Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Repere:
1. Liste de date în MS Excel.
2. Formulare.
3. Operaţii de bază pentru prelucrarea listelor:
➔ sortare (Sort);
➔ filtrare (Filter);
➔ calcule de sinteză (Subtotal).
4. Tabele Pivot.
5. Funcții standard de prelucrare a listelor (din categoria Database şi Lookup &
Reference).
6. Prezentarea grafică a datelor, diagrame.
Sortarea este operaţia de ordonare a înregistrărilor în funcţie de valorile unui sau a mai
multor câmpuri din listă.
Pentru a sorta o listă se efectuează următorii paşi:
1. Se selectează o celulă din listă.
2. Se aplică comanda Data > Sort. Pe ecran apare caseta de dialog Sort .
Când se sortează datele dintr-o listă după valorile unui sau a mai multor câmpuri,
Excel permite efectuarea unor sinteze a datelor pe baza totalurilor calculate pentru grupuri
de înregistrări. Când se efectuează calcule, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din
listă. Un grup este alcătuit din mai multe linii (înregistrări) care au aceeaşi informaţie într-o
coloană (sau câteva coloane, în cazul, că se vor calcula subtotaluri ierarhizate).
Pentru a calcula subtotaluri trebuie ca datele să fie sortate după valorile câmpurilor
de grupare.
După sortare calcularea subtotalurilor se face parcurgând următorii paşi:
1. Se selectează orice celulă din listă.
2. Se aplică comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal.
3. Pentru a fixa câmpul de grupare selectăm din lista derulantă At Each Change in
numele coloanei după care care determină grupurile de înregistrări.
4. Din lista derulantă Use Function se selectează funcţia care calculează totalurile.
Funcţiile frecvent utilizate sunt:
SUM – suma valorilor din grup
COUNT – numărul înregistrărilor
MAX – valoarea maximală a elementelor
MIN – valoarea minimală
AVERAGE – media aritmetică
PRODUCT – produsul
5. Din lista Add Subtotal to se selectează câmpul, valorile cărui vor fi supuse agregării
de funcţia selectată, activând caseta corespunzătoare.
6. Pentru a înlocui totaluri existente se marchează opţiunea Replace Current
Subtotals.
7. Pentru a insera un salt de pagină înaintea fiecărui grup se marchează opţiunea Page
break between groups.
8. În mod implicit subtotalurile şi totalurile generale apar la sfârşitul grupului de date
(opţiunea Summary below data se marchează automat). Dacă ele trebuie afişate
înaintea grupului de date se va demarca opţiunea Summary below data.
9. Se selectează butonul OK.
Pentru eliminarea subtotalurilor din caseta de dialog Subtotal se selectează butonul
Remove All.
Top 10 Autofilter
Din prima listă derulantă se selectează Top /Bottom, în funcţie de direcţia în care se
va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom). În a doua listă derulantă se introduce sau
se selectează un număr care indică câte înregistrări (dacă în a treia listă derulantă este
selectată opţiunea Items) sau ce procent din numărul total de înregistrări (dacă în a treia
listă derulantă este selectată opţiunea Percent) vor vor fi afişate.
Custom AutoFilter
Pentru a introduce criterii se selectează un operator din prima casetă derulantă, apoi se
introduce sau se selectează o valoare din caseta alăturată. Dacă există un al doilea criteriu se
selectează una din opţiunile AND(şi) sau OR (sau) şi se introduce în mod similar al doilea
criteriu.
3. Dacă lista filtrată va fi afişată în acelaşi loc ca şi lista iniţială se selectează opţiunea
Filter the list in place. Dacă datele trebuie plasate într-o altă zonă a foii de calcul pentru a
fi prelucrate ulterior se selectează opţiunea Copy to another location. În acest caz în
caseta
Copy to se specifică domeniul de celule ce va conţine lista, dacă acesta nu a apărut
automat.
4. În caseta List Range se introduce referinţa domeniul de celule care conţine lista,
dacă acesta nu este fixată.
5. În caseta Criteria Range se introduce referinţa domeniului de criterii.
6. Dacă prin filtrare trebuie înlăturate înregistrările duble se marchează opţiunea
Unique Records Only.
7. Se selectează butonul OK.
Tabele Pivot
Un Tabel Pivot reprezintă un mod de a rezuma cantităţi mari de date organizate în
liste, el se mai utilizează pentru analiza datelor şi permite să efectuăm următoarele acţiuni:
● Interogarea unor cantităţi mari de date.
● Calcularea subtotalurilor şi agregarea datelor numerice, pentru a rezuma date
după categorii şi subcategorii de înregistrări.
● Mutarea rândurilor în coloane sau a coloanelor în rânduri, pentru a vedea
rezumări diferite ale datelor sursă.
● Filtrarea, sortarea, şi gruparea datelor.
În urma acestor acţiuni o să obţineţi un raport, ce realizează grupări de date cu totaluri
pentru grupuri de înregistrări. Valorile distincte ale unor câmpuri de grupare sunt etichete de
coloană, valorile distincte ale altor câmpuri de grupare sunt etichete de linie a raportului, iar
la intersecţia liniilor şi coloanelor vor fi plasate totaluri calculate pentru grupuri de
înregistrări.
Pentru a crea un table pivot vom urma pași:
3. Selectaţi câmpul dorit. În acest exemplu, vom selecta agent de vânzări. Apoi faceţi
clic pe OK.
4. Secţiunea va apărea lângă Tabelul Pivot. Fiecare element selectat va fi evidenţiat în
albastru. În exemplul de mai jos, secţiunea conţine o listă din diferiţi agenţii de
vânzări, şi patru dintre ei sunt în prezent selectaţi.
Folosirea Slicerilor
La fel ca şi cu filtrele de raport, numai elementele selectate sunt folosite în Tabelul
Pivot. Când veţi selecta sau deselecta elemente, Tabelul Pivot va reflecta imediat
modificările. Încercaţi să selectaţi diferite articole pentru a vedea modul în care acestea
lucrează.
● Pentru a selecta un singur element, doar faceţi clic pe el.
● Pentru a selecta mai multe elemente, ţineţi apăsată tasta Control (Ctrl) de pe
tastatură, apoi faceţi clic pe fiecare element pe care doriţi.
● Puteţi selecta, de asemenea, mai multe elemente făcând clic şi trăgând mouse-ul.
Acest lucru este util în cazul în care produsele dorite sunt adiacente una de alta, sau
dacă doriţi să selectaţi toate elementele.
● Pentru a deselecta un element, ţineţi apăsată tasta Control (Ctrl) de pe tastatură, apoi
faceţi clic pe element.
Funcții standard de prelucrare a listelor
(din categoria Database şi Lookup & Reference).
Funcții din categoria Database
Rezolvare:
Salariile =LOOKUP(C9;$A$2:$B$5)
Suplimentele =LOOKUP(C9;$A$2:$C$5)
Parametrul =TRUE caută în prima linie valoarea cea mai mare, ce nu depăşeşte valoarea
primului argument (elementele primei coloane din matrice vor fi aranjate în ordine
crescătoare).
Parametrul =FALSE caută în prima linie valoarea exactă a primului argument (elementele
nu e neapărat să fie aranjate în ordine crescătoare).
Problemă: Să se fixeze salariile și suplimentele angajaţilor în funcţie de categorie.
Rezolvare:
Salariile =VLOOKUP(C9;$A$2:$B$5;2;TRUE)
Suplimentele =VLOOKUP(C9;$A$2:$C$5;3;TRUE)
Lucrul cu Diagramele
O diagramă este un instrument folosit în Excel pentru a reprezenta datele grafic.
Graficele permit publicului să vadă sensul din spatele numerelor şi fac comparaţii, arată
tendinţe care pot fi înţelese mult mai uşor. În acest paragraf, veţi învăţa cum să lucraţi cu
diagramele, astfel încât acestea să reprezinte eficient informaţiile.
1. Diagrame
Registrele de lucru Excel pot conţine o mulţime de date, şi datele pot fi, de multe ori,
dificil de interpretat. De exemplu, în cazul în care sunt cele mai mari şi cele mai mici valori?
Sunt numerele în creştere sau în descreştere?
Răspunsurile la întrebări ca acestea pot deveni mult mai clare atunci când datele sunt
reprezentate ca o diagramă. Excel are mai multe tipuri de diagrame, astfel încât să puteţi
alege una care reprezintă cel mai eficient datele.
2. Tipuri de diagrame
Mai jos, sunt prezentate exemple ale unora dintre tipurile de diagrame disponibile în
Excel.
Diagrame coloană utilizează barele verticale pentru a reprezenta datele. Ele pot
lucra cu mai multe tipuri diferite de date, dar acestea sunt cel mai frecvent folosit pentru a
compara informaţii.
Diagrame linie sunt ideale pentru afişarea tendinţelor. Punctele de date sunt
conectate cu linii, făcând uşor vizibilă dacă valorile sunt în creştere sau în descreştere în
timp.
Diagrame Bare au aceeaşi utilitate ca şi diagramele coloană, dar ele folosesc bare
orizontale în loc de bare verticale.
1. Selectaţi diagrama.
2. Din fila Design, selectaţi comanda Switch Row/Column.
3. Diagrama va fi reajustată.
Cum am menţionat mai sus, unele diagrame includ titluri de diagramă, axe, sau
etichete legendă. Pentru a le modifica, puneţi doar punctul de inserare în text şi începeţi să
tastaţi.
7. Schimbarea stilului diagramei
1. Selectaţi fila Design.
2. Faceţi clic pe săgeata derulantă More din grupul Chart Styles pentru a vedea toate
stilurile disponibile.
3. Selectaţi locaţia dorită pentru diagramă (de exemplu, alege o foaie de calcul
existentă, sau selectaţi New Sheet şi numele acesteia).
3. De ce să folosiţi Sparklines?
Sparklines sunt practic diagrame, aşa că de ce să utilizaţi Sparklines în loc de
diagrame? Sparklines au anumite avantaje care le fac mult mai convenabile în multe cazuri.
Imaginaţi-vă că aveţi 1000 rânduri de date. Dacă puneţi o diagramă sparkline pe fiecare
rând, acesta va fi chiar lângă datele sale sursă, făcând uşor vizibile relațiile dintre numere şi
Sparkline. Dacă aţi utilizat o diagramă tradiţională, aceasta ar trebui să aibă 1000 de serii de
date, în scopul de a reprezenta toate rândurile şi probabil va trebui să faceţi o mulţime de
defilare pentru a găsi datele relevante din foaia de calcul.
Sparklines sunt ideale pentru situaţiile în care doriţi doar să faceţi datele mai clare şi
vizibile, sau în cazul în care nu aveţi nevoie de toate caracteristicile unei diagrame complete.
Pe de altă parte, diagramele sunt ideale pentru situaţiile în care doriţi să reprezinte datele în
detaliu, şi ele sunt de multe ori mai bune pentru compararea seriilor de date diferite.
4. Crearea Sparklines
În general, veţi avea o diagramă Sparkline pentru fiecare linie, dar puteţi crea mai
multe, după cum doriţi, în orice locație doriți. La fel ca şi cu formulele, de obicei, cel mai
uşor de a crea o singură Sparkline şi apoi folosiţi butonul de umplere pentru a crea automat
Sparklines pentru liniile rămase.
1. Selectaţi celulele pentru care vreţi să creaţi prima Sparkline. În acest exemplu, vom
crea o Sparkline pentru Kathy Albertson, aşa că vom selecta datele sale de vânzări.
2. Faceţi clic pe fila Insert.
3. În grupul Sparklines, selectaţi Line. Va apărea o casetă de dialog.
Unele tipuri de diagrame Sparkline vor fi mai relevante sau mai puţin relevante
pentru anumite tipuri de date. De exemplu, Win/Loss este cea mai potrivită pentru datele în
care ar putea exista valori pozitive şi negative (cum ar fi veniturile nete).
6. Schimbarea intervalului de afişare
În mod implicit, fiecare diagramă sparkline este scalată pentru a se potrivi cu valorile
maxime şi minime ale propriilor date. Acest lucru îi permite să umple întreaga celulă,
indiferent de cât de mari sau mici sunt valorile. Cu toate acestea, ea are un dezavantaj. Dacă
veţi încerca să comparaţi mai multe diagrame Sparklines, nu va fi în măsură să spuneţi
dintr-o privire care dintre ele au valori mai mari sau mai mici. Soluţia este de a face
intervalul de afişare la fel pentru toate diagramele Sparklines.
1. Selectaţi diagrama Sparklines pe care doriţi să o modificaţi.
2. În fila Design, faceţi clic pe comanda Axis. Va apărea un meniu contextual.
3. În conformitate cu Vertical Axis Minimum Value Options şi Vertical Axis
Maximum Value Options, selectaţi Same for All Sparklines.
4. Sparklines se va actualiza pentru a reflecta intervalul nou.
Imprimarea în Excel
Există mai multe opțiuni care le puteţi face atunci când imprimați un registru de
lucru Excel. Puteți alege ce părți ale unui registru de lucru să imprimaţi și modul în care
datele se încadrează în pagină.
În acest paragraf, veți învăța cum să imprimați foi de calcul, registre de lucru,
precum și domenii de celule. Veți învăța, de asemenea, cum să pregătiţi pentru imprimare
prin modificarea orientării paginii, scara, marginile, titluri de imprimare, și întreruperi de
pagină.
1. Imprimarea
În versiunile anterioare de Excel, exista o opţiune Print Preview care vă permite să
examinați și să modificați registrul de lucru înainte de imprimare. Poate că ați observat că
această caracteristică pare să fie omisă în Excel 2010. De fapt, nu a dispărut; ea tocmai a
fost combinată cu fereastra Print pentru a crea panoul de imprimare, care se află în
vizualizarea Backstage.
2. Vizualizarea panoului Print
Clic pe fila File. Acest lucru duce la vizualizarea Backstage.
Selectaţi Print. Apare panoul Print, cu setările de imprimare pe stânga și Print
Preview pe dreapta.
Mai jos se va descrie mai multe despre panoul de imprimare.
3. Imprimarea foii de calcul active
Dacă aveți mai multe foi de calcul în registrul de lucru, va trebui să decideţi dacă
doriți să imprimați întreg registru sau anumite foi de calcul. Excel vă oferă opțiunea Print
Active Sheets. O foaie de calcul este considerat activă dacă este selectată.
1. Selectați foile de calcul pe care doriți să le imprimați. Pentru a imprima mai multe
foi de calcul, faceți clic pe prima foaie de calcul, țineți apăsată tasta Ctrl, apoi faceți
clic pe alte foi de calcul pe care doriți să le selectați.
Formularea Modelului
Vom rezolva modelul în Excel după cum urmează.
Aflaţi ce salariu brut ar trebui să aibă fiecare economist dacă suma alocată pentru
remunerarea lor este 20000 lei
Introducem funcţia SUMIF în celula l15, pentru a cacula suma salariilor brute pentru funcţia
de economist:
Soluția optimă: