Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

1 LA INCEPUT
1.1 Despre modulul 5
Modulul Baze de date este al cincilea modul din lista de 7 module necesare pentru a fi promovate in vederea obtinerii Permisului European de Conducere a Calculatorului (cunoscut si ca diploma ECDL). Prezentul suport de curs este bazat pe versiunea 5.0 a Programei ECDL Romania, pe care o respecta si o extinde cu informatii aditionale. In orice situatie, Programa ECDL (a carei ultima varianta poate fi consultata online pe site-ul ECDL Romania la adresa http://www.ecdl.org.ro/certificari_ecdl.php?id=55 ) are prioritate in termeni de informatie care trebuie cunoscuta de catre candidat. Certificarea ECDL este independenta de aplicatia pe care s-a sustinut examenul, dar acest suport de curs este realizat pentru aplicatia Access din Pachetul Microsoft Office 2007 versiunea in limba engleza. Capturile de ecran din prezentul suport de curs sunt facute cu doua versiuni diferite de Access, pe doua sisteme de operare diferite. Ca urmare, de la o imagine la alta, pot aparea variatii in termeni de elementele grafice ale ferestrelor. Functionalitatile, insa, sunt identice si nu ar trebui sa consituie un impediment.

1.2 Despre Examen

Examenul propriu-zis consta in accesarea unei aplicatii online si rezolvarea a 36 de intrebari (de obicei practice, dar sunt si intrebari grila, cu o varianta si doar o varianta de raspuns). Durata examenului este de 45 de minute, iar punctajul necesar pentru a promova este 75. La sfarsitul celor 45 de minute (sau cand candidatul apasa Finalizare in aplicatie) se da nota pe loc. In general, programul folosit (Access 2007) are mai multe posibilitati de a realiza o actiune (de exemplu, sunt cel putin trei metode pentru a face Copy-Paste). De obicei nu conteaza modul in care este rezolvata o problema, atata vreme cat rezultatul final este cel corect. Insa trebuie remarcata existenta unor intrebari de genul Unde dati click pentru..., sau Combinatia de taste face..., motiv pentru care vom prezenta mai multe variante de rezolvare a aceluiasi subiect.

1.3 Cateva clarificari legale

Acest suport de curs este oferit ca atare, cu buna credinta ca respecta programa ECDL, dar nu se ofera nici o garantie in termeni legali (si/sau) de orice natura. Prezentul suport de curs este protejat de legile copyright-ului si este autorizat a fi folosit si distribuit doar de catre, si in randul, candidatilor inscrisi pentru a sustine examene ECDL la Centrul Autorizat de Examinare ECDL 38 UAIC Iasi (care este si titularul dreptului de proprietate intelectuala asupra continutului).

1.4 Terminologie
Recomandam parcurgerea primelor doua module ECDL inainte de a parcurge acest suport de curs. Dar deoarece, cel putin la nivel teoretic, ECDL-ul permite inceperea examinarilor in ce ordine doreste candidatul, consideram necesar amintirea catorva termeni care vor fi folositi frecvent in acest suport de curs: -Formularea Click de mouse se traduce prin apasarea butonului stang al mouse-ului -Formularea Dublu-Click (de mouse) se traduce prin apasarea de doua ori, in succesiune rapida, a butonului stang al mouse-ului. -Formularea Click Dreapta (de Mouse) se traduce prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului. -A da/executa click (de mouse) presupune apasarea unuia din cele doua butoane ale mouse-ului. -Cand nu se specifica daca este click stanga sau click dreapta, se subintelege Click Stanga. Apasarea unor butoane din interfata se executa tot cu butonul stang al mouse-ului. -Formularea (combinatia de taste) Ctrl+A inseamna apasarea simultana a celor doua taste mentionate (in context, taxta Control si tasta a; alte taste care mai pot apare in loc de, sau impreuna cu, Control, sunt Alt si Shift). -Meniul contextual este meniul care apare atunci cand se executa click dreapta (pe un text selectat, pe o figura, etc). Meniul contextual grupeaza majoritatea operatiunilor care pot fi executate asupra selectiei pe care s-a dat Click Dreapta. -A selecta un element dintr-un meniu inseamna a da click (stanga) pe acel element din meniu. 2

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

2 CONCEPTE TEORETICE
2.1 Baz de date
O baz de date reprezint mult mai mult dect o list sau un tabel. Baza de date ofer un real control asupra datelor, permind regsirea, sortarea, analizarea i rezumarea datelor, precum i raportarea imediat a rezultatelor. Aceasta poate combina date din fiiere diferite, astfel nct nu este necesar introducerea de dou ori a aceleai informaii. Poate chiar s fac introducerea datelor mai eficient i mai corect. Lumea real conine diferite obiecte pe care le vom numi entiti. Aceste entiti au anumite caracteristici (proprieti), pe care le vom numi atributele entitilor, aceste atribute pot lua anumite valori. n acest context informaia se poate defini ca fiind format din: - entitate (obiectul informaiei) - atribut (proprietile entitii) - valoare (msura proprietii) De exemplu entitatea angajat este format din atributele nume, vrst, ani vechime, care au diferite valori. Prezentm n continuare unele avantaje ale bazelor de date i cele mai importante pri ale lor. S spunem c suntei secretarul unui club mare de alpinism. Avei o list de voluntari permaneni, o list de voluntari pentru zilele libere, adrese pentru etichetele buletinelor informative, o list de membri i aa mai departe. S presupunem c un membru al clubului, care apare pe cteva liste, i schimb adresa de pot electronic pentru a doua oar n acest an. Cu un set de liste, avei o sarcin plicticoas s modificai acea informaie, oriunde ea apare. Cu o baz de date bine structurat, aceast informaie se modific o singur dat. Baza de date se ocup de rest. Dac lucrai cu aproximativ 10 elemente, este preferabil s creai o list simpl, poate o foaie de lucru n Microsoft Excel sau o list cu marcatori sau un tabel n Microsoft Word. Dac datele sunt mai complexe sau se modific frecvent, atunci o baz de date Access v ofer un avantaj. Access creeaz baze de date relaionale, ceea ce nseamn stocarea de date n diverse tabele separate conform subiectului sau activitii, datele fiind ns corelate i avnd posibilitatea de a fi strnse mpreun potrivit precizrilor dvs. Chiar dac baza de date a unui club poate stoca informaiile de contact pentru membri separat de listele de voluntari permaneni sau datele de planificare a vacanelor, baza de date poate aduce toate aceste informaii mpreun ori de cte ori este nevoie. Astfel, se pot imprima rapid liste cu voluntarii dispui s recicleze ziarele n aceast duminic, mpreun cu adresele i numerele lor de telefon actualizate. Cele dou seturi de date sunt corelate, astfel c informaiile dintr-un set de date (cum ar fi numele lui Ana Dumitru din lista permanent) se asociaz cu informaiile aplicabile din cellalt set de date sau le cunoate (informaiile de contact pentru Ana Dumitru). Pentru a crea baza de date este necesar setarea tabelelor de date care s reflecte subiectele i activitile asociate cu aceste date. La construirea bazei de date, analizai scenariile n care persoanele introduc date, caut date sau fac rapoarte cu date. O mic planificare poate fi util pe termen lung. Bazele de date Access constau din obiecte. n acest curs, vom descrie n detaliu urmtoarele patru obiecte importante: Tabelele stocheaz datele n rnduri i coloane. Toate bazele de date conin unul sau mai multe tabele. Interogrile regsesc i prelucreaz datele. Pot combina date din tabele diferite, pot actualiza date i pot efectua calcule cu datele. Formularele controleaz introducerea de date i vizualizrile de date. Furnizeaz indicii vizuale care faciliteaz lucrul cu datele. Rapoartele rezum i imprim datele. Ele transform datele din tabele i interogri n documente pentru a comunica idei. 3

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

De obicei, un magazin vizitat recent utilizeaz o baz de date pentru a gestiona inventarul, pentru a actualiza informaii despre clientel i pentru a produce chitane i facturi. Sau poate firma dvs. utilizeaz o baz de date pentru gestionarea informaiilor despre clientel sau angajai. Alte domenii n care se utilizeaz baze de date: rezervri bilete avion, sistemul administrativ, nregistrarea conturilor bancare, nregistrarea pacientilor n spital. Dac v gndii s creai o baz de date, reinei dou sau mai multe situaii n care dvs. sau altcineva din organizaie ar utiliza datele, cum ar fi la crearea unui raport lunar, la revizuirea datelor despre vnzri, la trimiterea de scrisori formular sau la introducerea notelor studenilor pentru teste. In acelasi timp, nu uitati ca o baza de date cuprinde tabele, dar si legaturile intre acestea, interogarile, formularele si rapoartele create pe baza acestor tabele si relatii.

2.2 Tabele
Orice baz de date din Access conine cel puin un tabel.

Rndul care conine informaii despre Distribuire coresponden este o nregistrare.

Coloana care conine numerele de telefon este un cmp.

Tabelele stocheaz date, fiind deci elementele constitutive ale oricrei baze de date. O baz de date ar trebui s aib cte un tabel separat pentru fiecare subiect principal, cum ar fi nregistrrile angajailor, comenzile clienilor, metodele de expediere sau furnizorii. Datele nu ar trebui s se repete n tabele multiple. Dublarea datelor este o eroare des ntlnit, ns este uor de evitat dac tabelele sunt bine structurate. Fiecare tabel conine rnduri denumite nregistrri i coloane denumite cmpuri. O nregistrare este o colecie de fapte privind o anumit persoan, un anumit eveniment, un CD sau alt element de interes. De exemplu, Ana Dumitru i detaliile sale de angajare reprezint o nregistrare ntr-un tabel Angajai. Transexpres i datele sale de contact reprezint o nregistrare dintrun tabel Transportatori. Un cmp este un singur tip de informaie care se poate aplica la fiecare persoan, la fiecare eveniment sau la alt nregistrare. De exemplu, Cod potal este un cmp dintr-un tabel Angajai. Telefon este un cmp dintr-un tabel Transportatori.

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Dac numele actual al unui cmp nu este suficient de explicit, cmpul se poate redenumi. Tipul de date al unui cmp limiteaz i descrie tipul de informaii care se pot introduce n cmp, cum ar fi Numr sau Moned. Pentru fiecare nregistrare din tabel, se utilizeaz un identificator unic, denumit cheie primar. Proprietile cmpului sunt un set de caracteristici care ofer un control sporit asupra datelor.

Cmpurile din baza de date au setri care determin tipul de date pe care l pot stoca, modul de afiare a datelor i ce se poate face cu respectivele date. De exemplu, avei posibilitatea s utilizai setrile de cmp pentru a v asigura c toi vor introduce datele de expediere cu dou cifre pentru lun, dou cifre pentru zi i patru pentru an, separate cu bare oblice: 03/09/2008. De asemenea, se poate impune ca data de expediere s fie cu cel puin dou zile dup data de introducere. O setare important pentru cmpuri este tipul de date care include tipul numr, text, moned (valut) i dat/or (afiate mpreun ca un singur tip n Access). Tipul de date limiteaz i descrie tipul de informaii din cmp. De asemenea, tipul de date determin aciunile ce pot fi efectuate asupra unui cmp i ct memorie utilizeaz datele. Cmpurile au, de asemenea, proprieti care controleaz detaliile informaiilor coninute, ntre care lungimea caracterelor, o valoare implicit, o regul de validare care asigur ndeplinirea anumitor criterii pentru date. Proprietile uureaz introducerea i gestionarea datelor.

Un angajat i detaliile locului su de munc dintr-o nregistrare din tabelul Angajai. Aceste informaii nu trebuie repetate n alte tabele sau nregistrri. Poate ai auzit c nu exist doi fulgi de zpad identici aceast caracteristic se aplic i la nregistrrile dintr-o baz de date bine structurat. Fiecare nregistrare din fiecare tabel ar trebui s fie unic cu alte cuvinte, nu trebuie s avei nregistrri identice despre Ana Dumitru n aceeai baz de date. Dar ce se ntmpl dac avei doi angajai cu numele Ana Dumitru?

2.3 Cheie primar

Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific o nregistrare dintr-o tabel. Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus). Determinarea cheii necesit cunoaterea semnificaiilor atributelor din tabel. La un 5

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea cot identifica o nregistrare, aceste combinaii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaie care se folosete efectiv. Aceast combinaie folosit se numete cheie primar. Astfel, pentru a face deosebirea dintre dou nregistrri, tabelele pot conine un cmp cheie primar. Cheia primar este un identificator cum ar fi un numr, un cod de produs sau un ID de angajat care este unic pentru fiecare nregistrare. Cheia primar trebuie s fie o informaie care nu se va modifica des. Dac dorii, Access poate asocia o cheie primar numeric ce crete cu 1 la fiecare adugare a unei nregistrri n tabel. Acest numr continu s fie asociat cu acea nregistrare, chiar dac adugai sau tergei nregistrri introduse n baza de date naintea acestei nregistrri. Dac cheia primar este un numr, cum se va recunoate nregistrarea? Nu fii ngrijorat, baza de date poate asocia fiecare cheie primar cu un nume uor de recunoscut, cum ar fi numele angajatului. Astfel, se poate lucra cu informaii familiare, chiar dac n tabelul de baz sunt stocate numere. Dac ntr-o tabel un atribut sau ansamblu de atribute ia valori n acelai domeniu ca i cheia primar a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheie extern.

ID angajat apare n ambele tabeleca o cheie primar... ...i ca o cheie extern.

Cheia primar distinge ntre informaii asemntoare i face ca fiecare nregistrare s fie unic. De asemenea, centralizeaz informaiile. Legai un tabel la altul utiliznd o cheie primar. Astfel tabelele partajeaz datele i se evit repetarea informaiilor n ambele tabele. Cheile primare permit utilizarea capacitii bazelor de date relaionale, n loc de a lucra cu o mulime de liste care se repet, sunt greu de ntreinut i nu pot coopera. Cnd tabelele sunt corelate, cheia primar a unui tabel devine o cheie extern a celuilalt tabel. S spunem c avei un tabel Angajai i un tabel Comenzi. Numrul ID angajat este cheia primar a tabelului Angajai i o cheie extern pentru tabelul Comenzi. Tabelul Comenzi are propria sa cheie primar, numrul ID Comand. Atunci cnd Ana Dumitru ia o comand, numrul su ID angajat se introduce n tabelul Comenzi. Acest numr ID face referire la detalii despre Ana din tabelul Angajai, astfel c nu mai este necesar repetarea datelor despre Ana (cum ar fi telefonul interior) n tabelul Comenzi.

2.4 Indexul unei tabele

Uneori ntr-o tabel exist foarte multe date, de aceea se recomand ierarhizarea datelor din tabel, pentru a putea fi regsite mai uor. De aceea pentru anumite tabele se recomand construirea indecilor. Cu ajutorul unui index datele din tabel se pot regsi foarte uor (de exemplu putei construi un index care s ordoneze datele din tabel n ordine cresctoare a anilor de vechime).

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

2.5 Legturi si restrictii intre tabele

O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi. Tipurile de legturi dintre dou tabele pot fi urmtoarele: 1:1 - legtur de tip unu la unu cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare n cealalt tabel 1:M - legtur de tip unu la muli cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel M:N - legtur de tip muli la muli cnd mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel. ntr-o baz de date exist diferite legturi ntre tabele. Este foarte important de definit restriciile referitoare la legturile existente ntre tabele. De exemplu, putem avea tabela Angajat i tabela Copii. Tabela Angajat are o legtur de tip unu la muli cu tabela Copii deoarece un angajat poate avea mai muli copii. Este foarte important de definit restriciile acestor legturi. Aceste restricii se refer la tergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu pot terge o nregistrare din tabela Angajat dac aceasta are nregistrri n tabela Copii, deoarece n acest caz tabela Copii ar exista nregistrri care nu ar avea corespondent n tabela Angajat.

2.6 Utilizatorii unei baze de date

Persoanele care acceseaza o baza de date se pot imparti in Specialisti si Utilizatori. In ultima categorie intra, de exemplu, secretarele, sau angajatii care introduc datele in baza de date, utilizatori care, in general, doar folosesc structura creata, nu o modifica. Bazele de date sunt create si intretinute din punct de vedere structural de specialisti, cel mai cunoscut dintre ei fiind Administratorul bazei de date. Acesta creaza baza de date, tabelele, legaturile si celelalte elemente, inclusiv formularele si rapoartele pe care le vor foloisi utilizatorii pentru a accesa inregistrarile. Administratorul aloca drepturile de acces la baza de date. De obicei, utilizatorii nu au acces la structura tabelelor; un utilizator nu ar trebui sa aiba acces la ce veti face in cadrul acestui modul: tabele, interogari, legaturi; de obicei, un utilizator final va accesa o interfata, care ii va da acces la exact atatea drepturi cate are nevoie. De obicei, aceste interfete sunt formularele (pentru cei care au drept de modificat datele din tabele), respectiv rapoartele (pentru cei care au drept doar de citire).

Despre interogari, formulare si rapoarte mai multe in capitolele dedicate.

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

3. Crearea unei baze de date

3.1 Deschiderea Access-ului
Deschiderea aplicaiei se face din Start All Programs - Microsoft Office Microsoft Office Access 2007. Inca de la inceput aplicatia ne pune in fata posibilitatilor de a crea o noua baza de date sau de a accesa una gata create. Urmeaz s alegei una din opiunile din prima fereastra care apare:
Daca vrem sa cautam pe calculator o baza de date. Echivalentul lui Open

Click aici pentru a crea o noua baza de date

Liste cu sabloanele (templateurile modelele) de baze de date puse la dispozitie Lista ultimelor baze de date deschise.

O data apasat butonul Blank Database, partea din dreapta a ferestrei (Open Recent Database) dispare, facand loc interfetei de creare a bazei de date.

Numele Bazei de date. Se poate modifica prin tastarea noului nume Locatia pe harddisk a bazei de date. In acest loc va fi salvata Baza de date. Daca vrem sa fie salvata in alta parte, folosim butonul Browse Cream baza de date

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

3.2 Interfata bazei de date

Toate elementele bazei de date se gasesc pe banda laterala. In exemplul din stanga avem Tabele, Interogari, Formulare si Rapoarte. Banda poate fi redimensionata prin tragere cu mouse-ul, sau ascunsa apasand De asemenea, elementele bazei de date pot fi filtrate apasand (meniul care apare este prezentat in in dreapta) Meniul contextual al unui element al bazei de date permite Deschiderea, Redenumirea, Stergerea, precum si facilitati directe de importare si Exportare a datelor (amintite in ultimul capitol) Optiunile Cut, Copy si Paste functioneaza si intre baze de date, in sensul ca este posibil sa se copie o tabela dintr-una in alta. Banda laterala nu poate fi inchisa, intrucat inchiderea ei ar insemna inchiderea bazei de date. Banda de meniuri difera de cele intalnite in celelalte aplicatii din pachetul Office. S-a pastrat banda Home, care centralizeaza posibilitatile de modificare estetica a textului, dar care contine, in extrema stanga, unul din cele mai importante butoane din interfata: cel de schimbare a vizualizarii. Indiferent ca lucram in tabel, in interogare, in formular sau in raport exista cel putin doua modalitati de vizualizare: modul de vizualizare a, in lipsa altui termen produsului finit: Form view/Report View/ / Datasheet view, respectiv modul de Design (Design View). De exemplu, un tabel are modul de vizualizare a inregistrarilor (Datasheet View, modul in care vizualizam si introducem date in tabel), si modul de Design (aici configuram date despre coloanelecampurile unui tabel). Analog, la Formulare vom avea Form View, in care fedem aplicatia la lucru, si Design View, mod in care introducem elemente in formular, coloram textul, etc. Imaginea din stanga prezinta exact acest meniu de vizualizare; se remarca existenta si a altor posibilitati de vizualizare, avansate. In principal, insa, se va lucra mult cu Design View.

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

4. Crearea tabelelor
4.1 Moduri de lucru
Daca tocmai am creat o baza de date noua suntem intampinati cu o tabela facuta din oficiu. Daca vrem sa cream o noua tabela pentru baza noastra de date putem folosi butoanele dedicata de pe banda Create de meniuri: Table (pentru a crea un tabel gol), respectiv Table from Template (pentru a folosi unul din sabloanele predefinite). Implicit avem un camp (coloana) ID, si posibilitatea de a adauga noi alte campuri dand click pe coloana numita cu titlu de instructiune Add New Field. O data introdusa o valoare in celula respectiva, campul capata o denumire implicita (Field1) si apare din nou posibilitatea de a crea ad-hoc o noua coloana. Denumirea Field1 poate fi modificata prin dubluclick (caz in care textul arata ca in imaginea din dreapta). Access-ul va incerca sa identifica automat tipul de date de pe coloana tabelului, iar cheie primara este setat, implicit, campul ID. Acest mod de lucru faciliteaza, asa cum spuneam, crearea de tabele ad-hoc. Asa cum in Excel se putea vorbi despre proprietati ale celulei (proprietati indiferente de valoarea din ea, precum Wrap Text sau culoarea), la fel se poate vorbi si aici de un mod de configurare a tabelei, indiferent de valorile introduse. Cateva dintre ele se pot configura din banda de meniuri Datasheet (le veti intelege dupa ce explicam modul de Design) Acest mod de particularizare a fost amintiti deja, Design View, si se acceseaza apasand butonul din extrema stanga a benzii de meniuri Home. Fereastra de design este impartita in doua: sus se verifica denumirea campului (nu uitati ce am mentionat in capitolul 2: vizual intr-un tabel, un camp reprezinta o coloana a acestuia) si tipul pe care trebuie sa-l aiba datele introduse (de remarcat ca se impune si o restrictie: intr-un camp declarat numeric, nu se accepta litere). In partea a doua a ferestrei se pot configura proprietatile campului selectat

4.2 Configurari la nivel de tabel

In general cerintele de creare a tabelelor specifica urmatoarele:
Tabela Studenti Denumire cmp CNP Nume_Prenume Adresa Localitatea Judetul Module Cod_modul Den_modul Examene Data_ex CNP Cod_modul Nota date text numr numr Short Date 13 byte byte numr text byte 50 Tip text text text text text Lungime 13 50 50 20 20

Pentru primul tabel nregistrarea n modul Design View va arta n modul urmtor (unde Field Name (Numele atributului) i Data Type (Tipul de dat):

10

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Campul selectat (se vede sageata in stanga) este CNP, si pentru el configuram proprietatile: numr caractere (in cazul nostru, cifre): 13 regul de validare (in cazul nostru, sa avem mai mult de 13 caractere): >1000000000000 text pentru regula de validare (mesaj n caz de introducere greit a numrului) Required este sau nu obligatorie introducerea unei valori in campul respectiv indexare: se poate alege opiunea No sau Yes. Pentru cea de a doua trebuie specificat dac se accept sau nu dublarea valorii. Selectai prin clic stnga cmpul pe care dorii s-l facei cheie primar, apoi efectuai clic dreapta i din meniul care apare efectuai clic stnga pe cmpul Primary Key. Alternativ se apasa butonul Primary Key de pe banda de meniuri Table Tools. Pentru a elimina o cheie primara, se acceseaza acelasi meniu contextual si se demarcheaza Primary Key. Exista situatii in care un singur camp nu poate asigura unicitatea inregistrarii (pe exemplul de mai sus, in tabela Examene, CNPul nu poate asigura unicitatea unei inregistrari, deoarece un student poate da mai multe examene). In aceste conditii, avem o cheie primara compusa: selectam campurile pe care le vrem folosind Ctrl+Click si din meniul contextual al selectiei (sau banda de meniuri) alegem Primary Key. Apsai pe butonul Save. n csua de dialog, introducei numele tabelei, Studenti, i apoi dai clic stnga pe OK. La nchiderea ferestrei suntem interogai n legtur cu intenia de salvare a tabelei:

Salvarea se va realiza (Yes) cu denumirea Studenti, pentru aceast prim tabel. Dac nu avei aplicat cheia primar, programul va avertiza n legtur cu lipsa acesteia (identificatorul de nregistrare).

11

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

4.3 Tipuri de date

Pentru tipurile de date Text, Number i AutoNumber se poate utiliza proprietatea Field Size pentru a stabili dimensiunea maxim a datelor stocate n acesta. n cazul datelor de tip text, aceast proprietate specific numrul de caractere permise (0-255 sau altfel spus 256 = 28 valori naturale, unde 8 bii = byte sau octet). Dimensiunile cmpurilor numerice includ opiunile Single i Double pentru valorile zecimale. Diferena dintre aceste dimensiuni const n cantitatea de spaiu de stocare pe care l folosesc i n intervalul de valori posibile pe care l acoper. Se recomand, de pild, pentru valori de la 0 la 255, tipul Byte. Aa s-a procedat n cazul cmpului Cod_Modul.
Dimensiune de cmp Byte Integer Long Integer Single Double Replication Interval ntregi de la 0 la 255 ntregi de la -32.768 la 32.767 ntregi de la -2.147.483.648 la 2.147.483.647 De la -3,402823E38 la -1,401298E-45 (valori negative) i de la 1,401298E-45 la 3,402823E38 (valori pozitive) De la -1,797693E308 la -4,940656E-324 (valori negative) i de la 4,94065E-324 la 1,797693E308 (valori pozitive) Valori utilizate pentru stabilirea identificatorilor unici Capacitate 1 octet 2 octei 4 octei 4 octei 8 octei 16 octei

Programul Access ofer formate pentru date i ore, ns se pot crea formate proprii utiliznd simboluri de formatare. De pild, simbolul de formatare < impune programului Access afiarea cu caractere cu litere mici, n timp ce simbolul opus impune afiarea cu majuscule. Prezentam, cu titlul de informatii de nivel avansat, cateva astfel de simboluri care pot formata valorile:
Simbol ! < > ABC (spaiu) \ @ & * [culoare] Dat 321 Azi Noutate 20 16 10 5551234 Dl Salut Avertisment Format ! < > &Kg. &cm &\k @@@-@@@@ &\. &*! [gri] Afiare 321 azi NOUTATE 20 Kg. 16 cm. 10k 555-1234 Dl. Salut!!!!!! Avertisment

Ct privete formatarea pentru valorile de tip numr sau valut se pot meniona:
Simbol # 0 . , $ % E-,E+,e-,e+ Dat 15 20.1 15 92395 19.3 0.75 625971 # #.00 #. #,### $#.00 #% #.00E+00 Format Afiare 15 20.10 15. 92,395 $19.30 75% 6.26E+05

12

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In timp ce cteva formate predefinite pentru datele calendaristice se prezint astfel:
Format General Date Long Date Medium Date Short Date Long Time Medium Time Short Time Afiare 1/1/05 12:35:15 PM Saturday, January 1, 2005 01-Jan-05 1/1/05 12:35:15 PM 12:35 PM 12:35

n zona Input Mask se poate solicita ca un anumit atribut s fie doar o cifr (neaprat se va interzice introducerea literelor sau a altor simboluri). Din nou, iata cateva metode avansate de configurare
Simbol 0 9 A A # & C L ? > < Descriere Cifre de la 0 la 9 (obligatorii) Cifre de la 0 la 9 (opionale) Litere sau cifre (obligatorii) Litere sau cifre (opionale) Cifre sau spaii Orice caracter sau spaiu (obligatorii) Orice caracter sau spaiu (opionale) Literele A-Z (obligatorii) Literele A-Z (opionale) Urmtoarele caractere sunt afiate cu litere mari Urmtoarele caractere sunt afiate cu litere mici

4.4 Legaturi si restricii de integritate referenial

Dac exist mai multe tabele, ca n exemplul anterior, atunci, pentru crearea de legturi ntre acestea trebuie apelat funcia Relationships maniul Datasheet. De remarcat ca acest meniu este disponibil doar in modul de vizualizare a inregistrarilor, nu si in modul de design. Pe ecran, va aprea fereastra Show Table (Afiare tabel daca aceasta fereastra nu apare poate fi activata din meniul contextual al ferestrei, sau de pe banda de meniuri Design) . Din aceasta fereastra se introduc (Add) tabelele intre care vom stabili legaturi. Cand am terminat cu introdus tabele, se apasa Close. Sunt doua metode de a crea legaturi. Cea mai simpla este prin tragere cu mouse-ul: se da click pe campul de legatura dintr-un tabel si se trage cu mouse-ul peste campul corespondent din celalalt tabel. In acest moment apare fereastra Edit Relationship in care confirmam prin OK ca cele doua campuri mentionate sunt cele de legatura. A doua varianta presupune accesarea directa a ferestrei Edit Relationship (pe bara de Design, in extrema stanga). Apare aceeasi fereastra ca in celalalt mod, doar ca fara legaturi create.

13

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pentru a crea o legtur, se va apsa butonul Create New (Creare). Acesta va deschide o nou fereastr, n care se vor alege tabelele care se doresc a se relaiona (dar i atributele dup care se va realiza legtura).

Dup ce s-au ales atributele de legtur, se va apsa butonul OK pentru a se realiza rentoarcerea la fereastra precedent. Aceasta fereastra de Editare a proprietatilor relatiilor permite si configurarea restrictiilor de integritate referentiala (mentionate in capitolul 2): se bifeaza casetele de validare: Cascade Update Related Fields (Modificarea n cascad a cmpurilor asociate) respectiv Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a nregistrrilor asociate). Daca am vrea sa editam o relatie gata facuta, folosim meniul contextual al relatiei. Tot de aici putem si sterge o legatura:

Dup finalizarea configurrii restriciilor, n fereastra Relationships se va observa semnul infinit ( ) corespunztor tabelelor care dein mai multe nregistrri, n cadrul legturilor de tip una la multe (One-To-Many). Trebuie punctat ca legaturile si, mai ales, restrictiile de integritate referentiale se realizeaza inainte de a popula tabelele. De asemenea, campurile de legatura trebuie sa fie de acelasi tip si de aceeasi lungime. Pentru a avea o relatie intre tabele nu este obligatoriu ca vreunul din campurile de legatura sa fie cheie primara. Un astfel de camp se numeste cheie straina pentru tabela respectiva.

4.5 Popularea tabelelor

Dup ce s-au creat tabelele se pot introduce date in acestea. Introducerea datelor, se poate realiza cu ajutorul unor formulare create pentru aceasta tabela, sau pur si simplu prin selectarea tabelei dorite i apsarea butonului Open (Deschidere) existent n partea de sus a ferestrei. Pe ecranul monitorului, va aprea o fereastr ce permite introducerea datelor.

14

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

n aceast fereastr se vor introduce datele corespunztoare. n partea de jos a ferestrei se afl un mic meniu ce permite parcurgerea nregistrrilor tabelei i care anun cte nregistrri conine tabela respectiv. Dac se dorete tergerea sau modificarea anumitor date dintr-o tabel, va fi necesar deschiderea tabelei pe care se dorete s se lucreze i localizarea nregistrrii pentru cmpul de modificat. Cnd s-a ncheiat modificarea sau tergerea anumitor informaii, pentru salvarea acestora, se procedeaz la nchiderea tabelei. MS Access va salva automat ceea ce s-a modificat. Pentru o mai mare siguran, ns, se poate apsa butonul Save (Salvare), existent pe bara de instrumente a aplicaiei. Dac se dorete tergerea anumitor nregistrri dintr-o tabel, va trebui s se realizeze n prealabil o poziionare pe nregistrarea dorit i apoi s se aleag opiunea Delete Record (tergere nregistrare) din meniul contextual declanat pe coloana cea mai din stnga a tabelei .

4.6 Alte operaii n tabele

Daca dam click intr-una din celulele tabelelor, meniul contextual ne ofera cateva posibilitati interesante:

Sortarea inregistrarilor dupa campul curent crescator sau descresc. Filtru particularizat (dupa selectie apare o fereastra in care introducem noi cuvantul/expresia/valoarea de filtrare). De aici alegem sa filtram inregistrarile dupa atributele care Sunt egale cu (cuvantul/expresia/valoarea) Nu sunt egale cu // Incep cu // Nu incep cu // Contin // Nu contin // Se termina cu // Nu se termina cu // Daca am avea filtre puse, de aici le-am scoate

Filtrare directa a inregistrarilor care: -contin cuvantul selectat -nu contin cuvantul selectat -se termina in cuvantul selectat -nu se termina in cuvantul selectat

O parte din aceste setari sunt accesibile si pe banda de meniuri Home (imaginea din dreapta). Apasarea butonului Filter duce la aparitia unui meniu similar Autofilter-ului din Excel (imaginea din stanga). Fereastra grupeaza toate valorile identice din acea coloana, care astfel pot fi selectate in bloc prin bifare.

15

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 La nivel de tabel se pot face o serie de operaii, att la nivel de cmp ct i de nregistrare.

La nivel de nregistrare - selectai o nregistrare prin click n partea stng a tabelului - click dreapta afieaz diverse posibiliti de lucru: o nou nregistrare, tergerea nregistrrii, stabilirea dimensiunii rndului (Row height daca in fereastra respectiva bifam Standard Height obtinem dimeniunea standard a randului)

La nivel de coloan - o coloan se selecteaz prin click pe denumirea cmpului - click dreapta afieaz diverse posibiliti de lucru: sortri, schimbarea dimensiunii coloanei, inserarea unei coloane noi, tergerea, redenumirea, cautarea intr-o coloana. O ultima observatie legata de utilizarea facilitatilor de formatare a textului: selectarea unei inregistrari si stabilirea pentru aceasta a culorii rosu (din banda de meniuri Home) nu va duce, conform asteptarilor, la modificarea culorii pentru acea valoare. Facilitatile de formatare a textului intr-o tabela (sau interogare, vom vedea in capitolul urmator) se aplica tuturor inregistrarilor din acea tabela (toate vor deveni rosii). Facilitati de modificare a inregistrarilor pentru un singur camp au fost amintite ca notiuni avansate, in capitolul 4.3.

16

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

5. Interogarile
5.1 Crearea interogarilor
Am vazut ca tabelele raspandesc fractiunide informatie, spre a elimina, intre altele redundanta. Imaginati-va ca, pentru exemplul nostru din capitolul 4.2 am fi folosit o singura tabela (de exemplu, in Excel), si de fiecare data cand un student dadea un examen ar fi trebuit introdus numele, CNP-ul, adresa, etc Dar uneori ne trebuie o astfel de tabela; ne trebuie un instrument care sa agrege informatii din mai multe tabele si, foarte important, uneori ne trebuie aceste informatii pentru a le procesa mai departe (filtrari, sortari, etc). In acest scop se folosesc Interogarile (queries): extragerea si analiza datelor din tabele. Pe baza legarurilor stabilite, interogarile aduc sub forma unui tabel centralizat informatii raspandite in mai multe tabele. Mai mult, poate aplica conditii de filtrare a rezultatelor, sau criterii de sortare. Si mai important, tabelul rezultat dintr-o interogare poate fi folosit mai departe ca baza a unui raport/formular, ca element al unor relatii cu tabele, etc. Interogarile se creaza din Banda de meniuri Create, fie prin wizard, fie accesand direct modul de Design S presupunem c dorim s vizualizm acele nregistrri n care studenii (definii prin CNP i Nume Prenume) au fost admii (nota >=75) pentru examenul dintr-o anumit dat (=21.03.2006) avnd n vedere i modulul la care au dat examen (Den_modul i Cod_modul). Pentru aceasta trebuie s folosim toate cele trei tabele.

Din cmpul derulant Fields alegei cmpurile pe care le dorii s le conin interogarea, din cmpul Table alegei tabela corespunztoare (cmpul Examene.* semnific adugarea n interogare a tuturor cmpurilor din tabela Examene). Un alt mod de a introduce campuri in interogare este dand dubluclick pe ele, in tabel. Dac dorii ca datele s fie sortate ascendent sau descendent din cmpul Sort alegei una din opiunile Ascending sau Descending.

n cmpul Show selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar n interogare sau nu. n cmpul Criteria v putei defini propriile restricii (operatorii mai mic strict <, mai mic sau egal <=, mai mare strict >, mai mare sau egal >=, egal =, diferit de <>). Pentru cmpurile interogrii se pot efectua diverse operaii (adunare, medie, maxim, minim) prin activarea totalurilor (banda Design> butonul Totals) i selectarea din lista derulant a operaiunii dorite.

17

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 Dupa efectuarea unei modificari in interogare, nu se acceseaza modul Datasheet view, ci butonul Run de pe banda Design. Butonul de schimbare a modului de vizualizare (Datasheet View>Design View) este util pentru a intra in modul de Design, dar Datasheet View va incarca ultima tabela generata. Daca am modificat ceva in interogare, trtebuie sa generam o noua tabelarezultat. O a doua metoda de creare a interogarilor presupune utilizarea Wizard-ului. Suntem intrebati intai ce tip de interogare dorim (o vom alege pe prima). Apoi, din care tabele facem interogarea

Tables/Queries: Din acest meniu derulant alegei tabela/interogarea dorit Available Fields: Zona n care sunt afiate cmpurile disponibile Apsai > pentru introducerea cmpului selectat n formular Pentru a introduce toate cmpurile n formular apsai >>. Ultimul pas ne permite sa salvam interogarea. De remarcat ca trebuie sa accesam modul de Design pentru a face filtrari sau operatiuni suplimentare acestei interogari.

5.2 Exemple de interogri:

a. Ci studeni sunt din Iai

b. Cine a dat examene intre 01.03.2006 si 15.03.2006

c. Media pe total examene date

18

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

6. Formularele
Asa cum spuneam la inceput, utilizatorul final al bazei de date nu trebuie sa primeasca acces la structura bazei de date. Introducerea si procesarea datelor dintr-o baza de date se face prin intermediul unei interfete dedicate, numita formular. Banda de meniuri Create ne ofera mai multe metode de a crea un formular. Cel mai simplu formular (creat pe baza unei tabele care nu se afla intr-o relatie cu o alta tabela), se obtine dand click pe tabela in cauza si apasand butonul Form.

Pe exemplul de deasupra, am creat un formular care ne permite accesul la datele unei tabele de plati. In imagine se observa titlul formularului (Plati), campurile care fac legatura cu cele din tabel (campurile care afiseaza date din tabel, 1111, 01.02.2010, 500) si etichetele care ne spun ce inseamna campurile amintite (NrFactura, DataPlata, Valoare). Valorile 1111, 01.02.2010 si 500 pot fi modificate, iar modificarile se perpetueaza in baza de date. Vom vedea imediat cum putem modifica textul etichetelor (de exemplu, poate in loc de NRFACTURA vrem sa scriem Numar Factura). La baza formularului avem o bara de navigare. Aceasta permite

- navigarea la prima inregistrare - navigarea la inregistrarea precedenta - navigarea la inregistrarea cu numarul dorit de noi - navigarea la urmatoarea inregistrare - navigarea la ultima inregistrare Daca vrem sa introducem o noua inregistrare avem acest buton Daca vrem sa cautam in baza de date dupa cuvinte cheie, le scriem aici. Asa cum exista butonul de Design pentru a modifica designul unei tabele, exista si un mod de modificare a designului formularului. Acesta se gaseste tot pe banda Home, in extrema stanga. Apasandu-l, putem modifica elementele din formular. In modul de Design apare banda Form Design Tools, cu doua tab-uri, unul de Design si altul de Arrange. Spre deosebire de meniul similar Table din Word2007, partea de estetica a formularului se gaseste in tabul Arrange. Butonul din extrema stanga a benzii, Autoformat, permite modificarea dintr-un click a culorilor formularului. In josul meniului, avem si optiunea Autoformat Wizard care ne permite particularizari colosistice suplimentare. 19

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In modul de Design, se vad mai multe elemente ale formularului. In primul rand, impartirea zonelor acestuia in Antet de formular (Form Header), zona de detalii/zona principala/zona de date a formularului (Details) si Subsolul de formular (Form Footer). Zonele pot fi redimensionate prin tragerea de bara de sub titlul zonei respective (pe exemplul din dreapta, zona Form Footer poate fi extinsa tragand de mouse de dedesubtul textului Form Footer). Fundalul cadrilat ne permite sa observam diferenta intre diferitele casete de text: NRFACTURA, pe fundal alb, face legatura cu campul corespunzator din tabela. Caseta din stanga acestuia (NRFACTURA:) care nu are fundal propriu, este o eticheta, o caseta nelegata de baza de date si care ne permite sa modificam noi textul (dubluclick). Pe banda Home sunt butoanele de modificat fonturi si culori. Cateva elemente care pot fi introduse intr-un formular se gasesc pe banda Design, si se introduc, de obicei, prin desenare: de exemplu, pentru a introduce o noua eticheta, apasam butonul corespunzator si desenam dreptunghiul etichetei (si apoi introducem textul dorit). Similar, daca vrem sa introducem o imagine, desenam cadrul in care aceasta se va incadra. Analog, daca vrem sa introducem o linie, desenam un dreptunghi, iar linia in cauza va fi reprezentata de diagonala dreptunghiului in cauza. Pentru a muta sau redimensiona un element (fie el eticheta, imagine sau caseta de text legat la tabela) pur si simplu se trage de acesta (respectiv se redimensioneaza) cu mouse-ul Majoritatea elementelor care nu sunt amintite in figura urmatoare necesita cod pentru a... face ceva, sau o legatura cu tabela. Numar de pagina Data (si ora) Etichete Linii Imagini

Daca avem doua tabele legate printr-o relatie (de exemplu o relatie parinte-copil), atunci butonul pe care ar trebui sa-l folosim este Split Form. Acest buton ne permite sa introducem un subformular in forumularul nostru. Pe exemplul de mai jos, pentru fiecare furnizor avem o lista cu facturile acelui furnizor (aceasta lista este generata dintr-un al doilea tabel, care contine NrFactura, Data si Categoria facturii). De remarcat ca, daca selectam o tabela care este intr-o relatie si apasam butonul Form, Access recunoaste existenta legaturii si creaza automat un Split Form.

Subformularul Bara de navigare in subformular

Bara de navigare in formularur mare

20

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Daca nu vrem sa lasam Access-ul sa creeze formularul, putem sa-l cream in modul Wizard (banda Create>butonul More forms>Form Wizard) Pas 1 Selectai tabela, tabelele sau interogarile pentru care creai formularul i atributele pe care dorii s le conin formularul

Tables/Queries: Din acest meniu derulant alegei tabela/interogarea dorit Available Fields: Zona n care sunt afiate cmpurile disponibile Apsai > pentru introducerea cmpului selectat n formular Pentru a introduce toate cmpurile n formular apsai >>. Pas 2 Trebuie s indicai modul n care s fie afiate atributele n formular

Pas 3 trebuie s alegei unul din stilurile predefinite pe care dorii s l dein formularul

21

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pas 4 etapa final n care putei specifica numele dorit pentru formular i putei opta fie pentru modificarea acestuia n modul de proiectare sau pentru introducerea datelor cu ajutorul formularului.

Formularele rezultate in mod automat, de obicei, necesita particularizari suplimentare. In general, insa, acestea se reduc la introdus text (etichete) sau elemente grafice in zona de antet sau de subsol a formularului (asa cum am mentionat pe pagina anterioara). In general se considera ca zona de Detalii a formularelor trebuie lasata pentru datele in cauza (pentru a nu aglomera interfata), dar nu se poate vorbi despre o restrictie pe care Access-ul o pune utilizatorilor in acest sens).

22

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

7. Rapoarte
Un raport este folosit pentru imprimarea informatiilor dintr-un tabel sau inregistrare. Cea mai simpla metoda de creare a unui raport este selectarea tabelei sau interogarii pe care se bazeaza si apasarea butonului Report din banda de meniuri Create. Raportul care apare este intr-un mod de vizualizare numit Layout View, care ne permite sa aramnjam elementele din formular. In acest mod putem observa elementele predefinite ale unui formular: titlul sus (pe exemplul de mai jos plati, dupa numele tabelului), data si ora curenta (din oficiu in dreapta sus), informatii despre paginile tabelului. In acest mod de vizualizare putem modifica elemente ale formularului cu ajutorul mouse-ului (in imaginea de mai jos, cadrul care se refera la data curenta este marcat si poate fi mutat; ora curenta a fost deja mutata mai la stanga).

Sub fereastra formularului este fereastra numita Group, Sort and Total. Apasand butonul Add a group suntem intrebati dupa care camp vrem sa grupam elementele raportului: in exemplul de pe pagina urmatoare, am grupat acelasi raport dupa nrfactura, crescator (from smallest to largest). Putem, suplimentar, sa adaugam alte elemente de grupare, in acelasi mod. Butoanele din dreapta informatiilor despre grupare ( ) ne permit sa crestem sau sa micsoram nivelul pe care se face gruparea (iar X-ul permite stergerea gruparii dupa elementul respectiv) Analog functioneaza sortarea. De remarcat sagetile de pe bara cu informatiile despre grupare/sortare. Ele ne permit sa modificam campul dupa care se face gruparea sortarea, respectiv sa schimbam ordinea (crescator/descrescator).

23

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Sus, Gruparea inregistrarilor dupa campul NRFACTURA, crescator. Jos, Sortarea inregistrarilor dupa valoare (cu afisarea ferestrei din care se selecteaza campurile de sortare)

24

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Exista si posibilitatea de a adauga diferite totaluri, prin selectarea unei coloane (cu click in interior, nu prin selectarea cu mouse-ul specifica Word-ului sau Excel-ului) si apasarea butonului Totals de pe banda de instrumente Format. Se pot introduce: -Suma -Media -Numararea inregistrarilor sau a valorilor (in cazul formulelor avansate) - Maxim - Minim - Deviatia Standard - Varianta De remarcat ca o data introdus un astfel de total, Access-ul intelege sa faca Suma (de exemplu) pe toate coloanele numerice, ajungand in situatia in care face suma si pe coloana cu numarul facturii, de exemplu, sau ncu nr.crt. Pentru a elimina un astfel de total nedorit, sa da click pe celula respectiva si se apasa Delete. Acesta a fost, insa, doar unul din modalitatile de vizualizare a raportului. Primul pe lista accesabila apasand butonul de schimbare a vizualizarii din banda Home (extrema stanga) este Report View (modul de vizualizare a raportului). In acest mod doar se analizeaza aspectul raportului. Al doilea mod este Print Preview, modul de previzualizare inainte de imprimare. Nu trebuie uitat ca daca scopul unui raport este afisarea datelor, modul in care acest lucru se realizeaza este prin Imprimare.

25

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In acest mod de lucru banda de meniuri a fost complet schimbata, ramanand doar tabul Print Preview.

Imprimare Redimensionarea paginii

Aspectul paginii

Accesarea ferestrei Page Setup detaliata

Setari legate de afisarea paginilor

Iesirea din modul de previzualizare

Setari legate de marginile paginii

De remarcat ca din aceasta fereastra se iese fie prin listarea raportului (butonul din extrema stanga) fie prin inchiderea previzionarii (butonul din extrema dreapta).

Ultimul mod de vizualizare este Design View, modul de Design. Interfata este foarte asemanatoare cu cea de la Formulare. Se remarca aparitia unor noi antete si subsoluri de pagina. Trebuie mentionat ca orice element de grupare adaugat duce la crearea unor zone de antete particulare pentru gruparea respectiva (in exemplul de mai jos, avem NRFACTURA Header). Un alt element diferit fata de layout-ul formularelor este aranjarea elementelor pe coloane, in loc de unul langa altul (un aspect mai apropiat de cel al unor tabele). Benzile de meniuri sunt asemanatoare cu ale formularelor. A treia banda aparuta, Page Setup, configureaza raportul pentru listare. Banda Arrange contine cateva particularizari estetice. Banda Design, pe langa elementele amintite la formulare, are cateva butoane noi corespunzatoare facilitatilor de grupare si sortare.

26

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 O alta posibilitate de creare a rapoartelor este folosind Report Wizard (pe aceeasi banda de meniuri Create) Pas 1 Selectai tabela sau interogarea pentru care creai raportul i atributele pe care s le conin raportul

Pas 2 Putei selecta un nivel de grupare al datelor n raport (n cazul de fa grupm nregistrrile dup examene)

Pas 3 n aceast etap putei sorta datele din raport i modalitatea de sortare (ascendent sau descendent)

27

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pas 4 Trebuie ales modul cum vor fi reprezentate datele n raport precum i orientarea paginii raportului

28

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 Pas 5 Trebuie s selectai un stil predefinit de raport

Pas 6 Etapa final n care salvai raportul sub denumirea dorit i deschiderea lui n mod direct sau pentru modificare n Report Design.

Finalizarea poate s ia urmtoarele dou aspecte: direct sau dup modificare n mod design.

29

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

8. Lucrul cu rezultatele
8.1 Imprimarea
Rapoartele, formularele, interogarile sau tabelele pot fi listate. Listarea directa se face apasand butonul de Office si apoi alegand Print (combinatie directa de taste> Ctrl+P). Spre deosebire de alte programe din pachetul Office, butonul de Setup din aceasta fereastra Office duce spre o versiune restransa a ferestrei Page Setup. Din acest motiv recomanda ca primul pas al pregatirii pentru imprimare sa fie accesarea optiunii Print Preview (fie de pe banda de meniuri dedicata, fie din butonul Office>Print>Print Preview). Interfata care apare este mai detaliata si permite mai multe particularizari (banda de meniuri Print Preview a fost descrisa in capitolul anterior, ca parte a vizualizarilor rapoartelor). Fereastra Page Setup permite modificarea aspectului paginii: dimensiunea hrtiei, orientarea n pagin (pe lung -stil vedere- sau pe lat stil portret-).

Revenind la fereastra de imprimare, elementele acesteia sunt posibilitatea de a alege imprimanta (din lista derulanta Printer>Name), numarul de exemplare (Number of Copies) si elementele de listat: Print Range>All (tot), Pages From...To... (de la pagina... la pagina...) si inregistrarile selectate (Selected Records). Aceasta ultima optiune ne permite ca, dupa ce am selectat anumite inregistrari din tabele/interogari, sa le printam doar pe acelea. De exemplu, dupa ce am facut o filtrare intr-o tabela, putem selecta inregistrarile rezultate le putem lista doar pe acestea.

30

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

8.2 Exportarea
Uneori nu dorim ca rezultatele sa le tiparim. Poate avem nevoie de ele pentru alte prelucrari, eventual in alte programe. Pe banda de meniuri avem tabul External Data, care ne permite sa importam sau sa exportam date in formate accesabile cu alte programe. Imaginea din dreapta avem posibilitatile de exportare ale inregistrarilor dintr-un tabel. In functie de optiunea aleasa, este posibil sa apara pasi suplimentari. De exemplu, in cazul exportarii in format Excel, urmatorii pasi ne intreaba in care din formatele Excel (fisiere cu extensia xlsb, xlsx sau xls) dorim exportul. In alte situatii (de exemplu formatele xml, html sau text) ni se permite direct sa editam extensia fisierului rezultat (astfel incat putem salva direct un format de tip text cu extensia txt sau csv). Exportarea in tip text vine cu intrebari suplimentare. Dupa selectarea tipului text ca tip de export, si setarea denumirii fisierului (jos, stanga) suntem intrebati cum vrem sa apara datele in fisierul final: separate cu punct si virgula sau cu taburi (jos, dreapta).

Fereastra urmatoare ne permite noua sa configuram suplimentar coloanele, prin tragerea cu mouse-ul. In ultima fereastra vom stabili unde pe harddisk salvam fisierul exportat.

31