Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi vedea cum se începe şi cum se încheie o sesiune de lucru tipică în Excel.
Bara de meniuri
Bara cu instrumente
standard
Bara cu instrumente
de formatare
Suprafaţa foii de
calcul
Figura 1.1 Ecranul de deschidere din Excel constă într-un registru de calcul gol cu denumirea
Book1.
Majoritatea operaţiilor executate în Excel vor fi făcute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de
meniuri din partea superioară a ecranului, şi cu barele cu instrumente standard şi de formatare de sub
aceasta. În următoarele lecţii veţi învăţa ce operaţii puteţi să efectuaţi folosind bara de meniuri şi
bara cu instrumente standard.
În această lecţie veţi învăţa noţiunile generale despre deplasarea în interiorul ferestrei Excel şi în
fereastra registrului de calcul.
Bara de meniuri
Bare cu instrumente
Bara de formule
Capetele coloanelor
Selector
Capetele rândurilor
Suprafaţa foii de
calcul
Bara de stare
Figura 2.1 Elementele ferestrei Excel.
După ce este adusă pe ecran foaia de calcul în care doriţi să lucraţi, aveţi nevoie de o metodă de
deplasare de la o celulă a foii de calcul la alta. Reţineţi faptul că fragmentul din foaia de calcul
afişată pe ecran este numai o mică parte din foaia de calcul propriu-zisă. Pentru a vă deplasa în
cadrul foii de calcul folosind tastatura, puteţi apela la combinaţiile de taste din tabelul 2.1.
Dacă aveţi mouse, puteţi să folosiţi barele de derulare pentru a vă deplasa în zona de pe ecran ce
conţine celula în care vreţi să lucraţi. Apoi, executaţi clic pe celulă pentru a o activa.
Reţineţi că, pe măsură ce derulaţi foaia, caseta de derulare se deplasează pe bara de derulare pentru a
vă indica locul în care vă aflaţi în cadrul foii. În plus, dimensiunea casetei de derulare se modifică,
pentru a vă indica procentul din foaia de calcul care este vizibil în acel moment. În cazul în care
caseta de derulare este prea mare, înseamnă că vedeţi cea mai mare parte din foaia de calcul curentă.
Dacă este mică, cea mai mare parte din foaia de calcul nu este vizibilă.
Derulare rapidă. Dacă doriţi să derulaţi un anumit rând dintr-o foaie de calcul mare,
apăsaţi şi ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce trageţi caseta de derulare. Pe măsură ce
deplasaţi caseta de derulare, va fi afişat rândul curent.
Salt la o anumită celulă. Pentru a sări rapid la o anumită celulă dintr-o foaie de calcul,
introduceţi adresa celulei respective în caseta Name la capătul din stânga al barei de
formule şi apăsaţi tasta Enter. (Este vorba de caseta din figura 2.2, în care scrie ”A1”).
Adresa unei celule este formată din litera coloanei şi numărul rândului care definesc
poziţia celulei (de exemplu, C25). Pentru a ajunge într-o celulă dintr-o anumită foaie
de calcul, introduceţi denumirea foii respective urmată de un semn de exclamare şi de
adresa celulei (de exemplu sheet3!C25) şi apăsaţi tasta Enter.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel
0 dată cu Office 97, Microsoft introduce şi noul mouse, denumit Microsoft IntelliMouse. Dacă 1-aţi
instalat deja, puteţi să-1 folosiţi pentru a vă deplasa în cadrul foii de calcul chiar mai rapid decât cu
mouse-ul convenţional. Iată cum:
Tabelul 2.2 Deplasarea în cadrul foii de calcul folosind mouse-ul Microsoft IntelliMouse
Pentru a... Procedaţi astfel:
Derula câteva rânduri Acţionaţi rozeta de la mijlocul mouse-ului
înainte sau înapoi.
Derula mai rapid (salturi) Executaţi clic şi blocaţi rozeta mouse-ului, apoi
trageţi mouse-ul în direcţia în care vreţi să săriţi
(să derulaţi rapid). Cu cât trageţi mouse-ul mai
departe de poziţia iniţială (săgeata cu patru
capete), cu atât va fi mai rapid saltul. Pentru un
salt mai mic, trageţi mouse-ul înapoi înspre
poziţia iniţială.
Face un salt fără blocare Pentru a sări fără să blocaţi butonul rozetei,
executaţi clic o dată, apoi mişcaţi mouse-ul în
direcţia în care vreţi să săriţi. Derularea rapidă va
continua cât timp veţi deplasa mouse-ul, până
când veţi întrerupe comanda apăsând din nou
volanul mouse-ului.
Executaţi clic aici pentru a ieşi din modul de vizualizare Full Screen
Figura 2.4 Când derulaţi foaia, etichetele blocate ale rândurilor rămân pe loc.
Uneori, când lucraţi într-o foaie de calcul mai mare, poate fi nevoie să vedeţi simultan două părţi
diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent două părţi ale unei foi de
calcul, trebuie să o divizaţi. În figura 2.5 puteţi vedea o foaie de calcul divizată.
Bara de divizare
orizontală
Coloanele B, C si D, care
conţin numele furnizorului,
adresa şi numărul de telefon,
sunt ascunse
Figura 2.6 Puteţi ascunde datele, astfel încât să nu poată fi citite, tipărite sau modificate.
Puteţi ascunde datele şi cu scopul de a le proteja de eventuale modificări. Când sunt ascunse, datele
nu pot fi citite, tipărite sau modificate. Acest aspect este diferit de celelalte operaţii pe care le puteţi
face în privinţa modului de afişare (cum ar fi schimbarea gradului de mărire), care nu afectează
modul în care va fi tipărită foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tipărite.
Pentru a ascunde date puteţi folosi următoarele metode:
• Pentru a ascunde un registru de calcul, deschideţi meniul Window şi selectaţi Hide.
• Pentru a ascunde o foaie de calcul, executaţi clic pe eticheta ei pentru a o selecta. Apoi,
deschideţi meniul Format, selectaţi Sheet, apoi Hide.
• Pentru a ascunde rânduri sau coloane, executaţi clic pe capul de rând sau de coloană, pentru
a-1 selecta. Apoi, deschideţi meniul Format, selectaţi Row sau Column, apoi Hide.
Lecţia 2. Prezentarea ferestrei Excel
Puteţi ascunde mai multe elemente. Pentru a selecta mai multe foi de calcul, ţineţi
apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi clic pe fiecare eticheta în parte. Pentru a selecta
mai multe rânduri sau coloane, ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi clic pe
fiecare cap de rând sau de coloană în parte.
Desigur, puteţi să reafişaţi datele ascunse fără nici o problemă, de fiecare dată când aveţi nevoie de
ele. Pentru aceasta, selectaţi mai întâi zona ascunsă. De exemplu, selectaţi rândurile, coloanele sau
foile adiacente celor ascunse. Apoi, repetaţi paşii anteriori, selectând Unhide din meniurile
corespunzătoare.
Nu puteţi să le ascundeţi complet! Este foarte uşor de revocat comanda de ascundere
a datelor, aşa că nu puteţi să ascundeţi complet datele ca metodă de securitate. Dacă
daţi cuiva fişierul care conţine registrul de calcul, de exemplu, acesta va putea cu
uşurinţă să revoce comanda de ascundere şi să vadă datele pe care le-aţi ascuns.
În această lecţie aţi învăţat care sunt părţile componente ale ferestrei Excel şi cum vă puteţi deplasa
printre registrele şi foile de calcul. Aţi învăţat şi cum să schimbaţi aspectul foii de calcul, să blocaţi
capetele de coloană şi de rând, şi să ascundeţi date. În lecţia următoare veţi învăţa să folosiţi barele
cu instrumente din aplicaţia Excel.
Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel
Iată câteva exemple cu ajutorul cărora puteţi învăţa ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente:
• Pentru a vedea denumirea unui buton, plasaţi indicatorul mouse-ului pe el. Excel va afişa
o casetă ScreenTip, care cuprinde denumirea butonului.
• Pentru a obţine informaţii despre o comandă asociată cu un anumit buton, apăsaţi
Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de întrebare. Plasaţi indicatorul
mouse-ului cu forma unui semn de întrebare pe un buton, şi executaţi clic pe el.
După ce aţi adus pe ecran barele cu instrumente care va trebuie, le puteţi poziţiona unde vă convine,
pe suprafaţa de lucru.
Iată ce trebuie să faceţi pentru a muta o bară cu instrumente:
• Executaţi clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente. Dacă bara cu
instrumente este una mobilă, executaţi clic pe bara ei de titlu.)
• Ţineţi apăsat butonul mouse-ului şi trageţi bara cu instrumente in poziţia dorită.
Puteţi să o trageţi la marginea ecranului (să o ”ancoraţi”) sau, tot ca pe o bară mobilă,
să o plasaţi în orice zonă a ferestrei.
Deşi puteţi să trageţi o bară cu instrumente oriunde doriţi, dacă trageţi o bară care conţine o lista
derulantă (cum este bara cu instrumente standard sau bara cu instrumente de formatare) la marginea
din stânga sau la cea din dreapta a ferestrei, butoanele listei derulante vor dispărea. Dacă mutaţi bara
cu instrumente la loc – în partea de sus sau de jos a ferestrei (sau o lăsaţi mobilă), butoanele listelor
derulante vor reapărea.
Bară cu instrumente mobilă. O bară mobilă cu instrumente seamănă cu o fereastră.
Puteţi să-i trageţi bara de titlu pentru a o muta, sau să trageţi una din margini, pentru
a o redimensiona. Dacă trageţi o bară mobilă cu instrumente în partea de sus sau în
partea de jos a ecranului, ea va lua din nou forma unei bare cu instrumente
orizontale.
Mutarea rapidă a unei bare cu instrumente. Pentru a muta rapid o bară cu
instrumente mobilă în partea de sus a ecranului, executaţi dublu clic pe bara ei de titlu.
Pentru a muta în mijlocul ecranului o bară cu instrumente ancorată, executaţi dublu clic
pe marcajul de deplasare.
În Excel pentru Windows 97, bara de meniuri dintr-o foaie de calcul este folosită la fel ca orice bară
cu instrumente. Asta înseamnă că o puteţi muta lateral, sau o puteţi transforma într-una mobilă, în
mijlocul ecranului, dacă doriţi. Puteţi să şi personalizaţi bara de meniuri, la fel ca pe o bara cu
instrumente, după cum veţi vedea în secţiunea următoare.
Personalizarea barelor cu instrumente
Dacă barele cu instrumente din Excel vă oferă prea puţine (sau prea multe) opţiuni, puteţi să vă
creaţi propriile bare cu instrumente, sau să le personalizaţi pe cele existente. Pentru a personaliza o
bară cu instrumente, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bară cu instrumente, şi selectaţi
Customize din meniul de comenzi rapide, sau deschideţi meniul Tools şi selectaţi
Customize.
• Dacă bara cu instrumente pe care vreţi să o personalizaţi nu este vizibilă în acel moment,
executaţi clic pe eticheta Toolbars si selectaţi-o din listă. Bara va apărea pe ecran.
• Pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a activa sau a
dezactiva afişarea casetelor ScreenTip, sau a schimba animaţiile din meniuri, executaţi
clic pe eticheta Options. În eticheta Options selectaţi opţiunile pe care vreţi să le aveţi în
program. De exemplu, pentru a avea pictograme mai mari pe bara cu instrumente,
executaţi clic pe opţiunea Large Icons.
• Pentru a adăuga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, executaţi clic pe eticheta
Commands.
• Pentru a însera un buton pe o bară cu instrumente, selectaţi categoria dorită. (De
exemplu, pentru a adăuga butonul Clear Contents pe o bară cu instrumente, selectaţi
Lecţia 3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaţia Excel
Nu ştiţi ce rol are o anumită opţiune? Selectaţi comanda, apoi executaţi clic pe
Description pentru a afla ce rol are comanda respectivă.
În loc să modificaţi una din barele cu instrumente standard din Excel, puteţi să vă creaţi una proprie
şi să o umpleţi cu instrumentele pe care le folosiţi cel mai des. Pentru a vedea cum, efectuaţi paşii
următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Customize.
• Executaţi clic pe eticheta Toolbars.
• Executaţi clic pe butonul New.
• Introduceţi o denumire pentru noua bară cu instrumente (de exemplu Bara preferată)
şi executaţi clic pe OK. Excel va crea o nouă bară cu instrumente mobilă.
• Executaţi clic pe eticheta Commands, selectaţi categoria corespunzătoare pentru un
anumit buton, apoi trageţi-1 pe bara cu instrumente.
• Repetaţi pasul 5 pentru a adăuga şi alte butoane pe noua bară cu instrumente. Când
terminaţi, executaţi clic pe Close.
Dacă vreţi să ştergeţi o bară cu instrumente personalizată, deschideţi meniul Tools şi selectaţi
Customize. În lista Toolbars, executaţi clic pe bara cu instrumente personalizată pe care vreţi să o
ştergeţi. Apoi executaţi clic pe butonul Delete din caseta de dialog Customize.
În această lecţie aţi învăţat să folosiţi barele cu instrumente din Excel şi să le personalizaţi în funcţie
de propriile necesităţi. În lecţia următoare veţi învăţa să introduceţi diferite tipuri de date.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date
Tipurile de date
Pentru a crea o foaie de calcul care să poată fi utilizată, trebuie să introduceţi date în celulele din
interiorul ei. Tipurile de date pe care le puteţi introduce sunt:
• Text;
• Cifre;
• Data (calendaristică);
• Ora;
• Formule;
• Funcţii.
În aceasta lecţie veţi învăţa să introduceţi text, cifre, data si ora. În lecţiile 12, 13 si 14 veţi învăţa să
introduceţi formule şi funcţii.
Introducerea textului
Textul este o combinaţie de litere, cifre şi spaţii. În configuraţia prestabilită, textul este aliniat
automat la stânga, în interiorul celulei.
Pentru a introduce text într-o celulă:
• Executaţi clic pe celula în care doriţi să introduceţi textul.
• Introduceţi textul. Pe măsură ce scrieţi, textul apare în celulă şi pe bara de formule, ca în figura
4.1.
• Apăsaţi tasta Enter. Textul introdus va apărea în celulă, aliniat la stânga. (Puteţi să apăsaţi şi
tasta Tab sau o tasta cu săgeata pentru a introduce textul şi a trece la alta celulă.) Daca aţi făcut o
greşeală şi vreţi să renunţaţi la datele introduse, apăsaţi tasta Esc.
Capete de coloana
Capete de rând
Figura 4.1 Datele pe care le introduceţi apar şi pe bara de formule, în timp ce scrieţi.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date
Dar nu Încape! Pentru a lărgi o coloana şi a putea vedea toate datele pe care le conţine,
plasaţi indicatorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloana din partea de sus a foii de
calcul. Apoi executaţi dublu clic pe chenarul din dreapta al coloanei pe care vreţi sa o
”lărgiţi” pentru a vedea toate datele. În lecţia 18 veţi găsi mai multe informaţii în acest
sens.
Numere scrise ca text. Puteţi să introduceţi un număr care sa fie interpretat ca text (de
exemplu, un cod poştal). Pentru aceasta, plasaţi în faţa intrării un apostrof ’, ca în
’46220. Acest semn reprezintă un prefix pentru aliniere, care îi cere programului Excel
să trateze caracterele următoare ca pe un text, şi să le alinieze la stânga în celulă.
Datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane şi de rânduri. Capetele coloanelor
apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rândurilor sunt plasate în partea stângă a
foii de calcul, de regula în coloana A.
Capetele coloanelor arată semnificaţia numerelor cuprinse în fiecare coloană. De regulă, etichetele
coloanelor indica perioadele de timp – cum ar fi ani, luni, zile etc. Capetele rândurilor arata ce
reprezintă numerele din fiecare rând. De regulă, capetele rândurilor conţin diverse categorii de date,
cum ar fi denumirile produselor, numele angajaţilor sau încasările şi cheltuielile din buget.
Când introduceţi textul unui cap de coloana, apăsaţi tasta Tab în locul tastei Enter pentru a trece de
la o celulă la alta. Când introduceţi textul pentru capetele rândurilor, folosiţi în schimb tasta cu
săgeata orientată în jos.
Introducerea unor date similare pentru capetele de tabel Când trebuie sa introduceţi
date similare (cum ar fi o serie de luni sau ani) ca şi capete pentru coloane sau rânduri,
exista o metoda pentru a o face mai rapid. Vezi secţiunea Introducerea unei serii cu
funcţia AutoFill din aceasta lecţie, unde veţi găsi informaţii în această privinţă.
Puteţi folosi pentru celule comentarii în care să includeţi informaţii detaliate despre datele dintr-o
foaie de calcul. De exemplu, puteţi preciza aici scopul unei anumite formule sau datele pe care
trebuie să le actualizaţi. După ce creaţi un comentariu, puteţi să îl citiţi oricând doriţi.
Pentru a adăuga un comentariu la o celulă, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să adăugaţi un comentariu.
• Deschideţi meniul Insert şi selectaţi Comment, sau executaţi clic pe butonul New
Comment de pe bara cu instrumente Reviewing.
• Introduceţi comentariul, ca în exemplul din figura 4.2.
• Executaţi clic în afara celulei. În colţul din dreapta-sus al celulei va apărea un
triunghi roşu, care indică faptul că celula conţine un comentariu.
Pentru a citi ulterior comentariile, plasaţi indicatorul mouse-ului pe o celulă care are un punct roşu
în colţul din dreapta-sus. Excel va afişa comentariul.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date
Introducerea cifrelor
Numerele pe care le veţi introduce pot conţine caracterele numerice 0 - 9 şi următoarele caractere
speciale: + - / ., ( ) $ %. Asta înseamnă că puteţi include virgule, puncte zecimale, semnul dolarului,
procent şi paranteze, împreună cu valorile pe care le introduceţi.
Deşi puteţi să includeţi şi semne de punctuaţie atunci când introduceţi datele, nu este obligatoriu să o
şi faceţi. De exemplu, in loc să scrieţi nişte sume în dolari pe o coloană şi să includeţi şi semnul
dolarului, virgule şi puncte zecimale, puteţi să scrieţi direct numerele, de exemplu 700 sau 81295,
iar apoi să formataţi coloana folosind opţiunea de formatare pentru valută. Excel va transforma
valorile introduse în $700.00 şi $81,295.00 sau in $700 şi $81295, în funcţie de numărul zecimalelor
specificate de dumneavoastră. În lecţia 15, veţi găsi mai multe informaţii in aceasta privinţa.
Pentru a introduce un număr:
• Executaţi clic pe celula în care vreţi să introduceţi numărul.
• Introduceţi numărul. Pentru a introduce un număr negativ, plasaţi în faţa lui un semn
minus, sau treceţi-l între paranteze. Pentru a introduce o fracţie, plasaţi înaintea ei un 0,
de exemplu 0 1/2. (în caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o dată
calendaristică).
• Apăsaţi tasta Enter, iar numărul introdus va apărea în celulă aliniat la dreapta.
# # # # # # # Dacă introduceţi un număr şi el apare în celulă în această formă (# # # #
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date
selectaţi Cells. În eticheta Numbers, selectaţi formatul dorit pentru dată. (Citiţi lecţia 5 pentru
informaţii suplimentare).
Nu e suficient de lată. Dacă introduceţi o dată lungă şi este afişată în celulă prin
semnul (#), Excel încearcă să vă spună că pentru a afişa intrarea, lăţimea coloanei nu
este suficientă.
Zi sau noapte? Dacă nu scrieţi AM sau PM după fiecare oră introdusă, Excel
presupune că folosiţi formatul de 24 de ore; ca atare, 8:20 se presupune a fi
antemeridian (AM). Dacă de fapt vreţi sa fie PM, scrieţi ora în forma 8:20 PM (sau
8:20 p, daca vreţi sa folosiţi o forma scurtă. Reţineţi că trebuie să introduceţi un
spaţiu intre oră şi particulele AM sau PM.
calcul în alta, sau în mai multe foi de calcul din registrul de calcul. Mai întâi, selectaţi
foaia (foile) de calcul pe care vreţi să o (le) copiaţi, executând clic pe eticheta
(etichetele) corespunzătoare, în timp ce ţineţi apăsată tasta Ctrl. Apoi, selectaţi celulele
pe care vreţi să le copiaţi (vezi lecţia 5). Deschideţi meniul Edit, selectaţi Fill, apoi
Across Worksheets. Apoi, selectaţi All (pentru a copia atât conţinutul celulelor, cât şi
atributele de formatare), Contents sau Formats, după care executaţi clic pe OK.
Deşi funcţia AutoFill este foarte potrivită pentru crearea unei serii scurte de intrări, pot exista situaţii
când trebuie să aveţi un control superior asupra situaţiei. Excel poate realiza mai multe tipuri de
serii, după cum se poate vedea din tabelul 4.2.
Tabelul 4.2 Serii de date
Serie Intrare iniţială Seria rezultată
Liniară 1,2 1, 2, 3, 4
100, 99 100, 99, 98, 97
1,3 1, 3, 5, 7
Aritmetică 10, 20 10, 20, 30, 40
10, 50 10, 50, 90, 130
De date Mon, Wed Mon, Wed, Fri
Feb, May Feb, May, Aug
Qtr1, Qtr3 Qtrl, Qtr3, Qtrl
1992, 1995 1992, 1995, 1998
În principiu, veţi furniza două intrări ca model pentru seria din celulele alăturate, iar Excel le va
folosi pentru a calcula restul seriei. Iată cum trebuie procedat:
• Introduceţi prima valoare într-o celulă.
• Treceţi în a doua celulă şi introduceţi a doua valoare din serie.
• Selectaţi ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele. (Vezi lecţia 6 pentru
informaţii suplimentare.) Excel va selecta celulele.
• Trageţi marcajul de completare peste cate celule este necesar. Excel va calcula seria şi va
completa celulele selectate cu valorile corespunzătoare, ca în figura 4.4.
Lecţia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date
Introduceţi primele
două valori din serie
Trageţi marcajul de
completare pentru a
completa seria
• Executaţi clic pe un cuvânt din PickList pentru a-1 însera în celula selectată.
În această lecţie aţi învăţat să introduceţi diferite tipuri de date şi să automatizaţi operaţia de
introducere a datelor. În lecţia următoare veţi învăţa să editaţi intrările.
Lecţia 5. Editarea intrărilor
Editarea datelor
După ce aţi introdus o informaţie într-o celulă, o puteţi edita fie pe bara de formule, fie direct în
celulă.
Pentru a edita o intrare din Excel:
• Executaţi clic pe celula în care vreţi să editaţi informaţia.
• Pentru a începe operaţia de editare, executaţi clic pe bara de formule, apăsaţi tasta F2 sau
executaţi dublu clic pe celula respectiva. Astfel, intraţi în modul de editare (Edit mode);
pe bara de stare va apărea cuvântul Edit.
• Apăsaţi tastele ← sau → pentru a muta punctul de inserare pe informaţia introdusă.
Apăsaţi tasta Backspace pentru a şterge un caracter la stânga punctului de inserare, sau
tasta Delete pentru a şterge un caracter la dreapta. Apoi, introduceţi caracterele dorite.
• Executaţi clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apăsaţi tasta Enter de pe
tastatura, pentru a accepta modificările făcute.
• Sau, dacă vă răzgândiţi şi nu mai vreţi să editaţi intrarea, executaţi clic pe butonul
Cancel sau apăsaţi Esc.
Verificarea ortografiei
Excel conţine şi un instrument de verificare a ortografiei, prin care găseşte rapid şi selectează
cuvintele greşit scrise din foaia de calcul. Pentru a efectua o verificare ortografică, parcurgeţi
următoarele etape:
1. Executaţi clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard. Excel va găsi
primul cuvânt şi îl va afişa în partea de sus a casetei de dialog Spelling. în caseta
Change To va apărea o sugestie pentru corectarea greşelii.
2. Pentru a accepta sugestia şi a corecta cuvântul scris greşit, executaţi clic pe Change. Sau
executaţi clic pe Change All pentru a corecta cuvântul respectiv peste tot acolo unde
apare în text.
3. În cazul în care sugestia din caseta Change To nu este corectă, puteţi proceda astfel:
• Selectaţi o altă sugestie din caseta Suggestion, apoi executaţi clic pe Change sau
pe Change All. (Puteţi să obţineţi şi afişarea altor cuvinte în lista Suggestion,
executând clic pe Suggest.)
• Introduceţi forma corecta pe care o propuneţi în caseta Change To, apoi executaţi
clic pe Change sau pe Change All.
• Executaţi clic pe Ignore pentru a lăsa cuvântul nemodificat.
• Executaţi clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre apariţiile
cuvântului respectiv în text. Executaţi clic pe Add pentru a adăuga cuvântul în
Lecţia 5. Editarea intrărilor
Funcţia AutoCorrect a programului Excel realizează corectarea automată a celor mai des întâlnite
greşeli de ortografie, în timp ce scrieţi. Dacă scrieţi greşit un cuvânt (de exemplu, ”teh” în loc de
”the”) şi apăsaţi tasta Enter, Excel va introduce forma corectă în celulă.
Sunt corectate, de asemenea, şi cuvintele care încep cu două majuscule. De exemplu, dacă scrieţi
”MÂine” şi apăsaţi tasta Enter, Excel va corecta în ”Mâine”. În plus, AutoCorrect scrie cu
majusculă primul cuvânt dintr-o propoziţie, şi numele zilelor.
Puteţi să indicaţi dumneavoastră greşelile pe care le faceţi frecvent, pentru a fi corectate în timp ce
scrieţi. De exemplu, dacă scrieţi mereu ”breif” în loc de ”brief”, îl puteţi adăuga în lista
AutoCorrect. Puteţi folosi funcţia AutoCorrect şi pentru a înlocui o prescurtare, cum ar fi ndiv, cu
cuvintele pe care le reprezintă: Northern Division, în acest caz. Iată cum puteţi face acest lucru:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi AutoCorrect. Pe ecran va apărea caseta de
dialog AutoCorrect.
• Scrieţi forma greşită în caseta de text Replace.
• Scrieţi forma corecta în caseta de text With.
• Executaţi clic pe Add pentru a adăuga intrarea în lista AutoCorrect.
• Dacă doriţi să ştergeţi o intrare din lista AutoCorrect, selectaţi-o din listă şi executaţi
clic pe butonul Delete.
Prea repede! Dacă doriţi să dezactivaţi funcţia AutoCorrect pentru că vă
”corectează” intrările înainte de a putea s-o opriţi, deselectaţi opţiunea Replace Text
As You Type din caseta de dialog AutoCorrect.
Puteţi să anulaţi aproape orice operaţie atunci când lucraţi în Excel, inclusiv orice modificare pe care
o faceţi într-o celulă. Pentru a anula o modificare, executaţi clic pe butonul Undo de pe bara cu
instrumente standard.
Pentru a anula o opţiune de anulare (a reveni la poziţia iniţială), executaţi clic pe butonul Redo de pe
bara cu instrumente standard.
Anularea/refacerea în cazul mai multor acţiuni. În mod normal, când executaţi clic pe butoanele
Undo sau Redo, Excel anulează sau reface numai acţiunea efectuată cel mai recent. Pentru a anula
(sau a reface) o acţiune mai veche, executaţi clic pe săgeata de derulare a butonului, şi selectaţi din
listă acţiunea dorită. O altă noutate în Excel 97 este faptul că puteţi executa clic pe butonul Undo de
mai multe ori pentru a anula mai multe acţiuni anterioare.
Lecţia 5. Editarea intrărilor
Selectarea celulelor
Pentru a copia, a muta sau a şterge simultan datele din mai multe celule, trebuie să selectaţi mai întâi
celulele respective. După aceea puteţi executa acţiunea dorită.
• Pentru a selecta o singură celulă, executaţi clic pe ea.
• Pentru a selecta celule alăturate (un domeniu), executaţi clic pe prima celulă din stânga a
grupului şi trageţi mouse-ul în jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate
celulele. (Dacă aveţi nevoie de mai multe informaţii despre selectarea grupurilor de
celule, citiţi lecţia 9, Utilizarea domeniilor de celule).
• Pentru a selecta celule care nu sunt alăturate, ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce executaţi
clic pe celulele individuale.
• Pentru a selecta un întreg rând sau o coloană de celule, executaţi clic pe capul de rând
sau de coloana. Pentru a selecta rânduri sau coloane alăturate, executaţi clic pe primul
cap de rând (de coloana) şi trageţi mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rânduri sau
coloane care nu sunt adiacente, apăsaţi tasta Ctrl şi executaţi clic pe fiecare cap de rând
sau coloana pe care doriţi să le selectaţi.
Domeniu. O Serie de celule adiacente.
Copierea datelor
Când copiaţi sau mutaţi date, o copie a datelor respective este plasata într-o zona de stocare
temporară din memorie numită Clipboard. Puteţi să copiaţi date în altă parte pe foaia de calcul, sau
în alte foi sau registre de calcul. Când copiaţi, datele originale rămân la locul lor, numai copia lor
fiind plasată în locul indicat de dumneavoastră.
Clipboard Clipboard este o zona din memorie accesibilă tuturor programelor care
rulează sub Windows. Ea este folosită pentru copierea sau mutarea datelor dintr-un
loc în altul în cadrul aceluiaşi program, sau între programe. Metodele pe care le veţi
învăţa aici sunt folosite în toate programele care rulează sub Windows.
Pentru a copia date, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula (celulele) pe care vreţi să o (le) copiaţi.
• Executaţi clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard. Conţinutul celulei
(celulelor) selectată (selectate) va (vor) fi copiată (copiate) în Clipboard.
• Selectaţi prima celula din zona unde vreţi să plasaţi copia. (Pentru a copia datele în
alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai întâi să intraţi în foaia sau registrul
respectiv.)
• Executaţi clic pe butonul Paste. Excel va insera conţinutul memoriei Clipboard acolo
unde se afla punctul de inserare.
Fiţi atenţi! Când copiaţi sau mutaţi date, fiţi atent să nu le lipiţi peste datele
existente (cu excepţia cazului în care chiar asta doriţi, desigur.)
Lecţia 5. Editarea intrărilor
Puteţi să copiaţi aceleaşi date în mai multe locuri repetând comanda Paste. Datele copiate în
Clipboard rămân acolo până când copiaţi sau decupaţi (mutaţi) altceva.
Cea mai rapidă metoda de copiere este metoda tragere şi plasare (drag-and-drop). Selectaţi celulele
pe care vreţi să le copiaţi, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi trageţi chenarul domeniului pe care 1-aţi
selectat. Când eliberaţi butonul mouse-ului, conţinutul va fi copiat în noua poziţie. (Dacă uitaţi să
ţineţi apăsată tasta Ctrl, Excel va muta datele în loc să le copieze.) Pentru a insera datele între
celulele existente, apăsaţi Ctrl+Shift în timp ce efectuaţi tragerea.
Pentru a trage o copie în alta foaie, apăsaţi Ctrl+Alt în timp ce trageţi celulele selectate pe eticheta
foii respective. Excel va afişa foaia în cauza, în care veţi putea fixa grupul selectat în poziţia dorită.
Mutarea datelor
Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca şi copierea, cu excepţia faptului că datele sunt luate de
unde se afla şi sunt plasate într-o noua locaţie.
Pentru a muta date, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele pe care vreţi să le mutaţi.
• Executaţi clic pe butonul Cut.
• Selectaţi prima celulă a zonei în care vreţi să plasaţi datele. Pentru a muta datele
în altă foaie de calcul, deschideţi în foaia respectivă.
• Executaţi clic pe Paste.
Pentru a muta rapid datele, folosiţi facilitatea de tragere şi plasare. Selectaţi datele care trebuie
mutate, apoi trageţi în noua poziţie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele între celulele
existente, apăsaţi tasta Shift în timp ce efectuaţi tragerea. Pentru a muta datele în altă foaie de calcul,
apăsaţi tasta Alt şi trageţi domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusă foaia
respectivă, unde veţi putea fixa domeniul selectat de celule, în poziţia dorită.
SFAT Meniu de comenzi rapide Când decupaţi, copiaţi şi lipiţi date, nu uitaţi meniul de comenzi
rapide. Selectaţi celulele pe care vreţi să le decupaţi sau să le copiaţi, executaţi clic cu butonul din
dreapta şi alegeţi comanda corespunzătoare din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.
Ştergerea datelor
Pentru a şterge datele dintr-o celulă sau din mai multe, trebuie să le selectaţi şi să apăsaţi tasta
Delete. Excel oferă însă şi alte opţiuni pentru ştergerea celulelor:
Folosind comanda Edit, Clear puteţi opta pentru a şterge doar atributele de formatare ale unui
celule (sau un comentariu ataşat), nu şi conţinutul. Atributele de formatare ale unei celule înseamnă
culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, mărimea fontului şi aşa mai departe. Veţi afla imediat
mai multe despre aceasta optiune.
1. Cu comanda Edit, Delete puteţi elimina celule şi tot ce conţin ele. Dacă veţi folosi comanda
Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celulă sau a unui comentariu, efectuaţi
paşii următori:
• Selectaţi celulele.
Lecţia 5. Editarea intrărilor
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să creaţi noi registre de calcul şi să salvaţi fişierele care conţin
registre de calcul.
Puteţi să creaţi un registru de calcul gol, sau puteţi folosi un şablon, pentru a crea unul mai
complex. Un şablon este un registru de calcul preformatat, pe care îl puteţi modifica în funcţie de
necesităţile proprii. Excel conţine şabloane pentru facturi, rapoarte financiare şi alte foi de calcul
ce se utilizează frecvent.
Iată cum puteţi să creaţi un nou registru de calcul:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi New. Pe ecran va apărea caseta de dialog New. După cum
puteţi vedea în figura 6.1, această caseta de dialog conţine două etichete: General şi
Spreadsheet Solutions.
• Pentru a crea un registru de calcul gol, executaţi clic pe eticheta General şi apoi pe
pictograma Workbook.
• După ce faceţi selectarea, executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter. Pe ecran va fi
deschis un nou registru de calcul având pe bara de titlu o denumire prestabilita; Excel va
numerota filele; de exemplu, dacă aveţi deja deschis un registru de calcul Book1, pe bara de
titlu a noului registru de calcul va apărea Book2.
Eticheta
Eticheta General Spreadsheet
Solutions
Pictograma
Workbook
Figura 6.1 Executaţi clic pe pictograma corespunzătoare tipului de registru de calcul pe care
vreţi să îl creaţi.
Creaţi mai rapid un registru de calcul. Dacă doriţi să creaţi un registru de calcul
gol (deci nu cu ajutorul unui şablon Spreadsheet Solutions), puteţi să evitaţi caseta de
28
Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul
dialog New executând clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va
deschide o fereastra cu un nou registru de calcul, fără să mai deschidă caseta de dialog New.
Deschidere rapidă Când deschideţi aplicaţia Excel, în mod normal veţi găsi un
registru de calcul gol, în care puteţi începe să lucraţi. Puteţi însă să selectaţi un
anumit şablon. Executaţi clic pe butonul Start de pe bara de sarcini din Windows şi
să selectaţi New Office Document; Excel va deschide caseta de dialog New Office
Document. Executaţi clic pe eticheta Spreadsheet Solutions, selectaţi tipul de
registru de calcul pe care vreţi să îl creaţi, apoi executaţi clic pe OK.
Introduceti o denumire
pentru registrul de calcul
• Introduceţi denumirea pe care vreţi să o alocaţi registrului de calcul, în caseta de text File
Name. Puteţi să folosiţi pîna la 218 caractere, inclusiv orice combinaţie de litere, cifre şi
spaţii (ca în Vânzarile pe trimestrul patru – 1996).
• In mod normal, Excel salvează registrele de calcul în directoeul My Documents. Pentru a
salva fişierul respectiv în alt dosar, selectati-1 din lista Save In. Puteţi să treceţi la dosarul de
nivel superior executând clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din
partea superioara a casetei de dialog. Puteţi să treceţi pe alta unitate de disc selectând-o în
caseta Save In. Iata cateva din locaţiile pe care le veţi găsi în această listă:
• Desktop. Salvează fişierul ca pictogramă pe suprafaţa de lucru din Windows. Aceasta
opţiune nu este recomandata. Daca doriţi ca fişierul sa fie disponibil pe suprafaţa de
lucru, creaţi-i o comanda directa, conform indicaţiilor din cursul de Windows 95/98.
• My Computer My Computer este categoria mare în care intra toate unităţile de disc ale
calculatorului, cum ar fi A: şi C:. În general veţi salva fişierele pe unitatea C:, în
directorul My Documents.
• Network Neighborhood Puteţi să selectaţi Network Neighborhood daca vreţi să salvaţi
fişierul într-o reţea LAN. Pe ecran va apărea o listă a unităţilor de disc din reţea (Network
Computer Drives), de unde puteţi alege.
• Executaţi clic pe butonul Save, sau apăsaţi tasta Enter.
29
Lecţia 6. Crearea şi salvarea fişierelor care conţin registre de calcul
Pentru a salva un fişier pe care l-aţi mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie decât să
executaţi clic pe butonul Save. (Puteti, eventual, sa apasati Ctrl+S ori sa folositi comanda File,
Save.) Excel va salva automat registrul de calcul şi toate modificările făcute, fără să mai
deschidă caseta de dialog Save As.
Excel în reteaua Web Puteţi să salvaţi registrul de calcul într-un sit FTP din Internet (sau într-o
reţea intranet), cu condiţia să aveţi permisiunea pentru aceasta. Mai întâi, pentru a adăuga situl
FTP în caseta de dialog Save As, deschideţi lista Save In şi selectaţi Add/Modify FTP
Locations. În caseta de text Name of FTP Site, introduceţi adresa sitului, de exemplu,
ftp://ffp.microsoft.com. Selectaţi fie Anonymous, fie User, şi introduceţi o parolă, dacă este
cazul. Executaţi clic pe Add. După ce situl va fi inclus în caseta de dialog Save As, puteţi să îl
selectaţi din dosarul Internet Locations (FTP) din lista Save In.
Uneori, poate doriţi să modificaţi un registru de calcul, păstrând însă o copie a versiunii
originale, sau să creaţi un nou registru de calcul prin modificarea unuia existent. Puteţi face
aceste lucruri salvând registrul de calcul sub alta denumire sau în alt dosar. Iată ce paşi trebuie să
efectuaţi în acest scop:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Save As. Veţi vedea caseta de dialog Save As, ca în cazul
în care aţi salva registrul de calcul pentru prima data.
• Pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, scrieţi noua denumire a fişierului peste
cea veche, în caseta de text File Name.
• Pentru a salva fişierul pe altă unitate de disc sau în alt dosar, selectaţi litera unităţii sau
directorul din lista Save In.
• Pentru a salva fişierul sub alt format (cum ar fi Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro), executaţi clic
pe săgeata de derulare Save As Type şi selectaţi formatul dorit.
• Executaţi clic pe butonul Save sau apasaţi tasta Enter.
În aceasta lecţie aţi învăţat să creaţi noi registre de calcul şi să le salvaţi. În lecţia următoare veţi
învăţa să deschideţi şi să închideţi fişierele care conţin registre de calcul
30
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi vedea ce trebuie să faceţi pentru a deschide şi a închide fişiere cu registre
de calcul, sau pentru a localiza fişierele plasate greşit.
Dacă vreţi să redeschideţi un registru de calcul cu care aţi lucrat şi acum vreţi să-1 folosiţi din
nou, efectuaţi paşii următori:
1. Deschideţi meniul File şi selectaţi Open sau executaţi clic pe butonul Open de pe bara cu
instrumente standard. Pe ecran va apărea caseta de dialog Open, ca in figura 7.1.
Excel în reţeaua Web. Pentru a deschide o foaie de calcul într-un sit FTP în care aveţi
acces selectaţi Internet Location FTP din caseta Look In şi executaţi dublu clic pe situl
FTP în care vreţi să efectuaţi căutarea.Apoi executaţi clic pe registrul de calcul pe care
vreţi să-l deschideţi şi selectaţi Open.Pentru a căuta în reţeaua Web o foaie de calcul
,executaţi clic pe butonul Search the Web din partea de sus a casetei de dialog Open.
2. Dacă fişierul nu se află în dosarul curent, deschideţi caseta Look In şi selectaţi unitatea de
disc şi dosarul corecte.
3. Executaţi clic pe fişierul pe care vreţi să-1 deschideţi din lista cu fişiere şi dosare; sau
introduceţi numele fişierului în caseta File Name. În timp ce îl scrieţi, Excel selectează prima
denumire de fişier găsită în listă şi care corespunde numelui introdus de dumneavoastră;
aceasta este o metodă rapidă de căutare în listă.)
31
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
Salvaţi-vă foile preferate. Puteţi să salvaţi în dosarul Favorites foile de calcul pe
care le folosiţi cel mai des selectându-le şi executând clic pe butonul Look in
Favorites. Apoi, când aveţi nevoie de una din ele, o puteţi deschide executând clic
pe butonul Look in Favorites, aflat în partea de sus a casetei de dialog Open.
4. Pentru a vedea o imagine a registrului de calcul înainte de a-1 deschide, executaţi clic pe
butonul Preview din caseta de dialog. Excel va afişa conţinutul registrului de calcul într-o
fereastră în partea dreaptă a casetei de dialog.
5. Executaţi clic pe Open sau apasaţi tasta Enter.
Registre de calcul folosite recent. Dacă aţi folosit recent un registru de calcul pe
care vreţi să îl deschideţi, îl veţi găsi în lista de la sfârşitul meniului File. Deschide-
ţi meniul File şi selectaţi registrul din listă.
Excel în reţeaua Web .Puteţi să căutaţi o foaie de calcul în reţeaua Web folosind butonul
Search the Web din caseta de dialog. Dar, dacă ştiţi adresa exactă a foii de calcul pe care
vreţi să o deschideţi, indiferent dacă este din reţeaua Web sau dintr-o reţea intranet
locală, scrieţi adresa respectiva (de exemplu http www.worldnews://com/facts.xls) în
caseta de text File Name stabiliţi mai întâi legătura cu Internetul înainte de a executa clic
pe Open.)
Puteţi să deschideţi un anumit registru de calcul şi la deschiderea programului Excel, dacă doriţi.
Pentru aceasta, executaţi clic pe butonul Start şi selectaţi Open Office Document. Selectaţi
registrul de calcul pe care vreţi să-l deschideţi şi executaţi clic pe Open. Excel va fi lansat având
deschis registrul de calcul selectat de dumneavoastră, pregătit pentru editare.
Dacă aţi uitat unde aţi salvat un anumit fişier, Excel vă poate ajuta. Puteţi să folosiţi opţiunea
Find Now din caseta de dialog Open. Pentru ca Excel să găsească un fişier în locul
dumneavoastră, efectuaţi paşii următori:
1. Deschideţi meniul File şi selectaţi Open, sau executaţi clic pe butonul Open de pe
bara cu instrumente standard. Pe ecran va apărea caseta de dialog Open (vezi figura
7.2).
Executaţi clic aici
Selectaţi unitatea de pentru a căuta în toate
disc sau directorul subdirectoarele
pentru căutare
Executaţi clic
Precizaţi data aici pentru a
ultimei modificări începe căutarea
Introduceţi un text
după care trebuie
efectuată căutarea Executaţi clic aici
pentru a elimina
Introduceţi denumirea toate criteriile de
fişierului care trebuie căutare
căutat
Figura 7.2 Opţiunile pentru căutare din caseta de dialog Open va permit să specificaţi ce anume
doriţi să căutaţi.
32
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
2. Deschideţi caseta Look In şi selectaţi unitatea de disc sau dosarul în care vreţi să faceţi
căutarea. De exemplu, dacă selectaţi discul C:, Excel va căuta pe toata unitatea de disc C:. Dacă
selectaţi C:, şi apoi dosarul Excel, programul va căuta numai în directorul EXCEL de pe unitatea
de disc C. Puteţi să selectaţi şi My Computer pentru a căuta pe toate unităţile de disc din
calculator.
Dacă doriţi să căutaţi un anumit fişier, introduceţi-i denumirea în caseta de text File Name.
Puteţi să folosiţi caractere de înlocuire în locul celor pe care nu vi le mai amintiţi. Folosiţi
un asterisc (’) în locul unui grup de caractere şi semnul de întrebare (?) în locul unui singur
caracter. (De exemplu, dacă introduceţi sales??, Excel va găsi toate fişierele ale căror
denumiri încep cu cuvântul ”sales” urmat de două caractere, cum ar fi SALES01,
SALES02 etc.
Pentru a specifica o perioadă de timp în care au fost create sau modificate fişierele pe
care le căutaţi, selectaţi o opţiune din caseta Last Modified.
4. Când terminaţi de introdus criteriile de căutare, executaţi clic pe butonul Find Now.Excel va
găsi fişierele ce corespund instrucţiunilor de căutare introduse de dumneavoastră şi le va afişa în
lista cu fişiere şi dosare.
5. Analizaţi lista, selectaţi fişierul dorit, apoi executaţi clic pe butonul Open.
Fişierul nu a fost găsit? Dacă fişierul căutat nu apare pe lista ce cuprinde fişierele
şi dosarele, puteţi să folosiţi criterii de căutare mai detaliate cu ajutorul
instrumentului Advanced Find. Executaţi clic pe butonul Advanced din caseta de
dialog Open. Introduceţi criteriile de căutare – caracteristici, condiţii, sau valori,
apoi executaţi clic pe butonul Find Now pentru a căuta fişierul pe baza acestor
criterii suplimentare.
Uneori este posibil să aveţi mai multe registre de calcul deschise simultan. Într-un astfel de caz,
puteţi să vă deplasaţi de la unul la altul pentru a vedea sau a edita conţinutul oricăruia dintre ele.
Iată în continuare câteva metode de deplasare:
• Dacă o parte din fereastra registrului de calcul la care vreţi să ajungeţi este
33
Lecţia 7. Deschiderea, căutarea şi închiderea fişierelor care conţin
registre calcul
vizibilă,executaţi clic pe ea;
• Deschideţi meniul Window şi selectaţi denumirea lui;
• Apăsaţi Ctrl+F6 pentru a vă muta la fereastra altui registru de calcul.
Când închideţi un registru de calcul, Excel elimină fereastra acestuia de pe ecran. Este bine să
închideţi registrele de calcul după ce terminaţi lucrul cu ele, pentru a elibera resursele
calculatorului, astfel incât acesta să poate răspunde mai rapid la comenzile dumneavoastră.
Pentru a închide un registru de calcul, efectuaţi paşii următori:
1. Dacă fereastra pe care vreţi să o închideţi nu este activă, activaţi-o selectând registrul de
calcul din lista cu registre de calcul de la sfârşitul meniului Window.
2. Executaţi clic pe butonul Close (X) din colţul din dreapta-sus a registrului de calcul.
Comanda Close All În Excel 97, dacă aveţi mai multe registre de calcul deschise,
puteţi să închideţi simultan toate registrele ţinând apăsată tasta Shift, deschizând meniul
File şi selectând Close All.
În această lecţie aţi învăţat să deschideţi, să închideţi registrele de calcul, şi să găsiţi fişierele
cu registre de calcul rătăcite. În lecţia următoare veţi învăţa să lucraţi cu foile de calcul dintr-
un registru de calcul.
34
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul
În configuraţia prestabilită, fiecare foaie de calcul este formată din trei pagini cu foi de calcul,
ale căror denumiri apar în etichetele din partea de jos a ecranului. Puteţi să inseraţi sau să ştergeţi
o foaie de calcul, după cum doriţi. Unul din avantajele utilizării mai multor foi de calcul este
posibilitatea organizării datelor pe sectoare logice. Un alt avantaj al utilizării unor foi de calcul
separate pentru date îl reprezintă uşurinţa în reorganizarea foilor în cadrul unui registru de calcul.
Înainte de a discuta despre tehnicile pe care le presupun operaţiile de inserare, eliminare şi
copiere a foilor de calcul, trebuie să ştiţi cum să selectaţi una sau mai multe foi de calcul:
• Pentru a selecta o singură foaie de calcul, executaţi clic pe eticheta acesteia. Eticheta
va fi evidenţiată, pentru a arăta că foaia a fost selectată.
• Pentru a selecta mai multe foi de calcul alăturate, executaţi clic pe eticheta primei foi
din grup, apoi ţineţi apăsată tasta Shift şi executaţi clic pe eticheta ultimei foi din
grup.
• Pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi
clic pe eticheta fiecărei foi de calcul in parte.
Dacă selectaţi două sau mai multe foi de calcul, ele rămân selectate până când dizolvaţi grupul.
Pentru a dizolva un grup de foi de calcul, puteţi proceda astfel:
• Executaţi clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate şi selectaţi Ungroup
Sheets.
• Ţineţi apăsată tasta Shift şi executaţi clic pe eticheta activă.
• Executaţi clic pe orice etichetă care nu aparţine grupului.
Worksheet din eticheta General, apoi pe OK, pentru a insera o noua foaie de calcul.
Figura 8.1 Excel inserează noua foaie de calcul înaintea celei pe care aţi selectat-o.
Puteţi să mutaţi sau să copiaţi foile de calcul într-un registru de calcul sau dintr-un registru în
altul. Iată cum:
• Selectaţi foaia (foile) de calcul pe care vreţi să o (le) mutaţi sau copiaţi. Dacă doriţi să mutaţi
sau să copiaţi foi de calcul dintr-un registru de calcul în altul, nu uitaţi să deschideţi registrul
de destinaţie.
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Move or Copy Sheet. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Move or Copy, ca în figura 8.2.
• Pentru a muta foaia (foile) de calcul în alt registru de calcul, selectaţi denumirea registrului
respectiv din lista derulantă To Book. Dacă doriţi să mutaţi sau să copiaţi într-un registru de
calcul nou, selectaţi (new book) din lista derulantă To Book. Excel va crea un nou registru de
calcul şi va copia sau va muta apoi foaia (foile) de calcul în el.
• În caseta cu lista Before Sheet, selectaţi foaia de calcul înaintea căreia vreţi să fie mutată
foaia de calcul selectată.
36
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul
Figura 8.2 În caseta de dialog Move or Copy trebuie să specificaţi unde vreţi să mutaţi sau să
copiaţi foaia de calcul.
• Pentru a copia foaia de calcul selectată în loc să o mutaţi, selectaţi Create a Copy
pentru a introduce un marcaj de validare în caseta respectivă.
• Executaţi clic pe OK. Foaia (foile) de calcul selectată (e) va (vor) fi copiată (e) sau
mutată (e) conform indicaţiilor.
0 metodă simplă de copiere sau mutare a foilor de calcul în cadrul aceluiaşi registru de calcul
presupune efectuarea tehnicilor de tragere şi plasare. Mai întâi, selectaţi eticheta foii de calcul pe
care vreţi să o copiaţi sau să o mutaţi. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele
selectate, executaţi clic şi ţineţi apasat butonul mouse-ului, apoi trageţi eticheta acolo unde doriţi.
Pentru a copia foaia de calcul, ţineţi apasată tasta Ctrl în timp ce trageţi. Când eliberaţi butonul
mouse-ului, foaia de calcul va fi copiată sau mutată.
Mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul în altul, prin tragere
şi plasare
Puteţi să folosiţi metoda tragere şi plasare şi pentru copierea sau mutarea rapidă a foilor de calcul
dintr-un registru de calcul în altul. Mai întâi, deschideţi foile de calcul pe care vreţi să le folosiţi
pentru copiere sau mutare. Selectaţi Window, Arrange şi apoi executaţi clic pe opţiunea Tiled.
Executaţi clic pe OK pentru a dispune ferestrele astfel încât pe ecran să apară câte o mică parte
din fiecare. Selectaţi eticheta foilor de calcul pe care vreţi să le copiaţi sau să le mutaţi. Plasaţi
indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, executaţi clic şi ţineţi apăsat butonul
mouse-ului, apoi trageţi eticheta acolo unde doriţi. Pentru a copia foaia de calcul, ţineţi tasta Ctrl
apăsată în timp ce trageţi. Când eliberaţi butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi copiată sau
mutată.
În configuraţia prestabilită, toate foile de calcul sunt denumite ”SheetX”, unde X este un număr
mai mare sau egal cu 1. Astfel că, pentru a şti mai bine ce fel de informaţii conţine fiecare foaie
37
Lecţia 8. Lucrul cu foile de calcul
de calcul, puteţi să schimbaţi denumirile care apar pe etichete. Iată cum o puteţi face:
• Executaţi dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care vreţi să o redenumiţi.
Denumirea curentă va fi evidenţiată.
• Introduceţi noua denumire pentru foaia de calcul respectivă şi apăsaţi tasta Enter.
Excel va înlocui denumirea prestabilită cu cea pe care aţi introdus-o dumneavoastră.
În această lecţie aţi învăţat să inseraţi, să eliminaţi, să mutaţi, să copiaţi şi să redenumiţi foile de
calcul. În lecţia următoare veţi învăţa să lucraţi cu domeniile de celule.
38
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule
B4:G8
A10:G1
G12
Figura 9.1 Un domeniu de celule este o combinaţie de celule care formează un dreptunghi.
Dacă ştiţi să folosiţi domeniile de celule, puteţi să vă măriţi viteza de lucru. De exemplu, puteţi
să selectaţi un domeniu şi să îl folosiţi pentru a formata direct un alt grup de celule. Puteţi să
folosiţi un domeniu pentru a tipări numai celulele respective. Puteţi să folosiţi domeniile şi în
formule.
Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (coltul din stânga-sus şi cel din dreapta-
jos). De exemplu, domeniile prezentate în figura 9.1 sunt B4:G8, A10:G10 si G12.
39
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule
Anularea unei selecţii. Pentru a deselecta un grup, executaţi clic într-o celulă
oarecare din foaia de calcul.
Până în acest moment, aţi folosit adresele celulelor pentru a face referire la celulele respective.
Deşi este o metodă bună, adesea este mai comod să folosiţi denumiri mai uşor de recunoscut
pentru celule. De exemplu, să presupunem că vreţi să calculaţi venitul net prin scăderea
cheltuielilor (vezi lecţia 12). Puteţi să denumiţi VENIT celula care conţine venitul total, şi
CHELTUIELI celula care conţine totalul cheltuielilor. Puteţi apoi să determinaţi venitul net
folosind formula:
= VENIT – CHELTUIELI
Folosind pentru celule denumiri mai uşor de reţinut, formulele vor deveni mult mai logice şi mai
uşor de folosit. Denumind celulele, operaţiile de decupare, copiere şi mutare a blocurilor de
celule (conform explicaţiilor din lecţia 5) devin mult mai uşor de efectuat.
Pentru a denumi un domeniu de celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi domeniul de celule pe care vreţi să-1 denumiţi. Asiguraţi-vă că toate
celulele se găsesc în aceeaşi foaie de calcul. (Nu puteţi denumi celule şi domenii
de celule care se află în mai multe foi de calcul.)
• Executaţi clic pe caseta Name din stânga barei cu formule (vezi figura 9.2).
• Introduceţi numele domeniului folosind cel mult 255 de caractere. Denumirile
admise pot să conţină litere, cifre, puncte şi sublinieri, dar nu şi spaţii. De
asemenea, o cifră nu poate fi folosită ca prim caracter în denumirea unui domeniu.
• Apăsaţi tasta Enter.
• Pentru a vedea lista care conţine denumirile domeniilor, executaţi clic pe săgeata
de derulare a casetei Name (de pe bara de formule).
40
Lecţia 9. Utilizarea domeniilor de celule
Pentru a denumi un domeniu în alt mod, selectaţi-l, deschideţi meniul Insert, selectaţi Name,
apoi Define. Astfel veţi deschide caseta de dialog Define Name, prezentată în figura 9.3.
Introduceţi o denumire în caseta de text Names in Workbook şi executaţi clic pe OK.
Caseta Name
Domeniul selectat
Introduceţi aici o
denumire
Domeniul selectat
apare aici
41
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Eticheta Header/Footer
Eticheta Sheet
per inch – puncte pe inci); cu cât este mai mare această valoare, cu atât este mai bună
şi calitatea tipăririi.
• First Page Number Puteţi să stabiliţi pentru prima pagină, dacă doriţi, un număr
diferit de 1. Opţiunea Auto (prestabilită) stabileşte ca numerotarea paginilor să
înceapă cu 1, dacă tipărirea începe cu prima pagină, sau să înceapă numărătoarea cu
numărul corespunzător paginii care este tipărită prima.
2. Eticheta Margins
• Top, Bottom, Left, Right Puteţi să modificaţi valorile pentru toate marginile.
• Header, Footer. Puteţi să specificaţi la ce distanţă doriţi să fie tipărite antetul şi
subsolul faţă de marginea paginii. (Pentru a include un antet sau un subsol în registrul
de calcul trebuie să folosiţi eticheta Header/Footer.)
• Center on Page. Puteţi să centraţi datele registrului de calcul între marginile din
stânga şi din dreapta (Horizontally – pe orizontală) şi între marginile de sus şi de jos
(Vertically – pe verticală).
3. Eticheta Header/Footer
• Header, Footer Puteţi să introduceţi un antet (cum ar fi un titlu) care să apară la
începutul fiecărei pagini, sau un subsol (de exemplu, pentru numerotarea paginilor)
care să fie tipărit la sfârşitul fiecărei pagini.
• Custom Header Custom Footer Puteţi folosi butoanele Custom Header sau
Custom Footer spre a crea anteturi şi subsoluri pentru introducerea orei, a datei, a
denumirii foii de calcul de pe etichetă şi a denumirii fişierului care conţine registrul
de calcul.
4. Eticheta Sheet
• Print Area. Puteţi să tipăriţi un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie de calcul
indicând domeniul de celule pe care vreţi să-1 tipăriţi. Puteţi să scrieţi adresa
domeniului sau să executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog Box din dreapta
casetei de text, pentru a închide caseta de dialog Page Setup, şi să trageţi apoi mouse-
ul peste celule, pentru a le selecta. Dacă nu selectaţi o zonă de tipărit, Excel va tipări
fie întreaga foaie, fie întregul registru de calcul – în funcţie de opţiunile selectate în
eticheta Page.
Nu tipăriţi asta! În mod normal, dacă există o parte a foii de calcul pe care nu vreţi
să o tipăriţi, o puteţi evita selectând partea pe care vreţi să o tipăriţi şi tipărind numai
secţiunea respectivă. Însă, dacă datele pe care vreţi să le ascundeţi se află în zona de
tipărit, ce puteţi face? Într-un astfel de caz, puteţi să ascundeţi coloanele, rândurile
sau celulele respective, pentru a nu fi tipărite (vezi lecţia 2).
• Print Titles Dacă aveţi un rând sau o coloană de intrări care vreţi să fie repetate ca
titluri pe fiecare pagină, scrieţi grupul ce compune rândul sau coloana respectivă, sau
selectaţi-le cu mouse-ul (vezi lecţia 9).
• Print Îi puteţi spune programului cu exactitate cum doriţi să fie tipărite anumite
elemente ale registrului de calcul; de exemplu, dacă doriţi să fie tipărite liniile de
reţea (liniile care formează celulele); puteţi opta şi pentru tipărirea în alb-negru a unei
foi de calcul color.
• Page Order Puteţi să indicaţi cum să fie citite şi tipărite datele din foaia de calcul: în
secţiuni de sus în jos sau în secţiuni de la stânga la dreapta. În acest fel, Excel poate
stabili modul de tipărire a zonelor din afara suprafeţei care încape în pagină. De
exemplu, dacă unele coloane din dreapta nu încap pe prima pagină şi unele rânduri nu
mai încap la sfârşitul primei pagini, puteţi să specificaţi care va fi următoarea zonă ce
va fi tipărită.
Când terminaţi introducerea opţiunilor, executaţi clic pe butonul OK.
43
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Indicatorul mouse-ului
vă permite să măriţi o
parte a foii de calcul
44
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Selectaţi prima
Selectaţi numărul
pagină de tipărit
de exemplare pe
Selectaţi ultima care vreţi să le
pagină de tipărit tipăriţi
care vreţi să le
tipăriţi
45
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Figura 10.4 Pentru a întrerupe tipărirea unui document, folosiţi coada de aşteptare a
imprimantei.
Folosind opţiunea Print Area, îi indicaţi programului Excel ce parte din foaia de calcul vreţi să
tipăriţi. Această opţiune vă permite să delimitaţi un fragment ca pagină separată, şi să tipăriţi
acea pagină. Dacă fragmentul este prea mare pentru a încăpea într-o singură pagină, Excel îl
împarte în mai multe pagini. Dacă nu selectaţi o zonă de tipărit, Excel va tipări fie întreaga foaie,
fie întregul registru de calcul – în funcţie de opţiunile selectate în caseta de dialog Print.
Să includ sau să nu includ? Când hotărâţi care celule trebuie selectate pentru a
fi tipărite, aveţi grijă să nu includeţi în zona de tipărit titlul, subtitlul şi capetele
de coloană şi de rând.În caz contrar, Excel va tipări de două ori aceste etichete.
Puteţi să tipăriţi titlurile şi capetele de coloană şi de rând pe fiecare pagină,
efectuând paşii din secţiunea următoare, Tipărirea capetelor de coloană şi de
rând.
Pentru a selecta o zonă de tipărit şi a tipări foaia de calcul în acelaşi timp, efectuaţi paşii
următori:
• Deschideţi meniul File şi selectaţi Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de dialog
Page Setup.
• Executaţi clic pe eticheta Sheet pentru a vedea opţiunile pentru pagină.
• Executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Print Area.
Excel va micşora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.
• Selectaţi cu mouse-ul celulele pe care vreţi să le tipăriţi (vezi lecţia 9). După cum puteţi
vedea în figura 10.5, zona selectată va fi înconjurată de un chenar cu linie întreruptă, iar
referinţele absolute la celule pentru celulele respective au în dreptul lor simbolul
dolarului ($) în caseta de text Print Area. (Dacă vreţi să tipăriţi grupul de celule, nu
trebuie să includeţi simbolul $ în referinţele de celulă. Vezi lecţia 13, pentru informaţii
suplimentare legate de referinţele absolute la celule.)
• Executaţi clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni în caseta de dialog Page
Setup.
• Executaţi clic pe Print în caseta de dialog Page Setup pentru a deschide caseta de
dialog Print. Apoi, executaţi clic pe OK pentru a tipări foaia de calcul.
46
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Selectaţi cu mouse-ul
celulele dorite
Executaţi clic pe
pictograma
Collapse Dialog
pentru a reveni în
caseta de dialog
Când tipăriţi un registru de calcul, Excel stabileşte întreruperile de pagină în funcţie de formatul
hârtiei, de margini şi de zona selectată pentru tipărire. Pentru ca paginile să arate mai bine şi ca
întreruperile să fie făcute în mod logic, este util să evitaţi întreruperile automate de pagină şi să
folosiţi propriile întreruperi de pagină. Dar, înainte de a introduce întreruperi de pagină, încercaţi
următoarele variante:
• Stabiliţi lăţimile coloanelor individuale pentru a folosi cât mai optim spaţiul
(vezi lecţia 18).
• Puteţi să tipăriţi registrul de calcul pe orizontală (folosind orientarea
Landscape).
• Selectaţi valori mai mici pentru marginile din stânga, din dreapta, şi cele de
sus şi de jos.
Dacă, după ce aţi încercat aceste variante, va fi în continuare necesar să inseraţi întreruperi de
pagină, Excel vă oferă o opţiune pentru a vedea exact unde vor apărea întreruperile de pagină,
spre a le putea modifica. Efectuaţi paşii următori:
1. Deschideţi meniul View şi selectaţi Page Break Preview.
2. Dacă pe ecran apare un mesaj, executaţi clic pe OK. Foaia de calcul va fi afişată cu
întreruperi de pagină, ca în figura 10.6.
3. Pentru a muta o întrerupere de pagină, trageţi linia întreruptă în poziţia dorită. Pentru
a şterge o întrerupere de pagină, scoateţi-o în afara ecranului.
Pentru a insera o întrerupere de pagină, intraţi în prima celulă din coloană, la dreapta punctului
în care vreţi să fie inserată întreruperea de pagină, sau pe rândul situat sub acesta. De exemplu,
pentru a insera o întrerupere de pagină între rândurile 24 şi 25, intraţi în celula A25. Deschideţi
meniul Insert şi selectaţi Page Break. La stânga coloanei selectate sau deasupra rândului
47
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
Trageţi întreruperea de
pagină, pentru a o muta
48
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
• Pentru a tipări foaia de calcul, executaţi clic pe Print; se va deschide caseta de dialog
Print. Apoi, executaţi clic pe OK.
Executaţi clic aici pentru a reveni în caseta de dialog Page Setup
Selectaţi cu mouse-ul
capetele de coloană
care vreţi să fie
repetate
Figura 10.7 Specificaţi capetele de coloană care vreţi să fie tipărite pe fiecare pagină.
Selectaţi cu atenţie zona de tipărit. Dacă selectaţi rânduri sau coloane care
trebuie repetate, iar acele rânduri sau coloane fac parte din zona de tipărit, ele vor
fi tipărite de doua ori. Pentru a rezolva o astfel de problemă, selectaţi din nou zona
de tipărit, lăsând în afara selecţiei rândurile sau coloanele care vreţi să fie repetate.
Pentru informaţii suplimentare, vezi secţiunea prezentată mai devreme în această
lecţie – Selectarea unei zone de tipărit.
49
Lecţia 10. Tipărirea unui registru de calcul
50
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor
Inserarea celulelor
Uneori trebuie să înseraţi informaţii într-o foaie de calcul, printre alte date existente. Folosind
comanda Insert, puteţi să înseraţi una sau mai multe celule, sau chiar rânduri şi coloane întregi.
Deplasarea celulelor. Inserarea celulelor printre alte date existente va genera
deplasarea cu un rând mai jos, sau în coloana alăturată, a datelor existente în
celule. Dacă foaia de calcul conţine formule cu referiri la conţinutul celulelor
deplasate, prin această operaţie ar putea fi afectate calculele. Aveţi grijă să
controlaţi toate formulele care ar putea fi afectate.
Pentru a insera o singură celulă, sau un grup de celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celulele în care vreţi să fie inserate noile celule. Excel va insera acelaşi
număr de celule, câte veţi selecta.
• Deschideţi meniul Insert şi selectaţi Cells. Pe ecran va apărea caseta de dialog Insert,
ca în figura 11.1.
• Selectaţi Shift Cells Right sau Shift Cells Down.
• Executaţi clic pe OK. Excel va insera celulele şi va deplasa datele în celelalte celule
din direcţia indicată.
Combinarea celulelor
În Excel 97 puteţi să uniţi datele dintr-o celulă cu alte celule, pentru a forma una singură, care
poate fi utilizată mai uşor. Această operaţie este foarte utilă mai ales atunci când creaţi un titlu
decorativ, plasat la începutul foii de calcul (vezi figura 11.2, unde este prezentat un exemplu). În
cadrul unei astfel de celule, puteţi să schimbaţi rapid fontul, mărimea lui, culoarea şi tipul de
chenar pentru titlu.
Pentru a crea un titlu folosind celule combinate, efectuaţi paşii următori:
• Scrieţi titlul în celula din colţul din stânga-sus al domeniului de celule pe care
vreţi să-1 folosiţi drept cap de tabel. Dacă aveţi un titlu care se întinde pe mai
51
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor
O singură celulă
Marcaj de
completare
Selectaţi acestă
opţiune
Eliminarea celulelor
În lecţia 5, aţi învăţat cum să eliminaţi conţinutul şi atributele de formatare din celulele selectate.
Prin această operaţie nu se elimina decât ceea ce se află în celule. Dar, uneori poate fi necesar să
eliminaţi complet celulele. Dacă o faceţi, Excel le elimina pe acestea şi le deplasează în mod
corespunzător pe cele alăturate, pentru a umple golul.
Dacă doriţi să eliminaţi complet nişte celule, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi domeniul de celule pe care vreţi să îl eliminaţi.
• Deschideţi meniul Edit şi selectaţi Delete. Pe ecran va apărea caseta de dialog Delete.
• Selectaţi opţiunea Delete: Shift Cells Left (deplasarea celulelor la stânga) sau Shift
Cells Up (deplasarea celulelor la dreapta).
• Executaţi clic pe OK.
52
Lecţia 11.Inserarea şi eliminarea celulelor, a rândurilor şi a coloanelor
• Pentru a insera un singur rând sau o singură coloană, selectaţi celula în stânga
căreia vreţi să inseraţi o coloană, sau deasupra căreia vreţi să inseraţi un rând.
• Pentru a insera mai multe coloane sau rânduri, selectaţi numărul de coloane sau
rânduri pe care vreţi să le inseraţi. Pentru a insera coloane, trageţi literele
corespunzătoare coloanelor în partea de jos a foii de calcul. Pentru a insera rânduri,
trageţi numerele corespunzătoare rândurilor. De exemplu, selectaţi trei litere de
coloane sau numere de rânduri pentru a insera trei rânduri sau trei coloane.
• Deschideţi meniul Insert.
• Selectaţi Rows sau Columns. Excel va insera rândurile sau coloanele, şi va deplasa
rândurile adiacente în jos, sau coloanele adiacente la dreapta. Rândurile sau coloanele
introduse conţin aceleaşi atribute de formatare ca şi celulele pe care le-aţi selectat la
pasul 1. În figura 11.3 este prezentat un model de foaie de calcul, aşa cum arata ea
înainte şi după inserarea a două rânduri.
Înainte de
inserarea
celor rânduri
După
inserarea
celor rânduri
53
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor
Ce este o formulă?
Formulele sunt folosite în foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de
dumneavoastră. Cu ajutorul formulelor puteţi să efectuaţi operaţii de adunare, scădere, înmulţire
şi împărţire, folosind valorile din diferite celule.
Formulele sunt formate, de regulă, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, şi un
operator matematic, cum ar fi + (adunare), – (scădere), * (înmulţire) sau / (împărţire). De
exemplu, dacă doriţi să calculaţi media a trei valori aflate în celulele A1, B1 şi C1, introduceţi în
celula în care vreţi să apară rezultatul următoarea formulă:
=(A1+B1+C1)/3
Respectaţi regulile Orice formulă trebuie să înceapă cu semnul egal (=).
În figura 12.1 sunt prezentate diferite formule, împreună cu funcţiile lor. Analizaţi formulele
respective şi rezultatele lor. În tabelul 12.1 este o listă cu operatorii matematici pe care îi puteţi
folosi pentru a crea formule.
= D8 + D9 + D10 pentru
venitul total pe luna martie
Figura 12.1 Introduceţi formula în celula în care vreţi să apară valoarea finală
54
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor
Ordinea operaţiilor
Introducerea formulelor
Puteţi să introduceţi formulele fie de la tastatură, fie selectând referinţele la celule. Pentru a
introduce formula de la tastatură, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să apară rezultatul formulei.
• Scrieţi semnul egal (=).
• Scrieţi formula. Ea va apărea pe bara de formule.
• Apăsaţi tasta Enter sau executaţi clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar
Excel va calcula rezultatul.
Formulă nedorită. Dacă începeţi să introduceţi o formulă, iar apoi constataţi că nu
vreţi să o folosiţi, puteţi reveni asupra deciziei apăsând tasta Esc, sau executând clic pe
butonul Cancel.
Denumiţi celula. Dacă veţi folosi o anumită celulă în mai multe formule, aţi putea
să-i puneţi un nume – de exemplu “Venit”. Pe urmă veţi putea folosi numele celulei
în formulă, ca în =Venit+S12.50. Pentru a denumi o celulă, folosiţi comanda Insert,
Name, Define.
Pentru a introduce o formulă selectând referinţe celulelor, efectuaţi paşii următori:
• Selectaţi celula în care vreţi să apară rezultatul formulei
• Scrieţi semnul egal (=).
55
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor
• Executaţi clic pe celula cu adresa care vreţi să apară prima în formulă. Adresa
celulei respective va apărea pe bara de formule.
Caracteristică nouă. Puteţi să includeţi o referire la o celulă din altă foaie de calcul deschizând
foaia respectivă şi executând clic pe celula în cauză. Pentru a face o referire la o celulă din alt
registru de calcul, deschideţ-I şi executaţi clic pe celulă. În Excel 97, puteţi chiar să faceţi o
referire la un registru de calcul aflat în Internet sau în intranet, dacă doriţi.
• Introduceţi un operator matematic după valoare, pentru a indica următoarea
operaţie. Operatorul va apărea pe bara de formule.
• Continuaţi să selectaţi celule şi să introduceţi operatorii matematici, până când
terminaţi de introdus formula.
• Apăsaţi tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operaţia.
Greşeală! În cazul în care intr-o celulă apare mesajul ERR, verificaţi dacă nu aţi
făcut una din următoarele greşeli, care apar foarte frecvent: împărţire la zero,
folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celulă goală, dacă nu aţi şters o
celulă inclusă într-o formulă, sau dacă nu aţi inclus o referinţă la celula în care
apare rezultatul.
Formule în limbaj obişnuit Excel 97 vă permite acum să faceţi referiri la
capetele de rând şi de coloană în cadrul formulelor. De exemplu, dacă aveţi o
foaie de calcul în care capetele de rând sunt ”Încasări”, ”Cheltuieli” şi ”Profit”, iar
capetele fiecărei coloane reprezentau lunile, puteţi introduce formula de genul
= Jan Profit + Feb Profit sau = Încasări - Cheltuieli.
Domeniul de
celule selectate
56
Lecţia 12. Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor
Unde e bara de stare? Dacă bara de stare nu este vizibila pe ecran, o puteţi afişa
deschizând meniul View şi executând clic pe Status Bar.
Afişarea formulelor
În mod normal, Excel nu afişează în celulă formula propriu-zisă, ci rezultatul calculului. Puteţi
totuşi să vedeţi formula selectând celula şi citind-o pe bara de formule. Dar, dacă vreţi să
revizuiţi formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu dacă le-aţi putea vedea pe
toate deodată (sau să le tipăriţi). Dacă doriţi să vedeţi formulele dintr-o foaie de calcul, efectuaţi
paşii următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Options.
• Executaţi clic pe eticheta View.
• În secţiunea Window Options, executaţi clic în caseta de validare Formulas
pentru a o selecta.
• Executaţi clic pe OK.
Editarea formulelor
Editarea unei formule se face la fel ca şi în cazul oricărei alte intrări din Excel. Iată în continuare
paşii pe care trebuie să îi efectuaţi:
• Selectaţi celula ce conţine formula pe care vreţi să o editaţi.
• Executaţi clic pe bara de formule şi apăsaţi tasta F2 pentru a intra în modul
Edit.
Editare rapidă a celulei Pentru a edita rapid conţinutul unei celule, executaţi dublu
clic pe ea. Punctul de inserare va apărea în interiorul celulei, astfel că puteţi să faceţi
modificările necesare.
• Apăsaţi tasta cu săgeata spre stânga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de
inserare. Folosiţi apoi tasta Backspace pentru a şterge caracterele din stânga,
sau tasta Delete pentru a şterge caracterele din dreapta. Apoi, puteţi să
introduceţi şi alte caractere.
• Când terminaţi editarea datelor, executaţi clic pe butonul Enter de pe bara de
formule, sau apăsaţi tasta Enter pentru a accepta modificările.
Un alt mod de a edita formulele este să executaţi clic pe butonul Edit Formula de pe bara de
formule. În acest caz, bara de formule se măreşte pentru a vă oferi ajutor. Efectuaţi modificările
în formulă, apoi executaţi clic pe OK.
În această lecţie aţi învăţat să introduceţi şi să editaţi formule. În lecţia următoare veţi afla cum
puteţi copia formule, veţi vedea când trebuie să folosiţi adresele relative şi cele absolute ale
celulelor, şi când să reconfiguraţi parametrii din Excel pentru calcularea formulelor din foaia de
calcul.
57
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să copiaţi formule, să folosiţi referinţele relative şi absolute la celule
şi să modificaţi parametrii de calcul.
Copierea formulelor
Când copiaţi o formulă, aceasta este adaptată pentru a corespunde poziţiei celulei în care va fi
copiată. De exemplu, dacă copiaţi formula =C2+C3 din celula C4 în celula D4, aceasta este
adaptată pentru coloana D, devenind =D2+D3. Astfel, puteţi să copiaţi formule similare (cum ar
fi totalurile pentru un grup de obiecte comercializate) într-un domeniu de celule.
Puteţi să copiaţi formulele folosind butoanele Copy şi Paste (vezi lecţia 5), dar următoarea
metodă este mai rapidă:
• Executaţi clic pe celula ce conţine formula pe care vreţi să o copiaţi.
• Ţineţi apăsată tasta Ctrl şi trageţi chenarul celulei în celula în care vreţi să copiaţi formula.
• Eliberaţi butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula în noua poziţie.
Dacă doriţi să copiaţi o formulă într-un domeniu de celule alăturat, efectuaţi paşii următori:
• Executaţi clic pe celula ce conţine formula pe care vreţi să o copiaţi.
• Plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de completare.
• Trageţi marcajul de completare peste celulele în care vreţi să copiaţi formula.
Copiere rapidă. Dacă doriţi vreodată să introduceţi aceeaşi formula într-un domeniu
de celule, selectaţi-l mai întâi. Apoi, scrieţi formula în prima celulă din grup şi apăsaţi
Ctrl+Enter.
S-a produs o eroare? Dacă la copierea unei formule s-a produs o eroare, verificaţi
referinţele celulei din formula copiată. Citiţi paragraful următor, Utilizarea
adreselor relative şi absolute ale celulelor, pentru informaţii suplimentare.
Când copiaţi o formulă dintr-o foaie de calcul în alta, Excel adaptează referinţele celulei din
formule în funcţie de noua poziţie în foaia de calcul. De exemplu, dacă celula B8 conţine
formula =B2+B3+B4+B5+B6, care reprezintă totalul cheltuielilor pe luna ianuarie. Dacă o
copiaţi în celula C8 (pentru a calcula totalul cheltuielilor pe luna februarie), Excel va transforma
automat formula în =C2+C3+C4+C5+C6.
Referinţele celulelor
sunt adaptate pentru
coloana C
Figura 13.1 Excel adaptează referinţele celulelor când copiaţi formulele în alte celule.
58
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea
Excel recalculează formulele din foaia de calcul de fiecare dată când editaţi o valoare dintr-o
celulă. Într-o foaie de calcul mai mare este mai bine, însă, ca Excel să nu recalculeze până când
nu faceţi toate modificările. De exemplu, dacă introduceţi foarte multe modificări într-o foaie de
calcul care conţine multe formule, puteţi să micşoraţi timpul de reacţie trecând de la recalcularea
automată la cea manuală. Pentru a schimba parametrii de recalculare, efectuaţi paşii următori:
• Deschideţi meniul Tools şi selectaţi Options.
• Executaţi clic pe eticheta Calculation pentru a vedea opţiunile din figura 13.2.
• Selectaţi una din următoarele opţiuni:
Automatic Acesta este opţiunea prestabilită. Ea recalculează întregul registru de calcul, de
fiecare dată când editaţi sau introduceţi o formulă.
Automatic Except Tables Aceasta recalculează automat totul, mai puţin formulele din
tabele.
Manual Această opţiune îi cere programului să recalculeze numai când îi spuneţi
dumneavoastră. Pentru a recalcula, apăsaţi tasta F9 sau selectaţi comanda Tools, Options,
Calculation şi executaţi clic pe butonul Calc Now. Când este selectată această opţiune,
puteţi să dezactivaţi sau să activaţi opţiunea Recalculate Before Save (recalculare înaintea
salvării).
• Executaţi clic pe OK.
59
Lecţia 13. Copierea formulelor şi recalcularea
Opţiuni de calcul
60
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să efectuaţi calcu1e cu funcţii şi să folosiţi vrăjitorul Function
Wizard din Excel, pentru a insera rapid funcţii în celule.
Ce sunt funcţiile?
Funcţiile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operaţii cu
un grup specificat de valori. De exemplu, pentru a calcula suma unei serii de numere din celulele
Al – H1, puteţi folosi funcţia =SUM(A1:Hl) în loc să introduceţi formula =Al+B1+Cl şi aşa mai
departe. Funcţiile pot folosi referinţe la domenii de celule (cum ar fi Bl:B3), denumiri de
domenii (de exemplu VÂNZĂRI) sau valori numerice (de exemplu 585.86).
Orice funcţie este formată din următoarele trei elemente:
• Semnul = arată că ceea ce urmează este o funcţie (o formulă).
• Denumirea funcţiei, de exemplu SUM, arată ce operaţie va fi efectuată.
• Argumentul, cum ar fi (Al:H1), indică adresele celulelor cu valorile afectate de funcţie.
Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi şi mult mai complex.
Puteţi să introduceţi funcţiile fie scriindu-le în celule, fie cu ajutorul vrăjitorului Function
Wizard, după cum veţi vedea în această lecţie.
În tabelul 14.1 sunt prezentate funcţiile Excel pe care le veţi folosi cel mai des.
61
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii
Excel în reţeaua Web 0 nouă funcţie, =HYPERLINK(), este folosită pentru crearea de legături
cu siturile Web – plasate direct în foaia de calcul. De exemplu,
=HYPERLINK(http://www.microsoft.com,”Visit Microsoft”) va afişa cuvintele ”Visit
Microsoft” într-o celulă. Când utilizatorul execută clic pe celulă, este conectat la pagina sursa
Microsoft. Puteţi să folosiţi această facilitate şi pentru legarea la foi de calcul din reţeaua intranet
a firmei la care lucraţi.
Deoarece Sum este una dintre funcţiile cel mai frecvent folosite, Excel vă oferă o metodă
introducere rapidă – executaţi clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard.
Pornind de la celula selectată în acel moment, AutoSum ”ghiceşte” care sunt celulele pe care
vreţi să însumaţi. Dacă AutoSum selectează greşit un grup de celule, puteţi să editaţi selecţia
respectivă.
Însumare rapidă Pentru a insera rapid funcţia de însumare, selectaţi celula în care
vreţi să fie inserată suma şi executaţi dublu clic pe butonul AutoSum de pe bara cu
instrumente standard. Când executaţi dublu clic pe butonul AutoSum, evitaţi pasul în
care Excel afişează în celulă formula SUM şi argumentele acesteia. În schimb, veţi
vedea totalul în celulă şi formula SUM pe bara de formule. Problema legată de
utilizarea acestei metode este faptul că nu aveţi posibilitatea să ”ghiciţi” grupul de
celule folosit de AutoSum pentru însumare.
62
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii
AutoSum selectează un
grup de celule de deasupra
sau din stânga celulei
selectate
Figura 14.1 AutoSum inserează funcţia SUM şi selectează celulele pentru însumare.
Unde este bara de atare? Dacă bara de stare nu este afişată, deschideţi meniul
View şi executaţi clic pe Status Bar, pentru a o activa.
63
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii
Secţiunea
AutoCalculate
Ce rol are această funcţie? Dacă vreţi să aflaţi mai multe lucruri despre o anumită funcţie,
executaţi clic pe butonul Help din Formula Palette. Când apare Office Assistant pe ecran,
executaţi clic pe Help with the Feature. Pe urmă, executaţi clic pe Help on Selected Function.
64
Lecţia 14. Efectuarea calculelor cu funcţii
Lista Functions
Butonul Edit
Formula
Formula Palette
Butonul
Collapse Dialog
Pentru a edita o funcţie, executaţi clic pe butonul Edit Formula. Pe ecran va apărea Formula
Palette. Dacă este cazul, modificaţi argumentele şi executaţi clic pe OK.
În această lecţie aţi învăţat câteva noţiuni generale legate de utilizarea funcţiilor, şi aţi învăţat
cum să folosiţi vrăjitorul Function Wizard pentru a introduce rapid funcţii. De asemenea, aţi
văzut cum puteţi calcula rapid suma pentru o serie de numere cu ajutorul funcţiei AutoSum şi
cum să verificaţi suma numerelor cu AutoCalculate. În lecţia următoare veţi învăţa să formataţi
valorile în foaia de calcul.
65
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor
Formatarea valorilor
Valorile numerice, în general, sunt mai mult decât simple numere. Ele reprezintă o valoare
monetară, o dată, un procent, sau o valoare de orice altă natură. Excel oferă o paletă largă de
formate numerice, care sunt prezentate în tabelul 15.1.
Tabelul 15.1 Formatele numerice din Excel
Format numeric Exemple Descriere
General 10.6 Excel afişează valoarea aşa
$456,908.00 cum o introduceţi. Cu alte
cuvinte, acest format afişează
simbolurile pentru valută sau
procent numai dacă le
introduceţi dumneavoastră.
Number 3400.50 Formatul prestabilit Number
( – 120.39) are două zecimale. Numerele
negative apar scrise cu roşu şi
între paranteze, precedate de
semnul minus.
Currency $3,400.50 Formatul prestabilit Currency
(Valută) ($3,400.50) are două zecimale şi simbolul
dolarului. Numerele negative
apar scrise cu roşu şi între
paranteze.
Accounting $3,400.00 Puteţi folosi acest format
(Contabilitate) $978.21 pentru a alinia simbolul
dolarului şi zecimalele în
coloană. Formatul Accounting
prestabilit conţine două
zecimale şi simbolul pentru
dolar.
Date 11/7 Formatul Date prestabilit
(Dată) cuprinde luna şi ziua separate
de o bară oblică (/); puteţi să
selectaţi însă şi un alt format
din cele disponibile.
Time 10:00 Formatul Time prestabilit
(Ora) conţine ora şi minutele
separate de două puncte; puteţi
opta însă şi pentru afişarea
secundelor, sau a particulelor
AM sau PM.
66
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor
67
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor
În caseta Sample
puteţi vedea cum va
arăta un număr în
Selectaţi o formatul selectat
categorie
Efectuaţi
modificările
necesare
Figura 15.1 Caseta de dialog Format Cells având afişată eticheta Number.
• Executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter. Excel va reformata celulele selectate
conform opţiunilor alese de dumneavoastră.
Eliminarea atributelor de formatare. Dacă doriţi să eliminaţi un format
numeric dintr-o celulă (şi să reveniţi la formatul General), selectaţi celulele ale
căror atribute de formatare doriţi să le eliminaţi, deschideţi meniul Edit, selectaţi
Clear, apoi Formats.
Pentru a folosi unul dintre aceste butoane, selectaţi celula pe care vreţi să o formataţi, apoi
68
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor
executaţi clic pe butonul dorit. Puteţi să schimbaţi formatul numeric al unei celule şi folosind
meniul de comenzi rapide; selectaţi celula, executaţi clic cu butonul din dreapta pentru a
deschide meniul de comenzi rapide, apoi selectaţi Format Cells.
Dar eu am introdus altă dată! Dacă introduceţi o dată într-o celula formatată cu
formatul Number, data va apărea ca număr. În cazul formatului Number, Excel
converteşte data într-o valoare numerică, ce reprezintă numărul de zile dintre 1
ianuarie 1900 şi data introdusă. De exemplu, 01/01/1900 este egal cu 1, iar
12/31/1900 este egal cu 366 (1900 a fost an bisect). Pentru a rezolva problema,
schimbaţi formatul celulei din Number în Date, apoi selectaţi tipul de dată.
Caracteristică nouă. Dacă doriţi să selectaţi celule după anumite criterii – de exemplu toate
valorile care sunt mai mari de 1000 – folosiţi formatarea condiţionată. Pentru informaţii
suplimentare, citiţi lecţia 17.
Puteţi să introduceţi formatul pentru valorile pozitive şi negative, împreuna cu valorile zero şi
textul. Separaţi formatele prin punct şi virgulă, ca în acest exemplu:
##. #0; [MAGENTA]-##.%; [GREEN]0.00;@
În acest exemplu de format, numerele pozitive introduse într-o celulă sunt afişate cu două
zecimale (dacă este cazul, programul adaugă un zero pentru a completa cele două zecimale).
Numerele negative sunt precedate de un semn minus ( – ) scris cu magenta. Valorile egale cu
69
Lecţia 15. Schimbarea formatului numerelor
zero sunt afişate ca 0.00, cu verde. În aceste celule poate fi folosit şi text, conform indicaţiei
finale (@). Dacă nu includeţi formatul pentru text, nici un text pe care îl introduceţi în celulă nu
va fi afişat deloc. Dacă doriţi să adăugaţi un anumit cuvânt, sau anumite cuvinte înaintea textului
introdus într-o celulă, plasaţi cuvântul (cuvintele) între ghilimele, ca în ”Acct.Code:”@.
În această lecţie aţi învăţat să formataţi numerele şi să creaţi formate proprii pentru acestea. În
lecţia următoare veţi învăţa să formataţi text.
70
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect
71
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect
Puteţi să schimbaţi aspectul textului folosind caseta de dialog Format Cells. Iată ce trebuie să
faceţi:
• Selectaţi celula sau domeniul de celule ce conţine textul pe care doriţi să-1 formataţi.
• Deschideţi meniul Format şi selectati Cells, sau apăsaţi Ctrl+1. (Puteţi şi să executaţi
clic cu butonul din dreapta pe celulele selectate, şi pe Format Cells din meniul de
comenzi rapide.)
• Executaţi clic pe eticheta Font şi veţi vedea opţiunile disponibile, ca in figura 16.2.
• Selectaţi opţiunile dorite.
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Excel foloseşte fontul prestabilit pentru afişarea textului pe care îl introduceţi. Pentru a schimba
fontul prestabilit, selectaţi propriile preferinţe din eticheta Font şi executaţi clic pe opţiunea
Normal Font. Când executaţi clic pe butonul OK, Excel va folosi ca font prestabilit opţiunile
selectate de dumneavoastră.
Figura 16.2 Caseta de dialog Format Cells cu având afişată secţiunea Font.
Comenzi rapide pentru fonturi Puteţi să aplicaţi rapid anumite atribute folosind
comenzile rapide lansate de la tastatură. Mai întâi, selectaţi celula (celulele), apoi
apăsaţi Ctrl+B pentru aldine, Ctrl+I pentru italic, Ctrl+U pentru subliniere cu o
singură linie (stilul Accounting) sau Ctrl+S pentru tăiere (strikethrough).
72
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect
Figura 16.3 Folosiţi bara cu instrumente de formatare pentru a modifica rapid atribute ale
textului.
73
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect
1. Alegeţi dintre următoarele opţiuni şi grupuri de opţiuni pentru a stabili modul de aliniere:
Cu Horizontal puteţi specifica alinierea la stânga /dreapta în celule. (Opţiunea Center
Across centrează titlul sau alt text în domeniul de celule.)
Cu Vertical puteţi specifica modul în care vreţi să aliniaţi textul pe verticală în celulă.
Cu Orientation puteţi să rotiţi textul cu 90 de grade sau să îl tipăriţi de sus în jos (nu de la
stânga la dreapta). Aceasta opţiune este nouă in Excel 97.
Wrap Text îi cere programului să despartă rândurile lungi de text introduse în celulă, fără
să modifice lăţimea celulei. (În mod normal, Excel afişează întregul text dintr-o celulă pe
un singur rând.)
Shrink to Fit adaptează fontul textului la lăţimea celulei curente. Dacă se modifică
lăţimea celulei, mărimea fontului creşte sau scade în mod corespunzător.
Merge Cells uneşte mai multe celule, formând una singură. Toate datele sunt plasate în
continuare, cu excepţia celulei din colţul din stânga-sus al grupului de celule selectate.
2. Executaţi clic pe OK, sau apăsaţi tasta Enter.
74
Lecţia 16. Daţi-i textului un nou aspect
În această lecţie aţi învăţat cum puteţi personaliza formatarea textului pentru a obţine aspectul
dorit de dumneavoastră. În lecţia următoare veţi învăţa să adăugaţi chenare şi culori în celulele
din foaia de calcul.
75
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor
Obiectivele lecţiei:
În această lecţie veţi învăţa să adăugaţi atribute estetice la foaia de calcul prin intermediul
chenarelor şi a culorilor de fundal.
Selectaţi un stil de
chenar
Selectaţi poziţia
chenarului Selectaţi o culoare
pentru chenar
Figura 17.1 Selectaţi opţiunile pentru chenar din caseta de dialog Format Cells.
• Selectaţi poziţia dorită, stilul (grosimea liniei) şi culoarea chenarului. Puteţi să
executaţi clic chiar în interiorul casetei Border, sau puteţi executa clic pe un buton
pentru un model de chenar prestabilit.
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Ascunderea liniilor de reţea Când adăugaţi chenare într-o foaie de calcul, poate fi
nevoie să ascundeţi liniile de reţea pentru a avea o imagine mai bună asupra
modului în care vor apărea chenarele la tipărire. Deschideţi meniul Tools, selectaţi
Options, executaţi clic pe eticheta View şi selectaţi Gridlines pentru a elimina
76
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor
Culoare de baza
introdusă ca fundal
Culoare de fundal
de tip textură
77
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor
• Când sunteţi satisfăcut de rezultat, executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Selectaţi o culoare de
fundal generala pentru
celula selectată
78
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor
Opţiunile pentru
Executaţi clic pe
formatare pe care le
butonul Options pentru
puteti dezactiva
a vedea elementele care
(aceste opţiuni apar
constituie atributele de
după ce executaţi
formatare ale tabelului
clic pe butonul
selectat
Options)
Figura 17.4 Folosiţi caseta de dialog AutoFormat pentru a selecta un format preconfigurat.
79
Lecţia 17. Adăugarea unor chenare şi culori în fundalul celulelor
80
Lectia 18. Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor
Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi vedea cum puteţi modifica lăţimea coloanelor şi înălţimea rândurilor
pentru a folosi optim spaţiul foii de calcul. Puteţi să faceţi aceste modificări manual, sau puteţi
lăsa programul să facă acest lucru în locul dumneavoastră, cu ajutorul facilitaţii AutoFit.
Iată cum puteţi să modificaţi înălţimea rândurilor sau lăţimea coloanelor, cu ajutorul mouse-ului:
1. Pentru a modifica înălţimea unui singur rând, sau lăţimea unei singure coloane, treceţi la
pasul 2. Pentru a modifica înălţimea mai multor rânduri sau lăţimea mai multor coloane, mai
întâi trebuie să selectaţi capetele de rând sau coloana corespunzătoare, cu ajutorul mouse-
ului.
2. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe capul unui rând sau al unei coloane, ca în figura 18.1.
(Folosiţi latura din dreapta a chenarului capului de coloană, pentru a modifica lăţimea
coloanei; folosiţi latura de jos a chenarului capului de rând, pentru a modifica înălţimea
rândului.)
Trăgând latura din dreapta
a chenarului coloanei A,
puteţi modifica lăţimea
acestei coloane
Figura 18.1 Indicatorul mouse-ului ia forma unei săgeţi cu două vârfuri atunci când îl plasaţi
pe chenarul capului de rând sau de coloană.
3. Trageţi chenarul până când obţineţi dimensiunile dorite.
4. Eliberaţi butonul mouse-ului, iar Excel va adapta înălţimea rândului sau lăţimea coloanei.
81
Lectia 18. Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor
Modificarea cu ajutorul funcţiei AutoFit Pentru a lăţi automat o coloana astfel încât
să cuprindă cea mai lungă intrare, folosind în acest scop facilitatea AutoFit din Excel,
executaţi dublu clic pe latura din dreapta a chenarului capului de coloană. Pentru a
mări înălţimea unui rând corespunzător intrării cu fontul cel mai mare, executaţi dublu
clic pe latura de jos a chenarului capului de rând. Pentru a modifica simultan mai
multe coloane sau rânduri, selectaţi capetele corespunzătoare cu mouse-ul, apoi
executaţi dublu clic pe latura chenarului aflat la limita inferioară sau în extrema
dreaptă.
În configuraţia prestabilită, Excel face ca rândul să fie ceva mai înalt decât cel mai înalt caracter
din rândul respectiv. De exemplu, dacă cel mai înalt font are 10 puncte, Excel creează un rând cu
înălţimea de 12,75 puncte. Puteţi folosi meniul Format pentru a modifica manual înălţimea
rândului:
• Selectaţi rândul (rândurile) pentru care doriţi să modificaţi înălţimea. (Pentru a modifica
înălţimea unui singur rând, selectaţi o celulă din rândul respectiv.)
• Deschideţi meniul Format, selectaţi Row, apoi selectaţi Height. Pe ecran va apărea
caseta de dialog Row Height, ca în figura 18.3.
• Introduceţi înălţimea dorită (în puncte).
• Executaţi clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter pentru a aplica modificarea în foaia de
calcul.
În această lecţie aţi învăţat să modificaţi înălţimea rândurilor şi lăţimea coloanelor. În lecţia
următoare veţi învăţa să creaţi diagrame.
82
Lecţia 19. Crearea diagramelor
Obiectivele lecţiei
În această lecţie veţi învăţa să creaţi diagrame, pentru a reprezenta grafic datele din foaia de
calcul.
Tipuri de diagrame
În Excel puteţi să creaţi diferite tipuri de diagrame. În figura 19.1 sunt prezentate câteva dintre
cele mai obişnuite. Tipul pe care îl veţi alege depinde de datele ce trebuie să fie reprezentate şi
de modul în care vreţi să fie reprezentate acestea. Iată principalele tipuri de diagrame şi
destinaţia lor:
Pie (circulară) Folosiţi acest tip pentru a reprezenta relaţia dintre părţile unui întreg.
Bar (bară) Folosiţi acest tip pentru compararea valorilor într-un anumit moment.
Column (coloană) La fel ca diagrama de tip bară, o puteţi folosi pentru evidenţierea diferenţelor
dintre elemente.
Line (linie) Folosiţi acest tip pentru a sublinia tendinţele de evoluţie şi variaţia valorilor în timp.
Scatter (prin puncte) La fel ca diagrama liniară; folosiţi acest tip pentru a sublinia diferenţa
dintre două seturi de valori.
Area (zonală) La fel ca diagrama liniară; folosiţi acest tip pentru a sublinia amploarea variaţiei
valorilor în timp.
Caracteristică nouă Excel 97 oferă multe tipuri de diagrame noi, astfel că aveţi şanse să găsiţi
una potrivită pentru ceea ce doriţi să demonstraţi.
Terminologie specifică
83
Lecţia 19. Crearea diagramelor
Diagrama
circulara
Diagrama de tip
Diagrama linie
zonala
Puteţi să creaţi diagrame ca parte a unei foi de calcul (o diagramă înglobată) sau independent,
într-o foaie de calcul separată. În cazul în care creaţi o diagramă înglobată, ea va fi tipărită
împreună cu datele din foaia de calcul, pe când o diagramă independentă poate fi tipărită separat.
Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le reprezintă, astfel
încât, atunci când modificaţi datele, diagrama este actualizată automat.
Butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard vă permite să creaţi rapid o diagramă.
Pentru a folosi butonul Chart Wizard, efectuaţi paşii următori:
1. Selectaţi datele pe care vreţi să le reprezentaţi în diagramă. Dacă aţi introdus nume sau alte
denumiri (de exemplu, Trim.1, Trim.2 etc.) şi vreţi ca acestea să fie şi ele incluse în
diagramă, aveţi grijă să le selectaţi şi pe ele.
2. Executaţi clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard.
3. Pe ecran va apărea caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4, ca în figura 19.2. Selectaţi un
tip de diagramă din caseta Chart Type şi un subtip (o variantă a tipului de diagramă selectat)
din caseta Chart Sub-Type. Executaţi clic pe Next >.
84
Lecţia 19. Crearea diagramelor
4. Veţi fi întrebat dacă domeniul selectat este corect. Puteţi să modificaţi domeniul selectat
scriind un alt domeniu, sau executând clic pe butonul Collapse Dialog (aflat la capătul din
dreapta al casetei de text Data Range) şi selectând domeniul pe care vreţi să-1 folosiţi.
Selectaţi un tip de
diagrama Selectaţi un subtip
Revenire la pasul
Salt la pasul următor
anterior
Figura 19.2 În caseta Chart Wizard vi se cere să alegeţi tipul de diagramă dorit.
Crearea rapidă a unei diagrame Pentru a crea rapid o diagramă, selectaţi datele pe
care vreţi să le folosiţi, şi apăsaţi tasta F11. Excel va crea o diagramă pe coloane
(tipul de diagramă prestabilit), într-o foaie separată. Puteţi să deschideţi foaia
respectivă, să selectaţi diagrama şi să o modificaţi aşa cum doriţi.
85
Lecţia 19. Crearea diagramelor
86
Lecţia 19. Crearea diagramelor
Salvarea diagramelor
Diagramele pe care le creaţi fac parte din registrul de calcul curent. Pentru a salva o diagramă,
salvaţi registrul de calcul care o conţine. Pentru informaţii suplimentare, citiţi lecţia 6.
În această lecţie aţi făcut cunoştinţă cu diferitele tipuri de diagrame şi aţi văzut cum pot fi ele
create. Aţi învăţat, de asemenea, să salvaţi şi să tipăriţi diagramele.
87
Lipseşte pagina 431
Crearea unor materiale
destinate reţelei Web
În această lecţie veţi învăţa cum să pregătiţi foile de calcul pentru a le folosi în Internet.
Salvarea unei foi de calcul în format HTML
Puteţi să vă publicaţi datele din Excel într-un sit Web (sau în reţeaua intranet a firmei la care lucraţi) convertind
registrul de calcul în format HTML. HTML este prescurtarea de la Hypertext Markup Language şi este limbajul în
care sunt scrise datele în World Wide Web. Pentru a afişa datele din Excel în Web, în aşa fel încât şi alţii să le poată
citi cu ajutorul unui browser Web, trebuie să le convertiţi în formatul HTML.
Editaţi mai întâi propriile fişiere Deşi foaia de calcul în formatul HTML arată la fel ca originalul, nu este obligatoriu o copie
funcţională, pe care să o puteţi edita. Formulele s-ar putea să nu funcţioneze corect în versiunea HTML, de exemplu, şi este
posibil ca facilităţile PivotTables, AutoFilters şi formatele numerice să nu fie transferate. Cel mai bine este să convertiţi un fişier
în formatul HTML după ce efectuaţi toate editările necesare.
După ce aţi pregătit datele, efectuaţi paşii următori, pentru a salva fişierul în formatul HTML:
SFAT Office Assistant? Prima dată când veţi salva în formatul HTML, pe ecran va apărea fereastra Office Assistant şi veţi fi
întrebat dacă aveţi nevoie de ajutor. Executaţi clic pe No, Don’t Provide Help Now pentru a o închide.
Figura 20.1 În această primă caseta de dialog trebuie să confirmaţi selecţia grupului de date.
3. Dacă doriţi să adăugaţi mai multe grupuri de date din registrul de calcul, executaţi clic pe Add, selectaţi
următorul grup, apoi executaţi clic pe OK. (Puteţi să eliminaţi grupul adăugat din greşeală, executând clic pe el,
apoi pe Remove.) Când terminaţi de adăugat grupurile, executaţi clic pe Next.
4. Selectaţi fie opţiunea Create an Independent, Ready-to-View HTML Document, fie Insert the Converted
Data into an Existing HTML File. Pe prima o alegeţi în cazul în care nu aţi început deja o pagină Web în care
să introduceţi datele, iar pe a doua, dacă aveţi deja o pagină Web, după care executaţi clic pe Next.
5. În cazul în care creaţi un nou document HTML, faceţi selecţiile necesare pentru antet şi subsol, ca în exemplul
din figura 20.2, apoi executaţi clic pe Next. Dacă inseraţi date într-un fişier HTML existent, veţi vedea un ecran
diferit şi va trebui să treceţi la pasul 8.
6. Selectaţi opţiunea Save the Result As an HTML File pentru a salva documentul ca fişier HTML sau Add the
Result to My FrontPage Web pentru a include rezultatul în pagina Web.
430
Partea a III-a Excel
SFAT Puneţi programul FrontPage să lucreze pentru dumneavoastră Dacă folosiţi programul FrontPage, selectaţi
opţiunea Open the File from My FrontPage Web, iar vrăjitorul Internet Assistant va lansa programul FrontPage
pentru ca dumneavoastră să puteţi include marcajul ##Table##.
9. Selectaţi o nouă pagină de cod, dacă este cazul, apoi alegeţi modul în care doriţi ca vrăjitorul Internet Assistant să
vă salveze fişierul (vezi figura 20.4). Dacă doriţi să salvaţi rezultatul într-un fişier nou, scrieţi o denumire în
caseta de text File Path. Dacă doriţi ca vrăjitorul să înlocuiască fişierul HTML existent, scrieţi denumirea
acestuia, sau executaţi clic pe Browse pentru a-1 selecta.
10. Când terminaţi, executaţi clic pe Finish, iar datele selectate vor fi adăugate în fişierul HTML specificat. Pentru
a vedea tabelul în browserul dumneavoastră preferat, selectaţi File, Open.
Acum, având datele în format HTML, va trebui să le transferaţi într-un server din Web, pentru ca şi alte persoane să
le poată folosi. Consultaţi anexa D, pentru a afla cum puteţi să transferaţi fişierul HTML într-un server de fişiere
accesibil in Web.
432
1. Selectaţi celula ce conţine textul pe care vreţi să-1 folosiţi pentru legătură. Celula poate conţine textul
”Executaţi clic aici pentru a vedea date statistice”. Dacă nu introduceţi nici un text, Excel va insera adresa
hiperlegăturii (fişierul pe care 1-ati selectat la pasul 4). Dacă vreţi să folosiţi un obiect grafic sau un desen ca
legătură, puteţi s-o faceţi selectând elementul respectiv.
2. Executaţi clic pe butonului Insert Hyperlink de pe bara cu instrumente standard.
3. Dacă vi se cere, salvaţi registrul de calcul. Pe ecran va apărea caseta de dialog Insert Hyperlink, ca în figura
20.5.
433
Figura 20.5 Folosiţi această casetă de dialog pentru a insera o hiperlegătură în registrul de calcul.
4. Scrieţi adresa paginii Web sau a fişierului pentru care vreţi să stabiliţi legătura, în caseta de text Link to File or
URL, sau executaţi clic pe Browse pentru a o selecta dintr-o casetă de dialog.
5. Dacă doriţi să săriţi într-un anumit loc din fişier, introduceţi poziţia respectivă în caseta de text Named
Location in File. Dacă fişierul de destinaţie este un fişier Excel, puteţi să introduceţi denumirea unui grup,
denumirea unei foi de calcul, sau adresa unei celule. Într-un fişier HTML, puteţi să introduceţi denumirea unei
ancore.
6. Executaţi clic pe Use Relative Path for Hyperlink dacă vreţi ca Excel să folosească adresa relativă a fişierului
de destinaţie, în locul adresei propriu-zise. Adresa relativă poate fi modificată cu uşurinţă, în cazul în care
consideraţi că fişierul la care se referă legătura va fi mutat într-un alt director, sau pe altă unitate de disc.
Adrese relative şi adrese absolute 0 adresă absolută este o adresă completă în Internet, care conţine adresa serverului, de
exemplu: www.mysite.com/info.htm. 0 adresă relativă presupune ca pagina de la care plecaţi se află pe acelaşi server, astfel
că nu include decât partea din adresă care ar putea fi modificată, de exemplu: info.htm.
SFAT Schimbarea adresei relative Pentru a schimba o adresa relativă, modificaţi adresa de bază la care se referă aceasta. De
exemplu, să presupunem că legătura indică spre un fişier din Excel aflat pe hard-discul calculatorului dumneavoastră, şi
că aţi salvat toate registrele de calcul în directorul My Documents. Acum însă le-aţi mutat în dosarul F:\Public\Excel. Va
trebui să deschideţi meniul File, să selectaţi Properties, să introduceţi o nouă adresă de bază în caseta de text Hyperlink
Base şi să executaţi clic pe OK.
434
Lecţia 20 Crearea unor materiale destinate reţelei Web
7. Executaţi clic pe OK. Textul din celula selectata va apărea colorat in albastru si subliniat.
Când plasaţi indicatorul mouse-ului pe această legătură, el ia forma unei mâini. Lângă mână puteţi vedea adresa
fişierului de destinaţie. Executaţi clic pe legătură şi veţi deschide fişierul de destinaţie. Desigur, dacă legătura indică
spre un fişier din Internet, trebuie mai întâi să vă conectaţi, pentru ca apoi să executaţi clic pe legătură.
Dacă trebuie să modificaţi ulterior un text care apare ca legătură, executaţi clic pe celula alăturată, apoi folosiţi
tastele cu săgeată pentru a muta indicatorul mouse-ului pe celula care conţine legătura. După aceea veţi putea să
modificaţi textul legăturii pe bara de formule. Pentru a selecta o legătură grafică, ţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi
clic pe elementul grafic. După aceea folosiţi bara cu instrumente de desen (Drawing) sau Picture pentru a face
modificările.
Puteţi să schimbaţi destinaţia legăturii şi selectând-o, apoi executând clic pe butonului Insert Hyperlink.
Dacă trebuie să ştergeţi legătura, selectaţi-o şi apăsaţi tasta Delete. Pentru a muta legătura, selectaţi-o şi folosiţi
comenzile Edit, Cut şi Edit, Paste pentru a o muta în altă celulă.