Sunteți pe pagina 1din 89

Lecţia 1.

Deschiderea şi ieşirea din Excel

Lecţia 1. Deschiderea şi ieşirea din Excel

Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi vedea cum se începe şi cum se încheie o sesiune de lucru tipică în Excel.

Deschiderea programului Excel


După ce aţi instalat programul Excel (după indicaţiile din Anexa A), programul de instalare v-a
readus pe suprafaţa de lucru. Pentru a deschide Excel de aici, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe butonul Start, iar pe ecran va apărea meniul Start.
• Selectaţi Programs, iar pe ecran va apărea meniul Programs.
• Selectaţi opţiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul.
Ecranul de deschidere din Excel (vezi figura 1.1) prezintă un registru de calcul gol, având eticheta
Book1. Programul este acum pregătit pentru ca dumneavoastră să începeţi lucrul în registrul de
calcul.
Registru de calcul. Fişierele din Excel sunt denumire registre de calcul. Orice
registru de calcul este format din trei foi de calcul (însă puteţi să adăugaţi sau să
eliminaţi oricâte foi de calcul este necesar). Fiecare foaie de calcul este formată din
coloane şi rânduri care se intersectează, formând casete numite celule, în care
introduceţi text. Etichetele din partea de jos a registrului de calcul (cu inscripţiile
Sheet1, Sheet2 etc.) vă permit să răsfoiţi foile de calcul executând clic pe ele cu
mouse-ul.
Ce este Office Assistant? Când deschideţi aplicaţia Excel pentru prima dată, sunteţi
întâmpinat de o pictogramă animată cu denumirea Office Assistant. Aceasta vă poate
oferi asistenţă şi va apărea pe ecran de fiecare dată când veţi întâlni noi facilităţi.
Puteţi găsi informaţii despre Office Assistant în Anexa B. Deocamdată, închideţi-l
executând clic pe Start Using Microsoft Excel.
Puteţi să deschideţi aplicaţia Excel şi deschizând direct un registru de calcul. (Veţi vedea în lecţiile
următoare că puteţi proceda astfel numai după ce aţi creat şi aţi salvat un registru de calcul). Pentru a
deschide programul Excel şi un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe butonul Start, iar pe ecran va apărea meniul Start.
• Executaţi clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog Open
Office Document, prezentând conţinutul dosarului My Documents.
• Deoarece, în general, vă veţi salva registrele de calcul în dosarul My Documents, acum
acestea ar trebui să fie afişate în caseta de dialog. Daca nu găsiţi însă în lista fişierul cu
registrul de calcul, căutaţi dosarul în care se află registrul de calcul pe care doriţi să îl
deschideţi.
• Executaţi clic pe denumirea registrului de calcul, pentru a-l selecta. Apoi, executaţi clic
pe Open pentru a-l deschide o dată cu programul Excel.
Dacă aţi instalat şi bara de comenzi rapide pentru Office (Office Shortcut Bar), puteţi să deschideţi
Excel şi executând clic pe butonul Excel de pe această bară.
Lecţia 1. Deschiderea şi ieşirea din Excel

Bara de meniuri

Bara cu instrumente
standard

Bara cu instrumente
de formatare

Suprafaţa foii de
calcul

Figura 1.1 Ecranul de deschidere din Excel constă într-un registru de calcul gol cu denumirea
Book1.

O privire asupra ecranului Excel

Majoritatea operaţiilor executate în Excel vor fi făcute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de
meniuri din partea superioară a ecranului, şi cu barele cu instrumente standard şi de formatare de sub
aceasta. În următoarele lecţii veţi învăţa ce operaţii puteţi să efectuaţi folosind bara de meniuri şi
bara cu instrumente standard.

Închiderea aplicaţiei Excel


Pentru a închide aplicaţia Excel şi a reveni pe suprafaţa de lucru din Windows, efectuaţi unul din
paşii următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Exit
• Executaţi clic pe butonul Close (X) din fereastra Excel.
În cazul în care aţi modificat în vreun fel registrul de calcul fără să salvaţi fişierul, Excel vă va
întreba dacă doriţi să salvaţi fişierul înainte de a închide programul. Selectaţi opţiunea dorită.
Consultaţi lecţia 6, unde veţi găsi informaţii despre salvarea registrelor de calcul.
În această lecţie aţi învăţat să deschideţi şi să închideţi programul Excel. În lecţia următoare veţi
învăţa câteva lucruri despre fereastra care conţine registrul de calcul Excel.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

În această lecţie veţi învăţa noţiunile generale despre deplasarea în interiorul ferestrei Excel şi în
fereastra registrului de calcul.

Componentele ferestrei Excel


După cum puteţi vedea în figura 2.1, fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele
Windows, inclusiv o bară de meniuri (de unde puteţi selecta comenzi), o bară de stare (care indică
starea activităţii curente) şi bare cu instrumente (care conţin butoane şi liste derulante prin care
obţineţi un acces rapid la comenzile şi facilităţile utilizate frecvent).
Nu găsiţi bara de stare? Pentru a afişa bara de stare – dacă aceasta nu este vizibilă
– deschideţi meniul Tools, selectaţi Options şi executaţi clic pe eticheta View. În
secţiunea Show, selectaţi Status Bar şi executaţi clic pe OK.
În plus, fereastra conţine câteva elemente unice în Excel, printre care:
• Bara de formule (Formula bar). Când introduceţi informaţii într-o celulă, tot ceea ce
scrieţi apare pe bara de formule. Tot pe această bară este indicată şi poziţia celulei.
Celulă. Orice pagină dintr-un registru de calcul este o foaie de calcul separată, iar
fiecare foaie de calcul conţine o grilă formată din coloane având fiecare o litera şi
rânduri numerotate. Locul de intersectare a unui rând cu o coloană reprezintă o
casetă numită celulă. Orice celulă are o adresă formată din litera coloanei şi
numărul rândului (A1, B3, C4 etc.). Pentru a crea foi de calcul trebuie să
introduceţi date şi formule în celule. Veţi învăţa mai multe lucruri despre celule în
lecţiile 4 şi 5.
• Fereastra registrului de calcul. Orice fişier creat cu Excel este un registru de calcul
care conţine una sau mai multe foi de calcul. Puteţi să deschideţi concomitent mai multe
fişiere (registre de calcul), fiecare având propria fereastră.
• Capete de coloană. Literele din partea superioară a foii de calcul, prin care sunt
identificate coloanele foii de calcul.
• Row headings. Numerele din stânga foii de calcul, prin care sunt identificate rândurile
foii de calcul.
• Selector. Conturul care indică celula activă (cea în care vă aflaţi).

Deplasarea de la o foaie de calcul la alta


În configuraţia prestabilită, fiecare registru de calcul are iniţial trei foi de calcul. Puteţi să adaugaţi
alte foi de calcul sau să ştergeţi din ele, după cum doriţi. Deoarece fiecare registru de calcul este
format din una sau mai multe foi de calcul, aveţi nevoie de o metodă de deplasare rapidă de la o
foaie de calcul la alta. Puteţi folosi una din următoarele metode:
• Apăsaţi Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul următoare sau Ctrl+PgUp pentru a
trece la foaia anterioară.
• Executaţi clic pe eticheta foii de calcul pe care vreţi să o deschideţi (vezi figura 2.2).
Dacă eticheta nu este prezentă, folosiţi butoanele de derulare a etichetelor pentru a o
aduce pe ecran, apoi executaţi clic pe ea.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Bara de meniuri
Bare cu instrumente
Bara de formule
Capetele coloanelor
Selector
Capetele rândurilor

Suprafaţa foii de
calcul

Bara de stare
Figura 2.1 Elementele ferestrei Excel.

Trageţi această bară pentru


a vedea mai multe sau mai
puţine etichete

Executaţi clic pe o etichetă


pentru a deschide foaia de
calcul respectivă

Pentru afişarea etichetei


ultimei foi de calcul

Pentru afişarea următoarei


etichete sau a celei
anterioare

Pentru afişarea etichetei


primei foi de calcul

Figura 2.2 Folosind etichetele vă puteţi deplasa de la o foaie de calcul la alta.


Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Deplasarea în cadrul foii de calcul

După ce este adusă pe ecran foaia de calcul în care doriţi să lucraţi, aveţi nevoie de o metodă de
deplasare de la o celulă a foii de calcul la alta. Reţineţi faptul că fragmentul din foaia de calcul
afişată pe ecran este numai o mică parte din foaia de calcul propriu-zisă. Pentru a vă deplasa în
cadrul foii de calcul folosind tastatura, puteţi apela la combinaţiile de taste din tabelul 2.1.

Tabelul 2.1 Deplasarea în cadrul foii de calcul folosind tastatura


Apăsaţi ... Pentru a vă deplasa...
↑↓←→ O celulă în direcţia săgeţii.
Ctrl+↑ sau Ctrl+↓ La începutul sau sfârşitul zonei de date (zona din
foaia de calcul care conţine date) ori la prima sau
la ultima celulă din coloană, în cazul în care
coloana este goală.
Ctrl+ ← sau Ctrl+ → În celula din extrema stângă sau dreaptă a zonei
de date, ori la prima sau ultima celulă din rând,
dacă rândul este gol.
PgUp Un ecran în sus.
PgDn Un ecran în jos.
Home Celula din extrema stângă a unui rând.
Ctrl+Home Colţul din stânga-sus al foii de calcul.
Ctrl+End Colţul din dreapta-jos al foii de calcul.
End+↑; End+↓ Dacă celula activă este goală, în direcţia săgeţii
în prima celulă care conţine date. Dacă celula
End+←; End+→
activă conţine o intrare, în direcţia săgeţii în
ultima celulă care conţine o intrare.

Dacă aveţi mouse, puteţi să folosiţi barele de derulare pentru a vă deplasa în zona de pe ecran ce
conţine celula în care vreţi să lucraţi. Apoi, executaţi clic pe celulă pentru a o activa.
Reţineţi că, pe măsură ce derulaţi foaia, caseta de derulare se deplasează pe bara de derulare pentru a
vă indica locul în care vă aflaţi în cadrul foii. În plus, dimensiunea casetei de derulare se modifică,
pentru a vă indica procentul din foaia de calcul care este vizibil în acel moment. În cazul în care
caseta de derulare este prea mare, înseamnă că vedeţi cea mai mare parte din foaia de calcul curentă.
Dacă este mică, cea mai mare parte din foaia de calcul nu este vizibilă.
Derulare rapidă. Dacă doriţi să derulaţi un anumit rând dintr-o foaie de calcul mare,
apăsaţi şi ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce trageţi caseta de derulare. Pe măsură ce
deplasaţi caseta de derulare, va fi afişat rândul curent.
Salt la o anumită celulă. Pentru a sări rapid la o anumită celulă dintr-o foaie de calcul,
introduceţi adresa celulei respective în caseta Name la capătul din stânga al barei de
formule şi apăsaţi tasta Enter. (Este vorba de caseta din figura 2.2, în care scrie ”A1”).
Adresa unei celule este formată din litera coloanei şi numărul rândului care definesc
poziţia celulei (de exemplu, C25). Pentru a ajunge într-o celulă dintr-o anumită foaie
de calcul, introduceţi denumirea foii respective urmată de un semn de exclamare şi de
adresa celulei (de exemplu sheet3!C25) şi apăsaţi tasta Enter.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Parcurgerea unei foi de calcul cu IntelliMouse

0 dată cu Office 97, Microsoft introduce şi noul mouse, denumit Microsoft IntelliMouse. Dacă 1-aţi
instalat deja, puteţi să-1 folosiţi pentru a vă deplasa în cadrul foii de calcul chiar mai rapid decât cu
mouse-ul convenţional. Iată cum:

Tabelul 2.2 Deplasarea în cadrul foii de calcul folosind mouse-ul Microsoft IntelliMouse
Pentru a... Procedaţi astfel:
Derula câteva rânduri Acţionaţi rozeta de la mijlocul mouse-ului
înainte sau înapoi.
Derula mai rapid (salturi) Executaţi clic şi blocaţi rozeta mouse-ului, apoi
trageţi mouse-ul în direcţia în care vreţi să săriţi
(să derulaţi rapid). Cu cât trageţi mouse-ul mai
departe de poziţia iniţială (săgeata cu patru
capete), cu atât va fi mai rapid saltul. Pentru un
salt mai mic, trageţi mouse-ul înapoi înspre
poziţia iniţială.
Face un salt fără blocare Pentru a sări fără să blocaţi butonul rozetei,
executaţi clic o dată, apoi mişcaţi mouse-ul în
direcţia în care vreţi să săriţi. Derularea rapidă va
continua cât timp veţi deplasa mouse-ul, până
când veţi întrerupe comanda apăsând din nou
volanul mouse-ului.

Modificarea aspectului foii de calcul


Există numeroase moduri în care puteţi modifica aspectul foii de calcul în fereastra Excel. Prin
schimbarea aspectului nu influenţaţi modul în care va arăta foaia de calcul la tipărire, însă obţineţi o
altă perspectivă asupra foii şi puteţi vedea mai bine datele introduse. De exemplu, puteţi să măriţi
sau să micşoraţi dimensiunea textului, pentru a vedea mai mult sau mai puţin din foaia de calcul.
Puteţi să ”îngheţaţi” capetele rândurilor sau ale coloanelor, pentru a şti unde vă aflaţi atunci când
derulaţi o foaie de calcul mai mare.

Mărirea şi micşorarea zonei afişate din foaia de calcul


Pentru a mări sau a micşora zona vizibilă din foaia de calcul, folosiţi funcţia Zoom. Deschideţi
meniul Zoom (de pe bara cu instrumente standard) şi selectaţi procentul de mărire, de exemplu 25%
sau 200%. Puteţi să măriţi o anumită zonă din foaia de calcul, dacă doriţi; pentru aceasta, mai întâi
selectati zona, apoi deschideţi meniul Zoom şi selectaţi Selection.
Dacă doriţi, puteţi să afişaţi foaia de calcul în aşa fel încât să ocupe întregul ecran – eliminând barele
cu instrumente, bara de formule, bara de stare şi aşa mai departe – ca în figura 2.3. Pentru aceasta,
deschideţi meniul View şi selectaţi Full Screen. Pentru a reveni în modul Normal, executaţi clic pe
Close Full Screen.
Zoom rapid. Dacă aveţi un mouse de tip IntelliMouse, puteţi să folosiţi rapid funcţia
Zoom ţinând apăsată tasta Ctrl şi rotind concomitent rozeta înainte sau înapoi.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Executaţi clic aici pentru a ieşi din modul de vizualizare Full Screen

Figura 2.3 Puteţi să afişaţi foaia de calcul pe întreaga fereastră.

Blocarea capetelor de coloane şi de rânduri


Atunci când parcurgeţi o foaie de calcul întinsă, adesea este util să blocaţi capetele de coloane şi/sau
de rânduri, astfel încât să le puteţi vedea împreună cu datele din foaie. De exemplu, după cum puteţi
vedea în figura 2.4, pentru a înţelege semnificaţia datelor din celule, trebuie să puteţi vedea capetele
de coloană şi de rând.
Pentru blocarea capetelor de rânduri sau de coloane (sau ambele), efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe celula din dreapta capetelor de rând şi/sau sub capetele de coloană pe
care vreţi să le blocaţi. Celulele respective vor fi evidenţiate.
• Deschideţi meniul Window şi selectaţi Freeze Panes.
Exersaţi puţin, mişcând cursorul prin document. În timp ce-1 mişcaţi, capetele rîndurilor şi/sau ale
coloanelor rămân blocate în poziţia lor. În acest fel puteţi vedea datele din alte părţi ale foii de
calcul, ştiind totuşi ce reprezintă acestea. Pentru deblocarea capetelor de coloane şi de rânduri,
deschideţi din nou meniul Window şi selectaţi Unfreeze Panes.
Când etichetele sunt blocate, puteţi să derulaţi foaia pentru a vedea şi alte luni
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Când etichetele sunt


blocate, puteţi să
derulaţi foaia pentru a
vedea şi alte luni
Coloana blocată

Figura 2.4 Când derulaţi foaia, etichetele blocate ale rândurilor rămân pe loc.

Divizarea foilor de calcul

Uneori, când lucraţi într-o foaie de calcul mai mare, poate fi nevoie să vedeţi simultan două părţi
diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent două părţi ale unei foi de
calcul, trebuie să o divizaţi. În figura 2.5 puteţi vedea o foaie de calcul divizată.

Bara de divizare
orizontală

Figura 2.5 Puteţi diviza o foaie de calcul pentru a vedea simultan


două părţi diferite ale acesteia.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Pentru a diviza o foaie de calcul, efectuaţi paşii următori:


• Executaţi clic fie pe bara de divizare verticală, fie pe cea orizontală.
• Trageţi bara de divizare în fereastra foii de calcul.
• Eliberaţi bara de divizare, iar Excel va împarţi fereastra în locul respectiv. Când derulaţi
foaia, cele două panouri efectuează derularea sincronizat.
Pentru a elimina bara de divizare, trageţi-o înapoi, în poziţia iniţială de pe bara de derulare.

Ascunderea registrelor de calcul, a foilor de calcul, a coloanelor şi a rândurilor


Pentru cazurile în care lucraţi cu informaţii foarte importante, sau cu informaţii confidenţiale, puteţi
să ascundeţi de ochii curioşilor registrele de calcul, foile de calcul, coloanele sau rândurile. De
exemplu, dacă vreţi, puteţi să ascundeţi o anumită foaie de calcul, dar să vedeţi în continuare
celelalte foi de calcul din registrul respectiv. Puteţi să ascundeţi şi anumite coloane (vezi figura 2.6)
sau rânduri din cadrul foii de calcul – chiar şi întregul registru de calcul, dacă doriţi.

Coloanele B, C si D, care
conţin numele furnizorului,
adresa şi numărul de telefon,
sunt ascunse

Figura 2.6 Puteţi ascunde datele, astfel încât să nu poată fi citite, tipărite sau modificate.

Puteţi ascunde datele şi cu scopul de a le proteja de eventuale modificări. Când sunt ascunse, datele
nu pot fi citite, tipărite sau modificate. Acest aspect este diferit de celelalte operaţii pe care le puteţi
face în privinţa modului de afişare (cum ar fi schimbarea gradului de mărire), care nu afectează
modul în care va fi tipărită foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tipărite.
Pentru a ascunde date puteţi folosi următoarele metode:
• Pentru a ascunde un registru de calcul, deschideţi meniul Window şi selectaţi Hide.
• Pentru a ascunde o foaie de calcul, executaţi clic pe eticheta ei pentru a o selecta. Apoi,
deschideţi meniul Format, selectaţi Sheet, apoi Hide.
• Pentru a ascunde rânduri sau coloane, executaţi clic pe capul de rând sau de coloană, pentru
a-1 selecta. Apoi, deschideţi meniul Format, selectaţi Row sau Column, apoi Hide.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Puteţi ascunde mai multe elemente. Pentru a selecta mai multe foi de calcul, ţineţi
apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi clic pe fiecare eticheta în parte. Pentru a selecta
mai multe rânduri sau coloane, ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi clic pe
fiecare cap de rând sau de coloană în parte.
Desigur, puteţi să reafişaţi datele ascunse fără nici o problemă, de fiecare dată când aveţi nevoie de
ele. Pentru aceasta, selectaţi mai întâi zona ascunsă. De exemplu, selectaţi rândurile, coloanele sau
foile adiacente celor ascunse. Apoi, repetaţi paşii anteriori, selectând Unhide din meniurile
corespunzătoare.
Nu puteţi să le ascundeţi complet! Este foarte uşor de revocat comanda de ascundere
a datelor, aşa că nu puteţi să ascundeţi complet datele ca metodă de securitate. Dacă
daţi cuiva fişierul care conţine registrul de calcul, de exemplu, acesta va putea cu
uşurinţă să revoce comanda de ascundere şi să vadă datele pe care le-aţi ascuns.
În această lecţie aţi învăţat care sunt părţile componente ale ferestrei Excel şi cum vă puteţi deplasa
printre registrele şi foile de calcul. Aţi învăţat şi cum să schimbaţi aspectul foii de calcul, să blocaţi
capetele de coloană şi de rând, şi să ascundeţi date. În lecţia următoare veţi învăţa să folosiţi barele
cu instrumente din aplicaţia Excel.
Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel

Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa cum puteţi folosi barele cu instrumente din Excel, pentru a lucra mai
rapid.

Utilizarea barelor cu instrumente


Dacă nu îl configuraţi altfel, programul Excel afişează barele cu instrumente standard şi de
formatare.Pentru a selecta un instrument de pe o bara cu instrumente, executaţi clic pe el.
Indisponibil. Dacă un instrument apare afişat cu un gri estompat, înseamnă că în
acel moment nu este disponibil. Anumite instrumente sunt afişate în acest mod
atunci când nu pot fi folosite pentru operaţia care se efectuează în acel moment.
Bară cu instrumente. În Excel, aceasta reprezintă o colecţie de instrumente sau
pictograme afişate pe o bara, care poate fi mutată şi redimensionată pentru a vă
uşura munca. Fiecare pictograma reprezintă o comandă sau o operaţie uzuală.

Iată câteva exemple cu ajutorul cărora puteţi învăţa ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente:
• Pentru a vedea denumirea unui buton, plasaţi indicatorul mouse-ului pe el. Excel va afişa
o casetă ScreenTip, care cuprinde denumirea butonului.
• Pentru a obţine informaţii despre o comandă asociată cu un anumit buton, apăsaţi
Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de întrebare. Plasaţi indicatorul
mouse-ului cu forma unui semn de întrebare pe un buton, şi executaţi clic pe el.

Activarea şi dezactivarea barelor cu instrumente


În configuraţia prestabilită, Excel afişează iniţial barele cu instrumente standard şi de formatare.
Dacă nu aveţi nevoie de ele, le puteţi dezactiva pe amândouă sau numai pe una, pentru a mări spaţiul
disponibil pe ecran. În plus, puteţi să activaţi alte bare cu instrumente (deşi unele dintre ele apar
singure pe ecran când efectuaţi o operaţie asociată).
Pentru a activa sau a dezactiva o bară cu instrumente, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul View şi selectaţi Toolbars. Pe ecran va apărea un submeniu.
• Un marcaj de validare în dreptul denumirii unei bare cu instrumente indică faptul că bara
respectivă este afişată în acel moment pe ecran. Pentru a activa sau a dezactiva o bară cu
instrumente (a inversa selecţia), executaţi clic pe denumirea ei din listă pentru a
introduce un marcaj de validare, sau a-1 îndepărta.
Afişare rapidă. Pentru a afişa rapid o bară cu instrumente ascunsă, executaţi clic cu
butonul din dreapta pe o bară cu instrumente afişată deja pe ecran, şi selectaţi din meniul
de comenzi rapide bara cu instrumente care vreţi să fie adusă pe ecran.
Excel în reţeaua Web. Excel pentru Windows 97 va permite să deschideţi pagini Web
într-o fereastră a programului. Cănd vă aflaţi în Web, pe ecran este afişată bara cu
instrumente pentru Web. Deoarece celelalte bare cu instrumente din Excel sunt inutile în
astfel de cazuri, le puteţi elimina rapid de pe ecran, executând clic pe butonul Show
Only Web Toolbar.
Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel

Mutarea barelor cu instrumente

După ce aţi adus pe ecran barele cu instrumente care va trebuie, le puteţi poziţiona unde vă convine,
pe suprafaţa de lucru.
Iată ce trebuie să faceţi pentru a muta o bară cu instrumente:
• Executaţi clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente. Dacă bara cu
instrumente este una mobilă, executaţi clic pe bara ei de titlu.)
• Ţineţi apăsat butonul mouse-ului şi trageţi bara cu instrumente in poziţia dorită.
Puteţi să o trageţi la marginea ecranului (să o ”ancoraţi”) sau, tot ca pe o bară mobilă,
să o plasaţi în orice zonă a ferestrei.
Deşi puteţi să trageţi o bară cu instrumente oriunde doriţi, dacă trageţi o bară care conţine o lista
derulantă (cum este bara cu instrumente standard sau bara cu instrumente de formatare) la marginea
din stânga sau la cea din dreapta a ferestrei, butoanele listei derulante vor dispărea. Dacă mutaţi bara
cu instrumente la loc – în partea de sus sau de jos a ferestrei (sau o lăsaţi mobilă), butoanele listelor
derulante vor reapărea.
Bară cu instrumente mobilă. O bară mobilă cu instrumente seamănă cu o fereastră.
Puteţi să-i trageţi bara de titlu pentru a o muta, sau să trageţi una din margini, pentru
a o redimensiona. Dacă trageţi o bară mobilă cu instrumente în partea de sus sau în
partea de jos a ecranului, ea va lua din nou forma unei bare cu instrumente
orizontale.
Mutarea rapidă a unei bare cu instrumente. Pentru a muta rapid o bară cu
instrumente mobilă în partea de sus a ecranului, executaţi dublu clic pe bara ei de titlu.
Pentru a muta în mijlocul ecranului o bară cu instrumente ancorată, executaţi dublu clic
pe marcajul de deplasare.
În Excel pentru Windows 97, bara de meniuri dintr-o foaie de calcul este folosită la fel ca orice bară
cu instrumente. Asta înseamnă că o puteţi muta lateral, sau o puteţi transforma într-una mobilă, în
mijlocul ecranului, dacă doriţi. Puteţi să şi personalizaţi bara de meniuri, la fel ca pe o bara cu
instrumente, după cum veţi vedea în secţiunea următoare.
Personalizarea barelor cu instrumente
Dacă barele cu instrumente din Excel vă oferă prea puţine (sau prea multe) opţiuni, puteţi să vă
creaţi propriile bare cu instrumente, sau să le personalizaţi pe cele existente. Pentru a personaliza o
bară cu instrumente, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bară cu instrumente, şi selectaţi
Customize din meniul de comenzi rapide, sau deschideţi meniul Tools şi selectaţi
Customize.
• Dacă bara cu instrumente pe care vreţi să o personalizaţi nu este vizibilă în acel moment,
executaţi clic pe eticheta Toolbars si selectaţi-o din listă. Bara va apărea pe ecran.
• Pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a activa sau a
dezactiva afişarea casetelor ScreenTip, sau a schimba animaţiile din meniuri, executaţi
clic pe eticheta Options. În eticheta Options selectaţi opţiunile pe care vreţi să le aveţi în
program. De exemplu, pentru a avea pictograme mai mari pe bara cu instrumente,
executaţi clic pe opţiunea Large Icons.
• Pentru a adăuga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, executaţi clic pe eticheta
Commands.
• Pentru a însera un buton pe o bară cu instrumente, selectaţi categoria dorită. (De
exemplu, pentru a adăuga butonul Clear Contents pe o bară cu instrumente, selectaţi
Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel

categoria Edit). Puteţi să adăugaţi şi meniuri pe o bară cu instrumente; le puteţi găsi la


sfârşitul listei Categories. După ce aţi selectat categoria corespunzătoare, executaţi clic
pe comanda dorită şi trageţi-o pe bară cu instrumente.

Nu ştiţi ce rol are o anumită opţiune? Selectaţi comanda, apoi executaţi clic pe
Description pentru a afla ce rol are comanda respectivă.

• Pentru a elimina un buton de pe o bară cu instrumente, trageţi-1 în afara barei.


• Pentru a rearanja butoanele pe o bară cu instrumente, trageţi-le pe spaţiul barei.
• Executaţi clic pe butonul Close când terminaţi.
În cazul în care constataţi că nu sunteţi mulţumit de modificările pe care le-aţi făcut pe o bară cu
instrumente, puteţi reveni la configuraţia prestabilită (configuraţia anterioară modificărilor). În
caseta de dialog Customize, executati clic pe Toolbars, selectaţi denumirea barei cu instrumente pe
care vreţi să o refaceţi, apoi executaţi clic pe butonul Reset. Pe ecran va apărea o casetă de dialog
pentru confirmare; executaţi clic pe OK.

Crearea propriei bare cu instrumente

În loc să modificaţi una din barele cu instrumente standard din Excel, puteţi să vă creaţi una proprie
şi să o umpleţi cu instrumentele pe care le folosiţi cel mai des. Pentru a vedea cum, efectuaţi paşii
următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Customize.
• Executaţi clic pe eticheta Toolbars.
• Executaţi clic pe butonul New.
• Introduceţi o denumire pentru noua bară cu instrumente (de exemplu Bara preferată)
şi executaţi clic pe OK. Excel va crea o nouă bară cu instrumente mobilă.
• Executaţi clic pe eticheta Commands, selectaţi categoria corespunzătoare pentru un
anumit buton, apoi trageţi-1 pe bara cu instrumente.
• Repetaţi pasul 5 pentru a adăuga şi alte butoane pe noua bară cu instrumente. Când
terminaţi, executaţi clic pe Close.
Dacă vreţi să ştergeţi o bară cu instrumente personalizată, deschideţi meniul Tools şi selectaţi
Customize. În lista Toolbars, executaţi clic pe bara cu instrumente personalizată pe care vreţi să o
ştergeţi. Apoi executaţi clic pe butonul Delete din caseta de dialog Customize.
În această lecţie aţi învăţat să folosiţi barele cu instrumente din Excel şi să le personalizaţi în funcţie
de propriile necesităţi. În lecţia următoare veţi învăţa să introduceţi diferite tipuri de date.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să introduceţi diferite tipuri de date în foile de calcul din aplicaţia
Excel.

Tipurile de date
Pentru a crea o foaie de calcul care să poată fi utilizată, trebuie să introduceţi date în celulele din
interiorul ei. Tipurile de date pe care le puteţi introduce sunt:
• Text;
• Cifre;
• Data (calendaristică);
• Ora;
• Formule;
• Funcţii.
În aceasta lecţie veţi învăţa să introduceţi text, cifre, data si ora. În lecţiile 12, 13 si 14 veţi învăţa să
introduceţi formule şi funcţii.

Introducerea textului
Textul este o combinaţie de litere, cifre şi spaţii. În configuraţia prestabilită, textul este aliniat
automat la stânga, în interiorul celulei.
Pentru a introduce text într-o celulă:
• Executaţi clic pe celula în care doriţi să introduceţi textul.
• Introduceţi textul. Pe măsură ce scrieţi, textul apare în celulă şi pe bara de formule, ca în figura
4.1.
• Apăsaţi tasta Enter. Textul introdus va apărea în celulă, aliniat la stânga. (Puteţi să apăsaţi şi
tasta Tab sau o tasta cu săgeata pentru a introduce textul şi a trece la alta celulă.) Daca aţi făcut o
greşeală şi vreţi să renunţaţi la datele introduse, apăsaţi tasta Esc.

Capete de coloana
Capete de rând

Când introduceti textul într-o celulă...

... acesta apare şi pe bara de formule

Figura 4.1 Datele pe care le introduceţi apar şi pe bara de formule, în timp ce scrieţi.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Dar nu Încape! Pentru a lărgi o coloana şi a putea vedea toate datele pe care le conţine,
plasaţi indicatorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloana din partea de sus a foii de
calcul. Apoi executaţi dublu clic pe chenarul din dreapta al coloanei pe care vreţi sa o
”lărgiţi” pentru a vedea toate datele. În lecţia 18 veţi găsi mai multe informaţii în acest
sens.
Numere scrise ca text. Puteţi să introduceţi un număr care sa fie interpretat ca text (de
exemplu, un cod poştal). Pentru aceasta, plasaţi în faţa intrării un apostrof ’, ca în
’46220. Acest semn reprezintă un prefix pentru aliniere, care îi cere programului Excel
să trateze caracterele următoare ca pe un text, şi să le alinieze la stânga în celulă.

Introducerea textului în capetele de coloană şi de rând

Datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane şi de rânduri. Capetele coloanelor
apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rândurilor sunt plasate în partea stângă a
foii de calcul, de regula în coloana A.
Capetele coloanelor arată semnificaţia numerelor cuprinse în fiecare coloană. De regulă, etichetele
coloanelor indica perioadele de timp – cum ar fi ani, luni, zile etc. Capetele rândurilor arata ce
reprezintă numerele din fiecare rând. De regulă, capetele rândurilor conţin diverse categorii de date,
cum ar fi denumirile produselor, numele angajaţilor sau încasările şi cheltuielile din buget.
Când introduceţi textul unui cap de coloana, apăsaţi tasta Tab în locul tastei Enter pentru a trece de
la o celulă la alta. Când introduceţi textul pentru capetele rândurilor, folosiţi în schimb tasta cu
săgeata orientată în jos.
Introducerea unor date similare pentru capetele de tabel Când trebuie sa introduceţi
date similare (cum ar fi o serie de luni sau ani) ca şi capete pentru coloane sau rânduri,
exista o metoda pentru a o face mai rapid. Vezi secţiunea Introducerea unei serii cu
funcţia AutoFill din aceasta lecţie, unde veţi găsi informaţii în această privinţă.

Adăugarea unor comentarii la celule

Puteţi folosi pentru celule comentarii în care să includeţi informaţii detaliate despre datele dintr-o
foaie de calcul. De exemplu, puteţi preciza aici scopul unei anumite formule sau datele pe care
trebuie să le actualizaţi. După ce creaţi un comentariu, puteţi să îl citiţi oricând doriţi.
Pentru a adăuga un comentariu la o celulă, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să adăugaţi un comentariu.
• Deschideţi meniul Insert şi selectaţi Comment, sau executaţi clic pe butonul New
Comment de pe bara cu instrumente Reviewing.
• Introduceţi comentariul, ca în exemplul din figura 4.2.
• Executaţi clic în afara celulei. În colţul din dreapta-sus al celulei va apărea un
triunghi roşu, care indică faptul că celula conţine un comentariu.
Pentru a citi ulterior comentariile, plasaţi indicatorul mouse-ului pe o celulă care are un punct roşu
în colţul din dreapta-sus. Excel va afişa comentariul.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Introduceţi comentariul aici

Executaţi clic în afara celulei,


pentru a adăuga comentariul

Figura 4.2 Adăugarea unui comentariu la o celulă.


Pentru a edita un comentariu, selectaţi celula care îl conţine şi apoi folosiţi comanda Insert, Edit
Comment. Efectuaţi modificările, apoi executaţi clic în afara celulei pentru a le salva. Pentru a
şterge un comentariu, executaţi clic pe celulă, selectaţi Edit, Clear, apoi selectaţi Comments.

Introducerea cifrelor

Numerele pe care le veţi introduce pot conţine caracterele numerice 0 - 9 şi următoarele caractere
speciale: + - / ., ( ) $ %. Asta înseamnă că puteţi include virgule, puncte zecimale, semnul dolarului,
procent şi paranteze, împreună cu valorile pe care le introduceţi.
Deşi puteţi să includeţi şi semne de punctuaţie atunci când introduceţi datele, nu este obligatoriu să o
şi faceţi. De exemplu, in loc să scrieţi nişte sume în dolari pe o coloană şi să includeţi şi semnul
dolarului, virgule şi puncte zecimale, puteţi să scrieţi direct numerele, de exemplu 700 sau 81295,
iar apoi să formataţi coloana folosind opţiunea de formatare pentru valută. Excel va transforma
valorile introduse în $700.00 şi $81,295.00 sau in $700 şi $81295, în funcţie de numărul zecimalelor
specificate de dumneavoastră. În lecţia 15, veţi găsi mai multe informaţii in aceasta privinţa.
Pentru a introduce un număr:
• Executaţi clic pe celula în care vreţi să introduceţi numărul.
• Introduceţi numărul. Pentru a introduce un număr negativ, plasaţi în faţa lui un semn
minus, sau treceţi-l între paranteze. Pentru a introduce o fracţie, plasaţi înaintea ei un 0,
de exemplu 0 1/2. (în caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o dată
calendaristică).
• Apăsaţi tasta Enter, iar numărul introdus va apărea în celulă aliniat la dreapta.
# # # # # # # Dacă introduceţi un număr şi el apare în celulă în această formă (# # # #
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

# # #) sau în aceasta formă – 7.78E+06, nu va faceţi probleme – numărul este tot


acolo; numai că celula nu este suficient de lată pentru ca numărul să poată fi afişat în
întregime. Pentru a rezolva problema, folosiţi capetele de coloana din partea de sus a
foii de calcul şi executaţi dublu clic pe partea dreaptă a chenarului coloanei. Coloana
va fi lăţită pentru ca şi cea mai lungă intrare să poată fi afişată în întregime. Citiţi
lecţia 18 pentru informaţii suplimentare.

Introducerea datei şi a orei


Puteţi să introduceţi data şi ora în diferite formate. Când introduceţi data folosind formatul prezentat
în tabelul 4.1, Excel o converteşte într-un număr ce indica numărul de zile care s-au scurs de la 1
ianuarie 1900 pana la data respectiva. Chiar daca nu veţi vedea acest număr (Excel afişează data în
formatul obişnuit), valoarea va fi folosita de fiecare data când veţi utiliza în calcule data
calendaristică introdusă. Apropo – facilitatea prin care datele introduse sunt formatate automat, în
funcţie de modul în care le introduceţi, se numeşte AutoFormat.
Tabelul 4.1 Formate acceptate pentru data si ora
Format Exemplu
M/D 4/8
M - YY 4 - 58
MM/DD/YY 4/8/58 sau 04/08/58
MMM-YY Jan-92
MMMMMMMMM-YY September-93
MMMMMMMMM DD, YYYY September 3, 1993
DD-MMM- YY 28-Oct-91
DD-MMM 6-Sep
HH:MM 16:50
HH:MM:SS 8:22:59
HH:MM AM/PM 7:45 PM
HH:MM:SS AM/PM 11:45:16 AM
MM/DD/YY HH:MM 11/8/80 4:20

Pentru a introduce data sau ora, efectuati paşii următori:


• Executaţi clic pe celula în care vreţi să introduceţi data sau ora.
• Scrieţi data sau ora folosind formatul pe care îl doriţi pentru afişarea lor. Puteţi să
folosiţi liniuţe de unire (-) sau bare (/) la introducerea datei.
• Apăsaţi tasta Enter. Daca Excel recunoaşte intrarea ca fiind o data sau o oră, aceasta
va apărea aliniată la dreapta în celulă. Daca Excel nu o recunoaşte, ea va fi tratată ca
text şi aliniată la stânga.
Dacă introduceţi o coloana de date, puteţi să specificaţi mai întâi formatul dorit pentru data. Apoi,
când introduceţi datele, Excel le va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. De
exemplu, să presupunem că vă place formatul MMMMMMMMM DD, YYYY. În loc să scrieţi
integral fiecare dată în parte, puteţi să selectaţi formatul respectiv pentru coloană şi apoi să scrieţi
9/3/98, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta September 3, 1998. Pentru a formata o
coloana, executaţi clic pe capul coloanei pentru a o selecta. Apoi, deschideţi meniul Format şi
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

selectaţi Cells. În eticheta Numbers, selectaţi formatul dorit pentru dată. (Citiţi lecţia 5 pentru
informaţii suplimentare).
Nu e suficient de lată. Dacă introduceţi o dată lungă şi este afişată în celulă prin
semnul (#), Excel încearcă să vă spună că pentru a afişa intrarea, lăţimea coloanei nu
este suficientă.
Zi sau noapte? Dacă nu scrieţi AM sau PM după fiecare oră introdusă, Excel
presupune că folosiţi formatul de 24 de ore; ca atare, 8:20 se presupune a fi
antemeridian (AM). Dacă de fapt vreţi sa fie PM, scrieţi ora în forma 8:20 PM (sau
8:20 p, daca vreţi sa folosiţi o forma scurtă. Reţineţi că trebuie să introduceţi un
spaţiu intre oră şi particulele AM sau PM.

Copierea rapidă a intrărilor


Puteţi să copiaţi din celule alăturate o intrare existentă, efectuând paşii următori:
• Executaţi clic pe marcajul de completare al celulei al cărei conţinut vreţi să îl copiaţi.
• Trageţi marcajul de completare în jos sau spre dreapta pentru a copia datele în celulele
alăturate (vezi figura 4.3). Va apare o căsuţa care va arăta exact ce date sunt copiate în
celelalte celule.

Marcaj de completare (fill handle)

Căsuţa vă arată ce copiaţi

Figura 4.3 Trageţi marcajul de completare pentru a copia conţinutul şi


atributele de formatare în celulele alăturate.
În cazul în care copiaţi un număr, o lună sau alt obiect care poate fi interpretat ca serie (cum ar fi
January, February etc.), dar nu vreţi să creaţi o serie – ci numai să copiaţi exact conţinutul celulei
respective – ţineţi apăsată tasta Ctrl atunci când trageţi marcajul de completare.
Copierea intre foile de calcul. Puteţi să copiaţi conţinutul celulelor dintr-o foaie de
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

calcul în alta, sau în mai multe foi de calcul din registrul de calcul. Mai întâi, selectaţi
foaia (foile) de calcul pe care vreţi să o (le) copiaţi, executând clic pe eticheta
(etichetele) corespunzătoare, în timp ce ţineţi apăsată tasta Ctrl. Apoi, selectaţi celulele
pe care vreţi să le copiaţi (vezi lecţia 5). Deschideţi meniul Edit, selectaţi Fill, apoi
Across Worksheets. Apoi, selectaţi All (pentru a copia atât conţinutul celulelor, cât şi
atributele de formatare), Contents sau Formats, după care executaţi clic pe OK.

Introducerea unei serii cu funcţia AutoFill


Introducerea seriilor (cum ar fi 1994, 1995, 1996 şi 1997) este asemănătoare cu copierea
conţinutului celulelor. Când trageţi marcajul de completare al celulei de origine, funcţia AutoFill
lucrează în locul dumneavoastră, interpretând prima intrare şi completând seria pe baza acesteia. De
exemplu, dacă scrieţi 1994 intr-o celulă, apoi trageţi marcajul de umplere al celulei peste celule
adiacente, veţi crea seria 1994, 1995, 1996 etc. Când efectuaţi tragerea, căsuţa care apare pe ecran
va arăta exact ce copiaţi, astfel încât să va puteţi opri in celula corespunzătoare, pentru a crea exact
seria dorită.

Introducerea unei serii personalizate

Deşi funcţia AutoFill este foarte potrivită pentru crearea unei serii scurte de intrări, pot exista situaţii
când trebuie să aveţi un control superior asupra situaţiei. Excel poate realiza mai multe tipuri de
serii, după cum se poate vedea din tabelul 4.2.
Tabelul 4.2 Serii de date
Serie Intrare iniţială Seria rezultată
Liniară 1,2 1, 2, 3, 4
100, 99 100, 99, 98, 97
1,3 1, 3, 5, 7
Aritmetică 10, 20 10, 20, 30, 40
10, 50 10, 50, 90, 130
De date Mon, Wed Mon, Wed, Fri
Feb, May Feb, May, Aug
Qtr1, Qtr3 Qtrl, Qtr3, Qtrl
1992, 1995 1992, 1995, 1998

În principiu, veţi furniza două intrări ca model pentru seria din celulele alăturate, iar Excel le va
folosi pentru a calcula restul seriei. Iată cum trebuie procedat:
• Introduceţi prima valoare într-o celulă.
• Treceţi în a doua celulă şi introduceţi a doua valoare din serie.
• Selectaţi ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele. (Vezi lecţia 6 pentru
informaţii suplimentare.) Excel va selecta celulele.
• Trageţi marcajul de completare peste cate celule este necesar. Excel va calcula seria şi va
completa celulele selectate cu valorile corespunzătoare, ca în figura 4.4.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Introduceţi primele
două valori din serie
Trageţi marcajul de
completare pentru a
completa seria

Figura 4.4 Trageţi mouse-ul pentru a crea seria.

Introducerea datelor care se repeta, cu funcţia AutoComplete


Când introduceţi primele litere ale unei intrări, funcţia AutoComplete poate completa în mod
inteligent intrarea pe baza intrărilor pe care le-aţi oferit deja in acea coloana. Funcţia AutoComplete
poate fi folosită numai pentru date introduse in coloane, nu şi pe rânduri. De exemplu, dacă doriţi să
introduceţi numele ţarilor de origine pentru o serie de produse, scrieţi numele ţarii o data, iar data
viitoare începeţi doar să introduceţi numele respectiv. Funcţia AutoComplete va completa restul în
locul dumneavoastră.
În configuraţia prestabilită, funcţia AutoComplete este întotdeauna activată, astfel încât nu trebuie să
o selectaţi. Daca vă incomodează în timpul lucrului, o puteţi dezactiva folosind comanda Tools,
Options. Executaţi clic pe eticheta Edit şi apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a
dezactiva opţiunea.
Pentru a vedea cum lucrează funcţia AutoFormat, efectuaţi paşii următori:
• Scrieţi England într-o celulă şi apăsaţi tasta cu săgeata în jos pentru a trece la celula
următoare. Scrieţi Spain şi apăsaţi din nou tasta cu săgeată. Apoi, scrieţi Italy şi
apăsaţi tasta cu săgeată.
• Scrieţi din nou e, şi în celulă va apărea ”England”. Apăsaţi tasta Enter pentru a
accepta intrarea. (În mod similar, când veţi scrie din nou i sau s, în celule va apărea
”Italy” sau ”Spain”.)
• Pentru a vedea o lista cu intrările din AutoComplete, executaţi clic cu butonul din
dreapta pe următoarea celulă şi selectaţi Pick From List din meniul de comenzi
rapide. Excel vă va arăta lista de intrări PickList (în ordine alfabetică), creată în mod
automat pe baza cuvintelor pe care le-aţi introdus în coloană.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

• Executaţi clic pe un cuvânt din PickList pentru a-1 însera în celula selectată.
În această lecţie aţi învăţat să introduceţi diferite tipuri de date şi să automatizaţi operaţia de
introducere a datelor. În lecţia următoare veţi învăţa să editaţi intrările.
Lecţia 5. Editarea intrărilor

Lecţia 5. Editarea intrărilor


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi vedea cum puteţi modifica datele şi cum puteţi anula aceste modificări, dacă
este cazul. Veţi învăţa, de asemenea, şi să copiaţi, să mutaţi şi să ştergeţi datele.

Editarea datelor
După ce aţi introdus o informaţie într-o celulă, o puteţi edita fie pe bara de formule, fie direct în
celulă.
Pentru a edita o intrare din Excel:
• Executaţi clic pe celula în care vreţi să editaţi informaţia.
• Pentru a începe operaţia de editare, executaţi clic pe bara de formule, apăsaţi tasta F2 sau
executaţi dublu clic pe celula respectiva. Astfel, intraţi în modul de editare (Edit mode);
pe bara de stare va apărea cuvântul Edit.
• Apăsaţi tastele ← sau → pentru a muta punctul de inserare pe informaţia introdusă.
Apăsaţi tasta Backspace pentru a şterge un caracter la stânga punctului de inserare, sau
tasta Delete pentru a şterge un caracter la dreapta. Apoi, introduceţi caracterele dorite.
• Executaţi clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apăsaţi tasta Enter de pe
tastatura, pentru a accepta modificările făcute.
• Sau, dacă vă răzgândiţi şi nu mai vreţi să editaţi intrarea, executaţi clic pe butonul
Cancel sau apăsaţi Esc.

Verificarea ortografiei

Excel conţine şi un instrument de verificare a ortografiei, prin care găseşte rapid şi selectează
cuvintele greşit scrise din foaia de calcul. Pentru a efectua o verificare ortografică, parcurgeţi
următoarele etape:
1. Executaţi clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard. Excel va găsi
primul cuvânt şi îl va afişa în partea de sus a casetei de dialog Spelling. în caseta
Change To va apărea o sugestie pentru corectarea greşelii.
2. Pentru a accepta sugestia şi a corecta cuvântul scris greşit, executaţi clic pe Change. Sau
executaţi clic pe Change All pentru a corecta cuvântul respectiv peste tot acolo unde
apare în text.
3. În cazul în care sugestia din caseta Change To nu este corectă, puteţi proceda astfel:
• Selectaţi o altă sugestie din caseta Suggestion, apoi executaţi clic pe Change sau
pe Change All. (Puteţi să obţineţi şi afişarea altor cuvinte în lista Suggestion,
executând clic pe Suggest.)
• Introduceţi forma corecta pe care o propuneţi în caseta Change To, apoi executaţi
clic pe Change sau pe Change All.
• Executaţi clic pe Ignore pentru a lăsa cuvântul nemodificat.
• Executaţi clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre apariţiile
cuvântului respectiv în text. Executaţi clic pe Add pentru a adăuga cuvântul în
Lecţia 5. Editarea intrărilor

dicţionar, astfel încât Excel să nu îl mai semnaleze ca fiind greşit.


4. Când nu vor mai fi găsite cuvinte scrise greşit, va fi afişat un mesaj, care va anunţa că
verificarea ortografiei a fost încheiată. Executaţi clic pe OK pentru confirmare.
Aţi ales o opţiune greşită? Dacă selectaţi o opţiune greşită, puteţi să executaţi clic
pe butonul Undo Last din caseta de dialog Spelling pentru a anula ultima selecţie
facută.

Utilizarea funcţiei AutoCorrect,pentru corectarea greşelilor de ortografie

Funcţia AutoCorrect a programului Excel realizează corectarea automată a celor mai des întâlnite
greşeli de ortografie, în timp ce scrieţi. Dacă scrieţi greşit un cuvânt (de exemplu, ”teh” în loc de
”the”) şi apăsaţi tasta Enter, Excel va introduce forma corectă în celulă.
Sunt corectate, de asemenea, şi cuvintele care încep cu două majuscule. De exemplu, dacă scrieţi
”MÂine” şi apăsaţi tasta Enter, Excel va corecta în ”Mâine”. În plus, AutoCorrect scrie cu
majusculă primul cuvânt dintr-o propoziţie, şi numele zilelor.
Puteţi să indicaţi dumneavoastră greşelile pe care le faceţi frecvent, pentru a fi corectate în timp ce
scrieţi. De exemplu, dacă scrieţi mereu ”breif” în loc de ”brief”, îl puteţi adăuga în lista
AutoCorrect. Puteţi folosi funcţia AutoCorrect şi pentru a înlocui o prescurtare, cum ar fi ndiv, cu
cuvintele pe care le reprezintă: Northern Division, în acest caz. Iată cum puteţi face acest lucru:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi AutoCorrect. Pe ecran va apărea caseta de
dialog AutoCorrect.
• Scrieţi forma greşită în caseta de text Replace.
• Scrieţi forma corecta în caseta de text With.
• Executaţi clic pe Add pentru a adăuga intrarea în lista AutoCorrect.
• Dacă doriţi să ştergeţi o intrare din lista AutoCorrect, selectaţi-o din listă şi executaţi
clic pe butonul Delete.
Prea repede! Dacă doriţi să dezactivaţi funcţia AutoCorrect pentru că vă
”corectează” intrările înainte de a putea s-o opriţi, deselectaţi opţiunea Replace Text
As You Type din caseta de dialog AutoCorrect.

Anularea unei acţiuni

Puteţi să anulaţi aproape orice operaţie atunci când lucraţi în Excel, inclusiv orice modificare pe care
o faceţi într-o celulă. Pentru a anula o modificare, executaţi clic pe butonul Undo de pe bara cu
instrumente standard.
Pentru a anula o opţiune de anulare (a reveni la poziţia iniţială), executaţi clic pe butonul Redo de pe
bara cu instrumente standard.
Anularea/refacerea în cazul mai multor acţiuni. În mod normal, când executaţi clic pe butoanele
Undo sau Redo, Excel anulează sau reface numai acţiunea efectuată cel mai recent. Pentru a anula
(sau a reface) o acţiune mai veche, executaţi clic pe săgeata de derulare a butonului, şi selectaţi din
listă acţiunea dorită. O altă noutate în Excel 97 este faptul că puteţi executa clic pe butonul Undo de
mai multe ori pentru a anula mai multe acţiuni anterioare.
Lecţia 5. Editarea intrărilor

Selectarea celulelor

Pentru a copia, a muta sau a şterge simultan datele din mai multe celule, trebuie să selectaţi mai întâi
celulele respective. După aceea puteţi executa acţiunea dorită.
• Pentru a selecta o singură celulă, executaţi clic pe ea.
• Pentru a selecta celule alăturate (un domeniu), executaţi clic pe prima celulă din stânga a
grupului şi trageţi mouse-ul în jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate
celulele. (Dacă aveţi nevoie de mai multe informaţii despre selectarea grupurilor de
celule, citiţi lecţia 9, Utilizarea domeniilor de celule).
• Pentru a selecta celule care nu sunt alăturate, ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi
clic pe celulele individuale.
• Pentru a selecta un întreg rând sau o coloană de celule, executaţi clic pe capul de rând
sau de coloana. Pentru a selecta rânduri sau coloane alăturate, executaţi clic pe primul
cap de rând (de coloana) şi trageţi mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rânduri sau
coloane care nu sunt adiacente, apăsaţi tasta Ctrl şi executaţi clic pe fiecare cap de rând
sau coloana pe care doriţi să le selectaţi.
Domeniu. O Serie de celule adiacente.

Copierea datelor

Când copiaţi sau mutaţi date, o copie a datelor respective este plasata într-o zona de stocare
temporară din memorie numită Clipboard. Puteţi să copiaţi date în altă parte pe foaia de calcul, sau
în alte foi sau registre de calcul. Când copiaţi, datele originale rămân la locul lor, numai copia lor
fiind plasată în locul indicat de dumneavoastră.
Clipboard Clipboard este o zona din memorie accesibilă tuturor programelor care
rulează sub Windows. Ea este folosită pentru copierea sau mutarea datelor dintr-un
loc în altul în cadrul aceluiaşi program, sau între programe. Metodele pe care le veţi
învăţa aici sunt folosite în toate programele care rulează sub Windows.
Pentru a copia date, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula (celulele) pe care vreţi să o (le) copiaţi.
• Executaţi clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard. Conţinutul celulei
(celulelor) selectată (selectate) va (vor) fi copiată (copiate) în Clipboard.
• Selectaţi prima celula din zona unde vreţi să plasaţi copia. (Pentru a copia datele în
alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai întâi să intraţi în foaia sau registrul
respectiv.)
• Executaţi clic pe butonul Paste. Excel va insera conţinutul memoriei Clipboard acolo
unde se afla punctul de inserare.
Fiţi atenţi! Când copiaţi sau mutaţi date, fiţi atent să nu le lipiţi peste datele
existente (cu excepţia cazului în care chiar asta doriţi, desigur.)
Lecţia 5. Editarea intrărilor

Puteţi să copiaţi aceleaşi date în mai multe locuri repetând comanda Paste. Datele copiate în
Clipboard rămân acolo până când copiaţi sau decupaţi (mutaţi) altceva.

Utilizarea metodei tragere şi plasare (drag-and-drop)

Cea mai rapidă metoda de copiere este metoda tragere şi plasare (drag-and-drop). Selectaţi celulele
pe care vreţi să le copiaţi, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi trageţi chenarul domeniului pe care 1-aţi
selectat. Când eliberaţi butonul mouse-ului, conţinutul va fi copiat în noua poziţie. (Dacă uitaţi să
ţineţi apăsată tasta Ctrl, Excel va muta datele în loc să le copieze.) Pentru a insera datele între
celulele existente, apăsaţi Ctrl+Shift în timp ce efectuaţi tragerea.
Pentru a trage o copie în alta foaie, apăsaţi Ctrl+Alt în timp ce trageţi celulele selectate pe eticheta
foii respective. Excel va afişa foaia în cauza, în care veţi putea fixa grupul selectat în poziţia dorită.

Mutarea datelor

Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca şi copierea, cu excepţia faptului că datele sunt luate de
unde se afla şi sunt plasate într-o noua locaţie.
Pentru a muta date, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele pe care vreţi să le mutaţi.
• Executaţi clic pe butonul Cut.
• Selectaţi prima celulă a zonei în care vreţi să plasaţi datele. Pentru a muta datele
în altă foaie de calcul, deschideţi în foaia respectivă.
• Executaţi clic pe Paste.
Pentru a muta rapid datele, folosiţi facilitatea de tragere şi plasare. Selectaţi datele care trebuie
mutate, apoi trageţi în noua poziţie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele între celulele
existente, apăsaţi tasta Shift în timp ce efectuaţi tragerea. Pentru a muta datele în altă foaie de calcul,
apăsaţi tasta Alt şi trageţi domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusă foaia
respectivă, unde veţi putea fixa domeniul selectat de celule, în poziţia dorită.
SFAT Meniu de comenzi rapide Când decupaţi, copiaţi şi lipiţi date, nu uitaţi meniul de comenzi
rapide. Selectaţi celulele pe care vreţi să le decupaţi sau să le copiaţi, executaţi clic cu butonul din
dreapta şi alegeţi comanda corespunzătoare din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.
Ştergerea datelor
Pentru a şterge datele dintr-o celulă sau din mai multe, trebuie să le selectaţi şi să apăsaţi tasta
Delete. Excel oferă însă şi alte opţiuni pentru ştergerea celulelor:
Folosind comanda Edit, Clear puteţi opta pentru a şterge doar atributele de formatare ale unui
celule (sau un comentariu ataşat), nu şi conţinutul. Atributele de formatare ale unei celule înseamnă
culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, mărimea fontului şi aşa mai departe. Veţi afla imediat
mai multe despre aceasta optiune.
1. Cu comanda Edit, Delete puteţi elimina celule şi tot ce conţin ele. Dacă veţi folosi comanda
Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celulă sau a unui comentariu, efectuaţi
paşii următori:
• Selectaţi celulele.
Lecţia 5. Editarea intrărilor

• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Clear. Pe ecran va apărea submeniul Clear.


• Selectaţi opţiunea dorită pentru eliminare: All (prin care este eliminat conţinutul celulei,
atributele de formatare şi comentariile), Formats (atributele de formatare), Contents
(conţinutul) sau Comments (comentariile).

Căutarea şi Înlocuirea datelor


Folosind funcţia Find and Replace din Excel puteţi să localizaţi anumite date, şi să le înlocuiţi cu
altele. Când aveţi o etichetă, o valoare sau o formulă introdusă greşit în întreaga foaie de calcul,
puteţi folosi comanda Edit, Replace pentru a găsi şi a înlocui toate apariţiile datelor greşite cu datele
corecte.
Pentru a găsi şi a înlocui datele, efectuaţi paşii urmatori:
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Replace. Pe ecran va aparea caseta de dialog Replace,
• Introduceţi în caseta de text Find What textul pe care vreţi să îl găsiţi.
• Executaţi clic pe caseta de text Replace With şi introduceţi textul pe care vreţi să il
folosiţi ca text de înlocuire.
• În caseta Search, indicaţi dacă optaţi pentru o căutare pe rânduri, sau una pe coloane.
• Dacă doriţi să găsiţi o forma ortografiată exact ca cea din caseta de căutare, executaţi clic
pe Match Case. Dacă vreţi să găsiţi celulele care conţin exact ceea ce aţi specificat (fără
alte date suplimentare), executaţi clic pe Find Entire Cells Only.
• Executaţi clic pe Find Next pentru a găsi prima apariţie a textului specificat de
dumneavoastră. Apoi, executaţi clic pe Replace pentru a înlocui numai acea apariţie, sau
pe Replace All pentru a înlocui toate apariţiile datelor specificate de dumneavoastră.
În această lecţie aţi învăţat să editaţi datele din celule şi aţi văzut cum puteţi anula anumite
modificări. De asemenea, aţi învăţat să copiaţi, să mutaţi şi să ştergeţi date. În lecţia următoare veţi
învăţa să lucraţi cu fişierele care conţin registre de calcul.
Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul

Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul

Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să creaţi noi registre de calcul şi să salvaţi fişierele care conţin
registre de calcul.

Crearea unui nou registru de calcul

Puteţi să creaţi un registru de calcul gol, sau puteţi folosi un şablon, pentru a crea unul mai
complex. Un şablon este un registru de calcul preformatat, pe care îl puteţi modifica în funcţie de
necesităţile proprii. Excel conţine şabloane pentru facturi, rapoarte financiare şi alte foi de calcul
ce se utilizează frecvent.
Iată cum puteţi să creaţi un nou registru de calcul:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi New. Pe ecran va apărea caseta de dialog New. După cum
puteţi vedea în figura 6.1, această caseta de dialog conţine două etichete: General şi
Spreadsheet Solutions.
• Pentru a crea un registru de calcul gol, executaţi clic pe eticheta General şi apoi pe
pictograma Workbook.

Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un şablon, executaţi clic pe eticheta


Spreadsheet Solutions. Pe ecran veţi vedea pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul
folosite mai frecvent. Executaţi clic pe pictograma corespunzătoare tipului de registru de calcul
pe care vreţi să-l creaţi.

• După ce faceţi selectarea, executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter. Pe ecran va fi
deschis un nou registru de calcul având pe bara de titlu o denumire prestabilita; Excel va
numerota filele; de exemplu, dacă aveţi deja deschis un registru de calcul Book1, pe bara de
titlu a noului registru de calcul va apărea Book2.
Eticheta
Eticheta General Spreadsheet
Solutions
Pictograma
Workbook

Figura 6.1 Executaţi clic pe pictograma corespunzătoare tipului de registru de calcul pe care
vreţi să îl creaţi.

Creaţi mai rapid un registru de calcul. Dacă doriţi să creaţi un registru de calcul
gol (deci nu cu ajutorul unui şablon Spreadsheet Solutions), puteţi să evitaţi caseta de

28
Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul

dialog New executând clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va
deschide o fereastra cu un nou registru de calcul, fără să mai deschidă caseta de dialog New.

Deschidere rapidă Când deschideţi aplicaţia Excel, în mod normal veţi găsi un
registru de calcul gol, în care puteţi începe să lucraţi. Puteţi însă să selectaţi un
anumit şablon. Executaţi clic pe butonul Start de pe bara de sarcini din Windows şi
să selectaţi New Office Document; Excel va deschide caseta de dialog New Office
Document. Executaţi clic pe eticheta Spreadsheet Solutions, selectaţi tipul de
registru de calcul pe care vreţi să îl creaţi, apoi executaţi clic pe OK.

Salvarea şi denumirea unui registru de calcul

Tot ceea ce introduceţi într-un registru de calcul va fi salvat în memoria temporară a


calculatorului; daca ieşiţi din Excel, veţi pierde datele respective. Ca atare, este important să
salvaţi în mod regulat fişierele care conţin registre de calcul, pe hard-disc sau pe o discheta.
Prima dată când salvaţi un registru de calcul pe hard-disc, trebuie să-i alocaţi o denumire. Pentru
a denumi un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Save sau executaţi clic pe butonul Save de pe bara cu
instrumente standard. Pe ecran va apărea caseta de dialog Save As (vezi figura 6.2).
Selectati unitatea de disc si
Executati clic
directorul
aici pentru a
salva registrul
de calcul
Executati clic pe butonul
Up One Level pentru a intra
in directorul de nivel
superior

Introduceti o denumire
pentru registrul de calcul

Figura 6.2 Caseta de dialog Save As.

• Introduceţi denumirea pe care vreţi să o alocaţi registrului de calcul, în caseta de text File
Name. Puteţi să folosiţi pîna la 218 caractere, inclusiv orice combinaţie de litere, cifre şi
spaţii (ca în Vânzarile pe trimestrul patru – 1996).
• In mod normal, Excel salvează registrele de calcul în directoeul My Documents. Pentru a
salva fişierul respectiv în alt dosar, selectati-1 din lista Save In. Puteţi să treceţi la dosarul de
nivel superior executând clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din
partea superioara a casetei de dialog. Puteţi să treceţi pe alta unitate de disc selectând-o în
caseta Save In. Iata cateva din locaţiile pe care le veţi găsi în această listă:
• Desktop. Salvează fişierul ca pictogramă pe suprafaţa de lucru din Windows. Aceasta
opţiune nu este recomandata. Daca doriţi ca fişierul sa fie disponibil pe suprafaţa de
lucru, creaţi-i o comanda directa, conform indicaţiilor din cursul de Windows 95/98.
• My Computer My Computer este categoria mare în care intra toate unităţile de disc ale
calculatorului, cum ar fi A: şi C:. În general veţi salva fişierele pe unitatea C:, în
directorul My Documents.
• Network Neighborhood Puteţi să selectaţi Network Neighborhood daca vreţi să salvaţi
fişierul într-o reţea LAN. Pe ecran va apărea o listă a unităţilor de disc din reţea (Network
Computer Drives), de unde puteţi alege.
• Executaţi clic pe butonul Save, sau apăsaţi tasta Enter.

29
Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul

Director prestabilit. În mod normal, fişierele sunt salvate in directorul My


Documents. Puteţi să schimbaţi opţiunea prestabilită pentru a selecta un director
propriu, daca doriţi. Deschideţi meniul Tools, selectaţi Options şi executaţi clic pe
eticheta General. Executaţi clic pe caseta de text Default File Location şi
introduceţi calea de acces completa pentru unitatea de disc şi directorul pe care
vreţi să le folosiţi (directorul trebuie să existe deja pe disc). Executaţi clic pe OK.

Pentru a salva un fişier pe care l-aţi mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie decât să
executaţi clic pe butonul Save. (Puteti, eventual, sa apasati Ctrl+S ori sa folositi comanda File,
Save.) Excel va salva automat registrul de calcul şi toate modificările făcute, fără să mai
deschidă caseta de dialog Save As.

Excel în reteaua Web Puteţi să salvaţi registrul de calcul într-un sit FTP din Internet (sau într-o
reţea intranet), cu condiţia să aveţi permisiunea pentru aceasta. Mai întâi, pentru a adăuga situl
FTP în caseta de dialog Save As, deschideţi lista Save In şi selectaţi Add/Modify FTP
Locations. În caseta de text Name of FTP Site, introduceţi adresa sitului, de exemplu,
ftp://ffp.microsoft.com. Selectaţi fie Anonymous, fie User, şi introduceţi o parolă, dacă este
cazul. Executaţi clic pe Add. După ce situl va fi inclus în caseta de dialog Save As, puteţi să îl
selectaţi din dosarul Internet Locations (FTP) din lista Save In.

Salvarea unui registru de calcul sub alta denumire

Uneori, poate doriţi să modificaţi un registru de calcul, păstrând însă o copie a versiunii
originale, sau să creaţi un nou registru de calcul prin modificarea unuia existent. Puteţi face
aceste lucruri salvând registrul de calcul sub alta denumire sau în alt dosar. Iată ce paşi trebuie să
efectuaţi în acest scop:

• Deschideţi meniul File şi selectaţi Save As. Veţi vedea caseta de dialog Save As, ca în cazul
în care aţi salva registrul de calcul pentru prima data.
• Pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, scrieţi noua denumire a fişierului peste
cea veche, în caseta de text File Name.
• Pentru a salva fişierul pe altă unitate de disc sau în alt dosar, selectaţi litera unităţii sau
directorul din lista Save In.
• Pentru a salva fişierul sub alt format (cum ar fi Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro), executaţi clic
pe săgeata de derulare Save As Type şi selectaţi formatul dorit.
• Executaţi clic pe butonul Save sau apasaţi tasta Enter.

Copii de siguranţă. Puteţi să instruiţi programul sa creeze o copie de siguranţă


pentru fiecare fişier pe care îl salvaţi. În acest fel, dacă se întâmplă ceva cu fişierul
original, puteţi să folosiţi copia de siguranţă. Pentru a activa funcţia pentru crearea
copiilor de siguranţă, executaţi clic pe butonul Options din caseta de dialog Save
As, alegeţi Always Create Backup şi apoi executaţi clic pe OK. Pentru a folosi
copia de siguranţă, selectaţi File, Open pentru a deschide caseta de dialog Open,
apoi selectaţi Backup Files din lista Files of Type. Executaţi dublu clic pe copia de
siguranţă a fişierului din lista cu fişiere şi directoare, pentru a deschide fişierul.

În aceasta lecţie aţi învăţat să creaţi noi registre de calcul şi să le salvaţi. În lecţia următoare veţi
învăţa să deschideţi şi să închideţi fişierele care conţin registre de calcul

30
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul

Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin


registre calcul

Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi vedea ce trebuie să faceţi pentru a deschide şi a închide fişiere cu registre
de calcul, sau pentru a localiza fişierele plasate greşit.

Deschiderea unui registru de calcul existent

Dacă vreţi să redeschideţi un registru de calcul cu care aţi lucrat şi acum vreţi să-1 folosiţi din
nou, efectuaţi paşii următori:

1. Deschideţi meniul File şi selectaţi Open sau executaţi clic pe butonul Open de pe bara cu
instrumente standard. Pe ecran va apărea caseta de dialog Open, ca in figura 7.1.

Excel în reţeaua Web. Pentru a deschide o foaie de calcul într-un sit FTP în care aveţi
acces selectaţi Internet Location FTP din caseta Look In şi executaţi dublu clic pe situl
FTP în care vreţi să efectuaţi căutarea.Apoi executaţi clic pe registrul de calcul pe care
vreţi să-l deschideţi şi selectaţi Open.Pentru a căuta în reţeaua Web o foaie de calcul
,executaţi clic pe butonul Search the Web din partea de sus a casetei de dialog Open.

Selectaţi din listă


fişierul pe care vreţi
să-l deschideţi…

... sau introduceţi aici


denumirea fişierului

Figura 7.1 Caseta de dialog Open.

2. Dacă fişierul nu se află în dosarul curent, deschideţi caseta Look In şi selectaţi unitatea de
disc şi dosarul corecte.
3. Executaţi clic pe fişierul pe care vreţi să-1 deschideţi din lista cu fişiere şi dosare; sau
introduceţi numele fişierului în caseta File Name. În timp ce îl scrieţi, Excel selectează prima
denumire de fişier găsită în listă şi care corespunde numelui introdus de dumneavoastră;
aceasta este o metodă rapidă de căutare în listă.)

31
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
Salvaţi-vă foile preferate. Puteţi să salvaţi în dosarul Favorites foile de calcul pe
care le folosiţi cel mai des selectându-le şi executând clic pe butonul Look in
Favorites. Apoi, când aveţi nevoie de una din ele, o puteţi deschide executând clic
pe butonul Look in Favorites, aflat în partea de sus a casetei de dialog Open.

4. Pentru a vedea o imagine a registrului de calcul înainte de a-1 deschide, executaţi clic pe
butonul Preview din caseta de dialog. Excel va afişa conţinutul registrului de calcul într-o
fereastră în partea dreaptă a casetei de dialog.
5. Executaţi clic pe Open sau apasaţi tasta Enter.

Registre de calcul folosite recent. Dacă aţi folosit recent un registru de calcul pe
care vreţi să îl deschideţi, îl veţi găsi în lista de la sfârşitul meniului File. Deschide-
ţi meniul File şi selectaţi registrul din listă.

Excel în reţeaua Web .Puteţi să căutaţi o foaie de calcul în reţeaua Web folosind butonul
Search the Web din caseta de dialog. Dar, dacă ştiţi adresa exactă a foii de calcul pe care
vreţi să o deschideţi, indiferent dacă este din reţeaua Web sau dintr-o reţea intranet
locală, scrieţi adresa respectiva (de exemplu http www.worldnews://com/facts.xls) în
caseta de text File Name stabiliţi mai întâi legătura cu Internetul înainte de a executa clic
pe Open.)

Puteţi să deschideţi un anumit registru de calcul şi la deschiderea programului Excel, dacă doriţi.
Pentru aceasta, executaţi clic pe butonul Start şi selectaţi Open Office Document. Selectaţi
registrul de calcul pe care vreţi să-l deschideţi şi executaţi clic pe Open. Excel va fi lansat având
deschis registrul de calcul selectat de dumneavoastră, pregătit pentru editare.

Găsirea unui fişier care conţine un registru de calcul

Dacă aţi uitat unde aţi salvat un anumit fişier, Excel vă poate ajuta. Puteţi să folosiţi opţiunea
Find Now din caseta de dialog Open. Pentru ca Excel să găsească un fişier în locul
dumneavoastră, efectuaţi paşii următori:

1. Deschideţi meniul File şi selectaţi Open, sau executaţi clic pe butonul Open de pe
bara cu instrumente standard. Pe ecran va apărea caseta de dialog Open (vezi figura
7.2).
Executaţi clic aici
Selectaţi unitatea de pentru a căuta în toate
disc sau directorul subdirectoarele
pentru căutare
Executaţi clic
Precizaţi data aici pentru a
ultimei modificări începe căutarea

Introduceţi un text
după care trebuie
efectuată căutarea Executaţi clic aici
pentru a elimina
Introduceţi denumirea toate criteriile de
fişierului care trebuie căutare
căutat

Figura 7.2 Opţiunile pentru căutare din caseta de dialog Open va permit să specificaţi ce anume
doriţi să căutaţi.

32
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul

2. Deschideţi caseta Look In şi selectaţi unitatea de disc sau dosarul în care vreţi să faceţi
căutarea. De exemplu, dacă selectaţi discul C:, Excel va căuta pe toata unitatea de disc C:. Dacă
selectaţi C:, şi apoi dosarul Excel, programul va căuta numai în directorul EXCEL de pe unitatea
de disc C. Puteţi să selectaţi şi My Computer pentru a căuta pe toate unităţile de disc din
calculator.

3. Pentru a limita căutarea puteţi folosi una din următoarele metode:

Dacă doriţi să căutaţi un anumit fişier, introduceţi-i denumirea în caseta de text File Name.
Puteţi să folosiţi caractere de înlocuire în locul celor pe care nu vi le mai amintiţi. Folosiţi
un asterisc (’) în locul unui grup de caractere şi semnul de întrebare (?) în locul unui singur
caracter. (De exemplu, dacă introduceţi sales??, Excel va găsi toate fişierele ale căror
denumiri încep cu cuvântul ”sales” urmat de două caractere, cum ar fi SALES01,
SALES02 etc.

Puteţi să căutaţi şi în registrele de calcul pentru a găsi o anumită propoziţie Or Property.


De exemplu, introduceţi ”brook trout” pentru a găsi un registru de calcul care conţine
cuvintele ”brook trout”.

Pentru a specifica o perioadă de timp în care au fost create sau modificate fişierele pe
care le căutaţi, selectaţi o opţiune din caseta Last Modified.

Pentru ca Excel să caute în toate subdosarele de pe unitatea de disc specificată de


dumneavoastră, executaţi clic pe butonul Commands and Settings şi selectaţi Search
Subfolders din meniul derulant care va apărea pe ecran.

Anulare Puteţi să eliminaţi selectările făcute pentru căutare executând clic pe


butonul New Search (Altă căutare).

4. Când terminaţi de introdus criteriile de căutare, executaţi clic pe butonul Find Now.Excel va
găsi fişierele ce corespund instrucţiunilor de căutare introduse de dumneavoastră şi le va afişa în
lista cu fişiere şi dosare.

5. Analizaţi lista, selectaţi fişierul dorit, apoi executaţi clic pe butonul Open.

Fişierul nu a fost găsit? Dacă fişierul căutat nu apare pe lista ce cuprinde fişierele
şi dosarele, puteţi să folosiţi criterii de căutare mai detaliate cu ajutorul
instrumentului Advanced Find. Executaţi clic pe butonul Advanced din caseta de
dialog Open. Introduceţi criteriile de căutare – caracteristici, condiţii, sau valori,
apoi executaţi clic pe butonul Find Now pentru a căuta fişierul pe baza acestor
criterii suplimentare.

Deplasarea de la un registru de calcul deschis, la altul

Uneori este posibil să aveţi mai multe registre de calcul deschise simultan. Într-un astfel de caz,
puteţi să vă deplasaţi de la unul la altul pentru a vedea sau a edita conţinutul oricăruia dintre ele.
Iată în continuare câteva metode de deplasare:

• Dacă o parte din fereastra registrului de calcul la care vreţi să ajungeţi este

33
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
vizibilă,executaţi clic pe ea;
• Deschideţi meniul Window şi selectaţi denumirea lui;
• Apăsaţi Ctrl+F6 pentru a vă muta la fereastra altui registru de calcul.

Fereastra activă Dacă aveţi mai multe registre de calcul deschise,


numai cel în care se află selectorul de celule este considerat activ. Bara de
titlu a registrului de calcul activ va avea o culoare mai închisă decât barele de
titlu ale celorlalte registre de calcul deschise.

Închiderea registrelor de calcul

Când închideţi un registru de calcul, Excel elimină fereastra acestuia de pe ecran. Este bine să
închideţi registrele de calcul după ce terminaţi lucrul cu ele, pentru a elibera resursele
calculatorului, astfel incât acesta să poate răspunde mai rapid la comenzile dumneavoastră.
Pentru a închide un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:

1. Dacă fereastra pe care vreţi să o închideţi nu este activă, activaţi-o selectând registrul de
calcul din lista cu registre de calcul de la sfârşitul meniului Window.

2. Executaţi clic pe butonul Close (X) din colţul din dreapta-sus a registrului de calcul.

Comanda Close All În Excel 97, dacă aveţi mai multe registre de calcul deschise,
puteţi să închideţi simultan toate registrele ţinând apăsată tasta Shift, deschizând meniul
File şi selectând Close All.

În această lecţie aţi învăţat să deschideţi, să închideţi registrele de calcul, şi să găsiţi fişierele
cu registre de calcul rătăcite. În lecţia următoare veţi învăţa să lucraţi cu foile de calcul dintr-
un registru de calcul.

34
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul

Lucrul cu foile de calcul


Obiectivul lecţiei
În această lecţie veţi învăţa să adăugaţi şi să eliminaţi foi de calcul din registrele de calcul. Veţi
învăţa şi să copiaţi, să mutaţi şi să redenumiţi foile de calcul.

Selectarea foilor de calcul

În configuraţia prestabilită, fiecare foaie de calcul este formată din trei pagini cu foi de calcul,
ale căror denumiri apar în etichetele din partea de jos a ecranului. Puteţi să inseraţi sau să ştergeţi
o foaie de calcul, după cum doriţi. Unul din avantajele utilizării mai multor foi de calcul este
posibilitatea organizării datelor pe sectoare logice. Un alt avantaj al utilizării unor foi de calcul
separate pentru date îl reprezintă uşurinţa în reorganizarea foilor în cadrul unui registru de calcul.
Înainte de a discuta despre tehnicile pe care le presupun operaţiile de inserare, eliminare şi
copiere a foilor de calcul, trebuie să ştiţi cum să selectaţi una sau mai multe foi de calcul:
• Pentru a selecta o singură foaie de calcul, executaţi clic pe eticheta acesteia. Eticheta
va fi evidenţiată, pentru a arăta că foaia a fost selectată.
• Pentru a selecta mai multe foi de calcul alăturate, executaţi clic pe eticheta primei foi
din grup, apoi ţineţi apăsată tasta Shift şi executaţi clic pe eticheta ultimei foi din
grup.
• Pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi
clic pe eticheta fiecărei foi de calcul in parte.
Dacă selectaţi două sau mai multe foi de calcul, ele rămân selectate până când dizolvaţi grupul.
Pentru a dizolva un grup de foi de calcul, puteţi proceda astfel:
• Executaţi clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate şi selectaţi Ungroup
Sheets.
• Ţineţi apăsată tasta Shift şi executaţi clic pe eticheta activă.
• Executaţi clic pe orice etichetă care nu aparţine grupului.

Inserarea foilor de calcul


Un registru de calcul nou creat conţine trei foi de calcul, dar puteţi să mai adăugaţi cu uşurinţa şi
altele.
Mai multe foi Puteţi să schimbaţi numărul de foi de calcul incluse de Excel într-un
registru de calcul nou, deschizând meniul Tools, selectând Options, executând clic pe
eticheta General, apoi schimbând cifra din dreptul opţiunii Sheets in New
Workbook. Executaţi clic pe OK pentru a salva modificările.
Pentru a adăuga o foaie de calcul într-un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi foaia de calcul înaintea căreia vreţi să inseraţi o noua foaie de calcul. De
exemplu, dacă selectaţi Sheet2, noua foaie de calcul (care va deveni Sheet4, deoarece
registrul de calcul are deja trei foi) va fi inserată înaintea foii Sheet2.
• Deschideţi meniul Insert.
• Selectaţi Worksheet. Excel va insera noua foaie de calcul, aşa cum puteţi vedea în
figura 8.1.
Meniu de comenzi rapide. O metodă mai rapidă de lucru cu foile de calcul este
executarea unui clic cu butonul din dreapta pe eticheta foii. Astfel deschideţi un
meniu de comenzi rapide, putând să inseraţi, să eliminaţi, să redenumiţi, să mutaţi, să
copiaţi sau să selectaţi toate foile de calcul. Când selectaţi Insert din meniul de
comenzi rapide, Excel deschide caseta de dialog Insert. Executaţi clic pe pictograma
35
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul

Worksheet din eticheta General, apoi pe OK, pentru a insera o noua foaie de calcul.

Eliminarea foilor de calcul


Dacă nu intenţionaţi să folosiţi decât o singură foaie de calcul, le puteţi elimina pe celelalte două,
pentru a economisi memorie. Iată cum puteţi elimina o foaie de calcul:
• Selectaţi foaia (foile) de calcul pe care vreţi să o (le) eliminaţi.
• Deschideţi meniul Edit.
• Executaţi clic pe Delete Sheet. Pe ecran va apărea o casetă de dialog care va cere să
confirmaţi selecţia.
• Executaţi clic pe butonul OK. Foaia de calcul va fi eliminată.

Foaie de calcul inserată


înaintea foii Sheet2

Figura 8.1 Excel inserează noua foaie de calcul înaintea celei pe care aţi selectat-o.

Mutarea si copierea foilor de calcul

Puteţi să mutaţi sau să copiaţi foile de calcul într-un registru de calcul sau dintr-un registru în
altul. Iată cum:
• Selectaţi foaia (foile) de calcul pe care vreţi să o (le) mutaţi sau copiaţi. Dacă doriţi să mutaţi
sau să copiaţi foi de calcul dintr-un registru de calcul în altul, nu uitaţi să deschideţi registrul
de destinaţie.
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Move or Copy Sheet. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Move or Copy, ca în figura 8.2.
• Pentru a muta foaia (foile) de calcul în alt registru de calcul, selectaţi denumirea registrului
respectiv din lista derulantă To Book. Dacă doriţi să mutaţi sau să copiaţi într-un registru de
calcul nou, selectaţi (new book) din lista derulantă To Book. Excel va crea un nou registru de
calcul şi va copia sau va muta apoi foaia (foile) de calcul în el.
• În caseta cu lista Before Sheet, selectaţi foaia de calcul înaintea căreia vreţi să fie mutată
foaia de calcul selectată.

36
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul

Pentru a muta foaia de


calcul selectată în alt
registru de calcul,
selectaţi-l din această Alegeţi destinaţia
casetă pentru copierea
sau mutarea foii
de calcul
Activaţi această opţiune
pentru a copia, nu
pentru a muta o foaie

Figura 8.2 În caseta de dialog Move or Copy trebuie să specificaţi unde vreţi să mutaţi sau să
copiaţi foaia de calcul.
• Pentru a copia foaia de calcul selectată în loc să o mutaţi, selectaţi Create a Copy
pentru a introduce un marcaj de validare în caseta respectivă.
• Executaţi clic pe OK. Foaia (foile) de calcul selectată (e) va (vor) fi copiată (e) sau
mutată (e) conform indicaţiilor.

Mutarea unei foi de calcul într-un registru,


prin tragere şi plasare

0 metodă simplă de copiere sau mutare a foilor de calcul în cadrul aceluiaşi registru de calcul
presupune efectuarea tehnicilor de tragere şi plasare. Mai întâi, selectaţi eticheta foii de calcul pe
care vreţi să o copiaţi sau să o mutaţi. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele
selectate, executaţi clic şi ţineţi apasat butonul mouse-ului, apoi trageţi eticheta acolo unde doriţi.
Pentru a copia foaia de calcul, ţineţi apasată tasta Ctrl în timp ce trageţi. Când eliberaţi butonul
mouse-ului, foaia de calcul va fi copiată sau mutată.

Mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul în altul, prin tragere
şi plasare
Puteţi să folosiţi metoda tragere şi plasare şi pentru copierea sau mutarea rapidă a foilor de calcul
dintr-un registru de calcul în altul. Mai întâi, deschideţi foile de calcul pe care vreţi să le folosiţi
pentru copiere sau mutare. Selectaţi Window, Arrange şi apoi executaţi clic pe opţiunea Tiled.
Executaţi clic pe OK pentru a dispune ferestrele astfel încât pe ecran să apară câte o mică parte
din fiecare. Selectaţi eticheta foilor de calcul pe care vreţi să le copiaţi sau să le mutaţi. Plasaţi
indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, executaţi clic şi ţineţi apăsat butonul
mouse-ului, apoi trageţi eticheta acolo unde doriţi. Pentru a copia foaia de calcul, ţineţi tasta Ctrl
apăsată în timp ce trageţi. Când eliberaţi butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi copiată sau
mutată.

Schimbarea denumirii etichetei unei foi de calcul

În configuraţia prestabilită, toate foile de calcul sunt denumite ”SheetX”, unde X este un număr
mai mare sau egal cu 1. Astfel că, pentru a şti mai bine ce fel de informaţii conţine fiecare foaie

37
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul

de calcul, puteţi să schimbaţi denumirile care apar pe etichete. Iată cum o puteţi face:
• Executaţi dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care vreţi să o redenumiţi.
Denumirea curentă va fi evidenţiată.
• Introduceţi noua denumire pentru foaia de calcul respectivă şi apăsaţi tasta Enter.
Excel va înlocui denumirea prestabilită cu cea pe care aţi introdus-o dumneavoastră.
În această lecţie aţi învăţat să inseraţi, să eliminaţi, să mutaţi, să copiaţi şi să redenumiţi foile de
calcul. În lecţia următoare veţi învăţa să lucraţi cu domeniile de celule.

38
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule

Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să selectaţi şi să denumiţi domeniile de celule.

Ce este un domeniu de celule?


Un domeniu de celule este un grup de celule alăturate, dispuse sub forma unui dreptunghi.
Celulele dintr-un domeniu pot să se găsească toate în aceeaşi coloană, pe acelaşi rând sau în
orice combinaţie posibilă de coloane şi rânduri, cu condiţia ca grupul să formeze un dreptunghi,
ca în figura 9.1.

B4:G8
A10:G1
G12

Figura 9.1 Un domeniu de celule este o combinaţie de celule care formează un dreptunghi.
Dacă ştiţi să folosiţi domeniile de celule, puteţi să vă măriţi viteza de lucru. De exemplu, puteţi
să selectaţi un domeniu şi să îl folosiţi pentru a formata direct un alt grup de celule. Puteţi să
folosiţi un domeniu pentru a tipări numai celulele respective. Puteţi să folosiţi domeniile şi în
formule.
Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (coltul din stânga-sus şi cel din dreapta-
jos). De exemplu, domeniile prezentate în figura 9.1 sunt B4:G8, A10:G10 si G12.

Selectarea unui domeniu


Pentru a selecta un domeniu folosind mouse-ul, efectuaţi paşii următori:
• Pentru a selecta acelaşi domeniu de celule în mai multe foi de calcul, selectaţi întâi
foile respective (vezi lecţia 8).
• Plasaţi indicatorul mouse-ului în colţul din stânga-sus al domeniului.
• Executaţi clic şi tineţi apăsat butonul din stânga al mouse-ului.
• Trageţi mouse-ul în colţul din dreapta-jos al domeniului şi eliberaţi butonul.
Domeniul selectat va fi evidenţiat.
În tabelul 9.1 sunt prezentate câteva metode care pot fi folosite pentru selectarea rapidă a unui
rând, a unei coloane, a unei întregi foi de calcul sau a mai multor domenii de celule.

39
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule

Tabelul 9.1 Metode de selectare


Pentru a selecta... Procedaţi astfel:
Mai multe domenii Selectaţi primul domeniu, tineţi apăsată tasta
Ctrl şi selectaţi domeniul următor. Procedaţi
astfel pentru fiecare domeniu pe care vreţi să îl
selectaţi.
Un rând Executaţi clic pe numărul din capul rândului,
aflat la marginea din stânga foii de calcul sau
puteţi să apăsati Shift+bara de spaţiu.
O coloană Executaţi clic pe numărul din capul coloanei,
aflat la marginea de sus a foii de calcul, sau
puteţi să apăsaţi Ctrl+bara de spaţiu.
O întreagă foaie de calcul Executaţi clic pe butonul Select All
(dreptunghiul gol din colţul din stânga-sus a
foii de calcul, deasupra rândului 1 şi la stânga
coloanei A), sau puteţi apăsa Ctrl+A.
Un domeniu din afara zonei vizibile Apasaţi Ctrl+G (Goto) sau executaţi clic pe
caseta Name pe bara de formule, apoi
introduceţi adresa grupului pe care vreţi să-1
selectaţi. De exemplu, pentru a selecta grupul
dintre R100 şi T250, introduceţi R100:T250 şi
apasati tasta Enter.

Anularea unei selecţii. Pentru a deselecta un grup, executaţi clic într-o celulă
oarecare din foaia de calcul.

Denumirea celulelor şi a grupurilor de celule

Până în acest moment, aţi folosit adresele celulelor pentru a face referire la celulele respective.
Deşi este o metodă bună, adesea este mai comod să folosiţi denumiri mai uşor de recunoscut
pentru celule. De exemplu, să presupunem că vreţi să calculaţi venitul net prin scăderea
cheltuielilor (vezi lecţia 12). Puteţi să denumiţi VENIT celula care conţine venitul total, şi
CHELTUIELI celula care conţine totalul cheltuielilor. Puteţi apoi să determinaţi venitul net
folosind formula:
= VENIT – CHELTUIELI
Folosind pentru celule denumiri mai uşor de reţinut, formulele vor deveni mult mai logice şi mai
uşor de folosit. Denumind celulele, operaţiile de decupare, copiere şi mutare a blocurilor de
celule (conform explicaţiilor din lecţia 5) devin mult mai uşor de efectuat.
Pentru a denumi un domeniu de celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi domeniul de celule pe care vreţi să-1 denumiţi. Asiguraţi-vă că toate
celulele se găsesc în aceeaşi foaie de calcul. (Nu puteţi denumi celule şi domenii
de celule care se află în mai multe foi de calcul.)
• Executaţi clic pe caseta Name din stânga barei cu formule (vezi figura 9.2).
• Introduceţi numele domeniului folosind cel mult 255 de caractere. Denumirile
admise pot să conţină litere, cifre, puncte şi sublinieri, dar nu şi spaţii. De
asemenea, o cifră nu poate fi folosită ca prim caracter în denumirea unui domeniu.
• Apăsaţi tasta Enter.
• Pentru a vedea lista care conţine denumirile domeniilor, executaţi clic pe săgeata
de derulare a casetei Name (de pe bara de formule).

40
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule

Pentru a denumi un domeniu în alt mod, selectaţi-l, deschideţi meniul Insert, selectaţi Name,
apoi Define. Astfel veţi deschide caseta de dialog Define Name, prezentată în figura 9.3.
Introduceţi o denumire în caseta de text Names in Workbook şi executaţi clic pe OK.

Caseta Name

Domeniul selectat

Figura 9.2 Introduceţi o denumire în caseta Name.

Introduceţi aici o
denumire

Domeniul selectat
apare aici

Figura 9.3 Caseta de dialog Define Name.


Caseta de dialog Define Name vă arată cărui domeniu îi aparţine o anumită denumire. Executaţi
clic pe denumirea unui domeniu în lista Names în Workbook şi veţi vedea adresa celulei
(adresele celulelor) alocată (e) denumirii domeniului, în caseta de text Refers To. Puteţi să editaţi
domeniul sau să creaţi unul nou.
Simbolul dolarului din adresa unei celule indică referinţe de celule absolute, care se referă
întotdeauna la aceeaşi celulă. O referinţă absolută nu va fi modificată dacă respectivele celule din
foaia de calcul suferă transformări (vezi lecţia 13). Nu trebuie să introduceţi simbolul dolarului
în adresa celulei; când selectaţi celulele cu mouse-ul, Excel îl inserează automat.
În această casetă de dialog puteţi şi să ştergeţi denumiri. Pentru a şterge denumirea unui
domeniu, executaţi clic pe ea în lista Names în Workbook şi executaţi clic pe butonul Delete.
În această lecţie aţi învăţat să selectaţi şi să denumiţi domeniile de celule. În lecţia următoare veţi
învăţa să tipăriţi un registru de calcul.

41
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi vedea cum puteţi tipări un registru de calcul sau o parte din el, şi cum
puteţi îmbunătăţi aspectul documentului tipărit folosind anteturi şi subsoluri.

Schimbarea opţiunilor de configurare a unei pagini


Un registru de calcul este o colecţie de foi de calcul, care seamănă cu paginile unui carnet. Puteţi
să tipăriţi întregul carnet deodată, sau numai câteva pagini din el.
înainte de a tipări o foaie de calcul, trebuie să verificaţi dacă este configurată corect pentru a
putea fi tipărită. Pentru aceasta, deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup. Veţi vedea caseta
de dialog Page Setup din figura 10.1.
Executaţi clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului de calcul
Pentru a avea acces rapid la comenzile legate de registrele de calcul, executaţi clic cu
butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului. Dacă acesta este afişat pe întregul
ecran (iar bara de titlu nu este vizibilă din această cauză), pentru a deschide meniul
de comenzi rapide executaţi clic cu butonul din dreapta pe caseta Control-menu. De
exemplu, pentru a verifica opţiunile de configurare ale paginii, executaţi clic cu
butonul din dreapta pe bara de titlu sau pe caseta Control-menu şi selectaţi Page
Setup.
În lista următoare sunt prezentate opţiunile de configurare a paginii, grupate în funcţie de
etichetele în care se află.
1. Eticheta Page
• Orientation. Selectaţi Portrait pentru a tipări pe foaia aşezată vertical, şi Landscape
pentru a tipări pe foaia aşezată orizontal. (Landscape măreşte lăţimea şi micşorează
înălţimea paginii.)
Eticheta Page
Eticheta Margins

Eticheta Header/Footer

Eticheta Sheet

Figura 10.1 Caseta de dialog Page Setup.


• Scaling. Puteţi să micşoraţi sau să măriţi registrul de calcul pentru a corespunde unui
anumit format de pagină.
• Paper Size. În configuraţia prestabilită, aceasta este de 8,5x11 inci, dar puteţi să
alegeţi alte dimensiuni din lista prezentată.
• Print Quality. Puteţi să tipăriţi foaia de calcul alegând opţiunea de calitate draft
pentru a tipări rapid şi a reduce efortul imprimantei, sau puteţi să tipăriţi folosind o
calitate ridicată, pentru o versiune finală. Calitatea tipăririi este măsurată în dpi (dots
42
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

per inch – puncte pe inci); cu cât este mai mare această valoare, cu atât este mai bună
şi calitatea tipăririi.
• First Page Number Puteţi să stabiliţi pentru prima pagină, dacă doriţi, un număr
diferit de 1. Opţiunea Auto (prestabilită) stabileşte ca numerotarea paginilor să
înceapă cu 1, dacă tipărirea începe cu prima pagină, sau să înceapă numărătoarea cu
numărul corespunzător paginii care este tipărită prima.
2. Eticheta Margins
• Top, Bottom, Left, Right Puteţi să modificaţi valorile pentru toate marginile.
• Header, Footer. Puteţi să specificaţi la ce distanţă doriţi să fie tipărite antetul şi
subsolul faţă de marginea paginii. (Pentru a include un antet sau un subsol în registrul
de calcul trebuie să folosiţi eticheta Header/Footer.)
• Center on Page. Puteţi să centraţi datele registrului de calcul între marginile din
stânga şi din dreapta (Horizontally – pe orizontală) şi între marginile de sus şi de jos
(Vertically – pe verticală).
3. Eticheta Header/Footer
• Header, Footer Puteţi să introduceţi un antet (cum ar fi un titlu) care să apară la
începutul fiecărei pagini, sau un subsol (de exemplu, pentru numerotarea paginilor)
care să fie tipărit la sfârşitul fiecărei pagini.
• Custom Header Custom Footer Puteţi folosi butoanele Custom Header sau
Custom Footer spre a crea anteturi şi subsoluri pentru introducerea orei, a datei, a
denumirii foii de calcul de pe etichetă şi a denumirii fişierului care conţine registrul
de calcul.
4. Eticheta Sheet
• Print Area. Puteţi să tipăriţi un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie de calcul
indicând domeniul de celule pe care vreţi să-1 tipăriţi. Puteţi să scrieţi adresa
domeniului sau să executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog Box din dreapta
casetei de text, pentru a închide caseta de dialog Page Setup, şi să trageţi apoi mouse-
ul peste celule, pentru a le selecta. Dacă nu selectaţi o zonă de tipărit, Excel va tipări
fie întreaga foaie, fie întregul registru de calcul – în funcţie de opţiunile selectate în
eticheta Page.
Nu tipăriţi asta! În mod normal, dacă există o parte a foii de calcul pe care nu vreţi
să o tipăriţi, o puteţi evita selectând partea pe care vreţi să o tipăriţi şi tipărind numai
secţiunea respectivă. Însă, dacă datele pe care vreţi să le ascundeţi se află în zona de
tipărit, ce puteţi face? Într-un astfel de caz, puteţi să ascundeţi coloanele, rândurile
sau celulele respective, pentru a nu fi tipărite (vezi lecţia 2).
• Print Titles Dacă aveţi un rând sau o coloană de intrări care vreţi să fie repetate ca
titluri pe fiecare pagină, scrieţi grupul ce compune rândul sau coloana respectivă, sau
selectaţi-le cu mouse-ul (vezi lecţia 9).
• Print Îi puteţi spune programului cu exactitate cum doriţi să fie tipărite anumite
elemente ale registrului de calcul; de exemplu, dacă doriţi să fie tipărite liniile de
reţea (liniile care formează celulele); puteţi opta şi pentru tipărirea în alb-negru a unei
foi de calcul color.
• Page Order Puteţi să indicaţi cum să fie citite şi tipărite datele din foaia de calcul: în
secţiuni de sus în jos sau în secţiuni de la stânga la dreapta. În acest fel, Excel poate
stabili modul de tipărire a zonelor din afara suprafeţei care încape în pagină. De
exemplu, dacă unele coloane din dreapta nu încap pe prima pagină şi unele rânduri nu
mai încap la sfârşitul primei pagini, puteţi să specificaţi care va fi următoarea zonă ce
va fi tipărită.
Când terminaţi introducerea opţiunilor, executaţi clic pe butonul OK.

43
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Revizuirea înainte de tipărire


După ce stabiliţi configuraţia paginii şi partea pe care vreţi să o tipăriţi, trebuie să vedeţi cum va
arăta pagina la tipărire. Pentru a revizui o lucrare de tipărit, deschideţi meniul File şi selectaţi
Print Preview sau executaţi clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard.
Pe ecran va fi afişat registrul de calcul în forma pe care o va avea după tipărire, ca în figura 10.2.
Print Preview tn Page Setup Puteţi să revizuiţi o lucrare de tipărit şi când
configuraţi pagina sau chiar în caseta de dialog Print. Când aveţi deschisă caseta de
dialog Page Setup, executaţi clic pe butonul Print Preview. În caseta de dialog Print,
executaţi clic pe butonul Preview.

Indicatorul mouse-ului
vă permite să măriţi o
parte a foii de calcul

Figura 10.2 Puteţi să vedeţi registrul de calcul înainte de a-l tipări.


O privire de aproape Puteţi să măriţi sau să micşoraţi o zonă din documentul afişat
în fereastra Preview, executând clic pe ea cu mouse-ul (al cărui indicator are acum
forma unei lupe). Puteţi să folosiţi şi butonul Zoom din partea de sus a ecranului
Print Preview.

Tipărirea registrului de calcul


După ce configuraţi pagina şi revedeţi aspectul registrului de calcul, vine momentul să tipăriţi.
Puteţi să tipăriţi datele selectate, foile selectate sau întregul registru de calcul.
Pentru a tipări un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:
1. Dacă doriţi să tipăriţi un fragment din foaia de calcul, selectaţi-1 (vezi lecţia 9, pentru
informaţii suplimentare). Dacă doriţi să tipăriţi una sau mai multe foi din acelaşi
registru de calcul, selectaţi etichetele lor (vezi lecţia 8). Pentru a tipări întregul
registru de calcul, treceţi peste acest pas.
2. Deschideţi meniul File şi selectaţi Print (sau apăsaţi Ctrl+P). Pe ecran va apărea
caseta de dialog Print, ca în figura 10.3.
Pentru a tipări rapid. Dacă executaţi clic pe butonul Print în loc să folosiţi
comanda File, Print. Excel tipăreşte foaia de calcul curentă ,fără să mai puteţi
selecta alte opţiuni

44
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Selectaţi prima
Selectaţi numărul
pagină de tipărit
de exemplare pe
Selectaţi ultima care vreţi să le
pagină de tipărit tipăriţi
care vreţi să le
tipăriţi

Figura 10.3 Caseta de dialog Print


3. Selectaţi opţiunile pe care vreţi să le folosiţi:
• Page Range vă permite să tipăriţi una sau mai multe pagini. De exemplu, dacă
zona selectată pentru tipărire cuprinde 15 pagini şi nu vreţi să tipăriţi decât
paginile 5-10, selectaţi Page(s) şi introduceţi numerele primei şi ultimei pagini în
casetele From, respectiv To.
• Print What vă permite să tipăriţi celulele selectate, foile de calcul selectate, sau
întregul registru de calcul.
• Copies vă permite să tipăriţi mai multe exemplare ale celulelor selectate, ale
foilor de calcul selectate sau ale registrului de calcul.
• Collate vă permite să tipăriţi mai întâi doar un exemplar din ceea ce aţi selectat,
pentru tipărire, şi abia apoi celelalte exemplare. Această opţiune este disponibilă
atunci când tipăriţi ceva în mai multe exemplare.
4. Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
În timp ce este tipărită lucrarea, puteţi să continuaţi lucrul în Excel. Dacă imprimanta lucrează la
o altă comandă trimisă de dumneavoastră (sau de altcineva, în cazul unei imprimante de reţea),
Windows amână tipărirea lucrării până când ea va putea fi preluată de imprimantă.
Uneori, poate fi nevoie să anulaţi o comandă de tipărire în timpul sau înaintea tipăririi. De
exemplu, să presupunem că aţi uitat, adăugaţi nişte cifre în foaia de calcul, sau constataţi că aţi
uitat să formataţi nişte date vreţi să rezolvaţi aceste probleme înainte de a tipări lucrarea. Într-un
astfel de caz, este foarte simplu să ştergeţi comanda pentru tipărire. Pentru a putea vedea coada
de aşteptare şi a şterge comanda pentru tipărirea unei lucrări, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din Windows, iar
pe ecran va fi afişată coada de aşteptare a imprimantei, ca în figura 10.4.
• Executaţi clic pe lucrarea pe care vreţi să o eliminaţi.
• Deschideţi meniul Document şi selectaţi Cancel Printing.
Goliţi coada de aşteptare! Pentru a elimina toate fişierele din coada de aşteptare a
imprimantei, deschideţi meniul Printer şi selectaţi Purge Print Documents. Prin
această comandă anulaţi toate lucrările de tipărit, fără a şterge şi fişiereIe de pe disc.
Caracteristică nouă. O dată cu Excel 97 vă aflaţi în posesia unui instrument care vă ajută să
trimiteţi foi de calcul direct către persoanele care au nevoie de ele, fără să le mai tipăriţi.
Deschideţi meniul File, selectaţi Sent To, apoi selectaţi opţiunea dorită: Mail Recipient (pentru
a trimite un registru de calcul printr-un mesaj e-mail), Routing Recipient (pentru a transmite un
registru de calcul într-o reţea locală prin intermediul programelor Microsoft Mail sau cc:Mail, pe
adresa mai multor persoane) sau Exchange Folder (pentru a transmite – a copia – registrul de
calcul într-un server Microsoft Exchange).

45
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Figura 10.4 Pentru a întrerupe tipărirea unui document, folosiţi coada de aşteptare a
imprimantei.

Selectarea unei zone de tipărit

Folosind opţiunea Print Area, îi indicaţi programului Excel ce parte din foaia de calcul vreţi să
tipăriţi. Această opţiune vă permite să delimitaţi un fragment ca pagină separată, şi să tipăriţi
acea pagină. Dacă fragmentul este prea mare pentru a încăpea într-o singură pagină, Excel îl
împarte în mai multe pagini. Dacă nu selectaţi o zonă de tipărit, Excel va tipări fie întreaga foaie,
fie întregul registru de calcul – în funcţie de opţiunile selectate în caseta de dialog Print.
Să includ sau să nu includ? Când hotărâţi care celule trebuie selectate pentru a
fi tipărite, aveţi grijă să nu includeţi în zona de tipărit titlul, subtitlul şi capetele
de coloană şi de rând.În caz contrar, Excel va tipări de două ori aceste etichete.
Puteţi să tipăriţi titlurile şi capetele de coloană şi de rând pe fiecare pagină,
efectuând paşii din secţiunea următoare, Tipărirea capetelor de coloană şi de
rând.
Pentru a selecta o zonă de tipărit şi a tipări foaia de calcul în acelaşi timp, efectuaţi paşii
următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Page Setup.
• Executaţi clic pe eticheta Sheet pentru a vedea opţiunile pentru pagină.
• Executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Print Area.
Excel va micşora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.
• Selectaţi cu mouse-ul celulele pe care vreţi să le tipăriţi (vezi lecţia 9). După cum puteţi
vedea în figura 10.5, zona selectată va fi înconjurată de un chenar cu linie întreruptă, iar
referinţele absolute la celule pentru celulele respective au în dreptul lor simbolul
dolarului ($) în caseta de text Print Area. (Dacă vreţi să tipăriţi grupul de celule, nu
trebuie să includeţi simbolul $ în referinţele de celulă. Vezi lecţia 13, pentru informaţii
suplimentare legate de referinţele absolute la celule.)
• Executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni în caseta de dialog Page
Setup.
• Executaţi clic pe Print în caseta de dialog Page Setup pentru a deschide caseta de
dialog Print. Apoi, executaţi clic pe OK pentru a tipări foaia de calcul.

46
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Aici apar adresele


celulelor selectate

Selectaţi cu mouse-ul
celulele dorite

Executaţi clic pe
pictograma
Collapse Dialog
pentru a reveni în
caseta de dialog

Figura 10.5 Selectarea zonei de tipărit.


Stabiliţi zona Pentru a stabili o zonă fără să o tipăriţi, selectaţi celulele pe care vreţi
să le tipăriţi ulterior, deschideţi meniul File, selectaţi Print Area, apoi Set Print
Area.
Eliminarea zonei de tipărit Pentru a elimina zona de tipărit, deschideţi meniul
File, selectaţi Print Area, apoi Clear Print Area.

Modificarea întreruperilor de pagină

Când tipăriţi un registru de calcul, Excel stabileşte întreruperile de pagină în funcţie de formatul
hârtiei, de margini şi de zona selectată pentru tipărire. Pentru ca paginile să arate mai bine şi ca
întreruperile să fie făcute în mod logic, este util să evitaţi întreruperile automate de pagină şi să
folosiţi propriile întreruperi de pagină. Dar, înainte de a introduce întreruperi de pagină, încercaţi
următoarele variante:
• Stabiliţi lăţimile coloanelor individuale pentru a folosi cât mai optim spaţiul
(vezi lecţia 18).
• Puteţi să tipăriţi registrul de calcul pe orizontală (folosind orientarea
Landscape).
• Selectaţi valori mai mici pentru marginile din stânga, din dreapta, şi cele de
sus şi de jos.
Dacă, după ce aţi încercat aceste variante, va fi în continuare necesar să inseraţi întreruperi de
pagină, Excel vă oferă o opţiune pentru a vedea exact unde vor apărea întreruperile de pagină,
spre a le putea modifica. Efectuaţi paşii următori:
1. Deschideţi meniul View şi selectaţi Page Break Preview.
2. Dacă pe ecran apare un mesaj, executaţi clic pe OK. Foaia de calcul va fi afişată cu
întreruperi de pagină, ca în figura 10.6.
3. Pentru a muta o întrerupere de pagină, trageţi linia întreruptă în poziţia dorită. Pentru
a şterge o întrerupere de pagină, scoateţi-o în afara ecranului.
Pentru a insera o întrerupere de pagină, intraţi în prima celulă din coloană, la dreapta punctului
în care vreţi să fie inserată întreruperea de pagină, sau pe rândul situat sub acesta. De exemplu,
pentru a insera o întrerupere de pagină între rândurile 24 şi 25, intraţi în celula A25. Deschideţi
meniul Insert şi selectaţi Page Break. La stânga coloanei selectate sau deasupra rândului
47
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

selectat va apărea o linie întreruptă.


4. Pentru a ieşi şi a reveni în modul de afişare normal, deschideţi meniul View şi
selectaţi Normal.

Trageţi întreruperea de
pagină, pentru a o muta

Figura 10.6 Înainte de tipărire, verificaţi întreruperile de pagină.

Tipărirea capetelor de coloană şi de rând


Excel vă oferă o metodă de selectare a etichetelor şi titlurilor aflate în partea de sus şi la
marginea din stânga a unei foi de calcul mai mari, pentru a fi tipărite pe fiecare pagină a foii de
calcul. Această opţiune este utilă atunci când foaia de calcul este prea mare pentru a fi tipărită pe
o singură pagină. Dacă nu o folosiţi, coloanele sau rândurile care nu încap vor fi tipărite pe
pagini succesive, fără nici o etichetă de identificare.
Pentru a tipări capetele de coloană şi/sau de rând pe fiecare pagină, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Page Setup.
• Executaţi clic pe eticheta Sheet pentru a vedea opţiunile pentru pagină.
• Pentru a fi repetate etichetele coloanelor şi titlul foii de calcul, executaţi clic pe
pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Excel
va micşora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.
• Selectaţi cu mouse-ul rândurile care vreţi să fie tipărite pe fiecare pagină, ca în figura
10.7. Zona selectată va fi înconjurată de un chenar cu linie întreruptă, iar referinţele
absolute la celule din caseta de text Rows to Repeat at Top apar însoţite de simbolul
dolarului ($).
• Executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog, pentru a reveni în caseta de dialog
Page Setup.
• Pentru a repeta capetele rândurilor, executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog din
dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Din nou, Excel va micşora
dimensiunea casetei de dialog Page Setup.
• Selectaţi etichetele rândurilor care vreţi să fie repetate pe fiecare pagină.
• Executaţi din nou clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni în caseta de
dialog Page Setup.

48
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

• Pentru a tipări foaia de calcul, executaţi clic pe Print; se va deschide caseta de dialog
Print. Apoi, executaţi clic pe OK.
Executaţi clic aici pentru a reveni în caseta de dialog Page Setup

Selectaţi cu mouse-ul
capetele de coloană
care vreţi să fie
repetate

Figura 10.7 Specificaţi capetele de coloană care vreţi să fie tipărite pe fiecare pagină.
Selectaţi cu atenţie zona de tipărit. Dacă selectaţi rânduri sau coloane care
trebuie repetate, iar acele rânduri sau coloane fac parte din zona de tipărit, ele vor
fi tipărite de doua ori. Pentru a rezolva o astfel de problemă, selectaţi din nou zona
de tipărit, lăsând în afara selecţiei rândurile sau coloanele care vreţi să fie repetate.
Pentru informaţii suplimentare, vezi secţiunea prezentată mai devreme în această
lecţie – Selectarea unei zone de tipărit.

Adăugarea de anteturi şi subsoluri


Excel vă permite să adăugaţi anteturi şi subsoluri pentru a tipări informaţii la începutul şi la
sfârşitul fiecărei pagini. Informaţiile pe care le puteţi introduce pot fi text, numere de pagină,
data şi ora curente, denumirea fişierului care conţine registrul de calcul şi denumirea de pe
etichetă a foii de calcul.
Puteţi să folosiţi anteturile sau subsolurile sugerate de Excel, sau vă puteţi crea unele proprii.
Puteţi să folosiţi şi comenzi speciale pentru a controla aspectul antetului sau al subsolului. De
exemplu, puteţi să folosiţi caractere aldine sau italice, ori să subliniaţi textul din antet sau subsol.
De asemenea, puteţi să aliniaţi textul la stânga, la dreapta sau sa-1 centraţi (vezi lecţia 18).
Pentru a adăuga anteturi sau subsoluri, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul View şi selectaţi Header and Footer, sau executaţi clic pe eticheta
Header and Footer din caseta de dialog Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de
dialog Page Setup (vezi figura 10.8).

49
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul

Figura 10.8 Utilizarea opţiunilor Header/Footer pentru adăugarea de anteturi şi subsoluri.


• Pentru a selecta un antet, executaţi clic pe săgeata de derulare Header. Excel va afişa
o listă cu sugestii pentru anteturi. Parcurgeţi lista şi executaţi clic pe antetul dorit. În
partea de sus a etichetei Header/Footer va apărea un model al antetului selectat.
Nu găsiţi ceea ce vreţi? Dacă nici unul dintre anteturile sau subsolurile prezentate
nu vă este pe plac, executaţi clic pe butonul Custom Header sau Custom Footer
şi introduceţi aici opţiunile proprii.
• Pentru a selecta un subsol, executaţi clic pe săgeata de derulare Footer. Excel va afişa
o listă cu tipuri de subsoluri. Parcurgeţi lista şi executaţi clic pe subsolul dorit. În
partea de sus a etichetei Header/Footer va apărea un model al subsolului selectat.
• Executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Page Setup şi
• reveniţi în foaia de calcul; sau executaţi clic pe butonul Print pentru a deschide
caseta de dialog Print, şi executaţi clic pe OK pentru a tipări foaia de calcul.
Nu vreţi anteturi sau subsoluri? Pentru a elimina antetul şi/sau subsolul,
selectaţi None din lista de sugestii Header/Footer.

Scalarea foii de calcul pentru a intra în pagină


Dacă foaia de calcul este prea mare pentru a fi tipărită pe o pagină, chiar şi după ce modificaţi
orientarea şi marginile, va trebui să folosiţi opţiunea Fit To. Această opţiune conduce la
micşorarea foii de calcul, astfel încât să se încadreze în numărul de pagini specificat. Puteţi să
specificaţi şi lungimea şi lăţimea documentului.
Pentru a realiza această operaţie, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Page Setup.
• Executaţi clic pe eticheta Page pentru a vedea opţiunile pentru pagină.
• În casetele de text Fit to XX Page(s) Wide By si XX Tall, introduceţi numărul de
pagini în care vreţi să se încadreze datele.
• Executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Page Setup şi a reveni în foaia
de calcul; sau executaţi clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print,
şi apoi pe OK pentru a tipări foaia de calcul.
În această lecţie aţi învăţat să tipăriţi o foaie de calcul. În lecţia următoare veţi vedea cum puteţi
adăuga şi elimina celule, rânduri şi coloane.

50
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor

Lecţia 11. Inserarea şi eliminarea celulelor, a


rândurilor şi a coloanelor
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa cum puteţi rearanja foaia de calcul adăugând sau eliminând celule,
rânduri şi coloane.

Inserarea celulelor
Uneori trebuie să înseraţi informaţii într-o foaie de calcul, printre alte date existente. Folosind
comanda Insert, puteţi să înseraţi una sau mai multe celule, sau chiar rânduri şi coloane întregi.
Deplasarea celulelor. Inserarea celulelor printre alte date existente va genera
deplasarea cu un rând mai jos, sau în coloana alăturată, a datelor existente în
celule. Dacă foaia de calcul conţine formule cu referiri la conţinutul celulelor
deplasate, prin această operaţie ar putea fi afectate calculele. Aveţi grijă să
controlaţi toate formulele care ar putea fi afectate.
Pentru a insera o singură celulă, sau un grup de celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele în care vreţi să fie inserate noile celule. Excel va insera acelaşi
număr de celule, câte veţi selecta.
• Deschideţi meniul Insert şi selectaţi Cells. Pe ecran va apărea caseta de dialog Insert,
ca în figura 11.1.
• Selectaţi Shift Cells Right sau Shift Cells Down.
• Executaţi clic pe OK. Excel va insera celulele şi va deplasa datele în celelalte celule
din direcţia indicată.

Figura 11.1 Caseta de dialog Insert.


Inserare prin tragere 0 metodă de inserare rapidă a celulelor presupune apăsarea
tastei Shift şi tragerea marcajului de completare (micul pătrat din colţul din dreapta-
jos al celulelor selectate – vezi figura 11.2). Trageţi marcajul de completare în sus, în
jos, la stânga sau la dreapta, pentru a stabili poziţia noilor celule.

Combinarea celulelor

În Excel 97 puteţi să uniţi datele dintr-o celulă cu alte celule, pentru a forma una singură, care
poate fi utilizată mai uşor. Această operaţie este foarte utilă mai ales atunci când creaţi un titlu
decorativ, plasat la începutul foii de calcul (vezi figura 11.2, unde este prezentat un exemplu). În
cadrul unei astfel de celule, puteţi să schimbaţi rapid fontul, mărimea lui, culoarea şi tipul de
chenar pentru titlu.
Pentru a crea un titlu folosind celule combinate, efectuaţi paşii următori:
• Scrieţi titlul în celula din colţul din stânga-sus al domeniului de celule pe care
vreţi să-1 folosiţi drept cap de tabel. Dacă aveţi un titlu care se întinde pe mai
51
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor

multe rânduri – ca în exemplul din figura 11.2 – apăsaţi Alt+Enter pentru a


introduce textul pe fiecare nou rând.
• Selectaţi domeniul de celule în care vreţi să introduceţi titlul.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Cells. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Format Cells.
• Executaţi clic pe eticheta Alignment.
• Executaţi clic pe Merge Cells. Puteţi să faceţi şi modificări în textul din celulele
combinate. De exemplu, puteţi selecta Center din lista derulantă Vertical, pentru
a centra pe verticală textul din celulă.
• Executaţi clic pe OK când terminaţi. Celulele selectate vor fi unite, formând una
singură, pe care o puteţi formata după cum doriţi.

O singură celulă
Marcaj de
completare

Selectaţi acestă
opţiune

Figura 11.2 Combinarea celulelor pentru a forma o singură celulă.


Puteţi să combinaţi celulele selectate şi să centraţi datele din celula aflată în extrema stangă,
executând clic pe butonul Merge and Center de pe bara cu instrumente de formatare.

Eliminarea celulelor
În lecţia 5, aţi învăţat cum să eliminaţi conţinutul şi atributele de formatare din celulele selectate.
Prin această operaţie nu se elimina decât ceea ce se află în celule. Dar, uneori poate fi necesar să
eliminaţi complet celulele. Dacă o faceţi, Excel le elimina pe acestea şi le deplasează în mod
corespunzător pe cele alăturate, pentru a umple golul.
Dacă doriţi să eliminaţi complet nişte celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi domeniul de celule pe care vreţi să îl eliminaţi.
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Delete. Pe ecran va apărea caseta de dialog Delete.
• Selectaţi opţiunea Delete: Shift Cells Left (deplasarea celulelor la stânga) sau Shift
Cells Up (deplasarea celulelor la dreapta).
• Executaţi clic pe OK.

Inserarea rândurilor şi a coloanelor


Inserarea unor rânduri întregi, sau a coloanelor, într-o foaie de calcul este o operaţie foarte
simplă. Iată cum trebuie să procedaţi:

52
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor

• Pentru a insera un singur rând sau o singură coloană, selectaţi celula în stânga
căreia vreţi să inseraţi o coloană, sau deasupra căreia vreţi să inseraţi un rând.
• Pentru a insera mai multe coloane sau rânduri, selectaţi numărul de coloane sau
rânduri pe care vreţi să le inseraţi. Pentru a insera coloane, trageţi literele
corespunzătoare coloanelor în partea de jos a foii de calcul. Pentru a insera rânduri,
trageţi numerele corespunzătoare rândurilor. De exemplu, selectaţi trei litere de
coloane sau numere de rânduri pentru a insera trei rânduri sau trei coloane.
• Deschideţi meniul Insert.
• Selectaţi Rows sau Columns. Excel va insera rândurile sau coloanele, şi va deplasa
rândurile adiacente în jos, sau coloanele adiacente la dreapta. Rândurile sau coloanele
introduse conţin aceleaşi atribute de formatare ca şi celulele pe care le-aţi selectat la
pasul 1. În figura 11.3 este prezentat un model de foaie de calcul, aşa cum arata ea
înainte şi după inserarea a două rânduri.

Înainte de
inserarea
celor rânduri

După
inserarea
celor rânduri

Figura 11.3 Inserarea a două rânduri într-o foaie de calcul.


Inserare rapidă Pentru a insera rapid rânduri sau coloane, selectaţi-le; apoi,
executaţi clic cu butonul din dreapta pe unul (una) dintre ele şi selectaţi Insert din
meniul de comenzi rapide.

Eliminarea rândurilor sau a coloanelor


Eliminarea rândurilor sau a coloanelor se face ca şi în cazul celulelor. Când eliminaţi un rând,
rândurile de sub el sunt deplasate în sus pentru a completa spaţiul rămas liber. Când eliminaţi o
coloană, coloanele din dreapta sunt deplasate spre stânga.
Pentru a şterge un rând sau o coloană, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe numărul rândului sau pe litera de identificare a coloanei pe care
vreţi să le eliminaţi. Puteţi să selectaţi mai multe rânduri sau coloane trăgând
mouse-ul peste numerele rândurilor sau literele coloanelor.
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Delete. Excel va şterge rândurile sau coloanele
şi le va renumerota pe cele ramase. Toate referinţele de celule din formule şi
denumirile formulelor vor fi actualizate în mod corespunzător, cu excepţia cazului
în care sunt valori absolute ($) (vezi lecţia 13).
În această lecţie aţi văzut cum puteţi insera sau elimina celule, rânduri şi coloane. În lecţia
următoare veţi învăţa să lucraţi cu formule.

53
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor

Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să folosiţi formule pentru a calcula rezultatele în foaia de calcul.

Ce este o formulă?
Formulele sunt folosite în foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de
dumneavoastră. Cu ajutorul formulelor puteţi să efectuaţi operaţii de adunare, scădere, înmulţire
şi împărţire, folosind valorile din diferite celule.
Formulele sunt formate, de regulă, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, şi un
operator matematic, cum ar fi + (adunare), – (scădere), * (înmulţire) sau / (împărţire). De
exemplu, dacă doriţi să calculaţi media a trei valori aflate în celulele A1, B1 şi C1, introduceţi în
celula în care vreţi să apară rezultatul următoarea formulă:
=(A1+B1+C1)/3
Respectaţi regulile Orice formulă trebuie să înceapă cu semnul egal (=).

În figura 12.1 sunt prezentate diferite formule, împreună cu funcţiile lor. Analizaţi formulele
respective şi rezultatele lor. În tabelul 12.1 este o listă cu operatorii matematici pe care îi puteţi
folosi pentru a crea formule.

= D8 + D9 + D10 pentru
venitul total pe luna martie

= D23 + D24 + D25 pentru


calculul cheltuielilor pe
luna martie

= I33 – I21 pentru


calculul profitului total

Figura 12.1 Introduceţi formula în celula în care vreţi să apară valoarea finală

54
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor

Tabelul 12.1 Operatorii matematici din Excel


Operator Operaţie Tip de formula Rezultat
^ ridicare la putere =Al ^3 Redă rezultatul ridicării la
puterea trei a valorii din celula A1.
+ adunare =Al+A2 Redă suma valorilor din celulele Al si
A2.
- scădere =Al-A2 Redă diferenţa dintre valoarea din
celula Al şi valoarea din celula A2.
* înmulţire =A2*3 Înmulţeşte cu 3 valoarea din celula
A2.
/ împarţire =A1/50 Împarte la 50 valoarea din celula Al.
combinaţie =(A1+A2+A3)/3 Redă media valorilor din
celulele Al-A3.

Ordinea operaţiilor

Excel efectuează calculele din cadrul unei formule în următoarea ordine:


I. Operaţiile dintre paranteze .
II. Ridicare la putere.
III. Înmulţiri şi împărţiri.
IV. Adunări şi scăderi.
De exemplu, în cazul formulei =C2+B8*4+D10, Excel calculează mai întâi valoarea B8*4,
adună rezultatul cu C2, apoi adună D10. Pentru crearea ecuaţiilor trebuie să reţineţi această
ordine de calcul, deoarece ea este hotărâtoare pentru rezultatul obţinut.
Dacă nu folosiţi această ordine de calcul, puteţi avea probleme când introduceţi formulele. De
exemplu, dacă doriţi să stabiliţi media valorilor din celulele A1, B1 şi C1 şi introduceţi formula
=Al+Bl+Cl/3, veţi obţine un rezultat greşit. Valoarea C1 va fi împărţită la 3, iar rezultatul va fi
adunat cu A1+B1. Pentru a calcula mai întâi suma valorilor Al, B1 şi C1, trebuie să includeţi
grupul de valori între paranteze, adică =(A1+B1+C1)/3.

Introducerea formulelor
Puteţi să introduceţi formulele fie de la tastatură, fie selectând referinţele la celule. Pentru a
introduce formula de la tastatură, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să apară rezultatul formulei.
• Scrieţi semnul egal (=).
• Scrieţi formula. Ea va apărea pe bara de formule.
• Apăsaţi tasta Enter sau executaţi clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar
Excel va calcula rezultatul.
Formulă nedorită. Dacă începeţi să introduceţi o formulă, iar apoi constataţi că nu
vreţi să o folosiţi, puteţi reveni asupra deciziei apăsând tasta Esc, sau executând clic pe
butonul Cancel.
Denumiţi celula. Dacă veţi folosi o anumită celulă în mai multe formule, aţi putea
să-i puneţi un nume – de exemplu “Venit”. Pe urmă veţi putea folosi numele celulei
în formulă, ca în =Venit+S12.50. Pentru a denumi o celulă, folosiţi comanda Insert,
Name, Define.
Pentru a introduce o formulă selectând referinţe celulelor, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să apară rezultatul formulei
• Scrieţi semnul egal (=).

55
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor

• Executaţi clic pe celula cu adresa care vreţi să apară prima în formulă. Adresa
celulei respective va apărea pe bara de formule.
Caracteristică nouă. Puteţi să includeţi o referire la o celulă din altă foaie de calcul deschizând
foaia respectivă şi executând clic pe celula în cauză. Pentru a face o referire la o celulă din alt
registru de calcul, deschideţ-I şi executaţi clic pe celulă. În Excel 97, puteţi chiar să faceţi o
referire la un registru de calcul aflat în Internet sau în intranet, dacă doriţi.
• Introduceţi un operator matematic după valoare, pentru a indica următoarea
operaţie. Operatorul va apărea pe bara de formule.
• Continuaţi să selectaţi celule şi să introduceţi operatorii matematici, până când
terminaţi de introdus formula.
• Apăsaţi tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operaţia.
Greşeală! În cazul în care intr-o celulă apare mesajul ERR, verificaţi dacă nu aţi
făcut una din următoarele greşeli, care apar foarte frecvent: împărţire la zero,
folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celulă goală, dacă nu aţi şters o
celulă inclusă într-o formulă, sau dacă nu aţi inclus o referinţă la celula în care
apare rezultatul.
Formule în limbaj obişnuit Excel 97 vă permite acum să faceţi referiri la
capetele de rând şi de coloană în cadrul formulelor. De exemplu, dacă aveţi o
foaie de calcul în care capetele de rând sunt ”Încasări”, ”Cheltuieli” şi ”Profit”, iar
capetele fiecărei coloane reprezentau lunile, puteţi introduce formula de genul
= Jan Profit + Feb Profit sau = Încasări - Cheltuieli.

Calcularea rezultatelor fără introducerea unei formule


Puteţi să obţineţi suma unui grup de celule şi selectând pur şi simplu celulele respective şi citind
rezultatul de pe bara de stare, ca în figura 12.2. Puteţi să aflaţi astfel şi media, valoarea minimă
sau cea maximă, şi numărul celulelor dintr-un domeniu. Pentru aceasta, executaţi clic cu butonul
din dreapta pe bara de stare, şi selectaţi opţiunea dorită din meniul de comenzi rapide care apare
pe ecran.

Domeniul de
celule selectate

Suma apare aici

Figura 12.2 Aflaţi suma fără să introduceţi o formulă.

56
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor

Unde e bara de stare? Dacă bara de stare nu este vizibila pe ecran, o puteţi afişa
deschizând meniul View şi executând clic pe Status Bar.

Afişarea formulelor
În mod normal, Excel nu afişează în celulă formula propriu-zisă, ci rezultatul calculului. Puteţi
totuşi să vedeţi formula selectând celula şi citind-o pe bara de formule. Dar, dacă vreţi să
revizuiţi formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu dacă le-aţi putea vedea pe
toate deodată (sau să le tipăriţi). Dacă doriţi să vedeţi formulele dintr-o foaie de calcul, efectuaţi
paşii următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Options.
• Executaţi clic pe eticheta View.
• În secţiunea Window Options, executaţi clic în caseta de validare Formulas
pentru a o selecta.
• Executaţi clic pe OK.

Afişarea rapidă a formulelor Puteţi să folosiţi o comandă rapidă de la tastatură


pentru a trece de la afişarea formulelor, la afişarea valorilor. Pentru aceasta, ţineţi
apăsată tasta Ctrl şi apăsaţi tasta ’ (cea care se află la stânga tastei 1, cu o tilda (-)
deasupra). Când nu mai vreţi să vedeţi formulele, apăsaţi din nou tasta Ctrl+’.

Editarea formulelor
Editarea unei formule se face la fel ca şi în cazul oricărei alte intrări din Excel. Iată în continuare
paşii pe care trebuie să îi efectuaţi:
• Selectaţi celula ce conţine formula pe care vreţi să o editaţi.
• Executaţi clic pe bara de formule şi apăsaţi tasta F2 pentru a intra în modul
Edit.

Editare rapidă a celulei Pentru a edita rapid conţinutul unei celule, executaţi dublu
clic pe ea. Punctul de inserare va apărea în interiorul celulei, astfel că puteţi să faceţi
modificările necesare.

• Apăsaţi tasta cu săgeata spre stânga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de
inserare. Folosiţi apoi tasta Backspace pentru a şterge caracterele din stânga,
sau tasta Delete pentru a şterge caracterele din dreapta. Apoi, puteţi să
introduceţi şi alte caractere.
• Când terminaţi editarea datelor, executaţi clic pe butonul Enter de pe bara de
formule, sau apăsaţi tasta Enter pentru a accepta modificările.
Un alt mod de a edita formulele este să executaţi clic pe butonul Edit Formula de pe bara de
formule. În acest caz, bara de formule se măreşte pentru a vă oferi ajutor. Efectuaţi modificările
în formulă, apoi executaţi clic pe OK.

În această lecţie aţi învăţat să introduceţi şi să editaţi formule. În lecţia următoare veţi afla cum
puteţi copia formule, veţi vedea când trebuie să folosiţi adresele relative şi cele absolute ale
celulelor, şi când să reconfiguraţi parametrii din Excel pentru calcularea formulelor din foaia de
calcul.

57
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea

Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea

Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să copiaţi formule, să folosiţi referinţele relative şi absolute la celule
şi să modificaţi parametrii de calcul.

Copierea formulelor
Când copiaţi o formulă, aceasta este adaptată pentru a corespunde poziţiei celulei în care va fi
copiată. De exemplu, dacă copiaţi formula =C2+C3 din celula C4 în celula D4, aceasta este
adaptată pentru coloana D, devenind =D2+D3. Astfel, puteţi să copiaţi formule similare (cum ar
fi totalurile pentru un grup de obiecte comercializate) într-un domeniu de celule.
Puteţi să copiaţi formulele folosind butoanele Copy şi Paste (vezi lecţia 5), dar următoarea
metodă este mai rapidă:
• Executaţi clic pe celula ce conţine formula pe care vreţi să o copiaţi.
• Ţineţi apăsată tasta Ctrl şi trageţi chenarul celulei în celula în care vreţi să copiaţi formula.
• Eliberaţi butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula în noua poziţie.
Dacă doriţi să copiaţi o formulă într-un domeniu de celule alăturat, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe celula ce conţine formula pe care vreţi să o copiaţi.
• Plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de completare.
• Trageţi marcajul de completare peste celulele în care vreţi să copiaţi formula.
Copiere rapidă. Dacă doriţi vreodată să introduceţi aceeaşi formula într-un domeniu
de celule, selectaţi-l mai întâi. Apoi, scrieţi formula în prima celulă din grup şi apăsaţi
Ctrl+Enter.
S-a produs o eroare? Dacă la copierea unei formule s-a produs o eroare, verificaţi
referinţele celulei din formula copiată. Citiţi paragraful următor, Utilizarea
adreselor relative şi absolute ale celulelor, pentru informaţii suplimentare.

Utilizarea adreselor relative şi absolute ale celulelor

Când copiaţi o formulă dintr-o foaie de calcul în alta, Excel adaptează referinţele celulei din
formule în funcţie de noua poziţie în foaia de calcul. De exemplu, dacă celula B8 conţine
formula =B2+B3+B4+B5+B6, care reprezintă totalul cheltuielilor pe luna ianuarie. Dacă o
copiaţi în celula C8 (pentru a calcula totalul cheltuielilor pe luna februarie), Excel va transforma
automat formula în =C2+C3+C4+C5+C6.

Referinţele celulelor
sunt adaptate pentru
coloana C

Figura 13.1 Excel adaptează referinţele celulelor când copiaţi formulele în alte celule.

58
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea

Acesta este sistemul de lucru al adreselor relative ale celulelor.


Dacă doriţi ca referinţele celulelor să nu fie modificate atunci când copiaţi formulele, veţi lucra
cu referinţele absolute ale celulelor.
Absolut şi relativ O referinţă absolută este referinţă la o celulă dintr-o
formulă care nu se schimbă atunci când formula este copiată în altă parte. O
referinţă relativă este o referinţă la o celulă dintr-o formulă care este adaptată
atunci când este copiată.
În exemplul prezentat în figura 13.1, formulele din celulele B12, C12, D12, E12, F12 şi G12
conţin referinţe absolute la celula B10, care conţine totalul cheltuielilor pe semestrele 1 si 2.
(Formulele din B12, C12, D12, E12, F12 şi G12 împart sumele din rândul 8 al fiecărei coloane la
conţinutul celulei B10.) Dacă nu aţi folosi o referinţă absolută când copiaţi formula din B10 în
C10, referinţa la celulă ar fi incorectă şi aţi obţine un mesaj de eroare.
Pentru a face ca o referinţă la o celulă dintr-o formulă să fie absolută, trebuie să-i adăugaţi
simbolul dolarului ($) înaintea literei şi a numărului care reprezintă adresa celulei. De exemplu,
formula din celula B12 devine:
=B8/$B$10
Puteţi să introduceţi singur simbolul dolarului, sau să apăsaţi tasta F4 după ce introduceţi adresa
celulei.
Unele formule conţin referinţe mixte. De exemplu, litera corespunzătoare coloanei poate fi o
referinţă absolută, iar numărul ce identifică rândul să fie o referinţă relativă, ca în formula $A2/2.
Dacă introduceţi această formulă în celula C2 şi o copiaţi apoi în celula D10, rezultatul va fi
formula A10/2. Referinţa la rând (numărul rândului) ar fi modificată, dar referinţa la coloana
(litera A) ar rămâne aceeaşi.
Referinţe mixte Sunt referinţe parţial absolute, cum ar fi A$2 sau $A2. Când
o formulă cu o referinţă mixtă este copiată în altă celulă, nu este modificată
decât o parte din referinţă (cea relativă).

Schimbarea parametrilor de calcul

Excel recalculează formulele din foaia de calcul de fiecare dată când editaţi o valoare dintr-o
celulă. Într-o foaie de calcul mai mare este mai bine, însă, ca Excel să nu recalculeze până când
nu faceţi toate modificările. De exemplu, dacă introduceţi foarte multe modificări într-o foaie de
calcul care conţine multe formule, puteţi să micşoraţi timpul de reacţie trecând de la recalcularea
automată la cea manuală. Pentru a schimba parametrii de recalculare, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Options.
• Executaţi clic pe eticheta Calculation pentru a vedea opţiunile din figura 13.2.
• Selectaţi una din următoarele opţiuni:
Automatic Acesta este opţiunea prestabilită. Ea recalculează întregul registru de calcul, de
fiecare dată când editaţi sau introduceţi o formulă.
Automatic Except Tables Aceasta recalculează automat totul, mai puţin formulele din
tabele.
Manual Această opţiune îi cere programului să recalculeze numai când îi spuneţi
dumneavoastră. Pentru a recalcula, apăsaţi tasta F9 sau selectaţi comanda Tools, Options,
Calculation şi executaţi clic pe butonul Calc Now. Când este selectată această opţiune,
puteţi să dezactivaţi sau să activaţi opţiunea Recalculate Before Save (recalculare înaintea
salvării).
• Executaţi clic pe OK.

59
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea

Opţiuni de calcul

Figura 13.2 În caseta de dialog Options puteţi schimba parametrii de calcul


.
În această lecţie aţi învăţat să copiaţi formule. De asemenea, aţi învăţat când trebuie să folosiţi
referinţele relative şi pe cele absolute la celule, şi cum să schimbaţi parametrii de calcul. În lecţia
următoare veţi învăţa să folosiţi vrăjitorul Function Wizard din Excel, pentru a insera un alt tip
de formulă, numit funcţie.

60
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să efectuaţi calcu1e cu funcţii şi să folosiţi vrăjitorul Function
Wizard din Excel, pentru a insera rapid funcţii în celule.

Ce sunt funcţiile?
Funcţiile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operaţii cu
un grup specificat de valori. De exemplu, pentru a calcula suma unei serii de numere din celulele
Al – H1, puteţi folosi funcţia =SUM(A1:Hl) în loc să introduceţi formula =Al+B1+Cl şi aşa mai
departe. Funcţiile pot folosi referinţe la domenii de celule (cum ar fi Bl:B3), denumiri de
domenii (de exemplu VÂNZĂRI) sau valori numerice (de exemplu 585.86).
Orice funcţie este formată din următoarele trei elemente:
• Semnul = arată că ceea ce urmează este o funcţie (o formulă).
• Denumirea funcţiei, de exemplu SUM, arată ce operaţie va fi efectuată.
• Argumentul, cum ar fi (Al:H1), indică adresele celulelor cu valorile afectate de funcţie.
Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi şi mult mai complex.
Puteţi să introduceţi funcţiile fie scriindu-le în celule, fie cu ajutorul vrăjitorului Function
Wizard, după cum veţi vedea în această lecţie.
În tabelul 14.1 sunt prezentate funcţiile Excel pe care le veţi folosi cel mai des.

Tabelul 14.1 Funcţiile Excel cel mai des folosite


Funcţie Exemplu Descriere
AVERAGE =AVERAGE(B4:B9) Calculează o medie
COUNT =COUNT(A3:A7) Cuantifică valorile numerice dintr-un domeniu.
De exemplu, dacă un domeniu conţine câteva
celule cu text şi alte celule cu numere, puteţi să
aflaţi câte numere sunt în grupul respectiv
COUNTA =COUNTA(B4:B10) Numără toate celulele din grup care nu sunt
goale. De exemplu, dacă un grup cuprinde câteva
celule care conţin text şi alte celule care conţin
numere, puteţi afla câte celule din grup conţin
text.
IF =IF(A3>=100,A3*2, A2*2) Vă permite să puneţi o condiţie într-o formulă. În
acest exemplu, dacă A3 este mai mare sau egal
cu 100, este folosită formula A3*2. Dacă A3 este
mai mică de 100, este folosită formula A2*2.
MAX =MAX(B4:B10) Redă valoarea maximă dintr-un grup de celule.
MIN =MIN(B4:B10) Redă valoarea minimă dintr-un grup de celule.
PMT =PMT(rate,nper,pv) Calculează suma care trebuie achitată periodic
pentru un împrumut, dacă indicaţi dobânda,
numărul perioadelor de plată şi avansul ca
argumente. Exemplu:
=PMT(.0825/12,360,180000) pentru un
împrumut pe 30 de ani cu dobânda 8,25% şi
avans de 180.000 $.
PMT =PMT(rate,nper”fv) Calculează depozitul care trebuie constituit în
fiecare perioadă pentru a obţine o anumită
valoare în viitor. Exemplu:
=PMT(.07/12,60”10000) calculează depozitul

61
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

necesar pentru realizarea de 10.000$1a o


dobândă de 7% cu plăti lunare timp de 5 ani (60
de luni).
SUM =SUM(A1:A10) Calculează totalul pentru un domeniu de celule.
SUMIF =SUMIF(rg,criteria, sumrg) Calculează totalul într-un domeniu rg pentru
fiecare celulă din sumrg care corespunde
criteriilor specificate. De exemplu,
=SUMIF(A2:A4,100,B2: B4) adună celulele din
grupul A2:A4 pentru care celula corespondentă
din coloana B este mai mare decât 100.

Excel în reţeaua Web 0 nouă funcţie, =HYPERLINK(), este folosită pentru crearea de legături
cu siturile Web – plasate direct în foaia de calcul. De exemplu,
=HYPERLINK(http://www.microsoft.com,”Visit Microsoft”) va afişa cuvintele ”Visit
Microsoft” într-o celulă. Când utilizatorul execută clic pe celulă, este conectat la pagina sursa
Microsoft. Puteţi să folosiţi această facilitate şi pentru legarea la foi de calcul din reţeaua intranet
a firmei la care lucraţi.

Folosiţi modul corect de introducere a textului Când introduceţi text într-o


formulă, aveţi grijă să-I încadraţi între ghilimele, ca în ”Seattle”.

Utilizarea funcţiei AutoSum

Deoarece Sum este una dintre funcţiile cel mai frecvent folosite, Excel vă oferă o metodă
introducere rapidă – executaţi clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard.
Pornind de la celula selectată în acel moment, AutoSum ”ghiceşte” care sunt celulele pe care
vreţi să însumaţi. Dacă AutoSum selectează greşit un grup de celule, puteţi să editaţi selecţia
respectivă.

Pentru a folosi funcţia AutoSum, efectuaţi paşii următori:


• Selectaţi celula în care vreţi să inseraţi suma. Încercaţi să alegeţi o celulă la capătul
rândului sau al coloanei cu date; în acest fel, funcţia AutoSum va putea sesiza mai uşor
care sunt celulele pe care vreţi să adunaţi.
• Executaţi clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. AutoSum va
insera =SUM şi adresa grupului de celule din stânga sau de deasupra celulei selectate
(vezi figura 14.1).
• Dacă grupul selectat de Excel nu este corect, trageţi mouse-ul peste grupul pe care vreţi
să-1 folosiţi, sau executaţi clic pe bara de formule şi editaţi formula.
• Executaţi clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apăsaţi tasta Enter. Excel va
calcula totalul pentru grupul selectat.

Însumare rapidă Pentru a insera rapid funcţia de însumare, selectaţi celula în care
vreţi să fie inserată suma şi executaţi dublu clic pe butonul AutoSum de pe bara cu
instrumente standard. Când executaţi dublu clic pe butonul AutoSum, evitaţi pasul în
care Excel afişează în celulă formula SUM şi argumentele acesteia. În schimb, veţi
vedea totalul în celulă şi formula SUM pe bara de formule. Problema legată de
utilizarea acestei metode este faptul că nu aveţi posibilitatea să ”ghiciţi” grupul de
celule folosit de AutoSum pentru însumare.

62
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

Funcţia SUM apare in


celula selectata si pe bara
de formule

AutoSum selectează un
grup de celule de deasupra
sau din stânga celulei
selectate

Grupul selectat devine


argumentul funcţiei

Figura 14.1 AutoSum inserează funcţia SUM şi selectează celulele pentru însumare.

Utilizarea funcţiei AutoCalculate


În versiunile anterioare ale programului Excel, când vroiaţi să verificaţi rapid totalul, foloseaţi un
calculator, sau introduceaţi formule temporare în foaia de calcul? Dacă da, veţi constata că
facilitatea AutoCalculate din Excel 97 este foarte utilă. AutoCalculate vă permite să verificaţi
rapid un total sau o medie, să număraţi intrările sau numerele, şi să găsiţi numărul maxim sau pe
cel minim dintr-un grup.
Iată care este modul de lucru al funcţiei AutoCalculate. Pentru a verifica un total, selectaţi grupul
pentru care vreţi să calculaţi o sumă. Excel va afişa automat răspunsul în secţiunea
AutoCalculate (ca în figura 14.2). Dacă vreţi să folosiţi altă funcţie pentru un grup de numere,
selectaţi grupul şi executaţi clic cu butonul din dreapta pe secţiunea AutoCalculate pentru a
deschide un meniu de comenzi rapide. Apoi selectaţi o funcţie din meniu. De exemplu, selectaţi
Count pentru a număra valorile numerice din grup. Rezultatul va apărea în secţiunea
AutoCalculate.

Unde este bara de atare? Dacă bara de stare nu este afişată, deschideţi meniul
View şi executaţi clic pe Status Bar, pentru a o activa.

63
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

Secţiunea
AutoCalculate

Figura 14.2 Cu AutoCalculate puteţi vedea rapid o sumă

Utilizarea vrăjitorului Function (Function Wizard)


Deşi puteţi să introduceţi o funcţie direct în celulă, la fel ca în cazul formulelor, poate fi mai uşor
să folosiţi vrăjitorul Function Wizard, care vă ghidează prin procesul de introducere a unei
funcţii. Iată cum puteţi folosi Function Wizard:
• Selectaţi celula în care doriţi să inseraţi funcţia. (Puteţi să inseraţi o funcţie în mod
independent sau ca parte a unei formule.)
• Scrieţi = sau executaţi clic pe butonul Edit Formula de pe bara cu instrumente de
formatare. Pe ecran va apărea Formula Palette, ca în figura 14.3.
• Selectaţi funcţia pe care vreţi să o inseraţi din lista Functions, executând clic pe butonul
Functions (vezi figura 14.3). Dacă nu vedeţi în listă funcţia dorită, selectaţi More
Functions de la sfârşitul listei.

Ce rol are această funcţie? Dacă vreţi să aflaţi mai multe lucruri despre o anumită funcţie,
executaţi clic pe butonul Help din Formula Palette. Când apare Office Assistant pe ecran,
executaţi clic pe Help with the Feature. Pe urmă, executaţi clic pe Help on Selected Function.

64
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii

Lista Functions

Butonul Edit
Formula

Formula Palette

Butonul
Collapse Dialog

Figura 14.3 Vrăjitorul Function Wizard vă ajută să introduceţi funcţiile.

1. Introduceţi argumentele pentru formulă. Dacă vreţi să selectaţi un domeniu de celule ca


argument, executaţi clic pe butonul Collapse Dialog din figura 14.3.
2. După ce selectaţi domeniul de celule, executaţi clic din nou pe butonul Collapse Dialog,
pentru a reveni la Formula Palette.
3. Executaţi clic pe OK. Excel va insera funcţia şi argumentul în celula selectată, şi va afişa
rezultatul.

Pentru a edita o funcţie, executaţi clic pe butonul Edit Formula. Pe ecran va apărea Formula
Palette. Dacă este cazul, modificaţi argumentele şi executaţi clic pe OK.

În această lecţie aţi învăţat câteva noţiuni generale legate de utilizarea funcţiilor, şi aţi învăţat
cum să folosiţi vrăjitorul Function Wizard pentru a introduce rapid funcţii. De asemenea, aţi
văzut cum puteţi calcula rapid suma pentru o serie de numere cu ajutorul funcţiei AutoSum şi
cum să verificaţi suma numerelor cu AutoCalculate. În lecţia următoare veţi învăţa să formataţi
valorile în foaia de calcul.

65
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor

Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să personalizaţi formatul numerelor introduse în foaia de calcul.

Formatarea valorilor
Valorile numerice, în general, sunt mai mult decât simple numere. Ele reprezintă o valoare
monetară, o dată, un procent, sau o valoare de orice altă natură. Excel oferă o paletă largă de
formate numerice, care sunt prezentate în tabelul 15.1.
Tabelul 15.1 Formatele numerice din Excel
Format numeric Exemple Descriere
General 10.6 Excel afişează valoarea aşa
$456,908.00 cum o introduceţi. Cu alte
cuvinte, acest format afişează
simbolurile pentru valută sau
procent numai dacă le
introduceţi dumneavoastră.
Number 3400.50 Formatul prestabilit Number
( – 120.39) are două zecimale. Numerele
negative apar scrise cu roşu şi
între paranteze, precedate de
semnul minus.
Currency $3,400.50 Formatul prestabilit Currency
(Valută) ($3,400.50) are două zecimale şi simbolul
dolarului. Numerele negative
apar scrise cu roşu şi între
paranteze.
Accounting $3,400.00 Puteţi folosi acest format
(Contabilitate) $978.21 pentru a alinia simbolul
dolarului şi zecimalele în
coloană. Formatul Accounting
prestabilit conţine două
zecimale şi simbolul pentru
dolar.
Date 11/7 Formatul Date prestabilit
(Dată) cuprinde luna şi ziua separate
de o bară oblică (/); puteţi să
selectaţi însă şi un alt format
din cele disponibile.
Time 10:00 Formatul Time prestabilit
(Ora) conţine ora şi minutele
separate de două puncte; puteţi
opta însă şi pentru afişarea
secundelor, sau a particulelor
AM sau PM.

66
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor

Percentage 99.50% Formatul Percentage


(Procent) prestabilit cuprinde două
zecimale. Excel înmulţeşte
valoarea din celulă cu 100 şi
afişează rezultatul însoţit de
simbolul pentru procent.

Fraction 1/2 Formatul prestabilit Fraction


(Fracţie) poate reprezenta cel mult o
cifră pe fiecare parte a barei.
Folosiţi acest format pentru a
afişa numărul de cifre
necesare pe fiecare parte a
barei şi tipul de fracţie (cum ar
fi jumătăţi, sferturi, optimi
etc.).
Scientific 3.40E+03 Formatul Scientific prestabilit
(Ştiinţific) cuprinde două zecimale.
Folosiţi acest format pentru
afişarea numerelor în format
ştiinţific.
Text 135RV90 Folosiţi formatul text pentru a
afişa atât text, cât şi numere,
în aceeaşi celulă. Excel va
afişa exact ceea ce introduceţi
dumneavoastră.
Special 02110 Acest format este conceput
special pentru afişarea
codurilor poştale, a numerelor
de telefon şi a codurilor
personale, astfel încât să nu fie
necesară folosirea unor
caractere speciale, cum ar fi
liniuţele.
Custom 00.0% Folosiţi formatul Custom
(Personalizat) pentru a vă crea propriul
format numeric. Puteţi să
folosiţi unul din codurile
pentru formatare din lista
Type, pe care să le modificaţi.
Simbolul # reprezintă un
marcaj de rezervare pentru un
număr, iar 0 reprezintă un
marcaj de rezervare pentru
zero.

După ce stabiliţi formatul numeric adecvat, efectuaţi paşii următori:


• Selectaţi celula sau domeniul de celule ce conţine valorile pe care vreţi să le
formataţi.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Cells. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Format Cells, ca în figura 15.1.

67
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor

• Executaţi clic pe eticheta Number.


• În lista Category, selectaţi categoria pentru formatul numeric pe care vreţi să îl
folosiţi. În caseta Sample puteţi vedea cum arată formatul prestabilit pentru categoria
respectivă.
• Efectuaţi modificările dorite pe formatul respectiv.

În caseta Sample
puteţi vedea cum va
arăta un număr în
Selectaţi o formatul selectat
categorie
Efectuaţi
modificările
necesare

Figura 15.1 Caseta de dialog Format Cells având afişată eticheta Number.
• Executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter. Excel va reformata celulele selectate
conform opţiunilor alese de dumneavoastră.
Eliminarea atributelor de formatare. Dacă doriţi să eliminaţi un format
numeric dintr-o celulă (şi să reveniţi la formatul General), selectaţi celulele ale
căror atribute de formatare doriţi să le eliminaţi, deschideţi meniul Edit, selectaţi
Clear, apoi Formats.

Utilizarea butoanelor Style pentru formatarea numerelor


Bara cu instrumente de formatare (care se află sub bara cu instrumente standard) conţine mai
multe butoane pentru selectarea formatului numeric, şi anume:

Buton Denumire Exemplu /descriere


Currency Style $1200.90

Percent Style 20.90%

Comma Style 1,200.90

Increase Decimal Adaugă o zecimală

Decrease Decimal Elimină o zecimală.

Pentru a folosi unul dintre aceste butoane, selectaţi celula pe care vreţi să o formataţi, apoi

68
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor

executaţi clic pe butonul dorit. Puteţi să schimbaţi formatul numeric al unei celule şi folosind
meniul de comenzi rapide; selectaţi celula, executaţi clic cu butonul din dreapta pentru a
deschide meniul de comenzi rapide, apoi selectaţi Format Cells.
Dar eu am introdus altă dată! Dacă introduceţi o dată într-o celula formatată cu
formatul Number, data va apărea ca număr. În cazul formatului Number, Excel
converteşte data într-o valoare numerică, ce reprezintă numărul de zile dintre 1
ianuarie 1900 şi data introdusă. De exemplu, 01/01/1900 este egal cu 1, iar
12/31/1900 este egal cu 366 (1900 a fost an bisect). Pentru a rezolva problema,
schimbaţi formatul celulei din Number în Date, apoi selectaţi tipul de dată.
Caracteristică nouă. Dacă doriţi să selectaţi celule după anumite criterii – de exemplu toate
valorile care sunt mai mari de 1000 – folosiţi formatarea condiţionată. Pentru informaţii
suplimentare, citiţi lecţia 17.

Crearea unui format personalizat


Dacă trebuie să introduceţi numere deosebite, de exemplu numere de cont, vă puteţi crea un
format numeric propriu, pe care să-1 folosiţi în acest scop. De exemplu, să presupunem că
numerele de cont arată astfel:
10-20190-109
Puteţi să creaţi un format de genul:
##- ####- ###
Pe urmă, când veţi introduce un număr, de exemplu, 9089212098, Excel îl va formata în locul
dumneavoastră, adăugând liniuţele acolo unde trebuie:
90-89212-098
Intrări mixte Din nefericire, nu puteţi crea un format pentru valori care conţin
atât text, cât şi numere.
Pentru a vă crea propriul format, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Cells.
• Executaţi clic pe eticheta Number.
• În lista Category, selectaţi Custom.
• Introduceţi formatul în caseta Type, apoi executaţi clic pe OK.
Pentru a introduce formatul propriu, folosiţi următoarele coduri:
# Pentru afişarea numărului (cu excepţia unui zero nesemnificativ)
0 Pentru adăugarea unui zero acolo unde este necesar, cu scopul de a completa un număr.
? Pentru adăugarea unui spaţiu, în scopul alinierii zecimalelor
În tabelul 15.2 sunt prezentate câteva exemple de formate.
Tabelul 15.2 Exemple de formate personalizate
Valoarea introdusă Format personalizat Valoarea afişată în celulă
3124.789 ####.## 3124.79
120.5 ###.#00 120.500
.6345 0.## 0.63
21456.25 ##,###00 21,456.25
120.54 $##,###.#0 $120.54

Puteţi să introduceţi formatul pentru valorile pozitive şi negative, împreuna cu valorile zero şi
textul. Separaţi formatele prin punct şi virgulă, ca în acest exemplu:
##. #0; [MAGENTA]-##.%; [GREEN]0.00;@
În acest exemplu de format, numerele pozitive introduse într-o celulă sunt afişate cu două
zecimale (dacă este cazul, programul adaugă un zero pentru a completa cele două zecimale).
Numerele negative sunt precedate de un semn minus ( – ) scris cu magenta. Valorile egale cu

69
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor

zero sunt afişate ca 0.00, cu verde. În aceste celule poate fi folosit şi text, conform indicaţiei
finale (@). Dacă nu includeţi formatul pentru text, nici un text pe care îl introduceţi în celulă nu
va fi afişat deloc. Dacă doriţi să adăugaţi un anumit cuvânt, sau anumite cuvinte înaintea textului
introdus într-o celulă, plasaţi cuvântul (cuvintele) între ghilimele, ca în ”Acct.Code:”@.
În această lecţie aţi învăţat să formataţi numerele şi să creaţi formate proprii pentru acestea. În
lecţia următoare veţi învăţa să formataţi text.

70
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect

Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect


Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi vedea cum puteţi modifica aspectul textului introdus în celule.

Ce puteţi face pentru a modifica aspectul textului


Când introduceţi text sau cifre, Excel le formatează automat folosind fontul Arial, care nu are un
aspect deosebit. Puteţi să modificaţi următoarele atribute ale textului pentru a-i îmbunătăţi
aspectul, sau pentru a scoate în evidenţă anumite părţi ale sale:
• Font. Tipul de caractere – de exemplu, Arial, Courier sau Times New Roman.
• Font Style. De exemplu, Bold, Italic, Underine sau Strikethrough.
Sublinierea textului şi chenarul celulelor Puteţi să scoateţi în evidenţă
informaţiile importante subliniindu-le; astfel, sub conţinutul celulei va fi trasată o
linie (sau mai multe, în funcţie de formatul pe care îl alegeţi). Această soluţie
diferă de trasarea unei linii în partea inferioară a celulei – operaţie prezentată în
lecţia următoare.
• Size. (Mărime) De exemplu, 10 puncte, 12 puncte sau 20 de puncte. (Cu cât este
mai mare valoarea în puncte, cu atât este mai mare textul. Un inci are aproximativ
72 de puncte.)
• Color. De exemplu, roşu, magenta sau cyan.
• Alignment (Aliniere). De exemplu, centrat, aliniat la stânga sau aliniat la dreapta
în celulă.
Font. Un font este un set de caractere unitar (cum ar fi Times New Roman).
Când selectaţi un font, Excel vă permite să modificaţi mărimea fontului, să
adăugaţi atribute opţionale, de exemplu aldin sau italic, să-i schimbaţi culoarea
şi să adăugaţi efecte speciale – de exemplu tăiere, scriere ca exponent, scriere ca
indice şi scriere cu majuscule mici (small caps).
În figura 16.1 puteţi vedea o foaie de calcul în care au fost modificate câteva atribute pentru
textul selectat.

Acest text este centrat pe


coloane si are un font de 16
puncte, aldin
Capetele coloanelor sunt
subliniate

Capetele rândurilor sunt scrise


cu italice

Figura 16.1 Un exemplu de utilizare a diverselor atribute pentru text.

71
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect

Utilizarea casetei de dialog Format Cells

Puteţi să schimbaţi aspectul textului folosind caseta de dialog Format Cells. Iată ce trebuie să
faceţi:
• Selectaţi celula sau domeniul de celule ce conţine textul pe care doriţi să-1 formataţi.
• Deschideţi meniul Format şi selectati Cells, sau apăsaţi Ctrl+1. (Puteţi şi să executaţi
clic cu butonul din dreapta pe celulele selectate, şi pe Format Cells din meniul de
comenzi rapide.)
• Executaţi clic pe eticheta Font şi veţi vedea opţiunile disponibile, ca in figura 16.2.
• Selectaţi opţiunile dorite.
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Excel foloseşte fontul prestabilit pentru afişarea textului pe care îl introduceţi. Pentru a schimba
fontul prestabilit, selectaţi propriile preferinţe din eticheta Font şi executaţi clic pe opţiunea
Normal Font. Când executaţi clic pe butonul OK, Excel va folosi ca font prestabilit opţiunile
selectate de dumneavoastră.

În caseta Preview puteti


vedea efectul optiunilor
pe care le-ati selectat

Figura 16.2 Caseta de dialog Format Cells cu având afişată secţiunea Font.

Comenzi rapide pentru fonturi Puteţi să aplicaţi rapid anumite atribute folosind
comenzile rapide lansate de la tastatură. Mai întâi, selectaţi celula (celulele), apoi
apăsaţi Ctrl+B pentru aldine, Ctrl+I pentru italic, Ctrl+U pentru subliniere cu o
singură linie (stilul Accounting) sau Ctrl+S pentru tăiere (strikethrough).

Schimbarea atributelor textului cu ajutorul butoanelor de pe bara cu


instrumente
O metodă mai rapidă de modificare a atributelor textului presupune folosirea barei cu
instrumente de formatare, prezentată în figura 16.3.

72
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect

Selectati de Selectati marimea Aldin (Bold) Italic Subliniat Aplicati textului


aici fontul fontului o culoare

Figura 16.3 Folosiţi bara cu instrumente de formatare pentru a modifica rapid atribute ale
textului.

Pentru a folosi un instrument la schimbarea atributelor textului, efectuaţi paşii următori:


• Selectaţi celula sau domeniul ce conţine textul al cărui aspect vreţi să-1 modificaţi.
• Pentru a schimba fontul sau dimensiunea fontului, derulaţi lista corespunzătoare şi
executaţi clic pe fontul sau mărimea dorite. Puteţi să introduceţi dimensiunea fontului şi
în caseta Font Size.
• Pentru adăuga un atribut (de exemplu aldin sau subliniere), executaţi clic pe butonul
corespunzător. Când este selectat, butonul pare ”apăsat”. Puteţi să adăugaţi mai multe
atribute textului, de exemplu aldin si italic.
Modificare înaintea introducerii textului Aveţi posibilitatea să selectaţi atributele
dorite înainte de a introduce textul. De exemplu, dacă vreţi un titlu scris cu aldine şi
fontul Desdemona de 12 puncte, selectaţi celulele pentru care vreţi să modificaţi
atributele, apoi selectaţi atributele dorite, înainte de a începe să scrieţi. Spre deosebire
de un program de procesare a textului, în care trebuie să activaţi sau să dezactivaţi
atributele, în Excel, selectarea atributelor de formatare pentru celule înainte de
introducerea datelor nu are nici o influenţă asupra celulelor neselectate; datele din
celulele neselectate vor apărea cu fontul prestabilit – Arial – de 10 puncte.

Alinierea textului în celule


Când introduceţi date într-o foaie de calcul din Excel, ele sunt aliniate în mod automat. Textul
este aliniat la stânga, iar numerele la dreapta. Atât textul, cât şi numerele, sunt plasate iniţial la
baza celulelor. Puteţi însă să schimbaţi alinierea datelor în celule atât pe vertica1ă, cât şi pe
orizontală.
Pentru a schimba alinierea, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele sau domeniul pe care vreţi să le aliniaţi. Dacă doriţi să centraţi un titlu
sau alt text plasat deasupra unui grup de celule, selectaţi întregul grup de celule goale în
care vreţi să fie centrat textul, inclusiv celula ce conţine textul pe care doriţi să-1 centraţi.
• Derulaţi meniul Format şi selectaţi Cells sau apăsaţi Ctrl+1. Pe ecran va apărea caseta
de dialog Format Cells.
• Executaţi clic pe eticheta Alignment. Pe ecran vor apărea opţiunile pentru aliniere (vezi
figura 16.4).

73
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect

Aliniază textul pe Roteşte textul


orizontală în celulă
Aliniază textul pe
verticală în celulă

Micşorează Permite aranjarea


textul după caz automată a textului pe
rânduri succesive în celulă
Uneşte celulele

Figura 16.4 Opţiunile pentru aliniere.

1. Alegeţi dintre următoarele opţiuni şi grupuri de opţiuni pentru a stabili modul de aliniere:
Cu Horizontal puteţi specifica alinierea la stânga /dreapta în celule. (Opţiunea Center
Across centrează titlul sau alt text în domeniul de celule.)
Cu Vertical puteţi specifica modul în care vreţi să aliniaţi textul pe verticală în celulă.
Cu Orientation puteţi să rotiţi textul cu 90 de grade sau să îl tipăriţi de sus în jos (nu de la
stânga la dreapta). Aceasta opţiune este nouă in Excel 97.
Wrap Text îi cere programului să despartă rândurile lungi de text introduse în celulă, fără
să modifice lăţimea celulei. (În mod normal, Excel afişează întregul text dintr-o celulă pe
un singur rând.)
Shrink to Fit adaptează fontul textului la lăţimea celulei curente. Dacă se modifică
lăţimea celulei, mărimea fontului creşte sau scade în mod corespunzător.
Merge Cells uneşte mai multe celule, formând una singură. Toate datele sunt plasate în
continuare, cu excepţia celulei din colţul din stânga-sus al grupului de celule selectate.
2. Executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter.

Butoanele pentru aliniere 0 metodă rapidă pentru alinierea textului şi a numerelor


presupune folosirea butoanelor de aliniere de pe bara cu instrumente de formatare.
Puteţi folosi următoarele butoane pentru a alinia textul:

Aliniere la stanga Aliniere la dreapta

Centrare Unire şi centrare

În Excel 97 există posibilitatea de indentare a textului în celulă. Dacă scrieţi un paragraf cu


informaţii într-o singură celulă, puteţi să îl indentaţi selectând opţiunea pentru aliniere la stânga
din caseta cu lista Horizontal, din caseta de dialog Format Cells (conform explicaţiilor
anterioare). După selectarea alinierii la stânga, stabiliţi valoarea dorită pentru indentare folosind
caseta cu săgeţi Indent.
În plus, puteţi să faceţi rapid acelaşi lucru executând clic pe următoarele butoane de pe bara cu
instrumente de formatare:

74
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect

Micşorarea indentării Anuleaza indentarea sau creeaza o indentare negativa

Marirea indentarii Adauga o indentare

În această lecţie aţi învăţat cum puteţi personaliza formatarea textului pentru a obţine aspectul
dorit de dumneavoastră. În lecţia următoare veţi învăţa să adăugaţi chenare şi culori în celulele
din foaia de calcul.

75
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să adăugaţi atribute estetice la foaia de calcul prin intermediul
chenarelor şi a culorilor de fundal.

Adăugarea de chenare la celule


Când lucraţi cu foile de calcul afişate pe ecran, veţi observa că fiecare celulă este delimitată de
liniile de reţea care o înconjoară. În mod normal, aceste linii de reţea nu sunt tipărite; chiar dacă
optaţi pentru tipărirea lor, ele pot părea estompate. Pentru că la tipărire (şi, în fond, chiar şi pe
ecran) să obţineţi linii mai bine definite, puteţi să adăugaţi chenare unor celule selectate, sau unui
întreg domeniu de celule. Chenarul poate apărea pe toate cele patru laturi ale celulei, sau numai
pe laturile selectate, după cum doriţi dumneavoastră.
Liniile de reţea nu apar la tipărire? În Excel 97, ca şi în Excel 95, liniile de
reţea nu sunt tipărite în configuraţia prestabilită. Dar, dacă doriţi ca şi liniile de
reţea să fie tipărite, este recomandabil să vedeţi mai întâi care va fi rezultatul;
deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup, executaţi clic pe eticheta Sheet,
selectaţi Gridlines, apoi executaţi clic pe OK.
Pentru a adăuga chenare la o celulă sau unui domeniu de celule, efectuaţi următorii paşi:
• Selectaţi celula (celulele) în jurul căreia (cărora) vreţi să apară chenarul.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Cells. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Format Cells.
• Executaţi clic pe eticheta Border pentru a vedea opţiunile pentru chenare, ca în
figura 17.1.

Selectaţi un stil de
chenar
Selectaţi poziţia
chenarului Selectaţi o culoare
pentru chenar

Figura 17.1 Selectaţi opţiunile pentru chenar din caseta de dialog Format Cells.
• Selectaţi poziţia dorită, stilul (grosimea liniei) şi culoarea chenarului. Puteţi să
executaţi clic chiar în interiorul casetei Border, sau puteţi executa clic pe un buton
pentru un model de chenar prestabilit.
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Ascunderea liniilor de reţea Când adăugaţi chenare într-o foaie de calcul, poate fi
nevoie să ascundeţi liniile de reţea pentru a avea o imagine mai bună asupra
modului în care vor apărea chenarele la tipărire. Deschideţi meniul Tools, selectaţi
Options, executaţi clic pe eticheta View şi selectaţi Gridlines pentru a elimina
76
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

marcajul de validare din caseta corespunzătoare. Desigur, selectarea acestei


opţiuni nu influenţează tipărirea liniilor de reţea, ci numai afişarea lor pe ecran.
Pentru a adăuga rapid chenare, selectaţi celulele în jurul cărora vreţi să apară chenarul, apoi
executaţi clic pe săgeata de derulare Borders de pe bara cu instrumente de formatare. Executaţi
clic pe tipul de chenar dorit. Dacă executaţi clic pe butonul Borders (în loc să executaţi clic pe
săgeată), Excel aplică automat celulelor selectate linia de chenar pe care aţi selectat-o cel mai
recent.

Adăugarea unei culori de fundal pentru celule


Pentru a obţine un efect simplu, dar eficient, puteţi să adăugaţi culori de fundal în foile de calcul.
În acest fel puteţi obţine un fundal gri sau de o anumită culoare pentru celule. Puteţi să folosiţi
culori de baza sau nuanţe, pentru a obţine cu exactitate efectul dorit. Pentru a reduce intensitatea
culorii selectate, puteţi folosi o textură, de exemplu o haşură. În figura 17.2 puteţi vedea câteva
dintre efectele pe care le obţineţi adăugând culori în fundalul celulelor.

Culoare de baza
introdusă ca fundal

Culoare de fundal
de tip textură

Figura 17.2 O foaie de calcul având culori în fundalul celulelor.


Pentru a aplica nişte culori în fundalul celulelor, efectuaţi paşii următori. Pe măsură ce faceţi
selecţiile, nu uitaţi că, dacă vreţi să tipăriţi foaia de calcul pe o imprimantă alb-negru, frumoasele
culori alese nu vor fi suficient de puternice pentru a crea efectul dorit. Selectaţi culorile care au
un contrast suficient de puternic şi folosiţi comanda Print Preview (prezentată în lecţia 10) pentru
a vedea rezultatul în alb-negru, înainte de a tipări.
• Selectaţi celula (celulele) căreia vreţi să îi (le) aplicaţi o culoare de fundal.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Cells.
• Executaţi clic pe eticheta Patterns. Excel va afişa opţiunile pentru culorile de fundal
(vezi figura 17.3).
• Executaţi clic pe săgeata de derulare Pattern şi veţi vedea o paletă cu toate culorile şi
texturile disponibile. Selectaţi culoarea de fundal şi textura pe care vreţi să le folosiţi.
Dintre opţiunile Color puteţi să selectaţi o culoare pentru fundalul general. Opţiunea
Pattern vă permite să selectaţi o textură alb-negru sau una color, care va fi plasată
deasupra culorii de fundal generale. În caseta Sample apare o imagine a rezultatului
selecţiilor.

77
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

• Când sunteţi satisfăcut de rezultat, executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.

Selectaţi o culoare de
fundal generala pentru
celula selectată

Selectaţi o textura pentru


a fi plasată deasupra
culorii de fundal

Figura 17.3 Selectarea culorii de fundal şi a texturii.


O metodă rapidă pentru introducerea unei culori pentru fundalul celulelor (fără textură)
presupune selectarea celulelor respective, executarea unui clic pe săgeata de derulare Fill Color
şi apoi pe culoarea pe care vreţi s-o folosiţi.
Colorare rapidă Pentru a adăuga culoarea cu ajutorul butonului Fill Color,
executaţi clic chiar pe acel buton – nu trebuie să mai executaţi clic pe săgeata din
dreapta lui.
Dacă fundalul este prea întunecat, aţi putea folosi butonul Font Color (la dreapta butonului Fill
Color) pentru a alege o culoare mai deschisă pentru font.

Utilizarea funcţiei AutoFormat

Facilitatea AutoFormat vă uşurează într-o oarecare măsură munca de formatare. AutoFormat vă


oferă 16 formate de tabel preconfigurate pe care le puteţi folosi într-o foaie de calcul.
Pentru a folosi formate preconfigurate, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi foaia (foile) de calcul şi celula (celulele) ce conţin datele pe care vreţi să le
formataţi.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi AutoFormat. Pe ecran va apărea caseta de
dialog AutoFormat, ca în figura 17.4
• În lista Table Format selectaţi formatul preconfigurat pe care vreţi să-1 folosiţi.
Când selectaţi un format, Excel vi-1 arată în caseta Sample.
• Pentru a exclude anumite elemente din AutoFormat, executaţi clic pe butonul
Options şi alegeţi atributele de formatare pe care vreţi să le dezactivaţi.
• Executaţi clic pe OK, iar Excel va formata tabelul pentru a arăta ca în caseta Sample,
Deformatarea unui format AutoFormat Dacă nu vă place rezultatul obţinut în
urma utilizării funcţiei AutoFormat în foaia de calcul, selectaţi tabelul, deschideţi
meniul Format şi selectaţi AutoFormat. Din lista Table Format selectaţi None
pentru a elimina formatul AutoFormat.

78
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

Selectaţi un În caseta Sample puteţi


format de tabel vedea tabelul
preconfigurat preconfigurat

Opţiunile pentru
Executaţi clic pe
formatare pe care le
butonul Options pentru
puteti dezactiva
a vedea elementele care
(aceste opţiuni apar
constituie atributele de
după ce executaţi
formatare ale tabelului
clic pe butonul
selectat
Options)

Figura 17.4 Folosiţi caseta de dialog AutoFormat pentru a selecta un format preconfigurat.

Copierea atributelor de formatare cu Format Painter

Excel vă oferă două moduri de a copia şi a lipi atribute de formatare:


• Puteţi folosi comanda Edit, Copy, iar apoi comanda Edit Paste Special şi să selectaţi
Formats din opţiunile Paste în caseta de dialog Paste Special.
• Puteţi folosi butonul Format Painter de pe bara cu instrumente standard.
Format Painter vă permite să copiaţi şi să lipiţi atributele de formatare pe care le-aţi mai folosit
anterior într-un registru de calcul. Iată ce trebuie să faceţi pentru aceasta:
• Selectaţi celulele ce conţin atributele pe care vreţi să le copiaţi.
• Executaţi clic pe butonul Format Painter de pe bara cu instrumente standard. Excel
le va copia. Indicatorul mouse-ului va lua forma unei pensule cu un semn + alături.
• Executaţi clic si trageţi mouse-ul peste celulele cărora vreţi să le aplicaţi atributele de
formatare copiate.
• Eliberaţi butonul mouse-ului, iar Excel va copia atributele şi le va aplica celulelor
selectate.
Copiere mai rapidă Pentru a formata concomitent mai multe secţiuni, executaţi dublu
clic pe butonul Format Painter. Apoi trageţi mouse-ul peste prima secţiune pe care vreţi
să o formataţi. Cursorul va păstra forma de pensulă, ceea ce înseamnă că puteţi să
continuaţi selectarea altor celule pe care vreţi să le formataţi. Când terminaţi, apăsaţi tasta
Esc pentru a reveni la forma obişnuită a cursorului.

Aplicarea unei formatări condiţionale


Dacă doriţi să scoateţi în evidenţă anumite valori din foaia de calcul, puteţi folosi formatarea
condiţională. De exemplu, dacă doriţi să evidenţiaţi toate vânzările pentru un anumit produs,
puteţi aplica roşul, cu atribut condiţional, pentru fundal.
Pentru a aplica o formatare condiţională, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele pe care vreţi să le formataţi.
• Deschideţi meniul Format şi selectaţi Conditional Formatting. Pe ecran va apărea
caseta de dialog Conditional Formatting, ca în figura 17.5.

79
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor

Figura 17.5 Aplicarea atributelor de formatare condiţională pentru evidenţierea anumitor


valori.
• Pentru a aplica un atribut de formatare pe baza valorii din celula selectată, selectaţi
Cell Value Is din lista Condition 1.
Pentru a aplica un atribut de formatare pe baza valorii dintr-o celula din afara domeniului
selectat, selectati Formula Is, din Lista Condition 1.
• Introduceţi valoarea sau formula care vreţi să devină condiţia ce stabileşte momentul
în care poate programul să aplice atributul de formatare selectat de dumneavoastră.
Daca aţi optat pentru folosirea unei formule, nu uitaţi să introduceţi la început semnul
egal (=).
Utilizarea unei formule Dacă la pasul 3 aţi ales Formula Is, formula pe care o
veţi introduce trebuie să aibă un rezultat adevărat sau fals (folosiţi condiţia IF).
De exemplu, dacă doriţi să formataţi câteva celule punând condiţia ca valoarea
corespunzătoare din coloana A să fie mai mică de 20% din vânzările estimate
(celula D12), puteţi folosi următoarea formulă:
=IF(A1%*$D$12,TRUE,FALSE)
• Executaţi clic pe butonul Format şi selectaţi atributul de formatare care vreţi să fie
aplicat când condiţia este îndeplinită. Executaţi clic pe OK pentru a reveni în caseta
de dialog Conditional Formatting.
• (Opţional) Dacă doriţi să puneţi mai multe condiţii, executaţi clic pe Add, după care,
repetaţi paşii 3 şi 4 pentru a adăuga condiţia.
• Când terminaţi introducerea condiţiilor, executaţi clic pe OK.
Puteţi să copiaţi atributele de formatare condiţională dintr-o celulă în alta, folosind butonul
Format Painter. Executaţi clic pe celula ale căror atribute vreţi să le copiaţi, apoi executaţi clic pe
butonul Format Painter. După aceea, trageţi mouse-ul peste celulele în care vreţi să copiaţi
atributele de formatare.
În această lecţie aţi învăţat câteva moduri de îmbunătăţire a aspectului foilor de calcul. În lecţia
următoare veţi vedea cum puteţi schimba dimensiunile rândurilor şi ale coloanelor.

80
Lectia 18. Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor

Lecţia 18. Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor

Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi vedea cum puteţi modifica lăţimea coloanelor şi înălţimea rândurilor
pentru a folosi optim spaţiul foii de calcul. Puteţi să faceţi aceste modificări manual, sau puteţi
lăsa programul să facă acest lucru în locul dumneavoastră, cu ajutorul facilitaţii AutoFit.

Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor, cu ajutorul


mouse-ului
Puteţi să adaptaţi lăţimea unei coloane sau înălţimea unui rând folosind o caseta de dialog, sau cu
ajutorul mouse-ului.

Ce rost are? Aţi putea să nu consideraţi necesară modificarea înălţimii


rândurilor, având în vedere faptul că aceasta este modificată automat atunci când
schimbaţi dimensiunea fontului. Dacă însă lăţimea unei coloane nu este suficient
de mare pentru datele incluse, atunci datele nu vor fi afişate, apărând sub forma
#####. Într-un astfel de caz, trebuie să adaptaţi lăţimea coloanei, pentru a putea
vedea datele conţinute.

Iată cum puteţi să modificaţi înălţimea rândurilor sau lăţimea coloanelor, cu ajutorul mouse-ului:
1. Pentru a modifica înălţimea unui singur rând, sau lăţimea unei singure coloane, treceţi la
pasul 2. Pentru a modifica înălţimea mai multor rânduri sau lăţimea mai multor coloane, mai
întâi trebuie să selectaţi capetele de rând sau coloana corespunzătoare, cu ajutorul mouse-
ului.
2. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe capul unui rând sau al unei coloane, ca în figura 18.1.
(Folosiţi latura din dreapta a chenarului capului de coloană, pentru a modifica lăţimea
coloanei; folosiţi latura de jos a chenarului capului de rând, pentru a modifica înălţimea
rândului.)
Trăgând latura din dreapta
a chenarului coloanei A,
puteţi modifica lăţimea
acestei coloane

Figura 18.1 Indicatorul mouse-ului ia forma unei săgeţi cu două vârfuri atunci când îl plasaţi
pe chenarul capului de rând sau de coloană.
3. Trageţi chenarul până când obţineţi dimensiunile dorite.
4. Eliberaţi butonul mouse-ului, iar Excel va adapta înălţimea rândului sau lăţimea coloanei.

81
Lectia 18. Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor

Modificarea cu ajutorul funcţiei AutoFit Pentru a lăţi automat o coloana astfel încât
să cuprindă cea mai lungă intrare, folosind în acest scop facilitatea AutoFit din Excel,
executaţi dublu clic pe latura din dreapta a chenarului capului de coloană. Pentru a
mări înălţimea unui rând corespunzător intrării cu fontul cel mai mare, executaţi dublu
clic pe latura de jos a chenarului capului de rând. Pentru a modifica simultan mai
multe coloane sau rânduri, selectaţi capetele corespunzătoare cu mouse-ul, apoi
executaţi dublu clic pe latura chenarului aflat la limita inferioară sau în extrema
dreaptă.

Utilizarea meniului Format pentru un control mai exact


Puteţi să modificaţi dimensiunile unui rând sau ale unei coloane trăgând chenarul sau. Nu puteţi
însă să controlaţi dimensiunea la fel de exact ca în cazul utilizării comenzilor Format, Row
Height şi Format, Column Width pentru obţinerea unor dimensiuni precise.
Iată ce paşi trebuie să efectuaţi pentru a folosi meniul Format la modificarea lăţimii unei coloane:
• Selectaţi coloana (coloanele) pentru care vreţi să modificaţi lăţimea. Pentru a modifica
lăţimea unei singure coloane, selectaţi o celulă din coloana respectivă.
• Deschideţi meniul Format, selectaţi Column, apoi selectaţi Width. Pe ecran va apărea
caseta de dialog Column Width (vezi figura 18.2).
• Introduceţi valoarea dorită pentru lăţime. Lăţimea prestabilită este 8.43.
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter pentru a valida schimbările efectuate.

Figura 18.2 Modificarea lăţimii coloanei.

În configuraţia prestabilită, Excel face ca rândul să fie ceva mai înalt decât cel mai înalt caracter
din rândul respectiv. De exemplu, dacă cel mai înalt font are 10 puncte, Excel creează un rând cu
înălţimea de 12,75 puncte. Puteţi folosi meniul Format pentru a modifica manual înălţimea
rândului:
• Selectaţi rândul (rândurile) pentru care doriţi să modificaţi înălţimea. (Pentru a modifica
înălţimea unui singur rând, selectaţi o celulă din rândul respectiv.)
• Deschideţi meniul Format, selectaţi Row, apoi selectaţi Height. Pe ecran va apărea
caseta de dialog Row Height, ca în figura 18.3.
• Introduceţi înălţimea dorită (în puncte).
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter pentru a aplica modificarea în foaia de
calcul.

Figura 18.3 Modificarea înălţimii rândului.

În această lecţie aţi învăţat să modificaţi înălţimea rândurilor şi lăţimea coloanelor. În lecţia
următoare veţi învăţa să creaţi diagrame.

82
Lecţia 19. Crearea diagramelor

Lecţia 19. Crearea diagramelor

Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi învăţa să creaţi diagrame, pentru a reprezenta grafic datele din foaia de
calcul.

Tipuri de diagrame

În Excel puteţi să creaţi diferite tipuri de diagrame. În figura 19.1 sunt prezentate câteva dintre
cele mai obişnuite. Tipul pe care îl veţi alege depinde de datele ce trebuie să fie reprezentate şi
de modul în care vreţi să fie reprezentate acestea. Iată principalele tipuri de diagrame şi
destinaţia lor:

Pie (circulară) Folosiţi acest tip pentru a reprezenta relaţia dintre părţile unui întreg.
Bar (bară) Folosiţi acest tip pentru compararea valorilor într-un anumit moment.
Column (coloană) La fel ca diagrama de tip bară, o puteţi folosi pentru evidenţierea diferenţelor
dintre elemente.
Line (linie) Folosiţi acest tip pentru a sublinia tendinţele de evoluţie şi variaţia valorilor în timp.
Scatter (prin puncte) La fel ca diagrama liniară; folosiţi acest tip pentru a sublinia diferenţa
dintre două seturi de valori.
Area (zonală) La fel ca diagrama liniară; folosiţi acest tip pentru a sublinia amploarea variaţiei
valorilor în timp.

Majoritatea acestor tipuri de diagrame există şi în variante tridimensionale. Pe lângă faptul că au


un aspect mai profesionist decât diagramele standard, bidimensionale, diagramele 3-D sunt mai
relevante pentru diferenţele dintre seturile de date.

Diagramă globală Este o diagramă plasată în aceeaşi foaie de calcul care


conţine şi datele folosite pentru crearea ei. 0 diagramă poate fi creată şi într-o
foaie de diagramă în cadrul registrului de calcul, astfel încât foaia de calcul şi
diagrama să fie separate. Diagramele înglobate sunt utile pentru că prezintă
alăturat datele curente şi imaginea lor grafică.

Caracteristică nouă Excel 97 oferă multe tipuri de diagrame noi, astfel că aveţi şanse să găsiţi
una potrivită pentru ceea ce doriţi să demonstraţi.

Terminologie specifică

Înainte de a începe să creaţi diagrame, trebuie să vă familiarizaţi cu următorii termeni:


Serii de date Barele, sectoarele de cerc, liniile şi celelalte elemente care constituie valorile
reprezentate în diagramă. De exemplu, o diagramă poate fi formată dintr-o mulţime de bare
asemănătoare, care să reprezinte o serie de valori pentru acelaşi articol. Barele dintr-o serie au
toate acelaşi model. Dacă aveţi mai multe modele de bare, fiecare model va reprezenta altă serie
de date. De exemplu, pentru reprezentarea vânzărilor din zona 1 faţă de zona 2, trebuie să folosiţi
două serii de date – câte una pentru fiecare zonă. Adesea, seriile de date corespund cu rândurile
de date din foaia de calcul.
Categorie Categoriile reprezintă numărul de elemente dintr-o serie. Puteţi avea două serii de
date pentru compararea vânzărilor din două zone diferite, şi patru categorii pentru compararea
acestor vânzări pe patru trimestre. Unele diagrame au o singură categorie, în timp ce altele au
mai multe. În mod normal, categoriile corespund coloanelor

83
Lecţia 19. Crearea diagramelor

Diagrama de tip Diagrama de tip


coloana bara

Diagrama
circulara

Diagrama de tip
Diagrama linie
zonala

Figura 19.1 Tipuri de diagrame uzuale în Excel.


în care se află datele din diagramă, iar titlurile categoriilor provin din capetele de coloană.
Axă 0 latură a diagramei. 0 diagramă bidimensională are o axă X (orizontală) şi o axă Y
(verticală). Pe axa X apar toate seriile şi categoriile de date din diagramă. Dacă aveţi mai multe
categorii, axa X poate avea şi etichete care indică ce categorie reprezintă fiecare. Pe axa Y sunt
reprezentate valorile de pe bare, linii sau punctele graficului. Într-o diagramă tridimensională,
axa Z reprezintă planul vertical, în timp ce axa X (lungimea) şi axa Y (lăţimea) reprezintă cele
două laturi ale bazei diagramei.
Legendă Defineşte diferitele serii de date reprezentate. De exemplu, legenda unei diagrame
circulare va indica ce reprezintă fiecare sector de cerc în parte.
Linii de reţea Scot în evidenţă scala axelor Y sau X pentru seriile de date. De exemplu, liniile de
reţea principale pentru axa Y vă pot ajuta să urmăriţi un punct de pe axa X sau de pe axa Y
pentru a afla valoarea lui exactă.

Crearea unei diagrame

Puteţi să creaţi diagrame ca parte a unei foi de calcul (o diagramă înglobată) sau independent,
într-o foaie de calcul separată. În cazul în care creaţi o diagramă înglobată, ea va fi tipărită
împreună cu datele din foaia de calcul, pe când o diagramă independentă poate fi tipărită separat.
Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le reprezintă, astfel
încât, atunci când modificaţi datele, diagrama este actualizată automat.
Butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard vă permite să creaţi rapid o diagramă.
Pentru a folosi butonul Chart Wizard, efectuaţi paşii următori:
1. Selectaţi datele pe care vreţi să le reprezentaţi în diagramă. Dacă aţi introdus nume sau alte
denumiri (de exemplu, Trim.1, Trim.2 etc.) şi vreţi ca acestea să fie şi ele incluse în
diagramă, aveţi grijă să le selectaţi şi pe ele.
2. Executaţi clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard.
3. Pe ecran va apărea caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4, ca în figura 19.2. Selectaţi un
tip de diagramă din caseta Chart Type şi un subtip (o variantă a tipului de diagramă selectat)
din caseta Chart Sub-Type. Executaţi clic pe Next >.

84
Lecţia 19. Crearea diagramelor

4. Veţi fi întrebat dacă domeniul selectat este corect. Puteţi să modificaţi domeniul selectat
scriind un alt domeniu, sau executând clic pe butonul Collapse Dialog (aflat la capătul din
dreapta al casetei de text Data Range) şi selectând domeniul pe care vreţi să-1 folosiţi.

Selectaţi un tip de
diagrama Selectaţi un subtip

Revenire la pasul
Salt la pasul următor
anterior

Figura 19.2 În caseta Chart Wizard vi se cere să alegeţi tipul de diagramă dorit.

5. În configuraţia prestabilită, programul Excel presupune că diferitele serii de date se află pe


rânduri. Puteţi să schimbaţi această opţiune pentru coloane, dacă este cazul, selectând Series
in Columns. Când terminaţi, executaţi clic pe Next>.
6. Executaţi clic pe etichete diferite spre a selecta opţiunile pentru diagramă (vezi figura 19.3).
De exemplu, puteţi să ştergeţi legenda executând clic pe eticheta Legend şi deselectând
Show Legend. Puteţi să adăugaţi un titlu pentru diagrama în eticheta Titles. Dacă doriţi să
adăugaţi etichete pentru date (etichete care prezintă valoarea exactă din graficul de tip bară,
linie etc.) executaţi clic pe eticheta Data Labels. Când terminaţi aceste modificări, executaţi
clic pe Next>.
7. În fine, veţi fi întrebat dacă doriţi să inseraţi diagrama (ca obiect) în foaia de calcul curentă,
sau dacă vreţi să creaţi o foaie de calcul specială pentru ea. Alegeţi opţiunea dorită şi
executaţi clic pe butonul Finish. Pe ecran va apărea diagrama în forma finală.

Mutarea şi redimensionarea unei diagrame Pentru a muta o diagramă înglobată,


executaţi clic pe suprafaţa diagramei şi trageţi-o în noua poziţie. Pentru a modifica
dimensiunile unei diagrame, selectaţi-o şi trageţi unul din marcajele ei (micile pătrate
negre care înconjoară diagrama). Pentru a modifica înălţimea şi lăţimea, trageţi unul
din marcajele din colţuri, iar pentru a modifica numai lăţimea, trageţi un marcaj din
lateral. (Reţineţi că nu puteţi să redimensionaţi, de fapt, o diagramă care se află pe o
foaie separată.)

Crearea rapidă a unei diagrame Pentru a crea rapid o diagramă, selectaţi datele pe
care vreţi să le folosiţi, şi apăsaţi tasta F11. Excel va crea o diagramă pe coloane
(tipul de diagramă prestabilit), într-o foaie separată. Puteţi să deschideţi foaia
respectivă, să selectaţi diagrama şi să o modificaţi aşa cum doriţi.
85
Lecţia 19. Crearea diagramelor

Figura 19.3 Selectaţi opţiuni privind aspectul diagramei.

Personalizarea diagramei cu ajutorul barei cu instrumente pentru diagrame


Pentru a modifica aspectul diagramei puteţi să folosiţi bara cu instrumente pentru diagrame
(Chart toolbar). Dacă aceasta nu este afişată pe ecran, o puteţi activa deschizând meniul View,
selectând Toolbars, apoi Chart.
În tabelul 19.1 se arată funcţiunile fiecărui buton de pe bara cu instrumente pentru diagrame.

Tabelul 19.1 Butoanele de pe bara cu instrumente pentru diagrame


Buton Denumire Domeniu de utilizare
Executaţi clic aici pentru a selecta partea
Chart Objects din diagramă pe care vreţi să o modificaţi.
Ca alternativă puteţi să executaţi clic pe
secţiunea vizată, pentru a o selecta
Executaţi clic aici pentru a modifica
Format Object atributele de formatare ale obiectului a
cărui denumire apare în caseta de text
Chart Objects
Executaţi clic pe săgeata pentru a schimba
tipul de diagramă – de exemplu, din
Chart Type diagrama de tip bară, în una de tip linie.
Dacă executaţi clic direct pe buton, va fi
aplicat tipul de diagramă afişat
Legend Executaţi clic pe acesta pentru a afişa sau
a ascunde o legendă.
Executaţi clic pe acesta pentru a introduce
Data Table un tabel de date, sau o altă structură care
conţine datele ce stau la baza diagramei
By Row Executaţi clic pe acesta dacă seriile de
date sunt structurate pe rânduri
By Column Executaţi clic pe acesta dacă seriile de
date sunt aranjate pe coloane.

86
Lecţia 19. Crearea diagramelor

Angle Text Downward Executaţi clic pe acesta pentru a înclina


textul în jos
Angle Text Upward Executaţi clic pe acesta pentru a înclina
textul în sus

Salvarea diagramelor
Diagramele pe care le creaţi fac parte din registrul de calcul curent. Pentru a salva o diagramă,
salvaţi registrul de calcul care o conţine. Pentru informaţii suplimentare, citiţi lecţia 6.

Tipărirea unei diagrame


Dacă o diagramă este înglobată, va fi tipărită o dată cu foaia de calcul care o conţine. Dacă doriţi
să tipăriţi numai diagrama înglobată, executaţi clic pe ea pentru a o selecta, apoi deschideţi
meniul File şi selectaţi Print; butonul de opţiune Selected Chart trebuie să fie selectat. Apoi,
executaţi clic pe OK pentru a tipări diagrama.
Dacă aţi creat o diagramă pe o foaie de calcul independentă, puteţi să o tipăriţi separat; pentru
mai multe informaţii cu privire la tipărire, citiţi lecţia 10.

În această lecţie aţi făcut cunoştinţă cu diferitele tipuri de diagrame şi aţi văzut cum pot fi ele
create. Aţi învăţat, de asemenea, să salvaţi şi să tipăriţi diagramele.

87
Lipseşte pagina 431
Crearea unor materiale
destinate reţelei Web
În această lecţie veţi învăţa cum să pregătiţi foile de calcul pentru a le folosi în Internet.
Salvarea unei foi de calcul în format HTML
Puteţi să vă publicaţi datele din Excel într-un sit Web (sau în reţeaua intranet a firmei la care lucraţi) convertind
registrul de calcul în format HTML. HTML este prescurtarea de la Hypertext Markup Language şi este limbajul în
care sunt scrise datele în World Wide Web. Pentru a afişa datele din Excel în Web, în aşa fel încât şi alţii să le poată
citi cu ajutorul unui browser Web, trebuie să le convertiţi în formatul HTML.

Editaţi mai întâi propriile fişiere Deşi foaia de calcul în formatul HTML arată la fel ca originalul, nu este obligatoriu o copie
funcţională, pe care să o puteţi edita. Formulele s-ar putea să nu funcţioneze corect în versiunea HTML, de exemplu, şi este
posibil ca facilităţile PivotTables, AutoFilters şi formatele numerice să nu fie transferate. Cel mai bine este să convertiţi un fişier
în formatul HTML după ce efectuaţi toate editările necesare.

După ce aţi pregătit datele, efectuaţi paşii următori, pentru a salva fişierul în formatul HTML:

1. Selectaţi primul grup de date pe care vreţi să le convertiţi în HTML.


2. Deschideţi meniul File şi selectaţi Save As HTML. Pe ecran va apărea caseta de dialog Internet Assistant
Wizard - Step 1 of 4, având în caseta cu listă Ranges and Charts to Convert grupul de date selectat de
dumneavoastră (vezi figura 20.1).

Partea a III-a Excel

SFAT Office Assistant? Prima dată când veţi salva în formatul HTML, pe ecran va apărea fereastra Office Assistant şi veţi fi
întrebat dacă aveţi nevoie de ajutor. Executaţi clic pe No, Don’t Provide Help Now pentru a o închide.

Thm wlzard eanvere ~ tN Wcb


ee@t
Salee Psr Repion $13.66 $64.87 $3051 $9520
.”:,~ @80g08 OXI
t5 C0708’t’
charts e
HOXt> y ’f!

Figura 20.1 În această primă caseta de dialog trebuie să confirmaţi selecţia grupului de date.

3. Dacă doriţi să adăugaţi mai multe grupuri de date din registrul de calcul, executaţi clic pe Add, selectaţi
următorul grup, apoi executaţi clic pe OK. (Puteţi să eliminaţi grupul adăugat din greşeală, executând clic pe el,
apoi pe Remove.) Când terminaţi de adăugat grupurile, executaţi clic pe Next.
4. Selectaţi fie opţiunea Create an Independent, Ready-to-View HTML Document, fie Insert the Converted
Data into an Existing HTML File. Pe prima o alegeţi în cazul în care nu aţi început deja o pagină Web în care
să introduceţi datele, iar pe a doua, dacă aveţi deja o pagină Web, după care executaţi clic pe Next.
5. În cazul în care creaţi un nou document HTML, faceţi selecţiile necesare pentru antet şi subsol, ca în exemplul
din figura 20.2, apoi executaţi clic pe Next. Dacă inseraţi date într-un fişier HTML existent, veţi vedea un ecran
diferit şi va trebui să treceţi la pasul 8.
6. Selectaţi opţiunea Save the Result As an HTML File pentru a salva documentul ca fişier HTML sau Add the
Result to My FrontPage Web pentru a include rezultatul în pagina Web.

430
Partea a III-a Excel

Ar folhwlrg~ 4k~1Ae h(e,


C ~ Drxuments~Temp htm
OWSC
HCC > > 0”x,
Figura 20.8 Alegeţi fişierul HTML creat anterior.

SFAT Puneţi programul FrontPage să lucreze pentru dumneavoastră Dacă folosiţi programul FrontPage, selectaţi
opţiunea Open the File from My FrontPage Web, iar vrăjitorul Internet Assistant va lansa programul FrontPage
pentru ca dumneavoastră să puteţi include marcajul ##Table##.
9. Selectaţi o nouă pagină de cod, dacă este cazul, apoi alegeţi modul în care doriţi ca vrăjitorul Internet Assistant să
vă salveze fişierul (vezi figura 20.4). Dacă doriţi să salvaţi rezultatul într-un fişier nou, scrieţi o denumire în
caseta de text File Path. Dacă doriţi ca vrăjitorul să înlocuiască fişierul HTML existent, scrieţi denumirea
acestuia, sau executaţi clic pe Browse pentru a-1 selecta.
10. Când terminaţi, executaţi clic pe Finish, iar datele selectate vor fi adăugate în fişierul HTML specificat. Pentru
a vedea tabelul în browserul dumneavoastră preferat, selectaţi File, Open.

Acum, având datele în format HTML, va trebui să le transferaţi într-un server din Web, pentru ca şi alte persoane să
le poată folosi. Consultaţi anexa D, pentru a afla cum puteţi să transferaţi fişierul HTML într-un server de fişiere
accesibil in Web.

432

Lecţia 20 Crearea unor materiale destinate reţelei Web


5lCh44fspageW yau viee @ use Ax yat%eb pagel
US/Western Evopean
How 4 ~wMMwee thy ~IAd Ktle. Web
~W HTN. 6le
:, < ~ee’~eult te eyeana age web ~ pr breWM M pa~g of ltle Se-yDU W~ ta 8cw8 Fll0
C ~ Documents~ htm
ggq
~4l ~~ C5ft4 ’ <B@k g

Figura 20.4 Alegeţi modul de salvare a datelor.

Adăugarea hiperlegăturilor într-o foaie de calcul


0 hiperlegătură este un fragment de text sau un obiect grafic care, cu ajutorul unui clic executat pe ea, îl conduce pe
utilizator la o pagină Web, la un fişier de pe hard-disc, sau la un fişier dintr-o reţea locală. Pentru a introduce o
hiperlegătură într-o foaie de calcul, efectuaţi paşii următori:

1. Selectaţi celula ce conţine textul pe care vreţi să-1 folosiţi pentru legătură. Celula poate conţine textul
”Executaţi clic aici pentru a vedea date statistice”. Dacă nu introduceţi nici un text, Excel va insera adresa
hiperlegăturii (fişierul pe care 1-ati selectat la pasul 4). Dacă vreţi să folosiţi un obiect grafic sau un desen ca
legătură, puteţi s-o faceţi selectând elementul respectiv.
2. Executaţi clic pe butonului Insert Hyperlink de pe bara cu instrumente standard.
3. Dacă vi se cere, salvaţi registrul de calcul. Pe ecran va apărea caseta de dialog Insert Hyperlink, ca în figura
20.5.

433

Partea a III-a Excel

Inseraţi aici calea de acces la document


g& ln flle ol ~ c ~ Documents~ternet~dens htm
Blbhf OC lOCBhl tf% p8th lO tle fkCUIA@t ~ Wdht O llflk C TtW ~he an@eewt~s @u.) a donunarrtan your hard drw y a ~nwt w pxr ea~ s weeork,
s ae ~egarc6risTtrn
Inseraţi aici destinaţia fişierului sau ancora HTML
lOC8M L1 8IB (OptOlglg
if jaii www jiirty bi a ~ilk +ekiri wiibiii eii 4xument, egh et l bookawk, ~ rweed r~ e databaseqb~t, ac e efda;: ramter yrdw e’ Ixelg Sat Infarrnaen ~
P Qerelatwe paW far hyerllnk
Canwl

Figura 20.5 Folosiţi această casetă de dialog pentru a insera o hiperlegătură în registrul de calcul.
4. Scrieţi adresa paginii Web sau a fişierului pentru care vreţi să stabiliţi legătura, în caseta de text Link to File or
URL, sau executaţi clic pe Browse pentru a o selecta dintr-o casetă de dialog.
5. Dacă doriţi să săriţi într-un anumit loc din fişier, introduceţi poziţia respectivă în caseta de text Named
Location in File. Dacă fişierul de destinaţie este un fişier Excel, puteţi să introduceţi denumirea unui grup,
denumirea unei foi de calcul, sau adresa unei celule. Într-un fişier HTML, puteţi să introduceţi denumirea unei
ancore.
6. Executaţi clic pe Use Relative Path for Hyperlink dacă vreţi ca Excel să folosească adresa relativă a fişierului
de destinaţie, în locul adresei propriu-zise. Adresa relativă poate fi modificată cu uşurinţă, în cazul în care
consideraţi că fişierul la care se referă legătura va fi mutat într-un alt director, sau pe altă unitate de disc.

Adrese relative şi adrese absolute 0 adresă absolută este o adresă completă în Internet, care conţine adresa serverului, de
exemplu: www.mysite.com/info.htm. 0 adresă relativă presupune ca pagina de la care plecaţi se află pe acelaşi server, astfel
că nu include decât partea din adresă care ar putea fi modificată, de exemplu: info.htm.

SFAT Schimbarea adresei relative Pentru a schimba o adresa relativă, modificaţi adresa de bază la care se referă aceasta. De
exemplu, să presupunem că legătura indică spre un fişier din Excel aflat pe hard-discul calculatorului dumneavoastră, şi
că aţi salvat toate registrele de calcul în directorul My Documents. Acum însă le-aţi mutat în dosarul F:\Public\Excel. Va
trebui să deschideţi meniul File, să selectaţi Properties, să introduceţi o nouă adresă de bază în caseta de text Hyperlink
Base şi să executaţi clic pe OK.

434
Lecţia 20 Crearea unor materiale destinate reţelei Web

7. Executaţi clic pe OK. Textul din celula selectata va apărea colorat in albastru si subliniat.

Când plasaţi indicatorul mouse-ului pe această legătură, el ia forma unei mâini. Lângă mână puteţi vedea adresa
fişierului de destinaţie. Executaţi clic pe legătură şi veţi deschide fişierul de destinaţie. Desigur, dacă legătura indică
spre un fişier din Internet, trebuie mai întâi să vă conectaţi, pentru ca apoi să executaţi clic pe legătură.
Dacă trebuie să modificaţi ulterior un text care apare ca legătură, executaţi clic pe celula alăturată, apoi folosiţi
tastele cu săgeată pentru a muta indicatorul mouse-ului pe celula care conţine legătura. După aceea veţi putea să
modificaţi textul legăturii pe bara de formule. Pentru a selecta o legătură grafică, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi
clic pe elementul grafic. După aceea folosiţi bara cu instrumente de desen (Drawing) sau Picture pentru a face
modificările.
Puteţi să schimbaţi destinaţia legăturii şi selectând-o, apoi executând clic pe butonului Insert Hyperlink.
Dacă trebuie să ştergeţi legătura, selectaţi-o şi apăsaţi tasta Delete. Pentru a muta legătura, selectaţi-o şi folosiţi
comenzile Edit, Cut şi Edit, Paste pentru a o muta în altă celulă.

În această lecţie aţi învăţat să transferaţi în Internet materiale create cu Excel.


435