BAZE DE DATE ACCESS

1. INTRODUCERE
1.1.DEFINIIE:
Baza de date reprezint o colecie de date integrat, bine structurat, avnd o descriere
ct mai exact a structurii i a relaiilor dintre date.
Microsoft Access este o puternic aplicaie de date relaionale, care permit crearea
unor baze de date simple sau complexe.

1
BAZE DE DATE ACCESS

Spre deosebire de Excel, Access va permite s stocm i s administrm volume mari

de date, organizate n unitai numite inregistrri. n sens exact o baz de date reprezint o
colecie de informatii stocate , date corelate ntre ele i memorate pe suport extern (dispozitiv
de stocare). Cel mai simplu si uzual exemplu de baz de date este cartea de telefon.
1.2. ISTORIC
Termenul de baz de date apare n 1967 i reprezint o colecie de informaii corelate
despre subiectul studiat, relaiile logice dintre aceste informaii i tehnicile de prelucrare
corespunztoare (sortare, regsire, apreciere, tergere, adugare, inserare, modificare).
La inceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicai aAccess,
aplicaie care se bazeaz n mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro.

Versiuni:
Access 2.0. ,7, 97, 2000,2002,2003, MS Office Access 2007, MS Office Access 2010.

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD).

2.1. DEFINIIE:
SGBD reprezint un sistem de programe care faciliteaz i supervizeaz introducerea
de informaii in baze de date, actualizarea i extragerea din baz, controlul i autorizarea
accesului la date.El reprezint o interfa ntre utilizator si sistemul de operare.
Orice SGBD conine:
-limbajul de descriere a datelor (LDD)= permite descrierea structurii BD ,a componentei, a
relaiilor dintre componente, a drepturilor de acces a utilizatorilor la BD;
-limbajul de cereri (LC)=limbajul n care se scriu programele pentru realizarea prelucrrii
datelor;
-limbajul de prelucrare a datelor (LPD)=permite operaii asupra BD , cum ar fi ncarcarea
BD, inserarea ,tergerea, cutarea sau modificarea unui element, realizarea de statistici.

2
BAZE DE DATE ACCESS

Administrarea BD presupune coordonarea lucrrilor de proiectare a BD, securitatea

(protecia) informaiei, dezvoltarea BD. Aceste funcii sunt ndeplinite de ctre
Administratorul BD (ABD). El definete obiectele sistemului , elaboreaz principiile de
proectie a datelor, rspunde de alegerea i implementarea SGBD, asigur funcionarea
normal a sistemului . De proiectarea unei BD se ocup canaliti, programatori, administratori
de reele.
EXEMPLE DE SGBD.
Cele mai rspandite sunt :
-Oracle
-Informix
-Sybase
-MySQL
-Interbase
-Access.

2.2. FUNCIILE SGBD.

Un SGBD trebuie s ndeplineasc urmtoarele funcii:
-de descriere ,care rezid n definirea structurii datelor, a relaiilor dintre acestea i a
condiilor de acces la informaile continute n baza de date;
-de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor;
-de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informaii din BD conform unor criterii
de cutare;
-de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei iniiale n scopul obinerii
unor totaluri, medii etc.;
-de intreinere, care const n crearea copiilor de rezerv, compactarea BD i repararea ei n
cazul deteriorrii;
-de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva accesului neautorizat i n
atribuirea drepturilor de acces.

2.3. Conceptul de SGBD.

Noiunea de SGBD (Sistem de Gestiune a Bazelor de Date DataBase Management System),
trebuie studiat n contextul unui Sistem de Baz de Date - SBD.
a) Definirea unui SGBD (vezi arhitectura unui SBD din cursul Baze de date)
SGBD este un ansamblu complex de programe care asigur interfaa ntre o baz de date i
utilizatorii acesteia.
SGBD este componenta software a unui sistem de baz de date care interacioneaz cu toate
celelalte componente ale acestuia, asigurnd legtura i interdependena ntre elementele
sistemului.
b)Rolul unui SGBD
Rolul unui SGBD ntr-un context de sistem de baz de date este de a:
1. defini i descrie structura bazei de date, printr-un limbaj propriu specific (LDD), conform
unui anumit model de date;
2. ncrca/valida datele n baza de date respectnd nite restriciile de integritate impuse de
modelul de date utilizat;
3
BAZE DE DATE ACCESS

3. realiza accesul la date pentru diferite operaii (consultare, interogarea, actualizare etc) operatorii modelului de date;
4. ntreine BD cu ajutorul unor instrumente specializate (editoare, utilitare - shells,
navigatoare browsers etc.);
5. asigura protecia bazei de date sub cele dou aspecte: securitatea i integritatea datelor.
c) Evoluia SGBD
Evoluia SGBD a fost determinat, n principal, de modelul de date pe care-l implementeaz
la organizarea datelor n BD.
Etapele n evoluia SGBD sunt prezentate n continuare.
1. Pn n anii aizeci datele erau organizate doar n fiiere, gestionate de programe scrise n
diferite limbaje de programare universale (exemple: Cobol, Fortran etc.).
2. La sfritul anilor aizeci a aprut modelul arborescent de organizare a datelor n BD i
primele SGBD care erau ierarhice i implementau acest model (exemplu: IMS).
3. La nceputul anilor aptezeci a aprut modelul reea de organizare a datelor i SGBD reea
ce implementau acest model (exemple: IDMS, SOCRATE).
SGBD arborescente i reea fac parte din prima generaie i ele constituie pionieratul n
domeniu.
4. La sfritul anilor aptezeci i nceputul anilor optzeci a aprut modelul relaional de
organizare a datelor i ulterior s-au realizat SGBD relaionale ce implementau acest model
(exemple: Oracle, Informix, DB2, SQLServer, Visual Foxpro, Access etc.). Este generaia a
doua de SGBD, care prin simplitate, interactivitate i neproceduralitate domin piaa actual.
5. La sfritul anilor optzeci, nceputul anilor nouzeci a aprut modelul orientat obiect de
organizare a datelor i SGBD orientate obiect ce implementau acest model (exemple:
Gemstone, O2, Jasmine etc.). Aceasta este generaia a treia de SGBD care este n plin
dezvoltare acum.
Pn la sfritul
1. Doar fiiere
anilor 60

4
BAZE DE DATE ACCESS

2. SGBD ierarhice
sfritul anilor 60
generaia I
nceputul anilor 70
3. SGBD reea
sfritul anilor 70
4. SGBD relaionale
nceputul anilor 80 generaia a II a
sfritul anilor 80
5. SGBD orientate obiect
nceputul anilor 90 generaia a III a

Not. n acest moment, n lume, cea mai mare parte a bazelor de date sunt realizate cu SGBD
relaionale, o foarte mic parte cu SGBD de generaia nti i ctig tot mai mult teren cele
realizate cu SGBD orientate obiect.
Oracle este un SGBD relaional extins cu numeroase alte tehnologii informatice.

Not. La trecerea de la o generaie la alta de SGBD s-au urmrit urmtoarele aspecte:

1. Pstrarea aspectelor fundamentale care dau conceptul de SGBD: obiectivele, funciile,
componentele. Desigur, la fiecare generaie apar i o serie de elemente specifice, de nuan,
care ns nu schimb fundamentele conceptului.
2. ncadrarea unui SGBD ntr-o generaie se face n funcie de modelul de date implementat.
Sunt luate n considerare toate cele trei elemente care caracterizeaz modelul de date:
definirea structurii modelului (entitile i legturile dintre ele), operatorii de prelucrare,
restriciile de integritate.
3. mbuntirea organizrii datelor n memoria extern prin implementarea unui model mai
performant. Se urmrete creterea independenei logice i fizice (pn la total), asigurarea
unor limbaje de descriere a datelor (LDD) ct mai performante i automatizate, asigurarea
unor limbaje de manipulare a datelor (LMD) puternice, asigurarea unor limbaje de regsire
ne-procedurale (exemplu SQL), reducerea i controlul redundanei.
4. mbuntirea accesului la date prin: acces dup mai multe chei, acces concurent,
optimizarea accesului, creterea securitii datelor.
5. Oferirea unor faciliti de utilizare tot mai performante: generatoare specializate (Forms,
Reports etc.), interfee cu alte limbaje de programare, interactivitatea.
6. Diversificarea tipurilor de date ce pot fi utilizate (clasice, multimedia etc.), diversificarea
modului de lucru (local sau reea), precum i a tipurilor de aplicaii ce pot fi dezvoltate
(locale, distribuite, multimedia etc). Acest lucru nseamn c SGBD se doresc a avea o
extensibilitate ct mai mare, care s le permit adaptarea la nou.
7. Utilizarea unor SGBD din generaiile precedente n paralel cu dezvoltarea unei noi
generaii.
8. Tendina de fundamentare teoretic i standardizare a conceptelor din fiecare nou
generaie de SGBD aprut, ceea ce ofer acestora robustee i deschidere.

5
BAZE DE DATE ACCESS

2.4. Obiectivele unui SGBD

Obiectivul general al unui SGBD este de a furniz suportul software complet pentru

dezvoltarea de aplicaii informatice cu baze de date. n acest sens, pentru ca un produs

software s fie SGBD, el trebuie s asigure un set minim de obiective, care va fi prezentat n
continuare.
Suport software complet pentru dezvoltarea SBD
Obiectiv general
1. Independena datelor(logic, fizic)
2. Redundan minim i controlat
3. Faciliti de utilizare a datelor 4. Protecia datelor(securitate, integritate)
5. Partajabilitatea datelor 6. Legturi ntre date
7. Performane globale ale aplicaiei
Set minim
de
obiective
1. Asigurarea independenei datelor fa de programe. Se spune c o aplicaie informatic
depinde de date, dac modificarea structurii de memorare a datelor sau a strategiei de acces la
date afecteaz i aplicaia. Independena datelor fa de aplicaie poate fi:
- fizic, adic modul de memorare a datelor i tehnicile fizice de memorare (strategia de
acces), pot fi schimbate fr a rescrie programele (exemplu n Oracle: se poate face acces
secvenial la date, apoi se poate indexa i se face un acces direct);
- logic, adic structura de date poate fi schimbat fr a rescrie programele (exemplu n
Oracle: se poate aduga n structur un nou cmp, prin comanda ALTER TABLE).

2. Redundan minim i controlat a datelor. Spre deosebire de sistemele clasice

(cu fiiere) de prelucrare automat a datelor, stocarea informaiilor n BD se face astfel nct
datele s nu fie multiplicate. Cu toate acestea, uneori, pentru a realiza performane sporite, n
ceea ce privete timpul de rspuns se accept o anumit redundan a datelor. Aceasta va fi
ns controlat pentru a se asigura coerena (corectitudinea datelor) BD. Exemplul de
redundan controlat acceptat este cea aprut la proiectare BD relaionale prin tehnica de
normalizare.
6
BAZE DE DATE ACCESS

3. Faciliti de utilizare a datelor. Aceast facilitate presupune ca SGBD s aib nite

componente specializate pentru diferite operaii de utilizare:
- folosirea datelor de ctre mai muli utilizatori n diferite scopuri (aplicaii). Acest lucru
reduce spaiul de memorare necesar i efortul de ncrcare / validare a datelor;
- accesul ct mai simplu al utilizatorilor la date, fr ca ei s fie nevoii s cunoasc structura
ntregii BD, acest lucru rmnnd n sarcina administratorului BD (ex.: asisteni tip Wizard);
- existena unor limbaje performante de regsirea a datelor care permit exprimarea interactiv
a unor cereri de regsire a datelor i indicarea unor reguli pentru obinerea informaiilor
solicitate (ex.: limbajul relaional SQL);
- oferirea posibilitii unui acces multicriterial la date. SGBD stocheaz datele n entitile
BD i permite mai multe ci de acces. Pentru diferite moduri de adresare SGBD creeaz
dinamic, la momentul execuiei, o serie de fiiere anexe (de index etc.) care las neschimbate
entitile BD.

4. Protecia datelor. n sistemele de BD, protecia datelor se asigur sub dou aspecte:
securitatea i integritatea.

7
BAZE DE DATE ACCESS

Securitatea (confidenialitatea) datelor semnific faptul c accesul la date se face numai

printr-o autorizare corespunztoare i doar controlat (sarcina administratorului BD). n acest
sens, SGBD permite: autorizarea i controlul accesului la date, utilizarea viziunilor, realizarea
unor proceduri speciale, criptarea datelor.
a) Autorizarea i controlul accesului la date este realizat de SGBD prin intermediul
parolelor. Acestea identific clasele de utilizatori, cu anumite drepturi de acces, la anumite
date. Privilegiile diferiilor utilizatori sunt gestionate de SGBD astfel: un anumit subiect
(utilizator) poate realiza anumite aciuni, asupra anumitor obiecte, n limita anumitor restricii
(condiii suplimentare). Profilul utilizator este dat de nume (NAME), parola (PASS), nume
grup, numr nivel de acces. Oracle deine n acest sens, pachetul OEM, dar i comenzi SQL
specializate.
b) Utilizarea viziunilor (view) este asigurat de SGBD pentru reprezentarea schemelor
externe ale bazei de date. Cu ajutorul viziunilor, SGBD permite s se defineasc partiii logice
ale bazei de date, pentru diferii utilizatori, n raport cu cerinele acestora de acces la date.
Securitatea datelor este asigurat de SGBD prin definirea tuturor drepturilor necesare unui
utilizator pentru o viziune (GRANT) i anularea unor drepturi pentru obiectele sale
(REVOKE).
c) Realizarea unor proceduri speciale de acces asupra datelor este permis de SGBD. Aceste
proceduri sunt scrise n LMD, se pstreaz n form precompilat, iar anumitor utilizatori li se
va acorda dreptul de execuie i li se va interzice accesul direct la obiectele BD.
d) Criptarea este asigurat de SGBD prin oferirea unor rutine de criptare (codificare) a
datelor, apelate automat sau la cerere i prin existena unor instrumente care permit
utilizatorului s realizeze propriile rutine de criptare. Criptarea i decriptarea se realizeaz
dup algoritmi specifici, cu o cheie (parol) de acces la rutin (Oracle folosete mai muli
algoritmi de criptare i decriptare).
Integritatea datelor se refer la corectitudinea (coerena) datelor i este asigurat prin
protejarea acestora mpotriva unor incidente intenionate sau neintenionate.
Componentele SGBD asigur integritatea datelor tratnd separat cauzele care pot deteriora
baza de date: integritatea semantic, controlul accesului concurent, salvarea / restaurarea.
a) Integritatea semantic este asigurat prin operaii efectuate de SGBD asupra datelor i
a prelucrrilor. Aceste operaii alctuiesc un set de reguli denumit restricii de integritate.
SGBD asigur astfel de restricii implicite (rezult din modelul de date implementat Oracle
implementeaz cinci) i explicite (proceduri incluse n programele de aplicaie).
b) Accesul concurent asigur coerena datelor i este un obiectiv al SGBD care se pune cu
acuitate mai ales la baze de date distribuite. n acest sens SGBD folosete o unitate distinct
de prelucrare a datelor denumit tranzacie, care este constituit dintr-o secven de operaii
care se execut n totalitate sau deloc - marcat de puncte de nceput i sfrit. Tranzacia
poate fi controlat de SGBD implicit, cnd punctele de nceput i de sfrit sunt automat
definite, sau explicit, cnd punctele de nceput i de sfrit sunt definite prin comenzi
specifice.
La execuia concurent a tranzaciilor SGBD trebuie s asigure blocarea datelor utilizate la un
moment dat. Aceasta nseamn c se interzice accesul celorlalte tranzacii concurente la
aceleai date, pn se termin tranzacia curent. Tehnica de blocare utilizat de SGBD se
8
BAZE DE DATE ACCESS

poate aplica la nivelul ntregii baze de date, a unui fiier, a unei nregistrri sau chiar a unui
cmp (de exemplu n Oracle). Ea poate fi pentru citire (partajabil) sau pentru scriere
(exclusiv). Cele mai multe SGBD realizeaz blocarea la nivel de nregistrare i fiier, prin
diferite metode: setarea unui bit pentru resursa respectiv, construirea unei liste cu resursele
blocate, meninerea resurselor blocate ntr-o zon special etc.

9
BAZE DE DATE ACCESS

Inter-blocarea este situaia n care dou tranzacii blocheaz anumite resurse, apoi solicit
fiecare resursele blocate de cealalt. La nivelul de SGBD trebuie s existe facilitatea de
prevenire sau rezolvare a inter-blocrii.
*Prevenirea inter-blocrii presupune c programele blocheaz toate resursele de care au
nevoie nc de la nceputul fiecrei tranzacii (greu de precizat).
*Soluionarea inter-blocrii presupune c exist nite mecanisme pentru detectarea i
eliminarea inter-blocrii (de exemplu graful dependenelor proceselor de executat).
c) Salvarea / restaurarea (backup/recovery) ca facilitate a SGBD permite refacerea
consistenei datelor care au fost deteriorate fizic din diferite motive.
Salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de siguran i prin
jurnalizarea tranzaciilor i a imaginilor. SGBD poate asigura salvarea automat i la cererea
administratorului bazei de date (de exemplu n Oracle).
Restaurarea pornete de la coleciile de date stocate prin salvare i reface consistena bazei
de date, minimiznd prelucrrile pierdute. Restaurarea este asigurat automat de SGBD, dar
se poate realiza i manual.

Restaurarea automat a BD este realizat de SGBD cu ajutorul fiierelor jurnal. La

nivelul SGBD pot exista o serie de parametri de configurare care influeneaz procesul de
restaurare automat. Aceti parametri se refer la: intervalul de restaurare, indicatorul de
restaurare (ce informaii vor fi scrise n fiierul de erori) etc.

Restaurarea manual a BD implic intervenia administratorului pentru refacerea bazei de

date de pe un suport tehnic care a fost distrus. Cea mai recent copie de siguran efectuat
pentru o BD afectat este ncrcat i se reiau prelucrrile efectuate din momentul copierii
pn la producerea defeciunii. Restaurarea manual se face prin deconectarea tuturor
utilizatorilor de la BD, ncrcarea copiei i reluarea lucrului.
5. Partajabilitatea datelor
Partajabilitatea datelor se refer nu numai la aspectul asigurrii accesului mai multor
utilizatori la aceleai date, ci i la posibilitatea dezvoltrii unor aplicaii fr a se modifica
structura bazei de date. Problema partajabilitii se pune la un nivel superior pentru SGBDurile care permit lucrul n reea.
6. Legturile ntre date. Legturile ntre date corespund asocierilor care se pot realiza ntre
obiectele unei aplicaii informatice. Orice SGBD trebuie s permit definirea i descrierea
structurii de date, precum i a legturilor dintre acestea, conform unui model de date. Fiecare
tip de model de date permite anumite legturi ntre date. Un SGBD, care implementeaz un
anumit model de date, va trebui s asigure i realizarea legturilor dintre datele
corespunztoare n conformitate cu schema conceptual.
7. Performanele globale. Performanele globale ale aplicaiei sunt influenate de SGBD.
Acesta trebuie s gestioneze un volum mare de date de o complexitate ridicat, ntr-un anumit
timp de acces util pentru diferii utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD folosete diferite
metode de acces, tehnici de optimizare, tipuri de date.

10
BAZE DE DATE ACCESS

3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

Proiectarea unei BD se face prin alegerea unui model de BD.

3.1. MODELE DE BAZE DE DATE.
n funcie de modul de organizare a informaiilor, exist mai multe tipuri de baze de
date:
-modelul ierarhic( arborescent)
-modelul reea
-modelul relaional.
Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date
poate fi reprezentat sub forma unui arbore n care nodurile exprim colecii de date, iar
ramurile reflect relaiile de asociere ntre nregistrrile coleciilor de date superioare i
inferioare.
Accesul la nregistrrile coleciilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui,
adic se parcurg toate coleciile aflate n subordonare ierarhic dintre colecia radcina i
colecia cercetat. Unui element superior i pot corespunde unul sau mai multe elemente
inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior.
n modelul ierarhic se folosete noiune a de element virtual, care nlocuieste dublura
unui element prin adresa elementului respectiv, fiecare element apare astfel o singur dat n
baza de date.
Modelul reea=modelul reea se aseamn cu cel ierarhic, diferena constnd n aceea
ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.
ntr-o reea , nodurile corespund entitilor i relaiile sunt reprezentate prin sgei
ntre noduri: sgei simple i sgei duble.
Operaiile cele mai frecvente pentru modelul reea se mpart n dou categorii:
-cutarea unor elemente ale unor entiti cu anumite proprietati sau cautarea unor
informaii prin utilizarea legturilor ntre entiti;
-navigarea n reeaua de date.
Modelul relaional= este cel mai rspandit model de baze de date. Acest model are o
singur structur de date:tabelul sau relaia. Access creaz o categorie special de baze de
date, numite baze de date relaionale (BDR). O baz de date relaionale mparte informaiile
n sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaz informaiile n funcie de o anumit tem ca de
exemplu informaii despre pacieni, despre vnzare, despre produse. n Access aceste subseturi de date se gsesc n tabele individuale .
11
BAZE DE DATE ACCESS

Access permite stabilirea de relaii ntre tabele. Aceste relaii se bazeaz pe un cmp
care este comun unei perechi de tabele.Fiecare tabel trebuie s contin un cmp numit cheie
primar . Cheia primar trebuie s identifice n mod unic fiecare nregistrare din tabel.
Aadar, cmpul cheie primar este, n mod caracteristic, un cmp care atribuie o valoare
numeric unica fiecrei nregistrri (fara duplicate n tabelul respectiv).
De exemplu ,un tabel numit Clieni (Customer) poate conine un cmp Identificator
Client (Customer ID) care identific fiecare client pe baza unei valori numerice unice- de
exemplu codul numeric personal(CNP).
Pn i o baz de date simpl este alctuit din numeroase tabele corelate.

3.2. PRINCIPII DE PROIECTARE A BAZEI DE DATE

Structura bazei de date poate fi considerat ca modul n care va arata tabelul fr nicio
informaie n el (aspectul tabelului). Pentru a descrie structura tabelului trebuie s tim:
-numrul de cmpuri (coloane ) din tabel;
-numele cmpurilor (titlurile coloanelor);
-tipul de date al fiecrui camp.
nainte de a crea o baz de date, este foarte important planificarea ei.
Cnd planifici o baz de date trebuie s ii cont de urmtoarele aspecte: aceasta nu este
conceput numai pentru a introduce date, ci i pentru vizualizarea si raportarea datelor
incluse n diferite tabele care alctuiesc baza de date.
Determinarea tabelelor.
Tehnic vorbind ,avem nevoie de un singur tabel pentru a alctui o BD.Deoarece
Access este un program de baze de date relaionale, este conceput pentru manipularea unui
numr mare de tabele i pentru crearea de relaii ntre acestea. De exemplu ntr-o BD care ine
evidena pacientilor pot fi incluse urmtoarele tabele:
-pacieni
-zile de spitalizare
-analize efectuate
-costuri totale,etc
Determinarea formularelor:
Formularele sunt utilizate pentru introducerea datelor nregistrare dup nregistrare.
12
BAZE DE DATE ACCESS

Determinarea interogrilor:
Interogrile sunt folosite pentru a obine informaii utile de care avem nevoie dup
informaiile stocate n baza noastr de date,
ex: dac pacientul este sau nu asigurat, analize efectuate, costuri etc.
Determinarea rapoartelor:
Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din BD. Acesta insereaz datele ntruna sau mai multe pagini, ntr-un format uor de citit.. Rapoartele sunt menite a fi tiprite,
spre deosebire de tabele i formulare, care sunt de obicei pe ecran. De exemplu, dorim un
raport despre pacienii sub 18 ani sau unul despre pacienii care sufer de boli cronice.
Un raport poate extrage date din diferite tabel simultan, poate efectua calcule cu aceste
date i poate prezenta rezultate frumos formatate, foarte utile pentru cei care nu stau alturi de
noi in faa calculatorului.
Lansarea n execuie a programului Access se face n funcie de modul n care l-am
instalat:
*clic pe Start, apoi opiunea All Programs, apoi clic pe Microsoft Office Access
2003.
* prin crearea unei pictograme de acces rapid(Create Shortcut); efectum dublu clic
pe pictograma respectiv .
Obinem o fereastr asemnaoare cu cea din figura de mai jos:

Figura 1
Crearea / accesarea unei baze de date
Crearea unei baze de date Microsoft Access 2003 se realizeaz fie pornind de la o baza
de date blank, fie de la un ablon de baza de date pus la dispozitie de aplicaia Microsoft
Access 2003.
Crearea unei baze de date blank Access 2003 const n:
-n caseta de dialog File New Database, la opiunea Save in: se selecteaz locaia
unde va fi salvat fiierul bazei de date; denumirea fisierului bazei de date este introdus la
opiunea File name, iar salvarea pe disc are loc la apsarea butonului Create.
Pentru a crea o baz de date nou, n zona Open a ferestrei (figura 1) alegem
opiunea Create a new file, iar n caseta urmtoare - opiunea Blank Database. Putem, de
asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.
13
BAZE DE DATE ACCESS

Figura 2 .
Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n
figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectm
opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasat pe un dispozitiv de memorie
auxiliar. n caseta de dialog care apare indicm numele bazei de date.

Figura 3
(de ex., BIBL) i localizarea ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt disponibile
cele 7 clase de obiecte Access.

14
BAZE DE DATE ACCESS

COMPONENTELE FERESTREI ACCESS.

Figura 4
Fereastra Database (figura 4) furnizeaz o list cu pictograme, situate n partea stng,
pentru obiectele Access:
-tabele( Tables)-obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare;
-interogari (Queries)-obiect care ne permite vizualizarea informaiilor obinute prin
prelucrarea datelor din unul sau mai multe tabele i /sau interogri(ne permite s punem
ntrebri bazei de date; rspunsul se poate folosi la manipularea datelor din tabel, precum
tergerea nregistrrilor sau vizualizarea acelor date din tabel care satisfac numai anumite
criterii);ifd modul de definire i rezultatul aciunii interogrile pot fi: interogri de selecie, de
sortare, de excludere a unor inregistrari din BD,de obtinere a unor informatii rezultante in
campuri noi (ex. aflarea costului spitalizarii dupa numarul de zile de internare si plata
asigurarilor de sanatate), de obtinere a unor totaluri sau medii si interogari incrucisate.
-formulare (Forms)-utilizat la introducerea ,editarea si vizualizarea datelor din tabel,
inregistrare dupa inregistrare ;
-rapoarte (Reports)-permite rezumarea informatiilor din baza de date intr-un format
corespunzator pentru tiparire ;
-pagini de acces la date ( Pages)-obiect care include un fisier HTMLsi alte fisiere suport in
vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-ului Internet;
-macrocomenzi (Macros)-obiect care contine o definitie structurata a uneia sau mai multor
actiuni pe care Access le realizeaza ca raspuns la un eveniment;
-module (modules)-obiect care contine proceduri definite de utilizator si scrise in limbajul de
programare Visual Basic.
Aceste obiecte distincte sunt cele care vor compune baza de date.Fiecare obiect
trebuie avut in vedere la planificarea unei noi baze de date.
Butoanele din bara cu instrumente sunt utilizabile numai daca am creat sau deschis o
baza de date.Access este diferit de celelalte aplicatii Office prin faptul ca dispune de o bara cu
instrumente pentru fiecare obiect din baza de date.. in unele cazuri, pentru fiecare obiect
exista mai multe bare cu instrumente, de exemplu, tabele Access au doua bare de
instrumente :
-Table Datasheet (foaia de date a tabelului )= pune la dispozitie instrumente care faciliteaza
introducerea si manipularea datelor din tabel ;
15
BAZE DE DATE ACCESS

-Table Design (proiectarea tabelului)= permite manipularea parametrilor de proiectare a

tabelului.
Un tabel este alcatuit din randuri si coloane. Access stocheaza fiecare consemnare in
baza de date in propriul sau rand;aceasta se numeste inregistrare. Fiecare inregistrare contine
informatii precise referitoare la datele inregistrate in baza de date.
Fiecare inregistrare este impartita in componente diferite de informatii, denumite
campuri. Fiecare camp este reprezentat intr-o coloana separata din tabel.Fiecare camp contine
o informatie distincta, iar toate campurile dintr-un rand alcatuiesc o anumita inregistrare.
Crearea unei baze de date Access 2003 pe baza unui sablon se realizeaza printr-o aplicatie
wizard inclusa in Microsoft Access 2003. Operatia consta in:
-deschiderea panoului de sarcini New File prin selectia comenzii New din meniul File;
shortcut-ul pentru aceasta operatie este CTRL+N;
-din panoul de sarcini New File, grupul de optiuni Templates, se selecteaza referinta
hyperlink On my computer;
-in caseta de dialog Templates, se selecteaza eticheta Databases care permite accesul la
sabloanele de baze de date incluse in aplicatia Microsoft Access 2003; butonul Templates on
Office Online permite verificarea existentei altor sabloane pe site-ul web Microsoft;
-selectarea tipului de sablon dorit si salvarea fisierului bazei de date in caseta de dialog File
New Database prin apasarea butonului OK; sunt introduse locatia fisierului in optiunea Save
in: si denumirea sa la optiunea File name;
-se lanseaza aplicatia wizard Database Wizard care permite setarea caracteristicilor bazei de
date prin parcurgerea pasilor predefiniti.

Aplicatia Database Wizard

-modificarea obiectelor din baza de date (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros,
Modules, Favorites) din Database Window.
Accesul la datele stocate in tabele si utilizarea lor se realizeaza prin optiunile
predefinite in fereastra Main Switchboard.

16
BAZE DE DATE ACCESS

Dupa ce am deschis o baza de date , putem crea diferite obiecte in oricare din clasele
nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i
Modules se definesc in baza tabelelor, acestea trebuie create in primul rind. Cu alte cuvinte,
daca o BD nu contine cel putin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsita de sens.
Pentru a crea un tabel nou selectam clasa de obiecte Tables, apoi actionam butonul
. Caseta de dialog New Table care apare ne ofera 5 moduri de definire a structurii
tabelului.

Moduri de definire a structurii unui tabel

Daca selectam optiunea Design View si actionam butonul OK, obtinem o fereastra
in care definim campurile tabelului si caracteristicile lor.

17
BAZE DE DATE ACCESS

Definirea campurilor tabelului.

Caracteristicile campurilor
Pentru fiecare camp al tabelului se specifica 3 caracteristici, i anume:
Field Name (denumirea campului, obligatoriu);
Data Type (tipul campului, obligatoriu);
Description (descrierea campului, optional).
Stabilirea cheilor primare
Daca valorile unui camp sunt unice (nu se repeta), putem semnala acest lucru, pentru
a evita introducerea accidentalaa dou valori identice. Aceasta procedura poart denumirea de
stabilire a cheii primare.
Cheia primara poate fi stabilita si pe cateva campuri. Pentru a stabili cheia primara,
selectam campul respectiv, apoi executam un clic pe butonul
din bara cu instrumente.
Ca rezultat, in partea din stanga a campului respectiv apare semnul cheii. Dupa incheierea
procedurii de descriere a campurilor si de stabilire a cheii primare, salvam tabelul
(descrierea lui), selectand comanda Save din meniul File si indicand numele tabelului.
Daca nu am stabilit o cheie primara (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va
avertiza, sugerandu-ne stabilirea cheii pe un camp de tip AutoNumber. Pentru a
confirma, actionam butonul Yes. In acest caz sistemul stabileste automat cheia primara pe
un camp AutoNumber (dac el exista) sau creeaza suplimentar un asemenea camp (dac
el nu exista), stabilind pe el cheia primara. Pentru a renunta la stabilirea cheii primare,
actionam butonul No. ions and tutorials for IT&C development
Inchiderea / redeschiderea bazei de date
Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File
sau prin actionarea butonului
din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere,
sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine.
Inchiderea unei baze de date nu nseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incat
putem deschide o alta baza de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus.
O baza de date este memorata in unul sau mai multe fisiere.Fisierul care contine baza
de date va avea extensia .mdb .
18
BAZE DE DATE ACCESS

Iesirea din Access

Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri:
-se apasa combinatia de taste Alt+F4;
-se executa comanda Exit din meniul File;
-se actioneaza butonul
din bara de titlu a aplicatiei.

3.3.

TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.

Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt:
-Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea
Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse
intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule);
-Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere;
-Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza
dimensiunea si tipul valorii numerice;
-Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a
timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat
in proprietatea Format;
-Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si
comparatii monetare(diferite valute);
-Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru
fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare;
-Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false,
yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format;
-OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de
date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word,
imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert;
-Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi
catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web;
hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea
de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier;
-Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia
aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului
intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number
sau Yes/No.

19
BAZE DE DATE ACCESS

Aplicatia Lookup Wizard.

3.4.

PAII URMAI N PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE

1. Crearea tabelelor:
-stabilirea numarului de coloane, dimensiunea(numarul de caractere) si tipul datelor(text,
number,date/time, currency etc)
2. Definirea cheilor primare
-pentru a evita introducerea accidentala a doua sau mai multe valori identice alegem o
cheie primara. Ex: intr-un tabel cu pacienti putem alege codul numeric personal(CNP)
drept cheie primara, CNP-ul fiind unic.
3 Specificarea valorilor implicite.Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea
medicamentelor poate fi valoare implicita .
4. Stabilirea unor conditii de validare pentru valoarea fiecarui camp.
5. Editarea formularului pentru achizitia de date(incarcarea bazei de date).
6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortam din BD numai
pacientii cu varsta pana in 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurati, lista medicamentelor
compensate etc).
7. Interogarea BD-extragerea anumitor informatii din BD , astfel incat sa obtinem un grup
restrans pe care il scoatem cu un titlu(o lista restransa).
Etape:
a)selectam o parte din BD pe baza unei conditii logice, obtinand o BD mai redusa;
b)sortarea= indicam campul dupa care se face sortarea si ordinea (alfabetica, dupa
varsta,etc);
c)filtrarea- se aplica diferite filtre care au ca rol eliminarea unor inregistrari (a unor linii
din tabel), obtinand o reducere a BD pe verticala.
d) Aplicarea de masti(mascarea) anumitor coloane =se obtine scurtarea BD pe orizontala.
e)Alte operatii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, functii financiare,
interogari incrucisate,etc.
8. Mecanisme de intretinere a SGBD( back-up=salvarea periodica a datelor in functie de
importanta lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea continutului
prin eliminarea unei pagini-se executa periodic) si de securitate a SGBD(protejarea BD
impotriva unui operator neautorizat sau impotriva pierderii accidentale de date).

20
BAZE DE DATE ACCESS

3.5. Operatii cu baze de date.

Proiectarea unei baze de date
Prin proiectarea unei baze de date nelegem procesul de creare a unui proiect pentru baza
de date care s asigure desfurarea corect a activitilor i rezolvarea cerinelor
utilizatorului.
Baza de date pe care o realizm cu Microsoft Access este un fiier ce are extensia .mdb i
conine urmtoarele obiecte: tabele (Tables), interogri (Query), formulare (Forms),
rapoarte (Reports) i macroinstruciuni (Macros).
Pentru a creea o baz de date cu Microsoft Access:
- File New Blank database
- se alege locaia unde se va memora baza de date (n seciunea Save in)
- se tasteaz numele bazei de date n seciunea File name a casetei care se deschide
- clic pe butonul Create (sau se apas tasta Enter).
Crearea unei tabele
Tipurile de date cu care lucreaz aplicaia Access:
-Text text (set de caractere: litere, cifre, semne speciale- maxim 255 caractere). Lungimea
implicit este 50.
-Memo text de lungime > de 255 caractere
-Number numeric (ntreg sau real)
-Date / Time data calendaristic sau ora
-Currency un numr cu dou zecimale, care are la sfrit un simbol monetar(lei, euro)
- AutoNumber numr ntreg care este incrementat automat pe msur ce sunt introduse noi
nregistrri n tabel
- Yes/No - Cmp de tip comutator, de tip Da/Nu, cu semnificaia Adevrat/Fals
-OLE Object - Permite memorarea de imagini, sunete
- Hyperlink - Referina ctre un fiier extern
- Lookup Wizard...- Permite creearea coloanelor de opiuni prestabilite din care putem
selecta opiunea dorit atunci cnd completm tabela cu date

21
BAZE DE DATE ACCESS

.
Crearea unei tabele nseamn doua operaii:
- definirea structurii i
- introducerea nregistrrilor.
Definirea structurii presupune stabilirea cmpurilor tabelei: denumirea, tipul i proprietile
acestuia.
Aceasta operaie poate fi realizat n trei moduri: Creare tabel n modul Vizualizare
proiect, Creare tabel utiliznd Expertul, Creare tabel prin introducere de date
Vom trata modul Design View.
Create Table Design (Creare tabel n modul proiect)

Aceast fereastr este mpartit n dou seciuni orizontale:

1) n partea superioar se precizeaz :- numele (coloana Field name)
- tipul tipul datelor pe care le va conine (coloana Data Type ) i
- descrierea acestuia (coloana Description) care este opional.
2) Cea de-a doua seciune conine proprietile cmpului, grupate n doua categorii:
General pentru fiecare cmp creat, n funcie de tipul de date ales, afieaz anumite
proprieti ale acestuia:
Lookup afieaz tipul de instrument grafic prin intermediul cruia se afieaz datele din acel
cmp. Dac tipul cmpului a fost definit cu opiunea Lookup Wizard, atunci sunt afiate i
alte informaii suplimentare.
Exemplu: Pentru a retine n tabela Table1 urmtoarele informaii despre mai multe persoane:
Nume, Prenume, CNP, Adresa, Nivel studii, vom proiecta urmtoarea structur a tabelei:
22
BAZE DE DATE ACCESS

Cheia primar
Este un cmp care identific n mod unic nregistrrile unei tabele.
De exemplu, putem avea dou persoane cu acelai nume, dar ele se identific n mod unic
prin CNP.
Pentru a stabili un cmp drept cheie primar n modul Design View, executm clic dreapta pe
numele cmpului care dorim s devin cheia tabelei i selectmPrimary Key din meniul
contextual sau apsm butonul

de pe bara de pictograme.

Dac vor fi folosite mai multe cmpuri pentru cheie primar, trebuie selectate toate i apoi
apsat butonul Primary Key. Dac am salvat tabela fr s fixm cheia primar, Access ne va
avertiza n legtur cu acest aspect. Putem reveni n modul Design i atam cheia unui cmp
sau putem accepta ataarea automat a unui cmp de tipAutoNumber cu rol de cheie primar,
pe care-l va numi ID.

Stabilirea unui index

Indexarea unei tabele reprezint operaia prin care se ordoneaz logic nregistrrile
acesteia, dup un anumit atribut (sau ale unui grup de atribute), numit index, n scopul
optimizrii cutrii i localizrii ulterioare a anumitor date. Indexul se definete la
definirea structurii tabelei. Cheia primar este considerat automatindex.
Pentru stabili un index pentru un cmp, setam proprietatea Indexed acelui cmp (din Field
Properties) pe valoarea Yes(No Duplicates).

23
BAZE DE DATE ACCESS

Pentru a crea un index cu mai multe cmpuri procedm n modul urmtor:

deschidem tabela n modul Design View

executm clic pe butonul Index

de pe bara de pictograme. Aceasta are ca efect
deschiderea ferestrei de definire a indecilor, n care este deja cuprins cheia primar. Putem
defini i ali indeci, completnd numele indexului, numele cmpului si ordinea sortrii
(cresctor sau descresctor):

Un index poate avea pn la maxim 10 cmpuri.

Dac dorim s anulm un index, executm clic dreapta pe numele indexului i
alegem Delete Rows.
Modificarea proprietilor unui cmp
- Se deschide tabela n modul Design View,
- se selecteaz cmpul, apoi se modific proprietile acestuia din seciunea Field
Properties i
- se salveaz modificrile.
Introducerea de date n tabel
- Se deschide tabela (Open sau dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conine
obiectele bazei de date), dup care
- se completeaz cu articole corespunztoare cmpurilor care au fost definite.
Vizualizarea informailor dintr-o tabel
- Fie se execut dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conine obiectele bazei de date,
fie
- se execut clic pe butonul Open, fie
- clic dreapta pe numele tabelei->Open.
Modificarea datelor ntr-o tabel
- Se caut nregistrarea care se dorete a fi modificat,
- se execut clic n fiecare celul care trebuie modificat, apoi
- se salveaz tabela.
Adugarea de nregistrri ntr-o tabel
24
BAZE DE DATE ACCESS

- ne deplasm la sfritul tabelei, sau

- alegem din meniul Insert->New Record
tergerea nregistrrilor dintr-o tabel
- Se selecteaz nregistrarea i se selecteaza Edit->Delete (sau Delete Record) sau
- clic dreapta n dreptul nregistrrii, pe marginea rndului->Delete Record. Se va cere
confirmarea tergerii.

25
BAZE DE DATE ACCESS