Baze de date și calcul tabelar în Microsoft Excel

Microsoft Excel este o aplicatie de calcul tabelar care integreaza sub acelasi
program foile de calcul, grafica si administrarea datelor. Excel poate realiza
functii matematice, statistice si de organizare a datelor. Acest program poate
gestiona baze de date de mici dimensiuni si de complexitate redusa. Face parte
din suita de programe Microsoft Office.
In acest curs se va face o prezentare generala a programului de calcul tabelar
Microsoft Excel. Veti invata sa creati, sa modificati, sa formatati, sa realizati
calcule, sa sortati si sa interogati o baza de date plata (adica cu un singur tabel).

Operatiile pe care trebuie sa le executati voi pe calculator in cadrul laboratorului

L1 sunt scrise subliniat (underline).
Generalitati

O baza de date in Excel este numita lista fiind o foaie de calcul in care datele sunt
grupate pe linii si coloane. Elementele unei liste sunt inregistrarile, campurile si
linia de antet.
O inregistrare (record) este o grupare de date ce pot fi tratate si manevrate ca un
tot unitar.
Un camp (field) este o informatie distincta in cadrul unei inregistrari.
Linia de antet (header row) reprezinta schema (structura) bazei de date, adica
titlurile de coloane de la inceputul listei.
In figura urmatoare este prezentata o baza de date ce cuprinde informatii despre
niste persoane si sunt evidentiate elementele ei:

1 din 15
 Recomandari la crearea unei baze de date:
se lasa cel putin un rand si o coloana libere fata de alte zone din foaia de
calcul. Excel va detecta automat baza de date pentru sortare sau interogare.
prima linie a listei contine pe coloane numele campurilor.
se atribuie nume distincte fiecarui camp.
datele dintr-o coloana trebuie sa fie de acelasi tip.
pentru fiecare inregistrare trebuie sa existe cel putin un camp incarcat cu date.
Microsoft Excel se porneste apasand: Start->All Programs->Microsoft Excel.
Fereastra care se deschide ar trebui sa arate asemanator cu imaginea de mai jos:

2 din 15 30.09.2020, 19:24

 Crearea unei liste

Crearea unei liste se poate face prin introducerea datelor in celulele foii de calcul
sau folosind un formular adecvat.
In primul caz, mai intai se activeaza celula in care urmeaza sa se faca modificari.
Pentru a incepe editarea, se executa un clic pe bara de formule (pentru editare in
aceasta zona) sau dublu clic sau <F2> in celula (pentru editare direct in celula).
Modul editare este semnalat prin cuvantul Enter afisat in linia de stare.
Se efectueaza modificarile, editarea fiind incheiata de tasta <Enter>.
Realizati urmatoarele operatii: Creati o baza de data noua introducand in celule
elementele persoane din prima figura. In afara de cele 12 persoane, mai introduceti
inca 5 astfel incat sa apara 2 persoane cu acelasi nume de familie si 3 persoane din

3 din 15
 aceeasi localitate (la localitati folositi localitatile deja existente). Salvati fisierul cu
numele Persoane.xlsx.
Exista date numerice si date sir de caractere. Deasemenea in celule mai pot fi
introduse formule sau functii.
Daca primul caracter este o litera, data este considerata sir de caractere. Daca
incepe cu o cifra este de tip numeric. Textele se aliniaza la stanga in interiorul
celulei, in timp ce numerele sunt aliniate la dreapta. Pentru ca numerele sa fie
considerate drept text, se tasteaza in fata numarului semnul apostrof. Dupa scriere
apostroful nu mai este vizibil in celula iar numarul respectiv apare aliniat la stanga
fiind considerat text.
Observatie: Numerele in Excel sunt aliniate la dreapta celulei. In exemplul de mai
sus prefixul telefonic va fi de tip text (altfel se va sterge automat 0 din fata). Pentru
ca prefixul sa fie considerat de tip text, se introduce semnul apostrof (') inaintea
numarului. Atunci acesta se va alinia la stanga si va fi tratat ca text.
Pentru a introduce o fractie, se scrie in fata ei un zero urmat de spatiu. De exemplu,
introduceti intr-o celula sirul: "0 1/3" si vizualizati efectul. Stergeti-o apoi.
Daca introducand un numar, el apare in final sub forma unei succesiuni de
simboluri diez, inseamna ca celula nu este suficient de lata ca numarul sa poata fi
afisat in intregime.
Data si ora se pot introduce in diferite formate (exista 13 formate prestabilite).
Daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau o ora, aceasta va aparea aliniata
la dreapta in celula.

Pentru a potrivi latimea coloanei la dimensiunea celei mai mari date din coloana
respectiva se face dublu clic pe linia ce desparte denumirea (litera) coloanei
respective si litera coloanei urmatoare. Acum adaptati latimea coloanelor pentru
baza de date Persoane.xlsx.

Sortarea si filtrarea

Prin SORTARE se intelege aranjarea intr-o anumita ordine a inregistrarilor.

De exemplu:
1). vrem sa sortam dupa coloana "Nume" crescator (de la A la Z). Pentru aceasta
se face clic pe celula "Nume" si se acceaseaza din meniu Data->Sort. Se
selecteaza Ascending.
2). vrem sa sortam dupa coloana "Prefix Telefonic" in ordine descrescatoare. Se
face clic pe celula "Prefix Telefonic" si se acceseaza Data->Sort. Vom selecta

4 din 15
 Descending.

Ambele exemple se pot realiza si apasand pe casuta pentru crescator sau

pentru descrescator.
Putem face o sortare avand 2 sau 3 criterii. De exemplu dupa "Nume Localitate"
crescator si "An Nastere" descrescator. Facem mai intai clic pe celula "Nume
Localitate", accesam din meniul Data->SORT. In casutele Sort by si Then by se
face clic pe coloanele pe care vrem sa le sortam incepand cu cea mai importanta.
Se selecteaza optiunile si se apasa OK.

Filtrarea presupune extragerea unor date din lista, pe scurt, este un mod simplu de
a extrage din baza de date informatii care indeplinesc anumite criterii.
Se selecteaza Data->Filter->Auto Filter. In dreapta fiecarui nume de coloana va
aparea o casuta de derulare ( ).
Daca dati clic cu mausul pe acest buton, veti gasi o lista care va contine valorile
campului respectiv, precum si optiuni de sortare crescatoare sau descrescatoare,
afisarea primelor 10 sau se poate face o filtrare mai complexa particulara
(Custom...).

Sa facem o filtare Custom pentru a selecta persoanele din Brasov si Bucuresti. Se

procedeaza ca in figura:

5 din 15
 Formule

Creati o alta baza de date cu numele RezistenteParalel.xlsx (File->New-

>Blank Workbook).
Aceasta corespunde la doua rezistente legate in paralel ca in figura urmatoare:

Introduceti linia de antet care va fi U, I1, I2, R1, R2, I, R.

FORMAT NUMERE in EXCEL: pentru a introduce numere cu zecimale trebuie
folosit caracterul punct. In cazul in care formulele introduse nu functioneaza
incercati caracterul virgula.
Un element important este marcajul de umplere a celulei (patratelul din coltul din
dreapta jos al celulei). El foloseste la umplerea altor celule dupa cum a fost
completata celula curenta. Pentru aceasta se scrie o valoare sau o formula in celula
curenta si se trage de marcajul de umplere a celulei tinand butonul stanga al
mouse-ului apasat si tragand peste celulele de dedesubt sau de deasupra. Astfel vor
fi completate si celelalte celule.
Spre exemplu: dorim ca in coloana U sa se completeze cu valori intre 1 si 10
(crescator cu pasul 1). Pentru aceasta, in celula de sub U se scrie 1 si apoi dedesubt
se scrie 2. Se selecteaza cele doua celule apasand tasta SHIFT iar apoi se trage de
marcajul de umplere a celulei in jos pana cand se obtine valoarea 10 (a se vedea
figura de mai jos). (Intrebare: ce am fi obtinut daca in celula de sub U am fi scris 1
iar dedesubt, in urmatoarea am fi scris 3 si am fi tras similar de marcajul de
umplere?)

6 din 15
 Formulele sunt destinate executarii unor calcule si contin valori numerice,
operatori, functii predefinite.
Orice formula este precedata de semnul =.
Se pot folosi:
operatori aritmetici (+,-,*,/,^,%)
operatori relationali (=,>,<,>=,<=,<>)
operatori de referire (referinte de celule sau domeniu)
Caracterul ":" este folosit pentru a defini un domeniu. Se mai numeste si operator
de domeniu (range operator). De exemplu:
A1:D4 este domeniul care include toate celulele de la A1 la D4.
E:E ne da toate celulele din coloana E,
3:8 ne da toate celulele din liniile de la 3 la 8
Un alt operator de referire este virgula numit operator de reuniune (union
operator). De exemplu:
A1,D4 inseamna celulele A1 si D4
A1:D4,F1:H4 inseamna domeniul A1:D4 si F1:H4
Sa introducem acum datele in exemplul cu rezistentele legate in paralel.
Coloanele I1 si I2 se vor completa cu valori aleatoare cuprinse intre 0.15 si 1. Se va
introduce o formula pentru a automatiza procesul. Formulele se introduc selectand
celula si apasand semnul = , dupa care se scrie formula. Stim ca functia rand (de la
random (engl.) = aleatoriu) intoarce o valoare aleatoare intre 0 si 1, deci pentru a
avea valori aleatoare intre 0.15 si 1, scriem formula: =0.15+0.85*rand() in celula
de sub I1. Tragem de marcajul de umplere a celulei pana se completeaza intreaga
coloana I1. Se procedeaza similar cu coloana I2. Sa nu va deranjeze faptul ca
datele din coloanele corespunzatoare curentilor I1 si I2 se modifica la fiecare
recalculare. Aceasta se datoreaza faptului ca functia rand se actualizeaza.

7 din 15
 Pasul urmator este introducerea unei formule pentru calculul coloanelor R1, R2, I,
R. In formula pot aparea referinte absolute care se construiesc cu ajutorul
simbolului "$" plasat inaintea codului de coloana si a codului de linie (de exemplu
$A$2 - celula de pe coloana A, randul 2) care referentiaza aceleasi celule indiferent
de mutarea sau copierea datelor in alta zona. Pot aparea si referinte relative (de
exemplu A2).
Selectam casuta de sub R1 (adica celula D2) si scriem =A2/B2 (adica
corespunzand formulei R1=U/I1) si apasam ENTER. Apoi tragem de marcajul de
umplere al celulei astfel incat sa se completeze toate datele din coloana respectiva.
Celula A2 este celula de la intersectia coloanei A cu randul 2. Similar, celula B2
este intersectia coloanei B cu randul 2.

8 din 15
 Se procedeaza similar pentru a completa coloanele R2, I, R dupa formulele de la
rezistentele paralel. Adica:
R2=U/I2, I=I1+I2 si R=R1*R2/(R1+R2)
(Atentie! Mai sus variabilele U, I1, I2, R1, R2, R sunt nume de coloane. Voi va
trebuie sa le inlocuiti cu referinte de celule corespunzatoare. Pentru a completa
coloana I de exemplu, nu veti scrie in celula F2 =I1+I2. Aici I1 este un curent si nu
este referinta celulei I1 care se afla la intersectia coloanei I cu randul 1. De fapt
celula I1 nici nu apare in baza noastra de date. Voi veti scrie formulele folosind
referinte de celule corespunzatoare variabilelor din formule, in cazul de fata scrieti
F2=B2+C2 si nu F2=I1+I2).
Se formateaza aceste coloane completate astfel incat sa nu contina decat cate 2
zecimale. Pentru aceasta se selecteaza coloana, se face click dreapta si se
selecteaza Format Cells, Numbers sau se apasa de doua ori butonul din bara de
instrumente.
Se salveaza fisierul.

Operatii de mutare, copiere, stergere a datelor

Selectarea zonei se face astfel:

9 din 15
 pentru a selecta o singura celula se executa clic pe ea
pentru a selecta celule alaturate, se tine apasat pe butonul stang de la mouse pe
domeniul respectiv
pentru a selecta celule neadiacente, se procedeaza ca anterior in timp ce tasta
<Ctrl> se tine apasata
pentru a selecta un rand sau o coloana, se executa clic pe antet sau pe rand
selectarea intregii foi de calcul se poate face cu butonul Select All reprezentat
de dreptunghiul gri din coltul stanga sus al foii.
Operatia de mutare poate fi realizata prin taiere (Cut) si lipire (Paste). Se
procedeaza astfel:
Se selecteaza celula sau domeniul respectiv. Se face clic dreapta cu mouseul si se
selecteaza Cut . Chenarul zonei selectate devine o linie dinamica intrerupta, de
culoare gri. Se activeaza celula din coltul stanga sus al domeniului in care se va lipi
selectia. Se apasa butonul Paste si selectia va fi lipita in pozitia respectiva.
Exercitiu: Mai adaugati un rand in baza de date cu rezistentele paralel. Cum s-ar
putea realiza aceasta?Am putea pur si simplu sa introducem niste valori dar
varianta preferata este de a copia unul din randurile anterioare si a-l modifica (se
modifica doar valoarea corespunzatoare tensiunii, de xemplu U=11). Observati ca
astfel se pastreaza formulele din rand cu referintele relative.
Observatie: Mutarea sau copierea unei formule presupun modificarea referintelor
din formula. Daca de exemplu, se doreste manevrarea numai a valorilor obtinute
prin calcul, se utilizeaza optiunea Values din fereastra Paste Special rezultata din
Edit->Paste Special.

Formatarea conditionata

Este posibil ca unele date care indeplinesc anumite conditii sa fie evidentiate prin
intermediul unor optiuni de formatare care se schimba automat la schimbarea
datelor. Aceasta este asa numita formatare conditionata.
Pentru a descrie modul in care se realizeaza acest tip de formatare se considera
drept exemplu evidentierea prin scrierea cu rosu a curentilor I1, I2 mai mici decat
0,5.
Se procedeaza astfel:
se selecteaza domeniul in care se va aplica formatarea conditionata

10 din 15
 se alege butonul Conditional Formatting. In fereastra se construieste conditia
ca valoarea evidentiata sa fie mai mica decat 0,5.

cu butonul Format se alege formatul (font de culoare rosie) care va fi aplicat la

indeplinirea conditiei impuse.
Se obtine urmatorul rezultat:

Se observa ca numerele mai mici decat 0,5 sunt trecute cu rosu.

Diagrame Excel

Pentru baza de date cu rezistentele in paralel se vor trasa graficele I1=f(U), I2=f(U)
si I=f(U).
Pentru aceasta se selecteaza o casuta din afara zonei de date acolo unde vrem sa
punem diagramele. Se acceseaza Insert -> Chart -> XY (Scatter), se selecteaza
Scatter with smooth line and Markers

11 din 15
 Se apasa butonul Select Data

Reprezentam I1 ca functie de U. Dati un nume al graficului, de exemplu I1.

12 din 15
 Pe axa X avem tensiunea U iar pe axa Y avem curentul I1. La X Values faceti clic
la iconita din dreapta ( ), selectati celulele U (valorile din celulele U trebuie sa fie
in ordine crescatoare, altfel datele trebuie ordonate) si se face clic pe iconita din
dreapta ( ).

Similar se procedeaza cu Y Values selectand celulele I1. Veti obtine astfel un grafic
I1=f(U). Procedati similar (cu Series -> Add) pentru I2=f(U) si I=f(U).

13 din 15
 La Chart Title scrieti Grafic Curenti si puneti si etichetele pentru axele x si y.
Salvati fisierul.

14 din 15
 Tema

Realizati o baza de date corespunzatoare la doua rezistente in serie strabatute de

curentul I ca in figura de mai jos.

Avem formulele: U=U1+U2, R1=U1/I, R2=U2/I, R=U/I (sau R=R1+R2)

Linia de antet va fi: I, U1, U2, R1, R2, U
Curentul I ia valori crescatoare de la 0,1 la 0,9.
Tensiunile U1 si U2 iau valori aleatorii intre 1 si 10.
Se vor face graficele U1(I), U2(I) si U(I).

15 din 15