Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Organizarea datelor implică crearea şi manevrarea tabelelor care conţin date într-
un format tabelar convenabil(cu linii şi coloane), denumit modul de afişare Datasheet în
Access.
Legarea tabelelor şi extragerea datelor implică legarea mai multor tabele prin
relaţii între date, în vederea creării unor tabele temporare, stocarea în memoria
calculatorului sau în fişiere temporare pe disc, care conţin datele alese de d-voastră.
Access foloseşte interogări pentru legarea tabelelor şi alegerea datelor care trebuie
stocate într-un tabel temporar numit obiect Recordset. Un obiect Recordset cuprinde
datele care rezultă din executarea interogării; obiectele Recordset se numesc tabele
virtuale pentru că ele sunt stocate în memoria calculatorului, nu în fişiere de tip bază de
date. Extragerea datelor limitează utilizarea obiectelor Recordset la anumite grupuri de
date care îndeplinesc criteriile stabilite de utilizator. Expresiile sunt folosite pentru
calcularea valorilor cu datele respective(de exemplu, se poate calcula un total prin
înmulţirea preţului unitar cu cantitatea) şi pentru afişarea valorilor calculate ca şi când ar
fi un câmp în unul din tabele.
Interogare
Formular Raport
Pentru toate funcţiile de bază din Access există cinci funcţii auxiliare:
Macrocomenzile sunt serii de acţiuni care realizează automatizarea operaţiilor
repetitive executate în bazele de date. Pentru a crea o macrocomandă în Access trebuie
să alegeţi dintr-o listă de acţiuni posibile acţiunile în ordinea în care vreţi să fie
efectuate de program. De exemplu, puteţi să folosiţi o macrocomandă pentru a deschide
un raport, pentru a tipării un raport, apoi pentru a închide raportul respectiv. În
versiunile anterioare ale programului Access, macrocomenzile au constituit în special
elemente pentru automatizarea operaţiilor în baza de date. În Access 2000,
macrocomenzile sunt folosite în special în special pentru realizarea compatibilităţii cu
bazele de date create în versiunile Access anterioare. Pentru bazele de date Access
2000, în vederea automatizării acţiunilor se vor folosi codurile Visual Basic for
Applications(VBA).
Deschiderea unei baze de date pune la dispoziţia aplicaţiei conţinutul acesteia prin
fereastra Database. Puteţi să deschideţi numai o singură bază de date într-o şedinţă
obişnuită de lucru în Access. Scrierea codului VBA vă permite să lucraţi cu tabele din
mai multe baze de date deschise în Access folosind legarea(termenul folosit în Access
2000 pentru anexare) tabelelor din alte baze de date.
Deschiderea unui tabel determină afişarea conţinutului acestuia în modul de
afişare Datasheet.
Deschiderea unei interogări determină deschidere tabelelor implicate, fără însă a le
afişa. Access execută apoi interogarea în aceste tabele pentru a crea un obiect
Recordset tabelar. Modificările operate asupra datelor din obiectul Recordset
determină operarea modificărilor în datele din tabelele asociate cu interogarea
executată, dacă obiectul Recordset este actualizabil.
Deschiderea unui formular sau a unui raport determină în mod automat
deeschiderea tabelului sau a interogării asociate cu acesta. Formularele şi
rapoartele sunt asociate, de regulă, cu interogări, dar o interogare poate să fie
asociată şi cu un singur tabel.
Închiderea unei interogări determină şi închiderea tabelelor asociate.
Crearea tabelelor.
A. Design View este echivalentă cu acţionarea hyperlink-ului Create table in Design View.
Utilizatorul stabileşte absolut toţi parametrii necesari pentru descrierea structurii unui tabel:
numele câmpurilor, tipurile de date ale acestora, reguli de validare, etc. Fereastra Access de
descriere a tabelei (figura de mai jos ) este formată din două zone: zona a în care se definesc
câmpurile din structura tabelei, şi zona b în care sunt precizate proprietăţile acestora.
Descrierea câmpurilor:
Numele câmpului (Field Name);
Numele unui câmp trebuie să respecte următoarele reguli:
• Poate să conţină litere (majuscule sau minuscule, sau ambele tipuri), cifre şi numeroase
caractere speciale;
• Poate să conţină maximum 64 de caractere;
• Este interzisă utilizarea caracterelor: punct (.), semnul exclamării (!), parantezele drepte ([]).
• Numele câmpului nu poate să înceapă cu un spaţiu.
ReplictionID Tip de date care îşi atribuie automat valori de tip GUID.
Exemplu de valoare GUID: {EODC2C27-EDE8-
412A-B1C4-AF69021A1365}. Ocupa 16 bytes.
Yes/No Tip de date logic, care poate lua doar două valori: adevărat
(valoarea -1)sau fals (valoarea 0). Ocupa 1 bit.
OLE Object Tip de date care poate să includă imagini, documente
WORD, foi de calcul EXCEL, etc. Dimensiunea maximă
este de 1 GB, cu condiţia să existe acest spaţiu pe disk. Nu
poate fi cheie şi nici nu poate fi index.
Hyperlynk Şir de caractere, care poate memora o adresă WEB, ce va fi
utilizată sub formă de hyperiink. Este formată din trei părţi:
textul de afişat, adresa şi subadresa. Dimensiunea maximă
a fiecărei părţi este de 2048 caractere.
Lookup Câmpuri ale căror valori vor fi completate automat prin
Wizard selecţia dintr-o listă simplă de valori (List Box) sau dintr-o
listă derulantă de valori (Combo Box)
Comentarii (Description), este o proprietate opţională, unde utilizatorul poate introduce sub
formă de şiruri de caractere diverse informaţii cu privire la un câmp.
In zona b a ferestrei (General şi Lookup) se pot stabili valori pentru două categorii de
sproprietăţi:
=> proprietăţi pe care le au toate câmpurile;
proprietăţi specifice anumitor câmpuri, în funcţie de tipul de date.
Enter Null
Bara de spatiu Null
Yes No
Şir de lungime 0 Şir de lungime 0
Enter Nu este permis
Bara de spaţiu Nu este permis
No Yes
Şir de lungime 0 Nu este permis
Enter Nu este permis
Bara de spaţiu Şir de lungime 0
Yes No
Şir de lungime 0 Şir de lungime 0
primară un câmp generic ID de tip AutoNumber, se stabileşte un index numit Factura, care este
format din câmpurile Serie Factura şi Număr Factura. Proprietatea Unique va avea valoarea Yes
pentru acesta deoarece seria împreună cu numărul unei facturi sunt unice la nivel naţional. Un alt
index se defineşte pe câmpul Data Factura, care nu trebuie sa aibă valori unice.
Pe lângă modalitatea descrisă anterior, cheia primară a unui tabel se mai poate defini astfel:
• Dacă este vorba de o cheie formată dintr-un singur câmp, se poziţionează
cursorul în câmpul respectiv şi se acţionează butonul: din bara de instrumente Table Design;
• Pentru chei primare formate din mai multe câmpuri, se selectează câmpurile din bordura
ferestrei de proiectare şi se acţionează butonul menţionat anterior.
NOTĂ: O cheie externă nu se defineşte explicit nicăieri în Access sub noţiunea de cheie
externă, ea fiind stabilită prin definirea relaţiilor dintre tabele. Pentru creşterea
performanţelor se recomandă definirea de indecşi pentru fiecare cheie externă.
B. Datasheet View este echivalentă cu acţionarea hyperlink-ului Create table by entering
data. în această variantă, Access propune o fereastră de introducere date sub forma unui
tabel cu nume de câmpuri generice Fieldl, Field2....FieldlO. Inserarea de noi câmpuri pe
lângă cele zece propuse implicit, se realizează din meniul Insert-Column.
• Schimbarea numelor implicite ale coloanelor se realizează din meniul Format-Rename
Columnă funcţie de datele introduse în celule, la salvarea tabelului, Access stabileşte ce tip de
Properties din meniul View, sau se acţionează butonul din bara de instrumente Table
Design.
Validation Rule - are aceeaşi semnificaţie ca proprietatea cu acelaşi nume ataşată câmpurilor,
numai că operează la nivel de tabel, în momentul în care se încearcă salvarea unei înregistrări (în
momentul în care se încearcă introducerea unei înregistrări noi, la trecerea de la o înregistrare la
alta, sau la salvarea explicită a acesteia), dacă nu se verifică această regulă de validare, nu se va
putea salva înregistrarea. Faţă de aceeaşi proprietate la nivel de câmp, la nivel de tabel, se pot
referi mai multe câmpuri ale tabelului în expresia care defineşte proprietatea.
Exemplu de regulă de validare pentru un tabel care are în componenţă între altele următoarele
câmpuri: SimbolCont, Soldinitialdebitor, SoldinitialCreditor. Regula impune ca un cont să nu
aibă simultan soldul iniţial debitor sau creditor în acelaşi timp.
(Not IsNull([soldinitialdebitor]) Imp [soldinitialcreditor]=0) Or (Not lsNull([soldinitialcreditor])
Imp [soldinitialdebitor]=0)
Validation Text - afişează un mesaj în momentul în care regula de validare definită la nivel de
tabel, este testată şi nu se verifică.
Filter - stabileşte un criteriu în funcţie de care vor fi selectate înregistrările în fereastra de
introducere date. Pentru a activa/dezactiva filtrul trebuie acţionat butonul Apply Filter
sau din meniul Records, opţiunea Apply Filter/Sort respectiv Remove Filter/Sort.
Exemplu: [Data factura]>#l/l/2001# va afişa toate facturile de după data 1/1/2001.
Order By - stabileşte ordinea de afişare a înregistrărilor, în momentul introducerii datelor.
Numele câmpurilor trebuie precizate între [].
Exemplu: [Serie factura],[Număr factura].
Salvarea tabelelor
Tabelele Access se pot salva în mai multe moduri:
• din meniul File se alege opţiunea Save;
• se execută clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente de lucru;
• se execută evenimentul clic pe butonul de închidere a ferestrei de descriere a tabelei
• din meniul de control se alege opţiunea Glose,
Indiferent de modul de salvare, Access afişează caseta de dialog Save As care solicită furnizarea
unui nume pentru tabelă. Utilizatorul introduce numele tabelei în caseta de text Table Name şi
apoi execută clic pe butonul OK. Numele tabelelor pot avea până la 64 de caractere şi trebuie să
respecte convenţiile Access descrise pentru formarea numelor de câmpuri.
Figura 4. 10
Variantele 2 şi 3 permit utilizarea implicită în interogări a join-urilor externe de tip LEFT
şi RIGHT, care presupun într-o interogare luarea în considerare a tuturor înregistrărilor dintr-un
tabel, indiferent dacă au sau nu înregistrări corespondente după câmpul (câmpurile) de legătură
în celalalt tabel, în exemplul de legătură prezentat în Figura 4. 10, este posibilă o interogare între
cele două tabele, în care vor fi luate în considerare toate înregistrările din tabelul Operaţii,
indiferent dacă au sau nu corespondent în tabelul OperatiiEfectuate.
Exemple:
Promovabilitatea studentilor.
Policlinica