Capitolul 2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE.

MICROSOFT- ACCESS

2.1. Prezentare general Microsoft-Access MS-Access este o component a pachetului de programe integrate Microsoft Office, care se poate instala i exploata pe calculatoare personale (PC-uri) ce lucreaz sub oricare sistem de operare de tip Windows (Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT). Lansat ini ial n anul 1992, pachetul Microsoft Office a evoluat rapid i sa dezvoltat substan ial, ajungnd n prezent la versiunea MS-Office 2003, ca versiune mbunt it fa de versiunile anterioare (MS-Office XP, MS-Office 2000 i n deosebi MS-Office 97). innd seama de ponderea nsemnat ocupat de pachetul de programe integrate Microssoft Office n vnzrile de produse software pentru microcalculatoare, se poate afirma c MSAccess este unul dintre cele mai folosite sisteme de gestiune a bazelor de date instalate i exploatate pe calculatoare personale. n pachetul de programe integrate Office sunt componente tradi ionale, pe care firma Microsoft le-a men inut i dezvoltat odat cu evolu ia pachetului: Word program pentru procesarea de texte; Excel program de calcul tabelar; Access program (sistem) de gestiune a bazelor de date; Power Point program pentru prezentarea de aplica ii; Outlook program pentru organizarea i gestiunea potei electronice. Pe lng aceste componente, n versiunea MS-Office 2000 au mai fost introduse componentele urmtoare: Publisher program pentru realizarea de publica ii; FrontPage program pentru crearea de pagini Web pe Internet; PhotoDraw program pentru procesarea de imagini; Small Business Tools program pentru gestiunea afacerilor mici. La rndul su, versiunea Microsoft Office XP aduce noi aspecte, mai multe unelte, dar i cteva lucruri neobinuite. Aceast ultim versiune este disponibil n patru variante (edi ii): Standard Edition; Professional Edition; Professional Special Edition; Developer Edition. Ultima versiune MS-Office 2003 pstreaz aceleai componente ca i versiunea anterioar (MS-Office XP), ns aducnd unele mbunt iri tutror componentelor, n deosebi componentei Outlook.

MS-Office XP, cu toate c nu are componente noi fa de versiunea 2000, totui componentele con inute au fost substan ial mbunt ite. Astfel, pentru a ajuta utilizatorii s se descurce printre opera iile complicate, firma Microsoft a introdus n versiunea Office XP: Task Panes una dintre cele mai importante mbunt iri aduse MSOffice-ului, constnd dintr-o serie de panouri verticale, situate pe partea dreapt a ecranului, care apar cnd este necesar (de regul dup lansarea n execu ie a componentei MS-Office), oferind posibilitatea ca printr-un click de mouse s se efectueze diferite opera ii, care ar fi necesitat n versiunile anterioare folosirea unor casete de dialog; Smart Tags nite casete mici de culoare gri care se ataeaz singure anumitor intrri. Aceste casete ajut utilizatorii n unele cazuri s controleze eficient MS-Office-ul astfel nct s efectueze automat anumite schimbri. De asemenea, Smart Tags mai efectueaz cteva trucuri noi, cum ar fi conectarea unui nume dintr-un mesaj e-mail la cartea de adrese din Outlook; Disaster Recovery o mbunt ire introdus special pentru a salva aplica iile atunci cnd MS-Office-ul se blocheaz. Astfel, firma Microsoft a ncercat s rreasc dac nu s opreasc complet blocarea Office-ului; Speech Recognition una dintre cele mai nsemnate mbunt iri i extraordinare carateristici, care permite dictarea i utilizarea de comenzi vocale n majoritatea aplica iilor efectuate n MS-Office XP fr a mai fi necesar un program dedicat; Product Activation Wizard o mbunt ire care permite crearea unui numr de ID (identificare) bazat pe profilul hardware al utilizatorului, profil care trebuie transmis ctre firma Microsoft pentru a previni instalarea pachetului MS-Office pe alte PC-uri dect cele cu licen . n pachetul MSOffice componentele au fost proiectate astfel pentru a lucra mpreun ntr-un mediu integrat, oferind utilizatorilor posibilitatea de a depi limitele componentelor individuale. Astfel, folosind mediul integrat MS Office se poate realiza o mare varietate de func ii, cum ar fi: nglobarea informa iilor dintr-un anumit tip de fiier ntr-un alt tip, permi nd editarea acestora fr a se modifica sursa datelor; crearea de legturi ntre fiiere, nct modificarea informa iilor ntr-un fiier s determine actualizarea automat a acestora n celelalte fiiere; combinarea unei baze de date cu adrese, creat n Access, cu un formular de scrisoare, realizat n Word, pentru a ob ine rapid de scrisori; pstrarea i organizarea fiierelor cu aceeai tematic ntr-o singur entitate, folosind modulul Microsoft Binder; administrarea mesajelor i a programului de lucru, partajarea de informa ii n diverse moduri, folosind programul Microsoft Outlook; colaborarea eficient cu ceilal i parteneri, prin lucrul simultan n registre de calcul partajate i prin schimbul de informa ii. Caracteristicile definitorii i posibilit ile principale de exploatare ale SGBD-ului MS-Access sunt urmtoarele: MS-Access este un SGBD care permite gestionarea bazelor de date rela ionale folosite n mod exclusiv sau n mod multiutilizator (partajat);

 MS-Access se bazeaz pe interfa a grafic de utilizator (GUI-Graphic User Interface), specific produselor software de tip Windows, care este uor de folosit, oferind utilizatorului un mediu de lucru prietenos; MS-Access se fundamenteaz pe concepte noi (obiect, propriet i ale obiectelor, eveniment, procedur care se lanseaz n execu ie cnd apare un eveniment, programare orientat pe obiecte i evenimente etc); MS-Access este un SGBD deschis comunicrii cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date rela ionale (dBASE, Fox Pro, Paradox); MS-Access permite realizarea cu uurin a importului i exportului de date/aplica ii cu alte componente MS-Office (de exemplu, Excel); MS-Access permite efectuarea de aplica ii complexe folosind limbajul VBA (Visual Basic Access) sau generatorul de macroinnstruc iuni; MS-Access permite interogarea bazelor de date rela ionale, fie n mod grafic folosind interfa a QBE (Query By Example), fie folosind limbajul SQL (Structured Query Language); MS-Access dispune de un sistem eficient de asistare software (Help), care permite documentarea utilizatorului n mod contextual sau la cerere; MS-Access con ine instrumente wizard, care permit utilizatorului s creeze cu uurin obiecte (tabele, formulare, rapoarte etc); MS-Access permite accesul la baze de date din re eaua Internet, fiind un mediu de lucru util pentru publicarea de informa ii n pagini Web; MS-Access se poate instala pe calculatoare personale care con in resurse hardware similare cu cele impuse de versiunea sistemului de operare gazd (Windows 95/98/2000/XP). 2.2. Arhitectura Microsoft Access Microsoft Access este un SGBD elaborat pentru gestionarea bazelor de date reala ionale de tip Access. O baz de date de tip Access se poate defini ca o colec ie de obiecte: Tables (tabele), Queries (cereri de interogare), Forms (formulare), Reports (rapoarte), Macros (comenzi macro), Modules (module program) i Pages (pagini Web). Definit astfel, baza de date Access se deosebete esen ial de bazele de date definite n alte SGBD-uri. Astfel, n Visual FoxPro, prin baze de date se n eleg numai fiierele de tip .DBF (fiierele n care sunt stocate datele). Tables (tabele) sunt obiectele definite de utilizator n care sunt stocate sub form de nregistrri (articole), denumite realizri (tupluri), datele de prelucrat i care reprezint astfel expresia modelului rela ional al bazei de date. Queries (cereri de interogare) sunt obiecte care permit vizualizarea rezultatelor ob inute din prelucrarea datelor con inute de un tabel (o cerere de interogare) i / sau mai multe tabele (cereri de interogare). Prin astfel de obiecte utilizatorul poate extrage (selecta) din baza de date numai datele care i sunt necesare pentru prelucrare. Forms (formulare) sunt obiecte care permit introducerea datelor de la tastatur, vizualizarea (afiarea pe ecran) a acestor date sau controlul efecturii ntregii aplica ii Access. Prin aceste obiecte se poate efectua transferul datelor introduse de utilizator n tabele (baza de date), fiind astfel un mod indirect de ncrcare a bazei de date.

Reports (rapoarte) sunt obiecte care permit formatarea i afiarea / tiprirea rezultatelor prelucrrii datelor din obiecte tables i / sau queries sub form de situa ii (documente). Astfel de obiecte sunt colec ii de date cu o structur special, datele fiind organizate conform cerin elor, specifica iilor i exigen elor utilizatorilor. Macros (comenzi macro) sunt obiecte organizate structural din ac iuni care se execut la declanarea unui eveniment. Un obiect macro, identificat printr-un nume, are ca scop automatizarea executrii de ac iuni asupra unor obiecte din baza de date. Modules (module) sunt obiecte care con in proceduri definite de utilizator i scrise n limbajul VBA (Visual Basic Apliccations), care este un subset al limbajului de programare Visual Basic. Pages (pagini Web) sunt obiecte cu fiiere tip HTML (HyperText Markup Language) i alte fiiere folosite pentru accesul la date n re eaua Internet. Colec ia de obiecte, prin care se poate defini o baz de date n SGBD Microsoft Access, se caracterizeaz prin interdependen a i interac iunea obiectelor con inute n scopul gestionrii bazelor de date rela ionale i realizrii de aplica ii complexe. Astfel, n tabele (tables) sunt stocate date introduse ini ial de la tastatur prin formulare (forms) sau extrase (selectate) prin cereri de interogare (queriees) i sunt afiate / tiprite rezultate ale prelucrrii acestor date sub form de rapoarte (reports) sau sunt accesate date din pagini Web (pages). Pentru realizarea cererilor de interogare, a formularelor si a rapoartelor se pot folosi comenzi macro (macros) i / sau proceduri VBA (modules). 2.3. Sistemul de asistare software (Help) La fel ca celelalte componente din pachetul de programe integrate Microsoft Office, componenta MS-Access (versiunea XP) are ncorporat un sistem de asisten software (Help), apelabil n dou moduri distincte: activarea meniului Help de pe bara de meniuri Access; ac ionarea tastei func ionale F1. Sistemul Help permite utilizatorilor s procedeze n mod diferen iat pentru a primi asisten software n func ie de cerin ele i complexitatea aplica iilor. Astfel, utilizatorii au posibilitatea: s tasteze o ntrebare n caseta Type a question for help; s cear asisten software prin aplica ia Office Assistant; s ob in asisten software pentru un anumit element afiat pe ecran, folosind op iunea What This? din meniul Help; s foloseasc, dup caz, op iunile Contents, Answer Wizard i Index din meniul Help, pentru a ob ine asisten a software dorit; s activeze op iunea Office on the Web din lista de op iuni a meniului Help, pentru a vizualiza pagini Web cu informa ii de asisten software, n timpul unei sesiuni de lucru n re eaua Internet. Dup ac ionarea tastei func ional F1 sau activarea op iunii similare din meniul Help se afieaz fereastra tipic a asistentului Help, n care utilizatorul este invitat s introduc o ntrebare i s primeasc rspunsul ateptat.

Asistentul Help a fost introdus ncepnd cu versiunea 97 a pachetului Microsoft Office pentru ca sistemul Help s fie mult mai uor de folosit i s asigure asistarea continu a utilizatorilor pe ntreaga perioad de efectuare a aplica iilor. n versiunile 2000 i XP asistentul Help a fost mult mbunt it, permi nd consultarea mai facil a sistemului Help. Folosirea casetei Type a question for help Caseta Type a question for help constituie o nou cale de a deschide rapid sistemul Help din MS-Access XP. Aceast caset se gsete n partea din dreapta-sus a ferestrei de aplica ie MS-Access. Astfel, dac un utilizator dorete s ob in asisten privind modul de creare a unui obiect Table (tabel), acesta trebuie s tasteze How do I create a new table? n caseta Type a question for help, apoi s apese tasta Enter. Sub aceast caset se afieaz un meniu rapid, con innd diferite subiecte de asisten referitoare la ntrebarea adresat de utilizator. n cazul ntrebrii men ionate se poate selecta op iunea Create a table, care activat deschide fereastra Help n care se afieaz informa ii privind crearea unui nou tabel. Folosirea aplica iei Office Assistant Office Assistant constituie o alt cale de a ob ine asisten software de acelai tip de acces la sistemul Help ca i caseta Type a question for help (Ask a Question). Utilizatorul poate tasta o ntrebare n aceast fereastr, iar Office Assistant i furnizeaz o list de rspunsuri posibile care reprezint legturi ctre diverse subiecte de asisten software. Activarea i dezactivarea aplica iei Office Assistant. n modul n care a fost prestabilit Office Assistant este dezactivat. Pentru a activa Office Assistant este necesar ca utilizatorul s deschid meniul Help i din acesta s execute click-stnga pe op iunea Show the Office Assistant. Utilizatorul poate s ascund rapid Office Assistant, dac nu dorete s se afieze n fereastra de aplica ie aflat n execu ie, executnd click-dreapta de mouse pe simbolul animat Office Assistant i apoi click-stnga pe op iunea Hide. Este posibil ca Office Assistant s fie ascuns definitiv, atunci cnd se apeleaz la meniul Help, executnd click-stnga de mouse nu pe op iunea Hide, ci pe op iunea Options. Din fereastra de dialog Office Assistant afiat se deselecteaz caseta de validare Use the Office Assistant, apoi cu un click-stnga pe butonul de comand OK se finalizeaz opera ia. Se poate reactiva n orice moment Office Assistant, executnd un click-stnga de mouse pe op iunea Show the Office Assistant din meniul Help. Folosirea op iunii What This? din meniul Help Dac n timpul efecturii unei aplica ii este necesar ob inerea unei asisten e software pentru un anumit element afiat pe ecran, utilizatorul are posibilitatea s foloseasc op iunea What This? din meniul Help sau s tasteze comanda Shift+F1. De exemplu, dac un utilizator dorete s ob in explica ii despre grupul de obiecte MS-Access Tables, atunci dup ce activeaz op iunea What This? pozi ioneaz indicatorul mouse-ului care are forma pe locul selectat i apoi execut click-stnga.

Folosirea op iunilor Contents, Answer Wizard i Index din meniul Help Fereastra de dialog Help este alctuit din dou panouri: panoul din stnga care cuprinde cele trei op iuni (etichete): Contents, Answer Wizard i Index; panoul din dreapta care con ine fie informa ii de asisten software pe subiectul specificat, fie legturi ctre alte subiecte de asisten software. Aceast fereastr de dialog se poate folosi asemntor cu o fereastr de browser Web. Astfel, executnd un click-stnga de mouse pe o legtur ctre un anumit domeniu de informa ii, n panoul din dreapta se afieaz acel domeniu. Pentru a dispune de un spa iu de afiare maxim se recomand mrirea ferestrei Help executnd click-stnga pe butonul Maximize. Op iunea (eticheta) Contents se poate folosi pentru consultarea pe nivele structurale (grupe, clase, categorii) de informa ii help a unui manual de asisten software la fel ca paginile unui capitol dintr-o carte. Subiectele selectate n panoul din stnga sunt dezvoltate, explicate i afiate n panoul din dreapta. Op iunea (eticheta) Answer Wizard func ioneaz ca i caseta Ask a Question sau ca Office Assistant. Astfel, se poate tasta (adresa) o ntrebare n caseta de text i executa un click-stnga pe butonul de comand Search. n partea inferioar a panoului din stnga se afieaz o list de subiecte care sunt legate de ntrebarea tastat, din care se poate selecta subiectul dorit. Ca rezultat, n panoul din dreapta se afieaz explica iilor ateptate, care pot fi interpretate i folosite n mod corespunztor. Op iunea (eticheta) Index se aseamn cu indexul unei cr i. Astfel, pentru consultarea manualului cu toate subiectele de asisten software se pot folosi anumite cuvinte cheie tastate n caseta de text sau se poate selecta cuvntul care va fi dezvoltat dintr-o list de cuvinte ordonate alfabetic. Cu clickstnga executat pe butonul de comand Search, n partea inferioar a panoului din stnga se afieaz o list de subiecte legate de cuvntul tastat (selectat), din care se poate selecta subiectul dorit. n panoul din dreapta se afieaz, asemntor cu Answer Wizard, explica iilor ateptate, care pot fi interpretate i folosite n mod corespunztor. 2.4. Instrumentele de ajutor Wizard Pentru asigurarea unui ajutor sporit utilizatorilor la realizarea aplica iilor n SGBD Access, firma Microsoft a introdus instrumente de ajutor de tip wizard (vrjitor, cu sens de asistare), care se pot grupa n dou categorii: instrumente wizard generale; instrumente wizard orientate obiect. Rolul instrumentelor wizard este de a ajuta utilizatorii la realizarea n mod automat baze de date sau obiecte (tabele, cereri de interogare, formulare, rapoarte), n func ie de anumite specifica ii (cerin e, exigen e, op iuni, preferin e etc) ale utilizatorilor. Instrumentele wizard generale ajut (asist) utilizatorii pentru realizarea aplica iilor care pot fi generate automat prin folosirea unor abloane, fiind create

toate obiectele necesare folosind anumite specifica ii ale utilizatorilor. Un exemplu concret n acest sens poate fi crearea bazei de date pentru eviden a operativ a stocurilor de bunuri materiale (materiale, produse etc). Instrumentele wizard orientate obiect ajut utilizatorii pentru crearea obiectelor prin parcurgerea unor etape de dialog ntre utilizator i sistem, n care utilizatorul furnizeaz specifica ii pe baza crora se creaz obiectul. Instrumentele de ajutor wizard trebuie folosite cu anumite rezerve, deoarece nu toate aplica iile se preteaz n aceeai msur la folosirea acestor instrumente. Astfel, folosirea instrumentelor wiizarrd se recomand n special pentru crearea obiectelor de tip formular sau raport. n cazul obiectelor de tip tabel, instrumentul wizard nu poate ajuta semnificativ utilizatorul atunci cnd obiectul tabel ce va fi creat con ine cmpuri de date speciale care nu pot fi realizate de instrumentul wizard. Suportul de programare Access VBA Cu c iva ani n urm, firma Microsoft a introdus limbajul de programare BASIC (Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code) ca limbaj comun pentru realizarea tuturor aplica iilor care folosesc proceduri program tip macro (bazate pe comenzi macro). Acest limbaj a fost dezvoltat i perfec ionat odat cu evolu ia produselor firmei Microsoft, avnd ca rezultat apari ia unui nou BASIC cunoscut sub denumirea de Visual Basic for ApplicationsVBA. Deci, VBA este un limbaj de programare adevrat, un subset al limbajului Visual Basic, orientat pe obiecte i evenimente, folosit n SGBD Access pentru crearea de obiecte modul. Obiectele de tip modul (modulele Access) con in programe elaborate n limbajul VBA folosite pentru realizarea aplica iilor Access sau crearea de proceduri echivalente cu procedurile macro. Un modul Access este o colec ie de declara ii i proceduri (tip subrutin sau func ie) descrise mpreun ca un ntreg, structurat n dou sec iuni: sec iunea de declara ii; sec iunea procedurilor. Modulele Access pot fi de trei tipuri: module globale, care sunt accesibile unei aplica ii ntregi; module specifice obiectelor forms sau reports, care sunt accesibile numai acestor obiecte; module class, care permit definirea obiectelor utilizator. Pentru a scrie (edita) o procedur VBA, din fereastra de dialog Access Database se selecteaz obiectul (sec iunea) Modules i apoi op iunea New. Procedurile pot fi asamblate n module innd seama de cerin ele utilizatorului. Astfel, o procedur, dup ce a fost definit, poate fi apelat repetat din orice obiect al bazei de date, cu excep ia cazului n care a fost declarat Private. Pentru a efectua ct mai simplu consultarea i actualizarea procedurilor, se recomand ca acestea s fie grupate dup criterii func ionale. Procedurile create pot fi ulterior modificate, activnd op iunea Design din obiectul (sec iunea) Modules din fereastra de dialog Access Database. Din punct de vedere sintactic, scrierea (editarea) procedurilor se poate efectua folosind caractere minuscule sau majuscule. Cuvintele cheie i

cuvintele de utilizator sunt transformate automat n forma n care au fost declarate, dac sunt folosite corect. Asupra procedurilor VBA se efectueaz verificri sintactice: la nivel local, asupra fiecrei instruc iuni, odat cu scrierea (editarea) acesteia; la nivel contextual, asupra ntregii proceduri; n momentul compilrii explicite, efectuat cu op iunea Compile din meniul Debug; n momentul execu iei propriu zise, cu op iunea Go/Continue din meniul Run sau, mai simplu, apsnd pe tasta F5. n momentul scrierii (editrii) unei proceduri VBA are loc i afiarea contextual a elementelor care caracterizeaz un anumit context (exemplu, tipul unei variabile declarate). Aceasta este cea mai puternic facilitate a editorului de programe surs VBA, deoarece utilizatorul nu trebuie s re in cuvintele cheie (obiecte, metode, propriet i, tipuri de date etc), aa cum sunt definite, unele dintre acestea fiind destul de lungi. n schimb utilizatorul trebuie s tie de existen a acestor cuvinte cheie, s aleag elementul contextual corespunztor, fr a mai fi necesar s introduc de la tastatur denumirea complet, ceea ce permite editarea rapid a procedurii. Instruc iunile se introduc n procedur, n general cte una pe un rnd, fiind totui permis introducerea mai multor instruc iuni pe acelai rnd, separate prin caracterul special :. O instruc iune poate fi editat pe mai multe rnduri, cu condi ia ca la sfritul fiecrui rnd s se pun caracterul special -, cu excep ia ultimului rnd. Procedura, unele pr i din procedur sau instruc iuni pot fi nso ite de un text explicativ de tip comentariu, care trebuie introdus precedat de caracterul special (apostrof). Comentariile nu afecteaz cu nimic procedura, deoarece sunt ignorate de compilator n momentul rulrii programului.