INFORMATIC MANAGERIAL

APLICAII
1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE CALCUL TABELAR
MICROSOFT EXCEL N DOMENIUL ECONOMIC
Un loc important n sistemul programelor de informatic economic l ocup
procesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel face obiectul acestei lucrri.
Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate
prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri:
bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc.
Programul de calcul tabelar Microsoft Excel face parte din suita MS Office, urmnd
versiunile acestuia: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP i Excel 2003. Ne vom ocupa
de una din ultimele versiune existent n programele Office i anume Excel 2003.
Excel s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii,
simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizat cu succes n domeniul afacerilor, n
previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc.
Prin marea varietate de funcii pe care Excel le pune la dispoziia utilizatorului,
aplicaia poate fi neleas ca:
un calculator de birou foarte puternic i uor de folosit;
un expert financiar electronic;
un statistician informat i eficient;
un artist n aranjarea i prezentarea datelor;
o agend de birou;
un catalog cuprinztor i la ndemn.

1.1 Concepte de baz ale calculului tabelar

Un procesor de tabele este o aplicaie informatic ce permite lucrul cu foi de calcul.
O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd ns multiple
avantaje fa de acesta.
Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane.
Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din 256
de coloane, numerotate de la A la IV i 65.536 de linii (216). Aceste linii i coloane definesc
16.777.216 de celule.
Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celul poate
conine 256 de caractere, semnificnd valori numerice, iruri de caractere, funcii sau
formule.
1

Celula curent (celula activ) este celula n care se afl cursorul i care este afiat
pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor
Excel.
Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine
cursorul.
Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i
numrul liniei care definesc celula respectiv (de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot
fi:
relative cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc.
absolute cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.
mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.
Ele se mai numesc i referine, deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a
indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor
de utilizare va fi prezentat ulterior.

1.2 Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel

Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel se face prin utilizarea butonului
Start i apoi a meniurilor All Programs Microsoft Office - Microsoft Office Excel.
Ecranul de deschidere prezint un registru de calcul gol, avnd numele Book1. n
cadrul acestui registru de calcul se gsesc standard trei foi de calcul, etichetate Sheet1,
Sheet2, Sheet3, ele reprezentnd spaiile de lucru. Etichetele se afl n partea de jos a
ecranului i v permit s trecei dintr-o foaie de calcul n alta cu ajutorul mouse-ului. O alt
variant pentru a v deplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o pagin n alta sunt combinaiile de
taste: Ctrl+PgDn i Ctrl+PgUp.
Pentru a stabili cte foi de calcul va conine un fiier Excel utilizai meniul Tools,
opiunea Options, eticheta General i introducei n caseta Sheets in new workbook numrul
de foi de calcul.
Programul Excel genereaz fiiere cu extensia .xls, fiecare fiier conine mai multe
foi de calcul (worksheets), fiecare foaie de calcul coninnd o reea de coloane n ordine
alfabetic A, B, C, i linii numerotate cresctor 1, 2, 3 care, intersectate, formeaz
casete numite celule (cells) n care se pot introduce date. Fiecare celul este identificat prin
litera coloanei i numrul liniei la intersecia crora se afl (ex. D5, B12 etc). Vom numi
acest identificator al celulei, ca fiind, adresa acesteia. Atenie: identificatorul celulei poate s
apar i sub forma R1C1, R5C100 etc, n funcie de modul n care setm butonul de validare
R1C1 reference style din meniul Tools, Options, General.
Fereastra de lucru EXCEL conine, n general, urmtoarele elemente (fig. 1):
bara de meniuri (Menu bar);
bara de instrumente (Standard);
2

 bara de instrumente (Formatting);

bara cu formule (Formula bar): pentru a introduce date ntr-o celul,
selectai celula i tastai datele n bara cu formule; cnd apsai tasta Enter, datele
sunt inserate n celula selectat; pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru
folosii meniul View, opiunea Formula bar; bara de formule conine: indicatorul
de selecie (buton funcie), navigatorul (lista ascuns), butonul de editare a
formulelor (fx), butonul de anulare, butonul de validare i caseta unde se editeaz
formulele; pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View,
opiunea Formula Bar;
suprafaa de lucru a foii de calcul curente;
bara de stare (Status bar): afieaz informaii despre activitatea curent,
inclusiv informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii.
Pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea
Status bar;
registre de calcul: foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr este
doar una din cele pe care le conine fiierul curent, numit registru de calcul. n
mod implicit fiecare registru nou conine trei foi, dar poate avea pn la 255 de
foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255. Registrul poate conine mai
multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n care se pot crea grafice
cu datele obinute n foile de calcul) i foi de tip macro (n care sunt memorate
proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur permite stocarea
datelor n foi diferite, dar totui n acelai fiier.
Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea diferite pri ale ei n
acelai timp, este necesar s desprii fereastra fiierului (workbook window) n seciuni
diferite folosind meniul Window, opiunea Split.

Fig. 1 - Componentele ecranului programului Microsoft Excel

1.3 Lucrul cu fiierele n Excel. Crearea, deschiderea, salvarea i tiprirea foilor

de calcul
Meniul File pune la dispoziia utilizatorului comenzi pentru crearea unui registru
(fiier) nou, deschiderea fiierelor, salvarea fiierelor registru n format Excel (.xls) sau
Workspaces (.xlw) sau n alte formate, precum i pentru tiprirea acestora la imprimant.
Pentru crearea unui nou registru se selecteaz comanda New din meniul mai sus
amintit sau icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard.
Dac se selecteaz icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard se
deschide un registru gol book1, book2 ... bookn
Dac se selecteaz comanda Newdin meniul File:
se poate crea un registru nou (blank) sau se poate deschide un nou
registru pe baza unui registru existent n calculator;
se poate deschide un registru nou pe baza unor abloane existente n
calculator sau disponibile prin Office Online.
Deschiderea unei foi de calcul existente ntr-o locaie pe disc se face cu comanda
din bara de instrumente, n ambele
Open din acelai meniu, sau apsnd butonul Open
situaii deschizndu-se fereastra Open n care se va alege locaia unde se gsete fiierul i
precizndu-se numele acestuia fie n fereastra de fiiere, fie n caseta File Name.

Excel v ofer posibilitatea deschiderii, sau mai bine spus importrii, mai multor
tipuri de fiiere n format text, baze de date Acces sau de tip dBase (Fox), punnd astfel la
dispoziie un instrument puternic de preluare a datelor i din alte surse.
Salvarea fiierelor se face cu ajutorul comenzilor Save i Save As din meniul File.
Pentru tiprirea foilor de calcul se va folosi comanda Print, care n fereastra de
dialog deschis, ofer posibilitatea precizrii imprimantei la care se va face listarea (Printer
Name), intervalul de listat (Range) toate paginile pe care se desfoar foaia de calcul sau
numai un interval de pagini, se pot preciza i dac se va lista foaia de calcul curent sau
ntregul registru de calcul (Print what), precum i opiunile privind precizarea numrului de
copii n care se va imprima documentul i ordinea acestora.

1.4 Formatarea paginii pentru un fiier Excel

Comanda Page Setupeste folosit pentru specificarea formatrii paginii n care se
va lista foaia de lucru. Fereastra deschis are patru seciuni:
Seciunea Page (fig. 2) configureaz orientarea paginii (Orientation) cu
opiunile Portrait i Landscape, diferite tipuri de ajustare (scalare) a foii de calcul
pe pagin (Scaling), fie procentual, i prin precizarea numrului de foi pe pagin,
dimensiunea paginii (Paper size) i calitatea la imprimare. Tot n aceast seciune
sunt prezente i butoanele pentru tiprire (Print) sau previzualizarea
documentului naintea imprimrii (Print Preview).

Fig. 2 - Meniul Page

setup, pentru formatarea
paginii

Seciunea Margins (fig. 3), seteaz marginile stnga, dreapta, sus i jos
pentru pagina de listare a foii de calcul, innd seama i de spaiul alocat pentru
5

zonele de antet Header i subsol Footer, precum i centrarea coninutului

(tabelului) n pagin, pe orizontal sau pe vertical.
Seciunea Header/Footer (fig. 4) aici utilizatorului precizeaz textul
care va fi scris n zona de antet, ct i n zona de subsol, oferindu-se i setri
predefinite.
Seciunea Sheet (fig. 5) ofer un set opiuni privitoare la foaia de lucru
si anume zona care va fi listat - Print area (prin precizarea domeniului din foaia
de calcul), posibilitatea repetrii unor linii din antetul tabelului sau unor coloane,
care se vor repeta, pentru fiecare pagin de document (domeniile Rows to repeat
at top i Columns to repeat at left), opiunile de afiare a liniilor de ghidare sau
ordinea paginilor n document.

Fig. 3 Setarea marginilor

Fig. 4 Seciunea Header/Footer

Fig. 5 - Opiunile foii de calcul

1.5 Lucrul cu foile de calcul i cu elementele acestora

nainte de a intra n detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere i mutare a
foilor de calcul, trebuie s tim cum s selectm una sau mai multe foi de calcul:
pentru a selecta o singur foaie de calcul, executai click pe eticheta foii
de calcul dorit, din zona de jos a foii;
pentru a selecta mai multe foi de calcul nvecinate, executai click pe
prima foaie de calcul din grup i apoi inei apsat tasta Shift n timp ce executai
click pe ultima foaie de calcul;
pentru a selecta mai multe foi de calcul nenvecinate, inei apsat
tasta Ctrl n timp ce executai click pe fiecare foaie de calcul.
Inserarea unei noi foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel:
selectai eticheta foii de calcul naintea creia dorii s inserai o nou
foaie, deschidei meniul Insert, selectai opiunea Worksheet;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul i folosii din meniul contextual, care apare, opiunea Insert, General,
Worksheet.
tergerea unei noi foi de calcul dintr-un fiier .xls se poate realiza astfel:
selectai eticheta foii sau foilor de calcul pe care dorii s le eliminai
din fiier, deschidei meniul Edit, selectai opiunea Delete Sheet, apoi executai
click pe butonul OK;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul i folosii din meniul contextual care apare, opiunea Delete.
Redenumirea unei foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel:
selectai eticheta foii de calcul al crei nume dorii s-l schimbai
(implicit etichetele se numesc Sheet1, Sheet2 etc.), deschidei meniul Format,
selectai opiunea Sheet i apoi Rename, tastai noul nume;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul i folosii din meniul contextual care apare opiunea Rename;
executai dublu click cu butonul din stnga al mouse-ului pe eticheta
foii de calcul, tastai noul nume.
Pentru a deplasa sau copia foile de calcul n cadrul unui fiier .xls sau de la un
fiier la altul putei proceda astfel:
selectai foaia sau foile de calcul pe care dorii s le deplasai sau
copiai;
deschidei meniul Edit, selectai Move or Copy Sheet. Apare cutia de
dialog prezentat n fig. 6.
Pentru a deplasa foaia sau foile de calcul ntr-un alt fiier, selectai numele acestuia
din lista derulant To book. Din lista casetei Before sheet, alegei foaia de calcul n faa
creia dorii s mutai foile de calcul selectate.
7

Pentru a copia foaia de calcul, selectai Create a copy.

Apoi selectai butonul OK.
Pentru a insera o celul sau un grup de celule procedm astfel:
selectai celula sau celulele unde dorii s inserai informaiile,
deschidei meniul Insert, opiunea Cells i din cutia de dialog care apare alegei
Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executai click pe butonul OK, iar
programul Excel insereaz celula sau celulele i deplaseaz datele din celelalte
celule, n direcia specificat.
o alt variant este inserarea prin tragere: apsai tasta Shift, tragei de
punctul ntunecat (din colul din partea dreapt jos al celulei selectate), tragei
punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a stabili poziia
noii celule.

Fig. 6 Caseta de dialog Move or Copy

Pentru a insera noi rnduri sau coloane n foaia de calcul se procedeaz:

pentru a insera un singur rnd sau o coloan, selectai o celul.
Coloanele sunt inserate la stnga celulei curente. Rndurile sunt inserate deasupra
celulei curente. Selectai numrul coloanelor sau rndurilor pe care dorii s le
inserai. Pentru a selecta coloanele, tragei peste literele coloanei din partea de sus
a foii de calcul. Pentru a selecta rndurile, tragei peste numerele rndului.
Deschidei meniul Insert. Selectai opiunea Rows sau Columns. Programul Excel
insereaz rndul sau coloana i deplaseaz rndurile adiacente n jos sau
coloanele adiacente la dreapta.
o alt variant este inserarea rapid: selectai una sau mai multe linii
sau coloane, apoi executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din
ele, alegei opiunea Insert din meniul contextual care apare.
Pentru a elimina (terge) celule dintr-o foaie de calcul se procedeaz astfel:
8

 selectai domeniul celulelor pe care dorii s le eliminai, deschidei

meniul Edit, selectai opiunea Delete, selectai opiunea de tergere dorit: Shift
Cells Left, Shift Cells Up, Entire Row, Entire Column.
Pentru a elimina un rnd sau o coloan putei proceda:
executai click pe numrul rndului sau litera coloanei pe care vrei s o
tergei, putei selecta mai mult de un rnd sau de o coloan prin tragere peste
numerele rndurilor sau literele coloanelor, deschidei meniul Edit, opiunea
Delete.
Selecia unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizeaz simultan, cu
ajutorul tastei Shift i prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecia unor celule
nenvecinate, n mod analog, dar folosind tasta Ctrl.
Copierea datelor pentru a le utiliza n alte seciunii ale foii de calcul sau n alte foi
de calcul sau fiiere .xls se realizeaz astfel:
selectai domeniul sau celula pe care dorii s o selectai, deschidei
meniul Edit, opiunea Copy (Ctrl+C), coninutul celulei sau celulelor selectate
este copiat n memoria tampon, selectai prima celul din zona unde dorii s
plasai copia, deschidei meniul Edit i selectai opiunea Paste (Ctrl+V). Putei
copia aceleai date n mai multe locuri dintr-o foaie de calcul, prin repetarea
comenzii Edit Paste. Acelai lucru l putei realiza si folosind butoanele Cut,
Copy, Paste de pe bara cu instrumente de lucru standard.
o alt variant este copierea rapid cu Drag&Drop: selectai celulele pe
care dorii s le copiai, apoi inei apsat tasta Ctrl ct timp tragei conturul
celulelor selectate pn n locul unde dorii s copiai celulele. Cnd ai eliberat
butonul mouse-ului, coninutul este copiat n noua poziie. Dac nu inei apsat
tasta Ctrl, datele vor fi deplasate n loc s fie copiate.
Observaie: copierea este implementat prin Copy, iar mutarea sau deplasarea
datelor prin Cut. Deplasarea (mutarea) datelor se realizeaz n mod analog cu copierea, dar
folosind opiunea Cut din meniul Edit (sau combinaia de taste Ctrl+X).
Cnd realizai operaii de copiere sau mutare a datelor nu uitai i de meniul cu
comenzi rapide: selectai celulele pe care dorii s le mutai sau copiai, apoi executai click
cu butonul din dreapta al mouse-ului pe celulele selectate.
tergerea datelor se poate face astfel:
comanda Edit Clear pentru a terge numai coninutul sau formatul
celulelor.
comanda Edit Delete pentru a terge celulele i coninutul lor.

Cu comanda Clear se pot terge datele dintr-o celul, sau doar formula, formatarea,
sau notele ataate ei, astfel:
selectai domeniul de celule care va fi ters, deschidei meniul Edit,
opiunea Clear, apare submeniul Clear cu urmtoarele opiuni: All (terge
formatul, coninutul i notele), Format, Contents sau Notes.
se poate utiliza i meniul cu comenzi rapide (opiunea Delete).
sau pentru a terge rapid i complet coninutul celulelor, selectai
celulele i apsai tasta Delete.
Un domeniu reprezint un grup compact de celule de form dreptunghiular.
Celulele dintr-un domeniu pot fi n coloan, n linie sau n orice combinaie de coloane i
linii. Folosirea domeniilor n Excel ne ajut s economisim timp. Putem, de exemplu, s
selectm un domeniu i l putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru
a tipri numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, i n
formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sau
F9:I14).
Pentru a denumi un domeniu de celule putei proceda:
selectai domeniul de celule, deschidei meniul Insert, selectai Name
Define, va fi afiat cutia de dialog Define Name, introducei numele n caseta
Names in Workbook i executai click pe butonul Ok.

1.6 Tipuri de adresri ntr-o foaie de calcul

Adresarea relativ.
S considerm urmtorul exemplu (fig. 7): celula F2 conine formula =B2+C2
(rezultat 12+15=27). Dac vom copia aceast formul n tot domeniul F2:H4 (fie n mod
clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie utiliznd butonul de extindere a formatrii),
programul Excel schimb automat formula astfel:

Fig. 7
Adresarea relativ ntro foaie de calcul Excel

10

 n celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19);

n celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9);
n celula H2 formula devine D2+E2 (rezultat 17+20=37);
n celula D4 formula devine D4+E4 (rezultat 10+11=21) etc;
Este modul de adresare (referire) relativ. Adresa relativ este acea adres de celul
dintr-o formul, care se modific atunci cnd formula este copiat. n mod normal,
programul Excel interpreteaz adresrile la celule i domenii din cadrul unei formule ca
adresri relative. Atunci cnd se copiaz sau se mut formula, programul Excel redefinete
automat adresrile operanzilor, astfel nct s reflecte poziia lor relativ fa de noua
locaie.
Adresarea absolut.
Sunt cazuri n care nu este nevoie ca adresele celulelor care indic operanzii s fie
modificate cnd formulele sunt copiate. n aceast situaie se folosete adresa absolut a
celulei. Deci, o adresare este absolut atunci cnd formula se copiaz sau se mut ntr-o
nou locaie, iar operanzii indic aceeai celule ca n original. Pentru a construi o adresare
absolut se adaug semnul dolar ($) naintea literei i numrului ce alctuiesc adresa
celulei. De exemplu, n fig. 8, scriem n celula F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat
12+15=27). La prima vedere nu este nici o modificare fa de exemplul precedent. Dar,
acum, oriunde am copia aceast formul, operanzii i implicit rezultatul rmn aceeai
=$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27).
O adres care este numai parial absolut, ca de exemplu B$4 sau $B4, este numit
adres combinat (adres parial relativ sau adres parial absolut). Dac o formul
care utilizeaz o adres combinat este copiat ctre alt celul, numai o parte din adresa
celulei va fi modificat.
O celul poate avea un coninut vizibil reprezentat de valoarea datelor afiate n
celul i un coninut ascuns (invizibil) reprezentat de formulele afiate n bara de formule
i care genereaz coninutul vizibil. De exemplu, celula F2 din fig. 7 are coninut vizibil:
numrul 27 i coninut ascuns: =B2+C2

Fig. 8 Adresarea absolut

ntr-o foaie de calcul

11

1.7 Serii de date

Programul Excel prezint cteva caracteristici care v ajut s copiai informaiile
introduse n diferite celule pentru aceasta vom folosi opiunea Fill din meniul Edit, astfel:
poziionm cursorul mouse-ului n celula al crui coninut vrem s-l
copiem n mai multe celule, apsm tasta Shift i poziionm cursorul la sfritul
zonei n care vrem s copiem datele; deschidem meniul Edit, selectm Fill i va
apare submeniul Fill, de unde selectm direcia n care dorim s copiem
informaia (Up sus, Down jos, Left stnga, Right dreapta).
o alt variant este s tragei de punctul ntunecat din colul din partea
dreapt jos al celulei selectate, pentru a evidenia celulele n care dorii s copiai
informaia; cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul i formatul celulei alese
sunt copiate n celulele selectate.
Pentru a copia coninutul i/sau formatul celulelor de la o foaie de calcul la una sau
mai multe foi de calcul dintr-un fiier .xls, selectai mai nti foaia de calcul surs i pe cele
destinaie, selectai celulele pe care dorii s le copiai, deschidei meniul Edit, opiunea Fill
i alegei Across Worksheets, apoi selectai All pentru a copia coninutul i formatul
celulelor, Contents sau Formats, i apoi selectai OK.
Spre deosebire de opiunea Fill, care doar copiaz informaia n una sau mai multe
celule, AutoFill le copiaz ntr-un mod inteligent.
Spre exemplu, dac vrei s introducei lunile anului (ianuarie, februarie, ,
decembrie), procedai astfel: deschidei meniul Tools, selectai Options, din cutia de dialog
Options care apare activai eticheta Custom Lists, alegei lista cu lunile anului, i apoi
apsai butonul OK; introducei ntr-o celul January, apoi tragei de punctul ntunecat din
colul din partea dreapt jos al celulei selectate, n sus, jos, la stnga sau dreapta, pentru a
selecta nc 11 celule; eliberai butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera lunile
rmase ale anului, n ordine, n celulele selectate.
Alt exemplu de utilizare a caracteristicii AutoFill: scriei ntr-o celul Trim 1; tragei
de butonul de extindere a formatrii n dreapta sau n jos cu nc trei celule; va aprea: Trim
2, Trim 3, Trim 4. Observaie: dac extindei formatarea n stnga sau n sus, n serie o s
apar si Trim 0.
Deoarece caracteristica AutoFill este bun pentru serii scurte de date, n situaia n
care avem nevoie de mai mult control, putei utiliza caracteristica Fill aplicat seriilor. n
acest sens, programul Excel recunoate patru tipuri de serii, prezentate n tabelul de mai jos:
Tabelul 1 Tipuri de serii recunoscute de caracteristica Fill
Seria
Liniar

Informaia iniial
1, 2
100, 99
15 (step 2)

Seria rezultat
3, 4, 5
98, 97, 96
15, 17, 19
12

Seria
Growth

Date

Informaia iniial
15 (step 10)
03/28/2006 (day)
03/28/2006
(wellday)
03/28/2006 (month)
03/28/2006 (year)

AutoFill Luna 1

Seria rezultat
150, 1500, 15000
3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/1/2006
3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/3/2006
04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006,
07/28/2006
03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009,
03/28/2010
Luna 2, Luna 3, Luna 4

Pentru a crea o serie de date, procedai astfel: introducei o valoare ntr-o celul.
Aceasta va fi valoarea iniial sau final a seriei de date. Selectai celule n care va fi
inserat seria de date. Deschidei meniul Edit, opiunea Fill, Series i apare cutia de dialog
Series. Selectai Rows sau Columns pentru a indica dac seria se completeaz pe rnd sau
coloan. Alegei tipul seriei din lista Type. Stabiliia valoarea Step (pasul dintre valorile
seriei) i Stop (ultima valoare din serie), apoi apsai butonul Ok.
Pentru a v deplasa cu uurin la o celul dintr-o foaie de calcul deschidei meniul
Edit, opiunea Go To (sau combinaia de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog Go To,
introducei la caseta Reference adresa relativ a celulei (exemplu E5) unde vrei s v
poziionai (se poate introduce domeniul de referin, exemplu E4: E8) sau alegei adresa
cutat din lista Go To. Butonul Special v pune la dispoziie o list de elemente n funcie
de care are loc saltul (deplasarea): comentarii, coninutul celulelor, formule etc.
Deoarece deplasarea de la o celul la alt celul nvecinat se poate face cu ajutorul
tastaturii, folosind tasta Enter, putei alege din meniul Tools, opiunea Option, eticheta Edit,
caseta Direction, sensul de deplasare dup apsarea tastei Enter (Down - jos, Up - sus, Left
stnga, Rigt - dreapta).

1.8 Elementele formatrii unei foi de calcul

ntr-o sesiune de lucru n Excel, se pot aplica formatri la nivel de caracter, la nivel
de celul, la nivel de linie, la nivel de colan sau la nivelul ntregii foi de calcul. De
asemenea, se poate utiliza formatarea automat sau formatarea condiionat i se pot defini
stiluri de formatare. Toate aceste opiuni se regsesc n meniul Format.
Pentru formatarea unei celule, n cadrul meniului Format se alege opiunea Cells.
Apare fereastra de dialog Format Cells (fig. 9) care conine ase seciuni (taburi sau
etichete):
Number, pentru a alege categoria de format numeric ce se va utiliza;
Alignment, pentru alinierea datelor n celul;
13

 Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate;

Border, pentru a preciza modul de ncadrare n chenare;
Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori i hauri;
Protection, pentru stabilirea unor msuri de protecie.
n seciunea Number, din lista Category se selecteaz categoria de format numeric ce
se va utiliza. Butonul de incrementare/decrementare Decimal places permite, dup caz,
stabilirea formatului zecimal pe care l va avea numrul. Butonul de validare Use 1000
Separator permite alegerea caracterului virgul pentru separarea la mie (de exemplu,
utiliznd separatorul 1000000 apare 1,000,000), iar lista Negative numbers permite alegerea
modului n care vor aprea numerele negative (cu semnul minus n fa, scrise cu rou, ntre
paranteze sau ntre paranteze i scrise cu rou).

Fig. 9 Formatarea coninutului unei

celule

n seciunea Alignment se pot formata urmtoarele caracteristici:

alinierea textului pe vertical sau pe orizontal (a se vedea listele
Horizontal i Vertical);
orientarea textului fa de axa vertical, ce se poate modifica trgnd cu
mouse-ul butonul rou ce apare n zona Orientation sau modificnd valoarea cu
ajutorul butonului Degrees;
modul n care poate fi controlat textul pentru a se ncadra n una sau
mai multe celule, zona Text control, unde:
cu ajutorul opiunii Wrap text textul este aranjat (se rupe) pe mai
multe rnduri ntr-o celul;
cu ajutorul opiunii Shrink to fit caracterele introduse ntr-o
celul se micoreaz pn devin potrivite n aa fel nct tot textul s se
ncadreze ntr-o celul;
cu ajutorul opiunii Merge cells se unesc mai multe celule n una
singur;
14

 direcia textului, de la stnga la dreapta, de la dreapta la stnga sau n

funcie de context, a se vedea zona Right-to-left, lista Text direction.
Pentru a modifica atributele textului, folosii meniul Format, Cells, eticheta Font de
unde putei alege: numele fontului (zona Font) stilul caracterelor (din Font Style), mrimea
caracterelor (Size), culoarea (Color), dac textul este subliniat (zona Underline), efectele
adugate textului (zona Efectes). Dac se bifeaz caseta de validare Normal font,
caracteristicile fontului (nume, mrime, efecte etc) devin cele din stilul implicit Normal.
n timp ce lucrai cu foaia de calcul afiat, fiecare celul e identificat printr-o reea
de linii care nconjoar acea celul. Apariia reelei de linii pe ecranul de lucru e stabilit din
meniul Tools, Options, eticheta View,butonul de validare Gridlines. Din lista ascuns
Gridlines color se poate selecta culoarea n care apare reeaua de linii. Atenie, aceasta reea
de linii apare numai la vizualizare pe ecran nu i la tiprire pe hrtie.
Pentru a putea fi tiprit, aceast reea de linii, celula trebuie formatat n zona
Border, fig. 10.

Fig. 10 Configurarea
bordurilor (Borders)

Pentru a obine efecte

simple, dar spectaculoase, adugai hauri foii de calcul: selectai celulele care vor fi
haurate. Deschidei meniul Format, Cells, eticheta Patterns. Opiunile Color v permit s
alegei culoarea pentru o haur complet, opiunile Pattern permit selectarea unui model
alb-negru sau colorat ce se suprapune haurrii complete.
Formatarea unei linii, meniul Format, Row, permite:
stabilirea nlimii liniei, opiunea Height;
potrivirea automat a nlimii liniei curente sau liniilor selectate la
nivelul nlimii maxime din foaia de calcul, opiunea Auto fit;
ascunderea liniei curente sau liniilor selectate, opiunea Hide;
descoperirea sau revizualizarea liniei sau liniilor ascunse anterior cu
Hide se realizeaz cu opiunea Unhide; pentru aceasta se selecteaz liniile
15

nvecinate i se apeleaz opiunea Unhide; de exemplu: pentru ascundere s-au

selectat liniile 2 i 3 i s-a apelat opiunea Hide; pentru descoperire se selecteaz
liniile 1 i 4 care sunt vizibile i se apeleaz opiunea Unhide.
Formatarea unei coloane, meniul Format, Column, permite:
stabilirea limii coloanei, opiunea Width;
potrivirea automat a nlimii coloanei curente sau coloanelor selectate
la nivelul limii maxime maxime din foaia de calcul, opiunea Auto fit selection;
ascunderea i descoperirea coloanei curente sau coloanelor selectate,
opiunile Hide i Unhide, care funcioneaz la fel ca n cazul liniilor.
stabilirea limii standard pentru foaia de calcul curent, opiunea
Standard column width.
De rezolvat: se ascunde linia 1; cum procedm pentru descoperirea ei? Aceeai
ntrebare pentru coloana 1.
Modificarea nlimii unei linii sau a limii unei coloane se poate face i cu ajutorul
mouse-ului. Pentru aceasta, ne poziionm pe eticheta liniei sau coloanei i deplasm linia
ce separ dou entiti (linii sau coloane).
Excel permite i formatarea automat, pe baza unor abloane predefinite de ctre
realizatorii pachetului Microsoft Office. Pentru aceasta din meniul Format se alege opiunea
AutoFormat. Apare fereastra AutoFormat din care se alege un ablon. Butonul Options
permite s precizm dac formatul predefinit se aplic sau nu pentru: numere, bordri,
fonturi, haurri, alinieri i limea/nlimea liniilor/coloanelor.
Realizarea unor formatri condiionate este una din facilitile deosebite pe care le
ofer programul Excel. De exemplu, cnd valoarea din anumite celule se ncadreaz sau nu
n anumite limite sau se este rezultatul aplicrii anumitor formule, se modific aspectul
(formatul) celulei curente sau celulelor selectate. Pentru definirea unor formatri
condiionate se alege opiunea Conditional Formating din meniul Format, iar n fereastra
cu acelai nume care apare se pot aduga maxim trei condiii. Pentru fiecare condiie se va
preciza formatul special care se aplic cnd respectiva condiie este ndeplinit.
Stilurile permit aplicarea mai multor formate ale unei celule sau unui bloc de celule.
Fiecare stil conine specificaii pentru una sau mai multe din urmtoarele opiuni: Number
Format, Font, Alignment, Border, Patterns, Protection. Pentru a aplica un stil existent:
selectai celulele, deschidei meniul Format, Style, alegei din caseta Style Name stilul pe
care dorii s-l utilizai. Pentru a v crea stilul propriu: deschidei meniul Format, Style,
introducei numele stilului n lista casetei Style Name, executai click pe butonul Add, stilul
este adugat listei i acum poate fi modificat.
Pentru a copia stiluri existente din alte fiiere .xls, deschidei ambele fiiere, mergei
la fiierul .xls al crui stil vrei s-l copiai, deschidei meniul Format, Style, click pe
butonul Merge, selectai numele foii de calcul de unde copiai stilul, apoi Ok.

16

1.9 Formule i funcii n Excel

Formulele sunt ecuaii care permit efectuarea de calcule folosind valorile existente n
foaia de calcul. O formul ncepe cu semnul = (egal) i poate conine: funcii, referine,
constante i operatori.
Funciile sunt formule predefinite care realizeaz calcule folosind valori specifice
(argumente) ntr-o ordine sau cu o structur particular.
Adresele (referine) localizeaz celulele sau blocurile de celule (domeniile) din
foaia de calcul n care Excel va cuta operanzii pe care dorii s i folosii n formul. Cu
ajutorul referinelor putei folosi date din aceeai foaie de calcul ca i formula sau din foi de
calcul diferite (caz n care sunt denumite legturi) din acelai fiier.
Constante reprezint numere sau iruri de caractere direct introduse n formul.
Operatorii sunt simboluri utilizate pentru identificarea operaiilor. Exist
urmtoarele tipuri de operatori:

aritmetici: + (adunare) - (scdere) * (nmulire) / (mprire) % (procent) ^ (ridicare

la putere);

comparativi: = (egal) > (mai mare) < (mai mic) <> (diferit) <= (mai mic sau egal)
>= (mai mare sau egal).

pentru iruri de caractere: & (concatenare)

pentru referine: Tabelul 2.

Tabelul 2 Operatori folosii n formule Excel pentru precizarea domeniului
Operatorul
: (dou puncte)
, (virgul)

(spaiu)

Semnificaie
marcare blocuri de celule. Exemplu (B5:B15) specific toate
celulele dintre B5 i B15
uniune de mai multe celule i blocuri de celule. Exemplu
(B5:B15,D5:D15) specific toate celulele din blocul B5:B15 i
din blocul D5:D15
intersecie de mai multe blocuri de celule. Exemplu (B7:D7
C6:D8) specific doar celulele comune celor dou blocuri de
celule B7:D7 i C6:D8, respectiv celulele C7, i D7

Exemplu de formul: =SUM(A2:A10) nsumeaz toate valorile aflate n blocul

A2:A10. Formulele create ntr-o foaie de calcul pot fi mutate, copiate, modificate sau terse.
Operaiile se realizeaz ca n cazul operaiilor de editare a valorilor din celule. Pentru
operaii de mutare sau copiere doar a unor componente ale celulei (doar valorile, doar
formulele, doar formatarea celulei etc), dup Copy sau Cut, folosii Paste Special din
meniul Edit. n cazul operaiei de mutare (Cut), referinele coninute n formul nu se
modific. n cazul operaiei de copiere (Copy), referinele coninute n formul se pot
modifica.
17

ntr-o formul se pot folosi funcii compuse (care au ca argumente alte funcii).
Funciile compuse pot conine pn la apte niveluri de funcii.
Exemplu de funcie compus cu dou niveluri: Celula D1 conine urmtoarea
formul:
=IF(CountBlank(A1:A100)=0,Average(A1:A100),Exist celule n domeniul
specificat goale!)
(Dac n domeniul A1:A100 nu sunt celule goale, atunci plaseaz n D1 media valorilor din
A1:A100, altfel plaseaz n D1 textul Exist celule n domeniul specificat goale!).

Fig. 11 - Bara de formule

Introducerea formulelor este asistat n cadrul barei de formule, n partea stng a acesteia,
zon n care este oferit o list cu cele des utilizate funcii (fig. 11) i apelarea creia are ca
rezultat apariia unei ferestre de dialog n care utilizatorului i se pun la dispoziie parametrii
formulei sub forma de casete de text (fig. 12).

Fig. 12 Caseta de dialog pentru editarea funciilor

1.10 Funcii frecvent utilizate n Excel

Funcii informative
CELL Afieaz informaii despre formatarea, locaia sau coninutul unei celule.
COUNTBLANK Numr cte celule sunt blank (goale) ntr-un domeniu specificat.
ISBLANK Dac celula este goal, din funcie rezult valoarea adevrat (True).
ISEVEN Dac argumentul este un numr par, din funcie rezult valoarea adevrat.
ISNONTEXT Dac argumentul nu este text, din funcie rezult valoarea adevrat.
18

ISNUMBER Dac argumentul este numr, din funcie rezult valoarea adevrat.
ISODD Dac argumentul este un numr impar, din funcie rezult valoarea
adevrat.
ISREF Dac argumentul este o referin, din funcie rezult valoarea adevrat.
ISTEXT Dac argumentul este text, din funcie rezult valoarea adevrat.
Funcii logice
AND Dac toate argumentele sunt adevrate, din funcie rezult valoarea adevrat.
IF Permite efectuarea de teste logice.
NOT Inverseaz valoarea logic a argumentului.
OR Dac cel puin unul din argumente este adevrat, din funcie rezult valoarea
adevrat.
Funcii matematice
ABS Determin valoarea absolut a unui numr.
COUNTIF Numr celulele nonblank dintr-un domeniu. care ndeplinesc criteriile
specificate.
EXP Calculeaz eargument
FACT Calculeaz factorialul unui numr
GCD Determin cel mai mare divizor comun.
INT Rotunjete n minus la cel mai apropiat ntreg.
LCM Determin cel mai mic multiplu comun.
PI Calculeaz valoarea lui .
POWER Determin rezultatul unui numr ridicat la o putere.
RAND Genereaz un numr aleator ntre 0 i 1.
RANDBETWEEN Genereaz un numr aleator ntr-un interval specificat.
ROUND Rotunjete un numr la unul cu un numr specificat de zecimale.
SIGN Determin semnul unui numr.
SQRT Calculeaz radical dintr-un numr.
SUM Calculeaz suma.
SUMIF Calculeaz suma numai pentru numerele care ndeplinesc criteriile
specificate.
TRUNC Trunchiaz un numr la ntreg.
Funcii statistice
AVERAGE Calculeaz media aritmetic a argumentelor.
COUNT Determin numrul de valori care sunt n lista de argumente.
GEOMEAN Calculeaz media geometric.
HARMEAN Calculeaz media armonic.
MAX Determin valoarea maxim dintr-un set de valori.
MEDIAN Calculeaz mediana dintr-un set de valori.
MIN Determin valoarea minim dintr-un set de valori
19

MODE Calculeaz dominanta dintr-un set de valori.

RANK Calculeaz rangul unui numr dintr-un set de valori.
STDEV Calculeaz abaterea standard pentru valorile dintr-un eantion.
VAR Calculeaz dispersia pentru valorile dintr-un eantion.
Funcii text
CHAR Determin caracterul ce corespunde unui anumit cod ascii.
CONCATENATE Concateneaz mai multe iruri de caractere ntr-unul singur.
EXACT Verific dac dou iruri de caractere sunt identice.
FIND Caut un subir ntr-un ir de caractere.
Funcii pentru iruri de caractere
LEFT Determin cel mai din stnga caracter dintr-un ir de caractere.
LEN Determin lungimea unui ir de caractere.
LOWER Convertete toate caracterele dintr-un ir n litere mici.
REPLACE nlocuiete unul sau mai multe caractere cu un ir specificat.
RIGHT Determin cel mai din dreapta caracter dintr-un ir de caractere.
TEXT Formateaz un numr i-l transform n text.
TRIM elimin spaiile dintr-un text.
UPPER Convertete toate caracterele dintr-un ir la litere mari.
VALUE Convertete un text la un numr.

1.11 Grafice
Pentru reprezentarea grafic a datelor coninute n foaia de calcul se pot utiliza o
larg varietate de grafice.
Pentru construcia acestora Excel pune la dispoziia utilizatorilor un asistent (wizard)
Chart Wizard care i ghideaz pas cu pas de-a lungul procedurii de construire. Chart wizard
poate fi activat fie prin utilizarea opiunii Chart din meniul Insert sau prin utilizarea
butonului Chart Wizard din toolbar.
Pasul 1 Trebuie selectat tipul de grafic din lista Chart type i subtipul din lista Chart
sub type.
Pasul 2 Trebuie specificat blocul celulelor care conine datele de reprezentat n
caseta Data range din tab-ul Data Range. Aceasta se poate face fie prin scriere direct ca
referin de bloc de celule n caset fie prin folosirea butonului Collapse Dialog buton, aflat
n dreapta casetei Data range, care micoreaz temporar dimensiunile ferestrei wizard
permind selectarea domeniului cu ajutorul mouse-ului. Dup selectare cu ajutorul mouseului se folosete din nou butonul Collapse Dialog buton din fereastra micorat, pentru
revenire la modul normal al wizard-ului. Urmeaz specificarea modului n care sunt plasate
20

seriile de date n foaie, de-a lungul liniilor sau de-a lungul coloanelor, folosind opiunea
corespunztoare din zona Series in.

Fig. 13 Grafice n Excel, alegerea tipului de grafic introducerea seriilor de date

Aceast metod de specificare este recomandat n cazul n care seriile de date sunt
plasate pe linii sau coloane adiacente.
Dac datele sunt plasate pe linii sau coloane neadiacente se poate utiliza tab-ul Series
pentru adugarea fiecrei serii de date. Se folosete butonul Add pentru adugarea unei serii
sau Remove pentru tergerea unei serii. Pentru seria selectat din lista Series se poate scrie
numele acesteia n caseta Name sau poate specifica prin selectare, n aceeai caset, referina
celulei n care se afl stocat numele, folosind butonul din dreapta casetei. n caseta Values
se specific valorile de reprezentat ntr-o manier similar cu cea prezentat la caseta Data
Range din tab-ul Data Range. n caseta Category (X) axis labels se specific blocul de
celule care conine etichetele scrii de reprezentare corespunztoare axei Ox.

Fig. 14 Grafice n Excel, alegerea sursei de date

Pasul 3 Se pot specifica o serie de opiuni care permit setarea titlului graficului, a
etichetelor pentru axe (Titles), setarea reelei graficului (tab-ul Gridlines), legendei
(Legends), a etichetelor pentru valorile reprezentate (Data labels) sau afiarea alturi de
grafic i a tabelului cu valorile de reprezentat (Data table).
21

Fig. 15 Grafice n Excel, stabilirea titlului

graficului

n ultimul pas se specific locul unde va fi plasat graficul: ca o nou foaie n fiier
sau ca un obiect.

1.12 Baze de date n Excel

Pentru a putea utiliza baze de date cu ajutorul programului Excel se folosesc
comenzile din meniul Data. Aici se regsesc cteva din comenzile uzuale pentru crearea,
interogarea, manipularea bazelor de date:

Fig. 16 Sortarea listelor

Sortarea datelor
Sort - permite sortarea datelor dintr-o list aflat ntr-o foaie de calcul, dup maxim
trei criterii, putndu-se specifica pentru fiecare criteriu ordinea de sortare (cresctoare sau
descresctoare).
Realizarea unei sortri se face astfel (fig. 16):
Se selecteaz zona din foaia de calcul ce conine lista cu datele de
sortat;
Se activeaz comanda Sort;
n caseta Sort by se selecteaz coloana care reprezint primul criteriu
de sortare i se stabilete modul de sortare folosind acest criteriu (Ascending cresctor sau Descending - descresctor);
22

 Se procedeaz la fel pentru al doilea i eventual al treilea criteriu de

sortare folosind casetele Then by.
Dac zona selectat din foaia de calcul conine o lista complet, inclusiv
linia cu denumirea coloanelor (Header row cap de list), se bifeaz Header row
pentru a nu include n sortare i aceast linie. Dac lista nu are o asemenea linie
cu denumirea coloanelor sau pur i simplu nu a fost selectat aceast linie se
bifeaz opiunea No header row.
Alte opiuni suplimentare de sortare se mai gsi folosind butonul
Options.
Filtrarea datelor
Comanda Filter permite afiarea doar a elementelor dintr-o list care ndeplinesc
anumite condiii, restul fiind ascunse. Realizarea unei filtrri interactive, se poate face
relativ uor folosind comanda AutoFilter din submeniul Filter. La activarea acestei comenzi
n linia care conine numele fiecrei coloane din list vor apare nite casete ComboBox
(liste ascunse) care permit selectarea anumitor elemente de afiat (All toate, Top 10 primele/ultimele 10 elemente din list, Custom - permite construirea unor criterii mai
complicate). Alegerea unui alt element din lista afiat permite afiarea doar a liniilor
pentru care n coloana din care s-a fcut alegerea apare valoarea selectat din list.
Exemplu (fig. 17): Dac pentru o list de studeni care studiaz dou limbi strine (Eenglez, F - francez, G - german, I - italian, R - rus), se dorete afiarea doar a celor
care au prima limb de studiu engleza i a doua italiana, se alege din coloana LB1 limba 1,
valoarea E, iar din coloana LB2 - se alege valoarea I.

Fig. 17 Filtrarea datelor n Excel

Dac se dorete construirea de filtre pe baza unor criterii mai complicate se alege
opiunea Custom din coloana pentru care se construiete filtrul. Va declana afiarea unei
ferestre Custom AutoFilter (fig. 18). n imagine
este artat modul cum trebuie completate casetele
pentru afiarea liniilor care conin studenii ce au a
doua limb de studiu orice alt limb diferit de
englez i italian.
Fig. 18 Setarea filtrului pentru afiarea
selectiv
23

Efectuarea subtotalurilor n liste se face cu ajutorul comenzii Subtotals din meniul

Data.

Fig. 19 List de date pregtit pentru

efectuarea de subtotaluri

Exemplu: Se dorete aflarea cantitii din fiecare tip de produs care exist ntr-un
depozit oarecare. Se cunosc datele din imaginea urmtoare dreapta, n care elementele din
list au fost n prealabil sortate alfabetic dup denumire (fig. 19):
Se selecteaz zona care cuprinde toate elementele din list inclusiv
denumirile coloanelor;
Se activeaz comanda Data, Subtotals;
Din fereastra Subtotal (fig. 20), n caseta At each change in: (la fiecare
schimbare n) se alege Denumire, n caseta Use function (folosete funcia) se
alege Sum iar n caseta Add subtotal to (adaug subtotal la) se bifeaz coloana
Cantitate.

Fig. 20 Caseta de dialog Subtotals

Dac se dorete afiarea subtotalurilor sub fiecare tip de produs se

bifeaz caseta Summary bellow data, dac se dorete afiarea subtotalului
deasupra fiecrui tip de produs se debifeaz. Pentru afiarea fiecrui subtotal pe
cte o pagin separat la imprimant se bifeaz Page break between groups.
Pentru renunarea la subtotaluri se folosete Remove All.
Validarea datelor
Comanda Validation- permite definirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc
valoarea ce se introduce ntr-o celul, a mesajului afiat la selecia respectivei celule i a
24

mesajului care trebuie s apar la ncercarea de a introduce n celul o valoare care nu

ndeplinete condiiile cerute.
Exemplu: n lista cu produsele din depozit de la exemplul anterior, se dorete ca la
inserarea unei cantiti pentru orice produs s poat fi introduse dect valori numerice
pozitive.
La selecia oricrei celule din coloana respectiv s fie afiat mesajul Sunt permise
doar valori numerice pozitive., iar la ncercarea de introducere a unei valori diferite de
numr pozitiv s fie avertizat utilizatorul prin urmtorul mesaj: Valoarea introdus trebuie
s fie numeric i pozitiv!. Pentru aceasta elementele din fereastra Data Validation se
completeaz ca configurrile din figurile 21, 22 i 23.
F

Fig. 21 Setrile pentru permiterea

numai a numerelor ntregi, pozitive

Fig. 22 Configurarea mesajului la

introducerea datelor

Fig. 23 Configurarea mesajului de

eroare

Exerciii propuse:
1.
2.

Deschidei aplicaia de calcul tabelar Excel.

Setai programul Excel astfel nct:
ntr-un nou registru (fiier .XLS) vor fi 4 foi de calcul
25

dup introducerea unor date ntr-o celul i apsarea tastei Enter,

selecia se va muta n dreapta
fontul implicit (standard) este Arial 12
separatorul zecimal este caracterul virgul, iar separatorul de mie (de
exemplu 1.000.000) este punctul
fiierul se va salva automat dup 7 minute
3.
Creai un fiier nou. Salvai-l n directorul dumneavoastr de lucru cu numele
Excel_1.xls.
4.
Inserai 4 noi foi de calcul. tergei trei dintre ele
5.
Redenumii cele cinci foi de calcul rmase astfel: Trim1, Trim2, Trim3, Trim4,
TotalAn
6.
Introducei, n acelai timp n toate cele patru foi de calcul Trim1, Trim2,
Trim3, Trim4, datele de mai jos:
A
B
C
D
E
1
100
200
300
400
2
50
55
65
75
3
40
45
55
65
4
5
7.

8.

9.

10.

11.

n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula A5. Scriei

formula =A1+A2. Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai aceast
formul n celulele B5, C5 i D5.
n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula F1. Scriei
formula =Sum(A1:D1). Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai
aceast formul n celulele F2 i F3.
Selectai foaia de calcul Trim2. Copiai-o ntr-un nou fiier numit Adresari.xls
(folosii meniul Edit-Move or Copy Sheet...). Redenumii foaia de calcul
Trim2 n Adresare_Absolut. Inserai dou noi foi de calcul. Redenumii-le
Adresare_Relativa i Adresare_Mixta. Copiai n cele dou foi de calcul
Adresare_Relativa i Adresare_Mixta datele din foaia de calcul
Adresare_Absolut. Folosind i exemplele de la paginile 10 i 11,
exemplificai modurile de adresare a celulelor n formule Excel.
Salvai spaiul de lucru din Excel, care conine cele dou fiiere pe care le
avei deschise (Excel_1.xls i Adresari.XLS) n fiierul Comun1.xlw.
nchidei toate fiierele .
Creai un fiier nou cu numele Studenti.xls. Redenumii prima foaie de calcul
n Examen. Colorai numele foii de calcul n rou. ncepnd din celula A4
scriei tabelul de mai jos:

26

Nr

Numele

Prenumele

Grupa

RADU
SNDULESCU
SNDULESCU
SRDAN
SVULESCU
STNCLIE
STNCLIE
STNCESCU

N_Lb

N_Ex

Media

RUXANDRA
3
10
8
LINDA LARISSA
2
10
9
OANA ALEXANDRA
3
6
10
EMANUEL ILIE
1
5
4
ROXANA MANUELA
2
9
8
RALUCA
1
6
9
ROBERT SILVIU
3
10
10
RAMONA CAMELIA
2
6
3
MDLINA
9
STNIC
COSTINELA
2
7
STNUI
ELENA DANIELA
1
5
3
12.
Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel, completai
coloana Nr. Calculai media.
13.
Sortai baza de date n ordinea descresctoare a mediilor.
14.
Filtrai baza de date i permitei lucru numai cu studenii din grupa 3.
Eliminai filtru i activai unul pentru toi studenii cu media 10.
15.
Eliminai toate filtrele. Calculai media general i media pe grupe.
16.
Salvai fiierul i apoi nchidei-l.
17.
Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele Produse.xls. Scriei
n prima foaie de calcul, pe care o denumii Realizri, datele de mai jos:
Cod
Nr.Crt. Produs Um
Gestiune Cantitate Pre
Valoare
P1
buc
1
100
5000
P2
buc
2
500
4500
P2
buc
1
55
4500
P1
buc
2
900
5000
P3
kg
2
36
9500
P3
kg
1
58
9500
18.
Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel completai coloana
Nr. Crt. Calculai valoarea pe fiecare produs.
19.
Calculai, pe coloanele Cantitate i Valoare, subtotaluri pe produse.
20.
Calculai pe coloana Valoare subtotaluri pe gestiuni. Salvai i nchidei
registrul de calcul.
21.
Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele BDate.xls
Redenumii prima foaie de calcul Validri. Creai n ea un tabel care s
conin urmtoarele coloane:
Nr. Crt. (se va completa folosind facilitatea Edit-Fill-Series)
Numele i Prenumele
27

22.
23.

Sexul; n aceast coloan se va permite doar introducerea caracterelor

M sau F
Profesia; n aceast coloan nu vor fi permise dect valorile: economist,
inginer, profesor, arhitect i medic
Nota1, Nota2 i Nota; n aceste coloane vor fi permise numai numere
cuprinse n intervalul 1.00 10.00
Media
Introducei date i calculai media cu rotunjire la o singur poziie zecimal.
Salvai fiierul. Redenumii a doua foaie de calcul Grafic. Introducei datele de
mai jos:

Trim 1
Trim 2
Trim 3
Trim 4
Reprezentai grafic, n
trimestre.

Produs A Produs B
10
12
12
5
15
10
9
12
aceeai foaie de calcul,

28

Produs C
14
20
5
6
evoluia produciei n cele patru

2. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL N SINTEZA I ANALIZA

DATELOR: CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT

2.1 Ce sunt tabelele pivot i diagramele pivot?

Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (rapoartele PivotChart)
reprezint faciliti deosebite oferite de Excel pentru sinteza i analiza datelor. Extrem de
uor de folosit de ctre utilizatorii domestici (nu este necesar adugarea unor formule sau
funcii), ele se pot constitui n instrumente utile procesului managerial.
Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile de calcul. n
cteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informaii, punnd n eviden semnificaiile
din spatele datelor.
S presupunem c avem o foaie de lucru Excel cu lista vnzrilor dintr-o firm, care
conine mii rnduri de date cu detalii privind vnzrile pe ageni, produse, perioade de timp,
locuri de desfacere etc. Un manager i pune ntrebri legate de semnificaia acestor date.
Cum se obin rspunsurile? Rapoartele PivotTable i PivotChart organizeaz i sintetizeaz
datele, ofer comparaii, pun n eviden modele, relaii i analizeaz tendine. n aceast
lucrare vom afla ct de uor pot aceste rapoarte s realizeze diverse vizualizri ale datelor,
comparnd, punnd n eviden i analiznd aceste date, transformndu-le n informaii pline
de semnificaii.
Decidei ce date dorii s se analizeze i cum vor fi organizate acestea. n locul unui
singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesitilor, fiecare raport PivotTable
ofer o viziune diferit a datelor, rspunznd imediat la interogri i fiind particularizat n
funcie de scopurile propuse.
Pentru a compara fapte i a le afla semnificaia, ncepei prin a pune ntrebri. Este
necesar s cunoatei care sunt vnzrile totale n funcie de regiune, agent de vnzri,
trimestru sau lun? N-ar merge mai bine afacerea dac cei mai buni oameni ar vinde numai
produsele de top? Sau ar trebui eliminate produsele care nu aduc venituri? Odat ntrebrile
formulate, cu Excel obinei foarte uor rspunsurile.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura
listei (bazei de date) prin ordonarea datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele
pivot creeaz n registru de lucru elemente noi, independente.
Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci cnd toate datele se afl ntr-o list sau
ntr-o baz de date extern pe care o putei interoga cu programul Excel. Ele nu se pot folosi
pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total. De exemplu, un
raport PivotTable nu poate fi folosit n cadrul unei foi de lucru ce conine un buget anual sau
un bilan contabil etc., deoarece n aceste cazuri exist deja rnduri i coloane n care sunt
realizate subtotaluri. Dar, dac se introduc n foaia de calcul (sau se import dintr-o baz de
date extern) datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul contabil,
29

atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la
dispoziie mai multe opiuni analitice.

2.2 Crearea unui raport pivot table

Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se deschide registrul
(fiierul) care conine lista pe care dorii s se bazeze acesta.
De exemplu, ntr-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01 avem o foaie de calcu
Vnzri, care are foarte multe nregistrri, cu structura de mai jos:
ar
Agent de vnzri
Valoare comenzi
ROM
Florescu
2.542,00 lei
ROM
Ionescu
3.124,00 lei
ROM
Constantin
4.132,00 lei
ROM
Marin
6.534,00 lei
ROM
Constantin
1.514,00 lei
USA
Florescu
6.512,00 lei
USA
Ionescu
3.211,00 lei
USA
Marin
424,00 lei
USA
Marin
545,00 lei
USA
Florescu
627,00 lei
ESP
Ionescu
1.239,00 lei
ESP
Constantin
414,00 lei
ESP
Marin
9.843,00 lei
ESP
Ionescu
1.278,00 lei
....
........
.....
ESP
Florescu
1.456,00 lei
Atenie: realizarea unei tabele pivot, nainte de a fi o problem tehnic (de
cunoatere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcional. Utilizatorul, bun
cunosctor al domeniului n care se ncadreaz problema, trebuie s defineasc bine
cerinele. Altfel zis: trebuie s stabileasc exact ce informaii vor aprea n raport i cum vor
fi ele grupate.
S presupunem c n lista de mai sus sunt peste 2000 de nregistrri. Cum trebuie
grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, ncepem prin a pune
ntrebri despre ce este necesar s aflm:
o ct a vndut fiecare agent de vnzri?
o care este volumul vnzrilor dup ar?
Dup ce am rezolvat problema din punct de vedere funcional, parcurgem etapele de
mai jos.
30

1. Se efectueaz un click de mouse oriunde n list. Programul Excel consider ca

fiind o baz de date (list) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Plasarea
cursorului n interiorul listei i trecerea la pasul urmtor (ca de altfel i utilizarea altor
comenzi din meniul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...) determin implicit utilizarea
tuturor datelor din list pentru comanda care va fi dat n continuare.
Dac se dorete realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un
subtotal etc.) dintr-un set de date din list, se selecteaz domeniul care conine datele.
2. Se apeleaz meniul Data PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran
apare programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard (vrjitorul), aa cum arat n
fig. 24, care ne ajut s construim tabela pivot.

Fig. 24 Fereastra principal a utilitarului PivotTable and PivotChart Wizard

3. Programul utilitar cere s se specifice sursa de date (Where is the data that you
analyze?), care poate fi:
o Microsoft Office Excel or database - o list Excel, respectiv lista
curent sau alta ce va fi ulterior precizat.
o External data source se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable
se va baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe, de exemplu
o tabel realizat n VisualFox care conine nregistrrile cu privire la situaia
vnzrilor. Dac se alege aceast opiune, se pornete programul utilitar Query
Wizard i solicit opiuni pentru formatul i locaia bazei de date. Apoi
programul Excel utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul
PivotTable sau PivotChart. De fiecare dat cnd se remprospteaz datele din
tabela pivot, Excel-ul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu
modificrile intervenite n baza de date extern utilizat ca surs.
31

o Multiple consolidation ranges dac se utilizeaz aceast opiune,

programul Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, s se selecteze
domenii din una sau mai multe foi de calcul.
Tot n cadrul acestui pas, se precizeaz i tipul raportului ce va fi obinut (What kind
of report do you want to create?):
o o tabel pivot;
o o diagram pivot nsoit de o tabel pivot.
n exemplul nostru, n ambele seciuni alegem prima opiune i apoi efectum click
pe butonul Next.
4. Programul v cere s specificai domeniul n care sunt localizate datele (fig. 25).
Selecia implicit este lista curent (este opiunea pe care o facem n exemplul nostru) sau
orice domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrjitorului. Dac este necesar se
modific zona selectat i se efectueaz click pe butonul Next.

Fig. 25 Selectarea domeniului n care sunt localizate datele

5. Apoi programul utilitar v ntreab unde s plaseze raportul PivotTable, figura 26
Este recomandat alegerea opiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adugarea
unui raport PivotTable n propria sa foaie v expunei riscului ca modificrile efectuate n
list s afecteze raportul PivotTable i invers.

Fig. 26 Alegerea amplasamentului raportului i a opiunilor de realizare

Dac se alege opiunea Existing Worksheet, va trebui s alegei adresa unde va fi
poziionat tabelul pivot.
Pentru a controla, nc din aceast etap, modul de afiare al tabelei pivot apsai
butonul Layout... n cadrul ferestrei Layout vor fi afiate structurile de date pe baza crora
32

se va construi tabelul pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului cu

ajutorul metodei Drag & Drop. V recomandm s trecei peste apelarea butonului
Layout... i s configurai modul de prezentare a informaiilor n etapa final (unde vei
vedea c exist ... tot dou posibiliti de configurare!).
La acest pas, mai putei stabili i anumite opiuni asupra tabelului cu ajutorul
butonului Options..., care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 27:

Fig. 27 Stabilirea opiunilor de realizare a tabelei pivot

o n cadrul meniului Name se poate stabili numele tabelei pivot.
o Grand totals for columns / Grand totals for rows permit activarea
totalurilor generale pe coloane, respectiv pe linii.
o AutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru
tabel.
o For error values show gestioneaz erorile prin nlocuirea valorilor
greite cu un caracter sau cu un spaiu.
o For empty cells show permite aceleai setri ca i opiunea anterioar,
dar pentru celulele goale.
o Repeat item labels on each printed page determin imprimarea pe
fiecare pagin a etichetelor de cmpuri.
o Save data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile
tabelei pivot.
33

o Refresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe baza

modificrilor efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date
Dup stabilirea opiunilor de realizare i, eventual, dup stabilirea modului de afiare
a tabelei, se alege butonul Finish.
5. Programul utilitar Pivot Table Wizard se nchide i se creaz o nou foaie de
calcul n se afiaz bara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot table field list i ecranul
de proiectare structurat n patru zone (vezi figura 28):
o Row (Drop Row Fields Here) cmpurile care se introduc aici vor fi
amplasate n capul primei coloane a tabelei pivot.
o Column (Drop Column Fields Here) cmpurile care se introduc aici
vor fi amplasate pe prima linie a tabelei pivot.
o Page (Drop Page Fields Here) cmpurile care se introduc aici creaz
un meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel.
o Data (Drop Page Fields Here) permte definirea cmpurilor aupra
crora se vor realiza diverse funcii sub form de sum, minim, maxim etc.
Funcia implicit este SUM.

Fig. 28 Proiectarea structurii tabelei pivot

Pentru plasarea cmpurilor n spaiu de proiectare avei (cel puin) dou metode:
a. Prin metoda Drag & Drop, plasai cmpuri din lista de cmpuri a
tabelei pivot (Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra de
proiectare (row, column, page, data) n funcie de ceea ce ai prevzut s rezolve
tabela pivot.
b. n fereastra Pivot Table Field List selectai cmpul pe care dorii s l
plasai n tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei,
selectai zona n care vrei s plasai cmpul i apoi apelai butonul Add To.

34

Fig. 29 Finalizarea raportului PivotTable

n figura 29 este prezentat ultima etap de generare a tabelei pivot pentru exemplul
avut n vedere.
Nu fii surprini dac raportul PivotTable nu este afiat corespunztor de prima dat.
n particular, cmpurile de centralizare din zona de date sunt prestabilite pentru funcia
SUM. Dac dorii s utilizai o alt funcie sau s modificai structura i formatul tabelei
pivot, parcurgei paragraful urmtor.

2.3 Editarea i actualizarea tabelelor pivot

Dup ce creai un raport PivotTable, este uor s rearanjai cmpurile i articolele de
date.
Astfel, tragei cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor, de
exemplu dintr-un cmp de linii ntr-un cmp de coloane, dac dorii s vizualizai valorile
unele lng altele, n loc de una deasupra alteia.
Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare modificrii unei tabele pivot, efectuai
click din butonul drept al mouse-ului n interiorul tabelei pivot i va fi afiat meniul
contextual prezentat sau deschidei lista ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu
acelai nume i apare meniul din figura 30.

35

Fig. 30 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)

Fig. 31 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table)
Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazeaz raportul Pivot Table
procedai astfel:
o apelai opiunea Pivot Table Wizard;
o dai de dou ori Back pentru a reveni la nceputul programului utilitar;
o efectuai modificrile dorite;
o apelai butonul Finish.
Dac nlocuii un cmp existent, este bine ca, mai nti s l tergei pe cel vechi,
pentru a nu efectua calcule inutile.

36

Atunci cnd plasai un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul Excel
l adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat
articolele n ordinea n care apar. De exemplu, dac avei o list de categorii de produse, n
care fiecare categorie conine mai multe produse, plasai cmpul de categorii la stnga
cmpului cu numele produsului, n caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau
dac avei o list de conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvolt n mai multe
conturi sintetice, plasai cmpul de conturi sintetice la stnga cmpului cu numele conturilor
analitice. Dac lista conine dou cmpuri care se afl ntr-o coresponden de unu-la-unu,
cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci putei s le adugai n zona de rnduri n orice
ordine, lista fiind corect n ambele cazuri.
Pentru a terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, tragei butonul de
cmp n afara machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s
devin un X de culoare roie, eliberai butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date, tragei
butonul de cmp i plasai-l n noua locaie. Asigurai-v c indicai butonul de cmp nu
eticheta acestuia, Vei ti c este corect dac indicatorul mouse-ului se transform n patru
sgei.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport
PivotTable poate fi incomod. Este mai simplu dac efectuai click de dreapta pe butonul de
cmp pe care dorii s l mutai i apoi alegei oricare din opiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM)
efectuai click de dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i alegei, din meniul
contextua, opiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field,
prezentat n figura 32.

Fig. 32 Modificarea funciei implicite de nsumare din zona de date

Din lista Summarize se alege funcia dorit, al crui nume prestabilit se poate
schimba n caseta Name.

37

Ordinea de sortare prestabilit pentru rnduri i coloane este alfanumeric. Se poate

schimba ordinea unor articole prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor), la
stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor).
Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedai astfel:
1. Efectuai click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i alegei
oiunea Field Setings.
2. Efectuai click pe butonul Advanced, pentru a afia caseta de dialog
Pivot Table Fields Advanced Options, figura 33.
3. Alegei ordinea de sortare i coloana dup care vei efectua sortarea.
4. Pentru a afia un anumit numr de nregistrri alegei opiunea On din
din seciunea Top 10 AutoShow. De fapt vei putea afia primele sau ultimele n
nregistrri, folosind butonul de incrementare/decrementare Show (n poate lua
valori pn la 255).

Fig. 33 Sortarea n tabelele pivot

ntr-o list se pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe
cazuri, programul Excel le adaug automat, chiar dac nu sunt adecvate. Subtotalurile pot
reprezenta o modalitate util de prezentare a informaiilor sau pot aduga dezordine ntre
rnduri i coloane.
n funcie de concepia raportului PivotTable i de ceea ce a adugat automat
programul Excel, este, de multe ori, nevoie s adugai sau s tergei aceste subtotaluri.
n unele cazuri, putei terge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuai
click de dreapta pe oricare din subtotaluri i alegei opiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri procedai astfel:
1. Efectuai click dreapta pe butonul Pivot Table corespunztor titlului
rndului sau coloanei care conine subtotalul i alegei opiunea Field Setings din
meniul contextual. Programul Excel afieaz caseta de dialog prezentat n fig.
34.
38

2. n seciunea Subtotals, alegei opiunea Automatic, pentru a lsa

programul Excel s crezee subtotaluri pentru toate articolele. Alegei opiunea
Custom pentru a aduga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cum
ar fi Count sau Average. Selectai None pentru a terge toate subtotalurile.
3. Selectai butonul OK pentru a iei din caseta de dialog i a salva
modificrile efectuate.

Fig. 34 Setarea subtotalurilor

Dup cum indic i denumirea, macheta prestabilit pentru un raport PivotTable este
n format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezint ntotdeauna cea mai eficient
modalitate de a prezenta datele.
Atunci cnd grupai un raport PivotTable dup un cmp de rnduri i afiai datele
dup al doilea cmp de rnduri, probabil este mai bun formatul de tip schi, n care cmpul
de rnduri de pe nivelul de sus apare n primul rnd urmat de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bun: tabel sau schi? Nu exist un rspuns ntotdeauna
corect. El este n funcie de datele din tabel i de considerente estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.
Agent de vnzri
Ora
Valoare comenzi
ar
ESP
Ionescu
Madrid
1.239,00 lei
ESP
Constantin
Valencia
414,00 lei
ESP
Marin
Madrid
9.843,00 lei
ESP
Ionescu
Madrid
1.278,00 lei
ESP
Florescu
Valencia
1.456,00 lei
ROM
Florescu
Cluj
2.542,00 lei
ROM
Ionescu
Cluj
3.124,00 lei
ROM
Constantin
Arad
4.132,00 lei
ROM
Marin
Arad
6.534,00 lei
ROM
Constantin
Arad
1.514,00 lei
USA
Florescu
Dalas
6.512,00 lei
USA
Ionescu
Boston
3.211,00 lei
USA
Marin
Boston
424,00 lei
39

ar
USA
USA

Agent de vnzri
Marin
Florescu

Ora
Boston
Dalas

Valoare comenzi
545,00 lei
627,00 lei

n figura 35 el este prezentat sub form de tabel, iar n figura 36 este prezentat sub
form de schi.

Fig. 35 Un raport PivotTable prezentat sub form de tabel

Pentru a comuta ntre formatele de tip tabel i schi, efectuai urmtoarele:
1. Executai click de dreapta pe butonul PivotTable corespunztor
cmpului de rnduri care se afl cel mai n stnga i alegei opiunea Field
Setings din meniul contextual.
2. n caseta de dialog PivotTable Field, efectuai click pe butonul Layout
pentru a afia caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 34.
3. Pentru a utiliza o machet tabelar selectai opiunea Show Items in
Tabulator Form. Pentru a o machet n stil schi selectai opiunea Show Items
in Outline Form (fig. 37).
4. Efectuai orice alte modificri, de exemplu pentru a aduga o linie
necompletat sau un salt la pagin nou dup fiecare grup i apoi selectai butonul
OK.

40

Fig. 36 Un raport PivotTable prezentat sub form de schi

Fig. 37 Comutarea ntre macheta de tip tabel i macheta de tip schi

Pentru a face ca vederea tabelar din figura 35 s fie mai uor de citit, se poate utiliz
o opiune: se efectueaz click dreapta oriunde n tabel, se alege Table Options i apoi se
bifeaz opiunea Merge Labels. Efectul const n mbinarea tuturor celulelor
corespunztoare etichetelor rndurilor i coloanelor exterioare.
Exerciii propuse:
1. ntr-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se afl o singur foaie de
calcul Vnzri_Produse, care conine datele structurate dup modelul de mai jos.
Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate Pret Valoare
C
2005 P1
O2
7
15
105
A
2005 P3
O1
10
13
130
A
2005 P2
O1
11
22
242
C
2006 P3
O3
11
13
143
A
2006 P1
O1
12
15
180
Generai (scriei) nregistrri n aceast foaie de calcul n aa fel nct:
41

sunt minim trei ageni de vnzare;

fiecare agent de vnzare a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006 i
2007);
n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse;
fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae.
2. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s sintetizai vnzrile
cantitative pe fiecare agent, an i produs. Copiai foaia de calcul Analiza_01 n foaia de
calcul Analiza_02. n Analiza_02 comutai tabela pivot din tabel n schi. Revenii.
tergei cmpul ce reprezint anul. Inserai cmpul ce reprezint oraul.
3. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_03 n care s sintetizai vnzrile
valorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai tabelul pivot descresctor dup valoarea
vnzrilor din fiecare ora.
4. Analizai,n tabela pivot Analiza_04, numrul de produse vndute de fiecare agent
n diferii ani i pe orae.
-

2.4 Alte actualizri pentru rapoartele PivotTable

tergerea celulelor necompletate i configurarea mesajelor de eroare. Pentru a
crea un raport PivotTable uor de citit, cu aspect profesionist, este bine s acordm atenie
celulelor necompletate i mesajelor de eroare. Aceasta deoarece rapoartele PivotTable
centralizeaz automat toate datele, iar n zona de date pot s apar celule necompletate i
mesaje de eroare. Erorile de tipul #DIV/0 sunt obinuite mai ales cnd se calculeaz mediile
dintr-o list lung, deoarece este aproape sigur c unele articole nu vor avea corespondent la
intersecia dintre un anumit rnd i o coloan.
De exemplu, pe baza listei de la nceputul paragrafului, se genereaz un raport PivotTable
care are n zona row ara, n zona column agentul de vnzri, iar n zona data valoare
comenzi i dorim s analizm media vnzrilor. Dac anumii ageni de vnzri nu au
vndut n unele ri, atunci vor aprea mesaje de eroare, figura 38.

Fig. 38 Mesaje de eroare ntr-un raport PivotTable

Pentru a configura aspectul celulelor necompletate i al mesajelor de eroare se
procedeaz astfel:
5. Deschidei fereastra pentru modificarea unei tabele pivot.
42

6. Selectai caseta de validare For error values, show (pentru valorile

eronate, se va fia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu mesajul
care dorii s apar n cazul unor valori eronate (nc nu se calculeaz, de
exemplu).
7. Selectai caseta de validare For empty cells, show (pentru celulele
necompletate, se va afia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu
mesajul care dorii s apar n cazul unor celule necompletate (de exemplu: putei
s afiai 0, n cazul n care cmpul conine date numerice sau ld lips date n
rest).
8. Apelai butonul OK pentru a salva modificrile fcute.
Actualizarea datelor ntr/un raport PivotTable. Atunci cnd se schimb macheta
unui raport PivotTable, Excel-ul actualizeaz automat datele din tabel. De exemplu, dac ai
generat iniial un tabel pe ageni de vnzri (zona row) i ri (zona column), iar apoi, n
zona de coloan se nlocuiete cmpul ri cu cmpul orae, el recalculeaz automat afiarea
datelor.
Dar dac se modific lista de baz (n foaia de calcul dup care a fost generat raportul
se schimb valoarea unor celule i/sau apar linii sau coloane noi), modificrile nu apar
automat n tabelul pivot. Este necesar actualizarea trebuie manual (remprosptarea
datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie apelat comanda Refresh Data (din bara de
instrumente PivotTable sau din lista ascuns de pe aceeai bar sau din meniul contextual
sau din meniul Data).
Se poate opta i pentru varianta remprosptrii datelor din tabela pivot ori de cte ori
se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente
PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse n suprafaa
tabelului pivot, se apeleaz comanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Options care
apare se bifeaz csua de validare Refresh on open (remprosptare la deschidere).
Atenie:
1. Opiunea Refresh every n minutes nu este activ dect n cazul n care
pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o surs extern de date (de
exemplu, o baz de date VisualFox).
2. Dac, n lista surs (de baz), se adaug noi linii sau noi coloane n
afara cadrului iniial al tabelului (altfel spus: se adaug o linii mai jos de ultima
linie sau se adaug coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizarea
tabelei pivot apelarea comenzii Refrech Data nu produce nici un efect. n acest
caz, procedura de actualizare este urmtoarea:
a.
se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot i, din
meniul contextual ce apare prin apsarea butonului drept al mouse-ului,
se alege opiunea Pivot Table Wizard, care lanseaz programul utilitar
pentru generarea tabelelor pivot, dar (atenie!) programul este lansat n
cel de al treilea pas;
43

b.
se apeleaz butonul Back i se revine la pasul doi i se
selecteaz ntreaga list.
Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci cnd se creaz un raport PivotTable,
acesta preia formatrile prestabilite pentru registru de lucru din care face parte.
Se pot aplica formatri noi, att textului ct i numerelor de pe cuprinsul unui raport
PivotTable, prin folosirea opiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obinuit.
Dar, dac se redefinete ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatri.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate ct mai bine, se poate profita de
capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, dup crearea raportului, se efectueaz
click cu butonul stng al mouse-ului pe butonul Format Reports din bara de instrumente
PivotTable. Apare caseta de dialog AutoFormat, care conine 21 de formate prestabilite.
Se alege unul dintre aceste formate i se selecteaz butonul OK pentru a aplica modificrile
n raportul PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options (care
se deschide apelnd comanda Table Options... din meniul contextual rezultat n urma unui
click dreapta de mouse n suprafaa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelnd lista
ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu acelai nume) se terge semnul de validare
aferent casetei AutoFormat table. Apoi se efectueaz click pe butonul Format Reports,
pentru a deschide din nou caseta de dialog AutoFormat i se alege opiunea None.

2.4 Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart

Un raport PivotChart este o diagram bazat pe datele din PivotTable.
Fiecare diagram PivotChart necesit deci un tabel PivotTable, pe care l utilizeaz
ca surs de date.
Sunt dou variante pentru crearea unei diagrame PivotChart:
1. Exist un raport PivotTable creat anterior. n acest caz, se plaseaz cursorul n
interiorul tabelei pivot se alege opiunea PivotChart. Drept rezultat, pe baza
tabelului pivot existent se creaz, ntr-o nou foaie de calcul denumit Chart n,
un grafic, care apoi se poate modifica n mod obinuit.
2. Nu exist un raport PivotTable anterior creat.
a. Dup apelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard,
la ntrebarea What kind of report do yu want to create? se alege a doua
opiune, PivotChart report (with PivotTable report).
b. Dup parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip wizard,
macheta de proiectare este cea prezentat n figura 39. Se observ anumite
diferene fa de proiectarea unei tabele pivot:
Zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zon pentru
i.
cmpurile de categorii;
44

ii.

Zona pentru cmpurile de coloan s-a transformat n zon pentru

cmpuri de serii.
Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu
difer, n cazul diagramelor PivotChart fa de tabelele pivot.
Pe de alt parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de
formatare i editare ca i n cazul diagramelor (graficelor) convenionale. Se pot apela
meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic, a formata seriile de date etc.

Fig. 39 Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart

Exerciii propuse:
5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciiul nr. 1, realizai o diagram PivotChart
care s pun n eviden vnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. Realizai
diagrama n dou variante:
- mai nti creai un tabel pivot i apoi, din acesta, generai diagrama;
- creai n acelai timp diagrama PivotChart i tabelul PivotTable.
6. Modificai diagramele create la punctul 1 prin plasarea n zona de pagin a
cmpului Anul.

45