Bara de meniuri

Celul

Bare de instrumente

Bara de stare

Suprafaa foii de calcul

CAPITOLUL 1 LUCRUL N MEDIUL EXCEL 1.1. Componentele ferestrei Excel Fereastra Excel figura 1.1. are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows: o bar de meniuri de unde se pot selecta comenzi; o bar de stare care indic starea activitii curente; bare de instrumente care conin butoane i liste derulante prin care se obine acces rapid la comenzile utilizate rapid. Figura 1.1 fereastra Excel n plus, o fereastr Excel conine cteva elemente unice, care vor fi explicate pe parcursul leciei. 1.2. Configurarea unui nou registru de calcul Cnd se lanseaz n execuie programul Excel, pe ecran apare o fereastr care conine un registru de calcul nou. Registrul (Workbook) este principalul document folosit n Excel pentru stocarea i prelucrarea datelor. Un registru este format din foi de calcul individuale, fiecare din acestea putnd conine date. n configuraia prestabilit, fiecare registru de calcul creat conine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3), dar ulterior se pot aduga mai multe foi (pn la 255). Foile de calcul pot conine diverse tipuri de informaii. n mod obinuit foile dintr-un registru de calcul conin informaii legate ntre ele. De exemplu, la un buget, fiecare foaie poate conine bugetul pentru un anumit departament din cadrul companiei. n partea de jos a registrului exist o bar de derulare a foilor de calcul (figura 1.2). n aceast bar sunt afiate numele foilor de calcul. (Dac aceast bar nu apare, din meniul Tools se selecteaz comanda Options. n caseta de dialog Options se selecteaz butonul View i se marcheaz caseta Sheet Tools). La un registru nou, foaia de calcul curent este Sheet1. Se poate trece la o alt foaie fcnd clic pe numele ei. De exemplu pentru a trece pe foaia Sheet 2 se face clic pe deasupra numelui ei.
Etichetele foilor de calcul Bara de derulare a foilor de calcul

Figura 1.2 bara de derulare a foilor de calcul n bara de derulare a foilor de calcul, nu pot apare numele tuturor foilor de calcul. De aceea, n bara de derulare a foilor au mai fost prevzute 4 butoane care permit deplasarea printre foile registrului. Aceste butoane nu realizeaz selectarea foilor de calcul, ele permit doar derularea numelor lor.
1

Tabelul de mai jos descrie operaiile pe care le realizeaz aceste butoane: Buton Operaie Deplasarea la prima foaie de calcul a registrului Deplasarea la ultima foaie de calcul a registrului Deplasarea spre stnga cu o foaie Deplasarea spre dreapta cu o foaie Dac un registru conine mai multe foi de calcul, numele acestora sunt importante pentru identificare. Chiar i atunci cnd exist o singur foaie n registrul de calcul, numele acesteia este important, deoarece poate fi folosit n formule i furnizeaz antetul prestabilit pentru pagina tiprit. De aceea este recomandabil ca foilor de calcul s li se acorde nume mai sugestive dect Sheet 1, Sheet 2 etc. Pentru a denumi o foaie de calcul se execut urmtorii pai: 1. Se aplic un dublu clic pe eticheta foii de calcul (n bara de derulare a foilor de calcul). Numele foii de calcul va fi afiat n video invers; 2. Se introduce noul nume, dup care se apas <Enter>. n mod prestabilit un registru conine 3 foi de calcul. Dac este necesar se pot aduga noi foi de calcul. Pentru a introduce o nou foaie de calcul trebuie parcuri urmtorii pai: 1. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (n bara de derulare a foilor de calcul); 2. Se aplic un clic folosind butonul drept al mouse-ului; 3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaz comanda Insert. Foile de calcul suplimentare pot fi eliminate prin operaia de tergere astfel: 1. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (n bara de derulare a foilor de calcul); 2. Se aplic un clic folosind butonul drept al mouseului; 3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaz comanda Delete. 1.3. Deplasarea n cadrul foii de calcul

ntr-o foaie de calcul informaiile sunt prezentate n cadrul unei interfee grafice formate din linii i coloane (figura 1.3). Coloanele au ataate litere, iar liniile sunt numerotate cu cifre. O foaie de calcul conine 256 coloane i 65536 de linii. Coloanele au etichetele dispuse n partea superioar a ferestrei documentului i sunt notate cu litere (A, B,..., Z), apoi combinaii de dou litere (AA, AB pn la IV). Liniile sunt numerotate de la 1 la 65536 n partea stng a ferestrei documentului. Figura 1.3. La intersecia dintre o coloan i o linie se gsete o celul. Celula este unitatea fundamental pentru Celula activ stocarea datelor. Ea poate fi referit folosind litera coloanei i cifra liniei la intersecia crora se afl (de Etichetele exemplu A5, B7). coloanelor ntr-o celul se pot introduce mai multe tipuri de informaii: Casete de derulare Texte capete de tabel, etichete, note, texte explicative; Etichetele Valori numere, date calendaristice i ore, valori logice; liniilor Formule formule de calcul cu ajutorul crora este calculat o nou valoare n funcie de Bara de informaiile din alte celule. derulare Celula activ este celula care este marcat. Informaiile tastate apar n celula activ. Pentru a introduce vertical date n alt celul, mai nti se activeaz celula respectiv. Dup introducerea datelor se iese din celul cu <Enter>, altfel exist posibilitatea ca urmtoarele comenzi s nu poat fi aplicate. Baran de aceste derularesituaii orizontal Foile de calcul pot avea uneori dimensiuni foarte mari. pentru a gsi sau introduce informaii trebuie folosite metode speciale de deplasare prin foile de calcul. Deplasarea se poate efectua cu mouse-ul sau prin intermediul tastaturii. Pentru a efectua deplasarea (prin foaie) cu mouse-ul se folosesc barele de derulare vertical i orizontal care se gsesc n partea dreapt i de jos a fiecrei foi de calcul (figura 1.3). Fiecare bar conine dou sgei. Prin executarea unui clic pe o sgeat se pot realiza urmtoarele operaii: Derulare o linie n sus Derulare o linie n jos Derulare o coloan la stnga Derulare o coloan la dreapta Pentru deplasare mai rapid prin foaie se pot folosi casetele de derulare (prin tragerea lor n bara de derulare). Locul ocupat de caseta de derulare n cadrul barei de derulare indic poziia relativ a ferestrei fa de ntreaga zon a foii de calcul. O celul se poate activa rapid plasnd cursorul mouse-ului pe celula respectiv i executnd un clic pe butonul din stnga al mouse-ului. Deplasarea prin foaia de calcul cu ajutorul tastaturii se poate face cu urmtoarele taste:
Tast <Tab> <Home> <Ctrl> + <Home> <Ctrl> + <End> <Page Up> <Page Down> <Ctrl> + <Page Up> <Ctrl> + <Page Down> Aciune Deplasare o celul la stnga Deplasare o celul la dreapta Deplasare o celul n sus Deplasare o celul n jos Deplasare o celul la dreapta Deplasare n celula din extrema stng a unui rnd Deplasare n celula A1 a foii de calcul Deplasare n ultima celul folosit din foaia de calcul (dreapta jos) Deplasare n sus cu un ecran Deplasare n jos cu un ecran Deplasare la dreapta cu un ecran Deplasare la stnga cu un ecran

1.4. Utilizarea barelor de instrumente Barele de instrumente (afiate sub meniu) permit un acces mai rapid la procedurile i comenzile des utilizate. Pentru a lucra cu barele de instrumente este necesar mouse-ul. Pentru utilizarea unei anumite comenzi se execut un clic pe butonul asociat comenzii sau funciei de care avei nevoie. n Excel exist mai multe bare de instrumente, dar nu trebuie folosite toate n acelai timp deoarece se ncarc prea mult ecranul. Este bine s fie vizualizate doar barele care conin comenzi ce trebuie folosite. Exist mai multe bare de instrumente predefinite care pot fi afiate selectnd din
3

meniul View comanda Toolbars. Cele mai folosite bare de instrumente sunt prezentate n continuare: Bara Standard. Conine butoane pentru comenzi de formatare, administrare fiiere i tiprire.

Bara Formatting Conine butoane utilizate pentru formatarea fonturilor, comenzi de aliniere, formate numerice, formatarea marginilor, stabilire culori.

Bara Chart Conine butoane pentru formatarea graficelor.

Bara Pivot Table Conine butoane folosite pentru crearea, actualizarea i organizarea tabelelor pivot

Bara Drawing. Conine butoane pentru desenare.

Bara Forms. Conine butoane prin intermediul crora se pot aduga foii de calcul obiecte cum ar fi: casete de validare, butoane de opiuni, liste de derulare.

Bara Audit. Conine butoane cu comenzi pentru detectarea erorilor uzuale din foile de calcul Excel.

1.5. Afiarea/ascunderea barelor de instrumente Pentru a avea acces la alte comenzi sau pentru a mri spaiul de lucru, barele de instrumente pot fi afiate sau ascunse. Paii care trebuiesc efectuai pentru afiarea/ascunderea barelor de instrumente sunt: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize. 2. Pe ecran este afiat caseta de dialog Customize (figura 1.4) care este alctuit din trei seciuni: Toolbars, Commands i Options. Aceste seciuni sunt activate la apsarea

butoanelor corespunztoare din partea superioar a ferestrei. Se selecteaz butonul Toolbars. Figura 1.4 caseta de dialog Customize seciunea Toolbars n lista Toolbars sunt afiate numele tuturor barelor de instrumente din Excel. Vor fi afiate numai barele de instrumente care sunt marcate. Marcarea/demarcarea se face aplicnd un clic n dreptul casetei din dreptul numelui barei. 4. Se aplic un clic pe butonul Close.
3.

1.6. Adugarea/ascunderea butoanelor dintr-o bar de instrumente Componena unei bare de instrumente se poate modifica. Exist situaii n care la o bar de instrumente trebuie adugat un buton nou sau trebuie ters un buton. Aceste modificri se pot face n seciunea Commands a casetei Customize (figura 1.5). Aceast seciune conine: lista Categories. n aceast list apar toate titlurile de meniuri verticale. lista Commands. La selectarea unui meniu din lista Categories, n lista Commands apar toate comenzile care pot fi aplicate din meniul respectiv.

Figura 1.5 fereastra de dialog Customize seciunea Commands Pentru a aduga un buton nou pe o bar de instrumente: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se selecteaz din lista Categories comanda asociat butonului 4. innd butonul stnga al mouse-ului apsat, se trage mouse-ul n poziia n care trebuie inserat butonul. n poziia n care butonul poate fi adugat cursorul mouse-ului i modific forma apare un cursor n forma literei I 5. Se elibereaz butonul mouse-ului 6. Se selecteaz butonul Close Pentru a terge un buton de pe o bar de instrumente: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se aplic un clic pe butonul care trebuie ters dintr-o bar de instrumente 4. innd butonul stng al mouse-ului apsat, se trage de mouse n interiorul casetei Customize (n orice poziie !) 5. Se elibereaz butonul mouse-ului 6. Se selecteaz butonul Close
5

Pentru a reveni la structura standard a unei bare de instrumente, n seciunea Toolbars a casetei de dialog Customize se selecteaz bara de instrumente respectiv, se verific dac este marcat i se aplic comanda Reset. Este bine ca pentru nceput s fie afiate doar dou bare de instrumente: Standard i Formating. 1.7. Opiuni suplimentare de afiare a butoanelor

Forma butoanelor din barele de instrumente poate fi stabilit n seciunea Options a ferestrei Customize (figura 1.6). Aceast seciune conine: opiunea Large Icons. Dac opiunea este marcat, butoanele vor fi mari, dac nu este marcat butoanele vor fi mici opiunea Show Screen Tips on toolbars. Screen Tips reprezint suprafaa mic, de culoare galben, n care este afiat numele butonului deasupra cruia este poziionat cursorul mouse-ului. Dac opiunea este marcat, numele butonului va fi afiat, dac nu este marcat numele butonului nu va fi afiat. Recomandm ca aceast opiune s fie marcat lista Menu animations. Din aceast list se selecteaz modul de deschidere a meniurilor. Opiunile sunt: None - modul normal de deschidere. Nu se aplic nici un efect Random - meniurile se deschid aleator (o parte oarecare mai nti) Unfold - modul de deschidere seamn cu o despturire Slide - deschiderea d senzaia de alunecare Figura 1.6 fereastra de dialog Customize seciunea Options

CAPITOLUL 2 INTRODUCEREA l EDITAREA DATELOR

2.1. Introducerea i editarea datelor Pe msur ce datele sunt introduse de la tastatur, ele apar n celula activ, dar i ntr-o zon de deasupra foii de calcul, numit bar de formule (Figura 2.1). Dac bara de formule nu este afiat, din meniul View se selecteaz comanda Formula Bar. Figura 2.1- bara de formule n bara de formule apare o bar clipitoare care indic locul unde va aprea urmtorul caracter tastat. Introducerea datelor se termin fie apsnd tasta <Enter>, fie activnd o alt celul (cu mouse-ul, cu sgei, cu <Tab> etc.). Dac introducerea nu se termin corect urmtoarele comenzi nu vor mai putea fi aplicate.
6

2.2. Introducerea textelor Datele de tip text includ caractere alfabetice, numere i simboluri. Pentru a introduce text ntr-o celul se selecteaz celula, se scrie textul i apoi se valideaz prin ap sarea tastei <Enter>. ntr-o celul se pot introduce cel mult 255 caractere. Textul introdus este aliniat n celul la stnga. Dac un numr trebuie introdus ca text (de exemplu un cod potal) naintea datelor trebuie introdus un apostrof. Dac textul este prea lung i nu ncape n celula activ, partea n exces va fi afiat n celula adiacent dreapt, dac aceasta este liber; dac nu este liber, va fi afiat doar textul care ncape n celula activ. Pentru a putea afia textul n ntregime trebuie mrit dimensiunea coloanei active. Pentru a modifica dimensiunea unei coloane se poziioneaz cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei coloanei. Forma cursorului se va modifica ( ). Se trage de acest cursor i se elibereaz butonul mouse-ului cnd se ajunge la dimensiunea dorit. O alt metod este aplicarea unui dublu clic cnd apare acest cursor; n acest mod coloana va avea dimensiunea textului de lungime maxim din coloan. 2.3. Introducerea numerelor Numerele sunt valori care conin caracterele 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + * /. Pentru a introduce un numr, se selecteaz celula dorit, se scrie numrul i se apas <Enter>. Dac ntr-o celul se introduce un numr prea lung, Excel ncearc s-l afieze n format exponenial (1.53E+08=1.53*108). Dac numrul nu poate fi afiat nici n format exponenial atunci n celul apare #######. n acest caz pentru a putea vizualiza numrul se va mri dimensiunea coloanei folosind metoda prezentat la introducerea textelor. n Excel exist mai multe formate numerice. Cteva din acestea sunt prezentate n tabelul de mai jos: Format Afiare General 12345.6 Number 12345.60 Currency $1,234.78 Comma 12,345.6 Percent 123.454 % Scientific (Exponential) 1.23E+04 Fraction 12 3/4 Time/False True/False Pentru introducerea unei fracii, trebuie scris numrul ntreg, urmat de un spaiu i fracia respectiv. Dac trebuie introdus numai partea fracionar, se scrie zero, spaiu i fracia. Astfel, Excel poate interpreta datele introduse ca fiind n format dat. ntr-o celul numerele sunt aliniate la dreapta. 2.4. Introducerea datelor i orelor Valorile de tip or pot fi introduse n urmtoarele formate: Ora Format 15:31 h:mm 15:31:45 h:mm:ss 8:31 PM h:mm:AM/PM 3.31:45 PM h:mm:ss AM/PM La introducerea datelor trebuie s fim ateni ce sistem de introducere a datelor este folosit pe calculatorul pe care l folosim. n continuare vom folosi sistemul american de introducere a datelor, marea majoritate a calculatoarelor fiind setate pe sistemul respectiv. Valorile introduse corect vor apare n bara de formule n formatul lun/zi/an, indiferent de stilul de formatare a celulei. Alte formate de introducere a datelor sunt: Date Format 7/8/98 M/d/yy 8-Jul-98 d-mmm-yy 8-Jul d-mmm (va fi folosit anul din data sistemului de calcul) Jul-98 mmm-yy 7/8/98 09 09:45 M/d/yy h:mm
7

Excel nregistreaz datele i orele sub form de numere. Fiecrei date i ore i este ataat un numr. Aceste numere se numesc numere seriale. Numai formatul de afiare este de tip dat sau or. Folosind aceast codificare, o dat reprezint numrul de zile care despart data de 1.01.1900 de data specificat; ora reprezint o fraciune zecimal din 24 de ore. Numerele seriale au proprietatea c permit calcularea zilelor scurse ntre dou date specificate sau a duratelor dintre dou momente de timp. Numerele seriale ataate datelor sunt numere ntregi, cele ataate orelor sunt numere subunitare. Exemple: Data Numr serial Ora Numr serial 1-01-1900 1 0:0:0 0 2-01-1900 2 12:00:00 0.5 1-08-1998 36008 23:59:59 0.99 Implicit datele i orele se aliniaz n celule la dreapta. Dac o dat nu este introdus corect ea este transformat n text 4 informaia din celul va fi aliniat la stnga. Acest mod reprezint o metod foarte simpl de a verifica dac datele sau orele au fost introduse corect. n unele cazuri, dei a fost utilizat un format corect pentru valori de tip dat sau or, rezultatul afiat apare sub form de numr. Acest lucru se ntmpl cnd celula respectiv a fost formatat anterior cu un format altul dect General. n acest caz celulei respective trebuie s i se aplice formatul dat sau or corespunztor (vezi lecia 3). 2.5. Efectuarea modificrilor Dac datele dintr-o celul au fost introduse greit acestea se pot corecta n modul urmtor: Se activeaz celula care conine datele care trebuie modificate. Se apas tasta <F2> sau se aplic un clic n linia de formule n dreptul locului unde trebuie fcute modificri. Se fac operaiile de tergere i inserare necesare. Pentru a muta punctul de inserie se folosesc tastele sgei. Pentru tergere se pot folosi tastele <Backspace> pentru a terge un caracter la stnga, i <Delete> pentru a terge un caracter la dreapta. Se apas tasta <Enter>. 2.6. Selectarea, copierea i mutarea celulelor Cnd o celul este activ, cursorul mouse-ului poate lua trei forme: Aceast form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat n interiorul celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de selecie a celulelor Aceast form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat pe conturul celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de mutare a celulelor Aceast form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat n colul din dreapta-jos celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de copiere a celulelor 2.7. Selectarea celulelor Celulele pot fi selectate n dou moduri: cu tastatura i cu mouse-ul. Selectarea celulelor cu tastatura Pentru a selecta un domeniu de celule cu ajutorul tastaturii, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se activeaz celula din colul din stnga-sus al domeniului. 2. Celulele se selecteaz folosind combinaiile de taste: <Shift>+ , <Shift>+, <Shift>+ , <Shift>+. Celulele selectate apar n video-invers. Excepie face prima celul selectat. Selectarea celulelor cu mouse-ul Pentru a selecta un domeniu de celule alturate, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se aplic un clic pe celula din colul din stnga-sus al domeniului. 2. innd butonul stng al mouse-ului apsat, se trage de mouse spre colul din dreapta-jos al domeniului. Celulele selectate apar n video-invers. Excepie face prima celul selectat. 3. Se elibereaz butonul mouse-ului.
8

1.
2. 3.

4.

Pentru a selecta celule care nu sunt alturate se ine apsat tasta <Ctrl> n timp ce se aplic un clic de mouse pe celulele individuale. Pentru a selecta un rnd ntreg sau o coloan de celule se aplic un clic pe eticheta de rnd sau de coloan. 2.8. Copierea datelor Prin copiere, datele originale rmn la locul lor, copia lor fiind plasat n locul indicat de utilizator. Pentru a realiza operaia de copiere, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie copiate. 2. Se aplic comanda Edit, Copy. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste. Pentru a copia date n celule alturate, se poate utiliza i o alt metod, mai rapid: 1. Se selecteaz celula care trebuie copiat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta-jos al celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei cruci subiri, se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de mouse peste celulele n care se vor copia datele. 2.9. Mutarea datelor Prin mutare datele sunt luate din poziia iniial i sunt plasate n noua locaie. Pentru a realiza operaia de mutare, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie mutate. 2. Se aplic comanda Edit, Cut. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste. O alt metod, mai rapid, este urmtoarea: 1. Se selecteaz celula care trebuie mutat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe conturul celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei sgei, se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de mouse n noua poziie a datelor. CAPITOLUL 3 FORMATAREA FOILOR DE CALCUL 3.1. Formatarea foilor de calcul Aspectul informaiilor din celulele unei foi de calcul poate fi modificat prin utilizarea comenzii Format, Cells. La lansarea acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Format Cells (figura 3.1).

Figura 3.1 - caseta de dialog Format Cells seciunea Number

9

Coninutul casetei variaz n funcie de butonul selectat n partea superioar a ferestrei. Opiunile posibile sunt: Number - pentru modificarea formatului numerelor Alignment - pentru modificarea tipului de aliniere din celul Font - pentru modificarea fonturilor Borders - pentru adugarea de chenare n jurul celulelor Patterns - pentru stabilirea culorii de fond n celul Protection - pentru protejarea informaiilor din celul

10

3.2. Modificarea formatului numerelor Excel ofer o palet larg de formate numerice, care sunt prezentate n tabelul urmtor: Format numeric Exemple Descriere General 10.7 (-10.7) Excel afieaz valoarea aa cum este introdus. 3400.50 Formatul prestabilit Number are dou zecimale. Numerele negative apar Number (-120.39) scrise cu rou i ntre paranteze, precedate de semnul minus. Currency $3,400.50 Formatul prestabilit Currency are dou zecimale i simbolul dolarului. (Valut) ($3,400.50) Numerele negative apar scrise cu rou i ntre peranteze. Acest format este folosit pentru a alinia simbolul dolarului i zecimalele n Accounting $3,400.00 coloan. Formatul Accounting prestabilit conine dou zecimale i (Contabilitate) $978.21 simbolul pentru dolar. Date Formatul Date prestabilit cuprinde ora i ziua separate de o bar oblic(/); 11/7 (Dat) se poate selecta ns i un alt format din cele disponibile. Formatul Time prestabilit conine ora i minutele separate de dou Time (Ora) 10:00 puncte; se poate opta ns i pentru afiarea secundelor, sau a indicatorilor AM i PM. Formatul Percentage prestabilit cuprinde dou zecimale. Excel nmulete Percentage 99.50% valoarea din celul cu 100 4 afieaz rezultatul nsoit de simbolul pentru (Procent) procent Fraction Formatul Fraction permite afiarea numerelor sub form de fracie. (Fracie) Scientific Formatul Scientific prestabilit cuprinde dou zecimale. Folosii acest 3.40E+03 (tiinific) format pentru afiarea numerelor n format tiinific. Folosii formatul Text pentru a afia att text ct i numere, n aceeai Text 135RV90 celul. Excel va afia exact exact ceea ce introducei dumneavoastr. Acest format este conceput special pentru afiarea codurilor potale, a Special 02110 numerelor de telefon i a codurilor personale, astfel nct s nu fie necesar folosirea unor caractere speciale, cum ar fi liniuele Formatul Custom este folosit pentru a crea propriul format numeric. Se pot folosi codurile pentru formatare din lista Type, care pot fi modificate. Custom 00.0% Simbolul # reprezint un marcaj de rezervare pentru un numr, 0 (Personalizat) reprezint un marcaj de rezervare pentru zero, ? pentru adugarea unui spaiu Dup ce se stabilete formatul numeric adecvat, se efectueaz paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule ce conine valorile care trebuie formatate. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Format Cells figura 3.1). 3. Se aplic un clic pe butonul Number. 4. Din lista Category, se selecteaz formatul numerelor care va fi folosit. 5. n partea dreapt a casetei se efectueaz modificrile dorite pe formatul selectat. De exemplu se poate stabili numrul de zecimale cu care va fi afiat numrul (n lista Decimal places), sau modul n care vor fi afiate numerele negative (n lista Negative numbers). 6. Se aplic un clic pe butonul OK, sau se apas tasta Enter. Excel va reformata celulele selectate conform opiunilor alese. Dac se introduce o dat calendaristic ntr-o celul formatat cu formatul Number, data va aprea ca numr (numrul serial al datei). Pentru a rezolva problema, se modific formatul celulei din Number n Date. Eliminarea formatului numeric dintr-o celul sau domeniu de celule se realizeaz aplicnd formatul Genaral. 3.3. Utilizarea butoanelor pentru formatarea numerelor Bara de instrumente de formatare conine mai multe butoane pentru stabilirea formatelor numerice:
11

Buton

Denumire Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal

Exemplu $1200.90 20.90% 1,200.90 Adaug o zecimal

Decrease Decimal Elimin o zecimal Pentru a folosi unul dintre aceste butoane, se selecteaz celula sau domeniul care trebuie formatate, apoi se aplic un clic pe butonul dorit 3.4. Modificarea tipului de aliniere din celule La introducerea datelor ntr-o foaie de calcul din Excel, acestea sunt aliniate n mod automat: textul este aliniat la stnga, iar numerele la dreapta. Att textul ct i numerele sunt plasate iniial la baza celulelor. n Excel se poate modifica alinierea datelor din celule att pe vertical ct i pe orizontal. Modul de aliniere a informaiilor se poate modifica din seciunea Alignment a casetei de dialog Format Cell. Pentru a schimba modul de aliniere a informaiilor, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care conine datele care trebuie aliniate 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells. 3. Se aplic un clic pe butonul Alignment. Pe ecran vor aprea opiunile pentru aliniere(figura 3.2):

Figura 3.2 - caseta de dialog Format Cells - seciunea Alignment Elementele acestei casete sunt: seciunea Text alignment care conine: caseta Horizontal - n care se specific modul de aliniere pe orizontal. Opiunile cele mai folosite sunt: General - modul de aliniere implicit Left - aliniere la stnga n celul Center - centrare n celul Right - aliniere la dreapta n celul Center Across Selection - centrare ntr-un domeniu de celule. caseta Vertical - n care se specific modul de aliniere pe vertical n celul. Opiunile cele mai folosite sunt: Top - textul se aliniaz fa de marginea de sus a celulei. Bottom - textul este centrat pe vertical.
12

Center - textul se aliniaz fa de marginea de jos a celulei. seciunea Orientation. n aceast seciune se specific unghiul sub care va fi afiat textul n celul. seciunea Text control. Aceast seciune conine trei opiuni: Wrap Text. n mod normal Excel afieaz textul dintr-o celul pe un singur rnd. Cu opiunea Wrap Text, textul dintr-o celul poate fi afiat pe mai multe rnduri, fr a modifica limea celulei. Shrink to Fit. Aceast opiune adapteaz fontul textului la limea celulei curente. Dac se modific limea celulei, mrimea fontului crete sau se micoreaz n mod corespunztor. Merge Cells. Cu aceast opiune se unesc mai multe celule. 4. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta Enter.

3.5. Utilizarea butoanelor pentru aliniere O metod rapid pentru alinierea informaiilor din celule presupune folosirea butoanelor de aliniere de pe bara cu instrumente de formatare. Aceste butoane sunt: Aliniere la stnga Centrare Aliniere la dreapta Unire i centrare

3.6. Modificarea fonturilor Cnd se introduc date n Excel, acestea sunt formatate automat folosind fontul implicit (de obicei Arial). Aspectul textului poate fi modificat folosind caseta de dialog Format Cells. Pentru a modifica fonturile n Excel, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule ce conine datele care trebuie formatate. 2. Se aplic comanda Format, Cells. 3. Se selecteaz butonul Font din partea superioar a casetei. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 3.3): Figura 3.3 - caseta de dialog Format Cells - seciunea Font

Elementele acestei casete sunt: caseta Preview. n aceast caset pot fi observate modificrile care se fac n celelalte cmpuri ale casetei de dialog. lista Font. Aceast list conine toate fonturile disponibile. De aici se selecteaz fontul dorit. lista Font Style. Aceast list conine stilurile corpului de liter care pot fi aplicate
13

caracterelor: Bold, Italic, Regular, Bold Italic. lista Size. n aceast list se stabilete nlimea n puncte a caracterelor. lista Underline. Aceast list conine mai multe stiluri de subliniere. Lista conine i opiunea None, a crei selectare are ca efect anularea unei sublinieri. lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea de scriere a literelor. zona Effect. n aceast zon pot fi specificate o serie de efecte speciale, prin marcarea uneia sau mai multor opiuni propuse de Excel: Strikethrough - este trasat o linie la mijlocul literelor. Superscript - caracterele sunt scrise mai sus 4 mai mici, ca un exponent. Subscript - caracterele sunt scrise mai jos i mai mici, ca un indice. 4. Se selecteaz opiunile dorite. 5. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta Enter. 3.7. Modificarea fonturilor cu ajutorul butoanelor O metod mai rapid de modificare a atributelor textului presupune folosirea butoanelor de pe bara de instrumente de formatare: Butonul Font care se poate selecta fontul dorit. Butonul Size: caracterelor. Butonul Bold: scris normal. Butonul Italic: scris normal. La ap sarea acestui buton apare lista fonturilor disponibile, din

La apsarea acestui buton apare o list din care se stabilete nlimea n puncte a Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere ngroate, dac nu textul este Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere aplecate, dac nu textul este

Butonul Underline: Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere subliniate, altfel textul este scris normal. Folosind butoanele Bold, Italic i Underline se pot aplica mai multe stiluri de scriere (orice combinaie dintre ele). Activarea/ dezactivarea unui stil se face aplicnd un clic pe butonul respectiv. Butonul Font Color : La ap sarea acestui buton apare o list din care se selecteaz culoarea de scriere a literelor. Pentru a modifica atributele textului cu ajutorul butoanelor se vor efectua paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul ce conine textul al crui aspect trebuie modificat. 2. Se selecteaz butonul corespunztor. 3.8. Adugarea de chenare la celule n mod normal liniile de reea din jurul celulelor nu sunt tiprite. Excel ofer facilitatea de a aduga chenare celulelor selectate sau unui ntreg domeniu de celule. Chenarul poate aprea pe cele patru laturi ale celulei sau numai pe laturile specificate. Pentru a aduga chenare la o celul sau unui domeniu de celule, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula (celulele) n jurul creia (crora) se va trasa chenarul. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells(figura 3.4), din care se selecteaz butonul Borders. Elementele din aceast seciune sunt: lista Line. Din aceast list se selecteaz tipul liniilor cu care va fi trasat chenarul. lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea liniilor cu care va fi trasat chenarul. zona Presets. n aceast zon exist trei butoane: None. Dac n jurul unei celule sau a unui domeniu exist un chenar, acesta este anulat cu opiunea None. Outline. n cazul n care a fost selectat un domeniu de celule, liniile de reea vor fi trasate doar n jurul zonei selectate. Nu sunt trasate liniile din interiorul domeniului. Inside. Acest buton este activ doar dac este selectat un domeniu de celule. Efectul obinut este trasarea liniilor de reea n interiorul zonei selectate.
14

Figura 3.4 - caseta de dialog Format Cells - seciunea Border zona Border. n aceast zon exist mai multe butoane, cu ajutorul crora se poate modifica aspectul chenarului. Simbolul fiecrui buton sugereaz linia din chenar asupra creia se vor efectua modificri. Dac butonul este apsat linia va fi trasat, dac nu este apsat linia nu va fi trasat. Pentru a modificarea culorii sau a tipului de linie se selecteaz din listele Style i Color aceste atribute, dup care se folosete butonul corespunztor din zona Border. 3. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta Enter.

Figura 3.5 - caseta de dialog Format Cells - seciunea Patterns 3.9. Adugarea chenarelor cu ajutorul butoanelor Pentru a aduga rapid chenare n jurul celulelor, se poate utiliza butonul Borders de pe bara de instrumente de formatare. La ap sarea sgeii din dreptul acestui buton apare o list din care se selecteaz tipul de chenar care trebuie aplicat. Dac se apas pe buton (nu pe sgeat) se va aplica ultimul tip de chenar selectat. 3.10. Stabilirea culorii de fundal din celule Pentru a obine diverse efecte, n Excel se pot aduga culori de fundal celulelor din foile de calcul. Pentru a aplica culori n fundalul celulelor, se vor efectua paii urmtori:
15

Se selecteaz celula sau domeniul de celule creia la care se va aplica o culoare de fundal. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Format Cells(figura 3.5), din care se selecteaz butonul Patterns. Elementele din aceast seciune sunt: lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea pentru fundal. lista Pattern. Din aceast list se selecteaz textura i culoarea texturii care se aplic deasupra culorii de fundal. zona Sample. n aceast zon se poate observa efectul opiunilor selectate. 3. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta Enter. 3.11. Stabilirea culorii de fundal cu ajutorul butoanelor Pentru a aduga rapid culoarea de fundal ntr-o celul sau domeniu, se poate utiliza butonul Fill Color de pe bara de instrumente de formatare. La apsarea sgeii din dreptul acestui buton apare o list din care se selecteaz culoarea de fundal care trebuie aplicat. Dac se apas pe buton (nu pe sgeat) se va aplica ultima culoare selectat. CAPITOLUL 4 UTILIZAREA FORMULELOR N EXCEL 4.1. Utilizarea formulelor n Excel Microsoft Excel a fost creat special pentru efectuarea de calcule numerice. Pentru a indica programului modul de calcul trebuie scrise formule. Formulele sunt formate, de regul, din adrese de celule, valori i operatori matematici. La efectuarea calculelor sunt respectate toate regulile algebrice: prioritatea operaiilor de nmulire i mprire, a parantezelor etc. Toate formulele se introduc cu semnul = n fa. Dac se omite semnul =, Excel consider c n celula respectiv a fost introdus un text. n continuare sunt prezentai principalii operatori utilizai n Excel. Operatori aritmetici Operator Scop scdere + adunare * nmulire / mprire % procente ^ ridicare la putere Operatori de text Folosind operatorii pentru text se pot concatena texte cuprinse ntre ghilimele ("") sau texte din celule diferite. De exemplu dac se scrie formula ="Total vnzri: "$B4 rezultatul este Total vnzri: 28, dac celula B4 are valoarea 28. Operatori pentru comparaii Pentru a compara rezultatele se pot folosi operatorii pentru comparaii: Operator Scop = egal cu < mai mic dect > mai mare dect <= mai mic sau egal cu >= mai mare sau egal cu <> diferit de Pentru introducerea unei formule se execut paii urmtori: 1. Se selecteaz celula n care trebuie s apar rezultatul formulei; 2. Se scrie formula precedat de semnul =. 3. Se apas tasta <Enter> Dup apsarea tastei <Enter> n celul apare automat rezultatul calculelor. Dac celula care conine formula este selectat din nou, se constat: n bara de formule este afiat formula de calcul; n celul apare rezultatul.
16

1.

Exemplu: O foaie de calcul conine urmtoarele valori: n celula A1 valoarea 7; n celula B1 valoarea 3. Dac n celula C1 se scrie formula =A1+B1, dup apsarea tastei <Enter> n celul se va afia rezultatul 10 (=7+3). Excel poate fi setat astfel nct i n celule s fie afiate formulele. Pentru aceasta trebuie efectuai paii urmtori: 1. Se aplic comanda Tools, Options. 2. Se selecteaz butonul View (figura 4.1). 3. n zona Window Options se aplic un clic n cmpul Formulas, pentru a-l marca. 4. Se selecteaz butonul OK. Vizualizarea formulelor din celulele unei foi de calcul ar fi necesar doar n cazul n care trebuie vizualizate toate formulele deodat (pentru tiprire sau corecii). Pentru revenirea la situaia n care n celule apar rezultatele formulelor se aplic procedura anterioar, numai c se va demarca cmpul Formulas.

Figura 4.1 caseta de dialog Options seciunea View 4.2. Copierea formulelor La copierea unei formule aceasta este adaptat, pentru a corespunde poziiei celulei n care va fi copiat. De exemplu, dac se copiaz formula =A1+B1 din celula C1 n celula D1, aceasta va fi adaptat pentru coloana D, devenind =B1+C1. La copierea n celula C2, aceasta devine =A2+B2. Dac se copiaz o formul pe aceeai linie, toi indicatorii de linie din celulele formulei rmn neschimbai. Indicatorii de coloan se modific. Peste o coloan la dreapta, indicatorii de coloan se modific cu o liter, peste dou coloane cu dou litere etc. Dac se copiaz o formul pe aceeai coloan, prin copiere rmn neschimbai indicatorii de coloan. n schimb se modific indicatorii de linie. Cu o linie mai jos indicatorii de linie cresc cu 1, peste dou linii cu 2 etc. Exemplu: n celula A5 se introduce formula =B2. Excel tie c n celula A5 este folosit o celul care se gsete cu trei rnduri mai sus i o coloan la dreapta.

17

Prin copierea formulei din A5 n C8, Excel actualizeaz indicatorii de linie i de coloan astfel nct n celula C8 va fi referit o celul care se gsete tot cu trei rnduri mai sus i o coloan la dreapta, dar fa de C8. Deci formula din aceast celul va fi =D5. Pentru a copia o formul ntr-un domeniu de celule alturat, se efectueaz urmtorii pai: 1. Se aplic un clic pe celula care conine formula ce trebuie copiat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta jos al celulei. 3. Cnd cursorul i modific forma (apare un cursor de forma unei cruci mici) seapas butonul stng al mouse-ului i se trage de cursor peste celulele n caretrebuie copiat formula. Formulele pot fi copiate i n celule neadiacente, folosind comenzile Copy i Paste: 1. Se aplic un clic pe celula care conine formula; 2. Se aplic comanda Edit, Copy; 3. Se aplic un clic pe celula n care se face copierea; 4. Se aplic comanda Edit, Paste. 4.3. Aplicaie Un fond mutual deine aciuni la mai multe societi comerciale. Pentru fiecare tip de aciune se cunosc: valoarea de cumprare, valoarea curent de pe pia i numrul de aciuni cumprate. S se calculeze profitul (sau pierderea) pentru fiecare tip de aciune. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 4.2) A 1 2 3 4
Aciune

B
Numr de aciuni cumprate 2000 3000 5000

C
Valoare de cumprare 700 900 2000

D
Valoare curent 1000 700 2100

E
Profit/pierdere 600000 -600000 500000

Figura 4.2 Foaia de calcul creat conine urmtoarele informaii: n coloana A numele aciunilor; n coloana B numrul de aciuni cumprate; n coloana C valoarea la cumprare a aciunilor; n coloana D valoarea curent a aciunilor; n coloana E se va calcula profitul sau pierderea pentru fiecare aciune. n celula E2 se va introduce formula =B2*(D2-C2). Se copiaz formula din E2 n domeniul E3:E4, astfel: 1. Se aplic un clic n celula E2; 2. Se poziioneaz cursorul n colul din dreapta jos al celulei; 3. Cnd cursorul i modific forma (apare un cursor de forma unei cruci mici +) se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de cursor peste celulele E3 i E4. 4.4. Utilizarea adreselor absolute Aa cum am vzut, la copierea unei formule Excel adapteaz indicatorii de linie i de coloan ai celulelor (referinele celulei) n funcie de noua poziie din foaia de calcul. Modul de adresare al celulelor folosit pn n prezent (notaia A7) folosete sistemul de adresare relativ. Exist multe situaii n care, prin copierea unor formule, unele celule trebuie s rmn fixe (nu trebuie s se modifice indicatorii de linie/coloan). n acest caz se folosete sistemul de adresare absolut. n faa indicatorilor care nu trebuie s se modifice se pune simbolul $. De exemplu $A$7. Exemplu: n celula A5 se introduce formula =$B$2. Dup copierea formulei din A5 n C8, n celula C8 formula va fi tot =$B$2. Prin copiere nu s-a modificat nici indicatorul de linie, nici cel de coloan. La copierea pe linie/coloan indicatorii de linie/coloan nu se modific. n aceste cazuri formulele pot conine referiri mixte: A$7 linia este adresat absolut, coloana relativ. $A7 linia este adresat relativ, coloana absolut.
18

4.5. Aplicaie La firma XYZ preurile sunt stabilite n $. Datorit modificrii cursului de schimb, trebuie s recalculeze destul de frecvent preul n lei al produselor sale. S se proiecteze o foaie de calcul astfel nct preul n lei s se calculeze automat la modificarea cursului de schimb. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 4.3): A B C 12,5 lei 1 Curs de schimb
2 3 4 5 6 Produs Calculator Imprimanta Mouse Pre ($) 1000 350 15 Pre (lei) 12500 4375 187,5

Figura 4.3 Dac n celula C4 s-ar introduce formula =B4*B1 (preul n lei * cursul de schimb) i aceast formul s-ar copia n C5 i C6, rezultatele nu ar fi corecte. n C5 s-ar obine valoarea 0, iar n C6 #N/A. Dac analizm formulele din aceste celule constatm c: celula C5 conine formula =B5*B2 (B4 s-a transformat n B5, iar B1 n B2); celula C6 conine formula =B6*B3 (B4 s-a transformat n B6, iar B1 n B3). Formulele corecte din aceste celule ar trebui s fie =B5*B1, respectiv =B6*B1. Deci celula B1 nu trebuie s se modifice atunci cnd este copiat. Pentru a realiza acest lucru celula B1 trebuie referit absolut. Deci trebuie introdus simbolul $ n faa indicatorului de linie. Formula corect care trebuie introdus n celula C4 este =B4*B$1. La copierea acestei formule n C5 i C6 se constat c formulele din aceste celule sunt corecte. Celula C5 conine formula =B5*B$1, iar celula C6 conine formula =B6*B$1. CAPITOLUL 5 INTRODUCEREA l EDITAREA DATELOR 5.1. Utilizarea funciilor n Excel Excel ofer peste 200 de funcii (formule predefinite), care permit crearea unor formule complexe pentru o mare diversitate de aplicaii: tiinifice, inginereti, de afaceri etc. O funcie este definit de numele 4 argumentele ei. Argumentele unei funcii se introduc ntre paranteze. n cazul n care se folosesc mai multe argumente, acestea se separ prin virgul. Funcia SUM, de exemplu, adun toate numerele dintr-un domeniu de celule. Adresa celulelor specificate formeaz argumentul funciei: =SUM(A1:B2) argumentul funciei numele funciei Dac o funcie nu are nici un argument, se scriu totui parantezele, numai c ntre ele nu se va mai nota nimic. De asemenea, funciile pot conine att argumente obligatorii, ct i, argumente opionale. Cel mai folosit tip de argument este cel numeric, dar argumentele pot fi 4 de tip text, dat, or sau matrice. Dac un text este folosit ca argument ntr-o funcie, el trebuie introdus ntre ghilimele. Datorit numrului mare de funcii ncorporate n Excel acestea au fost grupate n mai multe categorii: - Funcii matematice - Funcii financiare - Funcii logice - Funcii de cutare - Funcii de lucru cu texte - Funcii pentru lucrul cu date i ore. - Funcii statistice, etc. Pentru a introduce o funcie n Excel se poate utiliza una din urmtoarele metode: 1. Funcia este scris de utilizator. n acest caz se presupune c utilizatorul tie sintaxa funciei.
19

Figura 5.1- caseta de dialog Paste Function 2. Funcia este introdus folosind aplicaia Function Wizard, care se lanseaz la aplicarea comenzii Insert, Function. Pe ecran va aprea caseta de dialog Paste Function (figura 5.1). n lista Function Category sunt afiate categoriile de funcii ncorporate n Excel, iar n lista Function Name sunt trecute n ordine alfabetic funciile existente pentru categoria selectat. Dup selectarea unei funcii, se aplic un clic pe butonul OK pentru a trece la urmtoarea caset de dialog (figura 5.2).

Figura 5. 2 n caseta de dialog a funciei alese (figura 5.2), trebuie introduse argumentele necesare pentru funcia respectiv. Casetele text pentru argumente trebuie s conin valori sau referine de celule. Funcia se termin de introdus selectnd butonul OK. n continuare vor fi prezentate funciile Excel ntlnite mai frecvent, grupate pe categorii. 5.2. Funcii matematice Funciile matematice constituie infrastructura oricrei foi de calcul. Majoritatea funciilor tiinifice i inginereti pot fi regsite n grupele funciilor matematice. ABS (numr) Funcia ABS returneaz valoarea absolut a unui numr. Exemple: ABS (-5) va returna valoarea 5, ABS (5) va returna valoarea 5 EXP (numr) Funcia EXP calculeaz exponeniala unui numr (e ridicat la puterea specificat de argumentul numr). Exemplu: EXP (0) va returna valoarea 1 LN (numr) Funcia LN calculeaz logaritmul natural al numrului specificat. Exemplu: LN (1) va returna valoarea 0 INT (numr) Funcia INT rotunjete un numr pn la cea mai apropiat valoare ntreag. Exemple: INT (7.6) va returna valoarea 7
20

INT (-7.6) va returna valoarea 8 MOD (a, b) Funcia MOD calculeaz restul (modulul) lui a mprit la b. Dac b este 0, se va afia valoarea de eroare #DIV/0. Exemplu: MOD (7, 6) va returna valoarea 1 MOD (32, 15) va returna valoarea 2 POWER (a, b) Funcia POWER efectueaz ridicarea unui numr a la puterea b. Exemplu: POWER (2, 2) va returna valoarea 4 RAND( ) Funcia RAND furnizeaz un numr aleator ntre 0 i 1. Funcia nu accept argumente. Apsarea tastei F9 va produce generarea altor numere. ROUND (numr, numr de zecimale) Funcia ROUND rotunjete numrul specificat n primul argument la numrul de zecimale specificat n al doilea argument. Exemplu: ROUND (753.345, 2) va returna valoarea 753.35 ROUND (753.342, 2) va returna valoarea 753.34 ROUNDUP (numr, numr de zecimale) Funcia ROUNDUP rotunjete n sus numrul specificat n primul argument, cu numrul de zecimale specificat n al doilea argument. Exemplu: ROUNDUP (7.49, 1) va returna valoarea 7.5 ROUNDDOWN (numr, numr de zecimale) Funcia ROUNDDOWN rotunjete n jos numrul specificat n primul argument, cu numrul de zecimale specificat n al doilea argument. Exemplu: ROUNDDOWN (7.49, 1) va returna valoarea 7.4 SQRT (numr) Funcia SQRT extrage rdcina ptrat din argumentul specificat. Exemplu: SQRT (4) va returna valoarea 2 SUM (numr1, numr2, ) Funcia SUM calculeaz suma tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule individuale sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele numerice sunt ignorate. Un domeniu de celule este specificat prin celula din colul stng sus al domeniului, separatorul : i celula din colul drept jos al domeniului. Exemplu: SUM (A1:B3) va calcula suma valorilor din celulele A1, A2, A3,B1,B2, B3 AVERAGE (numr1, numr2, ) Funciile AVERAGE calculeaz media aritmetic a tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele nenumerice sunt ignorate. Exemplu: AVERAGE (A1:B3) va calcula media aritmetic a valorilor din celulele A1,A2,A3, B1, B2, B3. COUNT (numr1, numr2, ) Funcia COUNT numr n argumentele specificate celulele care conin numere. Funcia poate avea ntre 1 4 30 de argumente. Exemplu: COUNT (A2:A5) va returna valoarea 3 atunci cnd domeniul A2:A4 conine numerele 2,3,4, iar celula A5 este goal. MAX (numr1, numr2, ) Funcia MAX returneaz valoarea celui mai mare argument. Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate. Exemplu: MAX (A1:A3) va returna valoarea 10, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10,7,4. MIN (numr1, numr2, ) Funcia MIN returneaz valoarea celui mai mic argument. Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate. Exemplu: MIN (A1:A3) va returna valoarea 1, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10,7,4. IF (condiie, valoare adevrat, valoare fals) Funcia IF evalueaz o condiie. Dac condiia este adevrat, funcia va returna al doilea argument - valoarea adevrat. Dac condiia este fals, funcia va returna al treilea argument - valoarea fals. Exemplu: IF (A1<A2, "mai mic", "mai mare") va returna textul mai mic dac celula A1 conine valoarea 7 i celula A2 conine valoarea 10.

21

5.3. Funcii logice Funciile logice sunt folosite n cazurile n care trebuie evaluate mai multe condiii. n general, aceste funcii nu se folosesc singure, ele apar ca argumente la alte funcii (de exemplu n funcia IF). AND (condiia1, condiia2, ) Funcia AND returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac toate condiiile specificate n argumente sunt adevrate. Dac cel puin o condiie nu este adevrat, funcia AND va returna valoarea fals (FALSE). Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. OR (condiia1, condiia2, ) Funcia OR returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac cel puin o condiie din cele specificate n argumente este adevrat. Dac nici o condiie nu este adevrat, funcia OR va returna valoarea fals (FALSE). Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. NOT (condiie) Funcia NOT returneaz valoarea adevrat dac condiia este fals 4 dac condiia este adevrat. 5.4. Funcii text Funciile text permit manipularea informaiilor de tip text. Datele din foile de calcul pot fi concatenate pentru a alctui titluri, propoziii, etichete. CHAR (numr) Funciile CHAR returneaz caracterul care corespunde codului ASCII specificat ca argument. Exemplu: CHAR (65) va returna caracterul A. CONCATENATE (text1, text2, ) Funcia CONCATENATE efectueaz reuniunea tuturor argumentelor (cel mult 30). Exemplu: CONCATENATE ("Microsoft", "Excel") va returna textul Microsoft Excel. EXACT (text1, text2) Funcia EXACT compar textele text1 i text2. Dac acestea sunt identice funcia va returna valoarea adevrat (TRUE), astfel se va reine valoarea logic FALSE. Funcia face distincie ntre literele mici i mari. FIND (text-cutat, surs, start-num) Funcia FIND caut primul argument, text-cutat n textul din al doilea argument surs, ncepnd cu poziia specificat de start-num. n cazul n care acesta este gsit, funcia FIND returneaz poziia de nceput a textului cutat. Dac argumentul start-num este n afara limitelor sau dac nu este gsit o valoare, se va afia codul de eroare #VALUE. Dac argumentul start-num nu este specificat, se presupune c acesta are valoarea 1. Exemplu: FIND (B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dac celula B12 conine caracterul C. LEFT (text, num-car) Funcia afieaz primele num-car caractere din partea stng a unui text. Argumentul num-car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va presupune c este egal cu 1. Exemplu: LEFT (A1, 5) va returna valoarea Micro dac n celula A1 se gsete textul Microsoft. RIGHT (text, num-car) Funcia afieaz primele num-car caractere din partea dreapt a unui text. Argumentul num-car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va presupune c este egal cu 1. Exemplu: RIGHT (A1, 4) va returna valoarea soft dac n celula A1 se gsete textul Microsoft. LEN (text) Funcia LEN calculeaz numrul de caractere din textul specificat de argument. Exemplu: LEN ("Microsoft") va returna valoarea 9. MID (text, start-num, num-car) Funcia MID extrage un numr de num-car caractere din text, ncepnd cu poziia start-num. Exemplu: MID ("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel. LOWER (text) Funcia LOWER convertete eventualele majuscule din text n litere mici. Exemplu: LOWER ("Microsoft Excel") va returna microsoft excel PROPER (text) Funcia PROPER determin afiarea textului cu litere mici, nceputurile de cuvinte fiind scrise cu majuscule. Exemplu: PROPER ("MICROSOFT EXCEL") va returna Microsoft Excel. TRIM (text)
22

Funcia TRIM terge toate blank-urile din text, astfel nct ntre cuvinte s rmn un singur spaiu. Exemplu: TRIM ("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel. TEXT (valoare, format-text) Funcia TEXT convertete o valoare numeric n text i o afieaz corespunztor formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afiat ca un numr formatat, dar n realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din formatele numerice predefinite sau personalizate, prezentate n lecia "Formatarea foilor de calcul". Exemplu: TEXT (457989, "$#, ##0.00") va returna $4,579.89 5.5. Funcii pentru date i ore Programul Excel ataeaz fiecrei date calendaristice i ore cte un numr serial. Numerele seriale ataate datelor calendaristice sunt mai mari ca 1, cele ataate orelor sunt subunitare. Cnd efectueaz calcule cu date i ore, Excel folosete aceste numere seriale, numai formatul de afiare este de tip dat sau or. Cele mai folosite funcii de lucru cu date i ore sunt: DATE (an, lun,zi) Funcia DATE returneaz numrul serial pentru data specificat. Exemplu: DATE (1900, 1, 1) va returna 1 (numrul serial al datei 1.1.1900) NOW( ) Funcia NOW calculeaz numrul serial al datei i al orei extrase din ceasul intern al calculatorului. Excel actualizeaz data 4 ora doar la deschiderea sau recalcularea foii. Aceast funcie nu are argumente, ns este necesar introducerea parantezelor. Exemplu: NOW () va returna 9/10/ 99 10:43, dac aceasta este data curent. Dac rezultatul nu apare sub forma unei date, nseamn c este afiat numrul serial ataat. Pentru afiarea sub form de dat calendaristic, celula respectiv trebuie formatat de tip dat (vezi lecia Formatarea foilor de calcul). YEAR(dat calendaristic) Funcia YEAR extrage anul din data specificat. Exemplu: YEAR (7/3/1999) va returna 1999. MONTH (dat calendaristic) Funcia MONTH extrage luna din data specificat. Exemplu: MONTH (7/3/1999) va returna 7 (se consider c data este introdus n formatul lun/zi/an) DAY (dat calendaristic) Funcia DAY extrage ziua din data specificat. Exemplu: DAY (7/ 3/1999) va returna 3. TIME (or, minut, secund) Funcia TIME calculeaz numrul serial corespunztor numrului de ore, minute i secunde indicate. Exemplu: TIME (18, 4, 19) furnizeaz valoarea 0,752998. HOUR(or) Funcia HOUR returneaz numrul de ore corespunztoar orei specificate. Exemplu: HOUR (19:10:30) va returna valoarea 19. MINUTE (or) Funcia MINUTE returneaz numrul de minute corespunztoare orei specificate. Exemplu: MINUTE (19:10:30) va returna valoarea 10. SECOND (or) Funcia SECOND returneaz numrul de secunde corespunztor orei specificate. Exemplu: SECOND (19:10:30) va returna valoarea 30. 5.6. Funcii financiare Programul Excel pune la dispoziie i o serie de funcii financiare. FV (dobnd, reper, plat, vp, tip) Funcia FV calculeaz valoarea viitoare pentru o serie de ncasri/pli egale (specificate n argumentul plat), fcute ntr-un numr de perioade reper, cu o anumit dobnd (primul argument). Dobnda trebuie s aib aceeai unitate de msur ca reper. De exemplu, dobnda anual trebuie s se mpart la 12 dac ncasrile/ plile se fac lunar. Numrul vp reprezint valoarea prezent sau suma care se investete/ mprumut in momentul iniial. Dac vp este omis se consider c este 0. Tip poate lua valoarea 0 sau 1. Dac are valoarea 0 se consider c plile se fac la sfritul perioadei, dac are valoarea 1, plile se fac la nceputul perioadei. Dac argumentul tip este omis se consider c are valoarea 0.
23

Banii care sunt pltii sunt reprezentai prin numere negative, iar cei ncasai sunt reprezentai prin numere pozitive. Exemplu: S presupunem c o persoan vrea s investeasc bani pentru un proiect care va fi realizat peste 1 an. De aceea, depune 1 000 $ ntr-un cont de economii cu o dobnd de 6% pe an (dobnda lunar va fi 6%/12, adic 0.5%). De asemenea, s presupunem c persoana respectiv va depune cte 100 $ la nceputul fiecrei luni, n urmtoarele 12 luni. Ci dolari vor fi n cont la sfritul celor 12 luni? Aplicm funcia =FV(0.5%, 12, -100, -1000, 1) obinem 2301.40 $. PV (dobnd, reper, plat, vv, tip) Funcia PV calculeaz valoarea prezent a unui flux de ncasri/ pli viitoare. Argumentele funciei au aceeai semnificaie ca i n funcia FV. Argumentul vv reprezint valoarea viitoare, obinut dup efectuarea ultimei pli/ ncasri. Dac vv este omis, se consider c este 0. De exemplu, dac vrei s economisii 100 000 000 lei pentru un proiect de 20 de ani, atunci 100 000 000 lei este valoarea viitoare. Banii pltii sunt reprezentai prin numere negative, cei ncasai prin numere pozitive. Exemplu: O persoan tie c i poate permite s plteasc 220 $ pe lun n urmtorii 4 ani. Dobnda curent de pia este de 9%. Ct de mare este mprumutul pe care i-l permite persoana? Funcia necesar pentru calcul este: =PV (0.09/12, 48, -220) care returneaz valoarea 8840.65 $. PMT (dobnd, reper, vp, vv, tip) Funcia PMT calculeaz suma care trebuie achitat periodic pentru un mprumut/ economie, dac se indic dobnda, numrul perioadelor de plat (reper). Argumentele funciei au aceeai semnificaie ca i n funciile precedente. Pentru a determina suma total de pltit pe durata mprumutului se nmulete valoarea returnat de funcia PMT cu numrul de perioade. Exemple: 1. Ce sum trebuie pltit lunar pentru un mprumut de 10 000 $ cu o dobnd anual de 8%, care trebuie achitat n 10 luni. Formula de calcul este: =PMT (8%/ 12, 10, 10000) care returneaz valoarea -$ 1037.03 dac plile se fac la sfritul lunii, sau =PMT (8%/12, 10, 10000, 0, 1) care returneaz valoarea -$ 1,030.16 dac plile se fac la nceputul lunii. S-au obinut valori negative pentru c sunt pli care trebuie efectuate. 2. Urmtoarea formul returneaz suma pe care cineva trebuie s o primeasc lunar,dac a mprumutat 5 000 $ cu o dobnd anual de 12% pe o perioad de 5 luni. =PMT (12%/12, 5, -5000) returneaz valoarea 1,030.20. S-au obinut valori pozitive pentru c sunt sume ce trebuie ncasate. 3. O persoan dorete s strng 50 000 $ n 18 ani prin economisirea unei sume lunare constante. Dobnda anual este de 6%. Formula de calcul este: =PMT (6%/12, 18*12, 0, 50000) care returneaz valoarea -129.08 $. NPV (dobnd, valoare1, valoare2, ) Funcia NPV calculeaz valoarea prezent actualizat a unui flux de venituri/ cheltuieli. Dac n este numrul de argumente din irul de valori ( n nu poate fi mai mare de 29), atunci valoarea net actualizat se calculeaz cu formula:
NPV =
i =1 n

V (1+dobanda )
i

Valorile trebuie s fie echidistante n timp i s fie valori pltite/ ncasate la sfritul fiecrei perioade. Dobnda reprezint dobnda anual. Funcia NPV este asemntoare cu PV. Deosebirea const n faptul c valorile utilizate de PV trebuie s fie constante, iar PV accept valori fie la nceputul, fie la sfritul perioadei. Exemplu: Pentru o investiie trebuie pltii 10 000 $ timp de 1 an. n urmtorii trei ani se obin venituri anuale de 3 000 $, 4 200 $, 46 800 $. Dobnda anual este de 10%. S se calculeze valoarea net actualizat a investiiei. Formula de calcul este: =NPV (10%, -10 000, 3 000, 4 200, 6 800) care returneaz valoarea 1,188.44 $
24

Al doilea argument este negativ pentru c reprezint o cheltuial. IRR (valori, aproximaie) Funcia IRR calculeaz rata intern de rentabilitate a unei proiect. Rata intern de rentabilitate este valoarea coeficientului de actualizare (dobnzii) pentru care venitul net actualizat este 0. Valori este o matrice sau un domeniu de celule care conine numerele pentru care trebuie calculat rata intern de rentabilitate. Pentru a putea calcula IRR n domeniu trebuie s fie cel puin o valoare negativ i cel puin una pozitiv. Aproximaie este un numr care se consider a fi cel mai apropiat de rezultatul furnizat de ctre funcia IRR. Microsoft Excel folosete un algoritm iterativ pentru calcularea valorii IRR. ncepnd cu aproximaia, funcia IRR verific toate posibilitile de calcul pn cnd rezultatul este dat cu o aproximaie de 0.00001%. Dac funcia IRR nu gsete un rezultat care s fie bun dup 20 de ncercri, se va returna valoarea de eroare #NUM!. n cele mai multe cazuri nu este nevoie de acest argument. Dac aproximaia este omis, se va considera valoarea implicit 10%. Dac IRR returneaz eroarea #NUM! Se va ncerca din nou cu alte valori pentru aproximaie. Exemplu: O persoan vrea s fac o afacere. Pentru nceperea afacerii are nevoie de 70 000 $. Veniturile estimate din primii cinci ani sunt: 12 000, 15 000, 18 000, 21 000, 426 000 de dolari. n domeniul B1:B6 se introduc urmtoarele valori: -70 000, 12 000, 5 000, 18 000, 21 000, 26 000. Pentru a calcula rata intern de rentabilitate a investiiei se folosete formula: =IRR(B1:B6) care returneaz valoarea 8.66%. 5.7. Funcii de cutare Dou din cele mai utilizate funcii de cutare din Excel sunt VLOOKUP i HLOOKUP. VLOOKUP (valoare, domeniu, index-linie, tip-cutare) HLOOKUP (valoare, domeniu, index-coloan, tip-cutare) Funciile VLOOKUP/ HLOOKUP caut valoarea specificat n primul argument n prima linie/coloan din domeniul specificat n al doilea argument. Apoi funcia extrage din coloana/linia corespunztoare valorii gsite elementul indicat n linia/ coloana specificat n al treilea argument index linie/index coloan. Valorile din prima linie/ coloan a domeniului trebuie s fie ordonata cresctor sau alfabetic. Argumentul tip-cutare are o valoare logic. El este opional. Dac lipsete se consider c are valoare TRUE (adevrat). Dac acest argument are valoare TRUE este gsit valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat. Dac are valoarea FALSE, este cutat valoarea exact. Dac aceast valoare nu este gsit n prima linie/coloan din domeniul specificat este returnat eroarea #N/A. Aceste funcii sunt folositoare n aplicaii de calcul a impozitelor i a comisioanelor. Exemplu: Distribuitorii unei firme sunt plii n funcie de valoarea vnzrilor. Dac valoarea vnzrilor este mai mic de 5 000 000 comisionul este de 0%, ntre 5 000 000 i 30 000 000 comisionul este de 4%, ntre 30 000 000 i 70 000 000 comisionul este de 7%, peste 70 000 000 comisionul este de 10%. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.3): A B 80000000 1 Valoarea vnzrii
2 3 4 5 6 7 7 Comision Valoarea minima a vnzrii 0 5000000 30000000 70000000 10% Comision 0% 4% 7% 10%

Figura 5.3 n B2 se introduce formula =VLOOKUP (B1, A5:B8, 2). Dac n B1 se introduce valoarea 80000000, Excel caut aceast valoare n prima coloan din domeniul A5:B8, deci n celulele A5, A6, A7, A8, B5, B6, B7, B8. Cum aceast valoare nu este gsit, funcia gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat, deci 70000000. Aceast valoare se gsete pe a patra linie
25

din tabel (linia 8 din Excel). Din aceast linie Excel returneaz valoarea gsit n coloana 2 (al treilea argument), deci 10%. 5.8. Introducerea referinelor la alte foi de calcul ntr-o celul se pot introduce 4 referine la date din alte foi ale registrului de calcul. Pentru aceasta se introduce denumirea foii respective, un semn de exclamare i referina la celul. De exemplu: =Sheet1! A1 nseamn c se face referire la celula A1 din foaia Sheet1. Dac denumirea foii de calcul conine spaii libere, numele acesteia trebuie ncadrat ntre ghilimele. De exemplu: "Buget 2001"!A1. 5.9. Introducerea de referine la alte fiiere Exist situaii n care sunt necesare date care se afl n alt registru de calcul. Pentru a referi date din alt registru se introduce nf i numele registrului ntre paranteze drepte, numele foii de calcul, semnul exclamrii i referina la celul. De exemplu: formula =[vanzri.XLS]Sheet1!A10, face referire la celula A10 din foaia de calcul Sheet1 coninut n registrul vanzri.XLS. 5.10. Aplicaii 1. Un ntreprinztor vrea s fac o investiie i face cteva estimri privind valoarea investiiei, cheltuielile anuale 4 veniturile anuale. S se determine anul n care investiia devine profitabil (anul n care venitul total depete cheltuielile totale). Pentru rezolvarea problemei se va crea foaia de calcul din figura 5.4. Celulele B1, B2, B3 vor conine valorile pentru investiie, cheltuielile anuale i venitul anual. Se genereaz n coloana A, ncepnd cu celula A6 o serie de numere ncepnd cu valoarea 0 i pasul seriei 1. n anul 0 cheltuielile totale sunt cele cu investiia, iar venitul total este 0, deci n celula B6 se va introduce formula =B1, iar n celula C6 valoarea 0. n anii urmtori la cheltuielile totale i venitul total din anul precedent se adaug cheltuielile anuale, respectiv venitul anual. Deci formulele din celulele B7 i C7 sunt =B6+B$2, respectiv =C6+B$3. Pentru celulele B2 i B3 s-a folosit referirea absolut deoarece aceste celule trebuie s rmn fixe la copiere (ele conin cheltuielile anuale i venitul anual). Se copiaz aceste formule pe coloan.
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 A B Cheltuieli anuale 1000000 Venit anual 2000000 Anul 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 C lei lei Profit Prag de rentabilitate -5000000 -4000000 -3000000 -2000000 -1000000 0 <= 1000000 2000000 3000000 4000000 5000000 6000000 7000000 D E

Cheltuieli totale Venit total 5000000 0 6000000 2000000 7000000 4000000 8000000 6000000 9000000 8000000 10000000 10000000 11000000 12000000 12000000 14000000 13000000 16000000 14000000 18000000 15000000 20000000 16000000 22000000 17000000 24000000

Figura 5. 4 n coloana D se calculeaz profitul total (venit total - cheltuieli totale). Se va introduce n celula D6 formula =C6-B6. Se copiaz aceast formul pe coloan. Pentru a determina pragul de rentabilitate (anul n care venitul total depete cheltuielile totale), n celula E6 se introduce formula: IF(D6>= 0, "<= "," "). Deci dac veniturile totale sunt mai mari dect cheltuielile totale se va afia o sgeat. Dac s-ar copia aceast formul pe coloan, sgeata s-ar afia n dreptul tuturor lunilor n care profitul este pozitiv. Pragul de rentabilitate se obine n prima lun n care profitul este pozitiv. Deci,
26

pentru a afia sgeata doar n dreptul acestei luni n celula D7 se va introduce formula: =IF(AND(D7>=0,D6<0),"<= "," ") Prima lun n care profitul este pozitiv este testat verificnd profitul din luna precedent. Dac acesta este negativ, nseamn c avem prima lun cu profit, dac este pozitiv nseamn c i n luna precedent s-a obinut profit. Se copiaz pe coloan formula din celula E7. 2. O firm vinde televizoare n rate. S se determine rata lunar, totalul de plat i s se construiasc tabela amortizrii n cazul n care un cumprtor achiziioneaz un televizor n valoare de 5 000 000 lei. Se va considera c a fost pltit un avans de 500 000 lei i c televizorul va fi pltit n 12 rate lunare cu o dobnd de 40%. S se construiasc o foaie de calcul cu ajutorul creia s se calculeze automat aceste valori. La proiectarea foii de calcul se va avea n vedere c dobnda se poate modifica n timp. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.5):
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1U 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 A Nume cumprtor Valoare articol Data cumprrii Dobnda anuala Numr rate lunare Avans Rata lunara: Dobnda cumulata: Total plata: Luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 B Popescu Andreia 5000000 lei 1/7/98 40% 12 500000 lei 461121.6729 1033460.075 6033460.075 Data 1/8/98 1/9/98 1/10/98 1/11/98 1/12/98 1/1/99 1/2/99 1/3/99 1/4/99 1/5/99 1/6/99 1/7/99 Dobnda Rest de plata Rata lunara Valoare dobnda 40% 4500000.00 461121.67 150000.00 40% 4188878.33 461121.67 139629.28 40% 3867385.93 461121.67 128912.86 40% 3535177.12 461121.67 117839.24 40% 3191894.69 461121.67 106396.49 40% 2837169.50 461121.67 94572.32 40% 2470620.15 461121.67 82354.00 40% 2091852.48 461121.67 69728.42 40% 1700459.22 461121.67 56681.97 40% 1296019.53 461121.67 43200.65 40% 878098.50 461121.67 29269.9511 40% 446246.78 461121.67 14874.89 C D E F

Figura 5. 5 Prima parte a foii de calcul conine datele de intrare n problem: numele cumprtorului ( B1), valoarea obiectului cumprat (B3), data de cumprare (B4) dobnda anual (B5) i numrul de rate(B6). n a doua parte a foii de calcul se va calcula rata lunar ce trebuie pltit n ideea c dobnda nu se va modifica. Tot aici se calculeaz totalul de plat 4 valoarea total a dobnzii. Se vor introduce urmtoarele formule: B9: =PMT(B5/12,B6,B3-B7) (rata lunar) B10: =B11-B3 (totalul de plat - valoarea iniial) B11: =B6*B9+B7 (numrul de rate*rata lunar + avansul) n a treia parte a foii de calcul se va crea un tabel care va conine pentru fiecare lun data la care trebuie pltit rata, rata dobnzii n luna respectiv, restul de plat, valoarea dobnzii i rata lunar. Restul de plat n luna a doua este egal cu restul de plat n prima lun + valoarea dobnzii - rata lunar. Se vor introduce urmtoarele formule: B14: =DATE(year(B$4),MONTH(B$4)+A14,DAY(B$4)) D14: =B3-B7 D15: =D14F14-E14 E14: =PMT(C14/12,B$6-A14+1,D14) F14: =D14*C14/12 Se copiaz pe coloan formulele din celulele D15, E14, F14, A14. n domeniul A14:A25 se genereaz o serie numeric care ncepe de la valoarea 1 4 cu pasul seriei de 1.
27

3. Un agent economic i propune s-i dezvolte activitatea i are nevoie de un capital de 240000000 lei. Acest capital este mprumutat de la BNM cu o dobnd de 45% i trebuie restituit n 5 ani. Care este suma lunar care trebuie pltit, aici fiind inclus att dobnda compus ct i plata mprumutului? Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.6):
1 2 3 4 5 6 A Credit Dobnd anual Perioada de restituire Numr pli Rata lunar B 240.000.000,00 45% 5 60 10.110.407,36 C lei ani

lei

Figura 5.6 Celulele B1:B3 conin datele de intrare n problem: valoarea mprumutului, dobnda anual i perioada de restituire. n celula B4 se calculeaz numrul de pli nmulind perioada de restituire cu 12. Formula din B4 va fi =12*B3. n B6 se calculeaz rata lunar cu formula =PMT(B2/12,B4,B1) 4. Un proiect necesit un volum de investiii de 45.000.000 lei. Durata de execuie a proiectului este de doi ani, iar durata de via economic este de 7 ani. Fluxul tranelor anuale pentru investiii, cheltuielile de exploatare i ncasrile sunt cele din tabelul urmtor:
Anul Investiii Cheltuieli de exploatare ncasri 1 15 2 30 3 20 40 4 25 45 5 25 45 6 25 47 7 24 47 8 24 48 9 22

S se calculeze: 1. Venitul net actualizat cumulat pentru o rat de actualizare de 20% 2. Rata intern de rentabilitate a proiectului.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A Rata de actualizare Anul Investiii Cheltuieli de exploatare ncasri Flux de numerar Venit net actualizat Rata intern de rentabilitate B 20% 1 15 2 30 3 20 40 20 4 20 45 25 5 20 45 25 6 22 47 25 7 23 47 24 8 24 48 24 9 27 49 22 C D E F G H I J

-15 25,2598 41%

-30

Figura 5. 7 Se calculeaz pentru fiecare an fluxul de numerar scznd din ncasri cheltuielile de exploatare i cheltuielile cu investiii (figura 5.7). n celula B7 se introduce formula =B6-B5-B4. Se copiaz formula la domeniul C7:J7. n celula C9 se calculeaz venitul net actualizat cumulat cu formula =NPV(B1,B7:J7). n celula C10 se calculeaz rata intern de rentabilitate cu formula =IRR(B7:J7). 5. Un ntreprinztor care face o investiie ntr-un obiectiv economic ctig un venit net anual de 200000 lei, timp de 12 ani ct este durata de funcionare a obiectivului. Care este valoarea prezent a acestui flux de venituri n momentul investiiei, la o valoare de discontare de 14%. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.8):
1 2 3 4 5 A Venit net anual Perioada Valoare de discontare Flux venituri B C 2000000 lei 12 ani 14% $11.320.584,25 lei

Figura 5. 8
28

n celula B5 se va introduce formula: =PV(B3,B2,B1), unde B3 reprezint dobnda, B2 perioada n care se obin veniturile, B1 valoarea venitului anual. 6. O echip de muncitori este pltit n funcie de numrul de ore lucrate. Orele lucrate peste programul normal de lucru (8 ore) sunt pltite dublu. S se calculeze cu ct este pltit zilnic fiecare muncitor, cunoscnd tariful orar i orele de intrare i ieire din tur. Pentru rezolvarea problemei se va folosi foaia de calcul din figura 5.9. Pentru fiecare muncitor, se calculeaz n coloana E numrul de ore lucrate. Formula utilizat n celula E4 este =D4-C4, formul care se copiaz n domeniul E5:E8. n coloana F se afieaz salariul calculat pentru orele lucrate n fiecare zi. Formula din celula F4 este:
=IF(HOUR(E4)<8,HOUR(E4)*B$1+MINUTE(E4)*B$1/60,8*B$1+(HOUR(E4)-8)*2*B$1+MINUTE(E4)*2*B$1/60)

Aceast formul se copiaz n domeniul F5:F8. Dac n funcia IF ar fi fost utilizat condiia E4<8, ar fi fost incorect. E4<8 este ntotdeauna adevrat, deoarece n E4 avem o or i se tie c numerele seriale ataate orelor sunt mai mici dect 1, deci i mai mici dect 8. Pentru a extrage numrul de ore lucrate s-a folosit funcia HOUR.
1 2 3 4 5 6 7 8 A B Tarif orar 30000 Muncitor M1 M2 M3 M4 M5 Data 07/09/2000 07/09/2000 07/09/2000 07/09/2000 07/09/2000 C lei/ora D E F

Ora intrare Ora ieire Ore lucrate Salariu/zi 8:00 16:00 8:00 240000 7:30 17:00 9:30 330000 7:00 15:00 8:00 240000 8:30 17:00 8:30 270000 8:00 20:00 12:00 480000

Figura 5.9 7. Un registru Excel este alctuit din dou foi de calcul. O foaie de calcul - cursuri - conine cursurile de schimb pentru mai multe valute, cealalt foaie-casa este folosit pentru a calcula echivalentul n lei al sumelor schimbate. Foaia de calcul cursuri are structura din figura 5.10.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C Valuta Curs de cumprare Curs de vnzare Dolar SUA 29700 29800 EURO 26100 26200 Marca germana 13400 13450 Franc elveian 17400 17500 Franc francez 4000 4050 Dolar canadian 19500 19590 Coroana suedeza 3000 3050 iling austriac 2000 2050

Figura 5.10 Foaia de calcul casa are structura din figura 5.11.
1 2 3 4 5 6 A Nume Popescu Anca Ionescu Mirela Albu Laura Georgescu Virgil Eiarbu Lavinia B Tranzacie C C V V C C Tip valuta Dolar SUA Marca germana iling austriac EURO Franc francez D Suma schimbata 100 50 30 70 150 E Echivalent lei 2970000 670000 61500 1834000 600000

Figura 5.11 n coloana Nume se introduce numele persoanei care realizeaz o tranzacie, iar n coloana Tranzacie se introduce tipul tranzaciei efectuate. Valorile permise n aceast coloan sunt C - pentru cumprare i V- pentru vnzare. n coloana Tip valut se introduce numele monedei schimbate (atenie, numele monedei trebuie s fie identic cu cel din foaia de calcul cursuri). n coloana Suma schimbat se introduce suma care se schimb. n coloana Echivalent lei se calculeaz echivalentul n lei al sumei schimbate (n funcie de valut, suma schimbat i tipul tranzaciei). Formula utilizat n celula E2 este:
29

=D2*VLOOKUP(C2,cursuri!A$2:C$9,IF(B2="C",2,3)) Se copiaz formula pe coloan, i pe msur ce se introduc date n foaia de calcul, echivalentul n lei al sumei schimbate se va calcula automat. CAPITOLUL 6 CALCULE CU MATRICI 6.1. Calcule cu matrici Matricile sunt domenii dreptunghiulare de formule sau valori pe care Excel le trateaz ca fiind un grup. Unele funcii i formule care lucreaz cu astfel de elemente returneaz rezultate care sunt plasate n mai multe celule. Altele, dei prelucreaz matrici de valori, pot furniza un rezultat afiat ntr-o singur celul. Pentru a introduce o formul de tip matrice se parcurg urmtoarele etape: 1. Se selecteaz domeniul care va conine formula de tip matrice. 2. Se introduce formula. 3. Dup introducerea formulei se apas combinaia de taste <Shift>+<Ctrl> +<Enter>. Foaia de calcul urmtoare (figura 6.1) conine un exemplu cu datele care sunt introduse ntr-o factur:
1 2 3 4 5 6 Cod factura 1235 Produs Televizor Aspirator Frigider Data D 5/7/90

Pre unitar Cantitate Total 4000000 25 100000000 1500000 20 30000000 5000000 30 150000000

Figura 6.1 Pentru a calcula totalul n coloana D se pot folosi i metodele anterioare (n celula D4 se introduce formula =B4*C4, care apoi se copiaz n celelalte celule din coloana D). n locul acestor formule se poate introduce o singur formul, valabil n tot domeniul D4:D6, care va ocupa mai puin memorie. Pentru a calcula totalul utiliznd formule de tip matice: 1. Se selecteaz domeniul D4:D6. 2. Se introduce n linia de formul, formula =B4:B6*C4:C6 3. Se tasteaz combinaia de taste <Shift> + <Ctrl> + <Enter>. n bara de formul, formula va fi afiat ntre acolade { }. Fiecare celul a domeniului D4:D6 conine aceeai formul. Acoladele simbolizez c formula este o matrice i c domeniul matrice trebuie s fie tratat ca o entitate unic. Nu se pot introduce linii sau coloane n acest domeniu dup cum nu este posibil tergerea componentelor sale sau editarea unei singure celule. Formula nu multiplic valorile din dou celule, ci valorile din dou matrici, B4:B6 i C4:C6, fcnd corespondena corect a elementelor acestora B4*C4, B5*C5, B6*C6. Rezultatele sunt plasate n celulele matricei D4:D6 selectat anterior. Domenii de tip matrice se pot utiliza i ca argumente la funcii. Funciile cu argumente de tip matrice se introduc la fel ca i formulele de acest tip. 1. Se selecteaz un domeniu de dimensiuni corecte. 2. Se introduce funcia specificnd domeniile de celule asupra crora opereaz. 3. Se apas combinaia <Shift> + <Ctrl> + <Enter>. Modelarea deciziilor utiliznd foile de calcul De exemplu, dac n exemplul anterior trebuie calculat totalul general fr a calcula totalurile pariale, n celula D7 trebuie introdus formula {=SUM(B4:B6*C4:C6)}. Introducerea se termin cu <Shift>+<Ctrl>+<Enter> pentru ca formula s fie considerat ca formul de tip matrice. n mod uzual domeniul utilizat pentru introducerea formulelor sau funciilor de tip matrice trebuie s fie corect selectat. Dac domeniul de tip matrice selectat este prea mic, nu se pot vedea rezultatele; dac este prea mare, celulele care nu au fost utilizate vor conine mesajul #N/A. 6.2. Funcii pentru matrici Funciile de lucru cu matrici cele mai utilizate sunt: MDETERM (matrice) Funcia MDETERM calculeaz determinantul unei matrici.
30

MINVERSE (matrice) Funcia MINVERSE calculeaz inversa unei matrici. MMULT (matrice1, matrice2) Funcia MMULT efectueaz nmulirea a dou matrici. Numrul de coloane din matrice1 trebuie s fie egal cu numrul de linii din matrice2. TRANSPOSE (matrice) Funcia TRANSPOSE efectueaz operaia de transpunere a unei matrici. Dac ntr-o formul intervine o funcie de tip matrice, introducerea formulei se termin tastnd combinaia de taste <Shift> + <Ctrl> + <Enter>. Exemplul urmtor prezint modul n care se poate calcula inversa unei matrici. Matricea iniial este cuprins n domeniul A2:C4 (figura 6.2).
1 MATRICE INIIALA 2 1 2 3 4 5 4 7 2 5 6 MATRICE INVERS 7 -0.44792 0.125 8 0.302083 0.125 10 0.28125 -0.125 C 3 1 9

0.135417 -0.11458 0.03125

Figura 6.2 Pentru a calcula inversa matricei se selecteaz domeniul A7:C9 (n acest domeniu se va afia rezultatul), se introduce formula =MINVERSE(A2:C4) i se apas <Shift> + <Ctrl> + <Enter>. 6.3. Aplicaie Firma ABC vinde ap mineral, sucuri i vin n Romnia i Moldova. Foaia de calcul din figura 6.3 conine situaia vnzrilor din anii 1999 i 2000. S se calculeze valoarea medie a vnzrilor pentru Romania i Moldova pe ce doi ani.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 C Situaie vnzri Firma ABC D

1999 2000 (milioane lei) (milioane lei) Ap minerala Romnia Moldova Total apa mineral Sucuri Romnia Moldova Total sucuri Vinuri Romnia Moldova Total vinuri Vnzri medii Romnia Moldova 100600 133100 233700 129200 150500 279700 89900 112300 202200 161000 198200 359200 160700 190100 350800 153900 190700 344600

106566.6667 131966.6667

158533.3333 193000

Figura 6.3 Pentru a calcula valoarea medie a vnzrilor pentru Romnia i Moldova se introduc formulele: Celula C18: =AVERAGE(IF($B5:$B14="Romania",C5:C14)). Se termin formula de introdus cu <Shift>+<Ctrl>+<Enter>. Se copieaz formula n D18. Deci se va calcula media aritmetic doar a valorilor care n domeniul B5:B14 conin textul Romania. Celula C19: =AVERAGE(IF($B5:$B14="Moldova",C5:C14)). Se termin formula de introdus cu <Shift> + <Ctrl> + <Enter>. Se copieaz formula n D19. Deci se va calcula media aritmetic doar a valorilor care n domeniul B5:B14 conin textul Moldova.
31

CAPITOLUL 7 SISTEMUL DE GESTIUNE AL GRAFICELOR 7.1. Sistemul de gestiune al graficelor Utiliznd Excel, datele din tabele pot fi reprezentate sub form grafic. Un grafic este un instrument eficient pentru prezentarea clar a datelor, ntr-un mod care ofer un impact vizual imediat. Cu alte cuvinte, graficele sunt mai uor de neles "dintr-o privire" dect liniile i coloanele de date. n Excel se pot crea mai multe tipuri de grafice. Unele din ele sunt bidimensionale (2D), altele tridimensionale (3D). Principalele tipuri de grafice sunt: Tipuri de grafice tridimensionale: Arie Area Zon Bar Bar Bar Coloan Column Coloan Linie Line Linie Circulare Pie Plcint Inel Doughnut Suprafa Radar Radar XY (Dispersate) Scatter Suprafa Surface Cilindru Cylinder Cone Con Piramid Piramid Pentru majoritatea tipurilor de grafice, exist cel puin dou variante sau subtipuri. Un grafic bidimensional este desfurat pe dou axe: axa orizontal axa X, numit i axa categoriilor axa valorilor axa Y, pe care sunt reprezentate seriile de date. O serie de date este un set de valori care descriu evoluia unei mrimi. La graficele 3D este utilizat pentru a treia dimensiune axa Z. Un grafic conine mai multe obiecte care pot fi selectate i modificate individual. Figura urmtoare (figura 7.1) prezint unele din aceste obiecte.

n continuare este prezentat o descriere sumar a principalelor tipuri de grafice. 7.2. Graficele de tip arie Area Un grafic arie ilustreaz continua schimbare n volum a unor serii de date. Acest tip de grafic nsumeaz datele din toate seriile individuale pentru a crea linia de vrf care cuprinde zona, oferind privitorului o imagine asupra modului n care diferitele serii contribuie la volumul total. Utilizai graficul arie pentru cifrele referitoare la vnzri i la producie, pentru a arta modul n care volumul se modific n timp i pentru a evidenia cantitatea sau volumul schimbrii.

32

7.3. Grafice bar Bar Un grafic bar este utilizat pentru compararea obiectelor neconectate n timp. Acest tip de grafic nu ofer o imagine prea bun a evoluiei n timp, el utilizeaz bare orizontale pentru a arta variaia pozitiv sau negativ fa de un punct de referin. Barele aflate la stnga punctului de referin arat o variaie negativ, iar cele din dreapta arat o variaie pozitiv.

7.4. Grafice coloan Column Graficele coloan sunt n general folosite pentru a arta variaia n timp a unor mrimi necontinue. Acest tip de diagram utilizeaz bare verticale pentru a da impresia de msurtori fcute la intervale de timp diferite. Graficele coloan sunt folosite frecvent pentru compararea diferitelor elemente prin plasarea lor unele lng altele. Asemntoare cu graficele coloan sunt graficele de tip cilindru, con i piramid, numai c la aceste grafice valorile nu mai sunt reprezentate prin coloane ci prin cilindri, conuri, respectiv piramide.

Figura 7.4 Asemntoare sunt graficele de tip cilindru, con, piramid. Diferena este c valorile nu mai sunt reprezentate prin coloane, ci prin cilindrii, conuri, piramide. 7.5. Grafice linie Line Un grafic linie ilustreaz evoluia unei mrimi la care intervalele de variaie sunt egale. Dac intervalele de variaie sunt neegale se va utiliza un grafic (dispersat) XY. Pentru fiecare serie de date se va obine n grafic o linie.

Figura 7.5 7.6. Grafice circulare Pie ntr-un grafic circular se evideniaz mrimea prilor n raport cu ntregul. ntr-un astfel de grafic se poate reprezenta o singur serie de date. Pentru a scoate mai bine n eviden valorile pe care le reprezint, sectoarele din grafic pot fi scoase n afara cercului. Pentru a scoate n afar un sector dintr-un grafic circular, se aplic un clic pe suprafaa sectorului pentru a selecta ntregul grafic, apoi un al doilea clic pentru a selecta numai sectorul, dup care se trage sectorul n afara cercului. Se elibereaz butonul mouse-ului atunci cnd sectorul este poziionat n locul dorit.
33

Figura 7.6 7.7. Grafice inel Doughnut La fel ca i graficele circulare, graficele inel scot n eviden mrimea prilor dintr-un ntreg. Deosebirea este c structura diagramelor inel permite reprezentarea mai multor serii de date. Fiecare inel concentric conine datele dintr-o serie de date. 7.8. Grafice radar Radar Fiecare categorie (fiecare etichet care ar fi afiat pe axa X la un grafic n dou dimensiuni) are propria ax. Punctele de date sunt plasate de-a lungul acestor axe. Un grafic radar rezult prin unirea punctelor de date care au aceeai semnificaie pe toate axele. 7.9. Grafice XY (Dispersate) Scatter Un grafic XY (Dispersat) este asemntor cu unul linie, numai c ilustreaz evoluia unor mrimi la care intervalele de variaie nu sunt egale. 7.10. Crearea unui grafic O metod pentru realizarea automat, pas cu pas, a unei diagrame pornind de la datele din foaia de calcul este folosirea aplicaiei Chart Wizard. Graficele se pot crea n foaia de calcul curent sau se pot plasa ntr-o nou foaie de calcul din registrul curent. Foaia de calcul urmtoare (figura 7.7) conine vnzrile dintr-o librrie pentru cteva articole, pe durata unei sptmni.
A 1 2 3 4 Creioane Caiete Pixuri B Luni 20 40 15 C D Mari Miercuri 15 30 30 15 23 40 E Joi 5 31 20 F Vineri 17 27 35

Figura 7.7 Pe baza acestui tabel se pot construi dou grafice Primul grafic (figura 7.8) conine trei serii de date: vnzrile pentru creioane, caiete i pixuri. Pentru fiecare zi valorile fiecrei serii sunt reprezentate prin bare colorate n mod diferit. Barele de aceeai culoare fac parte din aceeai serie.
45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Creioane Caiete Pixuri

Luni Mari Miercuri Joi Vineri

Figura 7.8 Al doilea grafic (figura 7.9) conine cinci serii de date: vnzrile efectuate luni, mari, miercuri, joi i vineri. n grafic sunt reprezentate vnzrile efectuate n fiecare zi pentru fiecare articol. Dac analizm modul n care sunt generate seriile constatm c la primul grafic seriile sunt generate pe linii, la al doilea grafic seriile sunt generate pe coloane. Deci, n funcie de cum se genereaz seriile se obin grafice diferite.
34

45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 L uni M ari M iercuri Joi V ineri

Creioane Caiete Pixuri

Figura 7.9 Dac numrul de linii este mai mare dect numrul de coloane Excel va ncerca s genereze seriile pe coloane, altfel va genera seriile pe linie. Acesta este modul n care Excel ncearc automat s genereze graficele, dar modul n care se vor genera seriile poate fi specificat de ctre utilizator. Primul pas n crearea unui grafic este selectarea datelor din foaia de calcul. Pentru selectarea datelor se vor respecta urmtoarele reguli: Datele pentru grafic trebuie s fie introduse n linii i coloane, care nu trebuie neaprat s fie adiacente(celulele nediacente se selecteaz innd apsat tasta <Ctrl>). Etichetele (textele) ce vor fi folosite n grafic vor fi plasate primele linii i primele coloane ale tabelului. Pentru exemplul nostru vom selecta domeniul A1:F4. Dup selectarea datelor se face un clic pe butonul Chart Wizard. Pe ecran va apare prima fereastr din Chart Wizard Step 1 of 4 (figura 7.10).

Figura 7.10 caseta Chart Wizard Step 1 of 4 Din aceast fereastr se va selecta tipul graficului. n fereastr exist dou butoane: Standard Types i Custom Types. Cnd este selectat butonul Standard Types apare o list cu toate tipurile standard de grafice. Pentru fiecare tip de grafic exist mai multe subtipuri. Dac este selectat butonul Custom Types apare o list de grafice predefinite. Din una din cele dou liste se selecteaz tipul de grafic dorit. Pentru exemplul nostru vom selecta un grafic de tip coloan (Column). n partea de jos a ferestrei apar trei butoane: Next pentru a trece la pasul urm tor. Back pentru a reveni la pasul anterior. Finish se creeaz graficul folosind opiunile selectate pn la acel moment. Cancel se renun la crearea graficului Se selecteaz butonul Next pentru a trece la urmtoarea fereastr din Chart Wizard Step 2 of 4.

35

Figura 7.11 ChartWizard Step 2 of 4 Aceast caset de dialog are dou butoane n partea de sus a casetei. Se selecteaz butonul Data range. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.11): n caseta Data range este afiat domeniul de celule din care se va genera graficul. Dac nu apare domeniul corect, se poate introduce alt domeniu (cu = n fa). Din lista de opiuni Series in se selecteaz Rows dac seriile de date se vor genera pe linii i Columns dac seriile de date se vor genera pe coloane. Pentru exemplul nostru n Data range trebuie s avem domeniul =A1:F4. Vom genera seriile pe linie, deci se selecteaz opiunea Rows. Se selecteaz butonul Series. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.12):

Figura 7.12 Step 2 of 4 Chart Source Data n lista Series sunt afiate seriile de date ale graficului. Dac se selecteaz o serie n caseta text Name apare sau numele seriei, sau celula care conine numele seriei, iar n caseta Values este afiat domeniul de valori din care se genereaz seria.
36

Pentru exemplul nostru, dac selectm seria caiete, n caseta Name va apare =Sheet1!$A$3 (A3 este celula care conine numele seriei), iar n caseta Values va apare =Sheet1!$B$3:$F$3 (setul de valori din care se genereaz seria). n caseta text Category(x) axis labels se introduce domeniul care conine informaiile ce vor fi afiate pe axa x (a categoriilor). n cazul nostru n aceast caset apare =Sheet1!$B$1:$F$1. Aceste celule conin zilele sptmnii ce vor fi afiate pe axa x. O serie poate fi tears dac atunci cnd este selectat se apas pe butonul Remove. Pentru a aduga o serie nou se apas pe butonul Add; n caseta Name se scrie numele seriei, iar n caseta Values valorile care genereaz seria. n casetele Name, Values i Category(x) axis labels celulele sau domeniile trebuie s aib specificate n fa i numele foii de calcul (numele foii de calcul este separat de referinele celulelor prin !). Se apas pe butonul Next. Pe ecran apare caseta de dialog Step 3 of 4 Chart Options. Aceast caset de dialog are n partea de sus mai multe butoane din care pot fi setate diferite caracteristici ale graficului. Butonul Titles Cnd este apsat acest buton pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.13):

Figura 7.13 n caseta Chart title se introduce titlul graficului. n caseta Category(x) axis se introduce titlul axei x. n caseta Category(y) axis se introduce titlul axei y. n cazul n care graficul are dou axe X sau Y, n urmtoarele dou casete text se introduc titlurile asociate acestora. Butonul Axes Cnd este apsat acest buton apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.14): Figura 7.14

Dac este selectat opiunea Category(x) axis n grafic vor fi afiate informaiile de pe axa X, n caz contrar pe axa X nu se va afia nimic. 37

este selectat opiunea Value(y) axis n grafic vor fi afiate informaiile de pe axa Y, n caz contrar pe axa Y nu se va afia nimic. Butonul Gridlines Cnd acest buton este ap sat, pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.15): Figura 7.15 n aceast caset se specific dac sunt afiate sau nu liniile de reea. Liniile de reea sunt linii

Dac

orizontale 4 verticale dispuse pe ntreaga suprafa a graficului. Ele sunt folosite pentru a citi mai uor valorile de pe grafic. Exist dou tipuri de linii de reea: Principale (Major Gridlines) pentru delimitarea intervalelor principale de pe axe. Secundare (Minor Gridlines) pentru a insera linii de reea ntre intervalele principale de pe axe. Dac trebuie afiate liniile de reea principale se vor marca casetele Major Gridlines, dac trebuie afiate liniile de reea secundare se vor marca casetele Minor Gridlines. Butonul Legend La ap sarea acestui buton pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.16):

Figura 7.16 Dac opiunea Show Legend este setat, graficul va avea ataat o legend. Poziia n grafic a legendei se stabilete cu una din opiunile din domeniul Placement. Opiune Bottom Corner Top Right Left Locul de plasare a legendei n partea de jos a graficului n colul din dreapta-sus al graficului n partea de sus a graficului n partea dreapt a graficului n partea stng a graficului
38

Butonul Data labels La ap sarea acestui buton pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.17):

Figura 7.17 Folosind una din opiunile din domeniul Data labels, barelor din grafic li se pot asocia nite etichete. Aceste etichete pot conine fie valorile punctelor de date din grafic, fie categoria pe care o reprezint. Butonul Data Table

Figura 7.18 Cnd acest buton este ap sat, pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.18): Dac opiunea Show Data Table este setat, sub grafic va fi afiat tabelul pe baza cruia este construit graficul. Se apas pe butonul Next. Pe ecran apare caseta de dialog Step 4 of 4 Chart Location (figura 7.19).

Figura 7.19 caseta de dialog Step 4 of 4 Chart Location n aceast caset de dialog se specific unde va fi plasat graficul.
39

Dac este selectat opiunea As new sheet graficul se va crea ntr-o nou foaie de calcul al crei nume este specificat n caseta text alturat. Dac este selectat opiunea As object in se va crea n foaia de calcul specificat n caseta text alturat. Se apas pe butonul Finish. 7.11. Mutarea i dimensionarea unui grafic Dup crearea unui grafic, acesta poate fi mrit sau micorat sau poate fi mutat n alt poziie n foaia de calcul. Pentru a dimensiona un grafic: 1. Se selecteaz graficul aplicnd un clic deasupra lui. n jurul graficului vor apare mici ptrate negre, numite puncte de selectare. 2. Se plaseaz cursorul mouse-ului deasupra unui punct de selectare. Cursorul i va modifica forma va cpta forma unei sgei cu dou vrfuri. 3. Se aplic un clic i se trage de acest cursor pentru a mri sau micora graficul. Pentru a modifica dimensiunile graficului n mod proporional se va ine apsat tasta <Shift> n timp ce se trage de unul din punctele de selectare din coluri. Pentru a muta un grafic n alt poziie a foii de calcul: 1. Se selecteaz graficul aplicnd un clic deasupra lui. n jurul graficului trebuie s apar punctele de selectare. 2. Se aplic un clic n interiorul graficului i se trage graficul n noua poziie. n timpul acestei operaii cursorul ia forma unei cruci cu sgei. 7.12. Modificarea tipului de grafic La crearea unui grafic se selecteaz un anumit tip de grafic. Dup finalizarea graficului, tipul acestuia poate fi modificat n modul urm tor: 1. Se selecteaz graficul. 2. Din bara de instrumente Chart se selecteaz butonul Chart Type. 3. Din lista care apare se selecteaz tipul de grafic dorit. Tipul de grafic se poate modifica i cu ajutorul opiunilor din meniu. 1. Se selecteaz graficul. 2. Se aplic un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, 4 din meniul care apare se selecteaz opiunea Chart Type. Pe ecran apare caseta de dialog din Figura 7.13 caseta Chart Tipe. Se selecteaz tipul de grafic dorit. 3. Se selecteaz butonul OK. 7.13. Opiuni pentru afiarea tridimensional

Figura 7.20 caseta de dialog 3-D View Pentru a modifica unghiurile, nlimea i perspectiva tipului de grafic se folosete comanda 3-D View care apare n meniul rapid afiat la aplicarea unui clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.20): Butoanele pentru nlime (Elevation) controleaz nivelul relativ la care este vzut diagrama. Pentru a modifica valoarea existent se pot folosi cele dou butoane sau se poate introduce o nou valoare n caseta Elevation.
40

Butoanele pentru rotaie controleaz unghiul de afiare al diagramei n jurul unei axe verticale. O alt probabilitate de modificare a valorii existente este introducerea noului unghi n caseta Rotation. Dac opiunea Right Angle Axis nu este selectat, n caseta de dialog apar i butoanele pentru perspectiv. Aceste butoane sunt folosite pentru a stabili profunzimea n care este prezentat graficul. n acelai scop este folosit 4 valoarea introdus n caseta Perspective. Dac opiunea Auto Scaling este selectat, cele dou dimensiuni ale graficului (baza i nlimea) se vor stabili automat de ctre Excel. Dac opiunea Auto Scaling nu este selectat, se activeaz caseta text Height n care se specific raportul nlime/ baz n procente. Se selecteaz butonul OK. 7.14. Modificarea caracteristicilor unui grafic Aproape orice parte a unui grafic Excel poate fi formatat. Aceast flexibilitate ofer un control total asupra aspectului graficului creat. Se pot modifica culorile, haurile, fonturile diferitelor elemente dintr-un grafic. Pentru a putea fi formatat, orice element din grafic trebuie nti selectat. Selectarea se face foarte uor cu ajutorul mouse-ului aplicnd un clic peste elementul respectiv, dup ce graficul a fost selectat. Dup selectarea elementului dorit se apas butonul din dreapta al mouse-ului i se aplic comanda Format + numele elementului selectat. n funcie de obiectul selectat pe ecran apare o caset de dialog care, n general, n partea superioar are mai multe butoane. Din aceste casete de dialog se selecteaz caracteristicile graficului. 7.15. Aplicaie grafice tip plcint Foaia de calcul urmtoare (figura 7.21) conine cheltuielile pe care le face o firm pentru a-4 face reclam.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 B C Cheltuieli pentru reclama Reclama n: Cheltuieli Ziare 400000 Reviste 800000 Televiziune 10000000 Radio 2000000 Total 13200000

% 3.03% 6.06% 75.76% 15.15%

Figura 7.21 S se reprezinte ntr-un grafic structura acestor cheltuieli. Cel mai potrivit tip de grafic pentru a reprezenta structura acestor cheltuieli este graficul Pie. S calculm n coloana C ct la sut din valoarea total reprezint fiecare tip de cheltuial. n celula C4 vom introduce formula =B4/B$8 (cheltuielile/cheltuielile totale) i copiem formula n domeniul C5:C7. Pentru ca numerele s fie afiate sub form de procent, le selectm i le formatm de tip procent. Pentru construirea graficului: 1. Se selecteaz zona A4:B7. 2. Se apas pe butonul Chart Wizard. 3. Se alege un grafic de tip Pie. Se selecteaz un subtip de grafic care s afieze i procentele. 4. Avem o singur serie de date n domeniul B4:B7. Deci seria se va genera pe coloan i domeniul de valori este B4:B7.
15% 3% 6%

Ziare Reviste Televiziune Radio

76%

Figura 7.22
41

Din celulele specificate n Category(x) axis labels se vor extrage numele sectoarelor. Deci n cazul nostru completm cu A4:A7. Se obine urmtorul grafic (figura 7.22): Dup construirea graficului comparm procentele din coloana C cu procentele din dreptul sectoarelor. Constatm c sunt exact aceleai valori. Deci fiecare sector reprezint un procent dintr-un ntreg. 7.16. Aplicaie grafice de tip linie Foaia de calcul urmtoare (figura 7.23) conine valoarea vnzrilor efectuate n perioada 1994-1998 de o firm distribuitoare de produse soft.
1 2 3 4 5 6 7 A Vnzri B 1994-1998 1994 20000 23000 10000 53000 C D LJJ F

Excel Word Power Point TOTAL

1995 25000 20000 15000 60000

1996 27000 25000 20000 72000

1997 35000 30000 22000 87000

1998 40000 35000 25000 100000

Figura 7.23 Pentru a ilustra tendinele de variaie n timp se va folosi un grafic de tip linie (nu XY pentru c intervalele de timp sunt egale). Pentru a crea graficul: 1. Se selecteaz domeniul A3:F6 2. Se selecteaz butonul Chart Wizard. 3. Se selecteaz un grafic de tip Line. 4. n grafic vom avea trei serii de date, pentru vnzrile de Excel, a doua pentru vnzrile de Word, a treia pentru Power Point. Deci seriile se vor genera pe linie. Avem trei serii: 1. Excel n domeniul B4:F4 2. Word n domeniul B5:F5 3. Power Point n domeniul B6:F6 Pe axa x trebuie afiai anii. Deci n Category(x) axis labels completm =B3:F3. Se va obine urmtorul grafic (figura 7.24):

Figura 7.24 7.17. Aplicaie grafice Stacked Line Foaia de calcul urmtoare (figura 7.25) conine numrul de calculatoare asamblate ntr-o fabric n trei intervale de timp: de la ora 8 la ora 16 i de la ora 16 la ora 24, de luni pn vineri.
1 2 3 4 5 A B Perioada Luni 0:00-8:00 8:00-16:00 16:00-24:00 TOTAL C Mari 3 4 2 9 2 3 2 7 D E Miercuri Joi 3 2 4 9 F Vineri 2 3 2 7 4 3 2 9

Figura 7.25 S se reprezinte ntr-un grafic numrul total de calculatoare asamblate la sfritul fiecrei perioade.
42

La sfritul perioadei 8-16 numrul total de calculatoare asamblate este egal cu suma dintre numrul de calculatoare asamblate n intervalul 0-8 cu cele asamblate n intervalul 8-16, iar la sfritul zilei trebuie nsumate calculatoarele asamblate n cele trei perioade. Cel mai potrivit tip de grafic este Stacked Line. La acest tip de grafic linia pentru o serie se genereaz adunnd i valorile din seriile precedente. Pentru a crea graficul: 1. Se selecteaz domeniul A1 :F4 2. Se selecteaz butonul Chart Wizard. 3. Selectm un grafic de tip linie i ca subtip un grafic Stacked Line. 4. n grafic avem trei serii de date: 0-800 n B2:F2 00 00 8 16 n B3:F3 1600 2400 n B4:F4 Seriile sunt generate pe linie. Pe axa x vor fi afiate zilele sptmnii, deci n Category(x) axis labels vom introduce domeniul =B1:F1. Se va obine urmtorul grafic (figura 7.26).

Figura 7.26 7.18. Aplicaie -grafice de tip xy dispersate (Scater) Foaia de calcul urmtoare (figura 7.27) conine nivelul stocurilor pentru articolele realizate de o fabric de ncl minte pe durata unei linii.
A 1 2 3 4 5 Sandale Adidai Pantofi TOTAL B 01-Dec 100 70 85 255 C 02-Dec 110 50 95 255 D 05-Dec 120 67 105 292 E 10-Dec 90 80 130 300 F 13-Dec 105 90 100 295 G 20-Dec 130 105 70 305 H 25-Dec 70 70 80 220 29-Dec 55 60 60 175

Figura 7.27 S se reprezinte sub form grafic nivelul stocurilor pentru cele trei articole. Deoarece datele sunt distribuite inegal trebuie aleas o diagram xy i nu una de tip linie. Pentru a crea graficul: 1. Se selecteaz domeniul A1 :I4 2. Se selecteaz un grafic de tip xy 3. Seriile de date se vor genera pe linie. 4. Vom avea 3 serii: Sandale B2:I2 Adidai B3:I3 Pantofi B4:I4 Pe axa x vor fi afiate zilele, deci n Category(x)Axis Labels vom avea =B2:I1 Se va obine urmtorul grafic (figura 7.28):

43

Figura 7. 28 CAPITOLUL 8 LISTE 8.1. Crearea i editarea unei liste n Excel datele pot fi gestionate cu uurin dac sunt organizate sub form de liste. O list reprezint o zon dintr-o foaie de calcul care conine date similare. Fiecare coloan din list reprezint o anumit categorie de date (numit cmp) i determin tipul de informaie necesar pentru fiecare intrare n list. Fiecare linie dintr-o list constituie o nregistrare. Pentru a crea o list se introduce un titlu pentru fiecare coloan. Listele se pot crea n orice zon din foaia de calcul, trebuie doar ca zona de sub list s nu conin date, astfel nct lista s se poat ntinde fr s interfereze cu alte date din foaia de calcul. Pentru a introduce nregistrri n list se vor introduce date n liniile imediat de sub titlurile coloanelor. Fiecare nregistrare trebuie s conin aceleai cmpuri. n figura 8.1 este prezentat o list care conine informaii despre comenzile livrate de o firm distribuitoare de produse electrocasnice la firme din diverse orae din ar. Pentru fiecare comand sunt furnizate informaii despre data de livrare a comenzii, produsul vndut, cui i-a fost livrat comanda, numrul de buci livrate i valoarea comenzii.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A Data 12-Mai-05 15-Mai-05 16-Mai-05 18-Mai-05 22-Mai-05 23-Mai-05 24-Mai-05 25-Mai-05 26-Mai-05 31-Mai-05 12-Iunie-05 13-Iunie-05 B Produs Frigider Frigider Main de splat Frigider Main de splat Aragaz Aragaz Main de splat Frigider Frigider Aragaz Main de splat C Firma Alina Kvant Kvant Bomba Elefant Camelia Alina Camelia Bomba Camelia Bomba Camelia D Ora Chiinu Bli Orhei Ungheni Bli IAI Bli Chiinu Chiinu Chiinu Orhei Orhei E F Nr. buci Valoare comand 6 42 000 8 48 000 5 30 000 5 35 000 7 42 000 5 22 000 6 27 000 6 36 000 4 28 000 4 27 500 6 26 000 5 31 500

Figura 8.1 Pentru a uura introducerea i editarea nregistrrilor dintr-o list se pot utiliza facilitile oferite de formulare. Un formular reprezint o imagine organizat a datelor care cuprinde denumirile coloanelor, casete text pentru introducerea datelor i butoane pentru adugarea, tergerea i gsirea nregistrrilor. Pentru a aduga nregistrri cu ajutorul formularului de date: 1. Se poziioneaz cursorul n orice celul din list. 2. Din meniul Data se selecteaz comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog DataForm (figura 8.2). 3. Pentru a aduga o nou nregistrare n list se aplic un clic pe butonul New. Pe ecran apare un formular gol n care se completeaz fiecare caset text cu informaiile corespunztoare. Pentru deplasare n urmtoarea caset se apas tasta <Tab>, pentru deplasare n caseta text anterioar se apas <Shift+Tab>. Dup terminarea introducerii datelor se apas tasta <Enter> pentru adugarea de nregistrri noi n list. n cazul n care n anumite cmpuri au fost scrise informaii i se constat c nregistrarea respectiv nu trebuie adugat n list, se aplic un clic pe butonul Restore pentru a elimina nregistrarea din formular. Clicul pe Restore trebuie aplicat nainte de a apsa tasta <Enter > prin care se salveaz nregistrarea.
44

4.

Se aplic un clic pe butonul Close pentru a reveni n foaia de calcul.

Figura 8.2 Formularul de date poate fi folosit i pentru vizualizarea nregistrrilor din list. Exist mai multe metode pentru a realiza acest lucru. O metod ar fi folosirea barei de derulare din caseta de dialog Data Form. Se apas pe sgeata n sus sau sgeata n jos pentru a vizualiza nregistrarea anterioar sau nregistrarea urmtoare. Pe msur ce sunt vizualizate nregistrrile din list n colul din dreapta sus al casetei de este indicat numrul curent al nregistrrii. O alt metod ar fi utilizarea butoanelor Find Next pentru a vizualiza urmtoarea nregistrare i Find Previous pentru a vedea nregistrarea anterioar. Dac la apsarea acestor butoane Excel emite un semnal sonor nseamn c suntei poziionai pe ultima, respectiv prima nregistrare din list. Pentru a terge o nregistrare cu ajutorul formularului de date: 1. Se poziioneaz cursorul n orice celul din list. 2. Din meniul Data se selecteaz comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog DataForm. 3. Se vizualizeaz nregistrarea care trebuie tears. 4. Se aplic un clic pe butonul OK pentru a efectua tergerea. Excel va solicita confirmarea pentru tergerea nregistrrii. Se va rspunde cu OK pentru a terge nregistrarea sau cu Cancel pentru a anula operaia de tergere. 5. Se aplic un clic pe butonul Close pentru revenirea n foaia de calcul. Formularul de date poate fi folosit i pentru a gsi nregistrrile care satisfac unul sau mai multe criterii. Dac se folosete formularul n acest scop nu se poate vizualiza dect cte o nregistrare gsit. Paii pentru a gsi o nregistrare sunt: 1. Se selecteaz o celul din list. 2. Din meniul Data se selecteaz comanda Form. 3. Din caseta de dialog Data Form se selecteaz butonul Criteria. 4. Se introduc criteriile pentru efectuarea cutrii (figura 8.3). De exemplu, dac vrem s vizualizm comenzile cu o valoare mai mare de 40 000 n cmpul Valoare Comand introducem criteriul >40000

Figura 8.3

45

5. Se aplic un clic pe butonul Find Next sau se apas pe sgeata n jos din bara de derulare a formularului. n formular va fi afiat rezultatul cutrii. Dac nu exist nici o nregistrare corespunztoare se va auzi un semnal sonor. Dac trebuie fcut cutarea n sens invers se aplic un clic pe butonul Find Prev sau se apas sgeata n sus din bara de derulare a formularului. Dac nu exist nici o nregistrare corespunztoare se va auzi semnalul sonor. 8.2. Sortarea datelor din liste Informaiile organizate ntr-o list pot fi sortate, filtrate sau se pot genera extrase pe totaluri pariale. Sortarea este operaia de ordonare a nregistrrilor n funcie de unul sau mai multe criterii. Excel sorteaz listele pe baza cmpurilor. Pentru a ordona o list se efectueaz urmtorii pai: 1. Se selecteaz o celul din list. Dac trebuie ordonate doar anumite nregistrri din list, acestea se selecteaz 2. Se aplic comanda Data, Sort. Pe ecran apare caseta de dialog Sort (figura 8.4). 3. Pentru a evita sortarea capului de tabel mpreun cu restul listei, din seciunea MyList Has se selecteaz opiunea Header Row. 4. n caseta Sort By se selecteaz numele coloanei n funcie de care se va face sortarea. Dac lista nu conine nume de coloane, i deci la pasul 3 a fost selectat opiunea My List Has No Header Row, n loc de numele coloanei se va selecta litera coloanei din foaia de calcul. 5. Se selecteaz ordinea de sortare: Ascending pentru sortare n ordine cresctoare i Descending pentru sortare n ordine descresctoare. 6. Dac este necesar o sortare pe dou nivele (n cazul n care exist duplicate n primul cmp de sortare) se completeaz a doua caset Then By. Din lista derulant seva selecta numele coloanei ce va fi folosit ca al doilea cmp de sortare. Se selecteaz ordinea de sortare pentru al doilea cmp. 7. Pentru a crea un al treilea nivel de sortare, n cazul n care exist duplicate n primele dou cmpuri de sortare se completeaz n mod similar a treia caset Then By cu al treilea cmp de sortare i se selecteaz ordinea de sortare i pentru acest cmp. 8. Se selecteaz butonul OK.

Figura 8.4 - caseta de dialog Sort O list se poate sorta mai rapid cu ajutorul a dou butoane din bara de instrumente standard: ,

pentru sortare n ordine cresctoare i , pentru sortare n ordine descresctoare. Pentru a sorta o list cu butoanele de sortare: 1. Se selecteaz o celul din coloana ce va fi folosit drept cheie de sortare. 2. Se execut un clic pe unul din cele dou butoane de sortare. Butoanele de sortare efectueaz aceast operaie doar dup un cmp cheie - cmpul selectat nainte de apsarea butonului. Pentru sortare, Excel folosete urmtoarele reguli: Datele sunt sortate n ordine ascendent, de la A la Z, de sus n jos pentru linii, sau de la stnga la dreapta pentru coloane. Opiunea Descending inverseaz aceast ordine, de la Z la A, de sus n jos sau de la stnga la dreapta. Spaiile libere sunt puse la sfrit.
46

Este folosit urmtoarea ordine de prioriti: 1. numerele de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare numr pozitiv 2. texte (de la A la Z) 3. rezultatele FALSE 4. rezultatele TRUE 5. valori de eroare 6. spaii libere Excel poate ignora diferenele dintre literele mari i mici sau poate ine cont de acestea . Acest lucru se poate specifica dac din caseta de dialog Sort se selecteaz butonul Options. Pe ecran apare caseta de dialog Sort Options (figura 8.5): Dac este marcat opiunea Case Sensitive se face distincie ntre literele mici i cele mari, dac nu este marcat nu se face distincie. Tot n aceast caset de dialog se specific n ce ordine se va face sortarea: - de jos n sus (Sort Top To Bottom), sau de la stnga la dreapta (Sort Left To Right).

Figura 8.5 - caseta de dialog Sort Options n unele cazuri este posibil s fie necesar o sortare n care informaiile nu trebuie s apar n ordine alfabetic normal. n acest caz din caseta de dialog Sort Options se selecteaz din lista derulant First Key Sort Order modul n care se va face sortarea dup prima cheie. 8.3. Aplicaie n foaia de calcul din lecia precedent s se grupeze comenzile n funcie de oraul n care au fost livrate: Rezolvare: 1. Se poziioneaz cursorul n orice celul din list. 2. Se selecteaz comanda Sort din meniul Data. 3. n seciunea My List Has se selecteaz opiunea Header Row (avem cap de tabel). 4. n caseta Sort By se selecteaz Ora - numele coloanei dup care se face sortarea. 5. Se selecteaz opiunea Ascending - vom avea o sortare n ordine cresctoare dup numele oraelor. 6. Se selecteaz butonul OK. n cazul n care trebuie s facem o sortare cu dou niveluri de sortare, de exemplu dup ora i dup produs: - se repet paii 1-5, prezentai mai sus (pn acum datele sunt sortate doar dup un nivel de sortare) 6. n a doua caset Then By se selecteaz Produs - numele coloanei pentru al doilea criteriu de sortare. Astfel se specific ordinea i pentru al doilea nivel de sortare. 7. Se selecteaz butonul OK. 8.4. Sortarea dup mai mult de trei cmpuri Cu toate c n caseta de dialog Sort se pot specifica doar trei nivele de sortare, sortarea se poate face dup oricte cmpuri. Se poate face o resortare dup cmpuri suplimentare orict de des este necesar, fr a pierde rezultatul ordonrii sortrilor precedente. Regula de sortare dup mai mult de trei chei este de a sorta nti dup nivelurile inferioare mergnd n sus ctre nivelul superior. De exemplu, s presupunem c avem de fcut o sortare pe 6 nivele n care coloana A este folosit ca prim cheie de sortare, B ca a doua, C ca a treia, D ca a patra, E ca a cincia i F a asea cheie. Dei Excel permite specificarea doar a trei chei de sortare se pot sorta toate cele ase coloane.

47

Se sorteaz mai nti coloanele de nivel inferior: D, E ,F. Coloana D va fi prima cheie de sortare, E a doua, F a treia. O a doua sortare efectueaz operaia dup coloanele de nivel superior A, B, C. Coloana A va fi prima cheie de sortare, B a doua i C a treia. CAPITOLUL 9 PRELUCRAREA DATELOR CU AJUTORUL SUBTOTALURILOR 9.1. Crearea subtotalurilor automate Cnd sorteaz datele dintr-o list, Excel permite efectuarea unor sinteze a datelor pe baza to talurilor pariale. Cnd se efectueaz calcule pariale, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din list. Un grup este alctuit din mai multe linii (nregistrri) care au aceeai informaie ntr-o coloan (cmp) specificat. Pentru a putea crea subtotaluri trebuie ca datele s fie sortate. Dup sortarea datelor dup cmpuri, se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz orice celul din list. 2. Se aplic comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal (figura 9..1).

Figura 9..1 caseta de dialog Subtotal 3. Se specific modul n care vor fi grupate datele pentru subtotaluri selectnd din lista derulant At Each Change (la fiecare schimbare) numele coloanei dup care se face gruparea. Dac este prima dat cnd este selectat comanda, Excel selecteaz automat coloana cea mai din stnga. Dac comanda a fost folosit i mai nainte, atunci va fi selectat coloana folosit ultima dat. 4. Din lista derulant Use Function se selecteaz funcia care trebuie calculat. Funciile cel mai frecvent folosite sunt: SUM adunare MAX maximum MIN minimum AVERAGE medie PRODUCT - produs VAR varianta STD DEVP deviaia standard; 5. Din lista Add Subtotal To se selecteaz datele cu care se vor efectua calculele. Aceast list conine numele coloanelor din lista de date. Se marcheaz coloanele pentru care se vor efectua calculele. 6. Pentru a nlocui totaluri existente se marcheaz opiunea Replace Current Subtotals. 7. Pentru a insera un salt de pagin naintea fiecrui grup se marcheaz opiunea PageBreak Between Groups. 8. n mod implicit subtotalurile i totalurile generale apar la sfritul grupului de date (opiunea Summary Below Data se marcheaz automat). Dac ele trebuie afiate naintea grupului de date se va demarca opiunea Summary Below Data. 9. Se selecteaz butonul OK. Pentru eliminarea sub totalurilor din caseta de dialog Subtotal se selecteaz butonul Remove All.

48

9.2. Aplicaie La datele din aplicaia din lecia 8 s se calculeze valoarea total a comenzilor livrate n fiecare ora. Se sorteaz comenzile dup ora. Se selecteaz o celul din list. 3. Din meniul Data se aplic comanda Subtotals. 4. Caseta de dialog Subtotal se va completa n modul urmtor (figura 9.2): Din lista At Each Change se selcteaz Ora. Se va genera cte un grup de nregistrri pentru fiecare ora. Din lista Use Function se va selecta funcia SUM, iar n lista Add Subtotal To se va marca coloana Valoare comand. Deci pentru fiecare grup se va calcula suma valorilor din coloana Valoare comand. Se marcheaz opiunile Replace Current Subtotals i Summary Below Data. 5. Se selecteaz butonul OK. 1. 2.

Figura 9.2 Excel insereaz rndurile de subtotal pentru fiecare grup i realizeaz calculul specificat n coloanele alese. Excel eticheteaz fiecare rnd inserat cu un titlu potrivit. Se insereaz de asemenea un rnd de total general. Cnd se adaug totaluri pariale calculate automat ntr-o list, Excel afieaz lista n modul Outline. Nivelul detaliilor din list poate fi extins sau restrns pentru a nu fi afiate dect totalurile pariale i totalurile generale pentru datele respective. n partea stng a ferestrei (figura 9..3) apar cteva butoane care permit ascunderea i afiarea rapid a datelor de detaliu: (-) Hide Detail pentru a condensa sintetizarea datelor apare n dreptul fiecrui subtotal calculat (+) Display Detail pentru a extinde sintetizarea datelor apare n dreptul fiecrui subtotal calculat 1, 2, 3,... butoane de ierarhizare care indic modul cum sunt grupate datele. n exemplul prezentat, deoarece s-a efectuat o grupare pe un nivel, sunt afiate doar trei butoane: 1, 2 4 3. Dac se apas pe butonul 1 este afiat doar totalul general (figura 9.4), dac se apas pe butonul 2 sunt afiate totalurile pariale, iar dac se apsa butonul 3 este vizualizat toat lista. Pentru a ascunde un nivel de detaliere se selecteaz o celul care conine un total parial i se aplic un clic pe butonul Hide Detail Level (-) de pe nivelul 2. Excel va reduce dimensiunile listei astfel nct este afiat doar rndul care conine totalul parial corespunztor. Dac se aplic un clic pe butonul Display Detail (+) vor fi afiate toate nregistrrile pe baza crora s-a calculat subtotalul corespunztor. Butoanele Hide Detail (-) i Display Detail (+) de pe nivelul 1 sunt folosite pentru a condensa sau extinde datele care genereaz totalul general. 9.3. Crearea de subtotaluri ierarhizate Dac n cadrul unui grup trebuie calculate subtotaluri suplimentare se vor calcula subtotaluri ierarhizate. Pentru a crea un subtotal ierarhizat datele trebuie sortate i dup a doua cheie. Apoi se aplic comanda Data, Subtotals. Se vor selecta opiunile pentru grupul principal (cel mai mare). Excel insereaz subtotalurile pentru primul grup.

49

Se alege n continuare Data, Subtotals 4 opiunile pentru urmtoarele subseturi de grupe. Opiunea Replace Current Subtotals trebuie s fie demarcat. Excel insereaz cte un subtotal pentru urmtoarele subseturi de grupuri.

Figura 9.3

Figura 9..4

Figura 9..5
50

9.4. Aplicaie Pe lng subtotalurile pe orae i totalul general se mai pot calcula i subtotaluri pe produse. Pentru a realiza acest lucru: 1. Se face o sortare a listei pe dou niveluri: nivelul 1 sortare dup ora; nivelul 2 sortare dup produs. 2. Ca n aplicaia precedent se calculeaz subtotalurile pe ora. 3. Se aplic din nou comanda Data, Subtotals. Caseta de dialog Subtotal se completeaz n modul urmtor: Din lista At Each Change In se selecteaz cmpul Produs (se vor genera subgrupe pentru fiecare produs). Din lista Use Function se selecteaz funcia SUM, iar n lista Add Subtotal To se marcheaz cmpul Valoare comand (se calculeaz suma valorilor comenzilor pentru fiecare subgrup). Se demarcheaz opiunea Replace Current Subtotals. 4. Se selecteaz butonul OK. Se obine rezultatul din figura 9.5. n colul din stnga sus a ferestrei apar butoanele de ierarhizare 1, 2, 3, 4. Acum apar mai multe butoane de ierarhizare pentru c se calculeaz subtotalurile pentru mai multe nivele (produs i ora). Pentru a afia doar totalul general se aplic un clic pe butonul de nivel 1. Dac trebuie afiate doar totalurile vnzrilor efectuate n fiecare ora i totalul general se aplic un clic pe butonul de nivel 2. Dac trebuie afiate subtotalurile pe produs i ora se aplic un clic pe butonul 3, iar dac trebuie afiat toat lista se aplic un clic pe butonul 4. CAPITOLUL 10 FILTRAREA DATELOR 10.1. Filtrarea datelor dintr-o list Filtrarea datelor dintr-o list este o operaie prin care sunt afiate doar acele nregistrri din list care corespund unor criterii specificate i ascunderea celorlalte nregistrri care nu mai sunt afiate. n Excel exist dou metode de filtrare: comanda Auto Filter pentru a efectua o filtrare rapid a datelor din list i comanda Advenced Filter pentru a filtra pe baza unor criterii suplimentare. 10.2. Utilizarea comenzii Auto Filter Comanda Auto Filter ofer o putere deosebit de gestionare a listelor. Informaiile care nu trebuie vizualizate sau tiprite pot fi filtrate rapid doar aplicnd clicuri. Liniile de date (nregistrrile) care nu ndeplinesc criteriile specificate sunt ascunse. Din aceast cauz atunci cnd se face o filtrare numerele de linie apar pe srite 4 sunt afiate cu culoare albastr. Pentru a filtra o list cu comanda Auto Filter se execut urmtorii pai: 1. Se selecteaz o celul din lista ce trebuie filtrat. 2. Din meniul Data se aplic comenzile Filter, Auto Filter. Excel va insera sgei de derulare n dreptul fiecrei celule din capul de tabel. 3. Se aplic un clic pe sgeata de derulare din coloana n care se va introduce criteriul. Se selecteaz criteriul pentru coloana respectiv. Sunt posibile urmtoarele opiuni: All Permite afiarea tuturor nregistrrilor cu acest cmp. (Top 10) Permite selectarea unui subset de nregistrri pornind de sus sau de jos ntr-o list. Se poate specifica fie numrul de elemente, fie procentul de elemente ce vor fi filtrate. La selectarea acestei opiuni apare caseta de dialog Top 10 Autofilter (figura 10.1).

Figura 10.1 caseta de dialog Top 10 Autofilter Din prima list derulant se selecteaz Top /Bottom, n funcie de direcia n care se va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom). n a doua list derulant se introduce sau se selecteaz un numr care indic cte nregistrri (dac n a treia list derulant este selectat opiunea Items) sau ce
51

procent din numrul total de nregistrri (dac n a treia list derulant este selectat opiunea Percent) vor rezulta din filtrare. Custom Permite crearea unor criterii definite cu condiii i/sau. La selectarea acestei opiuni apare caseta de dialog Custom AutoFilter (figura 10.2).

Figura 10.2 caseta de dialog Custom AutoFilter Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz un operator din prima list derulant, apoi se introduce o valoare n caseta alturat. Dac exist un al doilea criteriu se selecteaz una din opiunile AND(i) sau OR (sau) i se introduce n mod similar al doilea criteriu. Blanks Afieaz toate nregistrrile cu spaii n acest cmp. Non Blanks Afieaz toate nregistrrile care nu conin spaii n acest cmp (nregistrri ce conin date). n plus apare o list cu toate valorile distincte din coloana curent. La selectarea acestor valori vor fi afiate doar nregistrrile care au exact aceast valoare n cmpul specificat. Numele coloanelor dup care s-a fcut filtrarea apar cu albastru. 4. Se aplic paii 1-3 pentru a filtra datele i n funcie de alte criterii. Pe msur ce se selecteaz mai multe criterii ele sunt combinate i cu criteriile anterioare. Pentru ca o nregistrare s fie afiat ea trebuie s ndeplineasc criteriile pentru toate cmpurile. Dac trebuie anulat rezultatul filtrrii dup un anumit cmp se selecteaz sgeata de derulare pentru acel cmp i se selecteaz opiunea All. Pentru a afia toate nregistrrile i a nltura criteriile din toate cmpurile se aplic comanda Data, Filter, Show All. Atunci cnd comanda AutoFilter este activ, n meniu, n dreptul comenzii apare un marcaj de validare. Pentru a dezactiva aceast facilitate se aplic din nou comanda Data, Filter, AutoFilter. 10.3. Aplicaie Foaia de calcul urmtoare (figura 10.3) conine o list cu facturile emise de o firm. Pentru fiecare factur sunt specificate urmtoarele date: codul facturii produs vndut data emiterii facturii preul unitar numele cantitatea vndut distribuitorului valoarea total (preul unitar * cantitatea numele clientului vndut). Pentru a calcula valoarea total se introduce n celula H2 formula =F2*G2. Aceast formul se va copia pe coloan. 1. Se selecteaz o celul din list.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 B C D E F G H Cod factura Data Distribuitor Client Produs 1234 5.7.98 lonescu ABC Unt 1235 5.7.98 Popescu 1236 5.7.98 Albu 1237 5.7.98 lonescu 1238 5.7.98 Albu 1239 5.7.98 Albu 1240 5.7.98 Popescu XYZ PQR MNO TUV KJC FGH Telemea Salam Margarina Unt Telemea Zahr Pre unitar Cantitate Val. Totala 5000 50 250000 20000 50000 4000 5000 20000 5000 70 30 40 20 40 100 1400000 1500000 160000 100000 800000 500000 52

Figura 10.3 2. Din meniul Data se aplic comanda Filter, Autofilter. n dreptul fiecrei celule din capul de tabel se insereaz o sgeat de derulare. Prin filtrare se poate rspunde la ntrebri de genul: S se vizualizeze toate comenzile livrate de Popescu. Pentru aceasta se aplic un clic pe sgeata de derulare din coloana Distribuitor 4 se selecteaz din lista afiat Popescu. Dac trebuie vizualizate toate comenzile livrate de Popescu cu valoare mai mare de 500000 lei se mai face o filtrare dup cmpul Total. Se aplic un clic pe sgeata de derulare din coloana Total i se selecteaz opiunea Custom. Din lista de operatori se selecteaz operatorul >, iar n caseta alturat se introduce valoarea 500000. Se selecteaz butonul OK. 10.4. Utilizarea comenzii Advanced Filter O alt metod de filtrare este folosirea comenzii Advanced Filter. Cu aceast comand se pot efectua operaii de filtrare bazate pe criterii complexe. Pentru folosirea comenzii trebuie creat un domeniu de criterii. Domeniul de criterii specific condiiile pe care datele filtrate trebuie s le ndeplineasc. Prima linie din domeniul de criterii conine numele cmpurilor pentru care se vor specifica criterii. Numele cmpurilor trebuie scrise exact la fel ca numele cmpurilor din list. n liniile imediat urmtoare, sub numele cmpurilor, se introduc criteriile pentru cmpurile respective. Domeniul de criterii se va termina cu o linie goal. Criteriile care sunt pe aceeai linie n domeniul de criterii vor trebui s fie ndeplinite simultan. ntre criteriile care se gsesc pe linii diferite aplic o relaie de tip SAU. Dup pregtirea domeniului de criterii se execut urmtorii pai: 1. Se selecteaz domeniul de celule care conine lista 2. Se aplic comanda Data, Filter, Advanced Filter. Pe ecran apare caseta de dialog Advanced Filter (figura 12.4): 3. Dac lista filtrat va fi afiat n acelai loc ca i lista iniial se selecteaz opiunea Filterthe List, in place. Dac datele trebuie plasate ntr-o alt zon a foii de calcul pentru a fi prelucrate ulterior se selecteaz opiunea Copy To Another Location. n acest caz ncaseta Copy To se specific domeniul de celule ce va conine lista, dac acesta nu a aprut automat. 4. n caseta List Range se introduce domeniul de celule care conine lista, dac acesta nu a aprut automat.

5.

Figura 12.4 caseta de dialog Advanced Filter n caseta Criteria Range se introduce domeniul de celule care conine domeniul de

criterii. Dac prin filtrare trebuie nlturate nregistrrile duble se marcheaz opiunea UniqueRecords Only. 7. Se selecteaz butonul OK.
6.

10.5. Aplicaie n exemplul din aplicaia precedent s se realizeze o filtrare astfel nct s fie vizualizate doar comenzile n valoare de 500.000 de lei livrate de Popescu folosind comanda Advanced Filter.
A 1 Cod 9 53 B Data C D E F G H Distribuitor Client Produs Pre Cantitate Val. Total

10 Distribuitor Total 11 Popescu >500000

Figura 12.5 La sfritul listei (figura 12.5) se las o linie liber 4 se introduce domeniul de criterii. Se vor introduce n foaia de calcul urmtoarele informaii: n A10 Distribuitor n B10 Val. Totala n A11 Popescu n B11 >500000 Rezolvare: 1. Se selecteaz domeniul de celule care conine lista A1:H8. 2. Se aplic comanda Data, Filter, Advanced Filter. 3. Caseta de dialog Advanced Filter se completeaz n modul urmtor: se selecteaz opiunea Filter the List, in place List Range A1:H8 Criteria Range A10:B11 se demarcheaz opiunea Unique Records Only. 4. Se selecteaz butonul OK. CAPITOLUL 11 COMPARAREA ALTERNATIVELOR N VEDEREA LURII DECIZIEI OPTIME 11.1. Utilizarea facilitii Goal Seek Excel dispune de o serie de faciliti pentru a putea rspunde la ntrebri de genul "Ce se ntmpl dac ?". Presupunem c avem o foaie de calcul, cunoatem rspunsul dorit, dar vrem s rezolvm problema i n sens invers, adic s gsim valoarea de intrare care conduce la un anumit rspuns. Pentru a putea rezolva probleme de acest tip se utilizeaz comanda Goal Seek. Pentru a folosi comanda Goal Seek se formuleaz nti problema, se introduc variabilele i formulele n foaia de calcul. Celula cu rezultate trebuie s conin neaprat o formul, iar formula respectiv trebuie s conin referiri la alte celule din foaia de calcul, celule care conin variabile de intrare. Pentru gsirea valorii de intrare care s conduc la un anumit rspuns se vor parcurge urmtoarele etape: 1. Se selecteaz celula rezultat, care trebuie s conin o formul i n care vrem s obinem o anumit valoare. 2. Se aplic comanda Tools, Goal Seek. Pe ecran apare caseta de dialog Goal Seek (figura11.1).

Figura 11.1 caseta de dialog Goal Seek Caseta Set Cell conine celula selectat n etapa 1. Dac s-a srit peste etapa 1, se scrie n aceast caset referina celulei rezultat. n caseta To value se introduce soluia la care vrei s ajungei. n caseta By changing Cell se scrie referina celulei de intrare. Aceast celul trebuie s contribuie la valoarea formulei din celula rezultat, specificat n Set Cell. 4. Se selecteaz butonul OK. Goal Seek nlocuiete valoarea de intrare astfel nct soluia s se apropie ct mai mult de soluia cerut.
3.

11.2. Aplicaie Goal Seek

54

O persoan depune o sum la o banc, pe termen de o lun, cu o rat a dobnzii de 50%. S se calculeze, pentru un orizont de 12 luni suma din cont la nceputul i sfritul fiecrei luni. S se calculeze valoarea din cont la sfritul perioadei pentru mai multe valori a sumei depuse. S se determine ce sum trebuie s fie depus astfel nct la sfritul perioadei suma din cont s fie de 10000000 lei ? Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 11.2):
A B C 1 Suma depusa 1000000 2 Rata dobnzii 50% 3 4 Luna Suma la nceputul lunii Suma la sfritul lunii 5 1 1000000 1041666.667 6 2 1041666.667 1085069.444 7 3 1085069.444 1130280.671 8 4 1130280.671 1177375.699 9 5 1177375.699 1226433.02 10 6 1226433.02 1277534.396 11 7 1277534.396 1330764.996 12 8 1330764.996 1386213.537 13 9 1386213.537 1443972.435 14 10 1443972.435 1504137.953 15 11 1504137.953 1566810.367 16 12 1566810.367 1632094.133

Figura 11.2 Suma la nceputul lunii 1 este chiar suma depus, deci n B5 vom introduce formula =B1. Suma la sfritul unei luni este suma de la nceputul lunii la care se adaug dobnda, deci formula din celula C5 va fi =B5+B5*B$2/12. Suma la nceputul lunii 2 este suma de la sfritul lunii 1, deci n B6 vom introduce formula =C5. Se copiaz pe coloan formulele din B6 i B5. Suma de la sfritul perioadei este n celula C16. Valoarea din aceast celul depinde n mod indirect de suma depus din B1. Dac se modific suma depus, automat se modific i valoarea din C16. De exemplu, pentru o sum depus de 3000000 se va obine la sfritul perioadei o sum de 4896282lei. S rezolvm acum urmtoarea ntrebare: Ce sum trebuie depus astfel nct la sfritul perioadei suma final s fie de 10000000 lei? Rezolvare: 1. Se selecteaz celula C16. 2. Se aplic comanda Tools, Goal Seek 3. Caseta Goal Seek se va completa n modul urmtor: Set Cell C16 Celula care conine suma pe care vrem s o obinem To Value 10000000 Suma pe care vrem s o obinem (suma depus) By Changing Cell B1 Celula care variaz ca s obinem rezultatul 4. Se selecteaz butonul OK Excel rezolv problema n mod invers, suma care trebuie depus fiind de 6127097 lei. 11.3. Calcularea tabelelor de rspunsuri Facilitile "What if "Ce se ntmpl dac" oferite de Excel sunt foarte folositoare n afaceri. Foile de calcul pot da rspuns imediat la ntrebri cum ar fi: "Ce s-ar ntmpla dac s-ar reduce costurile cu 0,5% ?", "Ce s-ar ntmpla dac s-ar vinde mai mult cu 10% ?", "Ce s-ar ntmpla dac nu am primi mprumutul?". Atunci cnd se testeaz ct de mult afecteaz rezultatele o schimbare ct de mic a mrimilor de intrare, se realizeaz o analiz de senzitivitate. Pentru a realiza o analiz de senzitivitate pentru un domeniu mare de intrri se poate folosi comanda Table din meniul Data. Comanda poate fi utilizat n dou moduri: 1. Modificarea unei date de intrare pentru a vedea efectul produs asupra uneia sau mai multor formule. 2. Modificarea a dou date de intrare pentru a vedea efectul produs asupra unei formule.
55

Pentru a nelege mai bine ce face aceast comand s considerm urmtorul exemplu: S se calculeze ratele lunare care trebuie pltite pentru a returna un credit, cu o anumit dobnd. Rezolvare: 1. Primul pas este crearea foii de calcul (figura 11.3). 2. n celula B6 se introduce formula =PMT(B2/12,B3*12,B1), formul cu care se calculeaz ratele lunare ce trebuie pltite pentru a returna creditul care se gsete n B1, pe durata specificat n B3 (B3*12) reprezint numrul de luni), cu dobnda din celula B2 (B2/12 reprezint dobnda lunar). 3. 2. S facem o analiz de senzitivitate n care s analizm cum sunt influenate ratele lunare de dobnzi. Se construiete un tabel n care prima coloan sau prima linie conine valorile care trebuie testate. Pentru exemplul nostru n domeniul A9:A13 conine ratele dobnzii care vor fi utilizate ca intrri n analiza de senzitivitate.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3. A Credit Dobnda anuala Termen B C 100000000 lei 50% 2 ani

Rata lunara Dobnda 40% 50% 55% 60% 65%

$6.671,077.55

Figura 11.3 n urmtoarele coloane (sau linii) din tabel, n celulele din capul de tabel se introduc adresele formulelor care conin rspunsul. n cazul nostru n celula B8 se introduce formula =B6 (B6 conine formula pentru calculul ratelor lunare). 4. Se selecteaz celulele care conin tabelul. Se aplic comanda Data, Table. Pe ecran apare caseta de dialog Table (figura 11.3).

Figura 11.3 caseta de dialog Table Se introduce adresa celulei care conine variabila de intrare n Row Input Cell (dac valorile care sunt testate sunt desfurate pe linie) sau Column Input Cell (dac valorile care sunt testate sunt desfurate pe coloan). n cazul nostru, valorile testate sunt desfurate pe coloan (A9/A13), deci vom introduce n Column Input Cell B2 (adresa ratei dobnzii). 6. Se selecteaz butonul OK. Rezultatul obinut este un tabel care conine ratele lunare corespunztoare fiecrei dobnzi. n continuare vom vedea cum poate fi folosit comanda Table pentru a vedea efectul produs asupra unei formule prin modificarea a dou date de intrare. Relum exemplul anterior numai c acum vom modifica dou date de intrare: dobnda i creditul. n foaia da calcul se va calcula rezultatul pentru mai multe combinaii ale acestor valori. Rezolvare: 1. Ca i n cazul precedent se creeaz foaia de calcul (figura 11.4). 2. Se construiete un tabel n care prima coloan i prima linie conin valorile celor dou variabile. Colul din stnga sus trebuie s conin o formul sau o referin la o formul n exemplul nostru domeniul A9:A13 va conine valorile dobnzilor, domeniul B8:F8 valorile creditului, iar celula A8 va conine formula =B6 (o referin la o celul care conine formula de calcul).
5. 56

Se selecteaz tabelul i se aplic comanda Table. n Row Input Cell se introduce adresa celulei care reprezint variabila care are valorile desfurate pe linie, iar n Column Input Cell se introduce adresa celulei care reprezint variabila care are desfurate valorile pe coloan. n cazul nostru: n Row Input Cell se introduce B1; n Column Input Cell se introduce B2. 4. Se selecteaz butonul OK. Rezultatul este prezentat n tabelul din figura 11.4. Valorile din tabel reprezint ratele lunare care trebuie pltite pentru diferite valori ale creditului i diferite valori ale dobnzii.
3. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A Credit Dobnda anuala Termen B 100000000 lei 50% 2 ani C D E F

Rata lunara 6,671,077.55 0.40 0.50 0.55 0.60 0.65

$6,671,077.55 50,000,000.00 3,059,386.78 3,335,538.77 3,478,096.72 3,623,545.04 3,771,807.05 60,000,000.00 3,671,264.13 4,002,646.53 4,173,716.07 4,348,254.05 4,526,168.46 70,000000.00 4,283141.49 4,669754.28 4,869335.41 5,072963.05 5,280529.87 90,000,000.00 5,506,896.20 6,003,969.79 6,260,574.10 6,522,381.07 6,789,252.69 100,000000.00 6,118,773.55 6,671077.55 6,956193.45 7,247090.08 7,543614.10

Figura 11.4 11.4. Efectuarea de analize "What if cu scenarii Multe din analizele economice implic efectuarea de analize de tipul "Ce se ntmpl dac?". Pentru a rspunde la astfel de ntrebri se modific valorile din celulele care conin datele iniiale ale problemei. La schimbarea acestor valori se modific i rezultatele. Cu ct exist mai multe scenarii, cu att urmrirea diferenelor dintre rezultatele acestora este mai dificil. Excel ofer o facilitate care permite urmrirea acestor scenarii: "Scenario Manager" (managerul de scenarii). 11.5. Crearea unui scenariu Un model cu scenarii trebuie s aib un set de valori de intrare i un set de valori rezultat (care se schimb n funcie de intrri). Pentru a crea un scenariu se vor efectua urmtorii pai: 1. Se aplic comanda Tools, Scenarios. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Manager (figura 11.5).

Figura 11.5 caseta de dialog Scenario Manager Din caseta Scenario Manager se selecteaz butonul Add. Pe ecran apare caseta de dialog Add Scenario (figura 11.6). 3. n caseta Scenario Name se specific numele scenariului. n caseta Changing Cells se indic celulele sau domeniul de celule care vor fi modificate pentru fiecare scenariu. n caseta Comment se pot scrie informaii suplimentare. Automat Excel introduce n aceast caset
2. 57

numele utilizatorului i data la care a fost creat scenariul. Pentru a evita efectuarea de modificri n celulele din foaia de calcul se selecteaz opiunea Prevent Changes din seciunea Protection a casetei de dialog. Pentru a ascunde datele din celule se selecteaz opiunea Hide. 4. Se aplic un clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Values (figura 11.7), n care se introduc datele pentru fiecare celul din scenariu. Dup introducerea datelor se selecteaz butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Manager. Denumirea noului scenariu creat apare n lista Scenarios. La selectarea unui scenariu din list n cmpul Changing Cells vor fi afiate adresele celulelor din scenariu, iar n cmpul Comments comentariile introduse.

Figura 11.6 caseta de dialog Add Scenario

Figura 11.7- caseta de dialog Scenario Values Pentru a vedea scenariul se selecteaz denumirea lui din list i se execut un clic pe butonul Show. Excel va afia valorile din toate celulele din foaia de calcul. n cazul n care caseta de dialog acoper o parte din date, se trage cu mouse-ul bara de titlu a casetei de dialog spre marginea ecranului. 6. Pentru a reveni n foaia de calcul se execut un clic pe butonul Close. Excel va afia n foaia de calcul valorile stabilite n scenariu. Este bine ca atunci cnd se lucreaz cu scenarii fiecare celul din scenariu s aib un nume. Excel va folosi aceste nume n caseta de dialog Scenario Values 4 n rapoartele pentru scenarii.
5.

58

Figura 11.8- caseta de dialog Define Name Pentru a atribui un nume unei celule se efectueaz urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula creia trebuie s i se atribuie un nume. 2. Se aplic comanda Insert, Name, Define. Pe ecran apare caseta de dialog Define Name(figura 11.8). 3. Se scrie numele celulei n caseta Names. 4. Se aplic un clic pe butonul OK. 11.6. Editarea i tergerea scenariilor Un scenariu existent poate fi modificat sau poate fi ters. Pentru a terge un scenariu se selecteaz numele acestuia din caseta de dialog Scenario Manager i se aplic un clic pe butonul Delete. Excel va elimina scenariul din lista cu scenarii.

Figura 11.9- caseta de dialog Edit Scenario Pentru a modifica un scenariu se selecteaz numele scenariului din caseta de dialog Scenario Manager i se aplic un clic pe butonul Edit Scenario. Pe ecran apare caseta de dialog Edit Scenario (figura 11.9), asemntoare cu caseta Add Scenario. Se efectueaz toate modificrile necesare i se aplic un clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Values n care se introduc noile valori. 11.7. Sintetizarea scenariilor prin rapoarte Pentru compararea rezultatelor din mai multe scenarii, Excel ofer dou metode. La prima metod se creeaz un raport simplu sub form de tabel, n care sunt prezentate datele din celulele de intrare i efectul lor asupra rezultatelor. La a doua metod se genereaz un tabel pivot. 11.8. Crearea unui raport de sintetizare Pentru a crea un raport de sintetizare se efectueaz urmtorii pai: 1. Se aplic comanda Tools, Scenarios. 2. Se aplic un clic pe butonul Summary. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Summary (figura 11.10)
59

Figura 11. 10 caseta de dialog Scenario Summary 3. Din zona Report Type se selecteaz opiunea Scenario Summary. n caseta Result Cells se indic domeniul de celule rezultat (care conin formulele bazate pe celule cu datele iniiale). 4. Se aplic un clic pe butonul OK. Excel va afia o nou foaie de calcul cu un tabel ce conine pentru datele iniiale i rezultatele din fiecare scenariu.

11.9. Crearea unui raport de tip tabel pivot pentru scenarii Tabelele pivot sunt tabele obinute prin gruparea n diverse moduri a informaiilor din rndurile i coloanele unui tabel. Pentru a crea un tabel pivot plecnd de la scenariile din foaia de calcul se vor efectua urmtorii pai: 1. Se aplic comanda Tools, Scenarios. 2. Se aplic un clic pe butonul Summary. 3. Din caseta de dialog Scenario Summary se selecteaz opiunea Scenario PivotTable. n caseta text Result Cells se indic domeniul de celule care conine formulele bazate pe celulele cu datele iniiale. 4. Se aplic un clic pe butonul OK. Excel va afia o nou foaie de calcul cu un tabel pivot ce conine datele de pornire i rezultatele scenariului. 11.10. Aplicaie Elaborarea de alternative de buget Pentru a echilibra un buget trebuie gsit cea mai bun modalitate de a repartiza departamentelor resursele disponibile. Atunci cnd prevederile iniiale sunt depite trebuie comparate strategiile de redistribuire. Cu facilitile oferite de managerul de scenarii se pot modela diferite strategii pentru a analiza avantajele i dezavantajele diferitelor moduri de abordare. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 11.11):
1 2 3 4 5 6 A Departament Marketing Aprovizionare Resurse umane Desfacere Total B Buget repartizat 956,750,000 244,120,000 370,000,000 145,188,000 1 ,716,058,000 C Buget proiectat 970,000,000 235,000,000 368,000,000 125,000,000 1698,000,000 D Diferena (13,250,00000) 9,120,00000 2,000,00000 20,188,00000 18,058,00000 E Procent -1.37% 3.88% 0.54% 16.15% 1.06%

Figura 11.11 n coloana Buget proiectat sunt introduse prevederile iniiale ale bugetului. n coloana Buget repartizat sunt introduse bugetele repartizate fiecrui departament. n coloana Diferen se va calcula diferena dintre bugetul repartizat i bugetul proiectat. n celula D2 se va introduce formula =B2-C2, care se va copia n domeniul D3:D5. n coloana Procent se va calcula procentul cu care se depete bugetul proiectat. n celula E2 se va introduce formula =D2/C2. Aceast formul se va copia n domeniul E3:E5. n ultima linie din tabel se vor calcula totalurile: bugetul total repartizat, bugetul total proiectat, diferena total i procentul de depire total. Celulele din aceast linie vor conine urmtoarele formule: B6: =Sum(B2:B5) C6: =Sum(C2:C5) D6: =B6-C6 E6: =D6/C6 Folosind facilitatea Goal Seek s-ar putea rspunde la ntrebri de tipul: "Ct de mult ar putea s scad bugetul repartizat pentru departamentul Desfacere astfel nct s se reduc depirea bugetului total?".
60

Depirea bugetului total se gsete n celula E6. Aici ar trebui s obinem valoarea 0. Bugetul pentru departamentul Desfacere se gsete n celula B5. Pentru rezolvarea problemei: 1. Se aplic comanda Tools, Goal Seek. 2. Caseta de dialog Goal Seek se completeaz n modul urmtor: Set Cell E6, To Value -0, By Changing Cell B5. 3. Se selecteaz butonul OK. Dup aplicarea comenzii celula B5 va conine bugetul care trebuie repartizat departamentului Desfacere astfel nct bugetul total s nu fie depit. Pentru a testa mai multe strategii de repartizare a bugetului se poate folosi managerul de Scenarii. Rezolvare: Se denumesc celulele B2:B5: 1. Se selecteaz celula B2. 2. Se aplic comanda Insert, Name, Define. 3. n caseta Name din caseta de dialog Define Name se introduce Buget Marketing. 4. Se aplic un clic pe butonul OK Folosind aceeai metod se vor denumi i celulele B3:B5, B6:E6 n modul urmtor: B3 Buget Aprovizionare, B4 Buget Resurse Umane, B5 Buget Desfacere. B6 Total buget repartizat C6 Total buget proiectat D6 Diferena total E6 Procent de depire total Se vor crea mai multe scenarii care vor conine diferite valori pentru bugetele repartizate pentru cele patru departamente: 1. Se aplic comanda Tools, Scenarios. 2. Din caseta de dialog Scenario Manager se selecteaz butonul Add. 3. n caseta Scenario Name se introduce numele scenariului: Estimri iniiale. n caseta Changing Cells se indic celulele care vor fi modificate: B2:B5. Se aplic un clic pe butonul OK. 4. n caseta de dialog Scenario Values se vor introduce datele specifice pentru fiecare scenariu. B2: 956750000 B3: 244120000 B4: 370000000 B5: 145188000 5. Se selecteaz butonul OK. Folosind paii 2-4 se vor mai crea urmtoarele scenarii: Valori specifice scenariilor B2 B3 B4 B5 Scenariu1 956750000 244120000 370000000 1252130000 Scenariu2 956750000 23970000 320000000 1000000000 Dup crearea scenariilor, pentru compararea acestora se poate crea un raport. 1. n caseta de dialog Scenario Manager se aplic un clic pe butonul Summary. 2. n caseta de dialog Scenario Summary, se selecteaz opiunea Scenario Summary, iarn Result Cells se introduce domeniul B6:E6 (domeniul care conine rezultatele). 3. Se aplic un clic pe butonul OK. Excel creeaz o nou foaie de calcul cu un tabel n care sunt afiate pentru fiecare scenariu valorile de intrare i valorile rezultat.

61