EXCEL

1.1 PREZENTAREA GENERAL A PROCESORULUI DE TABELE

Un loc important n sistemul programelor de birotic l ocup procesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel 97 face obiectul prezentrii noastre. Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri: bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc.. Excel 97 s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii, simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizate cu succes n domeniul afacerilor, n previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc. Concepte de baz ale calculului tabelar Un procesor de tabele este o aplicaie informatic care permite lucrul cu foi de calcul. O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd ns multiple avantaje fa de acesta. Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane. Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din 256 de coloane, numerotate de la A la IV i 16.384 de linii (2 ). Aceste linii i coloane definesc 4.194.304 de celule. Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celul poate conine 256 de caractere, semnificnd valori, iruri de caractere, funcii sau formule. Celula curent (celula activ) este celula n care se afl cursorul i care este afiat pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor Excel. Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine cursorul. Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i numrul liniei care definesc celula respectiv ( de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot fi: - relative cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc. - absolute cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc. - mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc. Ele se mai numesc i referine deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor de utilizare va fi prezentat n paragraful "Calcule pe baz de formule".
14

Tipuri de cmpuri dintr-o tabel (coordonate, nume)

A 1

H I

J K

...

...

IV

Cmp orizontal :

2 3 4 5 6 7 8 9 10 B8

A:C4 .. A:G4 Nume : CMP1 C4 G4

K2

Cmp vertical: A:K2..A:K11 Nume : CMP4

D7

Cmp celul: A:B8.. A:B8 I11 Cmp mixt A:D7..A:I11 Nume:CMP3 K11

11 Nume:CMP2 12 ... ...

Fig. 1.1 Tipuri de cmpuri Plaja de celule (cmp) este un ansamblu de celule adiacente, avnd drept coordonate liniile i coloanele aferente. Cmpul poate fi definit pe cel puin o celul (cmp celul), pe mai multe coloane i o singur linie (cmp orizontal), pe o coloan i mai multe linii (cmp vertical) i pe mai multe linii i coloane (cmp mixt), ca n figura 1.1. Precizm c i n cazul plajelor de celule referirea se face tot prin coordonate, sintaxa fiind : nume-foaie!coordonate-celul:coordonate-celul. De exemplu, utiliznd exprimarea n coordonate relative, se va nota astfel: Sheet1!C4:G4 2

Registrul de lucru. Tipul obinuit de document sau fiier din Microsoft Excel 97 este registrul de lucru (workbook). Registrele de lucru conin foi (sheet); acestea pot fi foi de calcul, foi de diagram i foi de macrocomenzi. Numele fiecrei foi apare n partea de jos foii-ecran, ntr-o zon pentru care care acceptam denumirea de "tab". n figura 1.2 se pot observa tab-urile cu numele: Sheet1, Sheet2 i Sheet3. n cadrul unui registru de lucru foile pot fi rearanjate, redenumite, inserate sau eliminate. Un registru de lucru este salvat sub forma unui fiier cu extensia .XLS i poate conine orice numr de foi (limita este dat de capacitatea calculatorului).

Fig. 1.2 Meniul FORMAT Utilizatorul poate crea sau salva noi registre de lucru, poate crea copii de rezerv i poate restaura un document pierdut, poate utiliza un registru creat anterior i l poate vizualiza nainte de imprimare. Meniurile. n executarea unei anumite operaii utilizatorul este asistat de un sistem de meniuri organizate ierarhic (n cascad) n meniuri i submeniuri. Meniurile permit definirea comenzilor ce urmeaz a fi executate. Ele sunt apelate prin selectarea meniului respectiv, exemplu: meniul Format di fig.1.2. Acest meniu este afiat ca urmare a selectrii opiunii Format din meniul principal. Opiunile din meniul principal sunt structurate pe orizontal, sub forma unei bare de meniu. Exist o standardizare a sistemului de meniuri, astfel: dac o comand este urmat de trei puncte ( ...) nseamnn c prin selectarea ei va fi afiat pe ecran o fereastr de dialog cu utilizatorul, prin care acesta este solicitat s furnizeze noi informaii; dac o comand este urmat de semnul () nseamn c prin selectarea ei va fi afiat un submeniu; dac o comand este afiat cu intensitate mai slab nseamn c nu este operabil; dac o comand este nsoit de ( ) sau iconul corespunztor este pe poziia apsat, nseamn c ea este deja activ. n plus meniurile conin n dreptul fiecrei comenzi numele tastei (combinaiilor de taste) funcionale prin care se poate lansa de la tastatur comanda respectiv. Meniurile contextuale sunt organizate pe logica unui meniu vertical i conin comenzi aferente obiectului selectat. Activarea meniului contextual se face prin selectarea contextului i acionarea butonului drept al mouse-ului. 3

Gestionarea registrelor de lucru (WorkBook) Ori de cte ori deschidem, salvm sau nchidem un fiier n MS Excel 97, deschidem, salvm sau nchidem un fiier registru de lucru. Registrul de lucru se deschide implicit cu 16 foi de calcul (Sheet1, ... Sheet16). Selectarea foilor dintr-un registru a) Selectarea unei singure foi se realizeaz executnd un click pe tab-ul foii curente (Sheet 1, n fig. 1.2); Dac ns se apas butonul drept al mousului, utilizatorul va avea acces la opiunile unui meniu contextual, opiuni ce conin comenzi pentru: inserare foaie nou (INSERT) Inserarea se poate face preciznd tipul foii. ntr-un registru de lucru pot exista 5 tipuri de foi i anume: Tip Worksheet (Foaie de calcul) Chart (Foaie diagrama) MS Excel 5.0 Dialog (Dialog) MS Excel 4.0 Macro (Foaie de macrocomand MS Excel 4.0) International Macro Sheet (Foaie de macrocomand internaional) Utilizare Introducerea si calcularea de date Diagrame nencorporate ntr-un registru de lucru Limbajul Visual Basic din MS Excel Compatibilitatea cu versiunile anterioare Compatibilitatea cu versiunile anterioare

Tabel 1.3 Tipuri de foi de calcul tergere foaie (DELETE) redenumire foaie (RENAME) mutare sau copiere foaie n registrul de lucru activ sau ntr-un alt registru de lucru (MOVE or COPY...) afiarea ferestrei MS Visual Basic ce permite vizualizarea procedurilor ataate foii respective (VIEW CODE). Oricare din operaiile prezentate se pot aplica unei foi sau unui grup de foi (simultan). Gruparea foilor se realizeaz prin operaia de selectare. b) Selectarea mai multor foi - pentru a selecta foi adiacente se execut un click pe primul tab-foaie (utiliznd butonul stng al mouse-ului), se apas tasta SHIFT i concomitent se face click pe tabul corespunztor ultimei foi din grup; - pentru a selecta foi neadiacente se face click pe tabul primei foi din grup, se apas tasta CTRL i apoi se clicheaz succesiv pe tabul fiecrei foi care va face parte din grup; - pentru a selecta toate foile se alege din meniul contextual al foii comanda SELECT ALL SHEETS. 4

Atta timp ct sunt selectate mai multe foi, n meniul contextual este adugat comanda UNGROUP SHEETS necesar pentru a realiza deselectarea. Gestionarea ferestrelor Ferestrele multiple fac mai uoar introducerea, compararea, stabilirea de formate i editarea de date n: - pri diferite ale unei foi - foi diferite din acelai registru de lucru - dou sau mai multe registre de lucru Pentru gestionarea ferestrelor se utilizeaz meniul WINDOW, cu urmtoarele optiuni : - New window : creaz o nou fereastr ntr-un registru de lucru; - Arrange : permite aranjarea vertical sau orizontal a ferestrelor deschise simultan, permind vizualizarea concomitent a informaiilor din ferestre diferite; - Hide : ascunde fereastra activ; - Unhide : efect invers selectrii opiunii Hide. - Split : secioneaz n patru, ecranul foii de calcul permind defilarea independent pe cele patru zone - Freeze Panes : blocheaz n timpul defilrii coloanele din stnga celulei dorite, respectiv liniile de deasupra. Cnd o fereastr nu mai este util ea poate fi nchis, fr a fi necesar nchiderea fiierului registru de lucru. Componentele ferestrei document n Excel Lansarea n execuie a aplicaiei se realizeaz prin dublu click pe iconul Microsoft Excel. Efectul este afiarea ecranului Excel, figura 1.4. Se observ cu uurin elementele standard ale unei ferestre WINDOWS i anume: - bara de titlu, flancat n stnga de butonul meniului sistem ( meniu ce conine opiuni pentru gestionarea ferestrei WINDOWS), iar n dreapta de butoanele pentru minimizare/maximizare fereastr i nchidere aplicaie; - bara de meniuri ale aplicaiei; - bara/barele de instrumente standard; prin activarea cu ajutorul mouse-ului a unui instrument se realizeaz efectuarea rapid a uneia dintre operaiile curente; - bara de formule: servete pentru introducerea datelor, vizualizarea i modificarea coninutului celulelor; - fereastra aferent foii de calcul active; - bara de defilare orizontal care cuprinde butoane pentru rsfoirea registrului de lucru foaie cu foaie (nainte / napoi ), poziionare la nceput ( ) / sfrit ( ) de registru, taburile foilor din registru i bara de defilare n cadrul foii active; Structura ferestrei de ecran Excel 97

Fig. 1.4 Ecranul EXCEL 97 - linia de stare: furnizeaz permanent informaii n legtur cu modul de lucru curent. Dac se dorete mrirea suprafeei de ecran pentru fereastra aferent foii de calcul active, se poate renuna la afiarea unora dintre barele componente, prin selectarea meniului VIEW i dezactivarea optiunilor respective. Invers, dac se dorete afiarea unei anumite bare de instrumente (Excel are 13 astfel de bare, la care se pot aduga nc multe altele create de utilizator) se selecteaz meniul VIEW, se activeaz comanda TOOLBARS... i se marcheaz casetele corespunztoarei barelor de instrumente necesare. Ieirea din sesiunea de lucru EXCEL se realizeaz prin dublu click pe butonul meniului sistem sau prin comanda File Quit. Structura foii de calcul Foaia de calcul este documentul principal care se utilizeaz n Excel pentru a stoca i manipula date. Ea face parte ntotdeauna dintr-un registru de lucru, alturi de foi diagram, module Visual Basic etc., numrul lor nefiind limitat dect de memoria disponibil. Coloanele sunt identificate prin una sau dou litere (A,B, ... AA, ... IV). Liniile sunt identificate prin numere (de la 1 la 16384). O celul (definit prin intersecia unei linii cu o coloan) este identificat prin referina sa, adic prin coordonatele coloanei i liniei n care se afl (de ex.B2). Celulele pot fi grupate n cmpuri (plaje de celule). Un cmp este de form rectangular i poate fi identificat prin coordonatele colurilor opuse (stnga sus, dreapta jos), delimitate prin caracterul (:). De exemplu B3:E10 definete cmpul format din 32 celule care ncepe la celula B3 i se ncheie la celula E10. O celul poate conine informaii (text, numere, date calendaristice) sau formule de calcul, caz n care n celul va fi afiat rezultatul calculului (figura 1.5) Conceperea unei foi de calcul

Conceperea prezentrii i organizrii unei foi de calcul este deosebit de important pentru vizualizarea informaiilor pe care foaia le conine. De aceea este indicat s se parcurg urmtoarele etape: 1. Stabilirea ideii generale Fiecare foaie de calcul trebuie conceput avnd n vedere scopul foii de calcul respective, care sunt datele necesare, cine va fi utilizatorul ei. n cazul unei foi de calcul care permite efectuarea de simulri, se recomand structurarea pe zone. n general o foaie de calcul cuprinde patru zone: zona de ipoteze, zona de date, zona de calcule i zona de rezultate. n cazul foilor ce conin baze de date se impune crearea unor zone de criterii pentru filtrarea informaiilor din baza de date i eventual a unor zone de afiare a rezultatelor filtrrilor. n aceste cazuri este indicat utilizarea mai multor foi de calcul care s cuprind parte din aceste zone, de exemplu: o foaie cu zonele de ipoteze, o alta cu zonele de criterii, .a.m.d., evitndu-se pe ct posibil crearea de foi de calcul uriae, greu de utilizat. n plus regruparea tuturor ipotezelor societii ntr-o singur foaie uureaz reutilizarea lor n mai multe foi sau registre de lucru. 2. Introducerea n foaia de calcul a informaiilor reprezentnd titluri: - titlul tabelului, data crerii - etichetele de coloane i de linii - comentarii ataate celulelor - zone de test, eventuali separatori. 3. Introducerea datelor iniiale Datele iniiale trebuie nelese ca date primare. Pe ct posibil nu trebuie s fie preluate sub form de date iniiale, date ce pot fi obinute prin calcule. Chiar dac uneori este mai dificil de utilizat formule, ele trebuie preferate valorilor absolute; orice schimbare intervenit valoarea iniial se va repercuta automat n toate formulele care o utilizeaz direct sau indirect diminundu-se la maximum riscul de eroare. Volumul datelor iniiale trebuie redus la minim. 4. Introducerea formulelor Se recomand utilizarea referinelor nominale de celule/zone i a formulelor scurte. Dac este necesar efectuarea de calcule complexe (formule mari) este indicat descompunerea n calcule pariale plasate n celule diferite. Utilizarea referinelor nominale micoreaz erorile de manipulare posibile. 5. Formatarea foii de calcul Aceasta trebuie realizat (dac este posibil) n conformitate cu formatele cu care utilizatorul este familiarizat. Pentru aceasta este necesar inserarea de celule/linii/coloane vide, chenare, etc. pentru a permite citirea cu uurin a foii de calcul. Spre exemplificare prezentm n continuare un formular de bilant (pentru trei exerciii financiare consecutive), realizat ntr-o foaie de calcul (fig. 1.5). ACTIV Imobilizri Necorporale Cheltuieli de constituire i de cercetare Dezvoltare Concesiuni, brevete, alte drepturi similare 7 0 1995 0 1996 1997 283

Fond comercial Alte imobilizari Imobilizari in curs Imobilizari Corporale Terenuri Cladiri i construcii speciale Maini si utilaje Alte imobilizri corporale Imobilizri n curs Imobilizari Financiare Titluri de participare Alte titluri imobilizate Creane imobilizate TOTAL ACTIVE IMOBILIZATE Stocuri Materii prime i materiale Obiecte de inventar i stocuri aflate la teri Producie n curs Produse finite Alte active circulante Furnizori - Debitori Clieni i conturi asimilate Acionari-capital subscris i nevrsat Alte creane Titluri de plasament Conturi la bnci, casa i acreditive TOTAL ACTIVE CIRCULANTE Cheltuieli constatate n avan Diferene de conversie activ TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARI I ASIMILATE Prime privind rambursarea obligaiunilor TOTAL ACTIV

84792 15083 143690 21685 33655 0 0

433899 300882 38737 10805 83475 0 0

84792 433899 109873 140619 16973

283 1512

109873 424864 44340 169397

123646 872676 62864 504544 0 50976 270256 0 0 160151 35012 534737 1013295 0 68257 0 101233 0 169490

1512 25791 280 16682 338 278 8213 27303 0 328 328

0 0 0 619529 1616684 27914

PASIV Capital social din care : -capital subscris i vrsat Prime legate de capital Diferene din reevaluare Rezerve Rezultatul reportat 8

1995 200 200 0 40 0

1996 227460 227460 0 0 29315 0

1997 20000 20000 4000 3346

Rezultatul exerciiului Fonduri Subvenii pentru investiii Provizioane reglementate TOTAL CAPITALURI PROPRII Provizioane pentru riscuri Provizioane pentru cheltuieli TOTAL PROVIZIOANE PENTRU RISCURI SI CHELTUIELI Imprumuturi si datorii asimilate din care : -pe termen mediu si lung Furnizori si conturi asimilate Clienti - Creditori Alte datorii Banca TOTAL DATORII Venituri inregistrate in avans Diferente de conversie pasiv TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARE SI ASIMILATE TOTAL PASIV EGALITATE BILANT ACTIV PASIV ** DIFERENTE**

51795 54497 0 106532 0 0 0 0 0 155108 0 305229 0 460337 3703 48957 52660

111118 206728 0 574621 0 40200 40200 0 0 366582 853 532171 0 899606 0 102257 102257

73 850 470 28739 0 100 100

5418 5176 10547 1249 5711 28101 275 275

619529 1616684 57215 1991 619529 619529 0 Fig. 1.5 Stuctura bilanului 1992 1616684 1616684 0 1993 27914 57215 -29301

6. Verificarea i testarea foii de calcul Trebuie verificat totul i mai ales formulele. Pentru aceasta se face apel la valori ale datelor de intrare pentru care se cunosc rezultatele diferitelor celule. 7. Ataarea unui plan desfurtor Excel permite crearea (automat sau de ctre utilizator) a unui plan desfurtor (outline), plan ce poate fi afiat in extenso cu toate detaliile sau restrns cnd detaliile sunt ascunse. Se realizeaza astfel o sintetizare a foii de calcul. Datorit acestei faciliti se pot ascunde sau afia pna la opt nivele de detaliu din rnduri sau coloane. n acest fel informaia devine mai uor de citit i de comparat. Unei foi de calcul i se poate ataa un singur plan desfurtor. Modalitile de rezolvare sunt urmtoarele: a) automat Pentru exemplificare relum foaia ce conine formularul de bilan. i atam automat un plan desfurtor, astfel: -selectm ntregul formular; 9

-selectm din meniul Data opiunea Group and Outline; Auto Outline. Implicit Excel presupune c rndurile de cumul sunt dedesubtul rndurilor de detaliu (Summary rows below detail), iar coloanele de cumul sunt la dreapta coloanelor de detaliu (Summary columns to right of detail ). Utilizatorul poate schimba direcia de calcul modificnd setrile din fereastra Setting (figura 1.6). i acionnd butonul Create. Afiarea acestei ferestra se face cu comanda Data; Group and Outline, Setting Ca urmare n partea stng a foii de calcul apare o zon cu butonae de nivel (numerotate 1,2,3,) i cu butonae de ascundere/afiare detalii ([ ]/[+]). Acionarea butonaelor [-] (cu ajutorul mouse-ului), face s dispar liniile de detaliu; pentru reafiarea lor se acioneaz (tot prin intermediul mouse-ului) butonaele [+]. Dac planul desfurtor este creat pe linii,butonaele apar n stnga antetelor de linii; dac este creat pe coloane, butonaele apar n zona de deasupra antetelor de coloane. Un plan desfurtor poate fi realizat i simultan pe linii si coloane.
_

Fig. 1.6 Caseta de setare b) manual Pentru ataarea manual a unei structuri de plan desfurtor se procedeaz astfel: - se selecteaz celulele pentru grupare, corespunztoare unui nivel, exclusiv celula ce conine formula de cumulare (n caz c exist!) - se alege comanda Data; Group and Outline; Group . n cazul n care nu au fost selectate rnduri sau coloane ntregi, va apare fereastra de dialog Group. - din caseta de dialog Group se selecteaz Rows sau Columns. - se acioneaza butonul OK dup care se repet procedeul pentru fiecare nivel de grupare n parte. Anularea unei grupri se face cu comanda Data; Group and Outline, Ungroup. n figura 1.7 este prezentat o parte din planul desfurtor aferent formularului de bilan.

10

Fig. 1.7 Plan desfurtor

1.2 OPERAII DE BAZ N FOAIA DE CALCUL 1.2.1 Crearea i editarea unui document Excel

Selectarea datelor din foaia de calcul nainte de a putea introduce date sau folosi majoritatea comenzilor n Microsoft Excel, trebuie selectate celulele/obiectele respective astfel: -selectarea unei celule se realizeaz prin click pe celula respectiv; -selectarea unei plaje de celule (adiacente) se realizeaz prin click pe prima celul i apoi glisare ( , , ) pn la ultima celul din plaj; -selectarea de celule/plaj de celule neadiacente se realizeaz prin selectarea primei plaje/celule dup metoda prezentat mai sus, acionarea tastei CTRL nainte de eliberarea butonului stng al mouse-ului i meninerea tastei CTRL apsate pn se selecteaz rnd pe rnd i celelalte celule/plaje. -selectarea unui ntreg rnd: click pe numrul (1, 2, 3 etc.) rndului -selectarea mai multor rnduri/coloane: click pe numrul primului rnd, apsarea tastei CTRL nainte de a elibera cursorul mouse-ului, meninerea ei n aceast poziie n timp ce se clicheaz succesiv pentru selectarea celorlalte rnduri/ coloane. - selectarea unei ntregi coloane: click pe litera (A, B, C, D...) coloanei. - selectarea ntregii foi: click pe butonul de selecie global (echivalent cu comanda Edit; Select All) , vezi figura 1.8.

11

 Fig. 1.8 Selectarea datelor din foaia de calcul

Selectarea tuturor celulelor din foaia de calcul se utilizeaz frecvent n stabilirea formatului global, de ex. modificarea fontului pentru ntreaga foaie. Introducerea i editarea datelor ntr-o foaie de calcul se pot introduce dou tipuri de date: - o valoare constant (un text, o valoare numeric, inclusiv o dat calendaristic, or, fracie sau notaie tiinific), vezi figura 1.9; - o formul (o secven de valori, adrese de celule, funcii sau operatori care produc o nou valoare). Formulele ncep cu semnul =. n timpul introducerii datelor bara de formule este activ afind concomitent ceea ce se tasteaz n celul; validarea datelor introduse se face prin apsarea tastei ENTER, prin click pe butonul din bara de formule sau prin acionarea tastelor direcionale ,, , .

Fig. 1.9 Introducerea datelor n celula B3 s-a tastat numrul 1275,55 12

Introducerea textelor. Se selecteaz o celul i se tasteaz textul (max. 255 caractere). Textul este aliniat implicit la stnga i n caz c depete dimensiunea de afiare a celulei, el va trece virtual n celulele libere din dreapta. Cnd celula din dreapta conine date, textul este trunchiat. Pentru ca celula s poat afia tot coninutul ei, se poate recurge fie la redimensionarea coloanei n care se afl celula respectiv, fie la continuarea automat a textului pe rndul urmtor (n cadrul aceleiai celule); n acest caz se parcurge traseul Format, Cells..., fia Alignment, marcare prin click a csutei Wrap Text (continu automat textul pe rndul urmtor). Pentru a introduce un numr ca text, el trebuie precedat de un apostrof, (de ex. 300). Introducerea numerelor. Se selecteaz celula i se tasteaz numrul . Numerele pot include caracterele numerice de la 0 la 9 i caractere speciale (+ - / ( ) , % ,E, $, spaiu). Exemple: 1,25%; 2,1E+3 ; 3 3/5 Pentru fracii subunitare se va tasta ca parte ntreag cifra 0 (0 1/3); n caz contrar (tastare 1/3) fracia va fi interpretat ca dat calendaristic, n celul aprnd 3-Jan. Introducerea datelor calendaristice sau ora. Se selecteaz celula ; - se tasteaz data/ora utiliznd de regul formatul L/Z/AA respectiv h:mm:ss; Dac se dorete introducerea datei i orei n aceeai celul, ele trebuie separate printrun spaiu. Alte formate posibile pentru date calendaristice/timp, figura 1.10. Introducerea formulelor. Se selecteaz celula, se tasteaz semnul = ; bara de formule devine activ, se scrie formula; Formula poate conine constante, referine de celule/plaje de celule (relative, absolute, mixte, nominale), date calendaristice, texte, operatori, funcii. Introducerea diferitelor tipuri de date ntr-o formul se face respectnd urmtoarele convenii: - textul introdus este cuprins ntre apostrofuri (Ex. n celula B8 se introduce formula =Vnzri&1996. Rezultatul va consta n afiarea n celul a textului Vnzri 1996 (& realizeaz concatenarea irurilor de caractere). - pentru a include un numr ntr-o formul este suficient s se tasteze numrul; - includerea datei calendaristice/orei impune scrierea ei ntre ghilimele. Ex. =5/12/96"-3/5/96. Formatul este n acest exemplu l/zz/aa. Pentru rezolvarea unei astfel de formule, datele calendaristice sunt convertite n numere, dup care se calculeaz diferena.

13

Fig.1.10 Format pentru date calendaristice

Dac Excel nu recunoate formatul de dat/or, acestea vor fi memorate ca text, nepermind efectuarea de calcule numerice, (sistemul ne atenioneaz asupra acestui fapt afind n celula ce conine formula, o valoare de eroare) ; - pentru a include referine de celule/plaje de celule, n timp ce bara de formule este activ, se selecteaz celula/plaj respectiv. Referinele incluse sunt referine relative. Reamintim c pentru a transforma o referin relativ n referin absolut se apas tasta F4. Dac se dorete utilizarea referinelor nominale se tasteaz numele dorit sau se selecteaz acesta din lista referinelor nominale, list afiat prin acionarea butonului sgeat din bara de formule. Efectuarea de calcule pe baz de formule este prezentat n subcapitolul cu acelai nume. Pentru a include funcii se utilizeaz asistentul de funcii [ fx] sau Insert; Function... Modificarea coninutului unei celule. Coninutul unei celule se poate modifica prin dou metode: editarea n linia de formule sau editarea direct n celul. Pentru a edita datele direct n celule se acioneaz dublu click n celula respectiv; dac aceasta conine o formul va fi afiat n locul rezultatului ei, permind astfel modificarea. Editarea direct n celul este permis numai dac n comanda Tools; Options... fia Edit, este selectat apoi, caseta Edit Directly in Cell. Indiferent de modul de editare coninutul se poate modifica prin tehnicile de editare texte cunoscute. Copierea coninutului unei celule/plaje de celule a) cu ajutorul comenzilor - se selecteaz celula/celulele de copiat (adiacente); - se alege comanda Edit; Copy (sau click pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard); zona copiat este marcat cu un chenar mobil; - se poziioneaz cursorul n prima celul a zonei destinatie; - se alege comanda Edit; Paste sau Edit; Paste Special... care prezint facilitti n a realiza o copiere selectiv . 14

Copierea selectiv Pentru fiecare celul Excel memoreaz valoarea acesteia, formula pe care o conine, formatul de afiare i comentariile (notele). Comanda Paste Special din meniul Edit permite copierea selectiv a acestor elemente, prin precizzi fcute de utilizator prin intermediul ferestrei de dialog Paste Special (fig. 1.11). Fereastra cuprinde dou grupuri de opiuni Paste i Operation. Paste indic ce se copiaz: totul (All), doar formulele (Formula), doar valorile (Values), doar formatele de afiare (Formats) doar comentariile (Notes). Operation precizeaz cum se face copierea: None - celulele surs sunt reproduse; Add - celulele surs se adun la continutul celulelor destinatie; Subtract - celulele surs se scad din coninutul celulelor destinaie; Multiply - celulele surs se nmulesc cu coninutul celulelor destinaie; Divide - celulele surs se mpart la coninutul celulelor destinaie; Skip Blank - cere s se copieze numai celulele care nu sunt vide; Transpose - permite ca liniile surs s se copieze pe coloane, iar coloanele surs, pe linii. Butonul Paste Link solicit legarea celulelor destinaie de celulele surs, astfel nct, orice modificare din celulele surs s fie preluat automat n celulele de destinaie corespunztoare.

Fig. 1.11 Copiere selectiv b) Cu ajutorul mouse-ului

Fig. 1.12 Copiere cu mouse-ul 15

Utilizarea mouse-ului ofer dou metode rapide: a) - se selecteaz celula/plaj respectiv; - se poziioneaz cursorul mouse-ului n punctul de copiere (fig. 1.12) i se gliseaz de-a lungul liniilor/coloanelor n care dorim s copiem coninutul plajei selectate, tinnd apsat butonul stng al mouse-ului; - se elibereaz butonul mouse-ului. b)- se selecteaz celula/plaj de copiat ; - se poziioneaz cursorul mouse-ului pe selecie; - se apas tasta CTRL i se menine n aceast poziie; - se acioneaz butonul stng al mouse-ului i se gliseaz n noua poziie; - se elibereaz butonul mouse-ului i apoi tasta CTRL. Mutarea coninutului unei celule a) cu ajutorul comenzilor - se selecteaz celula/plaj de celule de deplasat ; - se alege comanda Edit;Cut (sau se actioneaz butonul corespunztor din bara de instrumente standard) - se poziioneaz cursorul n prima celul a zonei destinaie ; -se alege comanda Edit; Paste (sau se actioneaz butonul corespunztor din bara de instrumente standard) Atunci cnd se copiaz (Copy) sau decupeaz (Cut) coninutul unei celule/plaje de celule, acesta este plasat ntr-o zon de memorie numit Clipboard, de unde este preluat ca urmare a comenzii Paste i inserat n noua/noile poziii. b) cu ajutorul mouse-ului - se selecteaz zona de mutat; -se poziioneaz cursorul mouse-ului pe marginea seleciei, pozitionarea corect este marcat de schimbarea formei cursorului mouse-ului n sgeat ; - se apas butonul stng al mouse-ului i se gliseaz n noua poziie; - se elibereaz butonul mous-ului. Inserare celule a) a) cu ajutorul comenzii Insert ; Cells . Apare fereastra Insert cu patru opiuni posibile (fig. 1.13);

Fig. 1.13 Inserare celule b) cu ajutorul mouse-ului - se procedeaz ca pentru mutare cu precizarea c nainte de acionarea butonului mous-ului se apas tasta SHIFT i se menine astfel. n cazul mutrii, coninutul iniial al celulelor din zona destinaie este ters. n cazul inserrii acest fenomen este evitat. Lucrul cu serii de date Crearea unei serii de date 16

Excel are definite mai multe serii de date, cum ar fi lunile anului, zilele sptmnii, etc. i permite generarea automat de serii numerice, cu un anumit pas i ntre anumite limite. Utilizatorul la rndul lui poate s defineasc noi serii de date. Crearea unei liste/serii particularizate: Metoda 1: -Tools; Options; tab-ul Custom Lists; -n csua List Entries se tasteaz elementele listei (de ex .luni, mari, miercuri, joi ....); - se acioneaz butonul Add i apoi OK. Metoda 2: -se introduc datele respective n foaia de calcul; - se selecteaz plaja care le conine; - Tools; Options; tab-ul Custom Lists; n csua Import List from Cells apar referinele plajei selectate; - se acioneaz butonul IMPORT , ceea ce va face ca lista din foaia de calcul s fie inclus n csua Custom Lists, putnd fi utilizat de cte ori se dorete; - se acioneaz butonul OK. Cteva precizri: - fiecare list particularizat poate conine max. 2.000 de caractere; - fiecare element al listei poate avea max. 80 de caractere; - listele se ncep cu orice caracter exceptnd numerele. Modificarea unei liste particularizate - Tools, Options, tab-ul Custom Lists ; - se selecteaz elementul de modificat i se tasteaz modificrile; - se selecteaz elementul de ters i se utilizeaz tasta Backspace. tergerea unei liste - se selecteaz lista n csua Custom Lists; - se acioneaz butonul Delete. Umplerea unei plaje de celule cu seria dorit: - se tasteaz primul element al seriei ntr-o celul; - se poziioneaz cursorul mouse-ului n punctul de umplere (+); - se apas butonul drept i se gliseaz n direcia n care dorim s se fac umplerea; - cnd se elibereaz butonul mouse-ului, apare meniul contextual pentru umplere care conine urmtoarele opiuni: 1) Copy Cells 2) Fill Series 3) Fill Formats 4) Fill Values 5) Fill Days 6) Fill Week Days 7) Fill Months 8) Fill Years 9) Linear Trend 10) Growth Trend 11) Series ... Vom insista asupra ultimei opiuni: dup cum se observ prin sintax, selectarea opiunii Series determin apariia unei ferestre de dialog pe care o prezentm n continuare (fig. 1.14);

17

Fig. 1.14 Introducerea seriilor de date Prin intermediul acesteia putem specifica anumii parametri pentru seria de valori cu care dorim s umplem plaja selectat n prealabil. Opiunile 9 i 10 permit crearea de previziuni i tendine simple, fapt pentru care vor fi prezentate n capitolul instrumente de asistare adeciziei. Calcule pe baz de formule Atunci cnd se dorete introducerea de valori calculate ntr-o foaie de calcul se utilizeaz formulele. O formul ncepe ntotdeauna cu semnul = 1[1]) i poate conine constante (literale sau numerice, date calendaristice), operatori (aritmetici, de comparare, de concatenare texte), referine de celule (absolute, relative, nominale), funcii, parantez pentru stabilirea ordinei de executare a calculelor. Modul de introducere/modificare a formulelor a fost prezentat anterior. O celul ce conine o formul afieaz n mod normal pe foaia de calcul, valoarea rezultat. La selectarea unei celule care conine o formul, formula este ntotdeauna afiat n bara de formule (celula selectat afieaz rezultatul). Pentru a edita n celul formula se face dublu click n celula respectiv. Dac se dorete afiarea tuturor formulelor din foaia curent, se urmeaz traseul Tools, Options..., tab-ul View i n csua Window Options se selecteaz Formulas. Datorit mulimii de operatori ce pot fi utilizai n formule considerm oportun prezentarea ordinii de evaluare a operatorilor. Operator Descrierea Negare (ex. 7* -10) % Procent ^ Exponent * i / nmulire i mprire + i Adunare i scdere & Concatenare texte =; <; <=; >=; >; <> Comparare Atunci cnd trebuie mutat o celul/plaj de celule, valorile sau adresele pe care le conin rmn neschimbate (nu se modific n noua poziie) dar sunt afectate formulele ce conin adresele din zona n care s-a fcut mutarea i aceasta deoarece practic prin mutare au fost terse celulele din vechea poziie. Exemplificare: Coninutul celulei C8: = Sum (C3:C7) iar D8: 300 ; se mut coninutul celulei C8 n D8; n acest caz celula C8 rmne vid iar celula D8: = Sum(C3:C7) deci formula a rmas neschimbat dar coninutul anterior al celulei D8 (numrul 300) a fost ters. Dac n foaia de calcul exist o formul care utilizeaz coninutul celulei D8 dinainte de mutare aceasta va fi afectat, afind valoarea de eroare # REF! Copierea unei formule are efect diferit asupra adreselor relative i ale celor absolute.
Se poate introduce o formul i tastnd (+) sau (-) sau @ (n cazul funciilor, ca n Lotus 1-2-3). La validarea formulei, Excel convertete (+)/(-) n (=) iar funciile @ sunt convertite n funcii Excel echivalente.
1[1]

18

a) Cnd se copiaz formulele, Excel ajusteaz automat adresele relative i prile relative ale adreselor mixte din zona n care se insereaz celulele copiate. Dac celula D9 conine formula = SUM(D2:D8) prin copiere pe orizontal ea devine n E9: = SUM(E2:E8), n F9: = SUM(F2:F8) .a.m.d., iar prin copiere pe vertical va fi: D10: = SUM(D3:D9), D11: = SUM(D4:D10) .a.m.d. b) Prin utilizarea adreselor absolute aceast ajustare nu mai are loc. Dac D9 conine =SUM($D$2:$D$8), indiferent de direcia de copiere, formula rmne neschimbat, astfel: E9, F9, ... ,,D10, D11, ... = SUM ($D$2:$D$8). Formulele pot fi mult simplificate prin utilizarea funciilor. n exemplul de mai sus n locul introducerii succesiunii de operanzi i operatori pentru a face suma (D9 = D2 + D3 + D4 + D5 + D6 + D7 + D8) s-a utilizat funcia SUM i astfel formula a fost mult simplificat. nlocuirea unei formule cu valoarea ei calculat - se poziioneaz cursorul n celula cu formula respectiv - se urmeaz traseul Edit; Copy; Edit; Paste Special i se alege butonul opiune Values - se acioneaz tasta <Enter>; formula este nlocuit cu valoarea ei calculat. Atunci cnd o formul conine direct sau indirect adresa propriei celule, aceasta este numit adres circular. Formule matriceale Aceste formule pot produce mai mult de un rezultat, putnd ocupa o plaj de celule. O formul matrice se poate recunoate dup acoladele ce o includ i pe care Excel le pune automat. Introducerea unei formule matriceale - se selecteaz celula sau plaja de celule unde urmeaz s fie depuse rezultatele, - se introduce formula utiliznd tehnicile prezentate la Introducere date; - se valideaz formula tastnd simultan Ctrl + Shift + Enter; Nu pot fi terse/modificate celule individuale din zona matriceal deoarece toate celulele rezultat partajeaz o singur formul. Utilizarea constantelor matriceale O matrice de valori se numete constant matriceal. Pentru a introduce n formula matriceal o constant matriceal se procedeaz astfel: - se tasteaz valorile n formul i se nchid ntre acolade; - pentru a separa valorile din coloane diferite se utilizeaz virgula; - pentru a separa valorile din linii diferite se utilizeaz punct i virgul). Exemplu: {= A2:A5 * { 4 ; 3.75 ; 3.25 ; 2.5}} n formula matriceal de mai sus constanta este un vector de 4 elememte: 4 3.75 3.25 2.5 Valorile dintr-o constant matrice trebuie s fie constante, nu formule. Ele nu pot conine $ % sau ( ). Am considerat oportun prezentarea formulelor matriceale ntruct: a) ele pot simplifica foaia de calcul, reducnd numrul de formule; b) exist numeroase funcii Excel care lucreaz cu matrice.

1.2.2 Formatarea spaiului de lucru din foaia de calcul

19

Se poate stabili formatul celulelor unei foi de calcul nainte sau dup introducerea datelor. Formatele celulelor sunt separate de datele coninute n ele, putnd fi copiate ntre ele i modificate sau terse separat de datele coninute n celule. Formatarea celulelor se poate realiza cu ajutorul: a) a) barei de instrumente specializate Format b) b) comenzilor din meniul Format (fig. 1.15) MENIUL FORMAT

Fig. 1.15 Comenzile de formatare Operaii de formatare: Formatarea unei celule/plaje de celule - se selecteaz celula/plaj respectiv; - se alege comanda Format ; Cells ... , apare o fereastr de dialog (vezi fig. 1.16) ce conine ase fie (tab-uri): Fia Number - utilizat pentru aplicare formate de numere. El cuprinde urmtoarele categorii: General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special, Custom. (vezi fig. 1.17). Pentru fiecare din aceste categorii are predefinite mai multe coduri. De exemplu: pentru datele calendaristice, pune la dispoziie urmtoarele formate m/d/yy; d - mmm yy , d - mmm , mmm -yy , m/d/yy ; h:mm, etc. pentru formatele contabile (Accounting) , Excel incorporeaz mai multe formate. Formatele contabile au semnul $ n stnga celulei, arat valorile negative ntre paranteze i valorile zero drept cratime.

20

Fig. 1.16 Formatarea celulelor Precizare Utilizatorul i poate crea, pentru un registru de lucru propriile formate, urmnd traseul Format; Cells ...; fia Number i opiunea Custom (Particularizare). Aceste formate sunt recunoscute doar de registrul de lucru n care au fost definite (fig. 1.17). Fia Alignment Pune la dispoziie trei casete cu opiuni:

Fig. 1.17 Formatarea celulelor Horizontal (pentru aliniere orizontal n cadrul celulei), cu variantele General (textul este aliniat la stnga, iar numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Center (centrat), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga - dreapta), Center Across Columns (aliniere centrat, peste coloane); 21

 Vertical (pentru aliniere pe vertical n cadrul celulei) cu variantele Top (sus), Center (centrat), Bottom (jos), Justify (aliniere sus - jos); Orientation (pentru precizarea direciei de scriere - orizontal, vertical cu 3 variante). Pentru continuarea automat a textului pe rndul urmtor se va activa caseta Wrap Text. Fia Font: cuprinde mai multe casete i anume: Font - pentru stabilirea formei literei (ex. Arial, Times, ...); Font Style - pentru precizarea modului de afiare a literei (standard, cursiv, gros, cursiv i gros); Size - pentru a indica dimensiunea literei n puncte grafice, de ex. 8, 10, 11, .pixels; Underline - permite sublinierea textului cu o linie simpl/dubl sau nesublinierea textului (None); Color - pune la dispoziie o palet de culori pentru text; Effects - pentru a putea declara: indicii (Subscript), exponenii (Superscript) sau caracterele barate (Strikethrough). Fia Font cuprinde i o zon de afiare a ablonului de text formatat cu caracteristicile precizate de utilizator (Preview). Fia Border - permite trasarea de chenare-contururi (Outline) sau interne (Inside) sau anularea unora existente (None). Se pot preciza culorile (Color) i tipul liniei chenarului (Style). Fia Patterns (Modele) - permite precizarea culorii (Color) fundalului celulei i, n cazul aplicrii unui model (Pattern), att ablonul ct i culoarea cu care s fie trasat. Fia Protection - nu are rol de formatare propriu-zis, de aceea va fi prezentat ulterior. Copierea de formate Metoda 1 - se selecteaz zona al crei format se dorete a fi copiat ntr-o alt zon; - se activeaz prin dublu clic butonul Format Painter din bara de instrumente Standard ; - se selecteaz zona ce urmeaz s ia formatul dorit; - la eliberarea butonului mouse-ului cele dou zone (sursa copierii i destinaia) vor avea aceeai formatare. Metoda 2 - se selectez zona al crei format se dorete a fi copiat; - se alege comanda Edit, Copy; - se selecteaz zona de destinaie; - se alege comanda Edit, Paste Special i se selecteaz opiunea Format din Paste Special. Utilizarea autoformatelor Excel are definite un numr de formate pe care utilizatorul le poate vizualiza n caseta Sample (Mostr) din fereastra de dialog Auto Format. Aplicarea unui autoformat. Pentru aplicarea unui autoformat se va proceda astfel: Metoda 1 (integral): - se selecteaz zona de formatat (sau doar o celul din ea); - se alege comanda Format; AutoFormat; apare fereastra AutoFormat: - n caseta Table Format se selectez formatul dorit. Pentru parcurgerea 22

- listei tuturor formatelor se acioneaz din bara de defilare atasat casetei Table Format; - se acioneaz butonul OK (vezi fig. 1.18).

Fig. 1.18 Caseta AutoFormat Metoda 2 (Selectiv): Dac se dorete ca anumite formate definite anterior s fie preluate n formatul automat (de ex. pentru a pstra formatele deja existente ale numerelor), se va aciona n fereastra Auto Format dup selectarea formatului dorit, butonul Options i se vor dezactiva csetele pentru formatele care nu vor fi schimbate prin aplicarea autoformatului (de ex. caseta Number). tergerea unui autoformat Metoda 1 (Imediat dup aplicarea formatului): n acest caz se urmeaz traseul Edit; Undo AutoFormat. Metoda 2 (Ulterior): - se selecteaz o celul din zona respectiv; - se alege comanda Format; AutoFormat; - n caseta Table Format se selecteaz opiunea None (niciunul). Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor Pentru aceste operaii se utilizeaz meniul Format, urmnd traseul Column ; Weight respectiv Row ; Height (vezi fig. 1.19). n caseta Row height (vezi fig. 1.20), utilizatorul poate preciza dimensiunea dorit.

Fig. 1.19 Schimbarea dimensiunii liniei/coloanei

Fig. 1.20 Schibarea nlimii liniei

Imprimarea datelor Cnd se dorete imprimarea unei lucrri se pot utiliza o serie de opiuni pentru a controla modul de aezare n pagin. Dup modificarea opiunilor de imprimare se recomand o previzualizare. Comanda pentru imprimare este File; Print... 23

Apare o fereastr de dialog care permite precizarea elementelor de imprimat (ntregul document sau doar anumite pagini, foi ntregi sau doar selecii din acestea, etc.), modul de afiare n pagin, dimensiunea paginii I calitatea imprimrii (ceea ce presupune acionarea butonului Properties), precizarea imprimantei (ceea ce presupune acionarea butonului de extensie din caseta de text Name), precum i o vizualizare a imaginii pe imprimant (cu ajutorul butonului Preview...). Aranjarea n pagin Se realizeaz cu ajutorul ferestrei Page Setup... care se poate obine prin: File; Page Setup... n acest scop se procedeaz astfel: pentru a fixa marginile paginii: - se selecteaz fia Margins; - se introduc dimensiunile dorite pentru: sus (Top), jos (Bottom), dreapta (Right), stnga (Left), antet (Header), subsol de pagin (Footer); pentru a fixa alinierea vertical i orizontal pe pagin: - se selecteaz fia Margins; - se completeaz opiunile din paragraful Center on page (Centreaz pe pagin); pentru a aduga sau edita antete i note de subsol: - se selecteaz fia Header/Footer; - n csuele corespunztoare se vor selecta antetele i subsolurile de pagin dorite. pentru a fixa orientarea paginii: - se selecteaz fia Page (Pagin); - se precizeaz orientarea, i anume vertical (Portrait) sau orizontal (Landscape). pentru a stabili scara la care s se imprime, dimensiunea hrtiei, calitatea imprimrii i modul de numerotare a paginilor: - se selecteaz fia Page i se precizeaz valorile dorite utiliznd butoanele de defilare din cadrul fiecrei csue, defilare urmat de selectarea variantei preferate. pentru a imprima o anumit zon din foaia de calcul: - se selecteaz fia Sheet (Foaie); - n csua Point Area (Zon de imprimare) se introduc referinele zonei de imprimat. pentru a imprima titluri de rnduri sau de coloane pe pagini multiple: - se selecteaz fia Sheet; - n csua Print Titles (Imprim titluri) se precizeaz zonele ce se doresc a fi imprimate ca titluri. pentru a imprima alte elemente din foaia de calcul: (grilajul foii, antetele de rnduri (1, 2, 3...) sau de coloane (A, B, C, ...), comentariile: - se selecteaz fia Sheet; - se activeaz (n caz c nu sunt deja activate) csuele corespunztoare i anume Gridlines; Row and columns heading .... pentru a preciza ordinea de imprimare i numrare a paginilor: - n fia Sheet se precizeaz la paragraful Page order, unul din urmtoarele moduri: - Down, Then Over (n jos, apoi de-a latul ) - Over, Then Down (de-a latul, apoi n jos). pentru a ascunde sau imprima obiectele grafice de pe foaie: - se selecteaz obiectul; - se alege comanda Format; AutoShape; - din fereastra de dialog AutoShape se selecteaz fia Properties; - se dezactiveaz/activeaz csua Print Object.

24

1.3 REPREZENTAREA GRAFIC A DATELOR

Una dintre cele mai importante faciliti ale procesoarelor de calcul tabelar o constituie reprezentarea grafic - sub form de diagram a datelor numerice prezente ntr-o anumit zon a foii de calcul. Reprezentrile grafice ilustraz mai bine relaiile, tendinele, anomaliile ce se stabilesc ntre date, fiind mai uor de vizualizat i de interpretat dect simpla prezentare tabelar a cifrelor studiate. Reprezentrile grafice sub Excel se genereaz pe baza unui tablou de analiz ce constituie un domeniu bine precizat i delimitat al foii de calcul, ce conine la rndul su date numerice organizate n serii de date. Pentru construirea unei diagrame, datele ce se doresc a fi reprezentate grafic se editeaz, iar apoi se selecteaz. n selecia domeniului ce va fi baza construirii graficului se cuprind i anumite elemente (de text, dar nu numai) care vor constitui legendele diagramei i etichetele axei abscisei. Figura 1.21 ilustreaz un tabel de analiz pe baza cruia se va genera un grafic. Domeniul selectat (A3:E8) ofer informaii referitoare la numrul de cursani ce au participat la cursurile de perfecionare organizate de un institut, pe trimestre i pe tipuri de cursuri (Microinformatic, Management de ntreprindere, Managementul Afacerilor, Management Financiar i Marketing).
T a b e l u l d e a n a l i z s a u d o m e n i u l g r a f i c u l u i

Fig. 1.21 Domeniul de date pentru grafic Selecia domeniului vizeaz seriile de valori numerice care se vor reprezenta grafic i elementele adiionale ce vor explicita diagrama. Selecia poate cuprinde cmpuri grupate (cazul de mai sus) sau cmpuri disparate dar dispuse pe plaje continue de celule (cazurile de mai jos). Selectarea cmpurilor disparate se face cu mouse-ul apsndu-se i tasta <Ctrl>, figura 1.22 I 1.23.

Fig. 1.22 Cmpuri grupate

Fig. 1.23 Cmpuri disparate

25

Dup ce cmpurile au fost selectate, se apas butonul Chart Wizard (Asistentul generator de grafice), aflat pe bara de butoane Standard sau se activeaz comanda Insert Chart. Asistentul de grafice (Chart Wizard) genereaz o reprezentare grafic n patru pai.

Fig. 1.24 Tipuri de grafice

Fig. 1.25 Modele

Primul pas (Step 1 of 4 Chart Type), figura 1.24, reprezint selectarea tipului de grafic standard (Standard Types) sau personalizat (Custom Types) din caseta Chart type, alegerea subtipului de grafic din caseta Chart sub-type i previzualizarea acestuia apsnd butonul Press and hold a view sample . n cazul de fa s-a ales un grafic cu bare (histogram) orientat orizontal. n Excel se pot genera urmtoarele tipuri de grafice : Grafice de tip histogram, orientate vertical (Column), figur 1.16, sunt digrame ce ilustraz grafic modificrile suferite n timp de diferitele date de reprezentat, precum i comparaia ntre anumite elemente analizate. Histogramele sunt reprezentate grafic sub form de bare. Aceste diagrame orientate vertical pot fi : -bidimensionale (normale sau n perspectiv): compar evoluia fenomenelor studiate pe o singur ordonat (Y) n raport cu valorile abscisei. Subtipurile acestei reprezentri grafice sunt: histogramele simple, cumulate i cumulate 100%) -tridimensionale (3D): compar evoluia datelor n profunzime, adic de-a lungul a dou ordonate Y i Z .

26

H i s t o g r a m e s i m p l e

H i s t o g r a m e c u m u l a t e

H i s t o g r a m e c u m u l a t e 1 0 0 %

H i s t o g r a m e B i d i m e n s i o n a l e

H i s t o g r a m e t r i d i m e n s i o n a l e

Fig. 1.26 Grafice histogram vertical Graficele cumulate sunt formate din histograme dispuse n stiv (unele peste altele) i evideniaz relaii stabilite ntre diferite elemente (serii de date). Graficele cumulate 100%, reprezint ponderea elementelor reprezentate grafic ntr-o stiv ce semnific ntregul. Graficele de tip histogram orientate orizontal (Bar), figura 1.27, sunt identice din punctul de vedere al coninutului i semnificaiei reprezentrii grafice cu diagramele de tip Column (prezentate anterior), cu deosebirea c histogramele ce reprezint evoluia fenomenelor studiate sunt dispuse orizontal. O alt diferen fa de primele ar fi aceea c diagramele orizontale Column nu posed un subtip de reprezentare grafic tridimensional.

Fig. 1.27 Grafice histogram orizontal Graficele de tip Column vor fi suportul exemplelor furnizate de autori, pentru construirea unei diagrame. Graficele lineare (Line), figura 1.28, sunt reprezentri sub form de linii frnte sau curbe ce semnific evoluia i tendina fenomenelor analizate.
s i m p l e G r a f i c e l i n e a r e : , c u m u l a t e 1 0 0 , % , r e p r e z e n t a t e p r i n l i n i i c e a u m a r c a t e p u n c t e l e d e i n t e r s e c i e a l e a b s c i s e i c u o r d o n a t a G r a f i c l i n e a r r e p r e z e n t a t p r i n s u p r a f e e

s i m p l e G r a f i c e l i n e a r e : , c u m u l a t e 1 0 0 , % , r e p r e z e n t a t e p r i n l i n i i c e n u a u m a r c a t e p u n c t e l e d e i n t e r s e c i e a l e a b s c i s e i c u o r d o n a t a

Fig. 1.28 Grafice lineare Graficele lineare pot fi simple (fr marcarea punctelor de intersecie sau cu marcarea punctelor de intersecie), cumulate (idem), sau 100% (idem). Graficele lineare pot fi reprezentate i sub form de suprafee. 27

Graficele n arii (Area), figura 1.29, sunt reprezentate prin suprafee dispuse n straturi, semnificnd mrimea i evoluia elementelor reprezentate. Graficele n arii pot fi: plane (simple, cumulate, 100%) sau n relief (idem).

Fig. 1.29 Grafice n arii Graficele de tip nor de puncte (Scatter), figura 1.30a, sunt diagrame statistice de regresie ce pun n eviden gradul de corelaie ntre una sau mai multe variabile cantitative (explicative) i o variabil calitativ (de explicat). Diagramele de tip Scatter mai sunt cunoscute i sub numele de diagrame XY, datorit faptului c fiind adaptate reprezentrii fenomenelor continue, pot evidenia relaiile ntre dou fenomene dependente de acelai parametru.

Fig. 1.30a Grafice "nor de puncte" Punctele graficului vor putea fi unite n ordinea cuplurilor primei serii calitative cu prima serie cantitativ, apoi primei serii (calitative) cu a doua serie cantitativ i aa mai departe. Astfel valorile seriilor de date cantitative pot reprezenta fenomene continue exprimate n funcie de seria de date calitativ. Graficele sectoriale (Pie), figura 1.31, sunt diagrame de structur ce semnific pri ale elementului analizat, raportate la ntreg. Pentru construirea unui grafic sectorial, se va alege numai o singur serie de date, pentru c este

Fig. 1.31 Grafice sectoriale Fig. 1.32 Grafice concentrice vorba de disocierea unui element n prile sale componente. Graficele sectoriale mai sunt folosite pentru a pune n eviden un element semnificativ dintr-un ntreg. 28

Subtipurile graficului sectorial ar fi: grafice sectoriale plane sau n relief cu feliile grupate sau cu feliile disociate i grafice sectoriale n care mai multe elemente pot fi grupate sub forma unui alt grafic sectorial (mai mic) sau a unei mici histograme cumulate. Graficele concentrice (Doughnut), figura 1.32, sunt similare graficelor sectoriale cu excepia faptului c pentru construirea lor se pot alege mai multe serii de date. Fiecare cerc concentric (inel) reprezint o serie de date. Graficele polare (Radar), figura 1.33, reprezint seriile de date corespunztoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fa de

Fig. 1.33 Grafice polare un punct central. Graficele polare evideniaz i simetria datelor, comparnd valorile numerice agregate ale seriilor de date. Un grafic polar poate avea minim serii de date. Subtipurile graficului polar sunt: - - grafice ce evideniaz sau nu, punctele de intersecie;

Fig. 1.30b Grafice tip "nor de puncte Fig. 1.34 Grafice n suprafee grafice cumulate sau suprapuse; Graficele n suprafee (Surface), figura 1.34, sunt diagrame care caut s reprezinte optimul combinaiilor ntre diferitele serii de date. Cele mai uzuale aplicaii ale acestor reprezentri sunt n domeniul hrilor topogeografice unde diferitele culori i motive ale elementelor analizate indic situarea suprafeelor n aceleai plaje de valori. Graficele tip nor de puncte (Bubble), figura 1.30b, sunt similare cu graficele Scatter, cu deosebirea c marcatorul bulin indic valoarea celei de-a treia valori studiate sub forma mrimii acesteia. Graficele bursiere (Stock), figura 1.35, sunt diagrame ce reprezint grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Aplicaiile unor astfel de grafice se gsesc de regul n domeniul financiar unde se analizeaz amplitudinile i fluctuaiile cursului unei aciuni la burs sau variaia nregistrat de cursul valutar. Reprezentrile grafice bursiere sunt construite pe serii de date ce au o semnificaie predefinit. Seriile de date utilizate de graficele bursiere pot fi: cotaia maxim atins de o valoare mobiliar ntr-o zi (High), cotaia minim (Low), cotaia la deschiderea sesiunii de licitaie (Open), cotaia la nchide (Close), volumul capitalizrii bursiere pentru ziua respectiv (Volume). Potrivit acestor elemente predefinite ale seriilor de date, se pot deosebi patru subtipuri de grafice bursiere: - HLC:High, Low, Close; - OHLC : Open, High, Low, Close; - VHLC: Volume, High, Low, Close; 29

- VOHLC: Volume; Open; High, Low, Close Ultimele dou subtipuri de grafice bursiere ( VHLC i VOHLC) sunt diagrame construite n dou axe Y, datorit necomparabilitii ntre mrimea elementelor seriilor de date (mrimile HLC i OHLC sunt mult mai mici deci necomparabile dect mrimea V care reprezint capitalizarea bursier din ziua respectiv)
Grafic HLC Grafic OHLC

Grafic VHLC

Grafic VOHLC

Fig. 1.35 Grafice bursiere Alte tipuri de grafice standard ar fi cele de tip: cilindru (Cylinder); con (Cone) sau piramid (Pyramid). Respectivele reprezentri grafice pot fi bidimensionale sau tridimensionale, dispuse vertical sau orizontal, pot fi simple, cumulate i 100%.

Fig. 1.36 Grafice tip cilindru Fig. 1.37 Pasul 2.Ddomeniul datelor Al doilea pas n elaborarea graficelor (Step 2 of 4 Chart Source Data), figura 1.37, const n precizarea susei de date pe care se va genera reprezentarea grafic. Astfel se pot efectua urmtoarele operaii: selectarea seriilor de date ce vor fi reprezentate grafic ( Data Range), dac acestea nu au fost selectate iniial; precizarea orientrii seriilor de date (Series in) : pe linie (Row) sau pe coloan (Columns) Prin orientarea seriilor de date pe linie se nelege urmtorul fapt: informaia din prima linie a zonei selectate va fi atribuit etichetelor pentru abscis, iar informaia din prima coloan a zonei selectate va fi atribuit legendelor. Prin orientarea seriilor de date pe coloan se nelege faptul c : informaia din prima coloan a zonei selectate va fi atribuit etichetelor pentru abscis, iar informaia din prima linie a zonei selectate va fi atribuit legendelor. Tot la nivelul pasului 2 al asistentului grafic ( Chart Wizard - Step 2 of 4 -

30

 n m o d a u t o m a ts e a c t i v e a z p l a j a d e c e l u l e p e c a r e e s t e c o n s t r u i t r e p r e z e n t a r e a g r a f i c a s e r i e ir e s p e c t i v e 2 .S e a p a s t a s t a D e l e t e p e n t r u a e l i m i n a d i n r e p r e z e n t a r e a g r a f i c s e r i a d e d a t e s e l e c t a t

1 .S e s e l e c t e a z s e r i a g r a f i c d e d a t e c e u r m e a z a f ie l i m i n a t

Fig. 1.38 Selectarea seriilor de date Chart Source Data), figura 1.38, prin apsarea fiei (tab-ului) Series se pot aduga (Add) sau anula (Remove) serii de date. n aceast etap, o serie de date poate fi anulat prin selectarea respectivei serii de date din caseta series apsarea butonului Remove. Aceast operaie se poate relua sucesiv de attea ori cte serii de date se doresc a fi eliminate. Dac reprezentarea grafic este deja generat i seriile de date ce definesc orientarea graficului sunt organizate pe coloan, pentru a se elimina o anume serie de date reprezentat grafic, se selecteaz (cu mouse-ul printr-un click) reprezentarea grafic a respectivei serii de date de eliminat, iar apoi se apas tasta Delete. n momentul seleciei seriei grafice de date, se activeaz automat domeniul ce definete tabloul de analiz al graficului, adic plaja de celule ce conine valorile pe care este construit respectiva diagram. Figura 1.39 ilustraz eliminarea seriei de date ce reprezint Microinformatica, iar figura 1.40, eliminarea coloanei Trimestrul I. Graficul generat poate fi modificat n sensul eliminrii unor elemente ale

Fig. 1.39 Eliminarea unei serii linie Fig. 1.40 Eliminarea unei serii coloan reprezentrii grafice prin simpla manipulare a zonei domeniului pe care respectiva digram este construit. Dup cum am artat anterior, prin selectarea obiectului grafic se activeaz n mod automat domeniul pe care este construit graficul. Prin simpla redimensionare cu mouse-ul prin punctul de copiere (colul inferior drept) a domeniului, respectiva diagram se va ajusta automat la nivelul seriilor de date astfel delimitate (figura 1.41).

31

S e r i i l e d e d a t e a u f o s ta j u s t a t e p r i n r e d i m e n s i o n a r e , p o t r u v i tm o d u l u i c u m u t i l i z a t o r u la r e s t r i c i o n a tp l a j a d e c e l u l e p e c a r e i n i i a l a f o s tc o n s t r u i t g r a f i c u l .

Fig. 1.41 Efectul eliminrilor Adugarea unor noi serii se date la un grafic existent se poate face n mai multe moduri. Presupunnd c reprezentarea grafic este orientat pe coloan i c seria de date ce reprezint Trimestrul IV a fost anterior eliminat, se va dori reintroducerea acestei serii de date. Primul procedeu de adugare a seriei de date ce reprezint Trimestrul IV const n selectarea seriei de date din

Fig. 1.42 Adugarea unei serii coloan tabloul de analiz pe coordonatele E3:E8 i glisarea cu mouse-ul, a zonei selectate peste diagrama existent. n urma acestei operaii, graficul se va actualiza automat i n consecin se va genera o reprezentare grafic aferent seriei de date pentru Trimestrul IV (figura 1.42). Un al doilea procedeu de adugare a unei serii de date este urmtorul : se selecteaz reprezentarea grafic i se activeaz meniul contextual Chart, alegndu-se opiunea Source Data. n caseta de dialog Source Data, se activeaz fia Series. n continuare se apas butonul Add, i n rubrica Name se precizeaz adresa celulei (E3) ce poart numele seriei de date (Trim IV), iar n rubrica Values se precizeaz coordonatele seriei de date ce va fi adugat (E4:E8).

Fig. 1.43 Titlurile graficului i axelor 32

Al treilea procedeu de adugare a unei noi serii de date const n selectarea obiectului grafic, urmat de alegerea din meniul contextual Chart a opiunii Add Data, dup care n caseta de dialog Add Data se precizeaz coordonatele noii serii de date (E3:E8). Pasul 3 (Step 3 of 4 Chart Option), figura 1.43, n generarea unei diagrame stabilete opiunile graficului. Astfel prin apasarea butonului fiei Titles se pot stabili : - - titlul graficului (Chart title); - - titlul abscisei (Category X axes) - - titlul ordonatei (Value Y axes) - - titlul celei de a doua axe Y n cazul n care aceasta este declarat

Fig. 1.44 Axele graficului Prin apasarea fiei Axes se pot stabili afiarea categoriilor ce vor fi dispuse pe abscis (caseta se selectare Category (X) axis) i afiarea valorilor ordonatei (caseta de selectare Value (Y) axis), figura 1.44. Prin apsarea fiei Gridlines, figura 1.45, se pot stabili grile orizontale i vericale sub forma unui caroiaj de linii. Grilele sunt necesare pentru a uura citirea seriilor de date reprezentate grafic, furniznd repere certe de evaluare a mrimilor elementelor reprezentate. Astfel se pot afia grile corespunztoare diviziunilor i subdiviziunilor abscisei ( Category (X) axis) i ordonatei (Value (Y) axis): pe un intervalul major (Major gridlines) i pe un interval minor (Minor gridlines). Prin apsarea fiei Legends, figura 1.46, se pot stabili : - - afiarea sau neafiarea legendei (Show legend) - plasarea legendei (Placement) n col (Corner), n partea superioar (Top), n partea inferioar (Bottom), n stnga (Left), n dreapta (Right)

Fig. 1.45 Stabilirea grilelor

33

Fig. 1.46 Stabilirea legendelor Prin apsarea fiei Data Labels, figura 1.47, se pot afia etichetele seriilor de date pe digram adic valoarea punctelor de intersecie ale abscisei cu ordonata pentru fiecare serie de date n parte. Etichetele datelor pot fi de tip valoare numeric ( Show value), de tip procent pentru grafice sectoriale, concentrice i histograme 100% (Show percent), de tip etichet afiat pe abscis (Show label), de tip etichet de abscis i procent (Show label and percent), de tip dimensiune nor de buline (Show bubble sizes)

Fig. 1.47 Etichetele seriilor de date Prin intermediul fiei Data Table, figura 1.48, se poate afia alturi de diagrama construit grafic i tabelul de analiz ce reprezint domeniul de date aferent graficului. Acest lucru este posibil prin activarea casetei de selectare Show data table. n egal msur, prin activarea casetei de selectare Show legend keys, se pot afia pe diagram, reperele grafice (sub form de pictograme) prin care este reprezentat legenda fiecrei serii de date.

Fig. 1.48 Tabelul de analiz Ultimul pas n generarea reprezentrilor grafice ( Step 4 of 4 Chart Location ) precizeaz amplasamentul graficului (figura 1.49). Astfel, un grafic poate fi plasat: 34

- fie ntr-o foaie grafic special ( As new sheet) i specificarea numelul graficului (implicit Chart1); - fie ca obiect ntr-o foaie de calcul existent ( As object in) cu specificarea numelui acesteia (implicit Sheet1). Graficul va fi generat n foaia de calcul prin apsarea butonului Finish a -

Fig. 1.49 Amplasamentul graficului asistentului grafic. Diagrama astfel construit este prezentat n figura 1.50.

Fig. 1.50 Rezultatul procedurii O reprezentare grafic poate fi modificat selectnd obiectul grafic generat i activnd meniul contextual Chart. Prin acest meniu, conform figurii 1.51, se poate modidica tipul graficului, orientarea acestuia, se por aduga sau elimina serii de date, se pot modifica legendele, titlul graficului i axelor, etichetele de date, caroiajul graficului, amplasamentul acestuia. O diagram poate fi eliminat din foaia de calcul, selectnd respectiva reprezentare grafic i acionnd tasta Delete.

35

C h a r tT y p ep o a t e m o d if ic at ip u ld e r e p r e z e n t a r e g r a f i c ,p r i n i n t e r m e d i u l a s is te n t u lu ig r a f i c p a s u l1 / 4

S o u r c eD a t ap o a t e m o d if ic ao r i e n t a r e a g r a f i c u l u i ip o a te a d u g as a ue l i m i n a s e r iid ed a t e ,p r in i n t e r m e d i u l a s is t e n t u lu ig r a f i c p a s u l2 / 4

C h a r tO p t io np o a t e m o d i f i c ao p iu n i le g r a f i c u l u i( l e g e n d e , ti t l u r i ,e t i c h e t ep e n tr u d a t e ,c a r o i a j u l ,e t c .) p r i nin t e r m e d iu l a s i s te n tu lu ig r a f i c ,p a s u l3 /4

A d dD a t a p o a t ea d u g a n o is e r i id ed a t e

L o c a t io np o a t e m o d if ic a a m p la s a m e n t u l g r a f i c u l u ip r i n p a s u l4 / 4a l a s i s te n tu l u ig r a f i c

Fig. 1.51 Operaii ulterioare crerii graficului

1.4 UTILIZAREA FUNCIILOR EXCEL

Procesorul de tabele Excel include un numr mare de funcii predefinite (232), dar ofer i posibilitatea ca utilizatorul s-i defineasc propriile funcii, potrivit cerinelor de exploatare a aplicaiilor. Funciile Excel permit efectuarea de calcule i prelucrri diverse, de la cele mai simple pn la cele mai complexe. 1.4.1 FUNCII PREDEFINITE Funciile predefinite reprezint formule speciale care respectnd o anume sintax, execut operaii i prelucrri specifice, fiind destinate rezolvrii unor probleme i aplicaii ce conin elemente predefinite de calcul. Unele funcii predefinite sunt echivalente formulelor: de exemplu, formula de adunare a coninutului celulelor A1, A2 i A4, adic =A1+A2+A4 este echivalent cu funcia =Sum(A1:A2;A4). Alte funcii (majoritatea cazurilor) nu au echivalent n rndul formulelor, rezultatul scontat neputnd fi obinut dect prin aplicarea funciilor predefinite sau putnd fi obinut pe cale obinuit, prin aplicarea succesiv a mai multor operaii i formule. Folosirea funciilor predefinite este supus unor reguli foarte stricte, a cror nerespectare poate conduce la un rezultat incorect sau generator de eroare. Cea mai mare parte a funciilor predefinite au trei componente: - semnul "egal"= (sau semnul plus +, pentru compatibilitate cu 1-2-3); - numele funciei; - unul sau mai multe argumente; 36

Nici un spaiu nu este admis ca separator ntre cele trei componente ale funciilor predefinite. Argumentele se afl nchise ntre paranteze rotunde i sunt separate printr-un separator zecimal. Acest separator poate fi virgul sau punct i virgul, dup cum a fost configurat iniial sistemul. n exemplele luate, se va lua n consideraie ca separator zecimal caracterul "punct i virgul". Exist i funcii care nu au nevoie de precizarea argumentului, de exemplu:=NOW(), =TRUE(), =TODAY(), etc. Exemplul urmtor ilustreaz diferite argumente care se pot ntlni la o funcie predefinit: Funcie predefinit =SUM(A2:A7) =SUM(A2:A7;A9;A11:A20) =MAX(59;36;84) =DATE(62;10;18) =IF(A1=A2;"Bun";Rau") =INT(SUM(D1:D9) =UPPER("Ionescu") =REPT("Ionescu",3) =FACT(6) Tip argument plaj continu de celule plaj discontinu de celule list de valori list de valori dat calendaristic valoare logic funcie predefinit ir de caractere ir i valoare numeric valoare numeric

Excel accept urmtoarele tipuri de argumente: - o condiie: este o expresie logic care folosete unul din operatorii logici =, <, >, <>, <=, >=, NOT( ), AND( ), OR( ) pentru o adres de celul sau un nume de cmp. Condiia argumentului poate fi deci o formul, un numr, un nume de cmp, un text. Funcia evalueaz condiia i procedeaz la diferite operaii n funcie de faptul dac condiia este adevrat sau fals. - o locaie: este o adres, un nume de cmp, o formul sau funcie care genereaz o adres sau un nume de cmp. - un text: orice secven de caractere inclus ntre ghilimele, adresa sau un nume de cmp ce conine o etichet tip ir de caractere sau o formul sau funcie care returneaz o etichet. Un ir de caractere folosit ntr-o funcie trebuie pus ntre ghilimele pentru a nu fi confundat cu un nume de cmp. - o valoare: un numr, adresa sau numele unei celule care conine un numr, o formul sau funcie predefinit care returneaz un numr. Toate tipurile de argumente pot fi folosite mpreun ntr-o funcie atunci cnd sintaxa este respectat. O funcie predefinit se poate introduce ntr-o celul tastnd-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcii. Cea mai simpl metod o reprezint introducerea nemijlocit a funciilor predefinite, corespunztor sintaxei, n celula unde se va opera calculul respectiv (metod recomandat). n cel de-al doilea caz, se activeaz selectorul funciilor predefinite aflat pe bara de editare sau se activeaz comanda Insert Function (figura 1.52). Apoi, se alege funcia respectiv, din caseta de dialog Paste Function, se valideaz i se completeaz sintaxa generat automat.

37

2. Se apas butonul egal de pe bara de editare

3. Se alege funia dorit 4. Se completeaz interactiv sintaxa

1. Se poziioneaz cursorul acolo unde se va insera funcia

Fig 1.52 Etapele inserrii unei funcii Apelarea selectorului de funcii se face prin apsarea butonului = (egal) aflat pe bara de editare, dup care se deschide lista funciilor predefinite, se alege funcia dorit, dup care se completeaz interactiv argumentele.

Fig. 1.53/1.54 Asistentul de funcii/Exemple de date Acest procedeu este prezentat n figura 1.53 Funcia poate fi aleas din lista funciilor cele mai utilizate ( Most Recently Used), din lista tuturor funciilor disponibile ordonate alfabetic ( All), sau din categoriile de funcii specializate (Financial, Date & Time, Math & Trig, Statistical ...) n celula din care s-a apelat funcia predefinit va apare sintaxa funciei selectate i validndu-se operaia prin butonul OK se va genera rezultatul respectivei funcii. 38

Generatorul de funcii sau mai corect asistentul de funcii este prezentat n figura 1.53. De regul, utilizarea asistentului de funcii presupune parcurgerea a doi pai: - pasul 1 semnific alegerea tipului de funcie; - pasul 2 presupune completarea interactiv a sintaxei funciei respective conform exemplului prezentat n figura 1.54. Categorii de funcii predefinite Excel posed un set impresionant de funcii predefinite, n numr de 232, grupate pe tipuri potrivit utilitii acestora la rezolvarea diferitelor probleme. Astfel, considerm suficient n rezolvarea aplicaiilor EXCEL, prezentarea a celor mai importante 99 de funcii predefinite, grupate pe urmtoarele categorii (figura 1.55):

Fig. 1.55 Categorii de funcii 1. 1. funcii matematice i trigonometrice (Math & Trig) : permit efectuarea de calcule matematice simple i complexe; 2. 2. funcii statistice (Statistical): permit efectuarea unor calcule statistice utiliznd serii de valori; 3. 3. funcii de informare (Information): afieaz informaii despre celule i cmpuri; 4. 4. funcii logice (Logical): determin valoarea de adevr sau de fals corespunztor unei condiii; 5. 5. funcii baz de dat (Database): efectueaz diferite calcule asupra unor rubrici, ntr-o baz de date, corespunztor unor criterii definite; 6. 6. funcii de cutare i consultare (Lookup & Reference) : permit localizarea coninutului unei celule; 7. 7. funcii calendar sau dat calendaristic (Date & Time): manipuleaz numere care reprezint date calendaristice sau timp; 8. 8. funcii text sau ir de caractere (Text) : ofer informaii legate de textul existent n celule i permit operaii cu etichete; 9. 9. funcii financiare (Financial): permit realizarea de calcule economico-financiare predefinite. n continuare, prezentm cele mai importante funcii predefinite, preciznd c cea mai mare a parte a lor sunt perfect compatibile ca sintax i ca semnificaie cu funciile arond aferente procesorului de tabele LOTUS 1-2-3. 1.4.1.1 FUNCIILE MATEMATICE I TRIGONOMETRICE Funciile matematice i trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit instrumente matematice i trigonometrice de uz curent. 39

Fig. 1.56 Funcia SUM =SUM(list) adun valorile dintr-o list precizat ca argument. Lista poate conine cpuri continue sau discontinue referite prin adrese (coordonate) sau prin nume de cmp(uri). Funcia de nsumare este completat - spre uurina utilizatorului - cu butonul Auto Sum. Funcia generat de butonul respectiv nsumeaz pe linie sau pe coloan valori adiacente (valorile nu trebuie s fie ntrerupte n succesiunea lor de celule vide sau de celule care s conin texte). Auto-nsumarea opereaz astfel pe linie sau pe coloan pn acolo unde se ntlnete primul semn de discontinuitate (figura 1.56). Pot exista mai multe cazuri (exemplificate n figura 1.56): - - se plaseaz cursorul acolo unde se dorete a se calcula suma (eventual selectnd o plaj de celule pe linie sau o coloan unde s se depun rezultatele - - calculelor) i se activeaz butonul AutoSum prin dublu-click;

D u b l u c l i k p eb u t o n u l A u t o S u m

S es e l e c t e a z c e l u l a s a u p l a j ad ec e l u l e u n d es ev ac a l c u l a a u t o m a ts u m a

Fig. 1.57 Funcia AutoSum - se selecteaz plaja de celule de nsumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele nsumrii (o linie mai jos i/sau o coloan mai la dreapta), dup care se activeaz butonul AutoSum prin dublu-click. =PRODUCT (list) multiplic valorile coninute ntr-o list. Un exemplu edificator este prezentat n figura 1.58. =SUBTOTAL(referin-tip;cmp de regrupat) calculeaz un rezultat ce provine dintr-o grupare a datelor opernd diferite operaii specifice (conform referinelor-tip) asupra unui cmp de regrupat.

40

Exemple de referine-tip ar fi: 1AVERAGE Medie Fig. 1.58 Funcia PRODUCT 2COUNT Numr 4MAX Maximum 5MIN Minimum 6PRODUCT Produs 9SUM Sum n exemplul prezentat n figura 1.59 se calculeaz suma (referina-tip 9) valorilor produselor vndute pe 01-Iul-98 (cmpul de regrupat este E31:E33). =SUMPRODUCT(list) multiplic valorile situate n celulele corespondente, aferente unor serii de cmpuri, iar apoi adun rezultatele obinute. n exemplul prezentat n figura urmtoare se calculeaz prin funcia SUMPRODUCT valoarea total a vnzrilor, adic suma dintre produsele cantitilor (C31:C36) i preurilor (D31:D36). =SUMIF(cmp de evaluat; criteriu; cmp de nsumat) adun coninutul celulelor potrivit unui criteriu dat. n exemplul din figura 1.59 se calculeaz prin funcia SUMIF, suma

Fig. 1.59 Funciile SUMTOTAL, SUMPRODUCT, SUMIF comisioanelor la vnzrile de produse (5% din valoare) pentru valorile vndute de peste 10.000.000 lei. n acest caz cmpul de evaluat reprezint valoarea (E31:E36), criteriul este de tip text i anume >10000000, iar cmpul de nsumat este comisionul (F31:F36). =ROMAN(numr;format) convertete numerele din format cifric arab n text ce semnific numere cu format cifric roman. Formatul cu valori de la 0 la 4- reprezint gradul de concizie al numrului roman nou generat. Numrul arab de transformat trebuie s fie ntreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat n figura 1.60. =RAND() returneaz un numr aleator cuprins ntre 0 i 1; =ABS(numr) returneaz valoarea absolut dintr-un numr; =LN(numr) calculeaz logaritmul natural

41

Fig. 1.60 Funcia ROMAN al unui numr specificat ca argument; =LOG(numr;baz) returneaz logaritmul unui numr ntr-o baz specificat;

Fig. 1.61 Funcii trigonometrice i POWER i SQRT =LOG10(numr) returneaz logaritmul n baza 10 dintr-un numr; =EXP(X) calculeaz baza logaritmului natural ridicat la puterea X. Baza este o constant i are valoarea 2,7182818.;

Fig. 1.62 Funcii matematice =MOD(X;Y) calculeaz restul mpririi argumentului X la arg. Y; =FACT(numr) calculeaz factorialul unui numr pozitiv; =POWER(numr;putere) returneaz rezultatul unui numr ridicat la putere (figura 1.61); =SQRT(numr) calculeaz rdcina ptrat a argumentului; =SIN(X) returneaz valoarea argumentului X n radiani; =COS(X) calculeaz cosinusul argumentului X n radiani ; =TAN(X) calculeaz tangenta argumentului X n radiani; =ASIN(X) calculeaz arc-sinusul argumentului X n radiani (similar =ACOS(X) i =ATAN(X); =DEGREES(unghi) convertete radianii n grade; =RADIANS(unghi) convertete grade n radiani; =ROUND(X,numr de zecimale) rotunjete argumentul numeric X la un

42

Fig. 1.63 Funcia de rotunjire numr specificat de zecimale; =PI() returneaz valoarea numrului PI; =INT(numr) afieaz partea ntreag a argumentului (a numrului real), fr a-l rotunji. 1.4.1.2 FUNCIILE STATISTICE Funciile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utiliznd serii de valori: =MAX(list) returneaz cea mai mare valoare din list. Lista poate fi compus din: numere, formule numerice, adrese sau nume de cmpuri; =MIN(list) returneaz cea mai mic valoare din list; =AVERAGE(list) calculeaz media valorilor din list; =GEOMEAN(list) calculeaz media geometric a valorilor dintr-o list =HARMEAN(list) calculeaz media armonic a valorilor dintr-o list; =MEDIAN(list) calculeaz valoarea median dintr-o list; =COUNT(list) numr celulele ocupate dintr-o list de cmpuri; Exemplul din figura 1.64 ilustraz utilizarea funciilor statistice prezentate:

Fig. 1.64 Funcii statistice 1.4.1.3 FUNCIILE DE INFORMARE Funciile de informare (Information) afieaz informaii referitoare la celule i cmpuri : =ISBLANK(X) determin dac X sau amplasamentul definit de argumentul X este sau nu o celul vid. Funcia returneaz TRUE -valoarea logic de adevr- dac amplasamentul este o celul vid i FALSE valoarea logic de fals- n caz contrar; =ISNUMBER(X) verific dac X conine o valoare numeric. Funcia returneaz TRUE adevrat- dac X conine un numr, altfel returneaz FALSE sau fals. Argumentul X poate fi o valoare, o adres, text sau o condiie); =ISTEXT(X) verific dac X conine un ir de caractere, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. =ISNONTEXT(X) verific dac X nu conine un ir de caractere, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. 43

=ISLOGICAL(X) verific dac argumentul X conine o valoare de tip logic returnnd dup caz TRUE sau FALSE. =ISERROR(X) verific dac argumentul X conine o valoare de tip eroare, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. O parte din funciile de informare sunt exemplificate mpreun cu funciile logice. 1.4.1.4 FUNCIILE LOGICE Funciile logice (Logical) determin evaluarea unor expresii i n funcie de acestea furnizeaz aciuni sau rezultate complexe, genernd valori de adevr sau de fals corespunztor unor condiii (acestea pot fi evaluate i nlnuite cu ajutorul operatorilor logici AND, OR, NOT). =IF(condiie;X;Y) testeaz argumentul condiie i n funcie de rezultatul evalurii logice, genereaz argumentul X dac condiia este adevrat sau argumentul Y dac aceasta este fals. Argumentele X sau Y pot fi valori, iruri de caractere (plasate ntre ghilimele), nume de cmpuri sau adrese de celule sau cmpuri care conin aceste valori. n locul argumentelor X sau Y se pot imbrica alte structuri condiionale IF, generndu-se potrivit condiiilor ulterioare, X1,Y1 sau X2,Y2 i aa mai departe. =AND(evaluare logic1,evaluare logic2,...) returneaz valoarea logic TRUE dac toate argumentele sunt adevrate i valoarea logic FALSE dac unul sau mai multe argumente sunt false; =OR(evaluare logic1,evaluarea logic2,...) returneaz valoarea logic TRUE dac orice argument este adevrat i valoarea logic FALSE dac toate argumentele sunt false; =NOT(evaluarea logic) inverseaz valoarea argumentului, returnnd dup caz TRUE sau FALSE; =TRUE() returneaz valoarea logic TRUE; =FALSE() returneaz valoarea logic TRUE; Pentru exemplificarea funciei logice IF, furnizm urmtoarea aplicaie pentru calculul impozitului pe salariile colaboratorilor angajai cu Convenie Civil de Prestri Servicii: Astfel, dac salariul brut este sub 500.000 lei, impozitul este de 10% din brut, altfel, dac salariul brut este cuprins ntre 500.000 lei i 1.500.000 lei, impozitul este de 50.000 lei + 20% din ceea ce depete 500.000 lei salariu brut, dac salariul brut este cuprins ntre 1.500.000 lei i 2.500.000 lei, impozitul este de 250.000 lei + 25% din ceea ce depete 1.500.000 lei salariu brut, dac salariul brut este cuprins ntre 2.500.000 lei i 3.500.000 lei, impozitul este de 500.000 lei + 30% din ceea ce depete 2.500.000 lei salariu brut, dac salariul brut depete 3.500.000 lei, impozitul este de 800.000 lei + 40% din ceea ce depete 3.500.000 lei salariu brut. Aplicaia este astfel construit nct s exemplifice (didactic) toate funciile logice (figura 1.65, 1.66). ntr-un prim pas s-a construit o coloan de Evaluare logic care returneaz n funcie de un test fcut asupra salariului brut, valoarea logic de fals (FALSE) dac salariul brut este text, blank sau este mai mic ca zero i returneaz valoarea logic de adevr (TRUE) n caz contrar. Fig. 1.65 Funcii logice (I)

44

ntr-un al doilea pas se calculeaz impozitul pe salarii dac coloana Evaluare logic (sa utilizat funcia NOT()) nu conine valoarea logic FALSE. n aplicaia de mai sus s-a construit o structur condiional imbricat, unde s-a exemplificat ntr-o ramur IF i funcia logic AND.

Fig. 1.66 Funcii logice(II) 1.4.1.5 FUNCIILE BAZ DE DATE Funciile baz de date (Database) returneaz aciuni - valori sau etichete (sum;medie;maxim;minim; caut;numr) dintr-un cmp de date - corespunztor unei baze de date, dup o anumit rubric, conform unui criteriu de selecie Funciile tip baz de date au n mod invariabil aceeai list de argumente: - - baza de date: reprezint tabelul Excel sub forma unui cmp de date, de unde informaia va fi consultat sau extras; - - rubrica: semnific atributul sau proprietatea asupra cruia opereaz calculul fcut de funcia tip baz de date. Rubrica poate fi identificat prin numele su sau prin numrul de ordine al acesteia n cadrul bazei de date; - - cmp de criterii: reprezint unul sau mai multe cmpuri continue n care se pot preciza restriciile, care se regrupeaz n criterii de selecie la care trebuie s rspund interogarea respectiv. Principalele funcii tip baz de date sunt: =DSUM(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz suma valorilor unei rubrici aferente unei baze de date, care rspunde unui criteriu de selecie; =DMAX(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz cea mai mare valoare dintr-o rubric aferent unei baze de date, corespunztor unui criteriu de selecie;

Fig. 1.67 Aplicaie pentru funciile baz de date =DMIN(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz cea mai mic valoare dintr-o rubric aferent unei baze de date, corespunztor unui criteriu de selecie; 45

=DAVERAGE(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) calculeaz media valorilor unei rubrici aferente unei tabele - pentru o baz de date, potrivit criteriului de selecie specificat=DCOUNT(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) numr celulele ocupate ntr-o tabel baz de date, conform unor criterii specificate; =DGET(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz coninutul unei rubrici pentru o baz de date, corespunztor unui criteriu specificat. Funcia este util pentru a regsi o informaie unic; Exemple edificatoare de utilizare a funciilor tip baz de date sunt ilustrate n figura urmtoare, urmnd ca alte aplicaii mai complexe s fie prezentate n detaliu n capitolul ce trateaz bazele de date create i exploatate sub Excel. Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A6:H17, considerat a fi o baz de date care repertoriaz facuturile emise de o firm ctre clienii si, se pot pune n eviden cu ajutorul funciilor tip baz de date, informaii calculate potrivit unor interogri specifice. Prezentm n figurile 1.67- 1.68 cteva exemple de utilizare a funciilor tip baz de date, utiliznd cmpuri de criterii definite de utilizator potrivit unor cerine de interogare. 1.4.1.6 1.4.1.6 FUNCIILE DE CUTARE I CONSULTARE

Funciile de cutare i consultare (Lookup & Reference) permit cutarea, identificarea i referirea coninutului unor celule:

Fig. 1.68 Modul de utilizare a funciilor baz de date =CHOOSE(index-numeric;list de valori) returneaz n urma unei alegeri dintr-o list de valori, o aciune sau o valoare, ce urmeaz a fi activat sau executat, corespunztor unui index numeric. Indexul numeric determin care valoare (de tip text, numeric sau referin celular) din lista de argumente va fi selectat. Indexul este un numr cuprins ntre 0 i 29. =COLUMN(referin celular sau cmp) returneaz numrul colanei corespunztoare referinei celulare sau numrul primei coloane pentru cmpul specificat; =COLUMNS(cmp) returneaz numrul de coloane aferente cmpului specificat ca argument; =ROW(referin celular sau cmp) returneaz numrul liniei corespunztoare referinei celulare sau numrul primei linii a cmpului specificat ca argument; =ROWS(cmp) returneaz numrul de linii pe care l ocup cmpul specificat ca argument; =AREAS(referin celular) indic numrul de zone contigue dintr-un cmp. Dac respectivul cmp conine mai multe zone contigue, atunci argumentul se mai nchide ntr-o parantez suplimentar; 46

n figura 1.69 sunt prezentate mai multe exemple de utilizare a funciilor enumerate mai sus.

Fig. 1.69 Aplicaie pentru funciile de cutare i consultare =VLOOKUP(cheie;cmp de consultare;coloan de recuperat) returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o coloan dintr-un tablou de consultare vertical. Sintaxa funciei de consultare vertical admite trei argumente i anume: - - cheie: reprezint valoarea dup care are loc cutarea sau consultarea, (adres absolut/relativ sau nume de cmp); - - cmp (sau tabel) de consultare: este cmpul asupra cruia opereaz consultarea prin cutarea valorii cheii precizate anterior; - - coloan de recuperat: este numrul coloanei (numerotarea ncepe cu 1) de unde va fi recuperat informaia gsit n tabelul de consultare, corespunztor valorii cheii de cutare. n mod obligatoriu tabelul de consultare va fi sortat cresctor dup coloana care conine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort, iar n rubrica Sort by se va preciza numrul sau numele coloanei dup care se va face sortarea) =HLOOKUP(cheie;cmp de consultare;linie de recuperat) returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o anumit linie a unui tablou de consultare orizontal. Argumentul cheie (sub forma unei referine celulare sau nume de cmp) va fi cutat n prima linie a cmpului de consultare, iar dac valoarea va fi gsit pe un numrul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiv va fi returnat de funcia HLOOKUP. n mod obligatoriu tabelul de consultare orizontal trebuie sortat dup valorile cresctoare ale cheii de consultare aflate n prima linie (sortare de la stnga la dreapta). Dac valorile cheii nu sunt sortate, se va selecta tabelul de consultare i se va activa comanda de sortare (de la stnga spre dreapta): Data Sort, butonul Option i din rubrica Orientation se alege opiunea Sort left to right. Dac informaia cutat n tabelul de consultare vertical sau orizontal nu va fi gsit, se va returna cea mai apropiat valoare (pe verical sau pe orizontal) de cheia de consultare. Pentru exemplificarea celor dou funcii de consultare propunem urmtoarea aplicaie: O societate comercial de distribuie ntocmete, cu ajutorul procesorului de tabele EXCEL, facturi pentru livrrile efectuate. Opional, respectiva societate efectueaz i transportul mrfii comandate la domiciliul clientului, firma practicnd tarife difereniate n funcie de cantitatea transportat (n tone) i de oraul de destinaie. 47

Tarifele de transport sunt grupate ntr-un tablou n funcie de destinaie (prima linie) i de cantitatea transportat (prima coloan). Tabloul care urmeaz a fi considerat tabel de consultare orizontal a fost definit pe coordonatele F20:J28 (figura 1.70) i a fost n prealabil sortat de la stnga la dreapta dup prima linie, adic dup destinaie.

Fig. 1.70 Date pentru aplicaia de cutare. Firma i are nregistrai clienii ntr-o baz de date (definit pe coordonatele E1:I7) (figura 1.71) care regrupeaz elementele de identificare ale acestora (Client, Adresa, Localitate, Cod fiscal, Cont bancar). n egal msur exist i o alt baz de date definit pe coordonatele A20:C28 (figura 1.72) sub forma unui nomenclator de preuri pentru fiecare produs n parte. Cele dou baze de date sunt sortate dup valorile cresctoare ale primei coloane i conin informaii pertinente ce concur la realizarea automat a facturii.

Fig. 1.71 Date pentru aplicaia de cutare Factura procesat cu Excel are urmtoarea form (figura 1.73): Utilizatorul va introduce prin tastare, pentru completarea facturii doar denumirea clientului, codul produsului facturat , cota de adaos comercial, cantitatea livrat, iar opional dac se dorete sau nu transport, precum i destinaia transportului. n rest toate operaiile sunt fcute automat cu ajutorul formulelor i a funciilor Excel. Factura se proceseaz n mod obinuit, ncepnd a se calcula ntr-un prim timp "Valoarea", Majorrile, "TVA-ul" i "Valoarea facturat". La Fig. 1.72 Nomenclatorul de preuri calculul "Valorii" se va lua n calcul i o cot variabil de adaos comercial (celula D10 a fost fixat cu adres absolut -$D$10- pentru a nu se decala la

48

Fig. 1.73 Factura obinut copierea formulei ce calculeaz valoarea), precum i cheltuielile de transport. Majorrile de ntrziere se pot calcula pe trane, prin structuri condiionale imbricate. TVA-ul reprezint 22% din Valoare + Majorri, iar Valoarea facturii reprezint suma dintre Valoare, Majorri i TVA. ntr-un al doilea timp se pot calcula totalurile pe rubricile procesate anterior utiliznd clasica funcie SUM. Interesante de prezentat sunt facilitile de consultare vertical i orizontal . La tastarea numelui de client n celula C3, se vor recupera automat dintr-un tabel de consultare vertical (definit anterior pe coordonatele E1:I7), informaiile legate de acest identificator i anume: Adresa, Localitatea, Codul fiscal i Contul bancar. Astfel n celula C4 s-a scris formula de consultare vertical (VLOOKUP) (figura 1.74) pentru recuperarea adresei clientului, anume: se caut cheia de consultare (celula $C$3-Client) n tabelul de consultare definit pe coordonatele $E$1:$I$7 i n caz c valoarea este gsit, se va recupera informaia din coloana 2, corespunztoare cheii de consultare. Coordonatele cheii i tabelului de consultare au fost blocate prin utilizarea de adrese absolute pentru ca formula ce conine consultarea vertical s poat fi copiat fr ca respectivele coordonate s se decaleze.

Fig. 1.74 Funcia de consultare vertical Cheia de consultare fiind n acest caz de tip text nu trebuie s aib valori vide i nici numerice. Pentru aceasta, procedura de consultarea vertical a fost completat cu teste fcute asupra celulei care conine cheia de consultare ($C$3). Dac cheia are valoarea vid ISBLANK($C$3) sau (OR()) dac conine o valoare alta dect text ISNONTEXT($C$3), atunci se va afia un spaiu (), altfel se va face consultarea vertical. n aceste condiii, consultarea vertical va avea urmtoarea form: =IF(OR(ISBLANK($C$3);ISNONTEXT($C$3));;VLOOKUP($C$3;$E$1:$H$7;3)), fapt ilustrat i n figura 1.75.

49

Fig. 1.75 Funcia de consultare vertical Dac se tasteaz un client care nu exist n nomenclatorul de clieni (n tabelul de consultare vertical), funcia VLOOKUP nu va semnala lipsa informaiei din tabel ci va returna informaia legat de cea mai apropiat valoare a cheii de consultare. De exemplu, dac s-ar introduce clientul cu numele Sarmis, se vor recupera prin VLOOKUP informaiile adiionale corespunztoare celei mai apropiate valori ale cheii, adic informaiile legate de clientul Star. Funcia VLOOKUP nu va semnala inexistena cheii de consultare Sarmis. Pentru nlturarea acestui neajuns, procedura de consultare vertical a fost completat cu un test de existen a cheii ce consultare n tabelul de consultare. Acest test de existen verific dac valoarea cheii de consultare este gsit n prima coloan a tabelului de consultare. Dac valoarea respectiv exist n tabel nseamn c s-a gsit cheia de consultare i n consecin consultarea vertical se va efectua returnnd un rezultat corect, altfel se va afia spaiu sau zero (ultimul caz folosindu-se dac celula respectiv particip ulterior la calcule) sau un mesaj de genul cheie inexistent. Formula de testare a existenei cheii de consultare n tabel este urmtoarea: IF(VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;1)<>$C$3;;VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;4)). Rubricile: Adresa C4-, Localitatea C5-, Cod fiscal C6-, Cont

Fig. 1.76 Consultare vertical. bancar C7- se vor recupera prin acelai procedeu de consultare vertical, recuperndu-se dup caz, prin funcia VLOOKUP coninutul coloanelor 2, 3, 4, i 5, corespunztor valorilor cheii de consultare declarate la adresa $C$3 (figura 1.76). n mod asemntor se procedeaz i cu a doua consultare vertical, anume: n momentul tastrii "Codului de produs" este consultat vertical tabelul "PREURI" declarat la adresa A20:C28, i dac n tabelul respectiv este gsit cheia de consultare "Cod produs" - se vor recupera automat: coninutul coloanei 2 i 3 din tablou, adic "Denumire produs" i "Pre".

Fig. 1.77 Aplicaie de consultare vertical n figura 1.77 este prezentat procedura complet (cu teste fcute asupra celulei ce conine cheia de consultare i cu test de existen a valorii cheii n tabelul de consultare) de extragere a denumirii produsului, prin consultare vertical. Similar se procedeaz pentru extragerea preului din tablou, corespunzror valorilor luate de codul produsului. Consultarea orizontal a tabelului declarat pe coordonatele $F$20:$J$28 are loc dup valorile luate de cheia de consultare - $G$10 Destinaia. Dac cheia este gsit n tablou, se 50

va recupera numrul de linie care va conine valoarea cheltuielilor de transport corespunztoare destinaiei specificate. n exemplul prezentat n figura 1.78, s-a operat un mic artificiu, anume "Cantitatea livrat" coincide logic cu numrul de linie de recuperat orizontal din tablou (astfel, nu s-a precizat numrul liniei recuperate, ci celula care conine livrat, aflat la adresa C13). Datorit faptului c procedura de consultare orizontal este operaional ncepnd cu linia 1 (care conine invariabil titlurile rubricilor aferente destinaiei), celula Cantitatea livrat va indica numrul liniei de recuperat i va avea valoarea incrementat cu o unitate pentru a exista o concordan ntre valorile luate de aceasta i numrul liniei de recuperat. Dac nu s-ar fi operat acest artificiu, numrul liniei de recuperat ar fi decalat cu o unitate (adic, dac celula C13 Cantitatea livrat ar fi avut valoarea 3, s-ar fi recuperat linia numrul 3 din tabel prima linie conine titlul rubricilor-, adic valoarea cheltuielilor de transport aferente pentru 2 tone transportate) Prin funcia HLOOKUP s-a consultat deci respectivul tablou, cutndu-se valoarea luat de Destinaie n celula $G$10, recuperndu-se numrul de linie ce corespunde logic cu Cantitatea livrat. Tabloul de consultare trebuie n mod obligatoriu sortat alfabetic dup prima linie a sa. Procedura de consultare orizontal poate fi completat i astfel mbuntit (celula D14) prin urmtoarele teste: - un test fcut asupra celulelor ce conin: Destinaia (s nu fie valoare vid sau numeric) i Cantitatea livrat (s nu fie valoare de tip text, vid sau zero): =IF(OR(ISNONTEXT($G$10),ISBLANK($G$10),ISTEXT(C14),ISBLANK(C14),C14=0;0;IF( ) . Dac cel puin unul din argumente este adevrat, funcia va returna valoarea zero, altfel se vor testa i alte condiii de ndeplinit;

Fig. 1.78 Aplicaie de consultare orizontal - un test de existen a Destinaiei (celula $G$10) n prima linie a tabloului de consultare orizontal: =IF(OR(;$G$10<>HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;1));0;..). Dac Destinaia este inexistent n tablou, funcia va returneaz valoarea zero, altfel se procedeaz la consultarea propriu-zis; - un test de existen a Cantitii livrate n prima coloan a unui tablou de consultare vertical: =IF(OR(C14<>VLOOKUP(C14;$E$20:$E$28;1);.). Dac nu exist valoarea unei cantiti livrate n tabloul de consultare vertical definit pe coordonatele $E$20:$E$28, funcia returneaz zero, altfel se procedeaz la consultarea propriu-zis: (HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;C14+1)); 51

- procedura ar putea fi completat i cu un test de efectuare a transportului: astfel, dac transportul este fcut de furnizor (celula $D$8 are valoarea da), atunci se procedeaz la testele de mai sus i se execut n final consultarea orizontal, altfel cheltuielile de transport vor fi zero. Figura 1.79 indic corespondenele creeate ntre diferitele cmpuri, n procesul de consultare vertical i orizontal.

Fig. 1.79 Consultarea vertical i orizontal. Corespondene 1.4.1.7 1.4.1.7 FUNCIILE TIP DAT CALENDARISTIC I OR

Funciile tip dat calendaristica i ora (Date & Time) manipuleaz i opereaz calcule cu valori numerice ce reprezint date calendaristice sau timp: =NOW() returneaz un numr corespunztor datei curente - cu zecimale ce reprezint ora; =TODAY() returneaz un numr-dat corespunztor datei curente; =DATEVALUE("ir de caractere") calculeaz numrul-dat corespunztor irului de caractere n format dat calendaristic (irul trebuie plasat ntre ghilimele); =DATE(an;lun;zi) calculeaz numrul-dat pentru data calendaristic specificat ca argument; =YEAR(numr-dat) returneaz corespunztor anului, un numr cuprins ntre 0 (1900) i 199 (2099) - extrgnd rezultatul dintr-un numr-dat; =MONTH(numr-dat) extrage luna dintr-un numr-dat, sub form de valori cuprinse ntre 1 i 12; =DAY(numr-dat) genereaz un numr corespunztor zilei cu valori ntre 1 i 31; =WEEKDAY(X) returneaz numrul zilei din sptmn corespunztor argumentului X care poate fi de tip numr dat calendaristic sau text n format dat calendaristic; =DAYS360(dat debut;dat sfrit) calculeaz numrul de zile ntre dou date calendaristice considernd anul ca avnd 360 de zile; =TIME(or;minut;secund) calculeaz un numr-timp corespunztor orei, minutului i secundei; =TIMEVALUE(ir de caractere) returneaz numrul-timp corespunztor irului de caractere specificat n format dat/or (ntre ghilimele); =HOUR(numr-timp) extrage ora dintr-un numr-timp (0,000000 pentru ora 24:00:00 i 9,999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numr cuprins ntre 0 i 23; 52

=MINUTE(numr-timp) extrage minutul dintr-un numr-timp, sub forma unui numr ntreg cuprins ntre 0 i 59; =SECOND(numr-timp) extrage secunda dintr-un numr-timp sub forma unui numr ntreg cuprins ntre 0 i 59; Un exemplu edificator de utilizare a funciilor de tip dat calendaristic i or este prezentat n figura 1.80.

Fig. 1.80 Funciile tip dat i or 1.4.1.8 FUNCIILE TEXT SAU IR DE CARACTERE Functiile text (Text): permit diferite operaii cu iruri de caractere i furnizeaz n egal msur informaii legate de textul existent n celule: =CHAR(cod numeric ASCII) returneaz caracterul corespunztor codului numeric ASCII specificat ca argument; =TRIM(text) afieaz irul de caractere specificat ca argument n care toate spaiile inutile sunt anulate (cu excepia spaiilor care separ cuvintele textului); =CODE(text) returneaz codul numeric pentru primul caracter din textul specificat ca argument; =CONCATENATE(text1;text2;) concateneaz mai multe iruri de caractere specificate ca argumente, ntr-unul singur; =EXACT(tect1;text2) verific dac dou iruri de caractere sunt identice. Comparnd cele dou iruri, funcia returneaz valoarea logic TRUE dac acestea sunt identice sau valoarea logic FALSE n caz contrar; =UPPER(text) afieaz cu majuscule textul specificat ca argument; =LOWER(text) afieaz cu minuscule textul specificat ca argument; =MID(text;N;X) afieaz X caractere ale textului specificat ca argument, ncepnd cu poziia N; =LEN(text) returneaz numrul caracterelor ce formeaz textul specificat ca argument; =SUBSTITUTE(text-surs;N;X;text-nou) returneaz un nou ir de caractere (text-nou) la a N-a poziie a textului-surs, dup ce au fost anulate X caractere; =REPT(text;numr de ori) repet afiarea textului de un numr specificat de ori; =PROPER(text) determin scrierea cu majuscul a fiecrei prime litere din textul specificat ca argument;

53

Fig. 1.81 Exemple de funcii text =VALUE(text) convertete un text ce reprezint un numr ntr-o valoare numeric (numrul ce figureaz n textul tespectiv, trebuie s corespund unuia din formate numerice consacrate); =DOLLAR(numr;zecimale) convertete un numr n text, folosind un format monetar; =FIND(text1;text2;N) localizeaz poziia la care ncepe textul1 n textul2 ncepnd cutarea cu poziia N; Exemplificrile funciilor de tip text sau ir de caractere se gsesc prezentate n figura 1.81. 1.4.1.9 FUNCIILE FINANCIARE Funciile financiare (Financial) efectueaz o serie de calcule economico-financiare furniznd prin valorile returnate informaii utile referitoare la amortismente, la rentabilitatea investiiilor, plasamentelor, mprumuturilor etc. =PV(rata dobnzii;numr de perioade;mrimea plii;[valoare viitoare;tipul]) returneaz valoarea actual (present value) aferent unei sume investite sau depozitate la banc, prin pli periodice, n condiiile unei rate constante a dobnzii. Funcia financiar PV calculeaz deci valoarea prezent a unei sume investite, adic valoarea curent a unei serii de pli viitoare. Funcia se utilizeaz pentru a se determina dac valoarea de revenire a unei anumite investiii este favorabil sau nu, innd cont de costul iniial al investiiei. Funcia PV (ca i alte funcii financiare PMT, FV) este considerat a fi o funcie-anuitate, adic opereaz cu o investiie sau un depozit la care toate plile sunt egale i sunt efectuate la intervale regulate. Argumentele funciei PV au urmtoarea semnificaie: - - rata dobnzii reprezint procentul de dobnd perceput pentru o anumit perioad; - - numr de periode reprezint numrul total de pli periodice; - - mrimea plii semnific valoarea plii fcute n fiecare perioad; - - valoare viitoare reprezint suma total care se dorete a fi realizat dup ultima plat; - - tipul este un parametru care semnific faptul c plata se face la nceputul perioadei (valoarea 1) sau la sfritul perioadei (valoarea 0 implicit). Dac sunt omise ultimele dou argumente, acestea vor fi considerate ca avnd valori nule. Argumentele rata dobnzii i numrul de perioade trebuie exprimate n aceeai unitate de timp lun sau an). Pentru exemplificarea funciei financiare PV, furnizm urmtoarea aplicaie n figura 1.82. 54

O persoan fizic dorete ncheierea unei polie de asigurare pentru o perioad de 20 de ani cu o rat anual a dobnzii de 40%. Asiguratul urmeaz s plteasc lunar o prim de asigurare de 600.000 lei. Costul anuitii perceput de asigurator este estimat la 19.000.000 lei. n figura urmtoare s-a calculat valoarea prezent cu ajutorul funciei PV.

Fig. 1.82 Aplicaie pentru funcii financiare Din calculul fcut (n celula B34), reiese c valoarea prezent a anuitii este de 17.993.120 lei, adic mai mic dect valoarea anuitii calculate de asigurator care este de 19.000.000 lei. Deci aceast investiie nu este rentabil. Se observ c rata dobnzii a fost exprimat n luni (rata anual a fost mprit la 12), iar numrul de ani pentru care s-a contractat asigurarea a fost exprimat tot n luni (numrul de ani a fost nmulit cu 12). De asemenea se observ c funcia PV a returnat un numr negativ. Explicaia acestui rezultat este legat de faptul c funcia PV semnific o cheltuial, o ieire de bani. Pentru ca funcia s returneze un rezultat pozitiv, ar fi trebuit ca argumentul valoarea plii s fie introdus ca numr negativ (de exemplu 600.000). =FV(rata dobnzii;numr de periode[;mrimea plii; valoarea prezent; tipul]) returneaz valoarea viitoare (future value) a unei investiii sau plasament n condiii de anuitate (pli i rate ale dobnzii constante). Argumentele funciei financiare FV sunt identice ce cele ale funciei PV cu excepia faptului c unul din argumente reprezint valoarea prezent a investiiei sau plasamentului. Pentru exemplificarea funciei financiare FV, oferim urmtoarea aplicaie: o persoan fizic dorete efectuarea unui plasament de 25.000.000 lei pe o perioad de 9 luni la o banc comercial, pentru o dobnd anual de 55%. Persoana fizic urmeaz a depune lunar la banc, alturi de depozitul iniial cte 1.000.000 lei pe aceeai perioad. n figura 1.83 s-a calculat (n celula B42) valoarea viitoare a sumei depuse la banc de respectiva persoan fizic (48.259037,70 lei).

Fig. 1.83 Aplicaie pentru funcii financiare (FV) =PMT(rata dobnzii;numr de perioade;valoare prezent[;valoare viitoare;tip]) calculeaz valoarea lunar sau anual a plii pentru o investiie sau un mprumut. Pentru exemplificarea funciei PMT (paiement), presupunem un mprumut la o banc comercial pentru achiziionarea unui bun de folosin ndelungat n valoare de 35.000.000 lei. Rata dobnzii pentru creditele de consum este de 43% pe an, iar durata mprumutului a fost stabilit la 5 ani.

55

Fig. 1.84 Aplicaie pentru funcii financiare (PMT) Valoarea lunar a plii ctre banc pentru creditul acordat a fost calculat (n celula B49) prin funcia PMT n figura 1.84: De asemenea s-a calculat costul total al mprumutului ca un produs ntre valoarea lunar a plii i numrul de perioade de plat n luni. Valoarea total a dobnzii s-a calculat ca diferen ntre costul total al mprumutului i suma mprumutat. =RATE(numr de perioade;valoarea plii;valoare prezent) returneaz rata dobnzii pe perioada unei anuiti, pentru un mprumut sau o investiie. Pentru exemplificare presupunem efectuarea unui mprumut printr-un credit de 15 milioane lei pe timp de un an, cu o valoare lunar de rambursat n sum de 1.800.000 lei. n figura 1.85 se calculeaz n celula E58, dobnda lunar perceput de banc, iar n celula E59 dobnda anual pentru suma mprumutat.

Fig. 1.85 Aplicaie pentru funcii financiare (RATE) Funciile financiare PMT, RATE i PV prezentate anterior, permit construirea tablourilor de rambursare pentru mprumuturi, aplicaie exemplificat n figura 1.86. Un ntreprinztor particular solicit unei bnci comerciale un mprumut de 15 milioane lei pentru achiziionarea unui utilaj. Banca acord creditul pe o durat de 6 luni cu o dobnd de 60% pe an. Solicitantul creditului i poate ntocmi n Excel un tablou de rambursare al mprumutului, altfel spus un scadenar.

Fig. 1.86 Tablou de rambursare a creditelor 56

ntr-o prim faz, se poate calcula valoarea lunar de rambursare (celula D64) cu ajutorul funciei PMT. n a doua faz, se organizeaz tabloul de rambursare pe patru coloane: - - prima coloan (coloana A) conine numrul lunii pentru care se face calculul dobnzii i restul de rambursat; - - a doua coloan (coloana B) conine restul de rambursat, adic suma care rmne de restituit bncii la sfritul lunii n curs. Pentru prima lun restul de rambursat este egal cu creditul, adic 15 milioane, iar lunile urmtoare se calculeaz ca diferen ntre restul de rambursat i rata de plat; - - a treia coloan (coloana C) conine dobnda lunar calculat cu funcia RATE, adic suma lunar ce reprezint dobnda calculat asupra restului de rambursat; - - a patra coloan (coloana D) reprezint rata de rambursat, calculat ca diferen ntre valoarea lunar de rambursare (celula D64) i dobnda lunar. mprumutul este complet rambursat la nceputul celei de-a aptea perioad, dup ce a fost achitat a asea rat. Dac s-ar fi dorit rambursarea integral a mprumutului n luna a 4-a, deci cnd ar mai fi 3 luni de pltit, suma de rambursat ar fi de 8.047.911,48 lei (suma a fost calculat cu funcia financiar PV). Formulele utilizate pentru studiul de caz prezentat se gsesc ilustrate n figura 1.87.

Fig. 1.87 Formulele tabloului de rambursare a creditelor =NPER(rata dobnzii;valoarea plii;valoare prezent) returneaz numrul de perioade de plat pentru o investiie sau un plasament. Altfel spus, se calculeaz cte vrsminte sunt necesare pentru ca un capital constituit printr-o investiie i remunerat printr-o dobnd s ating o valoare specificat.

Fig. 1.88 Aplicaie pentru fucii financiare (NPER) n exemplul ilustrat n figura 1.88 s-a calculat numrul de perioade n ani n care un ntreprinztor trebuie s restituie un mprumut de 35 milioane lei, cu o dobnd anual de 20%, pltind lunar 1.200.000 lei. =NPV(rata dobnzii;valoare1,valoare2,..) calculeaz valoarea actual net a unei investiii bazate pe o serie periodic de intrri de numerar (cash flows). Funcia NPV difer de funcia PV (present value), pentru c se bazeaz pe vrsminte care nu au aceeai mrime. 57

Astfel se calculeaz valoarea actual net a unor intrri viitoare de fonduri, pentru a se evalua rentabilitatea unei investiii. Intrrile de fonduri sunt operaionale la intervale regulate, la sfritul fiecrei perioade. Pentru exemplificarea funciei financiare NPV, furnizm urmtoarea aplicaie: o ntreprindere dorete realizarea unei investiii de 170 milioane lei, care i va permite intrarea unor fonduri estimate ca variabile pe parcursul a 6 ani. Aceste intrri de fonduri se presupun a fi de 223 milioane lei. Astfel se va pune problema rentabilitii investiiei. n figura 1.89 s-a construit un model economic, cu ajutorul cruia s-a calculat prin funcia NPV (n celula B91) valoarea actual net a investiiei, care a fost de 95.291.904 lei dac rata dobnzii a fost de 25% (celula B80). A face o investiie de 170 milioane lei, antreneaz cheltuieli suplimentare de 74.708.096 lei fa de cheltuielile iniial prevzute. =SLN(valoare de inventar;valoare rezidual;durata normat de funcionare) calculeaz amortismentul linear al unei imobilizri cu o valoare de inventar dat, innd cont de o valoare rezidual estimat, pentru un numr de periode ct se presupune c va funciona investiia. Amortizarea linear a unei imobilizri se face prin anuiti constante (anuitatea se calculeaz raportnd valoarea de inventar a imobilizrii la durata de funcionare a acesteia). Toate funciile financiare pentru calculul amortismentului fac apel la noiunea de valoare rezidual. Aceast noiune semnific valoarea ce va putea fi recuperat la revnzarea imobilizrii.

Fig. 1.89 Aplicaie pentru funcii financiare (NPV) Prin funcia financiar SLN, anuitile amortizrii lineare se calculeaz raportnd diferena dintre valoarea de inventar i valoarea rezidual la numrul de perioade ct a fost estimat durata de funcionare a imobilizrii. =VDB(valoare de inventar;valoare rezidual;durata normat de funcionare;debutul perioadei;sfritul perioadei[;rata de depreciere;comutator]) calculeaz amortismentul degresiv ajustat (variable declining balance) al unei imobilizri cu o valoare de inventar anume, o oarecare valoare rezidual; amortizabil pe mai muli ani; cu o anumit rat de depreciere. Amortismentul degresiv ajustat reprezint amortismentul contabil descresctor (amortismentul este mai mare pentru primele anuiti) pn ce anuitatea amortismentului este mai mic dect anuitatea ce corespunde amortismentului linear, iar de aici ncolo suma amortizabil este calculat linear. Argumentele debutul i sfritul perioadei sunt utilizate pentru calcularea anuitilor incomplete de amortisment, adic plecnd de la o perioad cnd se ncepe calculul amortizrii, ctre ultima perioad pentru care se calculeaz amortizarea. Rata de depreciere este un parametru care influieneaz amortizarea n sensul creterii gradului de depreciere al imobilizrii. 58

Argumentul facultativ comutator permite sau trecerea automat de la amortizarea degresiv la amortizarea linear (valoare zero implicit) sau mpiedicarea acestei treceri (valoare unu). Pentru exemplificare, furnizm urmtoarea aplicaie: o societate comercial efectueaz la nceputul anului o investiie de 10 milioane de lei, amortizabil n cinci ani. Rata de depreciere pentru o astfel de investiie cu o durat de funcionare de 5 ani este de 2. Pentru c investiia a fost finalizat la nceputul anului, aceasta este complet amortizat la sfritul celui de-al cincilea an. Tabloul de amortizare aferent acestei imobilizri este prezentat n figura 1.90. Pentru fiecare an, perioadele de debut i sfrit sunt luate n calcul n coloanele C i D. Primul an de amortizare a imobilizrii ncepe la 1 ianuarie (valoare 0) i dureaz pn la 31 decembrie (valoare 1) i aa mai departe pentru anii urmtori (intervalul fiind de 1).

Fig. 1.90 Tablou de amortizare (I) Se remarc faptul c ultimele dou anuiti sunt egale, metoda de calcul a amortiztii trecnd automat de la procedeul degresiv la cel linear n anul patru. Dac investiia ar fi fost pus n funciune la mijlocul anului, perioada de debut sfrit aferent primului an, ar fi fost 0 i 0,5 (celulele C112 i C113), iar dac investiia ar fi fost terminat la 1 aprilie, intervalul ar fi fost 0 i 0,75 (9/12 dintr-un an). Dac tabloul de amortizare ar fi recalculat utiliznd comutatorul 1, calculul degresiv ar fi fost complet, ultima tran de amortizare pentru anul 5 fcndu-se prin diferen, dup cum se observ i din figura 1.91.

Fig. 191 Tablou de amortizare (II) =SYD(valoare de inventar;valoare rezidual;durat normat de funcionare; perioada pentru care se calculeaz amortizarea) returneaz amortismentul degresiv absolut, fr a corecta ultimele anuiti pentru amortizarea complet a investiiei.

59

Fig. 192 Aplicaii pentru funcii economice =DB(valoare de inventar;valoare rezidual;durat normat de funcionare; perioada pentru care se calculeaz amortizarea;numrul de luni pe an de funcionare a imobilizrii) returneaz amortismentul degresiv absolut, innd cont de numrul de luni pe an de funcionare a imobilizrii, deci ia n calcul un posibil aspect sezonier de utilizare al acesteia. Cele dou funcii SYD i DB sunt calculate pentru o rat de depreciere egal cu 2. =DDB calculeaz amortizarea dup metoda softy i este o funcie asemntoare cu DB, cu excepia faptului c ultimul argument este un factor de multiplicare al amortizrii degresive. Astfel, anuitile sunt calculate de o aa manier nct ultima anuitate este n, penultima anuitate este 2n, antepenultima este 3n i aa mai departe. Prezentm n figura 1.92 un exemplu edificator de utilizare a funciilor SLN, SYD, DB i DDB.

1.4.2 FUNCII DEFINITE DE UTILIZATOR2[1] (categoria User Defined)

Funciile proprii sunt funcii definite de utilizator i care se comport n esen ca orice funcie predefinit. Numele acestor funcii, dup ce au fost definite, apar n caseta corespunztoare categoriei User Defined, categorie creat n momentul definirii primei funcii utilizator. Aceste funcii, odat definite, devin disponibile inclusiv prin asistentul de funcii, dar pot fi introduse i prin tastare direct n bara de formule. Utilizatorul recurge la definirea de funcii proprii atunci cnd expresia de calcul este prea lung i trebuie s o utilizeze frecvent (deci prefer o funcie care s abrevieze expresia de calcul respectiv) sau cnd conine calcule ce nu sunt posibil de efectuat doar cu ajutorul operatorilor utilizabili n formule. Definirea unei funcii proprii se realizeaz cu ajutorul limbajului Visual Basic. Faptul c n lucrarea de fa nu este prezentat acest limbaj, nu ne mpiedic s artm modul n care se poate defini o funcie. Se procedeaz astfel: - se alege comanda Tools; Macro; Visual Basic Editor ; Insert Module. n registrul de lucru activ este inserat o foaie al crei nume implicit este Module. Este o foaie de lucru Visual Basic i difer de foile de calcul att prin structur ct i prin comenzile din bara de meniu. Foaia este inserat i deschis. - se poziioneaz cursorul n foaie i se tasteaz cuvntul Function urmat dup un spatiu de numele funciei i de lista parametrilor plasat ntre paranteze;
2[1]

se mai numesc i funcii proprii

60

- ncepnd cu linia urmtoare se tasteaz instruciunile necesare pentru efectuarea prelucrrilor atribuite funciei; - ultima linie din definirea funciei trebuie s conin doar cuvintele obligatorii End Function . Aici se ncheie procesul de definire a funciei. Pentru nelegerea procesului de definire a unei funcii proprii, furnizm urmtorul exemplu: s se defineasc o funcie numit Spor, care pe baza salariului i a vechimii unui angajat, s calculeze sporul de vechime ce i se cuvine. Se tie c algoritmul de calculare a sporului de vechime este urmtorul: - pentru o vechime sub 3 ani nu se acord spor; - pentru o vechime ntre 3 si 5 ani sporul reprezint 5% din salariu; - pentru o vechime ntre 5 i 10 ani sporul este de 10% din salariu; - pentru o vechime ntre 10 si 15 ani sporul este 15% din salariu; - pentru o vechime > 15 ani sporul este 20% din salariu. Urmnd procedeul prezentat anterior, vom obine foaia Module (pe care am redenumit-o sugestiv Funcii proprii) figura 1.93.

Fig. 193 Aplicaie funcii proprii Se procedeaz ca pentru orice alt funcie predefinit. Pentru exemplificare, vom utiliza funcia Spor pentru a calcula sporul de vechime aferent angajailor oficiului de calcul. Sursa de date este prezentat n figura 1.94. Pentru rezolvarea aplicaiei, se parcurg urmtorii pai:

Fig. 194 Sursa de date pentru aplicaie 61

1. se deschide foaia de calcul care contine lista angajailor cu toate informaiile aferente (marca, nume, prenume, vechime, salariu); 2. se adaug listei o coloan intitulat spor vechime; 3. n celula corespunztoare primului angajat se introduce formula de calcul printr-una din metodele cunoscute: a) se tasteaz: =SPOR(F2;E2) unde F2, E2 sunt coordonatele corespunztoare salariului i vechimii angajatului respectiv b) se apeleaz asistentul de funcii. n prima fereastr a asistentului Paste Function se selecteaz din categoria User Defined, funcia Spor (figura 1.95a).

Fig. 195a Asistentul de funcii

n a doua fereastr a asistentului de funcii se precizeaz valorile parametrilor (fig.1.95b)

Fig. 195b Fereastr parametri

Prin validarea formulei, n celul este afiat rezultatul calculului. Pentru a calcula sporul de vechime pentru toi angajaii se copiaz formula. Rezutatul final este prezentat n figura 1.96.

62

Fig. 196Rezultatul aplicaiei cu funcii proprii

1.4 UTILIZAREA FUNCIILOR EXCEL

Procesorul de tabele Excel include un numr mare de funcii predefinite (232), dar ofer i posibilitatea ca utilizatorul s-i defineasc propriile funcii, potrivit cerinelor de exploatare a aplicaiilor. Funciile Excel permit efectuarea de calcule i prelucrri diverse, de la cele mai simple pn la cele mai complexe. 1.4.1 FUNCII PREDEFINITE 63

Funciile predefinite reprezint formule speciale care respectnd o anume sintax, execut operaii i prelucrri specifice, fiind destinate rezolvrii unor probleme i aplicaii ce conin elemente predefinite de calcul. Unele funcii predefinite sunt echivalente formulelor: de exemplu, formula de adunare a coninutului celulelor A1, A2 i A4, adic =A1+A2+A4 este echivalent cu funcia =Sum(A1:A2;A4). Alte funcii (majoritatea cazurilor) nu au echivalent n rndul formulelor, rezultatul scontat neputnd fi obinut dect prin aplicarea funciilor predefinite sau putnd fi obinut pe cale obinuit, prin aplicarea succesiv a mai multor operaii i formule. Folosirea funciilor predefinite este supus unor reguli foarte stricte, a cror nerespectare poate conduce la un rezultat incorect sau generator de eroare. Cea mai mare parte a funciilor predefinite au trei componente: - semnul "egal"= (sau semnul plus +, pentru compatibilitate cu 1-2-3); - numele funciei; - unul sau mai multe argumente; Nici un spaiu nu este admis ca separator ntre cele trei componente ale funciilor predefinite. Argumentele se afl nchise ntre paranteze rotunde i sunt separate printr-un separator zecimal. Acest separator poate fi virgul sau punct i virgul, dup cum a fost configurat iniial sistemul. n exemplele luate, se va lua n consideraie ca separator zecimal caracterul "punct i virgul". Exist i funcii care nu au nevoie de precizarea argumentului, de exemplu:=NOW(), =TRUE(), =TODAY(), etc. Exemplul urmtor ilustreaz diferite argumente care se pot ntlni la o funcie predefinit: Funcie predefinit =SUM(A2:A7) =SUM(A2:A7;A9;A11:A20) =MAX(59;36;84) =DATE(62;10;18) =IF(A1=A2;"Bun";Rau") =INT(SUM(D1:D9) =UPPER("Ionescu") =REPT("Ionescu",3) =FACT(6) Tip argument plaj continu de celule plaj discontinu de celule list de valori list de valori dat calendaristic valoare logic funcie predefinit ir de caractere ir i valoare numeric valoare numeric

Excel accept urmtoarele tipuri de argumente: - o condiie: este o expresie logic care folosete unul din operatorii logici =, <, >, <>, <=, >=, NOT( ), AND( ), OR( ) pentru o adres de celul sau un nume de cmp. Condiia argumentului poate fi deci o formul, un numr, un nume de cmp, un text. Funcia evalueaz condiia i procedeaz la diferite operaii n funcie de faptul dac condiia este adevrat sau fals. - o locaie: este o adres, un nume de cmp, o formul sau funcie care genereaz o adres sau un nume de cmp. - un text: orice secven de caractere inclus ntre ghilimele, adresa sau un nume de cmp ce conine o etichet tip ir de caractere sau o formul sau funcie care returneaz o etichet. Un ir de caractere folosit ntr-o funcie trebuie pus ntre ghilimele pentru a nu fi confundat cu un nume de cmp. - o valoare: un numr, adresa sau numele unei celule care conine un numr, o formul sau funcie predefinit care returneaz un numr. 64

Toate tipurile de argumente pot fi folosite mpreun ntr-o funcie atunci cnd sintaxa este respectat. O funcie predefinit se poate introduce ntr-o celul tastnd-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcii. Cea mai simpl metod o reprezint introducerea nemijlocit a funciilor predefinite, corespunztor sintaxei, n celula unde se va opera calculul respectiv (metod recomandat). n cel de-al doilea caz, se activeaz selectorul funciilor predefinite aflat pe bara de editare sau se activeaz comanda Insert Function (figura 1.52). Apoi, se alege funcia respectiv, din caseta de dialog Paste Function, se valideaz i se completeaz sintaxa generat automat. 2. Se apas butonul egal de pe bara de editare

3. Se alege funia dorit 4. Se completeaz interactiv sintaxa

1. Se poziioneaz cursorul acolo unde se va insera funcia

Fig 1.52 Etapele inserrii unei funcii Apelarea selectorului de funcii se face prin apsarea butonului = (egal) aflat pe bara de editare, dup care se deschide lista funciilor predefinite, se alege funcia dorit, dup care se completeaz interactiv argumentele.

65

Fig. 1.53/1.54 Asistentul de funcii/Exemple de date Acest procedeu este prezentat n figura 1.53 Funcia poate fi aleas din lista funciilor cele mai utilizate ( Most Recently Used), din lista tuturor funciilor disponibile ordonate alfabetic ( All), sau din categoriile de funcii specializate (Financial, Date & Time, Math & Trig, Statistical ...) n celula din care s-a apelat funcia predefinit va apare sintaxa funciei selectate i validndu-se operaia prin butonul OK se va genera rezultatul respectivei funcii. Generatorul de funcii sau mai corect asistentul de funcii este prezentat n figura 1.53. De regul, utilizarea asistentului de funcii presupune parcurgerea a doi pai: - pasul 1 semnific alegerea tipului de funcie; - pasul 2 presupune completarea interactiv a sintaxei funciei respective conform exemplului prezentat n figura 1.54. Categorii de funcii predefinite Excel posed un set impresionant de funcii predefinite, n numr de 232, grupate pe tipuri potrivit utilitii acestora la rezolvarea diferitelor probleme. Astfel, considerm suficient n rezolvarea aplicaiilor EXCEL, prezentarea a celor mai importante 99 de funcii predefinite, grupate pe urmtoarele categorii (figura 1.55):

66

Fig. 1.55 Categorii de funcii 10. 1. funcii matematice i trigonometrice (Math & Trig) : permit efectuarea de calcule matematice simple i complexe; 11. 2. funcii statistice (Statistical): permit efectuarea unor calcule statistice utiliznd serii de valori; 12. 3. funcii de informare (Information): afieaz informaii despre celule i cmpuri; 13. 4. funcii logice (Logical): determin valoarea de adevr sau de fals corespunztor unei condiii; 14. 5. funcii baz de dat (Database): efectueaz diferite calcule asupra unor rubrici, ntr-o baz de date, corespunztor unor criterii definite; 15. 6. funcii de cutare i consultare (Lookup & Reference) : permit localizarea coninutului unei celule; 16. 7. funcii calendar sau dat calendaristic (Date & Time): manipuleaz numere care reprezint date calendaristice sau timp; 17. 8. funcii text sau ir de caractere (Text) : ofer informaii legate de textul existent n celule i permit operaii cu etichete; 18. 9. funcii financiare (Financial): permit realizarea de calcule economico-financiare predefinite. n continuare, prezentm cele mai importante funcii predefinite, preciznd c cea mai mare a parte a lor sunt perfect compatibile ca sintax i ca semnificaie cu funciile arond aferente procesorului de tabele LOTUS 1-2-3. 1.4.1.1 FUNCIILE MATEMATICE I TRIGONOMETRICE Funciile matematice i trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit instrumente matematice i trigonometrice de uz curent.

Fig. 1.56 Funcia SUM 67

=SUM(list) adun valorile dintr-o list precizat ca argument. Lista poate conine cpuri continue sau discontinue referite prin adrese (coordonate) sau prin nume de cmp(uri). Funcia de nsumare este completat - spre uurina utilizatorului - cu butonul Auto Sum. Funcia generat de butonul respectiv nsumeaz pe linie sau pe coloan valori adiacente (valorile nu trebuie s fie ntrerupte n succesiunea lor de celule vide sau de celule care s conin texte). Auto-nsumarea opereaz astfel pe linie sau pe coloan pn acolo unde se ntlnete primul semn de discontinuitate (figura 1.56). Pot exista mai multe cazuri (exemplificate n figura 1.56): - - se plaseaz cursorul acolo unde se dorete a se calcula suma (eventual selectnd o plaj de celule pe linie sau o coloan unde s se depun rezultatele - - calculelor) i se activeaz butonul AutoSum prin dublu-click;

D u b l u c l i k p eb u t o n u l A u t o S u m

S es e l e c t e a z c e l u l a s a u p l a j ad ec e l u l e u n d es ev ac a l c u l a a u t o m a ts u m a

Fig. 1.57 Funcia AutoSum - se selecteaz plaja de celule de nsumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele nsumrii (o linie mai jos i/sau o coloan mai la dreapta), dup care se activeaz butonul AutoSum prin dublu-click. =PRODUCT (list) multiplic valorile coninute ntr-o list. Un exemplu edificator este prezentat n figura 1.58. =SUBTOTAL(referin-tip;cmp de regrupat) calculeaz un rezultat ce provine dintr-o grupare a datelor opernd diferite operaii specifice (conform referinelor-tip) asupra unui cmp de regrupat.

Exemple de referine-tip ar fi: 1AVERAGE Medie Fig. 1.58 Funcia PRODUCT 2COUNT Numr 4MAX Maximum 5MIN Minimum 68

6PRODUCT Produs 9SUM Sum n exemplul prezentat n figura 1.59 se calculeaz suma (referina-tip 9) valorilor produselor vndute pe 01-Iul-98 (cmpul de regrupat este E31:E33). =SUMPRODUCT(list) multiplic valorile situate n celulele corespondente, aferente unor serii de cmpuri, iar apoi adun rezultatele obinute. n exemplul prezentat n figura urmtoare se calculeaz prin funcia SUMPRODUCT valoarea total a vnzrilor, adic suma dintre produsele cantitilor (C31:C36) i preurilor (D31:D36). =SUMIF(cmp de evaluat; criteriu; cmp de nsumat) adun coninutul celulelor potrivit unui criteriu dat. n exemplul din figura 1.59 se calculeaz prin funcia SUMIF, suma

Fig. 1.59 Funciile SUMTOTAL, SUMPRODUCT, SUMIF comisioanelor la vnzrile de produse (5% din valoare) pentru valorile vndute de peste 10.000.000 lei. n acest caz cmpul de evaluat reprezint valoarea (E31:E36), criteriul este de tip text i anume >10000000, iar cmpul de nsumat este comisionul (F31:F36). =ROMAN(numr;format) convertete numerele din format cifric arab n text ce semnific numere cu format cifric roman. Formatul cu valori de la 0 la 4- reprezint gradul de concizie al numrului roman nou generat. Numrul arab de transformat trebuie s fie ntreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat n figura 1.60. =RAND() returneaz un numr aleator cuprins ntre 0 i 1; =ABS(numr) returneaz valoarea absolut dintr-un numr; =LN(numr) calculeaz logaritmul natural

Fig. 1.60 Funcia ROMAN al unui numr specificat ca argument; =LOG(numr;baz) returneaz logaritmul unui numr ntr-o baz specificat;

69

Fig. 1.61 Funcii trigonometrice i POWER i SQRT =LOG10(numr) returneaz logaritmul n baza 10 dintr-un numr; =EXP(X) calculeaz baza logaritmului natural ridicat la puterea X. Baza este o constant i are valoarea 2,7182818.;

Fig. 1.62 Funcii matematice =MOD(X;Y) calculeaz restul mpririi argumentului X la arg. Y; =FACT(numr) calculeaz factorialul unui numr pozitiv; =POWER(numr;putere) returneaz rezultatul unui numr ridicat la putere (figura 1.61); =SQRT(numr) calculeaz rdcina ptrat a argumentului; =SIN(X) returneaz valoarea argumentului X n radiani; =COS(X) calculeaz cosinusul argumentului X n radiani ; =TAN(X) calculeaz tangenta argumentului X n radiani; =ASIN(X) calculeaz arc-sinusul argumentului X n radiani (similar =ACOS(X) i =ATAN(X); =DEGREES(unghi) convertete radianii n grade; =RADIANS(unghi) convertete grade n radiani; =ROUND(X,numr de zecimale) rotunjete argumentul numeric X la un

Fig. 1.63 Funcia de rotunjire numr specificat de zecimale; =PI() returneaz valoarea numrului PI; =INT(numr) afieaz partea ntreag a argumentului (a numrului real), fr a-l rotunji. 1.4.1.2 FUNCIILE STATISTICE Funciile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utiliznd serii de valori: 70

=MAX(list) returneaz cea mai mare valoare din list. Lista poate fi compus din: numere, formule numerice, adrese sau nume de cmpuri; =MIN(list) returneaz cea mai mic valoare din list; =AVERAGE(list) calculeaz media valorilor din list; =GEOMEAN(list) calculeaz media geometric a valorilor dintr-o list =HARMEAN(list) calculeaz media armonic a valorilor dintr-o list; =MEDIAN(list) calculeaz valoarea median dintr-o list; =COUNT(list) numr celulele ocupate dintr-o list de cmpuri; Exemplul din figura 1.64 ilustraz utilizarea funciilor statistice prezentate:

Fig. 1.64 Funcii statistice 1.4.1.3 FUNCIILE DE INFORMARE Funciile de informare (Information) afieaz informaii referitoare la celule i cmpuri : =ISBLANK(X) determin dac X sau amplasamentul definit de argumentul X este sau nu o celul vid. Funcia returneaz TRUE -valoarea logic de adevr- dac amplasamentul este o celul vid i FALSE valoarea logic de fals- n caz contrar; =ISNUMBER(X) verific dac X conine o valoare numeric. Funcia returneaz TRUE adevrat- dac X conine un numr, altfel returneaz FALSE sau fals. Argumentul X poate fi o valoare, o adres, text sau o condiie); =ISTEXT(X) verific dac X conine un ir de caractere, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. =ISNONTEXT(X) verific dac X nu conine un ir de caractere, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. =ISLOGICAL(X) verific dac argumentul X conine o valoare de tip logic returnnd dup caz TRUE sau FALSE. =ISERROR(X) verific dac argumentul X conine o valoare de tip eroare, returnnd dup caz TRUE sau FALSE. O parte din funciile de informare sunt exemplificate mpreun cu funciile logice. 1.4.1.4 FUNCIILE LOGICE Funciile logice (Logical) determin evaluarea unor expresii i n funcie de acestea furnizeaz aciuni sau rezultate complexe, genernd valori de adevr sau de fals corespunztor unor condiii (acestea pot fi evaluate i nlnuite cu ajutorul operatorilor logici AND, OR, NOT). 71

=IF(condiie;X;Y) testeaz argumentul condiie i n funcie de rezultatul evalurii logice, genereaz argumentul X dac condiia este adevrat sau argumentul Y dac aceasta este fals. Argumentele X sau Y pot fi valori, iruri de caractere (plasate ntre ghilimele), nume de cmpuri sau adrese de celule sau cmpuri care conin aceste valori. n locul argumentelor X sau Y se pot imbrica alte structuri condiionale IF, generndu-se potrivit condiiilor ulterioare, X1,Y1 sau X2,Y2 i aa mai departe. =AND(evaluare logic1,evaluare logic2,...) returneaz valoarea logic TRUE dac toate argumentele sunt adevrate i valoarea logic FALSE dac unul sau mai multe argumente sunt false; =OR(evaluare logic1,evaluarea logic2,...) returneaz valoarea logic TRUE dac orice argument este adevrat i valoarea logic FALSE dac toate argumentele sunt false; =NOT(evaluarea logic) inverseaz valoarea argumentului, returnnd dup caz TRUE sau FALSE; =TRUE() returneaz valoarea logic TRUE; =FALSE() returneaz valoarea logic TRUE; Pentru exemplificarea funciei logice IF, furnizm urmtoarea aplicaie pentru calculul impozitului pe salariile colaboratorilor angajai cu Convenie Civil de Prestri Servicii: Astfel, dac salariul brut este sub 500.000 lei, impozitul este de 10% din brut, altfel, dac salariul brut este cuprins ntre 500.000 lei i 1.500.000 lei, impozitul este de 50.000 lei + 20% din ceea ce depete 500.000 lei salariu brut, dac salariul brut este cuprins ntre 1.500.000 lei i 2.500.000 lei, impozitul este de 250.000 lei + 25% din ceea ce depete 1.500.000 lei salariu brut, dac salariul brut este cuprins ntre 2.500.000 lei i 3.500.000 lei, impozitul este de 500.000 lei + 30% din ceea ce depete 2.500.000 lei salariu brut, dac salariul brut depete 3.500.000 lei, impozitul este de 800.000 lei + 40% din ceea ce depete 3.500.000 lei salariu brut. Aplicaia este astfel construit nct s exemplifice (didactic) toate funciile logice (figura 1.65, 1.66). ntr-un prim pas s-a construit o coloan de Evaluare logic care returneaz n funcie de un test fcut asupra salariului brut, valoarea logic de fals (FALSE) dac salariul brut este text, blank sau este mai mic ca zero i returneaz valoarea logic de adevr (TRUE) n caz contrar. Fig. 1.65 Funcii logice (I)

ntr-un al doilea pas se calculeaz impozitul pe salarii dac coloana Evaluare logic (sa utilizat funcia NOT()) nu conine valoarea logic FALSE. n aplicaia de mai sus s-a construit o structur condiional imbricat, unde s-a exemplificat ntr-o ramur IF i funcia logic AND.

72

Fig. 1.66 Funcii logice(II) 1.4.1.5 FUNCIILE BAZ DE DATE Funciile baz de date (Database) returneaz aciuni - valori sau etichete (sum;medie;maxim;minim; caut;numr) dintr-un cmp de date - corespunztor unei baze de date, dup o anumit rubric, conform unui criteriu de selecie Funciile tip baz de date au n mod invariabil aceeai list de argumente: - - baza de date: reprezint tabelul Excel sub forma unui cmp de date, de unde informaia va fi consultat sau extras; - - rubrica: semnific atributul sau proprietatea asupra cruia opereaz calculul fcut de funcia tip baz de date. Rubrica poate fi identificat prin numele su sau prin numrul de ordine al acesteia n cadrul bazei de date; - - cmp de criterii: reprezint unul sau mai multe cmpuri continue n care se pot preciza restriciile, care se regrupeaz n criterii de selecie la care trebuie s rspund interogarea respectiv. Principalele funcii tip baz de date sunt: =DSUM(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz suma valorilor unei rubrici aferente unei baze de date, care rspunde unui criteriu de selecie; =DMAX(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz cea mai mare valoare dintr-o rubric aferent unei baze de date, corespunztor unui criteriu de selecie;

Fig. 1.67 Aplicaie pentru funciile baz de date =DMIN(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz cea mai mic valoare dintr-o rubric aferent unei baze de date, corespunztor unui criteriu de selecie; =DAVERAGE(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) calculeaz media valorilor unei rubrici aferente unei tabele - pentru o baz de date, potrivit criteriului de selecie specificat=DCOUNT(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) numr celulele ocupate ntr-o tabel baz de date, conform unor criterii specificate; =DGET(baz de date;rubric/nr.rubric;cmp de criterii) returneaz coninutul unei rubrici pentru o baz de date, corespunztor unui criteriu specificat. Funcia este util pentru a 73

regsi o informaie unic; Exemple edificatoare de utilizare a funciilor tip baz de date sunt ilustrate n figura urmtoare, urmnd ca alte aplicaii mai complexe s fie prezentate n detaliu n capitolul ce trateaz bazele de date create i exploatate sub Excel. Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A6:H17, considerat a fi o baz de date care repertoriaz facuturile emise de o firm ctre clienii si, se pot pune n eviden cu ajutorul funciilor tip baz de date, informaii calculate potrivit unor interogri specifice. Prezentm n figurile 1.67- 1.68 cteva exemple de utilizare a funciilor tip baz de date, utiliznd cmpuri de criterii definite de utilizator potrivit unor cerine de interogare. 1.4.1.8 1.4.1.6 FUNCIILE DE CUTARE I CONSULTARE

Funciile de cutare i consultare (Lookup & Reference) permit cutarea, identificarea i referirea coninutului unor celule:

Fig. 1.68 Modul de utilizare a funciilor baz de date =CHOOSE(index-numeric;list de valori) returneaz n urma unei alegeri dintr-o list de valori, o aciune sau o valoare, ce urmeaz a fi activat sau executat, corespunztor unui index numeric. Indexul numeric determin care valoare (de tip text, numeric sau referin celular) din lista de argumente va fi selectat. Indexul este un numr cuprins ntre 0 i 29. =COLUMN(referin celular sau cmp) returneaz numrul colanei corespunztoare referinei celulare sau numrul primei coloane pentru cmpul specificat; =COLUMNS(cmp) returneaz numrul de coloane aferente cmpului specificat ca argument; =ROW(referin celular sau cmp) returneaz numrul liniei corespunztoare referinei celulare sau numrul primei linii a cmpului specificat ca argument; =ROWS(cmp) returneaz numrul de linii pe care l ocup cmpul specificat ca argument; =AREAS(referin celular) indic numrul de zone contigue dintr-un cmp. Dac respectivul cmp conine mai multe zone contigue, atunci argumentul se mai nchide ntr-o parantez suplimentar; n figura 1.69 sunt prezentate mai multe exemple de utilizare a funciilor enumerate mai sus.

74

Fig. 1.69 Aplicaie pentru funciile de cutare i consultare =VLOOKUP(cheie;cmp de consultare;coloan de recuperat) returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o coloan dintr-un tablou de consultare vertical. Sintaxa funciei de consultare vertical admite trei argumente i anume: - - cheie: reprezint valoarea dup care are loc cutarea sau consultarea, (adres absolut/relativ sau nume de cmp); - - cmp (sau tabel) de consultare: este cmpul asupra cruia opereaz consultarea prin cutarea valorii cheii precizate anterior; - - coloan de recuperat: este numrul coloanei (numerotarea ncepe cu 1) de unde va fi recuperat informaia gsit n tabelul de consultare, corespunztor valorii cheii de cutare. n mod obligatoriu tabelul de consultare va fi sortat cresctor dup coloana care conine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort, iar n rubrica Sort by se va preciza numrul sau numele coloanei dup care se va face sortarea) =HLOOKUP(cheie;cmp de consultare;linie de recuperat) returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o anumit linie a unui tablou de consultare orizontal. Argumentul cheie (sub forma unei referine celulare sau nume de cmp) va fi cutat n prima linie a cmpului de consultare, iar dac valoarea va fi gsit pe un numrul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiv va fi returnat de funcia HLOOKUP. n mod obligatoriu tabelul de consultare orizontal trebuie sortat dup valorile cresctoare ale cheii de consultare aflate n prima linie (sortare de la stnga la dreapta). Dac valorile cheii nu sunt sortate, se va selecta tabelul de consultare i se va activa comanda de sortare (de la stnga spre dreapta): Data Sort, butonul Option i din rubrica Orientation se alege opiunea Sort left to right. Dac informaia cutat n tabelul de consultare vertical sau orizontal nu va fi gsit, se va returna cea mai apropiat valoare (pe verical sau pe orizontal) de cheia de consultare. Pentru exemplificarea celor dou funcii de consultare propunem urmtoarea aplicaie: O societate comercial de distribuie ntocmete, cu ajutorul procesorului de tabele EXCEL, facturi pentru livrrile efectuate. Opional, respectiva societate efectueaz i transportul mrfii comandate la domiciliul clientului, firma practicnd tarife difereniate n funcie de cantitatea transportat (n tone) i de oraul de destinaie. Tarifele de transport sunt grupate ntr-un tablou n funcie de destinaie (prima linie) i de cantitatea transportat (prima coloan). Tabloul care urmeaz a fi considerat tabel de consultare 75

orizontal a fost definit pe coordonatele F20:J28 (figura 1.70) i a fost n prealabil sortat de la stnga la dreapta dup prima linie, adic dup destinaie.

Fig. 1.70 Date pentru aplicaia de cutare. Firma i are nregistrai clienii ntr-o baz de date (definit pe coordonatele E1:I7) (figura 1.71) care regrupeaz elementele de identificare ale acestora (Client, Adresa, Localitate, Cod fiscal, Cont bancar). n egal msur exist i o alt baz de date definit pe coordonatele A20:C28 (figura 1.72) sub forma unui nomenclator de preuri pentru fiecare produs n parte. Cele dou baze de date sunt sortate dup valorile cresctoare ale primei coloane i conin informaii pertinente ce concur la realizarea automat a facturii.

Fig. 1.71 Date pentru aplicaia de cutare Factura procesat cu Excel are urmtoarea form (figura 1.73): Utilizatorul va introduce prin tastare, pentru completarea facturii doar denumirea clientului, codul produsului facturat , cota de adaos comercial, cantitatea livrat, iar opional dac se dorete sau nu transport, precum i destinaia transportului. n rest toate operaiile sunt fcute automat cu ajutorul formulelor i a funciilor Excel. Factura se proceseaz n mod obinuit, ncepnd a se calcula ntr-un prim timp "Valoarea", Majorrile, "TVA-ul" i "Valoarea facturat". La Fig. 1.72 Nomenclatorul de preuri calculul "Valorii" se va lua n calcul i o cot variabil de adaos comercial (celula D10 a fost fixat cu adres absolut -$D$10- pentru a nu se decala la

76

Fig. 1.73 Factura obinut copierea formulei ce calculeaz valoarea), precum i cheltuielile de transport. Majorrile de ntrziere se pot calcula pe trane, prin structuri condiionale imbricate. TVA-ul reprezint 22% din Valoare + Majorri, iar Valoarea facturii reprezint suma dintre Valoare, Majorri i TVA. ntr-un al doilea timp se pot calcula totalurile pe rubricile procesate anterior utiliznd clasica funcie SUM. Interesante de prezentat sunt facilitile de consultare vertical i orizontal . La tastarea numelui de client n celula C3, se vor recupera automat dintr-un tabel de consultare vertical (definit anterior pe coordonatele E1:I7), informaiile legate de acest identificator i anume: Adresa, Localitatea, Codul fiscal i Contul bancar. Astfel n celula C4 s-a scris formula de consultare vertical (VLOOKUP) (figura 1.74) pentru recuperarea adresei clientului, anume: se caut cheia de consultare (celula $C$3-Client) n tabelul de consultare definit pe coordonatele $E$1:$I$7 i n caz c valoarea este gsit, se va recupera informaia din coloana 2, corespunztoare cheii de consultare. Coordonatele cheii i tabelului de consultare au fost blocate prin utilizarea de adrese absolute pentru ca formula ce conine consultarea vertical s poat fi copiat fr ca respectivele coordonate s se decaleze.

Fig. 1.74 Funcia de consultare vertical Cheia de consultare fiind n acest caz de tip text nu trebuie s aib valori vide i nici numerice. Pentru aceasta, procedura de consultarea vertical a fost completat cu teste fcute asupra celulei care conine cheia de consultare ($C$3). Dac cheia are valoarea vid ISBLANK($C$3) sau (OR()) dac conine o valoare alta dect text ISNONTEXT($C$3), atunci se va afia un spaiu (), altfel se va face consultarea vertical. n aceste condiii, consultarea vertical va avea urmtoarea form: =IF(OR(ISBLANK($C$3);ISNONTEXT($C$3));;VLOOKUP($C$3;$E$1:$H$7;3)), fapt ilustrat i n figura 1.75.

77

Fig. 1.75 Funcia de consultare vertical Dac se tasteaz un client care nu exist n nomenclatorul de clieni (n tabelul de consultare vertical), funcia VLOOKUP nu va semnala lipsa informaiei din tabel ci va returna informaia legat de cea mai apropiat valoare a cheii de consultare. De exemplu, dac s-ar introduce clientul cu numele Sarmis, se vor recupera prin VLOOKUP informaiile adiionale corespunztoare celei mai apropiate valori ale cheii, adic informaiile legate de clientul Star. Funcia VLOOKUP nu va semnala inexistena cheii de consultare Sarmis. Pentru nlturarea acestui neajuns, procedura de consultare vertical a fost completat cu un test de existen a cheii ce consultare n tabelul de consultare. Acest test de existen verific dac valoarea cheii de consultare este gsit n prima coloan a tabelului de consultare. Dac valoarea respectiv exist n tabel nseamn c s-a gsit cheia de consultare i n consecin consultarea vertical se va efectua returnnd un rezultat corect, altfel se va afia spaiu sau zero (ultimul caz folosindu-se dac celula respectiv particip ulterior la calcule) sau un mesaj de genul cheie inexistent. Formula de testare a existenei cheii de consultare n tabel este urmtoarea: IF(VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;1)<>$C$3;;VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;4)). Rubricile: Adresa C4-, Localitatea C5-, Cod fiscal C6-, Cont

Fig. 1.76 Consultare vertical. bancar C7- se vor recupera prin acelai procedeu de consultare vertical, recuperndu-se dup caz, prin funcia VLOOKUP coninutul coloanelor 2, 3, 4, i 5, corespunztor valorilor cheii de consultare declarate la adresa $C$3 (figura 1.76). n mod asemntor se procedeaz i cu a doua consultare vertical, anume: n momentul tastrii "Codului de produs" este consultat vertical tabelul "PREURI" declarat la adresa A20:C28, i dac n tabelul respectiv este gsit cheia de consultare "Cod produs" - se vor recupera automat: coninutul coloanei 2 i 3 din tablou, adic "Denumire produs" i "Pre".

Fig. 1.77 Aplicaie de consultare vertical n figura 1.77 este prezentat procedura complet (cu teste fcute asupra celulei ce conine cheia de consultare i cu test de existen a valorii cheii n tabelul de consultare) de extragere a denumirii produsului, prin consultare vertical. Similar se procedeaz pentru extragerea preului din tablou, corespunzror valorilor luate de codul produsului. Consultarea orizontal a tabelului declarat pe coordonatele $F$20:$J$28 are loc dup valorile luate de cheia de consultare - $G$10 Destinaia. Dac cheia este gsit n tablou, se 78

va recupera numrul de linie care va conine valoarea cheltuielilor de transport corespunztoare destinaiei specificate. n exemplul prezentat n figura 1.78, s-a operat un mic artificiu, anume "Cantitatea livrat" coincide logic cu numrul de linie de recuperat orizontal din tablou (astfel, nu s-a precizat numrul liniei recuperate, ci celula care conine livrat, aflat la adresa C13). Datorit faptului c procedura de consultare orizontal este operaional ncepnd cu linia 1 (care conine invariabil titlurile rubricilor aferente destinaiei), celula Cantitatea livrat va indica numrul liniei de recuperat i va avea valoarea incrementat cu o unitate pentru a exista o concordan ntre valorile luate de aceasta i numrul liniei de recuperat. Dac nu s-ar fi operat acest artificiu, numrul liniei de recuperat ar fi decalat cu o unitate (adic, dac celula C13 Cantitatea livrat ar fi avut valoarea 3, s-ar fi recuperat linia numrul 3 din tabel prima linie conine titlul rubricilor-, adic valoarea cheltuielilor de transport aferente pentru 2 tone transportate) Prin funcia HLOOKUP s-a consultat deci respectivul tablou, cutndu-se valoarea luat de Destinaie n celula $G$10, recuperndu-se numrul de linie ce corespunde logic cu Cantitatea livrat. Tabloul de consultare trebuie n mod obligatoriu sortat alfabetic dup prima linie a sa. Procedura de consultare orizontal poate fi completat i astfel mbuntit (celula D14) prin urmtoarele teste: - un test fcut asupra celulelor ce conin: Destinaia (s nu fie valoare vid sau numeric) i Cantitatea livrat (s nu fie valoare de tip text, vid sau zero): =IF(OR(ISNONTEXT($G$10),ISBLANK($G$10),ISTEXT(C14),ISBLANK(C14),C14=0;0;IF( ) . Dac cel puin unul din argumente este adevrat, funcia va returna valoarea zero, altfel se vor testa i alte condiii de ndeplinit;

Fig. 1.78 Aplicaie de consultare orizontal - un test de existen a Destinaiei (celula $G$10) n prima linie a tabloului de consultare orizontal: =IF(OR(;$G$10<>HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;1));0;..). Dac Destinaia este inexistent n tablou, funcia va returneaz valoarea zero, altfel se procedeaz la consultarea propriu-zis; - un test de existen a Cantitii livrate n prima coloan a unui tablou de consultare vertical: =IF(OR(C14<>VLOOKUP(C14;$E$20:$E$28;1);.). Dac nu exist valoarea unei cantiti livrate n tabloul de consultare vertical definit pe coordonatele $E$20:$E$28, funcia returneaz zero, altfel se procedeaz la consultarea propriu-zis: (HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;C14+1)); 79

- procedura ar putea fi completat i cu un test de efectuare a transportului: astfel, dac transportul este fcut de furnizor (celula $D$8 are valoarea da), atunci se procedeaz la testele de mai sus i se execut n final consultarea orizontal, altfel cheltuielile de transport vor fi zero. Figura 1.79 indic corespondenele creeate ntre diferitele cmpuri, n procesul de consultare vertical i orizontal.

Fig. 1.79 Consultarea vertical i orizontal. Corespondene 1.4.1.9 1.4.1.7 FUNCIILE TIP DAT CALENDARISTIC I OR

Funciile tip dat calendaristica i ora (Date & Time) manipuleaz i opereaz calcule cu valori numerice ce reprezint date calendaristice sau timp: =NOW() returneaz un numr corespunztor datei curente - cu zecimale ce reprezint ora; =TODAY() returneaz un numr-dat corespunztor datei curente; =DATEVALUE("ir de caractere") calculeaz numrul-dat corespunztor irului de caractere n format dat calendaristic (irul trebuie plasat ntre ghilimele); =DATE(an;lun;zi) calculeaz numrul-dat pentru data calendaristic specificat ca argument; =YEAR(numr-dat) returneaz corespunztor anului, un numr cuprins ntre 0 (1900) i 199 (2099) - extrgnd rezultatul dintr-un numr-dat; =MONTH(numr-dat) extrage luna dintr-un numr-dat, sub form de valori cuprinse ntre 1 i 12; =DAY(numr-dat) genereaz un numr corespunztor zilei cu valori ntre 1 i 31; =WEEKDAY(X) returneaz numrul zilei din sptmn corespunztor argumentului X care poate fi de tip numr dat calendaristic sau text n format dat calendaristic; =DAYS360(dat debut;dat sfrit) calculeaz numrul de zile ntre dou date calendaristice considernd anul ca avnd 360 de zile; =TIME(or;minut;secund) calculeaz un numr-timp corespunztor orei, minutului i secundei; =TIMEVALUE(ir de caractere) returneaz numrul-timp corespunztor irului de caractere specificat n format dat/or (ntre ghilimele); =HOUR(numr-timp) extrage ora dintr-un numr-timp (0,000000 pentru ora 24:00:00 i 9,999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numr cuprins ntre 0 i 23; 80

=MINUTE(numr-timp) extrage minutul dintr-un numr-timp, sub forma unui numr ntreg cuprins ntre 0 i 59; =SECOND(numr-timp) extrage secunda dintr-un numr-timp sub forma unui numr ntreg cuprins ntre 0 i 59; Un exemplu edificator de utilizare a funciilor de tip dat calendaristic i or este prezentat n figura 1.80.

Fig. 1.80 Funciile tip dat i or 1.4.1.8 FUNCIILE TEXT SAU IR DE CARACTERE Functiile text (Text): permit diferite operaii cu iruri de caractere i furnizeaz n egal msur informaii legate de textul existent n celule: =CHAR(cod numeric ASCII) returneaz caracterul corespunztor codului numeric ASCII specificat ca argument; =TRIM(text) afieaz irul de caractere specificat ca argument n care toate spaiile inutile sunt anulate (cu excepia spaiilor care separ cuvintele textului); =CODE(text) returneaz codul numeric pentru primul caracter din textul specificat ca argument; =CONCATENATE(text1;text2;) concateneaz mai multe iruri de caractere specificate ca argumente, ntr-unul singur; =EXACT(tect1;text2) verific dac dou iruri de caractere sunt identice. Comparnd cele dou iruri, funcia returneaz valoarea logic TRUE dac acestea sunt identice sau valoarea logic FALSE n caz contrar; =UPPER(text) afieaz cu majuscule textul specificat ca argument; =LOWER(text) afieaz cu minuscule textul specificat ca argument; =MID(text;N;X) afieaz X caractere ale textului specificat ca argument, ncepnd cu poziia N; =LEN(text) returneaz numrul caracterelor ce formeaz textul specificat ca argument; =SUBSTITUTE(text-surs;N;X;text-nou) returneaz un nou ir de caractere (text-nou) la a N-a poziie a textului-surs, dup ce au fost anulate X caractere; =REPT(text;numr de ori) repet afiarea textului de un numr specificat de ori; =PROPER(text) determin scrierea cu majuscul a fiecrei prime litere din textul specificat ca argument;

81

Fig. 1.81 Exemple de funcii text =VALUE(text) convertete un text ce reprezint un numr ntr-o valoare numeric (numrul ce figureaz n textul tespectiv, trebuie s corespund unuia din formate numerice consacrate); =DOLLAR(numr;zecimale) convertete un numr n text, folosind un format monetar; =FIND(text1;text2;N) localizeaz poziia la care ncepe textul1 n textul2 ncepnd cutarea cu poziia N; Exemplificrile funciilor de tip text sau ir de caractere se gsesc prezentate n figura 1.81. 1.4.1.9 FUNCIILE FINANCIARE Funciile financiare (Financial) efectueaz o serie de calcule economico-financiare furniznd prin valorile returnate informaii utile referitoare la amortismente, la rentabilitatea investiiilor, plasamentelor, mprumuturilor etc. =PV(rata dobnzii;numr de perioade;mrimea plii;[valoare viitoare;tipul]) returneaz valoarea actual (present value) aferent unei sume investite sau depozitate la banc, prin pli periodice, n condiiile unei rate constante a dobnzii. Funcia financiar PV calculeaz deci valoarea prezent a unei sume investite, adic valoarea curent a unei serii de pli viitoare. Funcia se utilizeaz pentru a se determina dac valoarea de revenire a unei anumite investiii este favorabil sau nu, innd cont de costul iniial al investiiei. Funcia PV (ca i alte funcii financiare PMT, FV) este considerat a fi o funcie-anuitate, adic opereaz cu o investiie sau un depozit la care toate plile sunt egale i sunt efectuate la intervale regulate. Argumentele funciei PV au urmtoarea semnificaie: - - rata dobnzii reprezint procentul de dobnd perceput pentru o anumit perioad; - - numr de periode reprezint numrul total de pli periodice; - - mrimea plii semnific valoarea plii fcute n fiecare perioad; - - valoare viitoare reprezint suma total care se dorete a fi realizat dup ultima plat; - - tipul este un parametru care semnific faptul c plata se face la nceputul perioadei (valoarea 1) sau la sfritul perioadei (valoarea 0 implicit). Dac sunt omise ultimele dou argumente, acestea vor fi considerate ca avnd valori nule. Argumentele rata dobnzii i numrul de perioade trebuie exprimate n aceeai unitate de timp lun sau an). Pentru exemplificarea funciei financiare PV, furnizm urmtoarea aplicaie n figura 1.82. 82

O persoan fizic dorete ncheierea unei polie de asigurare pentru o perioad de 20 de ani cu o rat anual a dobnzii de 40%. Asiguratul urmeaz s plteasc lunar o prim de asigurare de 600.000 lei. Costul anuitii perceput de asigurator este estimat la 19.000.000 lei. n figura urmtoare s-a calculat valoarea prezent cu ajutorul funciei PV.

Fig. 1.82 Aplicaie pentru funcii financiare Din calculul fcut (n celula B34), reiese c valoarea prezent a anuitii este de 17.993.120 lei, adic mai mic dect valoarea anuitii calculate de asigurator care este de 19.000.000 lei. Deci aceast investiie nu este rentabil. Se observ c rata dobnzii a fost exprimat n luni (rata anual a fost mprit la 12), iar numrul de ani pentru care s-a contractat asigurarea a fost exprimat tot n luni (numrul de ani a fost nmulit cu 12). De asemenea se observ c funcia PV a returnat un numr negativ. Explicaia acestui rezultat este legat de faptul c funcia PV semnific o cheltuial, o ieire de bani. Pentru ca funcia s returneze un rezultat pozitiv, ar fi trebuit ca argumentul valoarea plii s fie introdus ca numr negativ (de exemplu 600.000). =FV(rata dobnzii;numr de periode[;mrimea plii; valoarea prezent; tipul]) returneaz valoarea viitoare (future value) a unei investiii sau plasament n condiii de anuitate (pli i rate ale dobnzii constante). Argumentele funciei financiare FV sunt identice ce cele ale funciei PV cu excepia faptului c unul din argumente reprezint valoarea prezent a investiiei sau plasamentului. Pentru exemplificarea funciei financiare FV, oferim urmtoarea aplicaie: o persoan fizic dorete efectuarea unui plasament de 25.000.000 lei pe o perioad de 9 luni la o banc comercial, pentru o dobnd anual de 55%. Persoana fizic urmeaz a depune lunar la banc, alturi de depozitul iniial cte 1.000.000 lei pe aceeai perioad. n figura 1.83 s-a calculat (n celula B42) valoarea viitoare a sumei depuse la banc de respectiva persoan fizic (48.259037,70 lei).

Fig. 1.83 Aplicaie pentru funcii financiare (FV) =PMT(rata dobnzii;numr de perioade;valoare prezent[;valoare viitoare;tip]) calculeaz valoarea lunar sau anual a plii pentru o investiie sau un mprumut. Pentru exemplificarea funciei PMT (paiement), presupunem un mprumut la o banc comercial pentru achiziionarea unui bun de folosin ndelungat n valoare de 35.000.000 lei. Rata dobnzii pentru creditele de consum este de 43% pe an, iar durata mprumutului a fost stabilit la 5 ani.

83

Fig. 1.84 Aplicaie pentru funcii financiare (PMT) Valoarea lunar a plii ctre banc pentru creditul acordat a fost calculat (n celula B49) prin funcia PMT n figura 1.84: De asemenea s-a calculat costul total al mprumutului ca un produs ntre valoarea lunar a plii i numrul de perioade de plat n luni. Valoarea total a dobnzii s-a calculat ca diferen ntre costul total al mprumutului i suma mprumutat. =RATE(numr de perioade;valoarea plii;valoare prezent) returneaz rata dobnzii pe perioada unei anuiti, pentru un mprumut sau o investiie. Pentru exemplificare presupunem efectuarea unui mprumut printr-un credit de 15 milioane lei pe timp de un an, cu o valoare lunar de rambursat n sum de 1.800.000 lei. n figura 1.85 se calculeaz n celula E58, dobnda lunar perceput de banc, iar n celula E59 dobnda anual pentru suma mprumutat.

Fig. 1.85 Aplicaie pentru funcii financiare (RATE) Funciile financiare PMT, RATE i PV prezentate anterior, permit construirea tablourilor de rambursare pentru mprumuturi, aplicaie exemplificat n figura 1.86. Un ntreprinztor particular solicit unei bnci comerciale un mprumut de 15 milioane lei pentru achiziionarea unui utilaj. Banca acord creditul pe o durat de 6 luni cu o dobnd de 60% pe an. Solicitantul creditului i poate ntocmi n Excel un tablou de rambursare al mprumutului, altfel spus un scadenar.

Fig. 1.86 Tablou de rambursare a creditelor 84

ntr-o prim faz, se poate calcula valoarea lunar de rambursare (celula D64) cu ajutorul funciei PMT. n a doua faz, se organizeaz tabloul de rambursare pe patru coloane: - - prima coloan (coloana A) conine numrul lunii pentru care se face calculul dobnzii i restul de rambursat; - - a doua coloan (coloana B) conine restul de rambursat, adic suma care rmne de restituit bncii la sfritul lunii n curs. Pentru prima lun restul de rambursat este egal cu creditul, adic 15 milioane, iar lunile urmtoare se calculeaz ca diferen ntre restul de rambursat i rata de plat; - - a treia coloan (coloana C) conine dobnda lunar calculat cu funcia RATE, adic suma lunar ce reprezint dobnda calculat asupra restului de rambursat; - - a patra coloan (coloana D) reprezint rata de rambursat, calculat ca diferen ntre valoarea lunar de rambursare (celula D64) i dobnda lunar. mprumutul este complet rambursat la nceputul celei de-a aptea perioad, dup ce a fost achitat a asea rat. Dac s-ar fi dorit rambursarea integral a mprumutului n luna a 4-a, deci cnd ar mai fi 3 luni de pltit, suma de rambursat ar fi de 8.047.911,48 lei (suma a fost calculat cu funcia financiar PV). Formulele utilizate pentru studiul de caz prezentat se gsesc ilustrate n figura 1.87.

Fig. 1.87 Formulele tabloului de rambursare a creditelor =NPER(rata dobnzii;valoarea plii;valoare prezent) returneaz numrul de perioade de plat pentru o investiie sau un plasament. Altfel spus, se calculeaz cte vrsminte sunt necesare pentru ca un capital constituit printr-o investiie i remunerat printr-o dobnd s ating o valoare specificat.

Fig. 1.88 Aplicaie pentru fucii financiare (NPER) n exemplul ilustrat n figura 1.88 s-a calculat numrul de perioade n ani n care un ntreprinztor trebuie s restituie un mprumut de 35 milioane lei, cu o dobnd anual de 20%, pltind lunar 1.200.000 lei. =NPV(rata dobnzii;valoare1,valoare2,..) calculeaz valoarea actual net a unei investiii bazate pe o serie periodic de intrri de numerar (cash flows). Funcia NPV difer de funcia PV (present value), pentru c se bazeaz pe vrsminte care nu au aceeai mrime. 85

Astfel se calculeaz valoarea actual net a unor intrri viitoare de fonduri, pentru a se evalua rentabilitatea unei investiii. Intrrile de fonduri sunt operaionale la intervale regulate, la sfritul fiecrei perioade. Pentru exemplificarea funciei financiare NPV, furnizm urmtoarea aplicaie: o ntreprindere dorete realizarea unei investiii de 170 milioane lei, care i va permite intrarea unor fonduri estimate ca variabile pe parcursul a 6 ani. Aceste intrri de fonduri se presupun a fi de 223 milioane lei. Astfel se va pune problema rentabilitii investiiei. n figura 1.89 s-a construit un model economic, cu ajutorul cruia s-a calculat prin funcia NPV (n celula B91) valoarea actual net a investiiei, care a fost de 95.291.904 lei dac rata dobnzii a fost de 25% (celula B80). A face o investiie de 170 milioane lei, antreneaz cheltuieli suplimentare de 74.708.096 lei fa de cheltuielile iniial prevzute. =SLN(valoare de inventar;valoare rezidual;durata normat de funcionare) calculeaz amortismentul linear al unei imobilizri cu o valoare de inventar dat, innd cont de o valoare rezidual estimat, pentru un numr de periode ct se presupune c va funciona investiia. Amortizarea linear a unei imobilizri se face prin anuiti constante (anuitatea se calculeaz raportnd valoarea de inventar a imobilizrii la durata de funcionare a acesteia). Toate funciile financiare pentru calculul amortismentului fac apel la noiunea de valoare rezidual. Aceast noiune semnific valoarea ce va putea fi recuperat la revnzarea imobilizrii.

Fig. 1.89 Aplicaie pentru funcii financiare (NPV) Prin funcia financiar SLN, anuitile amortizrii lineare se calculeaz raportnd diferena dintre valoarea de inventar i valoarea rezidual la numrul de perioade ct a fost estimat durata de funcionare a imobilizrii. =VDB(valoare de inventar;valoare rezidual;durata normat de funcionare;debutul perioadei;sfritul perioadei[;rata de depreciere;comutator]) calculeaz amortismentul degresiv ajustat (variable declining balance) al unei imobilizri cu o valoare de inventar anume, o oarecare valoare rezidual; amortizabil pe mai muli ani; cu o anumit rat de depreciere. Amortismentul degresiv ajustat reprezint amortismentul contabil descresctor (amortismentul este mai mare pentru primele anuiti) pn ce anuitatea amortismentului este mai mic dect anuitatea ce corespunde amortismentului linear, iar de aici ncolo suma amortizabil este calculat linear. Argumentele debutul i sfritul perioadei sunt utilizate pentru calcularea anuitilor incomplete de amortisment, adic plecnd de la o perioad cnd se ncepe calculul amortizrii, ctre ultima perioad pentru care se calculeaz amortizarea. Rata de depreciere este un parametru care influieneaz amortizarea n sensul creterii gradului de depreciere al imobilizrii. 86

Argumentul facultativ comutator permite sau trecerea automat de la amortizarea degresiv la amortizarea linear (valoare zero implicit) sau mpiedicarea acestei treceri (valoare unu). Pentru exemplificare, furnizm urmtoarea aplicaie: o societate comercial efectueaz la nceputul anului o investiie de 10 milioane de lei, amortizabil n cinci ani. Rata de depreciere pentru o astfel de investiie cu o durat de funcionare de 5 ani este de 2. Pentru c investiia a fost finalizat la nceputul anului, aceasta este complet amortizat la sfritul celui de-al cincilea an. Tabloul de amortizare aferent acestei imobilizri este prezentat n figura 1.90. Pentru fiecare an, perioadele de debut i sfrit sunt luate n calcul n coloanele C i D. Primul an de amortizare a imobilizrii ncepe la 1 ianuarie (valoare 0) i dureaz pn la 31 decembrie (valoare 1) i aa mai departe pentru anii urmtori (intervalul fiind de 1).

Fig. 1.90 Tablou de amortizare (I) Se remarc faptul c ultimele dou anuiti sunt egale, metoda de calcul a amortiztii trecnd automat de la procedeul degresiv la cel linear n anul patru. Dac investiia ar fi fost pus n funciune la mijlocul anului, perioada de debut sfrit aferent primului an, ar fi fost 0 i 0,5 (celulele C112 i C113), iar dac investiia ar fi fost terminat la 1 aprilie, intervalul ar fi fost 0 i 0,75 (9/12 dintr-un an). Dac tabloul de amortizare ar fi recalculat utiliznd comutatorul 1, calculul degresiv ar fi fost complet, ultima tran de amortizare pentru anul 5 fcndu-se prin diferen, dup cum se observ i din figura 1.91.

Fig. 191 Tablou de amortizare (II) =SYD(valoare de inventar;valoare rezidual;durat normat de funcionare; perioada pentru care se calculeaz amortizarea) returneaz amortismentul degresiv absolut, fr a corecta ultimele anuiti pentru amortizarea complet a investiiei.

87

Fig. 192 Aplicaii pentru funcii economice =DB(valoare de inventar;valoare rezidual;durat normat de funcionare; perioada pentru care se calculeaz amortizarea;numrul de luni pe an de funcionare a imobilizrii) returneaz amortismentul degresiv absolut, innd cont de numrul de luni pe an de funcionare a imobilizrii, deci ia n calcul un posibil aspect sezonier de utilizare al acesteia. Cele dou funcii SYD i DB sunt calculate pentru o rat de depreciere egal cu 2. =DDB calculeaz amortizarea dup metoda softy i este o funcie asemntoare cu DB, cu excepia faptului c ultimul argument este un factor de multiplicare al amortizrii degresive. Astfel, anuitile sunt calculate de o aa manier nct ultima anuitate este n, penultima anuitate este 2n, antepenultima este 3n i aa mai departe. Prezentm n figura 1.92 un exemplu edificator de utilizare a funciilor SLN, SYD, DB i DDB.

1.4.2 FUNCII DEFINITE DE UTILIZATOR3[1] (categoria User Defined)

Funciile proprii sunt funcii definite de utilizator i care se comport n esen ca orice funcie predefinit. Numele acestor funcii, dup ce au fost definite, apar n caseta corespunztoare categoriei User Defined, categorie creat n momentul definirii primei funcii utilizator. Aceste funcii, odat definite, devin disponibile inclusiv prin asistentul de funcii, dar pot fi introduse i prin tastare direct n bara de formule. Utilizatorul recurge la definirea de funcii proprii atunci cnd expresia de calcul este prea lung i trebuie s o utilizeze frecvent (deci prefer o funcie care s abrevieze expresia de calcul respectiv) sau cnd conine calcule ce nu sunt posibil de efectuat doar cu ajutorul operatorilor utilizabili n formule. Definirea unei funcii proprii se realizeaz cu ajutorul limbajului Visual Basic. Faptul c n lucrarea de fa nu este prezentat acest limbaj, nu ne mpiedic s artm modul n care se poate defini o funcie. Se procedeaz astfel: - se alege comanda Tools; Macro; Visual Basic Editor ; Insert Module. n registrul de lucru activ este inserat o foaie al crei nume implicit este Module. Este o foaie de lucru Visual Basic i difer de foile de calcul att prin structur ct i prin comenzile din bara de meniu. Foaia este inserat i deschis. - se poziioneaz cursorul n foaie i se tasteaz cuvntul Function urmat dup un spatiu de numele funciei i de lista parametrilor plasat ntre paranteze;
3[1]

se mai numesc i funcii proprii

88

- ncepnd cu linia urmtoare se tasteaz instruciunile necesare pentru efectuarea prelucrrilor atribuite funciei; - ultima linie din definirea funciei trebuie s conin doar cuvintele obligatorii End Function . Aici se ncheie procesul de definire a funciei. Pentru nelegerea procesului de definire a unei funcii proprii, furnizm urmtorul exemplu: s se defineasc o funcie numit Spor, care pe baza salariului i a vechimii unui angajat, s calculeze sporul de vechime ce i se cuvine. Se tie c algoritmul de calculare a sporului de vechime este urmtorul: - pentru o vechime sub 3 ani nu se acord spor; - pentru o vechime ntre 3 si 5 ani sporul reprezint 5% din salariu; - pentru o vechime ntre 5 i 10 ani sporul este de 10% din salariu; - pentru o vechime ntre 10 si 15 ani sporul este 15% din salariu; - pentru o vechime > 15 ani sporul este 20% din salariu. Urmnd procedeul prezentat anterior, vom obine foaia Module (pe care am redenumit-o sugestiv Funcii proprii) figura 1.93.

Fig. 193 Aplicaie funcii proprii Se procedeaz ca pentru orice alt funcie predefinit. Pentru exemplificare, vom utiliza funcia Spor pentru a calcula sporul de vechime aferent angajailor oficiului de calcul. Sursa de date este prezentat n figura 1.94. Pentru rezolvarea aplicaiei, se parcurg urmtorii pai:

Fig. 194 Sursa de date pentru aplicaie 89

1. se deschide foaia de calcul care contine lista angajailor cu toate informaiile aferente (marca, nume, prenume, vechime, salariu); 2. se adaug listei o coloan intitulat spor vechime; 3. n celula corespunztoare primului angajat se introduce formula de calcul printr-una din metodele cunoscute: a) se tasteaz: =SPOR(F2;E2) unde F2, E2 sunt coordonatele corespunztoare salariului i vechimii angajatului respectiv b) se apeleaz asistentul de funcii. n prima fereastr a asistentului Paste Function se selecteaz din categoria User Defined, funcia Spor (figura 1.95a).

Fig. 195a Asistentul de funcii

n a doua fereastr a asistentului de funcii se precizeaz valorile parametrilor (fig.1.95b)

Fig. 195b Fereastr parametri

Prin validarea formulei, n celul este afiat rezultatul calculului. Pentru a calcula sporul de vechime pentru toi angajaii se copiaz formula. Rezutatul final este prezentat n figura 1.96.

90

Fig. 196Rezultatul aplicaiei cu funcii proprii

1.5 LUCRUL CU BAZE DE DATE EXCEL

Datele cu care se lucreaz ntr-o foaie de calcul sunt organizate de regul sub form tabelar. Dac tabelul are o anumit structur i anume, liniile nu au etichete, iar coloanele au cte un nume (etichet) distinct, atunci spunem c tabelul respectiv este o list. Lista este un tabel ce poate fi privit ca o baz de date. n aceasta accepiune tabelul din fig. 1.97 este o list.

Fig. 1.97 Baza de date 91

Tabelul de mai sus este desigur n primul rnd un tabel bidimensional, mprit n celule ce conin informaii despre angajaii unui oficiu de calcul. Acest tabel are toate proprietile unei foi de calcul; asupra lui se pot efectua toate prelucrrile permise ntr-o foaie de calcul. Dac dorim ns s facem prelucrri suplimentare, de exemplu cutri i extrageri de informaii dup anumite criterii, atunci tabelul va trebui s aibe forma unei liste. n acest caz tabelul va fi interpretat ca fiind o baz de date i avnd toate proprietile ce decurg din aceast nou ipostaz. Pentru Excel, o baza de date este o plaj de celule care ocup dou sau mai multe linii i cel puin o coloan. Crearea i utilizarea unei baze de date permite stocarea i manipularea facil a unui volum mare de date complexe. Sursele de date organizate sub form de liste, pe care Excel 7.0 le poate prelucra ca baze de date, pot fi interne sau externe. n acest capitol ne vom ocupa numai de sursele de date interne, deci numai de liste elaborate cu ajutorul aplicaiei Excel 7.0. Aceste liste pot fi privite din dou unghiuri diferite: fie ca foaie de calcul, fie ca baz de date. O list privit ca baz de date are urmtoarele particulariti: a) a) liniile reprezint nregistrri ale bazei de date i au o structur uniform; b) b) coloanele reprezint cmpurile din care sunt alctuite nregistrrile; c) c) prima linie din list definete numele cmpurilor. Numele unui cmp poate avea maximum 256 de caractere; d) d) asupra ei se pot efectua toate operaiile permise ntr-o baz de date: adugri, modificri, tergeri, ordonri cresctoare sau descresctoare dup unul sau mai multe cmpuri, cutri i extrageri functie de anumite criterii, imprimri de date structurate; e) e) poate ocupa o ntreag foaie de calcul: 16384 de linii pe 256 de coloane. La versiunile anterioare lui EXCEL 5.0 era necesar ca lista s fie declarat expres ca fiind baz de date, pentru a fi recunoscut ca atare. ncepnd cu versiunea 5.0, Excel identific automat o list ca fiind baz de date n momentul n care utilizatorul solicit efectuarea unor operaii specifice bazelor de date. O baz de date este recunoscut prin simpla poziionare a cursorului ntr-o celul a listei i apelarea unei comenzi specifice bazelor de date. Comenzile pentru lucrul cu baze de date se regsesc n meniul Data. Crearea unei baze de date Pentru a realiza a baz de date cu ajutorul aplicaiei Excel 7.0 este necesar s se parcurg urmtorii pai: 1. 1. Definirea structurii bazei de date, desemnarea informaiilor care vor figura n cadrul ei. Acest prim pas este foarte important deoarece el reprezint conceperea bazei de date cnd trebuie avut n vedere cel puin un criteriu de baz i anume, s permit regsirea rapid a tuturor informaiilor de care utilizatorul are nevoie. MS Excel are mai multe faciliti automate care uureaz gestiunea i analiza datelor dintr-o list. Pentru a beneficia din plin de aceste faciliti trebuie avute n vedere cteva recomandri: - ntr-o foaie de calcul s existe o singur baz de date; - baza de date s fie izolat de celelalte date din foaie prin cel puin o coloan; - sub baza de date s nu se plaseze alte informaii pentru a nu mpiedica o eventual extindere a bazei de date prin adaugarea de noi nregistrri; - primul rnd al listei s conin denumirile de cmpuri. Excel utilizeaz aceste denumiri pentru a crea rapoarte, a regsi i organiza date; - formatarea primului rnd al listei (titlurile coloanelor) s difere de formatarea celorlalte rnduri (nregistrrile). 2. 2. Introducerea datelor. O list trebuie s fie compact, adic nregistrrile trebuie introduse ncepnd cu rndul doi al listei, de ci imediat dup rndul ce conine titlurile coloanelor.

92

Introducerea datelor se poate face direct pe foaia de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitat inserarea de spaii suplimentare la nceputul unei celule. Acest fenomen are efect negativ n sortarea i cutarea informaiilor. 3. Formatarea datelor. Pentru datele din cadrul nregistrrilor se recomand: - utilizarea unui format diferit de cel al numelor cmpurilor (titulurile coloanelor); - utilizarea aceluiai format pentru toate celulele dintr-o coloan. Actualizarea bazei de date Prin actualizarea bazei de date nelegem ntreinerea acesteia, adic adugarea, modificarea sau tergerea de nregistrri. Acest lucru se poate realiza n dou moduri: direct pe list sau utiliznd un formular (predefinit sau personalizat). 1.Actualizarea direct pe list. n aceast variant se utilizeaz proprietile foii de calcul. a) adugarea unei nregistrri se face prin tastarea coninutului noii nregistrari n rndul ce urmeaz ultimei nregistrri din list. n cazul n care se dorete adugarea mai multor nregistrri se repet procedeul; b) modificarea unei nregistrari presupune poziionarea cursorului pe nregistrarea respectiv, n cmpul de modificat. Pentru regsirea nregistrrii corespunztoare exist trei posibiliti: b1) se utilizeaz bara de defilare a foii de calcul; b2) se utilizeaz comanda Edit - Find (figura 1.98) , caz n care apare o fereastr de dialog care ne invit s precizm informaia care s permit poziionarea pe nregistrarea dorit sau ct mai aporape de ea. De exemplu, dorim s facem o modificare privind majorarea salariului operatorilor (vezi figura 1.97) cu 100.000 lei. Pentru a realiza aceast actualizare a salariului, se va proceda astfel, conform figurii urmtoare: - se alege comanda Edit - Find... Apare fereastra Find ; - se poziioneaz cursorul de mouse n rubrica Find i se tasteaz cuvntul operator ; - se acioneaz butonul Find Next. Va fi selectat prima apariie a textului aferent funciei de operator ; - se deplaseaz cursorul n cmpul corespunztor salariului i n loc de 400.000 se va scrie noul salariu, 500.000.

Fig. 1.98 Cutarea n baza de date - pentru celelalte nregistrri se va relua procedeul - se nchide fereastra Find actionnd butonul Close. b3) se alege comanda Edit - Replace... Apare o fereastr de dialog care ne invit s precizm valoarea cutat n vederea modificrii (poziia Find), precum i noua valoare (poziia Replace). Presupunnd c doar operatorii au salariul de 400.000 lei, atunci actualizarea se poate realiza astfel (conform figurii 1.99): - - se alege comanda Find - Replace... Apare fereastra Replace ; 93

se poziioneaz cursorul n csua Find i se tasteaz valoarea 400000 ; se poziioneaz cursorul n caseta Replace i se tasteaz valoarea 500000 ; se acioneaz butonul Replace All ;

Fig. 1.99 nlocuirea datelor n baza de date - se nchide fereastra Replace acionnd butonul Close. c) tergerea unei nregistrri. Se procedeaz astfel: - se poziioneaz cursorul pe antetul de linie corespunztor nregistrrii dorite ; efectul va fi selectarea ntregii linii. - se alege comanda Edit; Delete... sau se acioneaz tasta < Del> sau conform figurii 1.100 se selecteaz antetul de linie corespunztor nregistrrii de ters i se acioneaz butonul drept al mouse-lui, iar din meniul contextual astfel generat se alege comanda Delete.

Fig. 1.100 tergerea datelor din baza de date 2. Utiliznd formularul. Pentru afiarea formularului predefinit se poziioneaz cursorul ntr-o celul a listei i se alege comanda Data - Form...Va fi afiat fereastra ce conine formularul i pe care o prezentm n continuare (vezi figura 1.101). Fereastra formularului de date const n principal din urmtoarele elemente: - bara de titlu care conine numele foii de calcul n care este plasat lista, precum i butoanele de Help i de nchidere a ferestrei;

94

Fig. 1.101 Utilizarea formularului de date etichetele, realizate prin preluarea numelor de cmpuri din baza de date; - casetele de text, utilizate pentru introducerea, afiarea, editarea, sau tergerea datelor din cmpurile bazei de date. Cmpurile apar n formular n ordinea n care apar i n foaia de calcul, doar ca sunt plasate vertical. Limea celei mai largi coloane determin lungimea casetelor de text ; - bara de defilare, prevzut cu posibiliti de parcurgere a bazei de date nregistrare cu nregistrare (prin butoanele aflate la extremiti) sau rapid, utiliznd ascensorul ; - indicatorul numrului de nregistrare, care arat att numrul nregistrrii curente (afiate n formular), ct i numrul total de nregistrri din list ; - butoanele de comand, care permit gestionarea datelor din baza prin intermediul formularului ; n cazul n care lista conine i cmpuri calculate ( de ex. sporul de vechime) 4[1] coninutul5[2] acestora va fi afiat informativ , deci nu necesit caset de text, ntruct valoarea respectiv fiind rezultatul unui calcul, nu poate i nu trebuie s poat fi modificat. a1) introducerea primei nregistrri presupune c n foaia de calcul a fost deja precizat structura bazei de date, cu alte cuvinte au fost deja tastate titlurile coloanelor listei, adic numele cmpurilor bazei de date. Pentru acesta: - se poziioneaz cursorul n baza de date ; - se alege comanda Data - Form... Apare ferestra formularului ; - se tasteaz valorile corespunztoare primei nregistrri n casetele de text respective. Pentru deplasarea de la o caset (cmp) la alta se utilizeaza tasta <Tab>. Sfritul introducerii nregistrrii se marcheaz tastnd <Enter>. nregistrarea va fi preluat din formular n list, iar casetele de text vor fi - golite n vederea introducerii unei noi nregistrri. a2) adugarea unei nregistrri n baza de date se face astfel: se poziioneaz cursorul n list ;

4[1]

Pentru calcularea sporului de vechime am considerat urmtorul algoritm: - pentru o vechime sub 3 ani, nu se acord spor - pentru o vechime ntre 3 si 5 ani, sporul reprezint 7% din salariu - pentru o vechime ntre 5 si 10 ani sporul este de 10% din salariu - pentru o vechime mai mare de 10 ani sporul este de 15% din salariu 5[2] Ne referim la informaia care reprezint rezultatul calculului i nu formula de calcul

95

se alege comanda Data - Form... Apare fereastra formularului se acioneaz butonul New. Casetele de text vor fi golite ; se introduc datele corespunztoare. Dac se dorete adugarea a nc unei nregistrri se va aciona din nou butonul New.n caz contrar, se va actiona butonul Close. b) modificarea unei nregistrri. Formularul prezentat mai sus se poate utiliza pentru a modifica valoarea oricrui cmp cu excepia cmpurilor protejate i a celor calculate. Pentru a modifica o nregistrare va trebui s se afieze mai nti coninutul su n casetele de text. Pentru a afia nregistrarea dorit putem apela la bara de defilare a formularului sau la butoanele de comand Find Prev (caut precedentul) sau Find Next (caut urmtorul)6[3]. n cazul n care se dorete modificarea mai multor nregistrri, trecerea de la o nregistrare la alta se face prin aceleai metode (bara de defilare/ Find Next / Find Prev). Odat afiate datele corespunztoare nregistrrii n formular, se efectueaz modificrile. Se observ c n timpul modificrilor butonul de comand Restore devine activ. n continuare se verific vizual corectitudinea modificrilor efectuate. n caz de valabilitate se tasteaz <Enter> pentru ca modificrile s fie preluate n list. n caz de invaliditate se acioneaz butonul Restore i modificrile efectuate sunt anulate. Dac se dorete ca anumite cmpuri s fie protejate mpotriva modificrilor, se va utiliza comanda Tools - Protection; Protect Sheet... Protecia se realizeaz efectiv prin parole. c) tergerea unei nregistrri utiliznd formularul se realizeaz astfel: - se alege comanda Data - Form... Apare fereastra formularului ; - se afieaz nregistrarea dorit prin metodele prezentate la modificare ; - se acioneaz butonul Delete. nregistrarea va fi definitiv tears din list, nemaiputnd fi recuperat. De aceea se cere mare atenie n utilizarea acestui buton de comand. II. Consultarea bazei de date Consultarea unei baze de date const n cutarea i eventual extragerea nregistrrilor care corespund anumitor criterii ce pot fi simple, complexe, multiple (simultane sau exclusive), calculate. Criteriile reprezint reguli care permit selectarea unor nregistrri. n Excel o baz de date se poate consulta n trei moduri: - cu ajutorul formularelor (mtilor) de selecie ; - cu ajutorul filtrului automat ; - cu ajutorul filtrului avansat.. a) Consultarea bazei de date cu ajutorul formularelor de selecie. Afiarea formularului se face prin comanda Data - Form... Exist trei modaliti de a regsi nregistrri utiliznd acest procedeu, i anume: - rsfoind nregistrrile din list prin intermediul butoanelor Find Prev i Find Next ; - rsfoind baza de date utiliznd bara de defilare din formular ; - utiliznd butonul Criteria(Criterii) pentru a gsi un subset de nregistrri ce satisfac un anumit criteriu. ntruct primele dou variante au fost prezentate n subcapitolul Actualizarea bazei de date , paragraful modificare , ne vom opri asupra ultimei modaliti. Prin acionarea butonului Criteria formularul deja cunoscut (figura anterioar) este modificat n sensul golirii automate a casetelor de text ce corespundeau valorilor rubricilor bazei de date. Astfel, zonele destinate cmpurilor devin goale. n aceste zone (casete de text) utilizatorul va tasta condiiile de cutare numite criterii de comparare.
Pentru o regsire rapid a nregistrri/nregistrrilor de modificat se poate formula un criteriu de cautare. Aceast metod este prezentat n capitolul Consultarea bazei de date.
6[3]

96

Exemple: a1) Dorim vizualizarea prin intermediul formularului a tuturor informaiilor privind angajatul Moise Toma. Rezolvare : - se poziioneaz cursorul n baza de date ; - se alege comanda Data - Form... - se acioneaz butonul Criteria - n caseta de text Nume se tasteaz Moise - n caseta de text Prenume se tasteaz Toma - se actioneaz butonul Find Next7[4] - dac Moise Toma este gsit n baza de date, formularul va fi completat automat cu nregistrarea referitoare la informaiile solicitate. a2) Se dorete consultarea bazei de date n vederea actualizrii salariului operatorilor. Acetia primesc o majorare a salariului cu 100.000 lei. Rezolvare. - se pozitioneaz cursorul n baza de date - se alege comanda Data - Form... - se acioneaz butonul Criteria - n caseta de text Funcie se tasteaz operator - se acioneaz butonul Find Next8[5] - formularul va afia coninutul primei nregistrri care conine funcia operator. Utilizatorul va tasta n caseta de text Salariu noua valoare i anume 500.000, reprezentnd salariul majorat. Pentru a afia celelalte nregistrri care satisfac criteriul (funcia = operator) se utilizeaza butoanele Find Next i Find Prev. Precizare : odat specificat un criteriu (simplu sau multiplu) utilizatorul va avea acces doar la nregistrrile care ndeplinesc criteriile respective. Deci nu are loc o rsfoire a ntregii baze de date, ci doar a subsetului de nregistrri care satisfac conditiile de selecie. Pentru a avea acces din nou la ntreaga baz de date se acioneaz butoanele Criteria i apoi Clear. a3) Care sunt salariaii care au o vechime mai mare de 5 ani ? Rezolvare : - se poziioneaz cursorul la nceputul bazei de date ; - se alege comanda Data - Form... - se acioneaz butonul Criteria - n caseta de text Vechime se tasteaz : > 5 - se acioneaz butonul Find Next9[6] - formularul va afia toate informaiile despre primul salariat cu vechimea > 5 ani. - se acioneaz succesiv butonul Find Next pentru a vedea toi salariaii care ndeplinesc acest criteriu. Prin acest exemplu sunt scoase n eviden cteva dezavantaje ale metodei: - vizualizarea se face nregistrare cu nregistrare - se afieaz toate informaiile dei ne intereseaz doar numele i prenumele angajailor - nu se accept dect criterii de comparare simple i simultane, cum ar fi:
ntruct cutarea are loc ncepnd cu poziia curent a cursorului n baza de date se recomand poziionarea acestuia la nceputul sursei de date. 8[5] ntruct cutarea are loc ncepnd cu poziia curent a cursorului n baza de date se recomand poziionarea acestuia la nceputul sursei de date. 9[6] ntruct cutarea are loc ncepnd cu poziia curent a cursorului n baza de date se recomand poziionarea acestuia la nceputul sursei de date.
7[4]

97

- informaii despre salariatul cu numele Moise i prenumele Toma (a1) - funcia= operator (a2) i vechimea > 5 ani (a3) sunt criterii simple . a4) Care sunt salariaii cu vechimea ntre 5 i 10 ani ? a5) Care sunt angajaii cu salariul ntre 500000 i 1000000 ? a6) Care sunt angajaii cu numele Moise sau Adam ? Exemplele a4)-a6) solicit formularea unor criterii complexe i nu pot fi rezolvate prin aceast metod. Pentru soluionarea lor trebuie folosit una din metodele de utilizeaz comanda Data - Filter... i pe care le prezentm n continuare. b)Consultarea bazei de date cu ajutorul filtrului automat . Aceast metod pare a fi cea mai utilizat. Ea permite afiarea dintr-o dat 10[7] a ntregului subset de inregistrri care satisfac anunite criterii de selecie. Excel realizeaz o filtrare n list, ascunznd nregistrrile care nu satisfac criteriul/criteriile respective, astfel nct lista care rmne vizibil conine doar nregistrrile care intereseaz. Conform acestei metode procedeul de consultare este urmtorul: - se poziioneaz cursorul n baza de date ; - se alege comanda Data - Filter...; AutoFilter. Comanda AutoFilter determin completarea fiecrui titlu (nume de cmp) cu un buton de extensie (figura 1.102) prin a crui acionare este afiat o list de varinate ce asist utilizatorul n formularea criteriilor de cutare/extragere. - se definesc criteriile de filtrare pentru fiecare cmp, utiliznd butoanele de extensie afiate.

Fig. 1.102 Filtrarea automat bazei de date Exist urmtoarele posibiliti: b1) s se defineasc un criteriu simplu pe un singur cmp. n acest caz se va selecta, din lista de variante oferit de butonul de extensie, o valoare. Exemplu. Care sunt angajaii cu numele Moise ? Rezolvare. - precizarea criteriului : din lista numelor se selecteaza Moise - rezultatul filtrrii apare n figur 1.103.

Fig. 1.103 Rezultatul filtrrii automate (I) b2) s se defieasc criterii simple pe mai multe cmpuri, criterii ce vor trebui s fie ndeplinite simultan. Exemplu. Care sunt informaiile din baz referitoare la Moise Toma ?
10[7]

Se elimin dezavantajul parcurgerii nregistrare cu nregistrare

98

Rezolvare. - precizarea criteriilor : din lista numelor se selecteaz Moise, iar din lista prenumelor Toma - rezultatul filtrrii se vede n figura 1.104.

Fig. 1.104 Rezultatul filtrrii automate (II) b3) s se defineasc un criteriu complex pe un singur cmp. n acest caz din lista de variante oferit de butonul de extensie ataat cmpului respectiv, vom alege Custom.... Apare o fereastr de dialog care ghideaz utilizatorul n precizarea criteriului/criteriilor de cautare i extragere11[8], rezultatul fiind afiat n foaia de calcul, prin filtrare direct n list (figura 1.105). Exemple: Care sunt salariaii cu vechimea ntre 5 i 10 ani (inclusiv) ? - - precizarea criteriului:

Fig. 1.105 Fereastr pentru filtrarea automat-Custom rezultatul filtrrii n figura 1.106

Fig. 1.106 Rezultatul filtrrii automate (III) Se recomand utilizarea butoanelor de extensie din cadrul ferestrei de dialog. Ele permit spre exemplu selectarea operatorului de comparaie din lista operatorilor posibili. b4) Definirea criteriilor complexe pentru mai multe cmpuri. Exemplu.

n precizarea criteriilor se pot utiliza caractere generice: ? - reprezinta un singur caracter * - reprezinta un grup de caractere dintr-un sir
11[8]

99

S se afieze doar nregistrrile referitoare la angajaii cu funcia analist sau programator care au salariul ntre 600 de mii si 1milion de lei (inclusiv). - precizarea criteriilor se face dupa metoda anterioar, reinnd c pentru funcie se va alege operatorul Or (sau), iar pentru salariu operatorul And (i) - rezultatul filtrrii n figura 1.107.

Fig. 1.107 Rezultatul filtrrii automate (IV) Pentru a se reveni la afiarea bazei de date iniiale (nlturarea filtrrii) se poate alege: - varianta All din lista afiat prin acionarea butonului de extensie ataat cmpului respectiv sau - - comanda Data - Filter, Show All. Pentru a reveni la modul de afiare normal se alege comanda Data - AutoFilter, care dezactiveaz de aceast dat comanda AutoFilter. Avantajul utilizrii comenzii Autofilter const n faptul c afieaz dintr-o dat toate nregistrrile care satisfac criteriile specificate, sub forma unei liste al crui coninut poate fi modificat, tiprit, formatat sau chiar ters dintr-o dat. Dezavantajul utilizrii acestei metode de interogare const n faptul c nu se pot defini restricii construite pe baz de formule de calcul simple sau complexe. Alt dezavantaj ar rezulta din faptul c rezultatul unei interogri nu poate fi plasat dect n zona sursei bazei de date i nu n alt zon a foii de calcul desemnate de utilizator. c) Consultarea bazelor de date cu ajutorul filtrului avansat Metoda consultrii bazelor de date cu ajutorul filtrului avansat presupune parcurgerea urmtoarelor etape: -definirea unei zone de criterii ; -definirea criteriilor ; -definirea opional a unei zone de extragere ; -lansarea cutrii i extragerea propriu-zis din baza de date a nregistrrilor ce corespund criteriilor de cutare i extragere definite n zona de criterii. Interogrile bazate pe procedeul filtrrii avansate ( Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru evidena facturilor emise ctre clieni i urmrirea ncasrii facturilor. Baza de date declarat pe coordonatele (sau numit : Baz ) este ilustrat n figura 1.108.

100

Fig. 1.108 Baza de date pentru filtrarea avansat c1) Zona de criterii poate fi definit n aceeai foaie de calcul (n care se afl baza de date) sau ntr-o alt foaie. Adesea este necesar ca zonele de criterii odat definite s fie pstrate n vederea unor cutri/extrageri repetate. Chiar se recomand ca zonele de criterii s fie definite separat, ntr-o alt foaie de calcul, pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conine baza de date, cu att mai mult cu ct datele rezultate n urma extragerii vor fi afiate obligatoriu n aceeai foaie de calcul n care se afl i sursa de date. Zona de criterii este compus dintr-o linie ce conine numele cmpurilor ce servesc la formularea criteriilor i una sau mai multe linii pentru definirea acestora. Cmpul pe care se definesc criteriile, poate conine n prima linie a sa, totalitatea rubricilor bazei de date sau numai o parte a acestora, dup cum diferitele rubrici particip la consultarea bazei de date. Precizare : prima linie a zonei de criterii se va obine prin copierea numelor respective de cmpuri din list (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). n caz contrar exist riscul apariiei unei incompatibiliti ntre denumirile din list i cele din zona de criterii. c2) Definirea criteriilor. Se pot defini criterii de comparaie, criterii multiple i criterii calculate. Criteriile de comparaie se realizeaz cu ajutorul operatorilor de comparaie i anume: >, <, >=, <=, = , urmai de o valoare. n precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ? . De exemplu, utiliznd baza de date anterior definit pe coordonatele A5 :K19 : - - pentru a afla care sunt clienii al cror nume ncepe cu litera G vom utiliza sintaxa G* ; - pentru a afla care sunt clienii al cror nume ncepe cu litera B i se termin cu litera n vom utiliza sintaxa B*n ; - pentru a afla care sunt clienii a cror localitate de domiciliu se termin n literele ti (Bucureti, Ploieti, Piteti, etc.) vom utiliza sintaxa *ti ; - - pentru a afla care sunt clienii al cror nume este format din cinci litere, dintre care prima este g i ultima este o (ex : GriRo, GenRo, Gesto) vom utiliza sintaxa g???o, s.a.m.d. Criteriile multiple se obin prin combinarea criteriilor utiliznd operatorii logici (I; SAU). Aceste criterii respect urmtoarele reguli: - dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe aceeai linie, ele trebuie ndeplinite simultan, fiind considerate legate prin operatorul logic I, constituind un criteriu multiplu. 101

dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe linii diferite, se consider c ele sunt legate prin operatorul logic SAU.

Prezentm n fig. 1.109-1.110 dou exemple de construire a cmpurilor de criterii multiple. - - primul exemplu vizeaz construirea unui cmp de criterii pe totalitatea rubricilor bazei de date. Cmpul conine o linie (sub titlurile rubricilor) pentru precizarea restriciilor legate prin operatorul logic I , i dou linii pentru precizarea operatorului logic SAU . O interogare bazat pe un astfel de cmp de criterii ar avea urmtorul enun : care sunt clienii pltitori din Bucureti i care sunt clienii nepltitori din Iai sau Ploieti . - -

Fig. 1.109 Zona de criterii (I) - al doilea exemplu (fig. 1.110) vizeaz construirea unui cmp de criterii pe anumite rubrici ale bazei de date (Localitate, Platit, Majorri). Cmpul conine Fig. 1.110 Zona de criterii (II)

o linie (sub titlurile rubricilor) pentru precizarea restriciilor legate prin operatorul logic I , i o linie pentru precizarea operatorului logic SAU . O interogare bazat pe un astfel de cmp de criterii ar avea urmtorul enun : care sunt clienii nepltitori din Bucureti sau Ploieti care au majorri de ntrziere la plata facturilor de peste 1.000.000 lei . Criteriile multiple evideniaz n esen faptul c restriciile pe care se construiete interogarea pot fi definite pe mai multe rubrici. O particularitate a acestor criterii este aceea c se pot preciza restricii ntre dou limite (sau borne) : o limit maxim pe care valorile rubricii trebuie s le ndeplineasc i o limit minim. Pentru a se construi criterii ce s rspund la astfel de interogri ntre dou intervale, rubrica (rubricile) care va conine respectivele intervale se dubleaz. Astfel, o rubric va avea precizat o restricie ce semnific borna minim, iar a doua rubric (dublat n cmpul de criterii) va conine borna maxim. De exemplu, n figura 1.111 este prezentat un cmp de criterii, pentru urmtoarea interogare : s se selecteze toi clienii nepltitori (Pltit=NU) din Bucureti (Localitate=Bucureti), n primul semestru al anului 1998 (Data facturii >01/01/98 I Data facturii<=06/30/98), care au penaliti ntre 500.000 lei i 1.000.000 lei (Majorari>500000 I Majorari<1000000) .

Fig. 1.111 Zon de criterii (III) 102

Criteriile calculate sunt bazate pe formule care returneaz un rezultat logic (TRUE sau FALSE). n acest caz prima linie a zonei de criterii este goal, iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective, dar va afia rezultatul logic al evalurii formulei. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este urmtoarea :

semnul = (egal) pentru a se specifica faptul c este vorba de o formul ; adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date ; un operator logic de comparaie (=, >, <, >=, <=, AND, OR, NOT); un argument de comparaie care poate fi : adresa unei celule (ex. : =D2>B2); o expresie (ex . : =D2>B2*22%); funcie predefinit (ex : =D2>AVERAGE(D2 :D32).

Figura 1.112 ilustreaz urmtoarea formulare pentru selectarea clienilor nepltitori din Bucureti pe ultimele 6 luni (celula E42) i care au penaliti cuprinse ntre tranele de 25% din valoare i 75% din valoare (celulele F42 i G42).

Fig. 1.112 Zon de criterii (IV) Un alt exemplu de interogare bazat pe o rubric calculat, vizeaz utilizarea funciilor predefinite. Astfel, dac s-ar dori selectarea clienilor pltitori (Pltit=DA), care au achitat valoarea facturilor peste media valoric a acestoara, s-ar introduce o formul ce calcul a mediei pentru rubrica Valoare factur. Figura 1.113 prezint cmpul de criterii pentru o astfel de interogare. Funciile tip baze de date prezentate n capitolul referitor la funciile Excel, opereaz i ele cu criterii, fapt relevat i de figura 1.114. De exemplu, dac s-ar calcula suma facturilor neachitare de clienii din Bucureti pe ultimul an, formula DSUM ar avea ca ultim argument, un cmp de criterii definit pe coordonatele B87 :D88.

Fig. 1.113 Zona de criterii cu funcii predefinite

103

Fig. 1.114 Zona de criterii cu funcii pentru baze de date c3) Definirea zonei de extragere. Zona de extragere trebuie definit obligatoriu n foaia de calcul ce conine baza de date. Este de preferat ca zonele de extragere s fie plasate lateral sau n jos, n raport cu sursa de date.
B u to np e n tr u v a l i d a r e a p r o c e s u l u id e f il t r a r eab a z e i d ed a t e is tR a n g e P r inL s ep r e c iz e a z c o o r d o n a t e l ep e c a r es ad e f i n i t b a z ad ed a t e r it e r i a P r i nC R a n g es e p r e c i z e a z c o o r d o n a t e l e c m p u l u id e c r i t e r i i

I m p l i c it ,r e z u l t a t u lf i l tr r ii s ev a a f i ap eb a z ad ed a t e ,c a r ev af i r e d i m e n s io n a t nf u n c i ed e c e r i n e l ei n t e r o g r i i

Fig. 1.115 Comenzi pentru filtrare avansat Zona de extragere este compus dintr-o linie ce conine numele cmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se dorete a se obine informaii. Preluarea acestor nume n prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numelor respective din antetul listei. c4) Lansarea cutrii i extragerea propriu-zis. Aceast operaie se realizeaz prin apelarea comenzii Data Filter - Advanced Filter... Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Advanced Filter - fig.1.115) care invit utilizatorul s precizeze plaja de celule care reprezint baza de date ( List Range) i plaja care reprezint zona de criterii (Criteria Range). Utilizatorul va activa pe rnd fiecare din casetele de text, selectnd de fiecare dat n foaia de calcul plaja respectiv. Concomitent cu operaia de selectare, n caseta de text respectiv vor fi preluate 12[9] coordonatele absolute ale plajei respective de celule (figura 1.116). Reamintim c definirea zonei de extragere este opional. Astfel, dac se dorete vizualizarea rezultatului filtrrii, direct pe sursa de date (cnd nregistrrile care nu satisfac criteriile din zona de criterii vor fi ascunse, rmnnd vizibile doar nregistrrile care satisfac criteriile respective) se va aciona butonul OK. Efectul extragerii pentru o interogare de genul care sunt clienii pltitori din Bucureti i care sunt clienii nepltitori din Iai sau Ploieti , este prezentat n figura 1.116.

12[9]

precizarea coordonatelor se poate face i prin tastarea direct n caseta de editare, procedeu ns mai greoi.

104

Fig. 1.116 Rezultatul filtrrii avansate Revenirea afirii bazei de date la forma iniial (care includea totalitatea nregistrrilor) se face prin comanda Data - Filter - Show All n cazul n care a fost definit o zon de extragere atunci utilizatorul va completa caseta de dialog Advanced Filter (figura urmtoare) i cu coordonatele absolute ale acestei zone (n caseta de text Copy to). Cmpul de rezultate poate fi generat ca avnd toate rubricile bazei de date (i atunci se plaseaz cursorul pe prima celul a cmpului de rezultate) sau poate fi generat ca avnd numai anumite rubrici. n acest ultim caz, respectivele rubrici se vor edita pe prima linie a cmpului de rezultate, iar selecia cmpului va ncepe de la coordonatele rubricilor definite. ntruct caseta de text Copy to nu este activ implicit, este necesar ca pentru a o activa s se selecteze cellalt mod de acionare i anume Copy to another location. Relum exemplul precedent de interogare, ce va fi fcut prin extragere, cu deosebirea c se vor afia clienii, adresele acestora, localitile din care provin, numerele de factur i sumele datorate. Caseta de dialog Advanced Filter, corespunztoare procedeului de extragere, este prezentat n figura 1.117.
P e n t r u i n t e r o g a r e a p r i n e x t r a g e r e , s e a c t i v e a z t i p u l d e C o p y t o a c i u n e a n o t h e r l o c a t i o n C o p y T o P r i n s e p r e c i z e a z c o o r d o n a t e l e c m p u l u i d e r e z u l t a t e

Fig. 1.117 Comenzi pentru filtrare avansat (II)

Fig. 1.118 Rezultatul filtrrii avansate Lansarea cutrii i extragerii se declaneaz prin acionarea butonului OK. Rezultatele interogrii sunt prezentate n figura 1.118 Prin selectarea casetei de selectare Unique Records Only nu vor fi preluate n zona de rezultate nregistrrile duble (care au valori identice, corespunztor restriciilor impuse n cmpul de criterii). 105

Exemplul di figura 1.119 ilustreaz construirea cmpurilor de criterii i rezultate pentru interogarea : care sunt clienii crora firma le-a emis facturi de la nceputul anului pn azi .

C m p d e c r i t e r i i

C m p d e r e z u l t a t e S e l e c i e u n i c a n r e g i s t r r i l o r

Fig. 1.119 Date i criterii pentru filtrare avansat Se impun cteva precizri privind caracteristicile extragerii: - - nregistrrile extrase conin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori) ; - nregistrrile extrase nu sunt legate de sursa de date; eventualele modificri n baza de date nu se vor reflecta n zona nregistrrilor deja extrase ; - - dimensiunea zonei de extragere este ajustat automat la numrul de nregistrri extrase. De aceea cnd se precizeaz coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selecteaz doar o singur linie i anume aceea care conine numele cmpurilor. - lista (subsetul de nregistrri) afiat n zona de extragere poate fi prelucrat ca orice list, poate fi stocat, sintetizat, imprimat. Sortarea bazelor de date Realizarea sortrii unei baze de date se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data. Aceast comand permite ordonarea cresctoare ( Ascending) sau descresctoare (Descending) a nregistrrilor din baza de date dup maximim trei cmpuri (simultan). Alegerea comenzii Data - Sort... determin apariia pe ecran a casetei de dialog Sort (fig. 1.120) Folosind butoanele de extensie din dreptul fiecrei casete de text utilizatorul va putea preciza cmpurile dup care s se fac sortarea, ct i ordinea sortrii pentru fiecare cmp. Din punct de vedere conceptual, sortarea dup mai multe cmpuri implic precizarea mai multor niveluri de regrupare a datelor. Astfel cheile de sortare se precizeaz n ordinea nivelului de consisten a datelor : primul nivel de sortare trebuie s conin elementele celui de-al doilea nivel, iar al doilea nivel trebuie s conin elementele celui de-al treilea nivel, .a.m.d. Altfel spus ordinea sortrii trebuie s fie de la domeniul cel mai cuprinztor, la domeniul cel mai puin cuprinztor. Dac se dorete ordonarea doar dup un cmp, va fi completat doar prima caset de text, restul rmnnd goale. Operaiunea de sortare ncepe prin selectarea bazei de date sau prin poziionarea cursorului pe prima celul din baz, continu prin activarea comenzii Data Sort i definirea cheilor de sortare concomitent cu precizarea ordinii n care se va face operaia de sortare i se ncheie prin validarea operaiei cu butonul OK. Exemplu. S se reordoneze baza de date crector dup localitatea clientului, apoi dup data emiterii facturii i n final dup numele clientului. 106

Precizarea criteriilor de sortare este ilustrat n figura 1.120. Rezultatul operaiunii de sortare este prezentat n figura 1.121.

Fig. 1.120 Caseta de dialog pentru sortare

Fig. 1.121 Rezultatul sortrii

107

1.6 INSTRUMENTE DE SINTETIZARE A INFORMAIEI I DE ASISTARE A DECIZIEI

Procesorul de tabele Excel, alturi de facilitile cunoscute de calcul tabelar, de generare de grafice i de exploatare a bazelor de date, posed mai multe tehnici de prelucrare a datelor prin care informaia poate fi agregat, centralizat, regrupat, simulat sau optimizat. Aceste faciliti sunt cunoscute sub numele de instrumente de sintetizare a informaiei i de asistare a deciziei i regrupeaz: instrumente de sintetizare (tabelele de ipoteze, tabele pivot, subtotalizri, consolidri), instrumente de simulare i optimizare (scenariile, tehnica valorii scop i solver-ul) i instrumente de previziune (funciile Trend i Forecast, previziuni prin grafice).

1.6.1 Instrumente de sintetizare a informaiei

Procesorul de tabele Excel ofer tehnici i faciliti avansate de regrupare i centralizare a datelor coninute n tabele, obinndu-se n urma prelucrrii, noi informaii agregate i sintetizate.

1.6.1.1 Tabelele de ipoteze permit obinerea mai multor rezultate prin calcule aplicabile mai
multor serii de valori, dispuse monodimensional sau bidimensional. Astfel, prin aplicarea unei singure formule unor serii de valori dispuse pe linie sau pe coloan se poate obine un numr mare de rezultate care sintetizeaz prin regrupare informaiile dintr-un tablou sau o baz de date. De fapt, tabelele de ipoteze permit crearea de rapoarte de sintez pentru bazele de date. O tabel de ipoteze se compune din urmtoarele elemente: una sau 2 celule de intrare; una sau mai multe formule care vizeaz celulele de intrare; un cmp special numit cmp de ipoteze cu una sau 2 dimensiuni n care prima coloan sau linie conine valori asupra crora se aplic efectiv formulele. Atunci cnd mai muli parametrii particip la elaborarea unui rezultat, cmpurile tabelelor de ipoteze permit evaluarea importanei relative a fiecrui parametru (doi sau mai muli parametrii concur la rezultatul sintetizrii). Procedura de sintetizare a informaiei prin tabelele de ipoteze se declaneaz prin execuia comenzii Data Table.

108

C m pd ec r i t e r i iB 1 7 : B 1 8

F o r m u l : = D S U M ( A 1 : F 1 4 ; S a l a r i i ; B 1 7 : B 1 8 ) Z o n u n d es ea f i e a z r e z u l t a t e l e nu r m a a t aT a b l e c o m e n z i iD

T a b e l ad ei p o t e z eB 2 0 : C 2 5

Fig. 1.122 Tabel de ipoteze cu osingura variabil Tabela de ipoteze cu o singur variabil sau studiul variaiei unui singur parametru. O tabela de ipoteze cu o singur variabil permite exploatarea rezultatului uneia sau a mai multor formule, urmrind diferite valori luate de un parametru. Tabela de ipoteze este compus din: - - o celul de intrare, situat oriunde n foaia de calcul (dar mai puin n cmpul de ipoteze), definit i referit de utilizator n caseta de dialog Table, corespunztor rubricilor Row Input Cell sau Column Input Cell dup cum se dorete a se organiza rezultatul pe linie sau pe coloan. Celula de intrare poate fi vid, ea fiind situat ntr-un cmp de criterii atunci cnd formula generatoare de rezultate este tip baz de date (=D). n cazul utilizarii altor funcii, altele dect cele baze de date, celula de intrare poate conine unul din argumentele funciei respective. - - cmpul de ipoteze conine rezultatele calculate prin aplicarea unei formule pentru o serie de date. Prima coloan a tabelei sau prima linie a acesteia poate conine valorile testate prin formul(e). Respectivul cmp va fi selectat de ctre utilizator nainte de activarea comenzii Data Table - - formula(formulele) este plasat pe prima linie a cmpului de ipoteze; acestea pot fi de tip baze de date sau formule bazate pe un interval de variaie (de tip PMT, SYD, SLN, DB, DDB etc). Celula din colul superior stng al cmpului de ipoteze nu intervine n calcule, coninutul su poate fi lsat la libera iniiativ a utilizatorului. Comanda Data Table permite completarea automat a tabloului ca i cum formula sau formulele situate pe prima linie ar fi aplicate succesiv pentru fiecare valoare gsit n prima coloan sau n prima linie, aceste valori reprezentnd parametrii sintetizrii informaiei. Pentru nelegerea mecanismului de sintetizare a informaiei se furnizeaz urmtorul exemplu: Plecnd de la o baz de date pentru evidena personalului unei societi comerciale, se calculeaz suma salariilor pe compartimente funcionale. Tabelul ce conine baza de date va fi definit pe coordonatele A1:F14, figura 1.122. Plecnd de la aceeai baz de date, ne propunem s calculm suma salariilor pe compartimente funcionale numai pentru personalul angajat n cursul ultimului an i care are salariile peste media salariilor, figura 1.123.

109

Tabela bazei de date A1:F14

Fig. 1.123 Baza de date pentru tabela de ipoteze Pentru a rspunde acestor restricii este necesar construirea unei interogri a bazei de date care s conin n cmpul de criterii condiiile enunate (cele referitoare la data angajrii i la salariu); nregistrrile care vor ndeplini cumulativ cele 2 restricii ale cmpului de criterii vor fi extrase ca valori unice ntr-un cmp de rezultate care va fi situat ntr-o alt locaie a foii de calcul i care va conine acele rubrici necesare pentru definirea tabelei de ipoteze (n cazul de fa rubrica Compartiment; Extragerea din baza de date se va face prin intermediul funciei DSUM care are ca argumente: baza de date, rubrica pe care se opereaz calculul i cmpul de criterii (n care sunt precizate cele 2 restricii; Acest exemplu mbin facilitile de interogare a bazelor de date prin criterii calculate cu faciliti de sintetizare a informaiei prin regrupare potrivit criteriilor enunate. Pentru rezolvarea aplicaiei se parcurg urmtoarele etape: 1. 1. se construiete cmpul de criterii pentru interogare care poate conine una (compartimentul) sau toate rubricile bazei de date + criteriul calculat (=Data angajarii >TODAY() 360 i =Salariul >AVERAGE(F2:F14) ); ntr-un criteriu calculat, rubrica de comparat este reprezentat de prima celul plasat sub rubrica respectiv. Astfel, n loc de Data angajrii se va scrie prima adres a domeniului, adic C2, iar pentru Salariul se va introduce adresa F2. 2. 2. se vor extrage din baza de date potrivit criteriului specificat acele nregistrri unice care ndeplinesc cumulativ restriciile enunate; cmpul de rezultate va fi definit ntr-o alt locaie a foii de calcul si va deveni ulterior parametrul cmpului de ipoteze pentru care o formula va calcula serii diferite de rezultate (extragerea se face prin Data- Filter- Advanced Filter, marcnd caseta se selectare Unique Record Only); 3. 3. se scrie formula de calcul (=DSUM()) n colul superior drept al cmpului de ipoteze- formula se va aplica pentru fiecare compartiment n parte nsumnd salariile pe respectivul criteriu de regrupare; 4. 4. se selecteaz cmpul de ipoteze 5. 5. se activeaz comanda Data Table i n caseta Table se completeaz adresa celulei care conine criteriul n rubrica Column Input Cell- tabela de ipoteze fiind orientat n acest caz pe coloan ( n cazul organizrii tabelei pe linie) 6. 6. validnd cu butonul OK, calculele se vor efectua automat pentru fiecare compartiment n parte, figura 1.124. 110

T a b e l d e i p o t e z e d i s p u s v e r t i c a l

Fig. 1.124 Tabela de ipoteze cu o singura variabil Un alt exemplu derivat din primul, vizeaz calculul mediei salariilor pe compartimente. De aceast dat, datele vor fi organizate orizontal- pe linie- i n consecin se va completa adresa celulei care conine criteriul n rubrica Row Input Cell aferent casetei de dialog Table. Figura 1.125 ilustreaz acest exemplu.
Tabela de ipoteze dispus orizontal =DAVERAGE(A1:F14;Salariu;B23:B2 4)

Fig. 1.125 Tabel de ipoteze cu osingura variabil (II) Rezultatele calculului mediei salariilor se gsesc reflectate n figura 1.126.

Fig. 1.126 Rezultatul final (I) Tabela de ipoteze cu o singur variabil poate permite calcularea mai multor serii de rezultate, utiliznd mai multe formule. Astfel, dac s-ar fi dorit calcularea sumei i mediei salariilor economitilor, tabela de ipoteze ar conine trei coloane, una pentru marcarea valorilor studiate, adic parametrii, a doua pentru rezultatele calculului sumei salariilor i a treia pentru calculul mediei salariilor. Cmpul de criterii (B17:C18) a fost completat cu rubrica Funcia pentru a sintetiza informaia referitoare la economiti. Tabelul ce conine sursa de date pentru sintetizare a fost declarat la adresa A3:E15. Schema de organizare a informaiilor n tabela de ipoteze este prezentat n figura 1.127. Tabela de ipoteze declarat la adresa B20:D25 - va calcula suma i media (prin formulele DSUM i DAVERAGE) salariilor corespunztoare funciei de economist. n urma comenzii Data Table i precizarea adresei celulei vide (B18) n rubrica Column input cell, se vor genera automat rezultatele (figura 1.128).

111

C m p d e c r i t e r i i

Fig. 1.127 Tabel de ipoteze (III) Un alt gen de aplicaii pentru sintetizarea informaiei prin tabela de ipoteze cu o variabil, vizeaz funciile financiare, de exemplu: s se calculeze sumele rambursabile lunar (funcia PMT) aferente unui

Fig. 1.128 Rezultatele finale (III) credit de 80 de milioane lei, contractat pe 3 ani, pentru mai multe variante de rat a dobnzii (aplicaie exemplificat n figura urmtoare), sau s se calculeze aceleai sume rambursabile lunar, aferente aceluiai credit, cu o dobnd fix de 60%, pentru mai multe variante de perioade de rambursare: Alte aplicaii economice de sintetizarea informaiei, ce pot fi rezolvate cu tabela de ipoteze cu o variabil, ar putea fi: - se calculeaz prin sintetizarea informaiei maximul, minimul i media salariilor angajailor cu funcia economist din compartimentele financiar i contabilitate (ncepnd din anul 1990) i se reprezint grafic printr-o diagram de amplitudine variaia salariilor pe cele dou compartimente; - - se reprezint grafic numrul total de angajai pe fiecare compartiment funcional i suma salariilor acestora;

112

Fig. 1.129 Tabel de ipoteze (IV) Tabela de ipoteze cu dou variabile Tabela de ipoteze cu dou variabile funcioneaz dupa aceleai principii ca i tabela cu o variabil, dar permite variaia simultan a doi parametrii, necesitnd n acest caz dou celule de intrare. Structura unei tabele de ipoteze cu dou variabile este urmtoarea: - - valorile primului parametru (prima celul de intrare) se afl n coloana stng a cmpului de ipoteze, iar valorile celui de-al doilea parametru (a doua celul de intrare) se afl pe prima linie; - - formula pe care este construit sintetizarea se introduce n celula colului superior stng al cmpului de ipoteze ca i cnd s-ar aplica celor dou celule de intrare. Atunci cnd comanda Data Table este executat, cmpul de ipoteze este completat n mod automat cu rezultatele calculelor efectuate pentru fiecare linie i coloan a tabloului. Fiecare intersecie a unei linii cu o coloan furnizeaz rezultatul formulei aplicate valorilor liniei i coloanei. Pentru exemplificare, vom lua urmtoarea aplicaie: Se va calcula prin sintetizarea informaiei suma salariilor pe funcii i pe compartimente funcionale. Pentru rezolvarea aplicaiei se parcurg urmtoarele etape: - - se construiete tabela de ipoteze, completnd pe prima linie funciile salariailor pentru care se face sintetizarea prin nsumare i pe prima coloan compartimentele funcionale pentru care s se fac respectiva regrupare; - - se editeaz cmpul de criterii pe coordonatele B30:C31, cmp ce va conine rubricile: Compartiment i Funcia; - - se introduce formula de nsumare =SUM(A3:E15;5;B30:C31) n colul superior stng al tabelei de ipoteze (la adresa B35). Formula va genera rezultate centralizate pentru fiecare funcie i compartiment n parte; - - se selecteaz tabela de ipoteze (B35:F40); - - se activeaz comanda Data Table i n caseta Table (figura 1.130) se completeaz adresele celulelor de intrare astfel: n rubrica Column input cell se marcheaz adresa celulei vide corespunztoare compartimentului, adic B31; n rubrica Row input cell se marcheaz adresa celulei corespunztoare funciei, adic C31; 113

Fig. 1.130 Tabel de ipoteze cu dou variabile Prin validarea aciunii cu butonul OK, sintetizarea informaiei prin nsumare se va efectua automat pentru fiecare compartiment i funcie n parte. Figura 1.131 prezint rezultatele gruprii datelor. O a doua aplicaie a tabelei de ipoteze cu dou variabile vizeaz calculul amortizrii accelerate: Se consider o investiie (un mijloc fix) n valoare de 12mil de lei (un calculator); valoarea rezidual estimat a imobilizrii este de 3 mil lei dup expirarea duratei normate de funcionare care este de 6 ani; nr de perioade pentru care se calculeaz amortizarea este de 6 ani.

Fig. 1.131 Rezultatul final (I)

Fig. 1.132 Tabel de ipoteze cu dou variabile

114

Fig. 1.133 Rezultatul final (II) Se va genera un tablou de amortizare accelerat pe ani de funcionare i pe durata pentru care se calculeaz amortizarea. Modul de construire al tabelei cu dou variabile este prezentat n figura 1.132. Diferena fa de exemplul anterior const n faptul c, n cazul de fa celulele de intrare nu sunt vide i neprotejate, ci sunt chiar argumentele funciei financiare DB. Rezultatul sintetizrii informaiei prezentat n figura 1.133- reprezint chiar tabloul de amortizare al respectivei imobilizri.

1.6.1.2 Tabele pivot

Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei reprezint o facilitate prin care datele dintr-o foaie de calcul pot fi permutate pentru a se pune n eviden noi informaii. Tabela pivot permite crearea unui tablou de sintez n care rubricile unui tabel sau unei baze de date pot fi permutate pe linie sau pe coloan, asupra datelor operndu-se agregri i calcule sub form de totaluri, medii, min, max. etc. Aceste operaii sunt alese dintr-o list de funcii predefinite i se pot opera calcule diferite asupra acelorai elemente supuse sintetizrii.

Fig. 1.134 Baza de date pentru tabela pivot Deci tabela pivot este un instrument care permite o foarte elastic asociere a unor cmpuri ntr-o manier interactiv, fapt ce duce la regruparea datelor i prezentarea acestora ntr-un mod sintetic. Tabela pivot se creeaz selectnd sursa datelor de sintetizat i opernd comanda Data - Pivot Table Report, dup care un asistent Pivot Table Wizard ndrum utilizatorul n 4 pai. Un exemplu edificator de construire i utilizare a tabelei pivot ar consta n sintetizarea informaiei pentru o editur, referitoare la vnzrile de carte;Fie o tabel (figura 1.134) aferent unei baze de date care 115

regrupeaz informaii referitoare la vnzrile de carte de informatic pe orae (Bucureti, Ploieti, Bacu, Iai), pe doi ani (1997/1998), pe ageni de vnzare (Rdulescu S, Ionescu L, Popescu M, Vasilescu D, Moisescu A.), pe cantiti vndute (fiecare carte poate fi vndut n mai multe orae i acelai agent de vnzare poate opera vnzri pentru un titlu de carte sau mai multe, n acelai ora sau n mai multe) i pe valori reieite din vnzri. Preul crii se poate extrage (cu funcia VLOOKUP) dintr-un tablou de consultare vertical. Volumul vnzrilor realizate de ctre fiecare agent de vnzare este rezultatul nmulirii cantitii vndute cu preul crilor. n rezolvarea aplicaiei, asistentul tabelei pivot (prin comanda Data - Pivot Table Report) parcurge urmtoarele patru etape (prin apsarea butonului Next> pentru fiecare etap n parte): 1. n prima etap Pivot Table Wizard -Step 1 of 4 (figura 1.135) se alege sursa de date pentru sintetizarea informaiei: - dintr-un tabel Excel sau o baz de date (Microsoft Excel List or Database); - dintr-o baz de date extern (External Data Source); - din cmpuri multiple consolidate (Multiple Consolidation Ranges); - din alt tabel pivot (Another Pivot Table).

Fig. 1.135 Tabela pivot, pasul 1 n prealabil sursa de date poate fi selectat sau se poate poziiona cursorul pe prima celul a sa (de exemplu A3). 2. ntr-o a doua etap PivotTable Wizard - Step 2 of 4, fig.1.136, se valideaz tabela surs pe baza creia se va construi tabela pivot sau dac sursa de date nu a fost selectat anterior, aceasta se poate selecta n aceast etap prin completarea n rubrica Range.

Fig. 1.136 Tabela pivot, pasul 2 3. ntr-o a treia etap Pivot Table Wizard- Step 3 of 4 (fig. 1.137) are loc selectarea datelor, prin care se precizeaz care rubric(rubricii) va(vor) fi plasat(e) pe linie, i care pe coloan. Plasarea rubricilor pe linie sau pe coloan se face prin glisarea rubricii respective ntr-o caset de sintetizare, existnd posibilitatea agregarii datelor prin plasarea mai multor rubrici (nivel descresctor de centralizare) 116

pe linie sau pe coloan. n plus exist i posibilitatea declarrii mai multor restricii prin glisarea unuia sau mai multor elemente centralizatoare pe pagin (Page). Caseta de dialog aferent celei de a treia etap, conine o machet-ablon unde vor fi glisate rubricile datelor de sintetizat astfel: ROW : poziioneaz elementele cmpului (rubricii) pe linie; COLUMN: poziioneaz elementele cmpului (rubricii) pe coloan; DATA : sintetizeaz elementele rubricii prin calcul, la nivelul ntregii baze de date, la intersecia valorilor rubricilor dispuse pe linie sau pe coloan; PAGE: regrupeaz elemente de centralizare ale bazei sau sursei de date pentru care informaia este sintetizat pe linie, pe coloan, pe linie i pe coloan. n cazul de fa, pentru rezolvarea sintetizrii "Volumul vnzrilor de carte de informatic pe titluri i pe ani", se va glisa rubrica "Denumire carte" pe linie ( ROW) i rubrica "Anul" pe coloan (COLUMN), iar rubrica "Valoarea vnzrilor" va fi glisat n centrul machetei (DATA) pentru totalizare.
R u b r i c P l a s a t p e c o l o a n

C e n t r a l i z a r e R u b r i c d e s i n t e t i z a r e p r i n c a l c u l

R u b r i c p l a s a t p e l i n i e

Fig. 1.137 Tabela pivot, pasul 3 4. n a patra etap PivotTable Wizard - Step 4 of 4 , (fig. 1.138) se stabilete adresa tabelei pivot, i anume dac aceasta se va plasa ntr-o nou foaie de calcul ( New worksheet), sau n foaia de calcul existent, la o anumit adres (Existing worksheet).

Fig. 1.138 Tabela pivot, pasul 4 Tot n aceast etap se pot stabili i anumite opiuni ale tabelei pivot, prin apsarea butonului Options, prin caseta de dialog PivotTable Options (fig. 1.139): - stabilirea numelui tabelei pivot (rubrica Name); - efectuarea unor calcule de total general pe coloane (Grand totals for columns); 117

Fig. 1.139 Tabela pivot, pasul 4, Options efectuarea unor calcule de total general pe linii (Grand totals for rows);

Fig. 1.140 Tabela pivot, rezultatul final (I) - salvarea datelor mpreun cu pagina tabelei pivot (Save data with table layout); - aplicarea unui format predefinit automat pentru tabela pivot (AutoFormat table). Procedura de generare a tabelei pivot se ncheie prin apsarea butonului Finish. Tabela pivot astfel construit este prezentat n figura 1.140. Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei permite o sintetizare n trepte a informaiei, grupnd-o pe niveluri descresctoare de centralizare. Din punct de vedere tehnic, acest lucru se poate realiza grupnd mai multe rubrici pe linie sau pe coloan i efectund mai multe tipuri de calcule pentru aceeai rubric sau pentru rubrici diferite. Condiia pentru sintetizarea n trepte pe linie sau pe coloan este aceea ca prima rubric plasat pe linie sau pe coloan s conin mai multe elemente (ce vor fi regrupate) aferente celei de a doua rubrici plasate pe linie sau pe coloan, iar a doua rubric plasat pe linie sau pe coloan s conin elemente aferente celei de a treia rubrici, .a.md. Altfel spus, elementele sunt grupate pe linie sau pe coloan dup gradul lor de sintetizare, de la cel mai cuprinztoe element la cel mai puin cuprinztor. Agregarea n trepte a informaiilor permite deci obinerea unei viziuni mai sintetice n ceea ce privete analiza i reprezentarea datelor. Un exemplu de agregare n trepte este generarea unui raport, privind cantitatea de carte vndut de ctre agenii comerciali pe titluri de carte, pe ani i pe orae de distribuie.

118

Fig. 1.141 Tabela pivot, pasul 3 (II) Modificarea dispunerii rubricilor n macheta-ablon se face plecnd de la tabela pivot generat n cele patru etape, astfel: - - se poziioneaz cursorul oriunde n interiorul tabelei pivot; - se activeaz comanda Data PivotTable Report, ajungndu-se n etapa a 3-a de construire a tabelei pivot (PivotTable Wizard 3 of 4), figura 1.141; - se reconfigureaz rubricile prin glisare n macheta-ablon pe linie, pe coloan, pe pagin sau n zona de calcule DATA, dup care se apas butonul NEXT; - - se parcurge etapa a 4-a, adic se alege amplasamentul tabelei pivot i anumite opiuni aferente acesteia (figura 1.142). Anularea unei rubrici se poate face urmnd primii doi pai de la procedura de modificare, dup care (n pasul PivotTable Wizard 3 of 4) rubrica de anulat va fi glisat din macheta-ablon n afara acesteia (n partea dreapt), alturi de celelalte rubrici care nu particip la sintetizarea informaiei.

Fig. 1.142 Tabela pivot, rezultatul final (II) Plecnd de la tabela pivot definit anterior, s-a dorit reconfigurarea acesteia prin modificare pentru a obine, n mod dinamic pe ani i pe orae de distribuie, suma cantitilor de carte vndut, suma valoric a crilor vndute pe titluri de carte i pe ageni de distribuie. Sintetizarea dinamic presupune precizarea de restricii la nivel de pagin, prin alegerea unui element din lista de valori aferente rubricii, de exemplu Ora distribuie = Bucureti i Anul = 1997. 119

Reconfigurarea rubricilor este prezentat n figura 1.143.

Fig. 1.143 Tabela pivot, reconfigurarea rubricilor Tabela pivot modificat i reconfigurat dinamic este prezentat n figura 1.144

Fig. 1.144 Tabela pivot, reconfigurat dinamic Un alt procedeu de modificare-anulare a rubricilor ce particip la sintetizarea informaiei este urmtorul: - - se selecteaz din tabela pivot rubrica de modificat sau anulat (nu elementele acesteia); - - se execut un dublu-click pe rubrica respectiv; - - n caseta de dialog PivotTable Field (figura 1.145); se poate anula rubrica prin apsarea butonului Delete; se poate schimba numele rubricii, n caseta Name; se poate schimba orientarea (Orientation) rubricii Agent vnzare de exemplu- pe linie (Row), pe coloan (Column), pe pagin (Page); se pot redefini sau anula elemente de calcul n rubrica Subtotals. n mod implicitAutomatic- se calculeaz numai suma, dar se pot realiza i alte calcule Custom- cum ar fi medie, produs, maxim, minim, etc, sau prin opiunea None calculele vor fi inhibate; se pot ascunde anumite elemente ale rubricii respective (Agent vnzare), prin marcarea acestora n caseta Hide items (de exemplu, dac se marcheaz elementul Ionescu L. acesta nu va mai apare n tabela pivot ca element sintetizat. se poate anula afiarea elementelor sintetizabile ce au valori nule, prin marcarea casetei de selectare Show items with no data.

120

Fig. 1.145 Tabela pivot, modificarea rubricilor Pentru a schimba operaiile de calcul fcute asupra rubricilor, de exemplu modificarea valorii vnzrilor din sum n medie (sau n produs, maxim, minim, etc.), se activeaz prin dublu-clik n procedura de modificare (PivotTable Wizard 3 of 4) cmpul de calcul (n caseta DATA Sum of Valoare vnzri) asupra cruia opereaz respectiva modificare a operaiei de calcul i n caseta de dialog PivotTable Field, la rubrica Summarize by se schimb din operaia din Sum n Average, validndu-se operaia cu OK, fig. 1.146 i 1.14.

Fig. 1.146-1.147 Tabela pivot, modificare rubrici Caseta de dialog PivotTable Field, prin butonul Options>> permite efectuarea i altor operaii ce permit modaliti diferite de prezentare a datelor sintetizate. Astfel, din lista derulant Show data as se pot alege operaii ca: diferen fa de , % fa de" etc. Aceste operaii se refer la rubricile tabelei pivot (Base field) i se aplic elementelor acestor rubrici (Base item). De exemplu se poate construi urmtoarea sintetizare: suma vnzrilor pe ani, ca diferen fa de anul 1998. Tabela pivot permite ascunderea sau afiarea unor nivele de sintetizare. De regul nivelul de sintetizare ce urmeaz a fi inhibat (sau ascuns) trebuie s fie n mod obligatoriu ierarhic inferior ca agregare, fa de primul nivel care este mai cuprinztor. n exemplul luat (fig. 1.148), rubrica Agent 121

vnzare este pe un plan ierarhic secundar fa de rubrica Titlu carte (un titlu de carte este vndut de mai muli ageni de vnzare). Pentru a ascunde un nivel de sintetizare, se selecteaz din tabela pivot, rubrica superioar n ierarhie fa de rubrica de inhibat (de exemplu rubricile Titlu carte i Anul) i se activeaz meniul Data, opiunea Grup and Outline, subopiunea Hide detail. Pentru a reafia respectivul nivel ierarhic inhibat, se procedeaz asemntor, cu deosebirea c se activeaz subopiunea Show Detail. Tabela pivot permite sintetizarea unor elemente disparate, prin gruparea acestora. Astfel dac se selecteaz din tabela pivot dou orae (Bucureti, Ploieti) i se activeaz comanda Data Group and Outline Group, cele dou elemente vor conta n sintetizarea informaiei ca fiind grupate ( Group1), fig.1.149. Disocierea elementelor grupate se face selectnd grupul i acionnd comanda invers: Data Group and Outline Ungroup.

Fig. 1.148 Tabela pivot, rezultatul ascunderii datelor (I) Modificarea tabelei pivot, afiarea sau ascunderea unor detalii, gruparea

Fig. 1.149 Tabela pivot, rezultatul ascunderii datelor (II) sau disocierea unor elemente disparate sunt operaii ce se pot realiza i cu ajutorul unei bare de butoane aferente tabelei pivot. Bara de butoane se activeaz prin comanda View Toolbars Pivot Table. Semnificaia butoanelor este prezentat n figur 1.150. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Fig. 1.150 Bara de butoane pentrutabela pivot a) a) PivotTable Wizard permite modificarea tabelei pivot prin intermediul asistentului acesteia; 122

b) b) PivotTable Field permite modificarea unei rubrici prin permutarea acesteia pe linie, coloan, pagin sau dac este vorba de o operaie de calcul, aceasta se poate modifica; c) c) Show Pages permite vizualizarea mai multor pagini ale tabelei pivot; d) d) Ungroup permite disocierea elementelor grupate; e) e) Group permite gruparea mai multor elemente ntr-o tabel pivot; f) f) Hide Detail inhib afiarea unui nivel agregat; g) g) Show Detail afieaz un nivel agregat care a fost anterior inhibat; h) h) Refresh Data actualizeaz datele din tabela pivot, dac sursa de date pe care aceasta a fost construit s-a modificat; i) i) Select Label selecteaz o rubric; j) j) Select Data selecteaz datele unei rubrici; k) k) Select Label and Data selecteaz o rubric cu elementele aferente. O ultim facilitate a tabelei pivot, ar fi aceea de extragere n alt foaie de calcul a unor informaii, potrivit unui criteriu. Acest lucru este posibil printr-un dublu-clik executat pe un element aferent unei rubrici sau aflat la intersecia a dou rubrici.

Fig. 1.151 Rezultatul extragerii De exemplu plasnd cursorul la intersecia a dou rubrici, anume Ora distribuie = Bucureti i Birotica Total, rezult n urma unui dublu-click o extragere tip baz de date, pentru vnzrile totale de carte cu titlul Birotic n Bucureti (fig. 1.151).

1.6.1.3 Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri

Sub Excel exist posibilitatea sintetizrii informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupare, iar apoi pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri i subtotaluri.

Fig. 1.152 Rezultatul filtrrii datelor Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesar sortarea acestora pe rubricile de grupare. De exemplu, baza de date definit anterior (la tabela de ipoteze cu o variabil) pe coordonatele A3:E17 va fi sortat ascendent pe rubricile "Compartiment", "Funcie" (un compartiment conine salariai cu funcii diferite) i descendent pe rubrica "Marca". 123

Sortarea se face cu ajutorul comenzii Data Sort (baza de date nu trebuie neaprat selectat, fiind suficient poziionarea cursorului pe una din rubrici). n caseta de dialog Sort se precizeaz cheia (cheile) de sortare Sort By (Then By) i ordinea sortrii: cresctoare (Ascending) sau descresctoare (Descending). Figura 1.152 ilustraz rezultatul sortrii datelor dup rubricile "Compartiment" (Sort By); "Funcia" (Then By); "Marca" (Then By). Dup ce datele au fost sortate dup cele trei chei de sortare, acestea pot fi totalizate pe cmpurile de grupare. Subtotalizarea se face prin poziionarea pe prima celul a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) i activarea comenzii Data Subtotals. Prin caseta de dialog Subtotal se desfoar tehnica de regrupare a informaiei, astfel: - - se precizeaz rubrica pentru care se face gruparea. Astfel, din lista derulant At Each Change in (n cazul de fa) se alege rubrica pe care se face gruparea sau unde are loc ruptura de secven "Compartiment"; - - se alege tipul de operaie care va aplica datelor regrupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product) din caseta Use Function;

Fig. 1.153 Caseta de dialog SUBTOTAL - - n final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia - n cazul de fa "Salariu"; - - dup precizarea acestor elemente se valideaz cu butonul OK. Caseta de dialog Subtotal este prezentat n figura 1.153.

124

Fig. 1.154 Rezultatul gruprii datelor Rezultatul gruprii i totalizrii datelor este prezentat n figura 1.153. n urma totalizrii, foaia de calul i-a schimbat aspectul n sensul apariiei unor elemente (+ i -) care semnific gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a fcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor regrupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrri ulterioare (de exemplu reprezentri grafice de structur) a nivelului dorit astfel nct s fie relevat informaia de care utilizatorul are nevoie.
N i v e l u r id e i e r a r h i z a r e : 1 a f i e a z n u m a it o t a l u lg e n e r a l( G r a n d T o t a l ) 2 a f i e a z s u b t o t a l u r i( t o t a l u r ii n t e r m e d i a r e ) it o t a l u lg e n e r a l 3 a f i e a z e l e m e n t e l e d e t o t a l i z a t ,s u b t o t a l u r i l e it o t a l u lg e n e t a l

-r e s t r n g e i e r a r h i a + e x p a n d e a z i e r a r h i a

Fig. 1.155 Prezentarea ierahizat a datelor Revenirea afiarii din forma ierarhizat n forma normal se face prin selectarea tabelului sau poziionarea cursorului pe prima celul a acestuia i activarea comenzii Data Subtotals, iar din caseta Subtotal va fi apsat butonul Remove All (fig. 1.155).

1.6.1.4 Sintetizarea datelor prin consolidare

Consolidarea datelor din foile de calcul semnific regruparea acestora prin utilizarea acelorai coordonate ntr-o foaie de calcul centralizatoare. 125

Consolidarea datelor implic faciliti de exploatare tridimensional pentru foile de calcul. Datele ce urmeaz a fi consolidate se pot gsi n foi de calcul separate sau n fiiere (documente de calcul tabelar) distincte. Procedura de consolidare implic participarea fiecrei foi de calcul sau fiier la o operaiune de centralizare. Rezultatul acestei operaii se poate gsi fie n acelai fiier, dar ntr-o foaie de calcul distinct, fie n alt fiier. Este foarte important ca datele ce urmeaz a fi centralizate s aib o schem unic de organizare n foile de calul ce constituie surs a consolidrii. Altfel spus, datele de centralizat trebuie s fie editate la nite adrese fixe, pe baza ablonrii acestora, astfel nct coordonatele celulare ale informaiilor de consolidat s fie aceleai din punct de vedere al exploatrii tridimensionale a foilor de calcul. Din punctul de vedere al surselor de date ce particip la gruparea informaiei, consolidarea poate fi intern sau extern. Consolidarea intern a datelor presupune participarea mai multor foi de calcul ale aceluiai fiier, organizate identic din punct de vedere al referinelor celulare, la centralizarea datelor ntr-o foaie de calcul distinct, n cadrul aceluiai document de calcul tabelar. Consolidarea intern a datelor poate fi fcut n dou moduri: - - printr-o procedur special, generat prin comanda Data Consolidate; - - prin utlilizarea formulelor de calcul cu referine 3-D.

Fig. 1.156 Variante de buget Pentru exemplificarea operaiunii de consolidare, propunem urmtoarea aplicaie: Un institut de formare dorete s-i centralizeze informaiile legate de bugetele de cheltuieli aferente cursurilor de instruire pe care le face. Fiecare buget de curs se gestioneaz individual de ctre un responsabil pedagogic. Presupunem c respectivul institut gestioneaz trei cursuri, elabornd cte un buget pentru fiecare : Contabilitate, Informatic i Management. Fiecare buget de curs are aceleai capitole: Cheltuieli salariale, Cheltuieli publicitare, Cheltuieli cu logistica, Cheltuieli administrative. Cele trei bugete au fost construite pe trei foi de calcul ce poart numele fiecrui buget. Bugetele au fost ablonate, n sensul marcrii elementelor de centralizat n aceeai ordine i pe aceleai coordonate. n figura 1.156 sunt prezentate cele trei variante de buget pentru cursurile de contabilitate, informatic i management: Pentru centralizarea datelor din cele trei foi de calcul, se pot urmri dou procedee de consolidare. 126

Primul procedeu vizeaz consolidarea automat prin intermediul comenzii Data Consolidate, astfel: 1. 1. se deschide noua foaie de calcul care va conine rezultatele consolidrii; 2. 2. se poziioneaz cursorul n prima celul din stnga-sus (de regul) sau ntr-o celul ce desemneaz destinaia consolidrii datelor; 3. 3. se activeaz comanda Data Consolidate, figura 1.157; 4. 4. n caseta de dialog Consolidate se execut urmtoarele operaii:

Fig. 1.157 Caseta de dialog pentru consolidare a) a) se alege tipul de operaie (Sum, Max, Min, Product, Average, etc.) care se va aplica datelor de consolidat, din lista derulant Function (de regul se alege suma); b) b) n caseta Reference se introduce sursa de date ce va participa la consolidare. La precizarea sursei de date se va avea n vedere att selectarea datelor de consolidat propriu-zise, ct i selectarea etichetelor sau explicaiilor aferente acestora; c) c) se apas butonul Add, zona selectat anterior fiind nregistrat automat n caseta All References; d) d) se repet succesiv ultimele dou proceduri pn la epuizarea zonelor surs ce particip la consolidare; e) e) se precizeaz modelul de organizare a datelor urmrit prin consolidare, prin caseta Use labels in. Consolidarea datelor pe categorii (niveluri ierarhizate de organizare a datelor) presupune i precizarea etichetelor i explicaiilor aferente datelor. Astfel, pot exista trei modele de consolidare : pe linie (caseta de selectare Top row), pe coloan (Left column) sau amndou (cele dou casete de selectare sunt activate), dup cum datele de consolidat sunt dispuse. Dac niciuna din cele dou casete de selectare nu este activat, consolidarea este considerat a fi fcut dup poziia datelor de consolidat, fr a urmri o eventual regrupare a acestora. f) f) se poate actualiza rezultatul consolidrii la modificarea valorilor unor celule ce aparin de sursa consolidrii, prin activarea casetei de selectare Create links to source data; g) g) n final procedura de consolidare se valideaz cu OK. Adugarea de noi foi de calcul de sintetizat care s participe la elaborarea unui rezultat consolidat se face prin includerea acestora n caseta Reference i apsarea butonului Add. tergerea unui element care particip la consolidare se face prin selectarea acestuia din lista All references i apsarea butonului Delete. n momentul crerii de legturi (Create links to source data) ntre surs i destinaie, nu se mai pot aduga noi surse de date ce particip la consolidare, nu se pot modifica sau terge surse existente.

127

Fig. 1.158 Rezultatul consolidrii (I) Rezultatele consolidrii celor trei foi de calcul sunt prezentate n figura 1.158. Dac datele de consolidat sunt externe documentului n care se face consolidarea, operaiunea poate fi fcut preciznd adresa fizic de pe disc a surselor de date. Acest lucru este posibil prin marcarea complet n rubrica References a specificatorului de fiier i a foii de calcul din care provin sursele de date sau prin apsarea butonului Browse i alegerea interactiv a coordonatelor datelor de consolidat. Al doilea procedeu de consolidare vizeaz utilizarea formulelor cu inciden tridimensional. Astfel, urmrind exemplul precedent se pot sintetiza urmtoarele etape de urmat: - - se deschide noua foaie de calcul care va conine rezultatele consolidrii; - - se poziioneaz cursorul n prima celul din stnga-sus (de regul) sau ntr-o celul ce desemneaz destinaia consolidrii datelor; - - se copiaz (Copy/Paste) etichetele datelor ce particip la consolidare - - se genereaz o formul de calcul de regrupare utiliznd referine tridimensionale. Referinele 3-D includ pe lng coordonatele coloanelor i liniilor, i numele foilor de calcul din care provin datele. De exemplu, pentru a calcula suma salariilor cadrelor didactice de seminarizare, n celula B5 a foii de calcul de consolidare (Buget CONSOLIDAT 2) s-a editat formula 3-D : =SUM(Contabilitate:Management!B5).

128

Fig. 1.159 Rezultatul cosolidrii (II) Formula semnific efectuarea unei sume pe coordonata celulei B5 aferent foilor de calcul cuprinse ntre foaia Contabilitate i Management. O alt formul 3-D ar putea viza referinele individuale ale celulelor care particip la consolidare. De exemplu n celula B7 a foii de calcul de consolidare s-a editat formula : =Contabilitate!B7+Informatica!B7+Management!B7. Consolidarea datelor dup aceast procedur este prezentat n figura 1.159. n utilizarea adreselor tridimensionale n procesul de consolidare a datelor, este foarte important ca datele de centralizat s aib acelai model de organizare pe coordonate celulare. - - formula 3-D poate fi copiat la nivelul celorlalte celule, iar dac cerina anterioar de pstrare a acelorai coordonate tridimensionale este ndeplinit, tabloul de consolidare va fi generat corect. Consolidarea datelor ce provin din fiiere distincte prin acest procedeu presupune ca n formula de consolidare s intervin i specificatorul de fiier de unde provin datele de consolidat. Astfel de exemplu dac cele trei bugete ar fi fost construite pe fiiere separate: Contabilitate.XLS, Informatica.XLS, Management. XLS, formula de consolidare a datelor pentru Cheltulielile publicitare (celula B7) ar fi : =[Contabilitate.xls]Sheet1!B7+[Informatica.xls]Sheet1!B7+[Management.xls]Sheet1!B7 (fig. 1.160)

Fig. 1.160 Buget consolidat 129

1.6.2 Instrumentele de simulare i optimizare

Instrumentele de simulare i optimizare cuprind faciliti puternice de modelare a unor probleme formulate n sensul gsirii unor soluii care s rspund la un ansamblu de restricii, n sensul simulrii i optimizrii acestora.

1.6.2.1 Tehnica valorii scop sau de cutare a rezultatului

Tehnica cutrii rezultatului permite stabilirea unei valori finale (scop sau obiectiv) pentru o formul pentru ca apoi s modifice valoarea uneia din celulele utilizate n formul pentru a calcula valoarea final. Utiliznd cutarea tip rezultat se poate ajusta o estimare pentru a se ajunge la o concluzie referitoare la o expresie relativ sau absolut (procentaj sau valoare) pentru un buget sau o variant de simulat. Cutarea valorii scop are loc prin comanda Tools - Goal Seek... unde prin caseta de dialog Goal Seek se stabilesc: celula scop sau obiectiv (rubrica Set cell:) care va fi ajustat automat la o valoare corespunztoare; o valoare care desemneaz rezultatul care se dorete a se obine (rubrica To value:); celula ce conine valoarea care trebuie modificat (rubrica By changing cell:) Pe scurt, pentru a gsi o valoare scop sau obiectiv, formularea ar fi urmtoarea : cu ct (sau la ct) ar trebui modificat un parametru (By changing cell) pentru ca o valoare scop (Set cell) s ating un prag specificat (To value).

Fig. 1.161 Aplicaie Goal Seek Celula al crei coninut va fi modificat (By changing cell) trebuie s conin o valoare (care particip n mod nemijlocit la formarea rezultatului) i nu o formul, n timp ce valoarea scop sau obiectiv (Set cell) trebuie s conin n mod obligatoriu o formul. Pentru cutarea simultan a rezultatelor dup mai multe valori, nu se folosete Goal Seek ci se modeleaz o problem de optimizare folosind Solver-ul. Exemplul din fig.1.161 ilustreaz un buget previzional simplificat al cursurilor postuniversitare. Bugetul calculeaz veniturile, cheltuileile, precum i marja brut ce se degaj din aceste cursuri. Marja brut calculat la un numr de 30 de cursani este de 23%.

130

Fig. 1.162 Utilizarea tehnicii Goal Seek Dac s-ar dori calcularea eficienei cursurilor pentru un prag estimat la 30% marj brut i s-ar pune ntrebarea "de ci cursani ar fi nevoie pentru a atinge o marj de 30%, problema s-ar rezolva prin tehnica valorii scop astfel: - se poziioneaz (de regul) cursorul pe formula ce conine valoarea scop i se activeaz comanda Tools Goal Seek;

Fig. 1.163 Utilizarea tehnicii valorii-scop - se seteaz n rubrica Set cell: celula C15 care conine valoarea scop - adic marja brut (dac n prealabil nu s-a poziionat cursorul pe aceast valoare); - se stabilete valoarea obiectiv n rubrica To value: la care s trebuie s ajung valoarea scop - n cazul de fa 30%; - - se stabilete ce valoare s se schimbe n rubrica By changing cell: (celula C5) - n cazul prezentat numrul de cursani- pentru a se ajunge la obiectivul propus; - - - se valideaz cu OK (fig. 1.162). Calculul este fcut automat pentru a se atinge valoarea scop i n celulele respective vor apare noile valori (34 cursani pentru o marj brut de 30%). Dac se valideaz cu butonul OK vechile valori vor fi nlocuite cu noile valori calculate pentru obiectivul fixat, iar dac se activeaz Cancel, vechile valori vor fi restaurate (fig. 1.163).

131