Tema 2: Tabele

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Crearea unui tabel. Caracteristicile cAmptirilor. Stabilirea cheilor primare. Propriefiitile cfimpurilor. Specificarea valorilor prestabilite. Stabilirea unor conditii de validare. Modificarea descrierii unui tabel. Introducerea datelor in tabel. Redactarea datelor.

1. Crearea unui tabel. Datele ce fac obiectul prelucrdrii (datele de intrare) vor fi memorate intr -o bazd de date; elementele fundamentals ce creeaza o baza de date relationald sunt tabelele. Este esential 'ca fiecare tabel al bazei de date sd contind informatii specifics unui singur tip de obiecte. Un tabel reprezintd o colectie de date legate intre ele, memoratd pe linii si coloane; fiecare linie contine o inregistrare - entitate completd de date referitoare la un anumit tip de obiecte. La rindul ei, fiecare inregistrare este compusd din coloane sau cimpuri, un cimp reprezentdnd cea mai mica entitate de date. Dupa ce am deschis o baza de date, eveniment confirmat prin aparitia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte, putem crea diferite obiecte in oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros si Modules se definesc in baza tabelelor, acestea trebuiesc create in primul rand. Cu alts cuvinte, daca o BD nu contine cel putin un tabel, Crearea altor clase de obiecte devine lipsitd de sens. Pentru a crea un nou tabel selectdm clasa Tables, apoi actiondm butonul New. Caseta de dialog, New Table ne oferd 5 moduri de definire a structurii tabelului. Daca selectam optiunea Design View $i actionam butonul OK, obtinem o fereastra in care definim cimpurile tabelului $i Caracteristicile lor. 2. Caracteristicile efimpurilor. Pentru fiecare cimp al tabelului se specified 3 caracteristici, si anume: Field name (denumirea campului, obligatoriu); Data Type (tipul campului, obligatoriu); Description (descrierea campului, optional). Pentru comoditate, denumirile campului se introduce pe verticals, urmand ca in regimul de introducers a datelor Datasheet View denumirile campurilor sa isi ocupe pozitiile obi$nuite (pe orizontald). Regimul Desing View nu permits introducerea inregistrdrilor in table, ci soar descrierea campurilor ce alcatuiesc tabelul. Denumirea campului poate contine diferite caractere, inclusive spatiul, cu exceptia unor semen special (.!s.a.). In caz de necessitate denumirea poate

contine semnul _ (subliniere). Lungimea denumirii. campului (impreuna cu spatiile nu poate depasi 64 de caractere). Tipul campului poate fi unul din urmdtoarele: text pentru texte sau numere care nu vor fi folosite in calcule; Number pentru numere care vor fi folosite in calcule; Date/time pentru date calendaristice; Currency pentru valori bdne$ti; AutoNumber pentru numere intregi care i$i maresc in mod automat valorile (de ex. Numdrul de ordine); Yes/no pentru valori logice care pot lua numai doud valori: Yes (adevar), No (Fals); Memo pentru texte lungi (bibliografia autorului, rezumatul cdrtii); OLE Obiect pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul tdrii). Pentru a schimba tipul campului (implicit tipul este text), trecem in coloana Data Type i din lista derulantd alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacd e cazul) in coloana. Description, pentru a introduce note explicative, sau in rdndul urmdtor pentru descrierea altui camp. 3. Stabilirea cheilor primare. Dacd valorile unui camp sent unice (nu se repetd), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentatd a doud valori identice. Aceastd procedure poartd denumirea de stabilerea cheii primare. Cheia poate fi stabilit y pe un camp sau cateva cdmpuri. Pentru a stabili cheia primare, selectdm cdmpul respectiv apoi executdm un clic pe butonul "cheie" din bard cu instruments. Ca rezultat, in parted din stanga a campului respective apare semnul cheie. Dupe incheierea procedurii de descriere a campurilor i stabilirea cheii primare salvdm tabelul selectand comanda Save din meniul File i indicand numere tabelului. Dacd nu am stabilit o cheie primard sistemul ne va avertiza sugeradu-ne stabilirea cheii pe un camp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, actiondm butonul Yes. in acest caz sistemul stabilqte automat cheia primard pe un camp AutoNumber (dacd el existd) sau create suplimentar un asemenea camp dacd el nu existd, stabilind pe el cheia primard. Pentru a renunta la stabilirea cheii primare, actiondm butonul No. 4. ProprietAtile campurilor. In afard de tipul campului, putem stabili ~i unele proprietdti ale sale, cum ar fi mdrimea (lungimea)," numdrul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprietdti prestabilite, dare le pot fi modificate,
executdnd un clic pe cdmpul respectiv i modificand valorile prestabilite care spar in parted de j o s. Cdmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse intre 1 i 255 de caractere. Implicit, marimea cdmpului este de 50, dar ea poate fi modificatd in limitele amintite, in functie de lungimea maxima preconizata a valorilor edmpului respectiv.

Pentru cdmpurile ce contin numai valori numerice, care nu vor fi folosite in calcule, vom prefers tipul Text in locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior cautarea informatiei in baza de date. Umpurile de tip Number au lungimi diferite in functie de optiunea 9 functi

pentru proprietatea Field Size. Optiunea implicitd pentru cdmpurile de tip Number este, de reguld, Single, dar ea poate fi modificatd, utilizand comanda Options din meniul Tools. Pentru cdmpurile de tip Number poate fi stabilita ~i proprietatea Format, in care specificam modul de afiare a valorilor. Cdmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile in functie de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cdmpului. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice, este necesar de a efectua setarile respective, utilizdnd aplicatia Regional Options din meniul Control Panel al meniului de baza Start. Cdmpurile de tip logic (Yes/No) pot fi reprezentate in 4 moduri, in functie de optiunea specificata pentru. proprietatea Format a acestui ca^mp, i anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. in ultimul caz valoarea -1 corespunde stdrii True, iar 0 stdrii False. 5. Specificarea valorilor prestabilite. Dace o buns parte din valorile unui camp se repetd, putem specifics o valoare prestabilitd a cdmpului respectiv. Valoarea prestabilitd se specifics pentru proprietatea Default Value a cdmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie cdmpului valoarea prestabilitd in mod automat, utilizatorul urmdnd sd modifice doer valorile care diferd de cea prestabilitd. 6. Stabilirea unor conditii de validare. Pentru a diminua riscul introducerii unor valori grqite, putem stabili conditii de validare pentru valorile cdmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a cdmpului. Totodata, pentru proprietatea Validation Text se specified mesajul care trebuie sd fie afi~at in cazul nerespectdrii regulii. Mesajul specificat pentru proprietatea Validation Text va ~i el adecvat. in fiecare din situatiile descrise vor fi ata~ate mesajele respective in cazul introducerii unor valori care nu corespund conditiilor de validare stabilite m procesul definirii cdmpurilor. 7. modificdrii descrierii unui tabel. in cazul in care apare necesitatea modificdrii descrierii initials a unui tabel, deschidem tabelul respectiv in regimul Design View ~i efectudm modificdrile necesare dupd cum urmeazd: a) Modificarea denumirii campului. Executdm un clic pe denumirea campului ~i efectudin schimbdrile necesare. b) Additgarea unui camp. Marcdm campul, inaintea cdruia trebuie inserat noul camp. Pentru aceasta executam un clic in parted stangd a randului respective, acesta schimbdndu-i culoarea. Apoi executdm comanda Insert Row din meniul Edit. c) Excluderea unui camp. Marcdm campul ca in cazul precedent, apoi apdsdm tasta Delete. Confirmdm actiunea prin OK.

d) Schimbarea ordinii caimpurilor. Marcdm campul care urmeazd a fi deplasat, apoi, tinand apdsat butonul string al mouse-ului, deplasdm campul dat pests campul, inaintea ca-ruia dorim sd fie situat. e) Schimbarea caracteristicilor. Executdm un clic pe randul in care este definit campul, apoi stabilim caracteristicile campului in modul descris in paragrafele precedents. 0 Addugarea sau anularea unei chei primare. Pentru a schimba cheia primard de pe un camp pe altul, selectdm campul nou, apoi actiondm butonul "cheie" din bard cu instruments. Pentru a stabili cheia primard pe cateva campuri, le selectdm, apoi actiondm acela~i buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executdm comanda Idexes din meniul View, apoi in caseta care se deschide selectdm campurile respective *i apdsdm tasta Delete. Dupd efectuarea modificdrilor, salvdm tabelul cu Save As sau Save din meniul File. 8. Introducerea datelor in tabel. Pentru a initia procesul de introducers a datelor, deschidem BD, apoi in fereastra Database selectdm tabelul necesar ~i executdm un clic pe Open. Ca rezultat, se afi~eazd campurile tabelului respective, in care introducem valorile necesare. Nu este absolut obligatoriu sd completdm toate campurile; astfel dacd anumite date nu stint deocamdatd cunoscute, introducerea lor poate fi amanatd. Exceptie fac campurile pentru care au fost stabilize chei primare. Aceste campuri nu pot avea valori nule, & aceea valorile lor trebuie introduce in mod obligatoriu. Dupd terminarea introducers datelor inchidem tabelul, actionand butonul "x" sau executand comanda Close din meniul File. 9. Redactarea datelor. Dacd apare necesitatea modificdrii inregistrdrilor unui tabel, deschidem tabelul in regimul Datasheet View, actionan butonul Open din fereastra Database. Ca rezultat, obtinem tabelul cu continutul precedent, continut pe care it putem modifica la dorintd. Modificdrile pot fi cele mai diverse: inlocuirea datelor existents, completarea unor cdmpuri, ale cdror valori nu erau cunoscute anterior, addugarea unor inregistrdri noi, ~tergerea unor inregistrdri, copierea unor valori etc. majoritatea acestor modificdri se efectueazd prin simpla deplasare in campul *i rdndul necesar ~i prin inlocuirea continutului vechi prin altul nou. Modificdrile efectuate in orice inregistrare a tabelului se salveazd in mod automat de fiecare data cand trecem la o alts inregistrare, sau la inchiderea tabelului. Dacd, insd, am efectuat modificdri ce tin de aspectul tabelului ~i dorim ca aceste modificdri sd fie prezente la o noud deschidere, inainte de a inchide tabelul, 11 salvdm cu comanda Save din meniul File. MS Access pdstreazd informatia despre modifickile efectuate, ceea ce permits, in cazul cdnd am grqit, anularea modificdrilor i revenirea la starea precedents. Pentru a anula modificdrile din cdmpul current, apdsdm tasta Esc, iar pentru a anula modificdrile din inregistrarea curentd apdsdm tasta Esc de doud ori. Pentru a anula modificdrile din inregistrare dupd ce s-a trecut la o noud inregistrare, executdm comanda Undo Saved Record din meniul Edit. Prin aceasta se revive la situatia anterioard actiunii grqite. Tema 4: Extragerea informatiei din baza de date 1. Necesitatea extragerii informatiilor.

2. Definirea interogarilor. Notiuni generale. 3. Tipuri de interogari. 4. InterogAri de selectie. 5. InterogAri pentru sortarea inregistrArilor. 6. InterogAri de grupare ~i totalizare. 7. Proprie0tile interogiirilor. 1. Necesitatea extragerii informatiilor. Un tabel MS Access poste contine un numar impundtor de inregistrdri. In acest caz accesarea datelor din tabel devine anevoioasd. Or, de cele mai multe ori, utilizatorul are nevoie soar de o submultime a informatiei care se contine in baza de date, adicd de un set de inregistrdri care satisfac anumitor conditii. 2. Definirea interogArilor. Notiuni generale. Performatele unui SGBD depind in mare mAsurd de capacitates extragerii rapids a diferitor informatii in forma doritd. in multe cazuri este necesar de a selects date din mai multe tabele simultan. Pentru a formula conditii de selectie, in MS Access exists o class specials de obiecte numite interogAri (Queires). Interogdrile reprezintd modalitAti de selectie ~i afiare a informatiei din unu sau mai multe tabele formulate cu ajutorul unor conditii logice. 3. Tipuri de interog5ri. In functie de modul de definire ~i rezultatele actiunii, interogdrile pot fi clasificate astfel: a) interogdri de selectie (folosind conditii logice); b) interogdri de sonars (indicant cdmpul ~i ordinea sortdrii); c) interogdri de excluders a unor inregistrdri din baza de date; d) interogdri de modificare a unor inregistrdri din baza de date; e) interogdri de obtinere a unor informatii rezultante (in cdmpuri noi) in baza informatiei existents; f) interogdri de obtinere a unor totaluri, medii etc.; g) interogdri incrucisate. 4. InterogAri de selectie. Pentru a defini o,,interogare de selectie, actiondm fila Queires din fereastra Database, apoi butonul New. in continuare indicdm unui din cele 5 moduri de creare a interogdrilor. Din caseta care apace selectdm consecutive tabelele necesare i pentru fiecare actiondm butonul Add. Dupd selectarea tabelelor actiondm butonul Close. Dacd tabelele au campuri comune, Access stabilqte in mod automat legdturile respective. in continuare indicdm, in partea de jos a ferestrei, campurile din fiecare tabel, care urmeazd a fi afi~ate

sau pentru care se vor specifics conditii de selectie i/sau de sortare. Includerea campurilor se face prin "tragerea" lor cu ajutorul mouse-ului din tabelele din caseta de sus in randul Field al casetei de jos au prin executarea unui dublu clic pe denumirile respective. Dupe aceasta specificdm conditiile s,glectiei ~i ordinea sortdrii. In acest fel interogarea se considers definite. i 5. Interogari pentru sortarea nregistriirilor. Pentru a defini conditiile de sortare pentru unui sau mai multe campuri executdm un clic in randul Sort al casetei in dreptul campului pentru care se prevede sortarea ~i din lists derulantd alegem optiunea necesard. Dacd se stabilesc criterii de sortare pentru cloud sau mai multe campuri, sortarea se va face in ordinea indicate in primul camp, iar dace acest camp confine valori identice, ordinea afi~drii A este determinate de conditia din campul urmator. Pentru a afia setul dinamic (rezultatul interogarii) actiondin butonul Datasheel View din setul cu instruments. Sortarea datelor poste fi facutd i fare a specifics conditii de selectare. in acest caz se vor afia toate inregistrdrile, der ordinea lor va corespunde conditiilor stabilite in randul Sort pentru campurile respective. 6. Interoefiri de grupare ~i totalizare. In multe cazuri apare necesitatea de a obtine valori rezumative referitoare la toate inregistrdrile din tabel sau pentru o submultime a lor. Pentru obtinerea valorilor rezumative sent prevdzute urmdtoarele functii: Sum calcularea sumei valorilor campului; Avg calcularea mediei valorilor campului; Min gdsirea valorii minims; Max gdsirea valorii maxims;

Count calculeazd numdrul de valori ale campului; StDey calcularea abaterii standart;

Var - calcularea dispersiei. Valori rezumative pot fi obtinute atat pentru toate inregistrdrile din tabel cat i pentru grupuri de inregistrdri. 7. ProprietAtile interogiirilor. Intero drile posedd anumite proprietdti, care se stabilesc automat in functie 9 I

de tipul interogArii, tabelele in baza carora au fost create. Pentru a afi~a lists proprietdtilor unei interogdri, o deschidem in regimul Design View, apoi executdm comanda Properties din meniul

contextual care apare la executarea unui clic dreapta in orice loc Tiber al ferestrei interogdrii, obtinand o caseta cu proprietdti.

Tema 5:

Afl area informatiei. Formulare

1. Modalit5ti de ari~are a informatiei. 2. Formulare. 3. Crearea formularelor in regimul Form Wizard. 4. Elementele de control ale unui formular. 5. a AdAuarea unui buton de comand5. 1-3 1. ModalitAti de afi~are a informatiei.

Exists mai multe modalitdti de afi~are a informatiei din baza de date. Putem sd afi~dm informatia care se confine intr-un tabel in regimul Datasheet View sau sd definim o interogare in care putem specifics diferite conditii de selectare i sortare. Pentru a afia informatia din mai multe tabele trebuie create interogare in baza acestor tabele, apoi sa speciflcdm diferite conditii de selectee, grupare, totalizare. in cele ce urmeazd vom descrie un mod mai practic de afi~are a informatiei prin utilizarea formularelor. Acestea pot fi create atat in baza tabelelor cat i in baza interoolrdrilor.
2. Formulare. Modul Datasheet View de afi~are i editare a informatiei din tabele permite vizualizarea mai multor inregistrdri pe un ecran, der in cazul tabelelor cu multe campuri nu toate campurile sent vizibile simultan, iar campurile de tip OLE

nu pot fi vAzute deloc. in afard de aceasta, aspectul estetic al informatiei afi~ate nu este cel mai potrivit. In scopul trandrii acestor deficiente, in Access este prevdzutd o noud class de obiecte numite formulare. Prin intermediul formularelor utilizatorul are posibilitatea sd plaseze campurile tabelurilor in ordinea ~i pozitiile dorite, sd introduce diferite elemente decorative.
3. Crearea formularelor in regimul Form Wizard. Pentru Crearea formularelor in regimul Form Wizard actiondm class de obiecte Forms din fereastra Database, apoi butonul New, obtinand caseta New Form. in aceasta caseta selectdm regimul Form Wizard Si ' actiondm OK. in continuare executdm un clic pe sdgeata din partea dreaptd jos Si din lists derulantd, care se deschide, selectdm denumirea tabelului pentru care se define*te formularul, apoi indicdm campurile pe care dorim sd le includem in formular.

Pentru a include un camp in lists campurilor viitorului formular, it selectam, apoi actiondm butonul ">", iar pentru a exclude un camp din lists deja formats, it selectdm i actiondm butonul "<". Pentru a include toate campurile actiondm butonul ">>". Actiondnd butonul Next, se deschide o noud casetd de dialog in care alegem tipul formularului i iarai actiondm Next. in casetele care apar, indicdm

stilul ~i titlul formularului, dupd care actiondm Finish. Pe ecran apare formularul creat in care este afi~atd una din inregistrdrile tabelului. In partea de sus a formularului apare titlul, car mai jos datele din campurile selectate. 4. Elementele de control ale unui formular. Obiectele din care este constituit un formular se numesc elemente de control. Elementele de control servesc pentru reprezentarea datelor din cdmpuri, calcularea unor valori rezultante cu ajutorul expresiilor sau ca elemente decorative ale formularului. Din acest punct de vedere, elementele de control se clasifica in 3 categoric: elemente de control legate; - elemente de control calculate; elemente de control nelegate. Elementele de control legate se utilizeazd pentru afi*area/introducerea informatiei din/in campurile tabelului sau ale interogdrii in baza cdrora a fost definit formularul. Elementele de control calculate ale unui formular afieazd informatia obtinutd prin calcularea valorilor unor expresii. Elementele de control nelegate sans elemente independents ale formularului *i au, in cele mai multe cazuri, un caracter decorativ. Din categoric elementelor de control fat parts atat campurile din zona de date, cat i textele include in zonele de titlu i subsol. 5. AdAugarea unui buton de comand5. Pentru executarea unor actiuni care se repetd frecvent, putem crea in cadrul formularului un buton de comandd, apdsarea cdruia ar declan~a actiunea data. Actiunile pot fi dintre cele mai diferite: deschiderea unui alt formular, tipdrirea unui raport, trecerea la o noud inregistrare etc. actiunile care urmeazA a fi executate la apdsarea butonului creat pot fi definite de cdtre utilizator sau pot fi alese dintr -un set prestabilit care include eta 30 de actiuni. Tema 6:

Subformulare

1. Necesitatea crearii subformularelor 2. Crearea unui subformular 1. Necesitatea crearii subformularelor Pentru a include in formular edmpuri din mai multe tabele, putem crea un subformular (formular subordonat). Subformularul reprezintd un formular (subordonat) care se contine in interiorul altui formular (principal). La rdndul lor, subformularele pot contine alts subformulare, acesta fiind, de fapt, numdrul maxim (3) de subordonare. Utilizarea subformularelor oferd i intelegere mai bun g a relatiilor dintre tabele.

2. Crearea unui subformular Vom defini un subformular cu ajutorul programului Control Wizard, care devine accesibil la actionarea butonului Control wizards din caseta cu instrumente. Deschidem formularul dorit in regimul Design View, apoi rearanjdm elementele lui de control. in continuare actiondm butonul Subform/Subreport din caseta cu instrumente ~i executdm un clic in zona formularului principal unde urmeazd a fi amplasat subformularul (pe un spatiu Tiber). in caseta de dialog care apare alegem sursa pentru viitorul subformular, Use Existing Tables and Queries ~i actiondm butonul Next, apoi selectdm din lista derulantd denumirea tabelului in baza cdruia se definqte subformularulo Actionand butonul Next, obtinem i noud casetd de dialog in care indicdm cdmpurile pe care dorim sd le includem in subformular. Dupd selectarea campurilor actiondm butonul Next. in caseta de dialog care apare confirmdm denumirea campului de legdturd intre formular ~i subformular. Actionand butonul Next, obtinem i noud casetd de dialog in care specificdm numele subformularului, apoi executdm clic pe butonul Finish. Ca rezultat, se creazd subformularul dorit. Pentru a vizualiza in prealabil aspectul raportului, actiondm butonul "lupd" din bara cu instrumente. Anularea regimului de vizualizare prealabild se face prin apdsarea tastei Esc. Pentru a tipdri raportul in intregime, putem actiona butonul "imprimanta" din bara cu instrumente. In acest caz nu avem posibilitatea sd modificdm parametric imprimdrii. Dacd insd dorim sd specificdrn diferiti parametri de imprimare, executdm comanda Print din meniul File. In caseta de dialog care apare putem indica numdrul de copii, formatul hdrtiei, paginile care urmeazd a fi tipdrite etc. In cazul unor rapoarte cu multe pagini putem numerota paginile executand comanda Page Numbers din meniul Insert. Tema 7:

Rapoarte

1. Crearea rapoartelor in regimul Report Wizard. 2. Crearea rapoartelor in regimul Design View.
3 Crearea rapoartelor. icadrul . graficelor in n 4. Tiparirea rapoartelor.

1. Crearea rapoartelor"fin regimul Report Wizard.

Rapoartele servesc pentru afi~area informatiei dintr -o BD intr-o manierd deosebitd de cea prezentatd in regimul Datasheet View. Pentru a crea un raport in regimul Report Wizard, actiondm fila Report din fereastra Database, apoi butonul New. Ca rezultat, obtinem caseta de dialog New
Report.

in aceastd aesetd selectdm unul din cele 6 moduri de creare a raportului, i anume Report Wizard. Actionand butonul OK, obtinem o casetd in care

alegem tabelul sau interogarea in baza cdreia va fi creat raportul. Ca rezultat, apare lista campurilor accesibile din care selectdm campurile care vor fi incluse in raport. in caseta de dialog care apare (ca rezultat al actiondrii butonului Next) 9 1 specificAm campul, in conformitate cu care se va face gruparea. Actionand iardi butonul Next, obtinem o noud casetd de dialog, in care putem indica unul sau mai multe campuri dupd care se va face sortarea. in cazul cand nu este necesar de a sorta informatia din raport, trecem la pasul urmdtor, actionand butonul Next. Pentru a reveni la pasul precedent, actiondm butonul Back. in cazul in care campurile selectate condin date numerice, devine accesibil butonul Summary Options. Actionand acest buton, avem posibilitatea de a indica pentru fiecare camp una sau mai multe optiuni de calcul (sume, medii etc.). Apdsdnd de doud ori butonul Next, obtinem alte casete de dialog in care specificdm unii parametri de stil, dupd care, actionand butonul Finish, obtinem pe ecran rezultatul raportului creat. Salvarea raportului o facem in mod traditional, executand comanda Save As din meniul File i indicand numele raportului. Numele specificat nu trebuie sd coincidd cu numele altor obiecte definite anterior.

2. Crearea rapoartelor in regimul Design View.

Utilizand regimul Design View pentru clasa de obiecte Report, putem modifica un raport creat anterior. In acest stop, dupd actionarea filei Report ~i alegerea denumirii raportului din lista care apare, executarn un clic pe butonul Design View. In urma acestor actiuni, pe ecran apare raportul creat anterior avand modul de afiare Design View. La fel ca ~i formularele, rapoartele contin 5 zone distincte. Elementele de control ale raportului pot fi deplasate, redimensionate, stilizate. 3. Crearea graficelor in cadrul rapoartelor. MS Access oferd posibilitatea reprezentdrii datelor din cadrul rapoartelor in forma unor grafice create in baza acestor date. Modalitdtile de creare a graficelor ~i formele de reprezentare sunt foarte diverse, de aceea ne vom limita la descrierea credrii unui grafic in cadrul unui raport, definit, la rdndul sdu, in baza unei interogdri. Initial, vom crea o interogare, dupd care vom defini un raport de tip Chart Wizard in baza intero g drii create. Pentru aceasta trecem la clasa de obiecte Report i actiondm butonul New. In caseta de dialog care apare selectdm modul Chart Wizard ~i denumirea interogdrii, apoi actiondm butonul OK. In caseta de dialog care urmeazd selectdm cdmpurile interogdrii care vor fi incluse in grafic i actiondm butonul Next. Obtinem o caseta de dialog in care alegem tipul graficului i iard*i actiondm butonul Next. In continuare indicdm modul de reprezentare a datelor pe grafic. Pentru aceasta tragem butonul cu prima inscriptie pe axa Ox, car butonul cu a doua inscriptie in locul plasdrii legendei, apoi actiondm butonul Next.

In sfdrit, indicdm numele Si alai parametri ai diagramei, apoi actiondm butonul Finish. Ca rezultat, obtinem diagrama doritd. Dacd dorim sd r y lodificdm aspectul diagramei, este necesar de a trece in regimul Design View. 4. Tip5rirea rapoartelor. in marea majoritate a cazurilor, rapoartele se creeazd in scopul de a fi tipdrite. MS Access permits tipdrirea unor pagini separate sdu a raportului in intregime. Pentru a vizualiza in prealabil aspectul raportului, actiondm butonul "lupd" din bara cu instrumente. Anularea regimului de vizualizare prealabild se face prin apdsarea tastei Esc. Pentru a tipdri raportul in intregime, putem actiona butonul "imprimanta" din bara cu instrumente. In acest caz nu avem posibilitatea sd modificdm parametric imprimdrii. Dacd insd dorim sd specificdrn diferiti parametri de imprimare, executdm comanda Print din meniul File. In caseta de dialog care apare putem indica numdrul de copii, formatul hdrtiei, paginile care urmeazd a fi tipdrite etc. In cazul unor rapoarte cu multe pagini putem numerota paginile executand comanda Page Numbers din meniul Insert.
Tema 8:

Importarea/exportarea datelor. Ata~area tabelelor

1. 2. 3. 4. 5.

Necesitatea impor0rii/exportArii datelor. Importarea/exportarea din/in alte baze de date. Importarea/exportarea datelor din/in Excel. Importarea/exportarea textelor. Ata~area tabelelor.

1. Necesitatea importArii/exportArii datelor. In procesul lucrului cu MS Access poate apdrea necesitatea schimbului de date dintre diferite aplicatii. Acest proces se nume*te importarea/exportarea datelor ~i este conditional de urmdtoarele necesitdti: Schimbul de date intre doud baze de date ale sistemului MS Access; Schimbul de date cu versiuni mai vechi ale sistemului MS Access; Schimbul de date cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date; Schimbul de date ,cu procesorul tabelar MS Excel; Schimbul de date cu procesorul de texte MS Word. 2. Importarea/exportarea din/in alte baze de date. Dacd dorim sd importdm obiecte din altd bazd de date in baza de date curente, selectdm comanda Import a optiunii Get External Data din meniul File. in continuare selectdm baza de date necesard i actiondm butonul Import. Ca rezultat, apare o casetd de dialog in care al egem clasa de obiecte din care se va face importarea datelor, apoi selectdm obiectele necesare. Selectarea se face executand un clic pe obiectele respective. in cazul and dorim sd selectdm toate obiectele, actiondm butonul Select All. in mod analog putem selecta obiecte apartinand altor clase (interogdri, formulare). Dupd selectarea obiectelor

dorite, actiondm butonul OK. Ca rezultat, sistemul importd obiectele selectate, repartizandu-le in clasele respective ale bazei de date curente. Pentru a exporta"un obiect al bazei de date curente in altd bazd de date, marcdm obiectul, apoi selectdm optiunea Export din meniul File. Ca rezultat, apare o casetd de dialog unde indicdm localizarea, denumirea i tipul bazei de date in care urmeazd a fi exportat obiectul. Dupd aceasta actiondm butonul Save sau executdm un dublu clic pe denumirea bazei de date alese. Dacd exportdm un label, apare incd o casetd de dialog in care specificdm modul de exportare a tabelului. in cazul cand selectdm optiunea Definition and Data se va exporta atat structura tabelului, cat ~i datele pe care le confine; in cazul optiunii Definition Only se va exporta doer structura tabelului. Pentru finalizarea procedurii de exportare, actiondm butonul OK.

Putem exporta obiectele bazei de date in chiar baza de date curentd. in acest caz apare o casetd de dialog suplimentard in care ni se propune sd schimbdm numele obiectului pentru a evita coincidenta cu numele deja existent. 3. Importarea/exportarea datelor din/in Excel. Pentru a importa o foaie de calcul dintr-un tabel MS Excel, selectdm comanda Import a optiunii Get External Data din meniul File. Obtinem o casetd de dialog in care specificdm optiunea Microsoft Excel in cdmpul Files of Type, apoi indicdm fiierul care tontine foaia de calcul *i actiondm butonul Import. Ca rezultat, apare o casetd de dialog in care indicdm denumirea foii de calcul a registrului Excel. Actiondnd butonul Next, obtinem o casetd de dialog in care specificdm modul de tratare a celulelor primului rand al foii de calcul Excel. in cazul in care confirmdm acest lucru, titlurile coloanelor sunt trecute in calitate de denumiri de cdmpuri in tabelul Access. Actiondnd butonul Next, obtinem o noud casetd de dialo g , in care indicdm tabelul Access in care se va importa foaia de calcul. Dupd alegerea optiunii respective actiondm butonul Next. Decd alegem optiunea Ina New Table, apar cdteva casete de dialog, in care avem posibilitatea sd modificdm denumirile cdmpurilor, sd stabilim o cheie primard Si sd specificdm numele tabelului. Pentru a finalize procedure de importare, actiondm butonul Finish. Pentru a exporta un tabel din MS Access in MS Excel, ^11 marcdm, apoi executdm comanda Export din meniul File. Ca rezultat, apare o casetA de dialog in care specificdm tipul, numele fi*ierului/registrului ~i locul in care va fi exportat tabelul. Pentru finalizarea procedurii de exportare, actiondm butonul Save. in consecintd, sistemul creazd o foaie de calcul noud in fiierul/registrul indicat, atribuindu-i un nume ce coincide cu cel al tabelului MS
Access.

4. Importarea/exportarea textelor. MS Sccess permite importarea/exportarea datelor din/in fiiere de tip text. Mosul de executarea a acestor operatii este asemdndtor cu cel descris mai sus,

de aceea nu va fi examinat in mod detaliat. Vom mentiona doar cd formularul fi~ierului importat trebuie sd corespundd anumitor cerinte, iar la exportare informatia din tabelul bazei de date se transforms fie intr-un tabel MS Word, fie in text obinuit. 5. Ata~area tabelelor. in cazul importdrii tabelelor, acestea se transfers in baza de date i devin obiecte ale ei. Exists, insd, i un alt mod de accesare a tabelelor din alte aplicatii, utiliza^nd metoda ata~drii lor. in acest caz tabelul nu se transfers fizic in baza de date, ci doar se creazd o legdturd logics cu tabelul-sursd. Acest mod de accesare are avantajul economisirii Spatiului pe disc, der necesitd transformdri ale formatelor
informatiei din tabelul-sursd in formatele acceptate de MS Access. in afard de aceasta, baza de date devine netransferabild, din cauza tabelelor ata~ate. Pentru a ata~a un tabel, executdm comanda Link Tables a optiunii Get External Data din meniul File. Dupd aceasta indicdm tabelul care trebuie atapt ~i actiondm butonul Link. in continuare, specificdm optiunile necesare din casetele de dialog care apar i actiondra butonul Finish.

Tema 9: Intretinerea

bazelor de date. Crearea copiilor de siguranta-

1. Compactarea ~i repararea unei baze de date 2. Crearea copiilor de sigurantii 1. Compactarea p repararea unei baze de date Debi toate obiectele unei baze de date Acces se pdstreazd intr -un singur fi~ier, pe mdsura credrii, elimindrii Si modificdrii obiectelor, informatia din baza de date se fragmenteazd. Fragmentarea se manifests prin aparitia unor spatii intermediate libere i amplasarea obiectelor pe sectoare neadiacente ale discului. Acest fenomen duce la crqterea volumului bazei de date i la sedderea treptatd a vitezei de lucru. Pentru inldturarea fra g mentdrii, este necesar de a compacts periodic baza de date. Totodatd, in cazul unor situatii extreme (deconectarea energiei, dereglarea sistemului), baza de date deschisd se poste deteriora. Pentru a putea continua lucrul cu baza de date, aceasta trebuie reparatd (restabilitd). $i in primul, i in al doilea caz este necesar de a efectua operatic de compactare ~i reparare a bazei de date. in acest scop inchidem baza de date care urmeazd a fi compactat,!? i reparatd (dacd nu este inchisd), apoi executdm comanda Compact and Repairs Database a optiunii Database Utilities din meniul Tools. Ca rezultat, spare o casetd de dialog in care indicdm numele bazei de date in care se va copia baza de date compactatd i reparatd. In consecintd, obiectele bazei de date se copie pe sectoare adiacente ale discului, ceea ce asigurd i functionare mai buns a BD. Totodatd,

sistemul restabilete baza de date (dacd a fost deteriorate), cu exceptia informatiei care nu a fost salvatd inaintea deteriordrii. 2. Crearea copiilor de siguranta Pentru a evita pierderi de informatia se recomandd Crearea periodicd a copiilor de sigurantd. Putem crea copia de sigurantd atat pentru fisierul in care se pdstreazd baza de date, cat Si pentru obiecte separate ale bazei de date (tabele, formulate). in acest scop putem sd copiern intreaga bazd de date pe un suport magnetic, eau sd exportdin obiectele bazei de date in alts friers.

Tema 10: MS Excel. Tipuri de date. Formatarea datelor

1. 2. 3. 4. 5. MS Excel. Tipuri de date. Formatarea datelor. Autoformatarea. Formatarea valorilor numerics. Alinierea datelor.

1. MS Excel. Tipuri de date. Procesorul tabelar MS Excel este destinat prelucrdrii informatiei organizate in forma de tabele, in scopul introducerii ~i modificdrii datelor, obtinerii unor reprezentdri grafice a datelor etc. Ecranul de deschidere din Excel prezintd un registru de calcu l gol avand eticheta Book 1. Fiierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format din trei foi de calcul. Fiecare f oaie de calcul este f ormats din coloane ~i randuri care se intersecteazd, formand casete care poartd denumirea de celule, in care se introduc texts, formule, cifre, grafice. Etichetele din partea de jos a ecranului, a registrului de calcul care poarta inscriptiile Shet 1, Shet 2, Shet 3, etc., permit rdsfoirea foilor de calcul executand clic pe acestea cu mose-ul. Majoritatea operatiilor executate in Excel vor fi facute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bard de meniuri din partea superioard a ecranului i cu barele de instruments Standard ~i de Formatare de sub aceasta. 2. Formatarea datelor. in Excel stint prevdzute diferite modalitdti de modificare a aspectelui datelor din foils de calcul. Aceste modificdri pot fi efectuate atilt manual, cat i automat, in baza unui set de abloane predefinite. Majoritatea mijloacelor de formatare in Excel stint standards pentru toate aplicatiile Microsoft Office. 3. Autoformatarea. Daca dorim sd alegem unui din ~abloanele predefinite de formatare, executdrn urmatoarele actiuni: 1. selectdm blocul de celule care urmeazd a fi modificat; 2. selectdm optiunea autoformat din meniul format; 3. in caseta care apare selectdm formatul potrivit, apoi actiondm butonul OK.

Daca rezultatul obtinut nu corespunde a~teptdrilor noastre, putem reveni la formatul precedent, executand comanda Undo. Folosind optiunile meniului Format, putem crea diferite efecte de aspect, cum ar fi: scrierea textului pe verticald, incadrarea celulelor in chenare de diferite forme *i culori. 4. Formatarea valorilor numerice. Valorile numerice, folosite in Excel, pot reprezenta date calendaristice, valute, procente, etc. Pentru a indica ce reprezintd valorile numerice, ele trebuie afi~ate intr-un anumit format. Acest lucru se face in felul urmator: 1 selectdm celula sau blocul ce contine valorile pe care dorim sd le formatdm; 2. efectudin una din urmdtoarele actiuni: selectdm optiunea Cells din meniul Format; selectdm optiunea Format Cells din meniul contextual care apare in urma executdrii unui, clic dreapta in interiorul blocului selectat; apdsdm combinatia de taste Ctrl+l. 3. in caseta Format Cells punem in relief fila Number; 4. in lista Category selectdm categoric formatului, iar in cdmpurile din dreapta formatul necesar; modelul selectat este afi~at in cdmpul Sample; 5. actiondin butonul OK sau apdsdm tasta Enter. 5. Alinierea datelor. La introducerea datelor textuale acestea se aliniazd automat in partea stdngd jos a celulelor, iar numerele ~i datele calendaristice in partea dreapta jos. Pentru a modifica alinierea datelor, proceddm in felul urmdtor: 1. selectdm celula sau blocul de celule continutul cdrora trebuie aliniat; 2. efectdm una din urmdtoarele actiuni: selectdm optiunea Cells din meniul Format; selectdm optirlba Format Cells din meniul contextual care apare in urma executdrii unui clic dreapta in interiorul blocului selectat; apdsdm combinatia de taste Ctrl+l; 3. in caseta Fortmat Cells punem in relief Fila Alignment; 4. specificdm optiunile necesare in cdmpurile casetei. Aceste ca^mpuri au urmdtoarele semnificatii: lista Horizontal contine optiuni pentru alinierea datelor pe orizontald; lista derulantd Vertical contine optiuni pentru alinierea datelor pe verticald; Orientation permite orientarea continutului celulelor de sus in jos sau sub un unghi cuprins intre -90 Si +901. Wrap Text permite aranjarea textului din celule pe mai multe ra^nduri. 5. Actiondm butonul OK sau apdsdm tasta Enter. Tema 11: 1. Sortarea datelor.

Gestiunea datelor

2. Filtrarea datelor. 1. Sortarea datelor. Gestiunea datelor in Excel presupune rearanjarea (sortarea) datelor din foaia de calcul, obtinerea unor submultimi prin filtrarea datelor, afi*area datelor intr-un formular, obtinerea unor totaluri particle Si generale, crearea tabelelor pivot etc. Deseori apare necesitatea de rearanjare a datelor din foaia de calcul in alts ordine decdt cea data. Rearanjarea manuals, deli e posibild, este foarte anevoioasd. Pentru a facilita executarea acestor operatii, este prevdzutd comanda de sortare a datelor Sort. Aranjarea datelor poate f i fa - cutd in ordine crescdtoare sau descrescdtoare conform valorilor ce se contin in una sau mai multe coloane. Pentru ca rezultatul sortdrii sd fie corect din punct de vedere logic este de dorit ca datele care se contin in coloana dupd care se face sortarea sd fie omogene. Dacd aceastd conditie nu se respects, rezultatul sortdrii poate fi lipsit de sens. Aranjarea datelor se face in conformitate cu valorile interne ale primelor caractere din celulele coloanei dupd care se face sortarea. In cazul in care rezultatul sortdrii nu este cel scontat, executdm comanda Undo pentru a reveni la situatia anterioard. Sortarea se efectueazd in cateva etape: 1. Selectdm blocul de celule care urmeazd a fi sortat. in marea majoritate a cazurilor acest bloc trebuie sd cuprindd toate datele din foaia curentd, exceptie fa-cdnd: denumirea tabelului, numerele de ordine, diferite totaluri *i medii calculate pe verticals etc., rearanjarea care este lipsitd de sens. 2. Executdm comanda. Sort din meniul Data. Ca rezultat, pe ecran apare o casetd de dialog. 3. In ca^mpul Sort By indicdm coloana dupd care se va face sortarea. 4. in fiecare din cazurile specificate mai sus indicdm ordinea sortdrii, executand un clic pe optiunea respectivd. 5. Dacd titlurile coloanelor au fost incluse in blocul initial, in zona My list has specificdrn optiunea Header Row, in caz contrar No Header Row. 6. Actiondm butonul OK pentru a declanp operatia sortdrii. 2. Filtrarea datelor. Uneori nu avem nevoie la moment de toate datele din foaia de calcul, ci numai de o submultime a lor. Pentru a afla pe ecran soar informatia care satisface anumitor criterii, putem aplica operatia de filtrare a datelor. In acest scop executdm succesiunea Data/Filter/AutoFilter. Ca rezultat, in parted de sus a fiecdrei coloane apare cdte un buton, actionarea c5ruia afieazd toate valorile distincte din coloana respectivd. Dupd selectarea elementului caracteristic, pe ecran roman doar randurile care contin aceste element. Aceste rezultate pot fi copiate, deplasate, tipdrite. In continuare putem defini criterii de filtrare pentru o alts coloand, obtinand o noud selectie a datelor. Pentru a reveni la tabelul initial, selectdm din lista derulantd optiunea All, iar pentru a renunta la filtrare, executdm din nou comanda AutoFilter in modul descris mai sus.

Pentru a defini criterii mai complexe, din lista derulantd selectdm optiunea Custom. in caseta de dialog care apare stabilim, cu ajutorul unor operators logics, criteriile dorite.
Tema 12:

Formulare

Pentru a simplifica procedure de introducers ~Usau modificare a datelor, acestea pot fi afiate intr-un formular. in acest scop selectam coloanele care urmeazd a fi incluse in formular, apoi selectam optiunea Form din meniul Data. Obtinem un formular in care suns incluse valorile cdrnpurilor unei linii a tabelului respectiv. Datele din cdrnpurile formularului pot fi modificate, terse. Valorile cdmpurilor, obtinute printr-o formula, nu pot fi modificate. Pentru a ne deplasa la linia urrndtoare, actiondm butonul Find Next, iar pentru a trece la linia precedents, actiondm butonul Find Previev. De asemenea, putem utiliza bara de defilare a formularului pentru a trece la diferite linii ale foii de calcul. Pentru a trece de la un camp al formularului la altul, putem utiliza mouse-ul sau tasta Tab. Decd efectudm modificdri in cdrnpurile formularului, apdsdm tasta Enter pentru confirmare sau actiondm butonul Restore pentru a anula modificdrile. Formularele pot fi utilizate ~i pentru addugarea unor linii not in foaia de calcul. in acest scop: 1. Actionam butonul New; ca rezultat obtinem un formular vid. 2. Introducem informatii in cdmpurile formularului, apoi actiondm butonul New sau apdsdm tasta Enter. Pentru a elimina o linie a foii de calcul, efectudrn urmdtoarele actiuni: 1. Trecem la linia respectivd, utilizdnd bara de defilare sau butoanele Find Prev i Find Next. 2. Actionam butonul Delete, apoi in caseta de dialog care spare confirmdm eliminarea prin OK sau renuntdm prin Cancel. Formularele permit nu numai afiarea informatiei, ci i filtrarea ei. In acest scop actiondm butonul Criteria, apoi specificdm conditiile de selectie. in fi consecinid, vor fi aate doer liniile care satisfac conditiilor specificate. Pentru a renunta la afi~area datelor in modul formular, actiondm butonul Close.
1

'Tema 13:

Formule. Fune0i

1. Introducerea formulelor. 2. Utilizarea functiilor standard. 3. Recalcularea. formulelor. 1. Introducerea formulelor. in Excel calculele se efectueazd in baza formulelor, introduce in celulele in care trebuie sd fie plasat rezultatul. La scrierea formulei ~i dupa realizarea calculelor conform formulei respective, in bara formularelor este ari~atd formula propriu-zisA, iar in celuld rezultatul calculat. Cu ajutorul formulelor putem efectua adundri, scdderi, inmultiri ~i impdrtiri, utilizand valorile continute in diverse celule. Pentru a alcdtui formule cunt

folosite 4 semne de operatii aritmetice ( -, +, *. /), semnul ridica rea la putere ( A ) i calcularea procentelor (6%). in calitate de operanzi, formulele pot contine constants, adrese ale unor celule, functii standard, intre care plasdm operatori matematici. in fata oricdrei formule trebuie pus semnul Prioritatea operatiilor aritmetice este aceeai ca in matematici: operatiile din paranteze; ridicarea la putere; inmultirea ~i impdrtirea; adunarea *i scdderea. Folosirea adreselor unor celule in calitate de operanzi ai formulelor are avantajul cd valoarea formulei se recalculeazd de fiecare data cand se modified continutul celulelor respective. La alcdtuirea formulelor pot fi folositi i operatori logics (ADN, OR, NOT), elements de comparare (<, >, =, <=, >=, <>) i functii specials. in afard de aceasta, existd un operator special, &, care unqte continutul a doud sau mai multor celule. Toate functiile folosite trebuie sd contind argumente in conformitate cu cerintele impuse. Pentru a introduce o formula, proceddm in felul urmdtor: 1. in celula in care dorim sd apard rezultatul introducem semnul 2. Introducem continutul formulei de la tastaturd. 3. Apdsdm tasta Enter sau actiondm butonul de confirmare din bara formulelor pentru a obtine rezultatul; apdsam tasta Esc sau actiondm butonul X pentru a anula operatic de introdicere. 2. Utilizarea functiilor standard. in excel existd pests 200 de functii standard din cele mai diferite domenii. Orice functie este alcdtuitd din doud parts: denumirea functiei i argumentele ei, incluse intre o pereche de paranteze rotunde. Functiile pot contine unul sau cateva argumente, dar existd functii care nu necesitd nici un argument. In ultimul caz dupd denumirea functiei se pun doud paranteze rotunde. in cazul cand functii contine doud sau mai multe argumente, acestea se separd prin punct i virguld. Introducerea functiilor in formulele de calcul poate fi fa - cutd atdt manual, prin introducerea tuturor datelor necesare de la tastaturd, cat ~i folosind constructorul functiilor. in acest scop actiondm butonul Fx (Paste Function) din bara cu instruments sau selectdm optiunea Function din meniul Insert. Ca rezultat, obtinem o casetd de dialog cu doua panouri. in panoul din stanga sunt enumerate categoriile functiilor, iar in cel din dreapta denumirile functiilor ce fac parts din domeniul ales. Prima linie din zona categoriilor contine denumirile functiilor folosite mai frecvent. Aceasta permits sd avem o colectie separatd de functii din diferite domenii in care sunt incluse doar functiile pe care le folosim uzual. Linia a doua contine reuniunea tuturor functiilor, aranjate in ordine alfabeticd, din toate domeniile. Din aceastd listd putem selecta orice functie, f ard a cunoate domeniul din care face parts. Alts linii in aceastd casetd reprezintd denumirile grupurilor de functii specializate, dintre care mentiondm 4: financiare, statistics, matematice ~i logics. Dupd selectarea functiei necesare, actiondm butonul OK; ca rezultat apare o casetd de dialog in care introducem argumentele functiei.

Argumentele pot fi introduse atat manual, cat i prin selectarea in foaia de calcul a celulelor, utilizate ca arguments. 3. Recalcularea formulelor. Valorile celulelor care contin formule se recalculeazd de fiecare data cand efectudm modificdri in foaia de calcul. Orice introducers, excluders sau modificare a continutului unei celule implied recalcularea automatd a valorilor celorlalte celule. Acest lucru nu este intotdeauna sesizabil datoritd vitezei mari cu care calculatorul efectueazd recalculdrile. in cazul cand foaia de calcul contine un numdr mare de formule, recalcularea valorilor poate aura destul de mult. Pentru a evita acest fenomen, putem anula temporar regimul de recalculare automatd, procedand in felul urmdtor: selectdm comanda Options din meniul Tools; in caseta de dialog care apare punem in relief fila Calculation; facem activd optiunea Manual; actiondm butonul OK. Din acest moment valorile celulelor care contin formule nu se recalculeazd i, deci, nu se modificd, chiar dacd modificdm valorile unor celule, adresele cdrora sunt incluse in formulele respective. Totu ~i, putem afi~a din cand in cand valorile calculate, apdsdnd tast y functionald F9. Apdsarea acestei taste implied recalcularea tuturor valorilor celulelor, dar regimul Manual rdmdne activ, adied recalcularea valorilor nu se va face pans la o noun apdsare a tastei F9. Pentru a anula regimul Manual, in caseta de dialog care apare facem activd optiunea Automatic. 1. 2. 3. 4.

Tema 14: Insertia obiectelor. Crearea diagramelor

1. Insertia obiectelor 2. Crearea u diaramelor tno 3. Modificarea caracteristicilor diagramei. 1. Insertia obiectelor In foils de calcul ale procesorului tabelar Excel pot fi introduse diferite obiecte. Astfel, putem introduce figuri, imagini, hdrti, etichete, casete de text, texts in stil WordArt, secvente sonore, diapozitive, imagini animate, clipuri video etc. Obiectele pot fi inserate atdt in celulele foii de calcul, cat ~i in cadrul diagramelor. Obiectele create pot fi redimensionate, copiate, deplasate, grupate. 2. Crearea diagramelor Sistemul Excel permits reprezentarea datelor din tabele in forma grafied cu ajutorul diagramelor. Acest mod de reprezentare mdrqte gradul de perceptie a informatiei. Existd numeroase tipuri de diagrame, dar principalele dintre ele sunt un-ndtoarele: Column pentru a compara diverse valori (bare verticals); Bar similard cu tipul Column (bare orizontale); Pie diagrame circulars pentru reprezentarea raportului dintre pdrtile

unui intreg (o singurd serie); Line pentru a evidentia tendintele i schimbarea valorilor in time; Area similard cu diagrama Line; pentru a evidentia cantitatea schimbdrilor diverselor valori; Doughnut similard cu Pie, dar poate contine mai multe serif. Unele tipuri de diagrame pot fi reprezentate ~i in variance tridimensionale. Diagramele pot fi amplasate pe o foaie separatd sau pe foaia de calcul care contine datele. Pentru a construi o diagrama, trebuie sd selectdrn blocul de celule in baza cdruia va fi creatd diagrama. In continuare actiondm butonul Chart Wizard din bara cu instruments sau alegem optiunea Chart din meniul Insert. Obtinem consecutiv 4 casete de dialog, in care specificdm caracteristicile diagramei noi. Pasul 1. (Step I o , 4). In prima caseta alegem tipul diagramei, apoi actiondm butonul Next. Pasul 2. In caseta de dialog Step 2 of 4 confirmdm/redefinim seriile de date, folosite pentru construirea diagramei. Tot aici ne este prezentat modelul viitoarei diagrame, construite in baza seriilor de date specificate. Pasul 3. Stabilim elementele insotitoare ale diagramei (titlul, denumirile axelor). Pasul 4. Stabilim locul de amplasare a diagramei. in aceasta caseta stabilim unul din cloud moduri de amplasare a diagramei: 1. As new sheet pe o foaie separatd; 2. As object in pe foaia de calcul care tontine datele. Pentru a obtine uda din aceste diagrams, actiondrn butonul Finish. Remarcd: Pdnd la apdsarea butonului Finish putem reveni la pasul precedent pentru modificarea unor parametri, actionand butonul Back. Dupd efectuarea pasului 4, in locul stabilit apare diagrama creatd, luatd in cadru" pe colturi ~i la mijlocul laturilor chenarului suns prezente puncte specials prin care diagrama poate fi redimensionatd. in regim de cadru, diagrama poate fi reamplasatd in cdrnpul foie de calcul, utilizand metoda Drag and Drop. Anularea regimului de cadru se face prin executarea unui clic in afara dreptunghiului cu diagrama. Pentru a reveni la regimul de cadru al diagramei, executdrn un clic in interiorul dreptunghiului. Diagrams in regim de cadru poate fi ~tearsd din foaia cu tabelul curent prin apdsarea tastei Delete. Remarcd. Microsoft Excel reinnoie~te automat diagrama, dacd se modifica datele in baza carora a fost creatd.
3. M o d i f i c a r e"isticilor t e r a c a r a c diagramei.

in fiecare din paii descrii mai sus putem reveni la pasul precedent pentru a face diferite modificare in descrierea digramei, actionand butonul Back. Dacd insd digrama a fost creatd, revenirea la actiunile precedents nu mai e posibild. in acest caz, putem uitliza numeroasele facilitate de modificare a diagramelor, accesibile prin intermediul meniului Chart i/sau al meniurilor contextuale respective. a) Modificarea tipului diagramei

Dacd tipul diagramei, specificat in pasul 1, nu este cel dorit, putem ulterior sd-I modifiedrn. Pentru aceasta executdrn un clic-dreapta pe unul din elementele din care este construitd diagrama, apoi din meniul contextual selectdrn optiunea Chart Type; din caseta cu imagine care apare selectdm tipul diagramei. b) Modificarea seriilor de date Pentru a modifica diferite parametri ce tin de seriile de date (elementele diagramei care corespund valorilor numerics bare, linii, sectoare de cerc), selectdrn optiunea Format Data Series din meniul contextual care apare. Ca rezultat, se deschide o caseta de dialog, in care, prin punerea in relief a fiecdrei dintre cele 5 file, putem efectua modificdrile necesare. Fila Patterns oferd diferite modalitdti de modificare a culorilor elementelor grafice, grosimea bordurii etc. De asemenea, actionand butonul Fill effects, avem posibilitatea sd obtinem diferite efecte de umplere. Pundnd in relief fila Shape, putem transforms barele in cilindri, piramide, conuri etc. Fila Data Labels permits afiarea/ascunderea valorilor seriilor in partea de sus a barelor. Pentru a schimba ordinea seriilor, punem in relief fila Series Order, apoi stabilim ordinea doritd.

c) Addugarea/modificarea titlurilor Decd in procesul credrii diagramei nu au fost specificate titlul diagramei sau titlurile axelor, acestea pot fi addugate/modificate ulterior. Pentru aceasta selectdm optiunea Chart options din meniul Chart sau din meniul contextual, care apare in urma executdrii unui clic-dreapta pe orice spatiu liber al diagramei. Ca rezultat, apare o casetd de dialog in care, prin punerea in relief a filei Titles, putem introduce/modifica titlurile necesare. d) Modificarea aspectului textelor unei diagrame Pentru a modifica aspectul textului, executdm un clic-dreapta pe elementul respectiv, apoi din meniul contextual care apare selectdm optiunea Format
Chart Title, Format Legend, Format Axis Title.

Ca rezultat, apar casete de dialog in care putem modifica diferiti parametri prin punerea in relief a filelor respective. Casetele de dialog apar ~i ca rezultat al executdrii unui dublu-clic pe leementul respectiv. Actionand butonul Fill Effects, putem obtine numeroase, efecte de umplere. e) Modificarea fundalului diagramei Pentru a schimba aspectul fundalului diagramei (Walls), executdm un clicdreapta pe orice spatiu liber al acestuia i din meniul contextual care apare selectdm optiunea Format Walls. Ca rezultat, apare o casetd de dialog, in care putem modifica diferiti parametri ce tin de aspectul fundalului diagramei. Aspectul cadrului diagramei poate fi modificat ~i prin crearea unor efecte de umplere, actionand butonul Fill Effects. f) Modificarea axelor Putem imbundtdti aspectul axelor X Si Y in mac multe feluri, prin modificarea fontului textului, a scdrii axelor ~i a formatului numerelor. in acest scop executdm un clic-dreapta pe axe doritd, apoi din meniul contextual care apare selectdm optiunea Format Axis. Ca rezultat, apare o casetd de

dialog in care specificdm parametric =cesari. g) Modificarea aspectului diagramelor tridimensionale (3-D) Aspectul unei diagrame tridimensionale poate fi modificat prin rotirea elementelor (Rotation), indltimea de la care se prive~te (Elevation) etc. Pentru aceasta executdm un clic-dreapta pe cadrul diagramei ~i din meniul contextual care apare selectdm optiunea 3-D View. Apare caseta de dialog 3D View in care efectudm modificdrile necesare. Pentru a vedea modificdrile efectuate, actiondm butonul Apply; pentru a finalize procedure de modificare, actiondm butonul OK sau apdsdm testa Enter. Aspectul oricdrei diagrame se modifica concomitent cu modificarea datelor in baza cdrora a fost creatd. Diagramele create pot fi redimensionate, copiate, deplasate, terse, tipdrite. Diagramele sunt pdrti ale registrului curent, de aceea la salvarea registrului pe disc are loc i salvarea tuturor diagramelor, construite in baza datelor din registru.
Tema 15: Vizualizarea

prealabila- a obiectului ~i tipArirea lui

inainte de atipdri informatia, este necesar de a stabili unii parametri ai paginii. Pentru aceasta executdm comanda File/Page Setup. Ca rezultat, obtinem o casetd de dialog in care putem specifics urmdtorii parametri: 1. in fila Page: Orientation orientarea paginii: Portrait verticals, Landscape orizontald; Paper Size dimensiunile hdrtiei; Scaling reducerea sau ldrgirea proportionald a foii de calcul; Print Quality calitatea tipdririi. 2. in fila Margins: mdrimea spatiului liber in pArtile de sus, jos, stanga i dreapta a paginii. 3. in fila Header/Footer: addugarea unor texts care se vor repeta in partea de sus ~Usau de jos a fiecdrei pagini. 4. in fila Sheet: Print Area blocul de celule care urmeazd a fi tipdrit; dacd nu selectdm aria de tipdrire, programul Excel va tipdri toate celulele care contin date; Page Order ordinea paginilor din care este alcdtuitd o foaie de calcul. DupA introducerea parametrilor necesari, se actioneazd butonul OK; pentru renuntare se actioneazd butonul Cancel. Imprimanta, la care se va executa imprimarea datelor trebuie sd fie pregdtitd de lucru ~i inzestratA cu coli de hartie pentru imprimare. Tipdrirea foilor de calcul poste fi facutd in unul din urmdtoarele moduri: 1. Executand comanda Print din meniul File; ca rezultat obtinem o casetd de dialog in care stabilim diferiti parametri de imprimare; 2. Actiondnd butonul Print" din bars cu instruments; Actionand butonul Print" din regimul Print Preview.

Tema 1: Initiere

in teoria bazelor de date

Printre multiple le. forme de organizare a datelor, bazele de date ocupd un loc aparte. 0 bazd de date reprezintd o colectia de date integratd, anume structurald ~i dotatd cu o descriers a structurii i a relatilor dintre ale. 1. Modele de baze de date. 2. Gestiunea bazelor de date. 3. Administrarea bazelor de date. 1. Modele de baze de date. in functie de modul de organizare a informatiilor, se cunosc trei models de BD: ierarhic (arborescent), retea ~i relational. Modelul ierarhic. Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentatd sub forma unui arbors in care nodurile exprimd colectiile de date, iar ramurile reflects relatiile de asociere intre inregistrdrile colectiilor de date superioare i inferioare. Accesul la inregistrdrile colectiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adicd se parcurg toate colectiile aflate in subordonare ierarhicd dintre colectia rdddeind i colectia cercetatd. Unui element superior ii pot corespunde unu sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior ii corespunde un singur element superior. Modelul retea. Modelul retea se asemdnd cu cel ierarhic, diferenta constdnd in aceea cd unui element inferior ii pot corespunde unui sau mai multe elemente superioare. Modelul relational. Modelul relational este in prezent cel mai rdspandit model de BD. Acest model are o singurd - structurd de date: relatia sau tabelul. 0 bazd de date relationald este un ansamblu de relatii (tabele) grupate in jurul unui subiect bins definit. Deci, o relatie poate fi redatd printr un tabel, in care fiecare rand reprezintd o inregistrare distinctd, iar fiecare coloand un atribut. Ordinea rdndurilor in tabel poate fi oricare. Coloanele tabelului sans identificate prin nume distincte i reprezintd cdmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. In fiecare coloand datele trebuie sd fie de acelai tip. Cdutarea in acest model de BD se face parcurgdnd segvential toate articolele i comparand criteriile de cdutare. Articolele ce satisfac conditiei cdutArii se selecteazA ~i pot fi afiate. Subiectele pe care se axeazd tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firms, stocarea mdrfurilor la depozit, rezultatele unui rencensdmant etc. Debi in modelul relational principals structurd de date o reprezintd tabelul, o bazd de date este mult mai mult decat o simpld multime de tabele (cum ar fi in Excel, de exemplu). Dupd cum se va vedea pe parcurs intre tabelele bazei de date existd o interdependentd stra^nsd, in time ce intre tabelele de calcul obi~nuite aceastd interdependentd practic lipsete.

2. Gestiunea bazelor de date. Sistemul de gestiune a bazelor de date(SGBD) este acel sistem de programs care faciliteazd i supravegheazd introducerea de informatii in BD, actualizarea i extragerea datelor din baza, controlul i autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie sd fie capabil sd indeplineascd urmdtoarele functii: de descriers, care rezidd in definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea ~i a conditiilor de acces la informatiile continute in baza de date; de actualizare a BD, care presupune inserarea, suprimarea i redactarea informatiei; de interogare a BD, care permits obtinerea diferitor informatii din baza de date conform unor criterii de cdutare; de obtinere de date noi, care constd in prelucrarea informatiei initials in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc; de intretinere, care constd in crearea copiilor de rezervd, compactarea BD ~i reparea ei in cazul deteriordrii; de securitatea datelor, care rezidd in protejarea BD impotriva accesului neautorizat *i atribuirea drepturilor de acces pentru utilizatori in cazul utilizdrii bazei de date intr-o retea. 3. Administrarea bazelor de date. Administrarea BD presupune coordonarea lucrdrilor de proiectare a BD, protectia (s ecuritat ea) inf ormat iei, de zvoltarea B D etc. Aceste f unctii le indeplinete administratorul BD (ABD). El definete obiectele sistemului, elaboreazd principiile de protectia a datelor, rdspunde de alegerea i implementarea SGBD, asigurd functionarea normald a sistemului.