare interogare

Datele din tabela DIDACTICE au fost reordonate şi calculate:

 Figura 2.103. Rezultatul interogării

Find Duplicates Query

Wizard - îl folosim
pentru a crea o
interogare ce va găsi
dubluri ale valorilor de
câmp din acelaşi tabel
sau interogare.

Figura 2.104.
Expertul de interogare
pentru căutare dubluri

Find Unmatched Query

Wizard - îl folosim pentru
a crea o interogare ce va
găsi într-un tabel
înregistrări ce nu au
corespondenţe în alt tabel.

Figura 2.105.
Expertul de interogare
pentru necorespondenţe

2.4.3. Creare interogări în vizualizare proiect

2.4.3.1. Crearea interogării

Pentru a crea o interogare în modul Design View –Vizualizare proiect, folosim butonul New de pe bara
de instrumente a ferestrei Database, opţiunea Query din meniul Insert sau dublu clic pe opţiunea Create
Query în Design View din fereastra bazei de date. Din una din filele casetei View Table (Tables, Queryes
sau Both), selectăm obiectul bazei de date ce va fi supus interogării.
 Figura 2.106. Creare interogare în DesignView

O interogare poate
conţine câmpuri din mai
multe tabele
intercorelate în scopul
obţinerii unor date cât
mai complexe.

Dacă dorim să aflăm ce

materiale didactice au
fost comandate în
ultima lună vom
introduce în interogare
câmpurile de care avem
nevoie din cele două
tabele. Figura 2.107. Preluare câmpuri în interogare

2.4.3.2. Interogări cu criterii

Se pot crea interogări care să cuprindă anumite criterii de filtrare a datelor. Criteriile se aplică datelor
din coloanele sub care sunt scrise, pe rândul Criteria. Se poate tasta direct formula sau se poate compune
cu ajutorul generatorului de expresii din meniul contextual al celulei Criteria. Se pot introduce nouă criterii
pentru fiecare coloană.
Opţiunea Totals – Totaluri, permite gruparea datelor în interogarea activă sau efectuarea de calcule
generale, precum medii şi contorizări.
 Opţiunea poate fi
activată folosind
butonul Totals
de pe bara de
instrumente a bazei
de date sau din
meniul contextual.

Figura 2.108.

Opţiuni pentru
însumare date

Putem folosi opţiunea Totals doar pentru interogările de selectare, de tabel încrucişat, de creare tabel
şi de adăugare. Operaţia pe care o vom selecta va fi aplicată câmpului în dreptul căruia se află.

Figura 2.109.

Criterii de
grupare pentru
aplicarea
funcţiilor
 Pentru a lansa interogarea
folosim butonul Run –
Execută, de pe bara
de instrumente a bazei de
date, sau meniul Query.

Figura 2.110.

Lansarea unei interogări

Interogarea proiectată afişează înregistrările care cuprind comenzile din ultimele 30 de zile. Salvăm
interogarea înainte de o a închide. Pentru aceasta folosim opţiunea Save din meniul File sau butonul Save
de pe bara de instrumente a bazei de date. Atribuim interogării un nume specific utilităţii acesteia. Noua
denumire va apare pe bara de titlu, în fereastra Query.

2.4.4. Interogări de acţiune şi SQL

O interogare de acţiune este o interogare care permite preluarea mai multor înregistrări cu o singură
operaţie.

Deschidem o nouă interogare

folosind meniul Open din
bara de instrumente a bazei
de date sau cu modul Design
View.

După ce am ales tabelul

asupra căruia va fi aplicată
interogarea selectăm tipul
acesteia.

Figura 2.111.
Selectare obiecte pentru
interogare
Interogările de acţiune sunt cele de ştergere, de actualizare, de adăugare şi de creare tabel. Putem
accesa aceste tipuri de interogări folosind meniul Query sau butonul Query Type de pe bara de
instrumente a bazei de date.
 Figura 2.112. Tipuri de interogări de acţiune

Make-Table Query sau interogarea pentru creare table, creează un nou table din toate datele sau
dintr-o parte a datelor unui tabel sau din mai multe.
Update Query sau interogarea de actualizare efectuează modificări globale asupra unui grup de
înregistrări dintr-un tabel sau din mai multe tabele. Cu o interogare de actualizare avem posibilitatea
modificării datelor din tabelele existente.
Append Query sau interogarea de adăugare adaugă un nou grup de înregistrări provenind de la unul
sau de la mai multe tabele la sfârşitul unuia sau mai multor tabele.
Delete Query sau interogarea de ştergere elimină un grup de înregistrări dintr-un tabel sau din mai
multe tabele.

Append Query sau interogarea de actualizare se execută astfel: dacă dorim să efectuăm o majorare a
preţurilor produselor cu un anumit procent, selectăm tabelul si câmpul dorit de pe rândurile Table şi Field,
iar în caseta Update To introducem operaţia care va fi aplicată datelor din câmpul respectiv.
Dacă datele de modificat ar fi fost de tip text am fi introdus şirul de caractere alfanumerice dorit direct
în caseta Update To, dar în cazul de faţă aplicăm formula corespunzătoare direct în casetă sau cu ajutorul
generatorului de expresii. Când textul introdus depăşeşte dimensiunile casetei, o redimensionăm.
Numele câmpurilor ce apar în formule se scriu între paranteze drepte. MS Access oferă posibilitatea
introducerii procentului dorit în momentul lansării. Pentru aceasta, în locul procentului introducem în
formulă o pereche de paranteze drepte, iar textul din interiorul acestora va apare ca mesaj informativ în
fereastra de lansare a interogării.
 Figura 2.113.

Caseta Update To
pentru realizarea unei
interogări cu
parametru

Lansăm interogarea cu opţiunea Run din meniul Query sau butonul cu acelaşi nume, iar odată ce am
efectuat modificările nu mai există posibilitatea utilizării comenzii Undo pentru a le revoca.

Figura 2.114.

Mesaj de
avertizare la
lansarea
interogării

Specificăm numele
interogării care e bine să
fie cât mai sugestiv şi
salvăm interogarea
folosind bara de
instrumente a bazei de
date.

Figura 2.115.
Interogarea
UpdatePretQuery,

Delete Query va şterge

întotdeauna înregistrări
întregi şi nu doar câmpuri din
înregistrări.

În cazul în care dorim

ştergerea comenzilor mai
vechi de 30 de zile, selectăm
 tipul de interogare de
ştergere şi în mod
asemănător cu paşii descrişi
anterior alegem tabelul,
câmpul şi introducem
criteriul de ştergere.

Figura 2.116. Precizare criteriu de ştergere

pentru înregistrări

La salvarea interogării
de ştergere specificăm
numele.

Fiecare tip de
interogare de acţiune
are ataşată o
pictogramă specifică.

Figura 2.117.
Interogarea
DeleteDataQuery
 2.5. Formulare

2.5.1. Creare Formular

2.5.1.1. Noţiuni de bază

Un formular este un tip de obiect al bazei de date pe care îl folosim în primul rând pentru a introduce
sau afişa datele dintr-o bază de date. Mai putem folosi formularul ca un panou de comutare care deschide
alte formulare şi rapoarte din baza de date, sau ca o caseta de dialog particularizată cu ajutorul căreia
utilizatorul introduce date şi realizează acţiuni bazate pe aceste date.

Formularele puse la dispoziţie de MS Access sunt de trei tipuri:

1. Formulare pentru introducere de date
2. Formulare panou de comutare
3. Casete de dialog particularizate

Majoritatea formularelor sunt legate de unul sau mai multe tabele şi interogări dintr-o bază de date.

Pentru a crea un formular avem la dispoziţie mai multe metode:

• Modul de vizualizare proiect, Design View
• Expertul, Create form by using wizard
• Opţiunea Autoformular, AutoForm

Figura 2.118. Creare formular fără ajutorul Expertului

Cu ajutorul opţiunii AutoForm creăm un formular care afişează toate câmpurile şi înregistrările dintr-
un tabel sau interogare a bazei de date. Există opţiuni AutoForm de tip Columnar, Tabular, Datasheet,
PivotTable, PivotChart, respectiv pentru Coloane, Tabele, Foaie de date sau pentru PivotTable şi
PivotChart.
Instrumentul Wizard pune întrebări şi creează un formular pe baza răspunsurilor primite. Există
opţiunea Wizard pentru FormWizard, Chart Wizard şi Pivot Table Wizard (Formular, Diagrame grafice şi
PivotTable).
În modul Design View putem particulariza formularul după preferinţe.

2.5.1.2. Opţiunea AutoForm

 Cu ajutorul opţiunii AutoForm creăm un formular care afişează toate câmpurile şi înregistrările dintr-
un tabel al bazei de date sau dintr-o interogare. Pentru a crea un formular automat folosim butonul New al
barei de instrumente a bazei de date sau opţiunea Form din meniul Insert.
 Cu ajutorul formularului automat de tip coloane, AutoForm: Columnar, afişăm fiecare câmp pe o
linie separată cu o etichetă în stânga lui. După ce am selectat tipul de formular dorit vom alege din lista de
valori tabelul sau interogarea de care dorim să fie legat.

Figura 2.119. Crearea unui formularul automat de tip coloane

Alegem din lista

de valori tabelul
STUDENTI şi
confirmăm cu
OK.

Figura 2.120.

Selectare tabel
pentru creare
formular
 Se vor afişa
înregistrările din
tabela selectată
în modul
următor:

Figura 2.121.

Afişarea
formularului
de tip coloană

Este posibilă deplasarea între

înregistrările unui formular sau
adăugarea unei înregistrări noi cu
ajutorul butoanelor de navigare.

Figura 2.122. Salvare formular Înainte de a închide formularul trebuie

să-l salvăm.
 Cu ajutorul formularului automat de tip Tabel afişăm fiecare înregistrare pe o linie, cu etichetele
afişate o singură dată în partea superioară a formularului.

Figura 2.123. Vizualizare formular de tip tabel

Vom denumi formularele folosind nume cât mai sugestive pentru o mai bună gestionare a acestora.

 În formularul automat de tip Datasheet, câmpurile din fiecare înregistrare apar în format rând şi
coloană, cu o înregistrare în fiecare rând şi un câmp în fiecare coloană, iar numele câmpurilor apar în partea
superioară a fiecărei coloane.
 Figura 2.124. Salvare formular tip Datasheet
 Pentru a crea un formular automat de tip PivotTable sau PivotChart se procedează ca şi în cazul
vizualizărilor cu acelaşi nume a tabelelor (vezi Secţiunea 2.3.1)

2.5.1.3. Creare formular folosind Expertul

Opţiunea Create form by using wizard oferă posibilitatea selectării de câmpuri din mai multe tabele
sau interogări.

 Pentru a lansa expertul de tip formular Form Wizard se poate folosi una din următoarele opţiuni:
• din fereastra New Form ce se activează la opţiunea New;
• executând dublu clic pe opţiunea Create form by using wizard.

Oricare ar fi metoda folosită, obţinem următoarea imagine:

 Figura 2.125.
Fereastra New Form de creare a unui formular

În primul pas al Expertului, selectăm câmpurile dorite pentru a crea formularul de tip tabel.

Figura 2.126.
Selectare obiect şi câmpuri pentru creare formular

În pasul al doilea putem opta pentru unul din cele şase aspecte predefinite puse la dispoziţie: Columnar,
Tabular, Datasheet, Justify, PivotTable sau PivotChart:

Figura 2.127.
Modalităţi de vizualizare a unui formular
Fiecare aspect de afişare a datelor în formular răspunde unei anume cerinţe a utilizatorului:
 Figura 2.128.
Vizualizare formular în modul PivotChart

In pasul al treilea al expertului alegem stilul preferat de formular:

Figura 2.129.
Opţiuni de prezentare a unui formular
 Ultimul pas permite
stabilirea unei denumiri
pentru formularul nou
creat şi tot aici putem opta
pentru a modifica sau
deschide formularul:

Figura 2.130.
Deschidere formular
pentru introducere date

Formularul obţinut, care este de tip PivotChart conform selecţiei făcute în pasul al doilea la Expertului,
se prezintă astfel:

Figura 2.131.
Vizualizare formular în forma PivotChart

În cazul expertului de tip formular nu mai este nevoie să salvăm formularul, salvarea va fi făcută
automat.

 Opţiunea Chart Wizard dă posibilitatea creării automate a unui formular ce conţine o diagramă:
 Figura 2.132. Expertul pentru crearea unui formular de tip grafic

 Opţiunea PivotTable Wizard ne ajută la crearea automată a unui formular cu un PivotTable din MS
Excel.

2.5.2. Utilizare formular

2.5.2.1. Modificarea formularului

Putem modifica conţinutul şi aspectul formularului folosind modul de vizualizare Design view.

Deschiderea formularului în
mod Design view se face prin
selectare formular şi
folosirea butonul Design sau
din meniul contextual.

Figura 2.133.
Reproiectare structură
formular

Formularul în modul de vizualizare proiect conţine trei secţiuni: Form Header, Detail, Form Footer,
adică antet, detalii şi subsol.

În zona Form Header se afişează titlul formularului, instrucţiuni pentru utilizarea sa, sau butoane de
comandă care deschid formulare corelate sau alte activităţi. Antetul unui formular se afişează în partea de
sus sau la începutul documentului imprimat în Form View, vizualizare formular şi nu apare în modul de
vizualizare foaie de date (Datasheet view).

În secţiunea Detail se pot afişa controale legate de câmpurile din sursa de înrtegistrări şi controale
nelegate, cum ar fi etichete care identifică conţinutul unui câmp.

În Form Footer, subsolul formularului, se pot afişa instrucţiuni pentru utilizarea formularului,
butoanelor de comandă sau pentru acceptarea intrărilor în controale nelegate. Subsolul unui formular se
afişează în partea de jos a formularului în Form View, vizualizare formular, şi nu poate fi modificat in
modul de vizualizare foaie de date (Datasheet view).

Figura 2.134. Secţiuni formular în modul Design View

Utilizăm riglele pentru a poziţiona controalele şi a stabili dimensiunea secţiunilor formularului sau
raportului.
Pentru a introduce elemente într-un formular folosim caseta de instrumente Toolbox. Pentru a o afişa,
folosim meniul contextual, meniul View sau butonul Toolbox din opţiunile meniului contextual al ferestrei
ce se deschide la selectarea opţiunii Design a bazei de date.

Figura 2.135. Caseta de intrumente Toolbox

 Select Objects- Selectează un control, secţiune, formular, raport sau pagina de acces la date.
Control Wizard- Activează sau dezactivează experţii pentru controale
Label - Afişează text descriptiv cum ar fi o legendă sau o instrucţiune în formulare , rapoarte sau
pagini de acces la date
Text Box - Se utilizează pentru afişarea, introducerea sau editarea datelor în sursa subordonată de
înregistrări a unui formular, raport sau pagină de acces la date
Option Group – Se utilizează cu casete de selectare, butoane de opţiune sau de comutare pentru
a afişa un set de valori alternative
Toggle Button – Se utilizează drept control autonom legat la un câmp de tip logic într-o bază de
date MS Access
Option Button – Se utilizează drept control autonom legat la un câmp de tip logic într-o bază de
date MS Access
Check Box – Caseta de validare; Se utilizează drept control autonom legat la un câmp de tip logic
într-o bază de date MS Access
Combo Box – Combină caracteristicile listei cu cele ale casetei text. Se poate tasta în caseta de
text sau se poate selecta o intrare în caseta listă pentru a adăuga o valoare în câmpul subordonat.
List Box – Afişează lista derulantă de valori. Când un formular este deschis în View Form este
posibilă selectarea din listă pentru a introduce o valoare într-o nouă înregistrare sau pentru a o modifica.
Command Button – Se utilizează pentru efectuarea de acţiuni, cum ar fi căutarea unei înregistrări,
imprimarea unui raport sau aplicarea unui filtru formular.
Image – Se utilizează pentru afişarea unei imagini statice într-un formular sau raport.
Unbound Object Frame – Cadru obiect nelegat; Se utilizează pentru a afişa un obiect OLE
nelegat, cum ar fi o foaie de calcul MS Excel, într-un formular sau raport.
Bound Object Frame – Cadru obiect legat ; Se utilizează pentru a afişa un obiect OLE legat, cum
ar fi serii de imagini, într-un formular sau raport.
Page Break – Se utilizează pentru a începe un ecran nou într-un formular, o pagină nouă într-un
formular imprimat sau o pagină nouă într-un raport.
Tab control - Se utilizează pentru a crea un formular cu file şi mai multe pagini sau o casetă de
dialog cu file. Se pot copia sau adăuga alte controale în controlul filă.
Subform-Subreport - Se utilizează pentru a afişa din mai multe tabele într-un formular sau raport.
Line - Se utilizează pentru a accentua informaţiile corelate sau de importanţă specială sau pentru
a împărţi de exemplu un formular sau o pagină în diferite secţiuni.
Rectangle - Se utilizează pentru efecte grafice, cum ar fi gruparea unui set de controale corelate
sau pentru evidenţierea unor date importante într-un formular, raport sau foaie de acces la date.
More Controls – Un control, cum ar fi o casetă de selectare sau un buton, oferă instrucţiuni
utilizatorilor sau execută macrocomenzi sau scripturi ce automatizează o acţiune.

Pentru a introduce un element în formular îl selectăm de pe bara Toolbox şi îl plasăm în locul dorit. În
cazul inserării unei casete de validare, aceasta este însoţită de o etichetă în care putem tasta o explicaţie,
apoi tastăm Enter pentru a valida intrarea. Pentru o configurare precisă şi detaliată a întregului formular, a
fiecărei secţiuni sau element din formular folosim opţiunea Properties.

Selectăm obiectul dorit după care accesăm opţiunea Properties din meniul View, apăsând tasta F4, de
pe bara Form Design sau din meniul contextual şi se obţine următoarea listă de proprietăţi:

Figura 2.137.
Editarea proprietăţilor obiectelor din formular

Proprietăţile sunt grupate pe categorii (Format, Data, Event, Other, All) pentru a putea fi localizate mai
uşor şi se pot particulariza prin introducerea datelor de la tastatură sau prin selectarea unei opţiuni din lista
predefinită.

Pentru a vizualiza modificările efectuate schimbăm modul de vizualizare din Design View în Form
view.
 Figura 2.138.
Vizualizare formular pentru editare date

2.5.2.2 Navigarea în formular

Ne putem deplasa într-un formular pe orizontală cu ajutorul tastei TAB, pe verticală cu ajutorul
butoanelor de navigare şi în toate direcţiile cu ajutorul tastelor de navigare.

Figura 2.139. Bara de navigare între înregistrările unui formular

Putem naviga între înregistrări folosind şi opţiunile submeniului GoTo din meniul Edit
 Figura 2.140.
Navigare în formular cu opţiunea Go To din mediul Edit

Cu ajutorul casetei Record avem posibilitatea efectuării unui salt la o anumită înregistrare.

Pentru efectuarea saltului tastăm numărul paginii în caseta Record şi acţionăm Enter.

2.5.2.3 Manipularea înregistrărilor

Pentru a sorta ascendent sau descendent înregistrările dintr-un formular trebuie mai întâi să poziţionăm
cursorul în câmpul după înregistrările căruia se va face sortarea. Putem sorta înregistrările folosind
butoanele de sortare ascendentă şi descendentă de pe bara de meniuri sau opţiunile din submeniul Sort al
meniului Records.
 Figura 2.141. Opţiuni de sortare

Figura 2.142.

Rezultatul sortării
ascendente a
formularului după
câmpul Denumire

Pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date prin formular folosim butonul New Record din
grupul butoanelor de navigare, de pe bara de instrumente View Form, din meniul Insert sau folosind
combinaţia de taste Ctrl ++ . Apoi completăm toate câmpurile înregistrării şi validăm cu Enter.

Pentru a şterge o înregistrare din baza de date prin formular, ne plasăm pe înregistrarea respectivă şi
apăsăm butonul Delete Record de pe bara View Form, sau folosim meniul Edit.
 Figura 2.143. Ştergerea unei înregistrări dintr-un formular

În urma efectuării operaţiei de ştergere nu mai există posibilitatea anulării acestei acţiuni.
 2.6. Rapoarte

2.6.1. Noţiunea de Raport

Un raport reprezintă rezultatul unui procedeu de filtrare, prin care sunt prezentate anumite date din
unul sau mai multe tabele destinate tipăririi la imprimantă deoarece avem controlul asupra dimensiunii şi
aspectului oricărui element. Spre deosebire de tabele, interogări sau formulare, rapoartele sunt simple
vizualizări, neavând posibilitatea adăugării, ştergerii sau modificării sursei datelor. Sursa de înregistrări a
raportului este reprezentată de câmpurile tabelelor şi interogărilor.

Un raport trebuie să conţină toate

câmpurile din fiecare tabel sau
interogare pe care este bazat. Cu
ajutorul rapoartelor putem crea
etichete poştale, putem calcula şi
afişa totaluri într-o diagramă sau
putem grupa înregistrările în
categorii.

Se pot crea diferite tipuri de rapoarte

folosind instrumentele Wizard, care
sunt de trei tipuri:

 Report Wizard
 Chart Wizard
 Label Wizard

Procedeul este asemănător cu cel

pentru crearea formularelor, crearea
unui raport bazându-se pe
răspunsurile date unor întrebări ce
conduc pas cu pas acţiune de creare.

 Design View poate fi folosit atât

pentru creare cât şi pentru Figura 2.144.
reproiectarea raportului. Creare raport în Design View
Cu ajutorul opţiunii AutoReport se poate crea un raport care afişează toate câmpurile şi înregistrările
dintr-un tabel sau interogare a bazei de date. Există două tipuri de AutoReport, de tip coloane, Columnar,
şi de tip tabelă, Table.
În modul Design View putem particulariza raportul după preferinţă.

2.6.1.2 Opţiunea AutoReport

Cu ajutorul opţiunii AutoReport creăm un raport care afişează toate câmpurile şi înregistrările dintr-un
tabel al bazei de date sau dintr-o interogare. Pentru a crea un raport automat putem folosi butonul New de
pe bara de instrumente a bazei de date sau opţiunea Report din meniul Insert.
 Figura 2.145. Creare raport din meniul Insert

Cu ajutorul raportului automat

de tip coloane, Columnar, se
afişează fiecare câmp pe o linie
separată cu o etichetă în stânga
lui.
După selectarea tipului de
raport, se alege din lista de
valori tabelul sau interogarea pe
care dorim să o utilizăm ca
sursă de date.

Figura 2.146.
Raport automat de tip coloană
Deplasarea între paginile unui raport se face cu ajutorul butoanelor de navigare. Înainte de a închide
raportul, acesta trebuie salvat. Introducem numele raportului în caseta Report Name. Acest nume trebuie să
fie cât mai reprezentativ.

Figura 2.147. Salvare raport de tip coloană

 Cu ajutorul raportului automat de tip tabele, Tabular, afişăm fiecare înregistrare pe o linie, cu etichetele
afişate o singură dată în partea superioară a formularului.

Figura 2.148. Vizualizare raport automat de tip tabel

Când creăm un raport automat, acesta este deschis în modul Layout Preview, examinare aspect.

2.6.1.3. Creare Raport utilizând Expertul

 Opţiunea Create Report

by using Wizard permite
crearea unor rapoarte cu
posibilitatea introducerii
de câmpuri din mai multe
tabele sau interogări.

Figura 2.149.
Creare raport cu
ajutorul Expertului
 Pentru a lansa
expertul de tip raport
folosim caseta New
sau executăm dublu
clic pe opţiunea
Create Report by
using Wizard.

Figura 2.150.

Selectarea obiectului
pentru interogare

În pasul întâi se introduc

câmpurile ce dorim să apară
în raport. Când raportul este
creat din câmpuri ce aparţin
mai multor tabele, se
selectează pe rând numele
tabelelor în caseta Table şi se
aleg câmpurile dorite din
fiecare tabel.

Se pot folosi şi câmpurile

rezultate dintr-o interogare
anterioară.
Figura 2.151. Selecţie câmpuri pentru interogare

În pasul al doilea al
expertului putem opta
pentru nivele de
grupare şi priorităţile
acestora.

Figura 2.152.

Selectare nivele de
grupare
 Figura 2.153.

Stabilirea priorităţilor pentru

câmpurile de grupare

În pasul al treilea avem

posibilitatea sortării în
ordine crescătoare sau
descrescătoare a
înregistrărilor după cel mult
patru câmpuri.

Figura 2.154.

Criterii de sortare pentru un

raport

În pasul patru se alege

modul de aşezare în pagină a
raportului (pe coloane, tabele
sau aliniat), şi tipul de
orientare (Portrait sau
Landscape).

Figura 2.155.

Opţiuni de vizualizare
raport
 În pasul cinci se alege un stil
pentru afişarea
înregistrărilor.

Figura 2.156.

Selectare stil raport

Ultimul pas al expertului oferă posibilitatea stabilirii unei denumiri pentru raportul nou creat şi opţiuni
pentru modificarea sau deschiderea acestuia.

Figura 2.157. Fereastra de finalizare a Expertului

În cazul folosirii expertului salvarea va fi făcută automat.

Figura 2.158. Vizualizarea pentru imprimare a raportului obţinut

  Opţiunea Chart Wizard permite crearea automată a unui raport ce conţine o diagramă.
 Opţiunea Label Wizard permite crearea automată a unui raport formatat pentru imprimarea de
etichete.

2.6.2. Utilizare Raport

2.6.2.1. Modificarea unui Raport

Putem modifica conţinutul şi aspectul unui raport prin vizualizarea lui în modul Design View. Pentru
a deschide un raport în modul Design View, îl selectăm şi apoi folosim butonul Design de pe bara de
instrumente a bazei de date sau meniul contextual al raportului.

Figura 2.159. Opţiunea Design View

Raportul în modul de vizualizare Design View conţine trei secţiuni: Page Header sau antet, Details
pentru detalii şi subsol sau Page Footer.

În zona Page Header, de antet, putem afişa titlul raportului, instrucţiuni pentru utilizarea sa sau
butoane de comandă care deschid rapoarte corelate sau alte activităţi.
În secţiunea de detalii, Details, putem afişa controale legate la câmpurile din sursa de înregistrări şi
controale nelegate, cum ar fi etichete care identifică conţinutul unui câmp.
În subsolul raportului, Page Footer, putem afişa instrucţiuni de utilizare a butoanelor de comandă sau
pentru acceptarea intrărilor în controale nelegate. Subsolul unui raport se afişează în partea de jos a
raportului în View Report sau la sfârşitul documentului imprimat şi nu apare în modul vizualizare foaie de
date. Utilizăm riglele pentru a poziţiona controalele şi a stabili dimensiunea secţiunilor raportului.
 Figura 2.160.
Fereastra pentru reproiectare raport

Pentru a introduce elemente într-un raport folosim caseta de instrumente Toolbox. Pentru a o afişa,
folosim butonul specific casetei de instrumente, , care se află pe bara de proiectare a raportului,
Formatting (Form/Report), meniul contextual sau meniul View.

Select Objects – Selectare obiecte; selectează un control, secţiune, raport, formular sau pagină de
acces la date.
Control Wizard – Experţi control; activează sau dezactivează experţii pentru controale, care ajută
la crearea unui control, cum ar fi o casetă listă sau un buton de comandă.
Label – Etichetă; afişează text descriptiv cum ar fi un titlu, o legendă sau o instrucţiune în
rapoarte, formulare sau pagini de acces la date.
Text Box – Casetă text; se utilizează pentru afişarea, introducerea sau editarea datelor în sursa
subordonată de înregistrări a unui raport, formular sau pagină de acces la date.
Option Group – Grup de opţiuni; se utilizează cu casete de selectare, butoane de opţiune sau de
comutare pentru a afişa un set de valori alternative
Toggle Button – Buton de comutare; se utilizează drept control autonom legat la un câmp Da/Nu
într-o bază de date MS Access
Option Button – Buton opţiune; se utilizează drept control autonom legat la un câmp Da/Nu într-
o bază de date MS Access
Check Box – Caseta de selectare; se utilizează drept control autonom legat la un câmp Da/Nu într-
o bază de date MS Access
 Combo Box – Caseta combo; combină caracteristicile listei cu cele ale casetei text. Se poate tasta
în caseta de text sau se poate selecta o intrare în caseta listă pentru a adăuga o valoare în câmpul subordonat.
List Box – Caseta listă; afişează lista derulantă de valori. Când un raport este deschis în View
Report, este posibilă selectarea din listă pentru a introduce o valoare într-o nouă înregistrare sau pentru a o
modifica.
Command Button – Buton de comandă; se utilizează pentru efectuarea de acţiuni, cum ar fi
căutarea unei înregistrări, imprimarea unui raport sau aplicarea unui filtru formular.
Image – Imagine; se utilizează pentru afişarea unei imagini statice într-un raport sau formular.
Unbound Object Frame – Cadru independent al obiectului; se utilizează pentru a afişa un obiect
OLE nelegat, cum ar fi o foaie de calcul MS Excel, într-un raport sau formular.
Bound Object Frame – Cadrul obiectului legat; se utilizează pentru a afişa un obiect OLE legat,
cum ar fi serii de imagini, într-un raport sau formular. Acest control este pentru obiectele stocate într-un
câmp în sursa de înregistrări a raportului sau formularului.
Page Break – Sfârşit de pagină; se utilizează pentru a începe o pagină nouă într-un raport, un
ecran nou într-un formular sau o pagină nouă într-un formular imprimat.
Tab control – Control filă; se utilizează pentru a crea un raport cu file şi mai multe pagini sau o
casetă de dialog cu file. Se pot copia sau adăuga alte controale în controlul filă.
Subform/Subreport – Subraport/Subformular; se utilizează pentru a afişa din mai multe tabele
într-un raport sau formular.
Line – Linie; se utilizează pentru a accentua informaţiile corelate sau de importanţă specială sau
pentru a împărţi de exemplu un raport sau o pagină în diferite secţiuni.
Rectangle – Dreptunghi; se utilizează pentru efecte grafice, cum ar fi gruparea unui set de controale
corelate sau pentru evidenţierea unor date importante într-un raport, formular sau foaie de acces la date.
More Controls – Mai multe controale; un control, cum ar fi o casetă de selectare sau un buton,
oferă opţiuni utilizatorilor sau execută macrocomenzi sau scripturi ce automatizează o acţiune.

Pentru a introduce un element în raport îl selectăm de pe bara Toolbox şi îl plasăm în locul dorit. În
exemplul următor a fost inserată o imagine.
 Figura 2.161.
Inserarea unei imagini într-un raport

Pentru o configurare precisă şi detaliată a fiecărei secţiuni sau element din raport folosim opţiunea
Properties. Selectăm obiectul dorit după care accesăm opţiunea Properties din meniul View, prin apăsarea
tastei F4, de pe bara Report Design sau din meniul contextual.

Figura 2.162.
Fereastra pentru modificarea proprietăţilor etichetelor

Proprietăţile sunt grupate pe categorii pentru o localizare mai uşoară. Pentru a vizualiza modificările
făcute schimbăm în modul Print Preview.

Figura 2.163.
Schimbarea modului de vizualizare pentru printare raport
Rezultatul obţinut în urma selectării opţiunii Print Preview este următorul:
 Figura 2.164.
Vizualizare raport pentru imprimare

În funcţie de forma obţinută se poate decide dacă raportul este gata pentru a fi imprimat sau se continuă
reproiectarea acestuia.

2.6.2.2. Imprimarea unui raport

Imprimarea este una dintre cele mai comune activităţi ale calculatoarelor. Înainte de a imprima un
raport este important să configurăm opţiunile de imprimare. Selectăm opţiunea Page Setup din meniul File.

Fila Margins a casetei de dialog oferă posibilitatea de a preciza distanţa dintre date şi marginea paginii
de imprimat.
Implicit, marginile raportului pe care îl imprimăm sunt setate la 25,54 mm. Pentru a ajusta marginile,
folosim casetele Top, Bottom, Left, Right. Rezultatele le putem observa în caseta Preview.
Selectarea opţiunii Print Data Only omite la imprimarea unui raport etichetele, chenarele controalelor
şi elementele grafice precum linii şi casete.
 Figura 2.166. Modificarea dimensiunilor pentru marginile raportului

Fila Page a casetei de dialog Page Setup conţine opţiuni de orientare în pagină a conţinutului şi opţiuni
pentru dimensionarea şi sursa hârtiei.
Zona Orientation precizează poziţionarea în pagină a conţinutului de imprimat. Configuraţia
predefinită pentru imprimantă este Portrait, datele fiind afişate pe verticală în pagină. Pentru a imprima
date dispuse pe orizontală folosim orientarea de tip Landscape. Această casetă oferă şi o listă cu tipuri de
pagini sau plicuri pentru documentul de imprimat şi de asemenea posibilitatea alegerii tipului de hârtie.
Pentru a imprima raportul, în afara imprimantei locale avem posibilitatea selectării unei imprimante
partajate într-o reţea.

Figura 2.165. Opţiunile filei Page

 Fila Columns controlează
configurările pentru grile şi
coloane, precum şi aspectul
acestora.
Utilizăm aceste opţiuni la
imprimarea rapoartelor sau
etichetelor cu mai multe coloane
şi pentru a preciza ordinea în care
se imprimă înregistrările din
raport.

Figura 2.167.

Opţiunile filei Columns

Selectarea opţiunii Print de pe

bara de instrumente a bazei de
date, imprimă raportul activ
folosind opţiunile standard.
Pentru a configura aceste
opţiuni, se selectează opţiunea
Print din meniul File.

Figura 2.168.
Fereastra de imprimare

Caseta de dialog Print oferă posibilitatea controlării numărului de copii, a foilor active sau a întregului
raport, selectarea unei imprimante partajate în reţea sau modificarea opţiunilor de imprimare.

Print Range, intervalul de imprimare, indică paginile raportului pe care dorim să le imprimăm.
Number of copies permite precizarea numărului de exemplare pe care dorim să le imprimăm.
Collate imprimă o copie completă a documentului înainte de a trece la prima pagină a exemplarului
următor.
Print to file imprimă documentul într-un fişier în loc să fie listat la imprimantă.
Printer oferă posibilitatea imprimării la o imprimantă partajată într-o reţea, pe lângă imprimanta locală.
Properties permite modificarea opţiunilor pentru imprimanta selectată, orientarea datelor în pagină,
sursa de hârtie, imprimare alb-negru sau color, calitatea imprimării, etc.

6.2.3. Vizualizare raport

Opţiunea Print Preview conţine bara de instrumente cu acelaşi nume, cu acţiuni specifice.
 View – Vizualizare; afişează vizualizările disponibile pentru raportul curentă şi anume: Design
View, Print Preview, Layout Preview.
Print – Imprimare; imprimă raportul fără afişarea casetei de dialog Print.

Zoom – Panoramare; comută între vizualizările pagină întreagă şi panoramare.

One Page – O pagină; afişează o pagină întreagă în modul Print Preview sau Layout Preview.
Two Pages – Două pagini; afişează două pagini întregi în modul Print Preview sau Layout Preview
Multiple Pages – Pagini multiple; afişează o matrice de pagini întregi în modul Print Preview sau
Layout Preview
Caseta zoom – controlează procentul de panoramare în modul Print Preview
sau Layout Preview
Close – Închide fereastra activă;
Setup – Iniţializare; controlează configurările marginilor, setărilor de pagină şi opţiunile de
aspect al rapoartelor.
OfficeLinks – Legături Office; creează un format de fişier tip .rtf sau .xls şi îl încarcă în MS
Word sau Excel, documentul fiind stocat în folderul MS Access.
Database Window – Fereastra baza de date ; afişează fereastra Baza de date care listează toate
obiectele din baza de date MS Access curentă sau proiectul MS Access.
New Object: Table – Obiect nou; creează un nou obiect de tip bază de date.

MS Office Access Help – afişează asistentul Office ce va oferi termini de ajutor şi sfaturi pentru
îndeplinirea activităţilor.

Ne putem deplasa într-un raport pe orizontală sau verticală cu ajutorul butoanelor de navigare şi în
toate direcţiile cu ajutorul tastelor de navigare sau a barelor de derulare. Când deplasăm cursorul pe pagină,
acesta se transformă într-o mică lupă .

La apăsarea butonului
stâng al mouse-ului
deasupra paginii,
imaginea comută din
Zoom In în Zoom out.
Există posibilitatea de a
vizualiza câte o pagină
întreagă, iar pentru
deplasarea la paginile
următoare ale raportului
folosim butoanele de
navigare.
Se pot afişa câte două
pagini în modul Print
 Figura 2.169. Preview sau Layout
Opţiuni de vizualizare pentru imprimare Preview

Când se lucrează la un raport lung este mai eficientă folosirea butonului Multiple Pages pentru a afişa
mai multe pagini în acelaşi timp. Fiecare pătrat din grilă reprezintă o pagină şi se pot vizualiza până la 20
de pagini în acelaşi timp. Grila se măreşte apăsând butonul stâng al mouse-ului şi deplasând cursorul pentru
a selecta numărul de pagini ce trebuie examinate. Când numărul de pagini a fost selectat, se eliberează
butonul stâng al mouse-ului pentru a confirma selecţia.

Proporţiile exacte ale

textului pot fi ajustate
folosind lista
autoderulantă Zoom.

Schimbarea proporţiei
de panoramare nu
influenţează proporţia
raportului la
imprimare.

Figura 2.170. Opţiunea de panoramare

2.7. Pagini Web

2.7.1.1. Noţiuni introductive

Cu MS Access există posibilitatea creării de pagini Web în forme diferite: Pagini de acces la date,
Fişiere generate de server, Fişiere HTML statice sau Fişiere HTML şablon.

Pentru a manevra datele

direct în baza de date,
utilizăm o pagină de acces la
date, pentru a vizualiza date
actualizate numai în citire
utilizăm fişiere generate de
server; iar pentru a vedea un
instantaneu al datelor
utilizăm un format de fişier
HTML static.

Figura 2.171.
Creare pagini de acces la
date în Design View
 O pagină de acces la date este o pagină Web conectată direct la datele dintr-o bază de date. Acest tip
de pagini permit vizualizarea, editarea, actualizarea, ştergerea, filtrarea, gruparea şi sortarea datelor active
dintr-o bază de date.

Pentru a crea o pagină

Web de acces la date
avem la dispoziţie mai
multe metode:

• Design View
• Existing Web page
• AutoPage: Columnar
• Page Wizard.

Figura 2.172.
Opţiuni pentru crearea
de pagini Web

In modul Design View putem particulariza formularul după preferinţe.

Opţiunea Existing Web page ajută la crearea unei pagini de acces la date utilizând o pagină Web
existentă.
Page Wizard pune întrebări şi creează o pagină Web de acces la date bazată pe răspunsurile primite.
Opţiunea AutoPage: Columnar creează un formular care afişează toate câmpurile şi înregistrările
dintr-un tabel sau interogare de bază.

2.7.1.2. Creare folosind AutoPage

Cu ajutorul opţiunii AutoPage: Columnar se creează un formular care afişează toate câmpurile şi
înregistrările dintr-un tabel de bază sau dintr-o interogare. Pentru a crea o pagină de acces la date automată
folosim butonul New de pe bara de instrumente a bazei de date sau opţiunea Page din meniul Insert.

Figura 2.173. Crearea unei pagini de acces la date din meniul Insert
 Prin opţiunea AutoPage: Columnar creăm
o pagină de acces la date de tip coloane, în
care fiecare câmp este afişat pe o linie
separată cu o etichetă în stânga lui.
După selectarea acestei opţiuni alegem din
listă tabelul sau interogarea de care dorim
să fie legat.

Figura 2.174.
Pagină de acces la date de tip coloane
Selectând tabela Cursuri obţinem următorul afişaj:

Figura 2.175. Vizualizare pagină de acces la date

Ne putem deplasa între înregistrările unei pagini de acces la date sau putem adăuga o înregistrare nouă
cu ajutorul butoanelor de navigare.

La salvarea obiectului ca pagină de acces la date,

toate fişierele de suport cum ar fi marcatori, imagini de
fundal sau grafice, sunt organizate implicit într-un folder
de suport. Alegem locaţia în care vom salva pagina de
acces la date şi denumirea acesteia. Locaţia aleasă pentru
salvarea fişierului va fi şi locaţia în care va fi creat folderul
de suport.

Dacă mutăm sau copiem pagina de acces la date

într-o altă locaţie, trebuie să deplasăm directorul de suport
astfel încât să se păstreze toate legăturile din pagină.

Configuraţia de conectare la baza de date trebuie Figura 2.176.

modificată de fiecare dată când se schimbă locaţia bazei Mesaj de atenţionare
de date (alt folder local sau altă locaţie în reţea). la schimbarea
locaţiei de salvare
 Figura 2.177.
Opţiunea Web Page Preview

Paginile de acces la date apar în baza de date ca legături către paginile HTML propriu-zise.

Figura 2.178.
Editarea unei pagini de acces la date existentă

În urma salvării paginii de acces la date putem să o accesăm ulterior şi chiar să modificăm datele
conţinute în pagină prin intermediul MS Internet Explorer într-un mediu Intranet.
Pentru a funcţiona, pagina de acces la date are nevoie de acces direct pe fişierul bazei de date, ceea ce
nu este posibil decât in Intranet, nu şi pe Internet. Pentru a putea face acest lucru şi din Internet ar trebui
creată o pagina Web dinamică folosind de exemplu ASP (Active Server Page), ASP.net sau PHP (Php
Hypertext Preprocessor).

2.7.1.3. Creare folosind Expertul

 Folosind expertul de creare a paginilor de acces la date, modul Create data access page by using
wizard, avem posibilitatea introducerii de câmpuri din mai multe tabele sau interogări. Pentru a lansa acest
expert folosim fereastra New sau executăm dublu clic pe opţiunea corespunzătoare.

Pasul 1:

Se pot introduce câmpuri din

mai multe tabele sau
interogări, specificând
numele acestora în lista
derulantă Tables/Queries.

Figura 2.179.
Selectare câmpuri pentru
creare pagină

În pasul doi putem stabili

diferite niveluri de grupare a
datelor.

Figura 2.180.
Opţiuni de grupare

În pasul trei putem sorta

înregistrările crescător sau
descrescător după unul sau
mai multe câmpuri.

Figura 2.181.
Opţiuni de sortare
 În ultimul pas al expertului denumim
pagina de acces la date şi alegem
modul de finalizare a acestuia:
deschidem pagina sau intrăm în modul
de modificare a proiectului de pagină.

Figura 2.182.
Fereastra de finalizare a Expertului

Spre deosebire de celelalte obiecte ale unei baze de date, paginile de acces la date trebuie salvate şi
atunci când sunt create cu ajutorul expertului.

Figura 2.183. Vizualizare pagină de acces la date

Salvarea nu se face în cadrul bazei de date, ci într-o locaţie separată, fiind deschise ulterior prin MS
Internet Explorer.

Figura 2.184. Salvarea paginii create ca fişier .htm

2.7.2. Utilizare pagini de acces Web

2.7.2.1. Navigare şi actualizare înregistrări

Pentru a putea comuta între diferite moduri de vizualizare folosim butonul View de pe bara de
instrumente a bazei de date sau meniurile View şi File. Modul Web Page Preview afişează pagina de acces
la date în Internet Explorer.
 În modurile de vizualizare Web Page Preview şi Web Preview, navigarea între înregistrări se face cu
ajutorul grupului de butoane de navigare.

Figura 2.185. Vizualizare Web Page Preview

În paginile de acces la date în care avem câmpuri din mai multe tabele sau nu avem toate câmpurile
din respectivul tabel nu avem posibilitatea introducerii, ştergerii, salvării sau anulării modificărilor
înregistrărilor. Putem însă filtra şi sorta crescător sau descrescător înregistrările.

2.7.2.2. Modificarea paginii

MS Access oferă posibilitatea modificării formatului şi conţinutului paginii de acces la date cu ajutorul
opţiunii Design View. Pentru a introduce elemente într-o pagină de acces la date folosim bara Toolbox.
Pentru a afişa această bară folosim butonul Toolbox de pe bara Design View , meniul contextual sau
meniul View.

Un alt obiect care ne ajută în modificarea unei pagini de acces la date este panoul de activitate Field
List . Acest panou de activitate listează toate câmpurile din obiectele bazei de date în modul de
vizualizare Design View.
 Figura 2.186.
Panoul de activitate Field List

Avem posibilitatea afişării unui titlu pe foaia de acces la date.

Figura 2.187.
Introducere titlu pentru pagina de acces la date

Pentru a observa
modificările aduse
paginii de acces la date
schimbăm modul de
vizualizare în Page
View.

Figura 2.188.
Vizualizare Page View

2.7.2.3. Secţiunile unei pagini Web

O pagină de acces la date este alcătuită din mai multe secţiuni: corpul, antetul şi subsolul de grup,
secţiunea de navigare şi legenda, Caption.
Corpul este suprafaţa de bază a unei pagini de acces la date într-o pagină care acceptă introducerea de
date, avem posibilitatea să îl utilizăm pentru a afişa texte informative, controale legate la date şi secţiuni.
Antetul şi subsolul de grup foloseşte pentru a afişa date şi pentru a calcula valori. Legenda se utilizează
pentru a afişa legende pentru casetele text sau pentru alte controale. Secţiunea de navigare prin înregistrări
se utilizează pentru a afişa controlul de navigare prin înregistrări pentru nivelul de grup.
 Pentru a activa sau
dezactiva secţiunile
paginii de acces la date
folosim meniul
contextual.

Figura 2.189.
Modificarea structurii
paginii de acces la
date

Pentru a face disponibile paginile în WWW, le publicăm în directoarele Web sau pe un server Web.