LUCRAREA DE LABORATOR NR.

4
Tema: Baze de Date în MS Excel

Scopul lucrării: Studierea posibilităţilor pachetului MS Excel în lucru cu Bazele de Date.

Obţinerea deprinderilor practice în crearea şi prelucrarea Bazelor de Date.

Foarte frecvent apare necesitatea de a păstra şi a prelucra date prezentate în formă de tabel.
Informaţia ce se păstrează în tabele este organizată sub formă de rânduri şi coloane. Fiecare rând al
tabelului se numeşte înregistrare (record), acestea conţinând date despre un obiect. În coloana
numită câmp (field) se conţine informaţia despre o anumită caracteristică a obiectelor ce se
păstrează în tabel. Astfel, se poate spune, că Baza de Date (BD) este o colecţie de înregistrări, ce
posedă anumite caracteristici, de exemplu, cartea de telefoane, registrul unei grupe, lucrătorii unei
firme etc.
La crearea BD (listei) este necesar să se ţină cont de următoarele:
- lista trebuie să conţină rândul de antet (header row), care constă din titlurile de
coloane de la începutul listei;
- coloanele şi rândurile se vor amplasa unul lângă altul fără a lăsa spaţii;
- este de dorit să se păstreze o listă pe foaia de lucru;
- BD va fi separată de restul datelor din foaia de calcul printr-un rând şi o coloană
liberă.
În Excel 2010, datele organizate sub formă de liste pot fi prelucrate folosind comenzile
grupate în tab-ul Data.

4.1. INTRODUCEREA DATELOR

Cu toate că în BD informaţia poate fi inclusă manual, mult mai simplu este de a apela la
ajutorul formularului (Form) (Figura 4.1) [2, 12, 13]. Prin intermediul formularului se pot realiza
asupra înregistrărilor următoarele operaţii: adăugare, modificare, lichidare şi căutare. Înaintea
utilizării formularului, se vor întreprinde următoarele acţiuni: meniul File-> Options-> Customize
Ribbon -> din lista derulantă Choose commands from se selectează opţiunea All Commands->Form-
> din lista derulantă Customize the Ribbon se selectează opţiunea Main Tabs->Data-> New Group -

1
> butonul Add->OK. Pe tab-ul Data va apărea un nou buton Form. La activarea butonului Form
rezultă o fereastră de dialog, cu următoarele caracteristici:

New - adaugă o înregistrare nouă;

Delete - lichidează înregistrarea selectată;
Restore - anulează orice modificare efectuată asupra
înregistrării;
Find Prev - afişează înregistrarea precedentă;
Find Next - afişează înregistrarea următoare;
Criteria - caută înregistrările care satisfac criteriile
precizate;
Close - închide formularul.
Figura 4.1. Fereastra de dialog Form

Figura 4.2. Baza de date „Nominalizări”

Exemplul 1. Pentru a elabora lista „Nominalizări” din Figura 4.2 cu ajutorul formularului se vor
urma următorii paşi:
2
 1. Prima foaie de calcul se redenumeşte - Nominalizări. Se înscrie antetul listei, care
include următoarele etichete de coloană: NrOrd, Den, Producător, PrAchiz, Cant, DataAchiz,
PrRealizare şi Venit.
2. Pentru a forma câmpurile calculate PrRealiz şi Venit în celulele G2, H2 se includ
formulele: G2=D2*1,15 şi H2=(G2-D2)*E2, cu ajutorul instrumentului AutoFill formulele se copie
în celulele G2:G15 şi H2:H15.
3. Se selectează o celulă din rândul antet, se activează Data->Form. Ca urmare, pe
ecran apare fereastra de dialog ce poartă numele foii de lucru (Nominalizări). Câmpurile acestei
ferestre de dialog corespund câmpurilor antetului.
4. Se apasă butonul New, apoi se completează fiecare câmp cu date, pentru a continua
procedura se repetă. Butoanele de comandă din dreapta formularului oferă un control total asupra
listei, gestionând înregistrările din listă.
5. După plasarea datelor în ultima înregistrare se activează butonul Close.
Selectând oricare celulă din BD şi alegând comanda Data->Form, pot fi adăugate oricând
înregistrări noi. Ele automat vor fi amplasate la sfârşitul listei.
Exerciţiul 1. Utilizând formularul, executaţi următoarele acţiuni: căutarea, lichidarea, modificarea
înregistrărilor din BD Nominalizări.

4.2. SORTAREA DATELOR

Necesitatea sortării înregistrărilor în liste poate să apară la executarea diferitor sarcini, de

exemplu, aranjarea datelor unei liste într-o ordine, crescătoare sau descrescătoare, sau în procesul de
grupare a înregistrărilor, ce se referă la un anumit producător. Se sortează cât datele numerice, atât şi
cele textuale. Datele textuale se sortează în ordinea alfabetică, iar cele numerice – în ordine
crescătoare sau descrescătoare. Excel 2010 permite sortarea simplă şi complexă a datelor [11, 12,
13].
Sortarea simplă – reprezintă sortarea listei după un câmp.
Exemplul 2. Pentru a sorta BD Nominalizări din Figura 4.2 după câmpul Producător în ordine
alfabetică se vor parcurge următorii paşi:
1. Se selectează o celulă din câmpul Producător.

3
 2. Pe tab-ul Data, se face clic pe butonul pentru o sortare alfanumerică ascendentă

sau pe butonul pentru o sortare alfanumerică descendentă.

Figura 4.3. Grupul Sort&Filter

Sortarea complexă – permite sortarea unei BD în funcţie de mai multe criterii şi după
maximum 64 de câmpuri. Această sortare se realizează cu ajutorul ferestrei de dialog Sort (vezi
Figura 4.6), în care se pot preciza opţiuni mai avansate de sortare, precum: adăugarea de noi criterii
de sortare (butonul Add Level); sesizarea diferenţei între caracterele mici (butonul Options..., caseta
Case sensitive); precizarea primului rând ca antet de tabel – pentru a fi exclusă din sortare (My data
has Headers); sortarea după atribute de formatare: culoare de umplere (Cell Color), culoare de
scriere (Font Color) sau icon (Cell Icon) (vezi Figura 4.4); ordinea de sortare pentru un câmp cu
valori numerice (vezi Figura 4.5) poate fi crescător (Smallest to Largest), descrescător (Largest to
Smallest) sau după o listă particularizată (Custom List..).

Figura 4.4. Lista derulantă Sort On Figura 4.5. Lista derulantă Order

Exemplul 3: Pentru a sorta BD Nominalizări din Figura 4.2 după câmpurile Producător şi PrAchiz
se vor parcurge următorii paşi:
1. Se selectează o celulă din BD.
2. Se apasă butonul Sort din tab-ul Data (vezi Figura 4.3).
3. În fereastra de dialog Sort (vezi Figura 4.6.) se stabilesc câmpurile (Column), tipul
(Sort On) şi ordinea (Order) de sortare.
4. După alegerea tuturor criteriilor de sortare se apasă butonul OK (vezi Figura 4.6).

4
 Lista va fi ordonată alfabetic după Producător şi în cadrul fiecărui Producător PrAchiz va fi
ordonat după valoare.

Figura 4.6. Fereastra de dialog Sort

4.3. FILTRAREA DATELOR

Procesul de căutare şi selectare a informaţiei în BD MS Excel se numeşte filtrare. În MS

Excel 2010 sunt definite două filtre: Filter (filtrarea automată) şi Advanced (filtrare avansată) [11,
12, 13].

4.3.1. Filtrarea automată

Filtrarea automată permite selectarea informaţiei direct în foaia de lucru cu ajutorul unui şir
de criterii. Dacă se selectează o celulă din BD şi se apasă butonului Filter din tab-ul Data (vezi
Figura 4.3), în eticheta fiecărui câmp sunt plasate liste derulante care sunt utilizate pentru stabilirea
criteriilor de filtrare (vezi Figura 4.7). Conţinutul listelor derulante depind de tipul datelor păstrate în
câmp.
Exemplul 4: Pentru a afişa lista mărfurilor cu denumirea Procesor se va proceda astfel:
1. Se selectează o celulă din listă şi se apasă butonul Filter din tab-ul Data.
2. Din lista derulantă a câmpului Den (vezi Figura 4.7) se deselectează toate denumirile
în afară de Procesor. O altă variantă ar fi alegerea opţiunii Text Filters->Equals...->Procesor.
Filtrarea se finisează prin apăsarea butonului OK.

5
 Rezultatul final este o listă restrânsă care afişează doar mărfurile cu denumirea Procesor
(vezi Figura 4.8).

Figura 4.7. Lista derulantă pentru un câmp cu date de tipul text

Filtrele pot fi anulate astfel:

- pentru fiecare câmp în parte, prin selectarea opţiunii Select All din lista derulantă a
câmpului cu criteriu sau Clear Filter From „Den” (vezi Figura 4.7);
- pentru întreaga listă, prin apăsarea butonului Clear (vezi Figura 4.3);
- pentru înlăturarea butoanelor se va alege Filter (vezi Figura 4.3).

Figura 4.8. Finalizarea acţiunilor întreprinse pentru exemplul 4

6
Exerciţiul 2. Anulaţi filtrul pentru câmpul Den. Anulaţi filtrul pentru lista Nominalizări.
Atenţionăm, că pentru diferite tipuri de date (numerice, textuale sau calendaristice) MS
Excel 2010 pune la dispoziţia utilizatorului o gamă largă de filtre specifice. De exemplu, pentru tipul
numeric sunt prezentate următoarele filtre: Equals (egal cu), Does Not Equals (diferit de), Less Than
(mai mic), Less Than or Equal To (mai mic sau egal cu), Greater Than (mai mare), Greater Than or
Equal To (mai mare sau egal cu), Between (cuprins între), Top 10 (cele mai mari sau cele mai mici
10 valori), Above Average (valori peste medie), Below Average (valori sub medie), Custom Filter
(condiţii compuse).
Exemplul 5: Pentru a afişa pe ecran lista produselor cu cele mai mari 5 valori din câmpul PrRealiz
prezentate în tabelul Nominalizări (Figura 4.2.), se va proceda astfel:
1. Se selectează o celulă din listă şi se apasă butonul Filter.
2. Din lista derulantă a câmpului PrRealiz se alege opţiunea Number Filters->Top 10-
>OK.
3. Se completează fereastra de dialog Top 10 conform Figura 4.9. Fereastra de dialog
Top 10 AutoFilter include trei casete: caseta din stânga conţine două comenzi- Top (maxim) şi
Bottom (minim); caseta din mijloc este destinată pentru indicarea numărului de înregistrări; caseta
din dreapta – elementele Items sau Persent, ce permit instalarea limitelor procentuale sau numerice
pentru afişarea înregistrărilor la ecran.

Figura 4.9. Fereastra de dialog Top10 AutoFilter

Exemplul 6. Pentru a afişa lista mărfurilor ce au PrAchiz din intervalul 1000lei şi 2000lei produse de
Intel se vor parcurge următorii paşi:
1. Se anulează filtrul precedent: tab-ul Data->Clear din grupul Sort&Filter.
2. Se selectează lista mărfurilor produse de Intel (vezi exemplul 4).
3. Intervalul de valori pentru câmpul PrAchiz se reflectă în filtrul personalizat Number
Filters->Custom Filter. Se completează fereastra de dialog Custom AutoFilter (Figura 4.10), se
indică condiţiile compuse unindu-le cu ajutorul operatorului logic And.

7
 Figura 4.10. Fereastra de dialog Custom AutoFilter

Figura 4.11. Finalizarea acţiunilor întreprinse pentru exemplul 6

Exerciţiul 3. Afişaţi lista mărfurilor produse de Canon, achiziţionate pe 10/02/2015 .

4.3.2. Filtrul avansat

Pentru extrageri de date mai complexe şi copierea rezultatelor ce îndeplinesc criteriile

impuse, se utilizează filtrul avansat.
Aplicarea filtrului avansat necesită definirea în foaia de lucru a trei zone distincte:
1) zona de intrare (List range) – reprezintă datele de intrare (baza de date);
2) zona de criteriu (Criteria range) – include etichetele de câmp şi restricţiile impuse;
3) zona de ieşire (Copy to) – adresa de amplasare a datelor extrase.
Exemplul 7. Pentru a afişa informaţia despre produsele Imprimantă ce sunt disponibile în volum de
40 unităţi şi Procesor ce constituie un volum <=60 unităţi, se vor parcurge următorii paşi:
1. BD Nominalizări (vezi Figura 4.2) se copie pe o nouă foaie de calcul, pentru a evita
pierderea informaţiei.
2. Se defineşte zona de criteriu, care poate fi organizată în orice locaţie pe foaia de lucru
(se recomandă să fie înainte sau după lista). În cazul dat (vezi Figura 4.12), se adaugă patru rânduri
libere la începutul listei. Etichetele de coloană Den şi Cant se copie din tabel în primul rând. În
celulele libere de sub etichete se definesc criteriile de selecţie, care sunt utilizate pentru selectarea
înregistrărilor.

8
 Figura 4.12. Fereastra de dialog Advanced Filter
3. Se apasă butonul Advansed din tab-ul Data (vezi Figura 4.3). Ca rezultat se deschide
fereastra de dialog Advanced Filter (vezi Figura 4.10) care se completează în următorul mod:
- dacă cursorul se află în celulele din domeniul listei, câmpul List range va conţine
adresa listei, în caz contrar, se indică adresa corectă a listei;
- zona de criteriu se completează prin amplasarea cursorului în câmpul Criteria range
şi selectarea domenului B1:C3 cu mose-ul sau scrierea adresei de la tastatură;
- pentru a indica zona de ieşire în secţiunea Action a ferestrei de dialog se selectează
comutatorul Copy to another location, ca urmare se activează caseta Copy to unde se indică adresa
primei celule a zonei.
În cazul selectării instrucţiunii Unique records only din lista obţinută vor fi excluse numai
acele înregistrări ce se repetă.
4. Acţiunea de filtrare se finalizează prin apăsarea butonului OK.
Criteriile unite cu ajutorul operatorului AND sunt plasate în acelaş rând, iar unirea criteriilor
cu operatorului OR sunt plasate în diferite rânduri. În caz de necesitate, împreună cu criteriul în

9
celulă pot fi incluşi şi operatori de comparaţie. Pentru câmpurile ce includ date textuale, pot fi
utilizate simbolurile: steluţă (*) – care înlocuieşte orice număr de simboluri; semnul întrebării (?) –
ce corespunde unui simbol.

4.4. ADĂUGAREA SUBTOTALURILOR ÎN BD

Aplicaţia MS Excel pune la dispoziţia utilizatorului instrumentul Subtotal, care permite

calcularea totalurilor parţiale şi generale într-o listă.
Exemplul 8. Pentru a calcula venitul din realizarea fiecărui tip de produs în parte şi total, se vor
parcurge următorii paşi:
1. BD Nominalizări (vezi Figura 4.2) se copie pe o nouă foaie de calcul.
2. Lista Nominalizări se sortează după câmpul Den.
3. Se apasă butonul Subtotal din grupul Outline din tab-ul Data.
4. În rezultatul acţiunilor întreprinse se va deschide fereastra de dialog Subtotal (Figura
4.11), care se completează în următorul mod:
- din lista At each change in: se selectează eticheta câmpului Den pentru care se
îndeplineşte subtotalul.
- în lista Use function se alege funcţia Sum, care va fi utilizată la calcularea
subtotalurilor.
- în lista Add subtotal to se bifează coloana Venit, care nclude valorile de totalizare.

Figura 4.13. Fereastra de dialog Subtotal

10
 Dacă se bifează opţiunea Summary below data , totalurile parţiuale vor fi plasate sub datele
iniţiale. În caz contrar vor fi amplasate de asupra datelor iniţiale. Pentru amplasarea grupurilor pe
diferite foi de calcul se utilizează opţiunea Page break between groups. Opţiunea Replace current
subtotals lichidează totalurile realizate anterior. Pentru anularea tuturor totalurilor se utilizează
butonul Remove All.
5. Acţiunea se finalizare prin apăsarea butonului OK. Rezultatul este prezentat în Figura
4.14.

Figura 4.14. Subtotalul pe venit pentru fiecare tip de produs.

4.5. CREAREA TABELELOR PIVOT

Tabelul Pivot (TP) – este unul din cele mai puternice mijloace Excel destinate prelucrării
BD. TP este util atât pentru analiză, cât şi pentru generalizarea informaţiei ce se păstrează în BD. Cu
ajutorul TP poate fi vizualizată acea parte de informaţie care trebuie analizată. De asemenea, poate fi
efectuată filtrarea şi sortarea datelor, amplasarea rezultatului pe diferite foi de calcul, generarea

11
automată a totalurilor. Pentru o vizualizare mai pronunţată a rezultatelor în paralel cu TP pot fi
create şi diagrame.

Exemplul 9. Pentru a calcula suma achitată în fiecare zi şi pentru fiecare tip de marfă la
achiziţionare, se vor parcurge următorii paşi:
1. Pe o foaie nouă se copie BD Nominalizări (Figura 4.2), se anulează toate filtrele şi
subtotalurile.
2. Se selectează o celulă din listă, se execută un clic pe tab-ul Insert -> grupul Tables ->
butonul Pivot Table (vezi Figura 4.15).

Figura 4.15. Lansarea execuţiei tabelului pivot

3. În urma acţiunilor întreprinse se deschide fereastra de dialog Create PivotTable (vezi

Figura 4.16). Automat se indică adresa A1:H15 (se verifică dacă coincide cu adresa BD
Nominalizări), se alege locaţia de amplasare a viitorului TP – pe o foaie nouă (New Worksheet). Se
finalizează cu apăsarea butonului OK.

Figura 4.16. Fereastra de dialog Create PivotTable

12
 4. Ca urmare a acţiunelor întreprinse se deschide o nouă foaie de calcul care în partea
dreapă include fereastra de dialog Pivot Table Field List(vezi Figura 4.17). Din lista câmpurilor se
trag, cu ajutorul cursorului, câmpurile pentru a realiza raportul. De exemplu: ca etichetă a rândurilor
se trage Producător; ca etichetă a coloanelor se trage DataAchiz; în cadrul funcţiei de însumare
Values se trage câmpul numeric Venit ; pentru filtrarea la nivel de raport se selectează Den. În urma
acestor selecţii se obţine TP prezentat în partea stângă a foii de calcul.

Figura 4.17. Lista câmpurilor pentru construirea tabelului pivot

5. TP creat poate beneficia de facilităţile filtrărilor. Etichetele ce pot fi filtrate sunt

marcate cu o săgeată cu vârful în jos. Acţionând săgeata respectivă se deschide o fereastră de
realizare a filtrului cu facilităţi de sortare şi selecţie (vezi Figura 4.18).

13
 Figura 4.18. Fereastra filtrului la nivel de producător

6. Realizând filtrarea pentru producătorul Canon se selectează doar informaţia ce

corespunde acestui producător (vezi Figura 4.19).

Figura 4.19. Filtrarea pentru producătorul Canon

Sunt posibile trei variante de filtrare: filtrarea la nivel de rând (pentru producător), filtrarea la
nivel de coloane (pentru ziua achiziţiei), filtrarea la nivel raport (pentru produse).

14
 O dată TP creat, cu uşurinţă poate fi modificat, formatat. În foaia de lucru pe ribbon apar
două tab-uri grupate sub PivotTable Tools şi anume: Options şi Design. Tab-ul Options include
instrumente ce permit formatarea TP.

Figura 4.20. Tab-ul contextual PivotTable Tools

15