UNIVERSITATEA HYPERION DIN

BUCURESTI

Conf. Univ. Dr. Anca Gheorghiu As. Univ. Drd. Corina Maria Bichis

BIROTICA
MODUL
pentru nvatamnt la distanta

EDITURA VICTOR
2004

Cursul BIROTICA este destinat n mod deosebit studentilor Facultatii de Stiinte Economice din cadrul Universitatii Hyperion forma de nvatamnt la distanta.

Numarul total de ore de curs: Numarul total de ore de laborator si activitati tutoriale: Forma de finalizare: verificare la sfrsitul semestrului II

28 ore 28 ore

Strucura notei finale: 80% nota proba practica + 20%nota referate realizate pe parcursul semestrului prin activitati individuale. Pentru obtinerea notei maxime studentul trebuie:

OBIECTIVELE CURSULUI:

Cunoasterea principalelor componente ale pachetelor MS Office, Excel, Powerpoint nsusirea principalelor tehnici de exploatare a accesoriilor de birotica Utilizarea la parametri optimi a posibilitatilor de redactare a documentelor sau prezentarilor profesioniste

CAPITOLUL 1 CAPITOLUL I
Introducere n Microsoft Office
Masina de scris, orict de silentioasa si de performanta ar fi fost, nu a putut depasi anumite limite, n mod special capacitatea de memorare a sute de foi de lucru, reluarea unor lucrari dintr-o portiune oarecare, formatarea sau inserarea de imagini sau caractere de diverse naltimi, culori etc. De asemenea, calculele tabelare, n mod special din sfera stiintifica, economica si statistica sociala nu se mai puteau realiza n timp util daca nu ar fi existat computerul. Dar pentru ca toate sa fie eficiente si ilustrative, s-a impus n mai putin de un deceniu Excel sub Windows. Dezvoltatea postei electronice a impus tinerea evidentei corespondentei, a agendelor de lucru si de adrese. Prezentarile profesionale au nceput sa evite foliile de retroproiector n favoarea proiectarii cu ajutorul video proiectoarelor, mult mai usor de manevrat dect predecesoarele lor. De la intoducerea calculatorului ca auxiliar al vietii cotidiene si pe masura ce performantele imprimantelor au evoluat, au existat nenumarate editoare de text, mai mult sau mai putin ilustrative, mai mult sau mai putin profesionale. Enumeram editoarele sub MS DOS, Chi-Writer, Word Perfect, LaTex etc. Unul din cele mai uzitate programe de redactare a textelor este Word sub Windows. Cu acest program se pot edita diferite texte, scrisori, rapoarte profesionale, machete jurnalistice, lucrari stiintifice etc. Initial s-a dezvoltat ca aplicatie de sine statatoare, ulterior, n versiunea MS-Ofice 97 devenind una dintre componentele acestuia. Versiunile recente ale pachetului MS-Office, includ ca aplicatie de baza Word, adesea, n vorbirea uzuala fiind confundate unele cu celelalte. Desigur, ne referim la profani, profesionistii, asa cum veti fi si dumneavoastra la finele lecturii acestui material, vor sti sa faca diferenta ntre un pachet complex de aplicatii, cum este MS-Office si o componenta a sa, Word, Excel, Outlook, Power Point etc.

Instalarea Microsoft Office

Microsoft Office se instaleaza relativ usor, selectnd de pe discul licentiat optiunea setup.exe, asa cum se poate observa n figura de mai jos.

Figura 1-1 Selectia setup.exe pentru instalarea pachetului MS -Office

Odata selectat fisierul executabil, se va activa asa- numitul vrajitor (wizard) de instalare, care propune variante optime, fie de instalare initiala, fie de completare cu noi aplicatii care nu au fost selectate la prima instalare, fie cu repararea unor fisiere care sau descopletat dintr-o eroare sau o exploatare neadecvata. De asemenea, n aceasta faza, poate fi selectata optiunea uninstall, de dezinstalare, n cazul n care doriti sa renuntati la acest pachet de aplicatii.

Figura 1-2 Vrajitorul de instalare si optiunile propuse de acesta

Asa cum se poate observa n figura 1.3. MS-Office XP la instalare ofera urmatoarele aplicatii:

Access for Windows, aplicatie destinata gestionarii bazelor de date; Excel for Windows, pentru calcul tabelar; Outlook for Windows, pentru organizarea activitatii, agenda de lucru si evidenta postei electronice; PowerPoint for Windows, pentru prezentari profesionale; Word for Windows, editor de texte complex.

Apasnd pe butonul virtual Install, respectiv Update, procesul de instalare porneste automat. Install se refera la prima instalare a pachetului pe sistem, iar Update, se refera la eventuale noi modificari n structura de aplicatii (adaugare, renuntare etc.).

Figura 1-3Aplicatiile pachetului MS -Office

CAPITOLUL 2
Microsoft Word for Windows
Pentru a porni programul Microsoft Word, acesta trebuie sa fie instalat pe calculatorul cu care lucrati. Instalarea se face usor, respectand instructiunile ce se afla in pachetul in care ati cumparat produsul. Pentru versiunea XP accesul la aplicatia Word se poate face din meniul Start, optiunea Programs si dublu-click pe iconul Microsoft Word, asa cum este ilustrat n figura 2.1.

Figura 2-1 Accesarea aplicatiei Word din meniul Start

Scurta prezentare a componentelor ecranului Microsoft Word

Odata accesata iconita aferenta aplicatiei Word, n mod implicit aceasta va deschide un prim document gol, intitulat Document1.doc, asa cum este ilustrat n figura 2.2. n limbajul curent, numim acest proces afisarea unei pagini de document goala. Sa identificam elementele de pe aceasta pagina.

Figura 2-2 Aspectul unui document nou

Bara de titlu contine numele programului (Microsoft Word) si numele documentului pe care il editam. Bara de meniuri contine meniul principal al programului Microsoft Word. Bara de unelte standard (meniuri rapide) contine o serie de butoane care ne vor ajuta sa executam rapid anumite proceduri. De altfel, aceaste componente se mai numesc si meniuri rapide . Accesarea acestora se poate efectua numai cu ajutorul mouseului. Acestea, pot fi prezentate pe o singura linie sau pe mai multe. n figura 2.3. sunt ilustrate meniuri rapide desfasurate pe doua linii. Atragem atentia ca o bara de meniuri

rapide multipla (cu multe linii cu meniuri rapide) diminueaza din vizibilitatea zonei de lucru, astfel ca se recomanda rezumarea la 1-2 linii de meniuri rapide.

Figura 2-3 Bara de meniuri rapide

Butoanele care apar n aceasta bara, fara a fi limitata doar la acestea, pot fi: 1. Creaza unui document nou (New); 2. Deschide un fisier existent (Open); 3. Salveaza documentului curent (Save ); 4. Tipareste documentul curent (Print); 5. Previzualizeaza documentul inaintea tiparirii (Print Preview); 6. Verifica ortografia (de obicei in engleza, dar exista si dictionare in alte limbi, inclusiv in limba romana) (Spelling); 7. Muta articolul selectat in Clipboard (Cut); 8. Copiaza articolul selectat in Clipboard (Copy); 9. Transfera articolul din Clipboard in locul unde este pozitionat cursorul (Paste); 10. Copiaza formatarea articolului selectat (Format Painter); 11. Anuleaza operatia de editare anterioara (Undo); 12. Anuleaza actiunea de anulare anterioara (Redo); 13. Formateaza automat un document (AutoFormat); 14. Insereaza o adresa din agenda personala (Insert Address); 15. Creaza un tabel (Insert Table); 16. Insereaza o foaie de calcul Microsoft Excel (Insert Microsoft Excel Worksheet); 17. Schimba formatarea unei coloane (Columns); 18. Afiseaza bara cu instrumente de desen (Drawing); 19. Afiseaza sau ascunde caracterele care nu se tiparesc (Show/Hide); 20. Afiseaza factorul de scalare (zoom) si permite schimbarea acestuia prin intermediul meniului desfasrabil (Zoom Control); 21. Afiseaza sau ascunde bara cu vrajitorul care da mereu sfaturi (TipWizard); 22. Afiseaza asistenta soft pentru o anumita comanda sau pentru o anumita portiune a ecranului (Help);

Pentru aplicatii mai profesioniste, unii utilizatori si configureaza propria bara de meniuri rapide, asa cum vom vedea n paragrafele viitoare. Putem spune, deci, ca Word are proprietati de automatizare, personalizare si configurare n functie de necesitatile utilizatorului. Bara de unelte de formatare a textului este folosita pentru formatari ale caracterelor selectate sau ale paragrafului curent. Ea poate fi folosita numai cu ajutorul mausului. Rigla ne arata marginile documentului, alinierile si locul unde va sari cursorul daca apasam tasta Tab. Zona de lucru contine documentul nostru. Barele de defilare le puteti folosi pentru a va deplasa in cadrul documentului mai repede, cu ajutorul mausului. Linia de stare contine informatii referitoare la document (numarul paginii curente, numarul total de pagini, pozitia cursorului fata de marginea superioara a foii, numarul liniei si al coloanei curente, etc.). Crearea unui document nou

Pentru a crea un document nou se activeaza iconita

sau se alege din meniul superior File/New. In primul caz, va fi deschis un document nou fiind afisata o fereastra goala in care clipeste cursorul care va invita sa treceti la treaba. In cel de-al D

In al doilea caz, apare pe ecran fereastra din figura 2-4.

10

Figura 2-4 Selectia tipului de document nou

Aveti posibilitatea sa va alegeti stilul cum va arata in final documentul vostru. Observati ca in partea stanga a ferestrei este afisat modul (stilul) cum va atata documentul. In acest mod aveti posibilitatea sa creati documente cu un aspect profesional.

11

Deplasarea prin document In cursul lucrului la un document veti avea nevoie adesea sa mutati cursorul text pentru a efectua operatii de editare in diferite zone ale documentului. Mutarea ferestrei de vizualizare cu ajutorul mouse-ului. O linie in sus sau in jos Un ecran in sus sau in jos Oricat in sus sau in jos Dati un clic pe una din sagetile de la extremitatile barei de defilare Dati un clic pe bara de defilare verticala intre cursor si una din sageti Trageti cursorul barei de defilare in sus sau in jos. Daca documentul are mai multe pagini, in timp ce trageti cursorul barei de defilare apare numarul paginii. In momentul in care eliberati Enter-mouse va fi afisata pagina corespunzatoare.

Modificarea pozitiei cursorului se poate face in urmatoarele feluri: Un caracter la stanga sau la dreapta O linie in sus sau in jos Un cuvant la stanga su la dreapta Un paragraf mai sus sau mai jos Sfarsitul sau inceputul unei linii Un ecran in sus sau in jos Apasati tastele cu sageti

Apasati tastele cu sageti Apasati Ctrl + sageata la stanga sau la dreapta Apasati Ctrl + sageata in sus sau in jos Apasati End su Home

Apasati Page Up sau Page Down Apasati Ctrl + Page Up sau Ctrl + Page Down Apasati Ctrl + Home sau Ctrl + End Clic in locul respectiv

Pe primul sau pe ultimul rand afisat pe ecran Inceputul sau documentului sfarsitul

In orice punct de pe ecran

12

Introducerea unui text

Un text nu se introduce oricum, trebuie cunoscute cateva reguli de tehnoredactare computerizata. Daca veti respecta aceste reguli veti avea foarte mult de castigat: 1. Inainte de a incepe introducerea textului este bine sa stabiliti formatul paginii (dimensiuni, margini, numar de coloane, capul de pagina (header), subsolul paginii (footer)), tipul si marimea caracterelor, distanta intre randuri, distanta intre cuvinte, distanta intre caractere, imprimanta cu care se va tipari documentul. 2. Pentru a centra un titlu nu utilizati tasta spatiu. Folositi comanda Center. De asemenea, pentru a linia la dreapta un text, nu folositi spatii. Folositi comanda Align Right. 3. Inceperea unei fraze se face cu apasarea tastei Tab. Nu utilizati spatii pentru inceperea frazei. 4. Terminarea paragrafului se face cu apasarea tastei Enter. Nu folositi tasta spatiu pentru a trece pe randul urmator. 5. Nu apasati pe Enter pentru a trece pe randul urmator in interiorul paragrafului. Trecerea se face automat, de catre program. 6. Semnele de punctuatie se lipesc de cuvantul precedent si sunt urmate de un spatiu. OBSERVATIE: Nu se lasa spatiu dupa semnul de punctuatie la sfarsit de fraza. 7. Trecerea fortata la o alta pagina se face cu comanda Ctrl- Enter. Nu se apasa de mai multe ori pe tasta Enter pentru a trece pe pagina urmatoare.

13

Daca doriti sa folositi caractere romanesti, puteti sa le obtineti astfel:

Combinatia de taste Alt-A Alt-S Alt-R Alt- T Alt-I

Caracterul afisat a s a t i

Combinatia de taste Ctrl-A Ctrl-S Ctrl-R Ctrl-T Ctrl-I

Caracterul afisat A S A T I

Stergerea unui text

Puteti sterge atat caractere unul cate unul, cat si portiuni mai mari din text.

Pentru a sterge un caracter la dreapta cursorului text, apasati taste Del. Pentru a sterge un caracter la stanga cursorului text, apasati Backspace. Pentru a sterge o portiune de text, selectati-o si apoi apasati tasta Del sau Backspace. Selectarea unei portiuni din text

Puteti selecta un text cu mausul sau folosind tastatura. Cu mausul puteti folosi bara de selectare, o coloana nemarcata in marginea stanga a documentului. Deasupra aceste zone, cursorul mausului isi schimba forma intr-o sageata. Iata ce metode putem folosi pentru a selecta un text:

14

Ce se selecteaza Orice portiune

Cum se actioneaza

- Se muta cursorul la inceputul zonei care se doreste a fi selectata, apoi se dragheaza zona cu tasta Enter- mouse. - Se muta cursorul la inceputul zonei care se doreste a fi selectata, apoi se apasa tasta Shift si, mentinand-o apasata, se muta cursorul text la sfarsitul portiunii folosind tastele de deplasare. Executati dublu clic pe cuvant Apasati tasta Ctrl si executati un clic oriunde in propozitie Executati un clic pe bara de selectie in dreptul liniei Trageti in zona barei de selectie langa liniile dorite Executati dublu clic pe bara de selectie in dreptul paragrafului - Apasati tasta Ctrl si executati un clic oriunde pe bara de selectie - Apasati Ctrl+5 (Atentie! 5 de la tastatura numerica)

Un cuvant O propozitie O linie

Cateva linii Un paragraf Tot documentul

Pentru a abandona o selectie, dati un clic cu mausul oriunde in zona de editare sau folositi tastatura pentru a muta cursorul text. Salvarea documentelor Cand creati un document nou in Microsoft Word, el este pastrat temporar in memoria calculatorului sub numele implicit Document n, unde n este un numar ce creste cu 1 pentru fiecare nou document. Documentul este memorat numai pana cand parasiti programul sau pana cand inchideti calculatorul. Pentru a- l pastra si a- l regasi ulterior, el trebuie salvat pe disc. Pentru aceasta se foloseste comanda File/Save sau butonul

din bara de unelte standard.

15

Cand salvati un document pentru prima oara, trebuie sa- i dati un nume. Selectand File/Save pentru un document nou ("nebotezat"), sau selectand File/Save As pentru orice document, Microsoft Word afiseaza fereastra de dialog din figura. Se executa urmatoarea succesiune: 1. Se introduce numele fisierului (Zona File name ); 2. Se alege discul si directorul (Zona Save in); 3. Se apasa butonul Save. In zona File name completati numele fisierului astfel incat sa sugereze cat mai bine continutul fisierului. Apoi actionati butonul Save. Microsoft Word adauga la salvare in mod automat extensia .doc la numele ales. In cazul in care doriti sa salvati documentul sub un alt nume (de exemplu, atunci cand doriti sa pastrati versiunea originala a unui document sub vechea denumire si o versiune modificata sub un alt nume) apelati la File/Save As. Pe masura ce lucrati la un document este necesar sa il salvati din cand in cand. Se mai intampla sa se blocheze calculatorul sau sa fie o cadere de tensiune. In aceste cazuri se pierde tot documentul din memorie. Veti putea regasi numai ce este salvat pe disc. Pentru a va elibera de acest stres puteti face o setare in Microsoft Word care sa va scuteasca de salvarile intermediare. Iata cum puteti proceda:

16

1. Alegeti din meniul superior Tools/Options. Dupa un clic pe butonul Save, va apare fereastra de dialog din figura. 2. Stabiliti durata dupa care sa se faca salvarea automata (in exemplul dat, se fac salvari din 15 in 15 minute). 3. Apasati pe butonul OK.

Iesirea din programul Microsoft Word

Cand ati terminat de folosit editorul Microsoft Word puteti iesi din program apasand Alt-F4, dand un clic pe sau selectand din meniu File/Exit. In cazul in care ati

lucrat la un document si nu l ati salvat, Microsoft Word va atentioneaza asupra acestui lucru si va ofera posibilitatea sa il salvati pe disc.

17

Regasirea documentelor Microsoft Word

Pentru a incarca orice document creat anterior pentru a- l modifica sau tipari se procedeaza astfel: 1. Selectati File/Open din meniul superior sau actionati asupra butonului

din bara de unelte standard. Apare fereastra de dialog din figura.

2. Daca directorul afisat nu este cel dorit, se alege discul si directorul din meniul desfasurabil Look in. 3. Se alege fisierul dorit cu un dublu clic. Controlul modului de afisare pe ecran Microsoft Word ofera patru moduri diferite in care se poate afisa documentul pe ecran: 1. Modul Normal; 2. Modul Schita (Outline); 3. Modul Pagina (Page Layout); 4. Modul Corp de litera unic (Draft Font) 5. Modul Ecran Plin (Full Screen). 18

1. Modul Normal Acesta este modul implicit al programului Microsoft Word. In acest mod sunt vizibile pe ecran toate formatarile textului. Caracterele apar pe ecran asa cum vor aparea tiparite la imprimanta. Totusi, unele elemente ale paginii sunt simplificate, pentru a mari viteza de editare a documentului. De exemplu, antetele si notele de subsol nu sunt afisate. Pentru afisarea documentului in modul Normal exista doua posibilitati: a. Apelati din meniul superior View/Normal; b. Dati un clic pe butonul a zonei de editare. 2. Modul Schita (Outline) Este utilizat pentru a examina structura documentului. Puteti proceda astfel incat sa se vada numai titlurile din document, fara textul subordonat. Titlurile impreuna cu textul pot fi aranjate si mutate in alte locuri. Pentru a va putea folosi de aceste facilitati este necesar ca titlurile documentului sa posede stilul titlu, o procedura pe care o veti invata mai tarziu. Pentru afisarea documentului in modul Schita exista doua posibilitati: a. Apelati din me niul superior View/Outline; b. Dati un clic pe butonul a zonei de editare. 3. Modul Pagina (Page Layout) Modul Pagina afiseaza documentul exact la fel cum va apare pe pagina tiparita la imprimanta. Antetul si subsolul, toate detaliile de asezare pe pagina apar pe ecran (WYSIWYG). Puteti efectua editarea in mod Pagina, si este chiar recomandat atunci cand aveti de pus la punct detalii ale documentului. Calculatorul va fi insa ceva mai lent, deoarece este mai solicitat. Pentru afisarea documentului in modul Pagina exista doua posibilitati: a. Apelati din meniul superior View/Page Layout ; b. Dati un clic pe butonul a zonei de editare. aflat in grupul de trei butoane din coltul din stanga-jos aflat in grupul de trei butoane din coltul din stanga-jos aflat in grupul de trei butoane din coltul din stanga-jos

19

4. Modul Corp de litera unic (Draft Font) Modul Corp de litera unic poate fi apelat numai in modurile Normal si Schita. In acest mod va fi folosit un singur fel de litera pentru afisarea pe ecran, iar atributele textului (italic, bold, etc.) sunt indicate prin subliniere. Acest mod de afisare permite o editare si o afisare rapida si este util cand va concentrati pe continutul documentului, nu pe aspectul sau. Pentru a activa si dezactiva acest mod se procedeaza astfel: 1. Selectati Tools/Options pentru a afisa fereastra de dialog Optiuni (Options). 2. Daca este nevoie, dati un clic pe butonul View pentru a vizualiza optiunile de afisare. 3. Selectati Draft Font pentru a activa (caseta de validare bifata) sau dezactiva (caseta de validare nebifata) modul Corp de litera unic. 4. Selectati OK. 5. Modul Ecran Plin (Full Screen) Pentru a vedea cat mai mult text pe ecran, selectati View/Full Screen. In acest mod barele de titlu, de meniuri, cu unelte, linia de stare si alte elemente ale programului Microsoft Word sunt ascunse pentru a permite afisarea pe intreg ecranul a zonei de lucru. Pentru a dezactiva acest mod, dati un clic cu mausul pe pictograma Full din coltul din dreapta-jos sau apasati tasta ESC.

Afisarea riglei si a barei cu unelte

In mod implicit, Microsoft Word afiseaza rigla, bara cu unelte standard si cea cu unelte de f ormatare a textului deasupra zonei de lucru. Daca nu aveti nevoie de ele si doriti sa mariti zona de lucru, le puteti ascunde. Afisarea sau ascunderea riglei se face selectand din meniul View optiunea Ruler. Barele cu unelte pot fi controlate cu ajutorul ferestrei de dialog activate cu View/Toolbars. Activati sau dezactivati optiunile, apoi selectati OK.

20

Focalizarea ecranului (Zoom)

Marimea de afisare a a documentului pe ecran poate fi controlata selectand View/Zoom. Pe ecran apare fereastra de dialog prezentata in figura.

Se poate opta pentru o alta focalizare a ecranului cu un clic pe unul din cele 6 butoane radio sau alegand procentul dorit in zona Percent. Optiunea Page Width face ca Microsoft Word sa aleaga automat un factor de scalare astfel incat pe ecran sa fie afisata intreaga latime a paginii. Optiunea Whole Page va face ca intreaga pagina sa fie afisata pe ecran. Puteti sa selectati Many Pages pentru a afisa doua sau mai multe pagini deoadata. Dati un clic pe butonul amplasat sub optiune si trageti pana cand se ajunge la numarul de pagini dorit. Puteti modifica mai rapid focalizarea ecranului utilizand butonul

din bara cu unelte standard.

Setarea dimensiunilor paginii si a pozitiei paginii

Setarea dimensiunilor paginii este bine sa se faca de la inceput, inainte de a introduce textul. De cele mai multe ori folosim o hartie format A4.

21

Programul Microsoft Word nu are setate implicit dimensiunile formatului A4. Pentru a apela meniul necesar stabilirii unui nou format de pagina se apeleaza din meniul principal File/Page Setup.

Se alege din meniul desfasurabil Paper Size formatul dorit. Daca nici unul din formatele afisate nu va convin, puteti sa modificati valorile din celulele Width si Height. Puteti sa optati si pentru modul cum doriti sa apara scris documentul Portrait sau Landscape. Un clic pe butonul Default va face ca setarile facute sa fie setari implicite. De fiecare data cand deschideti un fisier nou (File/New) setarile de pagina sunt cele implicite (Default). S-ar putea sa fie afisate dimensiunile in inch (acesta este de fapt modul implicit in Microsoft Word). Puteti cere sa fie afisate dimensiunile in centimetri daca procedati in felul urmator: 1. Se apeleaza Tools/Options/General; 2. Se alege din meniul desfasurabil Measurement Units optiunea Centimeters. Am hotarat ca vom introduce hartia "in picioare" (Portrait). Daca vom seta in Microsoft Word apeland File/PageSetup/Paper Size optiunea Landscape, imprimanta va scrie rotit 90 de grade, ca si cand am fi facut setarea imprimantei pentru formatul A4 Landcape. Intelegand acest lucru, nu veti face o greseala destul de des intalnita: sa introduceti hartia in imprimanta "culcat" (Landscape).

22

Setarea marginilor

Rigla afisata deasupra zonei de lucru permite o setare usoara a marginilor. Puteti ajusta "din ochi" marginea din stanga sau cea din dreapta, insa numai in modul Pagina (Page Layout). Pentru aceasta, trageti cu mausul extremitatea stanga sau dreapta a barei albe din rigla. Tragerea o faceti numai dupa ce aspectul cursorului mausului se modifica intr-o sageata cu doua capete. Modificarea marginilor afecteaza intregul document. Asemanator se procedeaza cu rigla verticala pentru a seta marginea superioara sau inferioara a paginii. Puteti sa modificati marginile si daca apelati din meniul superior File/Page Setup/Margins. Va fi afisata fereastra din figura. Aici setati dimensiunile: 1. Top = marginea superioara;

Fig. 12 2. Bottom = marginea inferioara; 3. Left = marginea din stanga; 4. Right = marginea din dreapta; Gutter = spatiul suplimentar alocat pentru marginea din stanga; 1. Header = spatiul alocat pentru antetul de pagina; 2. Footer = spatiul alocat pentru subsol; 23

Mirror Margins = aceasta caseta de validare se bifeaza daca se doreste listarea pe ambele parti ale foii; in acest fel, fisia de indosariere va fi la paginile impare in partea stanga, iar la paginile pare, pe partea dreapta. Apply To = meniu desfasurabil care ofera posibilitatea sa alegeti una din variantele: a. Whole Document = setarile sa aiba efect asupra intregului document; b. This Point Forward = setarile sa aiba efect incepand cu pozitia de la care se afla pozitionat cursorul.

Schimbarea distantei intre randuri

Putem modifica spatiul dintre randuri daca apelam Format/Paragraph. Va fi afisata fereastra de dialog din figura:

Setarile pe care le faceti in aceasta fereastra de dialog afecteaza textul selectat sau, daca nu s-a facut nici o selectare, va fi afectat paragraful curent si toate paragrafele care vor fi introduse in continuare. Pentru a modifica distanta intre rand uri apelati la meniul desfasurabil Line Spacing. Iata ce inseamna optiunile afisate: 1. Single = distantare la un rand;

24

2. Lines = distantare la un rand si jumatate; 3. Double = distantare la doua randuri; 4. At Least = distanta intre randuri va avea cel putin valoarea din casuta At; Microsoft Word va creste aceasta valoare daca randurile contin caractere mari; 5. Exactly = spatiul dintre randuri va fi exact valoarea pe care o introduceti in casuta At. 6. Multiple = seteaza distanta pentru mai multe randuri. In casuta At se va introduce distanta dorita, asigurandu- va in prealabil ca literele mari vor incapea. Stabilirea marginilor paragrafului Microsoft Word va permite sa stabiliti in mod independent marginea din stanga, din dreapta si marginea primei linii de paragraf. Margine de paragraf = distanta dintre marginea textului din paragraf si marginea paginii (setata cu File/Page Setup/Margins).

Stabilirea marginilor paragrafului utilizand rigla

Cea mai simpla cale de a stabili marginile unui paragraf se bazeaza pe rigla si pa maus. Pentru a afisa rigla trebuie sa fie activ modul de afisare Page Layout si sa fie activata rigla (View/Ruler). Pentru a stabili marginea stanga a primului rand din aliniat, trageti cursorul "Aliniatul primului rand"; Pentru a stabili marginea paragrafului cu exceptia primei linii, trageti cursorul "Aliniatul randurilor urmatoare din paragraf"; Pentru a stabili marginea din dreapta a paragrafului, trageti cursorul "Aliniat la dreapta".

25

Daca selectati in prealabil cateva paragrafe, noua aliniere va afecta numai paragrafele selectate. Daca nu ati selectat nimic, noua aliniere va afecta numai paragrafele ce urmeaza sa le introduceti in continuare. Stabilirea marginilor paragrafului utilizand fereastra de dialog.

Marginile paragrafului pot fi stabilite apeland fereastra de dialog cu Format/Paragraph. Daca este necesar, dati un clic pe Indents and Spacing pentru a afisa optiunile referitoare la alinieri si distanta intre linii. In zona Indentation dati un clic pe sageata in sus sau in jos din casuta Left sau Right pentru a creste sau descreste marginile din stanga sau dreapta a aliniatului. Pentru aliniatul nou, selectati din meniul desfasurabil Special tipul de aliniat nou: First Line = daca primul rand din paragraf este mai departat de marginea foii fata de restul randurilor din paragraf; Hanging = daca primul rand din paragraf este mai apropiat de marginea foii fata de restul randurilor din paragraf; None = daca toate randurile din paragraf sunt egal departate de marginea foii. Dati clic pe OK pentru a avea efect setarile facute. Aceste setari afecteaza portiunea selectata sau orice text ce va fi introdus in continuare.

26

Alinierea textului

Microsoft Word ofera cinci moduri de aliniere a textului:

Left = aliniaza textul fata de marginea din stanga; Right = aliniaza textul fata de marginea din dreapta; Full = aliniaza textul fata de ambele margini (acest indrumar de laborator a fost aliniat "Full");

Center = centreaza textul pe latimea paginii; None = textul nu este aliniat. Pentru a schimba alinierea unui paragraf (sau mai multor paragrafe) se selecteaza

zona si apoi se da un clic pe una din cele patru iconite din bara de unelte de formatare a textului.

Formatarea caracterelor

Termenul de formatare a caracterelor se refera la atributele pe care le au caracterele intr-un document. Stabilirea formei caracterelor (Stabilirea fontului). Exista stiluri diferite pentru caractere. In romaneste a fost preluat din limba engleza termenul de Font. Fiecare stil de caractere poarta o denumire. Acest indrumar a fost scris cu fontul Times New Roman CE. Pentru a modifica fontul se apeleaza Format/Font. Apare fereastra de dialog din figura .

27

Se alege cu tastele cu sageti fontul dorit. In fereastra de previzualizare (Preview) puteti vedea forma caracterelor. Stabilirea marimii caracterelor. Marimea fontului este specificata in puncte. Un punct este 1/72 dintr-un inch, deci cca. 0,352 mm). Marimea se stabileste din aceeasi fereastra de dialog. Scrieti in caseta de text Size valoarea dorita sau alegeti-o din lista derulanta. Stabilirea efectelor. Bifati sau debifati casetele de validare Effects. Observati ce se intampla in fereastra de previzualizare ( review). In final, lasati toate casetele de P validare nebifate. Aici trebuie facuta o singura observatie. Ce inseamna Hidden? Se bifeaza aceasta optiune numai pentru textele care doriti sa nu apara scrise la imprimanta (comentarii, notite, etc.).

28

Schimbarea fontului unui text existent

Puteti schimba fontul si/sau marimea oricarei portiuni de text din document astfel: 1. Selectati textul. Daca portiunea selectata contine un sigur tip de font si marime, acestea sunt afisate pe bara de unelte de formatare, altfel, casutele corespunzatoare vor fi goale; 2. Pentru a schimba fontul, deschideti meniul desfasurabil " Modificarea fontului". Executati un clic pe sageata in jos sau, folosind tastatura, apasati Ctrl+Shift+F, apoi Z . 3. Selectati fontul dorit executand un clic cu mausul pe numele sau sau, folosind tastele Z , si apoi Enter. 4. Pentru a schimba marimea fontului, deschideti meniul desfasurabil

"Modificareamarimii fontului" si printr-un clic alegeti marimea dorita. Daca doriti sa folositi tastatura, apasati Ctrl+Shift+P pentru a deschide meniul desfasurabil, apoi alegeti marimea dorita cu ajutorul sagetilor, in final apasati Enter.

29

Schimbarea fontului la textul ce urmeaza a fi introdus.

Puteti schimba font ul astfel: 1. Mutati cursorul in locul unde urmeaza sa introduceti textul; 2. Urmati aceiasi pasi ca la schimbarea fontului unui text existent, fara a selecta in prealabil textul; 3. Introduceti textul, care va avea fontul specificat. Alte portiuni de text ale documentului nu vor fi afectate. Ingrosari, sublinieri si inclinate. Aceste atribute sunt controlate prin butoanele B, I si U. Pentru a aplica un atribut textului pe care il introduceti: 1. Mutati cursorul text in locul unde doriti sa introduceti textul; 2. Executati un clic pe butonul (butoanele) de formatare pentru a le activa (dezactiva) dupa dorinta. Pe bara cu unelte de formatare, butonul corespunzator fiecarui atribut activat apare apasat; 3. Introduceti textul; 4. Pentru a dezactiva un atribut, executati din nou clic pe butonul corespunzator. Pentru a schimba atributele unui text existent: 1. Selectati textul; 2. Dati un clic pe butoanele corespunzatoare din bara de formatare. Observatie: Daca este activ modul de afisare " font unic" (Draft Font ), prezenta unor atribute ale caracterelor este semnalizata prin subliniere. In toate celelalte moduri, textul este afisat pe ecran cu toate atributele sale.

Tiparirea documentelor

Pentru a tipari un document trebuie ca mai intai imprimanta sa fie instalata si selectata ca imprimanta implicita. Imprimanta trebuie pornita si pusa in stare " regatit" p (on line). Am discutat pe larg despre aceasta problema, nu vom mai reveni. Vom vedea numai ce trebuie facut in Microsoft Word. Pentru a tipari intreg documentul folosind setarile curente vom proceda astfel:

30

1. Selectati File/Print sau apazsati Ctrl+P. Va fi afisata fereastra de dialog din figura. 2. Selectati OK.

Daca doriti sa faceti o tiparire rapida, adica fara sa mai treceti prin dialogul de tiparire , executati un clic pe butonul Print din bara de unelte:

Daca se doreste tiparirea unei singure pagini, se procedeaza astfel: 1. Se pozitioneaza cursorul pe pagina respectiva; 2. Se apeleaza File/Print (sau Ctrl+P) pentru a fi afisata fereastra de dialog din figura; 3. In zona Page Range selectati Current Page, pentru a tipari pagina curenta (pagina curenta = pagina pe care se gaseste cursorul). Daca doriti sa tipariti mai multe pagini, se procedeaza astfel: 1. Se apeleaza File/Print (sau Ctrl+P) pentru a fi afisata fereastra de dialog din figura; 2. In zona Page Range selectati Pages, apoi completati caseta de text. De exemplu, daca dorim sa tiparim primele 3 pagini, paginile 5, 8, 9, 10 si toate celelalte pagini incepand cu pagina 12 vom scrie astfel: -3,5,8-10,12Daca doriti sa tipariti mai multe exemplare, puteti alege numarul dorit completand caseta Number of copies. Daca bifati caseta de validare Collate, va fi tiparit intreg documentul, apoi se va reincepe al doilea exemplar, s.a.m.d. Daca nu bifati casuta de 31

validare vor fi tiparite toate exemplarelepentru prima pagina, apoi toate exemplarele pentru cea de a doua, s.a.m.d. In zona Print exista meniul desfasurabil cu optiunea implicita Print All Pages in Range. Dati un clic pe sageata in jos. Vor apare celelalte doua optiuni: Odd Pages si Even Pages. Optiunea Odd Pages va face sa fie tiparite paginile impare. Even Pages va face sa fie tiparite paginile pare. Deci, atunci cand avem o imprimanta cu alimentare si se doreste tiparirea unui document pe ambele parti, se va lista mai intai cu optiunea Odd Pages, apoi se va lista cu optiunea Even Pages partea cealalta a foii. Daca veti da un clic pe butonul Properties veti recunoaste fereastra de dialog pentru setarea imprimantei. In coltul din dreapta-jos a ferestrei de dialog exista un buton Options. Un clic pe acest buton va face sa apara fereastra de dialog din figura. Draft Output = Produce o tiparire "in ciorna" care este mai rapida, insa nu respecta formatarile textului si se

pierde din calitatea imaginilor grafice. Reverse Print Order = Tiparire in ordine inversa a paginilor. Este utila in cazul

imprimantelor cu alimentare automata a hartiei (numai la cele care aseaza hartia pe suport cu fata in sus)

Update Fields = Reactualizeaza in mod automat inainte de tiparire campurile de date ale documentului (cu exceptia celor blocate). Update Links = Reactualizeaza in mod automat toate legaturile cu fisiere externe introduse in document. De exemplu, daca ati modificat un fisier cu un desen, automat este modificat si in Microsoft Word.

32

Background Printing = Tipareste "in fundal". Adica, in timp ce imprimanta tipareste, puteti lucra la un alt document. Summary Info = Tipareste pe ultima pagina sumarul documentului. Continutul acestui sumar se stabileste cu File/Properties/Summary. Daca doriti sa vedeti cum va arata documentul pe foaia de hartie inainte de a- l tipari, selectati File/Print Preview.

Pagina curenta este afisata la fel cum va apare la imprimanta. Folosind tastele PageUp si PageDown sau, daca preferati mausul, folosind bara de defilare, puteti vedea si celelalte pagini. Executati un clic pe butonul Multiple Pages si apoi trageti cu mausul deasupra numarului de pagini dorite pentru a afisa mai multe pagini. Puteti mari sau micsora pagina vizualizata folosind lista (desfasurabila) cu coeficientii " zoom". Puteti apasa pe butonul de tiparire ( rint). Daca doriti sa inchideti fereastra de previzualizare ( rint P P Preview) executati un clic pe butonul Close.

33

Mutarea si copierea textului

Deja stiti cum se selecteaza un text. Ati invatat cum sa selectati o portiune de text pentru a o sterge. Folositi aceeasi metoda daca doriti sa selectati un text pentru a- l muta sau sterge. Textul selectat este afisat pe fond negru. Inainte de a va invata cum se copiaza sau se muta un text, veti afla cate ceva despre: Memoria temporara (Clipboard) Memoria temporara (clipboard-ul) este un loc unde, in mediul Windows, se pot pastra temporar date de orice tip. Puteti copia textul selectat in clipboard si apoi sa-l amplasati oriunde in documentul vostru.

Copierea textului

1. Selectati textul ce urmeaza a fi copiat. Textul selectat este afisat pe fond negru. 2. Selectati Edit/Copy sau executati un clic pe butonul Copy Puteti sa folositi si scurtatura (short-cut) Ctrl+C. 3. Mutati cursorul de text in locul unde doriti sa copiati textul. 4. Selectati Edit/Paste sau dati un clic pe butonul Paste din bara de unelte din bara cu unelte.

standard. Puteti sa folositi si combinatia de taste Ctrl+ V. Dupa una din aceste manevre, textul este inserat la noua pozitie. Observatie: Puteti insera acelasi text din memoria temporara de mai multe ori. De fiecare data textul copiat ramane neschimbat, pana la incheierea sesiunii de lucru in Windows sau pana cand copiati altceva in memoria temporara. O cale mai scurta pentru a copia textul selectat este copierea cu ajutorul mausului: 1. Selectati textul; 2. Mutati cursorul mausului in locul unde doriti sa copiati textul; 3. Apasati Ctrl+Shift si butonul din dreapta al mausului. Mutarea textului Textul poate fi mutat dintr- un loc in altul. Cand il mutati, el este sters din locul initial si inserat in locul de destinatie.

34

Iata cum puteti muta un text: 1. Selectati textul ce trebuie mutat. 2. Selectati Edit/Cut sau executati un clic pe butonul Cut din bara de unelte standard. Desigur, puteti folosi si scurtatura Ctrl+X. In urma uneia din manevrele prezentate, textul selectat estesters din document si mutat in memoria temporara (clipboard). 3. Mutati cursorul text in locul unde se doreste sa se execute mutarea. 4. Selectati Edit/Paste sau executati un clic pe butonul Paste din bara de unelte

standard. Puteti sa folositi si combinatia de taste Ctrl+V. Dupa una din aceste manevre, textul este copiat din Clipboard la noua pozitie. O cale mai scurta pentru a muta textul selectat este cu ajutorul mausului: 1. Selectati textul ce trebuie mutat; 2. Mutati cursorul mausului deasupra zonei selectate, apasati Enter- mouse si trageti cu mausul textul in locul in care doriti sa se efectueze mutarea. Pe parcursul acestei manevre, o linie punctata verticala va indica locul unde va fi inserat textul. 3. In momentul in care linia punctata verticala este pozitionata pe locul unde doriti sa efectuati mutarea, se elibereaza tasta Enter- mouse.

Cautarea unui text

Puteti cauta aparitiile unui anumit text in document. Daca a fost selectat in prealabil o anumita zona, cautarea se va executa numai in acea portiune. Altfel, cautarea se va executa in tot documentul. Pentru a cauta un text, parcurgeti urmatoarele etape: 1.Selectati Edit/Find. Va fi afisata fereastra de dialog din figura. 2. In casuta Find What se introduce textul cautat 3. Optional, se pot de

comp leta validare:

casetele

35

Match Case Bifati daca sunt importante literele mari sau mici. Daca nu bifati, Microsoft Word nu va tine seama de faptul ca sunt litere mari sau mici.

Find Whole Words Only Bifati daca doriti sa fie cautate numai cuvintele intregi. Cu acesta optiune dezactivata, atunci cand se cere cautarea cuvantului tricot, vor fi gasite si orice alte cuvinte care contin tricot: tricotaje, tricotat, etc.

Use Pattern Matching Bifati pentru a putea folosi operatorii de cautare speciali apelabili cu un clic pe butonul Special.

Sounds Like Bifati daca doriti sa cautati si cuvinte care suna asemanator in limba engleza, dar care se scriu diferit .

Find All Word Forms Bifati pentru a gasi toate formele gramaticale ale unui cuvant. De exemplu, daca se cauta cuvantul sit, vor fi gasite si cuvintele sitting si sat.

4. In meniul desfasurabil Search, alegeti All - daca doriti sa se execute cautarea in tot documentul, Down - daca doriti sa se caute pana la sfarsitul documentului si Up - pentru a se cauta pana la inceputul documentului. 5. Selectati Find Next pentru a cauta in document textul care corespunde modelului cautarii. Daca il gaseste, il selecteaza si il afiseaza, reactivand dialogul de cautare. Puteti opta intre Find Next pentru a continua cautarea sau Cancel, pentru a renunta. Dupa ce s-a cautat o portiune a documentului si s-a ajuns la capat sunteti intrebat daca doriti sa se continue cautarea si in celalalt sens (spre inceput sau spre sfarsitul documentului. Odata parcurs intreg documentul, cautarea este intrerupta si este afisat un mesaj de instiintare. Puteti folosi meniul Format daca dati un clic pe butonul cu acelasi nume. Va apare meniul din figura. Puteti sa cautati un un anumit font, tip de paragraf, anumite setari pentru tabulatori, chenare

36

(frame-uri) sau chiar texte scrise cu un anumit stil. Trebuie facuta observatia ca textul poate sa lipseasca din caseta de text Find What. Inlocuirea automata a textului Apelarea ferestrei de dialog pentru inlocuirea automata a unui text se face cu Edit/Replace .

1. Se

completeaza

caseta de text Find What cu textul

care se doreste sa fie inlocuit. 2. In caseta de text Replace With se introduce text. 3. Meniu desfasurabil Search este similar cu cel de la cautarea unui text (Find). 4. Dupa ce ati dat un clic pe butonul Find Next, aveti de ales intre:
o

noul

A selecta Replace - pentru ca textul gasit sa fie inlocuit cu noul text. Microsoft Word va cauta automat urmatoarea aparitie a modelului cautat.

A selecta Find Next pentru ca textul gasit sa ramana nemodificat si sa fie gasita urmatoarea aparitie a modelului.

1. A selecta Replace All pentru a fi inlocuite toate aparitiile ramase ale modelului cautat. 2. Puteti folosi meniul Special care apare cu un clic pe butonul cu acelasi nume.

37

Acest meniu este foarte util atunci cand dorim sa cautam caractere speciale. Iata doua exemple de inlocuire pe care le recomand sa fie executate la fiecare document, in special la cele cu dimensiuni mari. 1. Inlocuirea cratimei (semnul "- ") cu caracterul special <Nonbraking Hyphen>. Mai intai se completeaza caseta de text Find What cu caracterul -. Apoi se pozitioneaza cursorul pe caseta de text Replace With si se apasa butonul Special. Se alege din meniul afisat (fig. 27) optiunea " onbraking Hyphen". Se apasa in N final butonul Replace All. De ce este utila aceasta metoda? Exista posibilitatea ca semnul " " sa fie luat in considerare ca liniuta de despartire si ceea ce apare scris dupa cratima sa fie trecut pe linia urmatoare. De exemplu: "n-au" ar putea fi scris pe doua randuri diferite ("au" sa fie trecut pe randul urmator). 2. Inlocuirea textului "fig. " cu "fig.<Nonbraking Space>". Adica spatiul dintre "fig." si numarul figurii sa fie inlocuit cu <Nonbraking Space>. In acest fel, se evita situatia neplacuta ca numarul figurii sa fie trecut pe randul urmator (atunci cand numarul figurii nu mai incape pe randul respectiv). Textul "Fig. 1" este vazut ca un singur cuvant si este trecut in totalitate pe randul urmator.

Folosirea modelelor (Template)

Fiecare document creat cu Microsoft Word este bazat pe un anumit model (template). Un model este un sablon pe care se bazeaza un document. Modelul poate contine elemente de grafica, de formatare si anumite texte ce raman neschimbate. De asemenea, poate contine stiluri de paragrafe, intrari de glosar si macrouri (toate acestea vor fi prezentate mai tarziu). Orice document bazat pe un model mosteneste automat toate elementele acelui model. Microsoft Word contine cateva modele predefinite. Puteti insa sa creati modele proprii, marindu-va productivitatea pentru tipuri de documente pe care le folositi frecvent. De exemplu, daca scrieti multe scrisori de afaceri, puteti crea un model de scrisoare care sa contina deja un antet al companiei, formulari de introducere si de incheiere.

38

In mod implicit, Microsoft Word foloseste pentru documente modelul NORMAL, livrat in setul de instalare al programului. Acesta este un model sarac, contine putine stiluride paragrafe. Alte modele Word sunt binevenite in diverse domenii, in afaceri sau treburi personale. Modelele sunt pastrate in fisiere cu extensia .DOT in catalogul Word. Folosirea unui model

Cand creati un document nou, trebuie sa specificati ce model doriti sa aiba. Pentru a incepe un document nou, procedati astfel: 1. Selectati File New. Dialogul de creare a documentelor va fi afisat.

Verificati daca este activ butonul radio Document. 1. Actionati butonul cu domeniul dorit si apoi alegeti modelul. Puteti previzualiza modelul in zona Preview. 2. Selectati OK. Pentru a crea rapid un document nou bazat pe modelul NORMAL, dati un clic pe butonul New Document de pe bara cu unelte standard. Crearea unui model nou

Pentru a crea un nou model, parcurgeti urmatoarea succesiune de comenzi: 1. Selectati File/New. Va fi afisata fereastra de dialog din figura. 2. Activati butonul radio Template. 3. Selectati OK. Va fi creat un document gol cu un nume implicit Template1.

39

4. Introduceti textul ce va ramane neschimbat la toate documentele si alte obiecte ce doriti sa faca parte din model. 5. Selectati File Save. Este afisata fereastra de dialog pentru denumirea fisierelor noi. 6. In casuta File Name introduceti numele fisierului care va pastra modelul. 7. Selectati butonul OK. Modelul este salvat in fisierul specificat cu extensia .DOT. Noul model va apare in fereastra de dialog apelabila cu File/New.

Modificarea unui model existent

Puteti incarca orice model de pe disc pentru a- l modifica. Il puteti salva apoi sub vechiul nume sau sub un nume nou. Pentru a modifica un model, procedati astfel: 1. Selectati File Open. Va fi afisata fereastra de dialog pentru incarcarea documentelor. 2. Din meniul desfasurabil Files of type selectati Document Templates. 3. Daca este necesar, selectati unitatea de disc si directorul utilizand meniul desfasurabil Look in (Modelele sunt pastrate in directorul

C:\MSOffice\Templates).

40

1. Selectati numel modelului pe care doriti sa- l modificati. 2. Faceti modificarile dorite. 3.Salvati fisierul modificat folosind acelasi nume selectand File/Save, sau un alt nume selectand File/Save As. Observatie: Daca modificati textul unui model, modificarile nu vor afecta documentele create anterior bazate pe acesta.

Numerotarea paginilor

Numerotarea peginilor se impune in special la documentele lungi. Numai daca numerotam paginile putem crea un cuprins. Microsoft Word face in mod automat numerotarea paginilor. Iata cum: 1. Selectati Insert/Page Numbers. Va apare fereastra de dialog din figura.

41

1. Din meniul desfasurabil Position selectati pozitia dorita in pagina:

o o

in antet (Top of Page); in subsol (Bottom of Page).

2. Din meniul desfasurabil Alignment selectati pozitia pe latimea paginii:

o o o o o

in stanga (Left); in dreapta (Right); in mijloc (Center); langa cotor (Inside); pe partea opusa cotorului (Outside).

3. Un clic pe butonul Format va face sa apara fereastra de dialog din figura.

Puteti alege si alte formate de afisare a paginii (cu litere, cifre romane, etc) folosind meniul desfasurabil Number Format. Tot in aceasta fereastra puteti cere sa fie inclusa in paginare si numarul capitolului.

42

Paginarea incepand cu un anumit numar este utila in cazul in care scriem o carte in mai multe fisiere.

Antetul si subsolul paginii

Antetul este un text tiparit in partea de sus a fiecarei pagini. Subsolul este un text tiparit in partea de jos a fiecarei pagini. Un antet sau un subsol poate fi simplu (de exemplu, numerotarea paginilor), dar poate fi si complicat (de exemplu antetul de prezentare a unei societati comerciale, contine sigla, adersa, telefon, fax, etc.). Pentru adaugarea sau editarea unui antet sau a unui subsol, parcurgeti urmatoarele etape: 1. Selectati View/Header and Footer. In urma acestei comenzi, Microsoft Word afiseaza antetul si subsolul paginii curente inconjurate de o linie punctata (linia punctata nu este tiparita la imprimanta). 2. Editati antetul sau subsolul prin metodele uzuale.

3. Daca doriti inserarea datei, a orei sau a numarului paginii, selectati butoanele Date, Time sau Page Number din bara de unelte pentru antete si subsoluri. 4. Selectati butoanele Show Next si Show Previous pentru a comuta intre diferitele antete si subsoluri. Pe masura editarii, fiecare antet sau subsol va fi etichetat (de exemplu" First Page Header, Odd Page Footer, etc.). 5. Cand ati terminat editarea, dati un clic pe butonul Close de pe bara cu unelte pentru antete si subsoluri.

Stergerea antetelor sau a subsolurilor

1. Selectati View/Header and Footer. 2. Selectati tot textul din antet sau subsol. 3. Apasati tasta Delete. 4. Apasati butonul Close de pe bara cu unelte pentru antete si subsoluri.

43

Crearea de antete si subsoluri diferite pentru anumite pagini

In mod implicit, Microsoft Word foloseste acelasi antet si acelasi subsol pentru toate paginile documentului.Se poate stabili ca Microsoft Word sa foloseasca un antet sau un subsol pe prima pagina a documentului si altul, pentru toate celelalte. De asemenea, se poate stabili un antet sau un subsol pentru paginile pare (Even) sau pentru paginile impare (Odd). Pentru a activa una sau amandoua aceste optiuni procedati astfel: 1. Selectati View/Header and Footer. 2. Dati un clic pe butonul Page Setup. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

1. Daca este cazul, dati un clic pe eticheta Layout pentru a fi afisate optiunile de aspect al paginii. 2. In zona Headers adn Footers activati sau dezactivati optiunile Odd and Even pentru antet si subsol diferit pe paginile pare si impare si Different First Page pentru antet diferit pe prima pagina. 3. In zona Apply to alegeti daca doriti ca setarile pe care le faceti sa aiba efect pentru intregul document (Whole Document) sau numai incepand cu pagina curenta . 4. Se poate bifa, daca este cazul, si in caseta de validare Supress Endnotes. 5. Un clic pe butonul Line Numbers va face sa apara fereastra de dialog. Aceasta fereastra nu are nici o legatura cu antetul sau subsolul, ci cu textul documentului..

44

Dar, iata cateva explicatii cu privire la aceasta fereastra de dialog. Bifati caseta de validare Add Line Numbering daca doriti sa se faca numerotarea randurilor. Apoi puteti cere sa se inceapa numerotarea randurilor incepand cu un anumit numar (Start At), se poate stabili distanta dinte numar si marginea din stanga a randului. Mai puteti cere sa se numere cu un anumit increment (Count By setat 5 va face ca numerotarea sa se faca din 5 in 5). De asemenea, puteti cere ca numerotarea sa reinceapa la fiecare pagina, sa reinceapa la fiecare sectiune sau sa fie continua, de la inceputul la sfarsitul documentului. Fereastra de dialog ar putea fi folosita pentru numerotarea automata a randurilor unui program sau pentru corectarea unui text (s-ar putea face observatii mai usor; s-ar face referire la numarul paginii si la numarul randului).

Selectati OK.

Crearea listelor numerotate si a celor marcate

Listele numerotate sunt folosite pentru informatii ce trebuiesc parcurse intr-o anumita ordine. Listele marcate (bulleted) se folosesc pentru informatii legate intre ele, dar care nu au o anumita ordine. Cand se creaza o lista, fiecare paragraf este considerat un element al ei si primeste un numar sau un marcaj.

Pentru a crea o lista dintr- un text existent, se parcurg urmatorii pasi: 1. Selectati paragrafele care fac parte din lista. 2. Selectati Format/Bullets and Numbering pentru a afisa fereastra de dialog pentru liste. 3. In functie de tipul dorit, selectati Bulleted pentru liste marcate sau Numbered pentru cele numerotate.

45

4. Selectati cu mausul tipul de marcaj sau numerotare dorit. 5. Selectati OK.

Crearea coloanelor

Daca se doreste utilizarea coloanelor numai pe o anumita portiune din document se selecteaza portiunea respectiva sau se muta cursorul in locul in care doriti sa inceapa coloanele. Pentru a crea coloane, se apeleaza Format/Columns. In urma acestei comenzi apare pe ecran fereastra din figura .

Microsoft Word are cinci tipuri coloane:

predefinite

de

o coloana (One); doua coloane cu

latime egala (Two);

trei latime

coloane

cu egala

(Three);

doua

coloane

inegale, cea mai lata in stanga (Right);

doua coloane inegale, cea mai lata in dreapta (Left).

Daca nici una din varianta nu va satisface, puteti alege numarul de coloane din Number of Columns si apoi puteti completa cu valorile dorite in zona Width and Spacing. Daca bifati in casuta de validare Equal Column Width toate coloanele vor fi egale. Daca bifati casuta de validare Line Between, coloanele vor fi despartite de linii.

46

Puteti alege numarul de coloane mult mai rapid daca folositi butonul Columns din bara cu unelte standard. Dupa selectarea butonului, se trage cu mausul pana in momentul in care este afisat numarul de coloane dorit. In urma acestei manevre, coloanele vor fi egale ca latime. Daca textul apare deja scris in coloane si doriti sa modificati setarile pentru coloane, procedati astfel: 1. Selectati textul din coloanele care trebuie modificate; 2. Selectati Format/Columns. Va fi afisata fereastra de dialog din figura. Puteti face aici toate modificarile dorite. 3. Selectati OK. Dezactivarea coloanelor

Pentru a renunta la afisarea pe coloane se procedeaza astfel: 1. Selectati textul pe care doriti sa- l formatati la o singura coloana. 2. Selectati Format/Columns. Va apare fereastra de dialog din figura 37. 3. In zona Presets selectati prima optiune, One. 4. Dati un clic pe butonul OK.

Tabelele

Un tabel va permite sa organizati informatia intr-un format compus din linii si coloane. Fiecare intrare in tabel, numita celula (cell), este independenta de celelalte intrari. Puteti controla numarul de randuri si de coloane dintr-un tabel, precum si formatul fiecarei celule. O celula a unui tabel poate contine orice, cu exceptia altui tabel.

Inserarea unui tabel

Puteti insera un tabel nou, gol, oriunde in document. Pentru aceasta urmati urmatoarea succesiune: 1. Mutati cursorul text in locul unde doriti sa inserati tabelul. 1. Selectati Table/Insert Table. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

47

2. In

casetele

Number

of

Columns si Number of Rows introduceti numarul de coloane respectiv numarul de randuri a viitorului tabel. Puteti folosi, daca doriti, butoanele sageata de langa casete. 3. In caseta Column Width selectati latimea coloanelor tabelului. Selectati Auto pentru ca latimea sa fie automat calculata astfel incat tabelul sa aiba latimea paginii. 4. Selectati OK. In urma acestei comenzi este creat un tabel gol si cursorul este mutat in prima sa celula. Cand cursorul text se afla intr-o celula a unui tabel, puteti introduce si formata textul la fel ca in restul documentului. Textul este automat impartit in linii astfel incat sa nu depaseasca latimea celulei. Va puteti deplasa prin tabel folosind combinatiile de taste din tabelul urmator: In cazul in care cursorul text se afla la marginea unei celule, puteti folosi tastele sageti pentru a- l deplasa intre celule.

Stergerea randurilor si coloanelor

In cazul stergerii unui rand intreg, randul aflat sub cel sters se va muta in locul celui sters. In cazul stergerii unei coloane intregi, coloana din dreapta celei sterse se va muta in locul in care s-a efectuat stergerea. Pentru a sterge un rand sau o coloana procedati astfel:

1. Mutati cursorul in orice celula aflata pe acel rand sau pe acea coloana. 2. Selectati Table/Delete Cells. Va fi afisata fereastra de dialog din figura .

48

3. Selectati Delete Entire Row pentru a sterge intregul rand sau Delete Entire Column pentru a sterge intreaga coloana. 4. Selectati OK. Randul sau coloana vor fi sterse.

Inserarea unui rand sau a unei coloane in interiorul tabelului

Pentru a insera un rand sau o coloana: 1. Mutati cursorul text intr-o celula la dreapta sau dedesubtul locului in care doriti sa inserati noul rand sau noua coloana. 2. Selectati Table/Select Row pentru a insera un rand sau Table/Select Column pentru a insera o coloana. Intregul rand sau intreaga coloana vor fi selectate. 3. Selectati Table/Insert Rows pentru a insera un rand gol deasupra randului selectat sau Table/Insert Columns pentru a insera o coloana goala la stanga cele i selectate. Puteti proceda si altfel: 4. Pozitionati cursorul mausului intre text si marginea stanga a celulei inaintea careia doriti sa inserati randul sau coloana si apoi apasati ESC- mouse. Va fi selectata intreaga celula si va apare un meniu. 5. Alegeti din meniu Insert Cells. Va apare fereastra de dialog din figura .

6. Alegeti Insert Entire Row pentru a insera un rand sau Insert Entire Column pentru a insera o coloana. Puteti opta si pentru Shift Cells Down pentru a insera o celula numai pentru coloana curenta sau pentru Shift Cells Right pentru a insera o celula numai pentru randul curent. 7. Selectati butonul OK. Daca ati gresit, puteti anula comanda cu Edit/Undo.

Pentru a adauga o noua linie la sfarsitul tabelului: 1. Mutati cursorul text la sfarsitul tabelului, in ultima celula de pe ultimul rand.

49

2. Apasati Tab. Va fi adaugat un nou rand.

Schimbarea latimii unei coloane

Puteti schimba usor latimea unei coloane cu ajutorul mausului: 1. Mutati cursorul mausului pe marginea stanga a coloanei pe care o modificati. Cursorul se modifica intr-o linie subtire vericala cu o sageata dubla spre stanga si spre dreapta. 2. Trageti cu mausul marginea coloanei pana cand are latimea dorita. Puteti folosi si fereastra de dialog pentru schimbarea latimii coloanei: 1. Mutati cursorul text in orice celula din coloana pe care doriti sa o modificati. 2. Selectati Table/Cell Height and Width. Este afisata fereastra de dialog pentru modificarea dimensiunilor celulelor.

1. Selectati Column daca este necesar, pentru a fi afisate optiunile referitoare coloane. 2. In casuta Width introduceti latimea dorita sau folositi butoanele sageti pentru a o schimba pe cea afisata. 3. Modificati valoarea din casuta Space Between Columns pentru a modifica distanta dintre coloane; 4. Selectati Next Column sau Previous Column pentru a schimba latimea altor coloane din tabel. 5. Selectati OK.. Tabelul se va schimba in functie de noile valori introduse. la

50

Formatarea automata a tabelului

Comanda de formatare automata usureaza aplicarea unui format atractiv oricarui tabel. Pentru aplicarea formatarii automate, parcurgeti urmatorii pasi: 1. Mutati cursorul text oriunde in interiorul tabelului. 2. Selectati Table/Table Autoformat. Va fi afisata fereastra de dialog pentru autoformatarea tabelelor. 3. Lista Formats arata formatele de tabele disponibile. In timpul parcurgerii listei, in zona Preview puteti vedea cum arata un tabel de tipul selectat. 4. In partea de jos a ferestrei de dialog se afla cateva optiuni de formatare posibile. In functie de ceea ce doriti, selectati si deselectati optiunile corespunzatoare, pana cand in zona Preview tabelul are aspectul dorit. 5. Selectati OK. Formatul selectat este aplicat tabelului.

Unirea mai multor celule de pe acelasi rand

Se pot uni mai multe celule in felul urmator: 1. Se selecteaza celulele care urmeaza a fi unite prin tragere cu mausul (celulele selectate sunt situate pe acelasi rand). 2. Se apeleaza Table/Merge Cells. Dividerea unei celule in mai multe celule situate pe acelasi rand. Succesiunea de comenzi este urmatoarea:

1. Se selecteaza celula (celulele). 2. Se apeleaza Table/Split Cells. Apare fereastra de dialog din figura. 3. Se alege numarul de celule in care se doreste sa se divida celula (celulele) selectata (selectate).

51

Imaginile grafice

In document pot fi introduse imagini grafice obtinute cu alte programe. Sunt recunoscute fisiere grafice create cu o varietate mare de aplicatii. Pentru a adauga o imagine grafica intr- un document, parcurgeti urmatorii pasi: 1. Pozitionati cursorul text in locul unde doriti sa introduceti imaginea. 2. Selectati Insert/Picture. Va fi afisata fereastra de dialog pentru adaugarea imaginilor grafice .

Histograme create dupa date dintr-un tabel

Sa presupunem ca dorim sa apara o histograma sub forma de placinta 3D (pie 3D) pentru un tabel, la care am calculat deja totalul: Pentru aceasta, se procedeaza astfel: Se selecteaza din tabel primele 3 randuri prin dragare cu mausul. 1. Se alege din meniu Insert/ Object/ Microsoft Graph 5.0. 2. Se apasa butonul OK. Apare fereastra de dialog figura. din

52

3. Se alege Optiunea 3D-Pie, Apoi se apasa butonul Next. Va apare fereastra de

dialog din figura. 4. Se alege din meniu o optiune. Apoi se apasa butonul Next. Apare fereastra de dialog din figura.

5. Se alege din meniul cu butoane radio optiunea a doua: Data series in Columns, deoarece datele sunt scrise pe coloane, nu pe randuri. Se apasa apoi butonul Next. Apare fereastra de dialog din figura.

53

6. Se alege a doua optiune ca raspuns la intrebarea Add a Legend?. Nu are sens sa mai intoducem o legenda, deoarece se specifica pe histograma ce reprezinta fiecare felie. Se apasa apoi butonul Finish. Va apare afisat programul Microsoft Graph 5.0 cu care puteti face si alte modificari in modul de prezentare a histogramei. Ecuatii matematice

Microsoft Word dispune si de un editor special pentru scrierea ecuatiilor matematice. Editorul este relativ simplu de utilizat. In locul in care doriti sa scrieti o formula, pozitionati cursorul text si apoi apasati Insert/Object/Microsoft Equation 2.0.

Va apare fereastra de dialog din figura. Editorul nu creaza probleme, utilizatorul trebuind sa aleaga din meniuri semnele matematice si, acolo unde este cazul, sa introduca in dreptunghiurile de marcare ceea ce doreste folosind tastatura sau alte semne din meniul Equation. Incercati sa scrieti cateva formule matematice utilizand aceste editor. Ecuatiile scrise sunt incadrate de cele 8 puncte pentru redimensionare. Este bine sa lasati ecuatiile la dimensiunile initiale, pentru ca toate ecuatiile sa fie scrise cu aceleasi caracteristici. Daca doriti utilizarea altor dimensiuni apelati din meniul principal

54

Size/Define. Daca nu va plac fonturile, puteti sa le schimbati utilizand fereastra apelata cu Style/Define.

Modificarile necesare se fac in fereastra Size/Define.

55

CAPITOLUL 3
Microsoft Excel
Realizat de celebra firma de produse program Microsoft si integrat n grupul de produse destinate biroticii Microsoft Office, Excel este cel mai raspndit si mai eficient sistem de calcul tabelar. El permite:

pastrarea datelor sub forma de tabele, deci ntr-o forma simplu de proiectat si utilizat;

prelucrarea datelor; efectuare de calcule folosind formule; operatii de cautari, introduceri, eliminari, ordonari de informatii - (operatii specifice bazelor de date);

raportarea rezultatelor n forme sugestive si diverse: diagrame, harti, obiecte grafice. Compatibilitatea sa cu celelalte programe utilitare de prelucrare a documentelor,

bazelor de date (si chiar cu un mediu de programare) face accesibile si cteva tehnici de lucru mai avansate, cum ar fi:

crearea si manipularea obiectelor din diverse aplicatii (OLE - Object Linking and Embedding);

interfata cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date (ODBC - Open Database Connectivity), adica posibilitatea introducerii n Excel a unor fisiere create de alte SGBD (import) si a crearii de fisiere baze de date n formatul specific altor SGBD (export) (dBase, FoxPro, Microsoft Access, Oracle);

posibilitatea introducerii de module de program Visual Basic n aplicatiile Excel; posibilitatea crearii de macro-comenzi ntr-un limbaj specific, care sa contina anumite succesiuni de operatii (aceasta facilitate a fost introdusa n Excel 4.0). Excel a cunoscut mai multe versiuni, mbunatatite succesiv, ultima dintre ele fiind

versiunea 2000, reproiectata pentru sistemul de operare Windows 2000.

56

Fereastra aplicatiei Excel

La intrarea n sistemul Excel, pe ecran apare fereastra din figura nr.1, ale carei principale elemente sunt: 1. meniul cu optiunile disponibile; 2. barele de instrumente cu butoane pentru executia directa a unor comenzi (fara a intra n meniuri si submeniuri); 3. bara pentru introducerea de formule; 4. zona pentru introducerea informatiilor ntr-un element din tabel (celula); 5. fereastra documentului care contine zona de lucru.

57

Descrierea facilitatilor sistemului Excel se va structura pe urmatoarele teme: documente Excel, celule si domenii, inclusiv facilitatile de editare si formatare, operatii specifice bazelor de date, reprezentari grafice si facilitati avansate.

Documentele Excel

Pentru a numi un document Excel, cuvntul englez "workbook" s-a tradus n mai multe variante: mapa de lucru, dosar, registru. Vom folosi n continuare denumirea de mapa de lucru. Aceasta poate contine mai multe foi de lucru (n engleza, worksheet), care au forma unor tabele. Documentele Excel se folosesc pentru memorarea si prelucrarea datelor. O mapa contine implicit 3 foi de lucru, dar acest numar se poate schimba. Numele foilor apare n partea de jos a ecranului; initial, acestea sunt Sheet1, ...., Sheet3 dar se pot schimba. n mod obisnuit, foile dintr-o mapa au caracteristici comune si nume sugestive. Principalele tipuri de foi ale unui document Excel sunt: foi de lucru, care contin date si calcule, eventual grafice si foi pentru diagrame (reprezentari grafice ale datelor). Foile mai pot contine module Visual Basic, ferestre de dialog si macro-comenzi (provenite din Excel 4.0). Un document Excel este memorat ntr-un fisier care are extensia .XLS. Alte tipuri de fisiere folosite de catre sistemul Excel au extensiile: .XLT-sabloane, .XLA - macro- uri auxiliare, .XLB - bare de instrumente definite de utilizator, .XLG forma te pentru diagrame definite de utilizator. Sabloanele Excel se utilizeaza similar cu cele Word, dar au ca obiectiv principal realizarea unor calcule specifice (n acest sens, se ofera cteva sabloane predefinite dedicate sferei afacerilor pentru firmele mici).

58

Operatii cu mape de lucru

Principalele operatii cu mape n Excel se realizeaza prin intermediul optiunilor meniului File si sunt urmatoarele:

deschiderea unei mape noi se face cu optiunea File - New (de fapt, la intrarea ntro sesiune de lucru Excel se deschide implicit o mapa noua, numita Book1);

deschiderea unei mape existente (introdusa anterior ntr-un fisier pe disc) File Open;

salvarea unei mape (depunerea continutului ntr- un fisier, pe disc; altfel, documentul din memoria interna a calculatorului se va pierde la iesirea din Excel);
o

cu caracteristici noi File - Save As (de exemplu, se pot schimba numele si localizarea fisierului);

cu aceleasi caracteristici File - Save;

nchiderea unei mape File - Close; tiparirea la imprimanta File - Print (pentru vizualizarea prealabila a informatiei care urmeaza a fi tiparita se utilizeaza comanda File - Print Preview) Se observa ca aceste comenzi sunt analoage cu cele din majoritatea produselor

soft folosite uzual, inclusiv Microsoft Word.

Operatii cu foi de lucru

Pentru a opera cu foi de lucru, se va specifica nti foaia (sau foile) asupra careia se opereaza - se spune ca se selecteaza foaia / foile - si apoi se va alege actiunea dorita. 1. selectarea unei/unor foi (prezentam operarea cu mouse- ul)

o foaie: clic cu mouse-ul pe zona care contine numele foii respective;

mai multe foi: tasta CTRL apasata si clic cu mouse-ul pe fiecare dintre foile respective;

mai multe foi alaturate: selectarea primei etichete urmata de mentinerea tastei SHIFT apasate si de selectarea ultimei etichete;

59

2. introducerea unei foi ntr-o mapa - se va utiliza comanda Insert - Worksheet, care permite inserarea unei noi foi de lucru n mapa curenta naintea foii de lucru selectate. Acelasi rezultat se poate obtine prin selectarea optiunii Insert din meniul contextual al foii de lucru curente (clic cu butonul drept al mouse- ului pe numele foii), doar ca n acest caz utilizatorul are posibilitatea de a alege ntre o foaie de lucru simpla (worksheet), una care sa contina un grafic (chart), una care sa contina un macro Excel (MS Excel 4.0 Macro) sau o fereastra de dialog Excel (MS Excel 5.0 Dialog). 3. eliminarea unei/unor foi de lucru - se selecteaza foaia/foile, apoi se utilizeaza comanda Edit - Delete Sheet (sau se alege optiunea Delete din meniul contextual). 4. redenumirea unei foi de lucru - se poate realiza prin efectuarea unui dublu clic cu mouse-ul pe numele foii si tastarea noului nume sau prin selectarea optiunii Rename din meniul contextual. 5. mutarea unei/unor foi (schimbarea pozitiei n cadrul mapei de lucru curente) - se selecteaza foaia si se deplaseaza cu mouse-ul pna la pozitia dorita. O alta posibilitate este de a alege optiunea Edit - Move or Copy Sheet sau optiunea Move or Copy din meniul contextual (se poate muta si n alta mapa) 6. copierea unei/unor foi (depunerea ntr- un al doilea exemplar n pozitia noua) - se selecteaza foaia, se mentine apasata tasta CTRL si se realizeaza deplasarea mouse-ului n noua pozitie. Alternativ, pentru a se putea realiza copierea si n alta mapa, se pot utiliza comenzile prezentate la mutare, activnd optiunea Create a Copy. n concluzie, se poate retine ca cea mai simpla metoda de a executa operatii asupra cu foilor de lucru este folosirea comenzilor din meniul contextual al foilor selectate, meniu care se activeaza printr-un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, dar exista comenzi analoage si n meniurile pull-down. Un tip special de mape l constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, n loc sa le introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care- l vom putea folosi la crearea celorlalte documente.

60

Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi deschise usor cu File New - General, se recomanda salvarea sabloanelor n directorul implicit "Microsoft Office\Templates". n vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide sablonul, se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (n general pentru gestiunea micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activnd pagina Spreadsheet Solutions.

Tipuri de date care se pot introduce n foaia de lucru

Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel n care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezintnd antetele de linii iar coloanele A, B, C, ... reprezentnd antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de coloane (A, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, IA,..., IV). Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste referinta sau adresa celulei. Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools - Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei. O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor din coltul stnga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4 celule. ntr-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii: a) valori b) formule (de calcul cu valori)

a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri:

text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile;

61

numar ntreg sau real n format cu parte ntreaga si parte fractionara sau n format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numar poate contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar, % procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica);

data calendaristica si marca de timp/ora. Orice data calendaristica se converteste n data continua, adica un numar

reprezentnd numar de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 i corespunde numarul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 numarul 2 etc. Orice marca de timp se converteste ntr-o fractie zecimala, care se ataseaza numarului reprezentnd data calendaristica.

logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor functii); eroare, daca Excel nu poate evalua o formula.

De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere (vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor, mpreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam media, sa- i ordona m dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele. Coloanele Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. ntregul domeniu este a3:f24, valorilor de nume le corespunde domeniul a4:a24 etc. b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul = sau +. Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si functii (predefinite sau definite de catre utilizator). Referintele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule. n exemplul din figura de la Teme propuse, B5, A10 identifica celule cu valori. O referinta de un asemenea tip se va numi relativa fiindca daca apare ntr-o formula, la copierea formulei referinta respectiva se va modifica corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula.

62

De exemplu, daca n celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se copiaza n celula e3, atunci aici se va modifica automat n =sum(d2, f4). Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii ntr-o referinta, o prefixam cu caracterul $ n fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10). Exista referinte care pot adresa:

date din alte foi de lucru - denumite referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu, Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8.

date din alte mape de lucru - denumite referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste n directorul curent) De n forma exemplu,

'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta.

'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier se afla n directorul curent).

date din alte aplicatii - denumite referinte la distanta. Acestea au forma nume_aplicatie|nume_doc!referinta. \temp\ci12.doc'!adresaleg. Exemplu: Word.Doc.6|'c:

Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu mouse- ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se introduc domeniul si numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care apare n mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte utila. n acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin redefinirea numelui si nu n toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. n plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica ntelegerea calculelor din foaia de lucru. Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite (statistice, matematice, pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cautari, logice). Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat cu simbolul "fx") sau prin utilizarea optiunii Insert - Function. Operatorii - precizeaza operatia / actiunea care se executa asupra operanzilor. n functie de tipurile operanzilor, acestia pot fi:

63

1. aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o valoare); 2. pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare); 3. relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), avnd ca rezultat o valoare logica; 4. pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte:

caracterul ":" ntre 2 referinte la celule sau domenii creeaza un domeniu (dupa s-a aratat nainte);

caracterul spatiu ntre 2 referinte defineste domeniul comun; caracterul virgula (,) ntre 2 referinte defineste reuniunea celor 2 domenii.

Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7), sum(a1:b5,b3:c7). Exista o ordine prestabilita n care se evalueaza operatorii, data de un tabel al prioritatii operatorilor. n ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: : (domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), * si / (nmultire si mpartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali. Exemplu: Adaugam la tabelul existent (figura de la Teme propuse) coloana Media si introducem n celula F2 formula =average(c2, d2, e2) sau =average(c2:e2) sau =(c2+d2+e2)/3 (vezi anexa). Apoi copiem formula; fiindca ea contine referinte relative, n noile pozitii se va modifica corespunzator astfel nct sa se poata calcula mediile tuturor persoanelor din tabel. Cea mai simpla metoda de a calcula celelalte medii consta n selectarea (clic) celulei F2 si copierea formulei n celulele aceleiasi coloane prin deplasarea cu mouse- ul de coltul dreapta jos (handle) al celulei selectate. Aceasta metoda de copiere este cea mai convenabila pentru celule adiacente. Se observa ca specificarile referintelor din formula initiala fiind relative, n celelalte celule referintele se vor ajusta corespunzator astfel nct sa se calculeze mediile notelor de pe fiecare linie. n final, media generala pentru coloana Media se poate calcula selectnd coloana si introducnd functia Average.

64

Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul S, si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare n celula situata imediat sub/n dreapta domeniului. n introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile dorite, se recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. n cazul n care, din greseala, n formula dintr-o celula apare nsasi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit n optiunile Excel (Tools - Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul "Circular Reference". Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. n plus, modificarea valorii unei celule implicate ntr-un calcul astfel nct sa se obtina un anumit rezultat final ntr-o celula destinatie se poate realiza folosind optiunea Tools - Goal Seek, specificnd valoarea finala dorita si adresa celulei care se doreste modificata (a se vedea figura nr.3).

n afara de valoarea sau formula introdusa ntr-o celula, acesteia i se mai poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevnd semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert - Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment. Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din meniul contextual). Toate comentariile introduse n foaia de lucru se pot activa (vizualiza) / inactiva folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de instrumente destinata operarii asupra acestora. 65

n plus, dupa cum se va vedea n paragraful Facilitati de formatare, celulelor li se pot asocia atribute de format.

Modificarea datelor din foaia de lucru

Odata introduse datele n foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de editare. Editarea valorii unei celule se realiza prin:

clic dublu cu mouse- ul pe celula respectiva; selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule; apasarea tastei F2. Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER. Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica

regula de baza de a selecta nti zona supusa prelucrarii, iar apoi de a specifica actiunea dorita. Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stnga apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta prin actionarea cu mouse- ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste selectarea ntregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care contine litera C din partea superioara a zonei de lucru. Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaza un clic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu antetul de coloana (a se vedea figura nr.4).

Operatiile de editare posibile sunt descrise n continuare. Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin:

efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea n noua pozitie; daca se doreste

66

inserarea ntre alte date, se va tine tasta SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente);

utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste; utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente.

Copierea unei zone selectate se poate realiza prin:

efectuarea acelorasi operatii ca si n cazul mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL apasata;

utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste; utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente.

Observatie.
O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit - Paste Special, care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. n plus, n cazul n care sursa este un domeniu, se pot realiza operatii speciale la destinatie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau matriciale ntre domeniile sursa si destinatie.

Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea optiunii Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante:

All - stergerea ntregului continut al zonei;

67

Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva; Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei; Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva.

Observatii:
1. Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii de translatare de linii si coloane). 2. Eliminarea continutului unor linii / coloane utiliznd xclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectnd acea zona, pozitionnd mouse-ul pe "handle" si deplasnd mouse-ul, cu butonul stng apasat, n sus pentru coloane, respectiv la stnga pentru linii. Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special. Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie ntreaga naintea liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate. Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin selectarea liniilor/coloanelor naintea carora se vor realiza inserarile, apoi activarea optiunii Insert

- Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel selectat. Eliminarea unor celule, linii sau coloane:

eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda Edit Delete. n fereastra de dialog care apare se precizeaza directia deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stnga sau la dreapta) sau daca este vorba de o linie/coloana ntreaga;

eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL + clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea similara din meniul contextual.

68

Observatie.
Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet, celulele nconjuratoare lundu- le locul prin translatie. Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat selectate. Cautare si nlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi n care se face cautarea, apoi se utilizeaza comenzile Edit - Find sau Edit - Replace care functioneaza n mod identic cu cele din Word. Facilitati de formatare

Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma sau cu un anumit aspect, putem sa realizam acest lucru folosind facilitatile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la: a. modul n care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se reflecta n afisare; b. aspectul sub care se afiseaza pe ecran. a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp. Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate:

pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (ntreg, real, cu exponent); pentru date si ore: Date, Time; pentru sume de bani: Currency, Percentage; pentru coduri postale, numere de telefon etc. definite de utilizator: Custom. Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran, nu si

reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua zecimale dar el se va reprezenta n memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie ct mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie. b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare).

69

Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus si intra n actiune n momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter. Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare continute n bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format - Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia.

O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul si poate defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi cteva stiluri predefinite. Exista de asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea din Word).

70

Teme propuse

Tema nr. 1
1. Sa se lanseze n executie tabelatorul Excel si sa deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet1; noua denumire va fi Produse. 2. n foaia de lucru cu numele Produse se va introduce, ncepnd cu celula A1, un tabel care sa contina pe linii denumirile a cel putin trei produse ale unei firme imaginare. Coloanele vor reprezenta lunile Ianuarie, Februarie si Martie, iar la intersectia dintre o linie si o coloana a tabelului se va afla numarul de bucati vndute din produsul corespunzator respectivei linii n luna corespunzatoare coloanei. ntr-o ultima coloana a tabelului se va mentine pretul unitar pentru fiecare dintre produsele firmei. Pentru formatarea capului de tabel se va folosi fontul Arial Italic de 13 puncte, iar pentru celelalte celule fontul Times New Roman Normal de 14 puncte. 3. Sa se calculeze, pentru fiecare produs n parte, sumele obtinute din vnzari pe toate cele trei luni, apoi sa se calculeze ncasarile totale ale firmei pe fiecare dintre cele trei luni. Se vor utiliza operatii de copiere a continutului unor celule. 4. Sa se mute tabelul creat anterior n zona avnd celula B3 ca si colt stnga-sus, dupa care sa se salveze mapa de lucru curenta ntr- un fisier cu numele firma.xls.

Tema nr. 2
1. Sa se lanseze n executie tabelatorul Excel si sa se deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet2; noua denumire va fi Telefon. Aceasta foaie de lucru va fi apoi adusa pe prima pozitie n cadrul mapei curente. 2. Sa se creeze, n cadrul foii de lucru Telefon, un tabel Excel care sa simuleze evidentele unei companii de telefoane. Pentru fiecare abonat se vor retine: numele abonatului, numarul de telefon si sumele de plata pe fiecare din lunile anului. Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman de 13 puncte. 3. Pe baza datelor din tabel sa se calculeze, pentru fiecare abonat, o suma lunara medie de plata, precum si suma totala pe care compania o are de ncasat de la abonati. 4. Sa se copieze capul de tabel ntr-o alta foaie de lucru a mapei curente, foaie care va primi denumirea Tabel. Sa se salveze mapa de lucru curenta ntr- un fisier cu numele abonati.xls.

71

Tema nr. 3
1. Sa se deschida o noua mapa de lucru Excel care sa fie salvata ntr-un fisier cu numele librar.xls. 2. Sa se creeze, n cadrul foii de lucru curente, un tabel Excel care sa descrie vnzarile unei librarii pentru patru titluri. Pentru fiecare titlu se vor retine denumirea cartii, autorul, pretul unitar, intrari (numarul de produse primite), iesiri (cantitate vnduta). Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman, nclinat si de 12 puncte, iar pentru liniile tabelului se va folosi fontul Arial de 11 puncte. Foaia de lucru va avea numele CARTE. 3. Pe baza datelor din tabelul anterior, sa se calculeze stocul existent la fiecare titlu si suma obtinuta din vnzarea fiecarui tip de produs. Sa se determine apoi vnzarile totale.

72

73