VII.

ORGANIZAREA UNUI DOCUMENT MARE

Atunci când se lucreaz cu documente mari; Word pune la dispozi ie câteva instrumente performante.
Pentru a face structura documentului mai u or de în eles pentru cititori, se poate crea un cuprins, un tabel de
figuri i un index. Se poate furniza informa ie ajut toare pentru document prin note de subsol, legende,
referin e încruci ate i hyperlink-uri. Atunci când este vorba de un document reprezentat de o colec ie de
documente, acestea se pot combina cu un document coordonator.

Obiective
În aceast lec ie ve i înv a:
S crea i machete.
S completa i machete interactive.
S insera i „semne de carte”.
S insera i o hiper-leg tur .
S crea i indexuri i cuprinsuri.
S crea i legende pentru figuri.
S lucra i cu referin e încruci ate.

Crearea machetelor
Word are mai multe facilit i, cum ar fi câmpurile machet , care v ajut s crea i formulare pe care
al i utilizatori le pot completa în mod interactiv. Câmpurile machet sunt „casete" pe care le completeaz
utilizatorul. Formularele interactive pot include câmpuri machet pentru date, text, cutii de selectare i alte
elemente. Câmpurile pot avea, de asemenea, ata ate macrocomenzi i mesaje care s ajute utilizatorii la
completare. Pute i insera un câmp machet în mijlocul unui paragraf text obi nuit, într-o celul a unui tabel sau
într-un cadru.
Câmpurile machet permit s :
controla i intr rile de date;
specifica i dac o macrocomand va fi executat automat când punctul de inserare intr sau iese
din câmp;
defini i mesaje de ajutor pentru fiecare câmp machet , ce apare în bara de stare.
Este important s începe i proiectarea unei machete prin crearea unui nou ablon. Pentru un acces
rapid la comenzile folosite în proiectarea machetelor afi a i bara de instrumente Machete:

Ave i la dispozi ie urm toarele câmpuri:

un câmp machet text Câmp machet text;
un câmp machet cutie de selectare Câmp machet caset de selectare;
un câmp machet list vertical Câmp machet vertical .

Pentru a crea o machet urma i pa ii:

1. Deschide i un nou ablon.
2. Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i ca utilizatorii s tasteze sau s selecteze
informa ii.
3. De pe bara de instrumente Machete executa i clic pe unul din câmpurile de mai sus. Implicit
câmpurile machet sunt umbrite pentru a putea fi u or identificate. Pentru a dezactiva sau activa
umbrirea executa i clic pe butonul Umbrire pentru câmp machet de pe bara de
instrumente Machete.
4. Repeta i pa ii doi-trei atâta vreme cât este necesar.
5. Din meniul Instrumente alege i Protejare Document.
 Organizarea unui document mare - 155

6. Selecta i butonul op iune Machete i apoi alege i butonul OK. Word va proteja ablonul pentru a
nu fi schimbat astfel încât utilizatorii pot introduce informa ii doar în câmpurile machet .
7. Salva i i închide i ablonul.
Pentru a modifica o machet dup ce a fost creat elimina i protec ia alegând Deprotejare document
din meniul Instrumente.

Astfel arat câmpurile în document:

Pentru a personaliza câmpurile machet executa i clic dreapta pe ele i alege i Propriet i sau dublu
clic. În func ie de tipul câmpului machet se deschide caseta de dialog de op iuni (în imagine caseta de dialog
pentru câmpurile machet de tip text).

Utilizarea câmpurilor machet text

Exist ase tipuri de câmpuri machet text, care se aleg din lista Tip:
1. text obi nuit: Text obi nuit;
2. num r: Num r;
3. dat : Dat (pentru date calendaristice);
4. data curent : Data curent ;
5. ora curent : Ora curent ;
6. calcul: Calcul.
În Text implicit se tasta i un text ce va fi afi at implicit în câmpul respectiv din document. Când cutia
este necompletat , câmpul va apare necompletat.
Cutia Lungime maxim determin lungimea câmpului. Câmpul machet text se ajusteaz pentru a se
potrivi cu textul introdus în el, pân la num rul maxim de caractere specificat în aceast cutie.
Op iunile de format din cadrul listei Format text variaz în func ie de tipul de câmp machet selectat.
Text obi nuit se folose te când în machet este nevoie de o intrare care s accepte orice tip de text,
numere sau simboluri. De exemplu, dac macheta con ine o întrebare la care se r spunde în mod obi nuit cu
„Nec s torit” pute i tasta cuvântul „Nec s torit” aici, astfel încât utilizatorii care completeaz macheta nu
trebuie s tasteze nimic în acest câmp decât dac doresc s dea alt r spuns.
Num r se folose te când este nevoie de o intrare numeric . În cutia Num r implicit pute i indica
num rul care va apare implicit în acel câmp. Când macheta este completat Word verific dac intrarea
tastat pentru acest câmp este numeric . Dac nu este va apare un mesaj de eroare, câmpul apare selectat i
punctul de inserare r mâne în acest câmp pân când este introdus un num r corect. Formatele pe care Word
le poate aplica i caracterele care sunt permise într-un câmp machet Num r sunt afi ate în cutia Format
num r. Word aplic formatul selectat când punctul de inserare p r se te câmpul.
156 - Microsoft Word XP

Dat se folose te când în machet este nevoie de o intrare de tip dat calendaristic . În cutia Dat
implicit pute i indica o dat implicit . Când macheta este completat , Word verific dac intrarea tastat
pentru acest câmp este o dat calendaristic valid . Dac nu este va apare un mesaj de eroare, câmpul apare
selectat i punctul de inserare r mâne în acest câmp pân când este tastat o dat calendaristic valid .
Formatele pe care Word le poate aplica i caracterele care sunt permise într-un câmp machet Dat sunt
afi ate în cutia Format dat calendaristic . Word aplic formatul selectat când punctul de inserare p r se te
câmpul.
Data curent sau Ora curent se folosesc dac dori i ca Word-ul s furnizeze data sau ora curent .
Deoarece data i ora curent sunt furnizate de Word, cutia Dat implicit sau Or implicit nu sunt
disponibile i apar estompat. Formatele pe care Word le poate aplica i caracterele care sunt permise sunt
afi ate în cutia Format dat calendaristic /Format or . Câmpurile de machet Data curent i Ora curent
nu pot fi editate la completarea machetei.
Calcul se folose te când dori i s aduna i un rând sau o coloan de numere sau s face i un alt
calcul. Word folose te un câmp = (Formula) pentru a executa calculele. Tasta i expresia pentru calcul în cutia
Expresie. Un câmp Calcul nu poate fi editat la completarea machetei.

Utilizarea câmpurilor machet cutie de selectare

Aceste câmpuri dau posibilitatea utilizatorilor s dea un r spuns de da sau nu. Tasta i o etichet
pentru cutia de selectare din machet i apoi insera i un câmp machet cutie de selectare lâng etichet .
Folosi i cutia Dimensiune caset de selectare pentru a stabili dimensiunea cutiei de selectare într-o
machet . Dac a i selectat butonul op iune Automat cutia de selectare va fi de aceia i dimensiune cu textul
din jur. Folosi i op iunea Exact pentru a specifica dimensiunea exact a cutiei de selectare.
Op iunile Valoare implicit determin starea ini ial , marcat (Selectat) sau golit (Neselectat), a
cutiei de selectare.

Utilizarea câmpurilor machet verticale

Se folosesc pentru a prezenta utilizatorilor o list de elemente din care acesta s fac o selec ie.
Selectarea dintr-o list , spre deosebire de tastarea unei intr ri, face mai u oar completarea corect a
machetei.
Elementul din vârful listei este selec ia implicit - adic elementul din vârful listei este introdus implicit
dac nu a fost selectat alt element din list . Când se imprim macheta va fi imprimat elementul curent selectat.
 Organizarea unui document mare - 157

Pentru a ad uga un element la o list vertical :

1. Executa i dublu clic pe câmpul machet vertical c ruia dori i s -i ad uga i un element.
2. În cutia Element list vertical tasta i textul pe care dori i s -l ata a i listei. Fiecare element
poate avea maxim 50 de caractere.
3. Alege i butonul Ad ugare.
4. Repeta i pa ii 2 i 3 pentru fiecare element pe care dori i s -l ad uga i i apoi alege i butonul OK.

Pentru a elimina un element selecta i din lista Elemente din lista vertical cel dorit i apoi clic pe
butonul Eliminare.
Pentru a schimba ordinea elementelor într-o list selecta i elementul care va fi mutat i apoi se
folosesc s ge ile Mutare.

Protejarea unei machete împotriva modific rilor

Pentru a activa câmpurile machet i pentru a v asigura c utilizatorii nu vor schimba accidental o
machet în timp ce o completeaz interactiv, trebuie s bloca i ablonul machetei alegând comanda Protejare
document din meniul Instrumente. Când un document este protejat, câmpurile machetei sunt disponibile
pentru completare i utilizatorii nu pot tasta decât în câmpurile machetei sau în sec iuni neprotejate.
De fiecare dat când un utilizator creeaz o machet bazat pe un ablon protejat va fi creat un
document nou, f r titlu, cu aceia i protec ie ca a ablonului.
Când proteja i un document Word îl poate schimba astfel:
câmpurile machetei sunt activate;
sunt afi ate rezultatele câmpurile în loc de codurile câmpurilor;
punctul de inserare se poate deplasa numai la câmpuri sau sec iuni neprotejate;
nu poate fi selectat întregul document;
l imea coloanei de tabel este fix ;
unele comenzi, cum ar fi G sire, Înlocuire i Salt la se pot folosi numai în câmpuri sau sec iuni
neprotejate;
unele comenzi din meniuri sunt inutilizabile.
158 - Microsoft Word XP

Pute i, de asemenea, specifica o parol atunci când proteja i un document. Numai utilizatorii care
cunosc parola pot îndep rta protec ia i modifica macheta.
Deprotejarea se poate efectua rapid f când clic pe butonul Protejare machet de pe bara de
instrumente Machete.

Executarea automat a macrocomenzilor

Orice macrocomand salvat în ablonul machetei poate fi executat automat când punctul de
inserare intr sau iese dintr-un câmp machet . Macrocomenzile pot actualiza câmpuri, valida datele introduse
sau realiza alte sarcini. De exemplu o macrocomand de ie ire poate verifica dac este marcat corect cutia
de selectare „Stare civil ” când punctul de inserare p r se te câmpul sau dac este validat cu elementul
„C s torit” s se activeze alte câmpuri ca, de exemplu, „Nume so ”.
Pentru a asocia o macrocomand unui câmp machet , folosi i cutia de dialog Executare macrocomand
pentru:
pentru ca Word s execute o macrocomand când punctul de inserare intr în câmp selecta i
macrocomanda respectiv în cutia Intrare;
pentru ca Word s execute o macrocomand când punctul de inserare iese din câmp selecta i
macrocomanda respectiv în cutia Ie ire.
Word asociaz un nume de marcaj în document fiec rui câmp machet inserat. Acest nume implicit
este listat în cutia Marcaj în document de sub Set ri pentru câmp. Pute i schimba numele, dar acesta
trebuie s fie un nume valid de marcaj în document. Marcajele în document sunt folosite de macrocomenzi. De
exemplu poate dori i s folosi i o macrocomand pentru a face anumite câmpuri indisponibile, în func ie de
intrarea dintr-un alt câmp.
Cutia de selectare List vertical /Caset de selectare/etc. activat specific dac un câmp este
disponibil introducerii datelor pentru utilizator.

Crearea i editarea mesajelor de ajutor pentru un câmp machet

Pentru a asista utilizatorii în timp ce ace tia completeaz o machet , pute i crea mesaje de Ajutor
pentru fiecare câmp machet . Pute i, de asemenea, defini un text de asisten care s apar într-o cutie de
mesaje când punctul de inserare este într-un câmp machet i utilizatorul apas tasta F1. Pentru a activa
mesajul Asisten specific unui câmp, trebuie s proteja i ablonul; altfel, tastând F1 se va executa Ajutor
pentru Word.

Pute i crea propriile mesaje de asisten prin tastare (Tastare text propriu) sau pute i folosi intr ri
AutoText. Dac inten iona i s folosi i acela i mesaj pentru mai multe câmpuri, atunci salva i mesajul ca o
intrare AutoText i apoi selecta i butonul Intrare AutoText din cutia de dialog Text de ajutor pentru câmp
machet . Intrarea AutoText selectat apare în cutia de mesaje sau în bara de stare.
 Organizarea unui document mare - 159

Un mesaj Ajutor dintr-o cutie de mesaje poate con ine maxim 255 de caractere; un mesaj Ajutor de
pe bara de stare poate con ine maxim 138 de caractere.
Pentru a crea sau terge un text de ajutor pentru un câmp machet :
1. Executa i dublu clic pe câmpul machet c ruia dori i s -i ata a i un text ajutor.
2. Alege i butonul Ad ugare text ajutor.
3. Executa i una sau ambele opera ii:
- pentru ca Word s afi eze textul de Ajutor pe bara de stare alege i tab-ul Bar de stare;
- pentru ca Word s afi eze textul de Ajutor într-o cutie de mesaje când utilizatorul apas F1
alege i Tast ajutor (F1).
4. Executa i una din urm toarele opera ii:
- pentru a crea un nou mesaj de Ajutor alege i butonul op iune Tastare text propriu i apoi
tasta i textul în caset ;
- pentru a folosi o intrare AutoText alege i butonul op iune Intrare AutoText i apoi clic pe
intrarea dorit ;
- pentru a dezactiva afi area mesajelor de Ajutor alege i butonul Nici unul.
5. Clic pe butonul OK.

Specificarea op iunilor de imprimare i salvare

Utilizatorii pot imprima o machet a a cum imprim orice document. Când se alege i Imprimare din
meniul Fi ier, Word va imprima macheta inclusiv intr rile utilizatorului. Dac folosi i formulare preimprimate
pute i face ca Word s imprime numai datele introduse, men inând pozi iile relative ale intr rilor utilizatorului,
astfel încât ele s fie imprimate în loca iile corecte de pe formular.
Similar, utilizatorii pot salva o machet a a cum salveaz orice document sau pot salva numai datele
din machet ca fi ier text. În acesta Word separ elementele de date cu un delimitator i închide între
ghilimele fiecare element.
Aceste op iuni se specific folosind comanda Op iuni din meniul Instrumente:
pentru imprimare: din tab-ul Imprimare se marcheaz cutia de selectare Se imprim doar datele
din machete;
pentru salvare: din tab-ul Salvare se marcheaz cutia de selectare Se salveaz doar datele din
machete.

Stabilirea marcajelor document

Un marcaj într-un document poate marca un text selectat, o ilustra ie, tabele sau rânduri din cadrul
unui tabel, loca ia punctului de inserare i alte elemente. Când marcajele în document sunt vizibile, apar
paranteze drepte la începutul i sfâr itul fiec ruia.

Pute i folosi un marcaj în document pentru:

- localizarea rapid a elementelor;
- crearea de referin e încruci ate pentru elementele pe care le marca i;
160 - Microsoft Word XP

- marcarea unui num r de pagini pentru o intrare index;

- realizarea de calcule cu numere aflate în loca ii diferite i inserarea rezultatului în document;
- saltul rapid la o anumit pagin .
Când defini i un marcaj în document, ave i grij ca numele acordat s fie unic pentru loca ia
specificat sau elementul selectat. Dup aceea pute i folosi acest nume de fiecare dat când dori i s localiza i
elementul pe care l-a i marcat.

Pentru a defini un marcaj în document proceda i astfel:

1. Selecta i textul, elementul sau loca ia pe care dori i s o marca i.
2. Din meniul Inserare alege i comanda Marcaj în document.

3. În cutia Nume marcaj în document introduce i un nume pentru marcajul în document. Acesta
trebuie s înceap cu o liter . Numele poate fi format doar din litere, cifre i caracterul (_) i nu
poate include spa ii.
4. Alege i butonul Ad ugare.
Pentru a vedea sau ascunde marcaje în document urma i pa ii:
1. Din meniul Instrumente alege i comanda Op iuni.
2. Selecta i tab-ul Vizualizare.
3. Sub Afi are marca i sau goli i cutia de selectare Marcaje în document. Alege i OK.
Pentru a localiza un marcaj în document urma i pa ii:
1. Din meniul Editare alege i comanda Salt la. Word listeaz numele de marcaje în document în
odine alfabetic .
 Organizarea unui document mare - 161

2. Selecta i numele marcajului în document pe care dori i s -l localiza i i apoi alege i Salt la. Word
se deplaseaz la marcajul în document i îi marcheaz luminos con inutul.
Pentru a terge un marcaj din caseta de dialog Marcaj în document selecta i marcajul dorit i apoi
executa i clic pe tergere.

Inserarea unei hiperleg turi

Introducerea unei leg turi spre o alt pozi ie din interiorul documentului, spre un alt document Office,
un alt site Internet sau intranet sau spre o adres de po t electronic este acum posibil . Când se
efectueaz clic pe hiperleg tur se face transferul spre sursa acesteia.
Pentru a crea o hiperleg tur în Word, parcurge i urm torii pa i:
1. Tasta i i apoi selecta i un text sugestiv pentru trimiterea la leg tur . De exemplu introduce i în
document Efectueaz clic aici pentru a vizita pagina de Internet a Facult ii de Sociologie i
Psihologie.
2. Alege i op iunea Inserare-Hyperlink, ap sa i concomitent CTRL+K sau efectua i clic pe butonul

Inserare Hyperlink de pe bara de unelte Standard pentru a deschide caseta

de dialog Inserare Hyperlink.
3. Pentru a stabili o leg tur la o pagin Web, introduce i URL-ul fi ierului respectiv. Pentru a
localiza pagina efectua i clic Fi ier sau pagin Web care exist .
4. Pentru a face leg tura cu adresa e-mail a unui destinatar alege i op iunea Adres de po t
electronic care se adaug adresei c su ei po tale.
5. Efectua i clic pe butonul OK pentru a stabili leg tura.

Rezultatul este:

Index, cuprins i alte tabele

Aplica ia Word v permite s construi i publica ii. Ea v pune la dispozi ie instrumentul necesar pentru
localizarea rapid a unor entit i din publica ie (capitole, paragrafe, tabele, grafice, diagrame, termeni, citate,
referiri la autori etc.) prin construirea unor liste (tabele care s permit rapid reg sirea lor). În plus, pute i s
ad uga i la obiectele inserate texte explicative numite legende i s crea i referin e încruci ate pentru a face
trimiteri la diferite entit i din document.
162 - Microsoft Word XP

Pute i construi urm toarele tipuri de liste:

tabele de index (list de termeni);
tabele de cuprins (lista titlurilor de capitole i subcapitole);
tabele cu obiecte din document (liste de figuri, ecua ii, tabele);
tabele de autorit i sau cita ii (list de referiri).
Oricare ar fi tipul de list pentru crearea ei trebuie parcur i doi pa i:
1. Se definesc intr rile în list . Acestea sunt entit ile care vor fi localizate rapid prin intermediul listei
(termeni, capitole, subcapitole, autori etc.). Definirea lor se face prin selectarea în document a
entit ii i marcarea ei ca intrare în list .
2. Se alege i tipul i formatul listei i se genereaz lista. Generarea listelor se face prin intermediul
casetei de dialog Index i Tabele care se deschide atunci când alege i op iunea Referin -Index
i Tabele din meniul Inserare.

Caseta de dialog con ine patru sec iuni - câte una pentru fiecare tip de tabel :
sec iunea Index - pentru tabela de index;
sec iunea Cuprins - pentru tabela de cuprins;
sec iunea Tabel de figuri - pentru tabela cu obiecte;
sec iunea Table de referin e citate - pentru tabela de autorit i.
Atunci când defini i o intrare în tabel . o legend pentru un obiect sau când insera i o tabel sau o
referin încruci at iar în document se afi eaz rezultatul câmpului, Word folose te urm toarele coduri de
câmpuri:
XE: define te textul i num rul paginii pentru o intrare de index (se creeaz atunci când insera i
tabela de index);
Index: identific toate intr rile de index i construie te tabela de index (se creeaz atunci când
insera i tabela de index);
TC: define te textul i num rul paginii pentru o intrare în tabela de cuprins sau în tabela de
obiecte (se creeaz atunci când defini i manual o intrare în tabela de cuprins sau de obiecte);
TOC: identific toate intr rile pentru tabela de cuprins sau de obiecte specificate prin câmpuri TC
i construie te tabela (se creeaz atunci când insera i tabela de cuprins sau de obiecte);
TA: define te textul i num rul paginii pentru o intrare în tabela de autorit i (se creeaz atunci
când defini i intrare pentru tabela de autorit i);
TOA: identific toate intr rile pentru tabela de autorit i specificate prin câmpuri TC i
construie te tabela (se creeaz atunci când insera i tabela de autorit i);
REF: creeaz o referin încruci at .
 Organizarea unui document mare - 163

Lucrul cu tabelele de index

O tabel de index este o list ordonat alfabetic cu termeni defini i sau folosi i în document. Fiec rui
termen din list i se asociaz num rul paginilor din document în care se fac referiri la el. Aceast list este
ad ugat , de regul , la sfâr itul unei publica ii.

Definirea intr rilor în tabele de index

Intr rile în tabela de index sunt termenii defini i sau folosi i în document. Exist dou tipuri de intr ri:
intr ri principale i intr ri secundare. Intrarea principal este un termen ce se refer la o no iune mai general ,
folosit în document iar intrarea secundar se asociaz unei intr ri principale i corespunde unui termen legat
de no iunea general (subtermen). Unei intr ri principale i se pot asocia mai multe intr ri secundare. La rândul
ei, intr rii secundare i se pot asocia alte intr ri secundare, realizându-se astfel o structur arborescent de
intr ri. De exemplu, în aceast sec iune a lec iei se define te no iunea de tabel . Acest termen este intrarea
principal , dar exist patru tipuri de tabele. Fiecare tip de tabel va fi astfel o intrare secundar . Pentru fiecare
tip de tabel se precizeaz modul în care se definesc intr rile în tabel i modul în care se genereaz tabela.
Aceste intr ri sunt intr ri secundare ale fiec rei intr ri secundare ce corespunde unui tip de tabel .
Informa iile referitoare la termenul definit ca intrare de index pot s fie localizate într-o singur pagin
sau într-un grup de pagini. În ultimul caz, va trebui ca, înainte de a defini intrarea de index s construi i un
semn de carte pentru acele pagini. Pute i, de asemenea, s crea i o referin încruci at pentru o intrare de
index.
Pentru a defini intr rile în tabela de index trebuie s alege i intr rile în tabela de index i s stabili i
pagina sau grupul de pagini care con in informa ii despre termenul definit ca intrare în tabela de index.
Ve i proceda astfel:
Alege i intrarea de index fie selectând textul care vre i s fie o intrare de index, fie pozi ionând
punctul de inserare în locul în care vre i s insera i o intrare de index.
Ap sa i tastele ALT+SHIFT+X.
Se deschide caseta de dialog Marcare Intrare Index prin intermediul c reia defini i intrarea de
index.
Dac a i selectat deja un text el va fi scris în zona de editare Intrare principal . Aceasta este
dedicat intr rii principale. Dac nu a i selectat un text scrie i-l în aceast zon .
Zona de editare Subintrare este pentru intrarea secundar . Dac vrei s crea i pentru intrarea
principal o intrare secundar , scrie i în zona de editare Subintrare textul ei. Dac vre i s crea i
o intrare secundar a intr rii secundare scrie i în zona de editare Subintrare prima intrare
secundar , urmat de dou puncte (:) dup care scri ie a doua intrare secundar . De exemplu:
de index: definire intrare.
Pute i s formata i textul scris în cele dou zone folosind combina iile de taste pentru aplicarea
diverselor stiluri de scriere (de exemplu CTRL+B pentru îngro at).
În zona Op iuni activa i butonul radio corespunz tor pentru localizarea termenilor:
- Dac vre i ca localizarea termenilor s se fac printr-o referin încruci at activa i butonul
Referin încruci at . În zona de editare aferent este scris textul Vede i. Pute i s terge i
acest text i s scrie i Vezi, A se vedea sau Caut la, A se c uta la etc. Ad uga i textul pe
care vre i s -l folosi i ca referin încruci at .
- Dac vre i ca localizarea intr rii de index s se fac dup num rul paginii curente activa i
butonul radio Pagina curent .
- Dac vre i ca localizarea s se fac dup un grup de pagini, activa i butonul radio ir de
pagini – Marcaj în document. Din lista ascuns alege i numele marcajului „semn de carte”
folosit pentru identificarea paginilor. Dac nu a i creat anterior aceste „semn de carte” scrie i
numele lui în zona aferent butonului radio. În acest caz, dup ce ve i ac iona declan atorul
Marcare ve i reveni în document pentru a marca textul: selecta i textul i alege i op iunea
Marcaj în document din meniul Inserare. În zona de editare Nume marcaj în document
scrie i acela i nume ca i în caseta de dialog Marcare intrare index i ac iona i declan atorul
Ad ugare.
164 - Microsoft Word XP

Dac vre i s formata i num rul de pagin care se asociaz intr rii de index, activa i
comutatoarele corespunz toare din zona Format num r de pagin : Aldin sau Cursiv.
Dac vre i s marca i textul selectat ca intrare de index, ac iona i declan atorul Marcare. Dac
vre i s marca i ca intr ri toate apari iile termenului selectat pentru intrarea de index, ac iona i
declan atorul Marcare peste tot. În acest caz, în tabela de index, în dreptul termenului marcat va
ap rea o list de pagini din document care corespund tuturor apari iilor termenului în document.
Word va ine cont de diferen a dintre literele mari i mici atunci când identific aceste potriviri de
termeni.
Dup ac ionarea declan atorului Marcare sau Marcare peste tot, caseta de dialog Marcare
intrare index r mâne deschis i pute i s defini i i alte intr ri de index comutând între caseta
de dialog i document, cu un simplu clic executat în zona dorit . Ve i defini i alte intr ri de index
reluând pentru fiecare dintre ele opera iile descrise în punctele anterioare.
Închide i caseta de dialog Marcare intrare index i termina i opera ia de definire a intr rilor
ac ionând declan atorul Close (Închidere).

Generarea tabelei de index

Dup ce a i marcat în document to i termenii care vre i s apar în lista de index, genera i tabela de
index executând urm toarele opera ii:
- Pozi iona i cursorul de inserare în locul în care vre i s apar lista de index.
- Deschide i caseta de dialog Index i Tabele la sec iunea Index.
- Din grupul de butoane radio Tip activa i-l pe cel corespunz tor tipului de aliniere dorit pentru
subtermenii asocia i unui termen.
- Din lista Formate alege i stilul de formatare al listei. Dac vre i s personalizezi stilul, alege i din
lista Formate formatul ablon i ac iona i declan atorul Modificare. Se deschide caseta de
dialog Stil prin intermediul c reia executa i modific rile.
- Dac vre i ca numerele de pagin asociate termenilor s fie aliniate la dreapta alege i Aliniere la
dreapta a numerelor de pagin .
- În zona de editare Coloane introduce i sau alege i num rul de coloane în care vre i s fie scris
lista.
- În zona Examinare înaintea imprim rii pute i vedea cum va ar ta tabela de index în urma
alegerilor f cute.
- Închide i caseta de dialog prin OK.
 Organizarea unui document mare - 165

Lucrul cu tablele de materii (cuprins)

Tabela de cuprins este lista entit ilor din care este alc tuit documentul: capitole, subcapitole,
paragrafe, subparagrafe i sec iuni. Lista se construie te în ordinea în care apar entit ile în document.
Fiec rei entit i i se asociaz num rul paginii la care începe.

Definirea intr rilor în tabela de cuprins

Un document foarte mare este structurat de autorul s u pe mai multe niveluri:
documentul este împ r it în mai multe p r i;
fiecare parte este divizat în mai multe capitole;
fiecare capitol este împ r it în mai multe subcapitole;
fiecare subcapitol con ine mai multe paragrafe (în acest caz a nu se confunda cu paragraful din
cadrul opera iei de tehnoredactare; el este o parte de document care poate con ine mai multe
alineate, tabele, grafice etc.);
fiecare paragraf con ine mai multe subparagrafe;
fiecare subparagraf con ine mai multe sec iuni (la fel, a nu se confunda sec iunea cu cea de la
tehnoredactare; aici reprezint o parte logic a documentului).
Intr rile în tabela de cuprins sunt titlurile de p r i, de capitole, de subcapitole, de paragrafe, de
subparagrafe sau de sec iuni. Organizarea pe mai multe niveluri a documentului va avea ca efect organizarea
pe mai multe niveluri a tabelei de cuprins.
De exemplu, cursul Tehnoredactarea computerizat în tiin ele socio-umane con ine 9 p r i mari plus
bibliografie i anexe. Aproape toate p r ile con in cel pu in dou paragrafe mari.
Tabela de cuprins a fost generat automat pe baza stilurilor de titluri aplicate:

CUPRINS

SCRIEREA - FENOMEN, ISTORIE i CONCEPTUALITATE -........................................................ 1

Scrierea .................................................................................................................................... 1
Cifrele ....................................................................................................................................... 8
Tiparul..................................................................................................................................... 10
SCRIEREA în ERA DIGITAL ....................................................................................................... 14
BIROTICA....................................................................................................................................... 23
TEHNOREDACTAREA TEXTELOR .............................................................................................. 30
CONSIDERA II TERMINOLOGICE ............................................................................................... 44
Fonturi, stiluri i m rimi de caractere...................................................................................... 45
Tipuri de scriere (FONT)......................................................................................................... 45
Stiluri de scriere (FONT STYLE) ............................................................................................ 52
Dimensiunea fonturilor (SIZE) ................................................................................................ 54
Aliniate i paragrafe................................................................................................................ 56
Stiluri....................................................................................................................................... 60
RAFINAMENTE TIPOGRAFICE..................................................................................................... 61
Contraste grafice .................................................................................................................... 61
Cifre ........................................................................................................................................ 65
Desp r irea în silabe............................................................................................................... 75
IMAGINI, TABELE i GRAFICE..................................................................................................... 77
Imagini .................................................................................................................................... 77
Tabele..................................................................................................................................... 84
Grafice .................................................................................................................................... 88
ELABORAREA unei LUCR RI TIIN IFICE................................................................................ 92
RECOMAND RI GENERALE de TEHNOREDACTARE............................................................ 100
BIBLIOGRAFIE ............................................................................................................................ 110
ANEXE.......................................................................................................................................... 113
List de control ..................................................................................................................... 113
Prezentarea unei dizerta ii .................................................................................................... 124
166 - Microsoft Word XP

Pentru a defini intr ri de cuprins pute i folosi una din cele dou metode:
1. Automat (recomandabil). Formateaz fiecare titlu de parte, de capitol, de subcapitol, de paragraf
sau de subparagraf cu un anumit stil, folosind acela i stil pentru titlurile de acela i nivel i în
exclusivitate pentru aceste titluri. De exemplu pentru titlurile de capitole folosi i Titlu 1 iar pentru
cele de subcapitole Titlu 2. Titlurile vor fi ierarhizate în func ie de stilul care li s-a aplicat. i, în
general, este bine a fi consecvent, adic dac a i folosit un stil pentru un anumit nivel încerca i s -l
folosi i numai pentru nivelul respectiv.
2. Manual. Precizeaz fiecare titlu prin intermediul casetei de dialog Marcare intrare în cuprins.
Pentru a marca manual ve i proceda astfel:
- pozi iona i punctul de inserare în pozi ia în care se g se te titlul sau selecta i textul titlului;
- ap sa i tastele ALT+SHIFT+O. Se deschide caseta de dialog Marcare intrare în cuprins;

- în zona de editare Intrare va fi scris textul selectat (dac nu a i selectat unul atunci tasta i-l);
- din lista ascuns Identificator tabel alege i identificatorul C care corespunde tabelei de
cuprins;
- în zona de editare Nivel scrie i nivelul la care vre i s apar stilul selectat;
- ac iona i declan atorul Marcare.

Generarea tabelei de cuprins

Dup ce a i marcat în document titlurile de capitole genera i tabela de cuprins executând urm toarele
opera ii:
- Pozi iona i punctul de inserare în locul în care vre i s apar tabela de cuprins.
- Deschide i caseta de dialog Index i Tabele la sec iunea Cuprins.
 Organizarea unui document mare - 167

- Din lista Formate alege i stilul de formatare al listei. Dac vre i s personaliza i stilul, alege i
formatul Din ablon i ac iona i declan atorul Modificare. Se deschide caseta de dialog Stil prin
intermediul c reia executa i modific rile.
- În zona de editare Afi are niveluri scrie i sau alege i num rul de niveluri pe care vre i s fie
structurat cuprinsul.
- Dac vre i ca în dreptul titlurilor de list s fie scrise i numerele de pagini la care încep entit ile
din document activa i Afi are numere de pagin .
- Dac a i ales alinierea la dreapta pentru numerele de pagini, în zona de editare Precede
tabulatorii scrie i sau alege i caracterul de umplere dintre titlu i num rul de pagin .
- În zona Examinare înaintea imprim rii pute i s vede i cum va ar ta tabelul de cuprins în urma
alegerilor f cute.
- Nivelurile din tabela de cuprins sunt stabilite în func ie de stilul cu care au fost scrise titlurile. În
mod prestabilit pe primul nivel vor fi scrise titlurile care au fost formatate cu stilul Titlu 1, pe al
doilea nivel vor fi scrise titlurile care au fost formatate cu stilul Titlu 2 .a.m.d. Dac a i folosit
pentru titluri stiluri proprii, va trebui s preciza i stilul care corespunde fiec rui nivel din tabel .
Pentru aceasta executa i clic pe butonul Op iuni. Acest buton se activeaz i în cazul definirilor
manuale de intr ri. Se va deschide caseta de dialog Op iuni pentru cuprins.

- Dac a i folosit stiluri proprii pentru definirea intr rilor în tabel ac iona i comutatorul
Stiluri. Lista Stiluri disponibile con ine toate stilurile predefinite i toate stilurile definite
în documentul curent. Scrie i în dreptul fiec rui stil folosit pentru titlu nivelul la care va fi
scris titlul respectiv în tabela de cuprins.
- Dac în document a i definit stiluri i manual marca i Câmpuri de intrare în tabel.
- Închide i caseta de op iuni cu OK.
- Închide i caseta de dialog Index i Tabele prin OK.

Lucrul cu tabelele cu obiecte din document

Tabela cu obiecte con ine asocieri între obiectele inserate în document (ilustra ii, figuri, diagrame,
fotografii, tabele, formule matematice) i etichete asociate acestor obiecte. Eticheta se va afi a împreun cu
obiectul i va putea fi folosit pentru a se face referiri la obiect în textul documentului.
În cursul Tehnoredactarea computerizat în tiin ele socio-umane o tabel cu obiecte este
reprezentat de LISTA FIGURILOR. Iat doar o parte din ea:
168 - Microsoft Word XP
Figura nr. 1 Pictogram rupestr ................................................................................................. 1
Figura nr. 2 Scriere cuneiform ................................................................................................... 2
Figura nr. 3 Exemplu de hieroglif ............................................................................................. 3
Figura nr. 4 Scribii egipteni scriau pe papirus ............................................................................. 3

Definirea intr rilor în tabela cu obiecte

În cazul acestei tabele entit ile sunt obiecte din document iar definirea intr rilor se face prin atribuirea
de etichete acestor obiecte. Etichetele pot fi atribuite:
- manual, de c tre utilizator, asociind etichetei un anumit stil sau
- de c tre Word, fie la cererea utilizatorului, fie automat în timpul inser rii obiectului în
document.
Eticheta atribuit de Word este format din dou p r i:
- Tipul etichetei: este un text care arat apartenen a obiectului la o clas de obiecte (de
exemplu Figura, Tabelul etc.);
- Num rul etichetei: este un num r unic, ce se atribuie unei etichete pentru a se deosebi de
alte etichete de acela i tip. Numerele atribuite formeaz un ir de numere consecutive i se
atribuie obiectelor în ordinea în care sunt inserate în document, indiferent de ordinea în care
au fost definite etichetele. Dac se schimb locul unui obiect în document sau dac se
atribuie unui obiect o etichet , are loc o renumerotare a etichetelor.
Word asociaz o etichet unui obiect din document prin atribuirea unor legende. Legenda con ine
eticheta (atribuit automat de Word) i, op ional, un text explicativ care va fi ad ugat de utilizator. De exemplu
în legenda Figura nr. 1 Pictogram rupestr , Figura nr. 1 este eticheta iar Pictogram rupestr este textul
explicativ. Pentru administrarea legendelor proceda i astfel:
Pozi iona i punctul de inserare dedesubtul sau deasupra obiectului pe care vre i s -l eticheta i.
Deschide i meniul Inserare i alege i Referin -Legend . Se deschide caseta de dialog
Legend prin intermediul c reia pute i s executa i urm toarele opera ii:

- s atribui i o etichet obiectului selectat;

- s modifica i lista de tipuri de etichete ad ugând noi tipuri sau tergând din tipurile
existente;
- s modifica i formatarea num rului etichetei;
- s activa i facilitatea de etichetare automat a unui tip de obiecte.
În zona de text Legend este afi at eticheta asociat obiectului de c tre aplica ia Word. Nu
pute i s modifica i sau s terge i aceast etichet . Ea se va modifica automat atunci când
construi i eticheta prin intermediul celorlalte obiecte din caset . Pute i îns s ad uga i un text
explicativ la eticheta afi at .
Din lista ascuns Etichet alege i tipul etichetei. Ini ial aceast list con ine tipurile prestabilite
Equation, Figure i Table. Pute i s ad uga i la list i alte tipuri de etichete (cum este de
 Organizarea unui document mare - 169

exemplu Figura nr.). Ac iona i Etichet nou . Se deschide caseta de dialog Etichet nou în
care ve i scrie, în zona de editare Etichet , numele etichetei. Închide i caseta cu OK. Pute i, de
asemenea, s terge i unele tipuri de etichete din list astfel: selecta i din list tipul etichetei i
clic pe tergere etichet . Nu pute i s terge i tipurile prestabilite.
Din lista ascuns Pozi ie alege i pozi ia în care vre i s fie inserat eticheta: Sub elementul
selectat pentru amplasarea dedesubt de obiectul selectat sau Deasupra elementului selectat
pentru pozi ionarea deasupra obiectului în cauz .
În func ie de tipul de etichet ales, Word va atribui automat un num r etichetei. Acesta va fi scris
cu cifre arabe. Dac vre i s schimba i formatarea numerelor executa i clic pe Numerotare. Se
deschide caseta de dialog Numerotare legend în care pute i jongla cu stilurile:

- Din lista ascuns Format alege i tipul caracterelor folosite pentru construirea numerelor
din etichet : cifre arabe, cifre romane, litere.
- Dac vre i ca în num rul etichetei s fie inclus i num rul capitolului, activa i comutatorul
Includere num r de capitol. Dac introduce i în num rul etichetei i num rul capitolului,
numerotarea etichetelor va porni de la 1 pentru prima etichet din capitol. Din lista
ascuns Capitolul începe cu stilul alege i stilul folosit pentru titlul capitolului, iar din lista
ascuns Utilizare separator alege i caracterul care va separa num rul figurii de num rul
capitolului (de exemplu Figura 3.4 este eticheta celei de a patra figuri din capitolul 3).
Pute i, de asemenea, s cere i procesorului de texte Word s fac o etichetare automat a unui
anumit tip de obiecte, în momentul inser rii lor. Dac vre i s activa i facilitatea de etichetare
automat executa i clic pe Legend auto:
- În lista Ad ugare legend la inserare activa i comutatorul corespunz tor tipului de
obiecte care vre i s fie etichetate automat.
- Din lista ascuns Utilizare etichet alege i tipul etichetei care va fi ata at automat
obiectelor. Cu ajutorul butonului Etichet nou pute i s ad uga i la list noi tipuri de
etichete.
- Dac vre i s modifica i formatarea numerelor din etichet clic pe Numerotare.
- Din lista ascuns Pozi ie alege i pozi ia în care vre i s fie inserat eticheta.
Închide i opera ia de etichetare cu OK.

Generarea tabelei de obiecte

Dup ce a i asociat etichete diferitelor tipuri de obiecte din document, pute i s redacta i tabela de
obiecte astfel:
Pozi iona i punctul de inserare în locul în care vre i s fie inserat tabela de obiecte.
Deschide i meniul Inserare i alege i Referin -Index i Tabele cu sec iunea Tabel de figuri.
Din lista Etichet legend alege i tipul etichetei asociate obiectelor pe care vre i s le include i în
tabel . Dac obiectele au fost etichetate manual, alege i op iunea (nici una).
Din lista Formate alege i pentru tabel unul dintre formatele predefinite. Dac vre i s
personaliza i stilul folosit pentru tabel alege i din lista Formate formatul Din ablon i apoi
170 - Microsoft Word XP

ac iona i Modificare. Se va deschide caseta de dialog Stil prin intermediul c reia ave i libertatea
de a efectua modific rile dorite.

Activa i comutatorul Afi are numere de pagin dac vre i ca în tabel s se asocieze etichetei
pagina la care se g se te obiectul în document.
Activa i comutatorul Cu etichet i num r dac vre i ca în list s fie incluse etichetele
obiectelor.
Activa i comutatorul Aliniere la dreapta a numerelor de pagin dac vre i ca în list s se
asocieze etichetei obiectului pagina la care se g se te acesta.
Din lista Precede tabulatorii alege i caracterul cu care se va umple spa iul dintre etichete i
num rul de pagin .
Dac a i etichetat manual obiectele va trebui s ac iona i declan atorul Op iuni. Se deschide
caseta de dialog Op iuni pentru tabelul de figuri. Prin intermediul ei stabili i o asociere între
stilul etichetelor introduse manual i tabela de obiecte:

- Dac vre i ca în tabela de obiecte s fie incluse numai obiectele etichetate cu un anumit stil,
activa i Stil (devine disponibil lista de stiluri folosite în document).
- Este posibil ca unele obiecte s fie marcate cu etichete care nu corespund stilului ales. Dac
vre i ca marcarea intr rilor pentru obiecte s se fac prin câmpuri, activa i Câmpuri de intrare
în tabel. Din lista Identificator tabel alege i F care corespunde tabelei de obiecte.

Referin e încruci ate

Referin ele încruci ate sunt texte care apar în document i care fac trimiteri la anumite entit i din
document (capitole, paragrafe, obiecte, termeni) precizându-se, eventual, i num rul paginii la care se g se te
entitatea (de exemplu, textul Vezi figura nr. 4 de la pagina 3 este o referin încruci at ).
 Organizarea unui document mare - 171

Avantajul folosirii unei referin e încruci ate este acela c , atunci când se modific pozi ia entit ii în
document sau numele etichetei, referin a se va putea reactualiza automat f r s fie rescris .
Referin a încruci at poate s fac leg tura cu urm toarele entit i din document:
un titlu de capitol, de subcapitol, un paragraf sau subparagraf;
un „semn de carte”;
o not de subsol sau de sfâr it;
un obiect (ecua ie, tabel, figur ).
Referin a încruci at este format din dou p r i:
o parte fix – textul explicativ - care nu se modific (în exemplu Vezi figura nr. i de la
pagina);
o parte variabil – prin aceasta se identific entitatea la care se face referire i care se va
reactualiza atunci când se modific pozi ia entit ii în document (în exemplu num rul figurii i
num rul paginii la care se reg se te figura).
Pentru a crea o referin încruci at proceda i astfel:
Pozi iona i cursorul de inserare în document în pozi ia în care vre i s apar referin a încruci at
i scrie i textul explicativ din partea fix a referin ei (de exemplu Vezi figura nr.).
Deschide i meniul Inserare-referin i alege i op iunea Referin încruci at . Se deschide
caseta de dialog Referin încruci at prin intermediul c reia alege i entitatea cu care se face
leg tura.

Din lista ascuns Tip referin alege i tipul entit ii cu care se face leg tura. Pute i s alege i una
din urm toarele entit i: un titlu de capitol sau de subcapitol, un paragraf sau un subparagraf, o
not de subsol, o not de sfâr it, un obiect tip ecua ie, un obiect de tip desen, poz , diagram ,
grafic, un obiect de tip tabel etc..
Din lista Inserare referin la alege i informa ia pe care vre i ca Word s o insereze în referin .
Aceste informa ii sunt dependente de tipul entit ii alese pentru referire.
În lista Pentru care element numerotat vor fi afi ate toate entit ile din document care
corespund tipului selectat.
Ac iona i declan atorul Inserare. În pozi ia cursorului va fi inserat referin a selectat . Caseta de
dialog Referin încruci at va r mâne deschis i ve i putea continua dialogul. Pozi iona i
cursorul de inserare în document i scrie i textul explicativ.
Dup ce a i terminat de definit toate referin ele din document, închide i caseta de dialog.
172 - Microsoft Word XP

Pentru Selecta i
A crea o machet Vizualizare-Bare de instrumente-Machete. Se afi eaz bara
de unelte Machete de unde alege i câmpul machet dorit.
A proteja un document Instrumente-Protejare document
A insera un „semn de carte" Insert-Marcaj în document
A insera o hiperleg tur Insert-Hyperlink
A insera un câmp Inserare-Câmp
A crea o tabel de index Inserare-Referin i Index i Tabele-Index
A crea o tabel de cuprins Inserare-Referin i Index i Tabele-Cuprins
A insera o referin încruci at Inserare-Referin -Referin încruci at

Întreb ri de control:
1. Ce sunt machetele? De ce sunt ele folositoare? De câte tipuri sunt machetele?
2. Cum pute i crea o machet ? Dar modifica?
3. Ce sunt câmpurile? De ce este util s folosi i câmpuri în document? În câte moduri pute i s vede i
un câmp inserat într-un document?
4. Ce este un „semn de carte"? La ce folose te?
5. Ce tabele se pot construi pentru reg sirea rapid a diferitelor entit i dintr-un document?
6. Ce este o tabel de index?
7. Ce este o tabel de cuprins?
8. Ce este o legend ? Care este deosebirea dintre o legend i o etichet ?
9. Ce este o referin încruci at ?
10. Ce opera ii trebuie s executa i pentru a construi o tabel ?
11. Sub ce form sunt inserate tabelele în document?
12. Sub ce form sunt marcate intr rile în tabel în document?

Lucru Individual
Exerci ii practice (timp estimat: 15 minute)

1. Crea i un ablon de document care s con in la început un antet iar la sfâr it data la care a fost
tip rit i autorul care l-a redactat. Atât data cât i numele autorului vor fi inserate sub form de
câmp.
2. Scrie i un referat despre Impactul noilor tehnologii informa ionale i de comunicare în tiin ele
sociale. Crea i pentru acesta o tabel de index i o tabel de cuprins.
3. Scrie i o lucrare despre Formatarea textului la nivel de caracter i paragraf în Word. Insera i în
aceast lucrare casete de dialog folosite pentru formatarea textului (prin capturi ecran cu
combina ia de taste ALT+Print Screen). Crea i pentru aceast lucrare o tabel de index, o tabel
de cuprins i o tabel de figuri.
4. Scrie i lucrarea Clasici ai sociologiei. Exemplifica i cu citate din operele cele mai reprezentative.
Crea i pentru aceast lucrare o tabel de autorit i care s con in autorii i operele citate.
5. Pentru fiecare din tabelele construite vizualiza i codurile câmpurilor inserate atât pentru intr ri cât
i pentru tabele.